Tiếu luận PP nghiên cứu khoa học: Công tác văn thư Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT BANQUẢN LÝ DỰ ÁN HUYỆN SÓC SƠN 3 1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư 3 1.1.1. Một số khái niệm 3 1.1.2. Nội dung của công tác văn thư 3 1.1.3. Vai trò của công tác văn thư 4 1.2. Khái quát về Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn 7 1.2.1. Sự hình thành và phát triển 7 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn. 8 1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 8 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BAN QUẢN LÝDỰ ÁN HUYỆN SÓC SƠN 17 2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư 17 2.1.1. Về tổ chức công tác văn thư tại Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn 17 2.1.2. Về cán bộ làm công tác văn thư 18 2.2. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư ở Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn 18 2.2.1. Về ban hành chỉ đạo công tác văn thư ở Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn. 18 2.2.2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, và hướng dẫn về công tác văn thư ở Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn 19 2.3. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư ở Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn 20 2.3.1. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 20 2.3.2. Tổ chức quản lý văn bản đi 24 2.3.3. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 28 2.3.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ 29 Chương 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁCVĂN THƯ Ở BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN HUYỆN SÓC SƠN 32 3.1. Đánh giá thực trạng văn thư ở Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn 32 3.1.1. Những ưu điểm trong công tác văn thư 32 3.2. Giải pháp để hoàn thiện công tác văn thư Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn 34 3.2.2. Về công tác chỉ đạo văn thư của ở Ban quản lý dự án 34 3.2.3. Về độ bí mật 35 3.2.4. Cơ sở vật chất và trang thiết bị 35 KẾT LUẬN 36 TÀI LIỆU THAM KHẢO 37 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN HUYỆN SÓC SƠN 3

1.1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư 3

1.1.1 Một số khái niệm 3

1.1.2 Nội dung của công tác văn thư 3

1.1.3 Vai trò của công tác văn thư 4

1.2 Khái quát về Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn 7

1.2.1 Sự hình thành và phát triển 7

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn 8

1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 8

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN HUYỆN SÓC SƠN 17

2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư 17

2.1.1 Về tổ chức công tác văn thư tại Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn 17

2.1.2 Về cán bộ làm công tác văn thư 18

2.2 Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư ở Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn 18

2.2.1 Về ban hành chỉ đạo công tác văn thư ở Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn 18

2.2.2 Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, và hướng dẫn về công tác văn thư ở Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn 19

2.3 Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư ở Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn 20

2.3.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 20

2.3.2 Tổ chức quản lý văn bản đi 24

2.3.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 28

2.3.4 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ 29

1

Chương 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN

THƯ Ở BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN HUYỆN SÓC SƠN 32

3.1 Đánh giá thực trạng văn thư ở Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn 32

3.1.1 Những ưu điểm trong công tác văn thư 32

3.2 Giải pháp để hoàn thiện công tác văn thư Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn 34

3.2.2 Về công tác chỉ đạo văn thư của ở Ban quản lý dự án 34

3.2.3 Về độ bí mật 35

3.2.4 Cơ sở vật chất và trang thiết bị 35

KẾT LUẬN 36

TÀI LIỆU THAM KHẢO 37 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động cónhững đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện Hòavào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước pháttriển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính

Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cholãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quản Đảng, cơquan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị-xã hội, các đơn vị lực lượng

vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác Có thể nói công tác vănthư là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạtđộng của cơ quan Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chínhxác, kịp thời những quyết định quản lý Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra đượcquyết sách đúng đắn đảm bảo có lợi cho cơ quan, tổ chức

Với những lý do trên tôn chọn đề tài “Công tác văn thư Ban quản lý dự ánhuyện Sóc Sơn” để làm đề tài viết tiểu luận

2 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư

Phạm vi nghiên cứu: Công tác văn thư tại Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơntrong thời gian năm 2015

3 Lịch sử nghiên cứu

Một số đề tài, công trình khoa học tiêu biểu về công tác văn thư như:

- Giáo trình Nghiệp vụ văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Giáo trình lý luận công tác văn thư của Giáo sư Vương Đình Quyền

- Hoàn thiện công tác văn thư tại Văn phòng trường đại học Bách Khoa củatác giả Trịnh Thị Hoài

- Nghiên cứu công tác văn thư tại ủy ban nhân dân xã Phú Cường – huyệnSóc Sơn – thành phố Hà Nội năm 2014

4 Mục tiêu nghiên cứu

- Cơ sở lý luận về công tác văn thư và khái quát về Công tác văn thư tại Banquản lý dự án huyện Sóc Sơn;

- Thực trạng công tác văn thư của Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn;

- Đánh giá thông tin và đề xuất giải pháp

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện bài nghiên cứu này, tác giả đã sử dụng một số phương phápsau:

- Phương phápnghiên cứu tài liệu;

7 Cấu trúc của đề tài:

“Công tác văn thư tại Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn”

Đề tài được kết cấu gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư và khái quát về Ban quản lý dự

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT BAN

QUẢN LÝ DỰ ÁN HUYỆN SÓC SƠN 1.1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư

1.1.1 Một số khái niệm

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ chocác hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội,các đơn vị vũ trang Là hoạt động các công việc về vấn đề xây dựng văn bản vàgiải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Các văn bản hìnhthành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạthiệu quả.[1;tr2]

Công tác văn thư là hoạt động gắn liền với văn bản giấy tờ hình thành tronghoạt động của cơ quan tổ chức, trong đó công tác văn thư là hoạt động khởi đầubao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản , quản lý văn bản và tài liệuphát sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức , lập hồ sơ, quản lý và sửdụng con dấu.[1;tr3]

1.1.2 Nội dung của công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cholãnh đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, các tổchức kinh tế , tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân (gọi tắt là cơquan)

Những năm gần đây công tác văn thư có những bước phát triển phong phú

và đa dạng, đáp ứng yêu cầu cải cách nền Hành chính nhà nước

Ở cơ quan những văn bản giấy tờ văn thư lưu lại tại văn phòng hầu hết lànhững văn bản do cơ qnan sản sinh ra , đó là những văn bản mang tính chất chỉ đạocủa cấp trên, văn bản do cấp dưới gửi lên, văn bản do cơ quan ngang cấp đề nghịphối hợp thực hiện Còn những văn bản do các phòng ban cơ quan sản sinh ra đượclưu tại các phòng ban chuyên môn

Nghiệp vụ của công tác văn thư:

+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc

- Quản lý văn bản đi

+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng,năm của văn bản

+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan, đơn vị và dấu mức độ mật, khẩn( nếu có)+ Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bảnđi

+ Lưu văn bản đi

- Quản lý và sử dụng con dấu

+ Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của văn thư

+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản củangười có thầm quyền

+ văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn bản của Viện hàn lâm

+ chỉ đóng dấu vào văn bản đúng thể thức

+ đóng dấu vào văn bản đã có nội dung

- Quản lý văn bản đến

+ Tiếp nhận văn bản đến

+ Đăng ký văn bản đến

+ Trình, chuyển giao văn bản đến

+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc

* Ưu điểm

Công tác văn thư của Ban quản lý dự án đều do một cán bộ văn thư cónghiệp vụ chuyên môn đảm nhiệm nên công tác văn thư theo đúng thủ tục, quytrình và hoạt động lưu trữ cẩn thận, gọn gàng, khoa học

* Nhược điểm:

Ban quản lý dự án là đơn vị trực thuộc của UBND huyện Sóc Sơn, có chứcnăng và nhiệm vụ là tổ chức thực hiện đầu tư và xây dựng các dự án trong huyệnSóc Sơn Bởi vậy, do tính chất công việc, có rất nhiều hồ sơ của các dự án côngtrình phải lưu trữ trong nhiều năm và lưu trữ dàn trải cho từng cán bộ phụ trách dự

án đó Vì vậy không tránh khỏi thất lạc, mối mọt, thiếu khoa học, gây khó khăncho công tác tìm kiếm khi cần

1.1.3 Vai trò của công tác văn thư

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay hầu hết các côngviệc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liềnvới văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụngvăn bản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trò của côngtác văn thư lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọngđược thể hiện ở 4 điểm sau:

Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý;cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chínhtrị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, nhữngcăn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan

Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc

và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cánhân hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có

hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phầnthực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng lànhững mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay

Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổchức Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục

vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát

Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổchức và các bí mật quốc gia

Từ những quan điểm trên có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tácvăn thư, lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhànước được thông suốt, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩynhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay Vì vậy, mỗi cơ quan hànhchính nhà nước đều phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò củacông tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công

tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị đi vào nề nếp và nâng cao hiệu quảquản lý của các cơ quan, đơn vị Tuy nhiên, thời gian qua công tác văn thư lưu trữcòn bộc lộ một số hạn chế như: Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị chưa thực sự quantâm đến công tác quản lý và hoạt động thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán

bộ làm công tác văn thư lưu trữ còn thiếu về số lượng và chưa đáp ứng yêu cầu vềchuyên môn nghiệp vụ; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thưcòn nhiều hạn chế…

Vì vậy, muốn phát huy được vai trò của công tác văn thư lưu trữ, các cơquan, tổ chức trên địa bàn tỉnh cần quan tâm đến một số giải pháp nâng cao chấtlượng công tác văn thư lưu trữ trong các hoạt động quản lý hành chính nhà nướcnhư sau:

Một là để đưa công tác văn thư lưu trữ đi vào nề nếp và đạt được nhữngbước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của các cơ quan, đơn vị, đặc biệt là cáccấp lãnh đạo Cần có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt về chuyên môn, một sựchỉ đạo nhất quán trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và của các cơ quanchức năng chuyên ngành, phát huy trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan trongviệc chỉ đạo, điều hành công tác văn thư, lưu trữ; cập nhật phổ biến các văn bảnpháp luật về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức nhằm nângcao nhận thức về vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và thực hiệnnghiêm túc các quy định của Nhà nước, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ củaTrung ương và các văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh và Sở Nội vụ về công tác vănthư, lưu trữ

Hai là tăng cường công tác kiểm tra, chỉ đạo, động viên khen thưởng kịpthời cũng như xử lý các vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ Giải quyếtđầy đủ chế độ về phụ cấp trách nhiệm, độc hại, chính sách cho cán bộ văn thư lưutrữ chuyên trách, kiêm nhiệm Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng caotrình độ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ để công tác văn thư, lưu trữ tạicác cơ quan, đơn vị trong toàn tỉnh ngày càng đi đúng hướng phát triển của ngành

Ba là phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, tra tìmvăn bản và theo dõi công việc hàng ngày của cơ quan Việc ứng dụng khoa họccông nghệ vào quản lý văn bản như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến,quản lý văn bản và lập hồ sơ giúp công tác văn thư tiết kiệm được thời gian, côngsức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng nhằm số hoá tài liệulưu trữ và hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ

của nhân dân và cán bộ công chức, viên chức.

Có thể thấy rằng tài liệu lưu trữ được khai thác đã phát huy được tầm quantrọng vốn có nhằm bảo đảm thông tin, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đángtin cậy, phục vụ kịp thời và có hiệu quả cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sửtrên tất cả các lĩnh vực đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội và góp phầnquan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch công tác của mỗi cơ quan,

tổ chức

1.2 Khái quát về Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn

1.2.1 Sự hình thành và phát triển

Ban quản lý dự án trực thuộc UBND huyên Sóc Sơn, được UBND thành phố

Hà Nội thành lập tại Quyết định số 3793/ QĐ-UB ngày 18/10/1995

Năm 1996, Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng công trình ngân sách cấpđược thành lập trên cơ sở kiện toàn lại Ban kiến thiết và Ban quản lý dự án côngtrình xây dựng thủy lợi huyện Đến năm 2000, Ban quản lý dự án được tổ chức lạitại Quyết định số 30/2000/QĐ-UB ngày 23/9/2000 và đổi tên thành Ban quản lý dự

án huyện Sóc Sơn cho đến nay Những năm đầu thành lập, tổ chức bộ máy gồmBan Giám đốc và bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ với tổng số 14 cán bộ viên chức.Những công trình tiêu biểu hoàn thành trong giai đoạn đầu này là: Trường PTTHTrung Giã, Trường THCS Bắc Phú, tuyến đường Phù Lỗ đi Mai Đình, kè đạp hồĐồng Quan, tuyến đường Núi Đôi – Bắc Phú, Nhà văn hóa Sóc Sơn, tu bổ khu ditích đền Sóc và một số tuyến đường điện trên địa bàn các xã

Giai đoạn 2000-2010: Đây là gia đoạn Ban quản lý dự án hoàn thiện về tổchức bộ máy và chuyên môn nghiệp vụ Đặc biệt, tranh thủ Nghị quyết 16/NQ-TUngày 21/5/2004 của Ban Thường vụ Thành ủy và Kế hoạch số 61/KH-UB ngày25/8/2004 của UBND Thành phố về phát triển kinh tế xã hội huyện Sóc Sơn và cácgói kích cầu của Chính phủ Các năm 2000-2010, Ban quản lý dự án phát triểnmạnh mẽ cả về số lượng dự án và quy mô tổng mức đầu tư, với tổng số 339 dự án

và 1.148 tỷ đồng được phân bổ Trong đó, nhiều công trình tiêu biểu đã được gắnbiển chào mừng kỷ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội như: dự án Chỉnh trang

hạ tầng kỹ thuật tuyến đường Quốc lộ 3, đường 131 khu vực trung tâm hành chính;Trung tâm dạy nghề huyện Sóc Sơn; tuyến đường Lập Trí – Đồng Đò, Nhà thi đấuhuyện Sóc Sơn

Giai đoạn 2011-2016: Đây là giai đoạn ban quản lý dự án thực sự lớn mạnh

và trưởng thành Tổ chức bộ máy đang được kiện toàn thành Ban quản lý dự ánkhu vực theo quy định của Nghị định số 59/2015/NĐ-CP

Để đạt được những thành tựu đó luôn có sự đóng góp to lớn, nhiệt huyết củacác đồng chí nguyên lãnh đạo Ban quản lý dự án cùng toàn thể các bộ viên chức cơquan qua các thời kỳ, để ngày nay hình thành nên một Ban quản lý dự án chuyên

nghiệp, có vị thế cao trong địa bàn toàn thành phố.

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn.

Bản quản lý dự án huyện Sóc Sơn gồm có 01 Giám đốc, 03 Phó Giám đốc(Ban Giám đốc) và các tổ, bộ phận chuyên môn nghiệp vụ như sau: Văn phòng,Tài vụ, Kế hoạch đầu tư, Hạ tầng, Thủy lợi, Giải phóng mặt bằng và môi trường;Giáo dục, Y tế, Văn hóa-xã hội

1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn là tổ chức sự nghiệp kinh tế, có tư cáchpháp nhân, được sử dụng con dấu riêng và mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước SócSơn Được UBND huyện Sóc Sơn giao nhiệm vụ làm đại diện chủ đầu tư, trực tiếpquản lý và thực hiện các dự án đầu tư từ các nguồn vốn thuộc ngân sách Nhà nước,nguồn vốn hỗ trợ và một số nguồn vốn khác (nếu có)…

Ban quản lý dự án chủ động thực hiện thực hiện các công việc:

- Phối hợp cùng với các ngành chức năng lập kế hoạch hàng năm trong lĩnhvực đầu tư và xây dựng trên địa bàn huyện Sóc Sơn;

- Lựa chọn các đơn vị có đủ tư cách pháp nhân, năng lực, kinh nghiệm đểthực hiện công tác tư vấn khảo sát, lập dự án đầu tư (lập báo cáo kinh tế kỹ thuậtđối với các dự án chỉ phải BCKTKT), lập thiết kế bản vẽ thi công – dự toán côngtrình;

- Tổ chức thực hiện các công việc:

+ Lập, trình thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư (báo cáo kinh tế kỹ thuật); + Lập, trình thẩm định, phê duyệt thiết kế bản vẽ thi công – dự toán côngtrình;

+ Lập kế hoạch tài chính trong từng giai đoạn của dự án, thực hiện thanhquyết toán và hoàn công trình theo quy định hiện hành; đảm bảo tiến độ giải ngântheo kế hoạch;

+ Lập, trình phê duyệt hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu các gói thầutheo kế hoạch; đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành về công tác đấu thầu lựachọn nhà thầu;

+ Tổ chức giám sát kỹ thuật, quản lý chất lượng, tiến độ thi công theo quyđịnh; nghiệm thu, thanh toán khối lượng thực hiện theo các giai đoạn thi công xâydựng;

+ Tổ chức nghiệm thu công trình hoàn thành và bàn giao công trình đưa vàokhai thác sử dụng, đảm bảo tuân thủ các trình tự, thủ tục theo quy định hiện hành;thực hiện bảo hành công trình theo quy định

* Chức năng, nhiệm vụ của Ban Giám đốc:

Đồng chí Giám đốc Ban quản lý dự án ngoài việc thực hiện các quy địnhtrong quy chế làm việc của UBND huyện Sóc Sơn được ban hành hàng năm, Giámđốc Ban quản lý dự án còn có trách nhiệm và phạm vi giải quyết công việc theocác nội dung sau:

+ Phụ trách chung về tất cả các mặt công tác của Ban, trực tiếp lãnh đạo vàđiều hành toàn diện mọi hoạt động của Ban, chịu trách nhiệm tập thể và cá nhântrước cấp trên và pháp luật;

+Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức - nhân sự, công tác đối ngoại, đời sốngcán bộ, viên chức trong cơ quan và phụ trách Tổ Tài vụ;

+ Giải quyết đề nghị của các Phó Giám đốc, Kế toán trưởng và Tổ trưởngcác tổ chuyên môn nghiệp vụ khác trong cơ quan;

+ Duy trì chế độ giao ban thường xuyên hoặc đột xuất trong cơ quan, tham

dự các cuộc họp do cấp trên triệu tập hoặc ủy quyền cho Phó Giám đốc đi thay;

+ Trực tiếp tham gia những vấn đề thuộc chủ trương, phương hướng lớnnhư: các đề án về quy hoạch, kế hoạch đầu tư phát triển kinh tế - xã hội của Thànhphố và huyện, báo cáo tổng kết, báo cáo chuyên đề, công tác tổ chức - nhân sự(điều động, đề bạt, miễn nhiệm cán bộ; tăng cường, trưng tập cán bộ theo yêu cầucủa UBND huyện, …), phối hợp với cấp ủy và công đoàn thông qua hội nghị cơquan để trao đổi, bàn bạc, đóng góp ý kiến trước khi quyết định hoặc trình cấp trênquyết định;

+ Lập kế hoạch, chương trình hoạt động theo tuần, tháng, năm;

+ Chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo thực hiện tốt quy chế dân chủ trong hoạtđộng của cơ quan;

+ Khi Giám đốc đi công tác, nghỉ phép (từ 03 ngày trở lên) thì phải có ủyquyền bằng văn bản cho Phó Giám đốc thay mặt Giám đốc điều hành chung mọihoạt động của cơ quan, đồng thời có văn bản báo cáo cơ quan cấp trên trực tiếp

quản lý;

Các đồng chí Phó Giám đốc Ban quản lý dự án ngoài việc thực hiện các quyđịnh trong quy chế làm việc của UBND huyện Sóc Sơn được ban hành hàng năm,còn có trách nhiệm và phạm vi giải quyết công việc theo các nội dung sau:

+ Các Phó Giám đốc có trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc các công việcđược phân công phụ trách theo từng lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trướcGiám đốc, UBND huyện và pháp luật về lĩnh vực công tác mà mình được giao phụtrách;

Các Phó Giám đốc có quyền hạn và trách nhiệm:

+ Giúp việc cho Giám đốc phụ trách các lĩnh vực công tác theo sự phâncông của Giám đốc, thay mặt Giám đốc giải quyết các công việc cụ thể được phâncông, đảm bảo thực hiện đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước

và các quy định của UBND Thành phố và UBND huyện, chịu trách nhiệm về cácnội dung giải quyết công việc của mình Cụ thể, các vấn đề chuyên môn của dự án:

Kỹ thuật, chất lượng, khối lượng, hồ sơ dự án Những công việc giải quyết vượtquá thẩm quyền cần báo cáo và xin ý kiến của Giám đốc;

+ Khi tiếp xúc và trả lời các cơ quan ngôn luận về những vấn đề thuộc lĩnhvực mình phụ trách phải báo cáo Giám đốc và phải được Giám đốc nhất trí;

+ Chịu trách nhiệm trước pháp luật về công việc mình phụ trách (về tiến độ,khối lượng, chất lượng, hồ sơ dự án);

+ Được quyền tự bố trí công tác cho cán bộ do mình phụ trách và tự chịutrách nhiệm về cán bộ do mình phụ trách;

+ Đồng chí Phó Giám đốc được phân công phụ trách điều hành công việcHành chính của cơ quan: thường xuyên giúp Giám đốc quản lý một số công việchàng ngày, cùng với Giám đốc tổ chức thực hiện chương trình làm việc của cơquan và phối hợp với các Phó giám đốc khác thực hiện các công tác trọng tâm,những việc có liên quan đến nhiều lĩnh vực khi vắng mặt Giám đốc; đồng thời trựctiếp phụ trách một số lĩnh vực công tác theo chức năng nhiệm vụ được Giám đốcphân công

* Chức năng, nhiệm vụ của các tổ, bộ phận:

- Tổ Văn phòng:

Tham mưu giúp việc cho Ban Giám đốc về các công việc liên quan đến hoạtđộng thường ngày của cơ quan; quản lý chung các tài sản của cơ quan; đảm bảo sựhoạt động thông suốt của điện, nước sinh hoạt, thông tin liên lạc (điện thoại, fax,internet ); công tác vệ sinh môi trường, an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ, bảo

vệ cơ quan (gồm: Văn phòng, Lái xe, Bảo vệ)

Công việc cụ thể:

+ Phụ trách công tác văn thư, lưu trữ: có trách nhiệm thường trực cơ quan,tiếp nhận, xử lý văn bản, lưu trữ, vào sổ theo dõi các tài liệu, giấy tờ công văn đến;kiểm tra thể thức, thẩm quyền ký văn bản công văn đi do các tổ, bộ phận soạnthảo; đóng dấu và ban hành các văn bản đúng quy định và đúng địa chỉ; kiểm kê tàisản, máy móc thiết bị, dụng cụ của cơ quan; đảm bảo đầy đủ văn phòng phẩm phục

vụ công việc của các đồng chí cán bộ, viên chức cơ quan;

+ Phụ trách công tác trang trí, khánh tiết cơ quan, kiểm tra, chuẩn bị phònghọp, hội nghị, phụ trách và điều động lái xe theo chỉ đạo của Ban Giám đốc;

+ Phụ trách công tác đón, tiếp khách đến liên hệ công tác; bố trí tiếp đónkhách tại phòng họp trước khi báo cáo Ban Giám đốc; thông báo cho Tổ trưởnghoặc cán bộ, viên chức có liên quan tổ chức tiếp đón hoặc giải quyết công việc;

+ Bố trí cán bộ vào Văn phòng UBND huyện chuyển các hồ sơ tài liệu của

cơ quan vào UBND huyện và lấy các văn bản đến trong ô ngăn tài liệu Ban quản lý

dự án được Văn phòng UBND huyện cung cấp; định kỳ buổi sáng 9h00', buổichiểu 16h'00 hàng ngày, trong giờ hành chính;

+ Thực hiện nghiêm túc quy định tại Điều 12 Trình tự, thủ tục ban hành, xử

lý và lưu trữ văn bản

- Tổ Tài vụ:

Gồm có đồng chí Kế toán trưởng làm tổ trưởng , các đồng chí kế toán viên,thủ quỹ

+ Kế toán trưởng: Tham mưu, giúp việc trực tiếp cho Giám đốc, chịu trách

nhiệm trước Giám đốc, các cơ quan tài chính cấp trên và pháp luật về tài chính,ngân sách; quản lý chặt chẽ, phân công cán bộ trong bộ phận theo dõi tạm ứng, cấp

phát, thanh toán, quyết toán các nguồn vốn đầu tư của các dự án từ khâu chuẩn bịđầu tư đến khi kết thúc dự án đưa vào khai thác và sử dụng Phối hợp với Tổ Kếhoạch kiểm tra, rà soát nguồn vốn của các dự án đảm bảo tiến độ giải ngân theo kếhoạch, thống nhất tham mưu, đề xuất với Ban Giám đốc điều chỉnh kế hoạch vốnhoặc điều chuyển nguồn vốn cho phù hợp với tiến độ, khối lượng thực tế thi côngngoài hiện trường, đảm bảo hoàn thành công tác giải ngân các dự án Hạch toán

sổ sách theo chế độ kế toán chủ đầu tư theo hướng dẫn của Bộ Tài chính

+ Các đồng chí kế toán viên, thủ quỹ: Chịu sự phân công công việc của

đồng chí Kế toán trưởng, chịu trách nhiệm trước Kế toán trưởng, Ban Giám đốc,

cơ quan tài chính cấp trên, pháp luật về lĩnh vực được phân công đảm nhiệm;

+ Tổ Tài vụ chủ động phối hợp, có quan hệ tốt với cơ quan tài chính, Khobạc nhà nước, đảm bảo các nguồn vốn được bố trí, giải ngân kịp tiến độ Lưu trữbảo mật hồ sơ tài chính theo quy định hiện hành Báo cáo tài chính định kỳ, báocáo quyết toán ngân sách năm theo quy định của Bộ Tài chính và các ngành có liênquan

- Tổ Kế hoạch – Đầu tư

Tham mưu giúp việc cho Ban Giám đốc về các mảng có liên quan đến côngtác kế hoạch, tổng hợp của cơ quan Có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, chươngtrình hoạt công tác năm của Ban quản lý dự án; tổng hợp số liệu báo cáo Ban Giámđốc theo định kỳ và đột xuất;

Tổ Kế hoạch được Giám đốc ủy quyền đôn đốc các tổ, chuyên môn nghiệp

vụ về tiến độ hoàn thành công việc theo kế hoạch giao ban hàng tuần Thay mặtBan Giám đốc đi kiểm tra chất lượng, tiến độ hiện trường các công trình thi công,định kỳ vào các thời điểm chốt khối lượng hàng tháng, thời điểm nghiệm thu giaiđoạn thi công, nghiệm thu thanh toán khối lượng hoàn thành Chủ trì, phối hợp vớicác đồng chí Tổ trưởng, các đồng chí kỹ thuật phụ trách dự án tiến hành đi kiểmtra công trình trước khi Ban Giám đốc tổ chức hội nghị tổng nghiệm thu kỹ thuậtcông trình hoàn thành, hội nghị bàn giao công trình hoàn thành và đưa vào sửdụng

Có trách nhiệm tổng hợp, chốt số liệu vào buổi chiều Thứ 6 hàng tuần; xây

dựng kế hoạch và chương trình công tác cho tuần tiếp theo, báo cáo Ban Giám đốc

và toàn thể cơ quan trong buổi giao ban sáng Thứ 2 hàng tuần;

Tổ Kế hoạch có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác đấu thầu, chỉ địnhthầu (đối với trường hợp phải có hồ sơ yêu cầu, hồ sơ đề xuất), cụ thể:

+ Tiếp nhận hồ sơ pháp lý, tài liệu có liên quan ngay sau khi kế hoạch đấuthầu của dự án được phê duyệt từ các đồng chí cán bộ kỹ thuật phụ trách dự án (cóbiên bản giao nhận);

+ Đăng tải kế hoạch đấu thầu, lập hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu trìnhUBND huyện phê duyệt; thông báo mời thầu theo quy định;

+ Tham mưu cho Ban Giám đốc nhân sự để trình UBND huyện thành lập Tổchuyên gia đấu thầu của dự án;

+ Tổ chức bán hồ sơ mời thầu (hồ sơ yêu cầu), tiếp nhận hồ sơ dự thầu (hồ

sơ đề xuất); tiến hành đóng thầu, mở thầu theo đúng trình tự, thời gian quy định;

+ Phối hợp với Tổ chuyên gia đấu thầu thực hiện đánh giá hồ sơ dự thầu (hồ

sơ đề xuất) đảm bảo chính xác, đúng tiến độ, đúng tiêu chí trong hồ sơ mời thầu(hồ sơ yêu cầu) được duyệt Lập báo cáo đánh giá và trình UBND huyện, PhòngTài chính - Kế hoạch thẩm định, phê duyệt kết quả đấu thầu;

+ Tổ chức đàm phán, thương thảo, hoàn thiện hợp đồng theo quy định;

+ Tham mưu cho Ban Giám đốc thành lập Tổ giám sát hiện trường;

+ Thực hiện lưu trữ hồ sơ theo quy định

Sau khi hợp đồng A - B được ký kết, Tổ Kế hoạch có trách nhiệm bàn giaolại hồ sơ pháp lý, tài liệu có liên quan cho Tổ Tài vụ và Tổ giám sát, cụ thể:

tầng kỹ thuật, hạ tầng đô thị, giao thông, thuỷ lợi

Tổ Hạ tầng và tổ Thủy lợi gồm các đồng chí cán bộ kỹ thuật, trực tiếp thựchiện nhiệm vụ triển khai dự án đầu tư từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu

tư đến kết thúc đầu tư, bàn giao công trình đưa vào sử dụng; trực tiếp tham giacông tác GPMB của dự án;

Trong Tổ có một đồng chí cán bộ kỹ thuật được giao làm Tổ trưởng, Tổtrưởng có trách nhiệm tổng hợp các công việc của toàn tổ, kiểm tra, rà soát, hướngdẫn các thành viên trong tổ triển khai dự án đúng trình tự, thủ tục quy định, đảmbảo chất lượng hồ sơ, chất lượng công trình, tiến độ giải ngân, tiến độ hoàn thànhcông trình theo kế hoạch Đồng chí Tổ trưởng định kỳ báo cáo Ban Giám đốc tiến

độ công việc của toàn Tổ, chủ động phối hợp cùng thành viên trong Tổ cùng tháo

gỡ khó khăn, vướng mắc (nếu có);

Đồng chí Tổ trưởng và các đồng chí cán bộ kỹ thuật trong Tổ chịu sự chỉđạo, điều hành, phân công công việc trực tiếp của đồng chí Phó Giám đốc phụtrách Tổ Hạ tầng, nhiệm vụ đốt xuất do Giám đốc giao; chịu trách nhiệm trước BanGiám đốc, Lãnh đạo UBND huyện và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nộidung, kết quả công việc do mình đảm nhận

- Tổ Giáo dục, Y tế và Văn hóa – xã hội

Thực hiện nhiệm vụ triển khai các dự án đầu tư thuộc lĩnh vực công tác đầu

tư xây dựng như:

+ Giáo dục: bao gồm xây dựng, cải tạo và sửa chữa toàn bộ các cấp trườnghọc thuộc huyện Sóc Sơn

+ Y tế: xây dựng, cải tạo và sửa chữa các trạm y tế cấp xã, các trung tâm ytế,…

+ Văn hóa, xã hội: xây dựng, cải tại và sửa chữa nhà văn hóa của các thôn,xã; đền, chùa…

Tổ Giáo dục, Y tế và Văn hóa – xã hội gồm các đồng chí cán bộ kỹ thuật,trực tiếp thực hiện nhiệm vụ triển khai dự án đầu tư từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư,thực hiện đầu tư đến kết thúc đầu tư, bàn giao công trình đưa vào sử dụng; trực tiếp

tham gia công tác GPMB của dự án được phân công theo dõi;

Trong Tổ có một đồng chí cán bộ kỹ thuật được giao làm Tổ trưởng, Tổtrưởng có trách nhiệm tổng hợp các công việc của toàn tổ, kiểm tra, rà soát, hướngdẫn các thành viên trong tổ triển khai dự án đúng trình tự, thủ tục quy định, đảmbảo chất lượng hồ sơ, chất lượng công trình, tiến độ giải ngân, tiến độ hoàn thànhcông trình theo kế hoạch Đồng chí Tổ trưởng định kỳ báo cáo Ban Giám đốc tiến

độ công việc của toàn Tổ, chủ động phối hợp cùng thành viên trong Tổ cùng tháo

gỡ khó khăn, vướng mắc (nếu có);

Đồng chí Tổ trưởng và các đồng chí cán bộ kỹ thuật trong Tổ chịu sự chỉđạo, điều hành, phân công công việc trực tiếp của đồng chí Phó Giám đốc phụtrách Tổ Hạ tầng, nhiệm vụ đốt xuất do Giám đốc giao; chịu trách nhiệm trước BanGiám đốc, Lãnh đạo UBND huyện và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nộidung, kết quả công việc do mình đảm nhận

- Tổ Giải phóng mặt bằng và môi trường

Tổ Giải phóng mặt bằng và môi trường được thành lập để tham mưu, giúpviệc cho Ban Giám đốc thực hiện công tác giải phóng mặt bằng các dự án, thammưu cho Ban Giám đốc quản lý về công tác vệ sinh môi trường của huyện Trong

đó, có 01 đồng chí được giao làm Tổ trưởng;

Đối với công tác GPMB: Đồng chí Tổ trưởng làm thường trực công tácGPMB, làm Tổ phó tổ công tác GPMB các dự án

Công tác phối hợp với các đồng chí cán bộ kỹ thuật phụ trách dự án thuộccác Tổ Hạ tầng, Dân dụng được quy định như sau:

Trách nhiệm của cán bộ kỹ thuật phụ trách dự án: Trực tiếp thực hiện cáccông việc,

+ Tham mưu cho UBND huyện ban hành Thông báo chủ trương thu hồi đấttheo quy định;

+ Tham gia Tổ công tác GPMB dự án đi kiểm kê đất và tài sản trên đất; chịutrách nhiệm xác định ranh giới, mốc giới cần GPMB;

+ Thực hiện lập phương án bồi thường, GPMB đảm bảo đúng trình tự, thủtục, đúng chế độ chính sách theo quy định của pháp luật; tham gia đi trả tiền bồithường, hỗ trợ GPMB cho các hộ dân;

+ Phối hợp giải quyết, tháo gỡ các trường hợp vướng mắc ngoài hiện trường;+ Thực hiện các thủ tục trình Sở Tài nguyên và môi trường, UBND Thànhphố ra quyết định thu hồi đất tổng thể;

+ Đồng chí cán bộ kỹ thuật phụ trách dự án phải gắn trách nhiệm xuyên suốt

về công tác GPMB trong quá trình triển khai dự án, không được đùn đẩy, thoáithác cho người khác

Trách nhiệm của Tổ GPMB và môi trường: Trực tiếp thực hiện các côngviệc,

+ Tham mưu, giới thiệu nhân sự cho Ban Giám đốc trình UBND huyệnthành lập Hội đồng GPMB, thành lập Tổ công tác GPMB của dự án;

+ Phối hợp với Ban Bồi thường GPMB, tham mưu cho UBND huyện banhành thông báo chế độ, chính sách bồi thường, hỗ trợ GPMB của dự án;

+ Xây dựng kế hoạch, tiến độ triển khai công tác GPMB;

+ Chủ động phối hợp với UBND các xã, thị trấn để tổ chức: Họp Tổ côngtác, họp dân, họp xét duyệt nguồn gốc đất, nguồn gốc tài sản trên đất, xác nhậnnhân khẩu ; tổ chức công khai chế độ chính sách, văn bản pháp lý, kế hoạch, tiến

độ GPMB, phương án chi tiết dự thảo, phương án chi tiết được duyệt ; tổ chức chitrả tiền bồi thường, hỗ trợ GPMB cho các hộ dân theo phương án được duyệt;

+ Thực hiện các thủ tục để trình UBND huyện, Phòng Tài nguyên môitrường ra quyết định thu hồi đất đến từng thửa;

+ Thực hiện các thủ tục để trình Phòng Tài chính Kế hoạch thẩm địnhphương án; tham gia họp tổ thẩm định ;

+ Trực tiếp quan hệ với các Phòng, Ban có liên quan trong công tác GPMB,đảm bảo tiến độ GPMB theo đúng kế hoạch đề ra;

+ Thực hiện lập, trình thẩm định, phê duyệt chi phí phục vụ công tácGPMB; chịu trách nhiệm tạm ứng, thanh, quyết toán các chi phí có liên quan đếncông tác GPMB của dự án;

Đối với các dự án có tổng diện tích thu hồi đất <5ha, đồng chí cán bộ kỹthuật phụ trách dự án trực tiếp thực hiện các công việc trên; trường hợp dự án cótính chất khó khăn, phức tạp, Ban Giám đốc sẽ xem xét, chỉ đạo và phân côngnhiệm vụ cụ thể

Đối với công tác vệ sinh môi trường:

+ Đồng chí Tổ trưởng phối hợp với cán bộ phụ trách dự án xây dựng kếhoạch, tiến độ công tác quản lý vệ sinh môi trường ngay từ đầu năm; có nhật kýtheo dõi hàng ngày; thường xuyên đi kiểm tra, nghiệm thu khối lượng thực hiện(theo tuần)

+ Phối hợp chặt chẽ với các xã, thị trấn để giải quyết các vấn đề về xe gomrác, việc vận chuyển, thu gom rác thải từ các chân rác đổ vào bãi rác Nam Sơn

+ Vào các dịp kỷ niệm ngày lễ lớn, tết dương lịch, tết nguyên đán , đồngchí Tổ trưởng phối hợp cùng cán bộ phụ trách xây dựng kế hoạch đặt hoa ở cáckhu trung tâm, lên lịch báo cáo Ban Giám đốc trước ngày lễ, tết ít nhất một tháng

để xin chủ trương thực hiện

Tổ GPMB và môi trường chịu sự chỉ đạo, điều hành, phân công công việccủa đồng chí Phó Giám đốc phụ trách Tổ; chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc,Lãnh đạo UBND huyện, trách nhiệm trước pháp luật về nội dung, kết quả côngviệc liên quan đến công tác GPMB, công tác vệ sinh môi trường

Tiểu kết

Như vậy ở chương 1, chúng tôi đã trình bày tóm tắt những cơ sở lý luận vềcông tác văn thư và giới thiệu vài nét về Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn Từ đóchúng tôi có thể nắm được nội dung và vai trò của công tác văn thư, sự hình thànhphát triển, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BAN QUẢN LÝ

DỰ ÁN HUYỆN SÓC SƠN 2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư

2.1.1 Về tổ chức công tác văn thư tại Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản , phục vụ cholãnh đạo, chỉ đạo , quản lý, điều hành cơ quan, đơn vị Công tác văn thư bao gồmtoàn bộ công việc về xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi,đến, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan

Công tác văn thư có giá trị quan trọng không thể thiếu được trong hoạt độngcủa cơ quan, nó gắn liền với hoạt động cơ quan, và được xem như một bộ phậnhoạt động quản lý nhà nước, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước Đặc biệt đối với văn phòng làm việc là cơ quan trực tiếp giúp tổ chức, lãnh đạođiều hành bộ máy đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo,

do đó công tác văn thư đóng một vai trò rất quan trọng

Công tác văn thư là sợi dây liên kết giữa các bộ phận trong cơ quan, cácphòng ban, cấp dưới với cấp trên, ngang cấp, giúp cho việc giải quyết công việcmột cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của

cơ quan nhằm đảm bảo thông tin trong hoạt động quản lý nâng cao hiệu xuất vàchất lượng công tác, giảm tệ nạn quan liêu giấy tờ của cơ quan, gìn giữ bí mật của

cơ quan tạo điều kiện cho công tác lưu trữ

Bởi vậy ta thấy rằng công tác văn thư không thể thiếu trong cơ quan

Nhiệm vụ chính của cán bộ làm công tác văn thư là:

*Soạn thảo và ban hành văn bản

- Thảo văn bản

- Trình thủ trưởng đơn vị duyệt, sửa chữa, bổ sung bản thảo

- Đánh máy, nhân bản

- Ký bản thảo

*Tổ chức quản lý văn bản đi

Kiểm tra thể thức văn bản đi, đóng dấu vào văn bản, đăng ký và chuyểngiao văn bản đi

*Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

Tiếp nhận văn bản đến, phân loại văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bảnđến, đóng dấu đến và theo dõi việc giải quyết văn bản đến

*Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Xây dựng danh mục hồ sơ

- Lập hồ sơ

- Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

*Quản lý và sử dụng con dấu

- Các loại dấu: Dấu cơ quan, dấu chức danh, dấu mật, dấu khẩn, ……

- Trách nhiệm quản lý con dấu

- Bảo quản con dấu

2.1.2 Về cán bộ làm công tác văn thư

Từ những năm 2009 trở về trước, công tác văn thư của Ban quản lý dự ánchưa thực sự được chú trọng, cán bộ làm công tác văn thư không được đào tạochuyên môn nghiệp vụ sâu Các văn bản, tài liệu của cơ quan ban hành ra khôngtheo quy trình, không được kiểm soát và lưu trữ chặt chẽ; bảo quản con dấu cũngkhông nghiêm ngặt,…

Đến năm 2010, cơ cấu bộ máy của Ban có nhiều thay đổi về số lượng vàchất lượng Xuất phát từ nhu cầu và tính chất công việc, công tác văn thư cũngđược chú trọng và nâng tầm quan trọng hơn rất nhiều, được đào tạo bài bản đúngvới chuyên ngành và được bố trí phòng làm việc riêng với đầy đủ các trang thiết bịhiện đại như: máy vi tính, máy photocopy, điện thoại, máy scan,…cách bố trí nơilàm việc của cán bộ văn thư rất hợp lý và khoa học Đặc biệt, Ban quản lý dự án

huyện Sóc Sơn có phần mềm đăng ký văn bản đi, đến nội bộ trong toàn huyện rấtthuận tiện cho việc tra cứu văn bản đi, văn bản đến; tiết kiệm và giảm bớt quy trình

xử lý văn bản đến cho lãnh đạo và các cá nhân trong cơ quan

Để đáp ứng yêu cầu công việc, hàng năm Ban thường xuyên cử cán bộ vănthư đi dự những chương trình tập huấn do UBND huyện Sóc Sơn tổ chức về côngtác văn thư, cách thức sử dụng hệ thống phần mềm văn bản đi, văn bản đến nội bộ,

Theo định kỳ, cán bộ làm công tác văn thư phải có bản báo cáo hàng quý gửi

về Văn phòng UBND huyện Sóc Sơn để đánh giá được những kết quả đã làmđược, những việc chưa làm được và những khó khăn, vướng mắc trong quá trìnhthực hiện

Các văn bản chỉ đạo:

Thông tư số: 01/2014/TT-BNV ngày 19/01/2014 về hướng dẫn thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửađổi một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụhướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướngdẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ