Báo cáo thực tập: Chuyên đề nghiên cứu Tổ chức điều hành văn phòng

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG U 3 1. Chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn , cơ cấu tổ chức của Văn phòng U 3 1.1 Vị trí ,chức năng của Văn phòng U 3 1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng U 3 1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng U 5 2.Khảo sát tình hình tổ chức ,quản lý,hoạt động công tác hành chính của văn phòng U 5 2.1 Tổ chức hoạt động của Văn phòng U 5 2.1.1 Chức năng của Phòng 1 thuộc Văn phòng U 5 2.1.2 Xác định vị trí làm việc của Văn phòng U 6 2.Khảo sát công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng U 7 2.1 Mô hình tổ chức văn thư của Văn phòng U 7 2.2 Công tác xây dựng chương trìnhkế hoạch công tác của Văn phòng U 9 2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Văn phòng U 12 2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Văn phòng U 13 2.3.2 Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Văn phòng U 14 2.3.3 Quy trình soạn thảo văn bản quản lý ở Văn phòng U gồm các bước sau: 15 2.4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của Văn phòng U 15 2.4.1 sơ đồ hóa quy trình quản lý gải quyết văn bản đi ,đến và nộp hồ sơ hiện hành cơ quan 15 2.4.2 Tình hình về lập hồ sơ hiện hành của Văn phòng U 16 2.5 Về tổ chức công tác lưu trữ của Văn phòng 17 3.Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng c ủa Văn phòng U 18 3.1 Trang thiết bị văn phòng,cơ sở vật chất của văn phòng U 18 3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của văn phòng và đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 18 3.3 Thống kê các phần mềm đang sử dụng trong công tác văn phòng của Văn phòng U 19 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG U 21 1.Tên đề tài 21 2.Lý do chọn đề tài 21 3.Mục tiêu nghiên cứu 22 4. Đối tượng nghiên cứu 22 5. Phạm vi nghiên cứu 22 6. Phương pháp nghiên cứu 22 2.Cơ sở lý luận khoa học và cơ sở thực tiễn của công tác tổ chức điều hành văn phòng 23 2.1 Cơ sở lí luận khoa học 23 2.2 Cơ sở thực tiễn 24 3.3 Thực trạng công tác tổ chức , điều hành tại Văn phòng U 26 3.3.1 Cơ cấu tổ chức và vai trò tổ chức , điều hành của Văn phòng U 26 3.3.2 Nội dung công tác tổ chức , điều hành Văn phòng U 27 3.3.2.1 Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Văn phòng U 27 3.3.2.2 Chương trình công tác,chế độ hội họp và công tác soạn thảo ban hành văn bản ,quản lý văn bản của Văn phòng U 28 3.3.2.3 Quy định về công tác quản lý cán bộ và thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ 30 3.3.2.4 Hoạt động chỉ đạo điều hành của văn phòng 30 3.3.2.5 Công tác tổ chức hậu cần 34 3.3.2.6 Phương hướng, nhiệm vụ về tổ chức,điều hành văn phòng 34 3.3.2.7 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm trong công tác tổ chức , điều hành văn phòng 35 4. Các giải pháp nhằm nâng cao ưu điểm và khắc phục điểm tồn tại 38 KẾT LUẬN 41

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG U 3

1 Chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn , cơ cấu tổ chức của Văn phòng U 3

1.1 Vị trí ,chức năng của Văn phòng U 3

1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng U 3

1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng U 5

2.Khảo sát tình hình tổ chức ,quản lý,hoạt động công tác hành chính của văn phòng U 5

2.1 Tổ chức hoạt động của Văn phòng U 5

2.1.1 Chức năng của Phòng 1 thuộc Văn phòng U 5

2.1.2 Xác định vị trí làm việc của Văn phòng U 6

2.Khảo sát công tác văn thư - lưu trữ của Văn phòng U 7

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của Văn phòng U 7

2.2 Công tác xây dựng chương trình-kế hoạch công tác của Văn phòng U 9

2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Văn phòng U 12

2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Văn phòng U 13

2.3.2 Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Văn phòng U 14

2.3.3 Quy trình soạn thảo văn bản quản lý ở Văn phòng U gồm các bước sau: 15

2.4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của Văn phòng U 15

2.4.1 sơ đồ hóa quy trình quản lý gải quyết văn bản đi ,đến và nộp hồ sơ hiện hành cơ quan 15

2.4.2 Tình hình về lập hồ sơ hiện hành của Văn phòng U 16

2.5 Về tổ chức công tác lưu trữ của Văn phòng 17

3.Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng c ủa Văn phòng U 18

3.1 Trang thiết bị văn phòng,cơ sở vật chất của văn phòng U 18

3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của văn phòng và đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 18

3.3 Thống kê các phần mềm đang sử dụng trong công tác văn phòng của Văn phòng U 19

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VĂN

PHÒNG U 21

1.Tên đề tài 21

2.Lý do chọn đề tài 21

3.Mục tiêu nghiên cứu 22

4 Đối tượng nghiên cứu 22

5 Phạm vi nghiên cứu 22

6 Phương pháp nghiên cứu 22

2.Cơ sở lý luận khoa học và cơ sở thực tiễn của công tác tổ chức điều hành văn phòng 23

2.1 Cơ sở lí luận khoa học 23

2.2 Cơ sở thực tiễn 24

3.3 Thực trạng công tác tổ chức , điều hành tại Văn phòng U 26

3.3.1 Cơ cấu tổ chức và vai trò tổ chức , điều hành của Văn phòng U 26

3.3.2 Nội dung công tác tổ chức , điều hành Văn phòng U 27

3.3.2.1 Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Văn phòng U 27

3.3.2.2 Chương trình công tác,chế độ hội họp và công tác soạn thảo ban hành văn bản ,quản lý văn bản của Văn phòng U 28

3.3.2.3 Quy định về công tác quản lý cán bộ và thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ 30

3.3.2.4 Hoạt động chỉ đạo điều hành của văn phòng 30

3.3.2.5 Công tác tổ chức hậu cần 34

3.3.2.6 Phương hướng, nhiệm vụ về tổ chức,điều hành văn phòng 34

3.3.2.7 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm trong công tác tổ chức , điều hành văn phòng 35

4 Các giải pháp nhằm nâng cao ưu điểm và khắc phục điểm tồn tại 38

KẾT LUẬN 41

MỞ ĐẦU

Cập nhật thông tin có thể nói là một thị trường nóng vì mọi người traođổi thông tin theo nhiều hình thức như Facebook,Gmail,Zalo… Khoảng cáchđược thu nhỏ lại và là một phần cuộc sống của mỗi chúng ta, nó chiếm một

vị trí quan trọng trong công việc và trong cuộc sống hàng ngày.Góp phầnquan trọng mọi hoạt động phát triển chính trị , kinh tế- xã hội Biến động

đó đã tạo nên một lĩnh vực, một ngành nghề riêng biệt đó là công việcVăn phòng hiện đại

Một là,Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong mọi hoạt động của

xã hội đồng thời cũng là sự phát triển đổi mới tiến bộ, không khác gì sựbùng nổ thời đại t hông tin Văn phòng là đại diện bộ mặt cơ quan để traođổi thông tin , lưu giữ lại những giá trị của tài liệu nhằm hướng tới pháttriển nền kinh tế theo hướng côn g nghiệp hóa , hiện đạ i hóa Hai là, sẽxây dựng một thương hiệu hướng mục tiêu phát triển chung của ngànhVăn phòng hiệ n đại Ba là, quá trình hình thành và phát triển này sẽgóp phần cải thiện rõ rệt rõ nét từng bước của công cuộc cải cách hànhchính ở nước ta hiện nay , cụ thể một số cá nhân sau khi được đà o tạo vànghiên cứu đề tà i khoa học được đánh giá và công nhận sẽ áp dụng ,đưa vào thực tiễn Đòi hỏi phả i nắm bắ t rõ lý luận để đi vào thực tiễnthì tự hỏ i có thể đóng góp gì vào công cuộc đổi mớ i nhiều chính sáchnhiều công trình đang giang dở hiện nay, ai sẽ là người làm đượcđiều đó Theo học tại trường Đại học nội vụ Hà Nội ngành Quản trịvăn phòng em nhận thấy sự thay đổi của nền kinh tế tri thức , từ đó em

đã nghiên cứu và tích lũy một số quan điểm và lập luận tron g bài báocáo này khi được học lý luận ở trường và thời gian đi thực tập tại cơquan Báo cáo gồm 2 phần:

Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng của Văn phòng Thường trực phòng, chống tội phạm và ma túy (gọi tắt là Văn phòng U)

Phần 2: Chuyên đề nghiên cứu Tổ chức điều hành văn phòng

Có thể nó đây là lĩnh vực nghiên cứu theo nhiều phương diện vì thếkhi một tổ chức điều hành hoạt động văn phòng là một khoa học, là mộtnghệ thuật

Là tác giả của bài báo cáo này em đã giành nhiều thời gian đểnghiên cứ u thực hiện nhưng không thể tránh khỏi thiếu xót và hạn chế

Em rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô để bài báo cáo của emđược hoàn chỉnh

Em xin chân thành cảm ơn /

Hà Nội , ngày 15 tháng 10 năm 2015

Sinh Viên

Đinh Thị Nụ

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG U

1 Chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn , cơ cấu tổ chức của Văn phòng U

1.1 Vị trí ,chức năng của Văn phòng U

Văn phòng U thuộc Tổng cục cảnh sát ,có trách nhiệm giúp tổng cụctrưởng tổ chức công tác năm,tổng hợp tình hình tội phạm trật tự xã hội, antoàn xã hội, tình hình công tác, chiến đấu trong cả nước Đề xuất các chủtrương, kế hoạch, biện pháp về phòng chống tội phạm ma túy , mua bánngười Chủ trì thực hiện chức năng quản lý nhà nước về phòng,chống ma túytheo quy định của pháp luật và của Bộ trưởng

1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng U

Tổ chức nắm tình hình, tổng hợp , nghiên cứu ,phân tích , đánh giá dựbáo tình hình hoạt động của các loại tội phạm và các vi phạm pháp luật Xâydựng các phương án , kế hoạch , biện pháo tổ chức triển khai các mặt công táclực lượng vũ trang phòng ngưà đấu tranh chống các loại tội phạm ,vi phạmpháp luật về trật tự , an toàn xã hội

Chỉ đạo phối hợp thực hiện các mệnh lệnh ,chương trình công tác của Vănphòng có liên quan các đơn vị trong và ngoài cơ quan Thực hiện nhiệm vụthống kê tội phạm, vi phạm pháp luật hành chính về trật tự , an toàn xã hội theoquy định

Thực hiện các công tác đối ngoại,hợp tác quốc tế , giữ đầu mối liên lạchợp tác quốc tế và quản lý các dự án có liên quan trong các khuôn khổ chươngtrình đã quy định

Chỉ đạo nghiên cứu những vấn đề cơ bản về các chuyên đề phòng ,chống tội phạm Quản lý công tác nghiên cứu khoa học và tham gia nghiên cứunhững nhiệm vụ khoa học, công nghệ của cơ quan liên ngành đã được phâncông

Thực hiện các mặt công tác pháp chế, cải cách tư pháp, cải cách hànhchính, xây dựng thẩm định các văn bản quy phạm pháp luật , phổ biến hướngdẫn , theo dõi , kiểm tra việc thi hành pháp luật trong lực lượng vũ trang Theo

chức năng thường trực hội đồng phổ biến , giáo dục pháp luật của Văn phòng đãgiao.

Theo dõi , kiểm tra , đôn đốc các đơn vị địa phương về công tác xâydựng phong trào toàn dân bảo vệ an ninh Tổ quốc theo quy định

Chủ trì ,phối hợp , xây dựng, hoàn thiện hệ thống lý luận nghiệp vụ cơbản của Văn phòng với các cơ quan , đơn vị có liên quan

Tham mưu ,điều hành các chương trình của Ban chỉ đạo 138/CP với cácngành , đoàn thể , ủy ban nhân dân tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương

Chủ trì, phối hợp các đơn vị về hoạt động kiểm soát nhập khẩu, xuất khẩu

ma túy, thuốc hướng thần, tiền chất, theo quy định của pháp luật Thực hiệnthống kê nhà nước về phòng, chống ma túy,quản lý hệ thống và dự liệu về cáchoạt động của chương trình

Theo dõi và kiểm tra việc sử dụng quỹ của Trung ương,quản lý ,phân bổtheo đúng quy định về cấp và thanh quyết toán kinh phí

Úng dụng khoa học vào bộ phận cơ yếu, trung tâm chỉ huy của vănphòng

Tổ chức công tác trực ban của đơn vị theo quy định

Báo cáo tình hình phối hợp với các bộ ngành và các cơ quan có liên quan

đề trao đổi nắm bắt tình hình như thực hiện nhiệm vụ của người phát ngôn theoquy định

Thực hiện công tác Văn thư, lưu trữ và công tác bảo vệ bí mật nhà nướctheo quy định

Tổ chức biên tập và phát hành tạp chí theo quy định

Thực hiện công tác xây dựng lực lượng và chính sách đào tạo,công táchậu cần

Thực hiện nhiệm vụ khác thuộc chức năng của Văn phòng mà cấp trêngiao cho

1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng U

phụ lục 1 (sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng U)

Văn phòng U gồm 01 Chánh Văn phòng chỉ huy và 06 phó chánh vănphòng phụ trách 12 phòng ban của đơn vị

Phòng Thường trực phòng ,chống mua bán người(phòng 9);

Phòng Kiểm soát các hoạt động của ma túy(phòng 10);

Phòng Trung tâm thông tin chỉ huy (phòng 11);

Tạp chí phòng , chống tội phạm (phòng 12)

2.Khảo sát tình hình tổ chức ,quản lý,hoạt động công tác hành chính của văn phòng U

2.1 Tổ chức hoạt động của Văn phòng U

2.1.1 Chức năng của Phòng 1 thuộc Văn phòng U

Giúp Chánh văn phòng thực hiện theo dõi, tổng hợp các chương trình , kếhoạch , theo nhiệm vụ đã phân công như quản lý quỹ ,công tác xây dựng Đảng,xây dựng lực lượng,hậu cần theo quy định

* Nhiệm vụ của phòng 1 thuộc Văn phòng U

Tổng hợp tình hình, tham mưu đề xuất chương trình , kế hoạch công tácchung của Văn phòng và tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện các chươngtrình ,kế hoạch công tác đó

Sơ kết ,tổng kết những chuyên đề chung cấp trên giao theo chương trìnhcông tác năm Phối hợp công tác liên ngành với 18 bộ ngành , đoàn thể trựcthuộc trung ương.

Quản lý sử dụng quỹ phòng , chống tội phạm , quyết toán theoquý ,khen thưởng nóng chuyên án lập thành tích khi làm nhiệm vụ

Đảm nhận chức năng Văn phòng Đảng ủy,thực hiện các chỉ thị, nghịquyết của Đảng ủy cấp trên

Thực hiện công tác Văn thư, lưu trữ và bảo mật bí mật nhà nước của đơnvị

Thực hiện các mặt công tác tuyển chọn ,tiếp nhận, điều động cán bộ theoquy định

Tổng hợp các báo cáo các chuyên đề báo cáo cấp trên những biến động vàtình hình , phương án giải quyết những ngày diễn ra lễ kỷ niệm của đất nước

Thực hiện công tác hậu cần và những công việc khác do cấp trên giao

* Cơ cấu tổ chức Phòng 1

Phụ lục 2(sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng 1)

01 Trưởng phòng

04 phó phòng

24 cán bộ chuyên viên (chia đều 4 đội thì 6 người/1 đội)

2.1.2 Xác định vị trí làm việc của Văn phòng U

Trụ sở Văn phòng U đặt tại số 47 Phạm Văn Đồng –Cầu Giấy –Hà Nộimôi trường làm việc hướng về hướng Đông Nam thuận tiện cho việc đi lại ,giaodịch , tiếp khách nước ngoài và tổ chức hội họp Thể hiện rõ chức năng hoạtđộng của công tác chính trị , ngoại giao hoạt động theo đúng thẩm quyền chứcnăng, nhiệm vụ đã được giao và theo đúng quy định của pháp luật

Được bố trí công tác của lãnh đạo và cán bộ tại tầng 11, tầng 16, tầng 17,tầng 19 nhà A , diện tích phòng rộng,trang bị đầy đủ trang thiết bị như máytính, máy phô to, máy Fax phục vụ công tác

Vị trí làm việc thoáng đãng tạo môi trường làm việc hiệu qủa cao

* Bản mô tả công việc của vị trí lãnh đạo Chánh Văn phòng :

chức danh công việc: Chánh Văn phòng U

Báo cáo với :Tổng cục trưởng-Tổng Cục II

Ngạch lương : 8,0

Các nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cấp trên về toàn diện cácmặt công tác của đơn vị Điều hành , quản lý, đánh gía tổng hợp báo cáo điềuchỉnh mọi hoạt động của Văn phòng,trực tiếp chỉ đạo các chuyên đề công tácđột xuất và tình hình phát sinh của đơn vị Phối hợp với các phó chánh vănphòng nắm bắt tình hình hoạt động làm việc của các phòng trong đơn vị.Thừa

ủy quyền tổng cục trưởng ký các nhiệm vụ quyền hạn thuộc thẩm quyền đượcgiao.Đồng thời chỉ đạo .điều hành mọi hoạt động của Văn phòng và quản

lý ,giám sát , chỉ đạo trực tiếp giao việc cho phòng 1 có nhiệm vụ tổng hợptheo dõi , nắm bắt và báo cáo hoạt động và các phát sinh hoạt động để có biệnpháp điều chỉnh, điều hành cơ quan cho phù hợp

Các yêu cầu công việc

Kiến thức: Là một nhà lãnh đạo điều hành học vị ,học hàm đạt danh hiệutiến sĩ cộng quá trình công tác làm việc rèn luyện trong môi trường lực lượng vũtrang đã giúp thủ trưởng có nhiều thành tích suất sắc góp phần nâng caonghiệp vụ chuyên môn trong việc lãnh đạo , điều hành, quản lý trong công việc

Kỹ năng:Lý luận thực tiễn phù hợp thực hành nổi bật giỏi một số mônnhư bắn súng, võ thuật

Giáo dục: tốt nghiệp cao học học hàm tiến sĩ

Kinh nghiệm: thời gian công tác gần 30 năm xuất phát từ học viên trongquá trình công tác cống hiến đã được bổ nhiệm giữ chứ vụ lãnh đạo chỉ huymột đơn vị

2.Khảo sát công tác văn thư - lưu trữ của Văn phòng U

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của Văn phòng U

Công tác văn thư nằm trong tổ công tác văn thư –hậu cần của phòng 1phụ trách.Được phân bổ 03 cán bộ chuyên trách văn thư vì giúp việc cho vănphòng U và cả cơ quan tổng cục quản lý Văn phòng U Mặc dù , chưa được

đào tạo chuyên ngành văn thư nhưng có nhiều năm công tác , khối kinh nghiệmrất đa dạng và có mẹo lẻ khi làm việc mới sử dụng.

Cán bộ làm công tác văn thư đều có trách nhiệm trong công việc nhưviệc chuyển công văn theo bút phê nhanh chóng ,chính xác tới các phòng ban

có ký nhận, hàng tháng làm báo cáo , thống kê số liệu quản lý công văn đi, đến

để báo cáo phó phòng phụ trách phục vụ buổi họp giao ban, báo cáo định kỳ…

Duy trì, tuân thủ theo quy trình kiểm tra quản lý của văn thư từ việc soạnthảo văn bản chưa đạt lãnh đạo đã ký văn thư trả lại đơn vị soạn thảo sửa vàtrình ký lại Đăng ký thủ tục phát hành văn bản đi , tiếp nhận , xử lý , chuyểnvăn bản đến, sử dụng con dấu theo thẩm quyền đã quy định

* Hệ thống hóa các văn bản quản lý của văn phòng về công tác văn thư, lưu trữ

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội

Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ TưPháp về thể thữa kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của chínhphủ ,thủ tướng chính phủ,bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bảnquy phạm pháp luật liên tịch

Thông tư số 71 /2009/TT-BCA –V11 ngày 15 tháng 12 năm 2009 của Bộcông an quy định về công tác văn thư hành chính ,hồ sơ lưu trữ văn bản quản lýnhà nước trong CAND

Do đặc thù riêng có thể sử dụng một số mẫu văn bản khác theo quy địnhcủa ngành

Theo Quyết định số 123/QĐ-VPU quy định về thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản của Văn phòng đều căn cứ và dựa trên cơ sở hướng dẫn của thông

tư 01 của Bộ nội vụ Có các văn bản như công văn, báo cáo, quyết định, kếhoạch, thông tư…

Thẩm quyền và ban hành các hình thức văn bản quản lý của Văn phòng

là các phòng cán bộ tự soạn thảo trình trưởng phòng hay phó phòng xemxét ,phê duyệt hình thức và nội dung văn bản sau đó lãnh đạo phòng ký nháy

văn bản sau đó trình Chánh văn phòng hoặc các phó chánh văn phòng ,ký duyệtcuối cùng.

Sau khi lãnh đạo đã ký văn bản cán bộ soạn thảo xuống văn thư lấy

số ,ghi ngày, tháng, đóng dấu và nhập vào hệ thống quản lý văn bản đi, nhânbản, đóng dấu và chuyển theo nơi nhận và bản gốc lưu tại văn thư

2.2 Công tác xây dựng chương trình-kế hoạch công tác của Văn phòng U

Nhìn chung ,tại cơ quan nào hoạt động đều căn cứ vào chức năng nhiệm

vụ được giao và hoạch định chương trình công tác theo quý ,theo tháng ,theonăm Sau đây là chương trình,kế hoạch năm 2015 của Phòng 1 thuộc Vănphòng U

Hà Nội, ngày 15 tháng 1 năm 2015

CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC NĂM 2015 CỦA PHÒNG 1

Thực hiện chương trình công tác năm của và Văn phòng U, Phòng Thammưu (phòng 1 ) xây dựng công tác năm như sau:

I.Mục tiêu, yêu cầu

Bám sát Nghị quyết của Đảng ủy Trung ương,chỉ thị của Bộ trưởng vàcông tác của năm để làm tốt công tác tham mưu, đề xuất lãnh đạo cấp trên chỉđạo thực hiện có hiệu quả các mặt công tác đấu tranh phòng chống tội phạm,đảm bảo trật tự xã hội theo chức năng ,nhiệm vụ được giao

Quán triệt tinh thần “Đoàn kết,chủ động, kỷ cương ,trách nhiệm , hiệuquả” trong các mặt công tác, đảm bảo duy trì tốt các mặt công tác như xây dựngĐảng, xây dựng lực lượng ,hậu cần của đơn vị, bảo vệ bí mật nhà nước trongcông tác văn thư, giao liên và tư liệu phục vụ công tác của đơn vị

Phấn đấu hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao,nội bộ đoàn kết, phấnđấu cán bộ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

II.Công tác trọng tâm

1.Công tác tham mưu,tổng hợp

Tham mưu,xây dựng ,triển khai chương trình ,kế hoạch công tác để

ra ,điều phối các hoạt động của các đơn vị có liên quan ;theo dõi tình hình tộiphạm và trật tự an toàn xã hội trên phạm vi toàn quốc; triển khai các kếhoạch ,phương án bảo vệ tuyệt đối các sự kiện chính trị , xã hội quan trọng củađất nước diễn ra trong năm 2015

Bám sát chương trình công tác ,đôn đốc các đơn vị thực hiện đúng tiến

độ các nội dung các đề án dự án trình Chính phủ và lãnh đạo Bộ

Nâng cao chất lượng xây dựng văn bản về hình thức và nội dung đối vớibáo cáo định kỳ (6 tháng,01 năm) Chuẩn bị nội dung,chương trình tổ chức giaoban,giao ban đột xuất và giao ban tham mưu các đơn vị, phục vụ tốt công tácchỉ huy, chỉ đạo của lãnh đạo cấp trên

2.Công tác Văn thư , giao liên , tư liệu

Thực hiện tốt công tác tiếp nhận,xử lý,chuyển giao công văn, tài liệu theochế độ công tác văn thư lưu trữ, đảm bảo khoa học,nhanh chóng,chính xác,đúngquy trình, không để xảy ra tình trạng lộ lọt bí mật, thất lạc tài liệu, quản lý chặtcon dấu, sử dụng đúng theo quy định

Thực hiện tốt công tác lưu trữ văn bản,tài liệu và phối hợp triển khai tưliệu điện tử phục vụ công tác nghiên cứu , khai thác , tham mưu các đơn vị khác

3.Công tác tham mưu với Đảng ủy về xây dựng lực lượng,hậu cần

Tham mưu thực hiện công tác xây dựng Đảng theo quy chế làm việc đãquy định, công tác phát triển Đảng cho đoàn viên ưu tú, quản lý đảng viên, chấnchính những tồn tại của đảng viên tại nơi cư trú

Thực hiện công tác quần chúng nhằm phát triển nhiệm vụ chính trị và

tổ chức hoạt động, phong trào thi đua của Đoàn thanh niên và Hội Phụ nữ

Tham mưu,thực hiện công tác xây dựng lực lượng theo mô hình cơ cấu tổchức theo cấpđội , tổ tại các bộ phận

Thực hiện quy chế, nội quy quy định của cơ quan, tăng cường chỉ đạoxây dựng nếp sống văn hóa ,l ễ tiết tác phong,điều lệnh nội vụ nhằm xây dựng

“Đơn vị văn hóa gương mẫu chấp hành điều lệnh CAND” , thực hiện tốt côngtác chế độ chính sách,công tác thi đua khen thưởng,kỷ luật và đề xuất ban hành

và thực hiện việc ghi sổ nhật ký công tác đối với Văn Phòng U, thực hiện côngtác thanh tra, quy trình giải quyết khiếu nại tố cáo

Tham mưu thực hiện công tác hậu cần nhưu tổ chức kiểm kê tài sản,chế

độ lương , quân tư trang , nghỉ dưỡng, bảo hiểm y tế … theo quy định

Công tác tài vụ , quản lý kinh phí

Xây dựng khái toán nhu cầu kinh phí ba chương trình mục tiêu quốcgia;hướng dẫn 63 địa phương thực hiện phân bổ kinh phí của Chính phủ; đônđốc các đơn vị địa phương gửi báo cáo tình hình quản lý sử dụng kinh phí đểtổng hợp báo cáo các Bộ , ngành chức năng theo quy định

III.Tổ chức thực hiện

Thực hiện theo bản phân công nhiệm vụ từ lãnh đạo phòng, phân côngcán bộ theo từng bộ phận đội ,tổ đã phân công Phòng tham mưu gồm 34 ngườigồm 01 trưởng phòng, 04 phó phòng, 24 cán bộ.Chia thành 04 đội sau đội 1 làtổng hợp, đội 2 là chuyên đề , đội 3 là hậu cần ,văn thư, đội 4 là tài vụ, do01phó phòng phụ trách ,quản lý và chịu sự điều hành của trưởng phòng quản lýchung

Căn cứ vào chương trình công tác này,đề nghị thực hiện nghiêm túcnhằm thực hiện thắng lợi chương trình công tác năm đề ra

Dựa chương trình,công tác năm để có thể thấy sự cố gắng của lãnh đạovăn phòng và toàn thể cán bộ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

Kế hoạch trong năm sẽ tổng kết đánh giá theo 6 tháng đầu năm và tổngkết 6 tháng cuối năm trên tổng hợp ,nhận định kết qủa hàng tháng bằng sốliệu ,tình hình thực hiện bằng văn bản báo cáo , vì thế chương trình công tácnăm và phân công nhiệm vụ ảnh hưởng rất lớn tình hình hoạt động vì nếu xẩy

ra sự bất cập chưa hợp lý có thể thay đổi cho phù hợp Cho nên sẽ thực hiệncông tác tháng theo chương trình công tác năm đã ban hành

* Lịch công tác tuần của lãnh đạo Văn phòng U

Phụ lục số 3( lịch công tác tuần thứ 01 của lãnh đạo Văn phòng U từ ngày 10/10/2015 đến ngày 17/10/2015)

Đây là hoạt động của Văn phòng U diễn ra thường xuyên,liên tục vì thếđây là bản xác định công việc, lịch làm việc của lãnh đạo trong tuần

2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Văn phòng U

Hình thức và thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với

cơ quan , tổ chức , cá nhân trong nước và văn bản giao dịch thực hiện theo quyđịnh của pháp luật và theo thông lệ quốc tế

Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật phải thực hiện theo Luật Ban hànhvăn bản quy phạm pháp luật ngày 3/6/2008 và nghị định số 24/2009/NĐ-CPngày 5/3/2009 của Chính phủ quy định chi tiết và biện pháp thi hành luật vănbản văn bản quy phạm pháp luật

Đơn vị soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm trước Bộ đối với việcsoạn thảo văn bản hành chính

Căn cứ tính chất nội dung của văn bản cấn soạn thảo thủ trưởng đơn vịchủ trì giao cho cá nhân hay đơn vị nào trong đơn vị trực tiếp soạn thảo Đơn vị

cá nhân được giao có trách nhiệm xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩnthu thập xử lý thông tin có liên quan, trong trường hợp đột xuất có thể xin ý kiếnchỉ đạo trực tiếp lãnh đạo phòng duyệt và có đề xuất phù hợp đẻ thực hiện,đểtham khảo ý kiến của cơ quan đơn vị ,cá nhân có liên quan tham gia góp ý vào

dự thảo để hoàn chính dự thảo để trình lãnh đạo phụ trách duyệt bản thảo ký

nháy xong sẽ trình văn bản tới lãnh quản lý phụ trách phòng, đơn vị trựcthuộc văn phòng ký trực tiếp vào văn bản

Đơn vị cấp dưới được đề nghị phối hợp nghiên cứu xây dựng văn bảnhay tham gia ý kiến các vấn đề thuộc lĩnh vực mình quản lý có trách nhiệm thuthập , xin ý kiến tham gia để phục vụ công tác xây dựng và tích cực trao đổi haichiều của đơn vị khác yêu cầu , đề xuất , thực hiện phối hợp Trường hợp có vấn

đề , lĩnh vực không thuộc thẩm quyền và chức năng của đơn vị quản lý theo dõi

và hợp tác thì phải có văn bản báo cáo giải trình lên cấp trên và trả lời đơn vịchủ trì xây dựng văn bản biết

Duyệt bản thảo xong thì thực hiện đánh máy đúng theo hình thúc thểthức và nội dung nguyên văn như bản thảo và giữ bí mật nội dung.Chỉ đượcnhân bản đúng số lượng theo phê duyệt của người có thẩm quyền

Xác định hình thức nội dung và độ mật,độ khẩn của văn bản cần soạnthảo

Ban hành văn văn bản theo đúng quy trình đã quy định tại Văn thư lấysố,ghi ngày tháng văn bản,đóng dấu của văn bản đăngkí văn bản vào hệ thốngphần mềm quản lý văn bản và làm thủ tục chuyển giao văn bản

2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản

lý của Văn phòng U

Văn bản soạn thảo ban hành theo đúng thẩm quyền theo quy định, về nộidung ,thể thức và kỹ thuật trình bày.Cán bộ chuyên trách soạn thảo văn bản đãnghiên cứu các thông tư và áp dụng vào công việc rất hiệu quả

Các phòng ban tự soạn thảo,hoàn thiện về nội dung trình Trưởng phònghoặc phó phòng phụ trách phê duyệt về thể thức và nội dung của văn bản và

ký nhánh văn bản để trình Chánh Văn phòng ký văn bản.Sau đó chuyển xuốngvăn thư ghi số , ngày tháng, đóng dấu vào phần mềm đăng ký văn bản đi, nhânbản,đóng dấu chuyển đến đúng đối tượng nhận và bản gốc lưu tại Văn thư cơquan và cán bộ soạn thảo lưu bản photo không dấu

Một số văn bản thông thường như công văn, kế hoạch,quyết định ,báocáo ,thông báo,chỉ thị…

Nếu Chánh Văn phòng đi công tác sẽ ủy quyền điều hành đơn vị cho 01phó chánh văn phòng xử lý công việc của đơn vị ,có quyền ký thay Chánh vănphòng

2.3.2 Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Văn phòng U

Hình thức,thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan,tổchức ,cá nhân trong nước thực hiện theo quy định của pháp luật

Thể thức và ký thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan ,tổ chức cánhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế

Thể thức văn bản áp dụng theo thông tư 01/BNV và theo quyết định củaVăn phòng U đã theo quy định chung bắt buộc phải tuân thủ để đảm bảo tínhchính xác và có hiệu lực pháp lý.Để phù hợp tính chất công việc và thẩm quyềnban hành văn bản theo quy định của pháp luật

Một văn bản gồm 09 thể thức sau :

Quốc hiệu ;

Tên cơ quan ban hành văn bản;

Số và ký hiệu;

Địa danh,ngày,tháng,năm ban hành văn bản;

Tên loại và trích yếu nội dung;

Nội dung của văn bản;

Nơi nhận;

Chữ ký;

Dấu cơ quan;

Xác định rõ nội dung của văn bản cần soạn để trình bày hình thức và thểthức phù hợp.Nhằm phục vụ hoạt động chung của Văn phòng qua hình thứctrao đổi thông tin công việc bằng văn bản

Cán bộ văn thư được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư có tình thầntrách nhiệm cao trong công việc.Tinh thần ham học hỏi thay đổi của cán bộ soạnthảo văn bản tại các phòng rất cao khi lãnh đạo góp ý điểm sai trong văn bản

2.3.3 Quy trình soạn thảo văn bản quản lý ở Văn phòng U gồm các bước sau:

Bước 1:Xác định hình thức, nội dung và độ mật,độ khẩn của văn bản cầnsoạn thảo

Bước 2: Thu thập,xử lý thông tin có liên quan

Bước 3:Soạn thảo văn bản

Bước 4:Tham khảo ý kiến của các đơn vị,cá nhân có liên quan hoàn chỉnhbản thảo

Bước 5: Trình duyệt bản thảo có tài liệu có liên quan,có ý kiến đề xuấtcủa cán bộ,đơn vị soạn thảo trong phiếu trình văn bản

Bước 6: Duyệt bản thảo sửa chữa bổ sung bản thảo đã duyệt

Bước 7:Đánh máy, nhân bản văn bản

* So sánh với quy định hiện hành và kiểm tra đánh giá

Nhìn chung không có gì khác so với quy định soạn thảo văn bản hiện naycủa văn phòng như sau khi tiếp nhận công văn đến yêu cầu trả lời của cơ quanngoài như V12 yêu cầu ,phối hợp tổ chức về đón tiếp đoàn cấp cao Hàn Quốcsang thăm và làm việc tại Việt Nam từ ngày 24-26/10/2015.Qua công tác vănthư xử lý văn bản chuyển lãnh đaọ cục duyệt sau đó chuyển về phòng hợp tácquốc tế nhận văn bản để xác định hình thức ,nội dung văn bản trả lời V12,sau đóthu thập ,tài liệu đã có thông tin về Hàn quốc để soạn thảo văn bản trình lãnhđạo và xuống văn thư lấy số ,dấu và phát hành theo nơi gửi

Vì vậy đều căn của vào tính chất công việc và nội dung văn bản để thựchiện theo quy trình soạn thảo văn bản nhưu trên dder đảm bảo tình khoa học vàpháp lý theo quy định

2.4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của Văn phòng U

2.4.1 sơ đồ hóa quy trình quản lý gải quyết văn bản đi ,đến và nộp hồ sơ hiện hành cơ quan

* Phụ lục số 4 (Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi củaVăn phòng U)

Nhìn vào quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của Văn phòng U ta

có thể thấy tính thống nhất cao trong giải quyết văn bản ,là quy trình kiểm trahình thức,thể thức kỹ thuật trình bàyvăn bản ghi số,ngày, tháng,năm sau đóđăng ký vào phần mềm hệ thống phần mềm quản lý văn bản đi, nhân bản , đóngdấu,chuyển giao theo văn bản yêu cầu.Số văn bản cho theo số thứ tự tự nhiên

* Phụ lục số 5(Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giaỉ quyết văn bản đến củavăn phòng U)

Văn bản đến là tất cả các nguồn khác như lãnh đạo đi họp nhận vềchuyển cho văn thư,qua cơ yếu,qua bưu điện,qua fax,giao liên Bộ đến vănthư.Quy trình giải quyết văn bản đến law rất quan trọng đánh giá tình hình hoạtđộng cấp nhật thông tin và trao đổi thông tin trong công việc.Khi tiếp nhận vănthư phân loại,bó bì,đóng dấu đến,nhập vào phần mềm hệ t hống quản lý văn bảnđến ,sau đó trình trưởng phòng đề xuất lãnh đạo xử lý vào phiếu trình văn bảnsau đó văn thư lấy về xử lý trên hệ thống phần mềm và ghi sổ chuyển tiếp tớicác phong ban ,đơn vị theo bút phê chỉ đạo để thực hiện tiếp công việc và có kýnhận vào sổ chuyển giao công văn

*Phụ lục số 6(Sơ đồ hóa quy trình nộp lưu hồ sơ hiện hành của Vănphòng U)

Quy trình này đã giúp đánh giá rõ các mặt tích cực và hạn chế trong quátrình thu thập tài liệu và lập thành hồ sơ sau đó nộp lưu.Để đảm bảo nguồn nộplưu đúng theo quy định Lập hồ sơ là cầu nối giữa văn thư và lưu trữ,công việclập hồ sơ cần rõ ràng viết mục muc,đánh số tờ,viết chứng từ kết thúc,bìa hồ sơ

Nộp lưu hồ sơ để quản lý giúp việc bảo quản tài liệu thống nhất tập trung

về một đầu mối,nhằm phục vụ công tác,tra cứu tài liệu khi cần,đảm bảo khoahọc chứng cứ hoạt động theo thời gian từng năm của đơn vị

2.4.2 Tình hình về lập hồ sơ hiện hành của Văn phòng U

Lập hồ sơ hiện hành là công việc cuối cùng khi tài liệu được gải quyếtxong,ta tiến hành sắp xếp tài liệu thành hồ sơ trong quá trình theo dõi,giải quyếtcông việc thành hồ sơ theo công việc và phương pháp quy định.Từ đó là cơ sởgiúp cho việc quản lý chặt chẽ,giữ gìn bí mật trong công việc đã giải quyết

Các hồ sơ lập đều phản ánh đúng chức năng,nhiệm vụ của từngphòng ,từng bộ phận,tính chất công việc,nội dung hồ sơ…các văn bản lập trong

hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau đảm bảo sự thống nhất

Thường xuyên tích lũy tài liệu,chịu trách nhiệm bảo quản,sử dụng hồ sơ

từ lúc lập đến khi kết thúc nộp hồ sơ vào lưu trữ.Ra quyết định lập hồ sơ hiệnhành

Như vậy,trong quá trình thực hiện công việc mà có cách sắp xếp trình tựgiải quyết công việc theo tuần,tháng,theo năm sẽ giúp việc lập hồ sơ hiện hànhtại cơ quan ngày càng khoa học và thuận tiện trong việc tra tìm nghiên cứu vàlưu trữ tài liệu

Tuy nhiên tại đơn vị do cán bộ chưa phân loại,sắp xếp và đăng ký vào hồ

sơ công việc nên việc lập một hồ sơ đúng và chuẩn theo quy định còn hạn chế

2.5 Về tổ chức công tác lưu trữ của Văn phòng

Tại nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ quy địnhchi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia và những quy địnhhiện hành khác,phải có trách nhiệm thực hiện nộp lưu hồ sơ lưu trữ văn bản vàolưu tữ cơ quan theo quy định

Phòng lưu trữ của cơ quan đặt tại phòng 1203-A01,diện tích phòng 70m2,hàng năm cán bộ lưu trữ lập kế hoạch thu thập tài liệu để lập hồ sơ nhằmthống kê thành “mục lục hồ sơ lưu trữ văn bản quản lý nhà nước nộp lưu”.)01cán bộ phụ trách công tác lưu trữ của đơn vị

Công tác lưu trữ tại đơn vị tham mưu, được bố trí trên các ngăn tủ xếpngăn nắp gọn gàng,đảm bảo các biện pháp phòng,chống cháy nổ,duy trì nhiệt độ,ánh sáng,có nhiều biện pháp phòng chống côn trùng,nấm mốc

Nhiệm vụ của cán bộ thực hiện lập kế hoạch ,thu thập hồ sơ tài liệu cácphòng ,ban

Phối hợp các đơn vị ,cá nhân xác nhận hồ sơ tài liệu cần thu thập; thống

kê thành mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu biên bản giao nhận hồ sơ tài liệu cácphòng ban

Áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật vảo bảo quản hồ sơ lưu trữ theo quytrình,quy định của pháp luật ,đặc biệt ứng dụng công nghệ thông tin.

Công tác lưu trữ tổng hợp các khâu thu thập tài liệu,xác định giá trị tàiliệu, chỉnh lý tài liệu, thống kê các công cụ tra tìm,công tác bảo quản,tổ chức sửdụng tài liệu lưu trữ

Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động chính trị, khoa học, pháp chế vàthực tiễn bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của văn phòng luôn luôngiữ được để nộp lưu vào lưu trữ quốc gia

3.Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng c ủa Văn phòng U 3.1 Trang thiết bị văn phòng,cơ sở vật chất của văn phòng U

Nguồn kinh phí trang bị cho công tác mua sắm trang thiết bị phục vụcông tác trong văn phòng luôn đáp ứng yêu cầu cũng như nhu cầu cần.Cục tàichính phân bổ nguồn kinh phí theo năm vì vậy, các dự án trang bị các thiết bịlàm việc tại Văn phòng như máy photo, máy in, máy xén giấy, máy tính , máyfax, bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, tài liệu; quạt điện…

Nhờ công tác trang bị đầy đủ trang thiết bị giúp hoạt động của văn phòngđược nhanh chóng hiệu quả

Do đơn vị đặt tại trụ sở mới nên có thể thấy được cơ sở vật chất đạt theoyêu cầu,trang thiết bị văn phòng mới,hiện đại

Không gian các phòng làm việc rộng,diện tích phù hợp nên tạo khônggian làm việc thoải mát,mang lai hiệu quả công việc cao

Đồng thời bố trí các phòng lãnh đạo cạnh phòng chuyên đề nên tiện việcbáo cáo công việc và có thể nắm bắt được những yêu cầu của lãnh đạo kịp thờinhanh chóng

Như vậy, công tác trang thiết bị phục vụ công tác là rất quan trọng vàcần thiết trong cơ quan ,đơn vị.Góp phần nâng cao hiệu quả trong công việc

3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của văn phòng và đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu

*Phụ lục số 7 (sơ đồ hóa cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong phònglàm việc của Văn phòng U)

Mô hình mới có thể sẽ thành lập sau này vì có thể hiện tại trụ sở mới đivào hoạt động nên mới đều tốt theo yêu cầu văn phòng kiểu mới.

Đề xuất mô hình mở hiện đại về trang thiết bị và tư duy,phương pháp ,tácphong làm việc của cán bộ ,ứng dụng các tiến bộ khoa học vào công tác vănphòng,các bộ phận làm việc trong một không gian chung,tổ chức khoa học vàhiện đại.,dễ qaunr lý giám sát cán bộ khi làm việc

3.3 Thống kê các phần mềm đang sử dụng trong công tác văn phòng của Văn phòng U

Gồm 3 phần mềm quản lý công văn đi,phần mềm quản lý công văn đếnPhần mềm quản lý nhân sự đang sử dụng

*Phần mềm quản lý công văn đi

Phần mềm này đưa vào sử dụng nhằm thiết chặt khâu quản lý , kiểm tratình hình hoạt động của cơ quan Cụ thể trong phần mềm ta có thể xem thôngtin sau loại văn bản, nơi soạn thảo, số đi, ngày nhập , ngày văn bản, số vănbản,trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn ,người ký, nhóm người ký, nơi nhận,nơi lưu, ghi chú, tệp đính kèm, duyệt, lưu

*Phần mềm quản lý công văn đến

Sử dụng phần mềm này để đánh giá số lượng công văn đến của đơn vị, sốlượng và quy trình xử lý của văn thư khi tiếp nhận công văn đến

Phần mềm bao gồm nội dung sau tên loại văn bản, số đến , ngày đến, sốvăn bản, ngày văn bản, cơ quan ban hành, hồ sơ, số chuyển, ngày chuyển, tríchyếu nội dung, độ mật, độ khẩn, hạn xử lý(ý kiến lãnh đạo Bộ,ý kiến lãnh đạotổng cục,đề xuất xử lý của lãnh đạo văn phòng), duyệt, chọn người nhận, chuyểnchánh văn phòng đề xuất lãnh đạo cấp trên giải quyêt