Văn hóa giao tiếp nơi công sở tại UBND xã văn nhân huyện phú xuyên

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI NÓI ĐẦU MỞ ĐẦU 1 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HOÁ GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ 3 1.1. Tổng quan về giao tiếp 3 1.1.1. Khái niệm giao tiếp: 3 1.1.2. Chức năng của giao tiếp: 3 1.1.3. Mục tiêu của giao tiếp: 4 1.2. Kỹ năng giao tiếp 4 1.2.1. Kỹ năng nghe 4 1.2.2. Kỹ năng nói: 6 1.2.3. Kỹ năng đọc: 7 1.2.4. Kỹ năng thuyết trình: 8 1.3. Tổng quan về văn hoá giao tiếp 11 1.3.1. Khái niệm văn hoá giao tiếp 11 Chương 2THỰC TRẠNG VỀ VĂN HOÁ GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ 13 2.1 Những thói quen xấu khi giao tiếp nơi công sở tại UBND Xã Văn Nhân Huyện Phú Xuyên – Thành Phố Hà Nội. 13 2.1.1 Khoanh tay 13 2.1.2 Ngắt lời 13 2.1.3 Nói tục 14 2.1.4 Làm việc riêng khi đang nói chuyện 14 2.1.5Biểu hiện cảm xúc thái quá trên khuôn mặt 14 2.1.6 Nói quá to 14 2.1.7 Phàn nàn 15 2.1.8 Không nhìn trực tiếp vào người đang nói chuyện với mình. 15 2.2 Những thói quen tốt khi giao tiếp nơi công sở tại UBND Xã Văn Nhân Huyện Phú Xuyên – Thành Phố Hà Nội. 15 2.2.1 Mỉm cười 15 2.2.2 Tạo môi trường làm việc giúp gắn kết tình cảm giữa mọi người 15 2.2.3 Giúp hoà giải mâu thuẫn 16 Chương 3GIẢI PHÁP XÂY DỰNG VĂN HÓA GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ TAI UBND XÃ VĂN NHÂN – HUYỆN PHÚ XUYÊN – THÀNH PHỐ HÀ NỘI 17 3.1 Các kỹ năng tạo thiện cảm khi giao tiếp 17 3.1.1. Giao tiếp bằng mắt 17 3.1.2. Không nên dung điện thoại khi giao tiếp với người khác . 17 3.1.3. Gọi mọi người bằng tên 17 3.1.4. Mỉm cười 17 3.1.5. Một cái bắt tay chắc chắn 18 3.1.6. Lắng nghe 18 3.1.7. Đừng chỉ lắng nghe – Hãy lắng nghe tích cực 18 3.1.8. Khen ngợi 18 3.1.9. Biết cách nhận một lời khen 18 3.1.10. Nếu ai đó bị ngắt lời, hãy đề nghị họ tiếp tục 19 3.1.11. Đừng than vãn 19 3.2 Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại 19 3.2.1. Bắt đầu với sự nhiệt tình. 19 3.2.2. Luôn luôn cười. 19 3.2.3. Hãy nói “Hello” ( hoặc good morning, good afternoon, …). 20 3.2.4. Nói “Tạm biệt” để có một kết thúc tốt đẹp. 20 3.2 5. Không được dùng những thuật ngữ, 20 3.2.6. Đừng thể hiện sự giận dữ, đặc biệt đối với khách hàng. 20 3.3.1. Ánh mắt 20 3.3.2. Trang phục 21 3.3. 3. Tư thế, điệu bộ 21 3.3. 4. Ngữ điệu nói 22 3.3.5. Quà tặng 22 3.3. 6. Nụ cười 22 KẾT LUÂN 24

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài nghiên cứu lần này, trước hết xin chân thành cảm ơn cô

Lê Thị Hiền đã tận tình truyền đạt kiến thức, hướng dẫn e cách làm một đề tàitrong thời gian qua Với vốn kiến thức hạn hẹp và khả năng có hạn em rất mongnhận được những ý kiến đóng góp phê bình từ các thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, cùng với xu thế phát triển của xã hội và quá trình hội nhập kinh tếquốc tế, cạnh tranh là khó tránh khỏi và vô cùng khốc liệt Trong bối cảnh đó, vănhoá giao tiếp được nói đến như một tiêu chí vô cùng quan trọng, ảnh hưởng khôngnhỏ đến đời sống và công việc Giao tiếp vốn là một hoạt động thiết yếu của conngười Đặc biệt,trong công sở,giao tiếp đóng vai trò quan trọng, có thể quyết định

sự thành công hay thất bại của một công việc nào đó Trong cuộc sống hàng ngàycũng như là trong các mối mối quan hệ nơi công sở, để có sự thành công không chỉcần sự siêng năng cần cù sáng tạo làm việc mà còn cần có kỹ năng giao tiếp Nhậnbiết được ý nghĩa thực tiễn trên nên em quyết định chọn đề tài “ Văn hoá giao tiếpnơi công sở” Việc tìm hiểu và nghiên cứu sâu vấn đề này giúp em có cơ hội đểhiểu rõ hơn về ý nghĩa và tầm quan trọng cũng như những chuẩn mực trong giaotiếp của người Việt Nam từ đó có thể nắm bắt được những kỹ năng cần thiết nhằmtrang bị thêm cho mình một trong những yếu tố không thể thiếu để thành công, bêncạnh những kiến thức và kỹ năng được đào tạo thông qua trường lớp Tuy nhiên, với thới gian có hạn, hơn nữa văn hoá giao tiếp là một trong những vấn

đề hết sức rộng lớn, đa dạng về mọi khía cạnh , phong phú về quan điểm, cáchnhìn nhận nên trong khuôn khổ đề tài này, em chỉ xin đề cập đến văn hoá giao tiếpnơi công sở ở một số khía cạnh cơ bản Nội dung đề tài được tham khảo qua nhiềuquan điểm tài liệu và dựa trên ý chí chủ quan của cá nhân em nên sẽ không tránhkhỏi nhiều thiếu sót và hạn chế Chính vì vậy, em rất mong được cô nhận xét vàgóp ý

Đề tài: Văn hoá giao tiếp nơi công sở

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI NÓI ĐẦU

MỞ ĐẦU 1

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HOÁ GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ 3

1.1 Tổng quan về giao tiếp 3

1.1.1 Khái niệm giao tiếp: 3

1.1.2 Chức năng của giao tiếp: 3

1.1.3 Mục tiêu của giao tiếp: 4

1.2 Kỹ năng giao tiếp 4

1.2.1 Kỹ năng nghe 4

1.2.2 Kỹ năng nói: 6

1.2.3 Kỹ năng đọc: 7

1.2.4 Kỹ năng thuyết trình: 8

1.3 Tổng quan về văn hoá giao tiếp 11

1.3.1 Khái niệm văn hoá giao tiếp 11

Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ VĂN HOÁ GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ 13

2.1 Những thói quen xấu khi giao tiếp nơi công sở tại UBND Xã Văn Nhân - Huyện Phú Xuyên – Thành Phố Hà Nội 13

2.1.1 Khoanh tay 13

2.1.2 Ngắt lời 13

2.1.3 Nói tục 14

2.1.4 Làm việc riêng khi đang nói chuyện 14

2.1.5Biểu hiện cảm xúc thái quá trên khuôn mặt 14

2.1.6 Nói quá to 14

2.1.7 Phàn nàn 15

2.1.8 Không nhìn trực tiếp vào người đang nói chuyện với mình 15

2.2 Những thói quen tốt khi giao tiếp nơi công sở tại UBND Xã Văn Nhân - Huyện Phú Xuyên – Thành Phố Hà Nội 15

2.2.1 Mỉm cười 15

2.2.2 Tạo môi trường làm việc giúp gắn kết tình cảm giữa mọi người 15

2.2.3 Giúp hoà giải mâu thuẫn 16

Chương 3 GIẢI PHÁP XÂY DỰNG VĂN HÓA GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ TAI UBND XÃ VĂN NHÂN – HUYỆN PHÚ XUYÊN – THÀNH PHỐ HÀ NỘI 17

3.1 Các kỹ năng tạo thiện cảm khi giao tiếp 17

3.1.1 Giao tiếp bằng mắt 17

3.1.2 Không nên dung điện thoại khi giao tiếp với người khác 17

3.1.3 Gọi mọi người bằng tên 17

3.1.4 Mỉm cười 17

3.1.5 Một cái bắt tay chắc chắn 18

3.1.6 Lắng nghe 18

3.1.7 Đừng chỉ lắng nghe – Hãy lắng nghe tích cực 18

3.1.8 Khen ngợi 18

3.1.9 Biết cách nhận một lời khen 18

3.1.10 Nếu ai đó bị ngắt lời, hãy đề nghị họ tiếp tục 19

3.1.11 Đừng than vãn 19

3.2 Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại 19

3.2.1 Bắt đầu với sự nhiệt tình 19

3.2.2 Luôn luôn cười 19

3.2.3 Hãy nói “Hello” ( hoặc good morning, good afternoon, …) 20

3.2.4 Nói “Tạm biệt” để có một kết thúc tốt đẹp 20

3.2 5 Không được dùng những thuật ngữ, 20

3.2.6 Đừng thể hiện sự giận dữ, đặc biệt đối với khách hàng 20

3.3.1 Ánh mắt 20

3.3.2 Trang phục 21

3.3 3 Tư thế, điệu bộ 21

3.3 4 Ngữ điệu nói 22

3.3.5 Quà tặng 22

3.3 6 Nụ cười 22

KẾT LUÂN 24

MỞ ĐẦU

1 Lý do nghiên cứu:

Ngày nay nhiều nhân viên văn phòng không thành công trong công việc dokhả năng giao tiếp kém nên em quyết định chọn đề tài “ Văn hoá giao tiếpnơi công sở” để từ đó đưa ra được những kỹ năng và chuẩn mực cơ bản của “ vănhóa giao tiếp nơi công sở’ cho bản thân

2 Đối tượng nghiên cứu:

Văn hóa giao tiếp nơi công sở tại UBND Xã Văn Nhân - Huyện Phú Xuyên– Thành Phố Hà Nội

Trong lịch sử nghiên cứu đề tài này và những vấn đề

ó liên uan có một số hướng tiếp cận sau:

a) Về giao tiếp và văn hoá giao tiếp nói chung;

b) Về thực trạng văn hoá giao tiếp của người Việt;

c) Về xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở;

Hầu hết các công trình mới dừng lại ở việc tìm hiểu giao tiếp từ các khíacạnh khác nhau của vấn đề như tâm lý, giáo dục, đạo đức, ngôn ngữ, xã hội học…một cách cụ thể, biệt lập, thiếu sự tiếp cận mang tính liên ngành hoặc chưa nhìnnhận, xem xét văn hoá giao tiếp như một hệ thống Đề tài đã có nhiều tiểu luận,luận văn, luận án nghiên cứu về văn hoá, kỹ năng giao tiếp nơi công sở, có thể kểtới như:

-Tài liệu Để giao tiếp nơi công sở thành công hơn _tailieu.vn đưa ra một số

bí quyết giúp xây dựng văn hoá giaotiếp nơi công sở tốt hơn

-Tài liệu http://tailieu.vn/tag/ky-nang-giao-tiep-cong-so

-Tài liệu so

http://www.tgm.vn/10-cach-cai-thien-ky-nang-giao-tiep-noi-cong Tài liệu http://tailieu.vn/tag/giaohttp://www.tgm.vn/10-cach-cai-thien-ky-nang-giao-tiep-noi-cong tiephttp://www.tgm.vn/10-cach-cai-thien-ky-nang-giao-tiep-noi-cong noihttp://www.tgm.vn/10-cach-cai-thien-ky-nang-giao-tiep-noi-cong conghttp://www.tgm.vn/10-cach-cai-thien-ky-nang-giao-tiep-noi-cong so

-Ngoài ra còn có một số nghiên cứu khác nhưng đa phần là chỉ nếu rõ mộtphần, một khía cạnh về văn hoá hoá giao tiếp nơi công sở như cách giao tiếp quađiện thoại, cách ứng xử khéo léo trong công việc hay các bí quyết giao tiếp hiệuquả trong công việc,… mà không tóm gọm được toàn bộ các nội dung cũng nhưchưa nghiên cứu đầy đủ về văn hoá giao tiếp nơi công sở

5 Mục đích nghiên cứu:

Xây dựng văn hóa giao tiếp nơi công sở

6 Cơ sở phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu:

Nghiên cứu tài liệu

Điều tra bằng hỏi và giao tiếp trực tiếp

- Thực trạng về văn hoá giao tiếp nơi công sở hiện nay

- Biện pháp xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở

8 Bố cục nội dung:

Chương 1: Cơ sở lý luận về văn hoá giao tiếp nơi công sở

Chương 2: Thực trạng về văn hoá giao tiếp nơi công sở

NỘI DUNG Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HOÁ GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ

1.1 Tổng quan về giao tiếp

1.1.1 Khái niệm giao tiếp:

Giao tiếp là quá trình xác lập và vận hành các quan hệ người- người, hiệnthực hoá các quan hệ xã hội giữa chủ thể này với chủ thể khác

Mối quan hệ giao tiếp giữa con người với con người có thể xảy ra với cáchình thức khác nhau

+Giao tiếp giữa cá nhân với cá nhân

+Giao tiếp giữa cá nhân với nhóm

+Giao tiếp giữa nhóm với nhóm, giữa nhóm với cộng đồng

1.1.2 Chức năng của giao tiếp:

-Chức năng thông tin:

Qua giao tiếp, con người trao đổi, truyền đạt tri thức, kinh nghiệm với nhau.Mỗi cá nhân vừa là nguồn phát thông tin vừa là nơi tiếp nhận thông tin Thu nhận

và xử lý thông tin là một con đường quan trọng để phát triển nhân cách

-Chức năng cảm xúc:

Giao tiếp không chỉ bộc lộ cảm xúc mà còn tạo ra những ấn tượng, nhữngcảm xúc mới giữa các chủ thể Vì vậy giao tiếp la một trong những con đường hìnhthành tình cảm của con người

-Chức năng nhận thức lẫn nhau và đánh giá lẫn nhau:

Trong giao tiếp, mỗi chủ thể tự bộc lộ quan điểm, tư tưởng, thái độ, thóiquen… của mình, do đó các chủ thể có thể nhận thức được về nhau làm cơ sở đánhgiá lẫn nhau Điều quan trọng hơn là trên cơ sở so sánh với người khác và ý kiếnđánh giá của người khác, mỗi chủ thể có thể tự đánh giá được về bản thân mình

-Chức năng điều chỉnh hành vi

Trên cơ sở nhận thức lần nhau, đánh giá lẫn nhau và tự đánh giá được bản

thân, trong giao tiếp, mỗi chủ thể có khả năng tự điều chỉnh hành vi của mình cũngnhư có thể tác động đến động cơ, mục đích, quá trình ra quyết định hành động củachủ thể khác

-Chức năng phối hợp hành động:

Nhờ có quá trình giao tiếp, con người có thể phối hợp hành động để cùngnhau giải quyết nhiệm vụ nào đó nhằm đạt được mục tiêu chung Đây là một chứcnăng giao tiếp phục vự các nhau cầu chung của xã hội hay của một nhóm người

Tóm lại, giao tiếp là quá trình quan hệ, tác động qua lại giữa con người vớicon người, trong đó con người trao đổi thông tin, cảm xúc, nhận thức, đánh giả vàđiều chỉnh hành vi lần nhau, đồng thời tự điều chỉnh hành vi của mình

1.1.3 Mục tiêu của giao tiếp:

-Truyền tải được thông điệp, giúp người nghe hiểu được những gì chúng tamuốn truyệt đạt

-Có được sự phản hồi của người nghe

-Duy trì mối quan hệ tốt với người nghe

1.2 Kỹ năng giao tiếp

1.2.1 Kỹ năng nghe

“Hiện nay rất ít người biết lắng nghe Các nhà nghiên cứu cho rằng ở mức thông tin thuần tuý, 75% các thông báo miệng không được chú ý đến, bịhiểu sai hoặc bị lãng quên nhanh chóng Khả năng lắng nghe và nắm bắt ý nghĩasâu sắc trong lời nói của người khác lại càng hiếm”( D.Torring Ton)

Lắng nghe rất quan trọng và đem lại nhiều lợi ích cho chúng ta Nhiều ngườicho rằng lắng nghe rất đơn giản nhưng sự thật đó là một kỹ năng khó với hầu hếtmọi người, thành bài của một công ty, doanh nghiệp nhiều khi nằm ở một lời nói

a, Lợi ích của việc lắng nghe:

-Thể hiện sự tôn trọng với đối tượng: biết lắng nghe sẽ chứng tỏ bạn tôntrọng lời nói của đối tượng cũng như tôn trọng đối tượng

-Thu thập được nhiều thông tin hơn

-Tạo được các mối quan hệ tốt: biết lắng nghe thể hiện được sự tôn trọngcủa bạn dành cho đối tượng, tạo nên sự thiện cảm, ấn tượng tốt dành cho bạn giúpthắt chặt các mối quan hệ và hợp tác dễ dàng hơn

-Giúp nắm bắt cảm xúc của đối tượng: lắng nghe tốt bạn có thể hiểu và nắmbắt được cảm xúc của đối tượng hiện tại, từ đó có cách ứng xử giao tiếp phù hợphơn

-Giải quyết các mâu thuẫn, các vấn đề trong công việc dễ hơn: chúng ta nênkhuyến khích đối tượng nói chia sẻ các vấn đề khúc mắc trong lòng, giải quyếtđược các chúng thì làm việc sẽ tập trung hiệu quả hơn,sự hợp tác sẽ tốt hơn và tấtnhiên tiến triển công việc cũng sẽ tốt hơn

b, Một số yêu cầu khi lắng nghe:

-Biết lắng nghe người khác: lắng nghe các góp ý, thông tin, phản hồi haynguyện vọng của người khác sẽ giúp bạn hoàn thành công việc một cách chính xáchơn đồng thời cũng đó cũng là tác động tốt, tạo động lực để người khác làm việctốt hơn

-Tiếp thu đầy đủ và chính xác thông tin

- Lắng nghe người khác đế biết được các ý kiến, quyết định của mình cóchính

xác, hợp lý hay không

c, Phân loại kỹ năng nghe:

-Không lắng nghe: hoàn toàn không nghe những gì xảy ra bên ngoài, đối tượng hoàn toàn không muốn nghe hay tiếp nhận bất kỳ thông tin gì

-Giả vờ nghe: người nghe chỉ tỏ vẻ lắng nghe để thể hiện sự lịch sự và tôntrọng chứ không muốn tiếp nhận thông tin hay đang suy nghĩ một vấn đề khác

-Nghe chọn lọc: người nghe chỉ tiếp thu nhưng thông tin mình cần, bỏ quaphần thông tin đã biết hoặc không quan tâm tới

-Nghe chăm chú: lắng nghe một cách nghiêm túc, tập trung tiếp nhận phântích thông tin

-Nghe thấu cảm: người nghe vừa lắng nghe vừa quan tâm đến cảm xúc cửchỉ, tính cách của người đối thoại, cố gắng hiểu được suy nghĩ vấn để của họ để từ

đó có cách ứng xử giao tiếp phù hợp, chủ động hơn

1.2.2 Kỹ năng nói:

a, Vai trò của lời nói:

-Lời nói thể hiện được trình độ văn hoá, trình độ giao tiếp, khả năng, sự hiểubiết của người nói

-Lời nói là phương tiện tạo mối quan hệ tốt giữa mọi người, người có kỹnăng nói tốt sẽ tạo được mối quan hệ tốt cũng như năng cao hiệu quả công việc,khẳng địnhđược bản thân

b, Nói trực tiếp và nói qua điện thoại:

-Khi nói chúng ta cần nói sao cho mọi người hiểu một cách đầy đủ và chínhxác những gì mình muốn truyền đạt Vì vậy, bạn cần phải đặt ra kết quả mà mìnhmuốn trước khi nói và muốn có được kết quả mong muốn thì cần đạt được một sốyêu câu sau khi nói:

+Suy nghĩ kỹ và chuẩn bị những gì muốn nói, việc này giúp cho bạn đưa ralượng thông tin đầy đủ, rõ ràng như ý bạn muốn

+Tạo sự tập trung khi muốn nói hay truyền đạt thông tin, trước khi nói bất

cứ điều gì hay cố gắng tạo sự chú ý với mọi người có thể là một câu hỏi, đặt ra môtvấn đề bất hợp lý chưa thể giải quyết se làm người khác chú ý đến lời nói của bạn

vì họ nghĩ bạn sẽ có giải pháp hay chí ít cũng sẽ giúp được họ ít nhiều

+Nói một cách rõ ràng không quá chậm cũng không quá nhanh, không quá

to cũng không quá nhỏ, vừa đủ để người nghe tiếp nhận thông tin mà không cầnphải nhắc lại

+Có giọng điệu phù hợp, ngữ điệu hợp lý để trành sự mất tập trung cũng nhưgiúp lời nói hay và có điểm nhấn mạnh, làm mọi người chú ý hơn đến lời nói củabạn

+Sử dụng câu hỏi để biết được lượng thông tin mà mọi người tiếp nhận từ

lời nói của mình, họ có hiểu sai hay tiếp nhận không hết lượng thông tin mà mình

đã truyền đạt

+Không nói chen vào khi người khác đang nói, nó vừa tạo sự hỗn loạn trongcuộc đối thoại vừa làm những người khác không tập trung khi nghe đang nghe mộtngười mà lại có người cắt ngang như vậy lời nói của mình lẫn người đang nói đềukhông được tiếp nhận tốt, quan trọng hơn khi nói chen ngang khi người khác đangnói sẽ thể hiện sự thiếu lịch sự không tôn trọng người đang nói

-Khi nói qua điện thoại nếu không để ý rất có thể bạn sẽ trờ thành người làmphiền quấy rầy người khác khi gọi vào những lúc không phù hợp hay cách giaotiếp nói chuyện qua điện thoại không tế nhị khéo léo

+Khi gọi cho bất kì ai bạn nên hỏi xem đúng số máy mình cần gọi haykhông, để ý đến ngữ điệu nói chuyện xem họ có muốn nghe tiếp hay mình có gọivào lúc phù hợp hay không

+Khi nghe máy nhất là ở công ty, bạn nên tỏ ra thân thiện với khách hàngđối tác, ấn tượng đầu khi nói chuyện qua điện thoại có ảnh hưởng lớn đến nhậnđịnh và đánh giả của mọi người về công ty của bạn

1.2.3 Kỹ năng đọc:

a, Lợi ích của đọc:

-Giúp tiếp nhận thông tin chính xác, nhanh chóng

-Giúp mở rông kiến thức về tự nhiên, xã hội

-Rèn luyện tư duy, nâng cao khả năng phân tích, tổng hợp, suy nghĩ

1.2.4 Kỹ năng thuyết trình:

a, Kỹ năng thuyết trình là gì?

Thuyết trình là quá trình truyền đạt thông tin nhằm đạt được các mục tiêu cụthể hiểu, tạo dựng quan hệ và thực hiện

Một bài thuyết trình tốt nếu đạt được các mục tiêu cơ bản sau đây:

- Không làm mất thời gian của người nghe

- Hiểu người nghe là ai và tại sao họ tới đây

- Cấu trúc tốt bài thuyết trình

- Thực hiện bài thuyết trình lôi cuốn và hấp dẫn

- Nhấn mạnh những điểm quan trọng trong thông điệp của bạn

- Tạo lập được mối quan hệ thân thiện với người nghe

b, Bốn bước để hoàn thiện bài diễn thuyết của bạn:

Bước 1: Phân tích

- Thứ nhất, bạn cần xác định mục tiêu của việc thuyết trình, ví dụ cái bạn muốn người nghe hiểu là gì, quan hệ bạn muốn tạo dựng là gì, với ai và cái bạnmuốn người nghe thực hiện

- Thứ hai, bạn cần phân tích người nghe bằng cách hãy suy nghĩ về chủ đề thuyết trình dưới góc độ của người nghe, tập trung vào kiến thức của họ về vấn đềbạn thuyết trình đến đâu, ngôn ngữ sử dụng như thế nào, mối quan tâm của họ là

gì, những định kiến, tâm trạng, quan hệ của người nghe…

- Thứ ba, là lúc bạn thực hiện phân tích các ý tưởng và xây dựng mạch ýtưởng

-Hãy đưa ra cho mình những công việc mục đích rã ràng: Chuẩn bị nội dung– thông tin cho bài thuyết trình,Tìm hiểu về khán giả – văn hóa của họ,Tìm kiếmchủ đề,Xây dựng mục tiêu – Xác định mục đích rõ ràng

Bước 2: Chuẩn bị_Cấu trúc của 1 bài thuyết trình

Nhìn chung, một bài thuyết trình thường được chia làm 3 phần: Mở đầu, nội dung và kết thúc Tại sao vậy? Cấu trúc này mang lại cho người nghe cảm giác có

sự phân tích, luận cứ, có cảm giác của sự chuyển động tiến lên phía trước và lý dothứ ba là dễ nhớ

• Lời mở đầu thu hút chú ý – Dùng một câu hỏi, câu nói gây ngạc nhiên,hoặc đề cập vấn đề liên quan để gợi lên mối quan tâm của khán giả Phần đầu chỉ chiếm 5- 10 phần trăm bài nói

• Nội dung phải diễn đạt đc ý then chốt – Bài diễn thuyết chỉ cần từ 4- 6 ý

mà bạn cần thêm chứng cứ vào, ví dụ như những số liệu thống kê, giấy chứng nhận, minh chứng hay phép so sánh Đảm bảo rằng những ý mấu chốt đều

phục vụ cho một thông điệp duy nhất Phần này chiếm 80-85 phần trăm của

Bước 3: Thực hành trước

Xem lại nội dung, diễn thử và lắng nghe phản hồi cho bài diễn thuyết, xây dựng lòng nhiệt tình và sự tự tin để diễn thuyết Tập dượt để đảm bảo rằng khôngvượt quá thời gian cho phép; nếu cần thì hãy dành thêm thời gian cho việc đặt câuhỏi

Thâu băng video cho phần diễn thử và lưu ý các biểu hiện gây xao lãng hayhồi hộp Nhớ rằng liệu pháp cho sự hồi hộp là sự tự tin và sự tự tin đi cùng vớithực hành

Bước 4: Diễn thuyết

Tạo nên ấn tượng ban đầu tích cực Nếu có thể, hình thành giao tiếp bằngmắt với khán giả của bạn Hãy là chính mình và thả lỏng Làm chủ bài nói bằngcách xây dựng mối quan hệ với khán giả để thu hút chú ý và hình thành giá trị củathông điệp

Khi nói, hãy thật tự nhiên với giọng mạnh mẽ, mạch lạc Chậm rãi nhấnmạnh các điểm quan trọng và tách chúng bằng khoảng dừng trước và sau các điểmchính đó

c, Mẹo thuyết trình nơi công sở

-Giới thiệu và nhắc lại các ý chính

Nên nhớ rằng, không phải ai nghe qua cũng hiểu ngay nội dung bạn địnhnói

Thậm chí có những người mù tịt về những gì mà bạn đang đề cập Bởi vậy,bạn phải hướng họ đi theo những luận điểm trong bài thuyết trình Những luậnđiểm đó sẽ giúp khán giả hình dung được những gì mà họ đang nghe và hiểu hơn

về nội dung bạn muốn chia sẻ

Trong quá trình nói chuyện, thi thoảng, bạn nên nhắc lại các ý chính để khắcsâu hơn trong tâm trí người nghe Với những người quen hùng biện, họ gọi đây làquy tắc "nêu những gì sẽ nói và nhắc lại điều đã nói"

-Nói chuyện bằng mắt

Nói như thế không có nghĩa là bạn cứ nhìn chằm chằm vào người ta, nhưngkhi bạn nhìn vào người nghe, họ sẽ cảm thấy bạn đang thực sự nói chuyện với họchứ không phải là với căn phòng mà họ đang đứng, họ sẽ chú ý hơn vào bài phátbiểu của bạn

-Tự nhiên

Để cho cách nói của mình được tự nhiên, không quá gò bò sách vở, bạn hãylinh động, thường xuyên thay đổi âm lượng, âm điệu cũng như cảm xúc như thểbạn đang nói chuyện hằng ngày với bạn bè, đồng nghiệp Một người bình thường

có thể đọc 200 đến 300 từ trong một phút và có thể nói 100 đến 150 từ cũng trongkhoảng thời gian đó Nếu cứ nói một cách đều đều, không âm điệu, không cảmxúc, khán giả sẽ cảm thấy bạn không phải đang nói mà là đọc, đọc với tốc độ chậmrãi, từ từ khiến người nghe sốt ruột Đây chính là nguyên nhân gây nên sự mất tậptrung Vì thế, giữ cho lời nói, hành động thật tự nhiên là yếu tố quan trọng giúp