ĐẶT VẤN ĐỀ : 1 Vì sao có sáng kiến kinh nghiệm : Hằng năm sau hội nghị tuyển sinh triển khai tại Sở , các trường Trung học phổ thông và phòng Giáo dục chuyên nghiệp tiến hành thu nhận
Trang 1SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM TRONG VIỆC NHẬP HỒ SƠ
ĐĂNG KÝ DỰ THI ĐẠI HỌC – CAO ĐẲNG – THCN
-
I ĐẶT VẤN ĐỀ :
1) Vì sao có sáng kiến kinh nghiệm :
Hằng năm sau hội nghị tuyển sinh triển khai tại Sở , các trường Trung học phổ thông và phòng Giáo dục chuyên nghiệp tiến hành thu nhận hồ sơ đăng ký dự thi vào các trường Đại học – Cao đẳng – THCN , sau đó tiến hành nhập số liệu Thời gian để hoàn tất công tác tuyển sinh rất ngắn khoảng hơn 1 tháng, trong đó việc thu nhận hồ sơ kết thúc rất chậm thường rất cận ngày đi nộp hồ sơ do đó đòi hỏi việc nhập số liệu vào máy tính phải nhanh , gọn , chính xác Từ
đó đòi hỏidngười nhập máy phải có 1 kinh nghiệm tổ chức sao cho khoa học , không quá cập rập
về mặt thời gian và phải đảm bảo số liệu hoàn toàn chính xác
2) Xuất phát từ đâu để viết sáng kiến kinh nghiệm :
Trang 2chưa biết cách sắp xếp qui trình làm, nên không tổ chức được việc nhập số liệu song song với việc thu nhận hồ sơ , mà phải đợi ngưng thu nhận hồ sơ rồi mới nhập do đó phải làm ngày, làm đêm, đầu óc luôn căng thẳng gây tâm lý ức chế trong khi nhập dữ liệu Xuất phát từ điều đó tôi tìm ra được giải pháp giúp cho các cơ sở và bản thân trong việc nhập số liệu cho nhanh, gọn , thoải mái, chính xác
3) Các khó khăn được giải quyết :
- Thời gian nhập thoải mái , thong thả, đầu óc bớt căng thẳng
- Có nhiều thời gian để kiểm dò, sắp xếp dữ liệu đảm bảo độ tin cậy số liệu càng cao
- Không phải nhập số phiếu ghi trên hồ sơ vào máy cho nên đảm bảo số phiếu ghi trên hồ
sơ và số phiếu trên máy hoàn toàn trùng khớp với nhau
4) Phương pháp giải quyết :
- Dùng các lệnh của FOX để thực hiện các công việc sắp xếp dữ liệu : Theo trường, theo khối, theo thí sinh vãng lai của khối đó, sau khi đã nhập đầy đủ các số liệu Cách nầy đơn giản,
dễ thực hiện không cần đầu tư nhiều về mặt thời gian
Trang 3- Hoặc viết 1 đoạn chương trình để xử lý và sắp xếp hồ sơ sau khi nhập Cách nầy dùng cho những người hiểu biết sâu về vi tính, biết viết chương trình , kiểm chứng và thực hiện , mất
1 khoảng thời gian ban đầu để viết và chạy thử
II NỘI DUNG BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT :
1) Quá trình phát triển kinh nghiệm :
1.1/ Các biện pháp cụ thể để giải quyết vấn đề :
a) Trước đây :
- Cuối mỗi ngày nhận hồ sơ, cán bộ phụ trách phân loại theo trường, theo khối, theo thí sinh vãng lai của từng khối, Cứ thế cho đến ngày cuối cùng
- Sau đó cán bộ phụ trách đánh số phiếu trên hồ sơ theo trường, theo khối, sau cùng là thí sinh vãng lai của khối đó
- Cán bộ phụ trách máy tính tiến hành nhập máy từng hồ sơ theo số phiếu đã đánh từ nhỏ đến lớn, bắt đầu từ khối A đến khối B, C, D1 ……… của một trường, sau đó tiếp tục đến trường
Trang 4b) Hiện nay :
- Cuối mỗi ngày nhận hồ sơ, cán bộ phụ trách phân loại theo trường, theo khối, theo thí sinh vãng lai của từng khối, sau đó cán bộ phụ trách máy tính tiến hành nhập
- Hồ sơ sau mỗi ngày nhập, được xếp theo thứ tự nhập trước để trước, nhập sau để sau theo từng trường, từng khối như đã phân loại ban đầu
- Nhập máy xong, dữ liệu trên máy còn xáo trộn chưa xếp đúng theo thứ tự hồ sơ Tới đây đòi hỏi người nhập máy phải có kinh nghiệm xử lý, sắp xếp lại số liệu theo qui định , nếu không phải nhập lại theo kiểu truyền thống rất mất thời gian mà lại sai sót nhiều
- Sau khi sắp xếp theo qui định , tiến hành cho máy đánh số phiếu từng hồ sơ, in danh sách để cán bộ phụ trách kiểm dò lần 1 (Họ tên, trường, khối) đồng thời đánh số phiếu trên từng hồ sơ đăng ký dự thi
- Sau khi đánh số phiếu xong, kiểm dò lần 2 (các chi tiết hộ tịch, nguyện vọng ….)
- Trên cơ sở kiểm dò chỉnh sửa lại dữ liệu cho đúng , sau đó tiến hành truyền số liệu cho Bộ và các trường ĐH – CĐ
* Các thao tác cụ thể :
Trang 5VD : sắp xếp hồ sơ đăng ký dự thi nộp tại Sở có mã đơn vị đăng ký dự thi ‘00’ Dữ liệu được ghi ở tập tin d:\DH51.dbf
Bước 1 : In bảng thống kê Dựa vào đó, tiến hành tách và ghép hồ sơ theo trường, theo khối
và thí sinh vãng lai của khối đó
Bước 2 : Giả sử đầu tiên tách và ghép hồ sơ dự thi trường Đại học Cần Thơ có các khối A,
B, C, D1
* Tách và ghép hồ sơ dự thi khối A :
+ Tách hồ sơ dự thi khối A cho thí sinh có mã đơn vị ĐKDT : ‘00’
use d:\dh51
copy to d:\tcta for truong= ‘TCT’ and khoi= ‘A’ and donvi= ‘ 00’
+ Tách hồ sơ dự thi khối A cho thí sinh có mã đơn vị ĐKDT : ‘G1’ (vãng lai)
use d:\dh51
Trang 6+ Ghép và đánh số phiếu hồ sơ cho tất cả các thí sinh dự thi khối A
use d:\tcta
appen from d:\tctag1
repl all stt with recno( )
* Tương tự thực hiện tách và ghép hồ sơ dự thi khối B, C, D1
* Ghép hồ sơ đăng ký dự thi các khối :
use d:\tcta
appen from d:\tctb
appen from d:\tctc
appen from d:\tctd1
Bước 3 : Tương tự thực hiện việc tách và ghép hồ sơ dự thi các trường Đại học – Cao đẳng còn lại
Trang 7Bước 4 : Ghép hồ sơ các trường đã được tách thành 1 tập tin chung : ghepdh51.dbf
use d:\tct
copy to d:\ghepdh51
use d:\ghepdh51
appen from d:\tag (Trường Đại học An Giang)
appen from d:\yds (Trường Đại học Y Dược Tp.HCM)
………
(đánh vào cho đến khi hết tất cả các trường)
Lưu ý : Khi tách và ghép hồ sơ nên theo trình tự bảng thống kê để khỏi bị nhầm (Tách/ghép
dư hoặc thiếu)
Bước 5 : In danh sách kiểm dò cho cán bộ phụ trách kiểm dò và đánh số phiếu trên hồ sơ