Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở công ty cổ phần phân lân hàm rồng thanh hoá

1.1.2 Thực chất của quản lý Xét về mặt tổ chức và kỹ thuật của hoạt động quản lý, quản lý chính là sư kết hợp được mọi sự nỗ lực của con người trong hệ thống và việc sử dụng tốt các của

TIỂU LUẬN:

Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức

bộ máy quản lý ở Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng-Thanh Hoá

Lời nói đầu

Sự chuyển đổi nền kinh tế Việt Nam từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp, sang cơ chế thị trường và cùng với sự đa dạng hoá các thành phần kinh tế, đã ra đời các loại hình doanh nghiệp khác nhau Để đảm bảo cho các doanh nghiệp kinh doanh

có hiệu quả, hoàn thiện một bộ máy quản lý là một đòi hỏi khách quan của doanh nghiệp trong cơ chế thị trường Đây là một vấn đề hết sức phức tạp và có vai trò đặc biệt quan trọng, bởi lẽ đối tượng của nó là những người lao động làm việc trong lĩnh vực quản lý, những người làm công việc chuẩn bị và điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng trong những năm qua trước những yêu cầu của tình hình mới, trước sức ép của cạnh tranh trên thị trường, Công ty đã có những bước tiến đáng kể trong việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý Song đây là một công việc được coi là rất phức tạp mà Công ty lại mới tiến hành cổ phần hoá, nên việc tổ chức bộ máy quản lý còn chưa được hoàn thiện, nhất là chưa thử thách qua thời gian Vì vậy muốn hoàn thiện nó phải có sự quyết tâm lớn của tập thể cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty

Xuất phát từ thực tiễn, trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng, tôi đã đi sâu tìm hiểu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty và mạnh dạn đề

xuất “Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng-Thanh Hoá” làm đề tài luận văn tốt nghiệp Ngoài phần mở đầu

và kết luận, luận văn này bao gồm 3 phần như sau:

Phần I: Một số lý luận cơ bản về tổ chức và hoàn thiện bộ máy quản lý

Phần II: Phân tích thực trạng bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng

Phần III: Một số ý kiện nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng

Phần I

Một số lý luận cơ bản về tổ chức và hoàn thiện bộ máy quản lý

1.Một số khái niệm cơ bản về quản lý và lao động quản lý

1.1 Khái niệm, thực chất, vai trò, chức năng của quản lý

1.1.1 Khái niệm

Quản lý là một hoạt động cần thiết cho tất cả các lĩnh vực của đời sống con người ở đâu con người tạo lập nên nhóm xã hội là ở đó cần đến quản lý Về nội dung thuật ngữ quản lý có nhiều cách hiểu không hẳn giống nhau Nhưng có một quan điểm được nhiều người đồng tình nhất: Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường

Sơ đồ 1: Sơ đồ logic của khái niệm quản lý

1.1.2 Thực chất của quản lý

Xét về mặt tổ chức và kỹ thuật của hoạt động quản lý, quản lý chính là sư kết hợp được mọi sự nỗ lực của con người trong hệ thống và việc sử dụng tốt các của cải vật chất thuộc phạm vi sở hữu của hệ thống để đạt tới mục đích chung của hệ thống và của riêng từng cá nhân một cách khôn khéo và có hệu quả nhất ở đây có sự hiệp tác và

Chủ thể quản lý

Đối tượng bị quản

lý

Mục tiêu

Khách thể quản lý

phân công lao động, có sự tham gia lao động của mọi người thì qui mô lớn hay nhỏ cũng đều cần có sự quản lý nhằm có được năng suất lao động chung cao hơn, đạt được mục tiêu đã đề ra với xã hội phí thấp nhất Như vậy, thực chất của quản lý là quản lý con người và tập thể con người hoạt động trong cùng một hệ thống Trong mọi hệ thống sản xuất, con người luôn giữ vị trí trung tâm và có ý nghĩa quyết định

1.1.3 Vai trò của quản lý

Quản lý nói chung cũng như quản lý kinh tế nói riêng có những vai trò hết sức quan trọng Cụ thể:

- Quản lý là một trong những yếu tố cơ bản quyết định hiệu quả hoạt động của một

hệ thống Việc tổ chức công tác quản lý một cách có khoa học sẽ tạo điều kiện cho việc giảm chi phí hoạt động và nâng cao năng suất lao động

- Việc làm tốt công tác quản lý còn tạo điều kiện cho người lao động phát huy được khả năng sáng tạo của mình

Trong môi trường làm việc với một cơ cấu tổ chức quản lý phù hợp, chặt chẽ, bảo đảm được sự cân bằng giữa quyền lợi và trách nhiệm cho người lao động, thì người lao động sẽ ý thức được rõ hơn những quyền lợi và trách nhiệm của họ; giúp cho người lao động yên tâm công tác và tận tâm cống hiến hết khả năng của mình cho công việc Qua đó tạo nên một hệ thống mạnh, phát huy được những ưu điểm của hệ thống, đưa hệ thống đạt tới những mục tiêu đã đề ra với hiệu quả cao nhất và chi phí thấp nhất

1.1.4 Chức năng của quản lý

Có thể nói chức năng của quản lý là loại hoạt động riêng biệt của lao động quản lý, thể hiện những phương hướng tác động của chủ thể quản lý đến đối tượng và khách thể quản lý

Việc xác định đúng đắn chức năng quản lý là cần thiết, nếu không có chức năng quản lý thì không thể hình dung được quá trình quản lý và nội dung của quá trình

ấy trong một hệ thống nhất định Việc phân tích quá trình quản lý, xét về mặt chức năng quản lý là cơ sở để xác định khối lượng công việc theo từng chức năng, xác định

rõ lượng cán bộ quản lý cần có để đảm nhiệm chức năng ấy, và cuối cùng để hình thành cơ cấu bộ máy quản lý Muốn tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp theo hướng chuyên, tinh, gọn nhẹ và có hiệu lực thì không thể không phân tích sự phù hợp giữa cơ cấu bộ máy quản lý với những chức năng quản lý

Căn cứ vào nội dung của quá trình quản lý, quản lý được chia ra làm 5 chức năng:

 Dự kiến: Doanh nghiệp thu được kết quả khi nó được hướng dẫn bởi một kế hoạch nhất định, bằng một chương trình hành động nhằm xác định rõ ba vấn đề

cơ bản của quá trình sản xuất: sản xuất cái gì? sản xuất cho ai? sản xuất như thế nào?

 Tổ chức: Tổ chức một doanh nghiệp tức là trang bị tất cả những cái gì cần thiết cho hoạt động của nó

 Phối hợp: Làm cho đồng điệu giữa tất cả các hoạt động của doanh nghiệp nhằm đạt hiệu quả cao

 Chỉ huy: Khi tất cả mọi công việc đã được chuẩn bị sẫn sàng, muốn làm cho nó hoạt động đều đặn thì đó là nhiệm vụ của chỉ huy

 Kiểm tra: Xem xét lại tất cẩ các công việc về số lượng và chất lượng xem có đúng, có phù hợp với kế hoạch không

1.2 Một số vấn đề về lao động

Lao động là hoạt động có mục đích của con người tác động vào giới tự nhiên, biến đổi giới tự nhiên nhằm thoả mãn nhu cầu của mình Như vậy, lao động là điều kiện tất yếu để tồn tại và phát triển của xã hội loài người Lao động chính là quá trình

sử dụng sức lao động

Sức lao động là năng lực lao động của con người, gồm toàn bộ thể lực và trí lực của con người Sức lao động là yếu tố tích cực nhất, hoạt động nhất và cách mạng nhất trong quá trình lao động Quá trình lao động đồng thời là quá trình sử dụng sức lao động Về mặt vật chất, quá trình lao động là sự kết hợp tác động giữa ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất: lao động, đối tượng lao động và công cụ lao động Về mặt xã

hội, quá trình lao động được thể hiện ở sự phát sinh các mối quan hệ qua lại giữa những người lao động với nhau trong lao động, hình thành nên tính chất tập thể, tính chất xã hội của lao động

1.3 Lao động quản lý trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp

Ta có thể hiểu lao động quản lý là tất cả những người lao động hoạt động trong bộ máy quản lý và tham gia vào việc thực hiện các chức năng quản lý Bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc lao động quản

lý có thực hiện tốt chức năng quản lý hay không Hoạt động của lao động quản lý mang tính chất gián tiếp bởi lẽ nó phải thông qua hệ thống tổ chức, thông qua tập thể

mà tác động vào sản xuất Nhờ có hoạt động lao động quản lý mà các chức năng quản

lý được thực hiện, làm cho nó trở thành một quá trình

1.3.1 Phân loại lao động quản lý

a Theo vai trò của lao động quản lý đối với việc thực hiện các chức năng của quản

lý, lao động quản lý được chia thành:

 Cán bộ lãnh đạo: Là những lao động quản lý trực tiếp thực hiện chức năng lãnh đạo, bao gồm: Giám đốc, Phó giám đốc, quản đốc, phó quản đốc, trưởng, phó các phòng ban trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp Nhiệm vụ của cán bộ lãnh đạo là:

+ Xây dựng hệ thống thành một khối thống nhất, đoàn kết và có chất lượng cao

+ Dẫn dắt hệ thống và tập thể dưới quyền hoàn thành tốt những nhiệm vụ đặt

ra cho hệ thống

Hoạt động lao động của cán bộ lãnh đạo là thực hiện các công việc chủ yếu trong quá trình quản lý mà vấn đề cốt lõi là các quyết định và tổ chức thực hiện các quyết định đó

 Chuyên gia: Là những lao động quản lý không thực hiện những chức năng lãnh đạo trực tiếp mà thực hiện các công việc chuyên môn như cán bộ kinh tế, kĩ thuật viên, cán bộ làm công tác nghiên cứu

Nhiệm vụ của chuyên gia là: Nghiên cứu hoàn thiện và đưa vào áp dụng những phương pháp sản xuất mới, những qui trình công nghệ, những định mức kinh tế

kĩ thuật cũng như các hình thức và phương pháp tổ chức sản xuất, tổ chức lao động và

tổ chức quản lý một cách khoa học

 Nhân viên thực hành kĩ thuật: Là những lao động quản lý thực hiện những công việc đơn giản, thường xuyên, lặp đi lặp lại, mang tính chất thông tin- kĩ thuật và phục vụ, bao gồm:

+ Các nhân viên làm công tác hạch toán và kiểm tra: Kĩ thuật viên kiểm định

đo lường, nhân viên giao nhận viết hoá đơn, nhân viên kế toán, thanh toán, thủ kho, thủ quĩ

+ Các nhân viên làm công tác hành chính: kĩ thuật viên đánh máy, sao chụp, nhân viên văn thư, lưu trữ

+ Các nhân viên làm công tác phục vụ: Trực điện thoại, bảo vệ, lái xe, tạp vụ

b Theo vai trò của lao động quản lý đối với việc quản lý toàn bộ quá trình sản xuất, lao động quản lý được chia thành:

 Nhân viên quản lý kĩ thuật: Là những người được đào tạo ở các trường kĩ thuật, hoặc đã được rèn luyện trong sản xuất có trình độ kĩ thuật tương đương, được cấp trên có thẩm quyền thừa nhận bằng văn bản, đồng thời là người trực tiếp làm công tác kĩ thuật trong doanh nghiệp, bao gồm: Phó giám đốc,các trưởng, phó phòng phụ trách về kĩ thuật, các kĩ thuật viên, nhân viên làm việc ở các phòng ban kĩ thuật

 Nhân viên quản lý kinh tế: Là những người làm công tác lãnh đạo, tổ chức, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm: Giám đốc hay phó giám đốc phụ trách kinh doanh, kế toán trưởng, các cán bộ nhân viên ở phòng kế toán, phòng kinh doanh

 Nhân viên quản lý hành chính: Là những người làm công tác tổ chức nhân sự, thi đua khen thưởng, quản trị hành chính,văn thư đánh máy, bảo vệ, tạp vụ, lái xe

Sự phân loại lao động quản lý theo các tiêu thức trên có ý nghĩa quan trọng đối với việc nghiên cứu và đánh giá cơ cấu tỷ lệ về số lượng và chất lượng của đội ngũ lao động quản lý so với những đặc điểm, qui mô và loại hình sản xuất của doanh nghiệp Như vậy với các loại lao động quản lý khác nhau lại có nội dung lao động khác nhau

1.3.2 Nội dung của lao động quản lý

Các loại lao động quản lý khác nhau có nhiệm vụ lao động khác nhau do đó có nội dung lao động rất khác nhau Sự khác nhau đó là do sự khác nhau về tính chất các chức năng quản lý qui định Tuy nhiên, nội dung lao động của tất cả các loại lao động đều được hợp thành từ các yếu tố thành phần sau đây:

 Yếu tố kĩ thuật: Thể hiện ở sự thực hiện công việc mang tính chất thiết kế và mang tính chất chuyên môn như: Thiết kế, ứng dụng sản phẩm mới, phân tích thiết kế và áp dụng các phương án cải tiến công nghệ sản xuất, tổ chức lao động

 Yếu tố tổ chức hành chính: Thể hiện sự thực hiện các công việc nhằm tổ chức thực hiện các phương án thiết kế, các quyết định như lập kế hoạch, hướng dẫn công việc, điều chỉnh kiểm tra và đánh giá công việc

 Yếu tố sáng tạo: Thể hiện ở sự thực hiện những công việc như: Suy nghĩ, tìm tòi, phát minh ra các kiến thức mới, các quyết định, các phương pháp để hoàn thành công việc

 Yếu tố thực hành giản đơn: Thể hiện ở sự thực hiện những công việc đơn giản được thực hiện theo các qui định, hướng dẫn có sẵn như công việc có liên quan đến thu nhập và xử lý thông tin, truyền tin và các công việc phục vụ

 Yếu tố hội họp và sự vụ: Thể hiện ở sự tham gia các cuộc họp về chuyên môn hoặc giải quyết các công việc có tính chất thủ tục

Năm yếu tố trên đều có mặt ở nội dung lao động của các lao động quản lý nhưng với tỷ trọng khác nhau và làm cho nội dung lao động của họ cũng khác nhau

1.3.3 Đặc điểm của lao động quản lý

Hoạt động lao động quản lý là hoạt động trí óc và mang nhiều đặc tính sáng tạo Đây là đặc điểm cơ bản, nó quyết định những đặc điểm khác Vì vậy, yêu cầu đối việc tổ chức lao động của lao động quản lý là phải tập trung tư tưởng, độc lập làm việc, yêu cầu về bố trí nơi làm việc hợp lý, yêu cầu về điều kiện làm việc như tiếng ồn, ánh sáng

 Hoạt động lao động quản lý mang đặc tính tâm lí xã hội cao: Đặc điểm này đòi hỏi các biện pháp lao động khoa học phải tạo ra những môi trường lao động thoải mái, dễ chịu, tạo ra bầu không khí trong các tập thể lao động cũng như phải chú ý đến những giới hạn về tâm lí- xã hội trong tổ chức lao động

 Hoạt động lao động của lao động quản lý là thu nhận và biến đổi các thông tin

để phục vụ mục đích quản lý ở các cấp quản lý trong doanh nghiệp Những thông tin kinh tế đã được xử lý hay chưa được xử lý chính là kết quả hoạt động của lao động quản lý Mặt khác, thông tin là phương tiện hoàn thành nhiệm vụ của tất cả các hoạt động quản lý bởi vì nhờ có thông tin mà lao động quản lý nhận được những hiểu biết, tư liệu cần thiết để giải quyết nhiệm vụ Do đó yêu cầu phải tổ chức tốt công tác thông tin, trang bị đầy đủ những phương tiện để thu nhận và xử lý thông tin, cất giữ và truyền tin

 Hoạt động lao động quản lý nhìn chung có nội dung đa dạng, khó xác định và kết quả lao động không biểu hiện dưới dạng vật chất trực tiếp Do đặc điểm này nên hoạt động quản lý khó theo dõi, khó đánh giá và định mức chính xác Đòi hỏi khi tiến hành tổ chức lao động phải có các phương pháp nghiên cứu, phương án tổ chức phù hợp và các định mức phù hợp

 Hoạt động lao động quản lý mang tính chất năng động và tính trách nhiệm cao Đặc điểm này đặt ra yêu cầu với tổ chức lao động là phải chú trọng bồi dưỡng tuyển chọn cán bộ, xác định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn trong phân công lao động quản lý

2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

2.1 Khái niệm

Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn xác định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp

Tổ chức bộ máy quản lý là hình thức phân công nhiệm vụ trong lĩnh vực quản

lý, có tác động trực tiếp đến quá trình hoạt động của hệ thống Cơ cấu tổ chức quản lý, một mặt phản ánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi người trong hệ thống, mặt khác nó có tác động tích cực trở lại đến việc phát triển của hệ thống

2.2 Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Việc xây dựng và hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo những yêu cầu sau:

 Tính tối ưu: giữa các khâu và các cấp quản lý (khâu quản lý phản ánh sự phân chia chức năng quản lý theo chiều ngang, còn cấp quản lý thể hiện sự phân chia chức năng quản lý theo chiều dọc) đều thiết lập những mối liên hệ hợp lý với số lượng cấp quản lý ít nhất trong hệ thống cho nên cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mang tính năng động cao, luôn luôn đi sát và phục vụ mục đích đề ra của hệ thống

 Tính linh hoạt: bộ máy quản lý phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xẩy ra trong hệ thống cũng như ngoài môi trường

 Tính tin cậy: bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo sự phối hợp với các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong hệ thống

 Tính kinh tế: bộ máy quản lý phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu quả cao nhất Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định

bỏ ra và kết quả sẽ thu về