Nghiên cứu giải pháp giảm tính thời vụ của tour du lịch thuộc công ty trách nhiệm hữu hạn hành trình phương đông

54 CHƯƠNG 3.ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ GÓP PHẦN GIẢM TÍNH THỜI VỤ CỦA TOUR DU LỊCH TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DU LỊCH HÀNH TRÌNH PHƯƠNG ĐÔNG………... Tuy nhiên, có một vấn

MỤC LỤC

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU ……… 6

1 Tính cấp thiết của đề tài……… 6

2 Mục đích và nhiệm vụ của đề tài……… 7

2.1 Mục đích nghiên cứu đề tài……… 7

2.3 Nhiệm vụ của đề tài……… 7

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 7

3.1 Đối tượng nghiên cứu……… 7

3.2 Phạm vi nghiên cứu……… 7

4 Phương pháp nghiên cứu……… 7

5 Kết cấu khoá luận……… 8

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TÍNH THỜI VỤ CỦA TOUR DU LỊCH… 9

1.1 Những cơ sở lý luận về du lịch và lữ hành……… 9

1.1.1 Khái niệm về du lịch……… … …… 9

1.1.2 Khái niệm lữ hành……… 12

1.1.3 Hoạt động kinh doanh trong kinh doanh du lịch ……… .13

1.1.4 Công ty du lịch, lữ hành.……… 13

1.1.5 Sản phẩm của công ty lữ hành……… 14

1.1.5.1 Khái niệm và đặc điểm của Tour du lịch……… 14

1.1.5.2 Quy trình thiết kế, xây dựng và thực hiện tour du lịch……… 15

1.2 Tính thời vụ của tour du lịch……… 17

1.2.1 Tính thời vụ trong du lịch và lữ hành……… 17

1.2.2 Đặc điểm của tính thời vụ trong du lịch……… 18

1.2.3 Biểu hiện của tính thời vụ trong du lịch……… 18

1.2.4 Mối quan hệ giữa tính thời vụ và hoạt động du lịch……… 19

1.2.5 Những yếu tố tác động, tạo ra tính thời vụ……… 21

CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG TÍNH THỜI VỤ CỦA TOUR DU LỊCH THUỘC CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DU LỊCH HÀNH TRÌNH PHƯƠNG ĐÔNG………24

2.1 Giới thiệu chung về Công ty Trách nhiệm hữu hạn Du lịch Hành trình Phương Đông………24

2.1.1 Vị trí, chức năng và nhiệm vụ của Công ty……… … 24

2.1.2 Lịch sử hình thành……… 24

2.1.3 Triết lý và hình thức kinh doanh của Công ty……… 25

2.1.4 Khái quát hoạt động kinh doanh chính của Công ty……… 26

2.1.5 Nhân lực của Công ty ……… 26

2.2 Thực trạng hoạt động kinh doanh du lịch tại công ty Trách nhiệm hữu hạn Du Lịch Hành Trình Phương Đông……… … 27

2.2.1 Hình thức kinh doanh tour của Công ty……… 27

2.1.1.1 Outbound……… 27

2.1.1.2 Nội địa……… 28

2.2.2 Thực trạng hoạt động kinh doanh du lịch của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Du lịch Hành trình Phương Đông……… … 28

2.2.2.1 Tình hình kinh doanh giai đoạn 2010- 2015……… 28

2.2.2.2 Các loại sản phẩm tour du lịch mà công ty hướng tới………… 30

2.2.2.3 Các sản phẩm chủ chốt và thời gian công ty phát triển sản phẩm đó 31

2.2.2.4 Hoạt động marketing và hiệu quả của nó……… 34

2.2.2.5 Hoạt động sale……… 36

2.2.2.6 Hoạt động xây dựng và thự.c hiện tour……… 40

2.2.2.7 Cơ sở vật chất kỹ thuật được sử dụng……… 41

2.2.2.8 Doanh thu công ty đạt được trong giai đoạn 2010 – 2015……… 41

2.3 Tính thời vụ tour du lịch tại công ty TNHH Du lịch Hành trình Phương Đông……… 41

2.3.1 Số lượng tour……… 41

2.3.1.1 Số lượng tour theo tháng……… 41

2.3.1.2 Số lượng tour theo năm ……… 43

2.3.2 Số lượng khách ……… 44

2.3.2.1 Số lượng khách theo tháng……… 44

2.3.2.2 Số lượng tour theo năm……… 46

2.3.3 Ảnh hưởng của tính thời vụ đến hoạt động của Công ty……… 47

2.3.3.1 Ảnh hưởng của tính thời vụ đến doanh thu a) Doanh thu theo tháng……… 47

b) Doanh thu theo năm……… 47

2.3.3.2 Ảnh hưởng của tính thời vụ đến marketing, sale, điều hành… 48

2.4 Phân tích TOWS về thực trạng của tính thời vụ của tour du lịch tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Du lịch Hành trình Phương Đông 48

2.4.1 Phân tích TOWS……… 48

2.4.2.Những thách thức và nguyên nhân……… 49

2.4.3 Những cơ hội và nguyên nhân……… 51

2.4.4 Những điểm yếu và nguyên nhân……… 52

2.4.5 Những thế mạnh và nguyên nhân……… 54

CHƯƠNG 3.ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ GÓP PHẦN GIẢM TÍNH THỜI VỤ CỦA TOUR DU LỊCH TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DU LỊCH HÀNH TRÌNH PHƯƠNG ĐÔNG……… ………… 55

3.1 Xu hướng đi du lịch của khách……… 55

3.1.1 Xu hướng đi du lịch theo cá nhân hoặc theo đoàn……… 55

3.1.2 Xu hướng đi du lịch theo mùa……… 56

3.2 Định hướng phát triển của Công ty……… 57

3.3 Đề xuất giải pháp giảm tính thời vụ trong tour du lịch cho công ty Trách nhiệm hữu hạn Du lịch Hành trình Phương Đông……… … 58

3.3.1 Tập trung xây dựng sản phẩm đặc trưng phục vụ cho mùa vắng khách tại công ty Trách nhiệm hữu hạn Du lịch Hành trình Phương Đông 3.3.1.1 Mục tiêu của giải pháp……… 58

3.3.1.2 Căn cứ đề xuất giải pháp……… 58

3.3.1.3 Nội dung của giải pháp……… 58

3.3.1.4 Dự kiến kế hoạch triển khai……… 61

3.3.1.5 Lợi ích của đề xuất mang lại……… 64

3.3.1.6 Điều kiện thực hiện và kiến nghị……… 64

3.3.2 Tăng cường hoạt động xúc tiến……… 64

3.3.2.1 Mục tiêu của giải pháp……… 64

3.3.2.2 Căn cứ đề xuất giải pháp……… 65

3.3.2.3 Nội dung của giải pháp……… 66

a) Thiết kế tờ rơi……… 66

b) Xây dựng trang facebook riêng của Công ty……… 68

c) Xây dựng website của công ty ……… 70

d) Bán hàng trên nhiều kênh thông tin……… 72

đ) Bán sản phẩm du lịch với giá cạnh tranh……… 72

3.3.2.4 Điều kiện thực hiện và kiến nghị……… 73

3.3.3 Tăng cường hoạt động hợp tác với các công ty du lịch, lữ hành để thiết kế các chương trình du lịch hấp dẫn khách hàng hơn 3.3.3.1 Mục tiêu của giải pháp……… 73

3.3.3.2 Căn cứ đề xuất của giải pháp……… 74

3.3.3.3 Nội dung của giải pháp ……… 74

3.3.3.4 Lợi ích của giải pháp mang lại……… 74

3.3.3.5 Điều kiện thực hiện và kiến nghị……… 75

3.4 Kiến nghị để giúp giảm tính thời vụ trong tour du lịch của Công ty……… 75

3.4.1 Kiến nghị với cơ quan Nhà nước……… 75

3.4.2 Kiến nghị với Chính quyền địa phương……… 76

KẾT LUẬN……… 77

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO……… 80

PHỤ LỤC……… 81

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong thời đại kinh tế mở hiện nay, các ngành dịch vụ đang dần chiếm tỉ trọng lớn trong cơ cấu kinh tế của một quốc gia Kinh doanh du lịch cũng vì thế mà trở thành một nền kinh tế sôi động và thu hút rất nhiều nguồn nhân lực trên phạm vi toàn cầu Việt Nam cũng không nằm ngoài vòng xoay chung đó, nhất là trong thời đại những liên minh kinh

tế, những tổ chức quốc tế ra đời, thì ngành Du lịch và xu thế đi du lịch cũng ngày một gia tăng hơn Rất may mắn, Việt Nam lại có những ưu ái do tự nhiên ban tặng như nguồn tài nguyên thiên nhiên dồi dào, cùng với những di sản nhân văn phong phú, cùng nền chính trị ổn định, điều có cũng trở thành một trong những lợi thế cho ngành Du lịch tại Việt Nam phát triển

Vì thế, việc những công ty du lịch, đại lý lữ hành tại Việt Nam ra đời để đáp ứng nhu cầu của khách du lịch cũng là điều tất yếu Một trong số rất nhiều công ty đó là Công

ty Trách nhiệm hữu hạn Du lịch Hành trình Phương Đông, một công ty với những thành viên có trên 15 năm kinh nghiệm trong du lịch cùng 5 năm làm việc trong công ty, đang ngày một khẳng định vị thế của mình trên thị trường du lịch Công ty mang đến cho khách hàng Việt những chương trình du lịch về hội nghị hội thảo, tham quan trong và ngoài nước một cách chuyên nghiệp và thú vị nhất

Tuy nhiên, có một vấn đề mà là Công ty Trách nhiệm hữu hạn Du lịch Hành trình Phương Đông đang gặp phải đó là tính thời vụ của du lịch - tức là có những giai đoạn trong năm lượng công việc rất nhiều, nhưng có những tháng trong năm, số lượng người đặt dịch vụ du lịch ít hơn, làm mất cân bằng hoạt động cũng như doanh thu của Công ty

Đã có nhiều công trình nghiên cứu về tính thời vụ của du lịch được công bố, nhưng chưa có công trình nào nghiên cứu trực tiếp về tính thời vụ của Tour du lịch thuộc Công ty Trách nhiệm hữu hạn Du lịch Hành trình Phương Đông

Trên cơ sở đó, là một sinh viên thực tập đang làm việc tại đây, em đã chọn đề tài

“Nghiên cứu giải pháp giảm tính thời vụ của tour du lịch thuộc Công ty Trách nhiệm hữu hạn Du lịch Hành trình Phương Đông” làm khóa luận tốt nghiệp của mình

Với việc tìm hiểu hoạt động kinh doanh, nghiên cứu thị trường khách, hoạt động marketing, bán hàng và điều hành tại Công ty, em sẽ đề xuất một số giải pháp nhằm gia tăng sản phẩm du lịch, gia tăng lượng khách du lịch đặt dịch vụ tại Công ty, với hy vọng

sẽ giúp cho việc kinh doanh của công ty phát triển một cách đồng đều hơn, giảm tính thời

vụ của các tour du lịch và giúp công ty ngày một lớn mạnh, khẳng định thành công trên thị trường du lịch Việt Nam

2 Mục đích và nhiệm vụ của đề tài

2.1 Mục đích nghiên cứu đề tài

Trên cơ sở tìm hiểu hoạt động kinh doanh của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Du lịch Hành trình Phương Đông, Khóa luận đề xuất một số giải pháp giảm tính thời vụ của tour du lịch thuộc công ty

2.3 Nhiệm vụ của đề tài

- Hệ thống hoá một cách chọn lọc những khái niệm và vấn đề lý luận liên quan đến tính thời vụ của tour du lịch để hình thành cơ sở lý luận cho nghiên cứu đề tài

- Tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng tình thời vụ của tour du lịch của Công

ty Trách nhiệm hữu hạn Du lịch Hành trình Phương Đông để hình thành cơ sở thực tiễn cho nghiên cứu đề tài khoá luận

- Đề xuất một số giải pháp nhằm giảm tính thời vụ của tour du lịch cho Công ty Trách nhiệm hữu hạn Du lịch Hành trình Phương Đông

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Tính thời vụ của tour du lịch của công ty Trách nhiệm hữu hạn Du lịch Hành trình Phương Đông

3.2 Phạm vi nghiên cứu

- V ề không gian:Công ty Trách nhiệm hữu hạn Du lịch Hành trình Phương Đông,

địa chỉ tại số 21, ngách 100/24, đường Hoàng Quốc Việt, Hà Nội

- V ề thời gian: Thực trạng tính thời vụ của tour du lịch của Công ty với các số liệu

tham khảo từ năm 2010 – 2015; giải pháp mà khoá luận tốt nghiệp để xuất thực hiện trong 5 năm tới

- V ề nội dung: Nghiên cứu tính thời vụ của tour du lịch đặt trong mối liên hệ với

thực tiễn về vấn đề này Công ty Trách nhiệm hữu hạn Du lịch Hành trình Phương Đông

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Thu thập các tài liệu liên quan đến đề tài nghiên cứu như các giáo trình, sách, báo, tạp chí, internet,… để có cơ sở phân tích, đánh giá, đưa ra giải pháp

- Phương pháp điều tra trực tiếp: Quan sát, tìm hiểu, phỏng vấn, xin số liệu từ những nhân viên của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Du lịch Hành trình Phương Đông để

có thể phân tích được thực trạng hoạt động, xu hướng phát triển, qua đó đánh giá được đúng thực trạng phát triển của Công ty

- Phương pháp phân tích tổng hợp: Từ những tài liệu, số liệu đã thu thập được, tiến hành phân tích, tổng hợp, và rút ra những kết luận, nhận xét, bài học kinh nghiệm cho Công ty Trách nhiệm hữu hạn Du lịch Hành trình Phương Đông

- Phương pháp tính toán: Sử dụng trong các tính toán cơ bản về chi phí cho việc thực hiện các đề xuất, việc lập bảng biểu, sơ đồ, biểu đồ

5 Kết cấu khoá luận

Ngoài Phần mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục, nội dung chính của khoá luận được bố cục thành 3 chương: Chương 1 Cơ sở lý luận chung về tình thời vụ của tour du lịch; Chương 2 Thực trạng tính thời vụ của tour du lịch tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Du lịch Hành trình Phương Đông; và Chương 3 Đề xuất giải pháp

góp phần làm giảm tình thời vụ của tour du lịch của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Du lịch Hành trình Phương Đông

Theo Liên hiệp quốc tế các tổ chức lữ hành chính thức ( International Union of Official Travel Oragnization: IUOTO): Du lịch được hiểu là hành động du hành đến một nơi khác với địa điểm cư trú thường xuyên của mình nhằm mục đích không phải để làm

ăn, tức không phải để làm một nghề hay một việc để kiếm tiền sinh sống…

Theo Tổ chức Du lịch Thế giới ( World Tourism Organization): Du lịch bao gồm tất cả mọi hoạt động của những người du hành tạm trú với mục đích tham quan, khám phá và tìm hiểu, trải nghiệm hoặc với mục đích nghỉ ngơi, giải trí, thư giãn cũng như mục đích hành nghề và những mục đích khác nữa trong thời gian liên tục nhưng không quá một năm ở bên ngoài môi trường sống định cư, nhưng lọi trừ các du hành mà có mục đích chính là kiếm tiền

Khái niệm du lịch theo cách tiếp cận của các đối tượng liên quan đến hoạt động

du lịch:

-Đối với người đi du lịch: Du lịch là cuộc hành trình và lưu trú của họ ở ngoài nơi

cư trú để thoả mãn các nhu cầu khác nhau: hoà bình, hữu nghị, tìm kiếm kinh nghiệm sống hoặc thoả mãn các nhu cầu về vật chất và tinh thần khác

-Đối với người kinh doanh du lịch: Du lịch là quá trình tổ chức các điều kiện về

sản xuất và phục vụ nhằm thoả mãn, đáp ứng các nhu cầu của người du lịch và đạt được mục đích số một của mình là thu lợi nhuận

-Đối với chính quyền địa phương: Du lịch là việc tổ chức các điều kiện về hành

chính, về cơ sở hạ tầng, cơ sở vật chất kỹ thuật để phục vụ khách du lịch, là tổng hợp các hoạt động kinh doanh nhằm tạo điều kiện cho khách du lịch trong việc hành trình và lưu trú, là cơ hội để bán các sản phẩm của địa phương, tăng thu ngoại tệ, tăng thu nhập, nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho dân địa phương

-Đối với cộng đồng dân cư sở tại: Du lịch là một hiện tượng kinh tế xã hội mà

hoạt động du lịch tại địa phương mình, vừa đem lại những cơ hội để tìm hiểu nền văn hoá, phong cách của những người ngoài địa phương mình, vừa là cơ hội để ìm việc làm, phát huy các nghề cổ truyền, tăng thu nhập nhưng đồng thời cũng gây ảnh hưởng đến đời sống người dân sở tại như về môi trường, trật tự an ninh xã hội, nơi ăn, chốn ở,

Theo Luật du lịch Việt Nam năm 2005: Du lịch là các hoạt động có liên quan đến chuyến đi của con người ngoài nơi cư trú thường xuyên của mình nhằm đáp ứng nhu cầu tham quan, tìm hiểu, giải trí, nghỉ dưỡng trong một khoảng thời gian nhất định

Về mặt kinh tế, theo các nhà kinh tế, du lịch không chỉ là một hiện tượng xã hội đơn thuần mà nó phải gắn chặt với hoạt động kinh tế Nhìn từ góc độ kinh tế: Du lịch là một ngành kinh tế, dịch vụ có nhiệm vụ phục vụ cho nhu cầu tham quan giải trí nghỉ ngơi, có hoặc không kết hợp với các hoạt động chữa bệnh, thể thao, nghiên cứu khoa học

và các nhu cầu khác

Trong khi đó, đứng trên quan điểm của người đi du lịch: Du lịch là một trong những hình thức di chuyển tạm thời từ một vùng này sang một vùng khác, từ một nước này sang một nước khác mà không thay đổi nơi cư trú hay nơi làm việc

Dựa trên cách tiếp cận ngôn ngữ hiện nay, để tránh sự nhầm lẫn trong việc định nghĩa do nhận thức con người của xã hội cũng có phần thay đổi, thì người ta cũng tách khái niệm du lịch ra làm hai phần:

-Sự di chuyển và lưu trú tạm thời trong thời gian rảnh rỗi của cá nhân hay tập thể ngoài nơi cư trú nhằm mục đích phục hồi sức khỏe, nâng cao nhận thức tại chỗ về thế giới xung quanh, có hoặc không kèm theo một số giá trị tự nhiên, kinh tế, văn hóa và dịch

vụ do các cơ sở chuyên nghiệp cung ứng

-Một lĩnh vực kinh doanh các dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu nảy sinh trong quá trình di chuyển địa điểm và lưu trú tạm thời trong thời gian rảnh rỗi của cá nhân hay tập thể ngoài nơi cư trú với mục đích phục hồi sức khỏe, nâng cao nhận thức tại chỗ về thế giới xung quanh

Tóm lại, dựa trên rất nhiều quan điểm của từng đối tượng tham gia hoặc không tham gia vào hoạt động du lịch thì khái niệm này thay đổi ít hay nhiều Nhưng nói một cách ngắn gọn dễ hiểu, thì hoạt động du lịch được hiểu theo các khía cạnh:

- Một là về khía cạnh không gian: Ngoài nơi cư trú thường xuyên của người đi du lịch

- Hai là về khía cạnh thời gian: Không quá 12 tháng

- Ba là về khía cạnh hoạt động: vui chơi, giải trí và quan trọng là không bao gồm hoạt động kinh doanh, kiếm tiền

- Bốn là về khía cạnh mục đích: thỏa mãn nhu cầu tham quan, mua sắm, vui chơi giải trí, tìm hiểu lịch sử, văn hóa của con người

Bên cạnh khái niệm du lịch, người ta còn quan tâm đến các loại hình trong du lịch Căn cứ vào các tiêu thức phân loại khác nhau, ta có các loại hình du lịch khác nhau:

Căn cứ vào phạm vi lãnh thổ của chuyến đi: Du lịch được chia thành loại hình du lịch quốc tế và loại hình du lịch nội địa

Căn cứ vào loại hình lưu trú, có các loại hình du lịch ở trong khách sạn; du lịch ở trong motel; du lịch ở trong nhà trọ; du lịch ở trong Làng du lịch; du lịch cắn trại… Căn cứ vào thời gian chuyến đi, có du lịch dài ngày và du lịch ngắn ngày

Căn cứ vào mục đích chuyến đi, người ta chia du lịch thành các loại hình như sau:

Du lịch chữa bệnh; du lịch nghỉ ngơi giải trí; du lịch thể thao; du lịch văn hoá; du lịch

công vụ; du lịch sinh thái; du lịch tôn giáo; du lịch thăm thân; du lịch làng quê; du lịch quá cảnh…

Căn cứ vào đối tượng đi du lịch, có các loại hình du lịch thanh thiếu niên; du lịch dành cho những người cao tuổi; du lịch phụ nữ; du lịch gia đình,

Căn cứ vào phương tiện vận chuyển, người ta thường phân chia du lịch thành du lịch bằng máy bay; du lịch bằng ô tô, xe máy; du lịch bằng tàu hoả; du lịch tàu biển; du lịch bằng thuyền,…

Căn cứ vào cách thức tổ chức chuyến đi: Có các loại hình du lịch theo đoàn; du lịch tự tổ chức; du lịch thông qua tổ chức du lịch, các hãng lữ hành; du lịch cá nhân…

Căn cứ vào vị trí địa lý nơi đến du lịch, có thể có các loại hình du lịch nghỉ núi;

du lịch nghỉ biển, sông hồ; du lịch đồng quê; du lịch thành phố…

Trong chuyến du lịch người ta thường kết hợp một số loại hình du lịch với nhau

1.1.2 Hoạt động kinh doanh du lịch và kinh doanh lữ hành

Du lịch và lữ hành là hai khái niệm gần như đi đôi với nhau Tuy nhiên, du lịch là khái niệm bao quát hơn lữ hành Theo cách tiếp cận của nhà kinh doanh du lịch tại Việt Nam thì lữ hành được hiểu là: “Việc thực hiện chuyến đi du lịch, theo kế hoạch, lộ trình, chương trình định trước”

Trước tiên, để có cái nhìn đầy đủ nhất về hoạt động kinh doanh trong du lịch, sau đây là một số khái niệm về kinh doanh trong Luật kinh doanh :

Kinh doanh là việc dùng công sức và tiền của để tổ chức các hoạt động nhằm mục đích kiếm lời trên thị trường Kinh doanh là việc thực hiện một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc thực hiện nhiệm vụ trên thị trường nhằm mục đích sinh lãi (điều 3 - Luật Doanh nghiệp 1/1/00??? ).Kinh doanh là các hoạt động nhằm mục đích sinh lãi của chủ thể kinh doanh trên thị trường

Theo những định nghĩa đó có thể suy ra đến khái niệm hoạt động kinh doanh trong

du lịch, lữ hành Hoạt động kinh doanh lữ hành có nghĩa là hoạt động cung cấp chuyến đi

du lịch với mục đích sinh lợi.Có nhiều khái niệm kinh doanh lữ hành, nhưng tựu trung lại:“Kinh doanh lữ hành (Tour operators) là việc thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị

trường, thiết lập các chương trình du lịch trọn gói, hay từng phần, quảng cáo và bán các chương trình du lịch này trực tiếp hay gián tiếp qua các trung gian hoặc văn phòng đại diện, tổ chức thực hiện chương trình và hướng dẫn du lịch Các doanh nghiệp lữ hành đương nhiên được tổ chức mạng lưới đại lý lữ hành”

1.1.3 Công ty du lịch, lữ hành

Hiện nay, có rất nhiều định nghĩa về công ty du lịch, lữ hành, hay người ta còn gọi với một thuật ngữ khác, đó là “Doanh nghiệp lữ hành” Đứng trên các góc độ khác nhau

và thời điểm khác nhau mà mỗi người có quan niệm riêng về doanh nghiệp lữ hành:

Quan niệm của Edgar Robger: “Doanh nghiệp lữ hành là doanh nghiệp sản xuất, gián tiếp hay trực tiếp, bán các loại dịch vụ, đáp ứng các loại thông tin, làm tư vấn cho khách du lịch khi lựa chọn các loại dịch vụ ấy

Theo quan niệm của F Gunter W Ericl: “Doanh nghiệp lữ hành là một loại doanh nghiệp cung ứng cho du khách các loại dịch vụ có liên quan đến việc tổ chức, chuẩn bị một hành trình du lịch, cung cấp những hiểu biết cần thiết về mặt nghề nghiệp (thông qua hình thức thông tin tư vấn) hoặc làm môi giới tiêu thụ dịch vụ của khách sạn, doanh nghiệp vận chuyển hoặc các doanh nghiệp khác trong mối quan hệ thực hiện một hành trình du lịch”

Ở Việt Nam, công ty lữ hành được định nghĩa như sau: “Là các đơn vị có tư cách pháp nhân độc lập được thành lập nhằm mục đích sinh lợi bằng việc giao dịch, ký kết các hợp đồng du lịch và tổ chức thực hiện các chương trình đã bán cho khách du lịch (thông

tư hướng dẫn thực hiện nghị định 09/CP của Chính phủ về tổ chức và quản lý các doanh nghiệp Du lịch, Tổng cục Du lịch Việt Nam – số 715/TCDL ngày 9/7/1994)

1.1.5 Sản phẩm của công ty lữ hành

1.1.5.1 Khái ni ệm và đặc điểm của Tour du lịch

a Khái niệm của Tour du lịch

Tour du lịch, hay với tên gọi trong tiếng Việt là “ Chương trình du lịch” Có nhiều cách nhìn nhận khác nhau về các chương trình du lịch Tuy nhiên, có một điểm chung thống nhất giữa các chương trình du lịch là nội dung của các chương trình du lịch, còn

điểm tạo nên sự khác biệt xuất phát từ giới hạn, những đặc điểm và phương thức tổ chức các chương trình du lịch Chương trình du lịch là sự kết hợp của nhiều thành phần và là

yếu tố cần thiết đối với sự hoạt động có hiệu quả của công nghệ du lịch trên toàn thế giới

Chương trình du lịch cũng đóng góp đáng kể đối với nền kinh tế của một đất nước, một vùng nơi mà chương trình đó được thực hiện Ngoài ra, các chương trình du lịch còn

là nguồn thu ngoại tệ quan trọng cho một quốc gia

Chuyến du lịch (tour), theo quy định của Tổng cục Du lịch là chuyến đi được chuẩn bị trước bao gồm tham quan một hay nhiều điểm du lịch và quay trở về nơi khởi hành Chuyến du lịch thông thường có các dịch vụ về vận chuyển, lưu trú, ăn uống, tham quan và các dịch vụ bổ sung khác Nhìn chung, tour gồm các dịch vụ trong lịch trình của khách đã được lên kế hoạch đặt trước và được khách du lịch thanh toán đầy đủ

Tour du lịch được chia làm 2 loại cơ bản là: tour trọn gói và tour địa phương -Tour địa phương (Local tour) là một chương trình được cung cấp cho khách du lịch thường bao gồm: dịch vụ vận chuyển, vé vào cửa và thuyết minh hướng dẫn tại điểm đến thăm quan thường không kéo dài hơn 1 ngày, bị giới hạn về mặt địa lý thường là tại một điểm du lịch, một thành phần và vùng lân cận

-Tour trọn gói (Package tour) là các dịch vụ được cung cấp trong lịch trình của khách du lịch thường bao gồm việc vận chuyển, lưu trú, đi lại và tham quan ở một hay nhiều nước, không giới hạn đối với khu vực địa lý hay các thành phần và thường kéo dài

từ hai ngày trở lên

b Đặc điểm của Tour du lịch (Chương trình du lịch)

Tour du lịch (Chương trình du lịch) là một sản phẩm du lịch đặc biệt, có những đặc điểm cơ bản như sau:

- Chương trình du lịch là một sản phẩm vô hình, du khách không thể nhìn thấy, sờ thấy, hoặc mô tả trước khi họ sử dụng sản phẩm đó Du khách phải hiểu tour du lịch theo cảm nhận của mình, thông qua việc sử dụng dịch vụ của tour du lịch đó

- Chất lượng của một loại tour du lịch phụ thuộc vào nhiều yếu tố như là: tiêu chuẩn của phòng khách sạn, tính hiệu năng của dịch vụ vận chuyển ở sân bay, thái độ của

người hướng dẫn…hay nói cách khác, chính những điều đó tạo nên một tour du lịch tốt, chứ không phải là chính tour đó có những gì, có thú vị hay không…

-Tour du lịch là một sản phẩm dễ bị hỏng nếu không được sử dụng tại một thời điểm xác định nó sẽ bị mất đi vĩnh viễn Điều này có quan hệ mật thiết đến tính thời vụ của tour du lịch, ví dụ như tour du lịch tham quan một điểm đến tâm linh trong khoảng thời gian điểm đến đó có những lễ hội đặc trưng mà chỉ có thời điểm đó mới xảy ra Chính vì thế, nếu tour du lịch đó không bán được hoặc không tung ra kịp thời điểm thì

nó sẽ vĩnh viễn mất đi, vì không phù hợp với nhu cầu của khách du lịch nữa

-Tour du lịch là phương tiện chính nối du khách với địa điểm du lịch: Khi khách

du lịch có nhu cầu đến một địa điểm du lịch, điều mà người đó quan tâm là các thông tin

về điểm đến ( có cảnh đẹp gì, đồ ăn ngon hay những hoạt động vui chơi hay những đặc tính văn hóa mà điểm đến đó mang lại Thì điều đầu tiên mà họ tìm kiếm những thông tin

đó là ở những tour du lịch Tour du lịch cung cấp những thông tin ngắn gọn nhất, tiêu biểu nhất, đặc sắc nhất, bao gồm cả giá cả sản phẩm, để khách du lịch có thể dễ dàng tìm kiếm những gì mà họ mong đợi ở chương trình du lịch đó nhất

-Tour là một sản phẩm thay đổi linh hoạt tùy theo ý thích của du khách Ví dụ, du khách không muốn đến địa điểm này trong tour nữa mà thay bằng việc đi đến nơi khác gần đó, có những món ăn ngon, thì khách hàng hoàn toàn có thể đề nghị để người thiết kế tour du lịch để thêm hoặc bớt địa điểm du lịch vào chương trình tham quan.Tour du lịch

là một phần quan trọng của địa điểm du lịch và nó sẽ hấp dẫn du khách và ảnh hưởng đến mức độ hài lòng của họ với những trải nghiệm đã đạt được

1.1.5.2 Quy trình thi ết kế, xây dựng và thực hiện tour du lịch

a.Giai đoạn 1: Thoả thuận với khách

- Công ty gửi khách hoặc đại lý bán sẽ chuyển thông tin về khách đến cho doanh nghiệp và doanh nghiệp sẽ gửi đến phòng “sell & markting, số lượng khách trong đoàn, quốc tịch, thời gian, địa điểm nhập cảnh, chương trình tham quan, các yêu cầu đặc biệt của khách, yêu cầu hướng dẫn, xe, hình thức thanh toán, về khách sạn và danh sách đoàn

- Bộ phận Marketing sẽ thoả thuận với khách hoặc công ty gửi khách, đại lý bán

để thống nhất về nội dung chương trình và giá cả một lần nữa

b.Giai đoạn 2: Chuẩn bị thực hiện

- Bộ phận điều hành xây dựng chương trình chi tiết, tiến hành khả năng thực thi của chương trình như mức giá, dịch vụ, phương tiện, thời tiết

- Chuẩn bị các dịch vụ : đặt phòng, đặt ăn, điều động xe, hướng dẫn vận chuyển Đặt cụ thể số lượng phòng, chủng loại phòng, chất lượng phòng phù hợp với số lượng khách, thời gian lưu trú, nắm được số lượng bữa ăn, mức ăn Xác nhận lại phương thức thanh toán, cần phải lấy xác nhận lại của đơn vị cung ứng trong thời gian sớm nhất

c.Giai đoạn 3 : Thực hiện chương trình du lịch

- Thực hiện chương trình du lịchchủ yếu là công việc của hướng dẫn viên và nhà cung cấp các dịch vụ có sự tham gia của bộ phận điều hành, bộ phận tổ chức hoạt động đón tiếp và tiễn khách

- Theo dõi kiểm tra nhằm đảm bảo cho các dịch vụ đã được cung cấp đầy đủ đúng chủng loại, chất lượng, tuyệt đối không để xãy ra tình trạng cắt xén hay thay đổi nội dung

đã thoả thuận trong chương trình

- Xử lý kịp thời những tình huống bất thường có xãy ra để thể hiện mối quan tâm đến quyền lợi chính đáng của khách, đảm bảo các hợp đồng hay các thông lệ quốc tế phải được thực hiện

d.Giai đoạn 4: Những hoạt động sau khi kết thúc chương trình

- Tổ chức liên hoan tiễn khách

- Trưng cầu ý kiến của khách

- Các báo cáo của hướng dẫn viên

- Xử lý các công việc còn tồn đọng cần giải quyết sau khi thực hiện chương trình – thanh toán với công ty gửi khách và các nhà cung cấp trong chương trình

- Hạch toán, quyết toán chương trình du lịch

- Tiến hành các dịch vụ sau tour

1 2 Tính thời vụ của tour du lịch

1.2.1 Tính thời vụ trong du lịch và lữ hành

Tính thời vụ du lịch là sự giao động lặp đi, lặp lại đối với cung và cầu của các dịch

vụ hàng hóa du lịch, xảy ra dưới tác động của các nhân tố nhất định Thời vụ du lịch là khoảng thời gian của một chu kì kinh doanh, mà tại đó có sự tập trung cao nhất của cung

và cầu du lịch (Nguồn: Giáo trình Kinh tế Du Lịch – Nguyễn Văn Đính)

Bên cạnh đó, còn có một định nghĩa về “quy luật thời vụ trong du lịch”: “ Lượng

du khách không đều giữa các tháng trong năm mà biến động mạnh theo mùa Sự biến thiên này diễn ra không hỗn độn và theo một trật tự phổ biến và tương đối ổn định

Tính thời vụ du lịch ở một quốc gia hoặc một vùng là tập hợp của sự tương tác theo mùa của đại lượng cung và đại lượng cầu trong tiêu dùng du lịch

1.2.2 Đặc điểm của tính thời vụ trong du lịch

Tính thời vụ là một đặc điểm điển hình của ngành Du lịch Nó xuất hiện với tất cả các loại hình du lịch, của bất cứ quốc gia nào dù ngành công nghiệp du lịch của quốc gia

đó có phát triển đến đâu Đây là một đề tài rộng, là vấn đề mà bất cứ nhà kinh doanh hay hoạt động du lịch nào đều quan tâm Song, trong khuôn khổ khoá luận hạn hẹp về thời gian và kiến thức, chỉ xin nêu ví dụ cụ thể tính thời vụ ở một điểm du lịch Bằng việc phân tích một điểm điển hình có thể thấy được những đặc trưng của tính thời vụ được biểu hiện cụ thể và những tác động của nó đến hoạt động kinh doanh du lịch một cách rõ ràng hơn

Những đặc điểm của tính thời vụ:

- Thời vụ trong du lịch là một quy luật có tính phổ biến

- Cường độ của thời vụ du lịch không bằng nhau vào các tháng khác nhau

- Ở các nước và các vùng du lịch phát triển, thông thường thời vụ du lịch kéo dài hơn và chênh lệch cường độ của mùa du lịch chính so với thời kì trước và sau vụ thể hiện yếu hơn và ở các nước hay các vùng du lịch mới phát hiện thì ngược lại

Ví dụ như ở Thái Lan là một nước có ngành Du lịch phát triển từ lâu đời Đất nước này gần như thu hút du khách quanh năm bởi các sản phẩm du lịch mang nét đặc trưng của một nền văn hóa lâu đời

- Độ dài của thời gian và cường độ của thời vụ du lịch không bằng nhau đối với các loại hình du lịch khác nhau

1.2.3 Biểu hiện của tính thời vụ trong du lịch

Tính thời vụ trong du lịch là hiện tượng cầu du lịch tăng lên đột ngột không đáp ứng được hoặc giảm xuống nhanh làm cho cung du lịch không thực hiện được trong một khoảng thời gian và địa điểm xác định

Trong thực tế, tính thời vụ du lịch của một điểm tham quan du lịch, một trung tâm

du lịch, một vùng du lịch hoặc một đất nước nào đó là tập hợp biến động theo thời gian của cung và cầu trong tiêu dùng du lịch, thể hiện các biến động thời vụ của toàn bộ hoạt động du lịch trên địa bàn Các biến động du lịch có thể tuần hoàn hoặc không tuần hoàn, biến động một lần hoặc biến động nhiều lần, Vì vậy, thời vụ du lịch không nhất thiết phải lặp lại năm này qua năm khác mà có thể chỉ xuất hiện một lần trong khoảng thời gian xác định

Tính thời vụ trong du lịch còn biểu hiện ở sự gia tăng đột biến lượng khách du lịch

và doanh thu du lịch tại một địa điểm trong một khoảng thời gian nhất định

Sự chênh lệch doanh thu giữa các mùa du lịch, sự chênh lệch giữa nhu cầu du lịch của du khách

1.2.4 Mối quan hệ giữa tính thời vụ với hoạt động du lịch

- Tính thời vụ đặc trưng cho mỗi loại hình du lịch: du lịch biển, du lịch lễ hội,…

- Những nhà làm du lịch có thể dựa vào độ dài, cường độ của tình thời vụ trong du lịch để tìm hiểu nhu cầu du lịch của du khách: Vấn đề này liên quan chủ yếu đến thời gian rảnh rỗi của du khách (mùa nghỉ hè, mùa nghỉ lễ,…) để từ đó thiết kế những chương trình du lịch phù hơp với từng nhu cầu

- Thúc đẩy sự phát triển của hệ thống cơ sở lưu trú, cơ sở vật chất kĩ thuật sao cho phù hợp với cường độ và thời gian của tính thời vụ du lịch Để đáp ứng nhu cầu của

khách du lịch, thì một trong những điều quan trọng nhất là đáp ứng tốt nhu cầu lưu trú của họ Một chỗ ở tốt sẽ giúp họ đánh giá khá cao về sự thành công của chuyến đi hay không Vì thế, sự chú trọng vào cơ sở lưu trú thật sự phải là sự quan tâm hàng đầu

- Tính thời vụ giúp phát triển đa dạng các loại hình du lịch tùy theo tính thời vụ du lịch Ví dụ như mùa hè, ta có các tour du lịch biển, du lịch leo núi,… mùa đông có tour

du lịch thành phố, tour ẩm thực sẽ đc chú trọng nhiều hơn Hoặc để tăng lượng khách đến với một địa điểm, chúng ta có thể kết hợp nhiều loại hình du lịch với nhau

- Tăng cường sự chuẩn bị đa dạng trong các sản phẩm du lịch Vì trong mùa cao điểm du lịch, lượng du khách sẽ tăng đột biến Vì nếu không có sự chuẩn bị kĩ lưỡng về mặt nhân sự, cơ sở vật chất, chất lượng của dịch vụ chắc chắn sẽ không cao Vì thế, những người làm dịch vụ sẽ dựa vào tính thời vụ để có sự chuẩs tắc quá trình sann bị kĩ càng nhất để tránh sự thiếu hụt

- Làm phong phú các chương trình du lịch của các công ty du lịch: vào mùa cao điểm hoặc mùa thấp điểm thì các chương trình tour của các công ty rất khác nhau

- Tạo công ăn việc làm cho người dân địa phương, gia tăng thu nhập

Bên cạnh những tác động tích cực, tính thời vụ trong du lịch còn mang đến những tác động tiêu cực lên một số mặt:

- Đối với cung và cầu trog thị trường du lịch: tính thời vụ trong du lịch ảnh hưởng đến thị trường du lịch trên hai mặt cung và cầu Do biến động của cầu du lịch một cách đột ngột làm cho cung du lịch lúc thì quá tải, khi thì không được sử dụng và nếu lặp lại nhiều lần như vậytrong một thời gian xác định nào đó (một năm, một quý,…), không được giải quyết tốt sẽ dẫn đến ách tắc quá trình tái sản xuất du lịch của một điểm du lịch, một trung tâm du lịch, một vùng du lịch hoặc một đất nước Trong thời vụ cao điểm, các yếu tố đầu vào như tài nguyên du lịch, cơ sở vật chất kĩ thuật du lịch, lao động, bị sử dụng quá tải gây nên những “hao mòn” lớn, khó khôi phục Giãn cách giữa hai thời vụ du lịch cao điểm quá gần thì việc tái tạo yếu tố đầu vào càng khó, dẫn đến giảm sút chất lượng sản phẩm du lịch và mất dần khách Ở thời vụ du lịch thấp điểm, những yếu tố đầu vào không được sử dụng hết công suất sẽ gây lãng phí, hiệu quả kinh doanh thấp

- Đối với du khách, tính thời vụ của thị trường du lịch tác động bất lợi theo cả hai chiều: Trong thời vụ du lịch cao điểm, du khách bị hạn chế hoặc không còn sự lựa chọn nào khác ngoài đối với sản phẩm du lịch chào bán trên thị trường, cả về chất lượng và giá

cả Họ bị cung trên thị trường dẫn dắt Việc tập trung quá đông du khách trong một điểm

du lịch làm cho chất lượng chuyến đi du lịch kém đi, nếu không muốn nói đến các hiệu ứng tiêu cực như sức khỏe giảm sút, mắc thêm bệnh tật Ngược lại, trong thời vụ du lịch thấp điểm, do các cơ sở du lịch đã quá mệt mỏi, khách đến lại ít, không khỏi lơi lỏng trong phục vụ,trách đối với du khách; tâm lí du khách bị tác động do sự trống vắng ảnh hưởng đến hiệu quả của chuyến đi

- Du lịch mang tính liên ngành, nên tính thời vụ du lịch làm cho phân bố hoạt động

du lịch không đồng đều cũng ảnh hưởng không đồng đều cũng ảnh hưởng không tốt đến các ngành kinh tế liên quan, nhất là các cơ sở cung ứng trực tiếp cho du lịch, kể cả các cơ

sở sản xuất hàng lưu niệm Sự biến động của cung-cầu du lịch làm giảm hoặc phá vỡ sự liên tục trong sản xuất và tiêu thụ các sản phẩm của các ngành này Tuy thời vụ du lịch thường chỉ tác động không thể xem thường, nhất là ở các nước có du lịch phát triển, chiếm một vị trí quyết định hoặc quan trọng trong nền kinh tế

1.2.6 Những yếu tố tác động lên tính thời vụ du lịch

Tính thời vụ du lịchtác động lên cả cung và cầu trong hoạt động du lịch

• Về mặt cung: Đa số các điểm tham quan du lịch, giải trí đều tập trung số lượng lớn vào mùa hè với khí hậu ấm áp như các điểm du lịch nghỉ biển, nghỉ núi, chữa bệnh

• Về mặt cầu: mùa hè là mùa có lượng khách du lịch lớn nhất

• Thời gian rỗi: Con người chỉ có thể đi du lịch vào thời gian rỗi.Tác động của thời gian rỗi lên tính thời vụ trong du lịch được thể hiện:

• Nếu thời gian nghỉ phép năm ngắn thì chỉ có thể đi du lịch một lần trong năm (vào thời gian chính vụ)

• Nếu số ngày nghỉ phép dài hơn, có thể cho phép đi du lịch hơn một lần trong năm thì

sẽ làm giảm tính thời vụ

• Như vậy, sự gia tăng thời gian rỗi góp phần giảm cường độ của thời vụ và tăng cường

độ tập trungnhu cầu vào ngoài thời vụ du lịch truyền thống

• Việc phân bố thời gian sử dụng phép năm của nhân dân lao động cũng ảnh hưởng đến thời vụ trong du lịch.Ở một số nước có quy định thời gian sử dụng phép nhất định cho nhân viên trong năm, điều này góp phần tập trung nhu cầu vào 1 thời gian nhất định, tạo nên thời vụ du lịch

Có 2 xu hướng trong thời gian gần đây về thời vụ du lịch:

• Thứ nhất: Số thanh niên, thiếu niên tự đi du lịch ngày càng đông và giới hạn các học sinh đi nghỉ cùng cha mẹ ngày càng giảm.Tuổi thọ trung bình của con người ngày càng cao, vì vậy mà số gia đình có con em trong độ tuổi đi học ngày càng giảm

• Thứ 2: Số lượng người ở độ tuổi hưu trí ngày càng tăng, họ là người được sử dụng tùy ý thời gian đi nghỉ

Những xu hướng trên là điều kiện thuận lợi để hạn chế sự tập trung nhu cầu vào thời

vụ chính

• Sự quần chúng hóa trong du lịch: Là nhân tố ảnh hưởng đến cầu du lịch.Kết quả của

sự quần chúng hóa trong du lịch là mở rộng sự tham gia của số đông khách có khả năng thanh toán trung bình và thường ít có kinh nghiệm đi du lịch.Có thể nói, hiện nay cơ hội đi du lịch đến với mọi người chứi không chỉ đối với những người giàu có, tầng lớp thượng lưu.Số du khách ít hiểu biết thị trường và họ thường đi du lịch vào mùa chính, vì các nguyên nhân sau:

• Vào mùa chính giá tour cao, nhưng do đi du lịch theo đoàn nên được hưởng chính sách giảm giá

• Họ ít hiểu biết điều kiện nghỉ của từng tháng trong năm nên chọn thời tiết vào mùa đi

du lịch chính để sự rủi ro về thời tiết là ít nhất

• Họ chọn thời gian đi nghỉ dưới tác động của tâm lý họ thích đi nghỉ cùng thời gian với các nhân vật danh tiếng đi nghỉ

Như vậy, với sự quần chúng hóa trong du lịch, tính thời vụ đã có sẵn từ trước đó lại

có cường đô tăng Để khắc phục tình trạng này, cần có các biện pháp phù hợp.Ví dụ như

có chính sách giảm giá rõ rệt vào trước và sau thời vụ chính, đồng thời mở rộng quảng cáo điều kiện nghỉ ngơi một cách rộng rãi để thu hút khách đi du lịch ngoài vụ chính

• Phong tục, tập quán dân cư: là nhân tố có tính bất hợp lý tác động mạnh lên sự tập trung các nhu cầu du lịch vào thời vụ chính.Để khắc phục phần nào ảnh hưởng bất lợi của phong tục làm tăng đột ngột các nhu cầu vào một thời gian ngắn, phương pháp chủ yếu là mở rộng hoạt động thong tin, tuyên truyền, quảng cáo trong thời gian dài.Vì việc thay đổi phong tục của đất nước, của vùng miến rất khó khăn và chậm chạp

• Điều kiện và tài nguyên du lịch: các thể loại du lịch cũng tác động đến tính thời vụ du lịch

• Sự sẵn sang đón tiếp du khách: Là nhân tố ảnh hưởng đấn độ dài của thời vụ thông qua lượng cung trong hoạt động du lịch

• Cơ sở vật chất kỹ thuật du lịch và cách thức tổ chức hoạt động trong các cơ sở du lịch làm ảnh hưởng đến sự phân bổ hợp lý các nhu cầu du khách

• Chính sách giá cả, các hoạt động tuyên truyền, quảng cáo của cơ quan du lịch cũng là nhân tố tác động đến thời vụ du lịch

Cần nghiên cứu mối liên hệ hỗ tương, phụ thuộc vào quy định lẫn nhau giữa các nhân

tố và tác động của chúng lên độ dài thời vụ của từng thể loại du lịch, tạo cơ sở để làm tăng độ dài mùa du lịch, sử dụng có hiệu quả cao nhất các nguồn lực phát triển du lịch, đưa lại nguồn thu nhập cao cho các tổ chức và doanh nghiệp du lịch

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG TÍNH THỜI VỤ CỦA TOUR DU LỊCH TRONG KINH DOANH

CỦA CÔNG TY TNHHDU LỊCH HÀNH TRÌNH PHƯƠNG ĐÔNG

2.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Du lịch Hành trình Phương Đông

2.1.1 Vị trí và lược sử hình thành

Công ty TNHH Du lịch Hành Trình Phương Đông là tòa nhà ba tầng tọa lạc tại ngách 100/24 ngõ 100, đường Hoàng Quốc Việt, Hà Nội

Tên đầy đủ của công ty là Công ty TNHH Du lịch Hành Trình Phương Đông, công

ty có trụ sở chính tại số 21, nhà A6, TT ĐHSP, ngách 100/24, ngõ 100, đường Hoàng Quốc Việt, Hà Nội

Công ty được thành lập vào 2010, đến nay, trải qua gần 16 năm làm việc, với các

bộ phận như Điều hành, Sales, Marketing, Kế toán Với đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm làm việc lâu năm, phân chia rõ ràng giữa bộ phận Outbound và Nội địa, công ty đang dần dần khẳng định vị trí của mình trong ngành Du lịch

Từ những ngày đầu khó khăn cho đến sau này, đội ngũ nhân viên của công ty luôn

nỗ lực làm việc, tham gia những hoạt động tìm kiếm khách hàng tiềm năng, Công ty đặt

ra mục tiêu hướng đến khách hàng là tạo dựng niềm tin và sự uy tín, luôn mang đến cho khách hàng sự hài lòng nhất trong khả năng của mình

Bằng cách tham gia nhiều hội chợ du lịch, hợp tác với nhiều tổ chức, nhiều công

ty du lịch khác như Vietsense Travel, Công ty Du lịch Việt, Công ty Hành Trình Phương

Đông đang thực sự có thế mạnh trong việc phát triển các tour du lịch Nội địa, các tour Otbound

Năm 2011, Công ty đã được nhận Giấy phép kinh doanh Lữ hành Quốc tế do Tổng cục Du lịch cấp số 01-354/2011/TCDL-GPLHQT Đây là bước tiến mới cho hoạt động kinh doanh không chỉ trong và ngoài nước của công ty, giúp họ đạt được chỗ đứng vững chắc trên thị trường du lịch quốc tế

2.1.2 Triết lý kinh doanh và hình thức kinh doanh của công ty

Triết lý kinh doanh của công ty TNHH Du lịch Hành Trình Phương Đông được thấy rất rõ ràng ở trang web chính thức của công ty : http://www.hanhtrinh-phuongdong.com/

“Hành Trình Phương Đông tin rằng mức độ của sự thành công phụ thuộc vào mức

độ cống hiến cho khách hàng Chúng tôi luôn cố gắng hiểu khách hàng cần gì và hết sức tìm ra giải pháp tối ưu Sự hài lòng sau mỗi chuyến đi, mỗi sự kiện sẽ góp phần xây dựng niềm tin với Hành Trình Phương Đông Và chính niềm tin gây dựng được sẽ là công cụ quảng cáo tốt nhất đến những khách hàng mới và giữ những khách hàng cũ gắn bó lâu dài Với triết lý kinh doanh như vậy, khách hàng luôn là tâm điểm, là đích hướng đến cho mọi hoạt động của Hành Trình Phương Đông.”

Công ty TNHH Du lịch Hành Trình Phương Đông hoạt động với hình thức kinh doanh chủ yếu là những tour du lịch Outbound và tour du lịch nội địa Tour du lịch Out bound, Hành Trình Phương Đông tập trung vào những nước ở khu vực Đông Nam Á như Thái Lan, Malaysia, Singapore, Trung Quốc, Myanmar, Hàn Quốc,…

Ngoài thế mạnh về các tour du lịch tại những đất nước trong vùng Đông Nam Á, Công ty còn có những tour ở châu Âu, châu Úc và Mỹ,… phạm vi hoạt động đang ngày được mở rộng, thị trường khách cũng đa dạng và phong phú hơn

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ và hoạt động kinh doanh chính của công ty

- Trong lĩnh vực của mình, công ty TNHH Du lịch Hành Trình Phương Đông thực hiện chức năng liên kết các dịch vụ trung gian, tổ chức sản xuất các chương trình du lịch và khai thác các chương trình du lịch khác Công ty xây dựng các chương trình du

lịch trọn gói phục vụ nhu cầu của khách Ngoài hai chức năng trên, công ty còn khai thác các dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách như các dịch vụ lưu trú, ăn uống, vận chuyển

- Nhiệm vụ của Công ty TNHH Du lịch Hành trình Phương Đông: Thực hiện các nhiệm vụ quan trọng là tổ chức các hoạt động trung gian và tổ chức các chương trình du lịch trọn gói, trực tiếp tổ chức các chương trình du lịch trọn gói cho khách Bên cạnh đó

là thực hiện tổ chức các hoạt động trung gian, bán và tiêu thụ các sản phẩm của nhà cung cấp dịch vụ du lịch, bán vé máy bay, bán tour du lịch….Tổ chức các chương trình du lịch trọn gói, các chương trình này nhằm liên kết các sản phẩm du lịch như vận chuyển, lưu trú, vui chơi giải trí thành một sản phẩm thống nhất hoàn hảo đáp ứng mọi nhu cầu của khách du lịch

Hoạt động của Công ty TNHH Hành trình Phương Đông đa dạng, bao gồm:

- Tour khách đoàn: Tour dành cho nhóm khách, Công ty

- Tour nhóm nhỏ: Tour cho gia đình, bạn bè đi nhóm nhỏ

- Tour Hội nghị hội thảo: Hội thảo, Du lịch kết hợp với hội thảo

- Tour Hành hương đạo Phật: cho các Phật tử đi về miền đất Phật

- Tour du lịch ghép: ghép trong nước, ghép nước ngoài

- Các dịch vụ khác: Đặt vé máy bay, vé tàu, đặt phòng khách sạn, thủ tục liên quan đến visa, thuê xe, tổ chức sự kiện,…

Các tour chính mà Công ty TNHH Du lịch Hành trình Phương Đông tập trung chủ yếu: Tour ghép đi nước ngoài, tổ chức hội thảo và tour nghỉ dưỡng, thăm quan cho các cơ quan, tổ chức

2.1.4 Tổ chức bộ máy và nhân lực của Công ty TNHH Du lịch Hành trình Phương

Đông

Công ty TNHH Du lịch Hành trình Phương Đông được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, chia thành nhiều bộ phận chuyên biệt, mỗi bộ phận đều có chức năng và hoạt động riêng của mình Tổ chức bộ máy của Công ty TNHH Du lịch Hành trình Phương Đông được sơ đồ hoá khái quát dưới đây

Ngu ồn: Công ty TNHH Du lịch Hành trình Phương Đông

Sơ đồ 1 Mô hình tổ chức của Công ty TNHH Du lịch Hành trình Phương Đông

Ban Giám đốc: Đại diện công ty: Ông Đoàn Quang Thắng

Phó Giám đốc: Ông Trần Văn Thái

Phụ trách Phòng Lữ hành nội địa: Bà Đoàn Thị Lê Na

Phụ trách Phòng Lữ hành quốc tế + Bộ phận Sales: Bà Đỗ Thúy Hằng

Phụ trách Bộ phận Hướng dẫn: Nguyễn Thị Kim Tuyến

Phụ trách Phòng Kế Toán: Bà Đỗ Thị Thảm

Phụ trách Marketing: Bà Nguyễn Thị Ngọc

Phòng lữ hành quốc tế: 03 nhân viên

02 nhân viên

Phòng Tài chính, Kế toán : 02 nhân viên

Phòng Hành chính nhân sự: 01 nhân viên

BAN GIÁM ĐỐC

01 Giám đốc + 01 Phó Giám đốc

Ngoài ra Công ty còn tổ chức những tour du lịch hành hương đất Phật như đến các vùng đất có ý nghĩa to lớn với các tín đồ Phật giáo như Thái Lan, Myanmar, Sri Lanka, Tây Tạng, Nepal, Ấn Độ, Trung Quốc

2.2.1.2 Du l ịch nội địa

Công ty TNHH Du lịch Hành trình Phương Đông hướng đến những đối tượng khách hàng nội địa là những công ty kinh doanh bán hàng sản phẩm, với hình thức tour hội nghị hội thảo là chủ yếu Những khách hàng tiềm năng mà Công ty hướng đến là

- Ngân hàng Sacombank

- Ngân hàng Đại Á

- Công ty Herbalife

- Quỹ quốc tế về phát triển nông nghiệp Việt Nam

- Tổng công ty tư vấn xây dựng Việt Nam VNCC

- Công ty bảo hiểm Manuife

Ngoài ra, công ty có tổ chức những tour du lịch đến Đà Nẵng- Hội An- Cù Lao Chàm,… vào mùa du lịch trọng điểm là vào tháng 4 đến tháng 7 hàng năm Các tour này

ra đời vào những kì nghỉ dài ngày và vào mùa hè là chủ yếu do những nhu cầu đi du lịch

và đăkc điểm thời tiết của Việt Nam

2.2.2 Tình hình hoạt động kinh doanh du lịch của Công ty TNHH Du Lịch Hành trình Phương Đông

2.2.2.1 Tình hình kinh doanh giai đoạn 2010- 2015

Kể từ khi đi vào hoạt động chính thức, Công ty TNHH Du lịch Hành trình Phương Đông đã có những bước tiến khá quan trọng trong sự phát triển của mình Bắt đầu thành lập năm 2010, trải qua những giai đoạn đầu khó khăn khi khách hàng thân thiết chưa ổn định, nguồn nhân lực còn hạn hẹp, công ty đã có đôi chút khó khăn trong công việc

Nhưng trải qua nhiều giai đoạn, với sự nỗ lực hết sức, cùng với sự chăm chỉ trong công tác và nỗ lực gia tăng những mối quan hệ lớn trong kinh doanh, những đối tác như những đại lý bán vé máy bay, đại lí du lịch để nhận hoặc gửi khách,… để từ đó, công ty

có thể phát triển thế mạnh của mình để phát huy thế mạnh của mình là những tour ghép khách, đi outbound hoặc nội địa

Năm 2010, đây là giai đoạn khó khăn khi công ty vẫn đang chập chững những bước đi đầu tiên trong sự nghiệp của mình Công ty đã tạo dựng mối quan hệ mật thiết với nhiều công ty kinh doanh sản phẩm như Herbalife để bắt đầu xây dựng những tour đầu tiên cho công ty trong các dịp họp tổng kết,…

Năm 2011- 2014, trong giai đoạn này, tình hình phát triển của công ty đã tăng, mối quan hệ đã được tạo dựng không ít thì nhiều với khách hàng tiềm năng, hay những đại lý du lịch, những công ty du lịch Điều quan trọng và cũng đáng tự hào là năm 2011, Công ty TNHH Du lịch Hành Trình Phương Đông đã có giấy phép kinh doanh lữu hành quốc tế Đây được coi như chiếc chìa khóa giúp cho Công ty có nhiều cơ hội để làm tour

đi nước ngoài, mở rộng thị trường khách, nhờ đó, tăng doanh thu, tối đa hóa lợi nhuận Bên cạnh đó, thị trường khách sự kiện cũng được mở rộng, quy mô của các sự kiện nhận được cũng được mở rộng hơn

Năm 2014-2015, tình hình kinh doanh của công ty đã đi vào quỹ đạo, khi những đối tác hay khách hàng tiềm năng đã đặt nhiều tour đi Hải Phòng, Quảng Ninh, Những tour đi nước ngoài vào các tháng 3, tháng 4 Dương lịch cũng được ghép khách liên tục Những đối tác làm việc như Fidi tour, Hon gai, Daiviet hay Viettour cũng là những đối

tác mà giúp cho Công ty Hành Trình Phương Đông đạt được những thành tựu như này hôm nay Bên cạnh đó, công ty cũng thực hiện những hoạt động Marketing hiệu quả, hoặc quan hệ khách hàng, quan hệ đối tác,… thúc đẩy việc quảng bá cho hình ảnh của công ty để gia tăng lượng khách hàng tiềm năng, đa dạng hóa lượng khách,…

Hiện nay, Công ty đang phát triển với mức lợi nhuận chiếm 5-10% doanh thu, công ty đang phát triển theo hướng đa dạng hóa sản phẩm và hoạt động trong các thị trường khách nhau ( khách đoàn, khách ghép, khách sự kiện,…)

2.2.2.2 Các lo ại sản phẩm tour du lịch mà Công ty hướng tới

Hiện nay,Công ty TNHH Du lịch Hành trình Phương Đông chú trọng vào hai loại sản phẩm tour du lịch trong nước và tour du lịch ra nước ngoài

Nếu xét về tour trong nước thì Hành trình Phương Đông chú trọng vào những tour

sự kiện, phục vụ cho những sự kiện hội nghị hội thảo của các doanh nghiệp hoặc công ty

đa cấp như Herbalife, Manulife, Các tour thường được tổ chức tại Hải Phòng, Hạ Long, Sapa,… Hàng năm, công ty đón hàng nghìn lượt khách tham gia các tour sự kiện hội nghị hội thảo cả trong nước và ở nước ngoài

Ngoài ra, công ty còn đẩy mạnh lĩnh vực hoạt động tour nội địa trong việc tổ chức các chương trình du lịch xuyên Việt như tour Hà Nội- Đà Nẵng- Sài Gòn hoặc Đà Nẵng- Sơn Trà- Bà Nà- Cù Lao Chàm- Hội An

Xét về sản phẩm du lịch tại nước ngoài thì thế mạnh của Công ty là các tour đi các nước Đông Nam Á như Thái Lan, Singapore, Malaysia, các tour du lịch châu Âu,…

Bảng 1 Các sản phẩm chủ chốt và thời gian công ty phát triển sản phẩm đó Các sản phẩm chủ chốt Thời gian thực hiện

Tour du lịch nội địa:

Tour Hành hương đất Phật

thì vẫn sẽ tổ chức quanh năm, tương tự như với tour outbound thông thường Tour đến những vùng đất

Tour du lịch Thái Lan- Singapore- Malaysia

Thời gian bắt đầu từ tháng 3, tháng 4, các tour outbound ra nước ngoài được tổ chức quang năm, nhưng đông khách nhất vẫn là vào mùa hè ( tháng 4 đến tháng 7)

Ngu ồn: Công ty TNHH Du lịch Hành trình Phương Đông 2.2.2.3 Ho ạt động marketing

Hoạt động Marketing tại Công ty TNHH Du Lịch Hành Trình Phương Đông

- Hoàn thành các chỉ tiêu về số lượng truy cập và chất lượng truy cập vào website + Lượng truy cập hàng tháng + Thời gian lưu lại website + Tỷ lệ chuyển đổi

từ xem website thành khách hàng tiềm năng (liên lạc lại bằng đt, email, form để hỏi tour)

- Quản lý các website, facebook và những trang khác Đảm bảo các trang luôn hoạt động tốt, tốc độ truy cập nhanh

- Lên kế hoạch và thực hiện việc quảng cáo online gồm: SEO website, email marketing làm nội dung youtube

- Xây dựng hệ thống database về hình ảnh, video clip, presentation, brochure, hồ sơ công ty… để hỗ trợ các bộ phận khác xây dựng các tài liệu cho hoạt động sales và điều hành

- Đảm bảo những bài viết và nội dung web hấp dẫn người đọc và khách hàng tiềm năng

- Thực hiện các chiến dịch quảng cáo khác theo yêu cầu của công ty

- Lên kế hoạch thực hiện và ngân sách cho hoạt động marketing hàng năm

- Sử dụng Google Analytics để xây dựng báo cáo về các chỉ số của website trong tháng, năm

- Sử dụng Google Analytics và các công cụ khác để phân tích website nhằm đưa ra những định hướng cho hoạt động SEO onpage và offpage Hàng tháng kiểm tra vị trí của các từ khóa trên google search

- Viết mới hoặc viết lại những bài viết có nội dung phù hợp, có ích cho người truy cập website và facebook Đăng lại những bài đã post lên trên những diễn đàn và website khác

về du lịch

- Tập hợp và lọc những thông tin, hình ảnh, video clip có từ những nguồn khác nhau Lưu lên server tại vị trí phù hợp

- Thực hiện những công việc SEO khác để thúc đẩy vị trí các từ khóa trên google search

- Tìm kiếm những kênh quảng cáo, website quảng cáo phù hợp ngân sách và mục tiêu đặt

ra

- Theo dõi những website đã mua quảng cáo, đảm bảo đối tác thực hiện đúng hợp đồng đã cam kết về vị trí, nội dung, tính chất của quảng cáo

- Viết và gửi Newsletter hàng tháng

- Tư vấn cho bộ phân Sales khách lẻ về nội dung và cách thức trình bày chương trình trên web sao cho chuyên nghiệp, phù hợp hành vi của người tiêu dùng để tăng tính hiệu quả website

- Báo cáo công việc hàng tuần đã thực hiện và dự kiến công việc tuần tiếp theo

Công ty TNHH Du Lịch Hành Trình Phương Đông đang thực hiện hoạt động

Marketing qua trang website chính thức của công ty là phuongdong.com/

http://www.hanhtrinh-và trang Facebook chính thức của công ty là

tốt hơn Hoạt động này cũng đồng thời làm tăng lượt tiếp cận hoặc mức độ tương tác giữa người xem và trang web gia tăng

Đồng thời, người phụ trách chính về Marketing của Công ty (chị Nguyễn Thị Ngọc) cũng cho triển khai những bài viết về các đất nước hay các vùng có tiềm năng du lịch như Campuchia, các vùng miền Tây Việt Nam, Lào, Thái Lan, các nước châu Âu,…

về các mặt văn hóa, ẩm thực, danh lam thắng cảnh, để thay đổi toàn bộ nội dung của trang web chính của công ty Bên cạnh đó, cũng là những hoạt động SEO hay những cách chia sẻ bài viết để tăng lượng tếp cận trên trang mạng Internet Việc làm marketing này

đã đem lại những lợi ích nhất định cho công ty: trang mạng xã hội Facebook đã có hàng trăm lượt tiếp cận của người dùng facebook, điều này cũng là một bước tiến lớn lao trong việc đẩy mạnh hoạt động quang cáo của công ty đến với du khách Hàng ngày, Công ty cũng thường xuyên cập nhật những bài viết về các điểm du lịch hoặc các kiến thức về cách đi du lịch bổ ích Tuy nhiên, việc quản lí trang mạng xã hội còn chưa được chăm chút nên về hình thức hay lượt truy cập vẫn còn khá sơ xài hoặc tăng rất chậm

Du lịch Hành trình Phương Đông theo quy trình sau:

Bước 1 Tiếp nhận yêu cầu khách hàng

- Ghi nhận yêu cầu đầy đủ của khách hàng về nhu cầu du lịch Những thông tin cần gồm: Thông tin khách hàng( Tên, điện thoại, email, tên cơ quan, chức vụ), thông tin tour (ngày dự kiến đi, chương trình, số ngày, số lượng người, mức dịch vụ, thông tin khác)

- Gặp khách hàng để tạo mối quan hệ và tìm hiểu sâu hơn về nhu cầu, tư vấn chương trình phù hợp Hạn chế việc làm đi làm lại chương trình do khách thay đổi vì

ko được tư vấn kỹ ban đầu

- Trực tiếp kiểm tra hoặc yêu cầu bộ phận điều hành kiểm tra khả năng đáp ứng dịch vụ (khách sạn, vé máy bay, xe cộ, landtour)

- Kiểm tra chương trình và giá do điều hành tính Đảm bảo chương trình đúng và giá cả cạnh tranh

- Gửi chương trình cho khách qua email/fax/chuyển phát hoặc trực tiếp Nếu chương trình được gửi không phải do gặp mặt trực tiếp thì phải xác nhận với khách hàng đảm bảo khách hàng nhận được chương trình

- Thường xuyên liên lạc, hỏi thăm khách hàng để thúc đẩy việc ký hợp đồng

- Kết hợp với bộ phận điều hành để điều chỉnh chương trình, dịch vụ phù hợp với nhu cầu khách hàng

- Thông báo với Kế toán, Điều hành, Ban Giams đốc và bộ phận liên quan khác

về tình trạng tour như giá trị hợp đồng, yêu cầu hóa đơn, lộ trình thanh toán, khách hàng đặt cọc

- Nhập thông tin lên FORM S1 và S3, đối chiếu việc thu tiền với khách hàng

- Yêu cầu bộ phận điều hành đặt các dịch vụ tour theo chương trình, thường xuyên cập nhật những thay đổi, yêu cầu từ phía khách hàng

- Thường xuyên liên lạc với khách, chốt thời gian lấy danh sách khách hàng và thông tin liên quan để xuất vé, sắp phòng

- Theo dõi đốc thúc khách hàng thanh toán

- Họp đoàn trước ngày khởi hành, cung cấp thông tin cần thiết trước chuyến đi cho khách như hướng dẫn viên, giờ đón, thông báo khác Nội dung họp đoàn: Điểm lại những điểm chính của chương trình, dặn dò những điều cần thiết, cung cấp tài liệu, giới thiệu phần quà tặng, nêu rõ những quy định khách đi tour phải lưu ý, giải đáp thắc mắc cho khách hàng

- Trước ngày đi 1 ngày, điện thoại nhắc khách những điểm cần thiết (Giờ giấc,

hộ chiếu, vé máy bay…)

Bước 3 Thực hiện tour:

- Ít nhất phải liên lạc với khách hàng 1 lần để biết tình hình đoàn

- Yêu cầu ĐH thay đổi dịch vụ, đặt them dịch vụ nếu có yêu cầu của khách hàng hoặc cần thiết phải thay đổi để tour được thành công hơn

- Xin ý kiến ban Giám đốc nếu có những thay đổi lớn, ảnh hưởng đến chất lượng,

uy tín hoặc chi phí của tour

- Cập nhật những thay đổi lên FORM S1 và S3 và thông báo cho khách hàng biết những thay đổi như vậy

- Những yêu cầu thay đổi của khách hàng, lưu lại những bằng chứng về yêu cầu thay đổi đó, phòng trường hợp xảy ra mâu thuẫn sau này với khách hàng

B ước 4 Kết thúc tour

- Liên lạc hỏi thăm khách hàng sau khi tour kết thúc

- Tiến hành việc thanh lý hợp đồng, đôn đốc việc thu tiền khách hàng

- Nhắc và theo dõi việc xuất hóa đơn VAT cho khách (nếu có), đảm bảo khách nhận được hóa đơn theo nội dung thỏa thuận

- Cập nhật thông tin vào FORM S1, S3

- Nhận phiếu nhận xét của khách hàng, chuyển qua bộ phận chăm sóc khách hàng

- Gửi thư cảm ơn KH

2.2.2.5 Ho ạt động xây dựng và thực hiện tour

Hoạt động xây dựng tour

- Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng từ bộ phận sales Hỗ trợ bộ phận sales xây dựng chương trình cho khách hàng:

- Kiểm tra trước mức độ sẵn có của dịch vụ trên cơ sở yêu cầu của khách hàng

- Tìm kiếm và đặt dịch vụ tương ứng đối với yêu cầu của bán hàng

- Tổ chức điều hành tour, thường xuyên liên lạc với HDV để đảm bảo tour được diễn ra thành công

- Cung cấp thông tin cho kết toán theo dõi chi phí tour và thanh toán cho đối tác

B ước 1: Tiếp nhận yêu cầu khách hàng

-Thực hiện việc kiểm tra và đặt dịch vụ trước khi báo giá cho khách hàng

-Cùng saler đi gặp khách hàng (Nếu saler yêu cầu đi trợ giúp) để tiếp nhận yêu cầu và

tư vấn tour cho khách hàng

- Làm chương trình, tính giá và báo giá cho khách hàng theo đúng form mẫu

về chương trình và bảng tính giá của công ty

+ Đảm bảo phản hồi trong vòng 24 giờ cho khách hàng (chương trình draft, chi tiết, giá… hoặc hẹn ngày gửi chương trình theo thực tế và yêu cầu của khách)

+ Tạo hệ thống folder trên server theo quy trình (trạng thái tour: Pending, tạo folder, chương trình, bảng tính giá theo mã code: YYMMDD(di tour)_TenKhachHang – Ten chuong trinh – YYMMDD(lam chuong trinh)

- Nhập thông tin lên FORM S2 và lưu trên folder của đoàn trên server

- Thường xuyên phối hợp với Sales để nhận thông tin yêu cầu của khách hàng, điều chỉnh chương trình, giá, dịch vụ phù hợp với yêu cầu của KH

- Nhắc nhở Saler liên lạc với khách hàng để thúc đẩy việc ký hợp đồng

B ước 2: TH1: Ký hợp đồng và chuẩn bị dịch vụ

- Kiểm tra lại những dịch vụ đã đặt xem được confirm chắc chắn qua mail,fax (tuyệt đối tránh việc confirm qua điện thoại, nói chuyện trực tiếp), số lượng và chủng loại đã phù hợp với đoàn chưa

- Nhận hợp đồng với khách hàng từ Sales, kiểm tra hợp đồng để đảm bảo tính hợp pháp và phù hợp Sau khi hợp đồng được ký giữa 2 bên, lưu lại một bản để theo dõi dịch

vụ

- Cập nhật thông tin lên server: Thay đổi trạng thái tour sang CFM, scanned hợp đồng lên server, lưu email làm việc với đối tác khách hàng lên server Cập nhật thông tin lên FORM S2

- Đặt các dịch vụ tour theo chương trình, thường xuyên cập nhật những thay đổi, yêu cầu từ phía khách hàng qua sales Điều chỉnh dịch vụ theo yêu cầu thực tế của khách hàng

+ Đối với đoàn outbound: Landtour, vé máy bay, xe đón tiễn, bảo hiểm, nhà hàng + HDV outbound: Đối với hướng dẫn viên chưa từng đi với công ty, cần phỏng vấn và xem hộ chiếu để chắc chắn là hướng dẫn viên có kinh nghiệm và đã từng đi tour đến quốc gia đó Hướng dẫn viên phải thông thạo tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của nước đến

+ Chuẩn bị hồ sơ xin visa, visa cần phải xin càng sớm càng tốt và trước thời hạn thanh toán tiền vé và landtour

+ Đối với đoàn Nội địa/inbound: khách sạn, nhà hàng, xe, vé máy bay, vé tàu, thuyền, HDV, phòng hội thảo, dv khác theo đoàn

- Đưa thời hạn cho tên, hộ chiếu và nhắc nhở Sales khi đến hạn phải lấy danh sách

và thông tin của khách hàng phục vụ cho việc điều hành

+ Đối với đoàn outbound: Mặt hộ chiếu hoặc hộ chiếu để kiểm tra thời hạn

hộ chiếu, check họ tên khớp với tên trên ds xuất vé máy bay, chuẩn bị vỏ hộ chiếu

+ Thời hạn cuối cùng cho tên để xuất vé phải trước ít nhất 5 ngày trước ngày xuất

vé

+ Đối với đoàn nội địa: Gửi lại danh sách booking vé để khách hàng kiểm tra tên, + Danh sách khách để tiến hành việc ghép phòng trước khi đoàn đi

- Cập nhật thông tin cho kế toán thông qua FORM S2 hoặc những chi tiết khác liên quan đến lịch thanh toán cho đối tác để kế toán lên kế hoạch tài chính

- Lên điều tour để giao cho hướng dẫn viên và những công việc khác cho bộ phận khác như in thẻ, in bandroll, mua dụng cụ tour, chuẩn bị quà tặng Quà tặng có thể có cho đoàn là: Túi du lịch, Mũ, Áo mưa, Thẻ đeo hành lý, Vỏ hộ chiếu, tên vỏ hộ chiếu, Thẻ đeo (nếu có), sách, sổ, bút, chương trình, thông tin, quà tặng khác

- Lên dự trù chi phí thanh toán trực tiếp cho HDV, thông báo cho KT biết để lên

kế hoạch tài chính

- Cùng Sales, HDV (nếu sắp xếp được) tổ chức họp đoàn trước ngày khởi hành đối với tour outbound và tour nội địa (nếu khách hàng yêu cầu) Nội dung họp đoàn: Điểm lại những điểm chính của chương trình, cung cấp thông tin cần thiết trước chuyến đi cho khách như HDV, giờ đón, những điều khách cần biết khác, cung cấp tài liệu, giới thiệu phần quà tặng, nêu rõ những quy định khách đi tour phải lưu ý, giải đáp thắc mắc cho khách hàng

- Bàn giao chương trình cho hướng dẫn viên

+ Thông tin mềm: Chương trình, thông tin chi tiết dịch vụ như số lượng, chủng loại, số liên lạc, số đt lái xe, bảng điều tour, vé máy bay, danh sách đoàn, thông tin liên lạc khách hàng, thông tin trưởng đoàn đại diện phía khách, sếp quan trọng của đoàn

+ Hộ chiếu (đối với đoàn outbound)

+ Dụng cụ đi tour (nếu có): Phiếu nhận xét của khách hàng, cờ, cán cớ, pin logo, loa, hộp y tế, biển xe, biến đón khách, bandroll Phần dụng cụ đi tour yêu cầu bộ phận quản lý tài sản làm biên bản giao nhận với hướng dẫn viên

+ Chuẩn bị khăn lạnh, nước uống cho đoàn (hoặc yêu cầu lx/hdv tự mua)

+ Quà tặng khách hàng (nếu có): Túi du lịch, Mũ, Áo mưa, thẻ đeo hành lý,

vỏ hộ chiếu, tên vỏ hộ chiếu, thẻ đeo, sách, sổ, bút, chương trình, thông tin, quà tặng khác

+ Làm thủ tục tạm ứng chi phí tour (nếu có)

- Kiểm tra dịch vụ lần cuối: Kiểm tra và confirm lại toàn bộ dịch vụ tour, nhắc nhở đối tác chuẩn bị dịch vụ, cung cấp thông tin liên lạc (như lái xe, local guide), kiểm tra lịch bay xem có thay đổi gì không (trong vòng 24 giờ trước giờ bay)

B ước 2 TH2 Không ký hợp đồng

- Hủy toàn bộ dịch vụ đã book

- Cập nhật thông tin lên server: Thay đổi trạng thái tour sang CANCELLED, lưu email làm việc với khách hàng lên server

- Hoạt động thực hiện tour

- Nhắc nhở HDV và LX trước giờ đón khách 1 tiếng

- Thường xuyên liên lạc với HDV để biết tình hình đoàn và đưa ra phương hướng

xử lý với HDV khi có sự cố

- Bàn bạc và thống nhất với sales và thực hiện những thay đổi / bổ sung dịch

vụ cần thiết cho đoàn khi có thông tin hoặc khi Sales yêu cầu Đối với những phát sinh lớn cần hỏi ý kiến cấp quản lý cao hơn trước khi thực hiện

- Nhắc nhở các nhà cung cấp dịch vụ trước khi đoàn đến Đối với tour có đón sân bay, kiểm tra xe đón sân bay, nhờ lãi xe mua nước uống, check lịch bay xem có thay đổi không

- Điện thoại cho HDV để xem đã trả khách về an toàn chưa, nhắc HDV phải kiểm tra xe trước khi về để đảm bảo khách không bị quên đồ trên xe

2.2.2.6 C ơ sở vật chất kỹ thuật và dụng cụ phục vụ tour

Công ty TNHH Du lịch Hành trình Phương Đông không phải là một công ty lớn, nên cơ sở vật chất kỹ thuật và dụng cụ sử dụng cho tour của Công ty chỉ hạn hẹp, được khái quát ở bảng dưới đây

Bảng 2 Cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty

6 Bút, sổ làm quà tặng Tùy theo lượng

Ngu ồn: Công ty TNHH Du lịch Hành trình Phương Đông

2.2.2.7 Doanh thu c ủa Công ty trong giai đoạn 2010- 2015

Trải qua giai đoạn 6 năm phát triển, với từng bước thành công đã đạt được thì mức doanh thu mà công ty TNHH Du lịch Hành trình Phương Đông đã tăng qua từng năm Sau đây là số liệu thống kê trực tiếp doanh thu của công ty giai đoạn 2011- 2015:

Bảng 3 Doanh thu của Công ty trong giai đoạn 2010- 2015

2012 14.765.000.000

2013 25.400.000.000

2014 35.540.000.000

2015 42.210.000.000

Ngu ồn: Công ty TNHH Du lịch Hành trình Phương Đông

Mức doanh thu đạt được gia tăng đáng kể từ năm 2012 trở đi, và gần như tăng đều

và tăng mạnh vào những năm 2012 đến 2015 Điều này cho thấy, hoạt động của Công ty

đã ngày một tốt lên qua từng năm, doanh thu đạt được ổn định giữa các năm và đều tăng Đặc biệt, từ năm 2011 đến năm 2012, doanh thu của công ty đã tăng gấp 02 lần Các năm sau cũng tăng gần 44% Tuy nhiên, từ năm 2014 đến 2015 thì doanh thu của công ty đã tăng ít hơn với so với các năm trước với 16%

2.3 Thực trạng tính thời vụtour của công ty TNHH Du lịch Hành trình Phương Đông

2.3.1 Số lượng tour

2.3.1.1 S ố lượng tour theo tháng

Số lượng tour của công ty TNHH Du Lịch Hành Trình Phương Đông theo tháng được minh hoạ bằng sơ đồ dưới đây

Ngu ồn: Công ty TNHH Du lịch Hành trình Phương Đông

Sơ đồ 1 Tour theo tháng tại Công ty TNHH Hành Trình Phương Đông năm 2015

Có thể thấy trên biểu đồ, số lượng tour theo tháng trong năm 2015 có sự biến thiên

không ngừng nghỉ Mùa vắng khách của cả hai loại tour nội địa và tour outbound đều có

xu hướng tăng mạnh vào tháng 6, tháng 7 và mùa vắng khách bắt đầu từ tháng 10 cho đến

tháng 2 năm sau Sự chênh lệch giữa mùa vắng khách và mùa đông khách cũng rất nhiều

Ta có thể lấy ví dụ ở tour nội địa, lượng tour của tháng đông khách nhất là tháng 7, số

lượng tour là 25, trong khi tháng vắng khách nhất là tháng 12, số lượng tour trong một

tháng chỉ là 5 tour Tức là chênh lệch tour tháng đông khách nhất so với tháng ít khách

Tour Outbound

Số lượng tour