Công tác văn thư tại viện phát triển công nghệ và giáo dục

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 3 4. Đối tượng nghiên cứu 3 5. Phạm vi nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục đề tài 3 Chương 1.MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ VIỆN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ GIÁO DỤC 5 1.1. Một số vấn đề lý luận về Công tác Văn thư tại Viện phát triển công nghệ và giáo dục 5 1.1.1. Khái niệm của Công tác Văn thư 5 1.1.2. Vị trí, yêu cầu của Công tác văn thư 5 1.1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư 7 1.2. Tổng quan về Viện phát triển công nghệ và giáo dục 8 1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Viện phát triển công nghệ và giáo dục. 8 1.2.2. Địa lý, dân cư 9 1.2.3. Cơ cấu tổ chức và hoạt động của bộ máy làm Công tác Văn thư tại Viện phát triển công nghệ và giáo dục hiện nay. 9 Tiểu kết 10 Chương 2.THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ GIÁO DỤC 11 2.1. Tình hình chung 11 2.2. Hoạt động quản lý 11 2.2.1. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư. 11 2.2.2. Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư 12 2.2.3. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư. 12 2.3. Hoạt động nghiệp vụ 13 2.3.1. Về tổ chức công tác văn thư. 13 2.3.2. Công tác xây dựng và ban hành văn bản. 14 2.3.3. Công tác quản lý văn bản đi. 16 2.3.4. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến. 19 2.3.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu. 21 2.3.6. Công tác lập hồ sơ hiện hành. 21 2.4. Đánh giá 22 2.4.1. Ưu điểm 22 2.4.2. Nhược điểm 23 Tiển kết 23 Chương 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHIỆ VÀ GIÁO DỤC 24 3.1. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Viện phát triển công nghệ và giáo dục 24 3.1.1. Về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ 24 3.1.2. Về phẩm chất chính trị 25 3.1.3. Về cán bộ 25 3.1.4. Về phòng làm việc văn thư 26 3.2. Một số khuyến nghị về công tác văn thư tại Viện phát triển công nghệ và giáo dục 26 Tiểu kết 27 KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC 30

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình học tập bộ môn Phương pháp nghiên cứu khoa học này,với sự giảng dạy, hướng dẫn của Gỉang viên của môn học, em đã phần nào hiểu

rõ hơn về môn học và phương pháp làm một bài tiểu luận làm sao cho xúc tích

dễ hiểu nhưng vẫn phải khoa học

Qua bài tiểu luận này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy côtrong trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khoa Văn thư – lưu trữ đã tổ chức chochúng được tiếp cận với môn học này, những kiến thức rất có ích trong việcnghiên cứu, thực hiện các bài tiểu luận, khóa luận để vững chắc hơn trong việclàm công tác nghiệp vụ sau này

Đặc biệt hơn hết là em xin chân thành cảm ơn Gỉang viên TS Bùi ThịÁnh Vân đã tận tâm hướng dẫn, giảng dạy, và có những buổi nói chuyện, thảoluận, trao đổi kiến thức về nghiên cứu khoa học của một bài tiểu luận như thếnào cho em suốt những buổi trên lớp vừa qua

Bài tiểu luận được hoàn thành trong khoảng thời gian ngắn Do trình độ lýluận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài tiểu luận không thểtránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quýbáu của cô để em học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm và kiến thức trong lĩnhvực này được hoàn thiện hơn

Em xin trân thành cảm ơn./

Hà Nội, ngày tháng năm 2016

Tác giả

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan rằng đây là công trình nghiên cứu của riêng em Mọithông tin nghiên cứu và số liệu trong đề tài của bài tiểu luận này hoàn toàn làtrung thực

Hà Nội, ngày tháng năm 2016

Tác giả

MỤC LỤC

DANH MỤC VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trên con đường hội nhập Quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ

và thông tin trở thành một nhu cầu tất yếu của con người trên mọi phương tiện:văn bản, sách báo, tạp chí …đặc biệt việc trao đổi thông tin bằng văn bản ngàycàng phát triển hơn, trở thành một phương tiện quan trọng không thể thiếu tronghoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức nhà nước nói chung và các tổ chức,đơn vị doanh nghiệp nói riêng Với thực trạng phát triển của khoa học và côngnghệ thì trao đổi thông tin bằng văn bản trở thành một phương tiện không thểthiếu trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức doanh nghiệp

Trong đó, công tác VT - LT lại là một ngành khoa học và giữ một vai tròchính, chủ chốt trong công tác của văn phòng, là bộ phận tham mưu giúp việcgắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức Côngtác văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo,quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh

tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân Thông tin là một yếu

tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhà nước, thông tin được lưu giữbằng nhiều hình thức như: Truyền miệng, khắc trên phiến đá, trên gỗ… để phục

vụ cho sinh hoạt hàng ngày và truyền kinh nghiệm cho các thế hệ sau

Công tác văn thư thể hiện vai trò của người giúp việc tổng hợp, một côngtác thân cận của thủ trưởng Vì thế hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức mộtphần phụ thuộc vào công tác văn thư Chính vì vậy công tác văn thư ngày càngđược coi trọng; quan niệm và nhận thức của xã hội có nhiều thay đổi Tài liệuLưu trữ được coi là di sản quý báu của quốc gia không thể thiếu trong các hoạtđộng của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xãhội nghề nghiệp bởi nhu cầu tìm lại quá khứ, hiểu biết hiện tại và khám phánhững điều mới mẻ là một tất yếu luôn tồn tại trong xã hội…làm tốt công táclưu trữ sẽ góp phần giải quyết công việc của mỗi cơ quan đơn vị một cách nhanhchóng, chính xác Chính vì vậy, công tác VT - LT ngày càng phát triển, được coitrọng trong xã hội

Công tác văn thư là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động quản

lý, có một vai trò vô cùng quan trọng, được xác định là một ngành khoa học,được đánh giá ngang tầm với các ngành khoa học khác và đã trở thành mộtngành khoa học cả về chiều rộng lẫn chiều sâu Nhận biết tầm quan trọng củangành công tác văn thư đối với xã hội, trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đã khôngngừng đẩy mạnh công tác đào tạo cán bộ văn thư - lưu trữ có trình độ chuyênmôn vững vàng cả về lý luận và thực tiễn

Một nhà triết học đã từng nói: “Lý thuyết chỉ là màu xám còn cây đời mãi mãi xanh tươi” Đúng vậy, lý thuyết mãi mãi chỉ là một cái gì đó được tồn tại

trên trang giấy, qua những bài giảng nếu như nó không được đồng hành cùngvới thực tế Vì vậy mà trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã thực hiện phương châm

Giáo dục: “Học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn” nhằm rèn

luyện kỹ năng nghề nghiệp cho sinh viên Nhà trường đã tạo điều kiện cho sinhviên đi thực tập tại cơ quan giúp sinh viên có điều kiện thực tế, vận dụng lý luậnvào thực tiễn, giúp sinh viên củng cố kiến thức, tìm hiểu và nâng cao trình độchuyên môn nghiệp vụ, hiểu được vị trí vai trò công việc của mình để hoàn thiệnbản thân và có được nhiều tri thức giúp có một hành trang tốt sau khi ra trườngcũng chính là dịp để các sinh viên rèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp củamột cán bộ văn thư lưu trữ trong tương lai góp một phần quan trọng không thểthiếu trong công cuộc đổi mới và phát triển của đất nước

Chính vì những lý do đó, em xin chọn đề tài “ Công tác Văn thư tại Viện phát triển công nghệ và giáo dục” để làm bài tiểu luận.

2 Lịch sử nghiên cứu

Để thực hiện được đề tài này, em đã tìm đọc một số tài liệu như: Gíao trình nghiệp vụ công tác văn thư của trường Đại học Nội vụ (2009), các văn bản

quy định về công tác văn thư

Bên cạnh đó, bài tiểu luận còn dựa trên những thông tin, số liệu từ Báocáo cuả sinh viên Khuất Thị Liên, lớp Cao đẳng Văn thư - Lưu trữ K6, khoaVăn thư - Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đợt thực tập tốt nghiệp Caođẳng năm 2015

Ngoài những tài liệu trên, em còn truy cập vào trang wed(http://ited.gov.vn/index/vi/about/) của Viện để tìm hiểu thêm các thông tin quantrọng làm cơ sở hoàn thành bài tiểu luận này.

3 Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu về Công tác văn thư tại Viện phát triển công nghệ và giáo dụcđược thể hiện cụ thể qua:

+ Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Viện phát triển công nghệ vàgiáo dục

+ Thực trạng công tác văn thư tại đơn vị

+ Đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra một số giải pháp hoàn thiện vànâng cao công tác văn thư

4 Đối tượng nghiên cứu

Công tác văn thư tại Viện phát triển công nghệ và giáo dục

5 Phạm vi nghiên cứu

Không gian: Viện phát triển công nghệ và giáo dục

Thời gian nghiên cứu: năm 2015

6 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành bài tiểu luận chúng em đã sử dụng 1 số phương phápnghiên cứu để phù hợp với nội dung và yêu cầu Gồm có những phương phápsau:

- Phương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn

- Phương pháp điều tra, phỏng vấn

- Phương pháp thống kê, thu thập xử lý thông tin

- Phương pháp tư duy logic

- Phương pháp phân tích tổng hợp

- Phương pháp so sánh

7 Bố cục đề tài

Trong đề tài ngoài Phần mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục.

Đề tài được bố cục thành 03 chương:

Chương 1: Một số vấn đề lý luận về Công tác Văn thư và Tổng quan về Viện phát triển công nghệ và giáo dục.

Chương 2: Thực trạng về Công tác Văn thư tại Viện phát triển công nghệ

và giáo dục.

Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao hiệu quả của Công tác Văn thư tại Viện phát triển công nghệ và giáo dục.

Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ VIỆN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ GIÁO DỤC

1.1 Một số vấn đề lý luận về Công tác Văn thư tại Viện phát triển công nghệ và giáo dục

1.1.1 Khái niệm của Công tác Văn thư

Nhắc đến Văn thư - Lưu trữ nói chung và Văn thư nói riêng chúng takhông thể bỏ qua những định nghĩa về tài liệu

Công tác văn thư là tất cả các công việc liên quan đến công văn, giấy tờ,bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với văn bản đi), hay từ khi tiếp nhận (đối vớivăn bản đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào

lưu trữ cơ quan CTVT còn được định nghĩa như sau: “Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản

lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh

tế, các đơn vị vũ trang” [TLTK, 7, Tr 29]

Theo như PGS.Vương Đình Quyền thì công tác văn thư là: “Khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành để đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.” [TLTK, 4, Tr 29]

Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư đưa ra: “CTVT bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu.”[TLTK, 1,Tr 29]

1.1.2 Vị trí, yêu cầu của Công tác văn thư

Công tác văn thư có một vị trí quan trọng trong hoạt động của bộ máyquản lý nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng Đó là một

bộ phận không thể thiếu, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của vănphòng Như vậy, CTVT gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như một

bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, ảnh hưởng trực tiếp đếnchất lượng quản lý Nhà nước Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã

hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sửdụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tìnhhình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiệntượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy,văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy,

tổ chức chính trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổnghợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì CTVT lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọngyếu trong công tác văn phòng

Yêu cầu của cán bộ làm công tác văn thư có hai yêu cầu chính đó là:

- Yêu cầu về phẩm chất chính trị

- Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ

Yêu cầu về phẩm chất chính trị nêu rõ đó là người cán bộ văn thư hàngngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được những hoạt động quan trọng của các

cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, trong đó có cả những vấn đề cótính chất cơ mật Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên với người cán bộ văn thư là yêu cầu vềphẩm chất chính trị, cụ thể là:

- Người cán bộ văn thư phải có lòng trung thành Lòng trung thành ấyphải được thể hiện bằng sự trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thànhvới các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, nơi cán bộ văn thư đangcông tác

- Người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, chính sáchcủa Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất cứtình huống nào

- Người cán bộ văn thư phải luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh phápluật của Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật là nghĩa vụ của mình

- Người cán bộ văn thư phải luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tậpchính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nước, về giai cấp vô sản

là nhiệm vụ thường xuyên

Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ được thể hiện qua hai mặt đó là:

- Lý luận nghiệp vụ

- Kỹ năng thực hành.

Về lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luậnnghiệp vụ về công tác văn thư, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sởkhoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó Bên cạnh sự hiểu biết

về chuyên môn nghiệp vụ phải có sự hiểu biết về một số nghiệp vụ cơ bản khác

có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình Yêu cầu quan trọngđặt ra đối với người cán bộ văn thư là không chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ởtrường, mà còn phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trongsuốt quá trình công tác, từng bước rèn luyện, hoàn thiện bản thân mình cùng với

sự hoàn thiện về lý luận nghiệp vụ

Về kỹ năng thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luậnnghiệp vụ mà còn phải có kỹ năng thực hành Chính kỹ năng thực hành sẽ làthước đo năng lực thực tế của người cán bộ văn thư một cách trung thực, chínhxác nhất Quá trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư khôngnhững giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúp nâng caotrình độ lý luận nghiệp vụ

Ngoài ra, còn một số yêu cầu khác như:

- Nhanh chóng

- Chính xác

- Bí mật

- Hiện đại

1.1.3 Ý nghĩa của công tác văn thư

- Làm tốt CTVT bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng caonăng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị -

xã hội và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ Trong hoạt động của các cơ quan, tổchức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xâydựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất,kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giảiquyết công việc đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan

Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan

càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiềunguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất làthông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biếnthông tin mang tính pháp lý.

Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều

bộ phận Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:

- Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉđạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quanliêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính

- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan Mọi chủtrương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều đượcphản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan làrất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi vănbản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mậtcủa Đảng, Nhà nước và cơ quan

- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chứcđảng, tổ chức chính trị - xã hội

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ

Vì vậy, nếu làm tốt CTVT, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều đượcvăn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưuvào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiếnhành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảoquản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài

về sau

1.2 Tổng quan về Viện phát triển công nghệ và giáo dục

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Viện phát triển công nghệ và giáo dục.

Căn cứ Quyết định số 121/HĐBT ngày 29/7/1983 cuả Hội đồng Bộtrưởng ( nay là Chính Phủ) cho phép Liên hiệp các Hội Khoa học và kỹthuật Việt Nam (Liên hiệp Hội Việt Nam) Thành lập và hoạt động;

Căn cứ Điều lệ và Quy chế hoạt động của Liên hiệp Hội Việt Nam;Căn cứ Nghị định số 81/2002/NĐ-CP ngày 17 tháng 10 năm 2002của Chính Phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật khoa học vàcông nghệ;

Quyết định thành lập Viện phát triển công nghệ và giáo dục trựcthuộc Liên hiệp các Hội Khoa học và kỹ thuật Việt Nam

1.2.2 Địa lý, dân cư

Hiện tại Viện phát triển công nghệ và giáo dục nằm ở địa chỉ Số 313,đường Hoàng Công Chất, Phường Phú Diễn, Quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Quận Bắc Từ Liêm là một quận thuộc Thành phố Hà Nội

Về địa lý, địa giới hành chính quận này như sau: nằm dọc phía bờnam của sông Hồng Đông giáp quận Tây Hồ, Đông Nam giáp quận CầuGiấy, Tây giáp huyện Đan Phượng, Hoài Đức, Nam giáp quận Nam TừLiêm, Bắc giáp sông Hồng

Quận được thành lập theo Nghị quyết số 132/NQ-CP ngày 27 tháng

12 năm 2013 của Chính phủ

Quận Bắc Từ Liêm hiện có 13 phường: Cổ Nhuế 1, Cổ Nhuế 2, ĐôngNgạc, Đức Thắng, Liên Mạc, Minh Khai, Phú Diễn, Phúc Diễn, Tây Tựu,Thượng Cát, Thụy Phương, Xuân Đỉnh, Xuân Tảo

2 Phòng nghiên cứ phát triển và hợp tác quốc tế;

3 Phòng đào tạo và quản lý khoa học;

4 Phòng sản xuất thử và chuyển giao công nghệ.

Và các trung tâm trực thuộc Viện là:

- Trung tâm phát triển giáo dục nghệ thuật

- Trung tâm nghiên cứu sản xuất học liệu và đào tạo bồi dưỡng nghề

- Trung tâm thông tin tư liệu

- Trung tâm phát triển công nghệ nông, lâm, ngư nghiệp

Văn phòng được tổ chức và làm việc theo chế độ Thủ trưởng kết hợpvới bàn bạc tập thể

Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về toàn bộ hoạtđộng của Văn phòng

Tổ chức bộ máy của Văn phòng không chia thành các phòng ban và

có duy nhất một văn phòng là phòng Tổng hợp

Sơ đồ cơ cấu tổ chức [ Phụ lục, sơ đồ 1, Tr 30]

* Hoạt động của bộ máy làm công tác văn thư

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lýnói chung Nhưng hiện nay, Viện PTCN&GD chưa có cán bộ chuyên môn đúngchuyên ngành văn thư và các vị trí trong văn phòng như Chánh văn phòng, cán

bộ văn thư đều là kiêm nhiệm

Cán bộ Văn thư không những phải có phẩm chất chính trị, có tinh thầntrách nhiệm với công việc cao, được đào tạo qua các lớp nghiệp vụ về VT - LTnên không chỉ làm tốt công tác VT - LT mà còn làm tốt các công việc được giaonhư: tiếp khách, lễ tân, giúp lãnh đạo khi cần thiết

Vậy nên việc bổ sung cán bộ đúng chuyên ngành VT - LT là rất cần thiết

và cần làm ngay

* Tiểu kết

Trong Chương 1 em đã trình bày một số vấn đề lí luận về công tác lưu trữ,một vài nét khái quát về địa lí dân cư, lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và hoạtđộng của Viện phát triển công nghệ và giáo dục Đây sẽ là cơ sở để em triểnkhai những vấn đề trong Chương 2 và Chương 3 một cách có hiệu quả hơn

Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN PHÁT TRIỂN

CÔNG NGHỆ VÀ GIÁO DỤC 2.1 Tình hình chung

Văn thư là một bộ phận của Văn phòng được xây dựng, sắp xếp, bố trítheo sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng Trong những năm qua công tác văn thư

đã được Viện phát triển công nghệ và giáo dục quan tâm, triển khai thực hiện cóhiệu quả, góp phần tích cực trong công tác chỉ đạo, điều hành Viện chưa có cán

bộ chuyên môn về văn thư mà chỉ có một cán bộ kiêm nhiệm chung

Ngoài ra còn có các tài liệu về kế toán, chứng từ,…

+ Tất cả các văn bản, giấy tờ chưa được tập trung, quản lý thống nhất+ Quy trình quản lý văn bản được thực hiện chưa đúng theo quy trình

Do số lượng cán bộ Văn thư ít và kiêm nhiệm nhiều công việc do đó việc

tổ chức văn thư theo mô hình tập trung còn gặp nhiều hạn chế như:

+ Văn bản gửi đến cho các cá nhân, đơn vị chưa được chuyển giao kịpthời Điều này ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện công việc và các hoạt động liênquan đến nội dung văn bản

+ Giá trị của một số văn bản chưa được coi trọng

+ Việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản chưa được áp dụng

2.2.1 Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư.

Công tác văn thư được đặt dưới sự quản lý chỉ đạo của văn phòng với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác văn thư trong quá trình giảiquyết công việc, đáp ứng yêu cầu của Viện – là cơ quan thuộc Liên hiệp các

hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam nên công tác văn thư ở văn phòng cần đượcquan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc của lãnh đạo

Nhìn chung việc quản lý chỉ đạo CTVT của Văn phòng Viện phát triểncông nghệ và giáo dục chưa được tổ chức thực hiện tốt và đúng theo quy định

Để CTVT cơ quan được vận hành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra, đôn đốc và chỉđạo về nghiệp vụ cho cán bộ văn thư nhiều hơn

2.2.2 Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư

Trong quá trình hoạt động Văn phòng Viện PTCN&GD chưa ban hànhcác văn bản nhằm chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư Đặc biệt là ban hành cácvăn bản chỉ đạo về nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ chuyên trách trong lĩnhvực này Thực hiện:

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụhướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan

- Nghị Định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư

2.2.3 Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư.

Hiện nay, Nhà nước ta đã ban hành rất nhiều các văn bản chỉ đạo và cácvăn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư tạo hành lang cơ sở về pháp lícho việc tổ chức công tác văn thư ở các cơ quan Nhà nước, các tổ chức Như:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của

Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụhướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản

lí và sử dụng con dấu

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 08 tháng 02 năm

2010 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CPngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụhướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan

Đây là những căn cứ pháp lý quan trọng để tổ chức công tác văn thư đivào nề nếp và hoạt động có hiệu quả

Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Viện đã nhậnthức rõ được vai trò quan trọng của việc tổ chức CTVT nên đã và đang ban hànhcác văn bản nhằm tổ chức và hoàn thiện CTVT, coi công tác văn thư là một hoạtđộng của bộ máy quản lý

cá nhân Do số lượng công văn mỗi năm ban hành ra với số lượng ít, giấy

tờ, sổ sách không nhiều nên việc quản lý các văn bản, giấy tờ chưa đượclàm theo đúng quy trình

CTVT là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho hoạtđộng quản lý của các cơ quan, tổ chức Nó bao gồm toàn bộ công việc liênquan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lí, giải quyết văn bản,lập hồ sơ hiện hành và quản lí và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức

Viện phát triển công nghệ và giáo dục tổ chức văn thư theo mô hìnhtập trung, chỉ có một cán bộ kiêm nhiệm chung của Viện, các đơn vị phòngban, các Trung tâm trực thuộc trong Viện chưa bố trí phòng tổ chức vănthư riêng Viện đã bố trí một cán bộ có trình độ văn thư kiêm nhiệm làmcông tác VT - LT, in ấn tài liệu CTVT ở Viện đã được trang bị các máy