CÔNG tác văn THƯ tại ủy BAN NHÂN dân TỈNH THANH hóa

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 4. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Bố cục của đề tài 2 CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND TỈNH THANH HÓA 3 1.1. Lý luận chung về công tác văn thư 3 1.1.1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung công tác văn thư 3 1.1.2. Yêu cầu, nội dung và tầm quan trọng của công tác văn thư 4 1.2. Khái quát về văn phòng UBND Tỉnh Thanh Hóa 5 1.2.1. Khái quát về UBND tỉnh Thanh Hóa 5 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa 6 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH THANH HÓA 9 2.1. Sự chỉ đạo của UBND tỉnh Thanh Hóa đối với công tác văn thư 9 2.1.1. Tổ chức và biên chế cán bộ văn thư chuyên trách 9 2.1.2. Bố trí nơi làm việc và các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 10 2.2. Soạn thảo văn bản 11 2.2.1. Các loại văn bản của văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa 11 2.2.2. Quy trình soạn thảo văn bản 12 2.3. Quản lý văn bản đi, đến 14 2.3.1. Quản lý văn bản đi 14 2.3.2. Quản lý văn bản đến 16 2.3.3. Quản lý văn bản mật 21 2.4. Quản lý và sử dụng con dấu 22 2.5. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 23 CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND TỈNH THANH HÓA 25 3.1. Một vài nhận xét về công tác văn thư tại UBND tỉnh Thanh Hóa 25 3.1.1. Ưu điểm 25 3.1.2. Hạn chế 27 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác văn thư tại UBND tỉnh Thanh Hóa 28 3.2.1. Đối với lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa 28 3.2.2. Đối với văn thư chuyên trách 29 3.2.3. Đối với công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 29 KẾT LUẬN 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 32

Đề tài

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH HÓA

Tôi xin cảm ơn ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ, công chức, viên chứcUBND Tỉnh Thanh Hóa đã nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện tốt nhất cho tôi tìmhiểu thực tế tại UBND Tỉnh Trong suốt quá trình nghiên cứu.

Với nền tảng kiến thức còn hạn chế, trình độ lý luận cũng như kinhnghiệm thực tiễn còn chưa cao nên bài tiểu luận không thể tránh khỏi những saisót, tôi mong được nhận những ý kiến đóng góp của quý thầy cô để tôi học thêmđược nhiều kinh nghiệm quý báu nhất

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu

và kết quả trong đề tài này là trung thực

Hà Nội, ngày tháng 7 năm 2016

Sinh viên

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

4 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 2

6 Bố cục của đề tài 2

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND TỈNH THANH HÓA 3

1.1 Lý luận chung về công tác văn thư 3

1.1.1 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung công tác văn thư 3

1.1.2 Yêu cầu, nội dung và tầm quan trọng của công tác văn thư 4

1.2 Khái quát về văn phòng UBND Tỉnh Thanh Hóa 5

1.2.1 Khái quát về UBND tỉnh Thanh Hóa 5

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa 6

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH THANH HÓA 9

2.1 Sự chỉ đạo của UBND tỉnh Thanh Hóa đối với công tác văn thư 9

2.1.1 Tổ chức và biên chế cán bộ văn thư chuyên trách 9

2.1.2 Bố trí nơi làm việc và các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 10

2.2 Soạn thảo văn bản 11

2.2.1 Các loại văn bản của văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa 11

2.2.2 Quy trình soạn thảo văn bản 12

2.3 Quản lý văn bản đi, đến 14

2.3.1 Quản lý văn bản đi 14

2.3.2 Quản lý văn bản đến 16

2.3.3 Quản lý văn bản mật 21

2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 22

2.5 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 23

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND TỈNH THANH HÓA 25

3.1 Một vài nhận xét về công tác văn thư tại UBND tỉnh Thanh Hóa 25

3.1.1 Ưu điểm 25

3.1.2 Hạn chế 27

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác văn thư tại UBND tỉnh Thanh Hóa 28

3.2.1 Đối với lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa 28

3.2.2 Đối với văn thư chuyên trách 29

3.2.3 Đối với công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 29

KẾT LUẬN 31

TÀI LIỆU THAM KHẢO 32

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

UBND Ủy ban nhân dân

HĐND Hội đồng nhân dân

ĐHKHXH & NV Trường ĐH Khoa học xã hội & Nhân văn

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư – lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với cơ quan,

tổ chức Mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có mộtđặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liênquan với những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sửdụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sựviệc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao

Hiện nay, tôi đang đảm nhiệm công tác văn thư tại UBND tỉnh Thanh Hóa.Điều này rất thuận lợi cho tôi trong công tác thu thập tư liệu về công tác văn thư tạiđây Đồng thời việc nghiên cứu và tìm ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả củacông tác văn thư ở UBND tỉnh Thanh Hóa là việc làm cần thiết

Đã có rất nhiều tác giả nghiên cứu về công tác văn thư – lưu trữ trong cơquan Quản lý Nhà nước, tuy nhiên đến nay vẫn chưa có một đề tài nào đề cậpđến công tác văn thư lưu trữ tại UBND Tỉnh Thanh Hóa

Và thuận lợi hơn nữa khi bước vào Đại học Liên thông ở Trường Đại họcNội vụ Hà Nội, tôi đã được học bộ môn Phương pháp nghiên cứu khoa học Tuychỉ là 2 tín chỉ, nhưng học phần này đã giúp tôi và các bạn trong lớp phươngpháp, cách thức tiến hành một đề tài nghiên cứu khoa học Vì những lý do trên,

tôi quyết định chọn “Công tác văn thư tại UBND tỉnh Thanh Hóa” làm đề tài

cho bài tiểu luận của mình

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Bài tiểu luận hướng tới những mục đích sau:

- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư

- Khảo sát thực tiễn về công tác văn thư – lưu trữ tại UBND tỉnh Thanhhóa, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần nghiêncứu và giải quyết đối với UBND Tỉnh Thanh Hóa

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu

Công tác văn thư tại UBND Tỉnh Thanh Hóa

* Phạm vi nghiên cứu

- Không gian: UBND tỉnh Thanh Hóa

- Thời gian: Những năm gần đây (từ năm 2005 – 2015)

4 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội, trong quá trình học tập, tôi đã đượctiếp cận với nhiều sách giáo trình viết về công tác văn thư Tiêu biểu là cuốn

Nghiệp vụ công tác văn thư (tác giả: Triệu Văn Cường, Nguyễn Thị Kim Chi /

2009) Cuốn sách là nguồn tư liệu cơ bản giúp tôi về cơ sở lý luận để thực hiện

đề tài của mình

Các “Văn bản đến” và “Văn bản đi” của UBND tỉnh Thanh Hóa từ năm

2005 – 2015, đã cung cấp cho tôi những số liệu cụ thể về công tác văn thư tạiđây Hơn nữa, do làm việc tại UBND tỉnh Thanh Hóa, nên tôi đã có cơ hội thuậnlợi trong việc khảo sát thực tế Có thể nói,các văn bản của Văn phòng UBNDtỉnh Thanh Hóa đã giúp tôi những thông tin cần thiết và chính xác để hoàn thànhbài tiểu luận của mình

5 Phương pháp nghiên cứu

Bài tiểu luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp duyvật biện chứng; Phương pháp điều tra, khảo sát; Phương pháp thống kê; Phươngpháp so sánh

Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND TỈNH THANH HÓA 1.1 Lý luận chung về công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung công tác văn thư

Theo giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư, công tác văn thư được định nghĩa như sau: “Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ công việc về xậy dựng văn bản, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang Hay nói cách khác công tác văn thư là một bộ phận của văn bả giấy tờ, là một phần của quá trình sử lý thông tin” [1; Tr 7]

Bất cứ ai khi nhắc đến công tác văn thư đều nghĩ đến công việc liên quanđến văn bản giấy tờ, bao gồm: ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải quyết vănbản Lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động củacác cơ quan, tổ chức Và nếu thiếu một trong những nội dung trên thì công tácvăn thư sẽ ảnh hưởng không tốt thậm chí là gây nên những hậu quả khôn lườngđối với những hoạt động khác của cơ quan

Theo kiến thức được học, tôi hiểu rằng, công tác văn thư là một mặt hoạtđộng trong bộ máy quản lý nói chung và là nội dung trong hoạt động văn phòng.Công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm phần lớn hoạt động của vănphòng và là một mắt xích trong hoạt động quản lý của cơ quan Nếu hiểu khôngđúng về công tác văn thư sẽ làm ảnh hưởng đến năng suất lao động quản lýtrong cơ quan nhà nước

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xácnhững thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nóichung Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau,nhưng nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là nguồn thông tin bằng văn

bản Ở một góc độ khác, “làm tốt công tác văn thư sẽ hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản nhà nước để làm trái pháp luật” [1; Tr 9] Đồng thời, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung

chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, nó sẽ

là bằng chứng pháp lý hữu dụng cho cơ quan đó

1.1.2 Yêu cầu, nội dung và tầm quan trọng của công tác văn thư

* Yêu cầu của công tác văn thư

Công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn giấy tờ Do đó trong

quá trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại

- Yêu cầu Nhanh chóng: Văn bản phải nhanh chóng, giải quyết văn bản

phải kịp thời góp phần vào giải quyết nhanh công việc

- Yêu cầu Chính xác: Nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt

pháp lý, không được trái với các văn bản Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bảnphải chính xác, số liệu đầy đủ, chứng cứ rõ ràng

- Yêu cầu về Bí mật: Có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của văn

phòng, của nhà nước nên quá trình tiếp nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản cácvăn bản đều phải được đảm bảo bí mật, không để lọt vào tay người không cótrách nhiệm

- Yêu cầu về tính hiện đại: Đó chính là việc ứng dụng công nghệ thông tinvào công tác văn thư

* Nội dung của công tác văn thư

Theo các sách giáo trình được học về công tác văn thư, thì công tác vănthư gồm 3 nội dung sau: Xây dựng và ban hành văn bản (như: soạn thảo vănbản, duyệt văn bản, đánh máy văn bản, ký và ban hành văn bản); Tổ chức quản

lý và giải quyết văn bản (bao gồm: quản lý tổ chức giải quyết văn bản đến vàquản lý, tổ chức giải quyết văn bản đi, văn bản mật, văn bản nội bộ quản lý hồsơ); Quản lý sử dụng con dấu [1; Tr 16 – 17]

Để công tác văn thư đạt kết quả cao, cán bộ văn thư phải thực hiện nhữngnhiệm vụ:

Nhận, bóc bì, đóng dấu vào sổ công văn đi đến

Sơ bộ phân loại văn bản, trình lãnh đạo phê duyệt, chuyển giao theo dõiviệc giải quyết văn bản đến

Làm thủ tục gửi văn bản đi, chuyển giao công văn , tài liệu.

Đánh máy, rà soát văn bản, in sao tài liệu

Quản lý giấy mời, giấy giới thiệu

Sử dụng và quản lý con dấu

* Tầm quan trọng của công tác văn thư

Vai trò của công tác văn thư với hoạt động quản lý hành chính nhà nước,

quản lý sản xuất kinh doanh là rất quan trọng Các tác giả cuốn Nghiệp vụ công tác văn thư cho rằng, vai trò công tác văn thư thể hiện ở 4 điểm sau:

- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cungcấp những tài liệu, tư liệu đáng tin cậy phục vụ cái mục đích chính trị, kinh tế,văn hóa, xã hội Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ,những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan

- Giúp cho cán bộ công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giảiquyết sử lý nhanh chóng,đáp ứng được các yêu cầu, tổ chức, cá nhân.Hồ sơ tàiliệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách hệ thống, qua

đó cán bộ công chức có thể kiểm tra,đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốtcác mục tiêu quản lý năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây củng là những mụctiêu yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay

- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổchức, cá nhân Góp phần giữ gìn căn cứ bằng chứng về hoạt động của cơ quan,phục vụ kiểm tra, thanh tra giám sát

- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổchức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia [1; Tr 12]

1.2 Khái quát về văn phòng UBND Tỉnh Thanh Hóa

1.2.1 Khái quát về UBND tỉnh Thanh Hóa

Thanh Hóa là một tỉnh nằm ở cửa ngõ Bắc Bộ và Bắc Trung Bộ, với diệntích tự nhiên là 11,116 km2, bằng 3,17 % diện tích cả nước Trên địa bàn tỉnh có

24 dân tộc Kinh, Mường, Dao, Hmông, Thái, Tày… Tổ chức hành chính gồm

27 huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh [2; Tr 11] Với vị trí thuận lợi như trên,Thanh Hóa có thể cùng lúc phát triển được cả rừng, đồng bằng và ven biển

UBND tỉnh Thanh Hóa tự giải quyết công việc theo chức năng, mục quyđịnh tại luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 UBND Tỉnh thảo luậntập thể và quyết định theo đa số đối với các vấn đề quy định tại điều 21 luật tổchức chính quyền địa phương năm 2015 và các văn bản luật khác Ngoài raUBND còn xây dựng chính quyền và quản lý hành chính, xây dựng quy hoạchphát triển đô thị theo quy hoạch chung, trình HĐND tỉnh phê duyệt tổ chức thựchiện quản lý , kiểm tra các lĩnh vực này tại địa phương theo đúng thẩm quyền.

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa

Quyết định số 1529/QĐ-UBND ngày 30/5/2015 của UBND tỉnh ThanhHóa về phê chuẩn quy chế làm việc của văn phòng UBND tỉnh; Quyết định số1889/QĐ-UBND ngày 14/6/2015 của UBND tỉnh Thanh Hóa về chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng [2; Tr 2] Theo nhữngQuyết định này, văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa có chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức như sau:

* Chức năng

Văn phòng UBND tỉnh là cơ quan ngang sở, là bộ máy giúp việc củaUBND tỉnh, chủ tịch UBND tỉnh Văn phòng UBND tỉnh có chức năng thammưu tổng hợp, giúp UBND tỉnh tổ chức các hoạt động chung của UBNDtỉnh.tham mưu, giúp chủ tịch UBND tỉnh và các phó chủ tịch UBND về chỉ đạo,điều hành các hoạt động chung của các bộ máy hành chính trên địa bàn tỉnh.Đảm bảo cung cấp thông tin, phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo

Điều hành của UBND tỉnh, chủ tịch UBND tỉnh và thông tin cho côngchúng theo quy định của pháp luật, đảm bảo các điều kiện vật chất , kỹ thuật chohoạt động của UBND tỉnh, chủ tịch UBND tỉnh

* Nhiệm vụ và quyền hạn

Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa có nhiệm vụ:

- Xây dựng các chương trình làm việc của UBND Tỉnh và thường trựcUBND tỉnh; Giúp UBND tỉnh, thường trực UBND tỉnh theo dõi kiểm tra đônđốc các sở, ban ngành, UBND huyện,thị xã, thành phố thực hiện các chương

trình trên; Thu thập xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo,chỉ đạo , điều hành của UBND tỉnh và thường trực UBND tỉnh.

- Tham mưu soạn thảo một số đề án, theo dõi, đôn đốc các sở, ban ngành,UBND các huyện soạn thảo, chuẩn bị các đề án, tham gia ý kiến và thẩm tra đề

án trước khi trình UBND, thường trực UBND tỉnh xem xét, quyết định; Tổ chứctiếp dân, xử lý đơn thư khiếu nại tố cáo, thuộc thẩm quyền giải quyết do chủ tịchUBND tỉnh giao, quản lý công tác thống nhất đối ngoại theo quy định

- Đảm bảo mối quan hệ giữa UBND tỉnh với Tỉnh Ủy, thường trựcHĐND, ủy ban MTTQ và các đoàn thể chính trị trong tỉnh; Tổ chức việc công

bố, truyền đạt quyết định, chỉ thị của UBND tỉnh, chủ tịch UBND tỉnh, các vănbản pháp quy của cơ quan quản lý nhà nước cấp trên và theo dõi các ngành, cáccấp thưc hiện các văn bản đó

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản, công tác văn thư, hành chính,lưu trữ và tin học hóa trong quản lý hành chính nhà nước theo quy định củapháp luật; Tổ chức các phiên họp, các buổi làm việc, đón tiếp khách và các hoạtđộng của UBND tỉnh, đảm bảo các điều kiện phục vụ cho hoạt động của UBNDtỉnh, thường trực UBND tỉnh; Lập quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán

bộ công chức, viên chức, chuyên môn nghiệp vụ về văn phòng ở địa phươngtrình UBND tỉnh; Quản lý tổ chức, tổ chức cán bộ, công chức,chuyên mônnghiệp vụ về văn phòng ở địa phương

* Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND Tỉnh Thanh Hóa

- Lãnh đạo văn phòng

Văn phòng UBND tỉnh có chánh văn phòng và các phó văn phòng Chánhvăn phòng UBND tỉnh là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh,chủ tịch UBND tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của văn phòng,đồng thời là chủ tài khoản cơ quan Văn Phòng; chịu trách nhiệm chỉ đạo, điềuhành chung và trực tiếp phụ trách các phòng, công nghiệp – xây dựng cơ bản,tổng hợp - kế hoạch, hành chính – tổ chức

Bao gồm: 01 Phó chánh văn phòng, trực tiếp phụ trách phòng văn hóa –

xã hội; 01 Phó chánh văn phòng trực tiếp phụ trách các phòng Nông Nghiệp,

Khoa học – công nghệ và tài nguyên môi trường; 01 Phó chánh văn phòng trựctiếp phụ trách các phòng kinh tế - tài chính,tiếp công dân; 01 Phó chánh vănphòng phụ trách phòng nội chính, quản trị - tài vụ, đội xe nhà khách 25B.

- Tổ chức bộ máy của văn phòng

+ Khối chuyên viên nghiên cứu, tổng hợp gồm các phòng: Phòng tổnghợp - kế hoạch; Phòng kinh tế - tài chính; Phòng Nông Nghiệp, KHCN và tàinguyên môi trường; Phòng công nghiệp – xây dựng - giao thông; Phòng nộichính; Phòng văn hóa – xã hội

+ Khối hành chính gồm các phòng: Phòng hành chính – Tổ chức (baogồm công tác văn thư, lưu trữ); Phòng quản trị - tài vụ (bao gồm cả quản lý độixe); Phòng tiếp dân

+ Khối sự nghiệp Có nhà khách Văn Phòng UBND tỉnh (gọi tắt là nhàkhách 25B)

Trong từng giai đoạn, tùy theo tình hình nhiệm vụ và yêu cầu côngtác,chủ tịch UBND tỉnh có thể thành lập mới, giải thể, bố trí lại tổ chức bộ máycủa văn phòng cho phù hợp trên cơ sở đề xuất, kiến nghị của chánh văn phòngUBND tỉnh và giám đốc sở Nội Vụ

* Tiểu kết

Trong chương 1, tôi đã trình bày hai nội dung cơ bản: Lý luận về công tácvăn thư và khái quát về UBND tỉnh Thanh Hóa Những nội dung này là cơ sở lýthuyết và thực tiễn để tôi tiến hành chương 2 hiệu quả hơn

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH THANH HÓA 2.1 Sự chỉ đạo của UBND tỉnh Thanh Hóa đối với công tác văn thư

2.1.1 Tổ chức và biên chế cán bộ văn thư chuyên trách

Bộ phận văn thư thuộc phòng hành chính của văn phòng UBND tỉnhThanh Hóa Cán bộ văn thư chuyên trách gồm: 01 chuyên viên phụ trách quản lývăn bản đi và con dấu; 02 chuyên viên phụ trách văn bản đến Ngoài ra còn cómột đồng chí phó hành chính làm việc trực tiếp với văn phòng văn thư, chịutrách nhiệm chỉ đạo chung, đồng thời còn giúp cho việc quản lý công văn trênmáy tính khi công việc của văn thư quá nhiều Trong đó cán bộ phó phòng hànhchính đã tốt nghiệp khoa lưu trữ học và quản trị văn phòng trường ĐHKHXH &

NV, một cán bộ tốt nghiệp Đại học trường học viện hành chính Quốc gia, cònlại được chuyển từ ngành khác sang

Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa đã tổ chức công tác văn thư theo hìnhthức tập trung Đây là mô hình phổ biến trong các cơ quan quản lý hành chínhnhà nước Theo hình thức này, ngoài việc giải quyết công văn đi đến, lập hồ sơhiện hành, các khâu khác của công tác văn thư đều tập trung vào một mối, còncác đơn vị phòng ban khác của cơ quan không bố trí bộ phận văn thư chuyêntrách Đây là một mô hình tổ chức vừa tinh giảm được biên chế cho cơ quan, màcông việc được giải quyết tập trung và thống nhất

Văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh Thanh Hóa được xem là có hiệu lực lớnnhất đối với công tác văn thư là Quyết Định số 1529/QĐ – UBND ban hànhngày 30/5/2008 về việc phê chuẩn quy chế làm việc của văn phòng UBND tỉnhThanh Hóa Trong đó chương II quy định phạm vi, trách nhiệm và quan hệ phốihợp giải quyết công việc của chánh, Phó văn phòng và các bộ phận công táckhác trong văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa

Điều 14: Tiêp nhận, trình, chuyển giao và giải quyết văn bản đến và quản

lý văn bản đi

Điều 15: Lập hồ sơ và giao nộp tại lưu trữ hiện hành [2; Tr 17]

Băn phòng UBND tỉnh còn có quyết định 208/QĐ – VP ban hành ngày16/6/2008 về phê chuẩn quy chế làm việc của phòng hành chính Trong văn bảnnày, mọi quy trình hoạt động của phòng hành chính nói chung, công tác văn thưnói riêng đều được đề cập chi tiết.Công văn số 187/VP- HCTC về việc triểnkhai thực hiện thông tư số 01/2011/VP – BNV của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Những văn bản pháp lý nói trên

là căn cứ pháp lý góp phần lớn cho việc hoàn thiện công tác văn thư ở vănphòng UBND tỉnh Thanh Hóa đi vào nề nếp

Lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa luôn tạo điều kiện thuận lợicho cán bộ văn phòng có điều kiện nâng cao năng lực bằng cách đào tạo thêmhoặc chuyên sâu Đội ngũ cán bộ văn thư thường xuyên được tham dự các lớptập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư và nghiệp vụ hành chính,hay các hội nghị phổ biến, quán triệt các quy định của pháp luật về văn thư, lưutrữ Đồng thời, lãnh đạo văn phòng luôn đặt ra những bài toán quản lý, để bộ

phận công nghệ thông tin cải tiến và nâng cấp phần mềm “Quản lý công văn đi đến và hồ sơ công việc” [2; Tr 109] phục vụ cho công tác văn thư Hàng năm

văn phòng đều tổ chức các đợt tập huấn ngắn ngày để cập nhật kiến thức củngnhư kinh nghiệm khai thác sử dụng hệ thống công nghệ thông tin cho bộ phậnvăn thư nhằm phục vụ tốt cho công tác chuyên môn

Lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa có chế độ khen thưởng, kỷluật thỏa đáng, nhằm khuyến khích các cán bộ văn thư làm việc hiệu quả hơn.Hàng quý, hàng năm, văn phòng đều tổ chức tổng kết công tác văn thư để rút ranhững thiếu sót hạn chế , từ đó có những biện pháp khắc phục kịp thời

2.1.2 Bố trí nơi làm việc và các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư

Để thuận tiện cho việc giải quyết giao nhận và giải quyết công tác giấy tờ

từ các đơn vị tổ chức, cá nhân, trong và ngoài cơ quan, văn phòng văn thư được

bố trí ngay tầng 1, gần cửa chính ra vào của cơ quan, gần cầu thang máy Vănphòng văn thư được bố trí cùng một dãy với trưởng phòng hành chính, thông vớiphòng photocopy , đây là cách tổ chức khoa học trong công việc Bởi vì văn bảnkhi được chuyên viên soạn thảo trình ký song được gửi đến trưởng phòng hành

chính (người chịu trách nhiệm thẩm tra văn bản lần cuối) sau đó chuyển sang bộphận photocopy nhân bản theo yêu cầu trong phiếu phát hành văn bản, cuốicùng từ bộ phận photocopy chuyển sang phòng văn thư đóng dấu làm thủ tụcban hành và gửi văn bản đi

Ngoài ra văn phòng đã trang bị cho phòng văn thư những trang thiết bịtương đối hiện đại: 03 máy tính được nối mạng nội bộ và internet và sử dụng

phần mềm tin học “Quản lý văn bản đi và đến và hồ sơ công việc” của đề án 112

do công ty cổ phần tin học Tân Dân triển khai; 01 máy in để nối với máy vi tính

để in các văn bản khi cần thiết; 01 máy Fax để nhận và gửi Fax; 01 nát scan đểquét văn bản đi, đến; 02 máy điện thoại, 03 tủ đựng tài liệu, 03 bàn làm việc; 01két sắt để bảo vệ và quản lý con dấu; 01 máy điều hòa, 01 quạt thông gió, 01quạt cây, 01 quạt trần [2; tr 30] Các trang thiết bị văn phòng phẩm chuyêndùng luôn được cung cấp đầy đủ như giấy, bút viết, hồ dán, kéo, mực con dấu

2.2 Soạn thảo văn bản

2.2.1 Các loại văn bản của văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa

Theo luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật đã được sửa đổi, bổ sungnăm 2002 thì UBND tỉnh các cấp được ban hành các loại văn bản như sau:

* Nhóm Văn bản quy phạm pháp luật

UBND Tỉnh Thanh Hóa có quyền ban hành 2 loại văn bản QPPL là quyếtđịnh vad chỉ thị.Cùng với công văn, đây là 2 loại văn bản được UB thườngxuyên dùng để quyết định, quy định các chủ trương chính sách, chế độ, thể lệ,

và biện pháp thực hiện các mặt công tác hoặc dùng để ban hành các chủ trươngchính sách, các biện pháp về quản lý kiểm trac các nhiệm vụ công tác đối với cơquan cấp dưới

* Nhóm 2: Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật (Văn phạm cá biệt)

Thẩm quyền ban hành loại văn bản này không chỉ giới hạn ở UBND tỉnh

mà cả văn phòng UBND tỉnh củng có thẩm quyền ban hành loại văn bản này.Tên gọi của những văn bản này thường là quyết định nhưng không có đầy đủnhững yếu tố của một văn bản QPPL

* Nhóm 3: Văn bản hành chính thông thường

Đây là loại văn bản được hình thành nhiều nhất trong hoạt động củaUBND tỉnh củng như văn phòng UBND tỉnh, những văn bản này thường có têngọi là công văn, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, công điện …

Với việc trực tiếp ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn củaUBND tỉnh Thanh Hóa, các chuyên viên soạn thảo văn bản phải đáp ứng đầy

đủ thông tin pháp lý củng như thông tin thực tiễn để khẳng định vai trò quản lýcủa cá văn bản

Theo lưu trữ trên máy tính, tôi đã thống kê được số lượng văn bản phát hành của UBND tỉnh Thanh Hóa từ năm 2012 – 2015 như sau:

(Bảng thống kê do tác giả bài tiểu luận tự thiết kế)

2.2.2 Quy trình soạn thảo văn bản

* Sự phân công và những quy định soạn thảo văn bản

Công tác soạn thảo văn bản của UBND tỉnh Thanh Hóa do văn phòngUBND tỉnh Thanh hóa phụ trách soạn thảo Các chuyên viên phụ trách côngviệc nào thì có trách nhiệm soạn thảo văn bản công việc mà mình phụ trách Cácvăn bản quy phạm pháp luật trình chủ tịch UBND tỉnh ban hành, nhất thiết phảithông qua chánh hoặc phó chánh văn phòng để xem xét về nội dung và hìnhthức văn bản, có ý kiến thẩm định bằng văn bản của giám đốc sở tư pháp và ýkiến tham gia của các ngành liên quan, ý kiến tham gia hoặc biểu quyết của ủyviên UBND tỉnh

Trưởng phòng hoặc các phó trưởng phòng, các phòng ban phụ trách côngviệc nào chịu trách nhiệm tổ chức soạn thảo văn bản về công việc mình phụ trách.

* Quy trình soạn thảo văn bản

Các bước tiến hành soạn thảo văn bản ở UBND tỉnh Thanh Hóa đượcthực hiện như sau: Xác định mục đích, yêu cầu tính chất: các cán bộ làm việcsoạn thảo văn bản thì phải bám sát mục đích yêu cầu của văn bản, đảm bảo đượctính thiết thực, tính hệ thống phù hợp thực tế và tuân theo pháp luật hiện hành;Xác định tên loại văn bản: với chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu thực tế của côngviệc chuyên viên soạn thảo lựa chọn tên loại văn bản đúng với chức năng, thẩmquyền ban hành văn bản của UBND tỉnh Thanh Hóa; Thu thập và xử lý thông tin:trước khi soạn thảo văn bản, người được giao soạn thảo văn bản phải thu thập đầy

đủ thông tin cần thiết cho văn bản Để đảm bảo được nội dung văn bản chính xác,đáp ứng kịp thời cho thông tin hoạt động lãnh đạo, quản lý trong UBND tỉnhThanh Hóa, nguồn thông tin có thông tin pháp lý và thông tin thực tiễn

Nguồn thông tin thực tế được thu thập ở các cơ quan phòng ban.Cácchuyên viên soạn thảo văn bản được quyền tiếp xúc vs các ngành và các nguồnthông tin cần thu thập.Nguồn thông tin thực tế đảm bảo cho văn bản sát thực,tránh được tình trạng văn bản phản ánh không đúng thực tế

- Duyệt văn bản

Các văn bản của UBND tỉnh và chủ tịch UBND tỉnh do các chuyên viênsoạn thảo đều phải chuyển cho chuyên viên văn phòng UBND tỉnh theo dõi cáclĩnh vực trực tiếp thẩm định về nội dung, hình thức và kỹ thuật soạn thảo vănbản.Nếu văn bản đã đạt chất lượng thẩm định thì hoàn chỉnh bản thảo, lập phiếutrình ký.Chánh phó văn phòng trực tiếp phụ trách kiểm tra ký trình trước khichuyển cho văn thư để trình chủ tịch hoặc phó chủ tịch ký chính thức.Còn nếuvăn bản không được chấp nhận ở khâu thẩm định thì chuyên viên soạn thảo phảichỉnh lý lại văn bản (một số văn bản quan trọng phải có sự bàn bạc, tham giađóng góp ý kiến của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan) cho đến khi bảnthảo được thẩm định

- Trình ký văn bản