Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ ở UBND huyện sóc sơn

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1, Lý do chọn đề tài: 1 2, Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 2 3,Giả thuyết nghiên cứu: 2 4, Mục tiêu nghiên cứu: 2 5, Lịch sử nghiên cứu. 2 6, Phương pháp nghiên cứu: 4 7, Mục đích nghiên cứu: 4 8, Cấu trúc của đề tài 4 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ HUYỆN SÓC SƠN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 5 1.1. Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ. 5 1.1.1. Khái niệm công tác lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ. 5 1.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ 6 1.1.3. Nội dung của công tác lưu trữ 7 1.2 Khái quát về huyện Sóc Sơn 10 1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển huyện Sóc Sơn 10 1.2.2. Chức năng. Nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của huyện Sóc Sơn 11 1.2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sóc Sơn 11 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN 13 2.1 : Tổ chức quản lí công tác lưu trữ 13 2.1.1: Tổ chức bộ phận quản lí công tác lưu trữ 13 2.1.2: Bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ 14 2.1.3 : Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ 14 2.1.4:Ban hành quy chế về công tác lưu trữ 15 2.1.5:Công tác kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ 15 2.2 Nghiệp vụ lưu trữ tại Huyện Sóc Sơn 16 2.2.1 Thu thập vào bổ sung tài liệu vào lưu trữ UBND Huyện Sóc Sơn Quản lý công văn đi 16 2.2.2 Phân loại tài liệu 17 2.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 18 2.2.4 Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ: 18 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 19 2.2.6 Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. 19 2.2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 20 2.3. Đánh giá về công tác lưu trữ tại UBND Huyện Sóc Sơn 20 2.3.1. Ưu điểm 20 2.3.2. Hạn chế 21 Chương 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN 23 3.1: Chú trọng việc xây dựng kế hoạch chỉ đạo thực hiện công tác lưu trữ. 23 3.2: Nâng cao chất lượng đội ngũ viên chức trong công tác lưu trữ 23 3.3: Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ: 23 3.4: Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ. 24 3.5: Chú trọng công tác kiểm tra giám sát công tác lưu trữ 24 KẾT LUẬN 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC 28

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của riêng tôi Các số liệu sử dụng phân tích trong luận án có nguồn gốc rõ ràng, đã công

bố theo đúng quy định Các kết quả nghiên cứu trong luận án do tôi tự tìm hiểu, phân tích một cách trung thực, khách quan và phù hợp với thực tiễn của Việt Nam Các kết quả này chưa từng được công bố trong bất kỳ nghiên cứu nào khác

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự

hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác

Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay,tôi đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô

với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho tôi trong suốt thời gian học tập tại trường Và đặc biệt, trong học kỳ này, Khoa đã tổ chức cho tôi được tiếp cận với môn học mà theo tôi là rất hữu ích đối với sinh viên cũng như tất cả các sinh viên thuộc các chuyên ngành Lưu Trữ Học khác

Đó là môn học Phương Pháp Luận Nghiên Cứu

Tôi xin chân thành cảm ơn TSKH LÊ THỊ HIỀN đã tận tâm hướng dẫn tôi qua từng buổi học trên lớp cũng như những buổi nói chuyện, thảo luận về lĩnh vực sáng tạo trong nghiên cứu khoa học Nếu không có những lời hướng dẫn, dạy bảo của cô thì tôi nghĩ bài thu hoạch này của tôi rất khó có thể hoàn thiện được Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn cô

Bài thu hoạch được thực hiện trong khoảng thời gian gần 3 tuần Bước đầu đi vào thực tế, tìm hiểu về lĩnh vực sáng tạo trong nghiên cứu khoa học,kiến thức của tôi còn hạn chế và còn nhiều bỡ ngỡ Do vậy, không tránh khỏi những thiếu sót là điều chắc chắn, tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu Cô để kiến thức của tôi trong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT Từ viết tắt Tên cụm từ viết tắt

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

LỜI CAM ĐOAN 1

LỜI CẢM ƠN 2

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 3

MỞ ĐẦU 1

1, Lý do chọn đề tài: 1

2, Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .2

3,Giả thuyết nghiên cứu: 2

4, Mục tiêu nghiên cứu: 2

5, Lịch sử nghiên cứu .2

6, Phương pháp nghiên cứu: 4

7, Mục đích nghiên cứu: 4

8, Cấu trúc của đề tài 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ HUYỆN SÓC SƠN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 5

1.1 Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ .5

1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ .5

1.1.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ 6

1.1.3 Nội dung của công tác lưu trữ 7

1.2 Khái quát về huyện Sóc Sơn 10

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển huyện Sóc Sơn 10

1.2.2 Chức năng Nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của huyện Sóc Sơn 11

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sóc Sơn 11

Chương 2 13

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN 13

2.1 : Tổ chức quản lí công tác lưu trữ 13

2.1.1: Tổ chức bộ phận quản lí công tác lưu trữ 13

2.1.2: Bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ 14

2.1.3 : Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ 14

2.1.4:Ban hành quy chế về công tác lưu trữ 15

2.1.5:Công tác kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ 15

2.2 Nghiệp vụ lưu trữ tại Huyện Sóc Sơn 16

2.2.1 Thu thập vào bổ sung tài liệu vào lưu trữ UBND Huyện Sóc Sơn Quản lý công văn đi 16

2.2.2 Phân loại tài liệu 17

2.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 18

2.2.4 Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ: 18

2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 19

2.2.6 Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ .19

2.2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 20

2.3 Đánh giá về công tác lưu trữ tại UBND Huyện Sóc Sơn 20

2.3.1 Ưu điểm 20

2.3.2 Hạn chế 21

Chương 3 23

CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN .23

3.1: Chú trọng việc xây dựng kế hoạch chỉ đạo thực hiện công tác lưu trữ .23

3.2: Nâng cao chất lượng đội ngũ viên chức trong công tác lưu trữ 23

3.3: Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ: 23

3.4: Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ .24

3.5: Chú trọng công tác kiểm tra giám sát công tác lưu trữ 24

KẾT LUẬN 27

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 28

PHỤ LỤC 29

MỞ ĐẦU

1, Lý do chọn đề tài:

Trong thời kì công nghiệp hóa, hiện đại hóa, hội nhập quốc tế thì thông tin đóng một vai trò rất quan trọng cho sự phát triển của con người và xã hội Thế giới luôn vận động và phát triển không ngừng Nhu cầu ghi lại lịch sử, hiểu biết thêm hiện tại và khám phá tương lai luôn tồn tại trong xã hội Tài liệu là nguồn thông tin không thể thiếu nhằm phục vụ hoạt động xã hội và con người Thông tin được tiếp nhận, truyền đi bằng các phương tiện khác nhau Nhưng văn bản, giấy tờ là thông dụng hơn cả Công tác lưu trữ ở huyện Sóc Sơn được sử dụng để làm công tác cất trữ, giữ gìn, bảo quản những văn bản đến và văn bản

đi

Văn bản là công cụ quản lý nhà nước phổ biến của các cơ quan, các cấp ban ngành Là phương tiện để các cấp, các ngành thuộc mọi lĩnh vực trao đổi thông tin, phục vụ hoạt động của các cơ quan

Công tác lưu trữ đảm bảo các công tác giải quyết văn bản một cách hợp lý

và triệt để nhất Mỗi cơ quan đều điều hành được thông suốt trong việc tổ chức hành chính và quản lý

Tại Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn nhiều giải pháp và phương hướng nâng cao hiệu quả chất lượng công tác Văn Thư - Lưu Trữ đã được đề xuất nhưng không mang lại hiệu quả cao, còn nhiều bất cập trong công tác Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên chưa đáp ứng được nhu cầu của công tác Dẫn đến nhiều giải pháp còn hạn chế

Nhận thấy tầm quan trọng của công tác Lưu Trữ trong quản lý nhà nước, đặc biệt là trong quá trình đổi mới đất nước vấn đề này càng được đảng và nhà nước quan tâm Ngày 18 tháng 12 năm 1971 Bộ Trưởng Phủ Thủ Tướng đã ban hành quyết định số 109/TB về ciệc thành lập Trường Trung Cấp Văn Thư Lưu Trữ (nay là trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội) Với nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng huấn luyện cán bộ chuyên nghiệp trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ Hàng năm trường đào tạo hàng trăm cán bộ có nghiệp vụ Văn Thư – Lưu Trữ ra làm việc ở nhiều lĩnh vực phục vụ nhu cầu ngày càng cao của xã hội

Là một sinh viên khoa Văn Thư - Lưu Trữ việc nghiên cứu công tác lưu trữ ở huyện Sóc Sơn tạo điều kiện cho việc học tập và nghiên cứu sau này Để nhận thấy ưu điểm, nhược điểm còn tồn tại trong công tác Lưu trữ nói chung và tại huyện Sóc Sơn nói riêng nhằm nâng cao hiệu quả, xóa giảm bất cập, cải thiện hoàn toàn phục vụ nhân dân tốt hơn.

Với lí do trên tôi Đàm Ngọc Nam ĐH Lưu Trữ Học 14B đã chọn đề tài

nghiên cứu: Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ ở UBND huyện Sóc Sơn

2, Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu

Công tác lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn

Phạm vi nghiên cứu:

Thời gian: 2014 – 2015

Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn

Phạm vi nội dung: Công tác lưu trữ gồm:

+) Thu giữ hồ sơ, văn bản, tài liệu

+) Quản lý, sắp xếp hồ sơ, văn bản, tài liệu

3,Giả thuyết nghiên cứu:

Nếu các giả thuyết trên trong lưu trữ được thực hiện một cách khoa học thì UBND huyện Sóc Sơn sẽ thành công

4, Mục tiêu nghiên cứu:

- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác lưu trữ

- Tìm hiểu thực trạng công tác lưu trữ của huyện Sóc Sơn trong thời gian qua, phân tích nguyên nhân của những ưu điểm cũng như những hạn chế của công tác

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác lưu trữ tại huyện Sóc Sơn

5, Lịch sử nghiên cứu

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ

chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và một trong những hoạt động được nhà nước chú trọng.Cũng chính vì thế mà đề tài này thu hút được rất nhiều sự quan tâm của các nhà khoa học, các nhà quản lý Đã có khá nhiều đề tài, công trình nghiên cứu khoa học liên quan đề cập đến vấn đề công tác lưu trữ Một số công trình công tác lưu trữ tiêu biểu như:PGS Vương Đình Quyền đã có cuốn: “Văn bản quản lý nhà nước và côngtác công văn, giấy tờ thời phong kiến Việt Nam” - được nhà xuất bản Chínhtrị Quốc Gia Hà Nội ấn hành năm 2002 Tài liệu này được coi là công trình lớn nhất, toàn diện nhất nghiên cứu về công tác lưu trữ thời phong kiến Thể hiện rõ những bước tiến văn minh, hiện đại trong công tác lưu trữ Việt Nam

“ Nghiên cứu đổi mới Công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Quốc Gia” của TS Nguyễn Cảnh Đương – năm 2001 Tài liệu đã làm rõ sự đổi mới công tác tổ chức sử dụng tài liệu tại các trung tâm lưu trữ quốc gia Đề xuất thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc tại các trung tâm quốc gia Định hướng hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu theo hướng tự động hóa

“ Hỏi đáp về luật lưu trữ” (Tài liệu tham khảo phục vụ Hội thi tìm hiểu luật lưu trữ 2013) – Chi cục VTLT của Sở Nội Vụ thành phố Hồ Chí Minh

Tài liệu được biên soạn nhằm đáp ứng nhu cầu tìm hiểu, giải đáp những thắc mắc liên quan đến luật lưu trữ

Công văn số 46/VTLTNN – NVTW ngày 21 tháng 01 năm 2014 của Cục Văn Thư và Lưu Trữ nhà nước hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 của các cơ quan tổ chức trung ương

“ Nghiên cứu xác định tiêu chuẩn tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng

họ được nhà nước đăng kí bảo hộ” – Ths Phạm Thị Bích Khải năm 2015 –2018

Đề xuất các tiêu chuẩn và danh mục các nguồn, thành phần tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ được nhà nước kí bảo hộ

“ Nghiên cứu cơ sở khoa học bảo vệ tài liệu mộc bản” – Ths Nguyễn Thị

Hà năm 2008 – 2010 Phân tích cơ sở khoa học ảnh hưởng của yếu tố nhiệt độ,

độ ẩm tới quá trình bảo quản tài liệu, đề xuất các giải pháp để bảo vệ tài liệu

Thông tư LT số 01/2014/TTLT – BNV – BXD ngày 21 tháng 8 năm 2014 của Bộ Nội Vụ và Bộ Xây Dựng hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử

Công văn 254/VTLTNN – NVTW của cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước

về báo cáo 3 năm thi hành luật lưu trữ

Huyện Sóc Sơn - Hà Nội là một trong những huyện đi đầu trong công tác lưu trữ tại Hà Nội Công tác lưu trữ ở đây đang ngày càng phát triển theo hướng hiện đại mang lại hiệu quả tích cực Thông qua báo cáo của các bộ phận quản lý công tác này chúng ta đã có cái nhìn tổng quát hơn, toàn diện hơn, cụ thể hơn về công tác lưu trữ của huyện Sóc Sơn

Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa giúp tôi tiến hành nghiên cứu đề tài: “ Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn - Hà Nội”

6, Phương pháp nghiên cứu:

Để thực hiện nghiên cứu tôi đã thực hiện các phương pháp sau:

Khảo sát thực tế, phỏng vấn trự tiếp bằng câu hỏi, nghiên cứu các tài liệu công tác bằng lưu trữ

7, Mục đích nghiên cứu:

Đề tài nghiên cứu nhằm làm rõ những lý luận về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiện hành, thực trạng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở huyện Sóc Sơn Từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ huyện Sóc Sơn

Sử dụng phương pháp nghiên cứu cơ bản: phương pháp phân tích, điều tra

và xã hội học, phỏng vấn, quan sát, phương pháp thống kê toán học…phương pháp duy vật biện chứng, chủ nghĩa Mác Lê nin.Trở thành tư liệu tham khảo nghiên cứu ngành khoa học khác

8, Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục chữ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo thì đề tài được chia làm 3 chương:

- CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ HUYỆN SÓC SƠN

- CHƯƠNG 2 :THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI HUYỆN SÓC SƠN

- CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI

QUÁT VỀ HUYỆN SÓC SƠN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1.1 Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ

1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ

Khái niệm công tác lưu trữ:

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động bao gồm tất cả các vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý,công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan,

tổ chức, cá nhân

Khái niệm tài liệu lưu trữ:

Tài liệu là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân được bảo quản trong kho lưu trữ thác phục vụ cho các mục đích chính trị,văn hóa, khoa học, lịch sử … của toàn xã hội

Giá trị tài liệu lưu trữ:

Giá trị thực tiễn

Giá trị thực tiễn của tài liệu lưu trữ là giá trị của những nội dung thong tin chứa đựng trong tài liệu Những thông tin này phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý của cơ quan Giá trị thực tiễn của tài liệu khôn chỉ giới hạn trong phạm

vi những thông tin về công việc đang giải quyết mà giá trị thực tiễn của tài liệu còn thể hiện trong việc sử dụng những thông tin đó để kiểm tra, xtôi xét hoạt động của nhà trường Như vậy, có thể nói giá trị thực tiễn của tài liệu chính là giá trị hiện hành của tài liệu.Tài liệu lưu trữ trong các huyện trên địa bàn thành phố có ý nghĩa to lớn, chứa đựng những thông tin về công tác giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học, côn tác tổ chức cán bộ, tài chính … Tài liệu lưu trữ hình thành trong lĩnh vực này phản ánh chân thực kết quả đào tạo, nghiên cứu khoa học, quản lý cán bộ, tài chính … Đây là công cụ đắc lực để phường triển khai công tác học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học, quản lý cán bộ, tài chính …

Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn được sử dụng để tra tìm thông tin phục vụ công tác cũng như giải quyết các nhiệm vụ hằng ngày: chế độ liên quan đến cán

bộ viên chức, chứng nhận thời gian công tác, …

Giá trị lịch sử

Giá trị lịch sử của tài liệu là giá trị của bản thân tài liệu và những thong tin chứa đụng trong tài liệu để phục vụ cho nhu cầu khai thác lâu dài của xã hội sau khi tài liệu hết giá trị hiện hành Giá trị tự thân của tài liệu không chỉ thể hiện ở nội dung thông tin mà còn thể hiện ở các yếu tố như ngôn ngữ, chất liệu chế tác và hình thức của tài liệu Nhưng tài liệu có giá trị lịch sử được bảo quản vĩnh viễn và được coi là chứng tích lịch sử

Tài liệu lưu trữ huyện Sóc Sơn là một bộ phận quan trọng, góp phần làm phong phú thêm thành phần, nội dung tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Tài liệu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng về phương diện giáo dục, đào tạo, nghiên cứu khoa học và trong các lĩnh vực được cơ quan các cấp có thẩm quyền giao nhiệm vụ; là căn cứ tin cậy cho công tác kiển tra, đánh giá việc thực hiện các chủ trương, đường lối của Đảng; là cứ liệu, bằng chứng tin cậy để nghiên cứu lý luận, tổng kết hoạt động thực tiễn

Tài liệu lưu trữ của huyện Sóc Sơn có giá trị lịch sử bao gồm những

-Tài liệu về thành lập huyện

-Tài liệu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và những thanh đổi về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức

-Tài liệu công nhận các đề tài nghiên cứu khoa học các cấp

-Tài liệu về công tác tổ chức cán bộ

-Tài liệu về các công trình xây dựng cơ bản …

Qua những giá trị nêu trên có thể khẳng định tài liệu lưu trữ có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với hoạt động của huyện

1.1.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ

Vị trí của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực đời sống xã hội Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh

luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh,Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa đã ký thông tư số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công văn, giấy tờ, trong đó người đã chỉ rõ “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá

“tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn trong nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch côn tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kĩ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng” Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với

xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17 tháng 9 năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg về ngày truyền thống của lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03 tháng 01 hằng năm là “Ngày Lưu trữ Việt Nam”

Ý nghĩa công tác lưu trữ

Mục đích cơ bản, quan trọng của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục

vụ đắc lực nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tin quá khứ có trong tài liệu lưu trữ Công tác Lưu trữ nếu làm tốt sẽ mang lại nhiều lời ích to lớn đối với nhà trường và xã hội

Thứ nhất, công tác lưu trữ trong huyện cung cấp những căn cứ và bằng chứng xác thực phục vụ cho hoạt động quản lý của huyện

Thứ hai, công tác Lưu trữ có ý nghĩa cung cấp những thông tin quá khứ cho việc nghiên cứu, biên soạn lịch sử của huyện

Thứ ba, công tác lưu trữ góp phần bảo vệ bí mật thông tin quốc gia

Thứ tư, công tác lưu trữ giúp cho huyện trong việc khai thác những thông tin trong tài liệu lưu trữ để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ,lãnh đạo trong huyện

1.1.3 Nội dung của công tác lưu trữ

Nhiệm vụ của công tác lưu trữ là tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.Để thực

hiện mục đích và nhiệm vụ của công tác Lưu trữ dặt ra, nội dung cụ thể của công tác Lưu trữ như sau:

- Hoạt động tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ: Tại các cơ quan trung ương bộ phận phụ trách công tác lưu trữ thường là một phòng, ban rêng biệt, độc lập với các phòng, ban khác, chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo cơ quan hoặc văn phòng, như Phòng Lưu trữ Bộ, Phòng Lưu trữ của các Tổng công ty Đối với cơ quan có quy mô nhỏ hoặc các cơ quan ở cấp địa phương thì bộ phận làm công tác lưu trữ thường được bố trí trực thuộc văn phòng của cơ quan, tổ chức Ví dụ ở các tỉnh có Trung tâm lưu trữ tỉnh trực thuộc văn phòng Uỷ ban nhân dân Dù ở cơ quan nào thì công tác lưu trữ cũng gắn bó mật thiết với công tác văn thư, công tác văn phòng của cơ quan Bởi lẽ văn phòng là đầu mối thu thập thông tin của cơ quan, nơi tập trung toàn bộ công văn giấy tờ đi đến của cơ quan, nên một trong những nhiệm vụ của văn phòng là phải tổ chức công tác lưu trữ để lưu trữ và tổ chức khoa học khối lượng công văn giấy tờ đó Hơn nữa, văn phòng có chức năng xử lý thong tin tổng hợp để phục vụ cho công tác quản lý của lãnh đạo Lưu trữ là bộ phận gìn giữ và xử lý các thông tin quá khứ, một trong những nguồn tin quan trọng trong công tác quản lý của lãnh đạo Vì vậy, công tác lưu trữ là một trong những nội dung cơ bản của công tác văn phòng Nếu trong các cơ quan có tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ độc lập với công tác văn phòng thì trong quá trình hoạt động giữa bộ phận làm công tác lưu trữ và văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ

- Hoạt động nghiệp vụ: Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như: Thu thập bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống kê xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

- Hoạt động quản lý: Soạn thảo, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004

về công tác văn thư và nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia Đây là hai văn bản quan trọng trong công tác văn thư lưu trữ mới được ban hành Để thực hiện các

điều quy định trong Pháp lệnh và các Nghị định trên Nhà nước, cụ thể là Bộ Nội

vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã biên soạn và ban hành các Thông tư, Quyết định, Công văn hướng dẫn thi hành một số điều, mục, khoản trong Pháp lệnh và Nghị định Những văn bản đó góp phần thống nhất việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức từ trung ương tới địa phương

- Hoạt động kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ: Kiểm tra, đánh giá là khâu then chốt giúp các cơ quan, tổ chức nắm được tình hình thực hiện các quy định của nhà nước về một ngành, một lĩnh vực nhất định Kiểm tra, đánh giá là bước cuối cùng của một quy trình công việc được xtôi xét trong một thời gian hoàn thành nhất định Kiểm tra, đánh giá có thể được thực hiện sau khi kết thúc một công việc, một sự vật hiện tượng vừa xảy ra để chúng ta có được những kết luận chuẩn xác hoặc sau khi đã có kết luận về một công việc, một sự vật, hiện tượng chúng ta tiến hành kiểm tra xtôi xét kết luận đó có đúng với thực tế sự vật, hiện tượng hay không Song trong lĩnh vực quản lý nhà nước thì mục đích chính của công tác kiểm tra đánh giá là kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn của cơ quan chủ quản tại các cơ quan thuộc phạm vi điều chỉnh của các văn bản đó

Kiểm tra, đánh giá trong lưu trữ là tiến hành kiểm tra các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức theo một thời gian thực hiện nhất định Để thực hiện việc kiểm tra, đánh giá, các cơ quan thường áp dụng các cách thức như: Kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ,kiểm tra đột xuất, kiểm tra qua các báo cáo bằng văn bản Một số năm gần đây, Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước tiến hành hình thức kiểm tra chéo giữa các bộ, ngành ở trung ương và kiểm tra chéo giữa Trung tâm Lưu trữ các tỉnh Sau đó cho điểm làm căn cứ để đánh giá, xếp loại công tác văn thư -lưu trữ ở các cơ quan từ trung ương đến địa phương Đây là một hình thức thanh tra, kiểm tra được đánh giá cao, khách quan, trung thực đồng thời tạo mối quan hệ, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau giữa các cơ quan Nội dung của công tác kiểm tra trong lưu trữ gồm: kiểm tra về tổ chức công tác lưu trữ tại cơ quan, trình độ và số lượng cán bộ làm công

tác lưu trữ trong cơ quan, trang thiết bị bảo quản tài liệu tại lưu trữ cơ quan và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo những quy định, hướng dẫn của nhà nước Từ đó tổng hợp kết quả đưa ra những đánh giá chính xác về sự phát triển ngành lưu trữ trong toàn quốc đồng thời xây dựng phương án, kế hoạch khắc phục những tồn tại hạn chế nhằm mục đích xây dựng một ngành lưu trữ phát triển bền vững đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu xã hội đặt ra với ngành lưu trữ

Bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc văn phòng cơ quan có thể kiểm tra công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị ngang cấp hoặc thực hiện công tác kiểm tra đối với cơ quan cấp dưới, sau đó báo cáo với cơ quan chủ quản hoặc lãnh đạo cơ quan cùng cấp Ở mỗi cơ quan, tổ chức bộ phận làm công tác kiểm tra, đánh giá

về công tác lưu trữ thường là bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc do lãnh đạo văn phòng quy định

1.2 Khái quát về huyện Sóc Sơn

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển huyện Sóc Sơn

Huyện Sóc Sơn được thành lập trên cơ sở sáp nhập hai huyện Đa Phúc và Kim Anh thuộc tỉnh Vĩnh Phú (nay đã tách thành hai tỉnh Vĩnh Phúc và Phú Thọ) cùng với thị trấn Xuân Hòa thuộc tỉnh theo Quyết định số 178/QĐ ngày 5 tháng 7 năm 1977của Hội đồng Chính phủ Việt Nam Khi ấy huyện Sóc Sơn vẫn thuộc tỉnh Vĩnh Phú, gồm thị trấn Xuân Hòa và 29 xã: Bắc

Phú, Bắc Sơn, Cao Minh, Đông Xuân, Đức Hòa, Hiền Ninh, Hồng Kỳ, Kim Lũ, Mai Đình,Minh Phú, Minh Trí, Nam Sơn, Nam Viêm, Ngọc Thanh, Phú Cường, Phù Linh, Phù Lỗ, Phú Minh, Phúc Thắng, Quang Tiến, Tân Dân, Tân Hưng, Tân Minh, Thanh Xuân, Tiên Dược,Trung Giã, Việt Long, Xuân Giang, Xuân Thu.Ngày 29 tháng 12 năm 1978, huyện Sóc Sơn được chuyển về Hà Nội

Ngày 17 tháng 2 năm 1979, chuyển thị trấn Xuân Hòa và 4 xã Ngọc Thanh, Cao Minh, Nam Viêm, Phúc Thắng về huyện Mê Linh quản lý (sau 5 đơn vị hành chính này trở thành thị xã Phúc Yên của tỉnh Vĩnh Phúc) Huyện Sóc Sơn còn lại 25 xã: Bắc Phú, Bắc Sơn, Đông Xuân, Đức Hòa, Hiền Ninh, Hồng Kỳ, Kim Lũ, Mai Đình, Minh Phú, Minh Trí, Nam Sơn, Phú Cường, Phù Linh, Phù Lỗ, Phú Minh, Quang Tiến, Tân Dân, Tân Hưng, Tân Minh, Thanh

Xuân, Tiên Dược, Trung Giã, Việt Long, Xuân Giang, Xuân Thu.

Ngày 3 tháng 3 năm 1987, thành lập thị trấn Sóc Sơn, gồm 54 ha diện tích

tự nhiên với 335 người của xã Phù Linh và 26 ha diện tích tự nhiên với 284 người của xã Tiên Dược Như vậy, huyện Sóc Sơn có 1 thị trấn và 25 xã, giữ ổn

bắc, huyện Yên Phong thuộc tỉnh Bắc Ninh và huyện Hiệp Hòathuộc tỉnh Bắc Giang về phía đông và đông bắc, về phía tây bắc giáp thị xã Phúc Yên tỉnh Vĩnh Phúc và phía nam giáp các huyện Mê Linh và Đông Anh của Hà Nội

1.2.2 Chức năng Nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của huyện Sóc Sơn

UBND huyện Sóc Sơn do HĐND huyện Sóc Sơn bầu là cơ quan chấp hành của HĐND là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm trước HĐND cùng các cấp và cơ quan cấp trên UBND huyện chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND nhằm đảm bảo chủ chương hoạt động biện pháp phát triển kinh tế - xã hội củng cố quốc phòng an ninh trên địa bàn

UBND huyện thực hiện chức năng quản lí nhà nước ở địa phương, góp phần đảm ba sự chỉ đạo thống nhất trong bộ máy nhà nước từ trung ương đến cơ UBND huyện thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình theo hiến pháp,luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế XHCN ngăn ngừa chống các biểu hiện quan liêu, hách dịch cửa quyền, tham nhũng lãng phí… trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn đối với pháp luật quy định UBND huyện ra quyết định, chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sóc Sơn

Qua sơ đồ 1 ở phần phụ lục ta thấy hệ thống tổ chức bộ máy chính quyền của huyện Sóc Sơn tổ chức chặt chẽ, mỗi cơ quan đều được phân công rõ ranng từng công việc Hệ thống từng ban ngành được bố trí rõ ràng, giúp cho công việc giải quyết một cách nhanh gọn nhất có thể nhằm đáp ứng nhu cầu và phụ vụ nhân dân được tốt hơn Ngoài ra sơ đồ còn thể hiện được tầm quan trọng của

chủ tịch huyện, và các phó chủ tịch Thể hiện rõ chức năng nhiệm vụ của mỗi ban ngành trong việc nhận và giải quyết hồ sơ

Qua chương 1 đã phần nào giúp chúng ta hiểu được về những kiến thức

sơ đẳng nhất về công tác lưu trữ Bên cạnh đó cũng tạo cho chúng ta cơ hội được biết thêm về địa điểm nghiên cứu đề tài là UBND huyện Sóc Sơn Biết được quá trình hình thành, phát triển và cách tổ chức một bộ máy lãnh đạo tốt cho UBND huyện Sóc Sơn trong giai đoạn mới