Công tác văn thư – lưu trữ tại uỷ ban nhân dân (UBND) quận tây hồ, hà nội

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 4 1.1 Sự hình thành và phát triển của UBND Quận Tây Hồ 4 1.2 Sự hình thành và phát triển của bộ phận làm công tác Văn thư – Lưu trữ 5 1.3 Mối quan hệ giữa bộ phận công tác VTLT đối với cơ quan và xã hội 6 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 8 2.1 Nội dung công tác văn thư 8 2.1.1 Tình hình tổ chức công tác văn thư 8 2.1.2 Tình hình ban hành văn bản của UBND quận Tây Hồ 9 2.1.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản: 10 2.1.4 Thẩm quyền ban hành văn bản 11 2.1.5 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. 15 2.1.6 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 19 2.1.7 Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ. 24 2.2 Nội dung công tác lưu trữ 26 2.2.1 Tình hình tổ chức công tác lưu trữ 26 2.2.2 Tài liệu lưu trữ 27 2.2.3 Các loại tài liệu lưu trữ 27 2.2.4 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 29 2.3 Các quy định của Nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ 31 2.4 Những thành tựu đã đạt được của UBND Quận Tây Hồ trong công tác Văn thưLưu trữ 32 2.5 Những hạn chế còn tồn tại 33 CHƯƠNG 3. BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT NHỮNG HẠN CHẾ VÀ THÚC ĐẨY HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ HIỆU QUẢ 35 3.1 Hoàn thiện hệ thống quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ 35 3.2 Đề xuất, kiến nghị trong việc cải cách công tác Văn thư – Lưu trữ 35 KẾT LUẬN 38 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 PHỤ LỤC 41

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi Những kết quả và sốliệu trông đề tài đều được thực hiện tại Ủy Ban Nhân Dân quận Tây Hồ, Tp HàNội và chưa từng được công bố trước đây

Ký tên

Nguyễn Thanh Thủy

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực hiện đề tài “ Công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBNDQuận Tây Hồ, Hà Nội”, Để hoàn thành đề tài này, tôi xin chân thành cảm ơn tậpthể cán bộ, nhân viên Ủy Ban Nhân Dân quận Tây Hồ, Tp Hà Nội đã giúp đỡ vàtạo mọi điều kiện thuận lợi

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn TS Bùi Thị Ánh Vân – Giáo viên hướngdẫn đã chỉ dạy tận tình để đề tài của tôi hoàn thành một cách nhanh chóng và hoànthiện hơn

Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất.Song do mới làm quen với công tác nghiên cứu khoa học, kiến thức thực tế cònhạn chế nên tôi rất mong được sự góp ý của quý thầy, cô và các bạn

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 4

1.1 Sự hình thành và phát triển của UBND Quận Tây Hồ 4

1.2 Sự hình thành và phát triển của bộ phận làm công tác Văn thư – Lưu trữ 5

1.3 Mối quan hệ giữa bộ phận công tác VT-LT đối với cơ quan và xã hội 6

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 8

2.1 Nội dung công tác văn thư 8

2.1.1 Tình hình tổ chức công tác văn thư 8

2.1.2 Tình hình ban hành văn bản của UBND quận Tây Hồ 9

2.1.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản: 10

2.1.4 Thẩm quyền ban hành văn bản 11

2.1.5 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 15

2.1.6 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 19

2.1.7 Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ 24

2.2 Nội dung công tác lưu trữ 26

2.2.1 Tình hình tổ chức công tác lưu trữ 26

2.2.2 Tài liệu lưu trữ 27

2.2.3 Các loại tài liệu lưu trữ 27

2.2.4 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 29

2.3 Các quy định của Nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ 31

2.4 Những thành tựu đã đạt được của UBND Quận Tây Hồ trong công tác Văn thư-Lưu trữ 32

2.5 Những hạn chế còn tồn tại 33 CHƯƠNG 3 BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT NHỮNG HẠN CHẾ VÀ THÚC ĐẨY HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ HIỆU QUẢ 35 3.1 Hoàn thiện hệ thống quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ 35 3.2 Đề xuất, kiến nghị trong việc cải cách công tác Văn thư – Lưu trữ 35 KẾT LUẬN 38 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 PHỤ LỤC 41

MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

Trong tất cả các cơ quan tổ chức đều có công tác Văn thư – Lưu trữ(VT_LT) và lập ra đơn vị làm công tác VT-LT VT-LT là việc đảm bảo hoạt độngquản lý hành chính thông qua các văn bản, tài liệu Ngày nay cùng với sự pháttriển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hóa, nền hành chínhnhà nước cũng có sự phát triên Với vai trò quan trọng của công tác VT-LT, tronglĩnh vực quản lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang cónhững chủ trương Chính sách ngày càng hiện đại hóa công tác này, nhằm phục vụtốt nhất cho hoạt động quản lý hành chính trong mỗi cơ quan

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác VT-LT, Hồ Chí Minh đã chỉrõ: “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánhgiá: “Tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứutình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác vàphương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa cũng như khoa học

kỹ thuật” Do đó việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng

Mặc dù công tác VT-LT đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dài lịch

sử dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan tổ chức và trách nhiệmthực hiện thuộc về tất các cá nhân trong cơ quan, tổ chức Nhưng hiện nay, trongsuy nghĩ của không ít người, công tác này hình như mới có một vài năm gần đây

và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm văn thư, lưutrữ, nên chưa có sự quan tâm, chú trọng xứng đáng Đây là suy nghĩ, là quan niệmchưa đúng khi đánh giá về công tác VT-LT, cần thiết phải nhìn nhận lại

Từ những vấn đề trên, nên tôi đã chọn đề tài: “ Công tác Văn thư – Lưu trữtại Uỷ Ban Nhân Dân (UBND) Quận Tây Hồ, Hà Nội” làm đề tài ngiên cứu khoahọc của mình

- Nghị định Số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2009 của Chính phủ sửađổi, bổ sung một số điều của Nghị định Số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm

2001 về quản lý sử dụng con dấu

- Nghị định Số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi

bổ sung một số điều của Nghị Định Số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm

2004 của Chính phủ về công tác văn thư

- Thông tư Số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Hiện nay, có rất nhiều đề tài nghiên cứu khoa học về công tác Văn thư –Lưu trữ

- ThS Nguyễn Văn Báu (2009) đề tài: “ Lịch sử lưu trữ của chính quyền Việt NamCộng Hòa (1955-1967)”

- ThS Đỗ Văn Học (2013) đề tài: “ Tổ chức thực hiện các sản phẩm khoa học vàhướng dẫn khoa học công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Công ty Điện lực LongAn”

3 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu

Chỉ ra những ưu nhược điểm trong công tác VT-LT tại UBND Quận Tây

Hồ, Hà Nội

Đưa ra biện pháp để hoàn thiện công tác VT-LT, góp phần nâng cao hiệuquả hoạt động của công tác này

Nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu sự hình thành và phát triển của công tác VT-LT tại UBND QuậnTây Hồ, Hà Nội

Chi ra ưu điểm, thành quả đạt được cũng như những khó khăn, hạn chế củacông tác VT-LT

Từ đó đưa ra những biện pháp giải quyết để thực hiện công tác văn thư lưutrữ một cách khoa học

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác Văn thư – Lưu trữ

Phạm vi nghiên cứu

Thời gian: 2011-2014

Không gian:Tại UBND Quận Tây Hồ, Hà Nội

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương Pháp thu thập thông tin trực tiếp: Phỏng vấn, quan sát thực tế

- Phương pháp thu thập thông tin gian tiếp: Phân tích tài liệu, tổng hợp số liệu

6 Ý nghĩa của đề tài

Đề tài góp phần nghiên cứu sâu hơn, toàn diện hơn, chuẩn hóa, nâng caohiệu lực , hiệu quả về công tác VT-LT

Mơ rộng thêm mô hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ cho hệ thống thuộcUBND Quận Tây Hồ

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần MỞ ĐẦU, KẾT LUẬN, DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO, PHỤ LỤC, đề tài được chia làm 03 chương:

CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

1.1 Sự hình thành và phát triển của UBND Quận Tây Hồ, Hà Nội

1.2 Sự hình thành và phát triển của bộ phận làm công tác Văn thư – Lưu trữ1.3 Mối quan hệ giữa bộ phận công tác Văn thư – Lưu trữ đối với cơ quan

và xã hội

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ

2.1 Nội dung công tác Văn thư

2.2 Nội dung công tác Lưu trữ

2.3 Các quy định của Nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ

2.4 Những thành tựu đã đạt được của UBND Quận Tây Hồ trong công tácVăn thư-Lưu trữ

2.5 Những hạn chế còn tồn tại

CHƯƠNG 3: BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT NHỮNG HẠN CHẾ VÀ THÚC ĐẨY HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ HIỆU QUẢ

3.1 Hoàn thiện hệ thống quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ

3.2 Đề xuất, kiến nghị trong việc cải cách công tác Văn thư – Lưu trữ

CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC

VĂN THƯ – LƯU TRỮ1.1 Sự hình thành và phát triển của UBND Quận Tây Hồ

Thực hiện đường lối mới của Đảng, những năm 1990 của thế ký XX, cùngvới nhịp độ phát triển kinh tế, tốc độ đô thị hóa trên địa bàn Hà Nội diễn ra ngàycàng nhanh Để đáp ứng yêu cầu xây dựng, phát triển thủ đô trong thời ký côngnghiệp hóa – hiện đại hóa, Đảng và Nhà nước đã chủ động mở rộng nội thành –Thành phố Hà Nội, ngày 28/10/1995, Chính phủ ra Nghị định Số 69/CP về việcthành lập Quận Tây Hồ Tổ chức bộ máy của Quận chính thức đi vào hoạt động từtháng 1/1996 Đến nay bộ máy đã được kiện toàn đầy đủ và vững vàng hoạt động(Phụ lục 1)

Quận Tây Hồ nằm ở phía Tây Bắc thành phố Hà Nội; phía nam giáp quận

Ba Đình; phía đông bắc và đông nam giáp huyện Đông Anh và huyện Gia Lâm;phía Tây giáp quận Bắc Từ Liêm và Quận Cầu Giấy Trên địa bàn có những di tích

và dấu tích lịch sử văn hóa từ ngàn đời xưa, góp phần bồi đắp nên tinh hoa văn hóaThăng Long – Hà Nội Nơi đã và đang tỏa sáng trở thành khu du lịch nổi tiếng củaThủ đô

Sau khi thành lập, Đảng bộ, chính quyền và nhân dân Quận Tây Hồ vừa tiếnhành xây dựng, củng cố, kiện toàn tổ chức, vừa tập trung cho việc thực hiện nhiệm

vụ tước mắt và lâu dài Dưới sự lãnh đạo của Thành Ủy, HĐND,UBND thành phố,

sự phối hợp giúp đỡ của các cơ sở, ban nghành thành phố, cùng các quận, huyệnbạn, Những năm qua Đảng bộ và nhân dân quận Tây Hồ luôn luôn đoàn kết nỗ lựcphấn đấu xây dựng phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, giữ vững an ninh chính trị,tăng cường quốc phòng Hệ thống chính trị được xây dựng, củng cố và phát huyhiệu quả, góp phần hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao

Với tinh thần quyết tâm xây dựng Quận phát triển toàn diện vững chắc, pháthuy thành tích đã đạt được và sức mạnh của khối đại đoàn kết toàn dân, của hệthống chính trị và các nguồn lực, Đang bộ và nhân dân quận Tây Hồ đã có nhữngbước đi vững chắc

Những thành tích quận Tây Hồ đạt được là kết quả của quá trình phấn đấukiên trì và ý chí quyết tâm kết tinh trí tuệ của Đảng bộ và nhân dân Kết quả đókhông chỉ đánh dấu chặng đường xây dựng phát triên mà còn là tiền đề quan trọngcho sự phát triển trong những năm tiếp theo.

UBND quận Tây Hồ hoạt động trên cương vị là một tổ chức cấp quận và cóquy mô bộ máy lớn Là một cơ quan quản lý nhà nước thực hiện nhiệm vụ, quyềnhạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày

26 tháng 11 năm 2003 Bộ máy UBND quận Tây Hồ là toàn bộ hệ thống các phòngban chức năng được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến hoạt động theo Quyết định Số20/2004/QĐ-UBND ngày 30 tháng 8 năm 2004 cua UBND quận về việc phâncông công tác các thành viên UBND quận Tây Hồ nhiệm kyd 2004 - 2009

1.2 Sự hình thành và phát triển của bộ phận làm công tác Văn thư – Lưu trữ

Bộ phận làm công tác VT-LT trực thuộc văn phòng UBND Theo tính chấtquy mô hoạt động có 3 cán bộ thực hiện công tác này Tất cả đều được đào tạo sâu

về chuyên nghành VT-LT và thực hiện nhiệm vụ :

Nhiệm vụ của cán bộ văn thư

- Tiếp dân và phát hành các loại công văn, giấy tờ, tài liệu của HĐND,UBND quận đảm bảo đúng trình tự, thể thức của văn bản hành chính Nhà nước;

- Quản lý và viết các loại giấy giưới thiệu, giấy mời…;

- Thực hiện các quy định về quy trình soạn thảo, trình ký, ban hành và quản

lý văn ban thuộc thẩm quyền của UBND quận và các phường trực thuộc;

- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định Số

58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của Chính phủ

Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ:

- Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu và lưugiữ các loại tài liệu của HĐND và UBND quận;

- Thống kê đầy đủ các loại tài liệu lưu trữ đảm bảo rõ ràng, chính xác bằng

sổ thống kê và máy tính, phục vụ tra cứu nhanh chóng, hiệu quả;

- Hàng năm hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị để đưa vàokho lưu trữ, tham mưu việc hủy tài liệu đã hết giá trị sử dụng theo đúng quy định

Chế độ làm việc

- Cán bộ làm VT-LT thực hiện chế độ làm việc theo giờ hành chính Ngoài

ra còn có thể đi làm ngoài giờ hoặc các ngày lễ, ngày nghie nếu có yêu cầu;

- Báo cáo, tổng kết tình hình hoạt động chuyên môn với lãnh đạo văn phòng

1.3 Mối quan hệ giữa bộ phận công tác VT-LT đối với cơ quan và xã hội

- Bộ phận VT-LT chịu sự chỉ đạo của văn phòng UBND quận trên cơ sởchức năng, nhiệm vụ được phân công Là đầu mối quan hệ công tác giữa UBNDvới các mặt trận, đoàn thể nhân dân thuộc quận, với các phòng, ban, nghành chứcnăng và các phường;

- Có nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho lãnh đạo văn phòng UBND quận vềcác quy định, thủ tục, trình tự, soạn thảo văn bản giấy tờ phù hợp với luật pháp đãban hành;

- Bộ phận VT-LT phối hợp chặt chẽ với tất cả các phòng ban, cá nhân đểthực hiện nhiệm vụ chung đạt hiệu quả

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Sau 20 năm thành lập và phát triển, UBND quận Tây Hồ đã từng bước pháttriển và ngày càng vững mạnh Là một trong những trung tâm kinh tế, chính trị, xãhội của thành phố Hà Nội nói riêng và của cả nước nói chung

Tổ chức bộ máy ngày càng đầy đủ, hoàn thiện hơn nhất là bộ phận VT-LTtrực thuộc văn phòng quận

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ2.1 Nội dung công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ choviệc lãnh đạo chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Là mắt xích nốiliền mọi hoạt động trong và ngoài cơ quan, giúp văn phòng thực hiện tốt chức năngnhiệm vụ của mình

Nội dung công tác văn thư bao gồm:

- Xây dựng và ban hành văn bản;

- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản;

- Bảo quản và sử dụng con dấu

Đây là nội dung công việc chiếm phần lớn trong hoạt động của văn phòng.Nhờ công tác văn thư mà việc trao đổi, cập nhật thông tin bằng văn bản được đảmbảo chính xác, kịp thời Giúp UBND giải quyết công việc một cách nhanh chóng,chính xác và có hiệu quả, đảm bảo tính pháp lý của giấy tờ qua khâu kiểm tra thểthức và nội dung văn bản Tránh khỏi sai lầm và những hạn chế về tệ nạn quan liêugiấy tờ, đồng thời giữ gìn và phản ánh đầy đủ quá trình hoạt động của UBND,cung cấp nguồn tài liệu cho lưu trữ

Như vậy công tác văn thư đóng vai trò quan trọng, cần thiết đối với một cơquan nói chung và văn phòng nói riêng XÁc địn được điều đó nên UBND và vănphòng HĐND và UBND quận Tây Hồ luôn chú trọng cây dựng và phát triển công

tá văn thư Đảm bảo công tác văn thư nhanh chóng, chính xác và khoa học

2.1.1 Tình hình tổ chức công tác văn thư

Được sự qua tâm của UBND, nên tình hình công tác văn thư luôn được đambảo Theo quy chế làm việc của văn phòng quận thì văn thư được tổ chức làm việctheo cơ chế “ Một cửa” Vì vậy, mọi văn bản, giấy tờ đến UBND dù bất cứ từnguồn nào cũng đều phải tập trung tại phòng văn thư để làm thủ tục tiếp nhận,đăng ký và chuyển giao Với những văn bản đến không được đăng ký tại phòngtiếp nhận hồ sơ và văn thư thì chuyển cho Chủ tịch, các Phó chủ tịch chịu trách

nhiệm giải quyết Tất cả những văn bản do UBND và các đơn vị thuộc UBNDquận làm ra cũng đều phải tổng hợp về văn thư để làm thủ tục ban hành.

Hiện nay, có 2 cán bộ làm công tác văn thư Theo quy chế làm việc của Vănphòng thì có 1 cán bộ chuyên tổ chức quản lý văn bản đi, 1 cán bộ chuyên tổ chứcquản lý văn bản đến Cán bộ văn thư của văn phòng được đào tạo về nghiệp vụVT-LT và có trình độ đại học nên thực hiện công tác tốt, đạt hiệu quả Được bồidưỡng chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao tay nghề qua các lớp chính quy và tạichức do Cục VT-LT Nhà nước tổ chức

Với vị trí quan trọng trong cơ quan nên văn thư được bố trí làm việc tại mộtphòng riêng, có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ công tác ĐẶc biệt là được trang

bị các phần mềm quản lý văn bản theo hệ thống của UBND thành phố

Nhiệm vụ chủ yếu của cán bộ văn thư đó là:

- Tiếp nhận và phát hành các loại công văn, giấy tờ, tài liệu của HĐND và UBNDquận, đảm bảo đúng quy trình, thể thức của các văn bản hành chính nhà nước

- Quản lý các văn bản giấy tờ đến và đi

- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy đinh tại Nghị định Số 58/2001/NĐ-CP ngày

24 tháng 08 năm 2001 của Chính phủ

Nhìn chung cả hai cán bộ văn thư đều làm tốt công việc của mình theo sựphân công Đảm bảo các quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đi và đến nhanhchóng, chính xác và khoa học Góp phần cho hoạt động của UBND được thôngsuốt

Công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ do Chánh văn phòng trực tiếp chỉđạo, điều hành Bởi văn thư là mảng lớn và quan trọng trong hoạt động của vănphòng Chánh văn phòng là người chịu trách nhiệm chung về công tác VT-LT đốivới cấp trên

2.1.2 Tình hình ban hành văn bản của UBND quận Tây Hồ

Văn bản là một phương tiện dùng để truyền đạt thông tin chủ yếu và mangtính pháp lý cao Đồng thời là công cụ đề cấp trên điều hành cấp dưới, cấp dướitrình lên cấp trên và các cơ sở, ban, nghành trao đổi thông tin với nhau

Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thànhvăn do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục,hình thức nhất định và được đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau.

Văn bản quản lý Nhà nước có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý củaUBND quân Chính vì vậy, công tác xây dựng và ban hành văn bản được thực hiệnngay từ khi mới thành lập theo quy định của HĐND và UBND Văn bản là sảnphẩm của cả tập thể hay của riêng 1 cá nhân nhưng đều được xây dựng và banhành theo quy định cảu văn phòng HĐND và UBND quận

2.1.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:

Việc ban hành, lưu hành văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phòngnhằm đảm bảo quá trình hoạt động của UBND quận Chánh văn phòng và các Phóvăn phòng là những người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc quá trình soạn thảo và banhành văn bản Được thực hiện theo trình tự sau đây:

Phân công soạn thảo: Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn

thảo và căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, lãnh đạo cơ quan giao cho đơn

vị soạn thảo Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo việc soạn thảovăn bản trong đơn vị Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo,thủ trưởng giao cho tổ chức, cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo

Xây dựng đề cương văn bản: Thông thường cán bộ chuyên môn chỉ lập đề

cương đối với những văn bản phức tạp, còn đối với các văn bản đơn giản thườngxuyên phải soạn thảo và một số loại đã được mẫu hóa thì không cần phải xây dựng

đề cương

Soạn thảo văn bản: Tổ chức hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản

phải có trách nhiệm, xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bảnsoạn thảo, thu thập thông tin tài liệu có liên quan

Duyệt văn bản: Bản thảo phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

Việc sửa chữa, bổ sung vào bản soạn thảo văn bản đã được duyệt phải trình ngườiduyệt xem xét quyết định

Đánh máy, nhân bản văn bản: Văn bản dự thảo sau khi được lãnh đạo cơ

quan duyệt thì đem nhân bản để chuẩn bị ban hành Chỉ được nhân văn bản theo

đúng số lượng yêu cầu, không cắt, dán chữ ký để nhân văn bản, đồng thời giữ bímật nội dung trong văn bản, thực hiện đánh máy nhân văn bản theo đúng thời gianyêu cầu.

Ký ban hành: Sau khi các thủ tục trình ký được thực hiện và kiểm tra lại

văn bản lần cuối, nếu đầy đủ và đáp ứng đúng các yêu cầu về thể thức, nội dung vàtính thẩn mỹ thì lãnh đạo ký văn bản theo đúng nhiệm vụ, quyền hạn được phâncông và trong phạm vi giải quyết công việc đã được quy định

Ban hành văn bản: Văn bản khi ký ban hành sẽ được tập trung tại phòng

văn thư để làm thủ tục phát hành Trước khi đóng dấu văn thư cơ quan kiểm tra lạimặt thể thức, nếu đúng và đầy đủ mới đóng dấu để ban hành Nếu sai sót quá nhiềuthì gửi lại để sửa chữa sau đó mới đóng dấu cho ban hành

2.1.4 Thẩm quyền ban hành văn bản

Văn bản của UBND quận Tây Hồ phục vụ cho nhiệm vụ quản lý Nhà nướcthuộc phạm vi chức năng của mình Theo thẩm quyền ban hành văn bản, UBND vàVăn phòng UBND quận Tây Hồ được ban hành 02 loại văn bản:

+ Văn bản quy phạm pháp luật;

+ Văn bản quản lý nhà nước thông thường

- Các phòng, ban, ngành thuộc UBND quận không có thẩm quyền ban hànhcác văn bản quy phạm pháp luật Để giải quyết các công việc chuyên môn theochức năng, nhiệm vụ được giao thì các phòng, ban, ngành trong quá trình tổ chứchoạt động chỉ được ban hành các văn bản hành chình thông thường

- Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ có quyền ban hành văn bảnquản lý Nhà nước theo chức năng nhiệm vụ và thẩm quyền đúng quy định Vănbản do Văn phòng ban hành để chỉ đạo công tác các đơn vị cơ sở

* Nội dung văn bản:

Khi soạn văn bản, người soạn cần xác định rõ nội dung văn bản nhằm đạtmục đích gì, xem có thiết thực với tình hình thực tế xã hội yêu cầu hay không

Người soạn văn bản và thủ trưởng đơn vị soạn phải chịu trách nhiệm trướcUBND quận về nội dung văn bản do mình, đơn vị mình tham mưu soạn thảo Nộidung văn bản phù hợp với chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Pháp

luật cũng như đảm bảo yêu cầu giải quyết công việc Văn phong dùng trong vănbản phải súc tích, rõ ràng, chính xác, chặt chẽ và dễ hiểu.

* Thể thức văn bản:

Theo quy định thì thể thức của một văn bản phải đầy đủ 09 thành phần: quốchiệu, tác giả, số ký hiệu, địa danh và ngày tháng ban hành, tên loại và trích yếu nộidung, nội dung văn bản, nơi nhận và thể thức đề ký

Hầu hết, các văn bản do UBND quận Tây Hồ ban hành đều đảm bảo đầy đủcác thành phần thể thức kể trên Tuy nhiên, còn một số văn bản chưa được trìnhbày theo tiêu chuẩn Việt Nam 5700- 2002

Cụ thể về thể thức văn bản của UBND quận Tây Hồ :

+ Quốc hiệu:

Quốc hiệu được trình bày ở góc trên bên phải, dòng đầu, trang đầu của vănbản Dòng trên trình bày bằng phông chữ Vn.TimeH đứng đậm, dòng dưới chữVn.Time đứng đậm, cỡ chữ 13, có dòng kẻ ngang bên dưới

Ví dụ: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do - Hạnh phúc

+ Tác giả văn bản:

Tác giả văn bản là tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày ở góc trên,bên trái, dòng đầu, trang đầu của văn bản bằng phông chữ Vn.TimeH cỡ 13 đứngđậm

- Nếu là văn bản của UBND thì tác giả được trình bày:

UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ

- Nếu là văn bản của Văn phòng thì tác giả được trình bày:

UBND QUẬN TÂY HỒ VĂN PHÒNG

+ Số và ký hiệu văn bản:

- Số và ký hiệu văn bản của UBND quận Tây Hồ được đánh theo thứ tự từ

số 01 cho đến hết đối với từng loại văn bản ban hành hàng năm Số thứ tự đượcđánh bằng chữ số ảrập

- Ký hiệu của văn bản là chữ viết tắt của thêt loại văn bản và đơn vị banhành văn bản, được trình bày bằng phông chữ Vn.TimeH, cỡ chữ 13

- Giữa số và ký hiệu có gạch chéo, giữa thể loại và đơn vị ban hành văn bản

có gạch nối

Ví dụ:

Văn bản của UBND: 10/QĐ- UBVăn bản của Văn phòng: 5/TB- VPVăn bản không có tên loại: 28/CV- UB

- Nếu là văn bản quy phạm pháp luật thì có thêm năm ban hành văn bản:

Ví dụ: 01/2001/QĐ- UB

+ Địa danh và ngày tháng văn bản:

- Địa danh là tên địa phương nơi UBND quận đóng trụ sở

- Ngày tháng văn bản là ngày tháng năm ban hành văn bản

- Địa danh và ngày tháng văn bản của UBND quận Tây Hồ được trình bàydưới phần quốc hiệu bằng phông chữ Vn.Time, cỡ chữ 14 nghiêng

Ví dụ: Hà Nội, ngày 01 tháng01 năm 2013

+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:

- Tên loại được trình bày ở giữa, dưới phần địa danh ngày tháng văn bảnbằng phông chữ Vn.TimeH, cỡ chữ 14 đứng đậm

- Trích yếu nội dung văn bản là câu tóm tắt nội dung văn bản ngắn gọn, súc

tích,dễ hiểu, được trình bày dòng dưới tên loại văn bản với phông chữ Vn.Time, cỡchữ đứng đậm

- Đối với những văn bản không có tên loại hay con gọi là công văn thì tríchyếu nội dung được trình bày phía dưới số và ký hiệu văn bản bằng phông chữVn.Time, cỡ chữ 12 in nghiêng

+ Nội dung văn bản:

Đây là phần chính của văn bản để trình bày các thông tin một cách cụ thể, rõràng phục vụ giải quyết công việc mà văn bản nói đến Nội dung văn bản củaUBND quận Tây Hồ được trình bày ngắn gọn nhưng chính xác và dễ hiểu

Ví dụ:

Kính gửi : Công ty Thành Long

+ Thể thức đề ký và chữ ký:

- Thể thức đề ký là thẩm quyền và chức vụ của người ký văn bản;

- Chữ ký là ký hiệu riêng của người có thẩm quyền ký văn bản Chữ ký vàthể thức đề ký được trình bày ở dưới phần nội dung văn bản cách từ 2 đến 3 dòng

về phía bên phải, ngang hàng với phần nơi nhận;

- Thể thức đề ký được trình bày bằng phông chữ Vn.TimeH, cỡ chữ

13 đứng đậm

+ Văn bản do Phó Chủ tịch ký:

TM UBND QUẬN TÂY HỒ

KÝ THAY CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH

Lê Văn Phượng

- Văn bản của Văn phòng ban hành và do Chánh Văn phòng ký:

VĂN PHÒNG HĐND& UBND QUẬN TÂY HỒ CHÁNH VĂN PHÒNG

Nguyễn Văn Thắng

2.1.5 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.

Số lượng văn bản phát hành của UBND quận Tây Hồ tăng dần theo từngnăm, mỗi năm UBND quận làm ra khoảng 4000 văn bản Việc tổ chức quản lý vàgiải quyết văn bản đi ở đây cũng được tiến hành trình tự theo từng bước như quyđịnh Nhà nước

Việc trình ký văn bản

- Trình ký là một khâu nghiệp vụ thuộc công tác văn thư Văn bản sau khi

được in thì phải trình chủ tịch, các phó chủ tịch hoặc chánh văn phòng ký theothẩm quyền trước khi ban hành

- Trước khi trình ký, văn thư là người kiểm tra, rà soát lại văn bản xem đãđầy đủ về nội dung và hình thức chưa Việc trình ký có thể là do cán bộ văn thư, cóthể do cán bộ chuyên môn soạn thảo ra văn bản thực hiện

- Các trường hợp trình ký:

+ Đối với các văn bản thông thường, nội dung không phức tạp thì chỉ cầntrình văn bản đó lên người có thẩm quyền ký sau khi đã được kiểm tra nội dung vàthể thức

+ Đối với các văn bản có nội dung phong phú, phức tạp (nh các văn bản quyphạm pháp luật, các đề án, kế hoạch dài hạn…) thì phải có các văn bản liên quankèm theo khi trình ký Gọi là Hồ sơ trình ký giúp thủ trưởng thẩm tra nội dung củavăn bản khi cần.

- Theo quy định thì mỗi ngày , cán bộ văn thư hoặc cán bộn chuyên mônthực hiện trình ký 02 lần vào đầu giê hành chính của buổi sáng và chiều.Việc trình

ký được diễm ra nhanh chóng, kịp thời để đảm bảo văn bản được ban hành ngaytrong ngày

Đóng dấu văn bản:

* Văn bản sau khi được Thủ trưởng ký phải quay về phòng văn thư Ở đâycán bộ văn thư làm công tác quản lý văn bản đi có nhiệm vụ xem xét một lần nữatoàn bộ văn bản Xem chữ ký có đúng thẩm quyền hay không Sau đó văn thư tiếnhành ghi số và ngày tháng cho văn bản Số được đánh theo tên loại văn bản và bắtđầu từ số 01 của ngày đầu năm cho đến hết Ngày tháng văn bản được ghi đúngngày làm thủ tục ban hành văn bản

Việc ghi số và ngày tháng cho văn bản của cán bộ văn thư Văn phòng HĐND &UBND khá tốt, đúng với quy định của Nhà nước về hình thức, thể thức văn bản.Sau khi được ghi số và ngày tháng, văn thư tiến hành khâu tiếp theo là đóng dấulên văn bản

Dấu là thành phần không thể thiếu để chứng minh tính pháp lý và chân thựccủa văn bản Chính vì vậy mà văn thư phải chú ý đóng dấu đúng thẩm quyền chữký

Văn thư Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ có trách nhiệm bảo quản

và sử dụng nhiều loại con dấu: dấu của UBND quận, dấu của Văn phòng, dấu củaThường trực HĐND quận, các dấu chức danh, dấu tên, dấu chỉ mức độ mật, khẩn,hoả tốc và một số loại dấu khác theo quy định

Khi đóng dấu, văn thư căn cứ vào chữ ký của người có thẩm quyền để đóngdấu cho chính xác

Đối với những văn bản có mức độ Mật, Khẩn thì đóng dấu chữ “Mật”,

“Khẩn” hoặc “Hoả tốc” ở dưới phần số và ký hiệu văn bản

Đối với những văn bản nhiều trang, để đảm bảo hiệu lực thi hành thì văn thưđóng dấu giáp lai ở lề phải các tờ văn bản.

Đối với những chương trình, kế hoạch, đề án thì đóng dấu treo dưới phần tácgiả văn bản hoặc giữa tác giả và tiêu ngữ Dấu treo cũng được đóng lên các tê nhdanh sách kèm theo, thu hoạch kết quả trong báo cáo

+ Ưu điểm: Dấu đóng đa phần là đúng quy định, dấu được đóng lên 1/3 đến1/4 chữ ký về phía bên trái và khá ngay ngắn

+ Nhược điểm: Chưa cập nhật định mới theo văn bản số 425/ NVTW nên dấu giáp lai còn đóng ở lề bên phải Một số dấu dóng còn nghiêng vànhoè mực

Mỗi năm, UBND quận Tây Hồ ban hành gần 4000 văn bản với nhiều thểloại khác nhau Để việc theo dõi, quản lý văn bản đi được thuận tiện, cán bộ vănthư tiến hành đăng ký văn bản đi theo tên loại, mỗi loại văn bản đăng ký riêng vàomột sổ

Chuyển giao văn bản đi:

Việc chuyển giao văn bản đi được cán bộ văn thư tiến hành kịp thời, nhanhchóng và chính hongVngay sau khi làm xong thủ tục phát hành

Dùa vào phần nơi nhận và nội dung giải quyết của văn bản mà cán bộ vănthư xác định các đơn vị, cá nhân nhận văn bản Đối với nơi nhận ở ngoài UBNDquận thì chuyển giao qua đường bưu điện; các đơn vị hoặc cá nhân nhận thuộcUBND quận thì văn thư chuyển tay.

Văn bản gửi ra ngoài được bao gãi trong bì in sẳn theo mẫu của UBNDquận Bì được làm bằng giấy trắng, dai và bền

Tuỳ theo số lượng tờ văn bản và cách gấp văn bản mà văn thư chọn kíchthước bì phù hợp Văn thư có trách nhiệm ghi đầy đủ những thông tin cần thiết len

Lập tập lưu văn bản:

Đây là khâu cuối cùng trong quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản

đi đối với công tác văn thư Vào cuối tháng, cán bộ văn thư lại lập tập lưu cho cácvăn bản mà UBND quận phát hành trong tháng Tập lưu được lập riêng cho từngloại văn bản Văn bản lưu lại văn thư là bản gốc, bản chính để sau một năm népvào lưu trữ trữ quận

Những văn bản trong một tháng của một loại được sắp xếp theo số và ngàytháng Được viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc đầy đủ

2.1.6 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

Hàng ngày UBND quận nhận được rất nhiều văn bản, chủ yếu là các vănbản hành chính, đơn thư, kiến nghị… do Chính phủ, UBND Thành phố, các Bộ,các Sở, Ban, Ngành Thành phố và các phường trên địa bàn và các cá nhân gửi đến

Là một cơ quan có chức năng nhiệm vụ giải quyết mọi công việc về hànhchính và Kinh tế- xã hội Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến trongcông tác văn thư có đảm bảo thì mọi công việc mới được hoàn thành nhanh chóng,chính xác, kịp thời

Theo quy chế làm việc của Văn phòng HDDND & UBND quận và áp dụng

cơ chế “Một cửa” vào công tác văn thư.Tất cả văn bản giấy gửi đến UBND quậnđều phải tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận và dăng ký

Ngoài những văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính từ cấp trêngửi xuống Văn thư còn nhận được những văn bản khác nh: đơn thư, khiếu nại, tốcáo, giấy mời…Tất cả giấy tờ đều được Văn thư kiểm tra thận trọng

Kiểm tra, phân loại, bóc bì và đóng dấu đến

Sau khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư tiến hành kiểm tra xem văn bản gửi

có đúng địa chỉ không Kiểm tra bì văn bản và những thông tin trên bì để đối chiếuvới ngày gửi văn bản

* Phân loại văn bản: văn bản đến được chia là 02 loại: loại được đăng ký vàloại không phải đăng ký

- Loại được đăng ký: những văn bản gửi cho UBND, Văn phòng UBNDquận;

- Loại không phải đăng ký: gồm sách báo, tạp chí, thư riêng gửi cho lãnhđạo hoặc các phòng, ban, cá nhân trong UBND quận

* Bóc bì văn bản: Việc bóc bì cũng được chia làm 02 loại: loại không đượcbóc bì và loại được bóc bì

- Loại được bóc bì là những văn bản gửi chung cho UBND, Văn phòngUBND;

- Loại không được bóc bì là những văn bản gửi đích danh, gửi cac phòngban chuyên môn

Cách bóc bì: dồn văn bản về phía tác tác giả rồi dùng kéo cắt ở mép ngoài.Đối với những văn bản có dấu “Khẩn” thì ưu tiên boc trước và trình Chủ tịch ngay

để giải quyết kịp thời

Khi lấy văn bản ra thì đối chiếu số, ký hiệu và t ác giả của văn bản với thôngtin ghi trên bì xem có chính xác không

* Đóng dấu đến, ghi số và ngày tháng đến

Sau khi kiểm tra và đối chiếu văn bản đến, khâu nghiệp vụ tiếp theo của cán

bộ văn thư là đóng dấu đến cho văn bản Tất cả văn bản đến đều được đóng dấuđến của UBND quận

Cách đóng dấu đến

Đóng dấu đến vào khoảng trống phía dưới phần số và ký hiệu đối với nhữngvăn bản có tên loại, đối với những văn bản không có tên loại thì đóng dưới phầntrích yếu nội dung văn bản

- Trường hợp khoảng trống dưới phần số và ký hiện văn bản hoặc trích yếucủa công văn quá nhỏ thì dấu đến được đóng vào khoảng trống bên phải dưới phầnđịa danh ngày tháng văn bản

Số đến và ngày tháng đến ghi trên dấu đếm bắt đầu từ số 01 của ngày đầunăm cho đến hết Đánh sè liên tục bằng chữ số ả rập

+ Ưu điểm của đóng dấu đến: Dấu đến được đóng đúng vị trí, ngay ngắn và

rõ ràng theo quy định Hầu hết các văn bản đến đều được đóng dấu, ghi số và ngày

đến đầy đủ Giúp thống kê số lượng văn bản đến trong một năm, đảm bảo dễ tìnhtheo số đến khi cần để giải quyết công việc có liên quan.

+ Nhược điểm: Việc đánh số và ghi ngày tháng liên tục lên dấu đến cho tất

cả các văn bản đếnlàm khó khăn trong việc xác định tên loại và tác giả văn bản,khó tìm vănbản đến theo sổ đăng ký

Đăng ký văn bản đến:

Hiện nay việc đăng ký văn bản đến của cán bộ văn thư ở đây được thực hiệntrên máy tính theo phương pháp mới Tuy nhiên, mẫu sổ và cách đăng ký bằng sổtrước đây vẫn được áp dụng vào phần mềm

Thông thường cán bộ văn thư đăng ký văn bản đến hàng ngày vào cuối buổi,sau khi tổng hợp tất cả văn bản đến trong ngày

Văn bản đến được đăng ký riêng theo 03 sổ khác nhau:

+ Sổ đăng ký công văn đến Trung ương: gồm những văn bản của UBNDThành phố, Chính phủ, các Bộ, các Sở, Ban, Ngành Thành phố

+ Sổ đăng ký công văn đến Quận: gồm văn bản của các cơ quan và cácphưồng trên địa bàn quận

+ Sổ đăng ký công văn đến Đơn vị khác: gồm những văn bản của các cơquan khác không thuộc địa bàn quận

+ Ưu điểm: Việc đăng ký các văn bản theo sổ riêng giúp việc quản lý vănbản đến dễ dàng hơn Thực hiện đăng ký đúng quy định cho từng cột mục

+ Nhược điểm: đăng ký theo 03 loại sổ nh vậy sẽ gây khó khăn trong việctra tìm văn bản theo số và ngày đến vì các số đến không liên tục trong một sổ đăngký

Trình ký văn bản đến:

Sau khi đăng ký xong, cán bộ văn thư là người trình văn bản đến lên thủtrưởng hoặc người có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến xử lý Văn phòng HĐND

& UBND quận Tây Hồ, Chánh Văn phòng là người cho ý kiến phân phối giảiquyết Đối với văn bản quan trọng thì chuyển ngay cho Chủ tịch UBND quận, Chủtịch căn cứ vào nội dung văn bản và chức năng nhiệm vụ của các đơn vị, cá nhângiúp việc để ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết lên Phiếu xử lý Sau đó chuyển lại chovăn thư, cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển đến các đơn vị, cá nhân theo ý kiếnchỉ đạo đó để tiến hành giải quyết văn bản đến

Hầu hết, ý kiến phân phối giải quyết văn bản đến ở đây đều ghi lên Phiếu xử

lý

Sao văn bản

Hầu hết văn bản đến đều có ý kiến sao để phục vụ quá trình giải quyết vănbản Và đây cũng là phần việc của các bộ Văn thư trong quy trình tổ chức quản lývăn bản đến.-

- Đối với những văn bản quan trọng hoặc phạm vi giải quyết hẹp trong nội

bộ UB hoặc Văn phòng Việc sao văn bản chỉ sử dụng hình thức photocopy

- Đối với những văn bản quan trọng hoặc phạm vi giải quyết rộng, cần gửicho đơn vị ngoài UBND thì Thủ trưởng cho ý kiến sao bằng hình thức sao lục, sao

y bản chính Cán bộ Văn thư tiến hành sao theo quy định về thể thức và hình thứcsao y bản chính

Ví dụ: Sao y bản chính văn bản của UBND Thành phố Hà Nội, được thựchiện như mẫu sau:

(Phần thể thức và nội dung văn bản)

TM.UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH

Đã ký: Đỗ Hoàng Ân

Số sao: 339/SL SAO Y BẢN CHÍNH

Hà Nội, ngày… tháng… năm……

TL UỶ BAN NHÂN QUẬN TÂY HỒ

Chuyển giao văn bản đến:

Dùa vào ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng ghi trên dấu đến, Văn thư tiến hànhchuyển văn bản đến tay cá nhân, đơn vị nhận văn bản để giải quyết Việc chuyểngiao văn bản đến được diễn ra nhanh chóng, kịp thời, chính xác Đảm bảo thời giangiải quyết văn bản sớm, nhất là với những văn bản có mức độ khẩn

Tuy nhiên, do không có sổ chuyển giao văn bản nên không được đăng kýđầy đủ nơi và người nhận văn bản

Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản:

- Khi nhận được văn bản, các đơn vị và cá nhân thực hiện giải quyết kịp thờitheo thời hạn được giao Nếu văn bản nào thuộc trách nhiệm giải quyết của nhiều