công tác lập hồ sơ của công ty CP đầu tư mai linh

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 3. Mục tiêu nghiên cứu 1 4. Lịch sử nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Giả thiết nghiên cứu 3 7. Đóng góp của đề tài 4 8. Cấu trúc đề tài 4 Chương 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MAI LINH 5 1. Lý luận về công tác lập hồ sơ 5 1.1. Một số khái niệm 5 1.2. Vị trí của việc lập hồ sơ 5 1.3. Vai trò của công tác lập hồ sơ 5 1.4. Yêu cầu về việc lập hồ sơ 6 1.5. Nội dung về công tác lập hồ sơ 6 1.5.1 Lập danh mục hồ sơ 6 1.5.2 Mở hồ sơ 8 1.5.3 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ 8 1.5.4 Phân định hồ sơ 9 1.5.5 Sắp xếp văn bản trong hồ sơ. 10 1.5.6 Đánh số tờ 10 1.5.7 Biên mục hồ sơ 11 1.5.8 Viết chứng từ kết thúc. 11 1.5.9 Xác định thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu. 11 2. Khái quát về Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh 12 2.1. Sự hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh. 12 2.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh 13 Chương 2.THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MAI LINH 15 1.Thực trạng về công tác lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh 15 1.1. Lập danh mục hồ sơ 15 1.2. Phân định hồ sơ 15 1.2.1. Tài liệu công trình. 15 1.2.2. Tài liệu Hành chính. 16 1.2.3. Tài liệu kế toán. 16 1.3. Sắp xếp văn bản trong hồ sơ 17 1.3.1. Tài liệu công trình 17 1.3.2. Tài liệu Hành chính 17 1.3.3. Tài liệu kế toán 17 1.4. Đánh số tờ 18 1.5. Biên mục hồ sơ 19 1.6. Viết chứng từ kết thúc 19 1.7. Xác định thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu 19 2. Đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh 20 2.1. Ưu điểm 20 2.2. Nhược điểm 22 Chương 3.GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MAI LINH 25 1. Hoàn thiện các bước trong công tác lập hồ sơ 25 2. Ban hành các Quy định, Quy chế về công tác lập hồ sơ, công tác văn thư lưu trữ của Công ty 27 3. Nâng cao nhận thức, năng lực, trình độ cho cán bộ Văn thư – lưu trữ 27 4. Đầu tư, mua sắm cơ sở vật chất, trang thiết bị lưu trữ 27 5. Thường xuyên tổng kết, đúc rút kinh nghiệm. 28 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC 31

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

3 Mục tiêu nghiên cứu 1

4 Lịch sử nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Giả thiết nghiên cứu 3

7 Đóng góp của đề tài 4

8 Cấu trúc đề tài 4

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MAI LINH 5

1 Lý luận về công tác lập hồ sơ 5

1.1 Một số khái niệm 5

1.2 Vị trí của việc lập hồ sơ 5

1.3 Vai trò của công tác lập hồ sơ 5

1.4 Yêu cầu về việc lập hồ sơ 6

1.5 Nội dung về công tác lập hồ sơ 6

1.5.1 Lập danh mục hồ sơ 6

1.5.2 Mở hồ sơ 8

1.5.3 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ 8

1.5.4 Phân định hồ sơ 9

1.5.5 Sắp xếp văn bản trong hồ sơ 10

1.5.6 Đánh số tờ 10

1.5.7 Biên mục hồ sơ 11

1.5.8 Viết chứng từ kết thúc 11

1.5.9 Xác định thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu 11

2 Khái quát về Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh 12

2.1 Sự hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh 12

2.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh 13

Chương 2.THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MAI LINH 15

1.Thực trạng về công tác lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh .15

1.1 Lập danh mục hồ sơ 15

1.2 Phân định hồ sơ 15

1.2.1 Tài liệu công trình 15

1.2.2 Tài liệu Hành chính 16

1.2.3 Tài liệu kế toán 16

1.3 Sắp xếp văn bản trong hồ sơ 17

1.3.1 Tài liệu công trình 17

1.3.2 Tài liệu Hành chính 17

1.3.3 Tài liệu kế toán 17

1.4 Đánh số tờ 18

1.5 Biên mục hồ sơ 19

1.6 Viết chứng từ kết thúc 19

1.7 Xác định thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu 19

2 Đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh 20

2.1 Ưu điểm 20

2.2 Nhược điểm 22

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MAI LINH 25

1 Hoàn thiện các bước trong công tác lập hồ sơ 25

2 Ban hành các Quy định, Quy chế về công tác lập hồ sơ, công tác văn thư lưu trữ của Công ty 27

3 Nâng cao nhận thức, năng lực, trình độ cho cán bộ Văn thư – lưu trữ 27

4 Đầu tư, mua sắm cơ sở vật chất, trang thiết bị lưu trữ 27

5 Thường xuyên tổng kết, đúc rút kinh nghiệm 28

KẾT LUẬN 29

TÀI LIỆU THAM KHẢO 30

PHỤ LỤC 31

MỞ ĐẦU

1.Lý do chọn đề tài

Ngày nay cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnhcủa nền kinh tế thị trường, kéo theo đó là các doanh nghiệp thi nhau ra đời tạonên nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt, doanh nghiệp muốn tồn tại,muốn phát triển thì bắt buộc phải luôn luôn đổi mới, phản ứng nhanh với thịtrường và biết nắm bắt cơ hội Một trong những yếu tố đầu tiên, là ngọn nguồncủa mọi thông tin, đó chính là văn bản là cơ sở để các nhà quản lý đưa ra cácQuyết định chính xác và kịp thời Để cung cấp được thông tin chính xác, kịpthời cho các nhà quản lý hay không? Thì còn phải phụ thuộc vào công tác lập vàquản lý hồ sơ, tài liệu tại các doanh nghiệp như thế nào?

Hiện nay ở các cơ quan hành chính Nhà nước hầu như về công tác lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đã thực hiện tương đối hoàn chỉnh, giảmtải được khối hồ sơ, tài liệu bó gói, chất đống Ở khối doanh nghiệp thì một sốdoanh nghiệp đối với công tác này cũng đã cơ bản thực hiện tương đốitốt.Nhưng chủ yếu công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ ởcác doanh nghiệp chưa được chú trọng và quan tâm Hầu hết hồ sơ, tài liệu còn

bó gói, chất đống ở các Phòng, ban làm việc ngoài ra một số hồ sơ, tài liệu còn

bị mất mát, hư hỏng Với những tồn tại trên đã gây ảnh hưởng không nhỏ đếnviệc kinh doanh cũng như lợi nhuận của các doanh nghiệp đồng thời làm chonền kinh tế của đất nước bị kìm hãm, chậm phát triển

Xuất phát từ thực trạng trên thì ta thấy việc nghiên cứu về công tác lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là một yêu cầu cấp thiết hiệnnay Vì vậy em đã chọn đề tài “công tác lập hồ sơ của Công ty CP Đầu tư MaiLinh” làm bài thi kết thúc học phần của mình

2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu là: Công tác lập hồ sơ

- Phạm vi nghiên cứu là: Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh

3 Mục tiêu nghiên cứu

Nhằm nghiên cứu công tác lập hồ sơ qua đó làm rõ thực trạng việc thực

hiện lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, từ đó đưa ra một số giảipháp góp phần khắc phụ những tồn tại, hạn chế, phát huy những ưu điểm tiến tớihoàn thiện công tác lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh.

4 Lịch sử nghiên cứu

Trong hoạt động của cơ quan Nhà nước cũng như các doanh nghiệp hiệnnay thì hầu như việc chỉ đạo, điều hành, quyết định và thi hành đều phải dựa trênnhững thông tin, cơ sở pháp lý được văn bản hóa và được lưu trữ lại tại các kholưu trữ của cơ quan, doanh nghiệp Nhằm đáp ứng yêu cầu cấp thiết về sự cungcấp thông tin cũng như bằng chứng pháp lý một cách nhanh chóng, chính xác vàhiệu quả thì một số nhà nghiên cứu đã có một số công trình, đề tài về công táclập hồ sơ như sau:

- Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS.TS

Vương Đình Quyền thuộc Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn – Đạihọc Quốc gia Hà Nội;

- Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của PGS.TS Vương

Đình Quyền thuộc Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn – Đại họcQuốc gia Hà Nội;

- Giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà

Nội;

- Giáo trình nghiệp vụ công tác lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà

Nội;

- Giáo trình soạn thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ của tác giả

Đồng Thị Thanh Phương và Nguyễn Thị Ngọc An;

- Giáo trình công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp của giáo viên: Nguyễn

Duy Vĩnh;

- Giáo trình lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của NXB Đại học và

giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội;

- Giáo trình lưu trữ của NXB văn hóa thông tin Hà Nội;

- Tập bài giảng công tác văn thư lưu trữ trong các doanh nghiệp của Vũ

Thị Phụng, Nguyễn Thị Kim Bình

Nhìn chung các công trình nghiên cứu nói trên đã đề cập trực tiếp hoặcgián tiếp đến công tác lập hồ sơ ở những mức độ, phạm vi khác nhau Tuy nhiêncác công trình nghiên cứu tập trung chủ yếu vào công tác lập hồ sơ tại các cơquan Nhà nước còn công tác lập hồ sơ tại các doanh nghiệp còn ít và chưa có hệthống, vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu về công tác lập hồ sơ tại Công ty Cổphần Đầu tư Mai Linh Nhưng những công trình nghiên cứu nói trên là nguồn tàiliệu quan trọng được tham khảo trong quá trình làm đề tài kết thúc học phần củamình.

5 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài được tiếp cận theo phương pháp tư duy khoa học, lôgic dựa vào nộidung của các văn bản pháp luật của nhà nước, các giáo trình giảng dạy về côngtác lập hồ sơ làm nền tảng Sau đó qua quan sát, gắn kết lý luận với thực tiễncông tác lập hồ sơ của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh rút ra nhận xét, đánhgiá.Trong quá trình thực hiện, tôi đã sử dụng các những phương pháp sau đây:

- Phương pháp tổng hợp lý luận có liên quan trực tiếp đến công lập hồ sơ;

- Phương pháp thu thập tài liệu trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu tạiCông ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh;

- Phương pháp phân tích đánh giá và so sánh tài liệu đã thu thập đượcvới phần lý luận và quy định của nhà nước, của cơ quan, tổ chức; xác định đượcđiểm mạnh, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế đó Từ đó đưa ra một số giảipháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tưMai Linh;

- Phương pháp tổng hợp kết luận chung

6 Giả thiết nghiên cứu

Nếu thực hiện đề tài nghiên cứu công tác lập hồ sơ tại Công ty Cổ phầnĐầu tư Mai Linh thì sẽ tìm ra được những ưu điểm, hạn chế và từ đó có thể ứngdụng được vào thực tiễn công tác lập hồ sơ của Công ty nhằm hoàn thiện hơncông tác lập hồ sơ của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh nói riêng và các doanhnghiệp nói chung

7 Đóng góp của đề tài

a) Ý nghĩa lý luận

- Nghiên cứu đề tài này sẽ góp phần bổ sung thêm cơ sở lý luận và thựctiễn của công tác lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh nói riêng vàcác doanh nghiệp nói chung

b) Ý nghĩa thực tiễn

- Làm rõ thực trạng công tác lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư MaiLinh đồng thời là tư liệu tham khảo có thể ứng dụng vào thực tiễn, góp phầnnâng cao hiệu quả trong công tác lập hồ sơ ở doanh nghiệp

8 Cấu trúc đề tài

- Chương I: Cơ sở lý luận về công tác lập hồ sơ và khái quát về Công ty

Cổ phần Đầu tư Mai Linh

- Chương II: thực trạng về công tác lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tưMai Linh

- Chương III: giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ tại Công ty

Cổ phần Đầu tư Mai Linh

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ KHÁI QUÁT VỀ

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MAI LINH

1 Lý luận về công tác lập hồ sơ

1.1 Một số khái niệm

- Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn

đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc

đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức cũng nhưloại văn bản, cùng tác giả, thời gian ban hành

Trên cơ sở khái niệm về hồ sơ, chúng ta có thể định nghĩa về lập hồ sơnhư sau:

- Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải

quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặctheo các đặc điểm khác nhau của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng

theo phương pháp khoa học (theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư trang số: 337 của PGS.TS Vương Đình Quyền thuộc Trường Đại học khoa học xã hội và nhân văn Hà Nội).

- Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành hồ

sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết xong công việc thành hồ sơ theo các

nguyên tắc và phương pháp quy định (theo giáo trình Văn thư trang số: 112 của Trường Đại học Nội vụ).

1.2.Vị trí của việc lập hồ sơ

- Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, giải quyếtxong công việc nhưng chưa lập hồ sơ coi như chưa hoàn thành công việc

- Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và

có ảnh hưởng trực tiếp đến côn tác lưu trữ

1.3.Vai trò của công tác lập hồ sơ

Trong phạm vi của từng cơ quan, việc lập hồ sơ hiện hành luôn có vai tròrất quan trọng:

- Giúp tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc

kịp thời, hiệu quả.

- Quản lý chặt chẽ tài liệu giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan,đơn vị, doanh nghiệp

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tácnghiên cứu trước mắt và lâu dài về sau

- Đối với từng cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc cầnlập đầy đủ hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyết côngviệc nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác

- Đối với cơ quan, đơn vị nếu làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lý được côngviệc của cơ quan, đơn vị, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ ìn bí mật

- Lập hồ sơ tốt sẽ sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác vănthư , tránh được tình trạng nộp lưu tài liệu bó gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi chocán bộ lưu trữ tiến hành các nội nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công táckhai thác, nghiên cứu

1.4.Yêu cầu về việc lập hồ sơ

Để hồ sơ lập ra có chất lượng, đáp ứng tốt nhất các yêu cầu về nghiêncứu, sử dụng và lưu trữ tài liệu, khi lập hồ sơ cần chú ý đảm bảo các yêu cầudưới đây

- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị

hoặc cơ quan, tổ chức

- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ

với nhau có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tư diễn biếncủa sự việc hay trình tự giải quyết công việc

- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương

đối đồng đều

- Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác.

1.5.Nội dung về công tác lập hồ sơ

1.5.1 Lập danh mục hồ sơ

a) Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ

- Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức

hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức Căn cứ tình hình thực tế củamỗi cơ quan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảođảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện Những cơ quan, tổchức có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị được phânđịnh rõ ràng thì áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức.Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõràng thì xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động.

Mẫu danh mục hồ sơ (Phụ lục I)

- Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức;theo lĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan,

tổ chức làm đề mục lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ

- Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộcchức năng nhiệm vụ của đơn vị - đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức;hoặc là các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động - đối với khung đề mụctheo lĩnh vực hoạt động

- Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chungđến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồsơ

b) Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặcngười lập

- Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu tráchnhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ, đặc biệt là chương trình kế hoạch và nhiệm

vụ công tác năm của cơ quan, tổ chức và của các đơn vị, nhiệm vụ và công việc

cụ thể của từng cá nhân trong đơn vị

- Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dungcủa các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết côngviệc

Mẫu một số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu ( Phụ lục II)

c) Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ

Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài

liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Bảng thờihạn bảo quản tài liệu chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơquan, tổ chức (nếu có).

d) Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ

- Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã

- Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêngbảng chữ số Ả-rập

- Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập

và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn Chữ viết tắt của các đề mụclớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễhiểu, dễ nhớ

Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:

+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01.+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu

từ số 01

1.5.2 Mở hồ sơ

- Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về

hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ được thiết kế

và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ

- Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ

sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ)

1.5.3 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

- Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu

hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã

mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm

- Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh

đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn,đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc

Hai bước trên đây áp dụng đối với những cơ quan, doanh nghiệp đã códanh mục hồ sơ còn đơn vị nào chưa có danh mục hồ sơ thì phải thực hiện bước

phân định hồ sơ và bỏ qua hai bước trên.

- Đặc trưng tên loại văn bản.

Là lập hồ sơ theo tên loại văn bản như: Quyết định, Công văn, Tờ trình,Thông báo…

- Đặc trưng tác giả.

Tác giả là tên cơ quan ban hành văn bản, lập hồ sơ theo đặc trưng này làđưa các văn bản cùng một tác giả vào một hồ sơ

Ví dụ: Quyết định, Chỉ thị của UBND quận Tây Hồ

- Đặc trưng cơ quan giao dịch.

Cơ quan giao dịch là tất cả các cơ quan có công văn, giấy tờ trao đổi vớinhau trong quá trình giải quyết công việc Lập hồ sơ theo đặc trưng này tức làđem tất cả các văn bản trao đổi giữa hai cơ quan với nhau trong quá trình giảiquyết một vấn đề, sự việc nào đó thành một hồ sơ

- Đặc trưng thời gian.

Trong một văn bản có thể có hai loại thời gian: thời gian giới hạn nămtháng của vấn đề mà nội dung văn bản đề cập và thời gian ban hành văn bản.Lập hồ sơ theo đặc trưng thời gian tức là đem tất cả các văn bản có nội dung vấn

đề và thời gian đề cập giống nhau hoặc các văn bản đó cùng thời gian ban hànhlập thành hồ sơ

- Đặc trưng địa dư.

Là đem các văn bản cùng một vấn đề và có nội dung liên quan đến mộtkhu vực, một đơn vị hành chính lập thành một hồ sơ.

1.5.5 Sắp xếp văn bản trong hồ sơ.

Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ cótrách nhiệm:

- Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếucần bổ sung cho đủ

- Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bảnchính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơquan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập

hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấykhông cần phải lưu giữ

- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết côngviệc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản Trường hợp trong hồ sơ

có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vàohộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vịbảo quản khác nhau (không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý

và sử dụng Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấuthành như một hồ sơ độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm phápluật có thể phân thành các đơn vị bảo quản như: các lần dự thảo, các lần hộithảo, các lần trình )

1.5.6 Đánh số tờ

Hồ sơ được đánh số tờ theo thứ tự từ trên xuống dưới để cố định vị trí sắpxếp, tạo thuận lợi cho việc bảo quản và tra tìm các văn bản trong hồ sơ

- Mỗi tờ văn bản được đánh một số vào góc phải phía trên bằng bút chì

- Không được đánh số vào những tờ giấy trắng

- Trường hợp hồ sơ có phong bì kèm theo văn bản thì mỗi phong bì đượcđánh số riêng

- Khi đánh số hết sức cẩn thận, không được bỏ sót hoặc đánh trùng số.Trong trường hợp bỏ sót hoặc đánh trùng số thì xử lý như sau: trường hợp đánh

sót thì dùng số của tờ trước thêm a, b,b,c… Trường hợp đánh trùng số thì thêm

a, b, c… vào các số trùng

- Các tờ mục lục văn bản được đánh số riêng và thống kê riêng

1.5.7 Biên mục hồ sơ

- Biên mục bên ngoài hồ sơ

Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ

và thực tế tài liệu trong, hồ sơ)

- Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệutrong hồ sơ (nếu cần), hoặc viết tiêu đề hồ sơ đối với lập hồ sơ không có danhmục

- Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việckết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau

1.5.8 Viết chứng từ kết thúc.

Chứng từ kết thúc là bản ghi chép những thông tin cần thiết về hồ sơ đểphục vụ cho việc bảo quản hồ sơ đó Các thông tin cần trình bày ở chứng từ kếtthúc gồm: Số lượng tờ văn bản của hồ sơ, số lượng tờ mục lục văn bản của hồ

sơ, trạng thái các văn bản trong hồ sơ, thời gian lập hồ sơ và họ tên người lập hồsơ

1.5.9 Xác định thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu.

- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơquan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đốivới hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày côngtrình được quyết toán

- Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ

sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ

sơ, tài liệu sau:

+ Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyếtcông việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loạihủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành

+ Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong

+ Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ củađơn vị chủ trì)

- Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo

- Thủ tục nộp lưu

Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”

(Phụ lục III) vă hai bản “Biín bản giao nhận hồ sơ, tăi liệu” (phụ lục IV) Đơn

vị, câ nhđn giao nộp tăi liệu vă Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản

2.Khâi quât về Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh

2.1.Sự hình thănh vă phât triển của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh.

Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh (Mai Linh Investment JSC.), đượcthănh lập từ năm 2006 bởi một số người Việt từ chđu Đu trở về với những hoạtđộng tìm kiếm cơ hội để thực hiện đầu tư tại Việt Nam, Chủ tịch tập đoăn lẵng Trần Đăng Khoa, vă 2 cổ đông câ nhđn khâc trở về từ Cộng hòa Sĩc Trảiqua quâ trình phât triển không ngừng, Công ty đê trở thănh một trong nhữngCông ty hăng đầu vă uy tín trong lĩnh vực đầu tư xđy dựng công trình, đầu tưxđy dựng phât triển nhă, hạ tầng đô thị, câc công trình dđn dụng, côngnghiệp, vă kinh doanh bất động sản

Cụ thể Công ty đê thực hiện đầu tư vă xđy dựng được 6 dự ân tính đếnthời điểm năm 2015

STT Dự ân Vốn đầu tư (tỷ đồng) Địa điểm Quy mô (ha)

Phường Mễ Trì, quậnNam Từ Liím, TP Hă

Nội

1.6

Thị trấn Cầu Diễn,quận Bắc Từ Liím,

TP Hă Nội

17.7

3 Công viín Mai Dịch 975

Phường Mai Dịch,quận Cầu Giấy, TP

Hă Nội

15.1

Lí Văn Lương, quậnThanh Xuđn TP Hă

Nội

0.24

5 Thủ Thiím 13000 Thủ Thiím,quận 2,TP Hồ Chí Minh. 37.5

6 Cổ Nhuế - Chỉm 1000 Quận Bắc Từ Liím,

Hiện nay, Công ty đang thực hiện dự án Golden Palace A: Công viêngiải trí, trường học và tổ hợp nhà ở thương mại dịch vụ Golden Palace A tại MễTrì, Phú Đô quận Nam Từ Liêm – thành phố Hà Nội Dự án gồm: 04 tòa tháp 45tầng dự kiến khởi công vào tháng 10 năm 2016.

2.2.Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh

Trụ sở Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh (phụ lục V)

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MAI LINH

ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC Phụ trách dự án

QUYẾT TOÁN

BAN QUẢN LÝ TÒA NHÀ

PHÓ GIÁM ĐỐC Phụ trách quản lý tòa nhà PHÓ GIÁM ĐỐC

Phụ trách kế toán

Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

ĐẦU TƯ MAI LINH 1.Thực trạng về công tác lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh

1.1.Lập danh mục hồ sơ

Công ty Cổ phần đầu tư Mai Linh là doanh nghiệp tư nhân không đầu tưnhiều vào công tác lập hồ sơ nên việc lập danh mục hồ sơ chưa được thực hiện,chủ yếu hồ sơ, tài liệu của Công ty được lưu theo cách riêng của từng cán bộ,nhân viên ở mỗi Phòng, Ban Nên hồ sơ, tài liệu thường bị phân tán, xé lẻ, lẫnlộn giữa vấn đề này với vấn đề khác và giao nộp vào lưu trữ cơ quan gây khókhăn cho văn thư lưu trữ

1.2.Phân định hồ sơ

Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh hoạt động chủ yếu bên lĩnh vực xâydựng, bất động sản nên tài liệu của Công ty chủ yếu là tài liệu công trình, ngoài

ra Công ty với quy mô lớn (là một Tập đoàn) nên khối lượng tài liệu Hành chính

và Kế toán cũng tương đối lớn Do vậy việc phân định hồ sơ, tài liệu được thựchiện theo các đặc trưng khác nhau tùy theo từng đặc điểm riêng của mỗi loại hồ

sơ, tài liệu

1.2.1 Tài liệu công trình.

- Tài liệu công trình là tài liệu thuộc dạng hồ sơ vấn đề, được giải quyết

theo trình tự công việc nên đối với loại tài liệu này thì được phân định theo đặctrưng vấn đề

VD Hồ sơ cấp phép xây dựng công trình: Tổ hợp nhà ở, thương mại, vănphòng, Trường học và khu vui chơi giải trí cao cấp Golden Phalace tại Phường

Mễ Trì, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội Năm 2009

- Tài liệu công trình của Công ty được lưu tại bộ phận văn thư của Ban

dự án và được lưu tại các bộ phận của Ban, không được phân loại theo dạnhmục hồ sơ rõ ràng nên tài liệu chủ yếu bị lẫn lộn vấn đề, rách nát, hư hỏng

- Được sự quan tâm và chỉ đạo của Giám đốc Công ty nên công tác phân

định hồ sơ được thực hiện tương đối chặt chẽ Các cán bộ văn thư, lưu trữ củaCông ty, Ban Quản lý dự án đã phối hợp chặt chẽ với các cán bộ ở từng bộ phậncủa Ban đã tiến hành phân định hồ về theo vấn đề rõ ràng, rành mạch, trật tự,logic, khoa học theo trình tự giải quyết công việc.

- Tài liệu, hồ sơ không được phân loại và lưu theo danh mục ngay từ khi

kết thúc công việc nên một số tài liệu bị mất, rách nát không thể dùng được Từ

đó dẫn đến tình trạng hồ sơ được lập không được đầy đủ, hoàn chỉnh

1.2.2 Tài liệu Hành chính.

- Tài liệu Hành chính của Công ty thì chủ yếu là văn bản đi, văn bản đến

ở bộ phận văn thư và Hồ sơ nhân sự ở bộ phận nhân sự, nên với dạng tài liệunày thì được phân định theo đặc trưng thời gian, tên loại văn bản, tác giả vănbản và đặc trưng vấn đề

VD Tập Quyết định của Công ty Cổ phần Đạu tư Mai Linh Năm 2015

- Cán bộ Văn thư, Nhân sự của Công ty thực hiện việc lưu trữ văn bản

theo Quy định của Nhà nước nên hồ sơ, tài liệu hành chính được lưu trữ tươngđối cẩn thận, logic, khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân định hồ sơ

- Ngay từ đầu khi kết thúc công việc hồ sơ, tài liệu Hành chính đã được

lưu trữ cẩn thận nên việc phân định hồ sơ được tiến hành tương đối nhanh gọn.Đối với văn bản đi thì được phân định theo tên loại văn bản, văn bản đến đượcphân định theo tác giả văn bản, hồ sơ nhân sự thì được phân định theo vấn đềtừng cán bộ cụ thể

1.2.3 Tài liệu kế toán

- Tài liệu kế toán là dạng tài liệu Hóa đơn, chứng từ, sổ sách, … nên được

sắp xếp theo đặc trưng thời gian, vấn đề

VD Sổ chi tiết hoạt động của Công ty Cổ Phần Đầu tư Mai Linh Năm2014

- Tuy không có danh mục hồ sơ, nhưng tài liệu kế toán được lưu giữ

tương đối cẩn thận, ít bị lẫn lộn vấn đề, mất mát, rách nát tài liệu, bởi vì theo đặcđiểm tài liệu kế toán chủ yếu được đóng thành tập, thành quyển

- Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân định hồ sơ, được thực hiện

một cách dễ dàng, nhanh chóng và mức độ hồ sơ sau khi lập tương đối đầy đủ,hoàn chỉnh Tài liệu kế toán được phân định theo thời gian, trong thời gian đượcđưa về từng vấn đề cụ thể, logic, khoa học.

1.3.Sắp xếp văn bản trong hồ sơ

1.3.1 Tài liệu công trình

- Tài liệu công trình được sắp xếp theo tiến trình giải quyết công việc,

theo trình tự thời gian trong một vấn đề Tuy hồ sơ công trình được giải quyếttheo tiến trình công việc nhưng các bước thực hiện có sự đan xen nhau nên vềmặt thời gian của tài liệu không được thống nhất gây khó khăn trong khi sắp xếpđồng thời khi nhìn vào thời gian của hồ sơ ta thấy không trật tự logic

- Ngoài ra tùy từng đặc điểm của từng vấn đề cụ thể của hồ sơ công trình,

thì ngoài việc sắp xếp tài liệu theo tiến trình giải quyết công việc, theo thời giancòn được sắp xếp theo vần A, B, C… như hồ sơ giải phóng mặt bằng, hồ sơnăng lực của các nhà thầu

- Với khâu sắp xếp tài liệu trong một hồ sơ các cán bộ thực hiện còn rải

rác ở một số hồ sơ, hoặc sau khi sắp xếp xong thì do tra cứu thường xuyên nên

hồ sơ thường bị lẫn lộn

1.3.2 Tài liệu Hành chính

- Đối với văn bản đi được cán bộ văn thư lưu trữ sắp xếp theo đúng quy

định đó là được sắp xếp theo tên loại văn bản như Quyết định, Công văn, Tờtrình, Thông báo …, trong từng tên loại văn bản thì sắp xếp theo số đăng ký vănbản đi

- Đối với văn bản đến thì được chia về theo tên tác giả văn bản như

UBND thành phố Hà Nội, UBND quận Nam Từ Liêm, Công ty TNHH kiến trúc

đô thị DA, … Trong mỗi tên tác giả thì tài liệu lại được sắp xếp theo thời giancủa tài liệu

- Đối với hồ sơ nhân sự thì trong mỗi hồ sơ của một cán bộ được sắp xếp

theo mức độ quan trọng, cần thiết của tài liệu

1.3.3 Tài liệu kế toán

- Theo đặc điểm của tài liệu kế toán thì tài liệu này được sắp xếp theo