Tìm hiểu công tác tổ chức hội nghị tại văn phòng bộ khoa học và công nghệ

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1 3.Mục tiêu nghiên cứu 2 4.Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 6.Giả thuyết nghiên cứu 3 7.Phương pháp nghiên cứu 3 8.Bố cục của đề tài 4 PHẦN NỘI DUNG 5 Chương 1.LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ 5 1.1.Khái niệm hội nghị 5 1.2.Vai trò, ý nghĩa của tổ chức hội nghị 6 1.3.Phân loại tổ chức hội nghị 7 1.4.Quy trình tổ chức hội nghị 9 1.4.1.Quy trình tổ chức các hội nghị bình thường, không nghi thức 9 1.4.2.Hoạch định và tổ chức các hội nghị theo nghi thức. 11 Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 19 2.1. Giới thiệu khái quát về Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 19 2.2. Các loại hội nghị do Văn phòng tổ chức 22 2.3. Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 30 2.3.1. Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội nghị 30 2.3.2. Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị 40 2.3.2.1. Chuẩn bị nội dung hội nghị 40 2.3.2.2. Xây dựng chương trình nghị sự 43 2.3.2.3. Lập danh sách đại biểu, viết và gửi giấy mời 46 2.3.2.4. Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội nghị 51 2.3.2.5. Công tác trang trí, khánh tiết, thiết bị kỹ thuật phục vụ tổ chức hội nghị 55 2.3.2.6. Công tác thông tin truyền thông 58 2.3.2.7. Công tác y tế 59 2.3.2.8. Chuẩn bị kinh phí tổ chức hội nghị 59 2.3.2.9. Chuẩn bị cho việc ghi biên bản hội nghị 61 2.3.2.10. Chuẩn bị các yếu tố khác. 62 2.3.3.Giai đoạn tiến hành 64 2.3.3.1. Đón tiếp đại biểu 65 2.3.3.2. Vận hành, điều khiển thiết bị kỹ thuật 67 2.3.3.3. Triển khai chương trình hội nghị 67 2.3.3.4. Theo dõi diễn biến hội nghị,giữ đúng giờ giải lao và báo cáo cho đại biểu đọc tham luận. 68 2.3.3.5. Giải quyết vấn đề phát sinh 71 2.3.3.6.Bố trí thư ký ghi biên bản hội nghị 72 2.3.3.7. Bế mạc hội nghị 73 2.3.4.Giai đoạn kết thúc 73 2.3.5.Đánh giá công tác tổ chức hội nghị 75 2.3.5.1. Ưu điểm 75 2.3.5.2.Nhược điểm 80 2.3.5.3.Nguyên nhân 82 Chương 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 85 3.1. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống thể chế có liên quan đến việc tổ chức Hội nghị 85 3.1.1. Xây dựng và ban hành quy chế phối hợp trong tổ chức hội nghị tại Bộ Khoa học và Công nghệ 85 3.1.2. Xây dựng và ban hành các văn bản khác có liên quan đến quá trình tổ chức hội nghị tại Bộ 87 3.1.3.Xây dựng danh mục hội nghị hàng năm 92 3.1.4. Lập kế hoạch chi tiết, rõ ràng 93 3.2. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất phục vụ Hội nghị 95 3.3. Tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội nghị 96 3.4. Chú trọng nâng cao nghiệp vụ văn phòng của đội ngũ cán bộ 113 3.5. Đề xuất với nhà trường về chương trình đào tạo của môn chuyên ngành quản trị văn phòng 114 KẾT LUẬN 118 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 119 PHỤ LỤC  

LỜI CAM ĐOAN

Em thực hiện đề tài “Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng

Bộ Khoa học và Công nghệ” Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu

của nhóm trong thời gian qua Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sựkhông trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này

Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2016

Sinh viên

Nguyễn Thị Phương

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1

3 Mục tiêu nghiên cứu 2

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

6 Giả thuyết nghiên cứu 3

7 Phương pháp nghiên cứu 3

8 Bố cục của đề tài 4

PHẦN NỘI DUNG 5

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ 5

1.1.Khái niệm hội nghị 5

1.2 Vai trò, ý nghĩa của tổ chức hội nghị 6

1.3 Phân loại tổ chức hội nghị 7

1.4 Quy trình tổ chức hội nghị 9

1.4.1 Quy trình tổ chức các hội nghị bình thường, không nghi thức 9

1.4.2 Hoạch định và tổ chức các hội nghị theo nghi thức 11

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 19

2.1 Giới thiệu khái quát về Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 19

2.2 Các loại hội nghị do Văn phòng tổ chức 22

2.3 Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 30

2.3.1 Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội nghị 30

2.3.2 Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị 40

2.3.2.1 Chuẩn bị nội dung hội nghị 40

2.3.2.2 Xây dựng chương trình nghị sự 43

2.3.2.3 Lập danh sách đại biểu, viết và gửi giấy mời 46

2.3.2.4 Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội nghị 51

2.3.2.5 Công tác trang trí, khánh tiết, thiết bị kỹ thuật phục vụ tổ chức hội nghị 55

2.3.2.6 Công tác thông tin truyền thông 58

2.3.2.7 Công tác y tế 59

2.3.2.8 Chuẩn bị kinh phí tổ chức hội nghị 59

2.3.2.9 Chuẩn bị cho việc ghi biên bản hội nghị 61

2.3.2.10 Chuẩn bị các yếu tố khác 62

2.3.3 Giai đoạn tiến hành 64

2.3.3.1 Đón tiếp đại biểu 65

2.3.3.2 Vận hành, điều khiển thiết bị kỹ thuật 67

2.3.3.3 Triển khai chương trình hội nghị 67

2.3.3.4 Theo dõi diễn biến hội nghị,giữ đúng giờ giải lao và báo cáo cho đại biểu đọc tham luận 68

2.3.3.5 Giải quyết vấn đề phát sinh 71

2.3.3.6.Bố trí thư ký ghi biên bản hội nghị 72

2.3.3.7 Bế mạc hội nghị 73

2.3.4 Giai đoạn kết thúc 73

2.3.5 Đánh giá công tác tổ chức hội nghị 75

2.3.5.1 Ưu điểm 75

2.3.5.2 Nhược điểm 80

2.3.5.3 Nguyên nhân 82

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 85

3.1 Xây dựng và hoàn thiện hệ thống thể chế có liên quan đến việc tổ chức Hội nghị 85

3.1.1 Xây dựng và ban hành quy chế phối hợp trong tổ chức hội nghị tại Bộ Khoa học và Công nghệ 85 3.1.2 Xây dựng và ban hành các văn bản khác có liên quan đến quá trình tổ

chức hội nghị tại Bộ 87

3.1.3.Xây dựng danh mục hội nghị hàng năm 92

3.1.4 Lập kế hoạch chi tiết, rõ ràng 93

3.2 Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất phục vụ Hội nghị 95

3.3 Tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội nghị 96

3.4 Chú trọng nâng cao nghiệp vụ văn phòng của đội ngũ cán bộ 113

3.5 Đề xuất với nhà trường về chương trình đào tạo của môn chuyên ngành quản trị văn phòng 114

KẾT LUẬN 118

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 119 PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1 Số lượng cán bộ của văn phòng trong giai đoạn 2012 – 2015 20

Bảng 2.2 Số lượng các loại hình hội nghị của Bộ 23

tổ chức giai đoạn 2012 – 2015 23

Bảng 2.3 Số lượng các loại hình hội nghị do Văn phòng tổ chức 27

giai đoạn 2012 – 2015 27

Bảng 2.4 Tình hình tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ so với cả Bộ giai đoạn 2012 – 2015 29

Bảng 2.5 Thống kê trình độ chuyên môn của cán bộ làm việc tại 75

Văn phòng Bộ năm 2015 75

Bảng 2.6 Thống kê số lượng trang thiết bị, cơ sở vật chất đầu tư cho hội nghị tại Bộ Khoa học và Công nghệ năm 2015 79

Bảng 3.1 So sánh 3 loại công nghệ hội hội nghị 111

Bảng 3.2 So sánh các nội dung trong quy trình tổ chức hội nghị giữa lý thuyết và thực tiễn 115

DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 Các công việc cần phải làm để tổ chức một hội nghị không nghi thức .10 Sơ đồ 1.2 Các bước trong giai đoạn chuẩn bị Hội nghị có nghi thức 12

Sơ đồ 1.3.Các bước tiến hành Hội nghị có nghi thức 15

Sơ đồ 1.4 Các bước tiến hành sau khi Hội nghị kết thúc 17

Sơ đồ 2.1 Các bước lập kế hoạch tổ chức hội nghị tại Văn phòng Bộ 32

DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1 Các loại hình hội nghị của Bộ Khoa học và Công nghệ giai đoạn 2012 – 2015 23

Biểu đồ 2.1 Các hội nghị do Văn phòng Bộ tổ chức giai đoạn 2012 – 2015 28

để tìm ra các giải pháp tốt nhất cho mọi vấn đề Tăng cường thiết lập các mốiquan hệ mở.

Sau khi được học lý thuyết về nghiệp vụ thư ký văn phòng và các kỹ năngquản trị văn phòng, em muốn được nghiên cứu và tìm hiểu về công tác tổ chứchội nghị của một Văn phòng/Phòng Hành chính của một cơ quan Để hiểu sâuhơn về công tác tổ chức Hội nghị nhằm so sánh lý thuyết và so sánh thực tiễn,

em đã lựa chọn đề tài “Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ” mong rằng những thông tin em mang đến sẽ giúp cho

các sinh viên chuyên ngành quản trị Văn phòng và bạn đọc hiểu rõ hơn về côngtác tổ chức Hội nghị trong cơ quan, tổ chức nói chung và Bộ Khoa học và Côngnghệ nói riêng

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

- Tình hình nghiên cứu trong nước:

Công tác tổ chức hội nghị tại các cơ quan, tổ chức đã được rất nhiều tácgiả nghiên cứu, nhóm nghiên cứu được chia làm hai nguồn chính: một là cácgiáo trình, lý luận về công tác tổ chức hội nghị tại cơ quan, tổ chức; hai là các đềtài nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại một cơ quan, đơn vị cụ thể

Đầu tiên các sách, giáo trình nghiên cứu lý luận tổ chức hội nghị tại các

cơ quan, tổ chức có một số giáo trình tiêu biểu như:

- Hoàng Giang, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, NXB Văn hóa Thông tin, hà

Nội, 2009

- Phạm Hưng, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, Văn phòng hiện đại và Nghiệp vụ hành chính Văn phòng, NXB Thành phố Hồ Chí Minh, 1996.

- Trần Hoàng – Nguyễn Hữu Thời, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký, Hà Nội, 1989.

- Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng, Trần Mạnh Thành, Bùi Hữu

Duy, Nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại, NXB Lao động, Thành phố Hồ Chí

Minh, 2009

- PGS.TS Vũ Thị Phụng, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà

Nội, 2010

- Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà Nội, 2009.

Cùng với đó là các Công trình nghiên cứu, Báo cáo, Luận văn tốt nghiệpnghiên cứu về tổ chức hội nghị như:

- Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức Hội nghị ở Tổng cục Thuế – Trần

Thị Vân Anh – TKVPK2 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức một loại hình Hội họp cụ thể ở các

cơ quan, tổ chức – Nguyễn Thị Bích Hằng – Liên thông TKVPK2 – Trường Đại

học Nội vụ Hà Nội

- Đề tài: Quy trình tổ chức Hội nghị trong cơ quan, tổ chức – Trần Thị

Thanh Hoài – Liên thông TKVPK2 - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Đề tài: Tìm hiểu công tác tổ chức Hội thảo tại Trường Cao đẳng Nội vụ

Hà Nội – Ngô Thi Lệ – TKVPK3 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

- Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức một số loại hình Hội họp tại phòng Thông tin khoa học Quân sự Trường Học viện Kỹ thuật Quân sự – Hoàng Thị

Phương – TKVK3 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức một loại hình Hội nghị ở UBND – HĐND huyện Như Thanh – Nguyễn Thị Thoa – TKVPK2 – Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội

3 Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về tổ chức hội nghị, đề tài nhằm tìm hiểuthực trạng và đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức hội nghịcủa Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để làm rõ mục tiêu nghiên cứu của đề tài có rất nhiều nhiệm vụđược đặt ra trong đó tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể sau đây:

- Thứ nhất: Làm rõ Cơ sở lý luận về công tác Hội nghị trong cơ

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ

6 Giả thuyết nghiên cứu

Công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đãrất tốt vì đã ứng dụng tin học vào tất cả các khâu

7 Phương pháp nghiên cứu

-Phương pháp thống kê điều tra khảo sát

- Phương pháp so sánh

-Phương pháp mô tả

- Phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp

- Phương pháp phỏng vấn

8 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, phụ lục thì nội dungchính của đề tài bao gồm những phần sau:

Chương 1 Cơ sở lý luận về tổ chức hội nghị

Chương này cho thấy những lý luận chung về hội nghị và nêu nên nhữngnội dung của quy trình của công tác tổ chức hội nghị

Chương 2 Thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoahọc và Công nghệ

Chương này trình bày về chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ và cácloại hội nghị do Văn phòng Bộ tổ chức.Tiến hành khảo sát công tác tổ chức hộinghị tại Văn phòng Bộ, đánh giá những ưu điển, hạn chế và tìm ra nguyên nhân

Chương 3 Đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác

tổ chức hội nghị tại Văn phòng Bộ

Trong chương này, em xin mạnh dạn đề xuất một số kiến nghị nhằm nângcao chất lượng công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ, trong đó nổi lêncác giải pháp như: hoàn thiện thể chế có liên quan đến tổ chức hội nghị; giảipháp về công nghệ; giải pháp về cơ sở vật chất

PHẦN NỘI DUNG Chương 1.

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

1 Khái niệm hội nghị

Hội nghị là một hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơquan, tổ chức Là hình thức cơ bản để phát huy và thực hiện quyền dân chủ, tạođiều kiện để mọi người lao động tham gia vào hoạt động quản lý của cơ quan, tổchức Đồng thời đây cũng là hình thức nhằm thông báo, trao đổi bàn bạc, thảoluận để tạo ra sự thống nhất, phối hợp hành động để giải quyết một hoặc một sốvấn đề mà mọi người cùng quan tâm

Để hiểu được những cơ sở lý luận về tổ chức hội nghị, ta cần làm sáng tỏcác khái niệm có liên quan đến Hội nghị như: hội nghị là gì, hội họp là gì, phânbiệt hội nghị và hội họp Khi đi làm sáng tổ được các khái niệm này thì những lýluận có liên quan đến công tác tổ chức hội nghị sẽ trở lên dễ hiểu hơn

Hội nghị là cuộc họp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quantrọng, diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định và thường đưa ra các nghị quyếthoặc các quyết định [2;149]

Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giảiquyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếpthực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết cáccông việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định củapháp luật.[10]

Hội họp là sự tập hợp ở một nơi để làm việc, hoặc tìm ra cách làm việcchung [2;149]

Quan điểm trên, đã tìm thấy một điểm thông nhất giữa khái niệm hội nghị

và hội họp đó là sự tập hợp của nhiều người ở một nơi để thực hiện một mụcđích đã đặt ra Chỉ khác nhau ở chỗ là kết thúc hội nghị sẽ đưa ra các nghị quyếthoặc các quyết định còn hội họp thì không Như vậy có thể suy ra rằng kháiniệm hội họp hiểu theo cách đơn giản đó là hình thức sinh hoạt tập thể nhằm bàn

bạc, trao đổi, đánh giá, hoặc cung cấp thông tin về một vấn đề nào đó, vấn đềnày có thể được thống nhất hoặc không thống nhất sau mỗi lần hội họp Còn hộinghị thì nghĩa của nó chặt chẽ hơn, ở đây ta có thể hiểu hội nghị cũng là việc tậphợp mọi người lại một nơi để bàn bạc, thảo luận thống nhất một vấn đề gì đó,

mà kết quả cuối cùng của một hội nghị là bản nghị quyết hoặc quyết định đượcthông qua Tức là kết thúc hội nghị thì việc ra một văn bản kết luận hội nghị làmột yêu cầu bắt buộc, các văn bản đó có thể là: nghị quyết, quyết định, cácthông báo kết luận những nội dung được thống nhất trong hội nghị

2 Vai trò, ý nghĩa của tổ chức hội nghị

- Hội nghị là nơi để phát huy quyền làm chủ của mọi người, để mọi người

bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho Lãnh đạo có quyết địnhđúng đắn Qua hội nghị, một số quyết định được ban hành, một số tư tưởng quanđiểm mới được thừa nhận

- Khi cơ quan, tổ chức mở các Hội nghị sẽ giúp thủ trưởng cơ quan đánhgiá được tình hình hoạt động của cơ quan trong một năm, để từ đó phát huynhững ưu điểm, khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong quá trình hoạt động.Sau đó cùng nhau bàn bạc tìm ra phương án giải quyết để tháo gỡ những khókhăn, vướng mắc và đưa ra phương hướng hoạt động cho năm tới

- Tổ chức Hội nghị là cơ hội để các phòng, ban, đơn vị trong cơ quan giaolưu, học hỏi lẫn nhau trong quá trình làm việc, nâng cao tinh thần đoàn kết trongnội bộ cơ quan, luôn đặt lợi ích của tập thể lên hàng đầu Thông qua các giaiđoạn của tổ chức hội nghị các đơn vị, cá nhân tham gia vào quá trình chuẩn bị tổchức hội nghị sẽ học hỏi được những kinh nghiệm trong quá trình thực hiện cácnhiệm vụ chuẩn bị, tiến hành cũng kết thúc hội nghị Từ đó việc tổ chức hội nghịcủa các đơn vị được tốt hơn

- Hội nghị là nơi các thành viên trong cơ quan và ngoài cơ quan trao đổi,đóng góp ý về một vấn đề nào đó, giúp cơ quan có được nhiều phương án hoạtđộng và sau đó sẽ cùng nhau thống nhất một phương án tối ưu nhất cho hoạtđộng của cơ quan, tổ chức Giúp cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được ổnđịnh và bền vững

3 Phân loại tổ chức hội nghị

Có nhiều căn cứ khác nhau để phân loại hội nghị trong đó điển hình cómột số căn cứ phổ biến sau:

a Căn cứ vào tính chất và mục đích của hội nghị thì có thể phân thành:

- Hội nghị phát triển: thông qua hội nghị để phổ biến cho mọi người cácchủ trương, chính sách, đường lối, các chương trình kế hoạch hành động nhằmnâng cao trình độ nhận thức và tạo tiền đề cho việc thực hiện các chủ trương,đường lối và chính sách đó

- Hội nghị trao đổi thông tin: quản trị viên các cấp hoặc cùng cấp tham dự

để trao đổi tin tức, tình hình hoạt động của các bộ phận, đơn vị trong tổ chức

- Hội nghị mở rộng dân chủ: tạo điều kiện cho mọi người phát biểu ý kiến

về các chủ trương, chính sách mới, cách thức tiến hành nhằm giúp lãnh đạo cóthông tin cao và hành động thống nhất trước khi triển khai

- Hội nghị bàn bạc, giải quyết vấn đề:

+ Tập thể thảo luận một hoặc một số vấn đề cụ thể đểthống nhất ra mộtquyết định tập thể Ví dụ như hội nghị đề xuất hình thức và mức độ khen thưởnghay kỷ luật đối với một cá nhân, đơn vị hoặc hội nghị bàn bạc thảo luận cáchtháo gỡ khó khăn về giải quyết tình trạng vỡ ống nước tại Thành phố Hà Nộichẳng hạn

+ Tập thể thảo luận một hoặc một số vấn đề cụ thể nhưng không quyếtđịnh mà là thủ trưởng căn cứ vào đó để đưa ra quyết định Ví dụ như Hội nghịbàn bạc thảo luận các vấn đề công tác

b Căn cứ vào các khâu của quá trình quản lý

- Hội nghị bàn bạc ra quyết định

- Hội nghị phổ biến, triển khai: quyết định ban hành cần được phổ biến, tổchức thực hiện Loại hội nghị này nhằm phổ biến quán triệt, tư tưởng, quan điểmchủ trương, chính sách, giải pháp đã trình bày trong các trong quyết định đếncác đối tượng (tùy phạm vi và nội dung của quyết định) Mặt khác thông quacuộc họp để bàn bạc, xây dựng chương trình, kế hoạch biện pháp thực hiện cácquyết định Ví dụ như hội nghị tổng kết công tác năm 2014 và triển khai phương

hướng nhiệm vụ năm 2015 Trong hội nghị này, Lãnh đạo cơ quan, tổ chức phổbiến, hay thông báo những kết quả đã đạt được trong năm cũ và tiến hành triểnkhai nhiệm vụ công tác năm mới.

- Hội nghị kiểm tra đôn đốc: trong quá trình triển khai quyết định có thểxảy ra các tình huống: các đơn vị triển khai thực hiện tốt, có nhiều sáng kiến,biện pháp sáng tạo, thực hiện tốt các quyết định, ngược lại cũng có những đơn vịthực hiện chưa tốt các quyết định do chưa hiểu đúng tinh thần, hoặc chưa tíchcực sáng tạo trong tổ chức thực hiện Chính vì vậy cần phải tổ chức những hộinghị để triển kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quyết định quản lý của cơquan Ví dụ như các hội nghị sơ kết, hội nghị đánh giá công tác ứng dụng tin họctrong công tác hành chính, hội nghị đánh giá tiến trình ứng dụng hệ thống quản

lý chất lượng vào công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng Bộ Khoa học và Côngnghệ năm 2014

- Hội nghị sơ kết, tổng kết: mỗi quyết định, chương trình kế hoạch đều cómục tiêu, chỉ tiêu rõ ràng và thời gian cụ thể Vì vậy, cần tổ chức hội nghị sơ kết

để đánh giá việc thực hiện quyết định trao đổi kinh nghiệm hay uốn nắn các lệchlạc để tiếp tục thực hiện quyết định tốt hơn ở giai đoạn sau Ví dụ hội nghị sơkết công tác thanh tra 6 tháng đầu năm 2014

c Căn cứ vào hình thức tổ chức

- Hội nghị không chính thức: do yêu cầu bí mật hoặc những lý do tế nhịcác bên gặp nhau, bàn bạc nhưng không muốn để cho nhiều người biết, hội nghịđược tổ chức nhưng không chính thức công bố Cũng có khi một tổ chức muốnhọp nội bộ để bàn riêng một số vấn đề gọi là hội nghị kín Ví dụ như các cuộchọp của Lãnh đạo Bộ với các cán bộ chủ chốt

- Hội nghị chính thức, công khai: đây là những hội nghị do các đơn vị,những người có trách nhiệm đứng ra tổ chức một cách công khai theo đúng chươngtrình kế hoạch Hội nghị này được phổ biến công khai nên số lượng người biết vàtham gia vào quá trình tổ chức hội nghị cũng là rất lớn [2;149-151]

Còn theo Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006của Thủ tướng Chính phủ thì hội họp trong cơ quan nhà nước bao gồm các loại

- Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc vềchuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án.

- Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị hành chính nhànước để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến vàthực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên

- Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp đểquán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủtrương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hànhhoạt động kinh tế - xã hội

- Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm,đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bànphương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị hành chínhnhà nước

- Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề làcuộc họp để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương,chính sách quan trọng.[10]

4 Quy trình tổ chức hội nghị

5 Quy trình tổ chức các hội nghị bình thường, không nghi thức

Các hội nghị nội bộ, bình thường không nghi thức như các cuộc các hộinghị giao ban tuần, tháng, các hội nghị giải quyết vấn đề, các hội nghị thôngbáo,… các hội nghị này do các cấp quản trị trong cơ quan triệu tập và chủ trì

Đối với các hội nghị bình thường không nghi thức thì việc tiến hành tổ chứchội nghị cũng tương đối dễ dàng đối với các cán bộ, nhân viên của các đơn vị.

Sơ đồ 1.1 Các công việc cần phải làm để tổ chức một hội nghị không nghi thức

- Đăng ký phòng hội nghị: Thông thường các hội nghị được tổ chức tạiVăn phòng của các cấp quản trị hoặc tại phòng hội nghị chung của cơ quan, tổchức Thư ký phải đăng ký phòng hội nghị với bộ phận được giao nhiệm vụquản lý phòng hội nghị để chuẩn bị phòng hội nghị gọn gàng, sạch sẽ

- Thông báo cho người tham dự hội nghị Mời những người tham dựthông qua lịch công tác, điện thoại, thông báo trực tiếp, giấy mời, Fax hoặcemail

- Chuẩn bị tài liệu: Đôi khi hội nghị cần nhiều phương tiện hỗ trợ, thư kýcần chuẩn bị:Tài liệu phát tại chỗ

- Chuẩn bị công cụ nghe nhìn: Dụng cụ nghe nhìn máy chiếu ( overhadprojector, video, bảng viết, sơ đồ)

- Chuẩn bị nước giải khát: Phục vụ trà, nước suối nếu hội nghị ngắn gọn.Đối với các hội nghị dài, thư ký phải linh hoạt theo sự chỉ đạo của cấp trên hoặcgiờ giải lao mới phục vụ nước giải khát, hoặc để trên bàn sẵn cho người tham

Chuẩn

bị tài liệu

Chuẩn

bị công

cụ nghe nhìn

Chuẩn

bị nước giải khát

Ghi biên bản

- Theo dõi: Sau hội nghị thường các cấp quản trị yêu cầu thư ký soạnthảo bản tóm tắt trích từ biên bản, đôi khi còn gửi cho các thành viên tham dự.Thư ký giữ lại bản chính để lưu Theo dõi việc thực hiện các quyết định hộinghị [2;153-155]

6 Hoạch định và tổ chức các hội nghị theo nghi thức.

Các hội nghị trang trong nghi thức là các cuộc hop:

- Các hội nghị lớn;

- Các hội nghị có ý nghĩa quan trọng các thành viên có các ý kiến khácnhau;

- Tập thể cần đưa ra các quyết định có tính pháp lý mà tất cả các thànhviên đều phải bị ràng buộc tuân theo

Quy trình tổ chức Hội nghị tại cơ quan, tổ chức thường có 3 giai đoạn như sau:Lập kế hoạch Hội nghị

Căn cứ vào chương trình kế hoạch công tác năm, quý, tháng của cơ quan,văn phòng xây dựng kế hoạch hội nghị cho từng năm, tháng, quý [2;153] Nhưvậy theo quan điểm của GS Nguyễn Thành Độ thì việc xây dựng kế hoạch tổchức hội nghị của cơ quan sẽ do Văn phòng đảm nhận Đây là các quan điểmđứng trên khía cạnh chức năng của Văn phòng cụ thể là chức năng tham mưu,tổng hợp Có quan điểm khác cho rằng: Tùy theo tính chất, tầm vóc, quy mô vàmục đích mà nhà quản lý đặt ra khi tổ chức Hội nghị việc lập kế hoạch tổ chứcHội nghị có thể được hoặc không được tiến hành hoặc có những yêu cầu đặcbiệt trong kỹ thuật xây dựng.[2;150]

Kế hoạch Hội nghị là một văn bản có tính định hướng trình bày nhữngvấn đề cơ bản liên quan đến việc tổ chức hội nghị

Kế hoạch Hội nghị bao gồm các nội dung cơ bản sau:

+Mục đích, yêu cầu của Hội nghị

+ Tên Hội nghị

+ Thời gian Hội nghị

+ Địa điểm Hội nghị

+ Thành phần Hội nghị

+ Nội dung Hội nghị.

Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị

Sơ đồ 1.2 Các bước trong giai đoạn chuẩn bị Hội nghị có nghi thức.

Bước 1: Xây dựng chương trình nghị sự Hội nghị

Chương trình nghị sự Hội nghị là một văn bản trình bày lịch trình côngviệc sẽ được tiến hành tại Hội nghị

Khi xây dựng chương trình nghị sự cán bộ chuyên môn phải xây dựngthành hai mẫu gồm:

+ Chương trình nghị sự nội bộ: Chỉ thông báo cho Ban tổ chức và nhữngngười tham gia điều hành hoặc hỗ trợ trong kỹ thuật điều hành Hội nghị

+ Chương trình nghị sự công khai: Được thông báo cho các đại biểu đếntham gia Hội nghị nhằm giúp đại biểu nắm được lịch trình hội nghị và ưu tiênchú ý cho những nội dung mà họ quan tâm

Hai chương trình nghị sự về cơ bản đều phải trình bày các nội dung thôngtin sau:

+ Trình tự vấn đề trình bày (cột số thứ tự)

+ Nội dung vấn đề

+ Thời gian thực hiện từng vấn đề

+ Người thực hiện

Bước 2: Lập danh sách khách mời

Bao gồm khách mời và những người có trách nhiệm, nghĩa vụ phải dự hộinghị Khi lập danh sách khách mời nên chia theo cơ cấu và ở từng nhóm nên sắpxếp đại biểu, khách mời theo vị trí và chức vụ Điều này sẽ tạo điều kiện đảm

Bước 3: Soạn thảo và gửi giấy mời

Bước 4:

Chuẩn bị địa điểm Hội nghị

Bước 7: Chuẩn

bị kinh phí tổ chứên bản Hội nghị

Bước 6:

Chuẩn bị ghi biên bản Hội nghị

Bước 5:

Chuẩn bị thời gian

Bước 8: Chuẩn bị

các yếu tố khác

bảo các nghi thức khi gửi giấy mời cũng như hoạt động của Ban lễ tân khi đăng

ký danh sách đại biểu và bộ phận điều hành khi chào đón đại biểu đến tham dựhội nghị

Danh sách khách mời bao gồm các nội dung sau:

Bước 3: Soạn thảo giấy mời

Giấy mời là một văn bản gửi đến để mời một cơ quan, tổ chức, cá nhântham gia một sự kiện, vấn đề nào đó Bao gồm chi tiết về thời gian, địa điểmdiễn ra sự kiện đó

Tùy thuộc vào vị trí của từng đại biểu, tính chất của mối quan hệ và cácnghi thức phải tuân thủ sẽ có nhiều mẫu giấy mời khác nhau Sự trang trọng củagiấy mời sẽ tạo nên những đánh giá ban đầu của đại biểu về thái độ, sự tôn trọngcủa cơ quan hay quy mô của chính Hội nghị Thư ký sẽ là người trực tiếp soạnthảo giấy mời

Thông thường một mẫu giấy mời cần đảm bảo các nội dung sau:

+ Tên cơ quan, đơn vị, cá nhân mời

Bước 4: Chuẩn bị địa điểm tổ chức Hội nghị

Việc lựa chọn địa điểm cho các Hội nghị được căn cứ vào tính chất, mụcđích của Hội nghị, căn cứ vào số lượng và đặc điểm, vị trí của người tham dự,căn cứ vào điều kiện của cơ quan, tổ chức Địa điểm tổ chức Hội nghị có thể là ở

trong cơ quan và ngoài cơ quan.

Ngoài hội trường - nơidiễn ra hội nghị thì Ban tổ chức cần chuẩn bị thêmcác khu vực cạnh hội trường dành cho đại biểu, khách mời trước khi vào thamgia Hội nghị như khu vực để xe, khu vực vệ sinh, khu vực ăn uống, khu vựcnghỉ giải lao

Khi đã lựa chọn được địa điểm tổ chức hội nghị thì Ban tổ chức phối hợpvới các cán bộ, phòng, ban, đơn vịchuẩn bị hệ thống như âm thanh, ánh sáng…

để có phương án dự phòng

Sau khi đã chuẩn bị toàn bộ hệ thống và trang thiết bị tại hội trường thìBan tổ chức cần kiểm lại toàn bộ các hệ thống và trang thiết bị một lần nữa đểđảm bảo an toàn trong quá trình Hội nghị diễn ra

Bước 5: Chuẩn bị thời gian Hội nghị

Thời gian chi tiết của Hội nghị đã được xác định tại chương trình nghị sự,tuy nhiên để đảm bảo thành công Hội nghị cần lưu ý một số vấn đề sau:

- Không tổ chức hội nghị vào thời điểm mà một số đại biểu chủ chốtkhông tham dự được

- Thời gian dự phòng trước và sau Hội nghị

- Thời gian dự phòng khi thực hiện từng nội dung hoặc khi chuyển tiếpcác phần trong chương trình nghị sự

Bước 6: Chuẩn bị ghi biên bản Hội nghị

Biên bản Hội nghị là văn bản ghi lại những diễn biến của Hội nghị, làbằng chứng để chứng minh cho các sự kiện xảy ra trong Hội nghị

Công việc ghi biên bản tại Hội nghị được giao cho một cá nhândo đơn vịchủ trì hội nghị cử hoặc do Thư ký Văn phòng trực tiếp đảm nhiệm

Để chuẩn bị tốt cho việc ghi biên bản tại Hội nghị thì đơn vị chủ trì hộinghị cần thực hiện các công việc sau:

- Xin ý kiến lãnh đạo về hình thức ghi biên bản Hội nghị để giao cho Thư

ký Hội nghị thực hiện tại Hội nghị

- Kiểm tra lại vị trí chỗ ngồi của Thư ký Hội nghị

- Chuẩn bị các phương tiện phục vụ hoặc hỗ trợ kỹ thuật ghi biên bản như

máy tính, máy ghi âm, máy ảnh, sổ ghi biên bản, giấy ghi biên bản.

- Ngoài ra cần chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ cho kỹ thuật ghi biên bảnHội nghị

Bước 7: Chuẩn bị kinh phí tổ chức Hội nghị

Căn cứ vào quy mô và yêu cầu tổ chức, đơn vị chủ trì lập một bản dự trùkinh phí các khoản chi tiêu cho Hội nghị như kinh phí trang trí hội trường (cờ,hoa, băng rô, maket…), kinh phí đi lại cho đại biểu, kinh phí khen thưởng…Saukhi hoàn thành trình lên lãnh đạo cơ quan xem xét và phê duyệt nguồn kinh phí

để tiến hành việc tổ chức Hội nghị

Bước 8:Chuẩn bị các yếu tố khác

Bên cạnh việc chuẩn bị các yếu tố đã kể trên thì Ban tổ chức Hội nghịphải chuẩn bị thêm các yếu tố khác như; chuẩn bị phương tiện đưa đón đại biểu;chuẩn bị nước uống; chuẩn bị thẻ đại biểu; chuẩn bị công tác y tế

Giai đoạn 2: Giai đoạn tiến hành Hội nghị [27;158-160]

Sơ đồ 1.3.Các bước tiến hành Hội nghị có nghi thức.

Bước 1: Đón tiếp đại biểu

Đón tiếp đại biểu là nhiệm vụ đầu tiên được thực hiện trong quá trình diễn

ra hội nghị Việc thực hiện nhiệm vụ đón tiếp đại biểu sẽ giúp cơ quan thể hiệnthiện chí của mình đến với các đại biểu, khách mời đến tham dự Hội nghị

Tuỳ theo số lượng, trình độ và vị trí của từng đại biểu, thì Ban tổ chức cóthể áp dụng nhiều hình thức khác nhau trong việc đón tiếp đại biểu

Đối với Hội nghị có quy mô nhỏ thì việc đón tiếp có thể được tiếp hànhđối với từng đại biểu Việc đón tiếp đại biểu sẽ giao cho một cá nhân hay mộtnhóm người trong đơn vị, cơ quan đảm nhiệm

Đối với Hội nghị có quy mô lớn có thể sử dụng băng rô, cờ hoa, khẩu hiệu

Bước 3: Giữ đúng giờ giải lao và giờ đọc báo cáo tham luận

Bước 4: Ghi biên bản Hội nghị

chào mừng hoặc thông qua diễn văn khai mạc của người dẫn chương trình.

Đón tiếp đại biểu đòi hỏi cần phải chu đáo và thận trọng trong từng cửchỉ, tránh ảnh hưởng đến hình ảnh của cơ quan

Bước 2: Điểm danh đại biểu

Việc điểm danh đại biểu giúp cho Ban tổ chức xác định được chính xác sốlượng đại biểu chính thức đến tham dự hội nghị Điều này còn liên quan tới giátrị của các Hội nghị Đối với một số hội nghị, Nghị quyết chỉ có giá trị pháp lýnếu đảm bảo đủ số lượng đại biểu có mặt biểu quyết nhất trí

Ban tổ chức Hội nghị có thể áp dụng nhiều hình thức khác nhau để điểmdanh đại biểu Một số hình thức điểm danh đại biểu trong Hội nghị như:

- Sơ đồ vị trí chỗ ngồi

- Thẻ đại biểu

- Đăng ký của trưởng đoàn đại biểu tại ban lễ tân

Một phiếu đăng ký có mặt bao gồm các nội dung sau: Họ và tên, đơn vịcông tác, chức vụ, tham dự hội nghị, thời gian, và có dòng lưu ý “Đề nghị gửi vềcho Ban tổ chức trước giờ, ngày tháng năm ”

Bước 3: Giữ đúng giờ giải lao và báo cáo tham luận cho đại biểu đọc tham luận

Để đảm bảo giữ đúng giờ giải lao trong quá trình hội nghị diễn ra thì Ban

tổ chức nên công khai chương trình nghị sự Hội nghị để gửi cho các đại biểu cóliên quan Trong trường hợp chương trình nghị sự có sự thay đổi thì Ban tổ chứcphải báo cáo kịp thời cho các đối tượng có liên quan

Giờ giải lao không chỉ giảm căng thẳng của Hội nghị mà còn là bướcchuyển tiếp nội dung giữa các chương trình chính vì vậy việc duy trì giờ giải lao

là rất cần thiết

Bước 4: Ghi biên bản Hội nghị

Người được giao nhiệm vụ ghi biên bản tại hội nghị không nhất thiết làThư ký Văn phòng Thư ký Hội nghị có thể là cán bộ, nhân viên của cơ quan, tổchức

Các yêu cầu đối với việc ghi biên bản:

- Đúng kỹ thuật

- Đúng thể thức.

- Phải đảm bảo tính chính xác, trung thực, người ghi biên bản phải phảnánh các thông tin, các sự kiện một cách chính xác, không được hư cấu và làm sailệch nội dung

- Phải có trọng tâm, trọng điểm người ghi biên bản cần xác định nhữngnội dung nào không cần thiết, thông thường các biên bản thường ghi biên cầntóm tắt nội dung chính

Việc ghi biên bản cần tuân thủ các thủ tục sau:

- Sau khi ghi xong biên bản phải thông qua lãnh đạo, việc thông qua nàycũng phải được ghi vào biên bản

- Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của các đối tượng cơ bản có liên quan

- Trường hợp phải gửi biên bản đến một cơ quan khác khi cần thiết thìphải được thủ trưởng cơ quan ghi xác nhận và đóng dấu Ngoài ra phải gửi kèmtheo một công văn Nếu biên bản có nhiều trang phải đóng dấu giáp lai

Biên bản Hội nghị phải gồm các nội dung chính sau đây:

-Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại hội nghị

- Các nội dung được bàn bạc trong hội nghị

- Ý kiến của các đơn vị

- Kết luận của Lãnh đạo cơ quan

Giai đoạn 3: Giai đoạn kết thúc Hội nghị

Sơ đồ 1.4 Các bước tiến hành sau khi Hội nghị kết thúc.

Bước 4: Thông báo và triển khai kết quả Hội nghị

Bước 3: Lưu

hồ sơ Hội nghị

Bước 6: Viết

thư cảm ơn

Khi Hội nghị kết thúc cần tiến hành thực hiện các công việc sau:

- Ban tổ chức phối hợp các phòng ban chức năng giải quyết các giấy tờ,thủ tục liên quan tới kỹ thuật tổ chức Hội nghị

- Tiến hành thu thập các văn bản hình thành trong quá trình tổ chức hộinghị để phục vụ công tác lập hồ sơ Hội nghị

- Lập hồ sơ Hội nghị, bao gồm toàn bộ văn bản giấy tờ hình thành trongquá trình tổ chức hội nghị như: biên bản Hội nghị, các báo cáo tham luận, diễnvăn khai mạc, bế mạc…

- Lưu hồ sơ Hội nghị Đơn vị chủ trì hội nghị tiến hành lưu hồ sơ hội nghịtheo đúng các quy định của nhà nước đã quy định

- Giúp lãnh đạo thông báo và triển khai kết luận của Hội nghị

- Tổ chức hội nghị rút kinh nghiệm sau Hội nghị

Trên đây là toàn bộ các cơ sở lý luận về các quy trình thực hiện các côngviệc có liên quan đến công tác tổ chức hội nghị trong một cơ quan Đây sẽ lànhững tiền đề quan trong để em thực hiện việc nghiên cứu thực trạng công tác tổchức hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ Đồng hời sẽ là căn cứgiúp em đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hội nghị tại Vănphòng Bộ Khoa học và Công nghệ

Chương 2.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẠI VĂN PHÒNG

BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 2.1 Giới thiệu khái quát về Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

a Chức năng của Văn phòng Bộ

Tại Điều 1 của Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ ( Banhành kèm theo quyết định số 886/QĐ-BKHCN ngày 22 tháng 4 năm 2013 của Bộ

trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ) (Phụ lục 01) đã quy định rất rõ về vị trí và

chức năng của Văn phòng Bộ như sau:

“Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ (sau đây gọi tắt là Văn phòngBộ) là đơn vị trực thuộc Bộ Khoa học Công nghệ, thực hiện chức năng thammưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ hoạt động của Bộ,

Bộ trưởng; điều phối, tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộthực hiện chương trình kế hoạch công tác của Bộ; theo dõi, đôn đốc, tổng hợptình hình thực hiện Quy chế làm việc của Bộ; thực hiện công tác hành chính, vănthư, lưu trữ, lễ tân, quản trị, an ninh bảo vệ,quân sự, y tế, tài chính, đầu tư xâydựng, quản lý cơ sở vật chất-kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động đảm bảophương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động của Cơ quan Bộ

Văn phòng Bộ có con dấu riêng, được mở tài khoản kho bạc Nhà nước,ngân hàng để hoạt động và giao dịch theo quy định của pháp luật.” [15]

Như vậy ở đây ta có thể nhận thấy các vị trí cũng như chức năng của Vănphòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã đảm bảo đầy đủ các chức năng chính củamột văn phòng như đã được học tại các lý luận về văn phòng và quản trị vănphòng đã được học trong nhà trường

Hiện nay Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ quản lý 73 cán bộ côngchức viên chức Trong đó có 60 cán bộ làm việc theo biên chế nhà nước và có

13 cán bộ là nhân viên hợp đồng

Bảng 2.1 Số lượng cán bộ của văn phòng trong giai đoạn 2012 – 2015

b Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

Nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của Văn phòng Bộ đã được quy định tại Điều

2 Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Sau đây em xin được tóm tắt lạicác nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng gồm:

- Tham mưu cho Bộ trưởng trong công tác chỉ đạo, điều hành các hoạt

động của Bộ;

- Xây dựng, trình Bộ trưởng ban hành Quy chế làm việc và các quy định

nội bộ khác của Bộ; theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế saukhi được ban hành

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Bộ;

- Là đầu mối cung cấp thông tin cho các phương tiện truyền thông đại

chúng, các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật và phân công của Bộtrưởng.

- Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ thực hiện các chế độ, chính sách đối

với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của cơ quan Bộ; thực hiệnthăm hỏi, thăm viếng, tang lễ theo phân cấp chỉ đạo của Bộ trưởng

- Quản lý kinh phí hoạt động của cơ quan Bộ; quản lý các nguồn kinh phí

khác khi được Bộ trưởng giao

- Quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện, trang thiết bị và

điều kiện làm việc của Lãnh đạo Bộ và Cơ quan Bộ

- Chủ trì quản lý đầu tư xây dựng đối với các đơn vị trực thuộc Bộ;

- Thực hiện công tác lễ tân và hậu cần phục vụ các hội nghị, Hội nghị làm

việc của Bộ;

- Chủ trì tổ chức công tác quân sự - quốc phòngtại cơ quan Bộ.

- Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ.

- Quản lý cán bộ, tài sản, tài liệu của văn phòng Bộ theo phân cấp của bộ

và quy định của pháp luật

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Bộ trưởng giao

c Cơ cấu tổ chức

Theo Điều 3, 4 của Quy chế Tổ chức và hoạt động của Văn phòng có quyđịnh về cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ, em xin khái quát lại như sau

Chánh văn phòng Bộ: người đứng đầu Văn phòng Bộ, là người lãnh đạo

và điều hành mọi hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ chịutrách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ về toàn bộ hoạt động của Văn phòng

Các Phó Chánh văn phòng Bộ (03 người ) giúp Chánh văn phòng trongviệc lãnh đạo công tác của Văn phòng Bộ; được quyết định những vấn đề thuộcphạm vi, nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng

về công việc được giao

Về tổ chức bộ máy của Văn phòng có thể phân thành hai nhóm thực hiệnhai chức năng chính của Văn phòng gồm nhóm đơn vị thực hiện chức năng thammưu, tổng hợp và nhóm đơn vị thực hiện chức năng hậu cần (Sơ đồ cơ cấu tổ

chức của Văn phòng Bộ - Xem tại Phụ lục 2 )

Nhóm đơn vị thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp bao gồm: PhòngTổng hợp; Phòng Hành chính-Tổ chức; Phòng Lưu trữ;

Nhóm đơn vị thực hiện chức năng đảm bảo cơ sở vật chất, an ninh gồm:Phòng Tài vụ; Phòng Quản trị-Y tế; Phòng Quản lý đầu tư xây dựng; Phòng Lễtân; Phòng Quản lý xe; Ban chỉ huy Quân sự Bộ

Như vậy Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã thực hiện đầy đủ cácchức năng chính của một văn phòng nói chung Chính vì vậy các nhiệm vụ củaVăn phòng cũng được cụ thể hóa và đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năngchính Về cơ cấu tổ chức của Văn phòng cũng được tổ chức theo chức năngchuyên môn, tức là gồm các phòng thực hiện các nhiệm vụ khác nhau, đảm bảochức năng của văn phòng được thực hiện một cách đầy đủ và tốt nhất

2.2 Các loại hội nghị do Văn phòng tổ chức

Trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị việc tổ chức và điều hành cóhiệu quả các hội nghị có vai trò rất quan trọng Bộ Khoa học và Công nghệ là

cơ quan quản lý nhà nước về khoa học và công nghệ trong phạm vi cả nước nênviệc tổ chức hội nghị được diễn ra thường xuyên dưới nhiều hình thức và quy

mô khác nhau, thành phần tham dự có cả trong nước và quốc tế Chính vì vậyVăn phòng Bộ cần thực hiện tốt các khâu tổ chức hội nghị sao cho khoa học vàhợp lý để mang lại hiệu quả cao nhất khi tiến hành

Văn phòng Bộ là đơn vị thực hiện chức năng giúp việc hậu cần cho Bộ,chính vì vậy hầu như tất cả các hội nghị của Bộ, Văn phòng đều đứng ra tổ chứccông tác hậu cần (do Phòng Lễ tân thuộc Văn phòng Bộ quản lý và thực hiện).Chính vì vậy, Văn phòng mới có thể thống kê và báo cáo lãnh đạo bộ đầy đủ sốlượng hội nghị và hội nghị của cơ quan, của từng đơn vị trong từng năm

Theo thống kê tại Phòng Lễ tân thuộc Văn phòng Bộ thì từ năm 2012 đến

2015 số lượng các hội nghị và hội nghị mà Phòng đã tham gia vào công tácchuẩn bị tổ chức hội nghị được thống kê tại bảng sau

Bảng 2.2 Số lượng các loại hình hội nghị của Bộ

tổ chức giai đoạn 2012 – 2015

(Đơn vị: cuộc )

Nội dung Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015

Sốlượng

Tỷ lệ(%)

Sốlượn

g

Tỷ lệ(%)

Sốlượng

Tỷ lệ(%)

Sốlượng

Tỷ lệ(%)

(Nguồn: Báo cáo công tác hàng năm của Văn phòng Bộ )

Căn cứ vào bảng 2.2 khi ta tiến hành xử lý số liệu theo cơ cấu ta sẽ biếtđược số lượng các hội nghị, hội nghị chiếm bao nhiêu phần trăm trong tổng sốcác lần tổ chức hội nghị tại đơn vị

Các cuộc họp Các hội nghị Các hội thảo Tiếp khách Loại khác

Như vậy nhìn vào bảng số liệu trên ta có thể thấy được số lượng các hộinghị, hội nghị, hội thảo, tiếp khách của Bộ là rất lớn và được duy trì ở mức ổnđịnh qua các năm

Số lượng các hội nghị duy trì ở mức ổn định ( trên 700 cuộc/năm) vàchiếm tỷ trọng cao nhất trên 43% Số lượng hội nghị của Bộ tăng đều qua các

năm, năm 2012 là 748 đến năm 2013 là 756 tăng 8 hội nghị và năm 2013 là 756đến năm 2014 là 780 tức là tăng 14 hội nghị Năm 2015 so với năm 2014 tăng

10 cuộc (từ 770 hội nghị đến 780 hội nghị) Như vậy số lượng hội nghị năm

2013 lên 2014 là tăng nhanh và mạnh nhất 14 cuộc Sở dĩ có sự tăng mạnh nhưvậy vì năm 2013, các cơ quan đơn vị của Bộ đã và đang trong quá trình ổn định

tổ chức (vì năm 2012 Bộ chuyển từ trụ sở cũ (39 Trần Hưng Đạo) về trụ sở mới(113 Trần Duy Hưng) việc xây dựng mới các văn bản quy định về chế độ làmviệc cũng như công tác của cơ quan, đơn vị Chính vì vậy mà số lượng các hộinghị trong năm 2014 tăng nhanh như vậy Còn các năm sau (2014, 2015), thìChình phủ có chỉ đạo cho Bộ tiến hành xây dựng và hoàn thiện hệ thống thể chế

có liên quan, thuộc Lĩnh vực quản lý của Bộ, chính vì vậy Lãnh đạo Bộ, và cácđơn vị có liên quan phải thường xuyên tổ chức các hội nghị để bàn bạc, giảiquyết công việc Mặc dù số lượng các hội nghị có tăng đều qua các năm nhưng

cơ cấu hội nghị trong các loại hình hội hội nghị lại có xu hướng giảm qua cácnăm Từ năm 2012 là 53,8% giảm xuống còn 50,4% (năm 2013), 44,2% (năm2013), 43,2 (năm 2015) Sự biến động trái ngược này là do số lượng các loạihình khác cũng tăng lên làm cho số lượng hội nghị dù có tăng lên nhưng cơ cấulại không tăng được

Số lượng các hội nghị, của Bộ cũng tăng đều qua các năm cụ thể: từ năm

2012 đến năm 2013 tăng 24 hội nghị ( từ 169 hội nghị lên 180 hội nghị), từ năm

2013 đến 2014 tăng 17 hội nghị (từ 180 hội nghị đến 197 hội nghị), từ năm 2014đến 2015 tăng 8 hội nghị (từ 197 hội nghị đến 208 hội nghị) Cơ cấu hội nghịtrong bảng phần trăm các loại hình hội nghị của Bộ cũng có xu hướng giảmchậm từ 12,1% (năm 2012) xuống 12% (năm 2013), 11,3% (năm 2014) và11,4% (năm 2015) Sự biến động này là do sự tăng mạnh của các loại hình khác(tiếp khách, hội thảo) nên dù số lượng hội nghị có tăng nhưng cơ cấu lại giảm

Các cuộc hội thảo cũng được tăng đều qua các năm cụ thể từ năm 2012đến 2013 tăng 38 hội thảo (từ 138 hội thảo lên 176 hội thảo); từ năm 2013 đến

2014 tăng 32 hội thảo (từ 176 hội thảo lên 208 hội thảo ); từ năm 2014 đến 2015tăng 32 hội thảo (từ 208 hội thảo đến 234 hội thảo) Cơ cấu hội thảo lại có sự

tăng nhanh trong cơ cấu các loại hình hội nghị của Bộ cụ thể tăng từ 11,2%(năm 2012) lên 11,7% (năm 2013), 11,9% (năm 2014) và 13% (năm 2015) Sở

dĩ các hội thảo có sự tăng nhanh và mạnh như vậy một phần là do các chủtrương, chính sách của Đảng và Nhà nước chỉ đạo đẩy mạnh học tập, ứng dụng,chuyển giao, tiếp thu các tiến bộ khoa học công nghệ của các nước trên thế giới

Sự chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, kế hoạch công tácnăm của Bộ, của từng đơn vị

Các cuộc tiếp khách của Bộ cũng tăng đều qua các năm từ năm 2012 đến

2013 tăng 52 cuộc tiếp khách (từ 294 cuộc lên 346 cuộc); từ năm 2013 đến 2014tăng 182 cuộc tiếp khách (từ 346 cuộc lên 528 cuộc); từ năm 2014 đến 2015tăng 15 cuộc tiếp khách (từ 528 cuộc lên 543 cuộc) Cơ cấu các cuộc tiếp kháchtăng nhanh và mạnh nhất trong các loại hình hội nghị của Bộ từ 21,1% (năm2012) lên 23% (năm 2013), 30,3% (năm 2014), và 30% (năm 2015)

Các loại hình hội hội nghị khác cũng có sự gia tăng nhẹ: năm 2012 đến

2013 tăng 02 cuộc hội hội nghị từ (40 cuộc lên 42 cuộc); từ năm 2013 đến 2014giảm 04 cuộc hội hội nghị (từ 42 cuộc xuống 38 cuộc); từ năm 2014 đến năm

2015 tăng 6 cuộc (từ 38 cuộc lên 44 cuộc)

Sở dĩ tất cả các loại hình hội nghị ở Bộ đều có sự tăng qua các năm vìnhững nguyên nhân sau đây:

- Sự chỉ đạo sát sao và quyết liệt của Chính phủ nhằm thực hiện thắng lợinhanh chóng mục tiêu đưa đất nước ta cơ bản trở thành nước công nghiệp vàonăm 2020

- Trong giai đoạn này nước ta đang tiến hành đàm phán các hiệp định kinh

tế và tiếp thu sự chuyển giao công nghệ của các nước phát triển trên thế giới,nên việc soạn thảo các văn bản mới, mang tính chất giao dịch quốc tế cũng nhưviệc tiến hành đón tiếp các phái đoàn của các nước khác sang nước ta chuyểngiao công nghệ, Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan quản lý nhà nước đàungành về khoa học và công nghệ lên việc đón tiếp đoan ngoại giao về khoa họccông nghệ cũng như hội nghị bàn để soạn thảo các văn bản giao dịch quốc tế làviệc đương nhiên

- Cũng trong giai đoạn này Bộ có chiến lược xây dựng và hoàn thiện hệthống thể chế quy định về khoa học và công nghệ chặt chẽ nhất để có thể đónđầu những cơ hội từ các hiệp định kinh tế mà Việt Nam đã, đang và sẽ là thànhviên như ASEAN, TTP

Đây chính là hai nguyên nhân lớn nhất, ảnh hưởng đến sự biến động củacác loại hình hội hội nghị của Bộ trong giai đoạn 2012 – 2015

Đối với Bộ Khoa học và Công nghệ thì Văn phòng Bộ chịu trách nhiệmchủ trì hoặc tham gia phối hợp tổ chức tất cả các hội nghị của Bộ thuộc phạm viđược phân công và các hội nghị khi được Lãnh đạo Bộ giao phó

Theo Điều 43, 44 của Quy chế làm việc Quy chế làm việc của Bộ thì hiệnnay Bộ Khoa học và Công nghệ phải tiến hành những loại hội nghị sau:

- Các hội nghị do Lãnh đạo Bộ chủ trì bao gồm:

+ Hội nghị Lãnh đạo Bộ thường kỳ;

+ Hội nghị giao Ban Bộ hàng tuần, hàng tháng và tổng kết công tác nămcủa Bộ;

+ Hội nghị giao ban vùng, giao ban khối;

+ Lãnh đạo Bộ hội nghị, làm việc với Lãnh đạo cơ quan Trung ương vàcác tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương tại Trụ sở Bộ;

+ Lãnh đạo Bộ hội nghị, làm việc với Lãnh đạo địa phương và các đơn vịtrong ngành tại địa phương cơ sở;

+ Các Hội nghị khác để giải quyết công việc

- Các Hội nghị do thủ trưởng các thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ chủ trì gồm:

+ Các đơn vị thuộc Bộ tổ chức các Hội nghị do lãnh đạo đơn vị chủ trì đểgiải quyết công việc chuyên môn và các công việc khác theo chức năng, nhiệm

vụ của mỗi dơn vị được quy định

+Lãnh đạo các đơn vị có thể chủ trì các Hội nghị, làm việc với đại diệncác cơ quan theo ủy quyền của Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách theo quy địnhtại Quy chế làm việc của Bộ

Trong phạm vi thẩm quyền của Văn phòng Bộ đã đươc quy đinh tại Quy

chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng thì hiện nay Văn phòng phải tổ chứccác loại hội nghị sau đây:

Hội nghị toàn ngành Hội nghị tập huấn Hội nghị tổng kết Hội nghị cán bộ chủ chốt Hội nghị khác

Nhìn vào bảng số liệu trên ta có thể nhận thấy số liệu các hội nghị do Vănphòng tổ chức qua các năm không có biến động lớn Hội nghị cán bộ chủ chốtcủa Bộ hàng năm chỉ được tổ chức 1 lần, nên số lượng hội nghị này qua các nămkhông có sự biến động

Hội nghị toàn ngành, đây là hội nghị do Văn phòng tổ chức phối hợp vớicác đơn vị khác trong cơ quan Bộ, nên số lượng hội nghị qua các năm cũng có

sự biến động nhẹ như trong hai năm đầu (năm 2012, năm 2013) đều duy trì là 2hội nghị, nhưng riêng đến năm 2014 số lượng hội nghị này lại giảm xuống còn 1hội nghị/năm và đến năm 2015 số lượng hội nghị này lại tăng lên con số 3 hộinghị/năm Sở dĩ hội nghị này có sự biến động như vậy vì, hai năm đầu là hainăm bắt đầu triển khai thực hiện kế hoạch chiến lược phát triển khoa học côngnghệ giai đoạn 2010 – 2015, nội dung công việc đang triển khai còn rất nhiều

mà nội dung kế hoạch lại tương đối phức tạp nên số lượng hội nghị được tănglên 2 hội nghị/năm Một hội nghị để triển khai nội dung ở các cơ quan trungương, một hội nghị triển khai ở các cơ quan chuyên trách ở địa phương Đếnnăm 2014 khi kế hoạch đang triển khai, năm này chủ yếu là đánh giá sơ bộ kếtquả đã đạt được và chưa đạt được trong kế hoạch chiến lược và đề ra phươnghướng, nhiệm vụ công tác trong năm mới, nội dung tương đối đơn giản nên hộinghị được tổ chức 1 lần/năm Đến năm 2015 là năm tổng kết kê hoạch chiến

lược giai đoạn đầu và triển khai kế hoạch trong giai đoạn 2016 – 2020, nên nộidung hội nghị tương đối dài và phức tạp nên tổ chức thành 3 hội nghị/năm.

Hội nghị tập huấn công tác phục vụ công việc cũng được Lãnh đạo Bộquan tâm và chú ý nên số lượng các hội nghị tập huấn cũng đi theo chiều tănglên qua các năm năm 2012 là 5 hội nghị tập huấn,năm 2013 là 7, năm 2014 là 6,năm 2015 là 8

Các Hội nghị tổng kết công tác năm của Bộ, hội nghị tổng kết công tác nămcủa Văn phòng, Hội nghị tổng kết việc thực hiện một chủ trương chính sách, cũngđược Lãnh đạo Bộ quan tâm lên số lượng hội nghị tổng kết có sự tăng từ năm 2012

là 3 hội nghị, năm 2013 là 2 hội nghị, năm 2014 và năm 2015 là 5 hội nghị

Bên cạnh việc tổ chức các hội nghị, đã được quy định rõ trong danh mụchội nghị hàng năm của Bộ Văn phòng Bộ còn phải phối hợp với các đơn vị cóliên quan để tổ chức các hội nghị của Lãnh đạo Bộ có liên quan đến nhiệm vụcủa Văn phòng đã được quy định trong Quy chế tổ chức và hoạt động của Vănphòng Bộ Số lượng các hội nghi này cũng có sự biến động qua từng năm: năm

2012 là 30 hội nghị; năm 2013 là 33 hội nghị; năm 2014 là 31 hội nghị; năm

2015 là 34 hội nghị

Như vậy căn cứ vào bảng số liệu này, chúng ta có thể thấy được số lượngcác hội nghị do Văn phòng tổ chức trong từng năm là rất lớn Nếu đem so sánhvới bảng số liệu thống kê các loại hội nghị, hội hội nghị của Bộ ta có thể tính rađược cơ cấu hội nghị của Văn phòng chiếm bao nhiêu phần trăm trong cơ cấu tổchức hội nghị của toàn Bộ

Bảng 2.4 Tình hình tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ so với cả Bộ

giai đoạn 2012 – 2015.

2012

Năm2013

Năm2014

Năm2015

(Nguồn: Báo cáo công tác hàng năm của Văn phòng Bộ)

Nhìn vào bảng ta có thể thấy được vi trí quan trọng của Văn phòng trong

việc tổ chức các hội nghị của Bộ Hiện nay Bộ Khoa học và Công nghệ có hơn

50 đơn vị trực thuộc, nhưng chỉ tính riêng số lượng hội nghị của Văn phòng Bộ

đã chiến đến ¼ số lượng các hội nghị của Bộ Từ đây ta có thể thấy Văn phòng

Bộ đã thực hiện tốt chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần phục vụcác hoạt động của Lãnh đạo Bộ và toàn cơ quan Bộ

2.3 Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học

và Công nghệ

2.3.1 Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội nghị

Có một lý thuyết chung ở Mỹ cho rằng: “Cứ mỗi giờ sự kiện đòi hỏi phảimất từ 5 đến 10 giờ lập kế hoạch tổ chức” Từ lý thuyết trên có thể suy ra trungbình một Hội nghị kéo dài từ 2 đến 3 giờ đồng hồ thì thời gian lập kế hoạch tổchức sự kiện sẽ phải mất từ 20 đến 30 giờ lập kế hoạch Như vậy nếu Hội nghịnào cũng mất thời gian cho việc lập kế hoạch thì sẽ tốn rất nhiều thời gian vàcông sức, vậy cho nên công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ đã có mộtnguyên tắc đã được quy định sẵn.Tùy theo tính chất, tầm vóc, quy mô và mụcđích mà Lãnh đạo Bộ đặt ra khi tổ chức hội nghị mà việc lập kế hoạch tổ chứcHội nghị có thể được hoặc không được tiến hành

Các Hội nghị mang tính chất thường xuyên mà thành phần, địa điểm vàthời gian tổ chức hội nghị đã được chuẩn hóa bằng các quy định của nhà nướchay đã được quy định trong quy chế làm việc của Bộ thì việc lập kế hoạch tổchức hội nghị là không bắt buộc Đây có thể là những Hội nghị như Hội nghịgiao ban tuần, tháng, năm và các Hội nghị thường niên của Bộ và Văn phòng

2 Thành phần giao ban tuần, tháng và tổng kết công tác năm của Bộ do

Bộ trưởng quyết định.

3 Thủ trưởng các đơn vị trong thành phần giao ban tuần, tháng, tổng kếtcông tác năm hoặc được mời tham dự giao ban có trách nhiệm tham dự đầy đủcác Hội nghị; trường hợp vắng mặt có thể ủy quyền cho cấp phó tham dự, đồngthời phải thông báo với Chánh Văn phòng Bộ để báo cáo Bộ trưởng.”

Như vậy những hội nghị giao ban tuần, tháng, quý, thậm chí là các hộinghị tổng kết công tác năm của Bộ đã được quy định sẵn trong Quy chế làm việccủa Bộ, nên việc lập kế hoạch tổ chức những hội nghị này không phải là mộtyêu cầu bắt buộc Các vấn đề có liên quan đến công tác tổ chức hội nghị nhưthời gian, thành phần của các Hội nghị này đã được quy định, Chánh Văn phòng

có nhiệm vụ tổ chức triển khai các quy định này đến các đơn vị thuộc Vănphòng để thực hiện đúng các quy định này Ví dụ trong các hội nghị giao bantuần được diễn ra vào sáng thứ hai, thì ngày làm việc cuối cùng của tuần trước,các chuyên viên của Phòng Tổng hợp sẽ xin ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng vềthành phần cũng như địa điểm tổ chức của Hội nghị giao ban của sáng thứ haituần sau, và tiến hành lập danh sách, thông báo cho những cán bộ đó biết vàthực hiện Thông thường địa điểm tổ chức hội nghị giao ban tuần được tổ chứctại Hội trường 110.Trước khi hội nghị giao ban diễn ra, thì cán bộ phòng lễ tânphải đến sớm để chuẩn bị nước giải khát, và kê lại bàn ghế, sắp xếp vị trí chỗngồi của từng đại biểu theo sơ đồ đã được quy định Với các công việc cũngnhư các bước chuẩn bị đơn giản các hội nghị có quy mô nhỏ và mang tính chấtthường xuyên như hội nghị giao ban đã được chuẩn bị xong và có thể tiến hànhđược luôn

Còn những Hội nghị có quy mô lớn, có tính nghi thức thì công tác lập kếhoạch lại là một việc làm bắt buộc Các Hội nghị đó bao gồm các Hội nghị do

Bộ trưởng và các Thứ trưởng chủ trì, các Hội nghị xử lý công việc mang tínhchất chiến lược, hội nghị tổng kết, các Hội nghị giao ban vùng, giao ban khối,Lãnh đạo Bộ Hội nghị làm việc với Lãnh đạo đơn vị, địa phương Hay có thể nóimột cách đơn giản, là việc lập kế hoạch tổ chức hội nghị chỉ được diễn ra khicác hội nghị đó có ý nghĩa to lớn đối với hoạt động của cơ quan Ví dự như hội

nghị “Tập huấn về xây dựng và ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng vào côngtác văn thư, lưu trữ”, hay hội nghị “Tổng kết công tác năm 2014 và triển khaiphương hướng và nhiệm vụ năm 2015.

Việc lập kế hoạch tổ chức Hội nghị có tính chính thức không hề đơn giản

mà vô cùng phức tạp và nhiều bước Để hoàn thiện và cho ra sản phẩm cuốicùng là một bản kế hoạch hoàn chỉnh thông thường cán bộ, chuyên viên PhòngTổng hợp phải trải qua các bước sau:

Sơ đồ 2.1 Các bước lập kế hoạch tổ chức hội nghị tại Văn phòng Bộ

Bước 1: Chủ trương

Lãnh đạo Bộ ra chủ trương tổ chức hội nghị hoặc thủ trưởng các đơn vị đềxuất Lãnh đạo Bộ quyết định tổ chức hội nghị Lãnh đạo Bộ căn cứ vào kếhoạch công tác năm của cơ quan và sự chỉ đạo của Chính phủ, để ra chủ trương

tổ chức hội nghị Ví dụ như hội nghị gặp mặt các nhà sáng chế không chuyênnghiệp được tổ chức năm 2015 là một chủ trương mới và có ý nghĩa rất lớn đốivới hoạt động khoa học và công nghệ nước nhà trong những năm tới, của Thủtướng Chính phủ cho Bộ Khoa học và Công nghệ

Việc tổ chức hội nghị này cũng có thể là do đề xuất từ thủ trưởng các đơn

vị thuộc Bộ Ví dụ như căn cứ vào tình hình thực hiện công tác văn thư lưu trữthực tế tại Bộ và các quy định của Chính phủ về xây dựng nền hành chính hiệnđại theo Đề án 30, Chánh Văn phòng Bộ đã đề xuất với Bộ trưởng chủ trương

tổ chức Hội nghị tập huấn ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư,lưu trữ đối với các cán bộ làm công tác văn thư kiêm nhiệm, các cán bộ trongcác đơn vị thuộc Bộ

Như vậy Lãnh đạo Bộ, thủ trưởng các đơn vị căn cứ vào tình hình thực tế

Bước 2: Xây dựng tờ trình lập kế hoạch tổ chức hội nghị

và kế hoạch công tác năm của Bộ, của đơn vị sẽ đề ra chủ trương tổ chức hộinghị Những hội nghị của Lãnh đạo Bộ thường có quy mô lớn, nên sẽ thành lậpBan Tổ chức chủ trì mọi hoạt động của hội nghị và một số đơn vị sẽ tham giaphối hợp để tổ chức hội nghị Đối với các hội nghịđược giao cho Văn phòng chủtrì tổ chức thì Chánh văn phòng chủ động trong việc giao nhiệm vụ cho các cánhân, đơn vị có liên quan để tổ chức hội nghị

Bước 2: Xây dựng tờ trình kế hoạch tổ chức Hội nghị

Đơn vị được phân công chủ trì tổ chức hội nghị làm tờ trình lãnh đạo Bộ

về nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm và kinh phí để tổ chức hội nghị,phân công nhiệm vụ cho các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung và phục vụ hộinghị Trường hợp Văn phòng Bộ được phân công chủ trì, Phòng Tổng hợp xâydựng tờ trình Chánh Văn phòng căn cứ vào mục tiêu hội nghị mà phân công cán

bộ, công chức làm tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị Cán bộ được phân côngphụ trách làm tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị phải là những người có trình độchuyên môn cao và kinh nghiệm công tác trong việc lập và tổ chức hội nghị Bởi

lẽ Kế hoạch tổ chức Hội nghị là một văn bản có tính định hướng trình bàynhững vấn đề có liên quan đến việc tổ chức Hội nghị Do đó khi Lập kế hoạch tổchức hội nghị phải đảm bảo một số yêu cầu nội dung cơ bản sau:

- Thể thức văn bản: Phải đáp ứng các yêu cầu về thể thức cũng như kỹthuật trình bày văn bản đã được quy định trong Thông tư 01/2011/TT-BNVngày 19 tháng 01 năm 2011, cũng như những quy định trong quy chế công tácvăn thư lưu trữ của Bộ (Ban hành kèm theo Quyết định số 4148/QĐ-BKHCNngày 22 tháng 12 năm 2013)

- Tính khả thi khi triển khai: Nội dung các vấn đề trong kế hoạch đề cậpđến có thể thực hiện trong thực tế hay không? Có phù hợp với thực tế haykhông, có phải điều chỉnh nội dung nào không?

- Thời gian để chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch: Cán bộ chuyên mônlập kế hoạch hội nghị phải dự tính được các khoảng thời gian thực hiện côngviệc một cách tương đối chính xác để chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch Ví

dụ như thời gian hợp lý nhất để tổ chức hội nghị là khi nào? thời gian để tổ chức

chuẩn bị cho hội nghị là bao lâu? thời gian để chuẩn bị các nội dung cho hộinghị? Những ai sẽ tham gia vào quá trình chuẩn bị tổ chức hội nghị?

- Các thông tin cơ bản trong kế hoạch

Ngoài phần mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức Hội nghị, kế hoạch tổchức hội nghị thông thường sẽ đề cập đến những nội dung sau:

+ Tên Hội nghị: Phải đảm bảo gắn liền với các mục tiêu, nội dung củaviệc tổ chức Hội nghị Để khi bất kỳ một cán bộ đọc lên cán bộ đó cũng có thểphần nào đoán được nội dung, cũng như có thể hiểu được mục đích của hội nghịnày là gì Ví dụ như “Hội nghị tổng kết công tác năm 2014 và triển khai phươnghướng nhiệm vụ công tác năm 2015” thì khi nghe đến tên của hội nghị thôi thìcác cán bộ cũng có thể đoán ra được là mục đích của hội nghị này là tổng kếtcông tác năm cũ và triển khai phương hướng nhiệm vụ công tác năm mới “Hộinghị cán bộ chủ chốt Bộ Khoa học và Công nghệ năm 2015” thì khi nghe đếntên hội nghị, các cán bộ có thể phần nào đoán được thành phần tham dự hội nghịnày là các cán bộnguồn của cơ quan, các thủ trưởng đơn vị, phòng ban; nội dungcủa hội nghị này cũng là những vấn đề mang ý nghĩa chiến lược đối với việcphát triển khoa học và công nghệ trong tương lai

+ Thời gian tổ chức Hội nghị: Thời gian tổ chức hội nghị đã hợp lý chưa?

Có phù hợp với hoàn cảnh và tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị hay không?

Ví dụ thời gian tổ chức hội nghị tổng kết năm là vào sáng thứ hai của tuần đầutháng một năm sau Như vậy thời gian này là phù hợp với tình hình của cơquan, khi năm cũ vừa kết thúc, thì sẽ tiến hành tổng kết công tác năm cũ và tiếnhành triển khai công tác năm mới để định hướng cho hoạt động của cơ quantrong năm mới

+ Địa điểm tổ chức hội nghị: Tùy thuộc vào quy mô, tính chất của Hộinghị mà cán bộ lập kế hoạch hội nghị sẽ xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộhoặc Chánh Văn phòng về địa điểm tổ chức hội nghị Hội nghị được tổ chức ởtrong hay ngoài cơ quan? Nếu tổ chức trong cơ quan thì Hội nghị được tổ chứctại Hội trường nào? Thiết kế của hội trường có phù hợp với quy mô, tính chấtcủa hội nghị hay không? Ví dụ như hội nghị cán bộ chủ chốt Bộ Khoa học và

Công nghệ năm 2015, có số lượng đại biểu, khách mời lên tới 300 người Màhội trường ở Bộ chỉ có sức chứa đến 200 người, chính vì vậy cán bộ lập kếhoạch tổ chức hội nghị phải xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ Tham mưu vềcác địa điểm tổ chức hội nghị ngoài cơ quan cho Lãnh đạo Bộ tham khảo vàquyết định lựa chọn Sau khi lãnh đạo Bộ quyết định tổ chức hội nghị ngoài cơquan, cán bộ lập kế hoạch ấn định địa điểm tổ chức hội nghị trong kế hoạch

Nhưng đối với Hội nghị tổng kết công tác năm 2014 và triển khai phươnghướng nhiệm vụ công tác năm 2015 thì số lượng đại biểu tham dự khoảng 150người, thì Hội trường của Bộ hoàn toàn có đủ sức chứa, chính vì vậy mà cán bộlập kế hoạch sẽ ấn định địa điểm tổ chức hội nghị tại Hội trường lớn tầng 2 của

Bộ để tiến hành hội nghị

+ Thành phần hội nghị gồm những ai? Ai có thể tham gia hội nghị? Sốlượng ? Cán bộ lập kế hoạch tổ chức hội nghị căn cứ vào ý kiến chỉ đạo củaLãnh đạo Bộ và các kế hoạch tổ chức hội nghị của những năm trước để xácđịnh đầy đủ số lượng, thành phần tham gia hội nghị Ví dụ như hội nghị cán bộchủ chốt của Bộ năm 2015 thì thành phần tham dự hội nghị gồm có Lãnh đạo

Bộ, thủ trưởng các đơn vị, phòng ban thuộc Bộ Còn Hội nghị cán bộ công chức,viên chức Bộ Khoa học và Công nghệ thì thành phần hội nghị là tất cả thủtrưởng đơn vị thuộc Bộ, các trưởng, phó phòng ban thuộc Bộ Tùy thuộc vàoquy mô, tính chất, nội dung của hội nghị mà số lượng, thành phần đại biểu tham

dự hội nghị là khác nhau

+ Nội dung chính của hội nghị: Những hoạt động nào sẽ diễn ra trong Hộinghị? Nội dung chính là gì? Nội dung phụ là gì? Sắp xếp thứ tự nội dung theotrình tự hợp lý Nội dung của hội nghị được thể hiện trong chương trình nghị sựhội nghị Trong bản kế hoạch này thì chỉ nêu nội dung chính của hội nghị màkhông liệt kê chi tiết các hoạt động trong hội nghị Ví dụ hội nghị tổng kết năm

2014 và triển khai phương hướng nhiệm vụ 2015 thì nội dung hội nghị là lắngnghe các báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác năm 2014 và triển khaiphương hướng nhiệm vụ năm 2015 Còn nội dung chi tiết và trình tự đọc cácbáo cáo được quy định trong chương trình nghị sự hội nghị Như vậy phần nội