Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện lương sơn

LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 5 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 5 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5 6.Giả thuyết nghiên cứu 5 7. Phương pháp nghiên cứu 6 8. Kết cấu của khóa luận 6 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢOVÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 7 1.1.Những vấn đề chung về văn bản 7 1.1.1.Khái niệm văn bản 7 1.1.2.Khái niệm văn bản quản lý và văn bản quản lý Nhà nước 7 1.2.Phân loại văn bản hành chính 15 1.2.1.Văn bản hành chính cá biệt 15 1.2.2.Văn bản hành chính thông thường 17 1.3. Chức năng, vai trò của văn bản hành chính 21 1.3.1. Chức năng của văn bản hành chính 21 1.2.3.Vai trò của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý 23 1.3.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 25 1.3.1.Khái niệm về công tác soạn thảo văn bản 25 1.3.2.Yêu cầu và nhiệm vụ của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính…………………. 26 Chương 2. THỰC TRẠNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNHTẠI UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN 46 2.1. Khái quát về UBND huyện Lương Sơn 46 2.1.1. Đặc điểm vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên Ủy ban nhân dân huyện Lương Sơn 46 2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Lương Sơn 48 2.2.Hệ thống văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản của UBND 51 2.3. Các quy định của Nhà nước và của UBND huyện Lương Sơn về công tác soạn thảo văn bản 53 2.3.1. Quy định của Nhà nước về soạn thảo và ban hành văn bản 53 2.3.2. Quy định của UBND huyện Lương Sơn về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 55 2.4. Khảo sát thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn 57 2.4.1. Về số lượng văn bản ban hành 58 2.4.2. Về chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản 60 2.4.3. Nhận xét chung về soạn thảo ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn. 65 2.4.4. Nguyên nhân những tồn tại trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 83 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO KỸ NĂNG SOẠN THẢO VÀBAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNHTẠI UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN 91 3.1. Yêu cầu tất yếu, khách quan trong bối cảnh công nghiệp hóa Hiện đại hóa đất nước. 91 3.2. Một số giải pháp nâng cao kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn 94 3.2.1. Hoàn thiện về thể chế 94 3.2.2. Xây dựng chương trình công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND. 99 3.2.3. Tiến hành tiêu chuẩn hóa văn bản 101 3.2.4. Kiểm tra rà soát văn bản 106 3.2.5. Công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức 106 3.2.6. Đảm bảo về cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin 108 KẾT LUẬN 116 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC  

LỜI CẢM ƠN

Để bài khóa luận được hoàn thiện tôi đã nhận được nhiều sự quan tâmgiúp đỡ của các lãnh đạo cũng như các anh, chị cán bộ, công chức tại UBNDhuyện Lương Sơn tạo điều kiện trong quá trình khai thác, tìm kiếm văn bản, tàiliệu Đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình của Giảng viên hướng dẫn Ths Nguyễn ThịHường đã hướng dẫn tôi hoàn thành khóa luận này

Bên cạnh những thuận lợi tôi cũng gặp không ít khó khăn về mặt khảo sát,tìm hiểu thực tiễn soạn thảo và ban hành ở cơ quan Việc tiếp cận và xin tài liệu

bị hạn chế do quy định của cơ quan khảo sát Việc tiếp cận kho lưu trữ phảithông qua cán bộ lưu trữ, trong khi, cán bộ lưu trữ còn kiêm nhiệm không thểphục vụ công tác tra tìm Ngoài ra, UBND huyện Lương Sơn cũng chưa xâydựng được phòng đọc nên khó khăn trong công tác sử dụng và tra tìm tài liệu.Trong khi thời gian nghiên cứu hạn hẹp và trình độ còn nhiều hạn chế, vớinhững khó khăn trên, chắc chắn khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót Vìvậy, tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, cùng các quý

vị độc giả quan tâm đến đề tài để bài khóa luận hoàn thiện hơn

Qua đây, tôi xin được gửi lời cảm ơn tới các lãnh đạo Văn phòng UBNDhuyện Lương Sơn cùng các anh, chị hướng dẫn thực tập trong Văn phòng đã giúptôi trong quá trình làm khóa luận Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới

Cô Nguyễn Thị Hường đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành khoá luận này

Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2016

Sinh viên

Đinh Thị Kim Cúc

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là đây là đề tài nghiên cứu của tôi Những kết quả và sốliệu trong khóa luận được thực hiện tại Ủy ban nhân dân huyện Lương Sơnkhông sao chép bất kỳ nguồn nào khác Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệmtrước nhà trường về sự cam đoan này

Tác giả

Đinh Thị Kim Cúc

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 5

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 5

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

6 Giả thuyết nghiên cứu 5

7 Phương pháp nghiên cứu 6

8 Kết cấu của khóa luận 6

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢOVÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 7

1.1.Những vấn đề chung về văn bản 7

1.1.1.Khái niệm văn bản 7

1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý và văn bản quản lý Nhà nước 7

1.2.Phân loại văn bản hành chính 15

1.2.1.Văn bản hành chính cá biệt 15

1.2.2.Văn bản hành chính thông thường 17

1.3 Chức năng, vai trò của văn bản hành chính 21

1.3.1 Chức năng của văn bản hành chính 21

1.2.3.Vai trò của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý 23

1.3.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 25

1.3.1 Khái niệm về công tác soạn thảo văn bản 25

1.3.2.Yêu cầu và nhiệm vụ của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính……… 26

Chương 2 THỰC TRẠNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNHTẠI UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN 46

2.1 Khái quát về UBND huyện Lương Sơn 46

2.1.1 Đặc điểm vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên Ủy ban nhân dân huyện Lương Sơn 46

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân

dân huyện Lương Sơn 48

2.2 Hệ thống văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản của UBND 51

2.3 Các quy định của Nhà nước và của UBND huyện Lương Sơn về công tác soạn thảo văn bản 53

2.3.1 Quy định của Nhà nước về soạn thảo và ban hành văn bản 53

2.3.2 Quy định của UBND huyện Lương Sơn về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 55

2.4 Khảo sát thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn 57

2.4.1 Về số lượng văn bản ban hành 58

2.4.2 Về chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản 60

2.4.3 Nhận xét chung về soạn thảo ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn 65

2.4.4 Nguyên nhân những tồn tại trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 83

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO KỸ NĂNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNHTẠI UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN 91

3.1 Yêu cầu tất yếu, khách quan trong bối cảnh công nghiệp hóa- Hiện đại hóa đất nước 91

3.2 Một số giải pháp nâng cao kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn 94

3.2.1 Hoàn thiện về thể chế 94

3.2.2 Xây dựng chương trình công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND 99

3.2.3 Tiến hành tiêu chuẩn hóa văn bản 101

3.2.4 Kiểm tra rà soát văn bản 106

3.2.5 Công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức 106

3.2.6 Đảm bảo về cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin 108

KẾT LUẬN 116 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Kí hiệu viết tắt Cụm từ đầy đủ

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hiện nay, khi xã hội ngày một phát triển, việc trao đổi thông tin để phục

vụ cho hoạt động quản lý có thể dễ dàng thực hiện bằng nhiều hình thức khácnhau Có thể là trực tiếp qua các hội nghị, cuộc họp, truyền trực tiếp bằng truyềnmiệng hoặc sử dụng các loại máy móc, phương tiện công nghệ cao như điệnthoại, internet,… Tuy nhiên, dù có nhiều hình thức khác nhau cũng không thểthay thế được các loại văn bản bởi giá trị thông tin mà văn bản mang lại Đặcbiệt là văn bản quản lý hành chính nhà nước trong đó có văn bản quản lý hànhchính nhà nước ở địa phương , có vai trò rất quan trọng Một mặt, nó cụ thể hóacác văn bản quản lý nhà nước của cấp trên, văn bản của HĐND cùng cấp; mặtkhác nó là cơ sở pháp lý, là công cụ quản lý hữu hiệu, đồng thời là phương tiện

để truyền đạt các thông tin trong mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội.Cũng như các cơ quan hành chính khác, văn bản quản lý hành chính nhà nướctại UBND huyện Lương Sơn là công cụ điều hành không thể thiếu trong hoạtđộng quản lý của cơ quan

Trong quá trình hoạt động, UBND huyện Lương Sơn đã ban hành mộtkhối lượng lớn các loại văn bản trong đó văn bản hành chính chiếm tỷ lệ lớntrong tổng số các loại văn bản cần thiết phải soạn thảo, ban hành và diễn rathường xuyên trong hoạt động hàng ngày Vì vậy, có thể nói soạn thảo và banhành văn bản hành chính có vai trò quan trọng đối với hoạt động quản lý, chỉđạo điều hành của UBND huyện Lương Sơn Nếu thực hiện tốt sẽ góp phầnquan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan Ngược lại, nếuthực hiện không tốt sẽ có tác động tiêu cực làm phá vỡ mất đi tính đồng bộ, tínhkhả thi và hiệu quả trong hoạt động thực tiễn

Văn bản hành chính là văn bản thực thi các văn bản luật, các VBQPPLcủa HĐND và UBND là việc cụ thể hóa các hoạt động cụ thể vào thực tiễn, chỉđạo trực tiếp mọi công việc về ngành, lĩnh vực cuối cùng ở cấp địa phương để đivào cuộc sống Qua quá trình khảo sát thực tiễn cho thấy, công tác soạn thảo vàban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn vẫn chưa được quan

tâm đúng mức nên qua mấy năm triển khai, hướng dẫn thực hiện theo quy địnhtại các Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-

CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính soạn thảo và ban hành văn bảnhành chính nhà nước còn bộc lộ một số những hạn chế nhất định Để đánh giáđược thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, tìm ra cácnguyên nhân và đưa ra được những biện pháp khắc phục hiệu quả cần phải có sựnghiên cứu và tìm hiểu thực tiễn Tuy nhiên, hiện nay tại UBND huyện LươngSơn chưa có một công trình nghiên cứu nào về công tác soạn thảo văn bản hành

chính Vì vậy tôi chọn đề tài “Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn ” để làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.

Qua việc tìm hiểu về thực trạng soạn thảo và ban hành văn bảnhành chínhtại UBND huyện Lương Sơn, từ đó, đưa ra các nguyên nhân và giải pháp nhằmnâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBNDhuyện Lương Sơn Kết quả nghiên cứu sẽ cung cấp nguồn tài liệu bổ ích cho cáccán bộ, công chức tại UBND huyện Lương Sơn tham khảo góp phần khắc phụcnhững sai sót trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, cũng như góp phầnnâng cao hiệu quả công việc của cơ quan

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Nghiên cứu về lý luận và thực tiễn công tác soạn thảo và ban hànhvăn bảnquản lý nhà nước đã có nhiều công trình nghiên cứu,xuất bản phẩm, bài viết củacác cán bộ, nhiều nhà chuyên môn nghiên cứu, nhà báo Vấn đề soạn thảo vàban hành văn bản trở thành đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp,luận văn thạc sĩ, các các sinh viên đại học, học viên cao học Có thể liệt kê một

số công trình nghiên cứu sau:

Các giáo trình dùng làm tài liệu tham khảo cho cán bộ công chức và giảngdạy trong các trường như:

- Nguyễn Thị Thu Hà (Học viện Hành chính Quốc gia), Kỹ thuật soạn thảo, quản lý văn bản, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Tp HCM, Tp Hồ Chí

Minh, 2015;

- Nguyễn Hữu Hải, Giáo trình hành chính Nhà nước, Nhà xuất bản Giáo

dục Việt Nam, Hà Nội, 2012;

- Nguyễn Văn Hậu, Kỹ năng nghiệp vụ hành chính, Nhà xuất bản Lao

động, Hà Nội, 2015;

- Nguyễn Trọng Nghĩa, Giáo trình soạn thảo văn bản, Nhà xuất bản Lao

động xã hội, Hà Nội, 2015;

- PGS.Vương Đình Quyền (trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân

văn), Giáo trìnhlý luận và phương pháp công tác văn thư, Nhà xuất bản Chính

trị quốc gia, Hà Nội, 2011;

- Đoàn Thị Tâm, Soạn thảo văn bản hành chính, Nhà xuất bản Đại học

Sư phạm TP Hồ Chí Minh, Tp Hồ Chí Minh, 2015;

- Dương Xuân Thao,Giáo trình văn bản quản lý, Nhà xuất bản Đại học

Kinh tế Quốc dân, Hà Nội, 2015;

- Ngô sỹ Trung, Soạn thảo văn bản hành chính, Nhà xuất bản Giao thông

-Hành chính Văn phòng trong cơ quan Nhà nước, Học viện hành chính,

Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội, 2013;

- Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, Học viện Hành

Chính, Nhà xuất bản Khoa học kỹ thuật, Hà Nội, 2013;

- Giáo trình xây dựng văn bản pháp luật, Trường Đại học Luật Hà Nội,

Nhà xuất bản Tư pháp, Hà Nội, 2015;

- Tài liệu bồi dưỡng về quản lý hành chính Nhà nước, phần II Hành chính nhà nước và công nghệ hành chính, Học viện hành chính, Nhà xuất bản Khoa

học và Kỹ thuật, Hà Nội, 2013

Các bài khóa luận, luận văn:

- Nguyễn Mạnh Cường (Trường Đại học Khoa học Xã hội và nhân văn)

với đề tài Soạn thảo và ban hành văn bản Quy phạm pháp luật của các cơ quan cấp bộ, Hà Nội, 2005;

- Nguyễn Thị Hường (Học viện Hành chính quốc gia), Hoàn thiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ở Bộ Lao động Thương binh và

Xã hội đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính hiện nay, Hà Nội, 2010;

- Giáp Thị Hồng Huệ với đề tài Thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường mầm non xã Kim Sơn – Huyện Lục Ngạn, Bắc Giang, 2014;

- Đỗ Thị Tuyến Ninh với đề tài Thực trạng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnquản lý hành chính Nhà nước tại UBND huyện Kiến Xương, Thái

Trên cơ sở kế thừa kết quả nghiên cứu của các công trình, nghiên cứutrước đó tác giả mong muốn được đóng góp, bổ sung thêm những hạn chế thiếusót của các đề tài trên Trong đề tài tác giả đi sâu vào nghiên cứu công tác

“Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn”.

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Mục tiêu chung: Tìm hiểu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản

hành chính tại UBND huyện Lương Sơn

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu lí về luận chung về văn bản hành chính và công tác soạn

thảo ban hành văn bản hành chính

- Xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBNDhuyện Lương Sơn

- Khảo sát việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBNDhuyện Lương Sơn

- Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản, đánh giá về ưu, nhược điểmcông tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn

- Nguyên nhân của các hạn chế về việc soạn thảo và ban hành văn bản tạiUBND huyện Lương Sơn

- Các giải pháp nhằm góp phần nâng cao chất lượng soạn thảo và banhành văn bản tại UBND huyện Lương Sơn

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng :Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND

huyện Lương Sơn

Phạm vi nghiên cứu:Đề tài tập trung vào nội dung soạn thảo và ban hành

văn bản UBND huyện Lương Sơn trong giai đoạn từ năm 2011 đến năm 2015

6 Giả thuyết nghiên cứu

Nếu đánh giá được thực trạng công tác soạn thảo và ban hành VBHC, xácđịnh được nguyên nhân và đưa ra được các giải pháp soạn thảo văn bản sẽ góp

phần nâng cao kỹ năng soạn thảo cho cán bộ, công chức tại UBND huyệnLương Sơn.

7 Phương pháp nghiên cứu

Có nhiều phương pháp để nghiên cứu, trong đó phương pháp chính được

sử dụng là phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, ngoài ra đề tài còn sửdụng các phương pháp như:

- Phương pháp quan sát:

Quan sát là phương thức để nhận thức sự vật và chỉ quan sát những gì đã

và đang tồn tại, không có bất kỳ sự can thiệp nào gây biến đổi trạng thái của đốitượng nghiên cứu

- Phương pháp thu thập thông tin:

Từ các tài liệu, sách báo, tạp chí nhằm mục đích tìm ra những khái niệm

và tư tưởng cơ bản là cơ sở lý luận cho đề tài

- Phương pháp phỏng vấn đối tượng:

Được áp dụng để phỏng vấn trực tiếp đại diện các cán bộ, công chức trong

cơ quan nhằm khai thác thông tin cho đề tài

- Phương pháp nghiên cứu và phân tích các tư liệu có liên quan:

Được áp dụng đề tìm hiểu và phân tích các tư liệu trong cơ quan và ngoài

cơ quan để có thể đưa ra những lập luận mang tính khoa học cao, đánh giá, nhìnnhận một cách khách quan về thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bảntại UBND huyện Lương Sơn Từ đó tìm hiểu nguyên nhân và đề ra một số giảipháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản

8 Kết cấu của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phần phụlục đính kèm Nội dung chính của đề tài được kết cấu gồm 03 chương như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về soạn thảo và ban hành văn bản hành chínhnhà nước

Chương 2: Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tạiUBND huyện Lương Sơn

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao kỹ năng soạn thảo và ban hành vănbản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO

VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

1.1 Những vấn đề chung về văn bản

1.1.1 Khái niệm văn bản

Có nhiều khái niệm khác nhau về văn bản trong các giáo trình, các nhànghiên cứu:

Văn bản là tập hợp ngôn ngữ viết nhằm truyền đạt ý chí của cá nhân hay

tổ chức tới các cá nhân hay tổ chức khác với mục đích thông báo hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiện những hành động nhất định, đáp ứng yêu cầu của người hay tổ chức soạn thảo [27;4].

Văn bản được hiểu theo nghĩa rộng: Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định và được sử dụng trong nhiều ngành khoa học khác nhau.

Theo nghĩa hẹp, văn bản là khái niệm dùng để chỉ các loại công văn, giấy

tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức” [25;10]

Theo nghĩa chung nhất: Văn bản là phương tiện ghi tin, truyền đạt thôngtin bằng ngôn ngữ hay một loại ký hiệu nhất định nào đó Nó là phương tiệnthông tin cơ bản, quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, thểhiện ý chí và mệnh lệnh của chủ thể quản lý, là phương tiện để điều chỉnh cácmối quan hệ

1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý và văn bản quản lý Nhà nước

- Khái niệm văn bản quản lý:

Văn bản quản lý là văn bản hình thành trong hoạt động quản lý của các cơquan đơn vị Đó là phương tiện để ghi chép, truyền đạt cac thông tin quản lý

Văn bản quản lý có đặc điểm là được ban hành bởi chủ thể quản lý quản

lý nhất định Khác với văn bản quản lý nhà nước văn bản quản lý không đượcquy định về thẩm quyền về hình thức nội dung, được ban hành nhằm thể hiện ýchí của chủ thể quản lý tác động vào đối tượng liên quan nhằm đạt mục tiêu

quản lý.

Văn bản quản lý không được pháp luật quy định cụ thể như văn bản quản lýnhà nước, không mang tính bắt buộc chungvới đối tượng quản lý mà chủ yếu do ýchí chủ quan của chủ thể quản lý Văn bản quản lý điều chỉnh các mối quan hệtrong hoạt động quản lý của tổ chức để đạt được mục tiêu của hoạt động quản lý

- Khái niệm văn bản quản lý nhà nước:

Có nhiều quan niệm khác nhau về văn bản quản lý nhà nước:

“Văn bản quản lý Nhà nước văn bản do chủ thể quản lý Nhà nước ban hành theo trình tự, thủ tục và hình thức pháp luật quy định, có nội dung là ý chí Nhà nước hay truyền tải những thông tin trong hoạt động quản lý nhằm đạt mục tiêu quản lý hiệu quả [27;6].

“Văn bản quản lý Nhà nước là những thông tin, những quyết định quản lý

do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ Nhà nước hay giữa cơ quan Nhà nước với các tổ chức và công dân” [24;11].

Văn bản quản lý nhà nước có những đặc điểm sau đây:

Thứ nhất, Văn bản quản lý nhà nước được ban hành bởi những chủ thể quản lý nhà nước

Mọi cơ quan Nhà nước từ trung ương đến địa phương đều được quy địnhthẩm quyền ban hành văn bản quản lý nhà nước.Tùy theo mỗi nhóm văn bảnkhác nhau mà pháp luật trao quyền ban hành cho những cơ quan nhà nước vàngười có thẩm quyền khác nhau

Thứ hai, văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí Nhà nước tác động vào đối tượng liên quan nhằm đạt mục tiêu quản lý.

Ý chí của Nhà nước trong văn bản QLNN được hiểu là Nhà nước quyếttâm đạt được mục đích đem lại lợi ích cho Nhà nước và xã hội

Thứ ba, văn bản quản lý nhà nước được ban hành theo thủ tục do pháp luật quy định

Thủ tục ban hành văn bản pháp luật là cách thức, trình tự mà các chủ thể

có thẩm quyền cần phải tiến hành khi ban hành văn bản pháp luật.

Các văn bản pháp luật đều được ban hành theo thủ tục, trình tự do phápluật quy định Tùy theo mỗi loại văn bản pháp luật khác nhau mà thủ tục banhành chúng cũng khác khau

Ví dụ: Khi ban hành VBQPPL, các chủ thể có thẩm quyền phải tuân theotrình tự mà pháp luật quy định từ khâu lập chương trình soạn thảo, thẩm định, thẩmtra, lấy ý kiến đóng góp cho đến thông qua, ký công bố ban hành theo quy định tạiLuật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 Đối với những văn bản ápdụng pháp luật thủ tục ban hành tuân theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-

CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Thứ tư, văn bản quản lý nhà nước được trình bày theo hình thức do pháp luật quy định

Hình thức văn bản quản lý nhà nước gồm tên loại và thể thức, kỹ thuậttrình bày văn bản Hệ thống văn bản pháp luật nước ta hiện nay gồm nhiều loạivăn bản Các loại văn bản không chỉ khác nhau về tên gọi mà còn về cách thứctrình bày Thẩm quyền ban hành văn bản cũng như cách thức trình bày từng loạivăn bản được Nhà nước quy định cụ thể trong nhiều loại văn bản khác nhaunhư: Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015; Nghị định110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư; Nghị định 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổsung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; Thông tư liên tịch số55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Vănphòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tư Pháp về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ,

Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ và văn bản quy phạm pháp luật liêntịch; Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản hành chính

Khi soạn thảo văn bản để giải quyết công việc thuộc thẩm quyền, cơ quannhà nước cần căn cứ vào các quy định của pháp luật và nội dung, tính chất côngviệc để lựa chọn loại văn bản đúng với thẩm quyền của mình và phù hợp với

tình huống thực tế cần giải quyết đồng thời cần trình bày văn bản theo đúng thểthức mà pháp luật quy định.

Pháp luật cũng quy định các văn bản quản lý nhà nước cần được trình bàytheo kết cấu chung về hình thức văn bản như: Vị trí và cách thức thể hiện một

số mẫu trình bày văn bản (cỡ chữ, kiểu chữ, dấu gạch chân,…) của các thànhphần có trong văn bản (Theo quy định tại Nghị định 09/2010/NĐ-CP)

Thứ năm, văn bản quản lý nhà nước được pháp luật quy định đảm bảo mang tính bắt buộc và được đảm bảo thực hiện bởi Nhà nước

Vì có nội dung là ý chí của Nhà nước nên văn bản QLNN luôn có tính ápđặt, ràng buộc quyền, nghĩa vụ đối với đối tượng quản lý Để văn bản được triểnkhai và thi hành nghiêm chỉnh trên thực tế, Nhà nước phải sử dụng nhiều biệnpháp như phổ biến, tuyên truyền; biện pháp tổ chức hành chính; biện phápcưỡng chế;…[31;9-13]

Hệ thống văn bản quản lý Nhà nước gồm văn bản quy phạm pháp luật,văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành:

* Văn bản quy phạm pháp luật

Khái niệm văn bản quy pháp pháp luật, theo quy định tại Điều 1 Luật ban

hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008: Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật này hoặc trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội.

Theo quy định tại Điều 2, Điều 3 của Luật ban hành văn bản quy phạm

pháp luật năm 2015 có hiệu lực ngày 01 tháng 7 năm 2016 : Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa các quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được áp dụng lặp đi lặp lại nhiều lần đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi cả nước hoặc đơn vị hành chính nhất định, do cơ quan nhà nước người có thẩm quyền quy định, và được Nhà nước đảm bảo thực hiện theo đúng thẩm quyền,hình thức, trình tự, thủ tục, quy định.

Văn bản có chứa quy phạm, pháp luật nhưng được ban hành không đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này thì không phải

là văn bản quy phạm pháp luật.

Văn bản quy phạm pháp luật có những đặc điểm sau:

Một là, văn bản quy phạm pháp luật có tính chất cưỡng chế

Tính cưỡng chế của VBQPPL thể hiện ở chỗ mọi cơ quan, tổ chức vàcông dân thuộc đối tượng thực hiện các quy định của quy phạm có nhiệm vụphải chấp hành đầy đủ, đúng đắn và nghiêm chỉnh, nếu không tự giác thực hiệnthì cơ quan nhà nước có thẩm quyền có thể áp dụng các biện pháp cưỡng chế.Tùy theo mức độ vi phạm mà áp dụng các biện pháp cưỡng chế thích hợp: Cóthể tác động vào tư tưởng con người như giáo dục, khiển trách, cảnh cáo; có thểtác động về vật chất như tước đoạt quyền sở hữu (tịch thu, tiêu hủy tài sản,…),mức độ cững chế cao nhất là tước đoạt quyền công dân, quyền tự do thân thể(truy tố trước pháp luật, quản chế, giam giữ)

Hai là, văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực thường xuyên và tương đối dài

Văn bản quy phạm pháp luật thường được dùng để điều chỉnh các quan hệ

xã hội cụ thể trong một thời gian tương đối dài, được áp dụng nhiều lần Thườngkhi nào các quy phạm trong văn bản không còn phù hợp với thực tiễn, cơ quannhà nước có thẩm quyền ra quyết định bãi bỏ hoặc đình chỉ thi hành hoặc đượcthay thế bằng một VBQPPL khác thì văn bản đó mới chính thức có hiệu lực thihành Chẳng hạn như Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008, đượcQuốc hội khóa X thông qua ngày 03 tháng 6 năm 2008, có hiệu lực thi hành từngày 01 tháng 01 năm 2009 cho đến ngày ngày 22 tháng 6 năm 2015 khi Luậtban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 được Quốc hội khóa XIII đãthông qua luật ban hành VBQPPL năm 2015 Chủ tịch nước đã ký Lệnh công bốngày 06 tháng 7 năm 2015 và Luật có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2016 Đócũng là thời điểm Luật ban hành VBQPPL năm 2008 hết hiệu lực

Ba là, văn bản quy phạm pháp luật có phạm vi điều chỉnh rộng, gồm nhiều đối tượng thi hành.

Văn bản quy phạm pháp luật có phạm vi điều chỉnh rộng, không giới hạntrong một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân, đối tượng thi hành gồm nhiều cơ quan,

tổ chức, cán bộ, viên chức, công dân Nói chung, VBQPPL do cơ quan nhà nướcTrung ương ban hành thì phạm vi điều chỉnh rộng hơn các VBQPPL do cơ quannhà nước có thẩm quyền ban hành Văn bản do cơ quan nhà nước ở Trung ươngban hành thường có hiệu lực toàn quốc còn VBQPPL do cơ quan Nhà nước ởđịa phương ban hành thì có hiệu lực trong từng địa phương đó

Hình thức văn bản quy phạm pháp luật: theo quy định tại Điều 4 của Luậtban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, các hình thức VBQPPL baogồm: Hiến pháp, bộ luật, luật (sau đây gọi chung là luật), nghị quyết (Quốc hội);Pháp lệnh, nghị quyết ( Ủy ban thường vụ Quốc hội); nghị quyết liên tịch (giữa

Ủy ban thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổquốc Việt Nam); Lệnh, quyết định (Chủ tịch nước); Nghị định (Chính phủ);nghị quyết liên tịch (giữa Chính phủ với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặttrận Tổ quốc Việt Nam); Quyết định (Thủ tướng Chính phủ); Nghị quyết (Hộiđồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao); Thông tư (Chánh án Tòa án nhândân tối cao,Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơquan ngang bộ); thông tư liên tịch (giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao vớiViện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quanngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhândân tối cao; quyết định (Tổng Kiểm toán nhà nước); Nghị quyết (HĐND tỉnh,thành phố trực thuộc trung ương, HĐND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh,thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương, HĐND xã, phường, thị trấn );Quyết định ( UBND cấp tỉnh, huyện, xã); Văn bản quy phạm pháp luật của chínhquyền địa phương ở đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt

* Văn bản hành chính

Văn bản hành chính là một trong những loại văn bản có trong hệ thốngvăn bản quản lý nhà nước, được sử dụng phổ biến nhất trong thực tiễn quản lýNhà nước Tuy nhiên, dưới góc độ nghiên cứu khoa học cũng như thực tiễn ,hiện nay còn nhiều quan điểm chưa thống nhất về khái niệm văn bản hành chính

cụ thể như sau:

Văn bản hành chính là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc… của cơ quan nhà nước; văn bản hành chính bao gồm nhiều hình thức văn bản khác nhau, điển hình là thông cáo, thông báo, biên bản, công văn, công điện, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy giới thiệu, phiếu gửi….[27;149].

Văn bản hành chính là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn

cụ thể các chủ trương, chính sách, của Nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin về pháp luật Văn bản hành chính bao gồm hai loại: văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường [14;8]

Theo nghĩa chung nhất, VBHC là văn bản của các cơ quan nhà nước dùng

để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạtđộng quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định Nói cáchkhác, văn bản hành chính là phương tiện quan trọng để đảm bảo thông tin choquản lý và phản ánh kết quả hoạt động của quản lý đồng thời nó truyền đạt ý chí,mệnh lệnh của cơ quan nhà nước cho cấp dưới Văn bản hành chính là thông tingiao dịch chính thức giữa cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa Nhà nước với tổchức và công dân

Văn bản hành chính có đặc điểm sau đây :

Thứ nhất, văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của mọi cơ quan, tổ chức tham gia quản lý xã hội

Mỗi cơ quan tổ chức tham gia quản lý xã hội, trong quá trình tồn tại vàphát triển đều phải thực hiện bằng hoạt động hành chính, tức là hoạt động quản

lý bên trong (đối nội), và hoạt động bên ngoài (đối ngoại) và các thông tin quản

lý đó chủ yếu được văn bản hóa, hình thành nên hệ thống văn bản hành chính,

do đó, mọi cơ quan, tổ chức là các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chínhtrị, xã hội với thẩm quyền và chức năng rất khác nhau trong hệ thống các cơquan quản lý và các tổ chức xã hội đều có quyền ban hành VBHC

Văn bản hành chính chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số các loại văn bản cần

thiết phải soạn thảo, ban hành của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế,chính trị, xã hội.

Đặc điểm này mang tính độc lập với đặc điểm về thẩm quyền ban hànhVBQPPL, vì VBQPPL mang tính bắt buộc chung trong phạm vi toàn quốc mỗicấp địa phương, thể hiện ý chí của giai cấp thống trị mà công cụ thực hiện là bộmáy nhà nước, cho nên chỉ có một số cơ quan nhà nước được trao quyền mớiđược phép ban hành VBQPPL Trong khi đó VBHC không chứa các quy tắc xử

sự chung, không có tính cưỡng chế trừ các quyết định cá biệt

Thứ hai, văn bản hành chính thường được áp dụng một lần, có phạm vi điều chỉnh hẹp và là một hoặc một nhóm đối tượng được xác định rõ.

Trên thực tế, việc ban hành VBHC chủ yếu để điều chỉnh hành vi của mộthoặc một số đối tượng xác định trong nội bộ cơ quan, tổ chức hoặc để thực hiệnhoạt động giao dịch nhằm giải quyết những vấn đề cụ thể trong hoạt động giaodịch nhằm giải quyết những vấn đề cụ thể trong hoạt động quản lý, điều hànhcủa lãnh đạo và khi giao dịch thành công, văn bản đó coi như hết giá trị Do đó,

có thể thấy văn bản hành chính thường được áp dụng một lần, phạm vi điềuchỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành

Tuy nhiên, có một số trường hợp, VBHC cũng có hiệu lực thường xuyên,phạm vi điều chỉnh rộng và gồm nhiều đối tượng thi hành Đó là các quy chế,quy định nội bộ của cơ quan, tổ chức (như Quy chế hoạt động, quy chế chi tiêunội bộ, quy chế văn hóa công sở,…) Việc đặt ra các quy chế, quy định này mặc

dù mang tính nội bộ nhưng lại là văn bản điều chỉnh mọi hành vi có liên quanđến từng lĩnh vực hoạt động, mang tính bắt buộc thực hiện và được thực hiện lặplại nhiều lần đối với tất cả các thành viên trong cơ quan, tổ chức, nhằm thiết lập

và duy trì kỷ cương, trật tự và sự ổn định trong cơ quan, tổ chức [25;7-8]

- Hình thức văn bản hành chính được quy định tại Điều 1 của Nghị định

số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổsung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004của Chính Phủ về công tác văn thư, bao gồm:

Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông

cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án,báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản camkết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu,giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển,thư công;

- Văn bản chuyên ngành:

Văn bản chuyên ngành là loại văn bản do một cơ quan nhà nước quản lýmột lĩnh vực nhất định được Nhà nước ủy quyền ban hành, dùng để quản lý một lĩnh vực điều hành của bộ máy nhà nước

Đặc điểm:Văn bản chuyên ngành có đặc điểm là mang tính chất đặc thù về

mặt thể thức và kỹ thuật trình bày Ngoài những thành phần chung áp dụng chocác loại văn bản quản lý nhà nước, thể thức của văn bản chuyên ngành thường cónhững thành phần khá đặc thù cho từng loại Kỹ thuật trình bày của văn bảnchuyên ngành cũng vậy Các cơ quan, tổ chức khác có nhu cầu sử dụng các loạivăn bản này phải theo quy định của cơ quan ban hành văn bản không được tùytiện thay đổi thể thức và kỹ thuật trình bày của chúng (theo mẫu quy định)

Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khácnhau như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa Ví dụ như hóa đơn tàichính của Bộ Tài chính; bằng, chứng chỉ tốt nghiệp của Bộ Giáo dục - Đào tạo;bệnh án của Bộ Y tế; biểu bảng đo độ ẩm khí tượng thuỷ văn,…

Các hình thức văn bản chuyên ngành do bộ trưởng, thủ trưởng cơ quanquản lý ngành quy định sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ

1.2 Phân loại văn bản hành chính

Theo quy định tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm

2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về công tác văn thư, văn bảnhành chính bao gồm văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thôngthường

1.2.1 Văn bản hành chính cá biệt

Văn bản hành chính cá biệt là loại quyết định hành chính thành văn được

cơ quan hành chính hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền quản lý hành chínhnhà nước ban hành nhằm giải quyết những công việc cụ thể, xác định các quyền

và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp tráchnhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật

Từ khái niệm trên cho thấy, văn bản hành chính cá biệt là loại văn bảnmang tính áp dụng pháp luật, được ban hành trên cơ sở quyết định chung vàquyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hànhquyết định hành chính cá biệt đó

Văn bản hành chính cá biệt có những đặc điểm sau đây:

Thứ nhất, VBHC cá biệt thuộc loại văn bản áp dụng luật, được ban hành

trên cơ sở văn bản quy phạm pháp luật hay văn bản cá biệt khác của cơ quan cấptrên hoặc của chính cơ quan ban hành

Thứ hai, VBHC cá biệt do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban

hành nhằm giải quyết các công việc cụ thể, cá biệt như điều chỉnh các quan hệ

cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xácđịnh những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật

Thứ ba, văn bản hành chính cá biệt trực tiếp làm phát sinh, thay đổi hay

chấm dứt quan hệ pháp lý nhất định.Văn bản hành chính áp dụng một lần đốivới các đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ, trong phạm vi không gian và thờigian nhất định

Thứ tư, văn bản hành chính cá biệt có tính đơn phương và tính bắt buộc

thi hành bằng cưỡng chế nhà nước văn bản cá biệt là một bộ phận của văn bảnhành chính (giải quyết các công việc cụ thể) Loại văn bản này chiếm số lượnglớn trong văn bản hành chính

Văn bản hành chính cá biệt được xác định là loại văn bản hành chính theoquy định tại Khoản 2, Điều 2 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về công tác vănthư Theo đó, các hình thức văn bản hành chính cá biệt bao gồm: nghị quyết cábiệt, quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt

Nghị quyết cá biệt là là hình thức văn bản dùng để thể hiện kết luận và

quyết định được tập thể thông qua ở một cuộc họp Nghị quyết thuộc thẩmquyền ban hành của các cơ quan làm việc theo chế độ lãnh đạo tập thể

Quyết định cá biệt là văn bản được ban hành để giải quyết các công việc

cụ thể đối với đối tượng cụ thể Đó là những quyết định nhân sự (quyết địnhtuyển dụng cán bộ, thuyên chuyển, điều động công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệmcán bộ

Chỉ thị cá biệt là văn bản đưa ra các mệnh lệnh để giao nhiệm vụ cho cấp

dưới trong việc thực hiện pháp luật và các nhiệm vụ cụ thể phát sinh trong quản

lý nhà nước

Ví dụ: Quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, quyết định miễnnhiệm, quyết định khen thưởng, quyết định kỷ luật,… cán bộ công chức, viênchức; chỉ thị về phát động thi đua, biểu dương người tốt việc tốt,…

1.2.2 Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin,điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác, hoặc dùng đểgiải quyết các công việc cụ thể; phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép,

… công việc trong cơ quan, tổ chức

Văn bản hành chính thông thường có đặc điểm là:

Thứ nhất, văn bản hành chính thông thường ra đời theo nhu cầu và tính

chất công việc phát sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, văn bảnhành chính không quy định thẩm quyền Trên thực tế mọi cơ quan, tổ chức đều

có thẩm quyền ban hành

Thứ hai, văn bản hành chính không có tính chất chế tài, đối tượng thực

hiện chủ yếu bằng tính tự giác.Văn bản hành chính chủ yếu mang tính thông tintác nghiệp trong điều hành hành chính, và có nhiều biến thể, phức tạp, đa dạng

Các hình thức văn bản hành chính thông thường quy định tại Khoản 2,Điều 2 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ

về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về công tác văn thư

Văn bản hành chính thông thường chia làm hai loại: Văn bản không cótên loại ( Công văn) và văn bản có tên loại.

Văn bản không có tên loại:

Công văn là khái niệm dùng để chỉ loại văn bản không có tên gọi cụ thể,

được dùng để giao tiếp chính thức với các cơ quan và quần chúng nhân dân vàocác mục đích: đề nghị, hỏi, trả lời, phản ánh tình hình, hướng dẫn, đôn đốc, kiểmtra công việc Do có nhiều công dụng nên loại văn bản này được sử dụng mộtcách phổ biến trong các cơ quan nhà nước

Văn bản có tên loại bao gồm:

Quy chế là hình thức văn bản mà các cơ quan nhà nước có thẩm quyền

dùng để đặt ra các quy định về nghĩa vụ pháp lý cho từng đối tượng trong mộtlĩnh vực nhất định Để có hiệu lực thi hành, quy chế phải được ban hành bởi mộtvăn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Quy định là hình thức văn bản dùng để quy định các nguyên tắc, tiêu

chuẩn, chế độ, phương pháp tiến hành đối với một lĩnh vực công tác nhất định

để thực hiện trong cơ quan hoặc trong các cơ quan cùng hệ thống Để có hiệulực thi hành, văn bản này phải được ban hành bởi một văn bản khác của cơ quan

có thẩm quyền

Kế hoạch là hình thức văn bản dùng để xác định phương hướng, nhiệm

vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhànước nói chung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng Kếhoạch thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: 5năm (kế hoạch dài hạn), 2-3 năm (trung hạn), 1 năm, 6 tháng, 3 tháng - quý(ngắn hạn)

Quy hoạch là loại văn bản dùng để xác định mục tiêu, phương án, giải

pháp lớn cho một vấn đề hoặc một lĩnh vực hoạt động cần thực hiện trong thờigian tương đối dài

Chương trình là hình thức văn bản dùng để trình bày toàn bộ những việc

cần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơquan, một ngành chủ quản hay của Nhà nước nói chung theo một trình tự nhất

định và trong thời gian nhất định Đối với những chương trình quan trọng, cần

có sự phê duyệt hoặc ra quyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền Saukhi đã được phê duyệt hoặc ban hành thì các cơ quan, tổ chức có liên quan phải

tổ chức thực hiện nghiêm túc

Chiến lược là hình thức văn bản dùng để trình bày quan điểm, phương

châm mục tiêu chủ yếu và các giải pháp có tính toàn cục về phát triển một hoặcmột số lĩnh vực trong một giai đoạn nhất định

Đề án là văn bản dùng để trình bày về một dự kiến, kế hoạch, giải pháp

thực hiện một nhiệm vụ công tác hoặc một công việc nào đó Để có hiệu lực thihành thì đề án phải được cơ quan có thẩm quyền thông qua hoặc phê duyệt

Hướng dẫn là hình thức văn bản được ban hành để giải thích, hướng dẫn

cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản của cơ quan cấp trên Hướng dẫn thườngđược sử dụng ở những cơ quan nhà nước không có thẩm quyền ban hành thông

tư khi cần phải cụ thể hoá việc thi hành văn bản của cấp trên

Thông cáo là văn bản dùng để công bố một quyết định hoặc một sự kiện

quan trọng về đối nội hoặc đối ngoại của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.Thông cáo được thông tin rộng rãi trên báo chí và các phương tiện thông tin đạichúng khác

Báo cáo là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình, tường trình lên cấp

trên hoặc với tập thể về các vấn đề, sự việc có liên quan đến chức năng, nhiệm

vụ của mình, sơ kết, tổng kết công tác Căn cứ vào nội dung, tính chất của báocáo, có thể chia báo cáo thành nhiều loại như: Báo cáo tổng kết, báo cáo tổnghợp, báo cáo chuyên đề, báo cáo định kì, báo cáo đột xuất, báo cáo nhanh,

Thông báo là hình thức văn bản dùng để truyền đạt, phổ biến, báo tin cho các

cơ quan, cán bộ, viên chức, quần chúng nhân dân về tình hình công tác, các quyếtđịnh về quản lý hoặc các vấn đề, sự việc có liên quan để thực hiện hay để biết

Tờ trình là hình thức văn bản của cấp dưới, gửi lên cấp trên trình bày về

một chủ trương, một chế độ chính sách, một đề án công tác, một dự thảo văn bản, các tiêu chuẩn định mức, hoặc sửa đổi, bổ sung chế độ chính sách và đềnghị cấp trên phê duyệt

Giấy giới thiệu là hình thức văn bản cấp cho cán bộ, viên chức cơ quan

khi đi liên hệ, giao dịch với cơ quan khác để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặcgiải quyết việc riêng Giấy giới thiệu chỉ có giá trị trong thời hạn nhất định Hếthạn, nếu việc chưa giải quyết xong mà cán bộ thực hiện xét thấy cần thiết, có thểxin cấp giấy giới thiệu mới Mọi cơ quan nhà nước đều có thẩm quyền cấp giấygiới thiệu cho cán bộ mình

Giấy mời là loại văn bản dùng để mời đại diện cơ quan khác hoặc cá nhân

tham dự một công việc nào đó hoặc tới cơ quan để giải quyết một vấn đề có liênquan

Giấy đi đường là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, viên chức khi được

cử đi công tác, dùng làm căn cứ để thanh toán tiền tàu xe và các khoản chi phíkhác trong thời gian đi công tác Bởi vậy, khi đến cơ quan nào thì người đượccấp giấy phải xin chữ kí và đóng dấu xác nhận của cơ quan đó về ngày, giờ đến

và ngày giờ đi Loại văn bản này không thể dùng để liên hệ công tác thay chogiấy giới thiệu

Giấy chứng nhận là hình thức văn bản cấp cho cá nhân, cơ quan, đơn vị

hoặc một tập thể để xác nhận một vấn đề, sự việc nào đó là có thực

Phiếu gửi là văn bản gửi kèm theo công văn đi để cơ quan nhận ký xác nhận

đã nhận được công văn đó và gửi trả lại cho cơ quan gửi Phiếu gửi có tác dụngkiểm tra, kiểm soát việc chuyển công văn, phát hiện trường hợp công văn bị thấtlạc hoặc lộ bí mật trong quá trình chuyển Thông thường, phiếu gửi sử dụng trongtrường hợp công văn gửi đi là văn bản có nội dung quan trọng và văn bản mật

Công điện là hình thức văn bản dùng để thông tin hoặc truyền đạt lệnh,

quyết định của cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền trong trường hợp cầnkíp Theo quy định, nếu dùng công điện để truyền đạt quyết định mới, hoặc sửađổi, đình chỉ thi hành một quyết định thì sau khi gửi công điện, cơ quan gửi phảilàm văn bản chính thức gửi cho cơ quan có trách nhiệm thi hành

Biên bản là văn bản ghi chép tại chỗ các thông tin về một sự việc đang

diễn ra hoặc đã xảy ra có chữ ký xác nhận của người có liên quan hoặc ngườilàm chứng Khác với các loại văn bản khác, biên bản không có hiệu lực thi hành

mà chủ yếu dùng làm chứng minh cho các sự kiện, hiện tượng xảy ra, đóng vaitrò cung cấp thông tin để làm cơ sở cho việc ra quyết định xử lý hoặc cho cácnhận định và kết luận khác.

Hợp đồng là hình thức văn bản thể hiện sự thỏa thuận giữa hai bên về việc

xác lập thay đổi hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ trong những quan hệ cụthể Căn cứ vào tính chất và đặc điểm của hợp đồng, người ta chia hợp đồng làm

02 loại: hợp đồng dân sự, hợp đồng thương mại

1.3 Chức năng, vai trò của văn bản hành chính

1.3.1 Chức năng của văn bản hành chính

Văn bản hành chính có những chức năng cơ bản là: Chức năng thông tin,chức năng quản lý, chức năng pháp lý, chức văn văn hóa – xã hội và các chức năngkhác như: Chức năng giao tiếp, thống kê, sử dụng dữ liệu, Cụ thể như sau:

- Chức năng thông tin:

Văn bản được sản sinh ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, văn bản là công

cụ giao tiếp gián tiếp nhằm cung cấp thông tin Có thể nói chức năng thông tin

có ở tất cả các loại văn bản Đây là chức năng đầu tiên, trước nhất và cũng làchức năng cơ bản quan trọng, bản chất của văn bản, là nguyên nhân hình thànhvăn bản và là cơ sở để thực hiện các chức năng khác

Chức năng thông tin của văn bản quản lý khác với mọi dạng thông tinkhác Nó mang tính chính thống, bền vững và độ chính xác cao, nó hướng mọingười đến hoạt động do Nhà nước đặt ra

Để văn bản có chức năng thông tin và làm tốt chức năng thông tin, trướckhi ban hành văn bản phải thu thập thông tin một cách nghiêm túc, trau chuốtngôn ngữ, thông tin chứa đựng trong văn bản phải biểu hiện dưới dạng thông tinquá khứ, hiện tại và dự báo tương lai Người soạn thảo văn bản phải trau dồi kỹnăng soạn thảo văn bản và diễn đạt ngôn ngữ, thông tin chứa đựng trong văn bảnphải thỏa mãn yêu cầu đầy đủ, chính xác, kịp thời

- Chức năng quản lý:

Quản lý là một quá trình gồm nhiều khâu từ hoạch định, xây dựng cơ cấu

tố chức, xây dựng biên chế, ra quyết định, tổ chức thực hiện quyết định, kiểm

tra, đánh giá Trong các khâu đó, khâu nào cũng cần có sự tham gia của văn bản.Trong hoạt động quản lý xã hội hiện đại thì mọi quyết định quản lý đều phảithực hiện bằng văn bản Như vậy văn bản là một công cụ đầy hiệu lực trong mộtquá trình quản lý.

Một trong những chức năng của quản lý là kiểm tra đánh giá Văn bảnchính là phương tiện hữu hiệu để phối hợp, kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạtđộng quản lý Mỗi văn bản, mỗi giai đoạn chứa trong đó quá trình hoạt độngcũng như kết quả hoạt động của cơ quan Đó là cơ sở, là căn cứ pháp lý để điềutra nhằm so sánh kết quả đạt được từ lý luận cho đến thực tiễn đạt được qua đóphát hiện ra những mặt tích cực để phát huy đồng hạn chế, sửa sữa những sai xót

để nhằm ngăn ngừa những hoạt động tiêu cực, để xử lý những vi phạm đảm bảo

kỷ cương, kỷ luật của nhà nước

Để thực hiện tốt chức năng quản lý thì quá trình soạn thảo văn bản phảinghiêm túc, văn bản phải đầy đủ yêu cầu về thể thức và phải ban hành kịp thời

- Chức năng pháp lý:

Chức năng này có trong văn bản quản lý Nhà nước, điều đó phản ánh nộidung văn bản quản lý Nhà nước, cụ thể hóa các văn bản quy phạm pháp luật, cácquy phạm, các quy định, các tiêu chuẩn, các chế độ chính sách Tất cả nhữngđiều ấy là cơ sở cho cơ quan Nhà nước, CBCC thực thi công vụ

Chức năng pháp lý của văn bản biểu hiện trước hết là: Ghi lại các quyphạm pháp luật và các quan hệ pháp lý tồn tại trong xã hội do pháp luật điềuchỉnh; Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức Văn bản hànhchính là cơ sở xây dựng hệ thống pháp luật, tạo ra hành lang pháp lý cho hoạtđộng của các cơ quan tổ chức; Là cầu nối tạo ra các mối quan hệ giữa các tổchức, cơ quan Văn bản hành chính và các hệ thống văn bản quản lý giúp xácđịnh các quan hệ pháp lý giữa các cơ quan quản lý và bị quản lý, tạo nên sự ràngbuộc trách nhiệm giữa các cơ quan, cá nhân có quan hệ trao đổi văn bản, theophạm vi hoạt động của mình và quyền hạn được giao

- Chức năng văn hóa-xã hội:

Văn bản quản lý nhà nước, cũng như nhiều loại văn bản khác, là sản phẩm

sáng tạo của con người được hình thành trong quá trình nhận thức, lao động để

tổ chức xã hội và cải tạo tự nhiên

Văn bản hành chính là phương tiện, đồng thời cũng là sản phẩm quantrọng của quá trình quản lý và cải tạo xã hội Sản phẩm đó có tính chất xã hội vàbiểu đạt tính giai cấp sâu sắc Trong xã hội của chúng ta nó phải thể hiện được

“ý Đảng, lòng dân”, có như vậy mới trở thành đông lực để thúc đẩy sự phát triểncủa xã hội theo những định hướng đã đề ra

Là một trong những phương tiện cơ bản của hoạt động quản lý, văn bảnhành chính nhà nước góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho mọi người vàcho thế hệ mai sau những truyền thống văn hoá quý báu của dân tộc được tíchluỹ từ cuộc sống của nhiều thế hệ

Chức năng thống kê văn bản sẽ là công cụ liệt kê những con số, những sựkiện những vấn đề xảy ra trong quá trình thực hiện, giải quyết công việc

Chức năng sử liệu của văn bản thể hiện ở việc văn bản ghi chép lại lịch sửcủa dân tộc, quốc gia, một thời đại, cơ quan, tổ chức Có thể nói văn bản là mộtcông cụ khách quan để nghiên cứu về quá trình lịch sử phát triển của một tổchức, một quốc gia

1.2.3 Vai trò của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý

Trong hoạt động quản lý Nhà nước, trong hoạt động của các cơ quan nhànước với nhau, cơ quan nhà nước với các tổ chức công dân, văn bản là phươngtiện thông tin cơ bản, là phương tiện liên lạc không thể thiếu, và là một trongnhững yếu tố quan trọng nhất để kiến tạo thể chế của nền hành chính nhà nước

Cụ thể văn bản hành chính có vai trò như sau:

Thứ nhất,văn bản hành chính đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý

Hoạt động quản lý nhà nước phần lớn được đảm bảo thông tin bởi hệthống văn bản quản lý Đó là các thông tin về chủ trương đường lối của Đảng vàNhà nước, liên quan đến mục tiêu phương hướng và hoạt động lâu dài của cơquan, đơn vị; Nhiệm vụ, mục tiêu của từng cơ quan, đơn vị; Phương hướng hoạtđộng và quan hệ công tác giữa cơ quan đơn vị khác với nhau và các kết quả đạtđược trong hoạt động quản lý

Thứ hai, văn bản hành chính truyền đạt các quyết định cho hoạt động quản lý

Việc truyền đạt các quyết định quản lý là vai trò cơ bản của hệ thống vănbản quản lý hành chính nhà nước, bởi lẽ, hệ thống đó có khả năng truyền đạt cácquyết định quản lý một cách nhanh chóng, chính xác và có độ tin cậy cao khiđược tổ chức xây dựng, ban hành và chu chuyển một cách khoa học

Việc truyền đạt quyết định quản lý và sử dụng văn bản vào nhiệm vụ này làmột mặt của việc tổ chức khoa học lao động quản lý Tổ chức tốt thì năng suất laođộng cao, tổ chức không tốt, thiếu khoa học thì năng suất làm việc của người quản

lý, của cơ quan sẽ bị hạn chế Văn bản có thể giúp cho các nhà quản lý tạo ra cácmối quan hệ về mặt tổ chức trong các cơ quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu củamình, và hướng hoạt động của các thành viên vào mục tiêu nào đó trong quản lý

Thứ ba, văn bản hành chính là phương tiện kiểm tra, theo dõi bộ máy lãnh đạo và quản lý

Kiểm tra là một khâu quan trọng trong quá trình quản lý, không có sựkiểm tra thì không thể biết được kết quả quản lý, và hiệu quả quản lý Ngoài rakiểm tra còn cho phép đánh giá thực tế đối tượng quản lý

Kiểm tra việc thực hiện công tác điều hành và quản lý nhà nước là mộtphương tiện có hiệu lực thúc đẩy các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổchức xã hội hoạt động một cách tích cực, có hiệu quả

Kiểm tra còn là một trong những biện pháp để nâng cao trình độ tổ chứctrong công tác của các cơ quan thuộc bộ máy quản lý nhà nước hiện nay Công

tác này sử dụng một phương tiện quan trọng hàng đầu là hệ thống văn bản quản

lý nhà nước Phương tiện này muốn phát huy hết vai trò to lớn đó của mình thìcần phải được tổ chức một cách khoa học Có thể thông qua việc kiểm tra, việcgiải quyết văn bản mà theo dõi hoạt động cụ thể của các cơ quan quản lý Nếuđược tổ chức tốt, biện pháp kiểm tra công việc qua văn bản sẽ mang lại nhiều lợiích thiết thực

Thứ tư, văn bản là công cụ để xây dựng hệ thống pháp luật

Hệ thống pháp luật hành chính gắn liền với việc đảm bảo quyền lực nhànước trong hoạt động quản lý của các cơ quan Xây dựng hê thống pháp luậthành chính là nhằm tạo ra cơ sở cho các cơ quan hành chính nhà nước, các côngdân có thể hoạt động theo những chuẩn mực pháp lý thống nhất, phù hợp với sựphân chia quyền hành trong quản lý nhà nước

Các hệ thống văn bản quản lý nhà nước, một mặt, phản ánh sự phân chiaquyền hành trong quản lý hành chính nhà nước, mặt khác, là sự cụ thể hoá các luật

lệ hiện hành, hướng dẫn thực hiện các luật lệ đó Đó là một công cụ tất yếu của việcxây dựng hệ thống pháp luật nói chung và pháp luật hành chính nói riêng

Như vậy, văn bản hành chính nhà nước có vai trò quan trọng bậc nhấttrong việc xây dựng và định hình một chế độ pháp lý cần thiết cho việc xem xétcác hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các

cơ quan Đó là một trong những cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp

và bất đồng giữa các cơ quan, các đơn vị và cá nhân, giải quyết những quan hệ

về pháp lý trong lĩnh vực quản lý hành chính Nói cách khác, văn bản hànhchính nhà nước là cơ sở cần thiết để xây dựng cơ chế của việc kiểm soát tínhhợp pháp của các hành vi hành chính trong thực tế hoạt động của các cơ quannhà nước có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước

1.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

1.3.1 Khái niệm về công tác soạn thảo văn bản

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản là hoạt động mà người cán bộ,công chức có trách nhiệm soạn thảo hoặc được phân công soạn thảo phải tiếnhành nhằm chỉ đạo, điều hành hoặc truyền đạt các quyết định quản lý, các ý chí

của chủ thể ban hành và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúngthể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụcủa cơ quan, đơn vị, cá nhân.

1.3.2 Yêu cầu của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

Soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản lý Xuấtphát từ vai trò của văn bản phục vụ chủ yếu cho hoạt động quản lý từ việc banhành các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác chỉđạo, điều hành đều phải được văn bản hóa Do vậy, việc soạn thảo và ban hànhvăn bản cần đạt được các yêu cầu sau:

- Yêu cầu về nội dung: việc soạn thảo và ban hành văn bản phải đảm bảo

các yêu cầu về tính mục đích, tính hợp pháp, hợp hiến, tính khoa học và tính khảthi, cụ thể:

Tính mục đích: Văn bản xây dựng ban hành nhằm thực hiện mục đích

nhất định, tương ứng với những tình huống cần giải quyết trong hoạt động quản

lý của cơ quan tổ chức Tuy nhiên, không phải mọi tình huống xuất hiện trongquản lý đều cần thực hiện bằng văn bản Do vậy, việc xây dựng ban hành vănbản trong quản lý của các cơ quan, tổ chức chỉ thực hiện khi cần thiết

Trước khi ban hành văn bản cần xác định được mục tiêu và giới hạn điềuchỉnh của nó Văn bản ban hành có nội dung phải thiết thực đáp ứng các nhu cầuthực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hiện hành, không trái với văn bản của cấptrên và phải có tính khả thi; phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn vàphạm vi hoạt động của cơ quan, không mâu thuẫn với các văn bản khác của cơquan hoặc của cơ quan khác

Nội dung văn bản phải thể hiện đường lối, chính sách của Đảng và Nhànước Vì vây, cần nắm vững đường lối chính trị của Đảng, và pháp luật của Nhànước để có thể ban hành văn bản phù hợp, hiệu quả

Như vậy, để ban hành văn bản đúng mục đích người soạn thảo cần phảinắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo, nắm vững nghiệp vụ và kỹ thuật soạnthảo văn bản dựa trên kiến thức cơ bản và hiểu biết về quản lý hành chính cũngnhư pháp luật

Tính hợp pháp, hợp hiến:Yêu cầu đặt ra của các loại văn bản là phải theo

đúng thẩm quyền, nội dung của văn bản không được trái với hiến pháp, luậtpháp hiện hành và các quy định của cấp trên Thẩm quyền ban hành văn bảnquản lý nhà nước được xem xét trên hai mặt: Thẩm quyền về hình thức và thẩmquyền về nội dung

Thẩm quyền về hình thức có nghĩa là chủ thể quản lý chỉ được sử dụngnhững thể loại văn bản mà pháp luật quy định trong việc ban hành văn bản.Theo pháp luật hiện hành về thẩm quyền ban hành VBQPPL được quy định tạiĐiều 4 Luật ban hành VBQPPL năm 2015

Thẩm quyền về nôi dung có nghĩa là chủ thể quản lý chỉ được phép banhành văn bản để giải quyết những vấn đề, sự việc mà theo pháp luật chủ thể đó

có thẩm quyền giải quyết Nói cách khác, nội dung văn bản phải phù hợp vớithẩm quyền của cơ quan ban hành văn bản

Tính khoa học: Những vấn đề được nêu trong nội dung văn bản phải dựa

trên cơ sở có căn cứ thực tiễn, căn cứ khoa học

Nội dung thông tin trong văn bản phải đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác

và kịp thời Nội dung phải sắp xếp theo một trình tự hợp lý, logic Các ý khôngtrùng lặp, thừa, vụn vặt, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc chỉ đạo điềuhành, thuận lợi cho việc thi hành Việc sử dụng các thuật ngữ, sử dụng các kỹthuật trích dẫn có tính khoa học, chuẩn xác

Bố cục chặt chẽ, nhất quán về chủ đề Một văn bản có kết cấu chặt chẽ làvăn bản có các phần, các ý, các câu liên kết với nhau theo một chủ đề tạo thànhmột thể thống nhất.Tính khoa học thể hiện ở cách thức trình bày, thể hiện cácquan điểm, phương thức lập luận nếu có trong văn bản

Tính khả thi: Tính khả thi là yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là hiệu

quả của sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu về tính mục đích, tính hợppháp hợp hiến và tính khoa học Nếu không đảm bảo được các yêu cầu đó vănbản khó có khả năng thực thi Ngoài ra, để các nội dung của văn bản được thihành đầy đủ và nhanh chóng, nôi dung văn bản cần phải đảm bảo phù hợp vớithực tế đời sống, văn hóa, xã hội; phù hợp với nhận thức của các đối tượng liên

quan; phù hợp với điều kiện vật chất, nhân lực trong thực hiện triển khai; phảiđưa ra các yêu cầu hợp lý về trách nhiệm thi hành phù hợp với trình độ, nănglực, điều kiện thời gian và điều kiện vật chất của chủ thể thi hành Nếu đặt ra cácquy định, mệnh lệnh vượt quá khả năng kinh tế thì không có cơ sở, điều kiện vậtchất để thực hiện, tức là văn bản không có tính khả thi làm tổn hại tới uy tín củanhà nước và cơ quan, đơn vị và tạo điều kiện cho việc vi phạm pháp luật Ngượclại, nếu văn bản chứa đựng quy phạm hay mệnh lệnh quá lạc hậu sẽ không kíchthích sự năng động, sáng tạo của các chủ thể và làm lãng phí thời gian và tải sảncủa Nhà nước, của cơ quan, đơn vị

- Yêu cầu về hình thức:

Để xây dựng văn bản đạt chất lượng cao thì văn bản phải đáp ứng nhữngyêu cầu nhất định, trong đó yêu cầu về mặt hình thức của văn bản Hình thứccủa văn bản gồm tên gọi và thể thức của văn bản

Tên gọi của văn bản do pháp luật quy định, phản ánh những giới hạn về

quyền lực của cơ quan ban hành văn bản

Tên của các loại văn bản quy phạm pháp luật và thẩm quyền ban hànhđược quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND vàUBND năm 2004; Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008; luậtban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 (có hiệu lực thi hành từ ngày

01 tháng 7 năm 2016 Theo quy định tên loại của văn bản quy phạm pháp luậtbao gồm: hiến pháp, luật, pháp lệnh, lệnh, nghị quyết, nghị định, thông tư, chỉthị, quyết định, nghị quyết liên tịch, thông tư liên tịch

Tên loại của văn bản hành chính theo khoản 2, điều 1 của Nghị định số09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sungmột số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư thì văn bảnhành chính gồm 32 loại sau: nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cábiệt), quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kếhoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn,công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủyquyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận

hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.

Khi ban hành văn bản cần phải căn cứ vào quyền hạn ban hành văn bảncủa cơ quan, căn cứ vào nội dung vấn đề, sự việc, mục đích, yêu cầu viết vănbản và đối tượng giải quyết văn bản đó mà xác định loại hình (tên loại) văn bản

đó cho phù hợp, chính xác Tên loại văn bản cần được xác định đúng đắn Nếukhông sẽ ảnh hưởng đến hiệu lực thi hành và kết quả thực hiện của văn bản đó

Cơ quan ban hành văn bản không được ban hành văn bản vượt quá thẩmquyền, vì làm như vậy trái với quy định của Nhà nước về quyền hạn ban hànhvăn bản Trong trường hợp này văn bản trái về thẩm quyền đều được coi làkhông có giá trị pháp lý

Tên các loại văn bản cũng phải được viết tắt theo quy định, không đượcviết tắt tùy tiện

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụhướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thể thức văn

bản được định nghĩa như sau: “Thể thức văn bản là tập hợp những thành phần

áp dụng đối với mỗi loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định”.

Như vậy, thể thức văn bản là toàn bộ các yếu tố cấu thành và cách thểhiện các yếu tố cấu thành văn bản do các cơ quan có thẩm quyền quy định nhằmđảm bảo cho văn bản có giá trị pháp lý, hiệu lực thi hành trong thực tế và có sựthống nhất, thuận tiện cho việc quản lý

Việc quy định các thành phần thể thức và hướng dẫn cách trình bày cácthành phần thể thức hiện nay được quy định tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CPngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông

tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Yêu cầu về kết cấu văn phong và ngôn ngữ:

Xây dựng kết cấu phải chặt chẽ, diễn đạt nội dung bằng những luận cứ

khoa học sắc bén.

Diễn đạt nội dung bằng những luận cứ khoa học, lý lẽ sắc bén, luận cứ

khoa học phải bao gồm sự việc với những số liệu cụ thể so sánh làm cho ngườiđọc dễ tin hơn vào bất cứ vấn đề nêu ra Luật cứ càng đầy đủ, súc tích, lý lẽ càngsắc bén thì văn bản càng có hiệu quả

Viết rõ ràng, sáng sủa, dùng từ ngữ chính xác, trật tự các thành phần chủ yếu trong câu được sắp xếp theo thứ tự: Chủ ngữ - vị ngữ - bổ ngữ, viết đúng,

chính tả, đặt câu đúng, sử dụng các dấu chấm câu, chấm phẩy, dấu hỏi, dấu haichấm

- Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong soạn thảo văn bản:

Việc sử dụng ngôn ngữ là một phần quan trọng trong các yếu tố cấu thànhchất lượng của một văn bản quản lý hành chính nhà nước Soạn thảo văn bảnquản lý đòi hỏi phải biết lựa chọn, sử dụng ngôn ngữ

Ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước phải đảm bảo phản ánh đúngnội dung cần truyền đạt, sáng tỏ các vấn đề, không để người đọc, người nghekhông hiểu hoặc hiểu nhầm, hiểu sai Do đó, ngôn ngữ trong văn bản hành chínhphải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tính chính xác, rõ ràng: Sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt chuẩn mực (đúng

ngữ pháp, đúng chính tả, dùng từ, đặt câu…); Thể hiện đúng nội dung mà vănbản muốn truyền đạt; Đơn nghĩa; Đảm bảo tính logic, chặt chẽ; Phù hợp vớitừng loại văn bản và hoàn cảnh giao tiếp

Tính phổ thông đại chúng:Văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu,

tức là bằng những ngôn ngữ phổ thông, các yếu tố ngôn ngữ nước ngoài đã đượcViệt hóa tối ưu

Tính khuôn mẫu: Khác với các phong cách ngôn ngữ khác, ngôn ngữ

trong văn bản thuộc phong cách hành chính có tính khuôn mẫu ở mức độ cao.Văn bản cần được trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn mẫu có sẵnchỉ cần điền nội dung cần thiết vào chỗ trống Tính khuôn mẫu đảm bảo cho sựthống nhất, tính khoa học và tính văn hóa của công văn giấy tờ

Tính khuôn mẫu còn thể hiện trong việc sử dụng từ ngữ hành chính - công

vụ, các quán ngữ kiểu: “Căn cứ vào…”, “Theo đề nghị của…”, “Các… chịu tráchnhiệm thi hành… này”…, hoặc thông qua việc lặp lại những từ ngữ, cấu trúc ngữpháp, dàn bài có sẵn… Tính khuôn mẫu của văn bản giúp người soạn thảo đỡ tốncông sức, đồng thời giúp người đọc dễ lĩnh hội, mặt khác, cho phép ấn bản sốlượng lớn, trợ giúp cho công tác quản lý và lưu trữ theo kỹ thuật hiện đại.

Tính khách quan: Nội dung của văn bản là tiếng nói quyền lực của nhà

nước chứ không phải tiếng nói riêng của một cá nhân, dù rằng văn bản có thểđược giao cho một cá nhân soạn thảo Các cá nhân không được tự ý đưa nhữngquan điểm riêng của mình vào nội dung văn bản, mà phải nhân danh cơ quantrình bày ý chí của nhà nước Tính khách quan, phi cá nhân của văn bản gắn liềnvới chuẩn mực, kỉ cương, vị thế, tôn ti mang tính hệ thống của cơ quan nhànước, có nghĩa là tính chất này được quy định bởi các chuẩn mực pháp lý

Tính khách quan làm cho văn bản có tính trang trọng, tính nguyên tắc cao,kết hợp với những luận cứ chính xác sẽ làm cho văn bản có sức thuyết phục cao,đạt hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước

Tính trang trọng, lịch sự:Văn bản quản lý nhà nước là tiếng nói của cơ

quan công quyền, nên phải thể hiện tính trang trọng, uy nghiêm Lời văn trangtrọng thể hiện sự tôn trọng với các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân,tập thể ban hành văn bản

Hơn nữa, văn bản phản ánh trình độ văn minh quản lý của dân tộc, của đấtnước Muốn các quy phạm pháp luật, các quyết định hành chính đi vào ý thứccủa mọi người dân, không thể dùng lời lẽ thô bạo, thiếu nhã nhặn, không nghiêmtúc.Tính trang trọng, lịch sự của văn bản phản ánh trình độ giao tiếp “văn minhhành chính” của một nền hành chính dân chủ, pháp quyền hiện đại

- Yêu cầu về quy trình soạn thảo văn bản hành chính

Quy trình soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ trình tự các côngviệc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành [21;165;]

Soạn thảo văn bản là công việc rất quan trọng, đòi hỏi người soạn thảophải có trình độ nhất định, và có đủ trình độ chuyên môn mới có thể soạn thảođược một văn bản có chất lượng tốt phải đạt được mục đích và yêu cầu đặt ra

Người viết phải tuân theo một quy trình cụ thể theo quy định của pháp luật hiệnhành hoặc quy định riêng của cơ quan, tổ chức.

Hiện nay theo quy định của pháp luật hiện hành Nhà nước ta mới chỉ cóquy định cụ thể cho quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm phápluật trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 và Luật banhành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND năm 2004 Ngày 22tháng 06 năm 2015, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 đượcban hành và chính thức có hiệu lực vào ngày 01 tháng 7 năm 2016 Văn bản này

đã quy định cụ thể hơn nguyên tắc, thẩm quyền, hình thức, trình tự thủ tục xâydựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật đảm bảo tính thống nhất của vănbản quy phạm pháp luật, tính khả thi, tiết kiệm, hiệu quả, kịp thời, dễ tiếp cận,

dễ thực hiện Các văn bản khác được xây dựng dựa trên hoạt động thực tiễn của

cơ quan đơn vị cụ thể (thường được quy định trong quy chế, quy định của cơquan, có thể trong nội quy, điều lệ, quy ước; quy chế, quy định này tùy theo tínhchất, quy mô của cơ quan có thể ban hành độc lập hoặc ban hành hoặc ban hànhkèm theo quyết định) Tuy nhiên, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hànhchính cũng đã quy định một số công đoạn nhất định của quy trình soạn thảo vàban hành văn bản hành chính trong Nghị định số 110/2004/NĐ-CP có quy địnhmột số nội dung cần thực hiện của cá nhân đơn vị bộ phận được giao soạn thảovăn bản hành chính nhưng việc quy định này không cụ thể và không mang tínhquy trình thực hiện một cách rõ ràng Qua nghiên cứu thực tiễn về hoạt độngsoạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức, có thể khái quát quy trìnhsoạn thảo văn bản hành chính gồm các bước sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Phân công soạn thảo: Căn cứ vào tính chất, nội dung công việc lãnh đạo

cơ quan giao cho cho một đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo

Cán bộ chuyên viên các phòng ban, đơn vị được phân công giải quyếtvăn bản căn cứ vào yêu cầu giải quyết từng văn bản tiến hành xác định mục đíchban hành, đối tượng và phạm vi áp dụng của văn bản, hình thức, nội dung, độmật, khẩn và nơi nhận của văn bản cần soạn thảo.Tiến hành thu thập xử lý thông

tin có liên quan để soạn thảo văn bản theo đúng yêu cầu

Xác định mục đích, phạm vi, đối tượng:

Khi dự định ban hành một văn bản, trước hết cần xác định rõ văn bản đóban hành nhằm giải quyết vấn đề gì thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của

cơ quan Chẳng hạn, để quyết định một chủ trương, biện pháp quản lý, để hướngdẫn thi hành một văn bản quy phạm pháp luật của cấp trên, để kiểm tra, đôn đốcviệc thực hiện nhiệm vụ công tác,…

Làm sáng tỏ được mục đích ban hành văn bản, trước hết sẽ giúp cho lãnhđạo cơ quan và người soạn thảo thấy rõ cần hay không cần thiết phải ban hànhvăn bản, loại trừ khả năng lạm phát văn bản, giấy tờ Mặt khác, mỗi khi mụcđích ban hành văn bản đã được xác định sẽ có cơ sở để xác định giới hạn củavăn bản, các đối tượng giải quyết và thực hiện

Xác định phạm vi văn bản là việc xác định giới hạn giải quyết và thựchiện văn bản Nghĩa là phải làm rõ nội dung văn bản sẽ đề cập đến những vấn đề

gì, mức độ đến đâu, trọng tâm đặt ở vấn đề nào Nếu không làm rõ những điểmtrên thì văn bản soạn thảo mới tránh khỏi lan man, dàn trải, dài dòng, mục đích

đề ra cho việc ban hành văn bản đó sẽ không đạt đầy đủ

Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản tức là xác định xemnội dung công việc đó những cơ quan và tổ chức, cá nhân nào có trách nhiệmgiải quyết và thực hiện Nói cách khác, cần làm rõ văn bản được phổ biến đếnnhững đối tượng nào, cơ quan hoặc người có trách nhiệm giải quyết là cấp trênhay cấp dưới, trong cùng hệ thống hay ngoài hệ thống Việc xác định này nhằmmục đích giúp người soạn thảo có căn cứ để chọn tên loại văn bản và cách trình bàyvăn bản phù hợp, sử dụng ngôn ngữ và văn phong thích hợp với hiệu quả nhất Vìban hành sớm quá hay muộn quá đều có thể làm hạn chế tác dụng của văn bản

Xác định tên loại văn bản: Sau khi xác định tính chất, tầm quan trọng của

văn bản thì người viết phải căn cứ vào quyền hạn ban hành văn bản của cơ quan,căn cứ vào nội dung vấn đề, sự việc, mục đích, yêu cầu viết văn bản và đốitượng giải quyết văn bản đó mà xác định loại hình (tên loại) văn bản đó cho phùhợp, chính xác Tên loại văn bản cần được xác định đúng, nếu không sẽ ảnh

hưởng đến hiệu lực thi hành và kết quả thực hiện của văn bản đó

Cơ quan ban hành văn bản không được ban hành văn bản vượt quá thẩmquyền, vì làm như vậy trái với quy định của Nhà nước về quyền hạn ban hànhvăn bản Trong trường hợp này văn bản trái về thẩm quyền đều được coi làkhông có giá trị pháp lý

Thu thập, xử lý thông tin: Trong quá trình soạn thảo văn bản, thu thập và

xử lý nguồn thông tin có liên quan là một khâu quan trọng cần được coi trọngđúng mức Làm tốt khâu này sẽ góp phần làm cho văn bản soạn thảo đạt đượcchất lượng tốt

Nội dung thông tin cần thu thập phụ thuộc vào mục đích và nội dung vănbản dự định ban hành Có thể phân thông tin cần thu thập thành hai loại: thôngtin pháp lý và thông tin thực tế:

Thông tin pháp lý là các thông tin dùng làm căn cứ pháp lý cho nhữngvấn đề được đề cập trong văn bản, đảm bảo cho nội dung văn bản có cơ sở pháp

lý vững chắc, phù hợp với pháp luật hiện hành và quy định của cơ quan cấp trên,không chồng chéo hoặc mâu thuẫn với các văn bản liên quan khác

Ví dụ: Nếu UBND huyện muốn ban hành quy chế về công tác văn thư thìphải thu thập các thông tin pháp lý quy định về thể thức và thẩm quyền ban hànhvăn bản, tổ chức quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu văn bản như:

Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND;

Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008;

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác văn thư;

Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ

về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

Thông tư Số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫnquản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội Vụhướng dẫn xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ ở các cơ quan tổ chức;

Thông tin thực tế là thông tin phản ánh tình hình thực tế có liên quan đếnvăn bản cần soạn thảo Các thông tin thực tế dùng làm căn cứ cho việc ban hànhcác chủ trương, chính sách, các biện pháp công tác phù hợp với thực tiễn; đảmbảo cho văn bản có khả năng thực thi và mang lại hiệu quả Các thông tin thực tếcòn là cứ liệu không thể thiếu để người soạn thảo tổng hợp tình hình, số liệu , rút

ra nhận xét, đánh giá, đề xuất vấn đề, nêu kiến nghị

Thông tin pháp lý được thể hiện dưới dạng văn bản Người soạn thảo vănbản có thể thu thập hồ sơ hiện hành và hồ sơ lưu trữ của cơ quan hoặc từ côngbáo và các nguồn tài liệu khác Còn thông tin thực tế thì rất đa dạng, ngoàinguồn thông tin văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan và các đơn vịtrực thuộc, khi cần thiết cơ quan ban hành hoặc người soạn thảo có thể thu thậpbằng cách điều tra, khảo sát thực tế , tổ chức các cuộc họp để nghe các đối tượngliên quan phản ánh tình hình, cung cấp thông tin, đề xuất ý kiến

Các nguồn thông tin thu thập đều phải tiến hành xử lý Nội dung xử lýbao gồm: Phân tích, đánh giá, để lựa chọn những thông tin cần thiết và xác minhnhững thông tin cần sử dụng nhưng còn nghi vấn hoặc chưa chọn vẹn đồng thờiloại bỏ những thông tin ít liên quan, thông tin trùng lặp, thông tin có độ tin cậythấp Đây là một công việc đòi hỏi người soạn thảo văn bản phải lao động mộtcách nghiêm túc và thực sự cầu thị

Bước 2: Xây dựng đề cương và viết bản thảo

Xây dựng đề cương văn bản: Khi đã có tài liệu và số liệu đầy đủ để trình

bày vấn đề có lý luận; phân tích, giải quyết vấn đề thì người viết đã hình dung rađược tương đối rõ nét những ý cần diễn đạt trong văn bản Nhưng không viếtvăn bản ngay mà phải chuẩn bị đề cương nhất là văn bản có nội dung quantrọng, phức tạp

Đề cương văn bản là một tài liệu ghi toàn bộ những ý mà người viết địnhnêu trong văn bản, được sắp xếp theo một trình tự nhất định Đề cương văn bản

là văn bản chưa được viết thành văn một cách hoàn chỉnh