Công tác quản trị văn phòng trong hoạt động quản lý nhà nước ở cục nghệ thuật biểu diễn

MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 6. Giả thuyết nghiên cứu 4 7. Phương pháp nghiên cứu 4 8. Bố cục đề tài 4 B. PHẦN NỘI DUNG 6 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI CỤC NGHỆ THUẬT BIỂU DIỄN 6 1.1. Một số khái niệm cơ bản 6 1.1.1. Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng 6 1.1.2. Quản trị văn phòng 10 1.1.3. Khái niệm Quản lý nhà nước 19 1.1.4. Quản lý nhà nước về văn hoá 21 1.2. Khái quát về Cục Nghệ thuật biểu diễn 24 1.2.1. Vị trí và chức năng 25 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 25 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 28 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI CỤC NGHỆ THUẬT BIỂU DIỄN 31 2.1. Nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng cục Nghệ thuật biểu diễn 31 2.1.1. Nhiệm vụ, quyền hạn 31 2.1.2. Cơ cấu tổ chức 33 2.2. Quản trị văn phòng trong hoạt động quản lý nhà nước về nghệ thuật biểu diễn 36 2.2.1. Thực hiện nhiệm vụ chính trị 36 2.2.2. Công tác quản lý nhà nước 40 2.2.3. Công tác phát triển sự nghiệp 49 2.2.4. Trong các hoạt động nghiệp vụ tổng hợp 52 2.3. Đánh giá chung 54 2.3.1. Ưu điểm 54 2.3.2. Hạn chế 55 2.3.3. Nguyên nhân 56 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI CỤC NGHỆ THUẬT BIỂU DIỄN 58 3.1. Nhóm giải pháp về quản lý nhà nước 58 3.1.1. Xây dựng văn bản quy phạm pháp luật và các đề án 58 3.1.2. Công tác cấp phép biểu diễn 59 3.1.3. Công tác thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm 61 3.2. Nhóm giải pháp khác 62 3.2.1. Nhóm giải pháp về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng 62 3.2.2. Nhóm giải pháp hoàn thiện công tác văn phòng theo TCVN ISO 9001:2008 63 3.2.3. Nhóm giải pháp về đào tạo nâng cao chất lượng cho Cán bộ nhân viên, tạo động lực làm việc cho đội ngũ cán bộ, công chức 63 C. KẾT LUẬN 67 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 68 DANH MỤC PHỤ LỤC

MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN

MỤC LỤC 1

LỜI CÁM ƠN 3

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 3

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

6 Giả thuyết nghiên cứu 4

7 Phương pháp nghiên cứu 4

8 Bố cục đề tài 4

B PHẦN NỘI DUNG 6

Chương 1 6

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ 6

HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI CỤC NGHỆ THUẬT 6

BIỂU DIỄN 6

1.1 Một số khái niệm cơ bản 6

1.1.1 Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng 6

1.1.2 Quản trị văn phòng 10

1.1.3 Khái niệm Quản lý nhà nước 19

1.1.4 Quản lý nhà nước về văn hoá 21

1.2 Khái quát về Cục Nghệ thuật biểu diễn 24

1.2.1 Vị trí và chức năng 25

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 25

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 28

Chương 2 31

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 31

TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 31

TẠI CỤC NGHỆ THUẬT BIỂU DIỄN 31

2.1 Nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng cục Nghệ thuật biểu diễn 31

2.1.1 Nhiệm vụ, quyền hạn 31

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 33

2.2 Quản trị văn phòng trong hoạt động quản lý nhà nước về nghệ thuật biểu diễn 36

2.2.1 Thực hiện nhiệm vụ chính trị 36

2.2.2 Công tác quản lý nhà nước 40

2.2.3 Công tác phát triển sự nghiệp 49

2.2.4 Trong các hoạt động nghiệp vụ tổng hợp 52

2.3 Đánh giá chung 55

2.3.1 Ưu điểm 55

2.3.2 Hạn chế 56

2.3.3 Nguyên nhân 56

Chương 3 59

GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ 59

VĂN PHÒNG TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 59

TẠI CỤC NGHỆ THUẬT BIỂU DIỄN 59

3.1 Nhóm giải pháp về quản lý nhà nước 59

3.1.1 Xây dựng văn bản quy phạm pháp luật và các đề án 59

3.1.2 Công tác cấp phép biểu diễn 60

3.1.3 Công tác thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm 62

3.2 Nhóm giải pháp khác 63

3.2.1 Nhóm giải pháp về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng 63

3.2.2 Nhóm giải pháp hoàn thiện công tác văn phòng theo TCVN ISO 9001:2008 64

3.2.3 Nhóm giải pháp về đào tạo nâng cao chất lượng cho Cán bộ nhân viên, tạo động lực làm việc cho đội ngũ cán bộ, công chức 64

C KẾT LUẬN 68

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 69

DANH MỤC PHỤ LỤC 1

Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban Lãnh đạo Cục Nghệ thuật biểu diễn, các Cán bộ công chức, viên chức trong Văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn đã nhiệt tình chỉ bảo và tạo điều kiện cho em học hỏi, trau dồi và phát huy vốn kiến thức trong suốt quá trình thực tập.

Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp cao quý Đồng kính chúc các Cán bộ công chức, viên chức trong Cục Nghệ thuật biểu diễn luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc

Sinh viên thực hiện

Hà Hữu Giáp

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng là bộ máy điều hành tổng hợp của một cơ quan đơn vị; là bộ mặt, là tai mắt luôn nhận được nhiều thông tin đa chiều; thông qua văn phòng lãnh đạo của đơn vị có thể truyền đạt chủ trương, chính sách, chỉ thị, các văn bản hướng dẫn, hoặc là các thông tin từ quản lý đến các bộ phận cơ sở Văn phòng còn là nơi đặt trụ sở làm việc của cơ quan đầu não để điều hành đơn vị

Văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn cũng có vai trò quan trong việc thu thập và xử lý thông tin, tham mưu tổng hợp, phục vụ đảm bảo hậu cần cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cơ quan… Đặc biệt tham mưu cho lãnh đạo Cục, giúp Bộ trưởng thực hiện quản lý nhà nước về hoạt động biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu và lĩnh vực văn học

Trong xu thế hội nhập và toàn cầu hóa các loại hình nghệ thuật của nước ngoài cũng du nhập vào nước ta như: Hip-hop, Rock, Breakdance nghệ thuật đương đại, lễ hội hóa trang… góp phần làm phong phú đời sống nghệ thuật trong nước đáp ứng đời sống tinh thần của công chúng yêu nghệ thuật Chính sự hội nhập về kinh tế đã ảnh hưởng đến nhiều mặt của đời sống, trong đó có nghệ thuật biểu diễn Quá trình hội nhập quốc tế có những tác động nhất định đến nền nghệ thuật biểu diễn, do đó đòi hỏi các cơ quan chức năng phải giải quyết bài toán giữ gìn, phát huy và tiếp thu tinh hoa văn hóa nhân loại sao cho nền văn hóa Việt Nam vừa tiên tiến nhưng vẫn giữ được đậm đà bản sắc dân tộc Cục Nghệ thuật biểu diễn là cơ quan quản lý nhà nước phải hoạch định những chính sách, chiến lược phát triển cho những chặng đường hội nhập về nghệ thuật biểu diễn của nước nhà Trong đó công tác quản trị văn phòng là một trong những khâu quan trọng của việc quản lý nhà nước tại Cục Nghệ thuật biểu diễn, giúp công tác quản lý nhà nước về nghệ thuật biểu diễn thuận lợi, hiệu quả

Là một sinh viên học ngành Quản trị văn phòng, trong thời gian học tập

và nghiên cứu tại trường, nhất là qua thời gian thực tập tại Văn phòng - Cục

Nghệ thuật biểu diễn bản thân em nhận thấy được sâu sắc hơn vai trò của các bộ phận của Văn phòng trong các cơ quan đơn vị nói chung và Cục Nghệ thuật biểu

diễn nói riêng, vì vậy em chọn vấn đề “Công tác quản trị văn phòng trong hoạt động quản lý nhà nước ở Cục Nghệ thuật biểu diễn” để nghiên cứu Với mong

muốn tìm hiểu cụ thể về công tác văn phòng trong vấn đề tham mưu và thực hiện nhiệm vụ Quản lý nhà nước, từ đó đề xuất những giải pháp góp phần tăng cường vai trò trách nhiệm của Văn phòng Cục trong thời gian tới

2 Lịch sử nghiên cứu

Công tác quản trị văn phòng là một lĩnh vực được nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu, hiện nay đã có nhiều công trình viết về Quản trị văn phòng và nghiệp vụ văn phòng như:

- Nguyễn Thị Ngọc An (2009), Giáo trình Quản trị Hành chính văn phòng, NXB thống kê;

- Nguyễn Hữu Thân (2012), Quản trị Hành chính văn phòng, NXB Lao

động – Xã hội;

- Võ Thành Vị (2002) , Quản Lý Hành chính văn phòng, NXB Thống kê,

- Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ

thuật, Hà Nội;

- Nguyễn Thành Độ (2012), Giáo trình quản trị văn phòng, NXB Đại học

Kinh tế Quốc dân, Hà Nội;

- Vũ Thị Phụng (2012), Nghiệp vụ thư ký văn phòng và tổ chức, NXB

Quốc gia Hà Nội;

- Vương Hoàng Tuấn (2000), Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng, NXB Trẻ,

thành phố Hồ Chí Minh;

Các công trình này tập trung chủ yếu nghiên cứu về Đại cương về Quản trị văn phòng; Quản trị hành chính văn phòng và Nghiệp vụ cơ bản của Hành chính văn phòng… Ngoài ra còn một số bài viết trên các tạp chí, các công trình nghiên cứu về quản trị văn phòng như:

- Phạm Thị Huyền, Khóa luận tốt nghiệp: Thực trạng và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty trách nhiệm hữu hạn

sản xuất thương mại Hoàng Thanh;

- Đỗ Thị Thơm, Báo cáo thực tập: Công tác văn thư – lưu trữ và quản trị văn phòng của Văn phòng Ủy ban Nhân dân huyện Vĩnh Tường;

- Nguyễn Lệ Nhung, Luận văn: Công tác Văn phòng Hội Nông dân Việt Nam;

- Phạm Thị Ánh Tuyết, Khóa luận tốt nghiệp: Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng;

- Vũ Thị Thùy Dương, Luận văn: Một số giả pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ;

- Tạp chí Nghệ thuật biểu diễn số 40 (tháng 3/2012);

- Tạp chí Nghệ thuật biểu diễn số 4 (tháng 4/2014);

- Tạp chí Nghệ thuật biểu diễn số 5 (tháng 5/2015)

Nhưng chưa có một công trình nào viết về Công tác quản trị văn phòng

trong hoạt động quản lý nhà nước ở Cục Nghệ thuật biểu diễn Nhưng các tài

liệu trên sẽ nguồn tư liệu tốt, gợi mở quan trọng về lý luận và thực tiễn để tác

giả tiến hành nghiên cứu vấn đề Công tác quản trị văn phòng trong hoạt động quản lý nhà nước ở Cục Nghệ thuật biểu diễn.

3 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng công tác quản trị văn phòng trong hoạt động quản lý nhà nước tại Cục Nghệ thuật biểu diễn – Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng trong công tác tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện đề tài, chúng tôi tìm hiểu những nhiệm vụ sau:

- Làm rõ vấn đề lý luận trong công tác văn phòng, quản trị văn phòng và vai trò của quản trị văn phòng đối với hoạt động quản lý nhà nước tại Cục Nghệ thuật biểu diễn

- Đánh giá thực trạng công tác quản trị văn phòng trong hoạt động quản lý nhà nước tại Cục Nghệ thuật biểu diễn

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản trị

văn phòng trong hoạt động quản lý nhà nhà nước tại Cục Nghệ thuật biểu diễn.

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

6 Giả thuyết nghiên cứu

Công tác quản trị văn phòng trong hoạt động quản lý nhà nước của Cục Nghệ thuật biểu diễn là rất quan trọng Trên cơ sở nghiên cứu về thực trạng công tác quản trị văn phòng trong hoạt động quản lý nhà nước tại Cục nghệ thuật biểu diễn, đề tài sẽ đánh giá những điểm mạnh và điểm yếu từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động của văn phòng ở Cục nghệ thuật biểu diễn

7 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp thu thập thông tin, phân tích và tổng hợp

Nội dung chương 1 là những cơ sở lý luận về quản trị văn phòng và quản

lý nhà nước bao gồm các khái niệm về văn phòng, quản trị văn phòng, quản lý nhà nước, quản lý nhà nước về văn hóa và các phân tích cho nội dung khái niệm làm cơ sở lý luận cho việc nghiên cứu thực trạng trong chương 2

Chương 2 Thực trạng công tác quản trị văn phòng trong hoạt động quản

lý nhà nước tại Cục Nghệ thuật biểu diễn

Nội dung chương 2 là thực trạng công tác quản trị văn phòng trong hoạt động quản lý nhà nước qua sự tìm hiểu công tác quản trị văn phòng tại Văn

phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn từ đó đưa ra đánh giá chung cho công tác quản trị văn phòng tai Văn phòng Cục.

Chương 3 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản trị văn phòng trong hoạt động quản lý nhà nước tại Cục Nghệ thuật biểu diễn

Nội dung chương 3 là đưa ra một số giải pháp về thực hiện nhiệm vụ chính trị; công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, đề án; công tác thanh kiểm tra xử lý vi phạm; ứng dụng công nghệ thông tin; ứng dụng ISO

9001:2008; tạo động lực làm việc cho Cán bộ công chức, viên chức nhằm nâng cao chất lượng công tác quản trị văn phòng trong hoạt động quản lý nhà nước

B PHẦN NỘI DUNG

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ

HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI CỤC NGHỆ THUẬT

BIỂU DIỄN

1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng

1.1.1.1 Khái niệm văn phòng

Hiện nay, có nhiều quan niệm khác nhau về “văn phòng” các nhà chuyên môn cũng như các chuyên gia có các cách tiếp cận văn phòng theo những phương diện khác nhau như dưới góc độ “tổ chức”, “chức năng”, “địa điểm làm việc”

Theo phương diện địa điểm làm việc thì: “Văn phòng là địa điểm làm

việc của một cơ quan tổ chức” [14] “Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan”

[11] Như vậy có thể hiểu bất kỳ đại điểm trụ sở làm việc của một cơ quan, tổ chức như một “khu nhà”, “tòa nhà”, “một căn nhà cũng được gọi là văn phòng

- Theo phương diện tổ chức, “Văn phòng là bộ phận cấu thành, giúp việc của một cơ quan, tổ chức” [11]; “Văn phòng là bộ phận tồn tại trong cơ quan,

tổ chức để thực hiện theo yêu cầu của nhà quản trị cơ, tổ chức đó” [10] Theo

các quan điểm này thì tất cả các bộ phận cấu thành giúp việc trong một cơ quan,

tổ chức thì đều được gọi là văn phòng

Theo phương diện chức năng thì “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc văn thư hành chính trong cơ quan”;[15] “Văn phòng là nơi soạn thảo, xử lý công văn giấy tờ nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý có hiệu quả”[1]

Vậy theo phương diện chức năng thì văn phòng là công việc phụ trách công việc văn thư, giấy tờ hành chính của một cơ quan

Kết hợp các quan điểm trên ta có thể hiểu chung nhất về văn phòng:

“Văn phòng là một bộ phận cấu thành, giúp việc của một cơ quan, tổ chức hoặc một doanh nghiệp mà ở đó diễn ra các hoạt động về công tác văn thư – lưu trữ;

Văn phòng còn là nơi giao tiếp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo trong công tác quản lý và đảm bảo công tác hậu cần cho cơ quan, tổ chức đó”.

1.1.1.2 Chức năng của văn phòng

Xuất phát từ quan niệm về văn phòng và công tác văn phòng, có thể thấy văn phòng có những chức năng sau đây:

a Chức năng tham mưu, tổng hợp

- Tham mưu là tư vấn, góp ý kiến chỉ đạo [14]

- Tổng hợp là thống kê, xử lý; tập hợp nhiều vấn đề [14]

Tham mưu là công tác cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, ăn khớp Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác mọi vấn đề Điều đó vượt quá khả năng thực hiện của các nhà quản lý Do đó, đòi hỏi một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu, tổng hợp

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu Để có những quyết định tối ưu, người lãnh đạo cần phải căn cứ vào những ý kiến tham mưu của các cấp quản lý, những người trợ giúp Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích chọn lọc ra những kết luận chung nhất nhất cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương án đúng nhất Hoạt động này rất cần thiết, hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn vừa mang tính chuyên sâu

Những kết quả tham vấn trên đấy phải xuất phát từ những thông tin đầu vào, đầu ra và nhữngthông tin ngược chiều trên nhiều lĩnh vực, nhiều đối tượng mà văn phòng thu thập được Những thông tin ấy cần phải được sàng lọc, phân tích tổng hợp, lưu giữ và khai thác sử dụng theo yêu cầu của lãnh đạo trong từng lĩnh vực cụ thể Công việc này thuộc về công tác tổng hợp của hoạt động văn phòng

Mặt khác trong một cơ quan, đơn vị, chủ thể làm công tác tham mưu có thể là cá nhân hay tập thể Bộ phận tham mưu thường được đặt tại văn phòng để giúp cho công tác tham mưu được thuận lợi Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang

tính chuyên sâu Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn tập hợp lại thành hệ thống thống nhất trình lãnh đạo hoặc đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương

án riêng của từng bộ phận cụ thể

Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp thông tin, tổng hợp ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo Đây là hai công việc có liên quan mật thiết với nhau, cùng nhằm một mục đích là trợ giúp cho công tác điều hành quản lý cơ quan đạt hiệu quả cao nhất

b Chức năng trợ giúp, điều hành

Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo trong công tác quản lý, điều hành cơ quan đơn vị Chức năng này thể hiện thông qua các hoạt động như: Xây dựng và triển khai chương trình kế hoạch công tác, tổ chức tiếp khách, tổ chức hội họp, tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, công tác văn thư…

c Chức năng hậu cần

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô của các cơ quan, đơn vị Văn phòng là bộ phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý sử dụng trang thiết bị phương tiện vật chất nhằm đạt hiệu quả cao nhất Đó là chức năng hậu cần của văn phòng

Tóm lại, văn phòng là đàu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây Các chức năng này vừa độc lập, vừa bổ xung hỗ trợ cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi

cơ quan, đơn vị

1.1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

Từ những chức năng trên, văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ cụ thể Song tùy theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, về quy mô của mỗi cơ quan, đơn vị mà văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ khác nhau Các nhiệm vụ đó

thường gồm:

- Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác

Nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của văn phòng là xây dựng chương trình

kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần và thường xuyên theo dõi đôn đốc việc thực hiện chương trình kế hoạch đó Đồng thời văn phòng cũng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch, lịch công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện

Mỗi cơ quan, đơn vị có thể có nhiều chương trình kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây dựng Vì vậy văn phòng là nơi tổng hợp các chương trình

kế hoạch công tác đó để tạo thành hệ thống hoàn chỉnh ăn khớp nhằm đạt mục tiêu chung của cơ quan

- Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tin

Hoạt động của bất kỳ cơ quan, đơn vị nào cũng cần phải có thông tin Thông tin là cơ sở để lãnh đạo đưa ra những quyết định đúng đắn Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau Người lãnh đạo không thể tự mình thu thập xử lý tất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp đó chí là văn phòng Văn phòng là “cửa sổ” là “bộ lọc” thông tin vì tất cả các thông tin đến và

đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát hay lưu trữ tại văn phòng Đây là hoạt động quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan, đơn

vị Vì vậy văn phòng cần phải tuân thủ những quy định về văn thư, lưu trữ khi thu thập xử lý, chuyển phát, bảo quản lưu trữ thông tin

- Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định, tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để báo cáo lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ cho việc chỉ đạo điều hành của lãnh đạo

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quyết định hiện hành Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận

- Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ năng soạn thảo văn bản để đảm bảo các văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thẩm quyền, đúng quy định của Nhà nước

- Tổ chức công tác đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ vai trò cầu nối liên hệ giữa cơ quan với cơ quan cấp trên, ngang cấp hay cấp dưới.

- Chủ trì hoặc phối hợp vơi các đơn vị khác chuẩn bị tổ chức các cuộc họp, làm việc của lãnh đạo cơ quan, thực hiện việc ghi biên bản cuộc họp

- Phối hợp các đơn vị tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo, đảm bảo cho các chuyến đi của lãnh đạo đạt kết quả cao nhất

- Đảm bảo cho cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan như kinh phí hoạt động, các trang thiết bị phương tiện làm việc Quy mô, yêu cầu cụ thể của các điều kiện vật chất này tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình của từng cơ quan, đơn vị Song văn phong phải lập kế hoạch về nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, trang bị, quản lý sự dụng các cơ sở vật chất đó để nâng cao hiệu quả của văn phòng

Xây dựng cơ cấu tổ chức của văn phòng hợp lý, năng động và hiệu quả, duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng

Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan, đơn vị nói chung Tùy theo điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động của từng cơ quan, đơn vị mà văn phòng có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ cho phù hợp Ngoài ra khác với các bộ phận chuyên môn trong cơ quan, đơn vị văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, an ninh trật tự và bảo quản tài sản của cơ quan Do đó văn phòng cần phải

tổ chức một số bộ phận làm việc liên tục ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt động để đảm bảo an ninh trật tự, thông tin thông suốt

1.1.2 Quản trị văn phòng

1.1.2.1 Khái niệm Quản trị văn phòng

Để hiểu Quản trị văn phòng là gì cần xuất phát khái niệm quản trị

Có nhiều cách hiểu khác nhau về quản trị

- Theo Nguyễn Hải Sản: “Quản trị là quá trình làm việc với và thông qua con người để thực hiện những mục tiêu của tổ chức trọng một môi trường luôn biến động” [12]

- Theo H.L.sisk: “Quản trị là sự phối hợp của tất cả tài nguyên thông qua

quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu

đề ra” [8]

Và còn rất nhiều quan niệm khác về quản trị do xuất phát từ các quan điểm, lĩnh vực hoạt động, môi trường khác nhau Ở đây, khóa luận lựa chọn cách hiểu chung nhất về quản trị, phù hợp với quan điểm hiện đại trên thế giới

và với điều kiện Việt Nam là:

“Quản trị là sự tác động liên tục có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức đã

đề ra trong điều kiện biến động của môi trường và sự thay đổi của các nguồn lực”.[7]

Quản trị là hoạt động không thể thiếu trong các cơ quan, tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức Hoạt động của văn phòng với các nghiệp vụ riêng rẽ như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, phân loại hồ sơ…,

đề đạt được mục tiêu chung của tổ chức, thì hoạt động của văn phòng cần được

tổ chức điều hành, phối hợp một cách khoa học để hỗ trợ các bộ phận khác hoạt động có hiệu quả

Về khái niệm Quản trị văn phòng, có rất nhiều cách tiếp cận khác nhau Theo…[7]

Quản trị văn phòng là một lĩnh vực thuộc quản trị nói chung, liên quan đến việc tổ chức điêu hành và phối hợp các công việc của văn phòng nhằm xử lý thông tin phục vụ hoạt động quản lý của cơ quan, hướng tới mục tiêu chung của

tổ chức.

Phân tích khái niệm trên thì Quản trị văn phòng bao gồm những nội dung:

Thứ nhất, quản trị văn phòng là lĩnh vực thuộc khoa học quản trị nói

chung, điều này có nghĩa là quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức,

có đích hướng cảu chủ thể quản trị tới đối tượng quản trị trong văn phòng nhằm đạt mục tiêu nhất định Chủ thể quản trị trong quản trị văn phòng là “Nhà quản trị văn phòng”, thường là Chánh Văn phòng, Trưởng phòng hành chính

Đối tượng quản trị trong quản trị văn phòng là con người chuyên viên, cán bộ làm việc trong văn phòng), công việc trong văn phòng (công tác văn thư

– lưu trữ, lập kế hoạch, công việc hành chính…) cơ sở vật chất, trang thiết bị trong văn phòng…

Thứ hai, công việc hành chính trong quản trị văn phòng là tổ chức, điều

hành các công việc của văn phòng nhằm đạt mục tiêu của hoạt động văn phòng

là cung cấp thông tin cho lãnh đạo cơ quan trong hoạt động quản lý để hướng tới mục tiêu chung của cơ quan.trong mỗi công việc của quản trị văn phòng lại có các mục tiêu cụ thể phù hợp với nhiệm vụ thực tế của văn phòng, cơ quan

1.1.2.2 Những nội dung cơ bản về quản trị văn phòng

1) Tổ chức xây dựng bộ máy văn phòng

- Tổ chức bộ máy văn phòng: Là việc xây dựng, sắp xếp, bố trí thành các

bộ phận; thiết lập mối quan hệ giữa các bộ phận; xác định chức năng, nhiệm vụ cho các bộ phận trong văn phòng để cùng thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, hướng tới mục tiêu chung của cơ quan.

- Cơ sở tổ chức xây dựng bộ máy văn phòng:

+ Quy mô đặc điểm hoạt động của cơ quan, tổ chức;

+ Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng;

+ Con người làm việc trong văn phòng;

+ Điều kiện cở sở vật chất;

+ Cơ chế hoạt động của văn phòng;

+ Nghiệp vụ văn phòng

- Tổ chức bộ máy văn phòng phải đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Tính hiệu quả, tối ưu;

+ Tính ổn định tương đối;

+ Tính linh hoạt;

+ Tính kinh tế

- Nội dung tổ chức xây dựng bộ máy văn phòng

+ Thiết lập rõ các bộ phận trong văn phòng, số lượng cụ thể các bộ phận, mỗi bộ phận, cá nhân trong văn phòng được đặt chức danh nhất định

+ Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ cho từng bộ phận, từng các nhân trong các bộ phận của văn phòng;

+ Thiết lập các mối quan hệ qua lại giữa các bộ phận, giữa các cá nhân trong văn phòng.

2) Tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch công tác

Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhà nước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định

Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nói chung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng

Chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng trong tổ chức hoạt động của

cơ quan, tổ chức cũng như của cá nhân cụ thể là:

+ Chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu một cách tương đối chính xác Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính

ổn định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức

+ Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức: có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không

bỏ sót công việc

+ Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự thay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn đạt mục tiêu đã đề ra Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân

bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan

+ Chương trình, kế hoạch làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá

mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Khi xây dựng chương trình, kế hoạch công tác ở văn phòng phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị; căn

cứ vào chủ trương đường lối, chính sách của cơ quan cấp trên và sự lãnh đạo chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan; căn cứ số lượng nhân sự thực có và đảm nhiệm các công việc theo sự phân công; trình độ nhân sự theo vị trí việc làm; cơ sở vật chất

và quỹ thời gian thực có để thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác đề ra; dựa vào chương trình, kế hoạch công tác của năm trước; căn cứ vào các công việc tồn đọng ở thời gian trước; kết quả chuyến đi công tác đột xuất của lãnh đạo; đề xuất của các đơn vị, bộ phận

3) Lãnh đạo, điều hành hoạt động văn phòng

- Lãnh đạo điều hành hoạt động của văn phòng: Là hoạt động, chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, động viên, các bộ phận, các cá nhân trong văn phòng thực hiện công việc văn phòng theo cách thức, trình tự nhất định nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, hướng tới mục tiêu chung của cơ quan.

- Nguyên tắc lãnh đạo, điều hành hoạt động của văn phòng

+ Lãnh đạo, điều hành đúng mục tiêu;

+ Lãnh đạo, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ của văn phòng;+ Nguyên tắc phù hợp giữa mục tiêu và biện pháp thực hiện;

+ Nguyên tắc tập trung, dân chủ;

+ Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả

- Nội dung công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động của văn phòng

Đối với lãnh đạo văn phòng của bất kỳ cơ quan nào, muốn lãnh đạo, điều hành hoạt động chung của văn phòng thực sự có hiệu quả và đạt được mục tiêu của văn phòng thì họ phải cần thực hiện tốt các nội dung trong lãnh đạo và điều hành hoạt động chung của văn phòng như sau:

+ Xây dựng kế hoạch lãnh đạo, điều hành văn phòng một cách khoa học;+ Tổ chức xây dựng quy chế hoạt động của văn phòng và điều hành theo quy chế;

+ Giao quyền, ủy quyền trong hoạt động cảu văn phòng;

+ Đổi mới phong cách tổ chức và điều hành của văn phòng.

4) Xây dựng nội quy, quy chế trong cơ quan

Quy chế của cơ quan, tổ chức phải được cụ thể hóa bằng hệ thống văn bản Quy chế, nội quy được ban hành căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu

tổ chức của cơ quan, tổ chức để cụ thể hóa cách thức hoạt động công vụ thông qua quy định về trách nhiệm, quyền hạn của cá nhân, đơn vị cụ thể hóa công tác, cách thức phối hợp và quy định cụ thể về một số công tác quan trọng Khi xây dựng quy chế làm việc cần chú ý có hai loại:

Thứ nhất, Quy chế mang tính quy phạm chung được áp dụng cho toàn bộ

cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nước Đó là những quy định nhằm giải quyết các nhiệm vụ như: tuyển dụng, xếp ngạch lương, vấn đề đào tạo…

Thứ hai, Quy chế nhằm đưa ra những áp dụng đối với các cơ quan, đơn

vị, phòng ban mang tính chất đặc thù Quy chế làm việc tốt góp phần đảm bảo

sự thống nhất trong thực thi công vụ, là cơ sở để ngăn ngừa những việc làm sai trái, tùy tiện, là công cụ để phối hợp trong quá trình thực thi công vụ, chống lãng phí các nguồn nhân lực của cơ quan tổ chức, là công cụ phát huy dân chủ trong

cơ quan, tổ chức, là căn cứ để tạo lề lối làm việc khoa học, chuyên nghiệp, gián tiếp tạo năng suất lao động, là cơ sở của hoạt động kiểm tra, giám sát

5) Tổ chức công tác văn thư – lưu trữ

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức Thực hiện nhiệm vụ này chính là soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, trình ký, in ấn và ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn bản đi, quản lý và giải quyết văn bản đến; quản lý và sự dụng con dấu, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quản lý nhà nước bao gồm tất cả các vấn

đề về lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ công tác quản

lý, nghiên cứu và các nhu cầu chính đáng của công dân Thực hiện nghiệp vụ này liên quan đến việc tổ chức khoa học và tổ chức khoa học tài liệu phông lưu

trữ quốc gia như: phân loại, xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu vào các phông, kho lưu trữ, thống kê và kiểm tra tài liệu, tổ chức phòng đọc, giới thiệu công bố tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học và bảo quản tài liệu.

Đối với hoạt động quản trị văn phòng thì công tác văn thư - lưu trữ có vai trò rất quan trọng Làm tốt nhiệm vụ này chính là thực hiện các hoạt động của văn phòng thông suốt, hiệu quả

7) Tổ chức, đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lý

Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung

và hoạt động văn phòng nói riêng

Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, cảm thụ và được đánh giá

là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó

Mục tiêu phục vụ thông tin trong hoạt động quản lý của các cơ quan, đơn

vị là đảm bảo cho hoạt động của các cơ quan và từng đơn vị, bộ phận được cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết Từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất Mục tiêu đó được thực hiện có thể dựa vào hệ thống các văn bản quản lý, mệnh lệnh được truyền từ cấp trên xuống cấp dưới

8) Tổ chức các cuộc họp, hội nghị

Tổ chức hội nghị là một trong những nội dung quan trọng của văn phòng Hội nghị là hình thức làm việc tập thể nhằm tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc tạo ra năng suất lao động cao

Hội nghị được tổ chức sẽ phát huy dân chủ, tạo mọi điều kiện cho mỗi cá nhân tham dự có cơ hội đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm, nêu những hiểu biết của mình về vấn đề mà hội nghị đang bàn bạc, mọi người đang quan tâm.

Bất kì cơ quan, tổ chức nào đều có các cuộc họp, hội nghị mà ở đó văn phòng cơ quan, tổ chức đó phải chịu trách nhiệm đứng ra tổ chức và đảm bảo cuộc họp, hội nghị được diễn ra theo đúng trình tự đã lập sẵn

9) Tổ chức khoa học văn phòng

Tổ chức khoa học văn phòng tức là làm cho môi trường văn phòng phù hợp với yêu cầu và khả năng làm việc của nhân viên không chỉ trong công việc thiết kế văn phòng mà còn trong quá trình tổ chức nguồn nhân lực và thực hiện các hoạt động văn phòng

Tổ chức khoa học văn phòng có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức có tác dụng thúc đẩy hoạt động văn phòng cơ quan đem lại hiệu quả cao

Văn phòng là bộ máy tham mưu giúp việc cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị

Vì vậy văn phòng có tổ chức khoa học mới đảm bảo cho các hoạt động của cơ quan diễn ra trôi chảy, thuận lợi, không chồng chéo và giảm bớt gánh nặng cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị

Tổ chức khoa học văn phòng cơ quan, đơn vị phải được tiến hành thường xuyên, kịp thời nhằm đem lại hiệu quả cao nhất

10) Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

- Lập kế hoạch đi công tác:

Để chủ động các chuyến đi công tác cũng cần được nhà quản trị Văn phòng hoạch định, cân đối, đưa vào chương trình kế hoạch cả năm và được cụ thể hoá trong chương trình công tác hàng quý, tháng Văn phòng có trách nhiệm theo dõi và chủ động tổ chức việc thực hiện các chuyến đi công tác đó

Trước mỗi chuyến đi, đơn vị chủ trì phải lập kế hoạch cụ thể của chuyến

đi Phải xác định rõ ràng mục đích, nội dung công việc, địa điểm đến, thới gian, thành phần, phương tiện và kinh phí Nhà quản trị Văn phòng có trách nhiệm đề xuất ý kiến vào kế hoạch nói trên trước khi lãnh đạo phê duyệt

Khi kế hoạch được duyệt, nhà quản trị Văn phòng đôn đốc, theo dõi các đơn vị chuẩn bị đảm bảo tiến độ thời gian.

- Chuẩn bị trước chuyến đi

Sau khi kế hoạch cụ thể của chuyến đi đã được duyệt, nếu được thủ trưởng cơ quan giao, Văn phòng báo kịp thời cho cơ quan, đơn vị đoàn sẽ đến công tác Nội dung thiết yếu nhất gồm có:

+Tên đoàn công tác, trưởng đoàn và các thành viên;

+ Nội dung và lịch làm việc;

+ Thời gian đoàn đi từ cơ quan;

+ Những đề nghị để cơ quan, đơn vị chuẩn bị hoặc giúp đỡ đoàn;

- Chuẩn bị nội dung công tác

Nội dung là phần quan trọng nhất chuyến đi Căn cứ mục đích, nội dung chuyến đi, lãnh đạo cơ quan sẽ phân công cho các đơn vị chuẩn bị Trách nhiệm của nhà quản trị Văn phòng trong việc này là:

Biết sự phân công của lãnh đạo Đôn đốc các đơn vị được phân công thực hiện công việc chuẩn bị đảm bảo yêu cầu về nội dung và về tiến độ thời gian Tổ chức việc đánh máy, nhân bản các văn bản thuộc chuyến đi công tác

- Chuẩn bị phương tiện giao thông, kinh phí

Việc chuẩn bị phương tiện giao thông cho chuyến đi công tác là cần thiết Việc sử dụng phương tiện giao thông của cơ quan cho mỗi chuyến đi cần xuất phát từ nhiều yếu tố Trong đó có nhu cầu cấp bách, khẩn trương của chuyến đi, nhu cầu vận chuyển và đảm bảo an toàn văn bản, kinh phí, số lượng người cùng đi.v.v

Về kinh phí Nói chung các chuyến đi công tác đều phải dùng kinh phí Việc chuẩn bị kinh phí phải xuất phát từ chế độ của Nhà nước, đáp ứng nhu cầu công tác và tiết kiệm Việc dự trù kinh phí cần tính đến các nhu cầu chi về:

+ Phương tiện đi lại (mua xăng, dầu, vé cầu phà, sửa chữa xe trên đường).+ Ăn, nghỉ trên đường đi và ở nơi đến công tác theo chế độ

+ Bồi dưỡng theo chế độ cho đại biểu tham gia hội nghị, hội thảo theo đúng quy định của Nhà nước

+ Kinh phí dự phòng.

- Chuẩn bị những nội dung khác có liên quan

Nếu thủ trưởng cơ quan đi công tác dài ngày, nhà quản trị Văn phòng cần chủ động tổ chức tốt các công việc dưới đây:

+ Trước ngày thủ trưởng đi công tác, Văn phòng đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị chuẩn bị hoàn tất và trình các dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền ký của thủ trưởng cơ quan

+ Nếu thủ trưởng thấy cần thiết, Văn phòng tổ chức cuộc hội ý lãnh đạo

cơ quan để thủ trưởng có ý kiến chỉ đạo công việc trong thời gian thủ trưởng đi công tác

+ Nếu thủ trưởng thấy cần thiết, Văn phòng tổ chức việc thông báo bằng văn bản để các đơn vị biết thời gian và sự phân công trong lãnh đạo cơ quan trong thời gian thủ trưởng đi công tác

+ Sau khi thủ trưởng đi công tác về, Văn phòng có trách nhiệm báo cáo tóm tắt công tác của cơ quan trong thời gian thủ trương đi công tác

+ Trên cơ sở kết quả chuyến đi công tác, Văn phòng tổ chức việc bổ sung kịp thời những việc mới nảy sinh vào chương trình công tác của cơ quan

1.1.3 Khái niệm Quản lý nhà nước

Để nghiên cứu khái niệm quản lý nhà nước, trước hết cần làm rõ khái

niệm “quản lý” Thuật ngữ “quản lý” thường được hiểu theo những cách khác

nhau tuỳ theo góc độ khoa học khác nhau cũng như cách tiếp cận của người nghiên cứu Quản lý là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học xã hội

và khoa học tự nhiên Mỗi lĩnh vực khoa học có định nghĩa về quản lý dưới góc

độ riêng của mình và nó phát triển ngày càng sâu rộng trong mọi hoạt động của đời sống xã hội

Quan niệm của C.Mác: “Bất kỳ lao động xã hội trực tiếp hay lao động chung nào đó mà được tiến hành tuân theo một quy mô tương đối lớn đều cần

có sự quản lý ở mức độ nhiều hay ít nhằm phối hợp những hoạt động cá nhân

và thực hiện những chức năng chung phát sinh từ sự vận động của toàn bộ cơ thể sản xuất, sự vận động này khác với sự vận động của các cơ quan độc lập

của cơ thể đó Một nhạc công tự điều khiển mình, nhưng một dàn nhạc phải có nhạc trưởng”.[16]

Theo C.Mác quản lý là nhằm phối hợp các lao động đơn lẻ để đạt được cái thống nhất của toàn bộ quá trình sản xuất Ở đây C.Mác đã tiếp cận khái niệm quản lý từ góc độ mục đích của quản lý

Theo quan niệm của các nhà khoa học nghiên cứu về quản lý hiện nay: Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để chúng phát triển phù hợp với quy luật, đạt tới mục đích

đã đề ra và đúng với ý trí của người quản lý

Theo cách hiểu này thì quản lý là việc tổ chức, chỉ đạo các hoạt động của

xã hội nhằm đạt được một mục đích của người quản lý Theo cách tiếp cận này, quản lý đã nói rõ lên cách thức quản lý và mục đích quản lý

Như vậy, theo cách hiểu chung nhất thì quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu quản lý Việc tác động theo cách nào còn tuỳ thuộc vào các góc độ khoa học khác nhau, các lĩnh vực khác nhau cũng như cách tiếp cận của người nghiên cứu

Nhà nước, hiểu theo nghĩa pháp luật là một tổ chức xã hội đặc biệt của quyền lực chính trị được giai cấp thống trị thành lập nhằm thực hiện quyền lực chính trị của mình Nhà nước vì thế mang bản chất giai cấp Nhà nước xuất hiện

kể từ khi xã hội loài người bị phân chia thành những lực lượng giai cấp đối kháng nhau; nhà nước là bộ máy do lực lượng nắm quyền thống trị (kinh tế, chính trị, xã hội) thành lập nên, nhằm mục đích điều khiển, chỉ huy toàn bộ hoạt động của xã hội trong một quốc gia, trong đó chủ yếu để bảo vệ các quyền lợi của lực lượng thống trị Thực chất, nhà nước là sản phẩm của cuộc đấu tranh giai cấp

Quản lý nhà nước xuất hiện cùng với sự ra đời của nhà nước, đó là quản

lý toàn xã hội Nội hàm của quản lý nhà nước thay đổi phụ thuộc vào chế độ chính trị lịch sử và đặc điểm văn hóa,trình độ phát triển kinh tế - xã hội của mỗi quốc gia như các giai đoạn lịch sử, xét về mặt chức năng, quản lý nhà nước bao gồm 3 chức năng: thứ nhất chức năng lập pháp do các cơ quan lập pháp thực

hiện; thứ hai chức năng hành pháp (hay chấp hành và điều hành) do hệ thống hành chính nhà nước đảm nhiệm; thứ ba, chức năng tư pháp do các cơ quan tư pháp đảm nhiệm.

Trong hệ thống xã hội, có nhiều chủ thể tham gia quản lý nhà nước như:

Tổ chức chính trị, nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế các đoàn thể nhân dân, các hiệp hội… So với quản lý của các tổ chức khác, thì quản lý nhà nước có các đặc điểm khác biệt sau:

Trước hết, chủ thể quản lý nhà nước là các cơ quan, cá nhân trong bộ máy nhà nước được trao quyền gồm: cơ quan lập pháp, cơ quan hành pháp, cơ quan

tư pháp;

Thứ hai, đối tượng quản lý của Nhà nước là tất cả các cá nhân, tổ chức sinh sống và hoạt động trong lãnh thổ quốc gia,công làm việc bên ngoài lãnh thổ quốc gia;

Thứ ba, quản lý nhà nước là quản lý toàn diện trên tất cả các lĩnh vực đời sống xã hội: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao;

Thứ tư quản lý nhà nước mang tính quyền lực nhà nước, sử dụng công cụ pháp luật nhà nước, chính sách quản lý xã hội;

Thứ năm mục tiêu của quản lý nhà nước là phục vụ nhân dân, duy trì sự

ổn định và phát triển của toàn xã hội

Từ những đặc điểm trên có thể hiểu “quản lý nhà nước là một dạng quản

lý xã hội đặc biệt, mang tính quền lực nhà nước và sử dụng pháp luật và chính sách để điều chỉnh hành vi của cá nhân, tổ chức trên tất cả các mặt của đời sống xã hội do các cơ quan trong bộ máy nhà nước thực hiện, nhằm phục vụ nhân dân, duy trì sự ổn định và phát triển của xã hội” [9]

1.1.4 Quản lý nhà nước về văn hoá

Quản lý văn hoá là một thuật ngữ mới, đang hình thành Trong Nghị quyết

Đại hội lần thứ VII của Đảng Cộng sản Việt Nam có dùng cụm từ “Quản lý nhà nước đối với hoạt động văn hoá văn nghệ” Nghị quyết Đại hội lần thứ VIII dùng cụm từ “Quản lý theo hướng xã hội hoá các hoạt động văn hoá thông tin”

Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng Cộng sản Việt Nam viết

“Đổi mới và tăng cường quản lý nhà nước trong lĩnh vực văn hoá – thông tin”.

Trong bối cảnh hiện nay, trên cơ sở các tri thức tiền đề về khái niệm

“quản lý” “quản lý nhà nước” và “văn hoá” có thể hiểu quản lý nhà nước về

văn hoá là sự định hướng, tạo điều kiện, tổ chức điều hành của nhà nước, làm cho văn hoá phát triển theo hướng có ích cho con người, giúp cho xã hội loài người không ngừng đi lên

- Khái niệm văn hoá rộng, đa nghĩa nên quản lý văn hoá không chỉ là quản lý nhà nước, mà còn là sự tự quản của từng người, từng gia đình, tập thể, làng xóm, theo chuẩn mực chung của nhà nước

- Quản lý văn hoá không chỉ là quản lý các vật hữu hình mà còn là quản lý những cái vô hình như tình cảm xã hội, tư tưởng con người

- Văn hoá là đa dạng, đa sắc thái nên sự quản lý văn hoá không thể quá trình đơn tuyến Xã hội hoá các hoạt động văn hoá được hiểu là sự đa dạng hoá các chủ thể hoạt động văn hoá trong định hướng đi lên của Nhà nước

- Giá trị các hoạt động văn hoá không chỉ căn cứ ở số lượng thành phẩm,

mà chủ yếu ở tính sáng tạo, ở cái mới bồi đắp cho con người vươn lên trước những đòi hỏi mới của xã hội Sản phẩm văn hoá còn có giá trị “ngoại ứng” ngoài ý muốn, ngoài dự kiến của các chủ thể sáng tạo ra nó

- Văn hoá là sản phẩm sáng tạo của quần chúng, qua những đại biểu ưu tú của nó là người văn nghệ sĩ

Với tất cả những đặc điểm nêu trên, yêu cầu đặt ra đối với công tác quản

lý văn hoá là phải linh họat mềm dẻo không thể theo lối tư duy cứng nhắc, dập khuân Quản lý văn hoá không thể là sự chuyển dịch của mô hình quản lý kinh

tế - xã hội

Quản lý nhà nước về văn hoá là sự quản lý của nhà nước đối với toàn bộ hoạt động văn hoá của quốc gia bằng quyền lực của nhà nước thông qua Hiến pháp, pháp luật và các cơ chế chính sách nhằm đảm bảo sự phát triển của nền văn hoá dân tộc.

Theo nghĩa rộng: Quản lý nhà nước về văn hoá được thực hiện thông qua

ba loại cơ quan lập pháp, hành pháp và tư pháp nhà nước

Theo nghĩa hẹp: Quản lý nhà nước về văn hoá được thể hiện trong hoạt động quản lý có tính chất nhà nước nhằm điều hành hoạt động văn hoá, được thể hiện bởi các cơ quan hành pháp (Chính phủ - Bộ Văn hoá Thể thao & Du lịch) Theo nghĩa này, quản lý nhà nước về văn hoá được gọi là quản lý hành chính về văn hoá

* Nội dung quản lý Nhà nước về văn hoá

- Xây dựng và thực thi hệ thống pháp luật nhằm quản lý và thống nhất các hoạt động văn hóa

Quản lý văn hóa bằng hệ thống luật pháp dành cho “những hoạt động văn hóa có liên quan đến các vấn đề chính trị, an ninh quốc gia, bí mật quốc gia, đến quyền sở hữu về tài sản của Nhà nước, tập thể và tư nhân thì nhà nước phải ban hành các đạo luật”[13] Căn cứ vào các đạo luật và các văn bản pháp quy đã ban hành, có 12 lĩnh vực hoạt động văn hoá cần được quản lý: Các hoạt động thuộc lĩnh vực báo chí, xuất bản, Internet, quảng cáo; Các hoạt động thuộc lĩnh vực điện ảnh; Các hoạt động thuộc lĩnh vực nghệ thuật biểu diễn; Các hoạt động thuộc lĩnh vực mỹ thuật; Các hoạt động thuộc lĩnh vực thư viện, bảo tồn, bảo tàng; Các hoạt động thuộc lĩnh vực văn hoá thông tin cơ sở; Các hoạt động thuộc lĩnh vực văn hoá các dân tộc thiểu số; Các hoạt động thuộc lĩnh vực quyền tác giả, nhuận bút; Các hoạt động thuộc lĩnh vực xuất nhập khẩu văn hoá phẩm; Các hoạt động thuộc lĩnh vực tổ chức bộ máy quản lý văn hoá; Các hoạt động thuộc lĩnh vực đào tạo; Các hoạt động thuộc lĩnh vực thanh tra

Các văn bản pháp luật tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động văn hoá khi thực hiện xã hội hoá hoạt động văn hoá trong cơ chế thị trường

- Ban hành và thực thi hệ thống chính sách về văn hóa

Chính sách văn hoá là sự thể chế hóa các quan điểm, các điều kiện vật chất, tinh thần các giải pháp của Nhà nước để giải quyết những vấn đề phát sinh trong hoạt động văn hoá, tác động lên các cộng đồng văn hoá, cộng đồng dân cư nhằm thực hiện các mục tiêu, phương hướng phát triển văn hoá

Mục tiêu của Chính sách văn hoá: Thực hiện đường lối chủ trương của Đảng về phát triển văn hoá, hoàn thiện luật pháp và các chương trình, dự án của Nhà nước trong lĩnh vực văn hoá

Hình thức: Chính sách của văn hoá là văn bản của cơ quan Nhà nước (các Nghị đinh, Thông tư, Quyết định của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ, Thông tư của Bộ trưởng bộ Văn hoá Thể thao và du lịch)

Các chính sách văn hoá đòi hỏi phải đáp ứng được mối quan tâm của cả 3 nhóm cộng đồng, phân định rõ các mục tiêu và điều chỉnh hướng ưu tiên Văn hoá phát triển hay trì trệ là tùy thuộc vào sự tác động của ba nhóm cộng đồng, tùy theo cách giải quyết các mâu thuẫn, khác biệt giữa ba nhóm cộng đồng

Chính sách văn hoá phải tăng cường hợp tác với các cơ quan công quyền

ở mọi cấp, đặc biệt là với địa phương, các tổ chức tư nhân và xã hội có kế hoạch hành động thực hiện các chương trình, dự án văn hoá, tạo điều kiện để phát huy sáng kiến, đáp ứng văn hoá của đông đảo quần chúng, chú trọng tới người nghèo, chống tệ nạn xã hội

- Công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ

- Công tác thanh tra, kiểm tra chuyên môn [13]

1.2 Khái quát về Cục Nghệ thuật biểu diễn

Ngày 17 tháng 11 năm 1950: Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 172/SL về việc thành lập trong Bộ Quốc gia Giáo dục một Vụ Văn Học Nghệ thuật gồm các ngành văn hóa (văn, sử, địa, triết học, kinh tế học, ngôn ngữ, văn tự) và các ngành nghệ thuật (âm nhạc, ca kịch, hội họa, kiến trúc)

Ngày 24 tháng 02 năm 1952: Chủ tịch Hồ Chí minh ra Sắc lệnh số 83/SL hợp nhất Nha Thông tin Hà Nội Phủ Thủ tướng và Vụ Văn học Nghệ thuật thuộc Bộ Giáo dục thành Nha Tuyên truyền và Văn nghệ thuộc Phủ Thủ tướng

Năm 1953: Đổi thành Vụ Nghệ thuật Năm 1959: Vụ Nghệ thuật được tách thành 2 Vụ - Vụ Sân khấu và Vụ Âm nhạc và Múa (thuộc Bộ Văn hóa)

Năm 1971 - 1976: Thành lập Cục Nghệ thuật biểu diễn ( thuộc Bộ Văn hóa - Thông tin) trên cơ sở sáp nhập 2 Vụ: Vụ Sân khấu và Vụ Âm nhac và Múa

Năm 1977 - 1984: tách thành 2 Vụ - Vụ Nghệ thuật Sân khấu và Vụ Âm nhạc và Múa thuộc Bộ Văn hóa

Năm 1985 - 1992: Đổi 2 Vụ thành 2 Cục - Cục nghệ thuật Sân khấu và Cục Âm nhạc và Múa thuộc Bộ Văn hóa - Thông tin; Bộ Văn hóa - Thông tin -

Thể thao và Du lịch; Bộ Văn hóa - Thông tin và Thể thao Ngày 9 tháng 02 năm

1993 - năm 2007: Cục nghệ thuật biểu diễn được thành lập trên cơ sở sáp nhập Cục Nghệ thuật Sân khấu và Cục Âm nhạc và Múa (theo Quyết định số 1862/TC-QĐ do Bộ trưởng Bộ Văn hóa - Thông tin ban ngành) Ngày 16 tháng

01 năm 2008: Cục Nghệ thuật biểu diễn được thành lập trên cơ sở Cục nghệ thuật biểu diễn Bộ Văn hóa - Thông tin cũ (Quyết định số 191/QĐ-BVHTTDL của Bộ Văn hóa,Thể thao và Du lịch ký ban hành)

1.2.1 Vị trí và chức năng

Cục Nghệ thuật biểu diễn là tổ chức thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch có chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng thực hiện quản lý nhà nước về hoạt động biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu và lĩnh vực văn học; được Bộ trưởng giao trách nhiệm chỉ đạo và hướng dẫn hoạt động phát triển sự nghiệp nghệ thuật biểu diễn và văn học trong cả nước theo chủ trương, đường lối của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước

Cục Nghệ thuật biểu diễn có con dấu riêng, có tài khoản tại Kho bạc Nhà nước

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

- Trình Bộ trưởng dự thảo văn bản quy phạm pháp luật về hoạt động biểu diễn nghệ thuật; trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu và lĩnh vực văn học

- Trình Bộ trưởng chiến lược, quy hoạch phát triển, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm về nghệ thuật biểu diễn và lĩnh vực văn học

- Tổ chức thực hiện, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật; chiến lược, quy hoạch các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước

về nghệ thuật biểu diễn sau khi được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và thông tin hoạt động quản lý nhà nước về nghệ thuật biểu diễn và lĩnh vực văn học

- Trình Bộ trưởng quy định điều kiện cho tổ chức và cá nhân trong nước liên doanh, liên kết, hợp tác với nước ngoài về nghệ thuật biểu diễn và

văn học; kế hoạch tài trợ, đặt hàng sáng tác, dàn dựng chương trình, tiết mục,

vở diễn mới có sử dụng ngân sách nhà nước đối với hoạt động nghệ thuật biểu diễn và văn học

- Trình Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch cấp giấy phép:

+ Cho các tổ chức thuộc cơ quan Trung ương mời tổ chức, cá nhân nước ngoài vào Việt Nam biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang;

+ Cho các tổ chức, cá nhân Việt Nam ra nước ngoài biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang;

+ Tổ chức cuộc thi người đẹp có quy mô toàn quốc; cuộc thi người đẹp, người mẫu quốc tế tổ chức tại Việt Nam

+ Tổ chức thi người đẹp có quy mô vùng, ngành, đoàn thể trung ương; thi người mẫu toàn quốc;

+ Cho cá nhân Việt Nam tham dự các cuộc thi người đẹp, người mẫu quốc tế;

+ Phê duyệt nội dung bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu;

+ Phổ biến các tác phẩm âm nhạc, sân khấu sáng tác trước năm 1975 tại các tỉnh phía Nam và tác phẩm của người Việt Nam đang sinh sống và định cư ở nước ngoài sáng tác

- Cấp nhãn kiểm soát cho các tổ chức lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc sân khấu theo quy định của pháp luật

- Cấp, đình chỉ, thu hồi thẻ hành nghề cho nghệ sĩ, người mẫu lĩnh vực nghệ thuật biểu diễn

- Đình chỉ, thu hồi hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền thu hồi giấy phép cấp cho tổ chức, cá nhân hoạt động biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang;

thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu vi phạm các quy định của pháp luật.

- Đình chỉ, thu hồi tác phẩm âm nhạc, bài hát, tiết mục, vở diễn có nội dung trái với chủ trương, đường lối của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước

- Hướng dẫn và kiểm tra việc cấp phép biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu trên phạm vi toàn quốc

- Xây dựng kế hoạch hợp tác, giao lưu về nghệ thuật biểu diễn với các quốc gia, các tổ chức quốc tế và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt

- Đề xuất với Bộ trưởng cử các nghệ sĩ, ban, nhóm, đoàn nghệ thuật đi biểu diễn ở nước ngoài hoặc tham gia các cuộc thi, liên hoan nghệ thuật quốc tế

- Thẩm định nội dung, chất lượng chương trình nghệ thuật có yếu tố nước ngoài theo quyết định của Bộ trưởng

- Thẩm định các chương trình, dự án do nước ngoài tài trợ cho lĩnh vực văn học, nghệ thuật biểu diễn và tổ chức thực hiện theo quyết định của Bộ trưởng

- Tổ chức hoặc phối hợp tổ chức hoạt động biểu diễn nghệ thuật và các hoạt động dịch vụ văn hóa theo quyết định của Bộ trưởng

- Định hướng cho các đơn vị nghệ thuật Trung ương nghiên cứu, sưu tầm, giữ gìn và phát huy vốn nghệ thuật truyền thống của dân tộc, tiếp thu tinh hoa nghệ thuật của các nước trên thế giới để xây dựng tiết mục, vở diễn phục vụ khán giả trong và ngoài nước

- Tổ chức thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học - công nghệ, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về nghệ thuật biểu diễn, văn học; tham gia xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ chức danh, cấp bậc kỹ thuật cho cán bộ, viên chức và lao động ngành nghệ thuật biểu diễn

- Phối hợp xây dựng cơ chế hoạt động của tổ chức dịch vụ công, phí, lệ phí về lĩnh vực nghệ thuật biểu diễn trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và tổ chức thực hiện theo quy định

- Giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước về nội dung hoạt động của các hội, tổ chức phi chính phủ về nghệ thuật biểu diễn và văn học theo quy định của pháp luật.

- Trình Bộ trưởng quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn các hành vi vi phạm pháp luật về hoạt động biểu diễn nghệ thuật; trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu và lĩnh vực văn học

+ Theo dõi công tác bồi dưỡng, đào tạo nhà văn trẻ

- Kiểm tra, phối hợp thanh tra; kiến nghị, xử lý sai phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật

- Đề xuất khen thưởng và xử lý kỷ luật đối với đơn vị, cá nhân trong hoạt động nghệ thuật biểu diễn và văn học theo quy định của pháp luật

- Thực hiện các nội dung cải cách hành chính theo chương trình, kế hoạch của Bộ

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chính sách, chế độ đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Cục; quản lý, sử dụng tài chính, tài sản và các nguồn lực khác được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

- Cục trưởng, các Phó Cục trưởng

- Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ:

+ Văn phòng Cục;

+ Phòng Kế toán, Tài chính;

+ Phòng Nghệ thuật;

+ Phòng Quản lý biểu diễn;

+ Phòng Quản lý băng đĩa;

+ Phòng Văn học

- Tổ chức sự nghiệp trực thuộc:

+ Tạp chí Nghệ thuật biểu diễn;

+ Trung tâm tổ chức biểu diễn nghệ thuật

( Sơ đồ cơ cấu tổ chức Cục Nghệ thuật biểu xem phụ lục 02)

Cục trưởng Cục Nghệ thuật biểu diễn chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng

Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch và trước pháp luật về nhiệm vụ, quyền hạn được giao của Cục; có trách nhiệm quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các phòng, tổ chức sự nghiệp trực thuộc; sắp xếp, bố trí cán bộ, công chức, viên chức và người lao động theo đúng cơ cấu chức danh, tiêu chuẩn nghiệp vụ; xây dựng và ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Cục

Tiểu kết chương 1

Từ những cơ sở lý luận trên cho thấy công tác quản trị văn phòng có tác động tới hoạt động quản lý nhà nước điều này là cơ sở cho việc nghiên cứu thực trạng công tác quản trị văn phòng trong hoạt động quản lý nhà nước tại Cục Nghệ thuật biểu diễn tại chương 2

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI CỤC NGHỆ THUẬT BIỂU DIỄN 2.1 Nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng cục Nghệ thuật biểu diễn

Được quy định trong Quyết định số 30/QĐ-NTBD ngày 08 tháng 01 năm

2016 của Cục Nghệ thuật biểu diễn về việc ban hành Quy chế hoạt động cụ thể như sau: Văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn là phòng trực thuộc Cục có chức năng tham mưu, giúp việc cho Cục trưởng thực hiện quản lý nhà nước về hoạt động biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu và lĩnh vực văn học Văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn không có con dấu và tài khoản riêng

+ Thực hiện các chế độ chính sách đối với Cán bộ, công chức, viên chức

và người lao động trong Cục;

+ Thực hiện nhiệm vụ thống kê, báo cáo số lượng, chất lượng công chức, viên chức theo quy định của pháp luật;

+ Lưu trữ hồ sơ của Cán bộ công chức, viên chức và người lao động, hồ

sơ nội vụ theo quy định;

+ Công tác bảo vệ chính trị nội bộ

- Về công tác tổng hợp, thi đua – khen thưởng, cải cách thủ tục hành chính:

+ Chuẩn bị các bài báo cáo, tài liệu phục vu cho công tác sơ kết, tổng kết; công tác báo cáo tuần, tháng quỹ, năm và các cuộc họp giao ban của Cục;

+ Theo dõi và thực hiện công tác Thi đua – khen thưởng của Cục và tổng kết công tác thi đua – khen thưởng của ngành nghệ thuật biểu diễn;

+ Theo dõi việc xét tặng danh hiệu Nghệ sỹ Nhân dân, Nghệ sỹ ưu tú; Giải thưởng Hồ Chí Minh và giải thưởng cấp nhà nước trong lĩnh vực văn học, nghệ thuật;

+ Thực hiện nội dung cải cách hành chính theo chương trình, kế hoạch của Cục

- Về công tác văn thư – lưu trữ:

+ Thực hiện công tác văn thư tiếp nhận công văn đến, công văn đi; đảm bảo thông tin liên lạc kịp thời trong và ngoài Cục; công tác quản lý hồ sơ lưu trữ, bảo quản và sử dụng tài liệu theo quy định;

+ Quản lý và sử dụng con dấu của Cục theo quy định của pháp luật

- Về công tác quản trị:

+ Thực hiện các công việc về hậu cấn, chuẩn bị phòng họp, công tác hành chính cho hoạt động của Lãnh đạo và công nhân viên chức của Cục;

+ Thực hiện quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa các loại máy móc trang thiết

bị, vật tư đang sử dụng tại Cục;

+ Thực hiện công tác bảo vệ, vệ sinh, đảm bảo kỷ luật, kỷ cương theo nội quy làm việc của cơ quan; dảm bảo phòng chống cháy nổ, phòng chống thiên tai; giữ gìn an ninh trật tự, cảnh quan môi trường trụ sở cơ quan

+ Lái xe, bảo dưỡng xe dảm bảo an toàn việc đưa, đón Lãnh đạo Cục đi công tác và những nhiệm vụ khác được giao

- Phối hợp thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước và hoạt động sự nghiệp theo chức năng, nhiệm vụ của Cục được giao

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng:

Cơ cấu Văn phòng Cục Nghệ thuật biểu diễn là:

a, Chánh Văn phòng

Chánh Văn phòng là người được Cục trưởng bổ nhiệm theo văn bản thỏa thuận của Vụ trưởng Vụ tổ chức cán bộ.Chánh Văn phòng là người điều hành công việc và chịu trách nhiệm trước Cục trưởng về việc thựchiện nhiệm vụ của Văn phòng; chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc và phải bao cáo công việc, trước Cục trưởng, Phó Cục trưởng phụ trách

Chánh Văn phòng có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Căn cứ vào chức năng, nhiệm của phòng và chương trình, kế hoạch công tác của Cục, Trưởng phòng tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch công tác trình Cục trưởng phê duyệt.Chỉ đạo công việc xây dựng chương trình kế hoạch công tác của công chức và người lao động thuộc phòng;

- Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chương trình kế hoạch công tác của phòng đã được duyệt, đêìu hành các hoạt động theo tiến độ đã được xác định, đảm bảo chất lượng công việc;

- Trực tiêp thực hiện những công việc quan trọng những công việc chính của phòng; phân công hợp lý, phù hợp tiêu chuẩn nghiệp vụ các chức danh Phó

Chánh Văn phòng

Văn thư Bộ phận tiếp

nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính

bảo vệ

Tổ tạp vụ Bộ phận tổng

hợp

Trưởng phòng, công chức và người lao động thuộc phòng; sắp xếp và sự dụng

có hiệu quả các thiết bị và nguồn nhân lực khác;

- Báo cáo định kỳ tuần, tháng, quỹ, 6 tháng, năm và báo cáo đột xuất các mặt công tác của phòng trước Lãnh đạo Cục.Tổ chức đánh giá sơ kết, tổng kết,đánh giá kết quả công tác và bàn chương trình, biện pháp công tác thời gian tiếp theo của phòng;

- Phối hợp với các trưởng phòng khác và thủ trưởng các đơn vị thuộc Cục trong việc thực hiện các nhiệm vụ liên quan;

- Đề nghị khen thưởng, công chức, người lao động của phòng;

- Quản lý công chức và người lao động thuộc phòng; quản lý hồ sơ, tài liệu, tài sản của cơ quan giao cho phòng sử dụng

b, Phó Chánh Văn phòng

Phó Chánh Văn phòng là người giúp Chánh Văn phòng điều hành công việc của các bộ phận được giao phụ trách, được Lãnh đạo Cục hoặc Chánh Văn phòng phân công phụ trách một số công việc và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về nhiệm vụ được phân công;

Trong phạm vi được phân công Phó Chánh Văn phòng có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch công tác trình Chánh Văn phòng phê duyệt và tổ chức thực hiện; báo cáo đề xuất ý kiến và xử lý công việc phát sinh trong phạm vi được phân công phụ trách, đảm bảo chất lượng công việc;

- Trực tiếp thực hiện những công việc chính của phòng, sắp xếp và sự dụng có hiệu quả các nguồn nhân lực của lĩnh vực công việc được phân công phụ trách;

- Tham gia có ý kiến với Chánh Văn phòng trong việc điều hành công việc của phòng, phối hợp với các phòng khác trong việc thực hiện công việc có liên quan;

- Khi Chánh Văn phòng đi vắng, Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng ủy quền chịu trách nhiệm điều hành công việc của phòng và quyết định

những vấn đề thuộc phạm vi được ủy quyền, chịu trách nhiệm và báo cáo trước Cục trưởng, Phó Cục trưởng phụ trách và Chánh Văn phòng về những công việc

đã giải quyết

c, Tổ tạp vụ

Có trách nhiệm giữ gìn môi trường trong cơ quan luôn sạch sẽ, dọn dẹp

xử lý rác thải trong cơ quan, đảm bảo các cơ sở vật chất luôn khang trang sạch đẹp

d, Văn thư

Bất kì cơ quan tổ chức nào muốn hoạt động nhịp nhàng đều có bộ phận hành chính hay còn gọi là văn thư cơ quan.Tại Cục Nghệ thuật biểu diễn được trang bị 02 nhân viên văn thư đảm nhiệm các công tác văn thư giấy tờ của Cục Nghệ thuật biểu diễn như: tiếp nhận, đăng kí và chuyển giao văn bản đến, đăng

kí và chuyển giao văn bản đi, thực hiện photo in ấn tài liệu, phân chia báo tạp chí cho các đơn vị, lập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, kiểm tra về thể thức của văn bản Cục trước khi ban hành

e,Tổ lái xe

Bao gồm 04 nhân viên lái xe phục vụ công tác đi lại của Lãnh đạo Cục Nghệ thuật biểu diễn và các đoàn công tác của Cục Nghệ thuật biểu diễn

Tổ lái xe có chức năng, nhiệm vụ sau:

- Nhận sự điều động xe trực tiếp của Lãnh đạo Cục Nghệ thuật biểu diễn

và Chánh Văn phòng;

- Đảm bảo sự an toàn cho các chuyến đi;

- Bảo dưỡng, tu sửa phương tiện theo định kỳ

f, Tổ bảo vệ

Tổ bảo vệ có trách nhiệm sau:

+ Gìn giữ trật tự, an toàn tại cơ quan;

+ Trông coi tài sản của cơ quan;

+ Chấm công các Cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan;

Với tính chất quan trọng trong việc bảo vệ và gìn giữ tài sản tại cơ quan tổ bảo vệ luôn phải ứng trực 24/24 tất cả các ngày trong năm tại cơ quan.Biên chế