Công tác quan trị văn phòng tại công ty CP công nghệ lưu trữ số hóa tài liệu HT

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu: 3 6. Giả thuyết nghiên cứu: 4 7. Phương pháp nghiên cứu: 4 8. Kết cấu khóa luận 4 PHẦN NỘI DUNG 6 Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 6 1.1. Tổng quan về văn phòng 6 1.1.1. Khái niệm văn phòng 6 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. 6 1.1.2.1. Chức năng của văn phòng 6 1.1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng 9 1.2. Tổng quan về quản trị văn phòng 13 1.2.1 Khái niệm 13 1.2.2 Vai trò của quản trị văn phòng 13 1.2.3 Chức năng của quản trị văn phòng 13 1.2.3.1 Chức năng hoạch định trong công tác quản trị văn phòng 13 1.2.3.2 Chức năng tổ chức trong công tác quản trị văn phòng 14 1.2.3.3 Chức năng quản trị nhân lực trong công tác quản trị văn phòng 15 1.2.3.4 Chức năng kiểm tra trong công tác quản trị Văn phòng 15 1.3 Nội dung công tác quản trị văn phòng 16 1.3.1 Hoạch định tổ chức bộ máy và phân công công việc 16 1.3.1.1 Tổ chức bộ máy 16 1.3.1.2 Phân công công việc 16 1.3.2 Hoạch định tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo 17 1.3.2.1 Khái niệm 17 1.3.3 Hoạch định xây dựng chương trình kế hoạch công tác 17 1.3.3.1 Khái niệm: 17 1.3.3.2 Mục đích: 18 1.3.3.3 Yêu cầu: 18 1.3.3.4 Nguyên tắc 18 1.3.3.5 Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch 18 1.3.4 Tổ chức công tác Văn thư 18 1.3.5 Hoạch định tổ chức công tác lưu trữ 20 1.3.6 Hoạch định tổ chức hội họp 22 1.3.7 Hoạch định tổ chức các chuyến đi công tác 22 1.3.8 Hoạch định công tác hậu cần 23 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 24 2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần Lưu trữ Số hóa tài liệu HT 24 2.1.1 Tổ chức bộ máy công ty 25 2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 25 2.1.1.2 Cơ cấu tổ chức 26 2.1.1.3 Năng lực chuyên môn 27 2.2 Thực trạng công tác Quản trị văn phòng tại công ty CP Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT 27 2.2.1 Tổ chức bộ máy văn phòng 27 2.2.1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng 27 2.2.2 Tổ chức thu thập và xử lý thông tin và truyền thông 38 2.2.3 Xây dựng chương trình, kế hoạch lịch công tác 42 2.2.4 Tổ chức công tác văn thư 44 2.2.4.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 45 2.2.4.2 Quản lý văn bản đi đến 47 2.2.4.3 Đối với văn bản đi : 48 2.2.4.5 Đối với văn bản đến: 49 2.2.4.6 Quản lý và sử dụng con dấu: 52 2.2.4.7 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 53 2.2.5 Tổ chức công tác lưu trữ 54 2.2.5.1. Xây dựng, ban hành văn bản 54 2.2.5.2 Quản lý phông lưu trữ của Công ty Lưu trữ HT 55 2.2.5.3. Hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ 55 2.2.6 Công tác tổ chức hội họp 63 2.2.6.1 Giai đoạn chuẩn bị 64 2.2.6.2 Giai đoạn tổ chức điều hành hội nghị 66 2.2.6.3 Giai đoạn sau khi kết thúc hội nghị 67 2.2.7 Tổ chức chuyến đi công tác 70 2.2.8 Công tác tổ chức đảm bảo cơ sở vật chất, bố trí, sắp xếp trang thiết bị văn phòng 71 2.2.8.1 Quản lý trang thiết bị, tài sản, công cụ, dụng cụ của công ty 71 2.2.8.2 Quản lý văn phòng phẩm 71 2.2.8.3 Điều kiện làm việc của văn phòng 72 2.2.9 Văn hóa công sở 75 Chương 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NĂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CP CÔNG NGHÊ LƯU TRỮ SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 77 3.1 Năng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo về công tác quản trị văn phòng. 77 3.2 Giải pháp về công tác tham mưu 78 3.2.1 Tham mưu trong công tác tổ chức thu thập và xử lý thông tin 79 3.2.2 Tham mưu trong xây dựng chương trình, kế hoạch lịch công tác. 80 3.2.3 Tham mưu trong công tác văn thư lưu trữ 81 3.2.4 Tham mưu về tổ chức hội họp 82 3.3 Tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán bộ và 83 3.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 85 3.5 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 vào hoạt động của văn phòng. 87 KẾT LUẬN 89 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 5

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài: 1

2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3.Mục tiêu nghiên cứu 3

4.Nhiệm vụ nghiên cứu 3

5.Phạm vi và đối tượng nghiên cứu: 3

6.Giả thuyết nghiên cứu: 4

7.Phương pháp nghiên cứu: 4

8.Kết cấu khóa luận 4

PHẦN NỘI DUNG 6

Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC 6

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 6

1.1 Tổng quan về văn phòng 6

1.1.1 Khái niệm văn phòng 6

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 6

1.1.2.1 Chức năng của văn phòng 6

Nhiệm vụ của văn phòng 9

1.2 Tổng quan về quản trị văn phòng 13

1.2.1 Khái niệm 13

1.2.2 Vai trò của quản trị văn phòng 13

1.2.3 Chức năng của quản trị văn phòng 13

1.2.3.1 Chức năng hoạch định trong công tác quản trị văn phòng 13

1.2.3.2 Chức năng tổ chức trong công tác quản trị văn phòng 14

1.2.3.3 Chức năng quản trị nhân lực trong công tác quản trị văn phòng .15

1.2.3.4 Chức năng kiểm tra trong công tác quản trị Văn phòng 15

1.3 Nội dung công tác quản trị văn phòng 16

1.3.1 Hoạch định tổ chức bộ máy và phân công công việc 16

1.3.1.1 Tổ chức bộ máy 16

1.3.1.2 Phân công công việc 16

1.3.2 Hoạch định tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo 17 1.3.2.1 Khái niệm 17

1.3.3 Hoạch định xây dựng chương trình kế hoạch công tác 17

1.3.3.1 Khái niệm: 17

1.3.3.2 Mục đích: 18

1.3.3.3 Yêu cầu: 18

1.3.3.4 Nguyên tắc 18

1.3.3.5 Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch 18

1.3.4 Tổ chức công tác Văn thư 18

1.3.5 Hoạch định tổ chức công tác lưu trữ 20

1.3.6 Hoạch định tổ chức hội họp 22

1.3.7 Hoạch định tổ chức các chuyến đi công tác 22

1.3.8 Hoạch định công tác hậu cần 23

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 24

2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT 24

2.1.1 Tổ chức bộ máy công ty 25

2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 25

2.1.1.2 Cơ cấu tổ chức 26

2.1.1.3 Năng lực chuyên môn 27

2.2 Thực trạng công tác Quản trị văn phòng tại công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT 27

2.2.1 Tổ chức bộ máy văn phòng 27

2.2.1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng 27

2.2.2 Tổ chức thu thập và xử lý thông tin và truyền thông 37

2.2.3 Xây dựng chương trình, kế hoạch lịch công tác 41

2.2.4 Tổ chức công tác văn thư 43

2.2.4.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 44

2Quản lý văn bản đi - đến 46

2.2.4.3 Đối với văn bản đi : 46

2.2.4.5 Đối với văn bản đến: 48

2Quản lý và sử dụng con dấu: 51

3Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 52

2.2.5 Tổ chức công tác lưu trữ 53

2.2.5.1 Xây dựng, ban hành văn bản 53

2.2.5.2 Quản lý phông lưu trữ của Công ty Lưu trữ HT 53

2.2.5.3 Hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ 54

2.2.6 Công tác tổ chức hội họp 62

2.2.6.1 Giai đoạn chuẩn bị 63

2Giai đoạn tổ chức điều hành hội nghị 65

2.2.6.3 Giai đoạn sau khi kết thúc hội nghị 66

2.2.6Tổ chức chuyến đi công tác 69

2.2.8 Công tác tổ chức đảm bảo cơ sở vật chất, bố trí, sắp xếp trang thiết bị văn phòng 70

2.2.8.1 Quản lý trang thiết bị, tài sản, công cụ, dụng cụ của công ty 70

2.2.8.2 Quản lý văn phòng phẩm 70

2.2.8.3 Điều kiện làm việc của văn phòng 71

2.2.9Văn hóa công sở 73

Chương 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NĂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CP CÔNG NGHÊ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 76

3.1 Năng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo về công tác quản trị văn phòng 76

3.2 Giải pháp về công tác tham mưu 77

3.2.1 Tham mưu trong công tác tổ chức thu thập và xử lý thông tin 78

3.2.2 Tham mưu trong xây dựng chương trình, kế hoạch lịch công tác 79

3.2.3 Tham mưu trong công tác văn thư - lưu trữ 80

3.2.4 Tham mưu về tổ chức hội họp 81

3.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 84

3.5 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 vào hoạt động của văn phòng 86

KẾT LUẬN 88

TÀI LIỆU THAM KHẢO 90

PHỤ LỤC 92

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Bước sang thế kỉ 21, đất nước ta đã có nhiều bước tiến đáng kể trong nền kinh tế Đặc biệt từ sau khi nước ta ra nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập Hơn thế nữa trong nền kinh tế thị trường cùng với sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất phải luôn nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh có hiệu quả các doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt các công cụ khác nhau Một trong những công

cụ quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ là công tác quản trị văn phòng Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến Đồng thời các hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị, phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng được gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản trị Vì vậy với tư cách là công cụ quản lý quan trọng cần thiết bộ phận văn phòng càng được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà quản trị

Lưu trữ HT là công ty mới thành lập (năm 2013) nhưng các thành viên của công ty có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ và sản xuất thiết bị văn phòng Trải qua hơn 3 năm hình thành và phát triển đến nay công ty đã tạo lập được một vị thế mới, một hình ảnh vững chắc trong con mắt của đối tác Mục tiêu của công ty là đưa Lưu trữ HT trở thành thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực lưu trữ

Để thực hiện được mục tiêu đó thì một trong những giải pháp không thể thiếu đó là nâng cao hiệu quả của công tác quản trị văn phòng Trong quá trình thực tập tôi nhận thấy công tác quản trị văn phòng tại công ty bên cạnh những kết quả đã đạt được thì vẫn còn bộc lộ những mặt hạn chế cần phải khắc phục dẫn đến hiệu quả của công tác quản trị văn phòng là chưa cao Chính vì vậy được sự hướng dẫn tận tình của cô giáo - Ths Lâm Thu Hằng và toàn thể cán bộ công nhân viên của

công ty em đã chọn đề tài: “Công tác quan trị văn phòng tại công ty CP Công nghệ

Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT” với mục đích áp dụng lý thuyết vào thực tiễn để nâng

cao nhận thức đồng thời mong muốn đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện và phát huy hiệu quả hoạt động của văn phòng tại công ty được tốt hơn

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác Quản trị văn phòng đã có một số công trình nghiên cứu sau về mặt lý luận như:

Giáo trình Quản trị văn phòng - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Nhà

xuất bản Lao động xã hội, Hà Nội, 2005

Giáo trình Quản trị học - TS Đoàn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Nhà xuất bản Giao thông vận tải, 2009 Giáo trình Quản trị văn phòng -

Nguyễn Hữu Tri, Nhà xuất bản Khoa học - Kỹ thuật Các giáo trình trên đã nghiên cứu đầy đủ về mặt lý luận của công tác Quản trị văn phòng

Bên cạnh những hệ thống lý luận về công tác quản trị văn phòng còn phải kể đến một số khóa luận tốt nghiệp đã nghiên cứu về thực trạng của công tác quản trị văn phòng Cụ thể như: khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn

Thu Hiền“Công tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình”; khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hoàng Thanh Huy “Công tác quản trị văn phòng của Hội Luật gia Việt Nam; khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đinh Ngọc Thanh “Một số giải pháp nhằm năng cao hiệu quả Công tác quản trị văn phòng” của Khoa Lưu trữ học

và Quản trị văn phòng – Trường Đại học Xã hội - Nhân văn, trường Đại học Quốc gia Hà Nội

Bên cạnh khóa luận tốt nghiệp thì có các báo cáo thực tập cũng đã nghiên cứu về công tác quản trị văn phòng tại cơ quan hành chính nhà nước, như: báo cáo thực tập của tác giả Nguyễn Mai Lan - Trường Đại học Xã hội

và Nhân văn “Tìm hiểu công tác Quản trị văn phòng tại UBND Tỉnh Ninh bình”; báo cáo thực tập của tác giả Đỗ Cường Phú –Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương “ Công tác Lưu trữ và Quản trị văn phòng tại UBND xã Bình Hòa”;

Tuy nhiên các đề tài chỉ nghiên cứu khái quát về công tác quản trị văn

phòng mà chưa đi sâu vào nghiên cứu về công tác quản trị văn phòng tại công ty

CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Vì vậy đề tài không bị trùng lặp về đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu chung: Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng và công tác quản trị

văn phòng

-Mục tiêu cụ thể :

- Khảo sát, tìm hiểu thực trạng quản lý, điều hành hoạt động hành chính tại Công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

- Từ đó đưa ra đề xuất, kiến nghị các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác

tổ chức, quản lý công tác quản trị văn phòng tại công ty CP Công nghệ Lưu trữ -

Số hóa tài liệu HT

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được các mục tiêu nghiên cứu kể trên, đề tài đặt ra các nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể sau:

- Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng, quản trị văn phòng

- Khảo sát tìm hiểu thực tế, phương pháp, cách thức quản lý, điều hành văn phòng tại công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

- Nhận xét, đánh giá về thực tế tại công ty

- Đưa ra đề xuất, kiến nghị nhằm năng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác quản trị văn phòng

5 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác tổ chức, quản lý của lãnh đạo (Giám đốc, Trưởng phòng hành chính) đối với quản trị văn phòng

Phạm vi nghiên cứu: Do thời gian và điều kiện thực tế có hạn, nên đề tài của tôi chỉ tập trung nghiên cứu, tìm hiểu về tổ chức công tác quản trị văn phòng tại công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT thời gian từ năm 2013 đến năm 2015 vì từ năm 2012 đến nay công ty được đổi tên từ công ty Xây dựng Công nghệ Lưu trữ RITCO thành Công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT với mặt hoạt động chính là lưu trữ và bắt đầu có những bước phát triển

mạnh mẽ.

6 Giả thuyết nghiên cứu:

Văn phòng có vai trò cốt yếu trong việc điều hành công việc hành chính

Nếu làm tốt công tác quản trị văn phòng thì sẽ giúp lãnh đạo điều hành và giám sát công việc hiệu quả, giúp thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ, công tác đối nội đối ngoại của cơ quan nói chung và của văn phòng nói riêng Nhưng nếu công tác quản trị văn phòng không được thực hiện tốt sẽ dẫn đến lãnh đạo không giám sát tốt, chỉ đạo kịp thời, làm cho hoạt động của văn phòng bị trì trệ kém hiệu quả Vì vậy việc nghiên cứu và đưa ra các giải pháp nhằm năng cao hiệu quả của công tác quản trị văn phòng là rất cần thiết

7 Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp quan sát: được áp dụng để quan sát cách tổ chức, điều

hành của Lãnh đạo và cách thực hiện công tác quản trị văn phòng

- Phương pháp phỏng vấn, đối thoại: sử dụng bảng hỏi, mẫu hỏi để thu thập thông tin

- Phương pháp so sánh: Dựa trên kết quả của phương pháp quan sát, phỏng vấn, thống kê từ đó so sánh việc thực hiện công tác quản trị văn phòng đối với khối cơ quan Nhà nước và Doanh nghiệp

- Phương pháp thống kê: được áp dụng để thu thập, tổng hợp, trình bày

số liệu về công tác quản trị văn phòng

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Được áp dụng để tìm hiểu và phân tích các tư liệu trong công ty để có thể đưa ra những lập luận mang tính khoa học cao, đánh giá, nhìn nhận một cách khách quan về tổ chức công tác quản trị văn phòng tại công ty Từ đó đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác quản trị văn phòng tại công ty CP Công nghệ Lưu trữ -

Số hóa tài liệu HT

8 Kết cấu khóa luận

Ngoài Lời cảm ơn, Phần Mở đầu và Phần Kết luận thì khóa luận của tôi gồm có 3 chương chính như sau:

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN

TRỊ VĂN PHÒNG

Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ -

SỐ HÓA TÀI LIỆU HT

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

PHẦN NỘI DUNG Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.1 Tổng quan về văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng

- Văn phòng theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng): Chỉ bao gồm bộ máy

trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao Văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại.[17;10]

Tùy theo quy mô và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức mà văn phòng có các tên gọi khác nhau Ví dụ:Tên văn phòng: thường được gọi ở các bộ, cơ quan ngang bộ, ủy ban nhân dân các cấp, tổng công ty Phòng Hành chính: Sở, vụ, doanh nghiệp vừa và nhỏ Ngoài ra văn phòng còn có tên phòng Hành chính - Tổng hợp, phòng Hành chính - Tổ chức

- Văn phòng theo nghĩa rộng (văn phòng toàn bộ): Bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản lý của tổ chức; bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phòng toàn bộ có tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.[17;10]

Nói tóm lại, ta có thể hiểu một khái niệm đầy đủ về văn phòng như sau:

Văn phòng là 1 bộ phận cấu thành giúp việc cho cơ quan tổ chức mà ở đó diễn ra các hoạt động về văn thư, lưu trữ, đảm bảo thông tin và phục vụ hậu cần cho hoạt động của cơ quan tổ chức đó.[17;12]

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.

1.1.2.1 Chức năng của văn phòng

Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hoặc doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng được hình thành lớn, nhỏ khác nhau, nhưng dù được tổ chức theo cách nào thì Văn phòng cũng có hai chức năng cơ

bản: tham mưu, tổng hợp và hậu cần.

1.1.2.1.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp

Nhiều nhà nghiên cứu chia chức năng này thành hai nội dung cơ bản là tham mưu và tổng hợp Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý Thực chất cả hai nội dung trên cùng nhằm một mục tiêu chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý sẽ không tránh khỏi sự phiến diện, chủ quan và thiếu những căn cứ khoa học chính xác

Ta biết rằng hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó

có yếu tố chủ quan (thuộc về người thủ trưởng), bởi vậy muốn có những quyết định đúng đắn, mang tính khoa học, người thủ trưởng cần căn cứ vào những yếu

tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những người trợ giúp Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế) để lựa chọn một quyết định tối ưu Đây chính là nội dung tham mưu của công việc văn phòng

Nhưng mặt khác, kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của nhiều đối tượng mà Văn phòng thu thập được Những thông tin ấy cần phải được sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ và sử dụng theo yêu cầu của người quản lý trong từng lĩnh vực cụ thể Hoạt động như trên thuộc về nội dung công tác tổng hợp của hoạt động văn phòng

Chức năng tham mưu được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như xây dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ

lãnh đạo; thẩm định về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đề án; kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức; biên tập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của văn bản

Như vậy hai nội dung tham mưu và tổng hợp của hoạt động văn phòng là hai công việc cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục

vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan

Chức năng tham mưu, tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết với nhau: tham mưu là để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu Cũng từ đó việc lựa chọn, bồi dưỡng, đào tạo cán bộ văn phòng cần có định hướng đáp ứng tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, trong đó cần xác định rõ văn phòng không chỉ là cái “hộp thư” hay “một cái máy giúp việc” đơn thuần, mà cần có những con người phấn đấu vươn lên, sáng tạo, có được những ý kiến đề xuất xác đáng; đồng thời cũng cần tránh coi văn phòng là “tổng tham mưu”, bao biện làm thay những công việc không đúng chức năng

Tóm lại: Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý

thông qua các chức năng tham mưu tổng hợp, hậu cần và các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm tạo ra sự cần thiết khách quan cho sự

tồn tại, duy trì và phát triển công tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động nghiệp

vụ của nó.

Nhiệm vụ của văn phòng

Từ chức năng nói trên văn phòng gắn với các nhiệm vụ Ví dụ với chức năng tham mưu sẽ có nhiệm vụ trước mắt, nhiệm vụ lâu dài, nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ thường xuyên hay nhiệm vụ đột xuất Trong tham mưu lại có tham mưu

về chiến lược kinh doanh, tham mưu về công tác tuyển dụng, đãi ngộ nhân sự Đó

là những nhiệm vụ cụ thể mà văn phòng phải thực hiện chức năng tham mưu Tương tự như vậy các chức năng hậu cần và tổng hợp, với cách tiếp cận này, nhiệm

vụ chính của văn phòng tập trung vào các công việc sau đây:

1.1.2.1.3 Tổ chức bộ máy văn phòng

Đây là việc làm thiết thực mang tính ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu trên Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc chung của tổ chức để đảm bảo tính thống nhất của toàn bộ hệ thống Văn phòng tham mưu giúp lãnh đạo trong việc thiết lập và hoàn thiện bộ máy bao gồm các phòng ban, bộ phận giúp việc cho văn phòng

Tuy nhiên cũng phải thấy được tính thống nhất, đa dạng, phong phú của công tác quản trị văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu nhiệm vụ đặt ra Mặt khác, trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin đòi hỏi các cơ quan, tổ chức phải nỗ lực hết sức để theo kịp với sự phát triển chung Trong

đó sự nỗ lực lớn nhất nằm trong khối văn phòng Nhiệm vụ đó đặt ra cho văn phòng yêu cầu rất cao trong công tác tổ chức quản lý và điều hành công việc

1.1.2.2.2 Tổ chức thu thập, xử lý, cung cấp thông tin

Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thông tin Thông tin bao gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính, những thông tin thuận, thông tin phản hồi; thông tin thực tế, thông tin dự báo Thông tin là nguồn

là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời và hiệu quả Lãnh đạo không thể tự mình thu thập, xử lý thông tin mà phải có người trợ giúp trong lĩnh vực này Người trợ giúp đó không ai khác chính là văn phòng.Văn phòng được coi như “cổng gác thông tin'" vì tất cả thông tin đến hay đi đều được chuyển phát, thu thập và xử lý tại văn phòng Tất cả những thông tin tiếp nhận

được (cả bên ngoài và nội bộ) đều được văn phòng phân loại theo những kênh thích hợp để chuyển tải và lưu trữ Đây là một hoạt động quan trọng trong văn phòng, nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của cơ quan tổ chức Vì vậy văn phòng cần tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về công tác văn thư, lưu trữ khi thu nhận,

xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin Nếu thông tin được thu thập đầy đủ, kịp thời, được xử lý một cách khoa học và đáp ứng được yêu cầu quản lý thì lãnh đạo

sẽ có được những quyết định nhanh chóng, kịp thời và chính xác Nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả, gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của đơn vị

1.1.2.2.3 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị

Mọi tổ chức muốn được sinh ra và đi vào hoạt động đều phải tuân thủ theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt động Các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan đơn vị, do tính chất hoạt động, vai trò, chức năng, nhiệm vụ khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ chức đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng

Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động

1.1.2.2 4 Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị

Các phòng ban đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua các chiến lược phát triển chung của cơ quan, tổ chức Bản chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài 10 - 20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động 5 năm, 3 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần Cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể Ví dụ: kế hoạch hoạt động của đơn vị kinh doanh không chỉ

có một loại mà có nhiều loại khác nhau như kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch tài chính Mỗi loại kế hoạch trên được giao cho một bộ phận chuyên trách xây dựng và thực hiện Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối các kế hoạch trên thành một hệ thống hoàn chỉnh để các

bộ phận kết hợp với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động Kế hoạch tổng thể ấy sẽ

do văn phòng dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện

Căn cứ vào chiến lược phát triển văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành, sản phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan

và từng bộ phận Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ đơn vị mình được giao để các sản phẩm, dịch vụ được làm ra với chất lượng tốt, giá thành giảm Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch chung mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị có điều kiện liên hệ, phối hợp với nhau mật thiết và đồng bộ hơn

1.1.2.2.4 Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ

Tổ chức thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản,theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các đơn vị trong cơ quan Tổ chức thu thập và xác định giá trị tài liệu trước khi cho vào lưu trữ cơ quan

Hiện nay ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các vấn đề phát sinh liên quan đến văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền Căn cứ vào Luật, Chính phủ, các Bộ, Ngành đã ban hành một số văn bản quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị,

tổ chức như hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự Văn bản luật và pháp quy sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như: điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính

Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp lý đúng thẩm quyền, có tác động tích cực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có những bộ phận nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị Bộ phận đó phải nắm bắt được thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin Bộ phận đó chính là văn phòng

1.1.2.2.6 Tổ chức đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của toàn bộ cơ quan, tổ chức

Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào muốn tồn tại và phát triển đều phải có các yếu tố kỹ thuật, vật chất cần thiết Các yếu tố này vừa là nguyên liệu để duy trì

sự hoạt động của tổ chức, vừa là trung gian để gắn kết tổ chức với môi trường Đồng thời nó còn là phương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức

Các yếu tố kỹ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động của mình gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phương tiện truyền và nhận thông tin, các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thường xuyên, liên tục Vì vậy văn phòng cần phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt động của cơ quan mà cung cấp kịp thời, đầy đủ Nếu các yếu tố đó không được cung cấp đầy đủ về chất lượng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn không đúng, giá thành cao Đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của đơn

vị Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này các cơ quan, tổ chức thường ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ

1.1.2.2.7 Duy trì hoạt động thường nhật của cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng

Khác với hoạt động của các bộ phận, đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy vừa thực thi, vừa kiểm tra, giám sát hoạt động của cả cơ quan, tổ chức Đặc tính hoạt động này xuất phát từ những chức năng của văn phòng (tham mưu, tổng hợp và hậu cần) để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn thông tin của mọi đối tượng với hoạt động của cơ quan tổ chức Vì lý do đó mà ngoài

bộ phận nhân sự làm việc trong giờ hành chính văn phòng còn có một bộ phận phải làm việc vào ban đêm, làm việc cả trong những ngày nghỉ để đảm bảo trật

tự an ninh và thông tin thông suốt cho cơ quan tổ chức

Như vậy hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua các nghiệp vụ trợ giúp tham mưu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm vụ kiểm tra đôn đốc, lại vừa tổ chức theo dõi các hoạt

động của mình cho phù hợp với các hoạt động trên Vì thế để duy trì hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trong toàn cơ quan, tổ chức.

1.2 Tổng quan về quản trị văn phòng

1.2.1 Khái niệm

Theo Nguyễn Hải Sản: “Quản trị là quá trình làm việc với con người và thông qua con người để thực hiện những mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến động” [9;9]

Theo H.L Sisk: “Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu

đã đề ra

Như vậy có thể hiểu quản trị văn phòng là việc nhà quản trị tiến hành hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các công tác văn phòng nhằm đạt các mục tiêu đã đề ra một cách có hiệu quả

1.2.2 Vai trò của quản trị văn phòng

- Tổ chức bộ máy nhằm hoàn thiện lập hệ thống là cơ sở để lãnh đạo văn phòng tổ chức điều hành

- Tổ chức bộ máy nhằm định hướng, xác định công việc cho các bộ nhận đơn vị, nhân viên trong văn phòng

- Tổ chức bộ máy nhằm làm giảm bớt gánh nặng công việc cho lãnh đạo văn phòng, lãnh đạo cơ quan

- Tổ chức bộ máy nhằm chuyên môn hóa, nâng cao hiệu quả hoạt động

1.2.3 Chức năng của quản trị văn phòng

1.2.3.1 Chức năng hoạch định trong công tác quản trị văn phòng

Quản trị văn phòng là quá trình hoạch định các nguồn thông tin mà hoạch định là quá trình xác định mục tiêu của tổ chức và biện pháp để đạt mục tiêu ấy Theo chức năng, nhiệm vụ được giao, nội dung hoạch định trong quản trị Văn phòng bao gồm các công việc chủ yếu sau đây: xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan và của Văn phòng; hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơ quan và của văn phòng; hoạch định các chuyến đi công tác -

của lãnh đạo cơ quan; hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan; hoạch định tài chính, kinh phí đảm bảo cho cơ quan hoạt động.

1.2.3.2 Chức năng tổ chức trong công tác quản trị văn phòng

Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu hợp lý, các mối quan hệ giữa các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức Thành lập đơn vị làm công tác quản trị văn phòng: khi cơ quan được thành lập, thông thường đơn vị tổ chức làm công tác quản trị văn phòng được thành lập Có cơ quan gọi đơn vị đó là Văn phòng, cũng có cơ quan gọi là phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức hoặc phòng Hành chính - Tổ chức Việc tổ chức bao gồm các công việc sau:

+ Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn

vị làm công tác quản trị văn phòng

Sau khi thiết kế bộ máy, nhà quản trị có trách nhiệm nghiên cứu, xác định đầy đủ, rõ ràng chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cả đơn vị và của từng cơ cấu tổ chức trong đơn vị làm công tác Văn phòng Kết quả của việc nghiên cứu được biên tập và ban hành văn bản để làm cơ sở thực hiện trong quá trình quản trị

+ Xác định nhân lực làm công tác quản trị văn phòng

Nhân lực làm công tác quản trị văn phòng ở đây bao gồm tất cả những người thuộc quyền quản lý và điều hành của thủ trưởng Văn phòng Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của Văn phòng, nhà quản trị nghiên cứu, đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định các vấn đề về: Tổng số lao động của Văn phòng là bao nhiêu người, trong đó xác định cụ thể, hợp lý các chỉ

số về lao động thuộc biên chế Nhà nước, lao động hợp đồng, trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, giới tính, độ tuổi.v.v

+ Phân bổ lao động về các tổ chức củaVăn phòng

Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, căn cứ vào tổng số biên chế, trình độ cán bộ và nhu cầu công tác, nhà quản trị có trách nhiệm phân bổ nguồn lực được giao vào các vị trí công tác cho phù hợp

Nhà quản trị thực hiện chức năng tổ chức trong quản trị Văn phòng phải

đảm bảo các yêu cầu: Tổ chức bộ máy gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ phân công, phân nhiệm rõ ràng Tránh chồng chéo hoặc bỏ sót việc không có đơn vị nào, người nào đảm nhận Phát huy được khả năng của mỗi thành viên và tạo ra sức mạnh chung của cả Văn phòng.

1.2.3.3 Chức năng quản trị nhân lực trong công tác quản trị văn phòng

Là hoạt động của nhà quản trị đối với lực lượng lao động thuộc Văn phòng cơ quan Các hoạt động đó bao gồm:

+ Hoạch định nguồn nhân lực: Đánh giá tình hình nhân lực hiện tại, dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai

+ Tuyển dụng nhân sự: Tìm kiếm, thi tuyển nhân lực vào các vị trí công tác còn thiếu người đảm nhiệm Thực hiện các biện pháp hỗ trợ trong khi chưa tuyển được người mới

+ Sử dụng nhân lực: Nghiên cứu và phân công nhiệm vụ, đánh giá thành tích, đãi ngộ đối với con người thuộc tổ chức

+ Phát triển nguồn nhân lực: Đào tạo đội ngũ cán bộ hiện có nhằm nâng cao khả năng lao động, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ mới của Văn phòng

1.2.3.4 Chức năng kiểm tra trong công tác quản trị Văn phòng

Là những hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu giữa hiện trạng Văn phòng với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn nắn những sai lệch

so với mục tiêu đã đề ra Các hoạt động đó bao gồm:

Nội dung thứ nhất là kiểm tra hành chính Có nghĩa là kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế công tác, quy trình công việc Thực chất của việc kiểm tra này là kiểm tra lại chính mình, kiểm tra quản trị

Nội dung thứ hai là kiểm tra công việc Căn cứ vào chương trình, kế hoạch, chỉ tiêu đề ra, công tác kiểm tra xác định kết quả đạt được ở tất cả các lĩnh vực công tác của Văn phòng

Nội dung thứ ba là kiểm tra nhân sự: Nội dung này nhằm xem xét việc thực hiện các quy chế làm việc trong Văn phòng Đánh giá khả năng chuyên môn của cán bộ công nhân viên Văn phòng

1.3 Nội dung công tác quản trị văn phòng

1.3.1 Hoạch định tổ chức bộ máy và phân công công việc

1.3.1.1 Tổ chức bộ máy

Cơ cấu tổ chức hay nói các khác bộ máy của văn phòng, đơn vị đòi hỏi phải được thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc Mọi hoạt động của bộ máy từ cấp trên xuống cấp dưới phải thông suốt, có hiệu quả, các mối quan

hệ phải xác định rõ ràng

Nhà quản lý sẽ tham gia vào việc phân công công việc tức là chỉ định và kết hợp trong phạm vi trách nhiệm của mình Những kế hoạch, nỗ lực của cấp thấp hơn trong tổ chức phải được xem xét vì phải có sự phối hợp của các phòng ban để tránh sự trùng lặp không cần thiết

1.3.1.2 Phân công công việc

Trong một tổ chức, đặc biệt là trong công tác quản trị văn phòng, việc phân công công việc phải dựa vào những cơ sở sau:

- Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền, hai yếu tố này do luật quy định Mỗi cơ quan tổ chức đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhau Vì vậy đặc điểm hoạt động, nhiệm vụ được giao của từng cơ quan, tổ chức đó là hoàn toàn khác nhau Từ đó việc phân công lao động trong các cơ quan đó cũng khác nhau

- Phân công theo khối lượng công việc Việc phân công này phải dựa vào

kế hoạch công tác được duyệt theo tính chất của mỗi loại công việc, theo yêu cầu của công việc trong thực tế

- Nguyên tắc quan trọng của phân công công việc trong cơ quan, tổ chức

đó là biên chế cơ quan

- Không có chức năng, nhiệm vụ nào mà không có tổ chức hoặc con người đảm nhiệm, không có tổ chức con người sẽ không được phân công nhiệm vụ

- Một chức năng, nhiệm vụ không được giao cho nhiều đơn vị hoặc nhiều người đảm nhiệm

1.3.2 Hoạch định tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo

1.3.2.1 Khái niệm

Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung

và trong hoạt động văn phòng nói riêng

Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, cảm thụ và được đánh giá

là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó

Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là đảm bảo cho hoạt động của cả cơ quan và của từng đơn vị, bộ phận được cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết Từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất Mục tiêu đó được thực hiện có thể dựa vào hệ thống các văn bản quản lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới

Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động quản trị văn phòng là nhằm thực hiện các mục đích sau:

- Thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của cơ quan, đơn vị

- Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan nhằm:

• Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan, tổ chức

• Lập kế hoạch chi tiêu để đạt được những mục tiêu đó

• Tổ chức và sử dụng các nguồn nhân lực sao cho có hiệu quả cao nhất

• Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ công nhân viên trong cơ quan

• Kiểm tra việc thực hiện công việc

1.3.3 Hoạch định xây dựng chương trình kế hoạch công tác

1.3.3.1 Khái niệm:

- Chương trình, kế hoạch là: một văn bản trong đó thể hiện các mục tiêu

và các giải pháp chủ yếu nhằm sử dụng các nguồn lực, tài nguyên có thể khai thác được trong cơ quan, đơn vị một cách tối ưu trong thời gian xác định

- Xây dựng chương trình, kế hoạch là: quá trình xác định những mục tiêu

cần đạt được của đơn vị và những phương thức tiến hành tốt nhất để đạt được mục tiêu đó trong từng thời kỳ

1.3.3.2 Mục đích:

- Đảm bảo khai thác một cách tối ưu chi phí thấp nhất các nguồn lực mà

tổ chức đơn vị đang sử dụng hoặc có thể khai thác trong tương lai

- Đảm bảo cho các hoạt động triển khai theo trình tự thời gian xác định, tạo khả năng kiểm soát cho mọi hoạt động một cách chặt chẽ

- Tạo khả năng chủ động ứng phó với các tình huống thay đổi của môi trường

1.3.3.3 Yêu cầu:

Xây dựng chương trình kế hoạch phải đảm bảo những yêu cầu sau:

- Xây dựng chương trình kế hoạch phải hướng tới mục đích phát triển tổ chức;

- Xây dựng chương trình, kế hoạch phải được ưu tiên trong số các nhiệm

1.3.3.5 Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch

- Bước 1: Chuẩn bị xây dựng chương trình, kế hoạch (Thu thập thông tin);

- Bước 2: Xây dựng chương trình, kế hoạch dự thảo;

- Bước 3: Trưng cầu ý kiến về chương trình kế hoạch dự thảo;

- Bước 4: Thảo luận thông qua chương trình, kế hoạch dự thảo;

- Bước 5: Ban hành chương trình kế hoạch trong đơn vị

1.3.4 Tổ chức công tác Văn thư

Công tác văn thư: là toàn bộ những công việc liên quan đến việc soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ

sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Công tác văn thư bao gồm các nội dung sau đây:

- Soạn thảo và ban hành văn bản

- Quản lý văn bản

- Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ

Soạn thảo và ban hành văn bản: công tác soạn thảo văn bản của văn thư

sẽ được tiến hành theo sự hướng dẫn của các văn bản của pháp luật quy định đúng thể thức và quy trình ban hành

Quản lý văn bản:

Quản lý công văn đi : Văn bản được quản lý thống nhất tại văn thư cơ quan Tất cả những văn bản đi đều phải được đăng ký tại văn thư và chỉ làm thủ tục đóng dấu vào văn bản khi đã được kiểm tra về thể thức, nội dung và thẩm quyền ký ban hành Các văn bản đi của cơ quan được đăng ký vào sổ công văn

đi Văn thư cơ quan sau khi tiến hành các thủ tục đăng ký vào sổ công văn đi thì tiến hành lưu công văn đi bằng 3 sổ lưu công văn đi: một sổ đăng ký công văn gửi đến cơ quan chủ quản trực tiếp cấp trên, một sổ đăng ký công văn gửi đi đến

hệ thống các cơ quan, đơn vị ngang hàng, một sổ đăng ký công văn gửi đi các đơn vị có liên quan

Quản lý công văn đến: Cũng giống như văn bản gửi đi, tất cả các văn

bản gửi đến cơ quan dù bằng con đường nào đều phải qua văn thư cơ quan để đăng ký và quản lý thống nhất

Lập hồ sơ: Là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải

quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp khoa học Lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư

cơ quan, thực hiện sau khi vấn đề, sự việc được đề cập trong văn bản có liên quan đã giải quyết xong, thường vào dịp cuối năm, khi sắp kết thúc một năm công tác của cơ quan, chuẩn bị bước sang một năm mới với chương trình kế hoạch công tác mới

Quản lý và sử dụng con dấu:

Con dấu có vai trò rất quan trọng đối với việc ban hành văn bản, đóng dấu vào văn bản nhằm thế hiện vị trí pháp lý của cơ quan, tổ chức, khẳng định tính chân thực và hiệu lực thi hành của văn bản do các cơ quan, tổ chức và các chức

danh nhà nước ban hành Sở dĩ phải đặt ra vấn đề quản lý con dấu là đề phòng

kẻ xấu sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức làm giả maoj để thực hiện những hành vi phạm pháp, gây tổn hại đến an ninh chính trị, kinh tế, quốc phòng của đất nước, lợi ích của các cơ quan, tổ chức và công dân; mặt khác bảo đảm tính kỷ cương, ngăn ngừa sự tùy tiện trong việc ban hành văn bản của cơ quan tổ chức Chính vì vậy, ở tầm quản lý vĩ mô, Nhà nước đã ban hành ra Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001[3] quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư cũng đã dành một mục để quy định về vấn đề này

1.3.5 Hoạch định tổ chức công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội), bao gồm tất cả các vấn đề về lý luận, phương pháp và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ ra đời do sự đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu

Xác định giá trị tài liệu: Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá tài liệu

theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị

Thu thập bổ sung tài liệu: Thu thập bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện

biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định

Nội dung công tác thu thập và bổ xung tài liệu gồm:

Xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ;

Xác định những loại tài liệu có giá trị cần phải nộp lưu, bổ sung vào lưu trữ;Phân chia các nguồn tài liệu phải thu thập, bổ sung theo mạng lưới các kho lưu trữ;

Thực hiện các thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu: Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp

xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân

Chỉnh lý tài liệu nhằm mục đích sắp xếp khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu Đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, qua

đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng, trang thiết bị và phương tiện bảo quản

Thống kê tài liệu vào lưu trữ: Là áp dụng các phương pháp và các công

cụ chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi vào phương tiện thống kê

Nội dung của thống kê tài liệu bao gồm:

Thống kê tài liệu hành chính;

Thống kê các tài liệu chuyên môn;

Báo cáo thống kê tổng hợp;

Bảo quản và sử dụng sổ sách thống kê;

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào thống kê tài liệu lưu trữ

Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: Là một phương tiện tra tìm tài liệu và

thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ dùng để giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu của các kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu, giúp người nghiên cứu tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác.Ngoài ra công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ còn là phương tiện để thống kê thành phần, số lượng tài liệu trong lưu trữ

Nội dung của công cụ tra tì tài liệu lưu trữ:

Mục lục hồ sơ;

Các bộ thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ;

Sách hướng dẫn nội dung tài liệu lưu trữ;

Bảo quản tài liệu lưu trữ: Là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật

để kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu

Nội dung bảo quản tài liệu bao gồm: Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, xử lý

kỹ thuật bảo quản, tổ chức tài liệu trong kho và tu sửa, phục chế những tài liệu

đã bị hư hỏng

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Là quá trình tổ chức khai thác thông

tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của cơ quan, tổ chức và cá nhân.

Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc;

Thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ;

Hội họp được tổ chức tốt sẽ phát huy được tính dân chủ, tạo mọi điều kiện cho mỗi cá nhân tham dự có cơ hội đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm, nêu lên những hiểu biết của mình về vấn đề mà hội nghị đang bàn bạc, mọi người đang quan tâm

Qua hội họp, những tư tưởng mới, quan điểm mới được phổ biến, truyền

bá, những khó khăn thách thức được bàn bạc, tháo gỡ, các công việc được triển khai nhanh ít sai sót và mang lại hiệu quả tốt hơn

Về mặt kinh tế, nếu hội họp được tổ chức tốt sẽ thu được nhiều thông tin

bổ ích, tạo được sự phối kết hợp giữa các tổ chức, các cá nhân trong và ngoài cơ quan, thu được chất lượng và hiệu quả cao trong công việc

1.3.7 Hoạch định tổ chức các chuyến đi công tác

- Tổ chức phục vụ trước chuyến đi

+) Liên hệ trao đổi thương lượng, bàn bạc với nơi mà cơ quan, lãnh đạo đi công tác;

+) Lập kế hoạch cho chuyến đi;

+) Chuẩn bị kinh phí;

+) Chuẩn bị tài liệu cho chuyến đi;

+) Chuẩn bị phương tiện đi lại

- Tổ chức phục vụ trong chuyến đi

+) Tham mưu cho lãnh đạo trong suốt chuyến đi;

+) Thu thập các hóa đơn chứng từ;

+) Thu thập kết quả của chuyển đi.

- Tổ chức phục vụ sau chuyến đi

+) Quyết toán;

+) Thông báo kết quả chuyến đi;

+) Lập hồ sơ

1.3.8 Hoạch định công tác hậu cần

Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, các điều kiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị, tài chính mà văn phòng phải cung ứng

Nội dung của công tác hậu cần bao gồm:

- Quản lý chi tiêu, kinh phí (lương chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng, công tác phí, giao dịch, khánh tiết )

- Quản lý biên chế quỹ lương, tài sản cố định, vật tư

- Đảm bảo các diều kiện làm việc cho cơ quan, tổ chức

- Các loại công vụ khác như:

• Phục vụ phương tiện đi lại, phục vụ các chuyến công tác cho lãnh đạo

cơ quan

• Phục vụ nước uống hằng ngày cho cán bộ nhân viên trong cơ quan

• Phục vụ việc tiếp khách của cơ quan, tổ chức

• Phục vụ các điều kiện vật chất, trang thiết bị cho các cuộc hội họp, lễ tân, khánh tiết của cơ quan

• Dịch vụ sửa chữa vừa và nhỏ cho cơ quan, tổ chức

• Bảo vệ trật tự an toàn cho cơ quan, tổ chức

Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT

2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

Công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT được thành lập theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh của công ty CP số 0103037732 ngày 26/05/2009, lần thay đổi thứ 5 vào ngày 10/04/2013 số 0103916764 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hà Nội cấp

Công ty là một đơn vị kinh tế hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, hoạt động kinh doanh theo luật doanh nghiệp, các quy định hiện hành của nhà nước và điều lệ của công ty

Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực chỉnh lý lưu trữ và số hóa tài liệu cho các cơ quan nhà nước như Cục Văn thư - Lưu trữ Vĩnh phúc, Cục Thuế tỉnh Quảng Ngãi, Cục Thuế tỉnh Cao Bằng…

NGÀNH, NGHỀ KINH DOANH:

- Kho bãi và lưu giữ hàng hóa

- Cho thuê xe có động cơ chi tiết: Cho thuê ô tô

- Đại lý

- Hoạt động thư viện và lưu trữ

- Dịch vụ liên quan đến in chi tiết:

+ Đóng sách thành quyển, tạp chí, sách quảng cáo, catalo,… bằng cách gấp, xếp, khâu, dán hồ, kiểm tra thứ tự (trang sách), khâu lược, dán bìa, tỉa, xén,

in tôi vàng lên sách;

+ Xếp chữ, sắp chữ, sắp chữ in, nhập dữ liệu trước khi in bao gồm quét và nhận biết chữ cái quang học, tô màu điện tử;

+ Các hoạt động đồ họa khác như khắc rập khuôn, rập khuôn ttôi, in nổi,

in dùi lỗ, chạm nổi, quét dầu mà dát mỏng, kiểm tra thứ tự và sắp xếp

- Tư vấn và đào tạo bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư - lưu trữ trong các cơ quan, doanh nghiệp

- Dịch vụ chỉnh lý khoa học, bảo quản và phục chế tài liệu lưu trữ

- Dịch vụ cung ứng và sản xuất trang thiết bị văn phòng trong công tác lưu trữ, bảo quản và phục chế tài liệu.

- In và các dịch vụ liên quan đến in các ấn phẩm (trừ các loại Nhà nước cấm)

- Dịch vụ thiết lập cơ sở dữ liệu, khai thác cơ sở dữ liệu, dịch vụ lưu trữ

dữ liệu và xử lý dữ liệu (trừ thông tin Nhà nước cấm)

- Cung ứng phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu

- Đối với các ngành nghề có đủ điều kiện, Doanh nghiệp chỉ kinh doanh khi có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật

Giấy phép đăng ký kinh doanh (Phụ lục: 01)

2.1.1 Tổ chức bộ máy công ty

2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty

- Kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký vào mục đích kinh doanh Bảo đảm và phát triển nguồn vốn được giao, thực hiện tốt về phân phối lao động, chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên Thực hiện nghĩa vụ và trách nhiệm đối với nhà nước, không vi phạm pháp luật

-Công ty Lưu trữ HT có trách nhiệm khai thác và sử dụng một cách hợp

lý có hiệu quả nguồn vốn, chủ động không ngừng tăng nguồn vốn tự có, mở rộng tài sản, đổi mới trang thiết bị kĩ thuật nâng cao năng suất lao động Đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, làm tròn nghĩa vụ của công

ty đối với nhà nước

-Có nhiệm vụ xây dựng và thực hiện kế hoạch phát triển dài hạn theo đúng mục tiêu kế hoạch nhà nước giao Căn cứ nhu cầu thị trường thông qua đại hội công nhân viên chức

-Chuẩn bị đầy đủ các chỉ tiêu, tiêu chuẩn mà cấp trên ban hành, tổ chức hoàn thiện các tiêu chuẩn về định mức lao động thỏa thuận ghi rõ trong quy định của công ty Công ty chủ động xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo nâng cao trình độ của nhân viên

-Thường xuyên chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên, thực hiện đầy đủ các chính sách đảm bảo công tác phân phối lao động

được công bằng như: tiền lương, tiền thưởng, bảo hộ lao động, đảm bảo an ninh trật tự xã hội.

-Xây dựng các chỉ tiêu khen thưởng để khuyến khích cán bộ công nhân viên phát huy được khả năng của mình Đồng thời có những biện pháp để xử lý sai phạm

-Công ty có quyền tuyển chon đội ngũ nhân viên của mình theo yêu cầu của sản xuất và chỉ tiêu đề ra của công ty.Thực hiện rộng rãi các chế độ hợp đồng lao động thay thế chế độ tuyển dụng và biên chế nhà nước, có quyền hạn chấm dứt hợp đồng khi hết thời hạn hợp đồng hoặc khi nhân viên vi phạm hợp đồng lao động Có thể tuyển nhân viên thay thế ở những vị trí mà nhân viên hiện tại không đáp ứng được yêu cầu của công việc

-Công ty có quyền tự do liên kết kinh tế với các tổ chức kinh doanh khác trên cơ sở tự nguyện giữa các bên, không giới hạn vị trí địa lý, quy mô hoạt động, tiến tới một mối quan hệ hợp tác cùng có lợi

2.1.1.2 Cơ cấu tổ chức

Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất cũng như quy mô sản xuất, công ty

đã tổ chức bộ máy quản lý một cấp Giám đốc đứng đầu lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp đến từng dự án lưu trữ, giúp việc cho Giám đốc là Phó giám đốc và các phòng ban chức năng.Thông qua sự trợ giúp của Phó giám đốc, Giám đốc có thể nắm bắt được tình hình của các dự án lưu trữ, tình hình sản xuất kinh doanh của công ty

Cơ cấu tổ chức của công ty: Bao gồm:

+ Phòng Kế hoạch - Kinh doanh

+ Xưởng sản xuất thiết bị

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty (Phụ lục 02)

2 1.1.3 Năng lực chuyên môn

sinh

Số năm công tác

Trình độ chuyên môn

Chức vụ

1 Bùi Quang

Cử nhân Lưu trữ GĐ Công ty

2

Cao Thị Kim

Cử nhân kế toán

Trưởng phòng HC-KT

4

Nguyễn Xuân

Cử nhân Xây dựng

Trưởng phòng KH-KD

5 Trần Đình

Cử nhân Lưu trữ

Phó phòng Phụ trách Lưu trữ

2.2 Thực trạng công tác Quản trị văn phòng tại công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

Báo cáo, thống kê, tiếp nhận hồ sơ đấu thầu, công tác văn thư - lưu trữ, nhân sự, bảo hiểm, thi đua khen thưởng, tài chín, hậu cần, hỗ trợ phòng ban và thực hiện các nhiệm vụ khác

Được quyền sử dụng các trang thiết bị, phương tiện của Công ty vào mục đích phục vụ công việc.

Được quyền từ chối thực hiện những nhiệm vụ do lãnh đạo giao khi không phù hợp với quy định của pháp luật

2.2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức

- Trưởng phòng;

- Phó phòng;

- Nhân viên Hành chính - Kế toán

- Nhân viên Lái xe

- Nhân viên Bảo vệ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính - Kê toán (Phụ lục 03)

a) Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong phòng Hành chính - Kế toán.

Trưởng phòng

- Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng, nhiệm vụ mà

Ban Giám đốc yêu cầu.

- Tham mưu đề xuất cho Ban Giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Hành chính

-Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác hành chính của công ty

- Xây dựng kế hoạch, chiến lược phát triển của Phòng

- Điều hành hoạt động chung của Phòng theo chỉ đạo

- Chịu trách nhiệm tham mưu, đề xuất trong công tác quản lý: Quản trị văn phòng Quản trị nhân sự

- Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng Hành chính - Kế toán

- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên trong Phòng

- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng

- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trong phòng

- Ký, sao y một số giấy tờ hành chính được Ban Giám đốc ủy quyền

- Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng Hành chính- Kế toán

- Thừa ủy nhiệm của Ban Giám đốc truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các

bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ đạo, chỉ thị của Ban Giám đốc

- Thực hiện nghiệm vụ kế toán hành chính và kế toán nội bộ của công ty

- Thực hiện công việc khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc

Phó phòng

- Phụ trách điều hành một số công việc do Trưởng phòng phân công

- Xây dựng kế hoạch, chiến lược mảng công việc phụ trách

- Hoạch định và phát triển nguồn nhân lực Tổng hợp, theo dõi tình hình

sử dụng nhân lực của Công ty Tư vấn cho Ban lãnh đạo sử dụng, bố trí nhân sự, hiệu quả

- Xây dựng chính sách đào tạo hoặc tổ chức cho cán bộ, nhân viên tham gia đào tạo Theo dõi, đánh giá kết quả sau đào tạo

- Đề xuất các giải pháp nhằm tăng hiệu quả công việc và chiến lược phát triển nguồn nhân sự của Công ty.

- Xây dựng hệ thống văn bản pháp lý: nội quy, quy chế, quy trình, quy định,… Tổ chức thực hiện kiểm soát

- Điều hành hoạt động Phòng Hành chính - Kế toán của Công ty theo Trưởng phòng

- Tư vấn, tham mưu cho Trưởng phòng, Ban Giám đốc công ty trong việc quản lý, triển khai những chính sách, quy chế

- Xây dựng, triển khai văn hóa doanh nghiệp vào môi trường làm việc

- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động

- Xây dựng hệ thống Quản lý hành chính khoa học, chuyên nghiệp, hiệu quả

- Thực hiện các công việc khác được giao từ Trưởng phòng, Ban Giám đốc

Nhân viên Hành chính - Kế toán.

- Thực hiện công việc theo chức năng , nhiệm vụ của phòng hành chính

- Photo giấy tờ theo yêu cầu của Ban Giám đốc

- Chủ động hỗ trợ trong việc xử lý (nhận, trả lời, lưu chuyển) điện thoại, thư tín, fax

- Hỗ trợ chuyển văn bản, tài liệu

- Thực hiện công tác nghiệp vụ do Trưởng phòng, Phó phòng phân công

- Theo dõi chế độ Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm xã hội cho nhân viên Công ty

- Hỗ trợ cho Ban lãnh đạo tiếp khách tại Công ty

- Tổ chức thực hiện các hội thảo, hội nghị, lớp học của Công ty

- Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản, thiết bị tại văn phòng

- Quản lý và vận hành hệ thống thư viện, sách báo của Công ty

- Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, vé xe,…)

- Mua sắm văn phòng phẩm Công ty và các dự án

- Tổ chức sinh nhật cho các thành viên công ty trong tháng

- Hậu cần cho các sự kiện của Công ty

Nhân viên Lái xe

- Trực tiếp lái xe theo đúng quy định của pháp luật và quy chế của Công ty

- Trực tiếp lái xe hoặc phụ lái hỗ trợ cho các cán bộ khác hoàn thành nhiệm vụ công tác trong phạm vi được phân công

- Nghiêm chỉnh chấp hành các quy định của pháp luật về an toàn giao thông và các nội quy, quy định của Công ty

- Bảo quản tốt phương tiện và trang bị làm việc

- Chịu trách nhiệm cá nhân trong phạm vi công tác được phân công

- Giữ gìn bí mật nội dung công việc cán bộ hoặc nhân viên trao đổi trên

xe, không bàn tán, tung tin, nói xấu xuyên tạc sự thật làm giảm uy tín khách và công ty

- Giữ mối liên hệ tốt với các đơn vị sửa chữa, bảo trì xe thường xuyên cho Công ty

- Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu

Nhân viên Bảo vệ

- Trực bảo vệ theo lịch phân công hàng tháng của Phòng Hành chính - Kế toán

- Kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn người và các phương tiện ra vào cổng theo đúng thủ tục của Công ty quy định

- Ghi vào sổ thường trực nội dung giấy giới thiệu và đơn vị khách cần đến giao dịch

- Nhận và giao ca thường trực đúng quy định của Công ty

- Bảo vệ tài sản của Công ty, không được cho bất kỳ ai mang tài sản ra khỏi Công ty nếu chưa được sự cho phép của Ban Giám đốc

- Tham gia công tác phòng, chống cháy nổ và các công việc khác khi được phân công

b) Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc ở các vị trí trong văn phòng

CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

SỐ HÓA TÀI LIỆU HT Độc lập – Tự do - Hạnh phúc

II.Mục đích ông việc:

Quản lý toàn bộ hoạt động tổ chức hành chính của công ty

III.Nhiệm vụ cụ thể:

1 Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc xây dựng có tính chiến lược bộ máy tổ chức hoạt động của công ty;

2 Thiêt lập xây dựng quy chế cho từng đơn vị theo mô hình sản xuất;

3 Tham gia xây dựng, thực hiện các hệ thống quản lý trong toàn công ty ;

4 Tổ chức cho CBNV học tập, lao động, luật công đoàn, an toàn lao động…;

5 Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc đăng ký nhãn hiệu cho công ty;

6 Vận động hướng dẫn CBCNV chấp hành nghiêm túc các quy định, nội quy công ty đề ra;

7 Xây dựng đề án tuẩ dụng theo yêu cầu sản xuất;

8 Tổ chức lễ tân tiếp khách trong và ngoài nước;

9 Tiết nhận đơn khiếu nại CBCNV vi phạm luật lao động;

10 Xây dựng lưu trữ hồ sơ CBCNV trong toàn công ty;

IV Yêu cầu tiêu chuẩn chức danh

Trình độ chuyên môn nghiệp vụ Tốt nghiệp Đại học hoặc tương

đương về hành chínhCác yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ

khác

- Sử dụng thành thạo các phương pháp nghiên cứu lao động

- Hiểu biết về các chính sách và quy định của nhà nước

- Khả năng giao tiếp và quan hệ

con người

- Thành thạo tin văn phòng

động quản lý hành chính hoặc tương tương

năng trong quản lý ( hoạch định, tổ chức, kiểm tra giám sát , khả năng định hướng …)

Người được ủy nhiệm làm thay khi vắng

mặt

Nhân viên phòng hành chính

II.Mục đích công việc:

Quản lý và thực hiện các hoạt động tổ chức Hành chính - Kế toán của công ty;

III.Nhiệm vụ cụ thể:

1 Thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công thường xuyên của trưởng phòng;

2 Thực hiện nhiệm vụ theo sự ủy quyền của trưởng phòng;

3 Cung cấp các thông tin, giải quyết xử lý chuyên môn nghiệp vụ, đề xuất ý kiến với cấp trưởng theo đúng chức năng , nhiệm vụ của phòng;

4 Quản lý hoạt động của các bộ phận: lái xe, tổ bảo vệ, theo quy định của công ty;

5 Trực tiếp giải quyết các vấn đề liên quan đến thực hiện các tiêu chuẩn theo quy định của công ty;

6 Phối hợp công tác với các phòng khác trong công ty;

7 Tham gia quản lý , điều hành các nhân viên trong công ty

IV Yêu cầu tiêu chuẩn chức danh

Trình độ học vấn Tốt nghiệp Đại học hoặc tương

đương về hành chính, kế toán

Kỹ năng Thành thạo vi tính, tiếng anh trình

độ C, có kỹ năng giao tiếp tốt, hiểu

rõ cơ cấu tổ chức của công ty

Phẩm chất cá nhân Trung thực , dũng cảm nhiệt tình

III NHÂN VIÊN VĂN THƯ – LƯU TRỮ

I.Thông tin chung:

Chức danh Nhân viên văn thư – lưu

Người được ủy nhiệm làm thay khi vắng mặt

II.Mục đích công việc:

Quản lý toàn bộ các văn bản, bảo quản và sử dụng con dấu, nộp lưu văn bản, hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

III.Nhiệm vụ cụ thể:

1 Quản lý con dấu, căn cứ vào nội dung các văn bản , giấy tờ để đóng dấu thích hợp;

2 Tiếp nhận văn bản đi đến;

3 Phân loại và phân phối các văn bản cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu;

4 Chuyển giao văn bản tài liệu báo chí đến các phòng , bộ phận, đơn vị liên quan;

5 Viết giấy giới thiệu giấy công tác;

6 Đánh máy , photo các văn bản, giấy tờ thuộc phần việc được giao;

7 Sắp xếp hồ sơ tài liệu để lưu trữ vào sổ sách theo rõi luân chuyển hồ

sơ ;

8 Giữ bí mật nội dung các văn bản, giấy tờ quan trọng;

9 Trực tiếp thực hiện theo dõi việc kiểm soát tài liệu , hồ sơ của văn phòng

IV Yêu cầu, tiêu chuẩn, chức danh

Trình độ học vấn Cao đẳng, Trung cấp về văn thư lưu trữ

Kỹ năng Lắm vững nghiệp vụ chuyên môn văn thư,

lưu trữ, những quy định nhà nước về văn thư lưu trữ

Kinh nghiệm Có ít nhất 6 tháng làm việc về chuyên môn

nghiệp vụ văn thư – lưu trữPhẩm chất cá nhân Trung thực, siêng năng, nhanh nhẹn, thích

ứng tốt với hoàn cảnh làm việc luôn thanh đổi

IV NHÂN VIÊN BẢO VỆ

I.Thông tin chung:

Báo cáo công việc cho Phó phòng Hành chính –

Kế toán

Người được ủy nhiệm làm thay khi vắng mặt

II.Mục đích ông việc:

Thực hiện các hoạt động bảo vệ an ninh của công ty

III.Nhiệm vụ cụ thể:

1 Thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công thường xuyên của phó

phòng

2 Thực hiện nhiệm vụ theo sự ủy quyền của trưởng phòng

3 Thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình

IV Yêu cầu tiêu chuẩn chức danh

quan

Phẩm chất cá nhân Trung thực , dũng cảm nhiệt tình

IV NHÂN VIÊN LÁI XE

I.Thông tin chung:

Báo cáo công việc cho Phó phòng Hành chính -