Công tác quản trị văn phòng tại công ty cổ phần công nghệ lưu trữ số hóa tài liệu HT

A. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài: Bước sang thế kỉ 21, đất nước ta đã có nhiều bước tiến đáng kể trong nền kinh tế. Đặc biệt từ sau khi nước ta ra nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. Hơn thế nữa trong nền kinh tế thị trường cùng với sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất phải luôn nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận. Để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh có hiệu quả các doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt các công cụ khác nhau. Một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ là công tác văn phòng. Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng được gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản trị. Vì vậy với tư cách là công cụ quản lý quan trọng cần thiết bộ phận văn phòng càng được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà quản trị. Trước hiệu quả của công tác quản trị văn phòng đem lại như vậy. Em xin mạnh dạng đưa ra đề tài khóa luận : “Công tác quản trị văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT” nhằm phản ánh vị trí và vai trò của công tác quản trị văn phòng trong doanh nghiệp nói chung và công ty CP Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT nói riêng. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác Quản trị văn phòng đã được rất nhiều giáo trình đề cập đến như: Giáo trình Quản trị học TS Đoàn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Nhà xuất bản Giao thông vận tải, 2009. Giáo trình Quản trị văn phòng Nguyễn Hữu Tri, Nhà xuất bản Khoa học Kỹ thuật. Hai giáo trình trên đã nghiên cứu đầy đủ về mặt lý luận của công tác Quản trị văn phòng . Bên cạnh những hệ thống lý luận về công tác Quản trị văn phòng còn phải kể đến một số khóa luận tốt nghiệp đã nghiên cứu về thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại các cơ quan cấp Bộ, tại cơ quan hành chính, tại các doanh nghiệp và tại trường Cao đẳng. Cụ thể như: khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thu Hiền Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Trường Đại học Xã hội Nhân văn là “Công tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình”; khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hoàng Thanh Huy Khoa Quản trị văn phòng là “Công tác quản trị văn phòng của Hội Luật gia Việt Nam; khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đinh Ngọc Thanh “Một số giải pháp nhằm năng cao hiệu quả Công tác quản trị văn phòng”. Bên cạnh khóa luận tốt nghiệp thì có các báo cáo thực tập cũng đã nghiên cứu về công tác Quản trị văn phòng tại cơ quan cấp Bộ, tại cơ quan hành chính nhà nước và tại trường Đại học, như: báo cáo thực tập của tác giả Nguyễn Mai Lan Trường Đại học Xã hội và Nhân văn là “Tìm hiểu công tác Quản trị văn phòng tại UBND Tỉnh Ninh bình”; báo cáo thực tập của tác giả Đỗ Cường Phú – KH6TC36 “ Công tác Lưu trữ và Quản trị văn phòng tại UBND xã Bình Hòa; Tuy nhiên các đề tài chỉ nghiên cứu khái quát và chưa tìm hiểu hết được tất cả các khía cạnh của công tác Quản trị văn phòng và cho đến năm 2015 chưa có một đề tài nào nghiên cứu đầy đủ về công tác Quản trị văn phòng tại công ty CP Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT. 3. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu chung: Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng và công tác quản trị văn phòng. Mục tiêu cụ thể :

11 Công ty Lưu trữ HT Công ty Công nghệ Lưu

trữ-Số hóa tài liệu HT

Để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh có hiệu quả các doanh nghiệp phải sử dụnghàng loạt các công cụ khác nhau Một trong những công cụ quan trọng không thểthiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ là công tác văn phòng Vănphòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đốinội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, vănbản nội bộ Đồng thời các hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trựctiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòngđược gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản trị Vì vậy với tư cách làcông cụ quản lý quan trọng cần thiết bộ phận văn phòng càng được khai thác tối đasức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà quản trị.

Trước hiệu quả của công tác quản trị văn phòng đem lại như vậy Em xinmạnh dạng đưa ra đề tài khóa luận : “Công tác quản trị văn phòng tại Công ty Cổphần Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu HT” nhằm phản ánh vị trí và vai trò củacông tác quản trị văn phòng trong doanh nghiệp nói chung và công ty CP Công nghệLưu trữ - Số hóa tài liệu HT nói riêng

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác Quản trị văn phòng đã được rất nhiều giáo trình đề cập đến như:

Giáo trình Quản trị học - TS Đoàn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Nhà xuất bản Giao thông vận tải, 2009 Giáo trình Quản trị văn phòng - Nguyễn Hữu

Tri, Nhà xuất bản Khoa học - Kỹ thuật Hai giáo trình trên đã nghiên cứu đầy đủ vềmặt lý luận của công tác Quản trị văn phòng

Bên cạnh những hệ thống lý luận về công tác Quản trị văn phòng còn phải kểđến một số khóa luận tốt nghiệp đã nghiên cứu về thực trạng và đề xuất giải phápnâng cao hiệu quả công tác văn thư tại các cơ quan cấp Bộ, tại cơ quan hành chính,tại các doanh nghiệp và tại trường Cao đẳng Cụ thể như: khóa luận tốt nghiệp của tácgiả Nguyễn Thu Hiền - Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Trường Đại học

Xã hội - Nhân văn là “Công tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình”; khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hoàng Thanh Huy - Khoa Quản trị văn phòng là “Công tác quản trị văn phòng của Hội Luật gia Việt Nam; khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đinh Ngọc Thanh “Một số giải pháp nhằm năng cao hiệu quả Công tác quản trị văn phòng”.

Bên cạnh khóa luận tốt nghiệp thì có các báo cáo thực tập cũng đã nghiên cứu

về công tác Quản trị văn phòng tại cơ quan cấp Bộ, tại cơ quan hành chính nhà nước

và tại trường Đại học, như: báo cáo thực tập của tác giả Nguyễn Mai Lan - Trường

Đại học Xã hội và Nhân văn là “Tìm hiểu công tác Quản trị văn phòng tại UBND Tỉnh Ninh bình”; báo cáo thực tập của tác giả Đỗ Cường Phú – KH6TC36 “ Công tác

Lưu trữ và Quản trị văn phòng tại UBND xã Bình Hòa;

Tuy nhiên các đề tài chỉ nghiên cứu khái quát và chưa tìm hiểu hết được tất cảcác khía cạnh của công tác Quản trị văn phòng và cho đến năm 2015 chưa có một đềtài nào nghiên cứu đầy đủ về công tác Quản trị văn phòng tại công ty CP Công nghệLưu trữ - Số hóa tài liệu HT

3 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu chung: Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng và công tác quản trị văn

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được các mục tiêu nghiên cứu kể trên, đề tài đặt ra các nhiệm vụ nghiêncứu cụ thể sau:

- Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng, quản trị văn phòng

- Khảo sát tìm hiểu thực tế, phương pháp, cách thức quản lý, điều hành vănphòng tại công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

- Nhận xét, đánh giá về thực tế tại công ty

- Đưa ra đề xuất, kiến nghị nhằm năng cao hiệu quả tổ chức và quản lý côngtác quản trị văn phòng

5 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác tổ chức, quản lý của lãnh đạo(Giám đốc, Trưởng phòng hành chính) đối với quản trị văn phòng

Phạm vi nghiên cứu: Do thời gian và điều kiện thực tế có hạn, nên đề tài của tôichỉ tập trung nghiên cứu, tìm hiểu về tổ chức công tác quản trị văn phòng tại công ty

CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT thời gian từ năm 2012 đến năm 2015

6.Giả thuyết nghiên cứu:

- Công tác quản trị văn phòng là vẫn đề then chốt , quyết định đến sự thành

công hay thất bại của văn phòng trong doanh nghiệp

- Văn phòng có vai trò cốt yếu trong việc điều hành công việc hành chính 7.Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp quan sát: được áp dụng để quan sát cách tổ chức, điều hành của

Lãnh đạo và cách thực hiện công tác quản trị văn phòng

- Phương pháp thống kê: được áp dụng để thu thập, tổng hợp, trình bày số liệu

về công tác quản trị văn phòng

- Phương pháp phỏng vấn, đối thoại: sử dụng bảng hỏi, mẫu hỏi để thu thập thôngtin

- Phương pháp so sánh: Dựa trên kết quả của phương pháp quan sát, phỏng vấn,thống kê từ đó so sánh việc thực hiện công tác quản trị văn phòng đối với khối cơquan Nhà nước và Doanh nghiệp

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Được áp dụng để tìm hiểu và phân tích các tưliệu trong công ty để có thể đưa ra những lập luận mang tính khoa học cao, đánh giá,nhìn nhận một cách khách quan về tổ chức công tác quản trị văn phòng tại công ty

Từ đó đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tácquản trị văn phòng tại công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

8 Kết cấu khóa luận

Ngoài Lời cảm ơn, Phần Mở đầu và Phần Kết luận thì khóa luận của tôi gồm có

3 chương chính như sau:

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Trong Chương này tôi tìm hiểu những cơ sở lý luận chung về công tác quản trịvăn phòng dựa trên các cơ sở pháp lý được quy định trong các văn bản của Nhà nước,trong các giáo trình về công tác quản trị văn phòng.

Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT

Dựa trên những cơ sở lý luận chung ở Chương 1, Chương 2 tôi đi vào tìm hiểuchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty CP Công nghệ Lưu trữ

- Số hóa tài liệu HT và phòng Hành chính - Kế toán Khảo sát thực trạng công tác tổchức và quản lý công tác quản trị văn phòng Từ đó phân tích, đánh giá những thựctrạng, ưu điểm, nhược điểm của công tác tổ chức và quản lý công tác quản trị vănphòng

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Từ những trang bị lý luận nêu ở Chương 1 và khảo sát thực tiễn đã nêu ởChương 2, trong Chương 3 tôi sẽ đề xuất các nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả

tổ chức và quản lý công tác quản trị văn phòng

PHẦN NỘI DUNG Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.1 Tổng quan về văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Văn phòng hiểu theo nghĩa đơn giản nhất đó là nơi thực hiện các hoạt động vềcông văn giấy tờ Tuy nhiên cách hiểu này vẫn chưa phản ánh rõ vị trí, chức năng,nhiệm vụ mà Văn phòng phải thực hiện trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Ởbất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải có một bộ phận, đơn vị chuyên lo vềcác công tác thu thập, xử lý, truyền đạt, các thông tin trong cơ quan và các nguồnthông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo cơ quan và đảm bảocác điều kiện về cơ sở vật chất cũng như an ninh, an toàn cho toàn cơ quan, đơn vị,

bộ phận đó được gọi là văn phòng

Tùy theo quy mô và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức mà văn phòng có cáctên gọi khác nhau ví dụ như các có quy mô lớn như Quốc hội, Chính phủ, các Bộ, cơquan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, các cơ quan, tổ chức ở Trung ươngđều đặt tên bộ phận làm những nhiệm vụ trên là văn phòng ví dụ như Văn phòngQuốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Bộ Công Thương… Còn ở các cơ quanđịa phương và các cơ quan, tổ chức khác như các Sở, Ban ngành, các đơn vị sựnghiệp, các doanh nghiệp tùy theo chức năng, nhiệm vụ đã được quy định trong cácvăn bản thành lập để đặt tên phù hợp ,ví dụ ở các đơn vị sự nghiệp thì văn phòng cótên là Phòng Hành chính – Tổng hợp, hay như ở các doanh nghiệp thì văn phòng lại

có tên là Phòng Hành chính – Nhân sự hoặc Phòng Hành chính – Tổ chức

Tại cuốn Giáo trình môn Quản trị văn phòng tác giả PGS.TS Nguyễn Hữu Tri:Văn phòng được hiểu như sau:

- Văn phòng theo nghĩa rộng (văn phòng toàn bộ): Boa gồm toàn bộ bộ máy

quản lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệthống quản lý của tổ chức; bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trườngphục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng Vănphòng toàn bộ có tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiệnmục tiêu chung của tổ chức.[4;10]

- Văn phòng theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng): Chỉ bao gồm bộ máy trợ

giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thànhtrong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao Văn phòng chứcnăng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại.[4;10]

Nói tóm lại, ta có thể hiểu một khái niệm đầy đủ về văn phòng như sau:

Văn phòng là 1 bộ phận cấu thành giúp việc cho cơ quan tổ chức mà ở đó diễn

ra các hoạt động về văn thư, lưu trữ, đảm bảo thông tin và phục vụ hậu cần cho hoạt động của cơ quan tổ chức đó.[4;12]

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.

1.1.2.1 Chức năng của văn phòng

Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hoặcdoanh nghiệp mà tổ chức văn phòng được hình thành lớn, nhỏ khác nhau, nhưng dùđược tổ chức theo cách nào thì Văn phòng cũng có hai chức năng cơ bản: tham mưu,tổng hợp và hậu cần

1.1.2.1.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp

Nhiều nhà nghiên cứu chia chức năng này thành hai nội dung cơ bản là tham mưu

và tổng hợp Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của côngtác văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lýthông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý Thực chất cả hai nội dungtrên cùng nhằm một mục tiêu chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủtrưởng cơ quan, đơn vị Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý sẽ không tránh khỏi sựphiến diện, chủ quan và thiếu những căn cứ khoa học chính xác

Ta biết rằng hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tốchủ quan (thuộc về người thủ trưởng), bởi vậy muốn có những quyết định đúng đắn,mang tính khoa học, người thủ trưởng cần căn cứ vào những yếu tố khách quan nhưnhững ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những người trợ giúp Những ý kiến đóđược tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cungcấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án phán quyết kịp thời và đúngđắn Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn(ít bị sức ép, gò bó) và tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếpxúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế) để lựa chọn một quyết định tối ưu Đâychính là nội dung tham mưu của công việc văn phòng

Nhưng mặt khác, kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cảđầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của nhiều đối tượng màVăn phòng thu thập được Những thông tin ấy cần phải được sàng lọc, phân tích, tổnghợp, lưu giữ và sử dụng theo yêu cầu của người quản lý trong từng lĩnh vực cụ thể.Hoạt động như trên thuộc về nội dung công tác tổng hợp của hoạt động văn phòng.Chức năng tham mưu được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như xây dựng quychế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chứcthực hiện chương trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo; thẩm định vềphạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đề án; kiến nghị xử lý các vấn

đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức; biên tập, kiểm tra và chịu tráchnhiệm về thủ tục, thể thức của văn bản

Như vậy hai nội dung tham mưu và tổng hợp của hoạt động văn phòng là hai côngviệc cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị

có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêuhoạt động của cơ quan.

Chức năng tham mưu, tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết vớinhau: tham mưu là để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu Cũng từ đó việc lựachọn, bồi dưỡng, đào tạo cán bộ văn phòng cần có định hướng đáp ứng tốt chức năng,nhiệm vụ của văn phòng, trong đó cần xác định rõ văn phòng không chỉ là cái “hộpthư” hay “một cái máy giúp việc” đơn thuần, mà cần có những con người phấn đấuvươn lên, sáng tạo, có được những ý kiến đề xuất xác đáng; đồng thời cũng cần tránhcoi văn phòng là “tổng tham mưu”, bao biện làm thay những công việc không đúngchức năng

1.1.2.1.2 Chức năng hậu cần

Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa,phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính Các điều kiện và phương tiện ấy phải đượcquản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy

đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan Nội dung công việc này thuộc về chứcnăng hậu cần của văn phòng Đây là hoạt động mang tính đặc thù của công tác vănphòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơquan, đơn vị Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu phương tiện vànguồn tài chính, song hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, sửdụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi tổ chức văn phòng Chi phí tiết kiệm và phùhợp nhất để đạt hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng

Tóm lại: Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý thông qua các chức năng tham mưu tổng hợp, hậu cần và các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm tạo ra sự cần thiết khách quan cho sự tồn tại, duy trì và phát triển công tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động nghiệp vụ của nó.

1.1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng

Từ chức năng nói trên văn phòng gắn với các nhiệm vụ Ví dụ với chức năng thammưu sẽ có nhiệm vụ trước mắt, nhiệm vụ lâu dài, nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ

thường xuyên hay nhiệm vụ đột xuất Trong tham mưu lại có tham mưu về chiến lượckinh doanh, tham mưu về công tác tuyển dụng, đãi ngộ nhân sự Đó là những nhiệm

vụ cụ thể mà văn phòng phải thực hiện chức năng tham mưu Tương tự như vậy cácchức năng hậu cần và tổng hợp, với cách tiếp cận này, nhiệm vụ chính của văn phòngtập trung vào các công việc sau đây:

1.1.2.2.1 Tổ chức bộ máy văn phòng

Đây là việc làm thiết thực mang tính ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thựchiện tốt những nhiệm vụ nêu trên Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủnhững nguyên tắc chung của tổ chức để đảm bảo tính thống nhất của toàn bộ hệthống Văn phòng tham mưu giúp lãnh đạo hoàn thiện bộ máy bao gồm các phòngban giúp việc cho văn phòng

Tuy nhiên cũng phải thấy được tính thống nhất, đa dạng, phong phú của công tácvăn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu nhiệm vụ đặt

ra Mặt khác, trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin đòi hỏi các cơ quan, tổ chứcphải nỗ lực hết sức để theo kịp với sự phát triển chung Trong đó sự nỗ lực lớn nhấtnằm trong khối văn phòng Nhiệm vụ đó đặt ra cho văn phòng yêu cầu rất cao trongcông tác tổ chức quản lý và điều hành công việc

1.1.2.2.2 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị

Mọi tổ chức muốn được sinh ra và đi vào hoạt động đều phải tuân thủ theo nhữngquy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt động Các điềukiện đó không giống nhau giữa các cơ quan đơn vị, do tính chất hoạt động, vai trò,chức năng, nhiệm vụ khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ chức đều cần phải có nội quy,quy chế hoạt động riêng

Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo,ban bố thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơquan là thuộc về công tác văn phòng Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà vănphòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động

1.1.2.2.3 Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị

Các phòng ban đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua các chiếnlược phát triển chung của cơ quan, tổ chức Bản chiến lược chỉ dự định cho thời giandài 10 - 20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động 5 năm,

3 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần Cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể Ví dụ: kếhoạch hoạt động của đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại mà có nhiều loại khácnhau như kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch tài chính Mỗi loại kếhoạch trên được giao cho một bộ phận chuyên trách xây dựng và thực hiện Đơn vịmuốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối các kế hoạch trên thành một

hệ thống hoàn chỉnh để các bộ phận kết hợp với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động

Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trongđơn vị cùng triển khai thực hiện

Căn cứ vào chiến lược phát triển văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành, sảnphẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng bộphận Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoànthành nhiệm vụ đơn vị mình được giao để các sản phẩm, dịch vụ được làm ra với chấtlượng tốt, giá thành giảm Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạchchung mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị có điều kiện liên hệ, phối hợp với nhaumật thiết và đồng bộ hơn

1.1.2.2.4 Thu thập, xử lý, sử dụng, (cung cấp) quản lý thông tin

Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thông tin Thông tin baogồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính, những thông tinthuận, thông tin phản hồi; thông tin thực tế, thông tin dự báo Thông tin là nguồn làcăn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời và hiệu quả Lãnh đạokhông thể tự mình thu thập, xử lý thông tin mà phải có người trợ giúp trong lĩnh vựcnày Người trợ giúp đó không ai khác chính là văn phòng.Văn phòng được coi như

“cổng gác thông tin'" vì tất cả thông tin đến hay đi đều được chuyển phát, thu thập và

xử lý tại văn phòng Tất cả những thông tin tiếp nhận được (cả bên ngoài và nội bộ)

đều được văn phòng phân loại theo những kênh thích hợp để chuyển tải và lưu trữ.Đây là một hoạt động quan trọng trong văn phòng, nó liên quan đến sự thành bạitrong hoạt động của cơ quan tổ chức Vì vậy văn phòng cần tuân thủ nghiêm ngặtnhững quy định về công tác văn thư, lưu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyểnphát thông tin Nếu thông tin được thu thập đầy đủ, kịp thời, được xử lý một cáchkhoa học và đáp ứng được yêu cầu quản lý thì lãnh đạo sẽ có được những quyết địnhnhanh chóng, kịp thời và chính xác Nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả,gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của đơn vị.

1.1.2.2.5 Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

Tổ chức thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản,theo dõi, đôn đốc việcgiải quyết các văn bản ở các đơn vị trong cơ quan Tổ chức thu thập và xác định giátrị tài liệu trước khi cho vào lưu trữ cơ quan

Hiện nay ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnhcác vấn đề phát sinh liên quan đến văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.Căn cứ vào Luật, Chính phủ, các Bộ, Ngành đã ban hành một số văn bản quan trọngliên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức như hợp đồngkinh tế, hợp đồng dân sự Văn băn luật và pháp quy sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn

vị ban hành những văn bản nội bộ như: điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hànhchính

Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp lý đúng thẩm quyền, cótác động tích cực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có những bộ phận nhân viênchuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị Bộ phận đó phải nắm bắt đượcthông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin

kỹ thuật, vật chất cần thiết Các yếu tố này vừa là nguyên liệu để duy trì sự hoạt độngcủa tổ chức, vừa là trung gian để gắn kết tổ chức với môi trường Đồng thời nó còn làphương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.Các yếu tố kỹ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động của mìnhgồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phương tiện truyền và nhận thông tin, các công

cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thường xuyên, liên tục Vì vậy văn phòngcần phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt động của cơ quan

mà cung cấp kịp thời, đầy đủ Nếu các yếu tố đó không được cung cấp đầy đủ về chấtlượng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn không đúng, giá thành cao.Đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của đơn vị Để làm tốt nhiệm vụ cung ứngnày các cơ quan, tổ chức thường ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòngthực thi nhiệm vụ

1.1.2.2.7 Duy trì hoạt động thường nhật của cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng

Khác với hoạt động của các bộ phận, đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức, vănphòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừalập quy vừa thực thi, vừa kiểm tra, giám sát hoạt động của cả cơ quan, tổ chức Đặctính hoạt động này xuất phát từ những chức năng của văn phòng (tham mưu, tổnghợp và hậu cần) để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn thông tin của mọi đối tượng vớihoạt động của cơ quan tổ chức Vì lý do đó mà ngoài bộ phận nhân sự làm việc tronggiờ hành chính văn phòng còn có một bộ phận phải làm việc vào ban đêm, làm việc

cả trong những ngày nghỉ để đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông suốt cho cơquan tổ chức

Như vậy hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn

vị thông qua các nghiệp vụ trợ giúp tham mưu, vừa gắn với các bộ phận khác bằngcác nhiệm vụ kiểm tra đôn đốc, lại vừa tổ chức theo dõi các hoạt động của mình chophù hợp với các hoạt động trên Vì thế để duy trì hoạt động của văn phòng cần có sựphối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trong toàn cơ quan, tổchức

1.2 Tổng quan về quản trị văn phòng

Theo Nguyễn Hải Sản: “Quản trị là quá trình làm việc với con người và thôngqua con người để thực hiện những mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luônbiến động” [5;9]

Theo H.L Sisk: “Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiếntrình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra

Như vậy có thể hiểu quản trị văn phòng là việc nhà quản trị tiến hành hoạchđịnh, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các công tác văn phòng nhằm đạt các mục tiêu đã đề

ra một cách có hiệu quả Cụ thể của từng nội dung công việc gồm các hoạt động nhưsau:

- Quản trị văn phòng là quá trình hoạch định các nguồn thông tin, mà hoạchđịnh là quá trình xác định mục tiêu của tổ chức và biện pháp để đạt mục tiêu ấy Theochức năng, nhiệm vụ được giao, nội dung hoạch định trong quản trị Văn phòng baogồm các công việc chủ yếu sau đây: xây dựng chương trình công tác thường kỳ của

cơ quan và của Văn phòng; hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơ quan

và của văn phòng; hoạch định các chuyến đi công tác - của lãnh đạo cơ quan; hoạchđịnh cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan; hoạch định tài chính, kinh phíđảm bảo cho cơ quan hoạt động

- Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu hợp lý, các mối quan hệgiữa các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của

tổ chức Thành lập đơn vị làm công tác Văn phòng: khi cơ quan được thành lập, thôngthưòng đơn vị tổ chức làm công tác Văn phòng được thành lập Có cơ quan gọi đơn vị

đó là Văn phòng, cũng có cơ quan gọi là phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức hoặcphòng Hành chính - Tổ chức Việc tổ chức bao gồm các công việc sau:

+ Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vịlàm công tác Văn phòng

Sau khi thiết kế bộ máy, nhà quản trị có trách nhiệm nghiên cứu, xác định đầy

đủ, rõ ràng chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cả đơn vị vàcủa từng cơ cấu tổ chức trong đơn vị làm công tác Văn phòng Kết quả của việcnghiên cứu được biên tập và ban hành văn bản để làm cơ sở thực hiện trong quá trìnhquản trị

+ Xác định nhân lực làm công tác Văn phòng

Nhân lực làm công tác Văn phòng ở đây bao gồm tất cả những người thuộcquyền quản lý và điều hành của thủ trưởng Văn phòng Trên cơ sở chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của Văn phòng, nhà quản trị nghiên cứu, đề nghịcấp có thẩm quyền quyết định các vấn đề về: Tổng số lao động của Văn phòng là baonhiêu người, trong đó xác định cụ thể, hợp lý các chỉ số về lao động thuộc biên chếNhà nước, lao động hợp đồng, trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, giớitính, độ tuổi.v.v

+ Phân bổ lao động về các tổ chức củaVăn phòng

Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, căn cứ vào tổng số biên chế,trình độ cán bộ và nhu cầu công tác, nhà quản trị có trách nhiệm phân bổ nguồn lựcđược giao vào các vị trí công tác cho phù hợp

- Nhà quản trị thực hiện chức năng tổ chức trong quản trị Văn phòng phải đảmbảo các yêu cầu: Tổ chức bộ máy gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ phân công,phân nhiệm rõ ràng Tránh chồng chéo hoặc bỏ sót việc không có đơn vị nào, ngườinào đảm nhận Phát huy được khả năng của mỗi thành viên và tạo ra sức mạnh chungcủa cả Văn phòng

- Quản trị nhân lực trong quản trị Văn phòng (hoạt động lãnh đạo trong quản trịvăn phòng) là hoạt động của nhà quản trị đối với lực lượng lao động thuộc Văn phòng

cơ quan Các hoạt động đó bao gồm:

+ Hoạch định nguồn nhân lực: Đánh giá tình hình nhân lực hiện tại, dự báo nhucầu nhân lực trong tương lai

+ Tuyển dụng nhân sự: Tìm kiếm, thi tuyển nhân lực vào các vị trí công tác cònthiếu người đảm nhiệm Thực hiện các biện pháp hỗ trợ trong khi chưa tuyển đượcngười mới

+ Sử dụng nhân lực: Nghiên cứu và phân công nhiệm vụ, đánh giá thành tích,đãi ngộ đối với con người thuộc tổ chức

+ Phát triển nguồn nhân lực: Đào tạo đội ngũ cán bộ hiện có nhằm nâng caokhả năng lao động, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ mới của Văn phòng

- Kiểm tra trong quản trị Văn phòng là những hoạt động có nội dung so sánh,đối chiếu giữa hiện trạng Văn phòng với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả

và uốn nắn những sai lệch so với mục tiêu đã đề ra Các hoạt động đó bao gồm:

Nội dung thứ nhất là kiểm tra hành chính Có nghĩa là kiểm tra việc đề ra mụctiêu, chương trình kế hoạch, quy chế công tác, quy trình công việc Thực chất củaviệc kiểm tra này là kiểm tra lại chính mình, kiểm tra quản trị

Nội dung thứ hai là kiểm tra công việc Căn cứ vào chương trình, kế hoạch, chỉtiêu đề ra, công tác kiểm tra xác định kết quả đạt được ở tất cả các lĩnh vực công táccủa Văn phòng

Nội dung thứ ba là kiểm tra nhân sự: Nội dung này nhằm xem xét việc thựchiện các quy chế làm việc trong Văn phòng Đánh giá khả năng chuyên môn của cán

bộ công nhân viên Văn phòng

1.3 Nội dung công tác quản trị văn phòng

1.3.1 Tổ chức bộ máy và phân công công việc

1.3.1.1 Tổ chức bộ máy

Cơ cấu tổ chức hay nói các khác bộ máy của cơ quan, đơn vị đòi hỏi phải đượcthiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc Mọi hoạt động của bộmáy từ cấp trên xuống cấp dưới phải thông suốt, có hiệu quả, các mối quan hệ phảixác định rõ ràng

Nhà quản lý sẽ tham gia vào việc phân công công việc tức là chỉ định và kết hợptrong phạm vi trách nhiệm của mình Những kế hoạch, nỗ lực của cấp thấp hơn trong

tổ chức phải được xem xét vì phải có sự phối hợp của các phòng ban để tránh sựtrùng lặp không cần thiết

1.3.1.2 Phân công công việc

Trong một tổ chức, đặc biệt là trong công tác văn phòng, việc phân công công việcphải dựa vào những cơ sở sau:

- Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền, hai yếu tố này do luật quy định.Mỗi cơ quan tổ chức đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhau Vì vậy đặc điểmhoạt động, nhiệm vụ được giao của từng cơ quan, tổ chức đó là hoàn toàn khác nhau

Từ đó việc phân công lao động trong các cơ quan đó cũng khác nhau

- Phân công theo khối lượng công việc Việc phân công này phải dựa vào kếhoạch công tác được duyệt theo tính chất của mỗi loại công việc, theo yêu cầu củacông việc trong thực tế

- Nguyên tắc quan trọng của phân công công việc trong cơ quan, tổ chức đó làbiên chế cơ quan

- Không có chức năng, nhiệm vụ nào mà không có tổ chức hoặc con người đảm

nhiệm, không có tổ chức con người sẽ không được phân công nhiệm vụ.

- Một chức năng, nhiệm vụ không được giao cho nhiều đơn vị hoặc nhiều ngườiđảm nhiệm

1.3.2 Tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo

Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng là nhằm thực hiện cácmục đích sau:

- Thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của cơ quan, đơn vị

- Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan nhằm:

• Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan, tổ chức

• Lập kế hoạch chi tiêu để đạt được những mục tiêu đó

• Tổ chức và sử dụng các nguồn nhân lực sao cho có hiệu quả cao nhất

• Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ công nhân viên trong cơ quan

• Kiểm tra việc thực hiện công việc

1.3.3 Xây dựng chương trình kế hoạch công tác

1.3.3.1 Khái niệm:

- Chương trình, kế hoạch là: một văn bản trong đó thể hiện các mục tiêu và các

giải pháp chủ yếu nhằm sử dụng các nguồn lực, tài nguyên có thể khai thác đượctrong cơ quan, đơn vị một cách tối ưu trong thời gian xác định

- Xây dựng chương trình, kế hoạch là: quá trình xác định những mục tiêu cần

đạt được của đơn vị và những phương thức tiến hành tốt nhất để đạt được mục tiêu đótrong từng thời kỳ

Xây dựng chương trình kế hoạch phải đảm bảo những yêu cầu sau:

- Xây dựng chương trình kế hoạch phải hướng tới mục đích phát triển tổ chức;

- Xây dựng chương trình, kế hoạch phải được ưu tiên trong số các nhiệm vụ củacác nhà quản lý;

- Xây dựng chương trình kế hoạch phải đảm bảo tính hiệu quả;

1.3.3.4 Nguyên tắc

Bao gồm: 4 nguyên tắc

+ Nguyên tắc định hướng;

+ Nguyên tắc cân đối;

+ Nguyên tắc hệ thống;

+ Nguyên tắc hiện thực

1.3.3.5 Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch

- Bước 1: Chuẩn bị xây dựng chương trình, kế hoạch (Thu thập thông tin);

- Bước 2: Xây dựng chương trình, kế hoạch dự thảo;

- Bước 3: Trưng cầu ý kiến về chương trình kế hoạch dự thảo;

- Bước 4: Thảo luận thông qua chương trình, kế hoạch dự thảo;

- Bước 5: Ban hành chương trình kế hoạch trong đơn vị

1.3.4 Tổ chức công tác Văn thư

Công tác văn thư: là toàn bộ những công việc liên quan đến việc soạn thảo vàban hành văn bản,quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và nộp hồ

sơ vào lưu trữ cơ quan

Công tác văn thư bao gồm các nội dung sau đây:

- Soạn thảo và bạn hành văn bản

- Quản lý văn bản

- Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ

Soạn thảo và ban hành văn bản: công tác soạn thảo văn bản của văn thư sẽ

được tiến hành theo sự hướng dẫn của các văn bản của pháp luật quy định đúng thểthức và quy trình ban hành

Quản lý văn bản:

Quản lý công văn đi : Văn bản được quản lý thống nhất tại văn thư cơ quan.Tất cả những văn bản đi đều phải được đăng ký tại văn thư và chỉ làm thủ tục đóngdấu vào văn bản khi đã được kiểm tra về thể thức, nội dung và thẩm quyền ký banhành Các văn bản đi của cơ quan được đăng ký vào sổ công văn đi Văn thư cơ quansau khi tiến hành các thủ tục đăng ký vào sổ công văn đi thì tiến hành lưu công văn đibằng 3 sổ lưu công văn đi: một sổ đăng ký công văn gửi đến cơ quan chủ quản trựctiếp cấp trên, một sổ đăng ký công văn gửi đi đến hệ thống các cơ quan, đơn vị nganghàng, một sổ đăng ký công văn gửi đi các đơn vị có liên quan

Quản lý công văn đến: Cũng giống như văn bản gửi đi, tết cả các văn bản gửi

đến cơ quan dù bằng con đường nào đều phải qua văn thư cơ quan để dăng ký và quản

lý thống nhất

Lập hồ sơ: Là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết

công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặcđiểm khác của văn bản, đồng thời săp sếp và bên mục chúng theo phương pháp khoahọc Lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư cơ quan, thực hiện saukhi vấn đề, sự việc được đề cập trong văn bản có liên quan đã giải quyết xong, thườngvào dịp cuối năm, khi sắp kết thúc một năm công tác của cơ quan, chuẩn bị bước sangmột năm mới với chương trình kế hoạch công tác mới

Quản lý và sử dụng con dấu:

Con dấu có vai trò rất quan trọng đối với việc ban hành văn bản, đóng dấu vàovăn bản nhằm thế hiện vị trí pháp lý của cơ quan, tổ chức, khẳng định tính chân thực

và hiệu lực thi hành của văn bản do các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nướcban hành Sở dĩ phải đặt ra vấn đề quản lý con dấu là đề phòng kẻ xấu sử dụng condấu của các cơ quan, tổ chức làm giả maoj để thực hiện những hành vi phạm pháp,gây tổn hại đến an ninh chính trị, kinh tế, quốc phòng của đất nước, lợi ích của các cơquan, tổ chức và công dân; mặt khác bảo đảm tính kỷ cương, ngăn ngừa sự tùy tiệntrong việc ban hành văn bản của cơ quan tổ chức Chính vì vậy, ở tầm quản lý vĩ mô,Nhà nước đã ban hành ra Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định 110/2004/NĐ-CP về côngtác văn thư cũng đã dành một mục để quy định về vấn đề này

1.3.5 Tổ chức công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội), bao gồm tất cảcác vấn đề về lý luận, phương pháp và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ ra đời do sự đòi hỏi khách quan đối vớiviệc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu

Xác định giá trị tài liệu: Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá tài liệu theo

những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn quy định của cơ quan có thẩm quyền đểxác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị

Thu thập bổ sung tài liệu: Thu thập bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện biên

pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ

cơ quan và phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưutrữ theo quyền hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định

Nội dung công tác thu thập và bổ xung gồm:

Xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập, bổ sung tài liệulưu trữ;

Xác định những loại tài liệu có giá trị cần phải nộp lưu, bổ sung vào lưu trữ;

Phân chia các nguồn tài liệu phải thu thập, bổ sung theo mạng lưới các kho lưutrữ;

Thực hiện các thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu: Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp,

thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức,

cá nhân

Chỉnh lý tài liệu nhằm mục đích sắp xếp khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cáchkhoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụngtài liệu Đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, qua đó góp phần nângcao hiệu quả sử dụng kho tàng, trang thiết bị và phương tiện bảo quản

Thống kê tài liệu vào lưu trữ: Là áp dụng các phương pháp và các công cụ

chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng thành phần, nội dung, tình hình tài liệu

và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi vào phươngtiện thống kê

Nội dung của thống kê tài liệu bao gồm:

Thống kê tài liệu hành chính;

Thống kê các tài liệu chuyên môn;

Báo cáo thống kê tổng hợp;

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào thống kê tài liệu lưu trữ

Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: Là một phương tiện tra tìm tài liệu và thông

tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành Công cụ tra tìm tài liệu lưutrữ dùng để giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu của các kho lưu trữ, chỉ dẫn địachỉ từng tài liệu, giúp người nghiên cứu tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác.Ngoài

ra công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ còn là phương tiện để thống kê thành phần, số lượngtài liệu trong lưu trữ

Nội dung của công cụ tra tì tài liệu lưu trữ:

Mục lục hồ sơ;

Các bộ thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ;

Sách hướng dẫn nội dung tài liệu lưu trữ;

Bảo quản tài liệu lưu trữ: Là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo

dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khaithác, sử dụng tài liệu

Nội dung bảo quản tài liệu bao gồm: Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, xử lý kỹthuật bảo quản, tổ chức tài liệu trong kho và tu sửa, phục chế những tài liệu đã bị hưhỏng

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài

liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyếtnhững nhiệm vụ hiện hành của cơ quan, tổ chức và cá nhân

Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc;

Thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ;

Hội họp được tổ chức tốt sẽ phát huy được tính dân chủ, tạo mọi điều kiện chomỗi cá nhân tham dự có cơ hội đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm, nêu lên nhữnghiểu biết của mình về vấn đề mà hội nghị đang bàn bạc, mọi người đang quan tâm.Qua hội họp, những tư tưởng mới, quan điểm mới được phổ biến, truyền bá,những khó khăn thách thức được bàn bạc, tháo gỡ, các công việc được triển khainhanh ít sai sót và mang lại hiệu quả tốt hơn

Về mặt kinh tế, nếu hội họp được tổ chức tốt sẽ thu được nhiều thông tin bổ ích,tạo được sự phối kết hợp giữa các tổ chức, các cá nhân trong và ngoài cơ quan, thuđược chất lượng và hiệu quả cao trong công việc

1.3.7 Tổ chức các chuyến đi công tác

- Tổ chức phục vụ trước chuyến đi

+) Liên hệ trao đổi thương lượng, bàn bạc với nới mà cơ quan, lãnh đạo đi côngtác;

+) Lập kế hoạch cho chuyến đi;

+) Chuẩn bị kinh phí;

+) Chuẩn bị tài liệu cho chuyến đi;

+) Chuẩn bị phương tiện đi lại

- Tổ chức phục vụ trong chuyến đi

+) Tham mưu cho lãnh đạo trong suốt chuyến đi;

+) Thu thập các hóa đơn chứng từ;

+) Thu thập kết quả của chuyển đi

- Tổ chức phục vụ sau chuyến đi

Nội dung của công tác hậu cần bao gồm:

- Quản lý chi tiêu, kinh phí (lương chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiềnthưởng, công tác phí, giao dịch, khánh tiết )

- Quản lý biên chế quỹ lương, tài sản cố định, vật tư

- Đảm bảo các diều kiện làm việc cho cơ quan, tổ chức

- Các loại công vụ khác như:

• Phục vụ phương tiện đi lại, phục vụ các chuyến công tác cho lãnh đạo cơ quan

• Phục vụ nước uống hằng ngày cho cán bộ nhân viên trong cơ quan

• Phục vụ việc tiếp khách của cơ quan, tổ chức

• Phục vụ các điều kiện vật chất, trang thiết bị cho các cuộc hội họp,

lễ tân, khánh tiết của cơ quan

• Dịch vụ sửa chữa vừa và nhỏ cho cơ quan, tổ chức

• Bảo vệ trật tự an toàn cho cơ quan, tổ chức

Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy

đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm

Chương 2:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT

2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT được thành lập theo giấychứng nhận đăng kí kinh doanh của công ty CP số 0103037732 ngày 26/05/2009, lầnthay đổi thứ 5 vào ngày 10/04/2013 số 0103916764 do Sở Kế Hoạch và Đầu TưThành Phố Hà Nội cấp

Công ty là một đơn vị kinh tế hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, hoạt độngkinh doanh theo luật doanh nghiệp, các quy định hiện hành của nhà nước và điều lệcủa công ty

Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực chỉnh lý lưu trữ và số hóa tài liệu cho các

cơ quan nhà nước như Cục Văn thư – Lưu trữ Vĩnh phúc, Cục Thuế tỉnh QuảngNgãi, Cục Thuế tỉnh Cao Bằng…

Tên công ty: CÔNG TY CP Công Nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

Địa chỉ trụ sở chính: Số nhà 56A, tổ 50, cục 8, Phường Phú Thượng, Quận Tây

Vốn điều lệ: 5600.000.0000 đồng (Năm tỷ sáu trăm triệu đồng chẵn)

Ngân hàng mở tài khoản: Ngân hàng Nông Nghiệp và phát triển nông thôn

Số tài khoản: 2100211044469

- Mã số thuế: 0200469085

- Người đại diện theo pháp luật của công ty:

Chức danh: Chủ tich hội đồng quản trị

Họ và tên:Hoàng Huy Hùng Giới tính: (Nam)

Sinh ngày: 22/11/1984 Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam

Chứng minh nhân dân số: 186270145

Ngày cấp: 27/09/2000 Nơi cấp: Công an Nghệ An

Giá trị vốn góp(VNĐ)

Tỷ lệ (%)

An, Việt Nam

2.240.000.000 40 186270145

2 Lê Xuân

Tình

Phòng 207, nhàN05, khu5, 3ha,Phường Dịch Vọng,Quận Cầu Giấy,Thành phố Hà Nội,Việt Nam

013417414

NGÀNH, NGHỀ KINH DOANH:

- Kho bãi và lưu giữ hàng hóa

- Cho thuê xe có động cơ chi tiết: Cho thuê ô tô

- Đại lý

- Hoạt động thư viện và lưu trữ

- Dịch vụ liên quan đến in chi tiết:

+ Đóng sách thành quyển, tạp chí, sách quảng cáo, catalo,… bằng cách gấp,xếp, khâu, dán hồ, kiểm tra thứ tự (trang sách), khâu lược, dán bìa, tỉa, xén, in tôivàng lên sách;

+ Xếp chữ, sắp chữ, sắp chữ in, nhập dữ liệu trước khi in bao gồm quét và nhậnbiết chữ cái quang học, tô màu điện tử;

+ Các hoạt động đồ họa khác như khắc rập khuôn, rập khuôn ttôi, in nổi, in dùi

lỗ, chạm nổi, quét dầu mà dát mỏng, kiểm tra thứ tự và sắp xếp

- Tư vấn và đào tạo bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư - lưu trữ trong các

cơ quan, doanh nghiệp

- Dịch vụ chỉnh lý khoa học, bảo quản và phục chế tài liệu lưu trữ

- Dịch vụ cung ứng và sản xuất trang thiết bị văn phòng trong công tác lưu trữ,bảo quản và phục chế tài liệu

- In và các dịch vụ liên quan đến in các ấn phẩm (trừ các loại Nhà nước cấm)

- Dịch vụ thiết lập cơ sở dữ liệu, khai thác cơ sở dữ liệu, dịch vụ lưu trữ dữ liệu

và xử lý dữ liệu (trừ thông tin Nhà nước cấm)

- Cung ứng phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu

- Đối với các ngành nghề có đủ điều kiện, Doanh nghiệp chỉ kinh doanh khi có

đủ điều kiện theo quy định của pháp luật

Giấy phép đăng ký kinh doanh (Phụ lục: 01)

2.2 Thực trạng công tác Quản trị văn phòng tại công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

2.2.1 Tổ chức bộ máy

2.1.1.1 Tổ chức bộ máy công ty

2.2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty

- Kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký vào mục đích kinh doanh Bảođảm và phát triển nguồn vốn được giao, thực hiện tốt về phân phối lao động, chăm lođời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên Thực hiện nghĩa vụ vàtrách nhiệm đối với nhà nước, không vi phạm pháp luật

- Công ty Lưu trữ HT có trách nhiệm khai thác và sử dụng một cách hợp lý cóhiệu quả nguồn vốn, chủ động không ngừng tăng nguồn vốn tự có, mở rộng tài sản,đổi mới trang thiết bị kĩ thuật nâng cao năng suất lao động Đảm bảo cho hoạt độngsản xuất kinh doanh có hiệu quả, làm tròn nghĩa vụ của công ty đối với nhà nước

- Có nhiệm vụ xây dựng và thực hiện kế hoạch phát triển dài hạn theo đúng mụctiêu kế hoạch nhà nước giao Căn cứ nhu cầu thị trường thông qua đại hội công nhânviên chức

- Chuẩn bị đầy đủ các chỉ tiêu, tiêu chuẩn mà cấp trên ban hành, tổ chức hoànthiện các tiêu chuẩn về định mức lao động thỏa thuận ghi rõ trong quy định của công

ty Công ty chủ động xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo nâng cao trình độ củanhân viên.

- Thường xuyên chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên,thực hiện đầy đủ các chính sách đảm bảo công tác phân phối lao động được côngbằng như: tiền lương, tiền thưởng, bảo hộ lao động, đảm bảo an ninh trật tự xã hội

- Xây dựng các chỉ tiêu khen thưởng để khuyến khích cán bộ công nhân viên pháthuy được khả năng của mình Đồng thời có những biện pháp để xử lý sai phạm

- Công ty có quyền tuyển chon đội ngũ nhân viên của mình theo yêu cầu của sảnxuất và chỉ tiêu đề ra của công ty.Thực hiện rộng rãi các chế độ hợp đồng lao độngthay thế chế độ tuyển dụng và biên chế nhà nước, có quyền hạn chấm dứt hợp đồngkhi hết thời hạn hợp đồng hoặc khi nhân viên vi phạm hợp đồng lao động Có thểtuyển nhân viên thay thế ở những vị trí mà nhân viên hiện tại không đáp ứng đượcyêu cầu của công việc

- Công ty có quyền tự do liên kết kinh tế với các tổ chức kinh doanh kháctrên cơ sở tự nguyện giữa các bên, không giới hạn vị trí địa lý, quy mô hoạtđộng, tiến tới một mối quan hệ hợp tác cùng có lợi

2.2.1.1.2 Cơ cấu tổ chức

Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất cũng như quy mô sản xuất, công ty đã tổchức bộ máy quản lý một cấp Giám đốc đứng đầu lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp đếntừng xưởng, giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc và các phòng ban chứcnăng.Thông qua sự trợ giúp của các Phó giám đốc, Giám đốc có thể nắm bắt đượctình hình sản xuất của các xưởng, tình hình sản xuất kinh doanh của công ty

Bao gồm:

- Hội đồng quản trị

- Ban Giám đốc: 01 Giám đốc

- Các phòng chức năng:

+ Phòng Hành chính - Kế toán

+ Phòng Lưu trữ - Số hóa

+ Phòng Kế hoạch - Kinh doanh

+ Xưởng sản xuất thiết bị

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty (Phụ lục 02)

2.2.1.1.3Năng lực chuyên môn

sinh

Số nămcông tác

Trình độchuyênmôn

4 Nguyễn Xuân

TrưởngphòngKH-KD

Cử nhânLưu trữ

PhóphòngLưu trữ

2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng

2.2.1.2.1 Chức năng

Phòng Hành chính - Kế toán là đơn vị trực thuộc Công ty CP Công nghệ Lưu trữ

- Số hóa tài liệu HT, có chức năng tham mưu cho giám đốc điều hành thực hiện cácnhiệm vụ về hành chính, kế toán như:

Báo cáo, thống kê, tiếp nhận hồ sơ đấu thầu, công tác văn thư - lưu trữ, nhân sự,bảo hiểm, thi đua khen thưởng, tài chính , hậu cần, hỗ trợ phòng ban và thực hiện cácnhiệm vụ khác

Được quyền sử dụng các trang thiết bị, phương tiện của Công ty vào mục đíchphục vụ công việc

Được quyền từ chối thực hiện những nhiệm vụ do lãnh đạo giao nhưng khôngphù hợp với quy định của pháp luật

2.2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức

- Trưởng phòng

- Phó Trưởng phòng

- Nhân viên Hành chính – Kế toán

- Nhân viên Lái xe

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính – Kê toán (Phụ lục 03)

2.2.1.2.3.1 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong phòng Hành chính- Kế toán.

-Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác hành chính của công ty

- Xây dựng kế hoạch, chiến lược phát triển của Phòng

- Điều hành hoạt động chung của Phòng theo chỉ đạo

- Chịu trách nhiệm tham mưu, đề xuất trong công tác quản lý: Quản trị nhân sự,Quản trị văn phòng

- Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng Hành chính – Kế toán

- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên trongPhòng

- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng.

- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trongphòng

- Ký, sao y một số giấy tờ hành chính được Ban Giám đốc ủy quyền

- Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng Hành

chính-Kế toán

- Thừa ủy nhiệm của Ban Giám đốc truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộphận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ đạo,chỉ thị của Ban Giám đốc

- Thực hiện nghiệm vụ kế toán hành chính và kế toán nội bộ của công ty

- Thực hiện công việc khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc

Phó trưởng phòng

- Phụ trách điều hành một số công việc do Trưởng phòng phân công

- Xây dựng kế hoạch, chiến lược mảng công việc phụ trách

- Hoạch định và phát triển nguồn nhân lực Tổng hợp, theo dõi tình hình sửdụng nhân lực của Công ty Tư vấn cho Ban lãnh đạo sử dụng, bố trí nhân sự, hiệuquả

- Xây dựng chính sách đào tạo hoặc tổ chức cho cán bộ, nhân viên tham gia đàotạo Theo dõi, đánh giá kết quả sau đào tạo

- Đề xuất các giải pháp nhằm tăng hiệu quả công việc và chiến lược phát triểnnguồn nhân sự của Công ty

- Xây dựng hệ thống văn bản pháp lý: nội quy, quy chế, quy trình, quy định,…

Tổ chức thực hiện kiểm soát

- Điều hành hoạt động Phòng Hành chính – Kế toán của Công ty theo Trưởngphòng

- Tư vấn, tham mưu cho Trưởng phòng, Ban Giám đốc công ty trong việc quản

lý, triển khai những chính sách, quy chế

- Xây dựng, triển khai văn hóa doanh nghiệp vào môi trường làm việc

- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích người lao độnglàm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động

- Xây dựng hệ thống Quản lý hành chính khoa học, chuyên nghiệp, hiệu quả

- Thực hiện các công việc khác được giao từ Trưởng phòng, Ban Giám đốc

Nhân viên Hành chính - Kế toán.

- Thực hiện công việc theo chức năng , nhiệm vụ của phòng hành chính

- Photo giấy tờ theo yêu cầu của Ban Giám đốc

- Chủ động hỗ trợ trong việc xử lý (nhận, trả lời, lưu chuyển) điện thoại, thưtín, fax

- Hỗ trợ chuyển văn bản, tài liệu

- Thực hiện công tác nghiệp vụ do Trưởng phòng, Phó phòng phân công

- Theo dõi chế độ Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm xã hội cho nhân viên Công ty

- Hỗ trợ cho Ban lãnh đạo tiếp khách tại Công ty

- Tổ chức thực hiện các hội thảo, hội nghị, lớp học của Công ty.

- Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản, thiết

bị tại văn phòng

- Quản lý và vận hành hệ thống thư viện, sách báo của Công ty

- Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, vé xe,…)

- Mua sắm văn phòng phẩm Công ty và các dự án

- Tổ chức sinh nhật cho các thành viên công ty trong tháng

- Hậu cần cho các sự kiện của Công ty

Nhân viên Lái xe

- Trực tiếp lái xe theo đúng quy định của pháp luật và quy chế của Công ty

- Trực tiếp lái xe hoặc phụ lái hỗ trợ cho các cán bộ khác hoàn thành nhiệm vụcông tác trong phạm vi được phân công

- Nghiêm chỉnh chấp hành các quy định của pháp luật về an toàn giao thông vàcác nội quy, quy định của Công ty

- Bảo quản tốt phương tiện và trang bị làm việc

- Chịu trách nhiệm cá nhân trong phạm vi công tác được phân công

- Giữ gìn bí mật nội dung công việc cán bộ hoặc nhân viên trao đổi trên xe,không bàn tán, tung tin, nói xấu xuyên tạc sự thật làm giảm uy tín khách và công ty

- Giữ mối liên hệ tốt với các đơn vị sửa chữa, bảo trì xe thường xuyên choCông ty