THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 CỦA BÁO YÊN BÁI

LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BÁO YÊN BÁI 2 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của báo Yên Bái 2 1.1 Chức năng 2 1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 2 1.3 Cơ cấu tổ chức 3 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Báo Yên Bái 5 2.1 Tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính – Trị sự 5 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức 5 2.1.2 Vị trí việc làm và bản mổ tả công việc 6 2.2 Công tác văn thư, lưu trữ 8 2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Báo Yên Bái về công tác văn thư, lưu trữ 8 2.2.1.1 Hệ thống hóa văn bản quản lý công tác văn thư 8 2.2.1.2 Hệ thống hóa văn bản quản lý công tác lưu trữ 9 2.2.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác 10 2.2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 11 2.2.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Báo Yên Bái 11 2.2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Báo Yên Bái 11 2.2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý 12 2.2.4.2 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 14 2.2.4.3 Sơ đồ hoa quy trình lập hồ sơ hiện hành 15 2.2.4.5 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Báo Yên Bái 16 2.2.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Báo Yên Bái 17 2.2.5.1 Văn bản quản lý công tác lưu trữ 17 2.2.5.2 Tổ chức nhân sự và cơ sở vật chất trong công tác lưu trữ 17 3. Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của cơ quan Báo Yên Bái 18 3.1 Tìm hiểu về cơ sở vật chất của phòng Hành chính – Trị sự 18 3.3 Thống kê các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng 20 PHẦN 2. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 21 VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN CỦA BẢO YÊN BÁI 21 1. Lý do chọn đề tài 21 2. Lịch sử nghiên cứu 22 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 23 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 23 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu 24 6. Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài 25 7. Cấu trúc của đề tài 25 PHẦN NỘI DUNG 26 CHƯƠNG I. CƠ SỞ KHOA HỌC TRONG TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN TẠI BÁO YÊN BÁI 26 1.1 Các khái niệm cơ bản 26 1.1.1 Khái niệm văn bản và hệ thống văn bản 26 1.1.2 Yêu cầu nội dung của văn bản 27 1.1.3 Yêu cầu về thể thức 28 1.2 Khái niệm tiêu chuẩn hóa và tiêu chuẩn hóa văn bản 28 1.2.1 Tiêu chuẩn hóa 28 1.2.2 Tiêu chuẩn hóa văn bản 28 1.3 Khái niệm ISO 29 1.3.1 Khái niệm ISO 29 1.3.2 Khái niệm ISO 9001: 2008 29 1.4 Mức độ và cấp độ tiêu chuẩn hóa văn bản 29 1.4.1 Mức độ tiêu chuẩn hóa 29 1.4.2 Cấp độ tiêu chuẩn hóa văn bản 30 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 CỦA BÁO YÊN BÁI 33 2.1 Giới thiệu hệ thống quản lý chất lượng và tầm quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng tại Báo Yên Bái 33 2.1.1 Hệ thống quản lý chất lượng 33 2.1.2 Tầm quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng 34 2.1.3 Mô hình hóa quy trình của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 35 2.1.4 Chính sách chất lượng của Báo Yên Bái 35 2.1.5 Hệ thống tài liệu 35 2.2 Nội dung tiêu chuẩn hóa văn bản 36 2.2.1 Chuẩn hóa thành phần văn bản: 36 2.2.2 Chuẩn hóa mối quan hệ giữa các văn bản: 36 2.2.3 Chuẩn hóa việc sử dụng đúng chức năng, công dụng của các văn bản: 36 2.2.4 Chuẩn hóa thể thức văn bản: 36 2.2.5 Chuẩn hóa văn phong văn bản: 37 2.3 Quy trình Soạn thảo văn bản theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 38 2.3.1 Mục đích và phạm vi áp dụng 38 2.3.2 Các bước soạn thảo văn bản 38 2.3.3 Thể thức và bố cục văn bản 38 2.3.3.1 Thể thức văn bản 38 2.3.3.2 Bố cục văn bản 39 2.3.3.3 Sơ đồ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 39 2.4 Ý nghĩa của việc chuẩn hóa văn bản phục vụ cho hoạt động của Báo Yên Bái 39 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NHẰM ĐẨY MẠNH VIỆC THỰC HIỆN CÔNG TÁC TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN 41 3.1 Mẫu hóa một số văn bản thường được sử dụng 41 3.2 Chú trọng đến công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ 41 3.3 Nâng cao chất lượng các hoạt động thẩm định, kiểm tra văn bản được soạn thảo và ban hành 42 KẾT LUẬN 44 PHẦN 3. PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, cho phép tôi được bày tỏ lòng tri ân sâu sắc tới Ths NguyễnMạnh Cường, người đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành báo cáo thựctập tốt nghiệp này Đồng thời, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy, cô trongKhoa Quản trị văn phòng, những người đã tận tình truyền đạt kiến thức cho tôitrong suốt những năm học vừa qua

Tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn các cán bộ, nhân viên phòng Hành chính –Trị sự, đặc biệt là đồng chí Vũ Thị Hoài – nhân viên văn thư - lưu trữ đã hướngdẫn, chỉ bảo rất nhiều trong thời gian tôi thực tập tại Tòa soạn Báo Yên Bái

Xin trân trọng cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BÁO YÊN BÁI 2

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của báo Yên Bái 2

1.1 Chức năng 2

1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 2

1.3 Cơ cấu tổ chức 3

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Báo Yên Bái 5

2.1 Tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính – Trị sự 5

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức 5

2.1.2 Vị trí việc làm và bản mổ tả công việc 6

2.2 Công tác văn thư, lưu trữ 8

2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Báo Yên Bái về công tác văn thư, lưu trữ 8

2.2.1.1 Hệ thống hóa văn bản quản lý công tác văn thư 8

2.2.1.2 Hệ thống hóa văn bản quản lý công tác lưu trữ 9

2.2.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác 10

2.2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 11

2.2.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Báo Yên Bái 11

2.2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Báo Yên Bái 11 2.2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý 12

2.2.4.2 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 14

2.2.4.3 Sơ đồ hoa quy trình lập hồ sơ hiện hành 15

2.2.4.5 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Báo Yên Bái 16

2.2.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Báo Yên Bái 17

2.2.5.1 Văn bản quản lý công tác lưu trữ 17

2.2.5.2 Tổ chức nhân sự và cơ sở vật chất trong công tác lưu trữ 17

3 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của cơ quan Báo Yên Bái 18

3.1 Tìm hiểu về cơ sở vật chất của phòng Hành chính – Trị sự 18

3.3 Thống kê các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng20 PHẦN 2 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 21

VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN CỦA BẢO YÊN BÁI 21

1 Lý do chọn đề tài 21

2 Lịch sử nghiên cứu 22

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 23

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 23

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu 24

6 Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài 25

7 Cấu trúc của đề tài 25

PHẦN NỘI DUNG 26

CHƯƠNG I CƠ SỞ KHOA HỌC TRONG TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN TẠI BÁO YÊN BÁI 26

1.1 Các khái niệm cơ bản 26

1.1.1 Khái niệm văn bản và hệ thống văn bản 26

1.1.2 Yêu cầu nội dung của văn bản 27

1.1.3 Yêu cầu về thể thức 28

1.2 Khái niệm tiêu chuẩn hóa và tiêu chuẩn hóa văn bản 28

1.2.1 Tiêu chuẩn hóa 28

1.2.2 Tiêu chuẩn hóa văn bản 28

1.3 Khái niệm ISO 29

1.3.1 Khái niệm ISO 29

1.3.2 Khái niệm ISO 9001: 2008 29

1.4 Mức độ và cấp độ tiêu chuẩn hóa văn bản 29

1.4.1 Mức độ tiêu chuẩn hóa 29

1.4.2 Cấp độ tiêu chuẩn hóa văn bản 30

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 CỦA BÁO YÊN BÁI 33

2.1 Giới thiệu hệ thống quản lý chất lượng và tầm quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng tại Báo Yên Bái 33

2.1.1 Hệ thống quản lý chất lượng 33

2.1.2 Tầm quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng 34

2.1.3 Mô hình hóa quy trình của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 35

2.1.4 Chính sách chất lượng của Báo Yên Bái 35

2.1.5 Hệ thống tài liệu 35

2.2 Nội dung tiêu chuẩn hóa văn bản 36

2.2.1 Chuẩn hóa thành phần văn bản: 36

2.2.2 Chuẩn hóa mối quan hệ giữa các văn bản: 36

2.2.3 Chuẩn hóa việc sử dụng đúng chức năng, công dụng của các văn bản: 36

2.2.4 Chuẩn hóa thể thức văn bản: 36

2.2.5 Chuẩn hóa văn phong văn bản: 37

2.3 Quy trình Soạn thảo văn bản - theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 38

2.3.1 Mục đích và phạm vi áp dụng 38

2.3.2 Các bước soạn thảo văn bản 38

2.3.3 Thể thức và bố cục văn bản 38

2.3.3.1 Thể thức văn bản 38

2.3.3.2 Bố cục văn bản 39

2.3.3.3 Sơ đồ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 39

2.4 Ý nghĩa của việc chuẩn hóa văn bản phục vụ cho hoạt động của Báo Yên Bái 39

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NHẰM ĐẨY MẠNH VIỆC THỰC HIỆN CÔNG TÁC TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN 41

3.1 Mẫu hóa một số văn bản thường được sử dụng 41

3.2 Chú trọng đến công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ 41

3.3 Nâng cao chất lượng các hoạt động thẩm định, kiểm tra văn bản được soạn thảo và ban hành 42

KẾT LUẬN 44 PHẦN 3 PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Trong tất cả các cơ quan, tổ chức đều có công tác văn phòng và lập ra đơn

vị làm công tác văn phòng Xã hội ngày càng phát triển, hoạt động văn phòngcũng được nâng cao và coi trọng hơn, đòi hỏi cấp thiết một đội ngũ cán bộ, côngnhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ Đáp ứng nhu cầu đó, Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội đã và đang đào tạo bậc đại học các ngành liên quan tới côngtác văn phòng, trong đó có chuyên ngành Quản trị văn phòng.Với phương châm

“ Học đi đôi với hành” gắn liền nhà trường với xã hội, sau 4 kỳ học, nhà trườngkết hợp cùng với khoa đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tốt nghiệp nhằmgiúp sinh viên có thể áp dụng lí thuyết vào môi trường thực tiễn, công việc cụthể Sinh viên sẽ củng cố thêm kiến thức đã học, rèn luyện kĩ năng, nâng caonăng lực nghề nghiệp và ý thức trách nhiệm

Được sự đồng ý, tiếp nhận của Báo Yên Bái, theo sự phân công của khoa

em về thực tập tại phòng Hành chính – Trị sự từ ngày 04/07/2016 đến ngày28/08/2016 Mặc dù nội dung thực tập khá phức tạp, thời gian thực tập còn ngắnnhưng với sự quan tâm, tạo điều kiện của đồng chí trưởng phòng Nguyễn VănMiền, cùng với sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ, nhân viên khác trong phòng

em đã hoàn thành tốt đợt thực tập này

Thông qua nghiên cứu, khảo sát và trực tiếp thực hành qua các khâunghiệp vụ của công tác văn phòng em đã tích lũy thêm được rất nhiều kinhnghiệm, tạo nền tảng vững vàng cho công việc sau khi em ra trường

Bản báo này được viết theo đề cương chung của khoa và dựa trên nhữngkết quả đạt được trong quá trình thực tập Qua bản báo cáo này em cũng xinđược đề xuất kiến nghị một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn công tác văn phòngcủa Báo Yên Bái

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nôi, ngày 27 tháng 08 năm 2016

Sinh viên

Nguyễn Thị Hoài Thu

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BÁO YÊN BÁI

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của báo Yên Bái 1.1 Chức năng

Báo Yên Bái của đảng bộ tỉnh ủy Yên Bái có chức năng là cơ quan ngônluận của đảng bộ, chính quyền và nhân dân, đồng thời là cầu nối thông tin giữađảng, chính quyền với nhân dân địa phương, là đơn vị sự nghiệp có thu, hoạtđộng báo chí theo quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước

Tham gia phát đông và tổ chức các phong trào thi đua yêu nước, phát hiệnnêu gương các tập thể, cá nhân điển hình tiên tiến Tham gia tổng kết thực tiễn,đúc rút và phổ biến kinh nghiệm, góp phần bổ sung hoàn thiện quản điểm đườnglối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, và quy định của địa phương;đua đường lối, nghị quyết của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước vàocuộc sống

Tổ chức, tiếp nhận, xử lí, đăng tải thông tin kịp thời, chính xác, thực hiện

là diễn đàn của dân theo quy đinh của pháp luật góp phần xây dựng đảng bộ vàcác tổ chức trong hệ thống chính trị ở địa phương vững mạnh

Chủ động đấu tranh kiên quyết, sắc ben với những âm mưu và hoạt độngphá hoạt của các thế lực thù địch, bảo vệ chue nghĩa Mác – Lênin, Tư tưởng HồChí Minh, đường lối chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước.Tích cực, giám sát phát hiện tiêu cực, góp phần định hướng tư tưởng và dư luận

xã hội

Xây dựng cơ quan báo vững mạnh, xây dựng đội ngũ công chức viênchức, và người lao động có lập trường, quan điểm vững vàng, giỏi về chuyên

môn, nghiệp vụ và có đạo đức nghề nghiệp.

1.3 Cơ cấu tổ chức

Tổ chức bộ máy gồm các cán bộ , phóng viên, biên tập viên, kĩ thuậtviên , viên chức Báo Yên Bái

Ban Biên tập

Tổng biên tập Bùi Anh Túy

Bút danh: Trường TúyTrình độ: Cử nhân báo chíPhó tổng biên tập Phí Văn Nam

Bút danh: Hoài NamTrình độ cư nhân báo chiPhó tổng biên tập Trần Quỳnh Liên

Phụ trách Báo Yên Bái hằng ngàyPhó tổng biên tập Trần Minh Đức

Phụ trách báo điện tử; Truyền hình Internet

Phòng Tòa soạn

Bút danh: Thụy Anh

Bút danh: Quế Hương

Phòng phóng viên văn xã – xây dựng Đảng

Bút danh: Đào Minh

Phòng Báo Yên Bái điện tử

Bút danh: Minh Quang

Bút danh: Phạm Minh

Phòng hành chính – trị sự

Bút danh: Thanh Miền

Bút danh: Việt Lâm

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BÁO YÊN BÁI

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Báo Yên Bái

Giúp ban biên tập xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình công tác củaBan biên tập Tổng hợp tình hình, dự thảo báo cáo, công văn, công tác thư viện,

dự án thuộc nhiệm vụ của phòng Hành chính – Trị sự

Tổ chức điều hành mọi hoạt động trong phòng Hành chính – Trị sự, phục

vụ các hoạt động của ban biên tập Dự và ghi chép đầy đủ các ý kiến trong cáccuộc họp của Ban biên tập (trừ các cuộc họp nội bộ lãnh đạo Ban biên tập)

Thông báo kết luận cuộc họp, ý kiến chỉ đạo của Ban biên tập tới các

BAN BIÊN TẬP

P.Tòa

soạn

P.Phóng viên kinh tế

P.Phóng viên văn xã

- xây dựng đảng

P.Vùng cao - nội chính

P.Báo điện tử

P Hành chính-trị sự

phòng theo sự chỉ đạo của Tổng biên tập; thừa lệnh Ban biên tạp chắp nối, phốihợp công việc với các phòng Có trách nhiệm xem lại toàn bộ nội dung và thểthức các văn bản của Ban biên tập trước khi lãnh đạo Ban biên tập kí phát hành.

Tham mưu giúp lãnh đạo Ban biên tập trong công tác đối nội, đối ngoại,các mặt công tác nội bộ cơ quan, công tác tổ chức cán bộ, công tác thi đua khenthưởng Giúp Ban biên tập về hoạt động hành chính, quản trị của cơ quan

Phối hợp với các phòng chuyên môn kí kết hợp đồng chuyên trang,chuyên mục, đôn đốc thu tiền, quảng cáo các chuyên trang, chuyên mục… vàcác công tác tài chính khác của cơ quan

Cơ cấu tổ chức

2.1.2 Vị trí việc làm và bản mổ tả công việc

Để nâng cao chất lượng công tác, phục vụ tốt nhiệm vụ quyền hạn đượcgiao, Phòng Hành chính – Trị sự đã thống nhất và hoàn thiện cơ cấu tổ chứcgồm 10 đồng chí với các chức vụ và nhiệm vụ cụ thể như sau:

Trưởng phòng - Đồng chí Nguyễn Văn Miền

- Lãnh đạo phụ trách chung công việc quản trị hành chính của cơ quan,các sự vụ mà Ban biên tập giao

- Thủ quỹ cơ quan, Đảng bộ

- Chế độ nghỉ hưu cùng đồng chí Đức Thành, Nga và các công việc kháccủa Ban Biên Tập giao

Phó phòng – Đồng chí Tô Đức Thành

- Làm công tác tổng hợp, thảo các báo cáo, văn bản, quyết định, công văn,theo dõi, tổng hợp công tác thi đua khen thưởng của cơ quan, tổng hợp báo cáohàng quý, hàng tháng để gủi cho Tỉnh ủy, Tuyên giáo, Sở thông tin Truyềnthông, theo dõi đôn đốc tổng hợp công tác ISO của phòng và của cơ quan

- Theo dõi và làm các chế độ nâng lương hàng năm, chế độ nghỉ hưu của

cơ quan

- Quản lí hồ sơ lưu trữ của cơ quan, công tác Bảo về bí mật Nhà nước

- Công tác phát hành báo chí

- Thực hiện các công việc khác khi lãnh đạo phòng phân công

Kế toán – Đồng chí Nguyễn Thanh Nga

- Phụ trách kế toán, trực tiếp quản lí kinh phí định mức và kinh phí xuấtbản, quản lí toàn bộ tài sản, tài chính, phương tiện cơ quan, thanh quyết toán cáckhoản thu chi tiền báo tại Nhà in, tiền đặt mua báo tại Bưu điện (phát hành báochí) theo đúng chế độ chính sách

- Theo dõi công tác BHXH của cơ quan

- Cùng đồng chí Tô Thành theo dõi chế độ nghỉ hưu của CBCC cơ quan

- Thực hiện các công việc khác khi lãnh đạo phòng phân công

Kế toán – Đồng chí Nguyễn Anh Ngọc

- Quản lí kế toán quảng cáo và công tác tài chính thuế, theo dõi các khoảnthu ngoài ngân sách cấp, hợp đồng các ban ngành, CT, CM, quảng cáo tuyêntruyền trên các báo, đôn đốc các khoản tuyên truyền

- Thu thuế TNCN của CBVC và CTV

- Theo dõi công tác ISO của phòng và cơ quan

- Thực hiện công việc khác mà lãnh đạo phòng phân công

Cán bộ tư liệu, thư viện – Đồng chí Lê Loan Phượng

- Quản lí thư viện

- Quản lí, dọn phòng khách tầng 1 và hội trường tầng 3, trước cửa hànhlang hội trường tầng 3

- Sửa bản in thử mỗi tháng 2 số báo vùng cao

- Làm công việc khác do lãnh đạo phòng phân công.

Nhân viên văn thư – Đồng chí Vũ Thị Hoài

- Công tác văn thư đánh máy

- Gấp gửi công văn thư báo

- Làm tạp vụ phòng của ban lãnh đạo BBT

Thực hiện công việc khác do lãnh đạo phòng phân công

Lái xe – Đồng chí Lý Xuân Thành; Đồng chí Nguyễn Văn Hải

- Lái xe, kiêm công tác điện nước, chăm sóc cây cảnh toàn bộ cơ quan

- Theo dõi kiểm tra các mái nhà cơ quan khi mưa bão

- Thực hiện công việc khác khi lãnh đạo phòng phân công

Nhân viên tạp vụ – Đồng chí Lê Thị Loan

- Nấu cơm, tạp vụ cơ quan - Quét dọn hành lang, cầu thang từ tầng 1 đếntầng 3 toàn cơ quan, trước và sau nhà ăn và các công trình vệ sinh của cơ quan

- Thực hiện công việc khác mà lãnh đạo phòng phân công

Bảo vệ - Đồng chí Đào Mạnh Quang

- Bảo vệ cơ quan theo hợp đồng đã kí cam kết

- Thực hiện bảo vệ thời gian từ 16h30 ngày hôm trước đến 7h sáng ngàyhôm sau Riêng ngày thứ 7 và chủ nhật bảo vệ cả ngày lẫn đêm, ốm phải cóngười nhà trông coi bảo vệ giúp

- Không được để xảy ra mất mát tài sản cơ quan, không được để kẻ gian,xấu đến gây mất trật tự trong cơ quan Nếu mất tài sản phải bồi thường theo giátrị hiện hành

- Ngoài giờ hàng ngày theo dõi kiểm tra điện nước, có vấn đề gì xảy rabáo cáo cho lãnh đạo phòng

2.2 Công tác văn thư, lưu trữ

2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Báo Yên Bái về công tác văn thư, lưu trữ

2.2.1.1 Hệ thống hóa văn bản quản lý công tác văn thư

Thông Tư số 04/2013/ TT-BNV ngày 16/04/2013 hướng dẫn xây dựngQuy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan nhà nước

Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28 tháng 05 năm 2004 của Văn phòngTrung ương Đảng về thể thức văn bản của Đảng

Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng

04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính Phủsửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng

04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2009 của Chính phủsửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu

Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 03 năm 2009 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bảnđến và lập hồ sơ trong môi trường mạng

Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm

2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính Phủ hướng dẫn thi về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chínhphủ về công tác văn thư

Quyết định 31- QĐ/TW 01 ngày 01 tháng 10 năm 1997 của Ban Chấphành Trung ương ĐẢng ban hành quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành vàthể thức văn bản của Đảng

Quyết định số 91-QĐ/TW của Ban Bí thư (khóa IX) ngày 16 tháng 02năm 2004 bổ sung thẩm quyền ban hành văn bản và thể thức văn bản của Đảng

2.2.1.2 Hệ thống hóa văn bản quản lý công tác lưu trữ

Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011

Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủquy định về chi tiết một số điều của Luật lưu trữ

Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập cơ sơ dữ liệu tài liệu

lưu trữ.

Công văn số 2959/BNV-VTLTNN ngày 17 tháng 8 năm 2012 của Bộ Nội

vụ về việc hướng dẫn triển khai thi hành Luật Lưu trữ

Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 03 năm 2010 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưutrữ

Quyết định số 128/ QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 06 năm 2009 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Ban hành quy trình “Chỉnh lý tài liệugiấy” theo TCVN ISO 9001:2000

Quyết định số 115/ QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 05 năm 2009 của CụcVăn tư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành danh mục số 1 các cơ quan, tổcức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II

Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 05 năm 2009 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành danh mục số 1 các cơ quan, tổchức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

2.2.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác

Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình được xây dựngtheo định kỳ Việc này được lạp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất địnhnhư sau một nhiệm kỳ, một năm, quý, tháng, tuần…Chương trình công tácthường kỳ bao quát tất cả các lĩnh vực hoạt động của tòa soạn

Làm việc có chương trình là yêu cầu đầu tiên của phương pháp làm việckhoa học nói chung, của Báo Yên Bái nói riêng Tính hoa học thể hiện ở chỗthông qua chương trình có thể biết được tất cả các việc sẽ làm trong năm, 6tháng, quý, tháng, tuần Trong chương trình công tác thường kỳ, các việc đượcsắp xếp theo từng lĩnh vực giúp cho việc triển khai được thuận lợi, đảm bảo tínhthống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn

Để có một chương trình công tác vừa đảm bảo chất lượng vừa đúng tiến

độ thời gian, việc biên soạn bản chương trình phải dựa vào các căn cứ như: chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của Báo Yên Bái đang côngtác; Căn cứ vào chủ trương chung của Đảng và Nhà nước; Căn cứ vào chươngtrình công tác của Tỉnh Ủy Yên Bái…Dựa vào các căn cứ lập chương trình trên

cơ sở thu nhận các thông tin cập nhật hàng ngày, phòng Hành chính – Trị sựtrực tiếp soạn thảo chương trình công tác của Báo Yên Bái.Dự thảo xong, phòng

sẽ gửi đến các phòng, ban khác để lấy ý kiến đóng góp.Sau khi có các ý kiếnđóng góp của các bộ phận, đầu mối công tác, phòng Hành chính – Trị sự hoàn

chỉnh bản dự thảo lần cuối rồi trình Tổng biên tập phê duyệt, ban hành (phụ lục

1, phụ lục 2 , phụ lục 3, phụ lục 4).

Sơ đồ hóa quy trình xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác của

Báo Yên Bái (Phụ lục 5)

2.2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

2.2.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản

lý của Báo Yên Bái

Công tác văn thư của Báo Yên Bái được tổ chức theo hình thức tập trung,

có cán bộ văn thư chuyên trách Dưới sự hướng dẫn chỉ đạo của trưởng phòngHành chính – Trị sự công tác văn thư ngày càng hoàn thiện và phát triển, đápứng được yêu cầu cải cách hành chính

Trong công tác văn thư, soạn thảo và ban hành văn bản được chú trọng.Đặc biệt là về thẩm quyền ban hành văn bản Sau thời gian tìm hiểu và nghiêncứu hồ sơ tài liệu tại Báo Yên Bái, nhìn chung việc ban hành văn bản là đúngthẩm quyền Việc phân công thẩm quyền, trách nhiệm ban hành, soạn thảo vănbản giúp cho văn bản ban hành ra không bị chồng chéo, sai quy đinh Đồng thờicũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý giải quyết các văn bản và truy cứutrách nhiệm các nhân liên quan đến văn bản

2.2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Báo Yên Bái

Áp dụng Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28 tháng 05 năm 2004 củaVăn phòng Trung ương Đảng về thể thức văn bản của Đảng Vì vậy các yếu tốthể thức trong văn bản được đảm bảo khá đầy đủ, đúng theo tiêu chuẩn hóa màtòa soạn đang áp dụng Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số nhược điểm sai lầmnhư:

- Dưới dòng chữ ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM phải là gạch nét liền

nhưng trong nhiều văn bản của Báo Yên Bái lại được gạch nét đứt (xem phụ

2.2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý

Soạn thảo văn bản là một quá trình quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếpđến chất lượng văn bản Nhận thức được tầm quan trọng đó, cán bộ, nhân viêncủa phòng Hành chính – Trị sự đã thực hiện theo đúng quy trình soạn thảo vănbản

Phân công soạn thảo: Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần

soạn thảo và căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, Tổng biên tập giao chođơn vị soạn thảo Trưởng các đơn vị có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo việc soạnthảo văn bản trong đơn vị Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạnthảo, trưởng phòng chuyên viên trực tiếp phụ trách soạn thảo hoặc chủ trì soạnthảo

Xây dựng đề cương văn bản: Thông thường cán bộ chuyên môn chỉ lập đề

cương đối với những văn bản phức tạp, còn đối với các văn bản đơn giản thườngxuyên phải soạn thảo và một số loại đã được mẫu hóa thì không cần phải xâydựng đề cương

Soạn thảo văn bản: Chuyên viên được giao soạn thảo văn bản phải có

trách nhiệm, xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản soạnthảo, thu thập thông tin tài liệu có liên quan

Duyệt văn bản: Bản thảo phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

Việc sửa chữa, bổ sung vào bản soạn thảo văn bản đã được duyệt phải trìnhngười duyệt xem xét quyết định(thường là trưởng phòng các đơn vị)

Đánh máy, nhân bản văn bản: Văn bản dự thảo sau khi được lãnh đạo cơ

quan duyệt thì đem nhân bản để chuẩn bị ban hành Chỉ được nhân văn bản theo

đúng số lượng yêu cầu, không cắt, dán chữ ký để nhân văn bản, đồng thời giữ bímật nội dung trong văn bản, thực hiện đánh máy nhân văn bản theo đúng thờigian yêu cầu.

Ký ban hành: Sau khi các thủ tục trình ký được thực hiện và kiểm tra lại

văn bản lần cuối, nếu đầy đủ và đáp ứng đúng các yêu cầu về thể thức, nội dung

và tính thẩn mỹ thì tổng biên tập hoặc người có thẩm quyền ký văn bản theođúng nhiệm vụ, quyền hạn được phân công và trong phạm vi giải quyết côngviệc đã được quy định

Ban hành văn bản: Văn bản khi ký ban hành sẽ được tập trung tại phòng

văn thư để làm thủ tục phát hành Trước khi đóng dấu văn thư cơ quan kiểm tralại mặt thể thức, nếu đúng và đầy đủ mới đóng dấu để ban hành Nếu sai sót quánhiều thì gửi lại để sửa chữa sau đó mới đóng dấu cho ban hành

2.2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

Đăng

ký văn bản đi

Lưu văn bản đi

Làm thủ tục chuyển phát

và theo dõi

Đóng dấu

cơ quan

Đăng

ký văn bản đi bằng số

Đăng ký văn bản

đi bằng máy tính

Làm thủ tục phát hành văn bản

Đóng dấu

độ khẩn mật

Chuyển phát văn bản

Theo dõi việc chuyển phát văn bản

2.2.4.2 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

Tiếp nhận và đăng

ký văn bản đến

Trình văn bản đến và chuyển giao

Giải quyết và đôn đốc nhắc nhở văn bản đến

2.2.4.3 Sơ đồ hoa quy trình lập hồ sơ hiện hành

Danh mục hồ sơ

Mở hồ sơ; Thu thập tài liệu; Sắp xếp hồ sơ

Biên mục hồ sơ

Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Tổ chức khoa học và bảo quản tài liệu

2.2.4.5 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Báo Yên Bái

Nâng cao chất lượng lập hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tàiliệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan Vì vậy, cần có những biện pháp đồng bộ đểgóp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành Mộttrong những biện pháp cơ bản và quan trọng là sự chỉ đạo, hướng dẫn của các cơquan quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, cũng như sự chỉ đạo, hướngdẫn của cơ quan cấp trên Tại Điều 9, Luật Lưu trữ quy định trách nhiệm lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Điều 23, Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ quy định tráchnhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành; Điều

13, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 quy định lậpdanh mục hồ sơ

Thực hiện các văn bản trên, trong thời gian qua Tòa soạn Báo Yên Bái đãlàm khá tốt công tác lập hồ sơ hiện hành Tài liệu trong hồ sơ có sự gắn bó chặtchẽ với nhau theo 1 hệ thống nhất định Các văn bản được lưu trong hồ sơ chủyếu là các văn bản gốc mang tính giá trị pháp lý rất cao

Tuy nhiên, việc lập hồ sơ hiện hành vẫn chưa được quan tâm đúng mức.Nguyên nhân chủ yếu là do đội ngũ cán bộ, công chức, số lượng cán bộ làmcông tác văn thư vẫn còn “mỏng” - cán bộ làm công tác văn thư kiêm nghiệmcông tác lưu trữ Việc thu thập tài liệu vẫn còn gặp nhiều khó khăn do các phòngban còn còn để các văn bản, giấy tờ nằm rải rác nhiều nơi

Trong thời gian tới, để đổi mới, nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơhiện hành, lãnh đạo Báo Yến Bái cần cụ thể hóa trách nhiệm cho từng cán bộchuyên môn, áp dụng triệt để quy chế công tác văn thư lưu trữ của Tòa soạn chotừng đơn vị và xem đây là một trong những tiêu chuẩn để xét khen thưởng vàđánh giá công chức hàng năm Đẩy mạnh công tác tuyên truyền nâng cao nhậnthức của cán bộ, công chức về ý nghĩa của tài liệu lưu trữ cũng như tinh thầntrách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ lưu trữ Tổ chức tậphuấn, bồi dưỡng nghiệp cho cán bộ chuyên trách, quan tâm bố trí trang thiết bị,

bìa hồ sơ, hộp, cặp phục vụ cho công tác lập hồ sơ.

2.2.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Báo Yên Bái

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động bao gồm tất ca những vấn đề

lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và

tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý,công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơquan, tổ chức, cá nhân

2.2.5.1 Văn bản quản lý công tác lưu trữ

Cho đến nay, Báo Yên Bái đã áp dụng một hệ thống văn bản khá đầy đủ,quy định những điều cơ bản liên quan đến quản lý về công tác lưu trữ Văn bản

có giá trị cao nhất là Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 được Quốc hội nướcCộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 04 tháng 4 năm 2001 vàđược Chủ tịch nước công bố bằng Lệnh số: 03/2001/L/CTN ngày 15 tháng 4năm 2001 Tiếp theo là các Nghị định: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP củaChính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư và nghị định số111/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháplệnh Lưu trữ quốc gia Đây là hai văn bản quan trọng trong công tác văn thư lưutrữ mới được ban hành Để thực hiện các điều quy định trong Pháp lệnh và cácNghị định trên Nhà nước, cụ thể là Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhànước đã biên soạn và ban hành các Thông tư, Quyết định, Công văn hướng dẫnthi hành một số điều, mục, khoản trong Pháp lệnh và Nghị định Những văn bảnnày góp phần thống nhất việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan,

tổ chức từ trung ương tới địa phương

2.2.5.2 Tổ chức nhân sự và cơ sở vật chất trong công tác lưu trữ

Tòa soạn Báo hiện nay, chưa có cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ

mà còn kiêm nhiệm (Nhân viên văn thư đảm nhiệm thêm cả công việc lưu trữ)

Để thuận tiện trong việc tra tìm tài liệu phục vụ cho công tác nên các phòng,ban, đơn vị đều có một cán bộ làm công tác chuyên môn đôi khi làm công táccông văn, giấy tờ riêng của phòng, ban mình

Lưu trữ tại phòng Hành chính – Trị sự có 1 tủ 6 buồng diện tích 6m² (Phụ

lục 8)và một kho lưu trữ với tổng diện tích 20m² được trang bị 2 bình cứu hỏa

Tại kho lưu trữ có một khối lượng tài liệu rất lớn trong đó có một phần làtài liệu không có giá trị, làm tăng thêm diện tích kho, tăng khối lượng tài liệubảo quản và gây ra nhiều tốn kém về kinh phí, nhâm lực, tài liệu còn ở tình trạnglộn xộn, tồn đọng nhiều năm chưa được phân loại, gây khó khăn cho việc nộpvào lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu

Các phương tiện bảo quản tài liệu được dùng chủ yếu trong kho là các giácom-pắc, hộp đựng tài liệu chuyên dụng Sử dụng dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm,quạt thông gió, bình chữa cháy… Áp dụng các biện pháp chống ẩm, chống nấmmốc, chống côn trùng, chống chuột,mối mọt… Tuy nhiên do nhiều nguyên nhân

mà tài liệu vẫn còn tình trạng bị mất mát, hư hỏng không thể phục hồi được

Tóm lại, Công tác lưu trữ được tổ chức tương đối khoa học đảm bảo được

số lượng lớn tài liệu lưu trữ, chất lượng tài liệu được đảm bảo Tuy nhiên, PhòngHành chính – Trị sự nên đề xuất với ban lãnh đạo về việc xây dựng quy chế lưutrữ, để góp phần nhất quán công tác lưu trữ theo một hệ thống tập trung thốngnhất chứ không phân tán lưu trữ như hiện nay

3 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của cơ quan Báo Yên Bái

3.1 Tìm hiểu về cơ sở vật chất của phòng Hành chính – Trị sự

Với sự phát triển của công nghệ thông tin, văn phòng sẽ được phát triểntheo hướng “ Văn phòng điện tử hóa” Do đó, khi mua sắm các trang thiết bị vănphòng đều tiến hành phù hợp với xu hướng hiện đại hóa văn phòng

STT Tên thiết bị Số lượng Tính năng

1 Máy tính 05 Làm các công việc thường nhật: Soạn

thảo văn bản, truy cập internet, tra cứuthông tin, lưu trữ tài liệu

2 Máy Photocopy 02 Photo, sao, chụp văn bản

4 Máy scaner 01 Scaner các loại (văn bản, hình ảnh) để

lưu giữ, xử lý trên máy

6 Máy hủy tài liệu 01 Hủy tài liệu

7 Điện thoại 05 Liên lạc, trao đổi thông tin

8 Tủ hồ sơ 01 Lưu giữ các văn bản, giấy tờ

3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí sắp xếp trong phòng Văn thư

MÁY PHOTOCOPY MÁY FAX

Quản lý toàn bộ thông tin nhân sự trong Tòa soạn; Quản lý hợp đồng laođộng; Quản lý nghỉ phép và lịch sử nghỉ; Có biểu đồ thống kê, phân tích nhânsự…

Phần mềm quản lý văn bản Lizard VB Manager

Phần mềm này có chức năng:

- Cập nhật thông tin người sử dụng

- Cập nhật danh mục Loại văn bản; Nơi ban hành

- Cập nhật Văn bản đến

- Cập nhật Văn bản đi

- Cập nhật Văn bản cá nhân

- Tìm kiếm Văn bản đến

- Tìm kiếm Văn bản đi

- Sao lưu, phục hổi dữ liệu

Phần mềm quản lý tài sản MiSa R55

Tính năng của phần mềm là:

- Quản lý tài sản theo từng loại tài sản, theo phòng ban, bộ phận sử dụng

- Cho phép điều chuyển tài sản giữa các bộ phận

- Theo dõi tình trạng của từng tài sản và các thông tin chi tiết như: Nămsản xuất, năm bắt đầu sử dụng, xuất xứ sản phẩm, đặc tính, nguyên giá, giá trịhao mòn lũy kế, giá trị còn lại…

- Theo dõi tài sản đang sử dụng, tài sản đang cho thuê hoặc đi thuê

- Theo dõi tài sản đơn vị tự mua sắm, được biếu tặng, tài trợ

- Theo dõi tài sản theo từng nguồn kinh phí

- Theo dõi các khoản hoa hồng, chiết khấu khi mua tài sản

Các phần mềm này đã mang lại hiệu quả cao trong công việc Nó dễ dàng

sử dụng, độ chính xác cao, tiết kiệm được nhiều thời gian và sức lao động GiúpToàn soạn bước một bước lớn tới điện tử hóa trong công tác văn phòng

PHẦN 2 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN CỦA BẢO YÊN BÁI

1 Lý do chọn đề tài

Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết.Văn bản thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoànchỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếpnhất định Đối cới các cơ quan Nhà nước văn bản dùng để ghi chép, truyền đạtcác quyết định quản lỹ và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theođúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định Nói cách khác, văn bản hànhchính là phương tiện quan trọng để đảm bảo thông tin cho quản lý và nó phảnánh kết quả hoạt động của quản lý, đồng thời nó truyền đạt ý chí mệnh lệnh củacác cơ quan Nhà nước cho cấp dưới

Văn bản hành chính có ý nghĩa, vai trò đặc biệt quan trọng, nó là thôngtin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau Vì thế việc xâydựng và thực thi tiêu chuẩn hóa văn bản đang là một vấn đề nhận được rất nhiều

sự quan tâm

Trên thực tế, không ít người đã quan niệm rằng chuẩn hóa trong văn bản

là việc áp dụng một tiêu chuẩn hoặc một chuẩn nghiệp vụ thống nhất trong toànnghành; Nhưng một số người khác lại quan niệm rằng: Chuẩn hóa thực chất làtiêu chuẩn hóa một hoạt động thiết lập các điều khoản để sử dụng chung và lặp

đi lặp lại đối với những vấn dề thực tế hoặc tiềm ẩn, nhằm đạt được mức độ trật

tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định Với quan niệm như vậy tiêu chuẩnhóa văn bản đồng nghĩa với việc xây dựng, ban hành và áp dụng tiêu chuẩntrong công tác soạn thảo và ban hành văn bản Hiện nay, chúng ta vẫn chưa cómột quan niệm thống nhất về tiêu chuẩn hóa trong văn bản; Vì vậy, tôi chọnchuyên đề: “Vấn đề tiêu chuẩn hóa văn bản của Báo Yên Bái” đề làm bài báocáo thực tập tốt nghiệp của mình

Trong chuyên đề sẽ nêu lên được những vấn đề chung,vai trò ý nghĩa,tìnhtrạng thực tiễn, và đưa ra những giải pháp tối ưu nhằm nâng cao chất lượng chohoạt động tiêu chuẩn hóa công tác văn thư nói chung và tiêu chuẩn hóa văn bảnnói riêng

2 Lịch sử nghiên cứu