Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại UBND huyện Lục Nam.

PHẦN I: MỞ ĐẦU 1 1. Lí do chọn đề tài 1 2. Mục đích của quá trình kiến tập 2 3. Ý nghĩa của quá trình kiến tập 2 PHẦN II: KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG HĐNDUBNDTẠI HUYỆN LỤC NAM 3 I. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND huyện và Văn phòng HĐND UBND 3 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện 3 1.1.1. Chức năng của UBND huyện 3 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 3 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện 7 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND UBND huyện 7 1.2.1. Chức năng của Văn phòng HĐNDUBND huyện 7 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 7 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐNDUBND huyện 10 II. Soạn thảo và ban hành văn bản 10 2.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành 10 2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản 11 2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 12 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản 15 2.5. Nhận xét( ưu điểm, nhược điểm) 17 III. Quản lý văn bản đi 18 3.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày tháng văn bản 18 3.2. Đăng ký văn bản 18 3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 18 3.4. Thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 19 3.5. Lưu văn bản đi 19 3.6. Nhận xét 20 IV. Quản lý và giải quyết văn bản đến 20 4.1. Tiếp nhận văn bản đến 20 4.2. Đăng ký văn bản đến 21 4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 21 4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 22 4.5. Nhận xét( ưu điểm, nhược điểm) 22 V. Quản lý và sử dụng con dấu 23 5.1. Các loại dấu cơ quan 23 5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 23 5.3. Bảo quản con dấu 24 5.4. Nhận xét ( ưu điểm, nhược điểm ) 24 VI. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 24 6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan tổ chức 24 6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 24 6.3. Phương pháp lập hồ sơ 27 6.4. Nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 28 6.5. Nhận xét( ưu điểm, nhược điểm) 29 VII. Nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp của UBND huyện 29 7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 29 VIII. Các thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 29 8.1. Các thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.. 29 8.2. Quản lý và sử dụng thiết bị văn phòng 29 8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 30 8.4. Nhận xét( ưu điểm, nhược điểm) 30 PHẦN 3. KẾT LUẬN 31 1. Giải pháp khắc phục nhược điểm tồn tại trong công tác văn phòng của Văn phòng HĐNDUBND huyện 31 2. Tổng kết 31 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC

Họ và tên : Nguyễn Thị Vui

LỜI CẢM ƠN

Nhằm trang bị kiến thức thực tế cho sinh viên trường Đại học Nội vụ HàNội, cùng các thầy cô trong khoa đã tổ chức đợt kiến tập cho sinh viên nhằmnâng cao năng lực chuyên môn cho sinh viên.Sau ba tuần kiến tập tại phòng Nội

Vụ Huyện Lục Nam và được đi khảo sát tại văn phòng HĐND-UBND, huyệnLục Nam, với sự giúp đỡ của mọi người trong phòng Nội Vụ cùng sự chỉ bảotận tình của các thầy cô giáo, tôi đã hoàn thành bài báo cáo kiến tập tốt đẹp Báocáo kiến tập của tôi được xây dựng trên cơ sở những quy định, những kiến thức

lý luận chung cũng như hoạt động tìm hiểu thực tiễn Qua bài báo cáo kiến tậptôi cũng mạnh dạn đánh giá và đề xuất một số kiến thức nhằm nâng cao hiệu quảhoạt động của Văn phòng HĐND-UBND Huyện Lục Nam

Do thời gian, trình độ bản thân chưa có nhiều kinh nghiệm, dù đã cố gắnghoàn thành tốt đợt kiến tập và rút ra được nhiều kinh nghiệm thực tế, nhưng bảnBáo cáo của tôi sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy tôi rất mong nhậnđược sự chỉ bảo, đóng góp của thầy cô, các cô, chú, anh, chị ở phòng Nội vụHuyện Lục Nam để tôi hoàn chỉnh bản Báo cáo kiến tập được hoàn chỉnh hơn

Nguyễn Thị Vui

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

PHẦN I: MỞ ĐẦU 1

1 Lí do chọn đề tài 1

2 Mục đích của quá trình kiến tập 2

3 Ý nghĩa của quá trình kiến tập 2

PHẦN II: KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG HĐND-UBNDTẠI HUYỆN LỤC NAM 3

I Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND huyện và Văn phòng HĐND & UBND 3

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện 3

1.1.1 Chức năng của UBND huyện 3

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 3

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện 7

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyện 7

1.2.1 Chức năng của Văn phòng HĐND-UBND huyện 7

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 7

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện 10

II Soạn thảo và ban hành văn bản 10

2.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành 10

2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 11

2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 12

2.4 Quy trình soạn thảo văn bản 15

2.5 Nhận xét( ưu điểm, nhược điểm) 17

III Quản lý văn bản đi 18

3.1 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày tháng văn bản 18

3.2 Đăng ký văn bản 18

3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 18

3.4 Thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 19

3.5 Lưu văn bản đi 19

3.6 Nhận xét 20

IV Quản lý và giải quyết văn bản đến 20

4.1 Tiếp nhận văn bản đến 20

4.2 Đăng ký văn bản đến 21

4.3 Trình, chuyển giao văn bản đến 21

4.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 22

4.5 Nhận xét( ưu điểm, nhược điểm) 22

V Quản lý và sử dụng con dấu 23

5.1 Các loại dấu cơ quan 23

5.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 23

5.3 Bảo quản con dấu 24

5.4 Nhận xét ( ưu điểm, nhược điểm ) 24

VI Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 24

6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan tổ chức 24

6.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 24

6.3 Phương pháp lập hồ sơ 27

6.4 Nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 28

6.5 Nhận xét( ưu điểm, nhược điểm) 29

VII Nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp của UBND huyện 29

7.1 Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 29

VIII Các thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 29

8.1 Các thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức 29

8.2 Quản lý và sử dụng thiết bị văn phòng 29

8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 30 8.4 Nhận xét( ưu điểm, nhược điểm) 30

PHẦN I: MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

- Hiện nay công tác văn phòng đang là một điểm nhấn trong xã hội,là một nghềnăng động và sáng tạo,chuyên nghiệp Mỗi một tổ chức dù có quy mô lớn haynhỏ đều cần có một khuôn viên lãnh thổ với tòa nhà của cơ quan đó để tổ chứccác hoạt động của mình Người ta thường gọi đó là trụ sở văn phòng của cơquan Đó là nơi làm việc của cán bộ lãnh đạo,nhân viên nghiên cứu ,nhân viênnghiệp vụ,nơi tiếp xúc giao dịch

- Trong những năm qua dưới sự lãnh đạo của Đảng, Việt Nam đang từng bướctiến hành cải cách hành chính trên các lĩnh vực Đặc biệt là cải cách bộ máy tổchức và đội ngũ cán bộ công chức hành chính Việc đổi mới và hoàn thiệnphương thức tổ chức, điều hành hoạt động của các cơ quan hành chính Nhànước giữ một vị trí vai trò hết sức quan trọng, đã góp phần nâng cao hiệu quảphục vụ và sự thúc đẩy phát triển kinh tế-xã hội của đất nước Để thực hiện tốtchủ trương này chúng ta không thể ngừng cải tiến và hoàn thiện hoạt động củacác bộ phận chức năng đặc biệt là bộ phận văn phòng

-Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu cần củamỗi cơ quan Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơquan , tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo Chính vì vậy việc xây dựng tổchức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan cần được quan tâm đặc biệt.Tuy nhiên cho đến nay, vẫn còn những nhận thức chưa đầy đủ, thống nhất về vaitrò vị trí, chức năng nhiệm vụ của văn phòng cũng chưa quan tâm đúng chứcnăng,chăm lo xây dựng đào tạo bồi dưỡng cán bộ văn phòng, chỉ đạo công tác

và tạo điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo cơquan điều hành mọi công việc

- Là một người con của Bắc Giang tôi đã luôn tự ý thức về hành động việc làmcủa mình, luôn mong muốn lớn lên và trưởng thành có thể giúp ích được choquê hương đất nước dù cho đó chỉ là sự đóng góp rất nhỏ Đặc biệt là được làmviệc tại văn phòng của UBND huyện Lục Nam

2 Mục đích của quá trình kiến tập

- Làm rõ thực trạng, những mặt được, chưa được, những hạn chế yếu kém vànguyên nhân trong công tác tham mưu, tổng hợp của các văn phòng cấp huyệntrong tỉnh

- Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả công táctham mưu, tổng hợp của các văn phòng cấp uỷ phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo củacác cấp ủy trong tỉnh trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá

3 Ý nghĩa của quá trình kiến tập

Quá trình kiến tập tạo điều kiện thuận lợi để nâng cao năng lực, hoàn thành tốt nhiệm vụ của bản thân

PHẦN II: KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

HĐND-UBND TẠI HUYỆN LỤC NAM

I Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND huyện và Văn phòng HĐND & UBND

I.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện

1.1.1 Chức năng của UBND huyện

- UBND huyện Lục Nam do Hội Đồng Nhân Dân bầu là cơ quan chấp hànhcủa HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trướcHĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

- UBND huyện Lục Nam chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật cácvăn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằmđảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế, xã hội, củng cố quốcphòng an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn huyện

- UBND huyện Lục Nam thực hiện chức năng quản lý nhà nước địaphương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hànhchính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toánngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trongtrường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo

Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhândân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hộiđồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định củapháp luật;

- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn

Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trìnhkhuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và

tổ chức thực hiện các chương trình đó;

- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch

cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâmsản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình, giảiquyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;

- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã, thịtrấn;

- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷlợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định củapháp luật

Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch

vụ ở các xã, thị trấn;

- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản xuấtsản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông, lâm,thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh

Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xâydựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiệnquy hoạch xây dựng đã được duyệt;

- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ sởtheo sự phân cấp;

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiệnpháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở

và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phâncấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm traviệc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và dulịch trên địa bàn huyện;

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt độngthương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,dịch vụ, du lịch trên địa bàn.

Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khiđược cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cậpgiáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chứccác trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉđạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chếthi cử;

- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phongtrào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thểthao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắngcảnh do địa phương quản lý;

-Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịchbệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nươngtựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ tôi; thực hiện chính sách dân số và kế hoạchhoá gia đình;

- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề

y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổchức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện,nhân đạo

Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụsản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt;

- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chấtlượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn huyện;ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương

Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang vàquốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự

vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ,giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp viphạm theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và cáchành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý

hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ anninh, trật tự, an toàn xã hội

Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôngiáo;

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,

dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo;quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào củacông dân ở địa phương;

- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôngiáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của phápluật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật

Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việcchấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhànước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;

- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện cácbiện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,

tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền

và lợi ích hợp pháp khác của công dân;

- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổchức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn

Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhândân theo quy định của pháp luật;

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhândân cấp trên;

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của

Uỷ ban nhân dân cấp trên;

- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

-Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ởđịa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xemxét, quyết định

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện

(xem phụ lục 01: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Nam)

I.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyện

I.2.1 Chức năng của Văn phòng HĐND-UBND huyện

- Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan trực thuộc UBND huyện,

có chức năng tham mưu, tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo điều hành công táccủa HĐND,UBND, Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBNDhuyện; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND,UBNDhuyện và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kĩ thuậtcho hoạt động của HĐND,UBND huyện, Thường trực HĐND, Chủ tịch, cácPhó chủ tịch UBND huyện

- Văn phòng HĐND và UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu vàtài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác củaUBND huyện; chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụcủa Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh

I.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Văn phòng HĐND và UBND huyện thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quyđịnh tại Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ về quy

định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thànhphố thuộc tỉnh, cụ thể:

1 Giúp HĐND, UBND huyện, Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủtịch UBND huyện xây dựng các chương trình kế hoạch, công tác; tổ chức theodõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị liên quan, UBND các xã, thị trấn thực hiệnchương trình, kế hoạch đó

Chuẩn bị báo cáo về hoạt động của HĐND, UBND, Thường trực HĐND vàChủ tịch UBND huyện; thực hiện soạn thảo các Đề án, báo cáo do Thường trựcHĐND và UBND huyện trực tiếp giao; phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liênquan chuẩn bị các Đề án, Dự án, Báo cáo, Tờ trình, Dự thảo các văn bản quyphạm pháp luật trình HĐND, UBND theo quy định của pháp luật

2 Theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị liên quan, UBND các xã, thị trấntrong việc chuẩn bị Báo cáo, Đề án; tham gia ý kiến với các cơ quan, đơn vịkhác về nội dung, thể thức trong quá trình soạn thảo các Báo cáo, Đề án đó.Được yêu cầu của các cơ quan, đơn vị, HĐND, UBND các xã, thị trấn và các

tổ chức liên quan cung cấp tài liệu, số liệu và văn bản liên quan hoặc tham dựcác cuộc họp, làm việc để nắm tình phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành củaHĐND, UBND, Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện.Phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan thẩm tra lần cuối về mặt nộidung, thể thức các Báo cáo, Đề án do các cơ quan, đơn vị liên quan, UBND các

xã, thị trấn chuẩn bị trình cấp có thầm quyền quyết định Trong trường hợp cácbáo cáo, đề án chưa đảm bảo yêu cầu về nội dung, thể thức theo quy định, vănphòng HĐND và UBND huyện đề nghị các cơ quan, đơn vị chủ trì sửa đổi, bổsung hoàn thiện thêm, nếu đề nghị đó không được cơ quan, đơn vị chủ trì nhấttrí thì Văn phòng HĐND và UBND huyện báo cáo Thường trực HĐND, Chủtịch, các PHó chủ tịch UBND huyện xem xét quyết định

3 Được sự ủy quyền của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các phó Chủ tịchUBND huyện tổ chức công việc, công bố, truyền đạt các Nghị quyết, Quyếtđịnh, Chỉ thị và công tác chỉ đạo, điều hành từng lĩnh vực cụ thể đối với các cơquan, đơn vị liên quan, HĐND, UBND các xã, thị trấn; theo dõi, đánh giá viêcthực hiện các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị đó; báo cáo haowcj kiến nghị vớiThường trực HĐND, UBND huyện các biện pháp ccaanf thiết nahwmf đảm bảothực hiện có hiệu quả các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị của Thường trựcHĐND và UBND huyện

4 Nghiên cứu và đề xuất với Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịchUBND huyện: những vấn đề liên quan đến viêc vận dụng chủ trương, chính sáchcủa Đảng, pháp luật của Nhà nước vào tình hình thực tế của địa phương, nhằmđảm bảo thực hiện có hiệu quả các chủ trương của chính sách đó; đề xuất xử lý

các công việc thường xuyên thuộc thẩm quyền của Thường trực HĐND vàUBND huyện.

5 Tổ chức thực hiện các kì họp HĐND, phiên họp UBND huyện; tổ chức cácbuổi làm việc của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND huyệnvới các ngành, đoàn thể, các doanh nghiệp, UBND các xã, thị trấn, các cơ quanTrung Ương, tỉnh đóng trên địa bàn, các đoàn khách nước ngoài, các tỉnh, huyệnbạn đến địa phương theo quy chế của HĐND, UBND Khi được ủy quyền lãnhđạo Văn phòng HĐND và UBND được thay mặt Thường trực UBND huyệntiếp và làm việc trực tiếp với các đoàn khách đến quan hệ công tác với huyện.Biên tập và quản lý hồ sơ, biên bản, các kì họp HĐND, phiên họp UBNDhuyện, các buổi làm việc của Thường trực HĐND, UBND huyện theo qui định

6 Quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản của HĐND, UBND huyện,Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện, thẩm định lầncuối và mặt nội dung, thể thức đối với các văn bản dự thảo do các cơ quan, đơn

vị liên quan trình Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch, UBND huyện

kí ban hành

Phối hợp với phòng Tư pháp theo dõi, kiểm tra các cơ quan, đơn vị thuộcUBND huyện và UBND các xã, thị trấn trong việc ban hành các văn bản quản lýnhà nước, nếu phát hiện văn bản của các cơ quan này có sai sót hoặc trái phápluật, trái các qui định của HĐND, UBND huyện, Thường trực HĐND, Chủ tịch,các Phó chủ tịch UBND huyện thì kiến nghị đình chỉ việc thực hiện, sửa đổi, bổsung hoặc bãi bỏ theo trình tự và thẩm quyền Trong trường hợp các cơ quan,đơn vị đó không chấp thuận thì văn phòng HĐND và UBND huyện báo cáoThường trực HĐND, UBND huyện xem xét, giải quyết

7 Giúp UBND huyện trực tiếp quản lý , chỉ đạo hoạt động của bộ phận tiếpnhận và trả kết quả huyện đảm bảo theo qui định

8 Giúp UBND huyện trực tiếp quản lý, điều hành hoạt động của Ban Tiếpcông dân huyện, tổ chức tiếp công dân thường xuyên tại trụ sở Tiếp công dâncủa huyện theo đúng qui định của Luật tiếp công dân; phối hợp với Thanh trahuyện và các cơ quan liên quan tổ chức công tác tiếp dân định kì của Thườngtrực HĐND và UBND huyện

9 Giúp UBND huyện quản lý và duy trì hoạt động trang thông tin điện tửcủa huyện

10 Xây dựng, ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền của Văn phòngHĐND và UBND huyện theo qui định của pháp luật

11 Tổ chức duy trì mối quan hệ công tác thường xuyên giữa Thường trựcHĐND và UBND huyện với Ủy ban MTTQ và các đoàn thể nhân dân, TAND,VKSND huyện theo qui chế của HĐND và UBND huyện

12 Tổ chức tổng kết, hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ và côngtác văn phòng đối với các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện và Văn phòngUBND các xã, thị trấn.

13 Đảm bảo các điều kiện vật chất, kĩ thuật cho hoạt động của Thường trựcHĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện

14 Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và các chế

độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật; đào tạo, bồi dưỡng về chuyênmôn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức thuộc Văn phòng HĐND, UBNDhuyện

15 Quản lý tài chính, tài sản thuộc cơ quan Văn phòng HĐND, UBNDhuyện thoe quy định của pháp luật và phân cấp của UBND huyện

16 Thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể khác do Thường trực HĐND vàUBND huyện giao

I.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện

II Soạn thảo và ban hành văn bản

II.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành

Những loại văn bản UBND huyện Lục Nam ban hành là:

Kế hoạch 500 văn bản, Chỉ thị 40 văn bản…

(xem phần phụ lục 02: Một số văn bản của UBND huyện Lục Nam ban hành)

II.2 Thẩm quyền ban hành văn bản

- UBND huyện Lục nam là cơ quan quản lý nhà nước ở cấp địa phương nênthẩm quyền ban hành các văn bản là phải đúng, chính xác, không được phép saihoặc không đúng với thẩm quyền

- Cơ quan đã quy định phạm vi công việc của từng cá nhân và thuộc lĩnhvực của ai thì người đó ký

- Chủ tịch UBND huyện có quyền ký toàn bộ tất cả các văn bản do cơ quaban hành Tuy nhiên Chủ tịch có thể ủy quyền cho cấp dưới

- Ví dụ: Phó chánh Văn phòng Huyện ký thay Chánh văn phòng những văn

bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách hoặc được chủ tịch ủy quyền.Ngoài việc ký thay Chánh văn phòng các văn bản thuộc lĩnh vực được phâncông phụ trách thì còn được Chánh văn phòng uỷ quyền ký các văn bản thuộcthẩm quyền của chủ tịch khi chủ tich đi vắng

KT CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG NGUYỄN ĐÌNH CƯỜNG

Ví dụ: Đối với văn bản thuộc thẩm quyền chung thì Chủ tịch ký TM Đối với những văn bản thuộc thẩm quyề Chủ tịch ban hành thì Chủ tịch ký trực tiếp.

- Các Phó Chủ tịch sẽ được Chủ tịch ủy quyền cho ký những văn bản thuộcchuyên môn của mình phụ trách.

LÊ MINH HOÀNG

- Chánh Văn phòng và các phó văn phòng được chủ tịch ủy quyền cho

ký một số văn bản theo hình thức ký thừa lệnh

NGUYỄN ĐÌNH CƯỜNG

II.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản là hai yếu tố quan trọng để tạo ramột văn bản đúng quy định, nhằm đảm bảo cho văn bản khi ban hành đúng tiêuchuẩn, đúng hiệu lực pháp lý khi ban hành văn bản

-Quốc hiệu: cách trình bày Quốc hiệu của UBND huyện đã có sự thốngnhất và trình bày đúng với phần thể thức theo quy định của nhà nước PhầnQuốc hiệu được trình bày ở góc phải, dòng đầu, tờ đầu của văn bản bằng phôngchữ Vn TimeH (in hoa), cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng đậm; dòng dưới ghi Độclập-Tự do-Hạnh phúc bằng phông chữ VnTime (in thường), cỡ chữ 13, kiểu chữđứng đậm,kiểu chữ đững đậm, phía dưới có gạch ngang, nét liền kéo dài hếtdòng chữ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập-Tự do-Hạnh phúc

(xem phần phụ lục 03: Quyết định số 2771/QĐ-UBND)

- Tên cơ quan ban hành văn bản: Về nội dung thì đúng về những phần thểthức văn bản sai:

Ví dụ: ỦY BAN NHÂN DÂN

Huyện Lục NamTheo thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP thì phần thể thứcphải trình bày như sau:

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỤC NAM

Với những văn bản của các phòng ban chuyên môn của UBND huyện thì được ghi như sau:

UBND HUYỆN LỤC NAM

Ví dụ: Quyết định số 5722/QĐ-UBND ngày 16 tháng 11 năm 2015 của

Chủ tịch UBND huyện Lục Nam về việc bổ sung, kiện toàn thành viên Hội đồngThi đua, khen thưởng

-Tên loại và trích yếu nôi dung văn bản: Tên loại văn bản là tên của từngloại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn bản đều phải ghitên loại, trừ công văn

Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từphản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại đượctrình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản được đặt cạnh giữa bằng chữ in hoa, cỡ

chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt cạnh giữa,ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độdài của dòng chữ, đặt cân đối so với dòng chữ và cách dòng chữ từ 2 đến 3 mm,

ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH

Về việc bổ sung, kiện toàn thành viên Hội đồng Thi đua,

khen thưởng huyện

Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v”bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữadưới số và ký hiệu văn bản,ví dụ:

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỤC NAM

Số: 2776/QĐ-UBNDV/v nghỉ hưu hưởng chế độ Bảo hiểm xã hội đối với viên chức

Nhìn chung là các văn bản đúng với nội dung xong bên cạnh đó có nhữngvăn bản còn có những sai sót như sai về kiểu chữ hay sau mỗi một căn cứ là códấu chấm phẩy, hay dưới phần Quyết định và trích yếu nội dung là có dấu gạchchân

-Nội dung: Bên cạnh những văn bản đúng theo thể thức và nội dung vănbản khi ban hành.Xong bên cạnh đó còn có một số những văn bản khi ban hànhcòn sai về thể thức cách trình bày không đẹp, không viết hoa những chỗ cầnthiết, sau Quyết định không có hai dấu hai chấm, sau khi kết thúc văn bản khôngcó

( xem phần phụ lục 03: Quyết định số 2771/QĐ-UBND)

-Nơi nhận: Nơi nhận được xác định là những cơ quan, đơn vị, tổ chức và

cá nhân nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giámsát, để xem xét, giải quyết, để thi hành, để trao đổi công việc, để biết và để lưu

Nơi nhận trình bày ở góc trái tờ cuối cùng của văn bản ngang với thủ tục

ký ở sau từ kính gửi đối với công văn hành chính, phần này ghi tên cơ quan, tổchức, cá nhân nhận văn bản

Ví dụ:

Kính gửi: Bộ Tài Chính

Nơi nhận:

- Như trên;

- Cán bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ;

- UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

- Cơ quan trung ương của các tổ chức chính trị xã hội;

- Các ban của trung ương Đảng;

- Lưu: VT, TCCB

-Thể thức đề ký: Đây là yếu tố thể thức cùng với dấu của cơ quan banhành bảo đảm tính pháp lý và hiệu lực thi hành của văn bản, được trình bày ởphía dưới văn bản

Văn bản do UBND huyện ban hành được ký bởi các nhân tố có thẩmquyền như: Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND, Ủy viên TTHĐND,Chủ tịch, PhóChủ tịch UBND, Chánh (Phó) Văn phòng, Trưởng các phòng ban chuyên môn

 Thể thứ do HĐND huyện ban hành:

TM.HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN HUYỆN

KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH

 Thể thức do UBND huyện ban hành:

TM.ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN

CHỦ TỊCH TM.ỦY BAN NHÂN DÂN

KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH

 Thể thức do Chủ tịch huyên ban hành:

KT.CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH

TL.CHỦ TỊCH CHÁNH VĂN PHÒNG

Thể thức trong văn bản do các phòng chuyên môn của UBND huyện banhành:

TRƯỞNG PHÒNG NỘI VỤ

Chữ ký và con dấu: Chữ ký của người có thẩm quyền phải được ký bằngmực đen để khi photo văn bản được rõ nét và lưu trữ văn bản không lâu sẽkhông bị bay mực chữ ký, đóng dấu chùm lên 1/3 chữ ký, đóng dấu chuẩnkhông bị lệch đảm bảm tính thẩm mỹ

II.4 Quy trình soạn thảo văn bản

- Văn bản là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằngphương tiện ngôn ngữ Văn bản được hình thành nhiều trong đời sống xã hội,Văn bản thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoànchỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếpnhất định

- Soạn thảo văn bản xuất phát từ chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn của cơquan Từ nhiệm vụ cụ thể được giao và do nhu cầu giải quyết công việc mà soạnthảo văn bản được ra đời Trong hoạt động giao tiếp văn bản được sản sinh dưới

đích giao tiếp, cách thức giao tiếp…từ đó có cách thức để soạn thảo văn bản chophù hợp.

- Quy trình soạn thảo vản bản là khái niệm dùng để chỉ trình tự các côngviệc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành

- Do văn bản gồm nhiều loại, tính chất, công dụng, và thẩm quyền ban hànhkhác nhau, nên không thể đề ra một quy trình sọan thảo văn bản chung cho tất cảcác loại văn bản, mà chỉ có thể xây dựng quy trình sọan thảo văn bản cho mộtloại văn bản hoặc một số văn bản có những điểm giống nhau nhất định

- Đối với văn bản quy phạm pháp luật thì quy trình được quy định trongLuật ban hành văn bản quy phạm pháp luật

- Đối với văn bản thông thường như: Công văn trao đổi, giấu mời họp,giấy giới thiệu, thông báo … về cơ bản đã được mẫu hóa

- Đối với những văn bản quan trọng như: Nghị định, quyết định, tờ trình,báo cáo, kế hoạch…thì được tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và

thực hiện văn bản

Khi dự định ban hành một văn bản, trước hết cần xác định rõ văn bảnnhằm giải quyết vấn đề gì thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan

Ví dụ quyết định một chủ trương, biện pháp quản lý…

Bước 2: Chọn tên văn bản

Việc chọn tên loại văn bản phải căn cứ và mục đích và tính chất của vănbản dự định ban hành

Bước 3: Thu thâp và xử lý thông tin

Trong quá trình soạn thảo văn bản, thu thập và xử lý các nguồn thông tin

có liên quan là một khâu quan trọng cần được coi trong đúng mức Thông tin thuthập bao gồm: thông tin pháp lý, thông tin thực tiễn

Bước 4: Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo.

Thông thường các chuyên viên trong văn phòng UBND thường dùng mẫuhình thức văn bản mà cơ quan dự kiến ban hành Khi đã có ý chi tiết cho vănbản, chuyên viên soạn thảo văn bản bám sát vào đề cương chi tiết để soạn thảovăn bản

- Viết bản thảo:

Trên cơ sở đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc đơn vị chủ trì tiến hànhsoạn thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung của văn bản đã xácđịnh Ở khâu này phải sử dụng các câu, từ, cụm từ để diễn đạt các ý trong đềcương nhưng đồng thời vẫn đảm bảo cho văn bản đó tạo thành một thể thốngnhất và trọn vẹn về hình thức cũng như nội dung