Công tác Quản trị Văn phòng tại HDND UBND thành phố Lai Châu

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN BẢNG CHỨ CÁI VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN 1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG 2 1. Giới thiệu chung về thành phố Lai Châu 2 1.1 Đặc điểm hành chính 2 1.2 Lịch sử hình thành 2 2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của HDND UBND 4 2.1 Khái quát về ngành quản trị văn phòng 4 2.2 Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của UBND 5 2.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế 5 2.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công nghiệp. 6 2.2.3 Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải 6 2.2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao 7 2.2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương, 8 2.2.6 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, 8 2.2.7 Trong việc thi hành pháp luật 8 2.3 Cơ cấu của VP UBND TP Lai Châu 9 2.3.1 Tổ chức lãnh đạo 9 2.3.2 Các phòng ban chuyên môn 10 PHẦN 2. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 11 1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành 11 2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 11 2.1 Kỹ thuật trình bày văn bản 11 2.1.1 Phông chữ trình bày văn bản 12 2.1.2 Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày 12 2.1.2.1. Khổ giấy 12 2.1.2.2. Kiểu trình bày 12 2.1.2.3. Định lề trang văn bản 12 2.2 thể thức trình bày 12 2.2.1 Quốc hiệu 12 2.2.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 13 2.2.3 Số, ký hiệu của văn bản 14 2.2.4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 15 2.2.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản 16 2,2,5. Nội dung văn bản 16 2.2.6. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 19 2.2.7 Dấu của cơ quan, tổ chức 22 2.2.8 Nơi nhận 22 2.2.9 Các thành phần khác 23 2.2.10 sơ đồ bố trí các thành phần 26 2.3 Quy trình soạn thảo văn bản 28 PHẦN 3. QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN 31 1 Các yêu cầu chung trong quản lý công tác Văn thư lưu trữ: 31 2 Giải quyết văn bản đến: 31 2.1 Tiếp nhận công văn đến: 32 2.2 Đăng ký công văn đến: 33 2.3. Trình văn bản đến: 33 2.4. Xem xét nội dung, giao việc cho các đơn vị: 33 2.5. Phân phối chuyển giao văn bản: 33 3 Quản lý văn bản đi 33 3.1 Giải quyết hồ sơ công văn đi: 34 3.2. Thẩm tra pháp chế hành chính: 35 3.3 Ký tắt: 35 3.4 Ký duyệt: 35 3.5 Vào sổ lấy số, nhân bản , đóng dấu phát hành: 35 PHẦN 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 37 1 Các loại dấu của cơ quan 37 2 Nguyên tắc quản lý và sửa dụng con dấu 37 2.1 Nguyên tắc 37 2.2 Sử dụng con dấu 37 2.3 Bảo quản con dấu 38 PHẦN 5. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 39 1 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 39 2. Phương pháp lập hồ sơ 41 PHẦN 6. NGHI THỨC NHÀ NƯỚC VÀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP 44 1. Các quy định hiện hành về nghi thức nhà nước 44 1.1 Các hành vi bị cấm 44 1.2 Trang phục 44 1.3 Lễ phục 44 1.4 Thẻ cán bộ, công chức, viên chức 45 1.5 Giao tiếp và ứng xử 45 1.6 Giao tiếp và ứng xử với nhân dân 45 1.7 Giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp 45 1.8 Giao tiếp qua điện thoại 45 1.9 Treo Quốc huy 45 1.10 Treo Quốc kỳ 46 1.11 Biển tên cơ quan 46 1.12 Phòng làm việc 46 1.13 Khu vực để phương tiện giao thông 46 2 Đánh giá về văn hóa công sở tại cơ quan 46 PHẦN 7. THIẾT BỊ VĂN PHÒNG,CÁC PHẦN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 47 1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong cơ quan tổ chức 47 PHẦN 8: THU HOẠCH CỦA BẢN THÂN 50 1. Thu hoạch của bản thân 50 2 Nhận xét đánh giá và một số kiến nghị 51 2.1 Nhận xét : 51 2.2 Một số đề xuất kiến nghị: 54 PHẦN 9. KẾT LUẬN 56

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

BẢNG CHỨ CÁI VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN 1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG 2

1 Giới thiệu chung về thành phố Lai Châu 2

1.1 Đặc điểm hành chính 2

1.2 Lịch sử hình thành 2

2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của HDND UBND 4

2.1 Khái quát về ngành quản trị văn phòng 4

2.2 Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của UBND 5

2.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế 5

2.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công nghiệp 6

2.2.3 Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải 6

2.2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao 7

2.2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương, 8

2.2.6 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, 8

2.2.7 Trong việc thi hành pháp luật 8

2.3 Cơ cấu của VP UBND TP Lai Châu 9

2.3.1 Tổ chức lãnh đạo 9

2.3.2 Các phòng ban chuyên môn 10

PHẦN 2 SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 11

1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành 11

2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 11

2.1 Kỹ thuật trình bày văn bản 11

2.1.1 Phông chữ trình bày văn bản 12

2.1.2 Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày 12

2.1.2.1 Khổ giấy 12

2.1.2.2 Kiểu trình bày 12

2.1.2.3 Định lề trang văn bản 12

2.2 thể thức trình bày 12

2.2.1 Quốc hiệu 12

2.2.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 13

2.2.3 Số, ký hiệu của văn bản 14

2.2.4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 15

2.2.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản 16

2,2,5 Nội dung văn bản 16

2.2.6 Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 19

2.2.7 Dấu của cơ quan, tổ chức 22

2.2.8 Nơi nhận 22

2.2.9 Các thành phần khác 23

2.2.10 sơ đồ bố trí các thành phần 26

2.3 Quy trình soạn thảo văn bản 28

PHẦN 3 QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN 31

1 Các yêu cầu chung trong quản lý công tác Văn thư lưu trữ: 31

2 Giải quyết văn bản đến: 31

2.1 Tiếp nhận công văn đến: 32

2.2 Đăng ký công văn đến: 33

2.3 Trình văn bản đến: 33

2.4 Xem xét nội dung, giao việc cho các đơn vị: 33

2.5 Phân phối chuyển giao văn bản: 33

3 Quản lý văn bản đi 33

3.1 Giải quyết hồ sơ công văn đi: 34

3.2 Thẩm tra pháp chế hành chính: 35

3.3 Ký tắt: 35

3.4 Ký duyệt: 35

3.5 Vào sổ lấy số, nhân bản , đóng dấu phát hành: 35

PHẦN 4 QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 37

1 Các loại dấu của cơ quan 37

2 Nguyên tắc quản lý và sửa dụng con dấu 37

2.1 Nguyên tắc 37

2.2 Sử dụng con dấu 37

2.3 Bảo quản con dấu 38

PHẦN 5 LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 39

1 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 39

2 Phương pháp lập hồ sơ 41

PHẦN 6 NGHI THỨC NHÀ NƯỚC VÀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP 44

1 Các quy định hiện hành về nghi thức nhà nước 44

1.1 Các hành vi bị cấm 44

1.2 Trang phục 44

1.3 Lễ phục 44

1.4 Thẻ cán bộ, công chức, viên chức 45

1.5 Giao tiếp và ứng xử 45

1.6 Giao tiếp và ứng xử với nhân dân 45

1.7 Giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp 45

1.8 Giao tiếp qua điện thoại 45

1.9 Treo Quốc huy 45

1.10 Treo Quốc kỳ 46

1.11 Biển tên cơ quan 46

1.12 Phòng làm việc 46

1.13 Khu vực để phương tiện giao thông 46

2 Đánh giá về văn hóa công sở tại cơ quan 46

PHẦN 7 THIẾT BỊ VĂN PHÒNG,CÁC PHẦN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 47

1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong cơ quan tổ chức 47

PHẦN 8: THU HOẠCH CỦA BẢN THÂN 50

1 Thu hoạch của bản thân 50

2 Nhận xét đánh giá và một số kiến nghị 51

2.1 Nhận xét : 51

2.2 Một số đề xuất kiến nghị: 54

PHẦN 9 KẾT LUẬN 56

LỜI CẢM ƠN

Được sự nhất trí của nhà trường , ban chủ nhiệm khoa Quản Trị Văn Phòng,Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Tôi tiến hành đợt kiến tập ngành nghề, tại HĐND

- UBND thành phố Lai châu

Trong suốt quá trình kiến tập ngành nghề tại tại HĐND - UBND thành phốLai Châu, ngoài sự nỗ lực của bản thân cùng với những kiến thức đã học tại trườngĐại Học Nội Vụ Hà Nội toàn thể các phòng ban, cán bộ, công nhân viên chức củaHĐND - UBND tp Lai Châu đã tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất, cung cấp tài liệu,

số liệu giúp đỡ tôi hoàn thành tốt đợt kiến tập ngành nghề

Nhân dịp này cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành sâu sắc tới thầy côTrường Đại Học Nội Vụ Hà Nội là những người đã trực tiếp trang bị cho tôi lượngkiến thức cơ bản của ngành, cùng toàn thể phòng ban, cán bộ, công nhân viên củaHĐND - UBND Thành phố Lai Châu, đã tận tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trìnhkiến thoàn thành tốt nhiệm vụ của trường giao

Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn và gửi tới toàn thể thầy cô TrườngĐại Học Nội Vụ Hà Nội, cùng toàn thể cán bộ, công nhân viên HĐND - UBND tpLai Châu, lời chúc sức khoẻ, hạnh phúc và tốt đẹp nhất

Do thời gian trình độ chuyên môn còn hạn chế trong quá trình nghiên cứu vàthực hiện đề tài sẽ không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế nhất định Tôi rấtmong nhận được sự đóng góp ý kiến của các giảng viên và các bạn để bản đề tàinày được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

BẢNG CHỨ CÁI VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU

Công tác Quản trị Văn phòng luôn là một lĩnh vực chiếm vị trí, vai trò đặcbiệt quan trọng trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước Dù ở bất cứthời kỳ nào, thì đây vẫn là những công tác không thể thiếu, vì nó có ảnh hưởng trựctiếp đến chất lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị, tổchức

Trong những năm qua, song song với sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đạihoá đất nước, thì công cuộc cải cách hành chính luôn là vấn đề mà Nhà nước tachú trọng triển khai thực hiện, nhằm tiến tới xây dựng một nền hành chính có hiệulực Và từ đó, việc đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ “ Quản trị Văn phòng” cho độingũ cán bộ công chức làm công tác văn phòng của các cơ quan, đơn vị cũng đượcquan tâm đặc biệt

Học đi đôi với thực hành, đó là phương châm không bao giờ thay đổi

Vì vậy, kiến tập chiếm một vị trí rất quan trọng trong sự nghiệp đào tạo của cáctrường đại học nói chung và Trường Đại Học Nội Vụ Việc kiến tập giúp cho sinhviên tiếp cận được với thực tế, từ đó vận dụng những kiến thức đã học vào thựctiễn và cũng là bước giúp cho học viên hoàn thiện vững chắc về nghiệp vụ củamình

Được sự hướng dẫn tận tình của các Thầy, Cô giáo trong Khoa và sự giúp

đỡ của cán bộ, nhân viên HĐND - UBND, bản thân tôi đã hoàn thành các nội dungkiến tập mà Trường đã đề ra Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng báo cáo, do sựtiếp thu và nhận thức của bản thân còn nhiều hạn chế nên không tránh khỏi nhữngthiếu sót Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp từ các Thầy, Cô Qua đây,tôi cũng xin chân thành cảm ơn sự tận tình giảng dạy của Thầy, Cô giáo KhoaQuản trị Văn phòng đã truyền đạt cho tôi những kiến thức chuyên môn, nâng caotrình độ để thực hiện tốt mọi nhiệm vụ được giao

PHẦN 1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN VÀ

từ phường Tân Phong) và Quyết Tiến (tách ra từ phường Quyết Thắng)

Ngày 1 tháng 2 năm 2013, thị xã Lai Châu được Bộ Xây dựng ký quyết định công nhận là đô thị loại 3 Ngày 27 tháng 12 năm2013, Thủ tướng Chính phủ ký Nghị quyết

số 131/NQ-CP nâng cấp thị xã Lai Châu thành thành phố Lai Châu thuộc tỉnh Lai Châu Hiện nay, thành phố Lai Châu có diện tích 70,77 km², gồm 5 phường: Đoàn Kết, ĐôngPhong, Quyết Thắng, Quyết Tiến,Tân Phong và 2 xã: Nậm Loỏng, San Thàng

Sau khi tách tỉnh, Lai Châu là một trong những tỉnh khó khăn Tuy nhiên,nền kinh tế Lai Châu đã phát triển và đạt được những kết quả quan trọng, tốc độtăng trưởng kinh tế cao, cơ cấu kinh tế chuyển biến tích cực, cơ sở hạ tầng kinh tế -

xã hội phát triển khá Tốc độ tăng trưởng kinh tế GDP bình quân 13%/ năm, thunhập bình quân đầu người năm 2010 đạt 8 triệu đồng, tăng 2,4 lần so với năm

2005 Cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng tích cực, tỷ trọng nông, lâm nghiệp

đạt 34% (giảm 11,3%); công nghiệp – xây dựng 35% (tăng 9,6%); dịch vụ 31%(tăng 1,7%) Các ngành, lĩnh vực kinh tế đều có sự phát triển theo hướng sản xuấthàng hóa Đã hình thành một số vùng sản xuất nông, lâm nghiệp tập trung, có triểnvọng về hiệu quả kinh tế và xã hội; Sản xuất lương thực tăng cả về diện tích, năngsuất và sản lượng, tổng sản lượng lương thực có hạt đạt 157 nghìn tấn, lương thựcbình quân đầu người đạt 400 kg/ người/ năm Cây cao su được đầu tư trồng mớigần 7000 ha, tiếp tục thâm canh vùng chè và đưa thêm giống mới vào sản xuất.Kinh tế rừng phát triển với việc đã thu hút được một số doanh nghiệp đến đầu tư,phát triển rừng kinh tế Trong 5 năm đã khoán bảo vệ 141 nghìn ha, khoanh nuôitái sinh 117 nghìn ha, trồng mới trên 19 nghìn ha, tỷ lệ che phủ rừng đạt 41%, tăng9,3% so với năm 2005; Văn hóa - xã hội tiếp tục có bước chuyển biến rõ nét, dântrí được nâng lên, công tác xóa đói giảm nghèo đạt kết quả tích cực; Quốc phòng -

An ninh được đảm bảo, quan hệ đối ngoại được mở rộng; Năng lực lãnh đạo, sứcchiến đấu của Đảng bộ được nâng lên…

- Nông nghiệp - Lâm nghiệp - Thuỷ sản: Xây dựng các vùng sản xuất hànghóa tập trung, có những vùng đạt 30–50 triệu đồng/ha/năm tại các cánh đồngMường So, Bình Lư, Mường Than Duy trì và cải tạo, thâm canh và phát triển câychè và cây thảo quả, đây là hai loại cây có thế mạnh trong việc xuất khẩu hàng hoácủa tỉnh Xã hội hoá nghề rừng, chuyển cơ bản từ lâm nghiệp truyền thống sangphát triển lâm nghiệp xã hội mang tính cộng đồng, phát triển rừng kinh tế để phục

vụ cho ngành công nghiệp chế biến Tổ chức sản xuất nông thôn theo hướng pháttriển kinh tế trang trại, lấy kinh tế hộ làm đơn vị tự chủ, các DN, hợp tác xã nônglâm nghiệp là đơn vị dịch vụ hai đầu cho kinh tế hộ phát triển

- Công nghiệp: Đối với Lai Châu có thể coi đây là một ngành kinh tế mũinhọn, kết hợp phục vụ sản xuất nông – lâm nghiệp Tỉnh đã thông qua quy hoạchchi tiết các điểm có thể xây dựng nhà máy thuỷ điện, đặc biệt là công trình thủyđiện Lai Châu Công nghiệp chế biến nông lâm sản cũng cần được quan tâm đúngmức Công nghiệp khai thác và sản xuất vật liệu xây dựng tránh làm theo phươngthức vụn vặt để dễ quản lý và khai thác có hiệu quả Tiểu thủ công nghiệp với cácngành nghề truyền thống của địa phương như: mây tre đan, dệt thổ cẩm, lương

thực thực phẩm…

* Du lịch văn hóa

Lai Châu có 20 dân tộc, mỗi dân tộc đều có những nét riêng trong đời sốngvăn hoá truyền thống Chợ phiên vùng cao là nơi biểu hiện rất rõ những nét vănhoá đặc trưng đó

- Dinh thự Đèo Văn Long thuộc xã Lê Lợi – huyện Sìn Hồ, là khu dinh thựcủa vị chúa Thái thời Chiến tranh Đông Dương Dinh thự trở thành di tích lịch sử,giáo dục lòng tự hào dân tộc và là nơi tham quan tìm hiểu những nét kiến trúc đặctrưng, mang bản sắc văn hóa Thái

- Bia Lê Lợi: được khắc trên vách đá bờ Bắc sông Đà, nay thuộc xã Lê Lợi –huyện Sìn Hồ

- Di chỉ khảo cổ học nền văn minh của người Việt cổ như di tích Nậm Phé,Nậm Tun ở Phong Thổ; đã tìm thấy công cụ của thời kỳ đồ đá; những công cụbằng đồng của nền văn hoá Đông Sơn thời đại Hùng Vương, như trống đồng

2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của HDND UBND

2.1 Khái quát về ngành quản trị văn phòng

Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, sử lý vàtổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, là bộ máy giúp các nhà quản lý điều hànhcông việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kĩ thuật cho hoạt động chung toàn

cơ quan Quản trị hành chính văn phòng là công tác quan trong đối với bất kì một

cơ quân nào, nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan, nếu công tác nàyđược thực hiện tốt sẽ thúc đẩy mọi tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và ngược lạinếu thực hiện không hiệu quả sẽ có thể tác động đến quá trình phát triển của cơquan

Quản trị văn phòng là một ngành rất rộng, nó đáp ứng nhu cầu thực tiễn củatừng cơ quan đơn vị Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kĩ năngtrong quá trình tổ chức và hoạt động của cơ quan, để quản lý, điều hành có hiểuquả, vận dụng những kiến thức cơ bản trong quá trình tổ chức, hoạt động của cơquan

Ngoài ra nhìn vào toàn bộ quá trình quản lý, từ việc ra quyết định quản lý và

tổ chức thực hiện quyết định cho đến việc kiểm tra, điều hành các quyết định chophù hợp với mục tiêu đã đề ra Chúng ta thấy trong các hoạt động, không khâu nào

là không cần đến văn bản, vì thế việc nắm rõ hệ thống văn bản, phân loại các vănbản và quy định của nhà nước về thể thức của một văn bản sẽ giúp người soạn thảovăn bản có thể lựa chọn loại hình văn bản phù hợp với mục tiêu của việc ban hànhvăn bản và đảm bảo văn bản được thực thi Ngoài ra nhà quản trị văn phòng cònphải am hiểu về lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội và phải am hiểu pháp luật vàcách thức tổ chức các cuộc họp, điều hành hoạt động trong văn phòng và các khâudịch vụ khác

2.2 Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của UBND

Ủy ban nhân dân do hội đồng nhân dân bầu ra, là cơ quan ban chấp hành củahội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệmtrước hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan cấp trên

Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan cấp trên và nghị quyết của hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm đảm bảothực hiện chủ chương biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố quốc phòng anninh và thực hiện chính sách khác trên địa bàn

Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, gópphần bảo đảm sự chỉ đạo quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từtrung ương đến cơ sở

2.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế

Uỷ ban nhân dân, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chứcthực hiện kế hoạch đó

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điềuchỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sáchđịa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhândân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp

-Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhànước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn thị trấn và báocáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;

- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ cácnhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quyđịnh của pháp luật

- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việcquản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm

sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

2.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công nghiệp.

Uỷ ban nhân dân thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề ánkhuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sảnxuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trongsản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với câytrồng và vật nuôi

- Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt;ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệrừng tại địa phương;

- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quyđịnh của pháp luật

- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyềnthống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để pháttriển các ngành, nghề mới

2.2.3 Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải

Uỷ ban nhân dân thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theophân cấp;

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân

cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xâydựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;

- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giaothông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của phápluật

- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giaothông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

2.2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao

Uỷ ban nhân dân thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợpvới trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện cáclớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;

- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫugiáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản

lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;

- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá giađình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;

- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao;

tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - vănhoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt

sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ cácgia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nươngtựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địaphương theo quy định của pháp luật;

- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở

địa phương.

2.2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương,

Uỷ ban nhân dân thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựnglàng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;

- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng

ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấnluyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương

- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựngphong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện phápphòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luậtkhác ở địa phương;

- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại củangười nước ngoài ở địa phương

2.2.6 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo,

- Uỷ ban nhân dân thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thựchiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo củanhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật

2.2.7 Trong việc thi hành pháp luật

Uỷ ban nhân dân thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật

và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật

- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dântheo thẩm quyền

- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thihành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý viphạm hành chính theo quy định của pháp luật

2.3 Cơ cấu của VP UBND TP Lai Châu

2.3.1 Tổ chức lãnh đạo

BAN CHẤP HÀNH ĐẢNG BỘ VĂN PHÒNG UBND TỈNH

1 Nguyễn Sỹ Cảnh - Bí thư, Quyền Chánh Văn phòng;

2 Lê Thanh Hải - Phó Bí thư, Phó Chánh Văn phòng;

3 Nguyễn Thành Đồng - Ủy viên, Bí thư chi bộ KTN-TĐC;

4 Trần Huy Dương - Ủy viên, Bí thư chi bộ TH-CB;

5 Kiều Hải Nam - Uỷ viên, Bí thư chi bộ TH-NC-VX;

6 Đặng Thị Diệu Thúy- Ủy viên, Bí thư chi bộ TC-HC;

7 Nguyễn Thị Luyến - Ủy viên, Bí thư chi bộ QT-TV;

ỦY BAN KIỂM TRA

1 Lê Thanh Hải - Chủ nhiệm

2 Phạm Đăng Khoa - Phó Chủ nhiệm

3 Đoàn Anh Đức- Ủy viên

CÁC CHI BỘ TRỰC THUỘC

CHI BỘ PHÒNG TỔNG HỢP - NỘI CHÍNH - VĂN XÃ

1 Kiều Hải Nam - Bí thư

2 Nguyễn Văn Dũng - Phó Bí thư

3 Nguyễn Tiến Thịnh - Ủy viên

CHI BỘ PHÒNG KINH TẾ NGÀNH - TÁI ĐỊNH CƯ

1 Nguyễn Thành Đồng - Bí thư

2 Trần Châu Ngọc - Phó Bí thư

3 Đỗ Xuân Đức - Ủy viên

CHI BỘ PHÒNG QUẢN TRỊ - TÀI VỤ

1 Nguyễn Thị Luyến - Bí thư

2 Nguyễn Văn Hưng - Ủy viên

CHI BỘ PHÒNG HÀNH CHÍNH - TỔ CHỨC

1 Đặng Thị Diệu Thúy - Bí thư

2 Nguyễn Văn Hải - Phó Bí thư

CHI BỘ TIN HỌC - CÔNG BÁO

1 Trần Huy Dương - Bí thư

2.3.2 Các phòng ban chuyên môn

- Phòng văn xã

- Phòng tổng hợp - nội chính

- Trung tâm tin học và công báo

- Phòng kinh tế nhành - tái định cư

- Phòng quản trị - tài vụ

- Phòng hành chính - tổ chức

- Ban tiếp công dân

PHẦN 2 SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành

- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh được ban hành để quyết định chủtrương, chính sách, biện pháp trong các lĩnh vực kinh tế, giáo dục, y tế, xã hội, vănhoá, thông tin, thể dục thể thao, khoa học và công nghệ, tài nguyên và môi trường,quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, thực hiện chính sách dân tộc và chínhsách tôn giáo, thi hành pháp luật, xây dựng chính quyền địa phương và quản lý địagiới hành chính trên địa bàn tỉnh

- Quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh được ban hành để thực hiện chủtrương, chính sách, biện pháp trong các lĩnh vực kinh tế, nông nghiệp, lâm nghiệp,ngư nghiệp, thuỷ lợi, đất đai, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, giao thông vận tải,xây dựng, quản lý và phát triển đô thị, thương mại, dịch vụ, du lịch, giáo dục vàđào tạo, văn hoá, thông tin, thể dục thể thao, y tế, xã hội, khoa học và công nghệ,tài nguyên và môi trường, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, thực hiệnchính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, thi hành pháp luật, xây dựng chínhquyền địa phương và quản lý địa giới hành chính trên địa bàn tỉnh

- Chỉ thị của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh được ban hành để quy định biện phápchỉ đạo, phối hợp hoạt động, đôn đốc và kiểm tra hoạt động của cơ quan, đơn vịtrực thuộc và của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp dưới trong việc thựchiện văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, của Hội đồng nhân dân cùng cấp vàquyết định của mình

2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

2.1 Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV baogồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phầnthể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụngđối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảobằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên

giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo,tạp chí và các loại ấn phẩm khác.

2.1.1 Phông chữ trình bày văn bản

- Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếngViệt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001

2.1.2 Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày 2.1.2.1 Khổ giấy

- Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếuchuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu

2.1.2.3 Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

+ Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

+ Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ

in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡchữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng,đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viếthoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nétliền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnhUnderline), cụ thể:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn

2.2.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chứcchủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và têncủa cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

- Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặcđược viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặccông nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

+ Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từthông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), ViệtNam (VN), ví dụ:

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡchữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên

cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng

từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp tên

cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng

+ Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn

2.2.3 Số, ký hiệu của văn bản

- Thể thức

+Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổchức Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầunăm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

+ Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theobảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) vàchữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với chứcdanh Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bảnNghị quyết củaChính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/NQ-CP

+ Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chứcdanh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộphận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có)

+ Việc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồmchữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực(các lĩnh vực được quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồngnhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003) được giải quyết trong công văn

+ Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức

hoặc lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định cụthể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

2.2.4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Thể thức

+ Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tênriêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phốthuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với nhữngđơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thìphải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:

+ Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên củatỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở,

+ Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trựcthuộc Trung ương

+ Đối với các tỉnh là tên của tỉnh

+Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của

huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ,

+ Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và củacác tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó

+ Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trangnhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiệntheo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng

+ Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được banhành

+ Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 vàtháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước

và đặt cân đối so với dòng chữ

+ Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v”bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới

số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản

2,2,5 Nội dung văn bản

- Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:

+ Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

+ Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quyđịnh của pháp luật;

+ Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

+ Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

+ Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và

từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết) Đối với thuật ngữ chuyên môn cầnxác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

+ Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữtiếng Việt dễ hiểu Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bảnthì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trongdấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

+ Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, kýhiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hànhvăn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại vàtên của luật, pháp lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-

CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”; trong các lầnviện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó;

+ Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI - Quyđịnh viết hoa trong văn bản hành chính

- Bố cục của văn bản

Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để banhành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản,điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tựnhất định, cụ thể:

+ Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;

+ Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) banhành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

+ Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;

+ Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểmhoặc theo khoản, điểm

+ Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điềuthì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề

- Kỹ thuật trình bày

+ Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều

cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bảnphải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tốithiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu

từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên;khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines)

+ Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗicăn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùngkết thúc bằng dấu “phẩy”

+ Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều,khoản, điểm thì trình bày như sau:

 Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương đượctrình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14,kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên)của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ

13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

 Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng,canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tựcủa mục dùng chữ số Ả - rập Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canhgiữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

 Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ inthường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ

tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;

 Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ

tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòngriêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữđứng;

 Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theothứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữcủa phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.

+ Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản,điểm thì trình bày như sau:

 Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên mộtdòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề của phần được trình bày ngaydưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

 Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và đượctrình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàngvới số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

 Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ

tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòngriêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữđứng, đậm;

 Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần,chương, mục, điều, khoản, điểm

2.2.6 Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

- Thể thức

+ Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

 Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt)vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

 Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viếttắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:

KT CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

 Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó kýthay cấp trưởng;

 Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vàotrước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

- Chức vụ của người ký

+ Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký vănbản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủnhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q Giámđốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quyđịnh như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; không ghi lại tên cơquan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chứcban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy định cụthể bằng văn bản

+ Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổchức của cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy địnhchức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạocủa người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng Đối với những ban, hội đồngkhông được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh củangười ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơ quan,

tổ chức

+ Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban chỉ đạocủa Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc PhóTrưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau, ví dụ:

(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN

BỘ

Lê Văn C

+Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản

 Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi họchàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác

 Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y

tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm

+ Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c

2.2.7 Dấu của cơ quan, tổ chức

- Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 vàKhoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của

Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóngdấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thựchiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.

- Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóngvào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phầncác tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản

2.2.8 Nơi nhận

- Thể thức

+ Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận vănbản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giámsát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu

+ Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản Căn cứ quy định củapháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệcông tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặcchủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhânnhận văn bản trình người ký văn bản quyết định

+ Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng

cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặcmột số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ:

 Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

 Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

+ Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận”

và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản

+ Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:

 Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chứchoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;

 Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo

là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản

- Kỹ thuật trình bày

+ Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b

+ Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau:

 Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bảnđược trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;

 Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổchức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhânđược trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổchức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặcmỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng

có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm;các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm

+ Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính vàcác loại văn bản khác) được trình bày như sau:

 Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòngchữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằngchữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

 Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản đượctrình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức,đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản đượctrình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng códấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm,tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tênđơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợpcần thiết), cuối cùng là dấu chấm

Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độkhẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; khi soạn thảovăn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độkhẩn trình người ký văn bản quyết định.

+ Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạnchế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP(HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”

+ Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địachỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax;địa chỉ trang thông tin điện tử (Website)

+ Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản pháthành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

+ Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn

về phụ lục đó Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thìcác phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã

+ Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập

- Kỹ thuật trình bày

+ Dấu chỉ mức độ mật

Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu thu hồiđược khắc sẵn theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chínhphủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000 Dấu

độ mật được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11

+ Dấu chỉ mức độ khẩn

Con dấu các độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNGKHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ in hoa,phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cânđối trong khung hình chữ nhật viền đơn Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b.Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi

+ Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11; các cụm từ “TRẢLẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘIBỘ” trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa,phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

+ Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, sốTelex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website)

Các thành phần này được trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản,bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nétliền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản

+ Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

Được trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ

số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng

+ Phụ lục văn bản

Phụ lục văn bản được trình bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục” và số thứ

tự của phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ inthường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục được trình bày canh giữa,bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

+ Số trang văn bản

Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ

số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất Số trang củaphụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục