MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 3 CHƯƠNG l: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ban Chủ nhiệm Dự án Khai quật khảo cổ học và xử lý di dời di tích di vật khu vực xây dựng đường hầm và bãi xe ngầm của công trình Nhà Quốc hội” 3 1.1.1. Lịch sử hình thành 3 1.1.2. Chức năng 3 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn 3 1.1.4. Cơ cấu tổ chức 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Ban Chủ nhiệm Dự án 4 1.2.1. Chức năng 5 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 5 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 5 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC 6 2.1. Hoạt động quản lý 6 2.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 6 2.1.2. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ 6 2.1.3. Về tổ chức công tác lưu trữ 6 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 7 2.2.1. Tình hình thực hiện nội dung công tác văn thư. 7 2.2.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 7 2.2.1.2. Công tác quản lý văn bản đi 9 2.2.1.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 14 2.2.1.4. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 18 2.2.1.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 22 2.2.2. Tình hình thực hiện nội dung công tác lưu trữ 23 2.2.2.1. Nội dung và thành phần tài liệu lưu trữ của Ban Chủ nhiệm Dự án 23 2.2.2.2. Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ 24 2.2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu 24 2.2.2.4. Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu 25 2.2.2.5. Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 25 CHƯƠNG III: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 27 3.1. Nhận xét đánh giá công tác văn thư, lưu trữ tại Ban Chủ nhiệm Dự án 27 3.1.1. Ưu điểm 27 3.1.2. Nhược điểm 27 3.2. Đề xuất giải pháp nâng câo chất lượng công tác văn thư, lưu trưc của cơ quan, tổ chức. 28 3.3. Một số khuyến nghị 29 3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức 29 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường. 29 KẾT LUẬN 31 PHỤ LỤC
Trang 1MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1
NỘI DUNG 3
CHƯƠNG l: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 3
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ban Chủ nhiệm Dự án "Khai quật khảo cổ học và xử lý di dời di tích di vật khu vực xây dựng đường hầm và bãi xe ngầm của công trình Nhà Quốc hội” 3
1.1.1 Lịch sử hình thành 3
1.1.2 Chức năng 3
1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 3
1.1.4 Cơ cấu tổ chức 4
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Ban Chủ nhiệm Dự án 4
1.2.1 Chức năng 5
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 5
1.2.3 Cơ cấu tổ chức 5
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC 6
2.1 Hoạt động quản lý 6
2.1.1 Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 6
2.1.2 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ 6
2.1.3 Về tổ chức công tác lưu trữ 6
2.2 Hoạt động nghiệp vụ 7
2.2.1 Tình hình thực hiện nội dung công tác văn thư 7
2.2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 7
2.2.1.2 Công tác quản lý văn bản đi 9
2.2.1.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 14
2.2.1.4 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 18
Trang 22.2.1.5 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 22
2.2.2 Tình hình thực hiện nội dung công tác lưu trữ 23
2.2.2.1 Nội dung và thành phần tài liệu lưu trữ của Ban Chủ nhiệm Dự án 23 2.2.2.2 Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ 24
2.2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 24
2.2.2.4 Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu 25
2.2.2.5 Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 25
CHƯƠNG III: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 27
3.1 Nhận xét đánh giá công tác văn thư, lưu trữ tại Ban Chủ nhiệm Dự án 27
3.1.1 Ưu điểm 27
3.1.2 Nhược điểm 27
3.2 Đề xuất giải pháp nâng câo chất lượng công tác văn thư, lưu trưc của cơ quan, tổ chức 28
3.3 Một số khuyến nghị 29
3.3.1 Đối với cơ quan, tổ chức 29
3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 29
KẾT LUẬN 31 PHỤ LỤC
Trang 3LỜI MỞ ĐẦU
Công cuộc đổi mới đất nước do Đảng ta lãnh đạo đã đạt được nhữngthành tựu to lớn trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Nhà nước ta đangtrong quá trình hội nhập phát triển kinh tế, sánh vai cùngcác nước pháttriển trong khu vực và trên thế giới, đẩy mạnh chủ trương và hoàn thiện Nhànước Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trong việc cải cách hành chính Vì vậy, côngtác Văn thư – Lưu trữ đóng vai trò hết sức quan trọng góp phần xử lý thôngtin trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội… một cách khoahọc, nhanh chóng, đáp ứng mọi nhu cầu tra cứu và là công tác thường xuyên củamỗi cơ quan, tổ chức trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước
Trong những năm qua, nhờ làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ nên nhiềungành, nhiều đơn vị đã giúp cho hoạt động của đơn vị, ngành mình triển khai cóhiệu quả nhiệm vụ đề ra, góp phần thúc đẩy xã hội phát triển Chính vì vậy, các
cơ quan, đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là côngtác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua các văn bản tài liệu Làmtốt công tác văn bản, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việcnhanh chóng, chính xác và hiệu quả đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thựctế” Sau khi hoàn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bảncho sinh viên đào tạo chuyên ngành Lưu trữ học - Trường Đại học Nội Vụ đã tổchức đợt kiến tập kéo dài 3 tuần, từ 01/06/2016 đến ngày 17/06/2016 cho sinhviên khoa Văn thư – Lưu trữ Đợt kiến tập này giúp cho sinh viên tiếp cận thực
tế công tác Văn thư – Lưu trữ, học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luậnnghiệp vụ chuyên môn đã học trên lớp
Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của Ban Chủ nhiệm Dự
án “khai quật khảo cổ học và xử lý di dời di tích di vật khu vực xây dựng đường hầm và bãi xe ngầm của công trình Nhà Quốc hội” , tôi đã có đợt kiến
tập đúng quy định về thời gian cũng như việc thực hành các nội dung mà bản đềcương kiến tập đã nêu ra Với thời gian kiến tập không phải là dài nhưng đã đemlại cho tôi những kết quả ý nghĩa quý giá, nhất là những kinh nghiệmthực tế màtôi đã đúc rút được để bổ sung vào nghiệp vụ chuyên môn của mình dưới sựhướng dẫn, giúp đỡ tận tình của các cán bộ trong đợt kiến tập, tôi đã học đượcphong cách làm việc của một cán bộ Văn thư – Lưu trữ Một công việc đòi hỏi
sự nhẹ nhàng khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo trong việc giải quyếtcác công việc hàng ngày
Đợt kiến tập này giúp tôi nhận ra được những yếu điểm của mình trongcác khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện
Trang 4các thao tác nghiệp vụ chuyên môn Văn thư – Lưu trữ, từ đó tôi có thể khắcphục được những lỗ hổng về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyếtkhông thể đáp ứng đủ Có thể nói, đợt kiến tập tại Phòng tổ chức hành chính –Viện khảo cổ học Việt Nam đã giúp tôi cụ thể hóa, nắm chắc hơn kiến thứcchuyên môn và vận dụng linh hoạt, sáng tạo những kiến thức chuyên môn
ấy vào thực tiễn công tác Văn thư – Lưu trữ tại đơn vị sau này tôi công tác
Tuy nhiên với vốn kiến thức còn hạn chế và thời gian có hạn, nên trongquá trình làm báo cáo kiến tập cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót hoặcchưa đầy đủ về nội dung yêu cầu của nhà trường Kính mong quý thầy cô và bạnđọc tham gia đóng góp ý kiến để bài báo cáo của tôi thêm hoàn thiện hơn
Tôi xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội, ngày 20 tháng 06 năm 2016
SINH VIÊN ĐINH THỊ PHƯỢNG
Trang 5NỘI DUNG CHƯƠNG l: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ban Chủ nhiệm Dự án "Khai quật khảo cổ học và xử lý di dời di tích di vật khu vực xây dựng đường hầm và bãi xe ngầm của công trình Nhà Quốc hội”
1.1.1 Lịch sử hình thành
Dự án "Khai quật khảo cổ học và xử lý di dời di tích, di vật khu vực xâydựng đường hầm và bãi xe ngầm của công trình Nhà Quốc hội" là một dự ánthành phần của Dự án đầu tư xây dựng công trình Nhà Quốc hội đã được Thủtướng Chính phủ giao Viện Khoa học Xã hội Việt Nam tổ chức thực hiện tại vănbản số: 855/TTg-KTN ngày 25/5/2010 về Kế hoạch đấu thầu Dự án đầu tư xâydựng công trình Nhà Quốc hội
Theo hồ sơ Dự án kèm theo văn bản số 25/KCH ngày 18/01/2012 củaViện Khảo cổ học – Viện Khoa học Xã hội Việt Nam, Dự án đã được ViệnKhoa học Xã hội Việt Nam tổ chức lập, thẩm định và phê duyệt tại quyết địnhsố: 364/QĐ-KHXH ngày 28/02/2011; đơn vị lập Dự án là Ban Chủ nhiệm Dự ánKhai quật khảo cổ học khu vực xây dựng Nhà Quốc hội; Đơn vị thẩm định nộidung thực hiện Dự án là Ban Quản lý khoa học và đơn vị thẩm định dự toánkinh phí của Dự án là Ban Kế hoạch – Tài chính thuộc Viện Khoa học Xã hộiViệt Nam
Theo Quyết định số: 1726/QĐ-KHXH ngày 14/11/2011 của Viện Khoahọc Xã hội Việt Nam ban hành quyết định về việc thành lập Ban Chủ nhiệm Dự
án “ khai quật khảo cổ học và xử lý di dời di tích di vật khu vực xây dựng đườnghầm và bãi xe ngầm của công trình Nhà Quốc hội”
Trong đó, Ban Chủ nhiệm Dự án được phép mở tổ chức ( không do ngânsách cấp) được sử dụng con dấu của Ban Chủ nhiệm Dự án khai quật khảo cổhọc khu vực xây dựng Nhà Quốc hội để thực hiện nhiệm vụ được giao và tự giảithể sau khi hoàn thành nhiệm vụ
1.1.2 Chức năng
Ban chủ nhiệm Dự án là một cơ quan thực hiện chức năng nghiên cứukhoa học của Viện Khảo cổ học thông qua việc thực hiện các Dự án do ViệnKhảo cổ làm chủ đầu tư
Trang 6dời di tích, di vật của dự án, xây dựng báo cáo sơ bộ trình các cấp có thẩmquyền theo đúng quy định của Luật Di sản văn hóa, các thông tư, nghị định củaNhà nước.
Được mở tài khoản không do ngân sách cấp, được tiếp tục sử dụng condấu của Ban Chủ nhiệm Dự án khai quật khảo cổ học khu vực xây dựng Nhàquốc hội để thực thi nhiệm vụ nói trên
Được ký các hợp đồng thuê khoản chuyên môn, thuê khoản chuyên gia tưvấn khoa học, lao động phổ thông theo nội dung và dự toán của Dự án đã phêduyệt
Giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ
1.1.4 Cơ cấu tổ chức
Để Dự án được triển khai theo đúng mục tiêu đã đề ra Ban Chủ nhiệm
Dự án đã tiến hành thuê lại mặt bằng tại số 2, Nguyễn Tri Phương, Ba Đình, HàNội Sau đó, bố trí điểm phục vụ lưu trữ, xử lý hiện vật phục vụ quá trình khảocổ
Địa điểm này trước đây là nơi đóng quân của Lữ đoàn 144 với một dãynhà 2 tầng, 02 dãy kho từ thời Pháp Khu vực này có tường ngăn và cổng riêngbiệt không ảnh hưởng đến hoạt động của Trung tâm Bảo tồn di sản Thăng Long– Hà Nội
Với diện tích khoảng 4850m2 dãy nhà 02 tầng được sử dụng làm nhà điềuhành, 02 dãy kho bố trí làm kho tạm lưu trữ, chỉnh lý hiện vật và dãy nhà tạmcho công nhân với số lượng công nhân tạm trú giao động từ 100 người đến 150người
Tại Ban Chủ nhiệm Dự án không tổ chức cơ cấu theo hình thức các phòng
mà chỉ tổ chức dưới hình thức các bộ phận thực hiện chức năng chuyên môn
Ban Chủ nhiệm Dự án bao gồm:
- Bộ phận Biên tập và lưu trữ tư liệu ảnh
- Bộ phận Kỹ thuật và lưu trữ tư liệu bản vẽ
- Bộ phận Kế toán
- Bộ phận Kho xử lý và lưu trữ hiện vật
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
Trang 7thư, lưu trữ của Ban Chủ nhiệm Dự án
1.2.1 Chức năng
Bộ phận Hành chính phụ trách công tác văn thư, lưu trữ tại Ban chủnhiệm Dự án có chức năng hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra thường xuyên vềviệc thực hiện các quy định của Bộ và Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ vàtrực tiếp thực hiện các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
- Tổ chức các nhiệm vụ của văn thư cơ quan theo quy định tại Khoản 2Điều 29 của Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, tham giahướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư cho các bộ phận khác thuộc Ban Chủnhiệm Dự án
- Thực hiện việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc nghiên cứu, ứng dụngkhoa học và công nghệ về công tác văn thư
- Thực hiện thống kê về văn thư theo quy định của pháp luật
- Thực hiện việc quản lý và sử dụng phương tiện thông tin được trang bị, bảo đảm thông tin thông suốt và bảo mật
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Dự án giao
- Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơquan
- Đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan vàhàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan, lập kếhoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới
- Thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về lưu trữ theo quy định của phápluật
1.2.3 Cơ cấu tổ chức
Ban Chủ nhiệm Dự án thực chất là cơ quan nghiên cứu khoa học Do vậy,tại đây có một đặc thù riêng, ngoài công tác văn thư thì việc lưu trữ tư liệu đểnghiên cứu là một công tác vô cùng quan trọng Đối với Ban Chủ nhiệm
Dự án tư liệu là yếu tố sống còn để cơ quan thực hiện chức năng nghiên cứu củamình Việc tổ chức bộ phận Văn thư được tổ chức tập trung do một cán bộ phụtrách Điều đặc biệt, cán bộ lưu trữ tại Ban Chủ nhiệm Dự án được tổ chức tạitừng bộ phận và tiến hành lưu trữ các tài liệu chuyên môn được sản sinh ra ở bộphận đó sau khi giải quyết xong Chính vì vậy, việc lưu trữ tư liệu sẽ do trực tiếpcác cán bộ chuyên môn của từng bộ phận thực hiện
Trang 8CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI
CƠ QUAN, TỔ CHỨC 2.1 Hoạt động quản lý
2.1.1 Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ
Hiện tại Ban Chủ nhiệm Dự án chưa có văn bản chỉ đạo, hướng dẫnnghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ vì vậy cán bộ thực hiện công tác này còn gặpmột số khó khăn trong giải quyết công việc Tuy nhiên, công tác văn thư, lưu trữtại Ban Chủ nhiệm Dự án vẫn được thực hiện theo đúng những văn vản chỉđạo chung của nhà nước đã ban hành
2.1.2 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ
Nắm bắt được sự quan trọng của công tác Văn thư- Lưu trữ đối với sựphát triển bền vững của Viện khảo cổ học nói riêng và Ban chủ nhiệm Dự án nóiriêng Trong nhiều năm hoạt động, Ban chủ nhiệm Dự án đã chứng tỏ công tácVăn thư- Lưu trữ đã được Đảng và nhà nước quan tâm Tuy số lượng cán bộ làmcông tác Văn thư- Lưu trữ còn ít nhưng Ban Chủ nhiệm Dự án cũng đã nỗ lựcđưa công tác Văn thư- Lưu trữ được phát triển cao hơn nữa, và đã trang bị cáctrang thiết bị mới để phục vụ cho các cán bộ công tác lưu trữ dễ dàng hoàn thànhtốt các công việc được cấp trên giao phó Có thể nói công tác Văn thư- Lưu trữcủa Ban Chủ nhiệm Dự án đã giúp cho việc tra tìm và sử dụng văn bản; tài liệudiễn ra nhanh chóng và thuận lợi, tạo điều kiện giúp cho công tác Văn thư- Lưutrữ được phát triển hơn nữa về mặt thông tin Hiện nay, công tác lưu trữ của BanChủ nhiệm Dự án vẫn còn gặp một số khó khăn như nhân sự còn thiếu, khốilượng công việc chuyển giao các văn bản đi và văn bản đến ngày càng nhiều; cómột số máy photo được trang bị nhưng đã đến thời kỳ phải sửa chữa, vì vậy gặpmột số khó khăn trong công tác lưu trữ Tuy còn một số khó khăn nhưng cán bộlưu trữ thuộc Ban Chủ nhiệm Dự án vẫn hoàn thành tốt công việc được cấp trêngiao phó vì có những thuận lợi sau đây: các cán bộ lưu trữ rất nhiệt tình, trình độnghiệp vụ chuyên môn giỏi, yêu nghề và tận tụy với công việc mà mình làm Do
đó tôi về kiến tập tại bộ phận này của Ban Chủ nhiệm Dự án đã được cán bộtrong phòng dìu dắt, chỉ bảo rất chân tình, rèn cho tôi về chuyên môn vữngvàng, tác phong làm việc khoa học
Trang 9nước hiện nay Chính vì vậy mà công tác này đặc biệt được quan tâm nhiều hơn,góp phần không nhỏ trong nhiều lĩnh vực kinh tế - chính trị - xã hội Chính vìvậy dựa vào chức năng, nhiệm vụ và đặc thù công việc mà Ban Chủ nhiệm Dự
án đã tổ chức hình thức lưu trữ tài liệu theo chuyên môn từng phòng để tạothuận tiện cho việc giải quyết công việc
_ Về tổ chức công tác lưu trữ tại Ban Chủ nhiệm Dự án đã được quản lý
và giám sát chặt chẽ vì khối lượng lưu trữ rất nhiều, đa dạng với bề dày lịch sửlưu trữ lớn Do đó các cán bộ lưu trữ của phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyênmôn và nghiệp vụ giỏi, có tác phong làm việc rất khoa học để hoàn thành tốtcông việc lưu trữ Tầm quan trọng đó được biểu hiện ở cơ cấu tổ chức và phâncông trách nhiệm của mỗi một cán bộ trong phòng.v cho việc tra tìm, tránh được
sự mất mát của tài liệu, tránh được tình trạng tài liệu bị bó gói, rời lẻ, lộn xộn, từ
đó việc quản lý hồ sơ tài liệu sẽ được tốt hơn
_ Hiện nay các nội dung của công tác Văn thư - lưu trữ của phòng Hànhchính- Tổng hợp thuộc Ban Chủ nhiệm Dự án đã được triển khai đầy đủ, rõ ràngtạo điều đã được lưu trữ theo đúng phông lưu trữ quốc gia
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 Tình hình thực hiện nội dung công tác văn thư.
2.2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Trong những năm qua Ban chủ nhiệm dự án đã trang bị đầy đủ phương tiện phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý công tác văn thư (quản lý công văn đi, đến) như máy vi tính, máy chủ cài đặt phần mềm quản lý văn bản hồ sơ công việc, máy Scan, nối mạng…) Việc nhận và gửi văn bản điện tử, qua phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc được chỉ
đạo thực hiện thống nhất tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ban chủ nhiệm
dự án Sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc “Netoffice” trong hoạt động chỉ đạo điều hành, việc gửi nhận văn bản, xử lý, trao đổi công việc giữa các cơ quan, ban ngành, được triển khai và thực hiện từ tháng 8/2012, đến nay đã được thực hiện thông suốt, hiệu quả trong chỉ đạo, thực hiện
nhiệm vụ
Bộ phận lưu trữ của Ban chủ nhiệm dự án đã được thực hiện việc cập nhật lưu trữ trong máy tính, giúp cho việc quản lý hồ sơ, tra cứu tài liệu thuận lợi Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào biên mục hồ sơ, chứng từ kết thúc, quản lý danh mục hồ sơ
Cán bộ theo dõi công tác văn thư, lưu trữ tại Ban chủ nhiệm Dự án đã thực hiện thành thạo việc gửi, nhận văn bản qua mạng, ứng dụng công nghệ thông tin vào việc soạn thảo văn bản và các khâu
Trang 10nghiệp vụ lưu trữ văn bản đi, đến qua máy vi tính
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Ban Chủ nhiệm Dự án khai quật khảo cổ học
Bên cạnh công tác ban hành văn bản, công tác soạn thảo văn bản đóng vaitrò hết sức quan trọng ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc Quy trình soạnthảo văn bản được thực hiện theo các bước:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo.
Đây là bước quan trọng để giúp cho việc soạn thảo văn bản được thuận lợi
và chất lượng gồm các nội dung sau đây:
- Phân công soạn thảo: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạnthảo Nội dung văn bản có liên quan đến Dự án mà Ban Chủ nhiệm Dự án khaiquật khảo cổ học đang trực tiếp xử lý và thuộc phạm vi giải quyết của Ban Chủnhiệm Dự án thì văn bản đó sẽ do Ban Chủ nhiệm Dự án soạn thảo và tiếp tụcđược phân công theo chuyên môn nghiệp vụ
+ Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản.Trong đó cần xác định văn bản ban hành nhằm mục đích? Có mấy mụcđích? tính chất của văn bản? giới hạn của văn bản ?
+ Xác định tên loại và trích yếu nội dung của văn bản: Việc xác định hìnhthức văn bản căn cứ vào mục đích, tính chất và nội dung cần văn bản hóa Tríchyếu nội dung phải ngắn gọn và phản ánh được chủ đề của văn bản
+ Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liênquan tới nội dung của vấn đề cần văn bản hoá Thông tin cần được thu thập vàđầy đủ, xử lý chính xác
+ Xây dựng đề cương: Xây dựng đề cương văn bản nhằm giúp cho việcsoạn thảo văn bản thuận lợi Đề cương được trình bày sơ lược hoặc chi tiết về dựđịnh những điểm cốt yếu trong nội dung và bố cục của văn bản
Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước.
- Viết bản thảo:
+ Trên cơ sở đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc đơn vị chủ trì tiến hànhsoạn thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung của văn bản đã xácđịnh
+ Sau khi soạn thảo xong phải kiểm tra về chính tả, kĩ thuật trình bày,mục đích đạt được của văn bản
- Xin ý kiến góp ý cho bản thảo: Văn bản có tính chất quan trọng, nộidung phức tạp thì có thể đề xuất Chủ nhiệm Dự án, tổ chức việc tham khảo ýkiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu
Trang 11tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
- Tổng hợp ý kiến góp ý (nếu có) và hoàn chỉnh dự thảo
Bước 3: Duyệt văn bản
Các văn bản do Ban Chủ nhiệm Dự án soạn thảo và ban hành sẽ do Chủnhiệm dự án duyệt và ký văn bản
Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành.
- Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền cán bộ văn thư trực tiếphoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành:
+ Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
+ Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận;
+ Đóng dấu cơ quan;
+ Làm các thủ tục ban hành;
+ Lưu văn bản tại Phòng Hành chính- Văn thư củaBan Chủ nhiệm Dự ánĐặc biệt qua quá trình tìm hiểu, tôi nhận thấy có những văn bản là bảngốc do Viện Khảo cổ ký ban hành nhưng lại được lưu trong tập lưu công văn đicủa Ban Chủ nhiệm Dự án chứ không phải tại bộ phận Văn thư của Viện Khảo
cổ học
2.2.1.2 Công tác quản lý văn bản đi
a Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,tháng của văn bản
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thưtại Ban Chủ nhiệm Dự án đã kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản; khi phát hiện có sai sót, đã kịp thời báo cáo người được giao tráchnhiệm xem xét, giải quyết
- Ghi số và ngày, tháng văn bản
+ Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của ,Ban Chủ nhiệm Dự án trừ trường hợp pháp luật cóquy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức
do văn thư thống nhất quản lý
Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy địnhtại điểm a khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCPngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm bkhoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và hướngdẫn tại Công văn này Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản
Trang 12hành chính được cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa chọn phươngpháp đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau:
Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì
có thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính;
Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm,
có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng loạivăn bản hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cábiệt), chỉ thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường, v.v ); vừa theo các nhómvăn bản nhất định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch,báo cáo, v.v…, và nhóm công văn);
Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thìnên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính
Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng
+ Ghi ngày, tháng văn bản
Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm bkhoản 4 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
- Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định Việcnhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của Nghịđịnh số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chitiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước
b Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
- Đóng dấu cơ quan
Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chínhđược thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lụckèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số110/2004/NĐ-CP Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặcphụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy
- Đóng dấu độ khẩn, mật
Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ),
“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm
a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tàiliệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông
tư số 12/2002/TT-BCA (A11)
Trang 13c Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệuvăn bản đi trên máy vi tính
- Đăng ký văn bản đi bằng sổ
+ Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổchức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp Tuy nhiên,không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần
để đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản
đi mà cơ quan, tổ chức áp dụng theo hướng dẫn tại điểm b khoản 1 của Mụcnày, cụ thể như sau:
Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thìchỉ nên lập hai loại sổ sau:
· Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);
· Sổ đăng ký văn bản mật đi
Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm
· Sổ đăng ký văn bản mật đi
Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thìcần lập ít nhất các loại sổ sau:
· Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt),chỉ thị (cá biệt) (loại thường);
· Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường);
· Sổ đăng ký công văn (loại thường);
· Sổ đăng ký văn bản mật đi
- Đăng ký văn bản đi
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật,được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII - Sổ đăng ký văn bản đi kèm theoCông văn này
d Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Làm thủ tục phát hành văn bản
+ Lựa chọn bì
Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và
Trang 14kích thước bì cho phù hợp Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thước củavăn bản khi được vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy hoặc được gấp lại) để cóthể vào bì một cách dễ dàng (chi tiết xem hướng dẫn tại Phục lục VIII - Bì vănbản kèm theo Công văn này).
Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, khôngnhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên Bì văn bảnmật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)
+ Trình bày bì và viết bì
Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì được thực hiện theo hướng dẫntại Phụ lục VIII - Bì văn bản kèm theo Công văn này
+ Vào bì và dán bì:
Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản
để vào bì Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong
Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản Khi dán bì, cần lưu ý không để
hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không
bị nhăn Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc
- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóngtrên văn bản trong bì
Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ kýhiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)
- Chuyển phát văn bản đi
+ Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổchức
Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị,
cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thựchiện tại văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cánhân), các cơ quan, tổ chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký vănbản đi để chuyển giao văn bản theo hướng dẫn dưới đây:
Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trongnội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thưcần lập sổ chuyển giao riêng (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướngdẫn tại Phụ lục IX - Sổ chuyển giao văn bản đi kèm theo Công văn này)
Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao
ít và việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện thì nên sử
Trang 15dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản, chỉ cần bổ sung cột “Kýnhận” vào sau cột (5) “Nơi nhận văn bản”
Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, ngườinhận văn bản phải ký nhận vào sổ
+ Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chứcchuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ(mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX - Sổchuyển giao văn bản đi) Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận kýnhận vào sổ
+ Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải đượcđăng ký vào sổ (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụlục X - Sổ gửi văn bản đi bưu điện kèm theo Công văn này) Khi giao bì vănbản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếucó)
+ Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyểncho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bảnchính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ
+ Chuyển phát văn bản mật
Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10
và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 củaThông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụthể như sau:
+ Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu củangười ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vịhoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;
+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bảnkhông bị thiếu hoặc thất lạc;
+ Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có ngườinhận, do thay đổi địa chỉ, v.v ) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vịhoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưuđiện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;
Trang 16+ Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo ngườiđược giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
e Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghịđịnh số 110/2004/NĐ-CP Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp củangười có thẩm quyền
Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấucác độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhànước
2.2.1.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến
a Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thưtại Ban Chủ nhiệm Dự án (sau đây gọi chung là cán bộ văn thư) hoặc ngườiđược giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản đượcchuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về sốlượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; đối với văn bảnmật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặcvăn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản cóđóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao tráchnhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau đâygọi tắt là người được giao trách nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biênbản với người đưa văn bản
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán
bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi vănbản, v.v ; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửihoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết
- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý nhưsau:
+ Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tạiThông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công anhướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước vàquy định cụ thể của cơ quan, tổ chức
Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
Trang 17+ Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịpthời;
+ Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệuvăn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót vănbản;
+ Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
+ Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong
bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi vàgửi trả lại cho nơi gửi văn bản;
+ Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra,xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngàytháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng
- Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Văn bản đến của Ban Chủ nhiệm Dự án phải được đăng ký tập trung tạivăn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật
và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toánv.v…
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đếnđược chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủtục đóng dấu “Đến”
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thìkhông phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có tráchnhiệm theo dõi, giải quyết
Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số,
ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối vớicông văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành vănbản
Mẫu dấu “Đến” và việc ghi các thông tin trên dấu “Đến” được thực hiệntheo hướng dẫn tại Phụ lục I - Dấu “Đến” kèm theo Công văn này
Trang 18Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định
cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến mộtnăm thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:
Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ vănbản mật);
Sổ đăng ký văn bản mật đến
Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đếnmột năm, nên lập các loại sổ sau:
Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương;
Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác;
Sổ đăng ký văn bản mật đến
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một nămthì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhấtđịnh và sổ đăng ký văn bản mật đến
Đăng ký văn bản đến
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể và văn bản mật đến, được thựchiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II - Sổ đăng ký văn bản đến kèm theo Công vănnày
Mẫu sổ và việc đăng ký đơn, thư được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụlục III
+ Sổ đăng ký đơn, thư kèm theo Công văn này
+ Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý vănbản
Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đến đượcthực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư -lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến đượcthực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của
cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó
+ Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằngbút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng
b Trình và chuyển giao văn bản đến
- Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứngđầu Ban Chủ nhiệm Dự án giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có
Trang 19thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làmviệc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giaocho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết(nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết) Đối với vănbản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn
vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giảiquyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần)
- Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyếtcăn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn bản đến cầnbảo đảm những yêu cầu sau:
- Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân cótrách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;
- Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận;
- Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu vàngười nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượngkhẩn” và “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ) thì cần ghi rõ thời gian chuyển
Cán bộ văn thư của Ban Chủ nhiệm Dự án sau khi tiếp nhận văn bản đến,phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiếnphân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởngđơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng,cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngàyđến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển quamạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển quamạng
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quyết địnhviệc lập sổ chuyển giao văn bản đến theo hướng dẫn như sau:
- Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến mộtnăm thì nên sử dụng ngay sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản;
- Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm cầnlập sổ chuyển giao văn bản đến (mẫu sổ và cách ghi được thực hiện theo hướngdẫn tại Phụ lục V - Sổ chuyển giao văn bản đến kèm theo Công văn này)
c Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết