Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam Chi nhánh Bắc Giang 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam – Chi nhánh Bắc Giang 3 1.1.1. Lịch sử hình thành 3 1.1.1.1. Lịch sử hình thành của Ngân hàng thương mại cổ phần (TMCP) Công thương Việt Nam 3 1.1.1.2. Lịch sử hình thành của Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam Chi nhánh Bắc Giang 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 6 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam – Chi nhánh Bắc Giang 7 1.2.1. Chức năng 7 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 7 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 8 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang 10 2.1. Hoạt động quản lí 10 2.1.1. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang 10 2.1.2. Cách thức tổ chức công tác văn thư, lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang 11 2.1.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 11 2.1.4. Quản lí văn bản đi 13 2.1.5. Quản lí và giải quyết văn bản đến 15 2.1.6. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 17 2.1.7. Quản lí và sử dụng con dấu 19 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 20 2.2.1. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang 20 2.2.2. Thu thập tài liệu vào lưu trữ 21 2.2.3. Xác định giá trị tài liệu 22 2.2.4. Chỉnh lí khoa học tài liệu 22 2.2.5. Phòng lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản 23 Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị về công tác văn thư, lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang 25 3.1. Nhận xét, đánh giá 25 3.1.1. Công tác văn thư tại Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang 25 3.1.2. Công tác lưu trữ tại Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang 26 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang 27 3.3. Một số khuyến nghị 28 3.3.1. Đối với Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang 28 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa trường 28 KẾT LUẬN

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

KẾT LUẬN 30 2

A LỜI NÓI ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 3

Chương 1: Giới thiệu vài nét về Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam - Chi nhánh Bắc Giang 3

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam – Chi nhánh Bắc Giang 3

1.1.1 Lịch sử hình thành 3

1.1.1.1 Lịch sử hình thành của Ngân hàng thương mại cổ phần (TMCP) Công thương Việt Nam 3

1.1.1.2 Lịch sử hình thành của Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam - Chi nhánh Bắc Giang 4

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 5

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 6

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam – Chi nhánh Bắc Giang 7

1.2.1 Chức năng 7

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 7

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 8

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang 10

2.1 Hoạt động quản lí 10

2.1.1 Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang 10

2.1.2 Cách thức tổ chức công tác văn thư, lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang 11

2.1.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 11

2.1.4 Quản lí văn bản đi 13

2.1.5 Quản lí và giải quyết văn bản đến 15

2.1.6 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 17

2.1.7 Quản lí và sử dụng con dấu 19

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 20

2.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang 20

2.2.2 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 21

2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 22

2.2.4 Chỉnh lí khoa học tài liệu 22

2.2.5 Phòng lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản 23

Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị về công tác văn thư, lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang 25

3.1 Nhận xét, đánh giá 25

3.1.1 Công tác văn thư tại Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang 25

3.1.2 Công tác lưu trữ tại Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang 26

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang 27

3.3 Một số khuyến nghị 28

3.3.1 Đối với Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang 28

3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa trường 28

KẾT LUẬN 30

A LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới của đất nước ta hiện nay, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn có những cải tiến vượt bậc

để vươn tới sự hoàn thiện Hòa cùng xu thế đó, những năm gần đây công tác Văn thư – Lưu trữ có những bước phát triển phong phú và đa dạng để đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính

Công tác Văn thư – Lưu trữ là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, quản lí điều hành công việc của các cơ quan như Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị

xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, đơn vị sự nghiệp và các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân

Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan,

tổ chức được nhanh chóng, chính xác, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi chúng ta phải nắm vững kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ vào lưu trữ cơ quan Từ đó, sẽ tạo thuận lợi cho công tác Lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho việc khai thác sử dụng tài liệu

Với sự giúp đỡ của Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho em được kiến tập tại Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Bắc Giang để hiểu rõ hơn về công tác Văn thư – Lưu trữ trong xã hội Trong quá trình kiến tập tuy em còn nhiều hạn chế về kinh nghiệm thực tế nhưng với sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các anh chị trong phòng Tổ chức hành chính của Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Băc Giang đã giúp

em củng cố thêm kiến thức, rèn luyện kỹ năng, nâng cao thái độ và tình yêu nghề để em có thể định hướng được những công việc sẽ làm sau khi ra trường, nhận biết được điểm mạnh, điểm yếu của mình và trang bị thêm những kĩ năng, kiến thức ngoài chương trình đào tạo để đáp ứng công việc sau này

Em xin gửi lời cảm ơn tới cô Nguyễn Mai Phương – Phó phòng Tổ chức

hành chính đã giúp đỡ, chỉ bảo tận tình cho em trong thời gian kiến tập tại Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Bắc Giang và các thầy cô trong Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh viên

đi kiến tập để hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ trong xã hội hiện nay

B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét về Ngân hàng thương mại cổ phần Công

thương Việt Nam - Chi nhánh Bắc Giang 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam – Chi nhánh Bắc Giang

số 53/HĐBT của Hội đồng Bộ Trưởng

Theo quyết định số 402/CT của Hội đồng Bộ trưởng ngày 14/11/1990 ngân hàng chuyên doanh Công thương Việt Nam chuyển thành Ngân hàng Công thương Việt Nam

Ngày 27/03/1993 thành lập doanh nghiệp nhà nước có tên là Ngân hàng Công thương Việt Nam theo quyết định số 67/QĐ-NH5 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Ngày 21/9/1996 theo quyết định số 285/QĐ-NH5 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Ngân hàng Công thương Việt Nam thành lập lại Từ đó tới nay Ngân hàng Công thương Việt Nam đã và đang phát triển đồng thời đạt được nhiều thành tựu to lớn

Cùng với sự phát triển nhanh chóng của kinh tế xã hội nhu cầu về vay vốn

và sử dụng vốn ngày càng lớn điều đó đòi hỏi sự đổi mới nghành ngân hàng, ngày 23/9/2008 Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 1354/QĐ-TTg phê duyệt Phương án Cổ phần hóa Ngân hàng Công thương Việt Nam Ngày 25/12/2008, Ngân hàng Công thương tổ chức bán đấu giá cổ phần ra công chúng thành công và thực hiện chuyển đổi thành doanh nghiệp cổ phần Ngày 03/7/2009 Ngân hàng Nhà nước kí quyết định số 14/GP-NHNN thành lập và hoạt động Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam – Vietinbank

Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam có mạng lưới trải rộng toàn

quốc với 01 Sở giao dịch chính, 151 Chi nhánh và trên 1000 Phòng giao dịch/ Quỹ tiết kiệm và có 9 Công ty hạch toán độc lập Là thành viên sáng lập và là đối tác liên doanh của Ngân hàng INDOVINA, có quan hệ với trên 900 ngân hàng, định chế tài chính tại hơn 90 quốc gia và vùng lãnh thổ trên toàn thế giới.

Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam là ngân hàng tiên phong trong việc ứng dụng công nghệ hiện đại và thương mại điện tử tại Việt Nam, không ngừng nghiên cứu, cải tiến các sản phẩm, dịch vụ hiện có và phát triển các sản phẩm mới nhằm đáp ứng cao nhất nhu cầu của khách hàng

thương Việt Nam - Chi nhánh Bắc Giang

Theo quyết định số 10/NHCT-QĐ ngày 17 tháng 12 năm 1996 của Chủ tịch Hội đồng quản trị Ngân hàng Công thương Việt Nam quyết định thành lập chi nhánh Ngân hàng Công thương Bắc Giang Chi nhánh Ngân hàng Công thương Bắc Giang chính thức hoạt động từ ngày 01/01/1997 (Phụ lục số 01)

Theo quyết định số 427/QĐ-HĐQT-NHCT1 ngày 05/8/2009 của Hội đồng quản trị Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam quyết định về việc chuyển đổi và đổi tên Chi nhánh Ngân hàng Công thương Bắc Giang thành Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam – Chi nhánh Băc Giang hay còn được gọi là Ngân hàng thương mại cổ phần (TMCP) Công thương Bắc Giang ( Phụ lục số 02)

Tên đầy đủ bằng tiếng Việt: Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam – Chi nhánh Bắc Giang

Tên đầy đủ bằng tiếng Anh: Vietnam Joint Stock Commercial Bank for Industry and Trade – Bac Giang Branch

Tên viết tắt bằng tiếng Anh: Vietinbank – Bac Giang Branch

Trụ sở: số 45, đường Nguyễn Văn Cừ, thành phố Bắc Giang kể từ ngày chính thức hoạt động Đến ngày 18/08/2014 thay đổi địa điểm hoạt động tại Tòa nhà Việt Thắng ,khu dân cư số 2, đường Hoàng Văn Thụ, phường Xương Giang, thành phố Bắc Giang để xây lại trụ sở cũ

Số điện thoại 0240 3856040, Fax: 0240 3854111.

Trong những năm qua Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang đã liên tục được mở rộng về quy mô hoạt động, về tổ chức bộ máy và mạng lưới với 01 trụ sở chính và 07 phòng giao dịch được trải đều trên địa bàn thành phố Bắc Giang.

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang là đơn vị đại diện của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam, có con dấu riêng và bảng cân đối tài khoản theo quy định của pháp luật, hoạt động kinh doanh theo Điều lệ tổ chức và hoạt động của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam; Quy chế tổ chức và hoạt động của Chi nhánh Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam do Hội đồng quản trị Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam ban hành

Phòng kế toán, Phòng giao dịch và Quỹ tiết kiệm được sử dụng con dấu riêng theo quy định thực hiện nhiệm vụ theo yêu cầu nghiệp vụ

Hoạt động huy động vốn bao gồm nhận tiền gửi của khách hàng bằng nội

và ngoại tệ, phát hành chứng chỉ tiền gửi và các giấy tờ có giá khác để huy động nguồn vốn, vay từ các định chế tài chính trong và ngoài nước, vay từ Ngân hàng Nhà nước và các hình thức vay vốn khác theo quy định của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam

Hoạt động tín dụng bao gồm cấp vốn vay bằng nội và ngoại tệ, bảo lãnh, chiết khấu, cho thuê tài chính và các hình thức cấp tín dụng khác theo quy định của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam

Hoạt động đầu tư được thực hiện thông qua việc tích cực tham gia vào thị trường liên ngân hàng và thị trường vốn Tài sản đầu tư bao gồm: Trái phiếu Chinh phủ, Tín phiếu kho bạc, Tín phiếu Ngân hàng Nhà nước, Công trái xây dựng Tổ quốc, Trái phiếu doanh nghiệp,… Ngoài ra còn góp vốn mua cổ phần của các doanh nghiệp trong và ngoài nước; góp vốn liên doanh với các tổ chức nước ngoài

Dịch vụ thanh toán và ngân quỹ bao gồm thanh toán trong nước và quốc

tế, thu chi hộ khách hàng, thu chi bằng tiền mặt và séc

Bên cạnh các dịch vụ kinh doanh, Ngân hàng TMCP Công thương Bắc

Giang cung cấp một số dịch vụ bổ sung cho khách hàng bao gồm: các hoạt động trên thị trường tiền tệ, kinh doanh giấy tờ có giá bằng VND và ngoại tệ , chuyển tiền trong nước và quốc tế, chuyển tiền kiều hối, kinh doanh vàng và ngoại hối, các hoạt động đại lí và ủy thác, bảo hiểm, các hoạt động chứng khoán thông qua các công ty con, dịch vụ tư vấn tài chính, dịch vụ thẻ, gửi và giữ tài sản, dịch vụ ngân hàng qua điện thoại, dịch vụ ngân hàng điện tử,…

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang cơ cấu tổ chức được xây theo mô hình sau:

Giám đốc chi nhánh

Phó giám đốc chi nhánh

Khối quản lí rủi

ro

Khối tác

Các phòng giao dịch(gồm 7 PGD)

Phòng quản lí rủi ro

Phòng quản lý

nợ có vấn đề

Phòng kế toán giao dịch

Phòng tiền tệ kho quỹ

Phòng tổng hợp

Phòng tổ chức hành chính

Phòng thông tin điện toán

Giám đốc chi nhánh: là lãnh đạo cao nhất tại Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang, do Hội đồng quản trị Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỉ luật theo đề nghị của Tổng giám đốc, Giám đốc có chức năng điều hành hoạt động kinh doanh, là người chịu trách nhiệm chính về kết quả hoạt động của chi nhánh trước ban lãnh đạo Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam.

Phó giám đốc chi nhánh: Gồm 2 Phó giám đốc chi nhánh, sẽ thực hiện các công việc trong từng lĩnh vực cụ thể mà Giám đốc chi nhánh giao phó để điều hành mọi hoạt động của chi nhánh

Các khối, phòng có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều giúp cho Ban giám đốc giải quyết công việc của chi nhánh hoặc tham mưu cho lãnh đạo nếu cần

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam – Chi nhánh Bắc Giang

1.2.1 Chức năng

Phòng tổ chức hành chính là phòng nghiệp vụ thực hiện công tác tổ chức cán bộ đào tạo tại chi nhánh theo đúng chủ trương chính sách của Nhà nước và quy định của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam; thực hiện công tác quản trị và văn phòng phục vụ hoạt động kinh doanh tại chi nhánh, thực hiện công tác bảo vệ, an ninh an toàn của chi nhánh

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Thực hiện các quy định về chính sách cán bộ về tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế

Thực hiện quản lí lao động, tuyển dụng lao động, điều động sắp xếp cán

bộ phù hợp với năng lực, trình độ và yêu cầu nghiệp vụ kinh doanh theo thẩm quyền của chi nhánh

Thực hiện bồi dưỡng, quy hoạch cán bộ lãnh đạo tại chi nhánh

Thực hiện mua sắm tài sản và công cụ lao động, trang thiết bị và phương tiện làm việc, văn phòng phẩm phụ vụ hoạt động kinh doanh của chi nhánh

Thực hiện công tác xây dựng cơ bản, nâng cấp và sửa chữa nơi làm việc, điểm giao dịch đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh và quy chế quản lí đầu tư xây dựng cơ bản.

Quản lí và sử dụng xe ô tô, sử dụng điện, sử dụng điện thoại và các trang thiết bị của chi nhánh

Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn và kiểm tra, đốn đốc, báo cáo việc thực hiện các văn bản có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng

Tiếp nhận, quản lí công văn giấy tờ, tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư – lưu trữ theo quy định của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam

Quản lí và sử dụng con dấu

Phục vụ nơi làm việc của Ban lãnh đạo khi tiếp khác và hội họp,…

Thực hiện nhiệm vụ thủ quỹ các khoản chi tiêu nội bộ của chi nhánh

Tổ chức công tác bảo vệ an toàn của chi nhánh

Tổ chức thực hiện công tác y tế, chăm sóc sức khỏe vệ sinh phòng bệnh,

tổ chức khám sức khỏe định kì cho cán bộ nhân viên trong chi nhánh

Thực hiện các nhiệm vụ khác mà Ban giám đốc giao cho

Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, Phòng tổ chức hành chính phải quan hệ chặt chẽ với các phòng ban khác trong chi nhánh để chỉ đạo, hướng dẫn nhắc nhở về công tác nghiệp vụ văn phòng và các lĩnh vực mà lãnh đạo giao cho

Được ủy quyền kí các văn bản như: Báo cáo công tác văn phòng hàng tháng, quý, năm; các loại công văn đôn đốc nhắc nhở các phòng ban trong chi nhánh thực hiện ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo chi nhánh; kí các thông báo, giấy mời, giấy đi đường, giấy giới thiệu,…

Được chủ động bố trí, sắp xếp nhân lực trong phòng để phat huy tốt năng lực của cán bộ nhân viên đạt hiệu quả cao trong công việc

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Phòng tổ chức hành chính gồm 18 người, được tách làm 2 bộ phận: Bộ phận tổ chức lao động và bộ phận hành chính Trong đó Trưởng phòng phụ trách chung và bộ phận tổ chức lao động, là người chịu trách nhiệm trước Ban lãnh

đạo của chi nhánh về toàn bộ công tác của phòng; Phó phòng trực tiếp điều hành

bộ phận hành chính; các bộ phận trong phòng hoạt động theo chức năng, nhiệm

vụ được phân công

Văn phòng của bộ phận hành chính (phòng Văn thư) là nơi để xử lí công văn giấy tờ, đồng thời cũng là bộ máy giúp việc cho lãnh đạo chi nhánh Phòng được bố trí tại tầng 1 nên thuận tiện cho việc quản lí văn bản, tài liệu

Bộ phận hành chính gồm 14 cán bộ, nhân viên: Phó phòng là người phụ trách nhiệm vụ xây dựng cơ bản của chi nhánh, quản lí và sử dụng con dấu của chi nhánh; 1 cán bộ phụ trách việc quản lí, tiếp nhận chuyển văn bản, tài liệu, công văn đi đến, báo chí và công tác lưu trữ của chi nhánh; 4 lái xe; 3 nhân viên phục vụ; 5 bảo vệ để bảo đảm an ninh, an toàn cho chi nhánh Nhìn chung cách thức tổ chức lao động của phòng chưa hợp lí nên chưa đạt hiệu quả cao

Do Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang đang xây lại trụ sở cũ nên các hồ sơ tài liệu của phòng Lưu trữ cũ được lưu trữ tại phòng Tổ chức hành chính và phòng Văn thư

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Ngân hàng TMCP

Công thương Bắc Giang 2.1 Hoạt động quản lí

2.1.1 Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang

Công tác văn thư là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục

vụ công tác chỉ đạo, điều hành và quản lí một cách có hiệu quả nhất Nó bao gồm các công việc soạn thảo và ban hành văn bản theo chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, đơn vị quản lí văn bản đi, tiếp nhận và giải quyết văn bản đến hình thành trong quá trình hoạt động của chi nhánh, quản lí và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành Công tác văn thư là một trong những nội dung công việc quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác, hiệu quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh Từ những nhận thức đó, trong những năm qua công tác văn thư của chi nhánh được tổ chức tương đối chặt chẽ, đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ của chi nhánh đề ra

Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam đã ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ cho toàn hệ thống ngân hàng Việc xây dựng, ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ nhằm cụ thể hóa các quy định của Nhà nước về công tác văn thư và lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế của ngân hàng; giúp ngân hàng thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ; làm cơ sở kiểm tra thực hiện pháp luật trong việc ban hành, quản lý và xử lý văn bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài

Qua đó, ta có thể thấy việc ban hành quy chế đối với công tác văn thư, lưu trữ là cần thiết với tất cả các cơ quan tổ chức Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của chi nhánh được xây dựng và ban hành theo quy chế của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam, mặc dù chưa ban hành đầy đủ quy chế công tác văn thư nhất là đối với công tác lưu trữ nhưng tại chi nhánh cũng đã thực hiện tương đối chặt chẽ

Từ các quy chế công tác văn thư và lưu trữ, chi nhánh đã có các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Ngân

hàng TMCP Công thương Việt Nam Từng nghiệp vụ trong công tác văn thư, lưu trữ đều được hướng dẫn cụ thể từ công tác soạn thảo văn bản cho đến việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành kết hợp với các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền Việc triển khai các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ chưa được thực hiện hết tới cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ Vì vậy công tác văn thư, lưu trữ tại chi nhánh chưa thực hiện đúng theo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đã ban hành

2.1.2 Cách thức tổ chức công tác văn thư, lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang

Hiện nay, bộ phận văn thư của chi nhánh chưa có cán bộ chuyên trách đều

là những cán bộ kiêm nhiệm (cán bộ kế toán, tài chính ngân hàng,… kiêm nhiệm công tác văn thư) Do nhiệm vụ, chức năng của mỗi phòng khác nhau, lượng công việc nhiều nên mỗi phòng ban đều có 1 cán bộ làm công tác chuyên môn đôi khi làm công tác văn bản, giấy tờ riêng của phòng ban, đơn vị mình Vì vậy,

ta có thể nhận thấy hình thức tổ chức công tác văn thư tại chi nhánh là hình thức

tổ chức hỗn hợp để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh, giúp cho hoạt động kinh doanh và công tác hành chính của chi nhánh đạt hiệu quả

Theo cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức hành chính thì số lượng làm công tác văn thư quá ít, cán bộ làm công tác văn thư là cán bộ kiêm nhiệm, chưa có cán bộ đào tạo chuyên môn về nghiệp vụ văn thư và lưu trữ Điều này dẫn đến việc quản lý văn bản giấy tờ không được chặt chẽ, dễ bị thất lạc, công tác lưu trữ chưa được quan tâm nhiều

2.1.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Việc soạn thảo văn bản của Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang chủ yếu là theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi phòng ban trong chi nhánh Văn bản thuộc lĩnh vực phòng ban, đơn vị nào thì phòng ban, đơn vị đó soạn thảo hoặc theo sự phân công, chỉ đạo của lãnh đạo

Trong thời gian kiến tập, quá trình soạn thảo văn bản tại chi nhánh được thực hiện theo các bước sau: khi cán bộ chuyên viên các phòng ban, đơn vị được

giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản theo chức năng, nhiệm vụ của phòng ban mình thì cán bộ chuyên viên đó tiến hành soạn thảo văn bản trên máy tính, sau đó trình lãnh đạo phòng ban kí nháy duyệt nội dung văn bản, chuyển tới Phòng tổ chức hành chính để kiểm tra thể thức văn bản và trình kí lãnh đạo chi nhánh Sau khi văn bản được lãnh đạo chi nhánh phê duyệt và kí ban hành văn bản, văn thư chịu trách nhiệm đăng kí số, vào sổ công văn đi, nhân bản, đóng dấu rồi chuyển theo nơi nhận được ghi trong văn bản.

Theo thẩm quyền ban hành văn bản, chi nhánh được phép ban hành các loại văn bản sau đây: Quyết định, tờ trình, thông báo, báo cáo, công văn hành chính, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường, văn bản chuyên môn, hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, biên bản, đề án, các nội quy, quy chế điều lệ hoạt động của chi nhánh,…

Theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và thẩm quyền ban hành văn bản của chi nhánh:

- Năm 2014 chi nhánh ban hành 856 văn bản

- Năm 2015 chi nhánh ban hành 927 văn bản

Các văn bản quan trọng như: Điều lệ, kế hoạch năm, đề án,… trước khi trình duyệt nội dung bộ phận chịu trách nhiệm soạn thảo phải xin ý kiến lãnh đạo tổ chức các cuộc họp để lấy ý kiên đóng góp cho bản dự thảo

Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang được quy định theo Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam ban hành quyết định số: 3809/2011/QĐ-TGĐ-NHCT99 ngày 31 tháng 12 năm 2011 quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (Phụ lục số 03 và số 04) Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam thể hiện đầy đủ các thành phần thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước

Nhìn chung công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản ở chi nhánh

đã được tiến hành đầy đủ, chặt chẽ và nề nếp theo đúng thẩm quyền ban hành văn bản của chi nhánh Tuy nhiên, một số loại văn bản khi soạn thảo còn chưa thực hiện đúng quy định về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản (số kí hiệu của

công văn) do ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam quy định Cán bộ soạn thảo ở các phòng ban và cán bộ văn thư của chi nhánh còn có nhiều hạn chế do trình độ nhận thức, hiểu biết về tầm quan trọng của việc ban hành văn bản còn kém, năng lực của cán bộ soạn thảo không đồng đều do phần lớn cán bộ soạn thảo là cán bộ kiêm nhiệm Do đó dẫn đến nhiều văn bản nội dung còn yếu kém, thiếu logic, ngôn ngữ sử dụng trong văn bản thiếu chính xác, dài dòng.

2.1.4 Quản lí văn bản đi

Việc quản lí văn bản đi của chi nhánh được văn thư thực hiện theo một quy trình tương đối chặt chẽ: Văn thư tiếp nhận văn bản, tài liệu từ các phòng ban xin trình kí lãnh đạo chi nhánh; chuyển cho Trưởng phòng Tổ chức hành chính để kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản rồi kí nháy Sau khi kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản, Trưởng phòng trình lên lãnh đạo chi nhánh để kí duyệt, sau đó chuyển cho văn thư để đăng kí số, ngày tháng văn bản, vào sổ đăng kí văn bản đi, nhân bản, đóng dấu Bản chính lưu tại phòng Tổ chức hành chính, 01 bản photo đóng dấu đỏ chuyển cho phòng ban soạn thảo văn bản, còn lại chuyển đến nơi nhận theo yêu cầu của tác giả văn bản

Văn bản đi nội bộ, đi Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam và các cơ quan bên ngoài của chi nhánh được đăng kí, lấy số vào sổ đăng kí văn bản đi của chi nhánh Sổ đăng kí văn bản đi của chi nhánh được quy định theo mẫu của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam

Mẫu quy định sổ đăng kí văn bản đi của chi nhánh:

Người kí

chú

Các văn bản đi nội bộ trong chi nhánh sẽ được văn thư đăng kí vào sổ chuyển giao văn bản đi nội bộ Đồng thời văn thư sử dụng phần mềm hệ thống liên đơn vị - phần mềm eDocPlus của chi nhánh để thông báo tới các phòng ban,

đơn vị, cá nhân một cách nhanh nhất Văn thư scan văn bản cần chuyển tới các phòng ban, đăng nhập phần mềm eDocPlus và ấn tạo mới văn bản đi nội bộ, như vậy các phòng ban, cá nhân trong đơn vị có thể cập nhật thông tin một cách nhanh nhất và hiệu quả.

Văn bản gửi đi cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân ngoài chi nhánh sẽ được cán bộ văn thư theo dõi, chuyển đi qua đường bưu điện và đăng kí vào sổ theo dõi bì thư đi, được quy định theo mẫu của ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam :

Tất cả các văn bản chuyển đi qua đường bưu điện đều phải đăng kí vào sổ theo dõi bì thư đi để theo dõi văn bản, tránh bị thất lạc Khi giao bì văn bản phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có) Cuối ngày nhân viên bưu điện sẽ đến phòng văn thư để nhận bì văn bản gửi đi

Qua đó, ta có thể thấy việc chuyển giao văn bản đi của chi nhánh thực hiện đúng quy định, nhanh gọn, văn bản chuyển đi sẽ đúng thời hạn, không bị chậm và theo dõi được quá trình chuyển giao văn bản không bị thất lạc Việc

ĐƠN VỊ/ CÁ NHÂN GỬI

PHƯƠNG THỨC GỬI

GHI CHÚ

Bưu điện kí nhận số bì thực gửi trong ngày (Tổng số bì):………