Phân tích và mô tả công việc trong tổ chức hành chính nhà nước

Nghề Occupation Công việc Jobs Vị trí Positions Nhiệm vụ Tasks Là từng hoạt động riêng biệt với một mục đích cụ thể mà mỗi người phải thực hiện Tập hợp các nhiệm vụ mà một người ph

NỘI DUNG CHÍNH

1 Một số khái niệm

4 Quy trình phân tích công việc

2 Sản phẩm của phân tích công việc

3 Mối quan hệ giữa PTCV với các hoạt động khác

5 Phương pháp thu thập số liệu để PTCV

Nghề (Occupation)

Công việc

(Jobs)

Vị trí (Positions)

Nhiệm vụ

(Tasks)

Là từng hoạt động riêng biệt với một mục đích cụ

thể mà mỗi người phải thực hiện

Tập hợp các nhiệm vụ mà một người phải thực hiện

Tất cả các vị trí giống nhau về mặt nhiệm vụ chính

phải thực hiện

Tập hợp những công việc tương tự về nội dung và

có liên quan với nhau, đòi hỏi người lao động phải có

sự hiểu biết đồng bộ về chuyên môn nghiệp vụ, có những kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện

I KHÁI NIỆM 1 Phân biệt một số thuật ngữ

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Phân tích công việc là một quá trình thu nhận các thông tin về công việc nhằm xác định các quyền hạn nào, nhiệm vụ nào, hoạt động nào thuộc về công việc để từ đó xác định những phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có

để thực hiện tốt công việc

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Phân tích công việc (job analysis) là một quá trình:

§  Thu thập thông tin liên quan đến các đặc thù của một công việc;

§  Xác định các nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của người lao động thực thi công việc;

§  Xác định các điều kiện để tiến hành công việc;

§  Xác định các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc;

§  Xác định năng lực cần có để thực hiện công việc một cách thành công

Phân tích công việc có nhiệm vụ gì?

v   Định nghĩa về công việc một cách hoàn chỉnh,

chính xác;

v   Mô tả các nhiệm vụ, trách nhiệm và tiêu chuẩn

hoàn thành công việc;

v   Mô tả điều kiện vật chất kỹ thuật cần để thực

hiện công việc, đồng thời xác định các điều kiện

để hoàn thành công việc;

v   Xác định yêu cầu của công việc mà mỗi người ở

vị trí công việc đó phải đáp ứng để thực hiện

công việc một cách thành công

Phân tích công việc không phải là :

➢   Phân tích cá nhân

➢   Phân tích nhân viên

➢   Đánh giá kết quả thực hiện công việc

4–

7

ü   Khi tổ chức mới thành lập và chương trình phân

tích công việc được thực hiện lần đầu tiên;

ü   Khi tổ chức có thêm một số công việc mới;

ü   Khi các công việc có sự thay đổi do ảnh hưởng của

công nghệ, kỹ thuật, cơ cấu tổ chức…

KHI NÀO CẦN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC?

II SẢN PHẨM CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Bản mô

tả công việc

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Bản tiêu chuẩn nhân sự

1 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

KHÁI NIỆM

Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các thông tin về:

chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc của một công việc trong

tổ chức

NỘI DUNG CỦA BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1 Những thông tin chung về công việc;

2 Những chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm trong công việc;

3 Quyền hành của người thực hiện công việc;

4 Những mối quan hệ trong công việc;

5 Các điều kiện làm việc để thực công việc đó

1 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

VÍ DỤ: MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Vị trí: Quản đốc phân xưởng

Nhiệm vụ:

sản xuất chung của Công ty

sản phẩm theo đơn hàng, đáp ứng được tiến độ giao hàng Đảm bảo sản xuất

đồng bộ và đạt chất lượng

trong xưởng

cụ sản xuất… đảm bảo khu vực sản xuất luôn được bố trí hợp lý, hiệu quả

xưởng theo định kỳ hàng năm

chất lượng bố trí tại các ca sản xuất tại các xưởng

Các mối quan hệ:

Phạm vi quyền hạn:

đẩy hiệu quả công tác chung

Các điều kiện làm việc:

hiểm, kính bảo vệ mắt, găng tay bảo hộ, giày lao động

TÌNH HUỐNG NHÂN SỰ

Một công ty có anh nhân viên vô cùng tốt bụng tên là Quân Anh rất giỏi về phần cứng máy tính Vì vậy, mỗi khi máy tính của ai trong văn phòng bị hỏng thì không gọi người ngoài mà trực tiếp nhờ luôn anh Quân Lúc đầu anh Quân rất vui vẻ giúp đỡ mọi người Nhưng sau đó có quá nhiều người nhờ, nên anh Quân thường xuyên phải làm thêm giờ để hoàn thành công việc của mình – chuyên môn của anh là kế toán Do vậy, anh Quân có nhiều biểu hiện bất mãn, anh cảm thấy mình bị đối xử không công bằng vì mình phải làm nhiều việc mà không được trả thêm lương

thác của nhân viên “đấy không phải là việc của tôi”

Những lưu ý khi viết bản mô tả công việc:

ü   Sử dụng các động từ chỉ hành động;

ü   Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu;

ü   Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên/sự cần thiết;

ü   Viết ra một cách cụ thể;

ü   Nên kết thúc bằng câu “Thực hiện các nhiệm vụ khác

có liên quan đến chuyên môn theo sự phân công của lãnh đạo”.

2 BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

KHÁI NIỆM

Là văn bản quy định các chỉ tiêu để phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của kết quả thực hiện công việc đối với một vị trí nhất định trong tổ chức

2 BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

VÍ DỤ: BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

Vị trí: Quản đốc phân xưởng

2 BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

Chức danh công việc:

hiện các hoạt động của xưởng theo kế

hoạch sản xuất chung của công ty

Các hoạt động sản xuất của xưởng được thực hiện theo đúng kế hoạch sản xuất của công ty và đạt được các mục tiêu sản xuất đúng thời hạn đặt ra

2 Phúc đáp kịp thời các đơn đặt hàng phát

sinh, triển khai thực hiện sản xuất các

sản phẩm theo đơn hàng, đáp ứng dược

tiến độ giao hàng Đảm bảo sản xuất

đồng bộ và đạt chất lượng

Đảm bảo hệ thống sản xuất đồng bộ, tuân thủ đúng các quy trình kỹ thuật, chất lượng yêu cầu

2 BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

4 Tổ chức quản lý mặt bằng tài sản, máy

móc, trang thiết bị, công cụ lao động,

dụng cụ sản xuất… đảm bảo khu vực

SX luôn được bố trí hợp lý, hiệu quả

- Mặt bằng được bố trí hợp lý, gọn, sạch, an toàn, phát huy năng suất

6 Kiểm soát chất lượng sản phẩm của

xưởng

Ít nhất 98% sản phẩm của xưởng phải đạt tiêu chuẩn chất lượng theo quy định trong tài liệu ISO của Công ty

7 Thiết lập và duy trì môi trường làm việc

vệ sinh và an toàn tại xưởng

Môi trường làm việc của xưởng luôn phải đáp ứng các quy định về vệ sinh và an toàn theo tài liệu ISO của Công ty

8 Xây dựng và duy trì các mối quan hệ tốt

đẹp tại xưởng

- Năm bắt được tâm tư, nguyện vọng, quan tâm chăm lo tới đời sống tinh thần, vật chất của công nhân trong xưởng

- Tinh thần gắn bó và ý thức trách nhiệm tốt đối với công việc của từng công nhân trong xưởng

Yêu cầu đối với bản tiêu chuẩn thực hiện công việc?

Ø   Xác định những nhiệm vụ quan trọng có thể đo lường

được của vị trí công việc;

Ø   Chỉ rõ các tiêu chuẩn thực hiện công việc (xây dựng

cho từng vị trí hay cho nhóm đối tượng; sử dụng tiêu chí định tính hay định lượng);

Ø   Sử dụng để đánh giá kết quả hoàn thành công việc

3 BẢN TIÊU CHUẨN NHÂN SỰ (NGƯỜI THỰC HIỆN CV)

KHÁI NIỆM

Ø   Là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá

nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và

Ø   Là bản trình bày các điều kiện, tiêu chuẩn tối thiểu

có thể chấp nhận được mà một người cần phải có

để hoàn thành một công việc nhất định

3 BẢN TIÊU CHUẨN NHÂN SỰ (NGƯỜI THỰC HIỆN CV)

Gồm những nội dung cơ bản sau:

Ø   Những thông tin chung về công việc;

Ø   Yêu cầu về trình độ, chuyên môn, nghiệp vụ

được đào tạo;

Ø   Yêu cầu về kinh nghiệm công tác;

Ø   Yêu cầu về tâm, sinh lý;

Ø   Những yêu cầu khác…

MÔ HÌNH “ ASK ”

… Yêu cầu về sự sẵn sàng bắt đầu làm việc

Năng lực thực hiện các nhiệm vụ phi thao tác

Gồm: trí lực, thể lực, năng lực tư duy, năng

lực tâm lý…

Những năng lực thực hiện một nhiệm vụ cụ thể

(có thể quan sát được,mang tính thao tác, và có

thể học)

Hệ thống những hiểu biết hoặc thông tin có thể

áp dụng cho việc thực hiện nhiệm vụ (trình độ văn hóa, chuyên môn, kinh nghiệm…)

§   Ngày có thể bắt đầu làm việc

§   Giờ và ngày làm việc trong tuần

§   Đi lại…

3 BẢN TIÊU CHUẨN NHÂN SỰ

VÍ DỤ: BẢN TIÊU CHUẨN NHÂN SỰ

Vị trí: Quản đốc phân xưởng

lượng nội bộ trở lên

Kỹ năng giao tiếp

nhân sự

Trình bày vấn đề dễ hiểu, có khả năng thuyết phục, điều khiển được cuộc họp

việc: Thành thạo Word, Excel và các phần mềm đồ họa

Kỹ năng làm việc

nhóm

Xây dựng được các kỹ năng làm việc nhóm cho các công nhân trong xưởng Có kỹ năng phối hợp, trao đổi công việc với cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới

Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng:

Yêu cầu về kinh nghiệm làm việc:

Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí sản xuất

Yêu cầu về thể chất:

Sức khỏe tốt, chịu được áp lực cao trong môi trường sản xuất

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

•  Thông tin chung về công việc:

•  Trách nhiệm:

•  Nhiệm vụ:

•  Các mối quan hệ:

•  Các điều kiện làm việc:

TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC