Tổ chức công tác văn thư tại sở nội vụ tỉnh hà giang

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục của đề tài 3 PHẦN I. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH HÀ GIANG 4 I. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang 4 1. Sự ra đời 4 2. Vị trí, chức năng 5 3. Nhiệm vụ và quyền hạn 5 4. Cơ cấu tổ chức 13 5. Biên chế, số lượng người làm việc và Hợp đồng theo Nghị định 68 14 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang 14 2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang 14 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng; vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ 14 2.1.1.1 Chức năng: 14 2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn : 15 2.1.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ (phụ lục 01) 16 2.1.2 Thống kê số nhân sự hiện có của văn phòng và phân công nhiệm vụ của các cá nhân 16 2.1.2.1 Thống kê số nhân sự hiện có 16 2.1.2.2 Phân công nhiệm vụ của các cá nhân 16 PHẦN II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH HÀ GIANG 18 I. Lý luận chung về công tác Văn thư 18 1 Khái niệm công tác Văn thư 18 2.Nội dung và nhiệm vụ của công tác Văn thư 18 2.1 Nội dung của công tác Văn thư 18 2.1.1Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến: 18 2.1.2 Tổ chức và giải quyết văn bản đi: 19 2.1.3 Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan: 19 2.1.4 Tổ chức quản lý các hồ sơ, tài liệu trong cơ quan 20 2.1.5 Tổ chức và sử dụng con dấu 20 3. Tổ chức công tác Văn thư 22 3.1 Biên chế công tác Văn thư 22 3.2 Hình thức tổ chức công tác Văn thư 22 4.Yêu cầu của Công tác Văn thư 23 5.Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư 23 5.1.Vị trí của công tác Văn thư 23 5.2.Ý nghĩa của công tác Văn thư 23 II. Tổ chức về công tác Văn thư của Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang 25 1. Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư của Sở Nội vụ 25 2.Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư. 26 3.Các cán bộ, công chức, viên chức của Sở Nội vụ 26 4. Công chức phụ trách công tác Văn thư của Sở Nội vụ 27 5.Thực trạng về Công tác Văn thư của Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang 27 5.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác Văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang (Phụ lục 04) 27 5.2.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 27 5.2.1. Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan 27 5.2.2.Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang 28 5.2.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá 28 5.2.4.Nhận xét 30 5.2.5. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 31 5.2.5.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản 31 5.2.6. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan 32 5.2.7.Nhận xét 32 5.2.7.1. Về quản lý văn bản đi 32 5.2.7.2. Về quản lý văn bản đến 33 5.2.7.3. Đối với việc lập hồ sơ hiện hành 34 5.2.7.4. Phòng làm việc của Văn thư 34 5.2.7.4.1 Nhận xét 35 5.2.7.4.2 Cách bố trí hợp lý hơn 35 5.2.7.5 Tên các phần mềm được sử dụng trong công tác Văn thư Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang 35 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 37 3.1 Đánh giá chung 37 3.1.1 Ưu điểm 37 3.1.1.1 Về công tác văn phòng 37 3.1.1.2 Về công tác Văn thư 38 3.1.2 Hạn chế 40 3.1.2.1 Công tác Văn phòng 40 3.1.2.2 Về công tác Văn thư 40 3.1.3 Nguyên nhân 41 3.2 Đề xuất, kiến nghị 41 3.2.1 Đề xuất 41 3.2.2 Kiến nghị 43 3.2.2.1 Đối với cơ quan 43 3.2.2.2 Đối với nhà trường 43 KẾT LUẬN 45 PHẦN PHỤ LỤC 46

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Nguồn tài liệu tham khảo 2

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3

6 Phương pháp nghiên cứu 3

7 Bố cục của đề tài 3

PHẦN I TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH HÀ GIANG 4

I Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang 4

1 Sự ra đời 4

2 Vị trí, chức năng 5

3 Nhiệm vụ và quyền hạn 5

4 Cơ cấu tổ chức 13

5 Biên chế, số lượng người làm việc và Hợp đồng theo Nghị định 68 14

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang 14

2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang 14

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng; vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ 14

2.1.1.1 Chức năng: 14

2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn : 15

2.1.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ (phụ lục 01) 16

2.1.2 Thống kê số nhân sự hiện có của văn phòng và phân công nhiệm vụ của các cá nhân 16

2.1.2.1 Thống kê số nhân sự hiện có 16

2.1.2.2 Phân công nhiệm vụ của các cá nhân 16

PHẦN II TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH HÀ GIANG 18

I Lý luận chung về công tác Văn thư 18

1 Khái niệm công tác Văn thư 18

2.Nội dung và nhiệm vụ của công tác Văn thư 18

2.1 Nội dung của công tác Văn thư 18

2.1.1Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến: 18

2.1.2 Tổ chức và giải quyết văn bản đi: 19

2.1.3 Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan: 19

2.1.4 Tổ chức quản lý các hồ sơ, tài liệu trong cơ quan 20

2.1.5 Tổ chức và sử dụng con dấu 20

3 Tổ chức công tác Văn thư 22

3.1 Biên chế công tác Văn thư 22

3.2 Hình thức tổ chức công tác Văn thư 22

4.Yêu cầu của Công tác Văn thư 23

5.Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư 23

5.1.Vị trí của công tác Văn thư 23

5.2.Ý nghĩa của công tác Văn thư 23

II Tổ chức về công tác Văn thư của Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang 25

1 Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư của Sở Nội vụ 25

2.Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư 26

3.Các cán bộ, công chức, viên chức của Sở Nội vụ 26

4 Công chức phụ trách công tác Văn thư của Sở Nội vụ 27

5.Thực trạng về Công tác Văn thư của Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang 27

5.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác Văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang (Phụ lục 04) 27

5.2.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 27

5.2.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ

quan 27

5.2.2.Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang 28

5.2.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá 28

5.2.4.Nhận xét 30

5.2.5 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 31

5.2.5.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản 31

5.2.6 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan 32

5.2.7.Nhận xét 32

5.2.7.1 Về quản lý văn bản đi 32

5.2.7.2 Về quản lý văn bản đến 33

5.2.7.3 Đối với việc lập hồ sơ hiện hành 34

5.2.7.4 Phòng làm việc của Văn thư 34

5.2.7.4.1 Nhận xét 35

5.2.7.4.2 Cách bố trí hợp lý hơn 35

5.2.7.5 Tên các phần mềm được sử dụng trong công tác Văn thư Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang 35

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 37

3.1 Đánh giá chung 37

3.1.1 Ưu điểm 37

3.1.1.1 Về công tác văn phòng 37

3.1.1.2 Về công tác Văn thư 38

3.1.2 Hạn chế 40

3.1.2.1 Công tác Văn phòng 40

3.1.2.2 Về công tác Văn thư 40

3.1.3 Nguyên nhân 41

3.2 Đề xuất, kiến nghị 41

3.2.1 Đề xuất 41

3.2.2 Kiến nghị 43

3.2.2.1 Đối với cơ quan 43

3.2.2.2 Đối với nhà trường 43

KẾT LUẬN 45

PHẦN PHỤ LỤC 46

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hóa - hiện đại hóa, nền kinh tếnước ta đang tăng trưởng với tốc độ cao Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc, cầnphải có sự quản lý, điều hành tốt Điều này đòi hỏi sự nỗ lực cuả mọi thành viêntham gia vào việc phát triển kinh tế đất nước

Như chúng ta đã biết,Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng vănbản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành các công việc của cơquan Đảng, cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, cácđơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung là các cơ quan) thời đại ngày nay Văn thưgiữ một chức năng và một vị trí rất quan trọng, các doanh nghiệp, tổ chức sựnghiệp Nhà nước dù lớn hay nhỏ, Làm tốt công tác này góp phần đạt hiệu quảcủa hoạt động quản lý ở các cơ quan tổ chức Nhất là trong công cuộc cải cáchhành chính nhà nước ngày nay, thì công tác Văn thư là một trong những trọngtâm được Nhà nước ta quan tâm chú ý tới.Vì vậy Văn thư phải được tổ chức,quản lý một cách khoa học và hiệu quả Bộ phận Văn thư khoa học và hoạt động

có hiệu quả sẽ giúp cho cơ quan, tổ chức đó triển khai công việc được thuận lợi,đem lại nhiều lợi ích cũng như chất lượng công việc và ngược lại

Bộ phận Văn thư tham gia vào tổ chức Lưu trữ các hồ sơ, chứng từ, côngtác soạn thảo, vào sổ và quản lý công văn đi - đến, duyệt văn bản, chuyển giaovăn bản, lập hồ sơ hiện hành, trả các thủ tục hành chính, photo và in ấn văn bản

Thấy được vai trò của Văn thư là một vấn đề cấp thiết đối với mỗi người

Là một sinh viên thực tập, sau bốn năm được học tập tại trường Đại học Nội vụ

Hà Nội, tôi đã nắm được những kỹ năng, thao tác làm việc trong chương trìnhđào tạo của nhà trường Tuy nhiên còn nhiều điều mà tôi chưa biết và cần họchỏi thêm rất nhiều khi ứng dụng vào công việc thực tế

Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tácVăn thư, nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn của ngành, trong quá trìnhthực tập tại Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang tôi xin đưa ra đề tài: “Tổ chức công tác

Văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang”.

2 Mục tiêu của đề tài

Sau khi xác định được lý do chọn đề tài, tôi tiến hành xây dựng đề tài củamình nhằm hướng tới những mục tiêu sau:

-Khảo sát toàn bộ công tác Văn phòng

- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác Văn thư

- Phân tích, đánh giá trong hoạt động công tác Văn thư của Sở Nội vụ tỉnh

Hà Giang, thấy rõ những ưu điểm, hạn chế, nhằm đưa ra những vấn đề cầnnghiên cứu và giải quyết đối với Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang

-Ứng dụng những kiến thức đã học vào công việc thực tiễn, rèn luyện kỹnăng nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ khoa học vềquản trị văn phòng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài là lý thuyết về Văn thư vàthực tiễn các hoạt động Văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang, bao gồm

- Đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang

về ưu điểm, hạn chế, và nguyên nhân của hạn chế Trên cơ sở đó đưa ra một sốkiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác Vănthư

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Nguồn tài liệu được thu thập từ rất nhiều nguồn khác nhau:

- Tài liệu, các bài báo cáo của các khóa trước

- Cuốn Quản trị văn phòng, văn hóa công sở, nghi thức nhà nước, luật banhành văn bản

- Các tài liệu thu thập được ở cơ quan

- Các phương tiện truyền thông đại chúng: mạng internet, tivi, báo,đài……

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Tổ chức công tác Văn thư là một bộ phận rất quan trọng và không thểthiếu được đối với mọi cơ quan, tổ chức Vì vậy đã có rất nhiều công trìnhnghiên cứu từ việc nghiên cứu lý luận đến thực tế về đề tài này, cụ thể như:

- Ngày 28/02/2012 sinh viên Dương Thu Hằng, Đại học Nội vụ Hà Nộinghiên cứu đề tài “Công tác lập danh mục hồ sơ ở Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang”

- Ngày 28/04/2014 sinh viên Nguyễn Thị Thu Dự, Đại học Nội vụ Hà Nộinghiên cứu đề tài “Thực trạng công tác Văn thư – lưu trữ ở Sở Nội vụ tỉnh BắcCạn”

Tuy nhiên chưa có một bài báo nào cụ thể và nghiên cứu sâu vào vấn đềcông tác Văn thư, vì vậy đề tài này hướng đến sự kế thừa và phát huy từ nhữngcông trình nghiên cứu trước

6 Phương pháp nghiên cứu

Bài báo cáo sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp duy vật biện chứng

Ngoài lời mở đầu nội dung bài báo cáo của tôi bao gồm 3 chương

Phần I: Tình hình tổ chức và hoạt động của Sở Nội vụ tỉnh Hà GiangPhần II: Tổ chức công tác Văn thư của Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang

Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị

PHẦN I TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH HÀ GIANG

I Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang

1 Sự ra đời

Thực hiện Nghị quyết kỳ họp thứ 9 Quốc hội khóa VIII (từ ngày 12/8/1991), tỉnh Hà Tuyên được chia tách thành hai tỉnh Hà Giang và TuyênQuang Cùng với sự chia tách về địa giới hành chính, các cơ quan, tổ chức tỉnh

27/7-Hà Tuyên cũng được chia tách Do đó, ban Tổ chức chính quyền tỉnh 27/7-Hà Giangđược tái thành lập từ năm 1991

Ban Tổ chức Chính quyền tỉnh Hà Giang là cơ quan chuyên môn thuộc

Ủy ban nhân dân (sau đây viết tắt là UBND) tỉnh Hà Giang có trách nhiệm giúpUBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực tổ chức bộ máy,công chức và viên chức nhà nước, lập hội quần chúng và các tổ chức nhà nướckhác

Thực hiện Nghị định số 171/2004/NĐ-CP ngày 29/9/2004 chủa Chínhphủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trựcthuộc trung ương, Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Hà Giang được đổi tên thành

Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang

Sở Nội vụ là cơ quan tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năngquản lý nhà nước về tổ chức bộ máy, biên chế các cơ quan hành chính, sựnghiệp; cải cách hành chính; tổ chức chính quyền đia phương, quản lý địa giớihành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã,phường, thị trấn; tổ chức hội và tổ chức phi chính phủ

Ngày 04 tháng 02 năm 2008, Chính phủ ban hành Nghị định số 13/2008/NĐ-CP quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phốtrực thuộc Trung ương Sở Nội vụ là cơ quan tham mưu, giúp UBND tỉnh quản

lý nhà nước về tổ chức bộ máy; biên chế cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà

nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ,công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; tổ chứcHội, tổ chức phi Chính phủ; Văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khenthưởng;

2 Vị trí, chức năng

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh HàGiang được quy định tại Quyết định số 349/QĐ-UBND ngày 03 tháng 3 năm

2015 của UBND tỉnh Hà Giang về việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy của Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang Cụ thểnhư sau:

2.1 Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh cóchức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về: Tổ chức

bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức trong các

cơ quan, tổ chức hành chính; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danhnghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập;tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơquan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách hành chính, cảicách chế độ công vụ, công chức; chính quyền địa phương; địa giới hành chính;cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn (sau đâygọi chung là cấp xã); đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và cán

bộ, công chức cấp xã; những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; tổchức hội, tổ chức phi chính phủ; Văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua -khen thưởng và công tác thanh niên

2.2 Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng;chấp hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức và hoạt động của Ủy ban nhân dântỉnh, đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn,nghiệp vụ của Bộ Nội vụ

3 Nhiệm vụ và quyền hạn

3.1 Trình Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh dự thảo

các quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; các

đề án, dự án và chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cảicách hành chính về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của SởNội vụ trên địa bàn tỉnh

3.2 Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kếhoạch, đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền,hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật về cáclĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao

3.3 Về tổ chức bộ máy:

3.3.1 Trình Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định việc phân cấp quản lý tổchức bộ máy đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lậpthuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định củapháp luật;

3.3.2 Thẩm định, trình Ủy ban nhân dân tỉnh quy định chức năng,nhiệm vụ , quyền hạn, cơ cấu tổ chức các đề án thành lập, sáp nhập, chia tách,giải thể, đổi tên các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủyban nhân dân cấp huyện để trình cấp có thẩm quyền quyết định theo quy định;

3.3.3 Thẩm định, trình Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định việc thành lập,giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp tỉnh theo quy định củapháp luật;

3.3.4 Phối hợp với các cơ quan chức năng liên quan của tỉnh hướngdẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện, phân loại, xếp hạng cơ quan hànhchính, đơn vị sự nghiệp và xếp hạng doanh nghiệp nhà nước theo quy địnhcủa pháp luật;

3.4 Về biên chế hành chính sự nghiệp:

3.4.1 Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, Ủy ban nhân dâncấp huyện và các đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh xây dựng kế hoạch biên chếhàng năm; tổng hợp kế hoạch biên chế hàng năm báo cáo Ủy ban nhân dântỉnh trình Hội đồng nhân dân tỉnh quyết định;

3.4.2 Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định giao chỉ tiêu biênchế hành chính, sự nghiệp nhà nước theo quy định;

3.4.3 Hướng dẫn quản lý, sử dụng biên chế đối với các cơ quan chuyênmôn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện và các đơn vịnhà nước theo quy định của pháp luật;

3.5 Về cán bộ, công chức, viên chức và chế độ, chính sách tiền lương3.5.1 Trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản tuyển dụng,quản lý, sự dụng và thực hiện chế độ đối với cán bộ, công chức, viên chứcnhà nước theo quy định của pháp luật;

3.5.2 Hướng dẫn, thẩm định và kiểm tra việc tuyển dụng, quản lý, sửdụng và thực hiện chính sách, chế độ đối với cán bộ, công chức, viên chứcthuộc tỉnh Tham mưu cho Giám đôc Sở quản lý ngạch cán bộ, công chức,viên chức và việc xét cử cán bộ, công chức, viên chức thuộc tỉnh dự thi nângngạch theo quy định;

3.5.3 Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định hoặc quyết địnhtheo thẩm quyền việc tuyển dụng, đánh giá, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệmlại, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật và thực hiện chế độ, chính sách đối vớicán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản

lý theo quy định;

3.5.4 Hướng dẫn, thẩm định và kiểm tra việc thực hiện các quy định vềtiêu chuẩn chức danh và cơ cấu cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; vềtuyển dụng, quản lý, sử dụng và thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ,công chức, viên chức nhà nước thuộc tỉnh và việc phân cấp quản lý hồ sơ cán

bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật;

3.6 Về tổ chức chính quyền địa phương

3.6.1 Hướng dẫn tổ chức và hoạt động của bộ máy chính quyền địaphương các cấp thuộc tỉnh và hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Hội đồngnhân dân các cấp; phối hợp với các cơ quan hữu quan tổ chức và hướng dẫncông tác bầu cử đại biểu Quốc hội theo quy định của pháp luật; tổng hợp kết quả

bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp theo quy định;

3.6.2 Thẩm định, trình thường trực Hội đồng nhân dân, thường trực Uỷban nhân dân tỉnh phê duyệt kết quả bầu cử các thành viên trong thường trựcHội đồng nhân dân và thành viên Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định củapháp luật;

3.6.3 Tham mưu, giúp Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh trình

Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ phê chuẩn các chức danh bầu

cử theo quy định của pháp luật;

3.6.4 Tham mưu, giúp Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnhtrong công tác đào tạo, bồi dưỡng đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; thống kê

số lượng, chất lượng đại biểu Hội đồng nhân dân, thường trực Hội đồng nhândân và thành viên Uỷ ban nhân dân các cấp theo quy định;

3.6.5 Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước đối vớiđội ngũ cán bộ chuyên trách, công chức cấp xã; cán bộ không chuyên trách cấp

xã, cán bộ thôn, tổ dân phố và cán bộ hợp đồng công tác xã theo quy định;

3.6.6 Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành các văn bản về tuyểndụng, quản lý, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện chế độ, chính sách đốivới cán bộ chuyên trách, công chức cấp xã; cán bộ không chuyên trách cấp xã;cán bộ thôn, tổ dân phố và cán bộ hợp đồng công tác xã theo quy định của phápluật;

3.6.7 Hướng dẫn, thẩm định, kiểm tra việc tuyển dụng, quản lý, sử dụng

và việc thực hiện chính sách, chế độ đối với cán bộ chuyên trách, công chức cấpxã; cán bộ không chuyên trách cấp xã; cán bộ thôn, tổ dân phố và cán bộ hợpđồng công tác xã theo quy định;

3.6.8 Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định về tiêu chuẩn chứcdanh và cơ cấu cán bộ, công chức cấp xã và việc phân cấp quản lý hồ sơ cán bộ,công chức cấp xã theo quy định của pháp luật;

3.7 Về địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính

3.7.1 Theo dõi, quản lý công tác địa giới hành chính trong tỉnh theo quy

định của pháp luật; chuẩn bị các đề án, thủ tục liên quan tới việc thành lập, sápnhập, chia tách, điều chỉnh địa giới, đổi tên đơn vị hành chính để trình cấp cóthẩm quyền xtôi xét, quyết định; hướng dẫn và tổ chức thực hiện sau khi cóquyết định của cơ quan.

3.7.2 Tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện, hướngdẫn và quản lý việc phân loại đơn vị hành chính các cấp theo quy định;

3.7.3 Tổng hợp và quản lý hồ sơ, bản đồ địa giới, mốc, địa giới hànhchính; hướng dẫn, khai thác, sử dụng bộ hồ sơ bản đồ địa giới hành chính củatỉnh theo quy định; tổng hợp, thống kê số lượng các đơn vị hành chính cấphuyện, cấp xã

3.8 Về cải cách hành chính

3.8.1 Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định phân công các cơ quanchuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phụ trách các nội dung, công việccủa cải cách hành chính, bao gồm: cải cách thể chế, cải cách tổ chức bộ máyhành chính, xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ, công chức, cải cách tài chínhcông, hiện đại hoá nền hành chính Tham mưu cho Giám đốc Sở giúp Ủy bannhân dân tỉnh theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc triển khai thực hiện cải cáchhành chính theo quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

3.8.2 Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyếtđịnh các chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệulực, hiệu quả quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước trong tỉnh; chủ trì,phối hợp các cơ quan ngành dọc của Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh triểnkhai cải cách hành chính;

3.8.3 Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc Ủyban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã triển khai công tác cải cách hànhchính theo chương trình, kế hoạch cải cách hành chính của tỉnh đã được phêduyệt; việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại các cơ quan cấptỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định củapháp luật và chỉ đạo của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

3.9 Về đào tạo, bồi dưỡng

3.9.1 Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thống nhất quản lý lĩnh vựccông tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong tỉnh;việc đào tạo cử tuyển, đào tạo theo địa chỉ nguồn cán bộ tại các trường đại học,cao đẳng, trung học chuyên nghiệp trong nước; đào tạo nguồn cán bộ ở ngoàinước theo quy định của pháp luật;

3.9.2 Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành các văn bản về đào tạo,bồi dưỡng đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước và cán bộ, công chứccấp xã theo quy định của pháp luật;

3.9.3 Trình Ủy ban nhân dân tỉnh kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũcán bộ, công chức, viên chức thuộc tỉnh và triển khai thực hiện sau khi được phêduyệt

3.10 Về công tác Tôn giáo

3.10.1 Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo, hướng dẫn, kiểmtra và tổ chức thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách, pháp luật củaNhà nước về lĩnh vực tôn giáo và công tác quản lý nhà nước về tôn giáo trên địabàn tỉnh

3.10.2 Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan thực hiện nhiệm vụquản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật;hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về lĩnh vực công tác tôn giáo

3.10.3 Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức làm côngtác Tôn giáo và cán bộ, công chức quản lý nhà nước về lĩnh vực Tôn giáo trênđịa bàn tỉnh

3.10.4 Trình Ủy ban nhân dân tỉnh dự thảo hoặc tham gia dự thảo cácquyết định, chỉ thị; nghị quyết, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm, hàng năm

và các đề án, dự án; chương trình thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng

3.11 Về công tác Văn thư, lưu trữ

3.11.1 Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra các cơ quan hành chính, tổ chức sựnghiệp và doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn tỉnh chấp hành thực hiện các chế

độ, quy định của pháp luật về lĩnh vực Văn thư, lưu trữ.

3.11.2 Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt "Danh mụcnguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh";thẩm tra "Danh mục tài liệu hết giá trị" của Trung tâm Lưu trữ tỉnh và của các

cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc Danh mục nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữtỉnh và Lưu trữ các huyện, thị

3.11.3 Theo dõi, tổng hợp, thống kê số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ,công chức, viên chức nhà nước làm công tác Văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh;

đề xuất kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, đào tạo lại; tập huấn nghiệp vụ Văn thư,lưu trữ trên địa bàn tỉnh

3.12 Về công tác Thanh tra

3.12.1Xây dựng kế hoạch thanh tra công tác nội vụ thuộc trách nhiệm vàthẩm quyền của Giám đốc Sở hoặc theo sự ủy quyền, phân công của Ủy bannhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh trình Giám đốc Sở phê duyệt hoặctham mưu cho Giám đốc Sở trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhândân tỉnh phê duyệt và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt

3.12.2 Thực hiện giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng,lãng phí, tiêu cực và xử lý các vi phạm pháp luật trên các lĩnh vực công tác vềnội vụ thuộc thẩm quyền của Giám đốc hoặc tham mưu cho Giám đốc Sở trình

Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xtôi xét quyết định theoquy định

3.13 Về công tác thi đua, khen thưởng

3.13.1 Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhândân tỉnh chỉ đạo, thống nhất quản lý nhà nước công tác thi đua, khen thưởng; cụthể hoá chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước về thi đua,khen thưởng phù hợp với tình hình thực tế của tỉnh; làm nhiệm vụ thường trựccủa Hội đồng Thi đua - Khen thưởng tỉnh;

3.13.2 Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và Hội đồng thiđua - khen thưởng tỉnh tổ chức các phong trào thi đua; sơ kết, tổng kết thi đua;

phối hợp với các cơ quan liên quan tuyên truyền, phổ biến, nhân rộng các điểnhình tiên tiến; tổ chức thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước;hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua, khen thưởng trênđịa bàn tỉnh; thực hiện việc tổ chức và trao tặng các hình thức khen thưởng theoquy định của pháp luật;

3.13.3 Xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua, khen thưởng theo quyđịnh của pháp luật; quản lý, cấp phát, thu hồi, cấp đổi hiện vật khen thưởng theophân cấp và theo quy định của pháp luật;

3.13.4 Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác thi đua, khenthưởng

3.14 Về công tác Thanh Niên

3.14.1 Trình UBND tỉnh quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự ánliên quan đến thanh niên, công tác Thanh niên

3.14.2 Phối hợp với các sở, ban, ngành và các cơ quan, tổ chức có liênquan của tỉnh trong việc tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật cho thanhniên

3.14.3 Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác thanh niên đối vớicác sở, cơ quan ngang sơ, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, UBND cấp huyện, cấpxã

3.15 Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ và các lĩnhvực khác được giao đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh,

Ủy ban nhân dân huyện, thành phố, cấp xã Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thựchiện chức năng quản lý nhà nước theo các lĩnh vực công tác được giao đối vớicác tổ chức của các Bộ, ngành Trung ương và địa phương khác đặt trụ sở trênđịa bàn tỉnh

3.16 Tổng hợp, thống kê theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về tổ chức cơquan hành chính, đơn vị sự nghiệp; số lượng các đơn vị hành chính cấp huyện,cấp xã, thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố; số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ,công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức cấp xã; công tác Văn thư, lưu

trữ nhà nước; công tác tôn giáo; công tác thi đua, khen thưởng và các lĩnh vựckhác được giao.

3.17 Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học; xây dựng hệthống thông tin, lưu trữ, số liệu phục vụ công tác quản lý và chuyên môn, nghiệp

3.21 Quản lý tài chính, tài sản của Sở theo quy định của pháp luật vàphân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh

3.22 Xây dựng quyết định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức

bộ máy, mối quan hệ công tác và trách nhiệm của người đứng đầu của các tổchức thuộc Sở theo quy định của pháp luật để trình Ủy ban nhân dân tỉnh quyếtđịnh hoặc quyết định theo thẩm quyền

3.23 Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Uỷ ban nhân dân tỉnh,Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh giao và theo quy định của pháp luật

b) Các cơ quan trực thuộc Sở (03 đơn vị):

- Ban Thi đua - Khen thưởng;

- Ban Tôn giáo;

- Chi cục Văn thư - Lưu trữ

c) Đơn vị sự nghiệp trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ: Trung tâmLưu trữ lịch sử (thành lập khi đủ điều kiện theo quy định của pháp luật)

5 Biên chế, số lượng người làm việc và Hợp đồng theo Nghị định 68

Biên chế công chức, số lượng người làm việc và Hợp đồng theo Nghịđịnh 68/2000/NĐ-CP ngày 17/11/2000 của Chính phủ, trong các cơ quan, đơn

vị thuộc và trực thuộc Sở Nội vụ do Giám đốc Sở Nội vụ quyết định trong tổng

số biên chế công chức, số lượng người làm việc và Hợp đồng theo Nghị định 68thuộc Sở Nội vụ đã được Ủy ban nhân dân tỉnh giao hàng năm trên cơ sở Đề án

vị trí việc làm được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định của pháp luật

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang

2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng; vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ

2.1.1.1 Chức năng:

- Văn phòng Sở Nội vụ (dưới đây viết tắt là Văn phòng Sở) là một đơn vịchuyên môn thuộc Sở Nội vụ tham mưu về công tác thông tin, tổng hợp, điều phốihoạt động của Sở theo chương trình, kế hoạch công tác; các công tác trong nội bộ

cơ quan, gồm: Tổ chức cán bộ; pháp chế; cải cách hành chính (CCHC), cải cáchchế độ công vụ, công chức; bình đăng giới; Văn thư, lưu trữ (VTLT); thi đua khenthưởng (TĐKT); tài chính, kế toán, quản lí tài sản và hành chính quản trị

- Văn phòng Sở chịu sự quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của tổchức cán bộ Sở, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra của Ban Giámđốc Sở

2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn :

- Thực hiện hợp tác quốc tế về công tác nội vụ và các lĩnh vực đượcgiao theo quy định của pháp luật và theo phân công hoặc ủy quyền củaUBND tỉnh;

- Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáoliên quan đến nội bộ Sở Nội vụ; thực hiện các quy định về phòng, chống thamnhũng, tiêu cực, các quy định về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trongnội bộ Sở Nội vụ theo quy định của pháp luật;

- Tổng hợp, thống kê số liệu phản ánh tình hình hoạt chung của Sở theoquy định;

- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ; xâydựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác QLNN và chuyên môn,nghiệp vụ được giao;

- Chỉ đạo và hướng dẫn tổ chức các hoạt động dịch vụ công trong cáclĩnh vực công tác thuộc phạm vi quản lý của Sở Nội vụ;

- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất với UBNDtỉnh và Bộ Nội vụ về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định;

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức,

vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượngngười làm việc trong các phòng, ban, chi cục thuộc và trực thuộc Sở Nội vụ;quản lý hồ sơ, quyết định việc tuyển dụng, tiếp nhận, sử dụng, bổ nhiệm, bổnhiệm lại, điều động, biệt phái, nâng bậc lương, bổ nhiệm ngạch, chuyểnngạch, thay đổi chức danh nghề nghiệp, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, đàotạo, bồi dưỡng và các chế độ, chính sách khác đối với CCVC, người lao độngthuộc thẩm quyền quản lý của Sở Nội vụ theo quy định;

- Giúp Giám đốc Sở quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sảnđược giao theo quy định của pháp luật và theo phân công, phân cấp hoặc ủyquyền của UBND tỉnh;

- Quy định cụ thể về mối quan hệ công tác và trách nhiệm của người đứng

đầu các phòng, ban, chi cục thuộc và trực thuộc Sở Nội vụ theo quy định của phápluật;

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Lãnh đạo Sở phân công

2.1.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ (phụ lục 01)

2.1.2 Thống kê số nhân sự hiện có của văn phòng và phân công nhiệm

- Văn thư : 01 người

- Kỹ thuật viên CNTT : 01 người

- Lái xe : 02 người

- Lưu trữ viên : 01 người

- Một cửa kiêm thủ quỹ: 01

- Bảo vệ : 01

- Tạp vụ : 01

- Vệ sinh : 01

2.1.2.2 Phân công nhiệm vụ của các cá nhân

- Chánh văn phòng: Tham mưu giúp lãnh đạo Sở quản lý, chỉ đạo chungmọi hoạt động của Văn phòng Sở Trực tiếp phụ trách lĩnh vực sau: Tổ chức bộmáy, biên chế; quản lý sử dụng công chức viên chức; chế độ chính sách, tiềnlương; khen thưởng, kỷ luật; bảo vệ chính trị nội bộ, bảo mật; kế hoạch, chươngtrình công tác của Lãnh đạo Sở; Công tác Văn phòng Đảng uỷ; Công tác côngđoàn – nữ công

- Phó chánh văn phòng: Tham mưu giúp Chánh Văn phòng Sở thực hiệnmột số nhiệm vụ công tác do CVP giao hoặc ủy quyền (gồm 2 mảng công việc)sau: Tham mưu tổng hợp; hành chính quản trị

Giúp Chánh Văn phòng xây dựng Kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểmtra mảng công tác: Tổng hợp, thống kê, thi đua khen thưởng, pháp chế, cải cáchhành chính, công tác dân vận nhà nước.

Đôn đốc các phòng, ban, đơn vị trực thuộc trong việc thực hiện công táctham mưu, tổng hợp

Giúp Chánh Văn phòng xây dựng Kế hoạch tổ chức thực hiện và kiểm tramảng công tác: Hành chính quản trị, Văn thư lưu trữ, trang thông tin điện tử, antoàn an ninh trật tự cơ quan, phụ trách xã khó khăn

- Kế toán: Tham mưu giúp Chánh Văn phòng Sở thực hiện công tác kế

toán của Sở,Có trách nhiệm thực hiện các quy định về nhà nước về nhiệm vụ tàichính kế toán Chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về quản lý, chỉ tiêu,thanh toán, quyết toán các khoản ngân sách mà văn phòng quản lý

- Chuyên viên: Được giao phụ trách một số lĩnh vực công tác trong chứcnăng, nhiệm vụ của văn phòng và chịu trách nhiệm giải quyết những việc đó

- 1 cửa kiêm thủ quỹ : Tham mưu giúp Chánh Văn phòng Sở thực hiệncác nội dung: Tổng hợp, thống kê, pháp chế, thi đua khen thưởng, Tham mưugiúp Chánh Văn phòng Sở thực hiện các nội dung: Tiếp nhận và trả kết quảhành chính “một cửa” kiêm thủ kho, thủ quỹ cơ quan

- Văn thư : Được đào tạo đúng chuyên ngành Nhân viên Văn thư có tráchnhiệm Tham mưu giúp Chánh Văn phòng Sở thực hiện công tác Văn thư của Sở

- Lưu trữ : Tham mưu giúp Chánh Văn phòng Sở thực hiện công tác lưutrữ của Sở

- Kỹ thuật viên CNTT : : Tham mưu giúp Chánh Văn phòng Sở thực hiện

các nội dung: Quản trị mạng, phô tô văn bản, sửa chữa máy tính

- Lái xe: Tham mưu giúp Chánh Văn phòng Sở thực hiện công việc lái xetheo sự phân công, phục vụ Lãnh đạo

- Bảo vệ : Tham mưu giúp Chánh Văn phòng Sở thực hiện công việc bảo vệ

- Tập vụ, phục vụ : Tham mưu giúp Chánh Văn phòng Sở thực hiện côngviệc tập vụ, phục vụ

- Nhân viên vệ sinh : Có trách nhiệm vệ sinh sạch sẽ cơ quan

PHẦN II

TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH HÀ GIANG

I Lý luận chung về công tác Văn thư

1 Khái niệm công tác Văn thư

Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụcho công tác quản lý của cơ quan nhà nước, các tổ chức, chính trị, kinh tế, xãhội, các đơn vị vũ trang Là toàn bộ các công việc, về xây dựng văn bản và banhành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, hình thành trong hoạt độngcủa cơ quan Các văn bản hình thành của công tác Văn thư là phương tiện thiếtyếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả

2.Nội dung và nhiệm vụ của công tác Văn thư

2.1 Nội dung của công tác Văn thư

Nội dung của Công tác Văn thư là những công tác có liên quan đến côngtác quản lý và giải quyết văn bản trong cơ quan, đơn vị và thường gồm 5 nộidung cơ bản sau:

- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến

-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi

-Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan

-Tổ chức và quản lý các tài liệu, hồ sơ trong cơ quan

-Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

2.1.1Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến:

Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ quan nhận, được các nơi gửi đến, gọi tắt là

“Văn bản đến”

Công tác tổ chức, giải quyết quản lí văn bản đến được thực hiện theonguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến cơ quan đều phải qua bộ phận Văn thư, bộphận này có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất, yêu cầu xử lý nhanh chóng,chính xác, bí mật

Việc tổ chức, tiếp nhận, giải quyết văn bản đến được thực hiện theo 5

bước sau:

Bước 1: Sơ bộ phân loại văn bản

Bước 2: Bóc bì văn bản

Bước 3: Ghi số đến và ngày đến vào văn bản

Bước 4: Vào sổ và chuyển giao văn bản đến

Bước 5: Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến, văn bản được

vào sổ theo mẫu sau

Mẫu sổ theo dõi văn bản đến của cơ quan (phụ lục 02)

2.1.2 Tổ chức và giải quyết văn bản đi:

Tất cả những văn bản, giấy tờ, tài liệu do cơ quan, đơn vị gửi đi gọi chung

là “Văn bản đi”

Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc:Các văn bản, giấy tờ của cơ quan, đơn vị để gửi ra ngoài, nhất thiết phải qua bộphận Văn thư, cán bộ Văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu và

có trách nhiệm gửi đi Thủ tục quản lý văn bản đi bao gồm 6 bước sau:

Bước 1 : Đánh máy, in văn bản

Bước 2: Ký và đóng dấu văn bản

Bước 3: Đăng ký văn bản đi

Bước 4: Chuyển giao văn bản đi

Bước 5: Kiểm tra việc quản lý, giải quyết văn bản đi

Bước 6: Sắp xếp các bản lưu văn bản

Mẫu sổ đăng kí văn bản đi của cơ quan (phụ lục 03)

2.1.3 Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan:

Đối với những văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơquan hoặc người được ủy quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng kývăn bản

Văn bản có dấu “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” thì phải đóng dấu vàovăn bản và cả phong bì văn bản Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật lênphong bì trong rồi chuyển cho Văn thư làm phiếu chuyển và phong bì ngoài

Phong bì ngoài chỉ ghi nơi gửi, nơi nhận, và số phiếu chuyển, không đóng dấuchỉ mức độ “mật” Sau đó các văn bản được chuyển đi theo thủ tục như các vănbản bình thường.

2.1.4 Tổ chức quản lý các hồ sơ, tài liệu trong cơ quan

Công tác lập hồ sơ là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của côngtác Văn thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ Việc lập hồ sơ có ý nghĩa rấtcần thiết cho việc phân loại sắp xếp tài liệu trong cơ quan, đơn vị được chủ độngkhoa học và thuận tiện

+ Lập danh mục hồ sơ được tiến hành theo 6 bước:

Bước 1: Xác định danh mục hồ sơ

Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ, có thể phân loại theo vấn đề

hoặc theo đơn vị, tổ chức

Bước 3: Dự kiến các tiêu đề hồ sơ

Bước 4: Quy định ký hiệu hồ sơ

Bước 5: Quy định người lập hồ sơ

Bước 6: Thời hạn bảo quản hồ sơ

+ Mở hồ sơ: Đầu năm, cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề

hồ sơ cần viết bìa hồ sơ gọi là mở hồ sơ

+ Căn cứ vào đặc trưng của văn bản tài liệu để chia thành các hồ sơ: Cácđặc trưng cơ bản để lập hồ sơ bao gồm: Tên gọi, vấn đề, thời gian

+ Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ

Chỉ được đóng dấu vào văn bản giấy tờ khi đã có chữ ký hợp lệ, khôngđược đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn có tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi rõ

tên người và việc cụ thể.

Những tài liệu gửi kèm theo văn bản như là đề án, chương trình, dự thảo,báo cáo cần đóng dấu vào góc trái phía trên trang Dấu đóng trùm khoảng ¼ mặtdấu lên chỗ có chữ để đảm bảo độ tin cậy của tài liệu

Việc sử dụng các loại dấu ở cơ quan

Trong các cơ quan thường có 2 loại dấu: Dấu quốc huy và dấu ghi chữvăn phòng

Hai loại dấu này đóng như sau :

- Đối với văn bản thuộc quyền hạn của thủ trưởng thì thủ trưởng hoặc cấpphó ký thay hoặc người được quyền ký thừa lệnh thủ trưởng thì đóng dấu quốchuy

-Dấu ghi “mật” và “khẩn” thì phải đóng dấu đúng với loại văn bản đó vàphải do thủ trưởng cơ quan, người được ủy quyền quyết định Dấu “mật” phảiđược đóng vào trước khi ký chính thức Ngoài ra còn sử dụng con dấu đề chữkhẩn cấp như “hỏa tốc”, “thượng khẩn” theo quy định với từng loại văn bản

Các cơ quan còn có: Dấu chức vụ, dấu tên người, dấu chữ ký Căn cứtheo đó đóng đúng dấu theo nhà nước quy định về việc quản lý các loại con dấu.của cơ quan ghi trong Nghị định 56 của HĐCP

- Người giữ con dấu vì lý do nào đó mà vắng mặt phải bàn giao con dấucho người khác do thủ trưởng cơ quan chỉ định Ngày nghỉ lễ, chủ nhật phải chocon dấu vào hòm, tủ khóa chắc chắn

- Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, không được tùy tiện mang condấu theo người Con dấu của cơ quan tổ chức phải được để lại cho người cótrách nhiệm, có trình độ chuyên môn về Văn thư để bảo quản và phải chịu tráchnhiệm trước pháp luật về giữ và đóng dấu

b Nhiệm vụ của Công tác Văn thư

- Nhận và bóc bì văn bản đến

-Đóng dấu văn bản đến, ghi số, vào sổ đăng kí

-Phân loại và trình lãnh đạo

-Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến

-Đánh máy, rá soát văn bản, in văn bản tài liệu

-Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi số, ghi ngày phát hành)

- Chuyển giao văn bản, thư từ, tài liệu trong nội bộ co quan

-Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản con dấu cơ quan

3 Tổ chức công tác Văn thư

3.1 Biên chế công tác Văn thư

Để nghiên cứu bố trí hợp lý biên chế công tác Văn thư phải dựa vào 3 yếu

tố chủ yếu: Cơ cấu tổ chức của cơ quan, khối lượng công việc công tác Văn thư

và số lượng văn bản, tài liệu cơ quan Trong đó bao gồm văn bản đi, văn bảnđến, văn bản nội bộ

Trong công tác Văn thư ngoài việc xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, việc

bố trí cán bộ cũng có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao năng suất và chất lượnghoạt động của cơ quan Những cán bộ có trình độ cao, có năng lực thì bố trínhững công việc khó, phức tập như: Dự thảo văn bản, đọc soát văn bản, lập hồ

sơ, các cán bộ có trình độ thấp hơn thì đảm nhận những công việc đơn giản như:Vào sổ văn bản, viết phong bì

Nhân viên Văn thư ngoài yêu cầu về trình độ chuyên môn, trình độ vănhóa, phải có những phẩm chất như: Trung thực, điềm đạm, cẩn thận, lịch sự vàgiữ bí mật trong công việc

3.2 Hình thức tổ chức công tác Văn thư

Tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, số lượng văn bản đi, văn bảnđến và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để có thể tổ chức công tác Văn thưtheo một hình thức phù hợp.Có nhiều hình thức tổ chức Văn thư khác nhau phùhợp với thực tế hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức đó là: hình thức Văn thư tậptrung, hình thức văn tư phân tán và hình thức Văn thư hỗn hợp

- Hình thức Văn thư tập trung thường được áp dụng với các cơ quan cócấu tổ chức ít phức tập, lượng văn bản đi, đến ít

- Hình thức Văn thư phân tán thường được áp dụng với các cơ quan có cơ

cấu tổ chức phức tập, nhiều đơn vị trực thuộc cách xa nhau; lượng văn bản đi,đến nhiều.

- Hình thức Văn thư hỗn hợp thường áp dụng với các cơ quan có nhiềuđơn vị trực thuộc không cách xa nhau, lượng văn bản đi, đến ở mức độ trungbình

Với cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang, hình thức Văn thư được

áp dụng là: hình thức Văn thư hỗn hợp

4.Yêu cầu của Công tác Văn thư

Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải đảm bảo nhữngyêu cầu sau:

- Nhanh chóng, kịp thời, đúng thời hạn

- Phải đảm bảo tính chính xác cao

- Mức độ bí mật của văn bản

- Sử dụng trang thiết bị hiện đại

5.Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư

5.1.Vị trí của công tác Văn thư

Công tác Văn thư gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan trọngtrong hoạt động của cơ quan Như vậy công tác Văn thư có ảnh hưởng trực tiếpđến chất lượng quản lý của cơ quan

Trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước việc soạn thảo các loạivăn bản và sử dụng chúng để làm phương tiện hoạt động của cơ quan Vì vậyviệc tổ chức quản lý các loại văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sởnhững quy định chung của Nhà nước là công tác quan trọng và có tính tất yếugắn liền với hoạt động của cơ quan

5.2.Ý nghĩa của công tác Văn thư

- Làm tốt công tác Văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phầnnâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chứcchính trị-xã hội và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ Trong hoạt động của các cơquan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, từ việc đề ra các chủ trương, chính