Tổ chức công tác văn thư tại phòng nội vụ huyện lộc bình

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu của đề tài 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Bố cục của đề tài 4 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LỘC BÌNH 5 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Lộc Bình. 5 1.1.1 Vài nét về UBND huyện Lộc Bình. 5 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Bình. 5 1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lộc Bình. 5 1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Bình. 6 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý,hoạt động công tác hành chính văn phòng của Phòng Nội vụ Huyện Lộc Bình 11 1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Phòng Nội vụ. 11 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ 12 1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả các vị trí trong Phòng Nội vụ huyện 17 1.2.3.1. Xác định vị trí việc làm 17 1.2.3.2 Xây dựng bản mô tả các vị trí trong Phòng Nội vụ huyện 21 PHẦN II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LỘC BÌNH 24 2.1 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình 24 2.1.1 Quản lý chỉ đạo công tác Văn thư 24 2.1.2 Công tác soạn thảo văn bản 25 2.1.3 Quản lý văn bản 31 2.1.3.1 Quản lý văn bản đi 31 2.1.3.2 Quản lý văn bản đến: 34 2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 38 2.1.5 Lập hồ sơ hiện hành 38 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40 3.1. Đánh giá chung 40 3.1.1. Ưu điểm 40 3.1.2 Nhược điểm 41 3.2 Đề xuất kiến nghị 42 KẾT LUẬN 44 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 46 PHẦN IV. PHỤ LỤC 47

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 2

2 Mục tiêu của đề tài 3

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3

4 Nguồn tài liệu tham khảo 3

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3

6 Phương pháp nghiên cứu 4

7 Bố cục của đề tài 4

PHẦN I 5

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LỘC BÌNH 5

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Lộc Bình 5

1.1.1 Vài nét về UBND huyện Lộc Bình 5

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Bình 5

1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lộc Bình 5

1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Bình 6

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý,hoạt động công tác hành chính văn phòng của Phòng Nội vụ Huyện Lộc Bình 11

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Phòng Nội vụ 11

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ 12

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả các vị trí trong Phòng Nội vụ huyện 17

1.2.3.1 Xác định vị trí việc làm 17

1.2.3.2 Xây dựng bản mô tả các vị trí trong Phòng Nội vụ huyện 21

PHẦN II 24

TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LỘC BÌNH 24

2.1 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình 24

2.1.1 Quản lý chỉ đạo công tác Văn thư 24

2.1.2 Công tác soạn thảo văn bản 25

2.1.3 Quản lý văn bản 30

2.1.3.1 Quản lý văn bản đi 30

2.1.3.2 Quản lý văn bản đến: 34

2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 38

2.1.5 Lập hồ sơ hiện hành 38

PHẦN III 40

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40

3.1 Đánh giá chung 40

3.1.1 Ưu điểm 40

3.1.2 Nhược điểm 41

3.2 Đề xuất kiến nghị 42

KẾT LUẬN 44

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 46

PHẦN IV PHỤ LỤC 47

Công tác văn thư bảo đảm được xác định là một mặt hoạt động của bộmáy quản lý chung Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được

và là một nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạtđộng của Văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động củacác cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnhhưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước

Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác nhữngthông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn

vị nói chung Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cầnthiết Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau,trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất , chính xác nhất là thông tin bằng vănbản Về mặt nội dung công việc có thể xếp công tác văn thư vào hoạt độngbảo đảm thông tin quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứađựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý

Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thựctế”, sau khi hoàn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản chosinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,khoa Quản trị văn phòng đã tổ chức đợt thực tập kéo dài 10 tuần Từ ngày04/01/2016 đến ngày 11/3/2016 cho sinh viên Đợt thực tập này nhằm giúpcho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luậnnghiệp vụ chuyên môn đã học trên lớp

Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của Phòng Nội vụhuyện Lộc Bình, em đã có đợt thực tập đúng quy định về thời gian cũng nhưviệc thực hành các nội dung mà bản đề cương thực tập đã nêu ra.

Trong thời gian thực tập tại Phòng Nội vụ Huyện Lộc Bình, được sựgiúp đỡ của các thầy cô và đặc biệt là sự quan tâm hướng dẫn tận tình của cán

bộ trong cơ quan Phòng Nội vụ Huyện Lộc Bình, (trong đó có sự hướng dẫncủa cô chuyên viên văn thư) đã giúp đỡ em hoàn thành tốt kế hoạch thực tậptốt nghiệp kết hợp giữa lý thuyết và thực tế công việc Qua bản thu hoạch kếtquả thực tập này em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới các thầy, cô giáo trongtrường và đặc biệt là cô giáo trực tiếp hướng dẫn thực tập và các cô, chú, anh,chị trong cơ quan

Vì thời gian thực tập có hạn nên việc tìm hiểu và làm quen với côngviệc chưa thực sự sâu sắc nên bản thu hoạch này còn nhiều chỗ chưa hoànchỉnh em kính mong các thầy, cô, chú, anh, chị cán bộ trong Phòng Nội vụđóng góp ý kiến cụ thể giúp em hoàn thành những phần còn thiếu sót đó Em

hy vọng rằng sự giúp đỡ của các thầy, cô, cán bộ cơ quan sẽ giúp em nâng caođược kiến thức, học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm thực tế

Sau này khi ra trường em sẽ cố gắng hoàn thành tốt công việc của mình

để góp phần vào công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!

1 Lý do chọn đề tài

Văn thư – Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là côngtác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhànước

Trong các cơ quan, đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ luôn được quantâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính nhà nướcthông qua văn bản - tài liệu

Với vai trò vô cùng quan trọng đó khi thực tập em đã chọn đề tài “ Tổchức công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình ”

2 Mục tiêu của đề tài

- Phân tích thực trạng Công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện LộcBình trên các phương diện lý luận, pháp lý và thực tiễn hoạt động, tìm ranhững điểm mạnh, điểm yếu nhằm đưa ra những giải pháp nâng cao công tácvăn thư tại Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình

- Tìm hiểu tổ chức hoạt động của bộ máy Nhà nước và thể chế hànhchính nhà nước

- Nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và một số vị trí công táccủa cán bộ công chức trong bộ máy nhà nước

- Vận dụng kiến thức đã học và thực tế để rèn luyện các kỹ năng,nghiệp vụ quản lý hành chính nhà nước

- Bổ sung và nâng cao kiến thức đã tiếp thu trong quá trình học lýthuyết ở trường

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu về Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình, cácphòng, ban, chuyên môn thuộc UBND huyện trong việc thực hiện công tácVăn thư, thực hiện các chủ trương của UBND huyện về việc hoàn thiệnnghiệp vụ hành chính văn phòng

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Từ giáo trình, từ các văn bản, tài liệu về công tác văn thư của cơ quan

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Công tác Văn thư là đề tài được các nhà nghiên cứu khai thác rất nhiều.Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản, quátrình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của cơ quan Mục đíchchính của công tác văn thư là đảm bảo thông tin cho quản lý Những tài liệu,văn kiện được soạn thảo quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tácvăn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan cóhiệu quả

Cho đến nay, đã có một số bài viết của các anh (chị) đi trước có liên

quan đến vấn đề trên Nhưng chưa có công trình nào nghiên cứu trực tiếp đếnvấn đề Tổ chức Công tác Văn thư của cơ quan Đây là đề tài đáng được quantâm nghiên cứu nhằm đánh giá về cơ sở lý luận cũng như thực trạng, từ đóđưa ra các giải pháp, phương hướng cụ thể để thực hiện hiệu quả Công tácvăn thư tại cơ quan hành chính nhà nước.

6 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực tập tại Phòng Nội vụ huyện em đã được thực tập

sự Trưởng phòng giao nhiệm vụ hỗ trợ, thực hiện các công việc mà các cô,chú trong phòng giao Tại đây em đã được thực hiện các nghiệp vụ văn phòng

về công tác văn thư Trong bài báo cáo sử dụng các phương pháp: Quan sát,thống kê, so sánh, đối chiếu, phân tích, tổng hợp

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ

HUYỆN LỘC BÌNH1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Lộc Bình.

1.1.1 Vài nét về UBND huyện Lộc Bình.

Lộc Bình là một huyện biên giới phía bắc của Việt Nam thuộc tỉnhLạng Sơn Huyện nằm ở phía đông tỉnh Lạng Sơn, phía bắc giáp huyện CaoLộc, phía tây là huyện Chi Lăng, phía nam là Bắc Giang, phía đông nam giáphuyện Đình Lập, phía đông bắc giáp Quảng Tây (Trung Quốc)

Huyện có diện tích 998 km2 và dân số là 78.324 người (2009) Huyện

có hai thị trấn Lộc Bình và Na Dương, thị trấn Lộc Bình nằm trên Quốc lộ 4(4B), cách thành phố Lạng Sơn 20 km về hướng đông nam và cách bên giớiViệt – Trung 15 km về hướng đông bắc

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Bình.

1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lộc Bình.

Căn cứ Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm1992;

Căn cứ vào Nghị quyết số 51/2001/QH10 ngày 25 tháng 12 năm 2001;Theo Luật Tổ chức HĐND và UBND quy định về chức năng, nhiệm

vụ, của HĐND&UBND cấp huyện

- UBND huyện là cơ quan chấp hành của HĐND huyện, là cơ quanhành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm báo cáo công tác trướcHĐND cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên

- UBND huyện tổ chức và thi hành Hiến pháp, Luật và văn bản của cơquan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp

- UBND huyện phối hợp với thường trực UBND huyện và các ban củaHĐND cùng cấp chuẩn bị nội dung các kỳ họp HĐND, xây dựng đề án trìnhHĐND xét và quyết định.

- Quản lý nhà nước ở địa phương trong lĩnh vực công – nông nghiệpthương mại, y tế, khoa học công nghệ, tài nguyên môi trường…

- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm traviệc chấp hành Hiến pháp luật, và các văn bản Quy phạm Pháp luật của cơquan Nhà nước cấp trên và Nghị định của HĐND cùng cấp

- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội; thực hiện nhiệm vụxây dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộkhẩu, hộ tịch ở địa phương, quản lý cư trú của người nước ngoài ở địaphương

- Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động tiền lương theo phân cấpcủa UBND cấp trên

- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án theo quy định của pháp luật

- Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quyđịnh của pháp luật

- UBND huyện thực hiện việc quản lý địa giới đơn vị hành chính xâydựng đề án phân vạch điều chỉnh địa giới hành chính địa phương

1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Bình.

Căn cứ Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 01/4/2004 của chính phủ

về việc quy định số lượng Phó chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND các cấp;Nghị định số 82/2008/NĐ-CP ngày 30/7/2008 của Chính phủ quy định sốlượng Phó chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND các cấp;

Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ

về việc quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận,thị xã, thành phố trực thuộc TW;

Căn cứ Nghị quyết số 23/2008/NQ-HĐND ngày 11/12/2009 củaHĐND tỉnh Lạng Sơn về việc tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND

quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Lạng Sơn;

Căn cứ Quyết định số 34/QĐ-UBND ngày 20/01/2010 của UBND tỉnhLạng Sơn về việc tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện,thị xã, thành phố thuộc tỉnh Lạng Sơn

Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Bình bao gồm: 01 Chủ tịch, 03Phó Chủ tịch, các uỷ viên và 13 Phòng chức năng tham mưu giúp việc ( mỗiphòng có 01 trưởng phòng, từ 1 đến 2 phó phòng và một số chuyên viên, cánsự) và 02 đơn vị sự nghiệp

* Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Huyện :

1 Văn phòng HĐND&UBND huyện Lộc Bình.

Văn phòng HĐND&UBND là cơ quan chuyên môn thuộc UBNDhuyện; là cơ quan tham mưu tổng hơp cho UBND huyện về hoạt động củaUBND, tham mưu giúp việc cho UBND huyện về công tác ngoại vụ; thammưu cho Chủ tịch UBND huyệnvề chỉ đạo điều hành của Chủ tịch UBND;cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các

cơ quan Nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạtđộng của HĐND&UBND

2 Phòng Giáo dục và Đào tạo.

Phòng Giáo dục và Đào tạo là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhândân cấp huyện, có chức năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyệnthực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo,bao gồm: Mục tiêu, chương trình, nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩnnhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất,thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứngchỉ, bảo đảm chất lượng giáo dục và đào tạo

3 Phòng Lao động thương binh và Xã hội

Phòng Lao động – Thương binh và xã hội là cơ quan chuyên môn trựcthuộc UBND huyện, tham mưu giúp việc cho UBND huyện thực hiện chứcnăng quản lý về các lĩnh vực Lao động, người có công và xã hội; thực hiện

một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân cấphuyện và theo quy định của Pháp luật.

4 Phòng Y tế

Phòng Y tế là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện cóchức năng tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản

lý nhà nước về y tê trên địa bàn huyện

Phòng Y tế có tư cách pháp nhân, có con dấu va tài khoản riêng; chịu

sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Uỷ ban nhân dâncấp huyện, đông thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra vềchuyên môn, nghiệp vụ của Sở Y tế

5 Trung tâm giáo dục thể thao

Tổ chức các hoạt động văn hóa- thể thao, nhằm đáp ứng nhu cầu sángtạo, hưởng thụ văn hóa và tập luyện thi đấu thể thao của nhân dân tronghuyện

Tuyên truyền, cổ động phục vụ nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hóa- xãhội theo chủ trương đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước

và địa phương

6 Phòng Tư pháp

Phòng Tư pháp là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện;tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhànước về: công tác xây dựng và thi hành văn bản quy phạm pháp luật; kiểmtra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành

án dân sự; chứng thực; hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hoà giải ở cơ sở và theo dõithi hành pháp luật, công tác bồi thường nhà nước

7 Thanh tra huyện

Thanh tra huyện là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấphuyện, có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cùng cấp quản lý nhà nước vềcông tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng;tiến hành thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng

theo quy định của pháp luật.

8 Phòng Nội vụ

Phòng Nội vụ huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, cónhiệm vụ tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước vềcác lĩnh vực: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cảicách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ; côngchức; viên chức nhà nước; cán bộ, công chức cấp xã, thị trấn; hội, tổ chức phichính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng và công tácthanh niên

9 Phòng Tài chính – Kế toán

Phòng Tài chính - Kế hoạch là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện

Có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhànước về lĩnh vực tài chính, tài sản; Kế hoạch và đầu tư, đăng ký kinh doanh; tổnghợp, thống nhất quản lý về kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân theo quy định của phápluật

Chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnhvực tài chính, tài sản của sở Tài chính và lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, đăng kýkinh doanh, tổng hợp và thống nhất quản lý về kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân của

sở Kế hoạch và Đầu tư

10 Phòng Tài nguyên – Môi trường

Phòng Tài nguyên và Môi trường là cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủyban nhân dân huyện, chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp của UBND huyện Là cơquan quản lý Nhà nước về Tài nguyên và Môi trường, tham mưu, giúp việc cho

Ủy ban nhân dân huyện quản lý về các lĩnh vực như: đất đai, khoáng sản, Tàinguyên nước và môi trường trên địa bàn huyện Tràng Định, đồng thời chịu sự chỉđạo trực tiếp về chuyên môn của Sở Tài nguyên và Môi trường Lạng Sơn

11 Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn là cơ quan chuyên môn thuôcUBND huyện: tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản

lý nhà nước ở địa phương về: nông nghiệp; lâm nghiệp; thuỷ lợi; thuỷ sản; pháttriển nông thôn; phát triển kinh tế hộ; kinh tế trang trại nông thôn; kinh tế hợp tác

xã nông, lâm, ngư, gắn với ngành nghề, làng nghề ở nông thôn thực hiện một

số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân huyện theoquy định của pháp luật, bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành, lĩnh vựccông tác ở địa phương

12 Phòng Kinh tế - Hạ tầng

Tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước vềCông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, xây dựng, phát triển đô thị, kiếntrúc quy hoạch xây dựng, vật liệu xây dựng, nhà ở và công sở, hạ tầng kỹ thuật đôthị (gồm: Cấp thoát nước, vệ sinh môi trường, công viên, cây xanh, chiếu sáng,rác thải, bến bãi đỗ xe đô thị); giao thông vận tải, khoa học và công nghệ

13 Phòng Dân tộc

Phòng Dân tộc là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có nhiệm

vụ tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước vềdân tộc, công tác định canh, định cư trên địa bàn huyện; thực hiện một sốnhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND huyện Phòng Dân tộc chịu

sự quản lý, chỉ đạo về tổ chức, biên chế, công tác của UBND huyện, đồngthời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của BanDân tộc tỉnh

* Đơn vị sự nghiệp:

1 Trung tâm văn hoá - thể thao

Tổ chức các hoạt động văn hoá - thể thao, đáp ứng nhu cầu sáng tạo,hưởng thụ văn hoá và tập luyện thi đấu thể thao của nhân dân trong huyện

Tuyên truyền, cổ động phục vụ nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hoá –

xã hội theo chủ trương đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhànước và địa phương

2 Đài Truyền thanh – Truyền hình.

Đài Truyền thanh – Truyền hình huyện là đơn vị sự nghiệp trực thuộc

Uỷ ban nhân dân huyện, thực hiện chức năng là cơ quan tuyên truyền củaĐảng bộ, chính quyền huyện.

Đài Truyền thanh – Truyền hình huyện chịu sự quản lý trực tiếp của Uỷban nhân dân cấp huyện, sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ, kýthuật của Đài phát thanh và Truyền hình tỉnh Lạng Sơn

( Phụ lục 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Lộc Bình ) 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý,hoạt động công tác hành chính văn phòng của Phòng Nội vụ Huyện Lộc Bình

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Phòng Nội vụ.

* Tên, địa chỉ, số điện thoại

- Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình là cơ quan chuyên môn thuộc UBNDHuyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn:

- Phòng Nội Vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện,

tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhànước về các lĩnh vực: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệpnhà nước; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã,phường, thị trấn; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; tôn giáo; hội,

tổ chức phi chính phủ; công tác thanh niên; văn thư, lưu trữ nhà nước và thiđua, khen thưởng

- Phòng Nội Vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng;chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dânhuyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp

vụ của Sở Nội vụ

- Phòng Nội vụ có Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng và các công chứcchuyên môn, nghiệp vụ.

- Trưởng phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủtịch Ủy ban nhân dân huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của phòng

- Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một sốmặt công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật vềnhiệm vụ được phân công Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó Trưởngphòng được Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của phòng

- Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễnnhiệm, từ chức, thực hiện chế độ,chính sách đối với Trưởng phòng, PhóTrưởng phòng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định theo quy địnhcủa pháp luật

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ

a Nhiệm vụ, quyền hạn:

- Trình Uỷ ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội

vụ trên địa bàn và tổ chức triên khai thực hiện theo quy định

- Trình Uỷ ban nhân dân huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quyhoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổchức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kếhoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dụcpháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

- Về tổ chức, bộ máy

+ Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện quy định chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn huyện theo hướng dẫn của

Uỷ ban nhân dân tỉnh;

+ Trình Uỷ ban nhân dân huyện quyết định hoặc để Uỷ ban nhân dânhuyện trình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ

quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp huyện;

+ Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệptrình cấp có thẩm quyền quyết định;

+ Tham mưu giúp chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện quyết định thànhlập, giải thể sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành huyện theo quy địnhcủa pháp luật

- Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:

+ Tham mưu giúp chủ tịch uỷ ban nhân dân huyện phân bổ chỉ tiêubiên chế hành chính, sự nghiêp

+ Giúp Uỷ ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sửdụng biên chế hành chính, sự nghiệp

+ Giúp Uỷ ban nhân dân huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quyđịnh về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn,

tổ chức sự nghiệp huyện và uỷ ban nhân dân cấp xã

- Về cán bộ, công chức, viên chức hành chính sự nghiệp và cán bộ,công chức cấp xã

+ Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện trong việc tuyển dụng, sửdụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đàotạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ,công chức, viên chức;

+ Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thựchiện chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã,thị trấn theo phân cấp

- Về công tác xây dựng chính quyền và địa giới hành chính

+ Giúp Uỷ ban nhân dân huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chứcthực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theophân công của Uỷ ban nhân dân huyện và hướng dẫn của Uỷ ban nhân dântỉnh;

+ Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện phê chuẩn

các chức danh lãnh đạo của Uỷ ban nhân dân cấp xã; giúp Uỷ ban nhân dânhuyện trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quyđịnh của pháp luật;

+ Giúp Uỷ ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giảithể, sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, làng, ấp,bản, tổ dân phố trên địa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác choTrưởng, Phó thôn, làng, bản, tổ dân phố

- Về công tác cải cách hành chính

+ Giúp Uỷ ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơquan chuyên môn cùng cấp và Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cảicách hành chính ở địa phương;

+ Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện về chủ trương, biện phápđẩy mạnh cải cách hành chính trên địa bàn huyện;

+ Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo Uỷ bannhân dân huyện và tỉnh

- Về công tác tôn giáo

+ Trình Uỷ ban nhân dân huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổchức thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước

về tôn giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;

+ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiệnnhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Uỷ bannhân dân tỉnh và theo quy định của pháp luật

- Về công tác thanh niên

+ Trình Uỷ ban nhân dân huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quyhoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổchức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về công tácthanh niên được giao;

+ Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kếhoạch về thanh niên và công tác thanh niên sau khi được phê duyệt;

+ Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên

và công tác thanh niên được

- Về công tác văn thư, lưu trữ

+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư,lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện vàcấp xã;

+ Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định củapháp luật;

+ Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởngtrong hoạt động văn thư, lưu trữ;

+ Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ;+ Thực hiện một số dịch vụ công về công tác văn thư, lưu trữ

- Về công tác thi đua khen thưởng:

+ Tham mưu, đề xuất với Uỷ ban nhân dân huyện tổ chức các phongtrào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhànước trên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua –Khen thưởng cấp huyện;

+ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thiđua, khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thiđua, khen thưởng theo quy định của pháp luật

- Giúp Uỷ ban nhân dân huyện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạtđộng của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn

- Giúp Uỷ ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợpbáo cáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hànhchính, đơn vị sự nghiệp, xã, phường, thị trấn trên địa bàn huyện

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các viphạm về công tác nội vụ theo thẩm quyền

- Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Uỷ ban nhândân huyện và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác

nội vụ trên địa bàn.

- Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng

hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội

vụ trên địa bàn

- Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãingộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụđối với cán bộ, công chức thuộc phạm vi quản lư của Phòng Nội vụ theo quyđịnh của pháp luật và theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân huyện

- Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của phápluật và theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân huyện

- Giúp Uỷ ban nhân dân huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vựccông tác khác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫncủa Sở Nội vụ

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Uỷ ban nhân dânhuyện

* Quá trình hình thành và phát triển của phòng

Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình được thành lập ngày 01 tháng 05 năm

2008 trên cơ sở chia tách từ Phòng Lao động thương binh và Xã hội

Từ khi thành lập cho đến nay, tập thể cán bộ Phòng Nội vụ luôn phấnđấu hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình là tham mưu giúp UBND huyện thựchiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác nội vụ, cụ thể trên các lĩnh vực:

tổ chức cán bộ, tổ chức bộ máy, xây dựng chính quyền, thực hiện chính sáchcán bộ, cải cách hành chính, công tác tôn giáo

Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình là đơn vị trực tiếp hướng dẫn các đơn vịthực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP Ngày28/01/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộcUBND huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và công bố thành lập các phòngchuyên môn về việc sắp xếp tổ chức các cơ quan Ngoài ra cơ quan còn thực

hiện theo dõi, đôn đốc công tác thi đua khen thưởng của các đơn vị, cơ quan,ban, ngành trên địa bàn huyện.

Trong quá trình hoạt đông Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình đã có nhiều

b Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ

Phòng Nội vụ Huyện Lộc Bình làm việc theo chế độ thủ trưởng, lãnhđạo phòng gồm Trưởng phòng và Phó trưởng phòng và các chuyên viên

( Phụ lục 2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ Huyện Lộc Bình ) 1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả các vị trí trong Phòng Nội vụ huyện

1.2.3.1 Xác định vị trí việc làm

 Cơ sở pháp lý:

- Văn bản pháp lý về việc thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ và

cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị

+ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ Quyđịnh tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện

+ Quyết định số 475/QĐ-UBND ngày 17/03/2008 của UBND tỉnhLạng Sơn về sắp xếp, tổ chức lại các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhândân các huyện theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP

- Các văn bản pháp lý về việc điều chỉnh, tăng, giảm chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị

+ Thông tư số 04/2011/TT-BNV ngày 10/02/2011 của Bộ Nội vụHướng dẫn bổ sung nhiệm vụ, tổ chức và biên chế của Sở Nội vụ, Phòng Nội

vụ thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện về công tác thanh niên

- Các văn bản pháp lý liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

của cơ quan, tổ chức, đơn vị.

+ Quyết định số 376/QĐ-UBND ngày 29/3/2012 của UBND huyện vềquy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của phòng Nội vụ

- Văn bản quy định về ngạch, cơ cấu ngạch công chức và số lượng biênchế trong cơ quan, tổ chức, đơn vị

+ Quyết định số 1028/QĐ-UBND ngày 14/3/2014 của UBND huyện vềviệc phân bổ chỉ tiêu biên chế hành chính năm 2014

 Mô tả quy trình thực hiện công việc:

Xác định vị trí việc làm cho cán bộ, công chức, viên chức là việc làmcần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu đổi mới và đảm bảo cho sự phát triển bềnvững của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong các đơn vị Xác định vịtrí việc làm là công việc phức tạp và trải qua nhiều bước khác nhau, cụ thểgồm:

* Bước 1: Thống kê công việc cá nhân tại phòng

- Tiến hành rà soát và tham mưu Uỷ ban nhân dân huyện quyết địnhđiều chỉnh, bổ sung quy chế tổ chức và hoạt động của phòng

- Thống kê các công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn củaphòng

- Ví dụ: (Phụ lục 3: Thống kê công việc của Trưởng phòng Nội vụ )

* Bước 2: Phân nhóm công việc

- Trên cơ sở thống kê công việc của Trưởng phòng Nội vụ tổng hợp vàphân nhóm công việc, phân nhóm công việc thành:

+ Nhóm công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành

+ Nhóm công việc chuyên môn, nghiệp vụ

+ Nhóm công việc hỗ trợ, phục vụ

* Bước 3: Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến vị trí việc làm

- Các yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến vị trí việc làm bao gồm: tính chất,đặc điểm, độ phức tạp của công việc; quy mô, phạm vi, đối tượng quản lý;quy trình chuyên môn nghiệp vụ, xử lý công việc; chế độ làm việc, cách thức

tổ chức công việc; mức độ hiện đại hoá công sở; thực trạng đội ngũ cán bộ,công chức, viên chức

- Ngoài ra còn một số yếu tố ảnh hưởng đến vị trí việc làm mang tínhchất địa phương như: (quy mô dân số, diện tích tự nhiên; trình độ phát triểnkinh tế xã hội của địa phương, số lượng đơn vị hành chính cấp huyện, xã; đặcđiểm lịch sử văn hoá; an ninh chính trị, trật tự xã hội).

* Bước 4: Thống kê, đánh giá đội ngũ cán bộ, công chức của phòng

Từng cá nhân trong phòng tự thống kê công việc được đảm nhận

Việc thống kê công việc phải tuân thủ nguyên tắc thống kê các côngviệc có tính chất thường xuyên, liên tục, ổn định, lâu dài, lặp đi lặp lại

- Không thống kê những công việc có tính chất thời vụ, đột xuất hoặccông việc không thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng

- Báo cáo thống kê thực trạng số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ,công chức của phòng tính đến thời điểm xây dựng đề án

- Báo cáo đánh giá thực trạng việc sử dụng và mức độ hoàn thànhnhiệm vụ của đội ngũ cán bộ, công chức của phòng

* Bước 5: Xác định vị trí việc làm

Trên cơ sở thực hiện các Bước 1, 2, 3, 4 Trưởng phòng Nội vụ huyệnxác định các vị trí việc làm và tổng hợp thành danh mục vị trí việc làm củaphòng

Để xác định được các danh mục vị trí việc làm cần thông qua nhiều giaiđoạn, cũng như công việc khác nhau Sau đây là sơ đồ tóm tắt quá trình xâydựng nên các vị trí việc làm

Chức năng,

nhiệm vụ, cơ cấu

tổ chức

Các yếu tố ảnh hưởng

Danh mục vị trí việc làm

Mỗi vị trí việc làm bao gồm một hoặc một số công việc cụ thể, khi xácđịnh vị trí việc làm phải được quy về thuộc nhóm công việc.

Danh mục vị trí việc làm của phòng được phân thành các nhóm côngviệc sau:

+ Các vị trí việc làm thuộc nhóm công việc lãnh đạo, quản lý, điềuhành

+ Các vị trí việc làm thuộc nhóm công việc chuyên môn, nghiệp vụ,thực thi, thừa hành

+ Các vị trí việc làm thuộc nhóm công việc hỗ trợ, phục vụ

Dự kiến số lượng biên chế cần có để bố trí theo từng vị trí việc làm: sốbiên chế dự kiến dự kiến để bố trí theo từng vị trí việc làm chịu ảnh hưởng vàphụ thuộc vào điều kiện, tính chất, đặc điểm công việc, tính chất lao động củaphòng; khối lượng, số lượng công việc

- Ví dụ: ( Phụ lục 4: Danh mục vị trí việc làm )

* Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm

Trên cơ sở danh mục vị trí việc làm được xác định tại Bước 5, việc xâydựng bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm được thực hiện gồm các nộidung sau:

- Mô tả các công việc, các hoạt động và thời gian phải thực hiện đểhoàn thành từng công việc; từng hoạt động ở mỗi vị trí việc làm Ví dụ: tiếpnhận hồ sơ, tài liệu; nghiên cứu; soạn thảo văn bản; xây dựng kế hoạch, khảosát thực tế, tổ chức cuộc họp, trao đổi ý kiến; phối hợp

- Kết quả công việc của vị trí việc làm

- Điều kiện làm việc: Trang thiết bị, phần mềm quản lý, phương tiện,môi trường làm việc, phạm vi hoạt động, quan hệ công tác

- Ví dụ: ( Phụ lục 5: Bản mô tả công việc của vị trí Văn thư - lưu trữ )

* Bước 7: Xây dựng khung năng lực của từng vị trí việc làm

- Khung năng lực của từng vị trí việc làm bao gồm các năng lực và kỹ

năng cần phải có để hoàn thành các công việc ở vị trí việc làm cụ thể như:năng lực tổng hợp; năng lực giải quyết các vấn đề phát sinh trong thực tế củangành; năng lực tập hợp, quy tụ; năng lực điều hành và phối hợp hoạt động;

kỹ năng soạn thảo văn bản và các hoạt động nêu tại bản mô tả công việc ứngvới từng vị trí việc làm

* Bước 8: Xác định ngạch công chức tương ứng

Việc xác định ngạch công chức tương ứng với vị trí việc làm trongphòng được tiến hành gắn liền với quy trình xác định danh mục vị trí việc làm

và căn cứ vào các yếu tố sau:

- Lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ

- Tên của vị trí việc làm

- Bản mô tả công việc

- Khung năng lực

- Vị trí, quy mô, phạm vi hoạt động và đối tượng phục vụ của phòng

- Quy định về ngạch công chức cao nhất được sử dụng trong phòng

1.2.3.2 Xây dựng bản mô tả các vị trí trong Phòng Nội vụ huyện

1 Bà Lý Thị Thủy – Trưởng phòng

a, Chịu trách nhiệm điều hành chung toàn bộ hoạt động của cơ quantheo chức năng, nhiệm vụ được giao; chịu trách nhiệm trước UBND huyện và

Sở Nội Vụ về kết quả hoạt động của Phòng Nội vụ huyện;

b, Trực tiếp phụ trách công tác hành chính, quản trị, tài vụ và gải quyếtđơn thư của cơ quan;

c, Chịu trách nhiệm tham mưu cho cấp trên quản lý nhà nước về tổchức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cán bộ, côngchức, viên chức nhà nước; công tác thi đua – khen thưởng; công tác tôn giáo,;

tổ chức và hoạt động của hội, quỹ xá hội, quỹ từ thiện;

d, Phụ trách các cơ quan, đơn vị hành chính, sự nghiệp thuộc huyện

2 Ông Chu Văn Lợi – Phó trưởng phòng

a, Trực tiếp điều hành cơ quan khi được Trưởng phòng giao hoặc

Trưởng phòng đi vắng;

b, Trực tiếp tham mưu cho cấp trên quản lý nhà nước về các lĩnh vực:xây dựng chính quyền, địa giới hành chính, cán bộ, công chức xã, cải cáchhành chính, cải cách công vụ, công chức, công tác thanh niên; công tác vănthư – lưu trữ nha nước; tổ chức triển khai, ứng dụng khoa học côn nghệ, xâydựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về côngtác nội vụ và các công tác khác theo sự phân công của Trưởng phòng;

c, Phụ trách các đơn vị xã: Ái Quốc, Xuân Dương, Nam Quan, ĐôngQuan và thị trấn Lộc Bình, thị trấn Na Dương

3 Ông Vi Văn Len – Cán sự

a, Phụ trách, tham mưu, thực hiện các lĩnh vực công tác tổ chức sau: Tổchức và hoạt động của hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện; việc thực hiện kê khai tàisản của cán bộ, công chức trên địa bàn theo quy định; công tác đào tạo, bồidưỡng và các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo phòng giao;

b, Phụ trách các đơn vị xã: Hữu Khánh, Yên Khoái, Mẫu Sơn

4 Bà Hoàng Thị Nơi – Chuyên viên

a, Phụ trách, tham mưu, thực hiện các lĩnh vực công tác sau: Văn thưlưu trữ nhà nước, văn thư lưu trữ nội bộ cơ quan; thủ quỹ cơ quan; quản lýcác loại con dấu của cơ quan; thực hiện công tác hành chính, quản trị của cơquan và các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo phòng giao; quản lý hồ sơ cán

bộ, công chức, viên chức toàn huyện và thực hiện các nhiệm vụ khác khi đượclãnh đạo phòng giao;

b, Phụ trách các đơn vị xã: Đồng Bục, Xuân Mãn, Xuân Lễ, BằngKhánh

5 Bà Phan Thanh Hằng – Chuyên viên

a, Phụ trách, tham mưu, thực hiện các lĩnh vực: cải cách hành chính;công tác quản lý nhân sự, tổ chức, bộ máy và cán bộ, công chức, viên chứctrong các cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp trực thuộc huyện và cácnhiệm vụ khác khi được lãnh đạo phòng giao;

b, Tổng hợp báo cáo định kỳ, đột xuất với cấp trên theo quyết định; làthư ký ghi biên bản các cuộc họp liên quan;

c, Phụ trách các đơn vị xã: Lục Thôn, Vân Mộng, Xuân Tình, NhưKhuê

6 Bà Hoàng Thị Giang – Chuyên viên

a, Phụ trách, tham mưu, thực hiện các lĩnh vực công tác sau: thi đua,khen thưởng, quản lý nhân sự, tổ chức, bộ máy, viên chức sự nghiệp Giáo dục

và Đào tạo và thực hiện nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo Phòng giao;

b, Phụ trách các đơn vị xã: Quan Bản, Lợi Bác, Sàn Viên

7 Ông Hoàng Văn Ba – Chuyên viên

a, Phụ trách, tham mưu, thực hiện các lĩnh vực: Công tác thanh niên,công tác Tôn giáo, công tác xây dựng chính quyền, địa giới hành chính, cán

bộ công chức xã; ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ, xây dựng hệ thốngthông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ vàcác nhiệm vụ khác theo lãnh đạo phòng giao

b, công tác đánh giá cán bộ, công chức, viên chức xã;

c, Phụ trách các đơn vị xã: Minh Phát, Hữu Lân, Nhượng Bạn, HiệpHạ

8 Bà Vương Thị Bình – chuyên viên

a, Trực tiếp theo dõi, thực hiện nhiệm vụ kế toán của đơn vị;

b, Tham mưu thực hiện việc nâng bậc lương (thường xuyên, trước hạn

và phụ cấp thâm niên) đối với cán bộ, công chức trên địa bàn huyện; thựchiện công tác giải quyết chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viênchức (chế độ theo Nghị định số 108/2014/NĐ-CP; Nghị định số 26/2015/NĐ-CP; chế độ đối với CB, CC, VC công tác ở vùng có điều kiện KT-XH đặc biệtkhó khăn ) và các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo phòng giao;

c, Phục trách các xã Tam Gia, Tĩnh Bắc, Khuất Xã, Tú Đoạn, Tú Mịch

PHẦN II

TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG NỘI VỤ

HUYỆN LỘC BÌNH2.1 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình

Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định Văn bản và tổ chức quản

lý, sử dụng các loại Văn bản trong hệ thống cơ quan Nhà nước kết quả củacông tác Văn thư là sự khởi đầu công tác Lưu trữ, công tác Văn thưu chính làtiền đề của công tác Lưu trữ Công tác Văn thư được thể hiện tốt có tác dụngđối với toàn xã hội

Công tác Văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình đóng vai trò hếtsức quan trọng và được thể hiện ở những điểm sau:

- Công tác Văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, quầnchúng nhân dân và giữa các cơ quan với nhau Công tác Văn thư góp phầnnâng cao chất lượng và hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của vănbản

- Công tác Văn thư được xác định như một hoạt động, một mắt xíchquan trọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của Phòng Nội vụhuyện Lộc Bình Cho nên làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyếtcông việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, khoa học đảm bảo được các bímật

2.1.1 Quản lý chỉ đạo công tác Văn thư

Công tác Văn thư được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng với mụcđích nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư trong quá trình giải quyết côngviệc, đáp ứng nhu cầu thực tế của UBND huyện – là có quan quản lý Nhànước ở địa phương, công tác Văn thư ở Phòng Nội vụ đang rất được quantâm, chỉ đạo , giám sát, đôn đốc của lãnh đạo, cán bộ văn phòng đã làm tốtcông tác này

- Trong quá trình hoạt động Phòng Nội vụ huyện ban hành các văn bảnnhằm chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư Đặc biệt là ban hành các Văn bảnnhằm chỉ đạo về Nghiệp vụ chuyên môn cho Cán bộ chuyên trách lĩnh vữnày Thực hiện Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác Vănthư Phòng Nội vụ cũng luôn quan tâm cụ thể đến công việc đưa Cán bộ đi tậphuấn chuyên môn ở cấp tỉnh, để nhằm nâng cao chất lượng Cán bộ tại Uỷ bannhân dân huyện vào cuối mỗi năm hoạt động, văn phòng thường tổ chức Hộinghị tổng kết về công tác Văn thư – Lưu trữ trên địa bàn huyện, đề ra phươnghướng , nhiệm vụ năm tới tạo điều kiện cho công tác Văn thư ngày một đi vàohoạt động có nề nếp và hiệu quả, phục vụ đắc lực cho hoạt động của cơ quan.

- Nhìn chung việc quản lý, chỉ đạo công tác Văn thư của Phòng Nội vụhuyện Lộc Bình đã được tổ chức thực hiện tốt Tuy nhiên để công tác Văn thư

cơ quan được vận hành tốt hơn cần có sự kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo vềNghiệp vụ cho cán bộ Văn thư nhiều hơn

2.1.2 Công tác soạn thảo văn bản

Trong công tác Văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quantrọng Do đó công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan

Tại Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình, công tác soạn thảo, ban hành Vănbản được tiến hành đúng quy định thủ tục ban hành một văn bản Văn bảnđược ban hành đúng đảm bảo đúng quy định, đầy đủ thể thức, có hiệu lựcpháp lý cao, giúp giải quyết công việc nhanh chóng, đảm bảo đúng quy địnhcủa Nhà nước

Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Phòng Nội vụhuyện Lộc Bình cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao.Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của phápluật

Việc soạn thảo văn bản là do chuyên viên văn phòng đảm nhiệm và có

sự kiểm tra của lãnh đạo văn phòng Chuyên viên văn phòng đã áp dụng cácvăn bản quy định của nhà nước về việc soạn thảo văn bản như:

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 19 tháng

01 năm 2011

- Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ vàVăn phòng Chính phủ ban hành ngày 06 tháng 5 năm 2005 hướng dẫn về thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 08tháng 4 năm 2004 hướng dẫn về công tác văn thư

a Quy trình soạn thảo

Công tác soạn thảo – Ban hành văn bản được giao cho cán bộ chuyêntrách ở Phòng đảm nhận Công tác soạn thảo của mỗi cơ quan đều rất đượcchú trọng Toàn bộ công tác soạn thảo văn bản đều do các chuyên viên, cácđơn vị soạn thảo kiểm tra chặt chẽ theo một quy trình khó học, trình tự cácbước logic Vì vậy đòi hỏi người làm công tác soạn thảo phải hiểu rõ về cácvăn bản liên quan đến soạn thảo văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các bước đi cần thiết, hợp lý đểmột văn bản được dự thảo và ban hành Theo quy định soạn thảo văn bản phảiđược tiến hành theo những bước sau:

Bước 1: Thu thập, xử lý thông tin

Bước 2: Thảo văn bản

Bước 3: Duyệt văn bản

Bước 4: Trình, ký văn bản

Bước 5: Ban hành văn bản

Là cơ quan chuyên môn có trách nhiệm tham mưu, giúp Uỷ ban nhândân huyện quản lý nhà nước về các lĩnh vực phụ trách nên văn bản do PhòngNội vụ ban hành hoặc tham mưu ban hành phải tuân thủ theo một trình tự, thủtục, hình thức nhất do luật định để điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nhànước qua lại giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa cơ quan nhà nước

với các tổ chức và cá nhân Do đó, văn bản của cơ quan đòi hỏi phải có sựchính xác, khả thi và đúng với các quy định của pháp luật.

Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan đượctiến hành như sau:

Lãnh đạo phòng căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạnthảo thuộc lĩnh vực của chuyên viên nào sẽ giao cho chuyên viên đó soạn thảotrình lãnh đạo xem xét và bao gồm các bước sau:

- Chuyên viên soạn thảo xác định hình thức, nội dung và độ mật, độkhẩn và nơi nhân của văn bản cần soạn thảo

- Sau khi đã xác định hình thức, nội dung cần phải soạn thảo chuyênviên tiến hành thu thập, xử lý các thông tin có liên quan và đối chiếu với cácquy định của pháp luật và văn bản của các cơ quan quản lý nhà nước cấp trên

- Sau quá trình thu thập và xử lý thông tin chuyên viên thực hiện soạnthảo dự thảo văn bản để trình lãnh đạo

Đối với các văn bản giao cho liên ngành phối hợp, Trưởng cơ quanchuyên môn được giao chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đôn đốc các cơ quangửi ý kiến đóng góp Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Chủ tịch hoặcPhó Chủ tịch UBND huyện tổ chức cuộc họp với liên ngành, họp với đơn vị

tư vấn để tham khảo ý kiến trong quá trình soạn thảo

- Lãnh đạo kiểm tra, duyệt bản thảo xem xét nội dung và thể thức trìnhbày nếu đáp ứng được các yêu cầu sẽ ký ban hành hoặc chuyển, trình cấp trênban hành

Quy trình soạn thảo của Phòng Nội vụ so với các quy định hiện hành cơbản đảm bảo đúng các bước tiến hành, đúng với quy định của nhà nước

Tuy nhiên do phải phụ trách rất nhiều lĩnh vực khối lượng công việcnhiều nên đôi khi việc thu thập thông tin chưa thể kịp thời, đầy đủ gây ảnhhưởng tới hiệu quả công việc của cơ quan.

* Thẩm quyền ban hành: Các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành

của Phòng do Trưởng phòng trực tiếp ký hoặc uỷ quyền cho Phó phòng ký

thay, bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản cá biệt, văn bảnquản lý hành chính thông thường mang tính thông tin điều hành nhằm triểnkhai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các tác nghiệp cụ thể trongcông việc hàng ngày như báo cáo Uỷ ban nhân dân huyện, cơ quan chuyênmôn cấp trên; Công văn hướng dẫn các xã, thị trấn thực hiện các nội dungquản lý thuộc chuyên môn của phòng; Kế hoạch công tác của phòng hàngtháng, hàng quý và hàng năm; Quyết định phân công nhiệm vụ cán bộ, côngchức của phòng mình; Tờ trình đề nghị cấp trên phê duyệt chế độ, chínhsách, nâng lương, công tác thi đua – khen thưởng.

Tên cơ quan ban hành văn bản và quốc hiệu được trình bày ở phía trên

cùng của văn bản, dòng “CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ VnTimeH đậm, cỡ chữ 13 nét đậm, dòng “Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc” phông chữ VnTime đậm có

gạch chân, từ đầu dòng đến cuối dòng được trình bày ở góc trên bên phải vănbản:

“CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”

Tác giả văn bản được trình bày ở góc bên trái của văn bản viết bằngphông chữ VnTimeH cỡ chữ 13 nét đứng đậm có dấu gạch chân 2/3 dòngcuối

Địa danh và ngày tháng ban hành văn bản được trình bày phía dướiquốc hiệu kiểu chữ VnTime cỡ chữ 14 nét nghiêng

“ Lộc Bình, ngày…tháng…năm…”

Số và ký hiệu của văn bản: Số của văn bản là số thứ tự văn bản ban

hành trong một năm bắt đầu từ số 01 đến ngày cuối cùng trong năm.

Ký hiệu văn bản là tên viết tắt của tên loại văn bản ban hành, số và kýhiệu được trình bày ở dưới tác giả của văn bản Số văn bản được trình bàybằng phông chữ VnTime ký hiệu VnTimeH cỡ chữ 13 kiểu chữ đứng:

“Số: 06/QĐ-PNV”

Tên loại và trích yếu nội dung được trình bày ở phần địa danh và ngàytháng năm ban hành văn bản Tên loại được trình bày bằng phông chữVnTimeH, cỡ chữ 14 nét đứng đậm Trích yếu nội dung là một câu văn ngắngọn ở dưới phần tên loại, phông chữ VnTime, cỡ chữ 14 nét đậm

QUYẾT ĐỊNH V/v Bổ nhiệm cán bộ

Nội dung văn bản trình bày dưới tên loại và trích yếu nội dung, nộidung văn bản cần trình bày chính xác, ngắn gọn dễ hiểu

Thể thức đề ký và chữ ký được trình bày ở dưới nội dung góc bên phảicủa văn bản bằng chữ VnTimeH, cỡ chữ 13

Con dấu thể hiện tính chân thực và đảm bảo pháp lý của văn bản dấuđược đóng trùm lên 1/3 chữ ký lệch về bên trái Dấu đóng rõ ràng, đúngchiều

Nơi nhận là tên cơ quan đơn vị cá nhân mà văn bản được gửi đến, nơinhận được trình bày ở phía dưới góc bên trái của văn bản, trình bày bằngphông VnTime cỡ chữ 12 nét nghiêng, đậm

 Nhận xét: Qua khảo sát thực tế em thấy thể thức của văn bản

Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình trình bày theo đúng thể thức văn bản do Nhànước quy định Văn bản ban hành luôn đảm bảo đúng thể thức và hiệu lựcpháp lý

* Ví dụ: Quyết định của Phòng Nội vụ có thể như sau:

UBND HUYỆN LỘC BÌNH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Số: 05/QĐ-PNV

Lộc Bình, ngày tháng năm 2015

QUYẾT ĐỊNH Phân công nhiệm vụ cho lãnh đạo, công chức phòng Nội vụ huyện

TRƯỞNG PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LỘC BÌNH

Kếhoạch

Thông báo,giấy mời,biên bản