Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở tại UBND huyện nghi lộc – tỉnh nghệ an

MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Bố cục của đề tài 4 CHƯƠNG I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 5 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nghi Lộc – tỉnh Nghệ An 5 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Nghi Lộc 5 1.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nghi Lộc 10 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 11 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 11 1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 11 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 15 CHƯƠNG II. TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI UBND HUYỆN NGHI LỘC – TỈNH NGHỆ AN 20 2.1 Cơ sở lý luận về giao tiếp và văn hóa công sở 20 2.1.1 Khái niệm về giao tiếp, kỹ năng giao tiếp, văn hóa, công sở và văn hóa công sở 20 2.1.2. Yếu tố cấu thành văn hóa giao tiếp và văn hóa công sở 21 2.2. Vai trò, ý nghĩa của giao tiếp, văn hóa công sở đối với nền hành chính ở nước ta hiện nay 27 2.2.1. Vai trò của giao tiếp trong tổ chức và hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước 27 2.2.2. Vai trò của văn hóa công sở trong tổ chức và hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước 27 2.3. Thực trạng thực hiện kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở tại UBND huyện Nghi Lộc, tỉnh Nghệ An 29 2.4. Phân biệt văn hóa hành chính và văn hóa tổ chức 32 2.5. Khái quát văn hóa công sở của một số nước trên thế giới 34 2.5.1. Văn hóa công sở ở Nhật Bản 34 2.5.2. Văn hóa công sở ở Mỹ 36 CHƯƠNG III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 40 3.1. Đánh giá chung 40 3.1.1. Những điểm đạt được trong việc thực hiện Quy chế văn hóa công sở tại UBND huyện Nghi Lộc 40 3.1.2. Những mặt hạn chế 41 3.1.3. Nguyên nhân 42 3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện giap tiếp ứng xử và văn hóa công sở tại UBND huyện Nghi Lộc 43 3.2.1. Xây dựng và nâng cao vai trò của văn hóa công sở trong việc phát huy tính tích cực lao động của CBCCVC 44 3.2.2. Tiếp tục đẩy mạnh cải cách hành chính, hoàn thiện cơ chế, chính sách và hệ thống pháp luật 44 3.2.3. Nâng cao trình độ, năng lực chuyên môn cho cán bộ, công chức, viên chức 45 3.2.4. Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức cán bộ 45 3.2.5. Cải thiện thu nhập, chăm lo đời sống vật chất và điều kiện làm việc cho CBCCVC trong cơ quan 46 KẾT LUẬN 47 PHỤ LỤC 48

MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 2

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

4 Nguồn tài liệu tham khảo 2

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3

6 Phương pháp nghiên cứu 4

7 Bố cục của đề tài 4

CHƯƠNG I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 5

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nghi Lộc – tỉnh Nghệ An 5

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Nghi Lộc 5

1.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nghi Lộc 10

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 11

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 11

1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 11

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 15

CHƯƠNG II TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI UBND HUYỆN NGHI LỘC – TỈNH NGHỆ AN 20

2.1 Cơ sở lý luận về giao tiếp và văn hóa công sở 20

2.1.1 Khái niệm về giao tiếp, kỹ năng giao tiếp, văn hóa, công sở và văn hóa công sở 20

2.1.2 Yếu tố cấu thành văn hóa giao tiếp và văn hóa công sở 21

2.2 Vai trò, ý nghĩa của giao tiếp, văn hóa công sở đối với nền hành chính ở nước ta hiện nay 27

2.2.1 Vai trò của giao tiếp trong tổ chức và hoạt động của cơ quan hành

chính nhà nước 27

2.2.2 Vai trò của văn hóa công sở trong tổ chức và hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước 27

2.3 Thực trạng thực hiện kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở tại UBND huyện Nghi Lộc, tỉnh Nghệ An 29

2.4 Phân biệt văn hóa hành chính và văn hóa tổ chức 32

2.5 Khái quát văn hóa công sở của một số nước trên thế giới 34

2.5.1 Văn hóa công sở ở Nhật Bản 34

2.5.2 Văn hóa công sở ở Mỹ 36

CHƯƠNG III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 40

3.1 Đánh giá chung 40

3.1.1 Những điểm đạt được trong việc thực hiện Quy chế văn hóa công sở tại UBND huyện Nghi Lộc 40

3.1.2 Những mặt hạn chế 41

3.1.3 Nguyên nhân 42

3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện giap tiếp ứng xử và văn hóa công sở tại UBND huyện Nghi Lộc 43

3.2.1 Xây dựng và nâng cao vai trò của văn hóa công sở trong việc phát huy tính tích cực lao động của CBCCVC 44

3.2.2 Tiếp tục đẩy mạnh cải cách hành chính, hoàn thiện cơ chế, chính sách và hệ thống pháp luật 44

3.2.3 Nâng cao trình độ, năng lực chuyên môn cho cán bộ, công chức, viên chức 45

3.2.4 Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức cán bộ 45

3.2.5 Cải thiện thu nhập, chăm lo đời sống vật chất và điều kiện làm việc cho CBCCVC trong cơ quan 46

KẾT LUẬN 47

PHỤ LỤC 48

DANH MỤC VIẾT TẮT

STT TỪ VIẾT TẮT NGHĨA CỦA TỪ VIẾT TẮT

4 UBMTTQ Uỷ ban Mặt trận tổ quốc

5 VKSND Viện Kiểm sát nhân dân

6 CBCCVC Cán bộ công chức viên chức

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Xuất phát từ vị trí, vai trò, tầm quan trọng của nền hành chính nhà nước

và yêu cầu cải cách nền hành chính nhà nước để xây dựng một nền hành chínhdân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp hóa, hiện đại hóa Trong đó kỹnăng giao tiếp, văn hóa công sở là một vấn đề quan trọng, không thể thiếu Vìcông sở là bộ mặt của nhà nước, của nhân dân, tại đó mọi phép tắc, luật lệ phảiđược tuân thủ Chính vì vậy, để xây dựng và nâng cao chất lượng văn hóa giaotiếp, văn hóa công sở ngày 02/08/2007 Thủ tướng Chính Phủ đã ban hành Quyếtđịnh số 129/QĐ-TTg kèm theo Quy chế văn hóa công sở tại cơ quan hành chínhnhà nước

Xác định được tầm quan trọng và ý nghĩa của Quy chế, các cơ quan hànhchính đã chủ động xây dựng quy định riêng cho cơ quan, đơn vị mình và bướcđầu đã thu được những kết quả khả quan Các hoạt động giao tiếp, ứng xử, bàitrí khuôn viên, công sở, tình trạng công chức đi muộn về sớm, làm việc riêngtrong giờ làm việc đã hạn chế và dần đi vào nề nếp Chất lượng, hiệu quả côngviệc được nâng lên, bộ mặt cơ quan dần thay đổi Song kết quả đó mới chỉ làbước đầu, thiếu ổn định, ở nhiều cơ quan, đơn vị còn thực hiện nửa vời, dẫn đếnchất lượng làm việc thấp Không ít công sở diễn ra cảnh tượng làm việc lộn xộn,đường đi lối lại thiếu biển chỉ dẫn, trong phòng làm việc vẫn còn hiện tượnggiấy tờ bề bộn, tác phong, thái độ khi tiếp dân không đúng mực Một trongnhững nguyên nhân của tình trạng trên là do ý thức, thái độ thực hiện chưanghiêm túc của những cán bộ công chức được nhà nước giao nhiệm vụ, bêncạnh đó là sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo một số cơ quan chưa sát sao, cụthể

Từ những lý do trên và để thấy được những nguyên nhân dẫn đến hạn chế

về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở trong các cơ quan hành chính ở nước tahiện nay Để từ đó tìm ra những giải pháp để giúp cho việc thực hiện kỹ năng

giao tiếp, văn hóa công sở tốt hơn, tôi chọn đề tài “ Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở tại UBND huyện Nghi Lộc – tỉnh Nghệ An”.

2 Mục tiêu của đề tài

Kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở của nước ta hiện nay còn nhiều hạnchế và yếu kém Tùy vào hoàn cảnh, điều kiện từng nơi, nhận thức của mỗi cán

bộ công chức mà mỗi nơi đều có những yếu kém và hạn chế nhất định về bộ mặtvăn hóa công sở cũng như vấn đề giao tiếp, ứng xử trong cơ quan nhà nước Vìvậy, việc nghiên cứu và tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở sẽ giúpchúng ta thấy được thực tế vai trò và tầm quan trọng của giao tiếp, văn hóa công

sở cũng như những ưu điểm, hạn chế của chúng cần tránh Từ đó, đưa ra nhữnggiải pháp thích hợp để xây dựng bộ mặt văn hóa công sở phù hợp với quy địnhcủa pháp luật hiện nay

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Bài viết đi vào nghiên cứu và phân tích về kỹnăng giao tiếp, văn hóa công sở của UBND huyện Nghi Lộc biểu hiện thông quacác chuẩn mực xử sự, nghi thức giao tiếp trong hoạt động công vụ, tác phonglàm việc, ý thức chấp hành kỷ luật trong và ngoài công sở của cán bộ công chức,

cơ sở vật chất kỹ thuật, việc bài trí công sở và đời sống văn hóa tinh thần củacán bộ, công nhân viên

- Phạm vi nghiên cứu: Do điều kiện còn hạn chế nên phạm vi nghiên cứubài viết được giới hạn trong một số vấn đề cơ bản về phát triển văn hóa công sởtại UBND huyện Nghi Lộc, tỉnh Nghệ An trong hai năm gần đây

4 Nguồn tài liệu tham khảo

- Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 của Thủ tướng Chính

phủ quyết định ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chínhnhà nước

- Quy chế Văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước

- Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong bộ máychính quyền địa phương ban hành kèm theo Quyết định số 03/2007/QĐ- BNVngày 26 tháng 02 năm 2007 của Bộ Nội vụ

- Quyết định số 01/2015/QĐ – UBND ngày 27 tháng 04 năm 2015 củaUBND huyện Nghi Lộc về Ban hành một số quy định về hoạt động văn hóa

công sở.

- Quy định về hoạt động văn hóa công sở ban hành kèm theo Quyết định

số 01/2015/QĐ – UBND ngày 27 tháng 04 năm 2015 của UBND huyện NghiLộc

- Các văn bản, tài liệu khác liên quan từ UBND huyện Nghi Lộc

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Văn hóa công sở được xem như một biện pháp hữu hiệu ngày càng hiệuquả hoạt động cơ quan hành chính nhà nước Xây dựng được một nền văn hóacông sở sẽ góp phần xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có kỷ cương dânchủ, nhờ đó góp phần tạo ra một sự đoàn kết quả, chống lại sự lệch lạc, quanliêu, tạo ra niềm tin của cán bộ công chức với cơ quan, nhân dân đối với cán bộhành chính, góp phần nâng cao vai trò của công sở và hiệu quả hoạt động công

sở cao hơn Văn hóa công sở góp phần làm cầu nối giữa nhân dân và cơ quannhà nước thắt chặt mối quan hệ giữa nhân dân và nhà nước Văn hóa công sởvừa là mục tiêu là nền tảng để phát triển công sở, xây dựng một nền hành chínhhiện đại, hiệu quả

Với những vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt độngquản lý hành chính nhà nước, văn hóa công sở đã được nhiều nhà khoa học, cáchọc giả quan tâm nghiên cứu như:

- Võ Nguyên Giáp – “ Tư tưởng Hồ Chí Minh về xây dựng văn hóa ViệtNam” NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, năm 1998

- Trần Quốc Hải – “ Cải cách các chương trình đào tạo công vụ hiện nay”,Tạp chí Tổ chức nhà nước, năm 2004

- Nguyễn Trọng Điều, Đinh Văn Mậu – “ Giao tiếp ứng xử hành chính”,NXB Công an Nhân dân, năm 2002

- Du Long – “ Văn hóa công chức”, Báo Tuổi trẻ Chủ nhật, năm 2004

- Trần Thanh Thủy, “ Văn hoá tố chức và một số giải pháp phát triến Vănhóa công sở”, Tạp chí Tổ chức nhà nước, năm 2006

- Trịnh Thanh Hà, “ Những vấn đề cần được công vụ”, Tạp chí Tổ chứcnhà nước, năm 2007

Trên công sở các công trình nghiên cứu về văn hóa công sở trong các cơquan hành chính ở nước ta hiện nay Đây là chuyên đề nghiên cứu một cách độclập nhằm đánh giá về cơ sở lý luận cũng như thực trạng, từ đó đưa ra các giảipháp, phương hướng cụ thể để thực hiện có hiệu quả về văn hóa giao tiếp, vănhóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.

6 Phương pháp nghiên cứu

Bài báo cáo sử dụng phương pháp luận của phép biện chứng duy vật kếthợp với các phương pháp của các môn khoa học cụ thể và chuyên nghành khácnhư kinh tế học, quản trị học, xã hội học, đã thực hiện nghiên cứu định tính,tổng hợp, thống kê, phân tích, nghiên cứu mô tả, phương pháp quan sát, phươngpháp điều tra khảo sát để làm rõ thực trạng văn hóa giao tiếp, văn hóa công sởtại UBND huyện Nghi Lộc - tỉnh Nghệ An đồng thời đưa ra những đề xuất, kiếnnghị phù hợp

7 Bố cục của đề tài

Báo cáo gồm 3 chương:

Chương I: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan

Chương II: Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở tại UBND huyện Nghi Lộc – tỉnh Nghệ An

Chương III: Kết luận và đề xuất kiến nghị

CHƯƠNG I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nghi Lộc – tỉnh Nghệ An

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Nghi Lộc

* Lĩnh vực kinh tế, UBND huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổchức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toánngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trongtrường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo

Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ bannhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyếtcủa Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quyđịnh của pháp luật;

- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn

* Lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai, UBND huyện có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chươngtrình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương

và tổ chức thực hiện các chương trình đó;

- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyểndịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai tháclâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ giađình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của phápluật;

- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,thị trấn;

- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trìnhthuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định củapháp luật

* Lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, UBND huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,dịch vụ ở các xã, thị trấn;

- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biếnnông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ bannhân dân tỉnh

* Lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải UBND huyện có những nhiệm

vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xâydựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiệnquy hoạch xây dựng đã được duyệt;

- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạtầng cơ sở theo sự phân cấp;

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thựchiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lýđất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theophân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

* Lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, UBND huyện có những nhiệm

vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra

việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và dulịch trên địa bàn huyện;

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạtđộng thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thươngmại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn

* Lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao, UBND huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thôngtin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện saukhi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổcập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổchức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địabàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,quy chế thi cử;

- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phongtrào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thểthao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắngcảnh do địa phương quản lý;

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịchbệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nươngtựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạchhoá gia đình;

- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hànhnghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;

tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từthiện, nhân đạo

* Lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, UBND huyện

có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụsản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt;

- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường vàchất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bànhuyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tạiđịa phương

* Lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội, UBND huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang

và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự

vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhậpngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trườnghợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và cáchành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý

hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ

an ninh, trật tự, an toàn xã hội

* Việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, UBND huyện

có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn

giáo;

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kếhoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộcthiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôngiáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nàocủa công dân ở địa phương;

- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của phápluật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật

* Việc thi hành pháp luật, UBND huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau:

- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việcchấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhànước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;

- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện cácbiện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,

tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền

và lợi ích hợp pháp khác của công dân;

- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của phápluật;

- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổchức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn

* Việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, UBND huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồngnhân dân theo quy định của pháp luật;

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan

chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhândân cấp trên;

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấpcủa Uỷ ban nhân dân cấp trên;

- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hànhchính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấptrên xem xét, quyết định

1.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nghi Lộc

Đứng đầu UBND huyện là Chủ tịch huyện, giúp việc cho Chủ tịch có 3Phó chủ tịch phụ trách 3 mảng khác nhau: về nông nghiệp, về kinh tế và về vănhóa - xã hội

UBND huyện Nghi Lộc gồm 12 phòng giúp việc tham mưu cho công táclãnh đạo, quản lý điều hành công việc trong toàn huyện:

1 Phòng Nội vụ

2 Phòng Tư pháp

3 Phòng Tài chính – Kế hoạch

4 Phòng Tài nguyên – Môi trường

5 Phòng Lao động – Thương binh và xã hội

6 Phòng Văn hóa thông tin

7 Phòng Giáo dục – Đào tạo

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

Văn phòng HĐND – UBND huyện Nghi Lộc trong quá trình hoạt độngcác phòng, ban, nghành, đơn vị trong văn phòng đều có sự phối hợp điều hành,quản lý chặt chẽ với nhau tạo ra sự đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc

Để cùng nhau hướng tới những mục tiêu chung, các hoạt động của văn phòngUBND phải được sắp xếp càng gọn nhẹ càng hiệu quả, không những đảm bảođược hoạt động tổ chức mà vẫn bảo đảm được tính hợp lý, sáng tạo của tổ chức

bộ máy

Lãnh đạo văn phòng là cầu nối giữa các nhân viên cán bộ trong vănphòng Mọi công việc của văn phòng đều được đưa ra những ý kiến thảo luận,bàn bạc để đưa ra các quyết định đúng đắn nhất phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ

đã đặt ra

Văn phòng HĐND – UBND phải nhằm vào tiếp nhận khai thác nhữngthông tin, xử lý những thông tin để truyền đạt thông tin cho phù hợp với quyếtđịnh, trên cơ sở đó soạn thảo nội dung hoạt động cho lãnh đạo

1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng

* Vị trí, chức năng của văn phòng HĐND - UBND huyện Nghi Lộc

- Văn phòng HĐND – UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBNDhuyện, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND về các hoạtđộng của HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hànhcủa Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý của HĐND, UBND vàcác cơ quan nhà nước địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạtđộng của HĐND và UBND

- Văn phòng HĐND và UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu

và tài khoản riêng chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác củaUBND huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn,nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh

* Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng UBND huyện Nghi Lộc

 Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND

- Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàngtháng, quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện Đôn đốc, kiểm tra cácphòng, ban chuyên môn, UBND cấp xã, thị trấn việc thực hiện chương trình, kếhoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND huyện sau khi được phê duyệt;theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn,UBND xã, thị trấn theo quy định của pháp luật

- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉđạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND huyện theo quy định của phápluật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quyđịnh của pháp luật

- Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hằng năm, các chươngtrình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND huyện

- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủtịch UBND huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND cấp xãsoạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách

- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của cácphòng, ban chuyên môn, UBND xã, thị trấn trước khi trình UBND và Chủ tịchUBND huyện xem xét, quyết định

- Giúp UBND và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp côngtác với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực HĐND, Ủy ban Mặt trận

Tổ quốc huyện, các đoàn thể nhân dân cấp huyện, và các cơ quan, tổ chức của

TW, của thành phố đóng trên địa bàn huyện

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBNDhuyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hóa hànhchính nhà nước của UBND huyện

- Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công táccải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND huyện

- Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn UBND xã, thị trấn về nghiệp vụhành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá hành chính nhà nước theo quy định của

pháp luật.

- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống thamnhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng UBND huyện theo quyđịnh của pháp luật và phân công của Chủ tịch UBND huyện

- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động củaUBND và Chủ tịch UBND huyện; đảm bảo điều kiện hoạt động của UBND,Chủ tịch UBND huyện và các tổ chức liên quan theo quy định của UBNDhuyện

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,viên chức của cơ quan

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tàisản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật

và phân cấp quản lý của UBND huyện

- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện;các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan.Giúp UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểmtra việc thực hiện

 Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trựcHĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND huyện, Văn phòng HĐND vàUBND huyện có các nhiệm vụ sau đây:

- Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàngtháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, Ban củaHĐND và đại biểu HĐND, tổ chức phục vụ việc thực hiện chương trình, kếhoạch đã được phê duyệt

- Tham mưu, phục vụ Thường trực HDDND điều hành công việc chungcủa HĐND; điều hòa, phối hợp hoạt động các Ban của HĐND; bảo đảm việcthực hiện quy chế hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND,nội quy kỳ họp HĐND; giúp thường trựcHĐND giũ mối liên hệ với Tổ đại biểu

và đại biểu HĐND; phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND tronghoạt động đối ngoại

- Giúp thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳhọp HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND và Ban của HĐND; đôn đốc cơquan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND, cuộc họp củaThường trực HĐND, cuộc họp Ban của HĐND.

- Giúp Thường trực HĐND, Ban của HĐND xây dựng báo cáo công tác;phục vụ Ban của HĐND thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo nghị quyết; giúp thư

ký kỳ họp HĐND hoàn chỉnh Nghị quyết của HĐND, giúp Thường trực HĐNDhoàn thiện các nghị quyết của HĐND

- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểuHĐND trong hoạt động giám sát; theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và cá nhânthực hiện kiến nghị trong kết luận giám sát

- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểuHĐND tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo củacông dân; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị củacông dân

- Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND tiếpxúc cử tri; giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và gửi

cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết

- Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự ánLuật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trựcHĐND tỉnh

- Phục vụ HĐND trong công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và bầu cử đạibiểu Quốc hội và bầu cử đại biểu HĐND các cấp; phê duyệt kết quả bầu Chủtịch, Phó Chủ tịch HĐND xã, thị trấn

- Phục vụ Thường trực HĐND, Ban của HĐND trong công tác giao ban,trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho đại biểu HĐND các cấp

- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND giữ mối liên hệcông tác với các cơ quan tỉnh và huyện, Thường trực Huyện ủy, UBND,UBMTTQ Việt Nam, Tòa án nhân dân, VKSND và các cơ quan, tổ chức, đoànthể ở địa phương

- Phục vụ Thường trực HĐND lập dự toán kinh phí hoạt động hằng năm,

tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND

- Bảo đảm cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hànhchính, lưu trữ, lễ tân và điều kiện hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND,Ban của HĐND, Tổ đại biểu HĐND và đại biểu HĐND; phục vụ Thường trựcHĐND thực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu HĐND

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND giao

* Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Nghi Lộc

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng – Phụ lục số 02

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng

* Xác định vị trí việc làm trong Văn phòng:

- Chánh Văn Phòng: 01 người

- Phó Chánh Văn phòng: 02 người

- Bộ phận Văn thư – Lưu trữ: 02 người

- Bộ phận Hành chính – Quản trị : 03 người

- Bộ phận Kế toán – Tài vụ: 02 người

- Bộ phận Tiếp dân và tiếp nhận hồ sơ: 02 người

* Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng

 Chánh văn phòng UBND huyện

Là người đứng đầu cơ quan, lãnh đạo, điều hành mọi hoạt động của đơn

vị và chịu trách nhiệm trước UBND huyện về kết quả hoạt động của đơn vị vàtrực tiếp phụ trách các hoạt động công tác: tham mưu, tổng hợp trong phạm vichức năng, nhiệm vụ của văn phòng UBND, chánh văn phòng có trách nhiệm:

- Bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, vănphòng, có đủ năng lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác điều hành

- Phân công nhiệm vụ đối với các Phó Chánh văn phòng; chỉ đạo, kiểmtra, đôn đốc công tác đối với các Phó Chánh văn phòng, việc thực hiện cácchương trình, kế hoạch công tác của văn phòng

- Triệu tập, chủ trì, kết luận các cuộc họp của lãnh đạo văn phòng, các hội

nghị lớn, toàn thể của cơ quan.

- Quyết định những vấn đề còn có ý kiến khác nhau giữa các Phó Chánhvăn phòng

- Chỉ đạo việc xây dựng chương trình, xây dựng hoặc tham gia xây dựng

án quy chế làm việc; chỉ đạo việc xây dựng đề án, báo cáo do văn phòng chủ trìviệc văn bản hóa các kết luận, quyết đinh của cơ quan; chỉ đạo, theo dõi, đônđốc, thẩm tra việc chuẩn bị đề án, nghị quyết, chỉ thị do các cơ quan chức năngcủa ủy ban nhân dân và các đoàn thể chủ trì xây dựng để trình cấp trên về yêucầu, phạm vi, quy trình, tiến độ chuẩn bị và thể thức văn bản

- Phụ trách công tác tác tổ chức - cán bộ của cơ quan

Chỉ đạo nhận xét, đánh giá hằng năm đối với cán bộ trong cơ quan theođúng quy định và theo phân cấp quản lý cán bộ

Cử hoặc đề nghị cơ quan thẩm quyền cử cán bộ, công chức, viên chức,người lao động trong văn phòng đi công tác, học tập ở trong nước và nướcngoài; đề nghị với cơ quan có thẩm quyền quyết định nâng lương theo niên hạnđối với cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan

- Đề nghị những vấn đề lớn về tài chính, tài sản của các cơ quan trựcthuộc và của văn phòng mình phụ trách theo nhiệm vụ được giao để lãnh đạoquyết định Là chủ tài sản của cơ quan, quyết định những vấn đề về tài chính, tàisản của văn phòng theo phân cấp

- Ký các văn bản thừa lệnh, các thông báo, ý kiến chỉ đạo của thường trựchuyện ủy, các văn bản của văn phòng trình lãnh đạo cơ quan; quy chế làm việccủa cơ quan; quyết định hoặc đề nghị cơ quan thẩm quyền quyết định việc bổnhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật, thực hiện chính sách cán bộ…theo phâncấp

- Chỉ đạo xem xét, giải quyết kiến nghị, khiếu nại, tố cáo theo quy địnhcủa UBND – HĐND huyện

 Phó Chánh văn phòng UBND huyện

Là người giúp cho Chánh văn phòng UBND huyện thay quyền quản lý vàđiều hành cơ quan văn phòng khi Chánh văn phòng đi vắng, được Chánh văn

phòng giao quyền, ủy quyền, được giải quyết mọi công việc và được ký thaymặt một số loại văn bản mà được sự ủy nhiệm của Chánh văn phòng,

 Bộ phận tham mưu – tổng hợp

Bộ phận tham mưu – tổng hợp là các chuyên viên được Chánh văn phòngphân công theo dõi, giúp việc cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyệntrên tất cả các lĩnh vực công tác; tổng hợp các chế độ thi đua khen thưởng và cácvấn đề kinh tế - quản lý xây dựng đô thị, văn hóa, xã hội, tôn giáo

Luôn luôn phải theo dõi, nắm bắt mọi tình hình hoạt động của cácnghành, các cơ quan đơn vị trực thuộc sự quản lý của UBND huyện

Đưa ra những ý kiến, những nội dung chính xác cho chương trình làmviệc, chuẩn bị các dự án, các báo cáo cho UBND huyện chỉnh sửa các nội dung

dự thảo của văn bản theo chỉ đạo cỉa Chánh văn phòng phải đảm bảo tính hợp lýcủa các văn bản

 Lái xe :

- Mua sắm văn phòng phẩm, vật tư khi có yêu cầu của cơ quan

- Theo dõi, quản lý tài sản của văn phòng và của cơ quan, đề xuất lên lãnhđạo về công tác sửa chữa vật dụng

- Có kế hoạch đưa đón tiếp khách, bố trí ăn nghỉ cho khách khi có yêucầu.Lái xe đảm bảo an toàn cho lãnh đạo và khách, quản lý bảo dưỡng, kiểm tra

độ an toàn của xe theo đúng quy định

- Thực hiện một số công việc theo sự phân công của lãnh đạo văn phòng

 Bảo vệ:

- Tổ chức công tác bảo vệ cơ quan, giữ vững trật tự trị an, ngăn ngừa kẻgian xâm nhập, giữ gìn tài sản tập thể, cá nhân trong cơ quan và của khách đếnlàm việc công tác tại cơ quan

- Thường trực tại cổng 24/24h để hướng dẫn khách đến liên hệ công tác,nhắc nhở mọi người các quy định ra vào cơ quan

- Thường xuyên tuần tra bao quát toàn khu vực trong phạm vi quản lý của

cơ quan, ngăn chặn người ngoài vào cơ quan khi không có yêu cầu công tác

- Quản lý chìa khóa các phòng làm việc trong cơ quan, mở và đóng cửa

phòng đúng quy định về giờ làm việc của cơ quan.

 Bộ phận kê toán – tài vụ

Kê toán có trách nhiệm lập dự toán cấp phát chi tiêu tài chính của UBND,các phòng, ban, nghành thuộc quỹ tiền lương Văn phòng UBND huyện Hướngdẫn các đơn vị làm các thủ tục hoàn ứng và thanh quyết toán theo quy định hiệnhành của Nhà nước Giúp cho Chánh văn phòng trong việc thanh quyết toán tàichính khi thực hiện các dự án mua sắm, sửa chữa các trang thiết bị

 Chuyên viên y tế:

- Tổ chức, quản lý công tác y tế cho cơ quan, tổ chức khám chữa bệnh,khám sức khỏe hằng năm cho cán bộ,nhân viên cơ quan và công tác phòngchống dịch bệnh tại cơ quan

- Làm công tác vệ sinh phòng bệnh, vệ sinh lao động, mua bảo hiểm y tếcho cán bộ công trong cơ quan

 Bộ phận văn thư – lưu trữ

Cán bộ văn thư – lưu trữ có nhiệm vụ tiếp nhận và phát hành các loạicông văn giấy tờ, tài liệu của HĐND – UBND huyện đảm bảo đúng trình tự, thểthức của văn bản hành chính nhà nước

- Quản lý và viết các loại giấy tờ, giấy mời, thư mời

- Ban hành quy định tạm thời về quy trình soạn thảo, trình ký, ban hành

và quản lý văn bản thuộc thẩm quyền của UBND huyện

- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật

- Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu và lưugiữ các loại tài liệu của HĐND – UBND huyện đảm bảo an toàn

- Thống kê đầy đủ các loại tài liệu lưu trữ đảm bảo rõ ràng, chính xác

bằng sổ thống kê và máy tính.

- Hằng năm hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị trựcthuộc UBND huyện để đưa vào lưu trữ

 Bộ phận tiếp dân

Cán bộ tiếp dân có nhiệm vụ:

- Thường trực tiếp giải thích, hướng dẫn cho nhân dân về yêu cầu, kiếnnghị, khiếu nại, tố cáo với UBND huyện theo đúng quy định

- Tiếp nhận đơn thư tố cáo, khiếu nại của công dân, tham mưu choChánh văn phòng Ủy ban biện pháp giải quyết đối với những vụ việc thuộc thẩmquyền

- Chuẩn bị nội dung và xếp lịch cho Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND huyệntiếp dân hàng tuần theo quy định

- Phối hợp với các đơn vị liên quan để tham mưu cho UBND huyện xử lý,trả lời đối với các kiến nghị, khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền theo đúng quyđịnh của luật giải quyết khiếu nại, tố cáo

CHƯƠNG II TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI

UBND HUYỆN NGHI LỘC – TỈNH NGHỆ AN

2.1 Cơ sở lý luận về giao tiếp và văn hóa công sở

2.1.1 Khái niệm về giao tiếp, kỹ năng giao tiếp, văn hóa, công sở và văn hóa công sở

Giao tiếp là một hoạt động mang tính bản chất của vạn vật Nó thườngđược hiểu một cách phổ biến là một hình thức trao đổi thông tin thông qua việc

sử dụng các công cụ giao tiếp khác nhau, từ ngôn ngữ đến phi ngôn ngữ, từ trựctiếp đến gián tiếp

Nói một cách chính xác, giao tiếp là một quá trình trong đó các bên thamgia tạo ra và chia sẻ thông tin hoặc cảm xúc với nhau để đạt được mục đích giaotiếp Do vậy, giao tiếp trong thực thi công vụ là toàn bộ các hoạt động giao tiếpđược thực hiện theo những cách thức nhất định trong bối cảnh thực thi công vụ

do các bên tham gia công vụ thực hiện

Kỹ năng giao tiếp là khả năng nhận biết mau lẹ những biểu hiện bên ngoài

và đoán biết diễn biến tâm lý bên trong của con người Đồng thời biết sử dụngphương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, biết cách định hướng để điều chỉnh vàđiều khiển quá trình giao tiếp đạt một mục đích đã định

Văn hóa là toàn bộ những hoạt động sáng tạo và giá trị của nhân dân mộtnước, một dân tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựngnước và giữ nước Văn hóa là tất cả những gì làm cho dân tộc này với dân tộckhác, từ những sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tục tậpquán, lối sống và lao động

Công sở là nơi cán bộ công chức hằng ngày tiếp xúc và giải quyết nhữngcông việc liên quan đến người dân, với các cơ quan hữu quan, đồng cấp và cấptrên Đối với những công sở có trụ sở được trang bị hiện đại thì cũng chỉ đóngvai trò hỗ trợ trong quá trình làm việc, giao tiếp còn yếu tố quan trọng nhất vẫn

là con người Do vậy, từ nề nếp đến phong cách làm việc và thái độ tiếp cận vềđội ngũ cán bộ công chức đều ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và hiệu lựcquản lý nhà nước

Bên cạnh những yếu tố mang tính chuyên môn, kỹ thuật tác động trực tiếpđến hiệu quả giải quyết công việc của người dân thì yếu tố văn hóa công sở giữmột vai trò rất quan trọng Môi trường làm việc, thái độ phục vụ cũng như cáchthức giao tiếp, ứng xử đối với người dân của đội ngũ cán bộ công chức sẽ tạonên bầu không khí bình đẳng, thể hiện mối quan hệ thân thiện giữa cơ quan hànhchính với công dân, tạo nên nét đẹp văn hóa của một nền hành chính hiện đại

Văn hóa công sở được hiểu là những quy tắc, chuẩn mực ứng xử giữacán bộ công chức – người đại diện cho cơ quan hành chính nhà nước với nhândân, và giữa các cán bộ công nhân viên với nhau, nhằm phát huy tối đa năng lực

để tạo hiệu quả cao nhất trong hoạt động công vụ Khi văn hóa công sở của cán

bộ công chức được nâng cao sẽ tác động thay đổi theo hướng tích cực đối vớivăn hóa ứng xử của công dân đến công sở làm việc Bên cạnh đó văn hóa công

sở còn là biểu hiện nổi bật của một xã hội văn minh, mọi hoạt động công vụ đều

có nề nếp, kỷ cương mỗi công chức đều thấy rõ trách nhiệm của mình và luôn tựnguyện làm tròn nhiệm vụ, hoàn thành tốt phần việc được giao Có thể dễ dàngnhận thấy bản chất văn hóa công sở chứa đựng những giá trị, niềm tin, truyềnthống và những thói quen, bản sắc riêng Những vấn đề này quy định hành vicủa mỗi thành viên trong công sở, ngày càng phong phú, thay đổi theo từng bốicảnh cụ thể và mang lại cho mỗi công sở một bản sắc riêng Biểu hiện văn hóacông sở có thể thấy trong các quy chế, quy định, nội quy, điều lệ hoạt động cótính chất bắt buộc mọi thành viên của cơ quan thực hiện Nhưng đặc trưng vănhóa đòi hỏi các quy chế, quy định qua một thời gian áp dụng lâu dài tại công sởphải tạo nên những thói quen về nề nếp làm việc có tính chuẩn mực mà mọingười đều tự giác thực hiện

2.1.2 Yếu tố cấu thành văn hóa giao tiếp và văn hóa công sở

 Về văn hóa giao tiếp

Quá trình giao tiếp bao gồm các yếu tố: ngôn ngữ, phi ngôn ngữ (hay còn

gọi là ngôn ngữ cơ thể) và giọng điệu.

* Văn hóa giao tiếp phi ngôn ngữ

Văn hoá trong giao tiếp trước hết được nhận biết qua cảm quan và nhữngđộng thái hình thể, được gọi là giao tiếp phi ngôn ngữ hay giao tiếp cơ thể Đó là

hệ thống tín hiệu đặc biệt, được tạo thành bởi những thao tác, chuyển động củatừng bộ phận cơ thể bao gồm các cử chỉ, sự biểu lộ trên khuôn mặt, sự thể hiệnqua ánh mắt, nụ cười, hành động của bàn tay, giọng điệu, điệu bộ cơ thể,… hoặccủa nhiều bộ phận phối hợp và có chức năng giao tiếp hoặc phụ trợ cho ngôn

ngữ nói trong quá trình giao tiếp Tục ngữ dân gian ta có câu “Trông mặt mà bắt hình dong” Một nghiên cứu xã hội học về kỹ năng giao tiếp ở phương Tây cũng

cho thấy, phong cách giao tiếp phi ngôn ngữ đóng góp khoảng 55% trong việcgiao tiếp giữa con người với nhau

Một nghiên cứu chỉ ra rằng, trong cuộc đàm phán kéo dài 30 phút, haingười có thể biểu hiện hơn 800 thông điệp phi lời nói khác nhau Do tốc độ suynghĩ của con người nhanh hơn lời nói (trung bình 1 phút ta nghĩ được khoảng

700 đến 1200 từ trong khi ta chỉ có thể nói với tốc độ khoảng 120 đến 150 từ/ 1phút) Vì thế, khi lời nói không thể hiện hết thì cơ thể tìm cách bộc lộ ra thôngqua ngôn ngữ cơ thể Đôi khi ngôn ngữ cơ thể còn là công cụ hữu hiệu để thểhiện những điều mà vì hoàn cảnh, tình huống nào đó mà con người không thểdiễn đạt bằng lời

Do đó, hiểu và sử dụng ngôn ngữ cơ thể một cách đúng lúc, đúng chỗcàng thành công trong công việc tôn thêm vẻ đẹp và sự tự tin của người giaotiếp, giúp cán bộ, công chức, viên chức thuận lợi hơn trong cuộc sống cũng nhưtrong sự nghiệp

* Văn hóa giao tiếp bằng ngôn ngữ nói

Cùng với sự nhận biết bằng cảm quan, ngôn ngữ là công cụ quan trọngnhất trong giao tiếp Giao tiếp bằng ngôn ngữ gần như có mặt trong mọi hoạtđộng, sự kiện và diễn ra hàng ngày, hàng giờ nơi công sở Trong đó, có nhữngphương diện nhỏ của giao tiếp nơi công sở như cách chào hỏi, xưng hô, nóichuyện điện thoại… tưởng chừng như rất quen thuộc, đơn giản nhưng lại góp

phần quan trọng trong việc tạo ra môi trường văn hoá lành mạnh nơi công sở

 Văn hóa chào hỏi nơi công sở

Thành ngữ Việt Nam có câu "Một chào, hai dạ, ba thưa - Tưởng chừng là

dễ, mấy ai tận tường" Từ bao đời nay, lời chào trở thành nét đẹp văn hóa trong

giao tiếp của người Việt Nam, được ông bà ta quan tâm, ý thức giáo dục con cái

từ thuở ấu thơ đến lúc trưởng thành Ở mỗi nơi, tùy thuộc mối quan hệ, phongtục, tập quán của từng địa phương, dân tộc có những cách thể hiện chào hỏi khácnhau và chào hỏi luôn được xem là giá trị đạo đức của cá nhân, gia đình và xãhội

Tại công sở, những giá trị văn hóa của lời chào được nâng lên như mộtnghệ thuật trong giao tiếp và có những nguyên tắc rất rõ ràng như nam chào nữtrước, cấp dưới chào cấp trên, trẻ chào già trước, người đến sau chào người đếntrước, người từ ngoài vào chào người ở trong phòng Việc chào hỏi được xemnhư một nghi thức quan trọng đầu tiên trong mối quan hệ giao tiếp, giữa cấpdưới với cấp trên, với đối tác, với đồng nghiệp và các mối quan hệ khác Hìnhthức thể hiện và thái độ chào hỏi phải phù hợp với tuổi tác, chức vụ, môi trườngcông tác và tùy những mối quan hệ cụ thể song phải đảm bảo những giá trị vềvăn hóa, đạo đức

 Văn hóa xưng hô nơi công sở

Trong phương diện giao tiếp, xưng hô nơi công sở cũng là biểu hiện vănhoá Cách xưng hô trong công sở phải nói lên vị thế của người đối thoại, tạo ra

sự bình đẳng trong suy nghĩ và hành động Muốn tạo lập được môi trường giaotiếp ứng xử văn hóa và bình đẳng, phát huy hết năng lực sáng tạo của người laođộng, cần phải đổi mới cách xưng hô

Trong điều kiện đất nước ta đang tiến hành cải cách hành chính, việc tuchỉnh lại cách xưng hô nơi công sở cũng rất cần thiết để tránh tình trạng xuềxòa, theo kiểu gia đình ở nơi làm việc của các thành viên trong công sở Nếukhông, điều đó sẽ cản trở khá nhiều đến việc thực hiện nghiêm túc các quy chếhành chính Chúng ta sẽ khó thực hiện được tốt công việc nếu không phân biệtđược rạch ròi khi nào, ở đâu thì xử sự theo lý trí và khi nào thì xử sự theo tình

 Văn hóa giao tiếp điện thoại nơi công sở

Có một số các nguyên tắc, chuẩn mực về văn giao tiếp qua điện thoạiđược nhiều chuyên gia đề nghị như: Khi giao tiếp qua điện thoại, chúng ta nênbắt đầu với câu: "Alô, phòng (tên đơn vị), (hoặc tên người) xin nghe Xin lỗi,ông/bà/anh/chị muốn gặp ai ạ?" Khi gọi điện thoại đi có thể xác nhận là mìnhgọi đúng đơn vị hoặc người khách mà mình cần giao tiếp không, ví dụ như:”Xinlỗi, có phải (tên đơn vị hoặc người cần gặp) không?”; nếu bị người khác gọihoặc chúng ta gọi nhầm thì phải xin lỗi, ví dụ: “Xin lỗi tôi bị nhầm, cám ơn….”Hay “Xin lỗi, anh (chị) đã gọi nhầm” Khi nói chuyện điện thoại nên điều chỉnh

âm vực của giọng nói của mình vừa đủ nghe, tránh nói to ảnh hưởng đến côngviệc của người xung quanh Kết thúc buổi nói chuyện nên chào, ví dụ như: "Xincám ơn Chúc ông (bà) khỏe Hẹn gặp lại!" hay “ chào(ông, bà, cô, chú) ” vàgác máy nhẹ nhàng, tránh dập máy mạnh làm đối phương hiểu nhầm là khôngvừa lòng họ, nhất là người bên đầu dây kia là người lớn tuổi hoặc lãnh đạo củamình mà chúng ta như thế là sự vô lễ và cũng không lịch sự Một lời tạm biệtlịch sự sẽ tạo cơ hội giao tiếp tốt cho cán bộ, công chức trong công việc

Khi giao tiếp điện thoại, mỗi cán bộ, công chức, viên chức cũng cần chú ýchuẩn bị kỹ càng về nội dung muốn nói, đồng thời linh hoạt điều chỉnh cách nói

chuyện cho thích hợp với từng đối tượng: Những người bận rộn thường thích

cách tiếp cận trực tiếp, nói ngắn gọn và hạn chế nói chuyện phiếm Những ngườikhác thì thích nói chuyện thân mật hơn Bên cạnh đó, giao tiếp điện thoại nên trả

lời thẳng vào vấn đề, tránh những câu trả lời dài dòng thường gây hiểu lầm và

thể hiện tính không chuyên nghiệp Khi cán bộ, công chức không biết câu trảlời, hãy hẹn sẽ gọi cho người dân, khách hàng sau khi đã có đáp án chính xác…Nếu một người đồng sự có điện thoại, nhưng anh/chị ấy đi vắng thì cán bộ, côngchức nên hỏi người gọi điện thoại đến: “Anh/Chị có cần nhắn gì không?” Nếungười gọi điện thoại đến quên xưng danh, chúng ta có thể hỏi lại, thông thườngbằng câu hỏi “Tên anh/chị là gì?” hoặc lịch sự hơn có thể đề nghị “Anh/chị cóthể cho biết quý danh” Điều này thể hiện thái độ trách nhiệm của mỗi cán bộ,

công chức, viên chức trước đồng sự, đồng thời cũng để lại ấn tượng tốt đẹp vềhình ảnh cơ quan, đơn vị với người gọi điện đến liên hệ công tác

Trong xã hội hiện đại, ngoài chiếc điện thoại cố định của cơ quan, điệnthoại di động là thiết bị giao tiếp phổ biến, quen thuộc của cán bộ, công chức

Do đó, liên quan đến văn hóa giao tiếp điện thoại, có một số điều cần tránh khi

sử dụng điện thọai di dộng ở công sở như: Tắt diện thọai, hoặc để chế độ rungtrong khi dự họp; nhất là những cuộc họp quan trọng; Khi có điện gọi đến phảixin phép người chủ trì ra ngòai để trả lời, hoặc trả lời khéo không làm ảnh

hưởng dến người xung quanh và cuộc họp; Hạn chế điện thoại không đúng mục

đích Nếu gặp khách thích nói chuyện dài dòng, hãy thông báo sắp cúp máy…

Giao tiếp điện thoại là hình thức giao tiếp vừa gián tiếp vừa trực tiếp vìhai người tuy ở cách xa nhau nhưng lại có thể nghe thấy tiếng nói của nhau Đểxây dựng được nét đẹp trong văn hóa giao tiếp điện thoại, mỗi cán bộ, côngchức, viên chức, đặc biệt là những người trẻ tuổi cần có ý thức rèn luyện kỹnăng giao tiếp điện thoại, chuẩn bị kỹ năng ứng xử, thuyết phục, xử lý tìnhhuống trong giao tiếp điện thoại, góp phần tăng hiệu quả trong công việc, nângcao hình ảnh của cơ quan, tổ chức

 Về văn hóa công sở

Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở rất đa dạng và phong phú, mỗi yếu

tố cấu thành đều ảnh hưởng nhất định đến tinh thần trách nhiệm của cán bộ côngchức Vì vậy xem xét các yếu tố này có ý nghĩa lớn hơn để xây dựng và hoànthiện văn hóa công sở, đáp ứng yêu cầu đòi hỏi đặt ra hiện nay Các yếu tố cấuthành văn hóa công sở bao gồm: Yếu tố trang phục, giao tiếp ứng xử của cán bộcông chức, viên chức, bài trí công sở, phong tục tập quán, …

* Về trang phục: Người cán bộ, công chức, viên chức khi làm việc ở công

sở phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự, nếu những nghành có trang phục riêng thì phảithực hiện đúng theo quy định của pháp luật Thẻ cán bộ, công chức, viên chứcluôn phải được đeo bên mình khi thực thi nhiệm vụ Trong thẻ phải có tên cơquan, ảnh, họ và tên, chức danh, số hiệu của cán bộ, công chức, viên chức

* Về giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức: Phải có thái