Tìm hiểu về công tác văn thư tại văn phòng UBND huyện lương sơn

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 3 2.1. Mục tiêu chung: 3 2.2. Mục tiêu cụ thể: 3 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu 5 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN 6 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lương Sơn 6 1.1.1. Chức năng 6 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.1.3. Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Lương Sơn 9 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính của UBND huyện Lương Sơn 10 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Lương Sơn 10 1.2.1.1. Chức năng 10 1.2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 10 1.2.1.3. Cơ cấu tổ chức 11 1.2.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của văn phòng UBND huyện Lương Sơn 12 1.2.2.1. Tình hình thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp và hậu cần 12 1.2.2.2. Công tác Tổ chức và xây dựng các chương trình công tác của cơ quan 15 1.2.2.3. Công tác tổ chức Hội nghị, hội họp 16 1.2.2.4. Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 17 1.2.2.4. Tình hình tổ chức và thực hiện các nội quy, quy định của cơ quan và quy chế văn hóa công sở Tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Lương Sơn. 18 1.2.2.5. Tổ chức quản lý công tác Văn thư 19 1.2.2.6. Tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ 20 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng. 23 1.2.3.1. Vị trí việc làm và mô tả công việc của Lãnh đạo Văn phòng UBND huyện Lương Sơn. 23 1.2.3.2. Vị trí việc làm và mô tả công việc của các bộ phận thuộc Văn phòng. 26 Phần II. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 32 2.1. Thống kê các văn bản quản lý về công tác văn thư 32 2.2. Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Lương Sơn 33 2.3. Tình hình công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Lương Sơn 34 2.3.1. Công tác soạn thảo văn bản 34 2.3.2. Quản lý văn bản 37 2.3.2.1. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 37 2.3.2.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 39 2.3.3. Quản lý và sử dụng con dấu. 41 2.3.3.1. Quản lý con dấu 41 2.3.3.2. Sử dụng con dấu 42 2.3.4. Quản lý hồ sơ 42 2.3.4.1. Quy trình lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện Lương Sơn 42 2.3.4.2. Tình hình giao nộp hồ sơ, tài liệu 43 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 45 3.1. Đánh giá chung 45 3.1.1. Ưu điểm 45 3.1.1.1. Cơ cấu tổ chức và hoạt động của văn phòng 45 3.1.1.2. Quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng. 46 3.1.1.3. Công tác tham mưu tổng hợp, phục vụ, xây dựng chương trình kế hoạch và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 47 3.1.1.4. Công tác đảm bảo thông tin 48 3.1.1.4. Công tác Văn thư, lưu trữ 48 3.1.2. Hạn chế 50 3.1.2.1. Tổ chức và hoạt động văn phòng 50 3.1.2.2. Quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng. 51 3.1.3.3. Công tác tham mưu tổng hợp, phục vụ, xây dựng chương trình kế hoạch và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 51 3.1.3.4. Về công tác văn thư, lưu trữ. 51 3.3.3. Nguyên nhân 54 3.2. Đề xuất, kiến nghị 56 3.2.1. Đối với công tác tổ chức và hoạt động văn phòng văn phòng. 57 3.2.2. Về quy trình nghiệp vụ 58 3.2.3. Công tác văn thư – Lưu trữ 58 3.2.4. Về trang thiết bị văn phòng 60 3.2.5. Từng bước hiện đại hóa văn phòng 60 PHẦN PHỤ LỤC

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 3

2.1 Mục tiêu chung: 3

2.2 Mục tiêu cụ thể: 3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Nguồn tài liệu tham khảo 3

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4

6 Phương pháp nghiên cứu 5

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN 6

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lương Sơn 6

1.1.1 Chức năng 6

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 6

1.1.3 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Lương Sơn 9

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính của UBND huyện Lương Sơn 10

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Lương Sơn 10

1.2.1.1 Chức năng 10

1.2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 10

1.2.1.3 Cơ cấu tổ chức 11

1.2.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của văn phòng UBND huyện Lương Sơn 12

1.2.2.1 Tình hình thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp và hậu cần 12

1.2.2.2 Công tác Tổ chức và xây dựng các chương trình công tác của cơ quan 15 1.2.2.3 Công tác tổ chức Hội nghị, hội họp 16

1.2.2.4 Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 17

1.2.2.4 Tình hình tổ chức và thực hiện các nội quy, quy định của cơ quan và quy chế văn hóa công sở Tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Lương Sơn.18

1.2.2.5 Tổ chức quản lý công tác Văn thư 19

1.2.2.6 Tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ 20

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 23

1.2.3.1 Vị trí việc làm và mô tả công việc của Lãnh đạo Văn phòng UBND huyện Lương Sơn 23

1.2.3.2 Vị trí việc làm và mô tả công việc của các bộ phận thuộc Văn phòng 26

Phần II CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 32

2.1 Thống kê các văn bản quản lý về công tác văn thư 32

2.2 Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Lương Sơn 33

2.3 Tình hình công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Lương Sơn 34

2.3.1 Công tác soạn thảo văn bản 34

2.3.2 Quản lý văn bản 37

2.3.2.1 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 37

2.3.2.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 39

2.3.3 Quản lý và sử dụng con dấu 41

2.3.3.1 Quản lý con dấu 41

2.3.3.2 Sử dụng con dấu 42

2.3.4 Quản lý hồ sơ 42

2.3.4.1 Quy trình lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện Lương Sơn 42

2.3.4.2 Tình hình giao nộp hồ sơ, tài liệu 43

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 45

3.1 Đánh giá chung 45

3.1.1 Ưu điểm 45

3.1.1.1 Cơ cấu tổ chức và hoạt động của văn phòng 45

3.1.1.2 Quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng 46

3.1.1.3 Công tác tham mưu tổng hợp, phục vụ, xây dựng chương trình kế hoạch và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 47

3.1.1.4 Công tác đảm bảo thông tin 48

3.1.1.4 Công tác Văn thư, lưu trữ 48

3.1.2 Hạn chế 50

3.1.2.1 Tổ chức và hoạt động văn phòng 50

3.1.2.2 Quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng 51

3.1.3.3 Công tác tham mưu tổng hợp, phục vụ, xây dựng chương trình kế hoạch và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 51

3.1.3.4 Về công tác văn thư, lưu trữ 51

3.3.3 Nguyên nhân 54

3.2 Đề xuất, kiến nghị 56

3.2.1 Đối với công tác tổ chức và hoạt động văn phòng văn phòng 57

3.2.2 Về quy trình nghiệp vụ 58

3.2.3 Công tác văn thư – Lưu trữ 58

3.2.4 Về trang thiết bị văn phòng 60

3.2.5 Từng bước hiện đại hóa văn phòng 60

PHẦN PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Văn phòng được coi là “ bộ tổng tham mưu”, là bộ phận “ đầu não” củacác cơ quan, tổ chức doanh nghiệp quản trị văn phòng là một công tác quantrọng đối với bất kỳ một cơ quan nào, nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của

cả cơ quan Nếu công tác văn phòng được thực hiện tốt nó sẽ thúc đẩy mọi mặthoạt động của tổ chức và ngược lại, nếu thực hiện không hiệu quả sẽ ảnh hưởngđến sự phát triển và hoạt động của cơ quan Vì vậy, trong bất kỳ cơ quan nào dùlớn hay nhỏ cũng đều cần đến văn phòng Từ các cơ quan nhà nước, các tổ chứcchính trị- xã hội, đến các doanh nghiệp Bên cạnh những đơn vị chuyên môn thìvăn phòng ngày càng được nhiều lãnh đạo các đơn vị dành sự quan tâm xứngđáng Bởi vì, trong mọi hoạt đông của cơ quan văn phòng được ví như một cáimắt xích nối liền các mối quan hệ của cơ quan với các tổ chức bên ngoài, vớiđối tác và với mỗi cá nhân, phòng ban, đơn vị trong mỗi cơ quan

Xong để đáp ứng được yêu cầu của công việc ngày càng đòi hỏi khắt khe

về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, người cán bộ văn phòng cần phải được đàotạo, được trang bị đầy đủ những kiến thức cũng như kỹ năng cần phải có củamột cán bộ văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng là một trong nhữngtrường đào tạo hàng đầu về ngành Quản trị văn phòng cũng là một môn ngànhhọc nhận được sự quan tâm to lớn của Nhà trường cũng như của các thầy cô đặcbiệt khi chúng tôi trở thành đứa con đầu lòng kể từ khi trường tiến lên thànhtrường đại học

Trong suốt quá trình học chúng tôi đã nhận được sự chỉ bảo tận tình củathầy cô, với lòng nhiệt huyết với học trò, thầy cô đã truyền đạt cho chúng tôinhiều kiến thức bổ ích, những kinh nghiệm để chuẩn bị hành trang khi rời máitrường có thể bắt kịp nhịp sống và công việc đòi hỏi khắt khe hơn bên lề củasách vở Việc tổ chức thực tập ngành nghề là một nội dung quan trọng củangành Quản trị văn phòng nhằm kết hợp giữa lý luận và thực hành, giúp chochúng tôi vận dụng những kiến thức đã được học để bước đầu tìm hiểu thực tiễncông tác văn phòng, quản trị văn phòng

Được sự đồng ý của lãnh đạo văn phòng UBND huyện Lương Sơn Tôi đã

có cơ hội được tiếp cận với hoạt động thực tế của một cán bộ văn phòng, hiểubiết sâu sắc hơn về nhiệm vụ của văn phòng Tại đây, tôi có cơ hội áp dụngnhững lý luận đã học vào thực tế và đúc rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm

về kiến thức chuyên môn, những đặc thù của công việc, cùng những kỹ nănggiao tiếp ứng xử hàng ngày

Trong quá trình thực tập tôi được phân công làm việc tại phòng văn thư

cơ quan Qua kiến thức lý luận tôi đã tích lũy được trong quá trình học tập cũng

như trong quá trình thực tập tại cơ quan Tôi nhận thấy rằng, trong văn phòng,

công tác văn thư có vai trò vô cùng quan trọng không thể thiếu, nó chiếm mộtphần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong guồng máyquản lý của cơ quan Làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịpthời, chính xác thông tin cho hoạt động quản lý Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽdùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của cơ quan một cách hợp lý, hiệuquả đảm bảo cho cơ quan, đơn vị thực hiện công việc quản lý điều hành theođúng chức năng, nhiệm vụ được giao

Qua quá trình khảo sát tôi thấy , công tác văn thư ở Văn phòng UBNDhuyện Lương Sơn trong thời gian qua đã được chú trọng có những đóng góp tíchcực vào hoạt động cơ quan Tuy nhiên, bên cạnh đó còn tồn tại những bất cập,

đó là những thiếu sót và sai phạm do những lý do chủ quan và khách quan manglại Đó là những hạn chế về trình độ chuyên môn, sự thiếu hụt về nhân sự, sựchểnh mảng trong quản lý, những lạc hậu về cơ sở vật chất kỹ thuật Vì vậy tôi

chọn đề tài “Tìm hiểu về công tác văn thư tại văn phòng UBND huyện Lương Sơn ” để đi sâu nghiên cứu trong bài báo cáo thực tập của mình.

Mục đích của đề tài này là khảo sát đánh giá thực trạng công tác văn thưcủa tại UBND huyện Lương Sơn hiện nay bao gồm các hoạt động như: Côngtác soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, công tác lập hồ sơ và công tác quản lý

và sử dụng con dấu Tiến hành đánh giá ưu, nhược điểm của công tác văn thưđồng thời đưa ra giải pháp nhằm phát huy ưu điểm và khắc phục nhược điểmnhằm nâng cao hiệu quả của công tác văn thư tại UBND huyện Lương Sơn

Bài báo cáo chính là kết quả của sự phấn đấu và nỗ lực không ngừng củabản thân tôi trong suốt quá trình học tập vừa qua

2 Mục tiêu của đề tài

2.1 Mục tiêu chung:

+ Khảo sát toàn bộ công tác văn phòng tại UBND huyện Lương Sơn.+ Tìm hiểu công tác văn thư tại UBND huyện Lương Sơn

2.2 Mục tiêu cụ thể:

- Khảo sát toàn bộ công tác văn phòng tại UBND huyện Lương Sơn.

+ Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức tại UBNDhuyện Lương Sơn và Văn phòng UBND huyện Lương Sơn

+ Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính vănphòng của UBND huyện Lương Sơn;

+ Tổ chức và hoạt động của Văn phòng

+ Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng

+ Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trítrong văn phòng

- Tìm hiểu công tác văn thư tại UBND huyện Lương Sơn

+ Tìm hiểu về công tác soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi, quản lý vănbản đến, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ

+ Đánh giá về những ưu điểm, nhược điểm của công tác văn thư tại Vănphòng UBND huyện Lương Sơn

+ Xác định nguyên nhân của những nhược điểm tại Văn phòng UBNDhuyện Lương Sơn

+ Đề ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác Văn thư tại Vănphòng UBND huyện Lương Sơn

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng: Công tác văn phòng, công tác văn thư tại Văn phòng UBNDhuyện Lương Sơn

- Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng UBND huyện Lương Sơn

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Để thực hiện được đề tài tôi sử dụng những nguồn tư liệu sau:

Các văn bản của Nhà nước quy định: Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày

19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnhành chính; Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủquy định về công tác văn thư; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về xây dựng quy chế công tác văn thư, lưutrữ của cơ quan, tổ chức

Các loại giáo trình, tài liệu: Vương Đình Quyền: Lý luận và phương phápcông tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2011; Hành chính Văn phòngtrong cơ quan Nhà nước, Học viện hành chính, NXB Khoa học và kỹ thuật, Hà

Nội, 2013; Nguyễn Thị Thu Hà, Kỹ thuật soạn thảo, quản lý văn bản, Học viện Hành chính Quốc gia, Nxb Đại học Quốc gia Tp HCM, 2015; Tài liệu bồi dưỡng về quản lý hành chính Nhà nước, phần II “Hành chính nhà nước và công nghệ hành chính”, Học viện hành chính, Nxb Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội 2013; Giáo trình lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS Vương

Đình Quyền trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn”

Các bài báo cáo thực thập tốt nghiệp của Bùi Thị Lệ Bình, (2014) tạiHuyện ủy Kim Bôi; Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Quỳnh Trang,(2014),tại Công ty TNHH Thái Bình Dương

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Nghiên cứu về lý luận và thực tiễn công tác soạn thảo và ban hành vănbản quản lý nhà nước đã có nhiều công trình nghiên cứu, xuất bản phẩm, bài viếtcủa các cán bộ, nhiều nhà chuyên môn nghiên cứu, nhà báo Vấn đề soạn thảo vàban hành văn bản trở thành đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp,luận văn thạc sĩ các các sinh viên đại học, học viên cao học

Các giáo trình “Hành chính Văn phòng trong cơ quan Nhà nước, Học việnhành chính, NXB Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội, 2013”; Nguyễn Thị Thu Hà,

Kỹ thuật soạn thảo, quản lý văn bản, Học viện Hành chính Quốc gia, Nxb Đại học Quốc gia Tp HCM, 2015; Tài liệu bồi dưỡng về quản lý hành chính Nhà nước, phần II “Hành chính nhà nước và công nghệ hành chính”, Học viện hành chính, Nxb Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội 2013; Giáo trình lý luận và phương

pháp công tác văn thư” của PGS Vương Đình Quyền trường Đại học Khoa học

xã hội và Nhân văn”

Các bài báo cáo thực tập như: Nguyễn Thị Kim Ngọc, Công tác văn thư

tại văn phòng UBND xã Lai Uyên; Bùi Thị Lệ Bình, (2014), Báo cáo thực tập

tại Huyện ủy Kim Bôi,…

Có thể thấy rằng, nội dung nghiên cứu và trình bày trong xuất bản phẩm, bàiviết, các đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp chỉ tập trung nghiên cứunhững vấn đề mang tính lý luận chung chung hoặc chỉ đề cập đến vấn đề văn thưcủa một số cơ quan cụ thể Chưa có một công trình nào nghiên cứu một cách tổnghợp về công tác văn thư tại UBND huyện Lương Sơn Vì vậy, tác giả có cơ sở đểkhẳng định về lý luận và thực tiễn của công tác văn thư tại UBND huyện LươngSơn chưa được nghiên cứu một cách toàn diện và đầy đủ

Trên cơ sở nghiên cứu, kế thừa những lý luận chung của các bài nghiêncứu, các tài liệu, các văn bản QPPL, các đề tài nghiên cứu, tác giả mong muốnđược đóng góp, bổ sung thêm những hạn chế thiếu xót của các đề tài trên Trong

đề tài tác giả đi sâu vào nghiên cứu “Tìm hiểu tình hình công tác văn thư tại UBND huyện Lương Sơn”.

6 Phương pháp nghiên cứu

Có nhiều phương pháp được sử dụng để nghiên cứu nhưng dưới đây lànhững phương pháp chính

- Phương pháp khảo sát thực tiễn bằng phương pháp phỏng vấn hỏi trựctiếp Phương pháp phân tích, tổng hợp: sau khi có thông tin khảo sát tác giả tiếnhành phân tích và tổng hợp Hướng tiếp cận tư liệu và đề tài: Trong quá trìnhnghiên cứu tiến hành thu thập tài liệu từ thư viện, báo trí, đài, internet,

7 Bố cục đề tài

Nội dung bài báo cáo gồm 3 phần như sau:

Phần I: Khảo sát về công tác văn phòng tại UBND huyện Lương SơnPhần II: Tìm hiểu về công tác văn thư tại UBND huyện Lương Sơn

Phần III: Kết luận và kiến nghị đề xuất

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lương Sơn

1.1.1 Chức năng

UBND do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hànhchính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơquan nhà nước cấp trên

UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơquan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm thựchiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, anninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảođảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trungương tới cơ sở

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Trong lĩnh vực kinh tế :

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐNDhuyện thông qua để trình UBND tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thựchiện kế hoạch đó;

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toánngân sách địa phương;

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra UBND

xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của HĐND

xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;

- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn

Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai :

- Xây dựng, trình HĐND huyện thông qua các chương trình khuyến khíchphát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức thực

hiện các chương trình đó;

- Chỉ đạo UBND các xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấukinh tế, phát triển nông nghiệp;

- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn;

- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trìnhthuỷ lợi vừa và nhỏ;

Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp :

- Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch pháttriển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ ở các xã, thị trấn trên địa bànhuyện;

- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu;

- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phâncấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch :

- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bànhuyện;

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạtđộng thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thươngmại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn

Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao :

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình, đề án phát triển vănhoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện;

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổcập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề;

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế;

- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;

tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ

thiện, nhân đạo.

Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường :

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụsản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt;

- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường vàchất lượng sản phẩm;

Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội :

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang

và quốc phòng toàn dân;

- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhậpngũ;

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý

hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ

an ninh, trật tự, an toàn xã hội

Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo :

- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc vàtôn giáo;

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kếhoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộcthiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôngiáo;

- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của phápluật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật

Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính :

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theoquy định của pháp luật;

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc UBND huyện;

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấpcủa Uỷ ban nhân dân cấp trên;

- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

- Xây dựng quy hoạch phát triển đô thị của huyện trình HĐND huyệnthông qua để trình cấp trên phê duyệt;

- Quản lý, kiểm tra đối với việc sử dụng các công trình công cộng được giaotrên địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập các cấp;

- Quản lý các cơ sở văn hoá - thông tin, thể dục thể thao của thị xã, huyệnthuộc tỉnh

1.1.3 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Lương Sơn

Tổ chức bộ máy của UBND huyện Lương Sơn bao gồm:

* Lãnh đạo UBND huyện:

- 01 Chủ tịch

- 03 Phó Chủ tịch

* Các phòng ban trực thuộc của huyện: 13 phòng ban:

+ Văn phòng UBND huyện Sông Hinh;

+ Phòng Nội vụ huyện;

+ Phòng Nông nghiệp và PTNT huyện;

+ Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện;

+ Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện;

+ Phòng Kinh tế và Hạ tầng huyện;

+ Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội huyện;

+ Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện;

+ Phòng Y tế huyện;

+ Phòng Tư pháp huyện;

+ Thanh tra huyện;

+ Phòng Văn Hóa Thông tin ;

+ Phòng Dân tộc

* Các cơ quan sự nghiệp thuộc của huyện:

+Trung tâm phát triển quỹ đất

+ Trung tâm dạy nghề

+ Trạm Khuyến Nông – Khuyến lâm

+ Đài truyền thanh – Truyền hình

+ Trung tâm Văn hoa thông tin;

+ Ban Quản lý xây dựng xây dựng cơ bản

Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND huyện Lương Sơn (Phụ lục 01)

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính của UBND huyện Lương Sơn

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Lương Sơn

1.2.1.1 Chức năng

Văn phòng UBND huyện Lương Sơn( sau đây gọi tắt là Văn phòng) là cơquan chuyên môn ngang phòng, thuộc UBND huyện Lương Sơn, là bộ máy giúpviệc của HĐND, UBND và Chủ tịch UBND huyện, Có chức năng tham mưutổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND huyện, tham mưu cho Chủ tịchUBND huyện về chỉ đạo, điều hành các hoạt động quản lý nhà nước trên địabàn, cung cấp thông tin, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động củaHĐND và UBND huyện

- xã hội, quốc phòng, an ninh và các dự án khác) và tham gia ý kiến về nội dung

trong quá trình soạn thảo các đề án đó để UBND huyện xem xét quyết định;

Đảm bảo việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin được thườngxuyên, kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác Thường trực HĐND, UBNDhuyện;

Phối hợp với Thanh tra huyện giúp Thường trực HĐND và UBND huyệntrong việc tiếp công dân, giải quyết và trả lời đơn thư khiếu nại, tố cáo theo quyđịnh của pháp luật;

Chuẩn bị nội dung và chuẩn bị các phiên họp của HĐND và UBNDhuyện; Các cuộc họp và làm việc của Chủ tịch, Phó Chủ tịch huyện với các cơquan, tổ chức, đơn vị và công dân;

Đôn đốc các cơ quan chức năng triển khai thực hiện các văn bản quyphạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên, của UBND huyện, Chủ tịchUBND huyện đến các ngành, các cấp;

Quản lý về mặt hành chính bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính theo

cơ chế “một cửa”, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000;

Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND, UBND huyện đảmbảo chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định của pháp luật

Quản lý công tác văn thư lưu trữ, hành chính, thực hiện thống nhất chỉđạo công tác tin học hóa quản lý hành chính nhà nước đối với các phòng, ban vàUBND các xã, thị trấn trong huyện;

Quản lý cán bộ công chức, quản lý tài chính, tài sản được giao theo đúngquy định của Nhà nước; đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho các hoạtđộng của Thường trực HĐND, UBND huyện;

Thực hiện những nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND và Chủtịch huyện giao

+ Bộ phận Quản trị mạng và công nghệ thông tin

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức phụ lục 02)

1.2.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của văn phòng UBND huyện Lương Sơn

1.2.2.1 Tình hình thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp và hậu cần

Văn phòng là cơ quan tham mưu, giúp việc trực tiếp cho HĐND vàUBND trong tổ chức, điều hành công việc Tổ chức thực hiện thu thập thông tin,tổng hợp tình hình thực hiện Nghị Quyết HĐND về Kinh tế xã hội, an ninh quốcphòng, chương trình công tác hàng tháng, quý; nghiên cứu đề xuất giải phápgiúp Chủ tịch các phó Chủ tịch trong chỉ đạo điều hành, cung cấp thông tin tàiliệu có liên quan phục vụ cho hoạt động của Thường trực HĐND và các ban củaHĐND huyện

Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của HĐND

và UBND huyện Tham mưu giúp HĐND và UBND xây dựng và tổ chức thựchiện chương trình làm việc hằng năm, quý, tháng và lịch công tác tuần củaUBND huyện Các vấn đề đưa vào chương trình làm việc của HĐND và UBNDhầu hết được Văn phòng tham mưu lựa chọn kỹ, đảm bảo đúng chức năng, thẩmquyền theo chế độ làm việc Giúp lãnh đạo chỉ đạo cụ thể hóa và tổ chức thựchiện có hiệu quả các chủ trương đường lối của Đảng và Nghị quyết của HĐND,xem xét xử lý kịp thời những vấn đề đột xuất hoặc mới phát sinh từ thực tiến

Tham gia phối hợp cùng các phòng, ban tham mưu giúp HĐND vàUBND xây dựng các nội quy chế, nội quy, quy định trong tổ chức và hoạt độngcủa UBND đồng thời là đầu mối giúp UBND huyện trong điều hòa phối hợp và

tổ chức công việc đảm bảo cho UBND làm việc theo đúng quy chế, nội quy, quy

định Thông qua tham mưu của văn phòng HĐND và UBND huyện trong việcxây dựng các nội quy, quy chế, quy định đã giúp cho mọi hoạt động của UBNDhuyện thực hiện theo đúng nguyên tắc và thống nhất, là cơ sở cho lãnh đạoUBND huyện chỉ đạo điều hành, kiểm tra giám sát được thuận lợi, dễ dàng hơn.Đồng thời,giúp các cơ quan, phòng ban trong UBND huyện thực hiện công việctheo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình tránh những hoạt động saitrái, không đúng pháp luật đảm bảo kỷ luật kỷ cương hoạt động của cơ quan.Đặc biệt, trong thời gian qua Văn phòng đã tham mưu cho UBND huyện trongviệc xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế làm việc giúp cho hoạt động củaUBND huyện ngày càng thực hiện tốt, phân định rõ hơn trách nhiệm, quyền hạncủa tập thể cá nhân, nhất là người đứng đầu cơ quan; xác định rõ hơn chế độ làmviệc và các mối quan hệ công tác của UBND huyện; thực hiện tốt hơn cácnguyên tắc làm việc của UBND huyện đặc biệt là nguyên tắc tập trung dân chủ,đảm bảo phát huy vai trò lãnh đạo của tập thể UBND huyện; giải quyết côngviệc theo đúng phạm vi, trách nhiệm, đúng thẩm quyền; đảm bảo sự lãnh đạocủa Huyện ủy, sự giám sát của HĐND huyện và sự chỉ đạo điều hành của cơquan nhà nước cấp trên, không bao biện, không làm thay công việc; tuân thủtheo đúng trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo quy định củapháp luật, chương trình, kế hoạch công tác và Quy chế làm việc của UBNDhuyện góp phần cải cách hành chính và đổi mới phương thức lãnh đạo củaĐảng.

Tham mưu giúp UBND huyện chỉ đạo, chuẩn bị tốt chương trình, nộidung và các điều kiện phục vụ chu đáo các hội nghị, cuộc họp của của HĐND

và UBND và các chuyến thăm, làm viêc của Chủ tịch, Phó Chủ tịch huyện vớicác cơ quan, tổ chức, đơn vị và công dân; phục vụ tốt chuyến đi công tác cholãnh đạo

Văn phòng giúp UBND huyện theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt độngchung của UBND, tổ chức tốt việc thu thập, xử lý các thông tin và và trực tiếpphụ trách công tác tổng hợp và xây dựng các báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên

đề, các báo cáo đột xuất phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND,

lãnh đạo UBND đảm bảo kịp thời, đúng quy định.

Tham mưu cho chủ tịch UBND huyện tổ chức tốt việc tiếp nhận, giảiquyết và trả kết quả theo cơ chế “một cửa” của UBND huyện; Quản lý thốngnhất việc ban hành, công bố văn bản của HĐND, UBND và Chủ tịch; Theo dõitình hình, kiểm tra, đôn đốc các ngành, các xã, thị trấn trong việc thực hiện Chỉthị, Nghị quyết, Quyết định của HĐND và UBND huyện

Văn phòng giúp UBND chủ trì, giữ mối quan hệ công tác, điều hòa phốihợp với các cơ quan, đơn vị, các đoàn thể chính trị, xã hội trong huyện Vănphòng là nơi tiếp nhận các mối quan hệ đối nội, đối ngoại như tham gia với các

cơ quan hữu quan nghiên cứu, đề xuất với UBND huyện một số chủ trương, cơchế, chính sách phát triển kinh tế xã hội về công tác nội chính và đối ngoại tạiđịa phương theo yêu cầu và nhiệm vụ được giao; tham gia góp ý với cơ quannhà nước trong việc cụ thể hóa đường lối, chủ trương của Đảng, chính sáchpháp luật Nhà nước trên lĩnh vực kinh tế, xã hội, và nội chính phù hợp với tìnhhình thực tế của địa phương; Phối hợp với các cơ quan chức năng tham mưugiúp HĐND và UBND huyện chỉ đạo công tác nội chính, thực hiện công tác tiếpcông dân, giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền quy định củapháp luật

Làm tốt công tác văn thư – Lưu trữ, thực hiện chế độ bảo mật của Đảng

và Nhà nước; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác đổi mớinâng cao chất lượng nghiệp vụ, góp phần đảm bảo nề nếp, khoa học chặt chẽquá trình tiếp nhận, xử lý, nhân sao, in ấn và phát hành các tài liệu văn kiện đảmbảo kịp thời, chính xác, an toàn, bí mật và tiết kiệm Từng bước nâng cao hiệuquả công tác văn thư lưu trữ nhất là trong việc soạn thảo và quản lý văn bản, thuthập, chỉnh lý, bảo vệ khai thác lâu dài các tài liệu, văn kiện của HĐND vàUBND huyện, đáp ứng ngày càng tốt hơn cho yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo củaUBND huyện

Đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật trang thiết bị cho hoạt động củaHĐND và UBND huyện Tham mưu giúp UBND huyện quản lý tài chính, tàisản, cơ sở vật chất của cơ quan Tiến hành xây dựng các nội quy, quy định về

quản lý, sử dụng tài sản chung của cơ quan; Chỉ đạo và thường xuyên kiểm tracông việc bảo vệ an toàn, đảm bảo công tác vệ sinh môi trường cơ quan xanh -sạch - đẹp

1.2.2.2 Công tác Tổ chức và xây dựng các chương trình công tác của

cơ quan

Trong quá trình hoạt động của cơ quan thì việc xây dựng chương trìnhcông tác tuần, tháng, quý, năm là việc rất quan trọng và cần thiết Việc tổ chức

và xây dựng hương trình công tác của UBND huyện Lương Sơn được quy định

cụ thể tại Điều 10, Điều 11, Điều 12 trong Quy chế làm việc của UBND huyệnLương Sơn, nhiệm kỳ 2011-2016 ban hành kèm theo Quyết định số04/2015/QĐ-UBND ngày 29 tháng 7 năm 2015 Căn cứ vào chức năng, nhiệm

vụ được giao Chánh Văn phòng HĐND và UBND là người chịu trách nhiệmxây dựng kế hoạch công tác tuần, quý, tháng, năm của cơ quan Cụ thể, việc xâydựng chương trình công tác của cơ quan được quy định tại Điều 10, Điều 11,Điều 12, Điều 13 Quy chế làm việc của UBND huyện Lương Sơn, nhiệm kỳ2011-2016, ban hành kèm theo Quyết định số 04/2015/QĐ-UBND ngày 29tháng 07 năm 2015( Phụ Lục)

- Chương trình công tác năm của UBND huyện gồm: Những nhiệm vụ,giải pháp, của UBND trên lĩnh vực công tác trong năm, các báo cáo, đề án về cơchế chính sách, quy hoạch, kế hoạch thuộc phạm vi phê duyệt của UBNDhuyện, Chủ tịch UBND huyện hoặc trình HĐND, UBND tỉnh, Chủ tịch UBNDtỉnh trong năm

- Chương trình công tác quý là cụ thể hóa chương trình công tác nămđược quy định thực hiện trong từng quý và những công việc bổ sung, điều chỉnhcần giải quyết trong quý

- Xây dựng Chương trình công tác tháng là cụ thể hóa chương trình côngtác quý, được quy định thực hiện trong từng tháng của quý và những công việccần bổ sung, điều chỉnh trong tháng

- Xây dựng công tác tuần gồm các công việc mà Chủ tịch và các Phó Chủtịch giải quyết hàng ngày trong tuần Căn cứ vào chương trình công tác tháng và

chỉ đạo của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch, Văn phòng xây dựng Chương trìnhcông tác tuần của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch trình Chủ tịch chậm nhất vào chiềuthứ sáu tuần trước và thông báo cho các tổ chức cá nhân liên quan biết để thựchiện.

Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác (phụ lục 03)

1.2.2.3 Công tác tổ chức Hội nghị, hội họp

Chế độ hội nghị, hội họp của UBND huyện Lương Sơn quy định cụ thể tạiĐiều 20, Điều 21, Điều 22 của Quy chế làm việc của UBND huyện Lương Sơn,nhiệm kỳ 2011-2016 ban hành kèm theo Quyết định số 04/2015/QĐ-UBNDngày 29 tháng 7 năm 2015

Các bước chuẩn bị Hội nghị:

* Bước 1: Chuẩn bị hội nghị

Căn cứ vào kế hoạch công tác thường kỳ của UBND huyện, Chủ tịchUBND huyện quyết định kế hoạch và thời gian tổ chức Hội nghị, hội họp Trên

cơ sở đó các đơn vị, chủ trì hội họp lập kế hoạch tổ chức hội họp, đăng ký vớiVăn phòng để sắp xêp thời gian, địa điểm và các vấn đề liên quan cho phù hợp

* Bước 2: Chuẩn bị nội dung và cơ sở vật chất phục vụ hội nghị

Văn phòng tiến hành xác định mục đích, nội dung, chủ đề của Hội nghị

để xác định thành phần tham dự; ấn định thời gian cụ thể; tiến hành xây dựngchương trình; phân công công việc cụ thể; chuẩn bị công văn, giấy mời, tài liệucần thiết; chuẩn bị hội trường các trang thiết bị phục vụ cuộc họp; lập dự trùkinh phí

* Bước 3: Các đơn vị gửi toàn bộ tài liệu, văn kiện có liên quan đến tổchức hội họp của đơn vị chủ trì

tọa điều khiển; Chánh Văn phòng tổ chức việc ghi biên bản; Tổng kết bế mạcHội họp.

Sơ đồ quy trình tổ chức hội họp (phụ lục 04)

1.2.2.4 Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và Ủy viên UBND huyện, thủ trưởng cơ quanchuyên môn, cơ quan thuộc UBND huyện phải dành thời gian thích hợp để đi cơ

sở, tiếp xúc với nhân dân, kiểm tra, nắm tình hình thực tế; kịp thời giúp cơ sởgiải quyết khó khăn, vướng mắc mới phát sinh và chấn chỉnh kịp thời những saiphạm Tổ chức chuyến đi công tác là hoạt động thường xuyên, cần thiết khôngthể thiếu nhằm thiết lập mối quan hệ, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơquan Vì vậy chuyến đi công tác của lãnh đạo được Văn phòng chuẩn bị rất chuđáo

Quy trình tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan bao gồmnhững nội dung chính như sau:

* Bước 1: Lập kế hoạch cho chuyến đi công tác

Các đơn vị chủ trì lập kế hoạch đi công tác cho lãnh đạo, xác định rõ ràngcác mục đích, nội dung công việc,… lãnh đạo đề xuất ý kiến trước khi lãnh đạophê duyệt

* Bước 2: Chuẩn bị chuyến đi công tác

Sau khi kế hoạch được phê duyệt, lãnh đạo Văn phòng đôn đốc theo dõicác đơn vị

Chuẩn bị đảm bảo tiến độ thời gian Văn phòng phải chuẩn bị liên hệ vớinơi công tác, kinh phí, phương tiện, và các giấy tờ liên quan

*Bước 3: Lên kế hoạch trách nhiệm trong thời gian lãnh đạo đi vắng

Trước khi đi công tác Thủ trưởng có văn bản ủy quyền cho cấp phó điều

hành, giải quyết công việc của cơ quan khi Thủ trưởng đi vắng Văn bản ủyquyền gửi cho các đơn vị trực thuộc Văn phòng có trách nhiệm thông báo thờigian thủ trưởng đi vắng; sắp xếp lại công việc; điều chỉnh hay hủy bỏ cácchương trình trong thời gian lãnh đạo đi vắng.

* Bước 4: Trong chuyến đi công tác

- Văn phòng giúp Thủ trưởng theo dõi, đôn đốc và thực hiện công việc đề ra

- Thường xuyên liên hệ với Thủ trưởng để báo cáo sơ bộ tình hình hoạtđộng của cơ quan và xin ý kiến chỉ đạo khi cần thiết

* Bước 5: Sau chuyến đi công tác

- Báo cáo với lãnh đạo những công việc ở nhà;

- Bàn giao lại công văn, giấy tờ, tài liệu;

- Lập hồ sơ, kiểm tra hệ thống các hóa đơn, chứng từ để thanh toán kinhphí tạm ứng

- Biện tập soạn thảo các văn bản liên quan đến chuyến đi công tác nhưBáo cáo, thư cảm ơn,…

Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác (phụ lục 05).

1.2.2.4 Tình hình tổ chức và thực hiện các nội quy, quy định của cơ quan và quy chế văn hóa công sở Tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Lương Sơn.

Hiện nay, Tại UBND huyện Lương Sơn chưa ban hành Quy chế văn hóacông sở, tuy nhiên, mọi hoạt động của cơ quan, những trách nhiệm, nghĩa vụ vàquyền hạn của các cán bộ, công chức được quy định lồng ghép trong các quychế làm việc, quy chế dân chủ của cơ quan và của Văn phòng và các nội quy,quy định chung, quy định riêng tại cơ quan và Văn phòng HĐND và UBNDhuyện Lương Sơn

Hiện nay cơ quan đã ban hành các loại nội quy, quy chế sau:

1 Quy chế làm việc của UBND huyện Lương Sơn, nhiệm kỳ 2011-2016ban hành kèm theo Quyết định số 04/2015/QĐ-UBND ngày 29 tháng 7 năm2015;

2 Quy chế dân chủ ngày trong hoạt động của Văn phòng HĐND và

UBND huyện Lương Sơn ban hành kèm theo Quyết định số 15/QĐ-VP ngày 27tháng 9 năm 2013 của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lương Sơn;

3 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số2287/QĐ-UBND ngày 09 tháng 7 năm 20013;

4 Quy chế quản lý tài sản ban hành kèm theo quyết định số UBND ngày 22 tháng 11 năm 2014;

3140/QĐ-5 Quy chế chi tiêu nội bộ ban hành kèm theo 2356/QĐ-UBND, ngày 8tháng 5 năm 2014;

5 Quy chế thi đua, khen thưởng ban hành kèm theo quyết định số963/QĐ-UBND ngày 02 tháng 3 năm 2014;

6 Quy định về thực hiện chế độ báo cáo ban hàn kèm theo Quyết định số870/QĐ-UBND, ngày 06 tháng 4 năm 2015;

7 Quy định về sử dụng trang thiết bị văn phòng ban hành kèm theo Quyếtđinh số 735/QĐ-UBND ngày 01 tháng 05 năm 2015;

Việc ban hành các nội quy, quy chế tạo sự thống nhất, rõ ràng, tránh tìnhtrạng chồng chéo trong thực hiện chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban đơn

vị, Đồng thời nó tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm tra, giám sát công tácvăn thư, lưu trữ ở cơ quan cũng như đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện theođúng quy chế đề ra Đảm bảo các đơn vị thực hiện công việc theo đúng phạm vi,trách nhiệm, khuân khổ hoạt đông của mình và đảm bảo mọi hoạt động theođúng nguyên tăc và thống nhất cũng là cơ sở để lãnh đạo cơ quan kiểm tra giámsát nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành

1.2.2.5 Tổ chức quản lý công tác Văn thư

Công tác văn thư là bao gồm các công việc liên quan về soạn thảo vănbản, ban hành văn bản; quản lý văn bản khác và tài liệu hình hành trong quátrình hoạt động của UBND huyện Lương Sơn; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tàiliệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu của UBND huyện Lương

Sơn Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu, nó chiếm một phần lớn

trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong guồng máy quản lý của

cơ quan

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ, Lãnh đạoUBND huyện Lương Sơn đã đặc biệt quan tâm chỉ đạohướng dẫn và xây dựngnhiều văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên cơ cở áp dụng quy địnhcác văn bản quy phạm pháp luật Nhà nước, UBND huyện Lương Sơn đã banhành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 2287/QĐ-UBND ngày 09 tháng 7 năm 2013 mở ra một bước ngoạt mới trong việcquản lý công tác văn thư thư lưu trữ của UBND huyện Lương Sơn UBNDhuyện Lương Sơn luôn quan tâm hoàn thiện các quy định về công tác Văn thư,lưu trữ thông qua việc ban hành các văn bản quản lý, xây dựng các kế hoạch vềcông tác văn thư

Nghiệp vụ Văn thư được trình bày cụ thể tại phần II, lựa chọn chuyên đề.

1.2.2.6 Tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ

1) Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ được thực hiện theo quy định tạiThông tư số 07/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ Nội vụhướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức

Văn phòng HĐND và UBND huyện Lương Sơn có trách nhiệm thu thậptài liệu vào kho lưu trữ hiện hành, bao gồm những tài liệu sau: Các tài liệu hìnhthành trong quá trình hoạt động của HĐND và UBND và các đơn vị thuộcUBND huyện Lương Sơn; Các văn bản về chủ trương, chính sách, hướng dẫncủa cơ quan Nhà nước cấp trên; Các văn bản của các cơ quan cấp dưới,

Hàng năm công chức, viên chức lưu trữ UBND huyện có nhiệm vụ tổchức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:

- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;

- Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định nhữngloại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ cơ quan;

- Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tàiliệu và lập “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;

- Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;

- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra, đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ,

tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu theo quyđịnh của UBND huyện.

Trong thời gian qua công tác thu thập bổ sung tài liệu của UBND huyệnLương Sơn đã được tiến hành một cách nghiêm túc, đúng nguyên tắc, quy địnhcủa pháp luật nhà nước và của cơ quan, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm trongviệc giao nhận tài liệu, các tài liệu về kho lưu trữ hiện hành ngày càng đầy đủ vàchất lượng hơn tạo điều kiện cho cán bộ lưu trữ của cơ quan thực hiện tốtchuyên môn nghiệp vụ của mình một cách nhanh, gọn, hiệu quả

Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực đạt được công tác thu thập, bổsung, tài liệu vào lưu trữ cơ quan còn mắc phải những hạn chế đó là sự chậm chễcủa một số cá nhân, đơn vị trong việc nộp lưu tài liệu lưu trữ Tài liệu thu về khochủ yếu là cặp 3 dây, bó gói, chưa được lập hồ sơ Tài liệu lưu trữ của UBNDhuyện chưa thực sư tập trung thống nhât, đặc biệt là các tài liệu về đại hội, hộinghị quan trong do không được thu thập bảo quản kịp thời nên tài liệu bị mấtmát khó kiểm soát Ban lãnh đạo các đơn vị UBND huyện chưa quan tâm đúngmực đến công tác lưu trữ nên nhiều tài liệu dù đã đến hạn nộp lưu vẫn chưađược giao nộp theo đúng quy định Điều đó ảnh hưởng rất lớn đến công tác lưu

trữ và tra tìm, nghiên cứu tài liệu sau này.

2) Công tác chỉnh lý tài liệu

Tài liệu lưu trữ của UBND huyện sau khi chuyển từ các phòng ban, đơn

vị cán bộ Lưu trữ tiến hành giao nhận và chỉnh lý tài liệu sau đó đưa tài liệu vàokho

Các bước chỉnh lý tài liệu:

- Bước 1: Thu tài liệu ở các cơ quan đơn vị thuộc UBND huyện

- Bước 2: Tiến hành phân loại tài liệu: Theo vấn đề, theo nội dung hoặctheo những đặc điểm chung của tài liệu như các tài liệu có cùng tên gọi hay cùngmột cơ quan gửi đến,

- Bước 3: Đánh số trang nhằm cố định vị trí tài liệu và đảm bảo tính pháp

lý cho tài liệu lưu trữ

- Bước 4: Vào sổ lưu trữ

- Bước 5: Cho vào cặp, dán nhãn, xếp lên giá.

- Bước 6: Vệ sinh tài liệu

Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Lương Sơn yêu cầuphải được phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh; xác định thời hạn bảo quảncho hồ sơ, tài liệu; xác định tài liệu hết giá trị cần loại hủy; hệ thống hóa hồ sơtài liệu; lập mục lục hồ sơ tài liệu; lập danh mục tài liệu trùng thừa, tài liệu hếtgiá trị loại ra để tiêu hủy

* Tình hình chỉnh lý tài liệu của UBND huyện Lương Sơn

Căn cứ theo số liệu thống kê của Phòng Nội vụ huyện Lương Sơn báo cáotại công văn số 90/UBND-NV ngày 29 tháng 12 năm 2015 về việc thực hiện chế

độ báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ năm 2015, tổng số mét tàiliệu lưu trữ đã thu thập là 75 mét, trong đó đã chỉnh lý hoàn chỉnh 25 mét Tổng

số mét tài liệu lưu trữ đã đến hạn thu thập nhưng chưa thu thập là 92 mét

3) Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

Tổng diện tích kho lưu trữ của UBND huyện Lương Sơn là 288 m2, ược

bố trí tại tầng 5 của UBND huyện Lương Sơn Các tài liệu được sắp xếp ngănnắp, gọn gàng, khoa học, được đánh số và ký hiệu cho từng giá tài liệu Tuynhiên, hiện nay ở cơ quan chưa xây dựng được phương án phòng chống cháy nổ,phòng chống ẩm mốc, bão lụt, tình hình bảo quản và trang bị về các thiết bị

phòng chống cháy nổ, bão, lụt, bảo quản tài liệu đối với cơ quan, đơn vị chưađược triển khai theo đúng quy định.

4) Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ

Nội quy kho lưu trữ đã được triển khai, thực hiện nghiêm túc tại kho lưutrữ của cơ quan

Kho lưu trữ của UBND huyện cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu nghiên cứu

sử dụng tài liệu của các cấp lãnh đạo và cán bộ , nhân viên trong toàn cơ quan.Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ hiện đang được sử dụng chủ yếu là sổ mục lục

* Ưu điểm

Các đơn vị, cá nhân tuân thủ nghiêm túc các yêu cầu của UBND huyệnLương Sơn về công tác sử dụng tài liệu lưu trữ, khi có nhu cầu tìm kiếm tài liệucác đơn vị, cá nhân trình giấy đề nghị, giấy giới thiếu của cơ quan cho cán bộlưu trữ trực tiếp lên kho lưu trữ tìm nên tránh được tình trạng tài liệu bị thất lạchoặc khai thác tùy tiện

* Nhược điểm:

Công tác nghiên cứu, tra tìm tài liệu chưa thực sự đạt hiệu quả cao Việcứng dụng công nghệ thông tin vào tra tìm tài liệu lưu trữ còn nhiều hạn chế nênviệc phục vụ khai thác, sử dụng còn nhiều bất cập

Kho lưu trữ của cơ quan bố trí ở trên cao, chưa có phòng đọc nên chưaxây dựng nội quy phòng đọc, gây khó khăn cho công tác tra tìm, cũng như côngtác sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan Trong khi cán bộ lưu trữ còn phải kiêmnhiệm nhiều công việc nên việc tra tìm tài liệu độc giả yêu cầu đôi khi bị chậmtrễ và chưa đạt đáp ứng được yêu cầu độc giả

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng.

1.2.3.1 Vị trí việc làm và mô tả công việc của Lãnh đạo Văn phòng UBND huyện Lương Sơn.

1) Chánh Văn phòng

Chỉ đạo điều hành mọi hoạt động của văn phòng theo chức năng, nhiệm

vụ quy định, chịu toàn bộ trách nhiệm về tổ chức, hoạt động của công tác văn

phòng trước Thường trực HĐND, UBND huyện, Chủ tịch huyện và trước phápluật;

Thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản hành chính theo quy chếlàm việc của UBND huyện; Thông báo kết luận của Chủ tịch và các Phó Chủtịch; Ký các giấy mời họp của UBND huyện; Ký sao y, sao lục các văn bản quản

lý nhà nước theo quy định

Chủ tài khoản của cơ quan, chịu trách nhiệm toàn bộ việc quản lý, thu chikinh phí hoạt động của văn phòng theo quy định của pháp luật; Trực tiếp chỉ đạocông tác tổ chức cán bộ, công tác nội chính; công tác thi đua – khen thưởng, kỷluật của cơ quan Văn phòng;

Là người phát ngôn cung cấp thông tin cho báo chí theo thẩm quyền Chủtịch giao;

Phụ trách tiếp công dân và bộ phận tiếp công dân của UBND huyện; Chỉđạo việc xây dựng chương trình công tác, lịch họp, hội nghị của UBND huyệnhàng tuần, hàng tháng, hàng quý và hàng năm;

Phân giao các văn bản đến gửi UBND huyện; kiểm tra rà soát các vănbản, các báo cáo trước khi trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch ký ban hành;

Phổ biến kịp thời đến cán bộ, công chức chủ trương, Nghị quyết củaĐảng; Pháp luật của Nhà nước; Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòngHĐND huyện; Quy chế dân chủ trong hoạt động của cơ quan, kế hoạch côngtác, công khai kinh phí hoạt động, quỹ phúc lợi; khen thưởng, kỷ luật, nânglương, thi chuyển ngạch; kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý tiêu cựctham nhũng, hối lộ trong nội bộ cơ quan;

Giữ mối liên hệ với Văn phòng HĐND và UBND tỉnh, các cơ quan, banngành, đoàn thể huyện;

của Thường trực HĐND huyện thông qua Chánh Văn phòng trước khi trình ký.

Chuẩn bị các hồ sơ tài liệu, văn bản liên quan đến hội nghị, dự thảo thôngbáo ý kiến kết luận hội nghị của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch thuộc lĩnh vực phụtrách khi được phân công cùng họp

-Tham mưu phục vụ các hoạt động của Thường trực HĐND và UBNDhuyện, chuẩn bị tài liệu các kỳ họp HĐND huyện

- Ký thay Chánh Văn phòng môt số văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách

- Trực tiếp phụ trách các bộ phận Văn thư, lưu trữ Thường xuyên kiểmtra, đôn đốc thực hiện việc in ấn, phát hành các loại văn bản, tài liệu đảm bảochính xác, nhanh chóng, kịp thời Phối hợp với phòng Tư pháp rà soát văn bảnquy phạm pháp luật theo quy định Duyệt văn bản đăng công báo

- Giữ mối quan hệ với Văn phòng Huyện ủy, các phòng ban chuyên môncủa huyện, UBND xã, thị trấn Xây dựng dự thảo chương trình công tác thángcủa lãnh đạo UBND huyện

- Giúp lãnh đạo UBND huyện tổ chức các cuộc làm việc, các cuộc họp,các hội nghị, các cuộc tiếp khách thuộc khối phụ trách

3) Phó Chánh Văn phòng phụ trách Hành chính – Quản trị

- Giúp Chánh Văn phòng quản lý công tác hành chính, tin học, quản trị,quản lý cơ sở vật chất, các hoạt động dịch vụ, tài vụ của văn phòng; đảm bảo cácđiều kiện về vật chất kỹ thuật, phục vụ công tác của Thường trực HĐND,UBND và Văn phòng HĐND và UBND huyện; thường xuyên kiểm tra việc bảo

vệ an toàn cơ quan văn minh, giữ gìn vệ sinh môi trường

- Giúp Chánh Văn phòng theo dõi, tham mưu về lĩnh vực kinh tế Hàngtháng, quý, năm tổng hợp báo cáo về lĩnh vực kinh tế Soạn thảo xây dựng cácbáo cáo và văn bản chỉ đạo, điều hành của UBND huyện thuộc lĩnh vực kinh tế;

- Chuẩn bị, hồ sơ, tài liệu, các văn bản liên quan đến nội dung hội nghị và

dự thảo thông báo ý kiến kết luận hội nghị của Chủ tịch, các phó Chủ tịch thuộclĩnh vực phụ trách khi được phân công cùng dự họp;

- Phối hợp với Phó Chánh Văn phòng phụ trách tổng hợp chuẩn bị cácvăn bản phục vụ các kỳ họp ,hoạt động của Thường trực HĐND và UBND

- Theo dõi và tông hợp công tác dân vận của cơ quan chính quyền huyện.Hàng tháng có báo cáo kết quả thực hiện công tác dân vận của chính quyền vớiBan dân vận Huyện ủy;

- Trực tiếp tham mưu công tác quản lý hành chính, quản lý theo dõi tàisản công của HĐND và UBND huyện; theo dõi và điều động hoạt động xe ô tôphục vụ các hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo của HĐND và UBND huyện.Quản lýđội xe và đảm bảo hoạt động tốt để phục vụ lãnh đạo huyện và Văn phòng

- Đề xuất việc mua sắm các tài sản công và sửa chữa nhỏ, sửa chữathường xuyên của HĐND và UBND huyện được thực hiện khi đã bàn bạc thổngnhất trong lãnh đạo Văn phòng và được sự đồng ý của Thường trực UBNDhuyện;

- Được ký thay Chánh Văn phòng một số công văn, giấy tờ thuộc lĩnh vựcphụ trách;

- Phụ trách bộ phận giao dịch “Một cửa”, Đề án 30, khu thể thao, quản trịmạng, chỉ đạo việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính theo yêu cầu cảicách thủ tục hành chính Chịu trách nhiệm tổng hợp tuần, tháng, quý, năm và kếtquả của Bộ phận giao dịch “Một cửa”

- Trực tiếp phụ trách bộ phận bảo vệ, tạp vụ, lái xe

1.2.3.2 Vị trí việc làm và mô tả công việc của các bộ phận thuộc Văn phòng.

1) Bộ phận Tổng hợp

Bộ phận Tổng hợp có nhiệm giúp Thường trực HĐND và UBND huyệntrong việc chỉ đạo các xã, thị trấn, các ngành, các đơn vị trên địa bàn huyện thựchiện nhiệm vụ kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, theo chức năng,nhiệm vụ Văn phòng

2) Bộ phận Văn thư, Lưu trữ

* Bộ phận Văn thư

- Thực hiện chức năng quản lý, tiếp nhận, xử lý và phát hành văn bản củaHĐND, UBND huyện và Văn phòng;

- Soạn thảo và trình ký các văn bản hành chính thông thường như thư mờihội nghị, thư ủy quyền dự hội nghị, ; in ấn, sao chụp toàn bộ văn bản phục vụcông tác của HĐND, UBND huyện và Văn phòng;

- Thực hiện nhật ký, tổng hợp báo cáo, tiếp nhận, xử lý và phát hành vănbản, quản lý hồ sơ, văn bản của Trung ương, tỉnh, huyện và các xã, thị trấn gửiđến sau đó chuyển giao cho bộ phận lưu trữ;

- Giúp Phó Chánh văn phòng phụ trách tổng hợp xây dựng lịch công táctuần, tháng của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch; phát hành giấy mời họp, hội nghị…

- Thực hiện việc chuyển giao hồ sơ trình ký theo sự chỉ đạo của lãnh đạoVăn phòng giữa các bộ phận trong Văn phòng cũng như giữa Văn phòng với cácphòng, ban, ngành, huyện và địa phương có liên quan Theo dõi quá trình luânchuyển của hồ sơ, hướng dẫn nghiệp vụ về văn bản hành chính cho cán bộ vănthư của các phòng, ban, ngành huyện, Văn phòng UBND các xã và thị trấn;

- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định;

- Quản lý và bảo vệ máy photocopy, máy Fax, máy vi tính, máy in, cáctrang thiết bị phục vụ công tác đánh máy, đề xuất bảo dưỡng và sửa chữa kịpthời để đảm bảo máy móc sử dụng lâu dài và hiệu quả;

- Kiểm tra thể thức, số lượng và nội dung các văn bản trước khi photo, in

ấn Photo đủ số lượng theo yêu cầu, có sổ theo dõi và ghi cập nhật số lượng cácvăn bản, số vật tư đã sử dụng, hàng tháng báo cáo lãnh đạo cơ quan;

- Đánh máy vi tính, và hoàn thiện các văn bản của HĐND, UBND và Vănphòng theo sự phân công của lãnh đạo Văn phòng;

- Thực hiện một số công việc khác do lãnh đạo Văn phòng, Thường trựcHĐND và UBND huyện phân công

- Tổ chức ứng dụng khoa học công nghệ tin học vào quản lý công tác lưutrữ và tài liệu lưu trữ;

- Thu thập, chỉnh lý, thống kê tài liệu đưa vào bảo quản và tổ chức đầy đủcác hình thức phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trư; Đăng công báo cácvăn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND theo quy định;

- Hướng dẫn quy trình hoạt động nghiệp vụ lưu trữ cho các phòng ban,ngành huyện, Văn phòng UBND các xã và thị trấn;

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao

3) Bộ phận Kế toán – Tài vụ

* Kế toán

- Thực hiện chế độ kế toán – tài vụ, thu chi và quyết toán kinh phí theođúng quy định của Nhà nước Đảm bảo tốt chế độ chính sách vê tiền lương, tiềnthưởng, BHXH BHYT Cho cán bộ, công chức trong cơ quan;

- Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất của cơ quan;

- Giúp Chánh Văn phòng xây dựng các thủ tục về xây dựng cơ bản, sửachữa nhỏ, trong cơ quan; mua sắm các phương tiện, trang thiết bị, vật tư, hànghóa theo đúng quy định hiện hành;

- Đảm bảo thực hiện tốt các Hội nghị, hội họp và làm việc thường xuyêncũng như đột xuất của Thường trực HĐND và UBND huyện;

- Chuẩn bị các điều kiện để tiếp đón, phục vụ các đoàn khách đến làmviệc;

- Lập dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý và phải đảm bảo bảo kinh phíphục vụ các hoạt động thường xuyên và đột xuất của Thường trực HĐND,UBND và Văn phòng;

- Mở sổ theo dõi tài sản thu chi , xuất nhập hàng hóa vật tư theo đúng quyđịnh của cơ quan tài chính;

- Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, hàng quý, năm để mua sắm trang thiết

bị , tài sản vật tư hàng hóa phục vụ yêu cầu công tác của cơ quan;

- Thực hiện chế độ thanh toán cho các đơn vị bên ngoài cơ quan và chocác cán bộ, công chức với tinh thần nhanh nhất, tích cực nhất nhưng phải đảm

bảo các nguyên tắc chế độ quy định hiện hành;

- Quản lý theo dõi việc sử dụng các nguồn kinh phí mua sắm đầu tư xâydựng cơ bản thuộc Văn phòng;

- Mở sổ theo dõi lịch của xe để có kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa, thay thếphụ tùng cho xe đảm bảo điều kiện phục vụ công tác kịp thời, không bị ách tắc;

- Phối hợp với bộ phận phục vụ tổ chức phục vụ ăn, nghỉ cho khách đếnlàm việc, phục vụ hậu cần các cuộc họp, hội nghị, kỳ họp HĐND do thường trựcHĐND, UBND và Chánh Văn phòng triệu tập

* Thủ quỹ

Cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời Thu – Chi – Tồn quỹ tiền mặt vào

Sổ, Quỹ, báo cáo khi cần cho lãnh đạo Văn phòng và kế toán

- Phục vụ nước uống cho các Hội nghị, kỳ họp của HĐND, UBND huyện;

- Thực hiện một sô nhiệm vụ khác do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, Thườngtrực HĐND, lãnh đạo văn phòng giao

* Lái xe

- Có trách nhiệm quản lý, bảo vệ xe thường xuyên vệ sinh sạch sẽ để phục

vụ công tác cho lãnh đạo HĐND và UBND kịp thời, an toàn đúng thời gian quyđịnh

- Thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng xe theo quy định Tham mưu đề xuất

với các đồng chí lãnh đạo về việc tu sửa, mua sắm các trang thiết bị kỹ thuật,đảm bảo sử dụng lâu dài, an toàn, tiết kiệm Khi có hỏng hóc phải báo cáo vớithủ trưởng bằng văn bản để có biện pháp kịp thời sửa chữa.

Khi có công việc đột xuất, Thường trực HĐND và UBND trực tiếp điềuhành xe đi công tác thì lái xe có trách nhiệm thông báo cho Chánh hoặc PhóChánh Văn phòng biết trước khi đi

* Bảo vệ:

- Có trách nhiệm bảo vệ an toàn cơ quan, thường xuyên thay phiên có mặttại cơ quan 24/24 để phục vụ tốt cho công tác bảo vệ Hướng dẫn cán bộ, côngnhân viên chức và nhân dân đên liên hệ công tác dừng đỗ xe đúng nơi quy định

- Tham mưu công tác vệ sinh an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, vệsinh môi trường trong cơ quan; Chăm sóc, cắt tỉa cây xanh khuôn viên cơ quan

* Điện nước

Theo dõi và quản lý hệ thống điện nước khu vực cơ quan UBND huyện,đảm bảo đủ nước sinh hoạt và điện thắp sáng Quản lý và sử dụng máy nổ, sẵnsàng phát điện khi mất điện, có sổ cập nhật hàng ngày những hỏng hóc và thammưu sửa chữa với lãnh đạo Văn phòng Phục vụ tốt việc sử dụng thiết bị âmthanh, ánh sáng của Hội trường và các phòng của UBND huyện Bảo vệ, vậnhành và quản lý hệ thống đường điện

5) Bộ phận giao dịch “Một cửa”

- Tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, đơn vị được thực hiện bằng phiếu biệnnhận hoặc ký sổ giao nhận hồ sơ Khi nhận hồ sơ phải kiểm tra, đầy đủ về chủngloại số lượng hồ sơ theo quy định Chỉ nhận hồ sơ đầy đủ thủ tục hợp lệ, không

để thất lạc, mất mát

- Nhập hồ sơ vào sổ tiếp nhận hàng ngày

- Chịu trách nhiệm chuyển hồ sơ đã nhận đến các phòng chuyên mônchính theo đúng quy trình, thời gian Khi chuyển hồ sơ, tài liệu phải lập phiếuchuyển;

- Hướng dẫn, giải thích các yêu cầu về thủ tục, hồ sơ quy trình giải quyết,thời gian giải quyết theo quy định của Đề án cải cách thủ tục hành chính theo cơ

chế “Một cửa” cho tổ chức, đơn vị một cách tận tình , chu đáo với thái độ tôntrọng trên tinh thần phục vụ tốt nhất, nhanh nhất, thuận lợi nhất;

- Niêm yết công khai các nội dung hướng dẫn về điều kiện, trình tự thủtục hành chính; thời gian giải quyết các hồ sơ công việc thuộc trách nhiệm củaVăn phòng HĐND và UBND tạo bộ phận giao dịch “Một cửa”

- Tổ chức trả kết quả, giải quyết hồ sơ cho tổ chức, đơn vị theo đúng thờihạn đã ghi trong phiếu biên nhận;

6) Bộ phận Quản trị mạng

Quản lý vận hành, bảo trì hệ thống máy tính, mạng Internet, điện thoạicủa Thường trực HĐND, UBND huyện và Văn phòng

Phần II CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

Công tác văn thư là bao gồm các công việc liên quan về soạn thảo vănbản, ban hành văn bản; quản lý văn bản khác và tài liệu hình hành trong quátrình hoạt động của UBND huyện Lương Sơn; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tàiliệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu của UBND huyện LươngSơn Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu, nó chiếm một phần lớntrong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong guồng máy quản lý của

cơ quan tổ chức

Làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xácthông tin cho hoạt động quản lý Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ đểđiều hành mọi hoạt động của cơ quan một cách hợp lý, hiệu quả đảm bảo cho cơquan, đơn vị thực hiện công việc quản lý điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụđược giao Từ những lập luận trên, cho thấy công tác văn thư lưu trữ là hoạt động

vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ một cơ quan nào

2.1 Thống kê các văn bản quản lý về công tác văn thư

Nghị định số 110/204/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư, lưu trữ;

Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụhướng dẫn về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan;

Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội Vụhướng dẫn xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ ở các cơ quan tổ chức;

Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

Quy chế công tác văn thư, lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 2287/QĐ-UBND ngày 09 tháng 7 năm 20013;

Kế hoạch số 11/KH-UBND, ngày 02 tháng 02 năm năm 2015 của UBNDhuyện về công tác Văn thư lưu trữ năm 2015;