Tìm hiểu về công tác tổ chức lưu trữ tại UBND quận tây hồ

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT A. LỜI NÓI ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu của đề tài 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6.Phương pháp nghiên cứu 4 7.Bố cục của đề tài 4 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ UBND QUẬN TÂY HỒ 5 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 7 I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ. 7 1.Chức năng của UBND quận Tây Hồ. 7 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ. 7 3.Cơ cấu tổ chức và các phòng ban của UBND quận Tây Hồ. 8 II.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ. 14 1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ 14 2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòngHĐND UBND quận Tây Hồ. 14 2.1.Chức năng của văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ 15 2.2.Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ 15 2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ 17 3. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và chuyên viên phòng văn thư. 20 PHẦN II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 24 I.Công tác lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ. 24 1.Tổ chức biên chế cán bộ 24 2.Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ 24 3.Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan 26 4. Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ ở UBND Quận Tây Hồ 27 II. Thực trạng công tác lưu trữ ở UBND quận Tây Hồ 27 1.Công tác thu thập bổ sung tài liệu 27 2.Xác định giá trị tài liệu 28 3.Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 29 4.Công tác bảo quản tài liệu 30 5.Công tác thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ 32 6.Công tác tổ chức sử dụng tài liệu 33 7. Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 35 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36 I.Nhận xét, đánh giá chung về công tác hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ 36 1.Ưu điểm 36 2.Nhược điểm 38 3.Nguyên nhân 40 II. Đề xuất, kiến nghị 41 1.Đề xuất 41 1.1.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 41 1.2.Về nhiệm vụ của lãnh đạo trong công tác hành chính 41 1.3.Về công tác văn thư 42 1.4.Về công tác lưu trữ 42 2.Kiến nghị 43 2.1. Đối với UBND quận Tây Hồ 43 2.2. Đối với phòng Văn thư – Lưu trữUBND Quận 44 2.3. Đối với Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 44 B.KẾT LUẬN 46 PHỤ LỤC

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 4

A LỜI NÓI ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài 2

2 Mục tiêu của đề tài 3

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3

4 Nguồn tài liệu tham khảo 3

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3

6.Phương pháp nghiên cứu 4

7.Bố cục của đề tài 4

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ UBND QUẬN TÂY HỒ 4

PHẦN I 6

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 7

I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 7

1.Chức năng của UBND quận Tây Hồ 7

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ 7

3.Cơ cấu tổ chức và các phòng ban của UBND quận Tây Hồ 8

II.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ 14

1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ 14

2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòngHĐND &UBND quận Tây Hồ 14

2.1.Chức năng của văn phòng HĐND &UBND quận Tây Hồ 15

2.2.Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng HĐND &UBND quận Tây Hồ 15

2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND - UBND quận Tây Hồ 17

3 Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và chuyên viên phòng văn thư 19

PHẦN II 24

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 24

I.Công tác lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ 24

1.Tổ chức biên chế cán bộ 24

2.Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ 24

3.Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan 26

4 Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ ở UBND Quận Tây Hồ 27

II Thực trạng công tác lưu trữ ở UBND quận Tây Hồ 27

1.Công tác thu thập bổ sung tài liệu 27

2.Xác định giá trị tài liệu 28

3.Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 29

4.Công tác bảo quản tài liệu 30

5.Công tác thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ 32

6.Công tác tổ chức sử dụng tài liệu 33

7 Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 35

PHẦN III 36

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36

I.Nhận xét, đánh giá chung về công tác hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ 36

1.Ưu điểm 36

2.Nhược điểm 38

3.Nguyên nhân 40

II Đề xuất, kiến nghị 41

1.Đề xuất 41

1.1.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 41

1.2.Về nhiệm vụ của lãnh đạo trong công tác hành chính 41

1.3.Về công tác văn thư 42

1.4.Về công tác lưu trữ 42

2.Kiến nghị 43

2.1 Đối với UBND quận Tây Hồ 43

2.2 Đối với phòng Văn thư – Lưu trữUBND Quận 44

2.3 Đối với Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 44

B.KẾT LUẬN 46 PHỤ LỤC 1 PHỤ LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU

Thực tập là nội dung quan trọng trong quá trình đào tạo của trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội Đây là thời gian quan trọng trang bị cho sinh viên nhữngkiến thức về thực tế, bổ ích, qua đó có thể nắm rõ được chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn cũng như hoạt động của một cơ quan, tổ chức trong thực tế Trongthời gian học tập tại trường em đã được trang bị các kiến thức cơ bản về Quảntrị văn phòng nói chung Tuy nhiên, đó chỉ là những kiến thức mang tính cơ

sở lý luận, lý thuyết.Đợt thực tập này đã giúp cho em có cơ hội được thựchiện những lý thuyết đó vào các công việc cụ thể, được so sánh các lý luận đãhọc vào với thưc tiễn

Được sự giới thiệu của Khoa Quản trị Văn Phòng và sự đồng ý củaLãnh đạo Quận em đã có cơ hội được thực tập tại Văn Phòng HĐND –UBND Quận Tây Hồ.Tại đây em đã được tiếp cận với thực tế để học hỏi kiếnthức bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn, bước đầu làm quen vớimột môi trường mới – môi trường làm việc trong một cơ quan – văn hóa công

sở, rèn luyện tác phong làm việc, quan hệ ứng xử, giao tiếp đồng thời rút rađược nhiều bài học kinh nghiệm trong quá trình làm việc

Trong thời gian thực tập em được tìm hiểu trực tiếp tiếp xúc làm quenvới công việc cùng với sự hướng dẫn của các thầy cô trong khoa Quản trị vănphòng và các chị tại phòng Văn thư Lưu trữ em xin được lựa chọn đề tài:

“Tìm hiểu về công tác tổ chức lưu trữ tại Văn Phòng HĐND – UBND QuậnTây Hồ” cho bài báo cáo thực tập

Qua bài báo cáo thực tập, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cácThầy cô trong khoa Quản trị Văn Phòng đặc biệt là ThS.Lâm Thu Hằng –Giảng viên hướng dẫn trực tiếp đề tài; Lãnh đạo UBND Quận Tây Hồ cùngcác anh chị chuyên viên tại phòng Văn thư lưu trữ đã tạo điều kiện giúp đỡcho em trong thời gian thực tập và hoàn thiện bào báo cáo này

Dưới đây là bài báo cáo thực tập của em với đề tài “Tìm hiểu về công tác tổ chức lưu trữ tại UBND Quận Tây Hồ” Dù đã rất cố gắng song với

trình độ nhận thức còn non kém, kinh nghiệm chưa nhiều của mình nên bàibáo cáo còn nhiều thiếu xót hạn chế nhất định Vì vậy, em rất mong nhậnđược những ý kiến đóng góp, nhận xét từ các thầy cô và các cán bộ đơn vịthực tập để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.

1.Lý do chọn đề tài

Trong công cuộc xây dựng đất nước tiến tới thời đại công nghiệphóa,hiện đại hóa, việc trao đổi thông tin trở thành một nhu cầu tất yếu của conngười trên mọi phương tiện khác nhau: Văn bản, sách báo, tạp chí, mạng điệntử…đặc biệt việc trao đổi thông tin bằng văn bản ngày càng phát triển hơn,trở thành một phương tiện quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lýcủa các cơ quan, tổ chức nhà nước nói chung và các tổ chức, đơn vị doanhnghiệp nói riêng nhưng để có nguồn thông tin đáng tin cậy, giá trị phải nóiđến là tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ được coi là di sản quý báu của quốc giakhông thể thiếutrong các hoạt động của các cơ quan Đảng Nhà nước, các tổ chức chính trị -xãhội, tổ chức xã hội nghề nghiệp,…làm tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần giảiquyết công việc của mỗi cơ quan đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác Sự

ra đời của công tác lưu trữ đối với công tác văn phòng là khâu nghiệp vụ vôcùng quan trọng, nó là sự tập trung, thống nhất phản ánh bộ mặt kết quả đạtđược của cơ quan tổ chức Chính vì vậy, công tác văn thư -lưu trữ ngày càngphát triển, được coi trọng trong xã hội

Quận Tây Hồ là một trong những địa phương đi đầu thực hiện chủtrương cải cách nền hành chính nhà nước, Quận đã áp dụng mô hình một cửa

và đạt được những thành công nhất định.Hằng ngày, VP UBND Quận phảitiếp nhận và xử lý rất nhiều văn bản đến cũng như ban hành văn bản đi.Vìvậy, một quy trình quản lý và xử lý văn bản có hiệu quả sẽ góp phần nâng caohiệu quả quản lý Nhà nước trên địa bàn quận Vậy nên tài liệu lưu trữ đượccoi là di sản của Quốc gia nói chung và của UBND quận nói riêng, làm tốtcông tác lưu trữ sẽ giúp cơ quan, đơn vị giải quyết công việc một cách nhanh

2 Mục tiêu của đề tài

Khảo sát công tác Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ đi sâuvào nghiên cứu tìm hiểu về các nội dung trong công tác tổ chức lưu trữ như:

- Công tác thu thập bổ sung tài liệu

- Công tác xác định giá trị tài liệu

- Công tác chỉnh lý tài liệu

- Công tác bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu

- Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm trong công tác tổ chức lưu trữ

Từ đó rút ra những nhận xét, đánh giá đóng góp một số ý kiến về côngtác tổ chức tài liệu lưu trữ.Ngoài ra còn đưa ra những biện pháp để nâng caocông tác tổ chức lưu trữ

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức lưu trữ tại UBND quận Tây Hồnên đối tượng và phạm vi nghiên cứu chủ yếu là về thực trạng công tác tổchức lưu trữ tại UBND Quận như công tác thu thập, xác định giá trị tài liệu…

4 Nguồn tài liệu tham khảo

- Quy định công tác văn thư lưu trữ của UBND Quận Tây Hồ ban hànhkèm theo quyết định số 1479/1998/QĐ –UB ngày 14/11/1998

- Báo cáo công tác văn thư lưu trữ Quận Tây Hồ năm 2015

- Nguồn tài liệu khác trên sách, báo mạng, trang web

UBND Quận Tây Hồ.

- Báo cáo thực tập: Hoàn thiện công tác Văn thư – lưu trữ tại văn phòngtrường Đại học Bách khoa Hà Nội

6.Phương pháp nghiên cứu

Bài báo cáo sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp khảo sát thực tiễn: Sử dụng phương pháp này có thểnghiên cứu, tiếp xúc trực tiếp với tài liệu, với người trực tiếp thực hiện côngtác tổ chức lưu trữ Qua đó đưa ra được những nhận xét thực tế đúng đắn vàđầy đủ, khái quát nhất

- Phương pháp so sánh, đối chiếu: Nhờ phương pháp này, có thể có cáinhìn khách quan hơn, toàn diện hơn về công tác tổ chức tài liệu lưu trữ tạiUBND quận Tây Hồ trước và sau khi áp dụng công nghệ tin học vào công tácnghiên cứu tra tìm

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Đây là một phương pháp rất cầnthiết và quan trọng trong quá trình thực hiện đề tài Nhờ phương pháp này nên

có được những nhận định, đánh giá khách quan cho đề tài

7.Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, Kết luận, Danh mục các chữ viết tắt, Phụ lục Nộidung đề tài được chia làm 3 phần:

Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của UBND Quận Tây Hồ

Phần II: Tìm hiểu về công tác tổ chức tài liệu của UBND Quận Tây Hồ.Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ UBND QUẬN TÂY HỒ

Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ là một đơn vị hành chính được thành lậptheo Nghị định số 69/CP của Chính phủ ngày 28/10/1995 và được UBNDThành phố Hà Nội giao cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước trên địa bàn từ ngày01/1/1996.Là điểm mới được thành lập do vậy ngay từ đầu UBND quận Tây

Hồ đã nhận được sự lãnh đạo chỉ đạo sát sao của Đảng, Chính quyền cũngnhư sự quan tâm giúp đỡ của các sở ban ngành Thành phố Hà Nội Và đâycũng là một quận tương đối thuận lợi cho sự phát triển các ngành kinh tế, đặcbiệt là phát triển thương mại,du lịch, dịch vụ

Hình ảnh UBND quận Tây Hồ

Khi thành lập, tại Quyết định số 4428/QĐ-UBND của Thành phố HàNội ban hành ngày 15/12/1995 về thành lập các phòng, ban chuyên môn giúpviệc trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyênmôn, 08 đơn vị sự nghiệp và các đoàn thể thực hiện những chức năng, nhiệm

vụ của mình

Quận Tây Hồ nằm ở vị trí phía Bắc của Thủ đô Hà Nội với diện tích tựnhiên là 2.393,7 ha và hiện có trên 110.000 người cư trú trên địa bàn của 08Phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân

La, Phú Thượng Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện tích khoảng 526 ha, nằm

trọn trong địa giới quận, là một cảnh quan thiên nhiên đẹp của Hà Nội và cảnước.

Quận Tây Hồ được thành lập năm 1995 là nơi tập trung nhiều di tíchdanh thắng, di tích Văn Hóa – Lịch sử có giá trị của Thủ đô Hà Nội

Sau 18 năm xây dựng và phát triển, quận Tây Hồ đã có bước phát triểnmạnh với những thành tựu quan trọng trên nhiều lĩnh vực và trở thành trungtâm Dịch vụ - Du lịch và Văn hóa của Thủ đô Hà Nội

Theo định hướng phát triển của thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây

Hồ thuộc khu vực phát triển của Thành phố Trung tâm Như vậy, trong tươnglai Tây Hồ sẽ là khu vực trung tâm của Thành phố Hà Nội Với vị trí đó, quậnTây Hồ có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực bao gồm cảnguồn vốn tài chính, nguồn nhân lực và khoa học công nghệ, để thúc đẩynhanh sự phát triển Kinh tế - Xã hội của quận nói riêng và của thủ đô Hà Nộinói chung

PHẦN I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ.

1.Chức năng của UBND quận Tây Hồ.

UBND là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, quản lý phạm

vi lãnh thổ của quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của HĐNDquận và cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An ninh – xãhội, Quốc phòng Cụ thể là:

- Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thươngnghiệp, Văn hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế và Dịch vụ;

- Về thu chi ngân sách của địa phương;

- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật

- Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức vàcông dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân;

- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn khiếu nại

UBND quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hànhcủa HĐND, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệmtrước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

UBND quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địaphương, góp phần đảmbảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hànhchính Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí nguyện vọng vàquyền làm chủ của nhân dân địa phương

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ.

UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tậpthể Lãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạođiều hành thực hiện các nhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng, quý,năm đã đề ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các Phường trong hoạt động quản lýNhà nước UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình Theo Luật Tổchức HĐND và UBND ngày 26/11/2003 cụ thể là:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh,Quốc phòng, Quốc phòng dài hạn và hàng năm của Quận Xây dựng kế hoạchđầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùngcấp thông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.

- Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, cácbiện pháp thực hiện Nghị Quyết của HĐND Quận về Kinh tế, Xã hội, Anninh, Quốc phòng, Thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trìnhHĐND quận

- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy

và thực hiện chế độ quản lý cán bộ Theo phân cấp và quy định của Nhà nước

Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân doUBND quận trực tiếp quản lý

- Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủchốt do UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của LuậtKhiếu nại tố cáo

- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi

cá nhân thành viên của UBND quận hàng năm

- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩmquyền của UBND quận

3.Cơ cấu tổ chức và các phòng ban của UBND quận Tây Hồ.

Bộ máy của UBND quận là toàn bộ hệ thống các phòng, ban được tổchức theo cơ cấu trực tuyến, nhìn chung rất phong phú về các lĩnh vực hoạtđộng phù hợp với yêu cầu cũng như chức năng của Uỷ ban, mỗi một thànhviên của UBND quận Tây Hồ chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực quản lýcủa mình trước HĐND, UBND và Chủ tịch UBND quận, cùng với các thànhviên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND quận trước Thành

uỷ HĐND & UBND TP, Quận uỷ, HĐND quận và cấp trên

 Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND quận Tây Hồ (phụ lục 1)

Cơ cấu của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch,

12 phòng ban tham mưu giúp việc và các khối nội chính

•Chủ tich UBND Quận: Đỗ Anh Tuấn

-Là người phụ trách chung, người lãnh đạo điều hành toàn bộ các mặt

công tác của UBND quận, đôn đốc kiểm tra công tác của quận Chỉ đạo điềuhành các hoạt động của các thành viên cấp dưới và các phòng ban chuyênmôn, trừ các vấn đề thuộc thẩm quyền của tập thể quyết định, mặt khác Chủtịch UBND phải chịu trách nhiệm cá nhân về những nhiệm vụ, quyền hạnđược giao riêng cho mình và cùng với các thành viên của UBND quận chịutrách nhiệm trước HĐND quận và cơ quan cấp trên

•Phó Chủ tịch:

Giúp việc cho Chủ tịch là 03 Phó chủ tịch gồm:

- Phó chủ tịch phụ trách khối xây dựng địa chính: Nguyễn Lê Hoàng

+ Là người được Chủ tịch ủy quyền điều hành công việc của UBNDquận khi Chủ tịch vắng mặt

+ Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác: Quản lý đất đai, tài nguyên

và môi trường; quản lý trật tự xây dựng, giao thông vận tải; công tác giảiphóng mặt bằng để thực hiện các dự án đầu tư xây dựng trên địa bàn Quận(trừ các dự án do UBND Quận làm chủ đầu tư, dự án xây dựng hạ tầng kỹthuật xung quanh Hồ Tây,…); tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo

có liên quan đến lĩnh vực công tác được phân công phụ trách

+ Phụ trách chỉ đạo các đơn vị: Phòng Tài nguyên và môi trường,phòng quản lý đô thị, ban quản lý dự án, ban quản lý hồ Tây…

+ Xử lý công việc liên quan đến các đơn vị: Đội thanh tra xây dựngquận, đội thanh tra giao thông vận tải, văn phòng đăng ký đất đai Hà nội – chinhánh Tây hồ…

- Phó chủ tịch phụ trách khối kinh tế: Nguyễn Đình Khuyến

+ Là người trực tiếp chỉ đạo điều hành các lĩnh vực công tác phát triển

kinh tế, doanh nghiệp, ngân hàng, thương mại, công nghiệp…Giải quyết cáccông việc thường xuyên trong công tác thu chi ngân sách địa phương theophân cấp.

+ Thực hiện công tác tiếp dân, giải quyết đơn khiếu nại tố cáo kiến nghị

phản ánh có liên quan đến lĩnh vực phụ trách

+ Phụ trách chỉ đạo các đơn vị: Văn phòng HĐND và UBND, phòng

Kinh tế, Ban quản lý dự án xây dựng hạ tầng kỹ thuật, UBND các phườngBưởi – Nhật Tân Xử lý công việc liên quan đến các đơn vị Chi cục thuế,thống kê, kho bạc nhà nước…

- Phó chủ tịch phụ trách khối Văn hóa xã hội: Phạm Xuân Tài

+Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và tập thể UBND Quận, HĐNDQuận về công tác quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực: Y tế, Giáo dục – Đàotạo, Văn hóa –Thông tin, thể dục – thể thao, lao động, thương binh và xã hội,đào tạo nghề, dân số kế hoạch hóa gia đình, phòng chống tệ nạn xã hội, Bảohiểm xã hội khác; Tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo có liênquan đến lĩnh vực công tác được phân công phụ trách;

+ Thực hiện các nhiệm vụ được quy định tại Điều 5 – quy chế làm việccủa UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2004-2009 ban hành kèm theo Quyết định

số 08/2006/QĐ-UBND ngày 25/7/2006 của UBND quận;

+ Trực tiếp phụ trách các đơn vị: phòng văn hóa – thông tin, phònggiáo dục – đào tạo, phòng y tế, phòng lao động – thương binh và xã hội, trungtâm y tế, trung tâm dân số kế hoạch hóa gia đình, trung tâm thể dục – thểthao, trung tâm văn hóa, trung tâm dạy nghề, hội chữ thập đỏ;

+ Xử lý các công việc có liên quan đến lĩnh vực công tác của mình.Đồng thời đảm bảo giữ mối quan hệ thường xuyên với UBMTTQ, các đoànthể nhân dân trong quận và các tổ chức xã hội khác

•12 Phòng ban tham mưu giúp việc:

+ Văn phòng HĐND và UBND: Thực hiện các công tác về văn phòng,công tác thi đua khen thưởng, công tác tôn giáo…

+ Phòng Tư pháp: Có chức năng tham mưu giúp UBND Quận, huyện

thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác xây dựng văn bản quyphạm pháp luật, phổ biến giáo dục pháp luật, thi hành án dân sự, chứng thực,

hộ tịch, trợ giúp pháp lý, hòa giải cơ sở và các công tác tư pháp khác…

+ Phòng Nội Vụ: Giúp HĐND & UBND Quận thực hiện các cuộc bầu

cử đại biểu quốc hội, đại biểu HĐND UBND các cấp; Xây dựng các phương

án xây dựng, củng cố chính quyền cấp xã, phường,thị trấn; Giúp UBND quận,huyện thành lập giải thể các tổ chức thuộc thẩm quyền; Nắm tình hình hoạtđộng của các tổ chức hành chính sự nghiệp thuộc quận huyện quản lý và kiếnnghị cấp trên khi có những vấn đề vướng mắc; Thực hiện quản lý công tác địagiới hành chính, công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ hàng năm; Xem xét giảiquyết các đơn thư khiếu nại của cán bộ công chức công dân về lĩnh vực côngtác của phòng phụ trách…

+ Thanh tra nhà nước quận: Có nhiệm vụ chỉ đạo hướng dẫn công tác

tổ chức, nghiệp vụ thanh tra đối với UBND xã, phường,thị trấn; Thanh traviệc thực hiện chính sách, pháp luật, nhiệm vụ kế hoạch nhà nước của trưởngphòng ban, chủ tịch UBND xã phường liên quan đến trách nhiệm của nhiềuphòng ban do chủ tịc UBND quận hoặc chánh Thanh tra thành phố giao; Kiếnnghị Chủ tịch UBND quận huyện giải quyết những vấn đề về công tác thanhtra trong trường hợp kiến nghị không được chấp nhận thì có quyền bảo lưubáo cáo thanh tra thành phố giải quyết…

+ Phòng Lao động Thương binh Xã hội: Phòng Lao động Thương binh

Xã hội Quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND quận đồngthời là tổ chức của ngành lao động thương binh xã hội có chức năng quản lýnhà nước về công tác lao động thương binh trên địa bàn quận Nhiệm vụ chủtrì và phối hợp xây dựng với các cơ quan để hướng dẫn thực hiện pháp luậtchính sách chế độ lĩnh vực tiền lương, tiền công việc làm; Tổ chức tổng kết sơkết các mặt công tác lao động thương binh xã hội hàng năm Thông tin báocáo định kì đề xuất với UBND quận bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn chocán bộ trong phòng…

+ Phòng Giáo dục Đào tạo: Có nhiệm vụ chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra

thanh tra các trung tâm giáo dục trường học, cơ sở công lập ngoài công lậpthực hiện nhiệm vụ năm học, kế hoạch quy định của Bộ về giảng dạy và cáchoạt động giáo dục khác; Thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với cáctrường công lập ngoài công lập,tổ chức thực hiện chế độ tuyển sinh đối vớicác trường theo phân cấp quy chế hiện hành; Xem xét giải quyết các đơn thưkhiếu nại của công chức công dân về lĩnh vực giáo dục đào tạo thuộc tráchnhiệm của phòng…

+ Văn hóa thông tin: Có nhiệm vụ xây dựng và tổng hợp kế hoạch pháttriển sự nghiệp văn hóa thông tin thể dục thể thao trên địa bàn,theo dõi kiểmtra đôn đốc thực hiện kế hoạch đó;Tổ chức đào tạo bồi dưỡng cán bộ nhânviên làm công tác văn hóa thông tin thể dục thể thao cho các ngành các cơ sở

ở địa phương…

+ Phòng kinh tế quận: Xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, trunghạn và kế hoạch hàng năm về phát triển tổng thể các mặt kinh tế bằng nguồnvốn nhà nước do quận huyện quản lý; Xây dựng quy hoạch, kế hoạch pháttriển công nghiệp, thương nghiệp, dịch vụ trên địa bàn quận; làm thủ tục cấpgiấy phép đăng ký kinh doanh…

+ Phòng Tài chính kế hoạch: Xây dựng kế hoạch tài chính ngân sáchtrình UBND Quận, Huyện phê duyệt, theo dõi đôn đốc quyết toán ngân sáchbáo cáo UBND, HĐND, Sở Tài chính vật giá về tình hình thực hiện kế hoạchthu chi ngân sách hàng quý, 6 tháng, 1 năm; Cấp phát ngân sách cho các đơn

vị theo quyết định của UBND quận, huyện và hướng dẫn sử dụng có hiệuquả; Kiểm tra việc thực hiện chế độ chính sách kế toán tài vụ trong các đơn vịhành chính, sự nghiệp,phường thuộc UBND quận huyện quản lý; Hướng dẫnbồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ kế toán tài vụ trong các đơn vị hành chính sựnghiệp, sản xuất kinh doanh, HTX, xã, phường thị trấn thuộc quận huyệnquản lý…

+ Phòng Tài nguyên Môi trường: Có chức năng tham mưu giúp UBNDquận, huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tài nguyên đất, tàinguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường, quản lý đất và nhà ở; Trình

UBND Quận, huyện ban hành các văn bản hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiệncác chính sách, chế độ và pháp luật của nhà nước về quản lý tài nguyên nước

và môi trường, nhà đất trên địa bàn quận huyện;Tổ chức thực hiện hướng dẫn,kiểm tra việc thực hiện thống kê, kiểm kê đất đai và hiện trạng môi trườngtheo định kỳ, lập và quản lý hồ sơ địa chính, quản lý lưu trữ tài liệu tàinguyên, môi trường, nhà đất, xây dựng hệ thống thông tin đất đai; Hướng dẫn

và kiểm tra việc tổ chức thực hiện bảo vệ tài nguyên khoáng sản, tài nguyênnước, môi trường tự nhiên, khắc phục các hậu quả của thiên tai…

+ Phòng Quản lý đô thị: Có chức năng tham mưu giúp UBND quận,huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về quy hoạch, kiến trúc, xâydựng, nhà ở và công sở… Nhiệm vụ là quản lý quy hoạch kiến trúc; quản lýxây dựng giao thông đô thị; Quản lý kinh doanh xây dựng…

+ Phòng Y tế: Có chức năng tham mưu giúp UBND quận, huyện quản

lý nhà nước về y tế ở địa phương gồm: chăm sóc sức khỏe và bảo vệ sức khỏenhân dân, y tế dự phòng, khám chữa bệnh, phục hồi chức năng, y dược học cổtruyền, quản lý các trạm y tế phường thị trấn; Tham mưu giúp UBND quậnhuyện xây dựng kế hoạch chương trình và các giải pháp thực hiện các nhiệm

vụ công tác y tế ở địa phương, theo dõi kiểm tra thực hiện kịp thời phát hiệnnhững phát sinh báo cáo UBND quận, huyện giải quyết…

•Khối nội chính: Phụ trách và chịu trách nhiệm quản lý các bộ phậnđơn vị, phòng ban còn lại trong cơ quan như phòng Nội vụ, phòng Tư pháp vàphòng Thanh tra quận

•Ngoài ra quận còn có các hội, các đội: Hội chữ thập đỏ, Hội ngườicao tuổi, Hội nông dân, Hội chữ thập đỏ, Đội quản lý thị trường, Đội thanh tragiao thong công chính và Đội thi hành án

 Các ban ngành chuyên môn thuộc UBND quận giúp việc cho UBNDquận thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở cấp quận và thực hiện một sốnhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND và theo quy định của Phápluật: Góp phần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực côngtác ở địa phương

II.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ.

1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ

Văn phòng HĐND &UBND quận Tây Hồ hoạt động thao nguyên tắcthủ trưởng dưới sự điều hành trực tiếp toàn diện của thường trực HĐND &UBND quận

Văn phòng có nhiệm vụ tổng hợp tình hình hoạt động của các ngành,các đơn vị, xã phường, thị trấn làm báo cáo của HĐND – UBND quận, huyện;Xây dựng lịch công tác và chương trình các kỳ họp của HĐND & UBND,phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp; Giúp HĐND – UBNDđảm bảo quan hệ công tác giữa UBND với HĐND với Quận, Huyện ủy và cácđoàn thể quần chúng, tổ chức phục vụ các hoạt động của đoàn đại biểu Quốchội, HĐND Thành phố, HĐND Quận, huyện; Theo dõi công tác tuyển côngthực hiện luật nghĩa vụ quân sự; Tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ,công tác hành chính quản trị của cơ quan HĐND – UBND Hướng dẫn cácphường, các đơn vị trực thuộc quận, huyện thực hiện công tác văn thư, lưutrữ; Tiếp dân và giải quyết những yêu cầu của tổ chức công dân theo nhiệm

vụ, quyền hạn được giao; Quản lý các cơ sở vật chất của văn phòng HĐND –UBND quận, huyện đảm bảo các điều kiện vật chất cho bộ máy của HĐND –UBND Quận, huyện hoạt động; Ký các văn bản theo sự ủy nhiệm của HĐND,UBND Quận huyện

2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòngHĐND

&UBND quận Tây Hồ.

Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trựcthuộc UBND quận Tây Hồ dưới sự chỉ đạo quản lý về tổ chức biên chế vàcông tác của UBND quận, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn vềchuyên môn nghiệp vụ của văn phòng HĐND, văn phòng UBND Thành phố

Hà Nội Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ chung của UBND quận, Văn phòng

có các chức năng, nhiệm vụ riêng để hoạt động.

2.1.Chức năng của văn phòng HĐND &UBND quận Tây Hồ

Văn phòng UBND quận Tây Hồ có 2 chức năng chính: chức năng thammưu tổng hợp và chức năng Hành chính Quản trị Cụ thể như sau:

- Chức năng tham mưu tổng hợp: Văn phòng có chức năng tham mưutổng hợp cho Uỷ ban nhân dân về hoạt động của UBND; tham mưu giúpUBND quận về công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch UBND và các PhóChủ tịch UBND quận về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND và các PhóChủ tịch UBND quận; cung UBND và các cơ quan Nhà nước ở địa phương;đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho HĐND&UBND quận

- Chức năng hành chính quản trị: Văn phòng vừa đề xuất, vừa trực tiếpthực hiện các công việc sau khi Thủ trưởng phê duyệt Văn phòng đảm bảo đủđiều kiện về cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình hoạt động của quận Trựctiếp mua sắm, quản lý, tổ chức các trang thiết bị, kinh phí của văn phòng và

cơ quan

2.2.Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng HĐND &UBND quận Tây Hồ

• Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ có các nhiệm vụ sau:

-Xây dựng chương trình làm việc hoạch công tác tuần, tháng, quý, nămcủa Thường trực HĐND, UBND quận; chương trình các kỳ họp của HĐND,UBND quận Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp củaHĐND và UBND quận Tổ chức phục vụ các hoạt động của đoàn Đại biểuQuốc hội, HĐND Thành phố, HĐND quận

-Thu thập xử lý thông tin, phối hợp với các phong, ban, ngành, UBNDphường chuẩn bị các báo cáo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành củaUBND quân theo quy định của pháp luật Thực hiện công tác thông tin báocáo định kỳ, đột xuất theo sự chỉđạo của Thường trực HĐND, UBND quận;

- Giúp UBND quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các vănbản chỉ đạo của UBND quận tại các phòng, ban, ngành, UBND phường;

- Tham mưu giúp UBND quận vê công tác dân tộc trên địa bàn quận;

- Phối hợp thực hiện Nội vụ tham mưu giúp UBND quận tổ chức thựchiện Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg ngày 24/9/2003 của Thủ tướng Chínhphủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan hànhchính Nhà nước ở đại phương Điều hành hoạt động của bộ phận tiếp nhận hồ

sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” tạiUBND quận;

- Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thục hiện công táccải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng;

- Tổ chức việc tiếp nhận đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của tổchức, công dân gửi đến UBND quận, tham mưu đề xuất chuyển cac phòng,ban, ngành và UBND các phường xem xét, giải quyết

- Quản lý việc tiếp nhận văn bản gửi đến và ban hành văn bản củaThường trực HĐND, UBND quận; thực hiện công tác lưu trữ tài liệu, văn bảncủa Thương trực HĐND, UBND quận;

- Tổ chức, phục vụ các hội nghị, phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách

do Thường trực HĐND, UBND quận chỉ trì và các hoạt động khác củaThường trực HĐND, UBND quận; đảm bảo đầy đủ điều kiện làm việc,phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND, lãnhđạo UBND quận Quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc cảu cơ quan HĐND,UBND và các hoạt động chung của lãnh đạo quận;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND quậngiao

• Quyền hạn của Văn phòng HĐND & UBDN quận Tây Hồ

- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND quận

và các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

- Triệu tập các cuộc họp để phổ biến, triển khai các nghiệp vụ công tác

do Văn phòng quản lý có lien quan đến cơ quan đơn vị trực thuộc UBNDquận;

- Được tham dự các cuộc họp của HĐND, UBND quận, UBND cácphường có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng;

- Kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, cơ quan thuộc UBNDquận và UBND các phường thực hiện chương trình, kế hoạch công tác củaUBND quận; thực hiện ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của Thường trựcHĐND, lãnh đạo UBND quận; giải quyết đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tốcáo của công dân theo quy định của pháp luật;

- Ngoài những quyền hạn trên, văn phòng được HĐND, UBND quận

ủy quyền thực hiện một số nhiệm vụ khác hoặc được giao do HĐND, UBDNquận quy định cụ thể bằng văn bản

2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND - UBND quận Tây Hồ

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND –UBND Quận

Tây Hồ (Phụ lục 2)

Lãnh đạo văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ gồm: 01 Chánh vănphòng và 03 Phó chánh văn phòng phụ trách quản lý các lĩnh vực quan trọngtrong hoạt động của văn phòng

•Chánh văn phòng HĐND&UBND quận : Đ/c Lê Trung Đức

Là người lãnh đạo điều hành toàn diện hoạt động của văn phòngHĐND – UBND quận Các công việc cụ thể của Chánh văn phòng bao gồmcác công việc sau

- Trực tiếp phụ trách công việc: tổ chức bộ máy của cán bộ, tài chính,tham mưu tổng hợp; Trực tiếp chỉ đạo các bộ phận: Tham mưu - Tổng hợp, kếtoán - Thủ quỹ

-Bố chí săp xếp cán bộ, công chức và nhân viên văn phòng có đủ nănglực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành củaThường trực Hội đồng nhân dân và lãnh đạo UBND quận Tây Hồ

-Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình trên địa bàn quận,phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo HĐND&UBND quân truyền đạt cácNghị quyết, Quyết định, Chỉ thị của lãnh đạo

-Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thườngxuyên, đột xuất của HĐND&UBND quận hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc

hội, đoàn đại biểu HĐND thành phố.

-Ký các văn bản theo sự ủy nhiệm của thường trực HĐND, lãnh đạoUBND quận

-Là chủ tài khoản của Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ

-Chủ trì văn bản cuộc họp, giao ban toàn thể Văn phòng để điểm, đánhgiá kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm

•Phó chánh văn phòng phụ trách công tác tổng hợp:Đ/c Võ Bích Thủy

- Giúp Chánh Văn Phòng chỉ đạo, điều hành các công việc: Tiếp nhận

hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại bộ phận “một cửa”, cảicách hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhànước tại UBND quận; Giúp chánh văn phòng chỉ đạo điều hành chuyên viêncác bộ phận: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính,trung tâm công nghệ thông tin

-Theo dõi, tổng hợp và phối hợp cùng các phòng, ban liên quan để đềxuất với UBND quận các biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách hành chínhtại UBND quận; Tổng hợp các văn bản tài liệu, báo cáo phục vụ hoạt động chỉđạo điều hành của Thường trực quận HĐND, Chủ tịch UBND quận theo sựchỉ đạo, giao nhiệm vụ của Chánh văn phòng; Được ký các văn bản thongthường và các văn bản trong phần việc được phân công phụ trách;

-Giúp chánh văn phòng quản lý, điều hành chuyên viên giúp việc đồngchí Phó chủ tịch UBND quận phụ trách công tác quản lý đất đai, trật tự xâydựng và cán bộ tiếp dân thuộc văn phòng; Được ký các văn bản thông thường

và các văn bản trong phần việc được phân công phụ trách

•Phó chánh văn phòng phụ trách công tác hành chính, quản trị : Đ/c Dương Văn Trường

-Trực tiếp chỉ đạo điều hành các công việc: công tác văn thư – lưu trữ,hành chính, quản trị; Giúp Chánh văn phòng quản lý, điều hành nhân viên các

bộ phận: Văn thư – Lưu trữ, quản trị điện lực, giao thông, in ấn, đánh máy, lái

xe, trực tổng đài điện thoại, quản lý phòng hội họp, hội trường, phục vụ, nấu

ăn, bảo vệ, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh

-Điều hành tổ chức thực hiện công tác văn thư của UBND quận Tây Hồtheo quy định: Giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác tiếp khách, hiếu, hỷ

của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận.

-Đảm bảo cung cấp đầy đủ trang thiết bị làm việc cho các phòng, banthuộc UBND quận, quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan HĐND

- UBND và các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND quận: Đề xuất việcthanh lý tài sản, mua sắm, sửa chữa, thay thế các trang thiết bị làm việc,phương tiện phục vụ công tác của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBNDquận: Chỉ đạo điều hành thực hiện công tác bảo vệ cơ quan, trông giữ phươngtiện cho cá nhân đến giao dịch tại quận, đảm bảo an ninh trật tự, công tácphòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường, công tác thực hiện tiết kiệm tại trụ

sở cơ quan HĐND – UBND quận: Chỉ đạo điều hành việc nấu ăn tại bếp cơquan, đảm bảo chất lượng bữa ăn và vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh môitrường

-Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việcđược phân công phụ trách: Chủ trì các cuộc họp giao ban bộ phận hành chính,quản trị, họp kiểm điểm đánh giá chất lượng cán bộ, nhân viên bộ phận hànhchính, quản trị

• Phó chánh văn phòng phụ trách công tác xây dựng địa chính: Đ/c Phạm Khánh Sinh

- Giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo, điều hành các công việc: Theo dõi,tổng hợp về công tác quản lý đất đai, trật tự xây dung đô thị, tiếp dân, tiếpnhận và xử lý đơn thư tại bộ phận tiếp dân của UBNd quận

- Phối hợp với Thủ trưởng các đơn vị liên quant ham mưu cho đồng chíPhó chủ tịch UBND quận phụ trách về quản lý và xử lý các vi phạm về đấtđai, trật tự xây dựng

- Điều hành tổ chức công tác tiếp dân, tiếp nhận đơn thi kiến nghị,khiếu nại tố cáo của nhân dân, đôn đốc các phòng, ban, UBND giải quyết theoquy định

- Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việcđược phân công phụ trách

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do chánh văn phòng phân công

3 Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và

chuyên viên phòng văn thư.

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG UBND QUẬN TÂY HỒ

 Thông tin chức vụ.

Chức danh: Chánh văn phòng

Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ

Quản lý trực tiếp: Chủ tịch UBND quận Tây Hồ

Hồ với các đối tác và với quần chúng nhân dân trong quậnphụ trách chung vàchịu trách nhiệm trước HĐND – UBND về toàn bộ hoạt động của văn phòng

 Trách nhiệm chính

Là người chịu trách nhiệm lãnh đạp, điều hành toàn diện hoạt động củaVăn phòng; Chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, lãnh đạo UBNDquận về toàn bộ kết quả hoạt động của Văn phòng; Trực tiếp phụ trách cáccông việc: Tổ chức bộ máy và cán bộ; kế toán – thủ quỹ; ứng dụng phát triểncông nghệ thông tin vào công tác quản lý nhà nước tại UBND quận Tây Hồ

 Nhiệm vụ chính

- Bố chí, sắp xếp đội ngũ cán bộ, công chức và nhân viên Văn phòng có

đủ năng lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hànhcủa Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND quận;

- Chỉ đạo dự thảo và trình Thường trực HĐND, UBND quận thông quacác chương trình công tác và các bản báo cáo theo sự phân công của Thườngtrực HĐND, của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận;

- Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo kịp thời tình hình thựchiện nhiệm vụ phát triển king tế, xã hội, an ninh quốc phòng trên địa bànquận, phục vụ cho công việc chỉ đạo của Thường trực HĐND, của Chủ tịch

và các Phó Chủ tịch UBND quận

- Truyền đạt các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, các ý kiến chỉ đạo củaThường trực HĐND và UBND quận Kiến nghị những biện pháp cần thiếtnhằm thúc đẩy việc thực hiện các nhiệm vụ đạt hiệu quả;

- Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thườngxuyên, đột xuất của HĐND, UBND quận, hoạt động của đoàn Đại biểu Quốchội Hà Nội, HĐND thành phố;

- Theo dõi, tổng hợp và phối hợp cùng các phòng, ban lien quan đến đềxuất kịp thời với UBND quận các biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách hànhchính tại UBND quận;

- Tham mưu thực hiện chương trình ứng dụng phát triển công nghệthông tin vào công tác quản lý Nhà nước tại UBND quân

- Là chủ tài khoản thu chi ngân sách của Văn phòng quận

 Quyền hạn

- Thừa lệnh UBND quận ký các văn bản hành chính để truyền đạt ýkiên chỉ đạo, giải quyết công việc của Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBNDquận Ký thừa ủy quyền Chủ tịch UBND quận các văn bản trong một số lĩnhvực do Chủ tịch UBND quận giao

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA CHUYÊN VIÊN PHÒNG VĂN THƯ

UBND QUẬN TÂY HỒ

 Thông tin chức vụ

Chức danh: Chuyên viên phòng văn thư

Mã số:

Bộ phận: Phòng văn thư

Quản lý trực tiếp: Phó chánh văn phòng

Quản lý gián tiếp: Chánh văn phòng

Mã số công việc:

Mức lương: Hưởng theo hệ số và phụ cấp trách nhiệm

Số lượng người: 02

 Tóm tắt công việc yêu cầu

- Tiếp nhận văn bản đến và phát hành các loại công văn, giấy tờ, tài liệugửi đi của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND quận, lãnh đạo Văn phòngHĐND&UBND quận đảm bảo đúng trình tự, thể thức của văn bản hành chínhNhà nước và quy định của UBND quận;

- Quản lý và viết các loại giấy giới thiệu giấy mời;

- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ

- Thực hiện các công việc đột xuất khác khi được lãnh đạo Văn phòngphân công, điều động khi cần thiết

 Yêu cầu tuyển dụng

Tốt nghiệp Đại học trở lên, chuyên ngành Quản trị Văn phòng, chuyênngành Văn thư – Lưu trữ Tuổi đời từ 25 đến dưới 45 tuổi, Sử dụng thànhthạo vi tính văn phòng Có kiến thức về lĩnh vực Văn thư – Lưu trữ hay Quảntrị văn phòng Am hiểu về các quy định của Bộ Nội vụ về những vấn đề liênquan đến văn bản Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thuyết phục tốt