TÌM HIỂU CÔNG tác văn THƯ PHÒNG nội vụ HUYỆN bắc QUANG

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 LỜI NÓI ĐẦU 3 1 Lý do chọn đề tài 3 2 Mục tiêu của đề tài 3 3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3 4 Nguồn tài liệu tham khảo 3 5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4 6 Phương pháp nghiên cứu 4 7 Bố cục đề tài 4 TỔNG QUAN VỀ HUYỆN BẮC QUANG 5 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN BẮC QUANG 9 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ 9 1.1.1 Chức năng 9 1.1.2 Nhiệm vụ và Quyền hạn 9 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 15 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 16 1.2.1 Tổ chức hoạt động của Phòng Nội vụ 16 1.2.2 Tìm hiểu về chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng 17 1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong phòng 20 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 25 TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN BẮC QUANG 25 CHƯƠNG I. MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 25 I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 25 1 Vị trí văn thư 26 2 Ý nghĩa công tác văn thư 26 2.1 Nhanh chóng 27 2.2 Chính xác 27 2.3 Bí mật 28 3 Hình thức tổ chức văn thư 28 4 Nội dung công tác văn thư 29 II LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ 29 1 Xây dựng và ban hành văn bản 29 2 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến 30 2 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi 33 5 Công tác lập hồ sơ 37 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở PHÒNG NỘI VỤ BẮC QUANG 39 1. Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản 39 2 Quy trình xử lý văn bản đến của Phòng Nội vụ 44 2 Quy trình xử lý văn bản đi của Phòng Nội vụ 47 3 Công tác lập hồ sơ 49 3 Quản lý sử dụng con dấu của phàng nội vụ 51 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 53 3.1 Đánh giá chung 53 3.1.1 Ưu điểm 53 3.1 .2 Nhược điểm 55 3.1.3 Nguyên nhân 57 3.2 Đề xuất những giải pháp khắc phục những ưu và nhược điểm 57 3.3 Một số giải pháp cụ thể 58 KẾT LUẬN 61 DANH SÁCH CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 63 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI MỞ ĐẦU 1

LỜI NÓI ĐẦU 3

1 Lý do chọn đề tài 3

2 Mục tiêu của đề tài 3

3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3

4 Nguồn tài liệu tham khảo 3

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4

6 Phương pháp nghiên cứu 4

7 Bố cục đề tài 4

TỔNG QUAN VỀ HUYỆN BẮC QUANG 5

Phần I 9

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN BẮC QUANG 9

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ .9

1.1.1 Chức năng 9

1.1.2 Nhiệm vụ và Quyền hạn 9

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 15

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 16

1.2.1 Tổ chức hoạt động của Phòng Nội vụ 16

1.2.2 Tìm hiểu về chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng 17

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong phòng 20

PHẦN II 25

CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 25

TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN 25

BẮC QUANG 25

CHƯƠNG I 25

MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 25

I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 25

1 Vị trí văn thư 26

2 Ý nghĩa công tác văn thư 26

2.1 Nhanh chóng 27

2.2 Chính xác 27

2.3 Bí mật 28

3 Hình thức tổ chức văn thư 28

4 Nội dung công tác văn thư 29

II LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ 29

1 Xây dựng và ban hành văn bản 29

2 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến 30

2 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi 33

5 Công tác lập hồ sơ 37

CHƯƠNG II 39

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở PHÒNG NỘI VỤ .39

BẮC QUANG 39

1 Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản 39

2 Quy trình xử lý văn bản đến của Phòng Nội vụ 44

2 Quy trình xử lý văn bản đi của Phòng Nội vụ 47

3 Công tác lập hồ sơ 49

3 Quản lý sử dụng con dấu của phàng nội vụ 51

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 53

3.1 Đánh giá chung 53

3.1.1 Ưu điểm 53

3.1 2 Nhược điểm 55

3.1.3 Nguyên nhân 57

3.2 Đề xuất những giải pháp khắc phục những ưu và nhược điểm 57

3.3 Một số giải pháp cụ thể 58

KẾT LUẬN 61

DANH SÁCH CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 63

PHỤ LỤC 1

LỜI MỞ ĐẦU

Văn thư là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước.Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư luôn được quan tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản-Tài liệu.Làm tốt công tác công văn, giấy tờ

sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hoá, nền hành chính nhà nứơc cũng

có sự phát triển để phù hợp.Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư trong lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ chương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi dôi với thực tế” Sau khi hoàn thành song chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho sinh viên chuyên nghành Quản trị văn phòng Trường Đào tạo, Nghành QTVP đã tổ chức đợt thực tập kéo dài 9 tuần Từ ngày 04/01/2016 đến ngày 11/03/2016 cho sinh viên.Đợi thực tập này nhằm giúp cho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn đã học trên lớp.Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận Phòng Nội vụ tôi đã có đợt thực tập đúng quy định về thời gian cũng như việc thực hành các nội dung mà bản đề cươngthực tập đã nêu ra.Với thời gian thực tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho tôi nhữngkết quả ý nghĩa quý giá, nhất là những kinh nghiệm thực tế mà tôi đã đúc rút được để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn của mình dưói sự hướng dẫn giúp đỡ tận tình của Cán bộ phòng trong đợt thực tập, tôi đã học được phong cách làm việc của một cán bộ Văn thư Một công việc đòi hỏi sự nhẹ nhàng khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo trong việc giải quyết các công việc hàng ngày.Là một cán bộ Văn phòng trong tương lai, đợt thực tập này đã trang bị cho mình một số kiến thức cơ bản Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác Văn thư cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư đối với sự phát triển của Đất Nước, thấy được những bất cập trong công

tác này ở cơ quan Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thề hệ cán bộ trẻ như chúng tôi là rất lớn.Đợt thực tập đã giúp tôi nhận ra được những điểm yếu của mình trong các khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện các thao tác, nghiệp vụ Văn thư từ đây tôi có thể khắc phục được những lỗ hổng về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ Có thể nói đợi thực tập đã giúp cho chúng tôi cụ thể hoá và nắm chắc hơn kiến thức của mình trưởng thành hơn, sau khi đã thực tập ở các

cơ quan.Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp với lý luận chuyên môn mà tôi đã đúc rút được tại cơ quan thực

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động quản lý nhà nước Hồ sơ tài liệu ghi lại các hoạt động của cơ quan vì vậy cần phải được giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cần thiết.mặt khác công việc của một cơ quan, tổ chức được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay liên quan liêu do công văn giấy tờ đó có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cận thận hay không,điều đó có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý lãnh đạo.Mặt khác những thông tin tài liệu chứa đựng những thông tin bí mật về về chính trị, quốc phòng an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ chú ý đến góc độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin trong tài liệu.Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của cơ quan tổ chức.Đó cũng là lý do em chọn đề tài này

2 Mục tiêu của đề tài

Tìm hiểu về chức năng nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ

Tìm hiểu về công tác văn thư của Phòng Nội vụ

3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của bài báo cáo là lý thuyết về văn thư

và thực tiễn hoạt động văn thư của Phòng Nội vụ,bao gồm :

- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Phòng Nội vụ là công tác văn thư

- Thực trạng hoạt động của Phòng Nội vụ về công tác văn thư

- Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn thư tại Phòng Nội vụ về ưu điểm, hạn chế, và nguyên nhân hạn chế Trên cơ sở đó đưa ra một số đề xuất kiến nghị nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư

4 Nguồn tài liệu tham khảo

- Đề tài dựa vào các tài liệu thu thập được từ Phòng Nội vụ huyện Bắc

quang

- Một số bài khoá luận từ năm trước

- Các tài liệu về công tác văn thư và một số quy định của cơ quan

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Công tác văn thư là một đề tài được khá nhiều người quan tâm nghiên cứu

đã có nhiều tác giả đã tìm hiểu nghiên cứu vấn đề nổi bật này và cũng có được nhiều kết quả đáng kể này như một số quyển sách

- Giáo trình “ Nghiệp vụ văn thư- lưu trữ trường cao đẳng VTLTTWI (2006)

- Nghiệp vụ văn thư lưu trữ của Hoàng lê Minh

-và một số bài khoá luận nghiên cữu về công tác văn thư : qua trình khảo sát thực hiện công tác văn thư của huyện Sóc sơn

Tuy nhiên việc áp dụng công tác văn thư vvào thực tế còn nhiều vướng mắc chính vì thế những người đã tìm hiểu vấn đề này cần tìm hiểu sâu rộng vào vấn đề này để tìm ra những khuyết điểm và tìm hướng giải pháp khắc phục tình tạng này

6 Phương pháp nghiên cứu

Áp dụng các văn bản pháp luật của nhà nước và thực tiễn của đơn vị.Bài báo cáo sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau

TỔNG QUAN VỀ HUYỆN BẮC QUANG

Bắc Quang là một huyện nằm ở phía Đông Nam của tỉnh Hà Giang, cách thành phố Hà Giang - trung tâm của tỉnh khoảng 60 km dọc theo trục quốc lộ 2

Vị trí địa lý của huyện nằm trong tọa độ từ 22010' đến 22036' vĩ độ Bắc và từ

tụ Do đó có thể chia đất của huyện thành 5 nhóm đất chính sau:

- Nhóm đất phù sa (Fluvisols): Diện tích chiếm khoảng 4% tổng diện tích

tự nhiên của huyện, phân bố ở hầu hết các xã dọc theo các sông suối Phản ứng của đất thay đổi từ trung bình đến khá; lân và kali tổng số trung bình nhưng dễ tiêu ở mức nghèo; thành phần cơ giới biến động phức tạp, thay đổi từ nhẹ đến trung bình và nặng Đây là nhóm đất thích hợp với các cây trồng ngắn ngày, đặc biệt là các loại cây lương thực

- Nhóm đất Gley (Gleysols): Có diện tích chiếm khoảng 2,4% diện tích tự nhiên, phân bố ở khu vực các xã có địa hình thấp trũng, khó thoát nước Đất có phản ứng chua đến rất chua; thành phần cơ giới biến động phức tạp, chủ yếu là trung bình và nặng Nhóm đất này chủ yếu là trồng lúa nước, đất thường chặt,

bí, quá trình khử mạnh hơn quá trình oxy hoá

- Nhóm đất than bùn (Histosols): Nhóm đất này có diện tích không đáng

kể (36 ha), tập trung ở xã Vô Điếm Đất có phản ứng chua vừa, hàm lượng mùn, đạm và lân tổng số rất cao Nhóm đất này ít có ý nghĩa trong sản xuất nông nghiệp

- Nhóm đất xám (Acrisols): Nhóm đất này có diện tích khá lớn, chiếm đến 90,8% diện tích tự nhiên, phân bố rộng khắp trên địa bàn huyện Đất có phản ứng chua đến rất chua; thành phần cơ giới biến động từ nhẹ đến nặng Vùng đất

có địa hình thấp thích hợp với các cây ngắn ngày, cây hoa màu; vùng địa hình cao phù hợp trồng cây lâu năm

- Nhóm đất đỏ (Ferralsols): Chiếm 0,3% diện tích tự nhiên, phân bố ở các

xã Vĩnh Phúc, Đồng Yên, Liên Hiệp Đất có thành phần cơ giới nặng, phản ứng của đất chua hoặc ít chua; hàm lượng mùn và đạm tổng số từ khá đến giàu Đất

đỏ nhìn chung có hàm lượng dinh dưỡng khá, thích hợp với nhiều loại cây trồng ngắn ngày và dài ngày

Tài nguyên nước

- Nguồn nước mặt của huyện chủ yếu được cung cấp bởi hệ thống sông

Lô, sông Con, sông Sảo, sông Bạc và nhiều hệ thống các suối nhỏ nằm ở các khe núi, ao, hồ khác Do nằm trên địa hình phức tạp, chia cắt mạnh và có độ dốc lớn nên việc khai thác và sử dụng nguồn nước mặt cũng có nhiều hạn chế

- Hiện chưa có tài liệu cụ thể nghiên cứu về trữ lượng nước ngầm, nhưng qua khảo sát sơ bộ tại một số giếng nước trong vùng cho thấy mực nước ngầm nằm ở độ sâu 6-10m, có thể khai thác dùng trong sinh hoạt cho nhân dân

Nhìn chung, tài nguyên nước của huyện khá dồi dào nhưng do địa hình dốc nên việc khai thác phục vụ sinh hoạt và sản xuất khó khăn nhưng khá thuận lợi cho đầu tư khai thác thủy điện

Tài nguyên rừng

Là một huyện có tài nguyên rừng và thảm thực vật khá phong phú, đa dạng chủng loại cây được phân bố đều trên địa bàn 23 xã, thị trấn, hiện nay còn tồn tại một số loài cây quý hiếm nằm trong sách đỏ như: Pơ mu, Ngọc am

Bắc Quang có tài nguyên rừng rất lớn, nếu tính cả diện tích đất đồi núi chưa sử dụng có khả năng sử dụng vào mục đích lâm nghiệp thì huyện có khoảng 79.600 ha, chiếm 72,5% diện tích tự nhiên Diện tích rừng hiện có của huyện là 79.104,93 ha, trong đó rừng sản xuất chiếm 52,48% tổng diện tích đất lâm nghiệp, chủ yếu là rừng trồng nguyên liệu giấy

Tài nguyên khoáng sản

Kết quả điều tra cho thấy trên địa bàn huyện Bắc Quang không có tài nguyên khoáng sản nào có trữ lượng lớn; đáng quan tâm nhất là một số loại khoáng sản sau:

- Vàng sa khoáng ở sông Lô, sông Con (Vĩnh Tuy, Tiên Kiều);

- Man gan ở Đồng Tâm;

- Cao Lanh ở Việt Vinh;

- Đá vôi ở Việt Quang, Vĩnh Hảo

Hiện nay cơ bản mới chỉ thực hiện khai thác vàng sa khoáng, đá vôi, cát sỏi xây dựng ở quy mô nhỏ phục vụ nhu cầu tại chỗ; trong tương lai có thể khai thác cao lanh, man gan theo phương pháp công nghiệp

Tài nguyên nhân văn

Bắc Quang là vùng đất có truyền thống văn hoá, truyền thống yêu nước và cách mạng Nhân dân các dân tộc trong huyện có tinh thần đoàn kết yêu quê hương, có đức tính cần cù, chăm chỉ, nỗ lực vượt qua mọi khó khăn để vững bước đi lên Đó là những nhân tố cơ bản và sức mạnh tinh thần để hướng tới sự phát triển kinh tế xã hội, trong xu hướng hội nhập với cả nước, khu vực và quốc tế; là thuận lợi để Đảng bộ, chính quyền và nhân dân các dân tộc trong huyện vững bước đi lên trong sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá xây dựng huyện Bắc Quang giàu, đẹp, văn minh

Tiềm năng dịch vụ - du lịch

Hoạt động thương mại - dịch vụ đã bước đầu phát triển, các hoạt động dịch vụ như: Bưu chính viễn thông, nhà hàng khách sạn, vận tải hàng hóa, hành khách phát triển cả số lượng và chất lượng, cơ bản đáp ứng được yêu cầu xã hội Hàng hóa đa dạng về chủng loại, các mặt hàng được trợ cước, trợ giá, cung ứng đầy đủ, phục vụ nhu cầu tiêu dùng của nhân dân Hệ thống chợ tại các trung tâm cụm xã được mở rộng cùng với mạng lưới dịch vụ của Nhà nước và tư nhân đã làm tốt nhiệm vụ đầu ra của sản phẩm nông nghiệp và phục vụ đầy đủ nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của nhân dân trong vùng

Tiềm năng du lịch của huyện bước đầu được đầu tư khai thác và mở ra một hướng đi mới trong xây dựng, phát triển nền kinh tế của huyện Du lịch sinh thái của huyện đã thu hút nhiều du khách và đã đóng góp vào ngân sách của huyện nguồn thu không nhỏ, tạo vốn cho việc đầu tư hoàn thiện cơ sở hạ tầng và phát triển các ngành kinh tế khác Hiện huyện Bắc Quang có khu du lịch sinh thái Nặm An thuộc địa phận xã Tân Thành; khu du lịch lòng hồ Quang Minh xã

Quang Minh; khu du lịch Văn hóa tiểu khu cách mnangj Trọng con tại xã Bằng Hành; ngoài ra tiềm năng du lịch đang được thành lập mới như: Làng văn hóa

du lịch cộng đồng gắn với xây dựng nông thôn mới thôn Khiềm xã Quang Minh; làng văn du lịch cộng đồng gắn với nghề sản xuất giấy Bản dân tộc Dao thôn Thanh Sơn-Tân Sơn thị trấn Việt Quang; khu du lịch suối nước nóng xã Tân Lập…

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN

BẮC QUANG 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ

1.1.1 Chức năng

Phòng nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện quản lý nhà nước về: Tổ chức bộ máy :vị trí việc làm ,biên chế công chức và nghạch công chức trong các

cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước ;vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập ;tiền lương đối với cán bộ, công chức,viên chức lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính,đơn vị sự nghiệp công lập ,cải cách hành chính;chính quyền địa phương;địa giới hành chính, cán bộ công chức viên chức ;cán bộ công chức cấp xã và những hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; hội , tổ chức phi chính phủ ; văn thư lưu trữ nhà nước ;tôn giáo ;thi đua- khen thưởng; công tác thanh niên

Phòng Nội vụ chấp hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác ủy ban nhân dân huyện, đồng thời chấp hành sự lãnh đạo kiểm tra,hưỡng dẫn về chuyên môn ,nghiệp vụ của Sở Nội vụ

1.1.2 Nhiệm vụ và Quyền hạn

Trình Ủy ban nhân dân, chủ tịch ủy ban nhân huyện ban hành quyết định ,chỉ thị,quy hoạch,kế hoạch dài hạn,năm năm và hàng năm, chương trình biện pháp tổ chức thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao

Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật,quy hạch, kế hoạch sau khi phê duyệt, thông tin tuyên truyền phổ biến giáo dục theo dõi thi hành pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

Về công tác tổ chức bộ máy

Trình Ủy ban nhân dân, chu tịch Ủy ban nhân dân huyện ban hành văn bản cụ thể về chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn, tổ chức của phòng Nội vụ theo quy định và theo hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh

Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định việc thành lập ,sáp nhập,chia tách, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc

Ủy ban nhân dân huyện

Thẩm định về nội dung đối với dự thảo văn bản quy định chức năng nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức của cơ quan chuyên môn,đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân huyện

Thẩm định đề án thành lập tổ chức lại giải thể các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc thầm quyề quyết định của ủy ban nhân dân huyện theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của ủy ban nhân dân cấp tỉnh

Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc thành lập tổ chứ lại, giải thể các đơn vị sự nghiệp công lập của ủy ban nhân dân huyện theo quy định của luật chuyên ngành

Thẩm định việc thành lập, kiện toán, sáp nhập,giải thể các tổ chứ phối hợp liên ngành thuộc thẩm quyền quyết định của ủy ban nhân dân huyện theo quy định của pháp luật

Về quản lý sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập

Thâm định trình ủy ban nhân dân huyện, chủ tịch ủy ban nhân dân huyện

kế hoạch biên chế công chức, kế hoạch số người làm việc hàng năm của ác cơ quan đơn vị sự nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quản lý của ủy ban nhân dân huyện để ủy ban nhân dân huyện trình ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định

Trình chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giao biên chế công chức,giao số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập sau khi được cấp có thẩm quyền phê ducông lập sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt

Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn kiểm tra việc quản lý ,sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập

theo quy định của pháp luật

Tổng hợp báo cáo biên chế công chức số lượng người làm việc trong cơ quan tổ chức hành chính đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật

Về quản lý vị rí việc làm,cơ cấu chức danh công chức viên chức

Trình Ủy ban nhân dân huyện ban hành văn bản chỉ đạo,hướng dẫn các cơ quan tổ chức đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân huyện quản lý xây dựng đề án vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức viên chức hoặc đề án điều chỉnh vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức ,viên chức theo quy định của pháp luật và theo chỉ đạo hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh

Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh đôn đốc và theo dõi thẩm định tổng hợp việc xây dựng đề án vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức ,viên chức hoặc các

cơ quan tổ chức đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân huyện trình Ủy ban nhân dân tỉnh thẩm định giúp Ủy ban nhân dân huyện tổng hợp danh mục vị trí việc làm,cơ cấu chức danh công chức ,viên chức của huyện để trình ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định

Trình ủy ban nhân dân huyện thực hiện việc sử dụng, quản lý vị trí việc làm và cơ cấu chức danh công chức,viên chức trong các cơ quan tổ chức đơn vị thuộc ủy ban nhân dân huyện theo quy định ,theo phân cấp hoặc ủy quyền của

ủy ban nhân dân tỉnh

Về công tác xây dựng chính quyền

Tham mưu giúp ủy ban nhaandaan huyện trong việc tổ chức và hưỡng dẫn công tác bầu cử đại biểu quốc hội, bầu cử đại biểu hội đồng nhân dân các cấp trên địa bàn theo quy định của pháp luật của ủy ban nhân dân tỉnh

Giúp ủy ban nhân dân huyện trình Hội đồng nhân dân huyện bầu ,miễn nhiệm bãi nhiệm ,chủ tịch phó chủ tịch và các thành viên khác của ủy ban nhân dân huyện theo quy định của pháp luật

Trình Ủy ban nhân dân huyện phê chuẩn kết quả bầu cử phê chuẩn việc miễn nhiệm bãi nhiệm thành viên ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định.Trình chủ tịch ủy ban nhân dân huyện bổ nhiệm ,bổ nhiệm lại chức danh chử tịch, phó chủ tịch thành viên Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thực hiện thí điểm không tổ

chức hội đồng nhân dân theo quy định

Giúp ủy ban nhân dân huyện trình ủy ban nhân tỉnh phê chuẩn kết quả bầu

cử, phê chuẩn việc bãi nhiệm miễn nhiệm thành viên ủy ban nhân dân huyện theo quy định của pháp luật

Giúp Ủy ban nhân dân huyện trình chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh bổ nhiệm bổ nhiệm lại chức danh chủ tịch, phó chủ tịch thành viên ủy ban nhân dân huyện nơi thực hiện thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân theo quy định

Xây dựng trình Ủy ban nhân dân huyện đề án liên quan đến việc thành lập giải thể,nhập ,chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính phân loại đơn vị hành chính trong địa bàn để ủy ban nhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền xem xét ,quyết định

Tham mưu giúp ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn và tổ chức triển khai thực hiện các đề án, văn bản liên quan đến công tác địa giới hành chính, phân loại đơn vị hành chính sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt

Giúp Uỷ ban nhân dân huyện trong việc quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới ,bản

đồ địa giới hành chính của huyện theo quy định của pháp luật

Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện hướng dẫn ,kiểm tra, tổng hợp ,báo cáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ ở xã phường thị trần, ở cơ quan hành chính đơn vị sự nghiệp công lập, ở doanh nghiệp trên địa bàn và việc thực hiện công tác dân vận của chính quyền theo quy định

Tham mưu trình Uỷ ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn,thành lập, giải thể sát nhập và kiểm tra tổng hợp , báo cáo về hoạt động của thôn tổ dân phố trên địa bàn huyện quy định Thực hiện việc bồi dưỡng công tác cho cấp trưởng ,cấp phó của thôn theo quy định

Tham mưu giúp uỷ ban nhân dân huyện chỉ đạo, hưỡng dẫn ,kiểm tra, uỷ ban nhân dân dân cấp xã trong việc xây dựng thực hiện các văn bản ,đề án xây dựng liên quan đến công tác xây dựng nông thôn mới theo phân cấp của uỷ ban nhân dân huyện và theo quy định của pháp luật

Về cán bộ công chức ,viên chức ;cán bộ công chức cấp xã và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã

Trình Uỷ ban nhân dân huyện quyết định việc tuyển dụng, sự dụng ,quản

lý vị trí việc làm, điều động ,bổ nhiệm, cho từ chức, luân chuyển, biệt phái, khen thưởng, kỷ luật đánh giá thôi việc nghỉ hưu ,thực hiện chế độ tiền lương, chế độ đãi ngộ và các chế độ chính sách khác đối với cán bộ công chức viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của uỷ ban nhân dân huyện theo quy định của pháp luật và phân cấp của uỷ ban nhân dân tỉnh

Thực hiện công tác quản lý hồ sơ ,công tác đà tạo ,bồi dưỡng, chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức ,viên chức ,cán bộ công chức cấp xã theo quy định của pháp luật ,theo phân cấp quản lý của uỷ ban nhân dân tỉnh và hướng dẫn của sở nội vụ

Giúp uỷ ban nhân dân huyện thực hiện việc tuyển dụng ,quản lý công chức cấp xã, thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ công chức cấp xã và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã theo quy định

Về cải cách hành chính,cải cách chế độ công vụ công chức

Trình Uỷ ban nhân dân huyện triển khai đôn đốc ,kiểm tra các cơ quan chuyên cùng cấp và uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cải cách hành chính cải cách chế độ công vụ công chức ở địa phương

Trình uỷ ban nhân dân huyện các biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính ,đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ ,công chức trên địa bàn huyện

Thực hiện công tác tổng hợp báo cáo về cải cách hành chính cải cách chế

độ công vụ, công chức ở địa phương theo quy định

Giúp uỷ ban nhân dân huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động của hội ,quỹ xã hội ,quỹ từ thiện trên địa bàn theo quy định của pháp luật và theo uỷ quyền của chủ tịch uỷ ban nhân dân tỉnh

Về công tác văn thư - lưu trữ

Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã theo quy định của pháp luật

Thực hiện công tác báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật

Về công tác thi đua khen thưởng

Tham mưu đề xuất với uỷ ban nhân dân huyện tổ chức các phong trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và nước trên địa bàn huyện , làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng thi đua khen thưởng cấp huyện

Hướng dẫn kiểm tra đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua khen thưởng trên địa bàn huyện, xây dựng quản lý và sử dụng quỹ thi đua khen thưởng theo quy định của pháp luật

Về công tác tôn giáo

Giúp Uỷ ban nhân dân huyện chỉ đạo hưỡng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các chủ trương của đảng chính sách của pháp luật của nhà nước về tôn giáo

và công tác tôn giáo trên địa bàn

Chủ trì phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của uỷ ban nhân dân cấp tỉnh và theo quy định của pháp luật

Tham mưu ,giúp uỷ ban nhân dân huyện giải quyết những vẫn đề cụ thể

về tôn giáo theo quy định của pháp luật theo hướng dẫn của sở nội vụ

Về công tác thanh niên

Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược chương trình ,kế hoạch phát triển thanh niên và công tác thanh niên

Hướng dẫn tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật về thanh niên và công tác thanh niên theo quy định.Giải quyết những vẫn đề liên quan đến thanh niên và công tác thanh niên theo quy định và theo phân cấp

Chủ trì phối hợp các cơ quan liên quan và các tổ chức khác của thanh niên trong việc thực hiện hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền thực hiện cơ chế chính sách ,chính sách đối với tthanh niên và công tác thanh niên theo quy định

Thực hiện việc kiểm tra giải quyết khiếu nại, xử lý theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý các vi phạm về công tác nội vụ trong địa bàn huyện theo quy định.Thực hiện công tác phòng chống tham nhũng thực hành tiết kiệm chống lãng phí theo quy định của pháp luật và phân công của uỷ ban nhân

Phó trưởng phòng Phòng Nội vụ giúp trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt công tác, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công.Khi trưởng phòng vắng mặt phó trưởng phòng được trưởng phòng uỷ nhiệm điều hành các hoạt động của phòng

Việc bổ nhiệm,bổ nhiệm lại ,điều động biệt phái đánh giá khen thưởng ,kỷ luật, miễn nhiệm, cho từ chức,và thực hiện chế độ chính sách.Đối với trưởng, phó trưởng phòng nội vụ do uỷ ban nhân dân huyện quyết định theo quy định

Các tổ chức hội

Hội Chữ thập đỏ

Hội Người cao tuổi

Hội Luật gia

Hội Khuyến học

Hội Đông Y

Hội Nạn nhân chất độc Da cam/Dioxin

Hội Bảo trợ người tàn tật

Hội cựu giáo chức

Hội làm vườn

Hội cựu thanh niên xung phong

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan

1.2.1 Tổ chức hoạt động của Phòng Nội vụ

- Điều kiện cơ sở vật chất của phòng :

Điều kiện cơ sở vật chất được coi là một căn cứ cấu thành tổ chức nói chung và phòng nội vụ nói riêng nhằm phục vụ cho bộ máy văn phòng hoạt động

Các phương tiện kỹ thuật : Máy tính, máy in,máy photocoppy máy huỷ tài liệu,điện thoại, Fax

Các công cụ dụng cụ làm việc : Bàn ghế, tủ đựng hồ sơ,văn phòng phẩm

Ngoài ra còn có những điều kiện làm việc khác như ánh sang, màu sắc,nhiệt độ, nhiệt độ, y tế,

Trưởng phòng :Là người đứng đầu bộ phận phòng, là người có nhiệm vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của phòng chịu trách nhiệm trước chủ tịch UBND huyện về toàn bộ kết quả hoạt động của văn phòng

Phó Trưởng phòng : Là người giúp trưởng phòng tổ chức quản lý điều hành một số lĩnh vực hoặc một số nhiệm vụ cụ thể mà trưởng phòng giao cho

Là người chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về kết quả hoạt động mà mình quản lý

Nhân viên nghiệp vụ : Nhân viên tròng phòng có trách hiệm hoàn thành khối lượng ,chất lượng công việc được giao theo thời gian hoặc theo khoán.chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về kết quả công việc của mình

+ Hoạt động cuả phòng

Tham mưu giúp uỷ ban nhân dân huyện thực hiện quản lý nhà nước về các lĩnh vực: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính nhà nước, sự nghiệp nhà nước, cải cách hành chính, chính quyền địa phương, địa giới hành chính, cán bộ công chưc viên chức nhà nước cấp xã, phường thị trấn

Trình uỷ ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác Nội vụ

và tổ chức thực hiện theo quy định

Trình uỷ ban nhân dân huyện ban hành quyết định,chỉ thị,quy hoạch , kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm ; chương trình biện pháp tôe chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực nhà nước được giao

Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch , kế hoạch,sau khi được phê duyệt, thông tin tuyên truyền ,phổ biến, giáo dục pháp luật và các lĩnh vực được giao

Được kiểm tra hoặc tổ chức phối hợp kiểm tra đối với các cơ quan đơn UBND xã, thị trấn về các lĩnh vực thuộc phạm vi

Chịu sự chỉ đạo của Sở Nội vụ về công tác chuyên môn và tham gia ban, hội nghị, hội họp do sở nội vụ tổ chức theo định kỳ

1.2.2 Tìm hiểu về chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng

a) Chức năng của phòng

Phòng Nội vụ là một bộ phận giúp việc cho UBND trong quá trình điều hành và lãnh đạo cơ quan với 02 chức năng cơ bản là tham mưu giúp việc và công tác hậu cần.Tham mưu giúp UBND về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo chỉ đạo, quản lý tổ chức lịch làm việc, là bộ phận phục vụ trực tiếp các công việc hàng ngày của các phòng ban, tổ chức các buổi làm việc, hội họp các chuyến đi công tác, chuẩn bị tài liệu cho UBND đảm bảo điề kiện vật chất làm việc cho Uỷ

b) Nhiệm vụ của phòng

Với chức năng tham mưu tổng hợp :

- Giúp lãnh đạo xây dựng chương trình công tác toàn nhiệm kỳ, hằng năm,6 tháng ,quý, tuần

- Chuẩn bị tài liệu cần thiết cho các cuộc họp và trong việc giải quyết các công việc hàng ngày của Uỷ ban

- Theo dõi nắm bắt tình hình các phòng ban chức năng và báo cáo tiến độ công việc cho chủ tịch UBND, giúp lãnh đạo tổ chức tiếp khách, cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường, trả lời và giải quyết các đề nghị, kiến nghị của nhân dân

- Làm công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý văn bản, tiếp dân, làm công tác văn thư đánh máy, đề xuất các ý kiến giải quyết công việc

hàng ngày

- Chuẩn bị và ban hành văn bản để quản lý, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện văn bản đó

- Giải quyết các công việc được uỷ quyền của UBND huyện

Với chức năng hậu cần

- Giúp UBND huyện xây dựng và đảm bảo mối quan hệ công việc giữa UBND với các phòng ban ngành đoàn thể trong toàn huyện

- Chuẩn bị điều kiện về cơ sở vật chất, đảm bảo nhu cầu hoạt động của cơ quan

Sơ đồ hoá quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND huyện và của các phòng ban bộ phận nói riêng.( xem phụ lục 02)

Xây dựng chương trình công tác thường kỳ là những nhiệm vụ của một cơ quan một tổ chức phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định.Để cho quá trình hoạt động của UBND, Phòng và các đơn vị trong huyện hoạt động có hiệu qủa phải có một đơn vị xây dựng chương trình công tác thường kỳ ( tuần, Tháng,quý , năm ) Phòng là đơn vị được giao trách nhiệm xây dựng chương trình công tác cho cơ quan

Công tác tổ chức 01 hội nghị ( hoặc hội thảo ,cuộc họp) của cơ quan mà trong quá trình thực tập được tham gia

Tại Phòng Nội vụ, công tác tổ chức hội nghị hội họp, hội thảo được tổ chức như sau :

- Chuẩn bị: tài liệu ,cơ sở vật chất ,kinh phí

- Tiến hành: Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu, cán bộ ghi biên bản

- Tổng kết hội nghị: Cán bộ văn phòng giải quyết hội nghị và công tác hậu cần, quyết toán kinh phí hội nghị

Sơ đồ hoá quy trình nghiệp vụ chuyến đi công tác cho thủ trưởng cơ quan( xem phụ lục 03)

Cấc chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan nhằm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể đặt ra trong việc thực hiện chức năng quản lý nói cung hoặc quản lý giải quyết những việc cụ thể thuộc kế hoạch công tác thường kỳ

Chuyến đi công tác rất đa dạng, có thể là chuyến đi ngắn ngày hay dài ngày tuỳ thuộc vào tính chất công việc.Đây là hoạt động cần thiết đối với mỗi cơ quan tập thể vì vậy phòng phải tổ chức chu đáo

Căn cứ vào lập kế hoạch cụ thể của từng chuyến đi phòng phối hợp với các bộ phận đơn vị liên quan thực hiện công việc

Công tác chuẩn bị tiến hành chu đáo sẽ tạo khả nưng thành công của mỗi chuyến đi vì vậy vai trò của phòng cần đảm bảo thực hiện tốt từng khâu từng công việc cụ thể

Sơ đồ quy trình cung cấp thông tin của phòng cho lãnh đạo cơ quan ( xem phụ lục 04)

Phòng Nội vụ là bộ mặt hoạt động của cơ quan, chính vì vậy các thông tin của cơ quan hay thông tin từ bên ngoài vào cơ quan đều trực tiếp qua phòng để

xử lý

Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo.vai trò cung cấp thông tin thuộc chức năng nhiệm vụ của phòng nên phòng phải tổ chức thu thập

và xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo gồm các bước sau:

* Bước 1: Xác định nhu cầu thông tin trong cơ quan

Nhu cầu thông tin ra vào cơ quan rất phong phú và đa dạng,có thông tin từ nội bộ cơ quan, nhưng có những thông tin gửi trực tiếp từ bên ngoài vào chính

vì vậy phòng là bộ phận giúp sàng lọc, loại bỏ những thông tin đã trùng lặp Chọn thông tin khoa học để phục vụ cho quá trình hoạt động của cơ quan

* Bước 2 xây dựng và tổ chức nguồn thông tin

Xuất phát từ nhu cầu nguồn thông tin mà xây dựng và tổ chức nguồn thông tin cho xác thực với tình hình hoạt động của cơ quan đơn vị

* Bước 3 Thu thập thông tin

Căn cứ quan trọng để thu thập thông tin là xuất phát từ chức năng nhiệm

vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức hoạt động của cơ quan

* Bước 4 Phân tích và xử lý thông tin

Là phương pháp để xác định vấn đề , sự việc nội dung , bản chất thông tin

* Bước 5 Cung cấp và phổ biến thông tin

Thông tin sau khi được cung cấp, xử lý phải nhanh chóng phổ biến bằng văn bản cho các cơ quan đơn vị

- Có chức năng nhiệm vụ sau

Công tác điều hành cán bộ công chức cơ quan Kiểm soát văn bản đi đến, chỉ đạo các bộ phận soạn thảo các văn bản nghiệp vụ theo từng vị trí việc làm; chỉnh sửa thẩm định văn bản để UBND huyện duyệt

Quản lý tài chính, tài sản chung của cơ quan thực hiện các chế độ chính sách của cơ quan đối với cán bộ công chức Thực hiện nhiệm vụ cấp uỷ viên, Đại biểu HĐND cấp huyện Phổ biến quán triệt các văn bản của đảng và nhà nước đến toàn thể cán bộ công chức trong cơ quan Xây dựng kế hoạch hoạt động và báo cáo chi bộ cơ quan

Công việc chuyên môn, nghiệp vụ

- Tham mưu cho Huyện ủy, UBND huyện thực hiện các nhiệm vụ chính trị của huyện và công tác chuyên môn liên quan lĩnh vực quản lý của đơn vị

- Tham - Tham gia các cuộc họp, giao ban, sơ kết, tổng kết các mô hình chương trình, hội nghị đầu bờ, tư vấn…; tập huấn, bồi dưỡng kiến thức chuyên

môn, nghiệp vụ Tham gia các đoàn thanh tra, kiểm tra của huyện

b) Phó Trưởng phòng

- Họ và tên :Nguyễn Thị Tuyết

- Chức vụ : Phó trưởng phòng

- có chức năng nhiệm vụ sau

Công tác điều hành cán bộ công chức cơ quan

Công việc chuyên môn, nghiệp vụ

Tham mưu cho trưởng phòng thực hiện nhiệm vụ về công tác quản lý chính quyền địa phương và thanh niên

- Tham -Tham gia các cuộc họp, giao ban, sơ kết, tổng tập huấn, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ Tham gia các đoàn thanh tra, kiểm tra của huyện

Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc tổ chức và hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc hội, bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp trên địa bàn theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

Tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện trình Hội đồng nhân dân cấp huyện bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các thành viên khác của Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định của pháp luật

Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phê chuẩn kết quả bầu cử, phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định

Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân cấp huyện đề án liên quan đến việc thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính, đổi tên đơn

vị hành chính, phân loại đơn vị hành chính trong địa bàn để Ủy ban nhân dân cấp huyện trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định

Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện theo quy định của pháp luật

Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện hướng dẫn, kiểm tra, tổng hợp, báo cáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ ở xã, phường, thị trấn, ở cơ

quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập, ở doanh nghiệp trên địa bàn và việc thực hiện công tác dân vận của chính quyền theo quy định

Tham mưu, trình Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp, báo cáo về hoạt động của thôn, tổ dân phố trên địa bàn huyện theo quy định; thực hiện việc bồi dưỡng công tác cho cấp trưởng, cấp phó của thôn, tổ dân phố theo quy định;

Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra

Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc xây dựng, thực hiện các văn bản, đề án liên quan đến công tác xây dựng nông thôn mới theo phân công của Ủy ban nhân dân cấp huyện và theo quy định của pháp luật

Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, chương trình, kế hoạch phát triển thanh niên và công tác thanh niên

Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên và công tác thanh niên theo quy định; giải quyết những vấn đề liên quan đến thanh niên, công tác thanh niên theo quy định và theo phân cấp

c) Phó Trưởng Phòng :

-Họ và tên :Nguyễn Thành Chung

- Chức vụ : Phó trưởng phòng

-Có chức năng nhiệm vụ như sau

Công tác điều hành cán bộ công chức cơ quan

Công việc chuyên môn, nghiệp vụ

Tham mưu cho trưởng phòng thực hiện nhiệm vụ về công tác Tổ biên chế và Hội

chức-Tham mưu cho trưởng phòng thực hiện nhiệm vụ về công tác quản lý đội ngũ

Xây dựng báo cáo của cơ quan

- Tham gia các cuộc họp, giao ban, sơ kết, tổng tập huấn, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ Tham gia các đoàn thanh tra, kiểm tra của huyện

Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn cùng cấp và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cải

cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức ở địa phương;

Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện các biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức trên địa bàn huyện

Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo về cải cách hành chính, cải cách chế

độ công vụ, công chức ở địa phương theo quy định

d) Công tác thi đua khen thưởng

-Họ và tên: Nguyễn Thị Khắc Trang

- Chức vụ : Chuyên viên

- Có chức năng nhiệm vụ như sau

Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức các phong trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua - Khen thưởng cấp huyện

Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua, khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua, khen thưởng theo quy định của pháp luật

Tổng hợp, báo cáo kết quả triển khai, thực hiện

e Kế toán

- Họ và tên: Phạm Thị Hoài Thương

- Chức vụ : Kế toán

- Có chức năng nhiệm vụ sau

- Thanh toán chế độ tiền lương, công tác phí cho cán bộ, công chức;

- Lập dự trù và chi thường xuyên của cơ quan;

- Quyết toán tài chính tháng, quý, năm;

- Thực hiện phần mềm kế toán, Phần mềm quản lý tài sản, phụ trách BHYT, BHXH, theo dõi diễn biến tiền lương của cán bộ, công chức trong cơ quan Tham mưu cho Lãnh đạo cơ quan xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ hàng năm;

Quản lý tài chính, tài sản của cơ quan

Xây dựng dự toán kinh phí các chương trình do cơ quan tổ chức (Hội

- Họ và tên :Nguyễn Thị Liễu

-Chức vụ: Nhân viên văn thư

-Có chức năng nhiệm vụ sau

Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã theo quy định của pháp luật

Thực hiện công tác văn thư tại cơ quan

Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN

BẮC QUANG CHƯƠNG I MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

Trong quá trình hoạt động của cơ quan, bất kể cơ quan đó là hành chính nhà nước hay hành chính sự nghiệp thì văn phòng luôn giữ một vị trí đặc biệt quan trọng.nó có chức năng tham mưu tổng hợp nó có chức năng tham mưu,tổng hợp,giúp việc ,quản trị hậu cần của một cơ quan tổ chức.Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng giúp cho cơ quan ,tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo về lề lối làm việc, nâng cao chất lượng công tác lãnh đạo.Chính vì vậy việc tăng cường xây dựng và tổ chức các hoạt động văn phòng trong bất kỳ cơ quan nào cũng phải được đặc biệt quan tâm

Hoạt động văn phòng nó rất phong phú nó bao gồm các tác nghiệp và thủ tục hành chính liên quan đến các hoạt động quản trị công sở Sự am hiểu thuần thục các kỹ thuật,nghiệp vụ hành chính văn phòng là cơ sở để tiến hành có hiệu quả các hoạt đọng công vụ khác, trong đó hoạt động văn thư được coi là một nội dung không kém phần quan trọng để tạo nên sự thành công trong hoạt động trong văn phòng nói riêng và cơ quan nói chung

Quy định tại nghị định 110/2004/CP về công tác văn thư

Công tác văn thư quy định tại nghị định này bao gồm các công việc về soạn thảo,ban hành văn bản, quản lý văn bản tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức,quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Công tác văn thư hay còn gọi là công tác văn thư giấy tờ là toàn bộ các công việc xây dựng và ban hành văn bản trong các cơ quan và việc xây dựng quản lý, quản lý giải quyết văn bản trong cơ quan đó và là một trong những

phương tiện cần thiết trong hoạt động của Đảng và nhà nước các đoàn thể,tổ chức xã hội,kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang để lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình

Công văn giấy tờ của một cơ,tổ chức ,đơn vị xí nghiệp của nhà nước dùng

để công bố truyền đạt đường lối, chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước để liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp để ghi chép kinh nghiệm đã được đúc kết và ghi chép các tài liệu cần thiết Là cánh tay giúp đỡ cho lãnh đạo vì công văn giấy tờ, tài liệu phản ánh đầy đủ của một cơ quan,tổ chức nhiệm vụ và ưu khuyết điểm của cơ quan đó

Việc tổ chức công tác văn thư theo nội dung nêu trên trong một cơ quan

tổ chức do nhiều bộ phận tham gia theo chức trách do thủ trưởng cơ quan quy định như các cán bộ chuyên viên làm công tác nghiên cứu có trách nhiệm xem xét nghiên cứu khởi thảo công văn tài liệu cần thiêt và lập hồ sơ công việc của mình để cuối năm nộp vào lưu trữ cơ quan Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm sửa chữa công văn, duyệt ký công văn, nhân viên văn thư có trách nhiệm tiếp nhận công văn, tài liệu đến cơ quan đăng ký, phân loại, phân phối công văn đến người có trách nhiệm giải quyết, làm các thủ tục đánh máy sao in nhân bản và gửi công văn đi theo dõi giải quyết công văn theo dõi giải quyết công văn, quản

lý con dấu lưu trữ văn bản để nộp cho lưu trữ cơ quan

1 Vị trí văn thư

Công tác văn thư là một mặt gắn liền với bộ máy quản lý và là một nội dung quan trọng trong hoạt động của cơ quan tổ chức như vậy công tác văn thư

có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý cũng như hiệu quả hoạt động của

cơ quan, do đó công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan

2 Ý nghĩa công tác văn thư

Công tác văn thư giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng chính xác, có năng xuất, và chất lượng đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc và chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý công việc của cơ quan được chính xác và chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu quả và thành tích hoạt động của

Những yêu cầu đối với công tác văn thư

Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư đối với cơ quan

tổ chức, văn thư giúp cho quản lýcoong việc của cơ quan nhanh chóng đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho hoạt động của cơ quan đầy đủ Từ đó giúp cho văn phòng làm nhanh chóng công việc của mình, giúp cho quá trình tham mưu lãnh đạo, quản lý hậu cần được tốt hơn Do đó công tác Văn thư đòi hỏi những yêu cầu rất chặt chẽ sau:

2.1 Nhanh chóng

Trong bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào thì yêu cầu nhanh chóng có ý nghĩa quan trọng trong quyết định sự thành công của cơ quan tổ chức Nhưng đối với công tác văn thư thì yêu cầu nhanh chóng được coi là một nguyên tắc trong hoạt động của cơ quan.Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động công tác văn thư nếu diễn ra nhanh chóng thì thông tin sẽ kịp thời với các đơn vị giải quyết văn bản và nó sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan

công việc không trái với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức do nhà nước quy định về kỹ thuật nghiệp vụ, tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của công tác văn thư phải đảm bảo chính xác từ biên soạn đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đều phải theo những quy định của pháp luật

2.3 Bí mật

Do xuất phát từ đặc thù một số lĩnh vực hoạt động nhất định nên trong hoạt động của mình công tác văn thư đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu bí mật để cho hoạt động của cơ quan được hiệu quả và giữ gìn được bí mật nhà nước.Giữ gìn bí mật của cơ quan tổ chức là sự thành công của mỗi cơ quan đó

3 Hình thức tổ chức văn thư

Hình thức tổ chức văn thư có ảnh hưởng không nhỏ đến toàn bộ quá trình

xử lý văn bản, giấy tờ cơ quan đến kết quả hoạt động của cơ quan do đó trong từng cơ quan tổ chức phải lựa chọn hình thức công tác văn thư cho phù hợp trên

cơ sở phân tích cơ cấu tổ chức,số lượng văn bản đi và đến, chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan

Có rất nhiều hình thức tổ chức văn thư nhưng thông thường người ta áp dụng ba hình thức tổ chức là hình thức tổ chức tập trung, hình thức tổ chức phân tán và hình thức tổ chức hỗn hợp

hình thức văn thư tập trung : Được áp dụng hầu hết các tác nghiệp chuyên môn công tác văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị hình thức này thông thường được áp dụng tại một cơ quan, đơn vị có cơ cấu ít phức tạp có quy

mô nhỏ số lượng ít

Hình thức phân tán : Được áp dụng khi hầu hết các khâu nghiệp vụ được

giải quyết ở các đơn vị, tổ chức trực thuộc cơ quan, đơn vị cơ cấu phức tạp, nhiều văn bản đi đến có có nhiều cơ sở khác nhau

Hình thức hỗn hợp: Được áp dụng khi một số khâu nghiệp vụ chủ yếu

như đánh máy, sao ,in đăng ký văn bản tổ chức thực hiện ở một số nơi còn các khâu nghiệp vụ như theo dõi giải quyết văn bản lưu trong quá trình thực hiện ở các đơn vị bộ phận khác nhau của cơ quan, hình thức này thông thường được áp

dụng tại các co quan, tổ chức trong hệ thống hành pháp quản lý hành chính nhà nước

Ở Phòng Nội vụ qua tìm hiểu công tác văn thư cũng như tiếp nhận công việc ở đây thì tôi thấy Phòng Nội vụ áp dụng hình thức văn thư tập trung.Hình thức tổ chức công tác văn thư này có nhiều phù hợp với đặc thù hoạt động của Phòng Nội vụ và đã đem lại nhiều thành công trong hoạt động của cơ quan

4 Nội dung công tác văn thư

Công tác văn thư gồm 03 nhóm công việc sau :

- Thứ nhất: Xây dựng và ban hành văn bản

+ Soạn thảo văn bản

+ Trình duyệt và ký văn bản

+ Ban hành văn bản

- Thứ hai: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, nội dung này công việc bao gồm:

+ Tổ chứ giải quyết và quản lý văn bản đến

+ Tổ chức giải quyết quản lý văn bản đi

+ Tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ

- Thứ ba: Tổ chức sử dụng con dấu

II LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ

1 Xây dựng và ban hành văn bản

Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước là toàn bộ các công việc diễn ra từ khi bắt đầu đến khi hoàn chỉnh một văn bản, trong đó các công việc diễn ra theo một trình tự nhất định Nội dung gồm các phần sau

Soạn thảo văn bản: Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ quyền hạn và mục đích yêu cầu của cơ quan, tổ chức để soạn thảo văn bảnnhằm giải quyết công việc cụ thể hay điều chỉnh một mối quan hệ nào đó

Trình duyệt và ký văn bản

Sau khi văn bản được soạn thảo thì người soạn thảo văn bản phải chình bày văn bản lên chánh văn phòng để kiểm tra việc đánh máy thể thức văn bản,

thủ tục văn bản, ký nháy văn bản trước khi thủ trưởng duyệt văn bản

Thủ trưởng cơ quan xem xét ký duyệt, ký theo thẩm quyền và chịu trách nhiệm pháp lý về văn bản ký

Ban hành văn bản : Đây là bước không thể thiếu trong quy trình xây dựng

và ban hành văn bản.Sau khi văn bản đã được ký chuyển sang bộ phận văn thư hoàn tất các thủ tục để ban hành van bản

2 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến

a tiếp nhận văn bản

Văn bản đến là tất cả các văn bản ( kể cả văn bản mật) bao gồm văn bản pháp luật, văn bản hành chính ,văn bản chuyên nghành, văn bản khác và các đơn thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức gọi là văn bản đến

Theo điều 13 Nghị định 110/2004/ NĐ- CPngayf 08/04/2004 của chính phủ về công tác văn thư quy định : “ Văn bản đén bất kỳ từ nguồn nào đều phải tập trung tại văn thư cơ quan,tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận,đăng ký.Những văn bản không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

Khi tiếp nhận văn bản do bưu điện giao liên hoặc do cơ quan trực tiếp gửi văn bản đến văn thư phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì đối với văn bản bí mật Nhà nước phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi nhằm phát hiện những sai sót hư hỏng trước khi nhận và ký văn bản

Nếu bì văn bản bị bóc bị rách bị mất bì, bị mất hoặc bị tráo đổi văn bản bên trong thì phải báo ngày với chánh văn phòng và trưởng phòng hành chính, ở những nơi cơ quan tổ chức không có văn phòng hoặc người đứng đầu cơ quan tổ chức giao trách nhiệm, trong trường hợp không cần thiết phải lập biên bản với người đưa văn bản

Đối với văn bản được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng văn thư cũng kiểm tra sơ bộ về số lượng văn bản, số lượng trang mỗi văn bản và nơi nhận Trường hợp phát hiện sai sót phải kịp thời thông báo cho người gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét , giải quyết

b Phân loại sơ bộ

Sau khi tiếp nhận văn bản các bì văn bản được phân loại như sau:

Loại không bóc bì bao gồm :

Các văn bản đến trên có dấu, ký hiệu các độ mật theo quy định tại Thông

tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 hướng dẫn thi hành nghị định số 33/2002 NĐ-CP ngày 28/3/2002 của chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước,văn thư không được giao nhiệm vụ bóc bì văn bản mật

Những bì văn bản gửi cho các đơn vị,cá nhân trong cơ quan, tổ chức.Bì văn bản giấy tờ giử cho tổ chức Đảng, gửi cho các đoàn thể như công đoàn,đoàn thanh niên các cơ quan tổ chức thư riêng

Loại bóc bì bao gồm tất cả các văn bản giấy tờ gửi cơ quan tổ chức( ngoài

bì ghi tên cơ quan, tổ chứ hoặc gghi chức danh người đứng đầu cơ quan tổ chức ) kể cả các bì văn bản có đóng dấu chữ ký độ “mật” và “tối mật” nếu văn thư được giao nhiệm vụ bóc bì đăng ký loại văn bản đó

c Đăng ký văn bản đến

Văn bản đến có thể được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc các công

cụ khác như thẻ đăng ký hoặc các cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính

Những cơ quan có số lượng văn bản đến có số lượng từ 2000 đến 5000 văn bản một năm cần lập các hồ sơ sau Sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) của các bộ ngành cơ quan trung ương ; sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan khác ; Sổ đăng ký văn bản đến (loại mật )

Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản ; yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến thực

hiện theo bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ trong công tác văn thư lưu trữ ban hành kèm theo công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19/1/1999chi cục văn thư lưu trữ

Việc đăng ký (cập nhật) thông tin đầu vào của văn bản đến vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được sử dụng theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm của cơ quan tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

d Trình và chuyển giao văn bản đến

Trình văn bản đến

Sau khi đăng ký văn bản đến phải được kịp thời trình cơ quan tổ chức,cấp phó của người đứng đầu, chánh văn phòng hoặc người được người đứng đầu cơ quan ,tổ chức có trách nhiệm xem xét cho ý kiến phân phối giải quyết văn bản

Người có thẩm quyền căn cứ nội dung của văn bản đến, quy chế làm việc của cơ quan tổ chức, chức năng nhiệm vụ kế hoạch công tác được giao cho đơn

vị cá nhân

Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân cần xác định rõ đơn

vị cá nhân chủ trì cần giải quyết, những đơn vị cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị cá nhân

Ý kiến phân phối giải quyết được ghi vào khoảng giấy chống phía trên lề trái của ăn bản hoặc cập nhật trực tiếp vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trong trường hợp cần thiết vào cơ sở dữ liệu văn bản.Trong trường hợp cần thiết ý kiến phân phối được ghi nhận hoặc ghi vào phiếu riêng

Chuyển văn bản

Văn bản đến được chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ

ý kiến của người có thẩm quyền.Việc chuyển giao văn bản đén trong cơ quan, tổ chức cũng như trong các đơn vị khác phải đảm bảo các yêu cầu sau

Nhanh chóng: Văn bản đến (loại khẩn) phải chuyển giao ngay cho đơn vị

cá nhân có trách nhiệm giải quyết

Đúng đối tượng :Văn bản đến (Loại mật) phải chuyển ngay đến tận tay người nhận

Chặt chẽ: Khi chuyển giao văn bản đến phải tiến hành kiểm tra đối chiếu

và người nhận văn bản phải ký nhận, đối với văn bản đến có đóng dấu thượng khẩn và hoả tốc thì phải ghi rõ thời gian nhận

Văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận phải vào sổ đăng ký văn bản đến của đơn vị trình thủ trưởng đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối giả quyết.Căn cứ vào ý kiến phân phối của thủ trưởng đơn vị văn bản chuyển cho cá nhân trực tiếp phân phối giải quyết

e Giải quyết văn bản đến

Sau khi tiếp nhận văn bản đến các đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu giải quyết kịp thời theo dõi thời hạn pháp luật quy định hoặc theo quy định

cụ thể của cơ quan tổ chức ; đối với các văn bản đóng dấu các độ khẩn phải giải quyết khẩn trương không chậm trễ

Khi giải quyết liên quan đến các đơn vị cá nhân khác đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải giử văn bản, bản sao văn bản đó kèm theo phiếu giải quyết văn bản để tham khảo ý kiến của đơn vị cá nhân

Theo dõi ,đôn đốc giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết the quy định của pháp luật hoặc của cơ quan tổ chức đều phải theo dõi đôn đốc về thời gian giải quyết

Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi, giải quyết văn bản đến và thường xuyên tổng hợp số lượng về văn bản đến

Đối với tài liệu văn bản đến có “đóng dấu tài liệu thu hồi”, văn thư có trách nhiệm theo dõi thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng quy định

2 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi

a Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày ; ghi số và ngày tháng văn bản

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày

Căn cứ theo quy định của pháp luật văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức, hình thức trình bày văn bản trước khi thực hiện các thủ tục trực tiếp theo

để phát hành văn bản ,trường hợp có phát hiện sai sót , kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết

Ghi số, ngày tháng văn bản

Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản của

cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm hoặc nhiệm kỳ được đánh riêng cho từng loại hoặc đánh chung một số loại văn bản của cơ qun tổ chức ban hành hàng năm mà lựa chọn phương pháp đăng ký mà lựa chọn các phương pháp đăng ký và đánh số văn bản cho phù hợp

Ngày, tháng của văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội Uỷ ban thường

vụ quốc hội,Hội đồng nhân dân ban hành là ngày ,tháng ,năm văn bản được thông qua

Ngày tháng năm văn bản quy phạm pháp luật khác và văn bản hành chính

là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành vào sổ đăng ký

Đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn mật

Đóng dấu cơ quan : Việc đóng dấu cơ quan lên chữ ký trên văn bản và đóng dấu cơ quan trên phụ lục kèm theo văn bản được thực hiện theo quy định tại điều 6 của nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 8/4/2004 của chính phủ về công tác văn thư

Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản và phụ lục theo văn bản chính do người đứng đầu,cơ quan ,tổ chức quyết định.Dấu được đóng vào khoảng giữa ,mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần tờ giấy mỗi lần đóng dấu lên không quá 5 tờ giấy liền kề

Đóng dấu độ khẩn mật

Việc đóng dấu các độ khẩn ( “hoả tốc” “ thượng khẩn” và “khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành Việc đóng dấu các mức độ mật ( “ tuyệt mật” “tối mật” “mật”) dấu của tài liệu được thu hồi trên van bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của thông tư 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 của Bộ công an

c Đăng ký văn bản đi

Đăng ký văn bản đi bằng sổ

Lập sổ đăng ký văn bản đi.Căn cứ tổng số và số lượng của mỗi văn bản đi hàng năm của cơ quan ,tổ chức, Quyết định việc lập sổ đăng ký cho phù