Thực trạng và giải pháp quản lý về công tác văn thư tại cục trồng trọt

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN MỞ ĐẦU 3 1. Lý do chọn đề tài 3 2. Lịch sử nghiên cứu. 4 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 4 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 4 5. Phương pháp nghiên cứu của đề tài 5 6. Cấu trúc của đề tài 5 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC TRỒNG TRỌT 6 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục trồng trọt 6 1.1.1. Chức năng 6 1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 6 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Cục trồng trọt (Phụ lục 01) 9 1.2. Tình hình tổ chức và quản lý công tác hành chính Văn phòng tại Cục trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. 14 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, của Văn Phòng 14 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng và vị trí việc làm của các vị trí trong văn phòng. 17 PHẦN 2. THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC TRỒNG TRỌT 20 2.1. Cơ sở lý luận chung về công tác Văn thư 20 2.1.1. Tổng quan về Công tác văn phòng 20 2.1.2. Lý luận chung về công tác văn thư 21 2.1.2.1. Khái niệm về công tác văn thư. 21 2.1.2.2. Vai trò và ý nghĩa của công tác văn thư 21 2.1.2.3. Yêu cầu của công tác văn thư 22 2.2. Thực trạng Quản lý về công tác Văn thư tại Cục Trồng trọt 23 2.2.1. Xây dựng và ban hành văn bản 23 2.2.1.1. Soan thảo văn bản. 24 2.2.2. Quản Lý văn bản 28 2.2.3. Quản lý hồ sơ 37 2.2.4. Quản lý con dấu 39 2.3. Những giải pháp nhằm nâng cao về tổ chức, quản lý về công tác văn thư tại Cục Trồng trọt 41 2.3.1. Trong công tác xây dựng và ban hành văn bản 42 2.3.2. Trong công tác quản lý văn bản 43 PHẦN 3. PHẦN KẾT LUẬN 44 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 PHỤ LỤC 46

Trang 1

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN MỞ ĐẦU 3

1 Lý do chọn đề tài 3

2 Lịch sử nghiên cứu 4

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 4

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 4

5 Phương pháp nghiên cứu của đề tài 5

6 Cấu trúc của đề tài 5

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC TRỒNG TRỌT 6

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục trồng trọt 6

1.1.1 Chức năng 6

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 6

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Cục trồng trọt (Phụ lục 01) 9

1.2 Tình hình tổ chức và quản lý công tác hành chính Văn phòng tại Cục trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 14

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, của Văn Phòng 14

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng và vị trí việc làm của các vị trí trong văn phòng 17

PHẦN 2 THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC TRỒNG TRỌT 20

2.1 Cơ sở lý luận chung về công tác Văn thư 20

2.1.1 Tổng quan về Công tác văn phòng 20

2.1.2 Lý luận chung về công tác văn thư 21

2.1.2.1 Khái niệm về công tác văn thư 21

2.1.2.2 Vai trò và ý nghĩa của công tác văn thư 21

2.1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư 22

Trang 2

2.2 Thực trạng Quản lý về công tác Văn thư tại Cục Trồng trọt 23

2.2.1 Xây dựng và ban hành văn bản 23

2.2.1.1 Soan thảo văn bản 24

2.2.2 Quản Lý văn bản 28

2.2.3 Quản lý hồ sơ 37

2.2.4 Quản lý con dấu 39

2.3 Những giải pháp nhằm nâng cao về tổ chức, quản lý về công tác văn thư tại Cục Trồng trọt 41

2.3.1 Trong công tác xây dựng và ban hành văn bản 42

2.3.2 Trong công tác quản lý văn bản 43

PHẦN 3 PHẦN KẾT LUẬN 44

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 45

PHỤ LỤC 46

Trang 3

LỜI NÓI ĐẦU

Có thể thấy rằng bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý

đã đóng một vai trò vô cùng quan trọng và không thể thiếu được trong bất kỳ cơquan, tổ chức nào Nhất là trong giai đoạn phát triển như hiện nay, thời kỳ màđược xem như là thời kỳ“bùng nổ thông tin”, khoa học kỹ thuật đang trên đỉnhcao,sự tồn tại của văn phòng được xem như là yếu tố then chốt trong việc hỗ trợthông tin giúp cho việc đưa ra các quyết định của nhà quản lý được sáng suốt,kịp thời mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp, tổ chức và cho xã hội Tuynhiên, để có nguồn nhân lực vừa có chuyên môn, trình độ để thực hiện tốt cácnghiệp vụ văn phòng đáp ứng với sự biến đổi không ngừng của xã hội thì tại các

cơ quan còn rất thiếu Nhận thức được vấn đề và tầm quan trọng của văn phòng,công tác văn phòng, từ nhiều năm nay ở các cơ quan nhà nước cũng như cácdoanh nghiệp, các tổ chức khác, công tác này đã được chú ý hoàn thiện

Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và năng lực đáp ứng của nhà trường,năm2012, trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đã ban hành Quyết định Số : 214/QĐ-ĐHNV ngày 24 tháng 4 năm 2012 Quyết định Thành lập Khoa Quản trị vănphòng thuộc trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội từ đó cho phép khoa tiến hànhtuyển sinh và đàotạo chuyên ngành Quản trị văn phòng

Với phương châm gắn liền giữa lý luận với thực tiễn trong công tác đào tạocủa Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nà Nội nói chung và khoa Quản Trị văn phòngnói riêng Trường và khoa đã tạo điều kiện cho sinh viên khóa 12 của khoa được

đi thực tế tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức

Thực tập tốt nghiệp được xem như là một môn học bắt buộc mà hầu hết cácngành học đều phải có Nó là một môn học thực tế thay vì “Thầy giảng, trònghe” mà nó đòi hỏi sự tương tác giữa con người với con người là sự “Cầm taychỉ viêc” Việc thực tế này giúp cho sinh viên làm quen được với công việc của

cơ quan, vận dụng những kiến thức đã được học khi còn ngồi trên ghế nhàtrường vào thực tế của cơ quan Đó cũng là dịp để cho sinh viên củng cố, tổnghợp những kiến thức, tập dượt, rèn luyên phẩm chất đạo đức của một quản trịviên, là cơ hội để cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc và giao tiếp

Trang 4

phần đánh giá thiết thực nhất năng lực của bản thân mỗi sinh viên và là bằngchứng thiết thực nhất để đánh giá công tác đào tạo của một trường Đại Học.

Được tạo điều kiện cho thực tập tại Văn phòng cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôntại đó tôi đã có dịp được quan sát, học hỏi và

được tiếp xúc trực tiếp với công việc ở đây, được vận dụng những kiến thức đãđược trau dồi khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào trong công việc của mình.Tại đây đã giúp tôi hiểu hơn rất nhiều về đặc thù công việc sau này của mình,với thời gian gần 3 tháng đi thực tập tại Cơ quan tôi đãluôn cố gắng họchỏi,quan sát và ghi chép những gì nhìn thấy và những công việc đã đượcgiao.Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tác vănthư lưu trữ nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn của ngành, trong quá

trình thực tập tại Văn phòng Cục Trồng trọttôi xin đưa ra đề tài“ Thực trạng và giải pháp quản lý về công tác Văn thư tại Cục Trồng trọt ” để giúp cho mọi

người có cái nhìn sâu hơn về công tác văn thư tại Cục nói riêng và văn phòng

cơ quan của một Bộnói chung để có thể dễ dàng đưa ra những sự so sánh điểmgiống và khác nhau trong hệ thống Quản lý Văn thư của một cơ quan thuộc cấpBộ với các cơ quan cấp cơ sở và cơ quan khác

Qua đây cho phép tôi gửi lời cảm ơn đến Đồng chí Nguyễn Hoàng Việt Chánh Văn phòng cục; Đồng chí Vũ Việt Hải- chuyên viên tại Văn phòng cục;Đồng chí Lê Hải Vân- nhân viên Văn phòng cục đã giúp đỡ tôi rất nhiệt tìnhtrong suốt thời gian tôi về thực tập tại văn phòng Ngoài ra cho tôi cảm ơn tất cảcác chuyên viên, nhân viên hiện đang công tác tại nơi tôi thực tập đã cùng làmviệc và hướng dẫn tôi về các nghiệp vụ chuyên môn

-Và bài báo cáo này sẽ không thể hoàn thành tốt nếu không có sự hướngdẫn, giúp đỡ của cô Ths.Lâm Thu Hằng thuộc khoa Quản Trị Văn phòng đã tậntụy truyền đạt kiến thức cho tôi thời gian qua để tôi có thể hoàn thành được quátrình thực tế này.Do điều kiện thời gian và kinh nghiệm còn hạn chế, nên bàinghiên cứu không thể tránh khỏi những thiếu sót Kính mong các thầy cô đónggóp ý kiến để bài nghiên cứu của tôi được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Trang 5

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Có thể khẳng định, công tác văn thư, có vai trò rất quan trọng đối với tất cảcác lĩnh vực của đời sống xã hội Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư,cũng có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng,nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt độngđều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đềuđược lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Do đó, khi các cơ quan, tổchức được thành lập, công tác văn thư sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyếtmạch" trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Công tác văn thư, nhằm đảmbảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điềuhành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tớiviệc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động củamỗi cơ quan tổ chức

Mặc dù công tác văn thư, đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dàilịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ chức vàtrách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ chức.Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác này hình như mới

có từ một vài năm trở lại đây và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần củanhững người làm văn thư nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứngđáng Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá giá về công tác vănthư cần thiết phải được nhìn nhận lai

Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản lývăn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ Theo đó, việctiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng condấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiếnchỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩmquyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ làtrách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc…

Với một cơ quan Thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, một cơ

Trang 6

quan được xem như là quan trọng và chủ chốt của Bộ Hằng ngày, với khốilượng văn bản cần ban hành và xử lý có thể lên tới hàng trăm văn bản thì Côngtác tổ chức văn thư là rất cần thiết và quan trọng.Chính vì thế, trong bài báo cáo

này tôi xin chọn và nghiên cứu đề tài “ Thực trạng và giải pháp quản lý về công tác Văn thư tại Cục Trồng trọt ” để tìm hiểu những thuận lợi và khó khăn

trong công tác văn thư, đồng thời đưa ra giải pháp để phát triển ngành Văn thưtại cơ Văn phòng cục đáp ứng nhu cầu thực tiễn và xã hội

2 Lịch sử nghiên cứu.

Đã từng có một số văn bản có nghiên cứu về vấn đề này như Tạp chí Vănthư Lưu trữ; Báo Nông nghiệp Việt Nam

Hiện nay chưa có một đề tài nào nghiên cứu sâu về Công tác Văn thư tạiVăn phòng Cục Trồng trọt Nên tôi xin được tiến hành nghiên cứu về vấn đềnày

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

- Khái quát, đánh giá tình hình thực tế về vấn đề tổ chức công tác Văn thưtại Văn Phòng cục Trồng trọt Những vấn đề cơ bản về công tác Văn thư của cơquan

- Tìm hiểu về nguyên nhân và hạn chế trong công tác Văn thư tại Vănphòng Cục trồng trọt

- Đưa ra giải pháp khắc phục nhằm nâng cao chất lượng về công tác Vănthư

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng nghiên cứu: Lý thuyết về văn thư và thực tiễn hoạt động vănthư tại Cục trồng trọt - Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Đó là Nghiêncứu lịch sử hình thành; cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơcấu tổ chức của Cục Trồng trọt và đặc biệt là công tác văn thư lưu trữ; Đánh giáhiệu quả hoạt động của công tác Văn thư về Ưu điểm, nhược điểm và nguyênnhân

- Phạm vi nghiên cứu: nghiên cứu trên tất cả các hoạt động văn thư như:Quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ của

Trang 7

Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn.

5 Phương pháp nghiên cứu của đề tài

Bài khóa luận sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Để đưa ra các dẫn chứng xác thựcchứng minh cho đề tài nghiên cứu;

- Phương pháp điều tra, khảo sát: Để tìm hiểu và thu thập thông tin phục vụcho việc trình bày luận cứ thực tế của đề tài

- Phương pháp thống kê: Tổng hợp các số liệu để phân tích trong quá trìnhnghiên cứu đề tài;

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tìm các tài liệu phục vụ cho mục đíchnghiên cứu

6 Cấu trúc của đề tài

Đề tài gồm 3Phần:

Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan;

Phần II: Thực trạng và giải pháp quản lý về công tác Văn thư tại Cục Trồngtrọt

Phần III: Kết Luận và đề xuất Kiến nghị

Trang 8

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC TRỒNG TRỌT

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục trồng trọt

Căn cứ Nghị định số 199/2013/NĐ-CP ngày 26/11/2013 của Chính phủQuy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nôngnghiệp và Phát triển nông thôn;

Căn cứ vào Điều 19 Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18/4/2012 củaChính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ,

cơ quan ngang Bộ- Quy định

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Trồng trọt như sau:

1.1.1 Chức năng

Cục Trồng trọt là tổ chức thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thônthực hiện chức năng tham mưu giúp cho Bộ trưởng quản lý nhà nước và tổ chứcthực thi pháp luật đối với chuyên môn ngành trồng trọt thuộc phạm vi quản lýnhà nước của Bộ theo phân cấp, ủy quyền của Bộ trưởng

Cục Trồng trọt có tư cách pháp nhân, có tài khoản có con dấu riêng, cókinh phí hoạt động theo quy định của Pháp luật

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

1.1.2.1 Trình Bộ trưởng

a Trình Bộ trưởng các dự án Luật, dự thảo nghị quyết của Quốc Hội; Cácchương trình- kế hoạch xây dựng hằng năm của Bộ và các cơ chế, chính sách,

dự án theo sự phân công của Bộ trưởng;

b Các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm năm, hàngnăm và các dự án công trình quan trọng của Quốc gia theo sự phân công;

c Trình Bộ ban hành các quyết định, chỉ thị, các văn bản quản lý chuyênngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Cục theo phân công của Bộvà Pháp luật;

Trang 9

d Ban hành các văn bản, các văn bản cá biệt thuộc chuyên môn, nghiệp vụthuộc chuyên ngành, lĩnh vực được giao quản lý Thông báo kế hoạch chi tiếtthực hiện chương trình, đề án, dự án do Bộ quản lý từng địa phương, đơn vị saukhi được phê duyệt kế hoạch tổng thể thuộc phạm vi quản lý của Cục.

1.1.2.2 Chỉ đạo về các lĩnh vực chuyên môn

a Về sản xuất trồng trọt: Xây dựng, chỉ đạo thực hiện và tổng kết, đánh giá

kế hoạch sản xuất trồng trọ hàng năm và nhiều năm; Chỉ đạo việc thực hiện cơcấu cây trồng, kỹ thuật trồng trọt; đề xuất các biện pháp khắc phục thiên tai, dịchhại trong sản xuất trồng trọt

b Về giống cây trồng nông nghiệp: Trình Bộ trưởng các quy định, Quyếtđịnh công nhận về giống cây trồng cho sản xuất trong nông nghiệp; xây dựngcác chiến lược phát triển giống cây trồng phù hợp với điều kiện tự nhiên và xãhội; Cấp và thu hồi giấy phép nhập- xuất khẩu nguồn gen, giống cây trồng mới

có giá trị

c Về Quản lý và sử dụng đất Nông nghiệp: Trình Bộ Kế hoạch sử dụng,bảo vệ và cải tạo đất; thẩm định quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất sản xuất nôngnghiệp và chuyển đổi mục đích sử dụng đất; Ban hành, hướng dẫn các giải pháp,tiến bộ kỹ thuật về sử dụng bảo vệ và nâng cao độ phì của đất chống xói mòn, samạc hóa, ngập măn; Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện chuyển đổi cơ cấu đất

d Về quản lý phân bón: Trình Bộ các tiêu chuẩn quy chuẩn về chất lượng,kiểm nghiệm sản xuất, chế biến bảo quản, kinh doanh phân bón hữu cơ và phânbón khác; ban hành các văn bản quy định, quy phạm về khảo kiểm nghiệm phânbón; Thực hiện công tác quản lý sản xuất, kinh doanh, chất lượng phân bón theoquy định Pháp luật; Chỉ định và quản lý hoạt động các phòng kiểm nghiệm phânbón;

e Về quản lý chất lượng, an toàn thực phẩm: Trình Bộ cơ chế, chính sáchvề sản xuất sản phẩm trồng trọt bảo đảo an toàn thực phẩm; Kiểm tra, phân loạivà cấp giấy chứng nhận đối đủ điều kiện đảm bảo an toàn thực phẩm đối với cơ

sở sản xuất trồng trọt dùng để xuất khẩu theo quy đinh; Ban hành các tiêu chuẩnQuốc gia, VietGAP; quy chuẩn quốc gia về điều kiện đảm bảo chất lượng, an

Trang 10

toàn thực phẩm đối với sản phẩm trồng trọt; Thực hiện nhiệm vụ thanh trachuyên ngành và xử lý vi pha về an toàn thực phẩm thuộc phạm vi quản lý củaCục…

g Khoa Học công nghệ và môi trường: Trình Bộ các chương trình, kếhoạch, đề án nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ công nghệ, kỹ thuật vềngành trồng trọt; Chủ trì thẩm định đề cương, đề tại gnhieen cứu ứng dụng cáctiến bộ khoa học công nghệ, kỹ thuật thuộc phạm vi cục; Đánh giá và chỉ địnhphòng thử nghiệm, tổ chức chứng nhận hợp quy thuộc phạm vi quản lý; THựhiện nhiệm vụ quản lý môi trường thuộc chuyên ngành được giao theo sự phâncông của Bộ

1.1.2.3 Thực hiện các nhiệm vụ về thương mại , thị trường nông sản, xúc

tiến thương mại và xử lý các tranh chấp thương mại liên quan đến sản phẩmtrồng trọt thuộc phạm vi quản lý của Cục; Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chứcsản xuất, kinh tế hợp tác, xây dựng nông thôn mới ; Tổ chức chỉ đạo công tácđiều tra, thống kê và quản lý cơ sở dữ liệu về chuyên ngành trồng trọt theo quyđinh

1.1.2.4 Về Hợp tác quốc tế và hội nhập quốc tế : xây dựng và trình Bộ

trưởng các chương trình dự án hợp tác quốc tê Tham gia đàm phán để ký kếtcác điều ước, thỏa thuận quốc tế theo sự Phân công của Bộ trưởng; Tổ chức thựchiện hợp tác hội nhập kinh tế quốc tế

1.1.2.5 Về cải cách hành chính: Xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch cải

cách hành chính của Cục theo chương trình cải cách hành chính của Bộ và chỉđạo của Bộ; Chỉ đạo rà soát, hệ thống hóa và đề xuất, xây dựng hệ thống thểchế, pháp luật về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Cục; Chỉ đạo hoànthiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chức trực thuộc Cục theohướng phân công, phân cấp; Đề xuất với bộ về kiện toàn tổ chức, phương thứcvận hành quản lý của bộ cách quản lý nhà nước đối với lĩnh vực giao cục quảnlý thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; Chỉ đạo thực hiện các quy định vềchế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về hực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biênchế, tài chính và cải cách thủ tục hành chính

Trang 11

1.1.2.6 Về Thanh tra, Kiểm tra: Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chính

sách pháp luật, phân cấp quản lý về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý củaCục theo quy định; thực hiện nhiệm vụ thanh tra chuyên ngành về trồng trọttheo quy định của pháp luật; Giải quyết hoặc tham gia giải quyết khiếu nai, tốcáo, kiến nghị của tổ chức, công dân liên quan đến ngành, lĩnh vực quản lý củaCục, tổ chức việc tiếp công dân theo quy định

Ngoài những nhiệm vụ trên thì Cục Trồng trọt còn phải thực hiện một sốnhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành và phân công, phâncấp của Bộ trưởng như : Về quản lý tài chính, tài sản; về quản lý tổ chức, hoạtđộng dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Cục; Về tổ chức bộ máy, biên chế

số lượng người làm việc, vị trí việc làm, chế độ chính sách, khen thưởng, kỷluật… Nhằm đảm bảo đáp ứng thực hiện đúng nhiệm vụ, quyền hạn được Bộgiao cho và theo đúng quy định của Pháp luật cho phép

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Cục trồng trọt (Phụ lục 01)

Cục Trồng trọt ngay từ khi ra đời cho đến nay đã trải qua những biến độngvề cơ cấu tổ chức lẫn cả sự thay đổi của tên gọi nhằm mục đích thay đổi để phùhợp với điều kiễn xã hội và kinh tế thị Trường theo từng giai đoạn, biến độngcủa xã hội Cho đến thời điểm hiện nay bộ máy tổ chức của Cục trồng trọt gồm

có 8 phòng ban chuyên môn, dưới sự lãnh đạo của 01 Cục trưởng và 06 Phó Cụctrưởng Được phân định rõ ràng theo đúng chuyên môn, thẩm quyền quy định.Và được quy định như sau:

+ Chủ trì thực hiện giao ban định kỳ, sơ kết công tác 6 tháng, tổng kết nămvà đánh giá việc thực hiện các Nghị quyết của Đảng, nhiệm vụ cơ quan; Quản lýcán bộ, công chức về tư tưởng, phẩm chất đạo đức; Thực hiện việc đánh giá cán

Trang 12

bộ công chức hàng năm theo đúng quy đinh; Phối hợp với công đoàn Cục tổchức Hội nghị cán bộ, công chức mỗi năm 1 lần vào cuối năm.

+ Trực tiếp phụ trách các phòng có chuyên môn; Phân công các Phó Cụctrưởng chịu trách nhiệm và điều hành một số lĩnh vực công tác;

+ Có chương trình công tác hàng tuần, hàng tháng và báo cáo kết quả côngviệc hàng tháng bằng văn bản cho Bộ trưởng; gửi thông báo cho Phó Cụctrưởng, các phòng, Bộ phận thường trực tại Thành phố Hồ Chí Minh và Bộ phậnthường trực tại Bình Định Khi đi công tác thời gian dài thì uỷ quyền cho PhóCục trưởng trực Cục

+ Ký duyệt tất cả các văn bản thuộc thẩm quyền của Cục; Quản lý các cơquan, bộ phận chuyên môn, và đại diện tại các cơ sở trên phạm vi cả nước

1.1.3.2 - Phó Cục trưởng

+ Chịu trách nhiệm trước Cục trưởng (cùng Cục trưởng chịu trách nhiệmtrước Bộ trưởng) và trước pháp luật về công tác được phân công; Trực tiếp giảiquyết các công việc và các vấn đề phát sinh do Cục trưởng phân công

+ Khi được Bộ trưởng, Thứ trưởng giao việc trực tiếp, sau khi thực hiệnbáo cáo lại nội dung và kết quả công việc cho Cục trưởng biết Trước và sau khi

đi họp, đi công tác (trong hoặc ngoài nước) phải báo cáo với Cục trưởng

+Xây dựng chương trình công tác hàng tuần, hàng tháng và thông báo kếtquả công tác hàng tháng cho Trưởng phòng Hành chính, tổng hợp để tổng hợpthành văn bản trong kỳ giao ban tháng

+ Khi được Cục trưởng uỷ nhiệm trực cơ quan, Phó Cục trưởng điều hànhcông việc thuộc phạm vi của Cục trưởng trong thời gian được uỷ nhiệm, sau đóbáo cáo kết quả công việc cho Cục trưởng biết

+ Ký và trình ký những văn bản thuộc thẩm quyền theo sự phân công củaCục trưởng.Chỉ đạo phòng chuyên môn thực hiện nhiệm vụ theo chức năng,nhiệm vụ và sự phân công

+ Lãnh đạo phòng đi vắng thì Phó Cục trưởng chỉ định, phân công cán bộtrong Cục thực thi công việc Cán bộ được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thựchiện và báo cáo với lãnh đạo phòng của mình biết

Trang 13

1.1.3.3.Văn phòng Cục

Có trách nhiệm tham mưu tổng hợp giúp Cục trưởng thực hiện quản lý nhànước về tổ chức, biên chế, công chức, viên chức, thi đua- khen thưởng….Cóchức năng tham mưu tổng hợp về các chương trình kế hoạch phục vụ công tácvà phục vụ các hoạt động của cục, giúp Cục trưởng tổng hợp theo dõi, đôn đốccác phòng thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Cục;

Tổ chức công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị, đảm bảo công táchậu cần

1.1.3.4.Phòng Kế hoạch- Tài chính:

- Giúp Cục trưởng quản lý tổng hợp về kế hoạch, quy hoạch, tài chính, kếtoán khoa học công nghệ và hợp tác quốc tế trong lĩnh vực Trồng trọt;

-Có nhiệm vụ trình Cục trưởng chiến lược quy hoạch, kế hoạch, chươngtrình, dự án, phát triển ngành trồng trọt trên pham vi toàn quốc hoặc vùng sinhthái;

Tổ chức triển khai hướng dẫn giám sát việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch

dự án đã được phê duyệt;

Trình Bộ các danh mục, chương trình, dự án đầu tư về trồng trọt

-Công tác tài chính kế toán: Lập kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung hạn củaCục; Tham gia xây dựng và thẩm đinh tài chính đối với các chương trình dự án

do Cục quản lý;Bảo quản vốn được cấp và tài sản của Cục theo quy định; báocáo thường xuyên và định kỳ mọi hoạt động về tài chính, kế toán tài sản của Cụctheo quy định;Thanh toán tổng hợp các nguồn vốn của Cục;

- Công tác khoa học Công nghệ và khuyến Nông: Chủ trương xây dựng cácchương trình hợp tác quốc tế, dự án có sự hỗ trợ của quốc tế thuộc lĩnh vự trồngtrọt; Tham gia đàm phán, ký kết các điều ước quốc tế

- Xúc tiến thương mại- Công tác thống kê: Tổ chức các công tác điềutra,thống kê và quản lý cơ sở dữ liệu về trông trọt; Tổ chức hội trợ, triển lãmnông nghiệp, Xây dựng định hướng phát triển thị trường;

1.1.3.5 - Phòng Pháp chế, thanh tra:

Phòng Thanh tra Pháp chế là đơn vị đầu mối giúp Cục thực hiện các chức

Trang 14

năng quản lý nhà nước về thanh tra, kiểm tra và pháp chế trong lĩnh vực trồngtrọt.

-Có nhiệm vụ thanh tra, kiểm tra đột xuất và định kỳ các hoạt động đối vớicác tổ chức cá nhân trong việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luậ tronglĩnh vực trồng trọt;

- Có nhiệm vụ xây dựng, soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật hằngnăm của Cục;

- Thẩm định về mặt pháp lý nội dung các văn bản quy phạm pháp luật;Kiểm tra các văn ản do cục ban hành theo thẩm quyền, đề xuất biện pháp khắcphục nếu có sai sót;

- Cập nhật, hệ thống hóa, rà soát các văn bản quy phạm pháp luật thuộclĩnh vực trồng trọt; đề xuất sửa đổi bổ sung các văn bản của các cấp ban hành

1.1.3.6 Phòng quản lý chất lượng và Môi trường

Là đơn vị đầu mối giúp cho Cục trưởng thực hiện chức năng quản lý nhànước về chất lượng sản phẩm, an toàn thực phẩm và môi trường thuộc phạm viquản lý của Cục

- Có nhiệm vụ quản lý chất lượng về vệ sinh an toàn thực phẩm, chất lượngsản phẩm thuộc lĩnh vực trồng trọt;

- Dự thảo và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, các cơ chế chínhsách, tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về chất lượng sản phẩm trồng trọt và vệsinh an toàn thực phẩm;

- Xây dựng VietGAP, tiêu chuẩn quốc gia, chuẩn kỹ thuật quốc gia về điềukiện đảm bảo chất lượng và an toàn thực phẩm;

- Chủ trì xây dựng trình Cục trưởng các chiến lược kế hoạch, chương trình,đề án, dự án tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về môi trường trong sản xuất trồngtrọt;

- Phối hợp đánh giá chất lượng môi trường và đề xuất giải pháp bảo vệ môitrường trong sản xuất trồng trọt;

1.1.3.7 Phòng Cây lương thực, cây thực phẩm:

Trực tiếp giúp Cục trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với

Trang 15

cây lương thực, cây thực phẩm đậu, đỗ, hoa, cây cảnh, cây thức ăn chăn nuôi,cây nhiên liệu sinh học.

- Có nhiệm vụ trình Cục trưởng các văn bản pháp luật, cơ chế chính sách;Các văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ quản lý thuộc phạm vi củaphòng;

- Phối hợp với phòng Thanh tra pháp chế hướng dẫn kiểm tra việc thựchiện các văn bản quy phạm pháp luật; các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch… vềlĩnh vực thuộc phạm vi của Phòng;

- Xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển giống cây trồng;Xây dựng các tiêu chuẩn quốc gia về chất lượng khảo nghiệm, kiểm nghiệm sảnxuất, chế biến, bảo quản, kinh doanh giống cây trồng;

- Chủ động hướng dẫn thực hiện cơ cấu cây trồng, quy trình trồng trọt; đềxuất biện pháp khắc phục thiên tai, dịch hại;

- Đánh giá kế hoạch sản xuất hàng vụ, hàng năm và nhiều năm đối với câytrồng; Triển khai áp dụng VietGAP, GAP khác, tiêu chuẩn hữu cơ, chương trình

kế hoạch sản xuất đảm bảo chất lương, an toàn vệ sinh thực phẩm

1.1.3.8 Phòng Cây công nghiệp, cây ăn quả:

Trực tiếp giúp Cục trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối vớicây công nghiệp, cây ăn quả, cây dược liệu

- Có nhiệm vụ Xây dựng các chiến lược, kế hoạch về giống cây trồng; Dựthảo các văn bản, các tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về chấtlượng giống;

- Thực hiện tổng kết đánh giá kế hoách ản xuất hàng vụ, hàng năm và nhiềunăm đối với cây trồng; Hướng dẫn thực hiện cơ câu cây trồng, quy trình kỹ thuậttrồng trọt, đề xuất các biện pháp khắc phục thiên tai, dịch hại;

- Triển khai áp dụng VietGAP, GÁP khác, tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuậtquốc gia

1.1.3.9 Phòng quản lý đất, phân bón:

Trực tiếp giúp Cục trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối vớilĩnh vực đất nông nghiệp và quản lý phân bón

Trang 16

- Xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật, các tiêu chuẩn, kỹ thuật vềquản lý sử dụng đất Nông nghiệp; Hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực hiệncác quy định quản lý, sử dụng đất trồng lúa và các đất nông nghiệp khác;

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch và chính sách về sản xuất, sử dụng phânbón; Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, các quy trình, quy chuẩn kỹthuật về phân ;

- Trình cục trưởng việc thu hồi và cấp giấy phép nhập khẩu phân bón, giấyphép sản xuất phân bón, giấy chứng nhận CFS phân bón

- Thực hiện giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm về sản xuất sửdụng phân bón

1.1.3.10 Văn phòng Bảo hộ giống cây trồng mới

Trực tiếp giúp Cục trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước về bảo hộgiống cây trồng mới

- Có nhiệm vụ Kiểm tra hồ sơ, thẩm định, thông báo và làm thủ tục cấpđình chỉ, thu hồi Bằng bảo hộ giống cây trồng mới

- Thẩm định kết quả khảo nghiệm DUS

- Tổng hợp, thống kê và lưu giữ hồ sơ và thực hiện các thủ tục hành chính

có liên quan đến lĩnh vực bảo hộ giống cây trồng mới được giao;

- Xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực củaphòng;

- Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các quy trình quy phạm về bảo hộ giốngcây trồng đối với các tổ chức cá nhân;

1.1.3.11 Văn phòng đại diện cục Phía Nam

Trực tiếp giúp Cục trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước về trồngtrọ trong phạm vi các tỉnh phía Nam gồm Duyên hải Nam Trung Bộ, TâyNguyên và Nam Bộ

1.2 Tình hình tổ chức và quản lý công tác hành chính Văn phòng tại Cục trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, của Văn Phòng

a Chức năng:Văn phòng Cục có chức năng tham mưu tổng hợp cho Cục

Trang 17

Trưởng và Phó Cục trưởng về hoạt động của Cục, các hoạt động quản lý nhànước về tổ chức, biên chế, đào tạo, bồi dưỡng, cải cách hành chính, thi đua,…;

Có chức năng tham mưu, tổng hợp về chương trình, kế hoahj công tác và phụcvụ các hoạt động của cục, giúp Cục trưởng tổng hợp theo dõi, đôn đốc cácphòng, các Văn phòng, các Trung tâm thuộc Cục thực hiện chương trình, kếhoạch công tác của Cục Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưutrữ, quản trị; phối hợp với các phòng chuyên môn đảm bảo phương tiện, điềukiện làm việc, tiến độ thực hiện công việc nhằm phục vụ chung hoạt động củaCục

b Nhiệm vụ

Văn phòng Cục đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ sau đây nhằm đảm bảoduy trì mọi hoạt động của Cục được đảm bảo và diễn ra thuận lợi

Thứ nhất: Đối với công tác tổ chức: Đối với các công tác tổ chức Văn

phòng Cục thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu và trọng tâm sau:

Một là: Chủ trì xây dựng trình Cục trưởng các phương án, đề án về tổ chức

bộ máy, tổ chức nhân sự, biên chế… thuộc Cục trình Bộ theo quy định

Hai là: Dự thảo, trình Cục trưởng văn bản chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức của Cục trình Cục trưởng và trình Bộ theo quy đinh; xây dựngtrình Cục trưởng ban hành quy chế làm việc, điều lệ tổ chức và hoạt động củacác tổ chức thuộc Cục; Tham mưu giúp Cục trưởng quản lý tổ chức bộ máy biênchế

Ba là: Chủ trì tổng hợp trình Cục trưởng quy hoạch, kế hoạch phát triển đội

nghũ phát triển công chức, viên chức, lãnh đạo quản lý; Thẩm định trình Cụctrưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh lãnh đạo quản lý tổ chức thuộcCục

Bốn là: Hướng dẫn kiểm tra, tổng hợp và báo cáo về công tác tổ chức cán

bộ, công tác quản lý xất cảnh theo quy định và theo phân cấp thẩm quyền quảnlý

Thứ hai: Về chính sách lao động và tiền lương,Về đào tạo, Bồi dưỡng;

Một là: Chủ trì xây dựng, trình Cục tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ đối

Trang 18

với ngạch công chức, chức danh nghề nghiệp viên chức thuộc Cục do Bộ phâncấp quản lý; quy chế tăng lương sớm trước thời hạn theo quy định của pháp luật;

Hai là: Tổng hợp trình cục các quyết định tăng lương thường xuyên, tăng

trước thời hạn theo quy định của pháp luật và theo phân cấp thẩm quyền quảnlý

Ba là: Trình Cục trưởng chến lược quy hoạch phát triển nguồn nhân lực

các đơn vị thuộc Cục, ngành theo quy định; Tham mưu Cục trưởng các đề án,chương trình, kế hoạch đào tạo, dạy nghề, Bồi dưỡng công chức, viên chức…Trình Cục trưởng Quyết định cử Cán bộ, công nhân viên chức đi học nâng caochuyên môn

Thứ ba: Về công tác cải cách hành chính

Một là: Xây dựng và thực hiện kế hoạch, chương trình cải cách hành

chính; cải cách chế độ công vụ, công chức, cải cách tổ chức bộ máy; Tham mưuQuản lý, tổ chức hoạt động dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Cục;

Hai là: Tham gia soạn thảo, góp ý, kiểm soát thể thức văn bản do Cục ban

hành; Xây dựng các nội quy, quy chế làm việc, theo dõi đôn đốc việc thực hiệncác quy chế, nội quy của cơ quan;

Ba là: quản lý lưu tữ hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc diện cục

quản lý; hướng dẫn kê khai tài sản theo quy định của pháp luật và phân cấp thẩmquyền quản lý

Thứ tư: về hành chính và công tác quản trị

Một là: xây dựng các văn bản quy định, các hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc

việc thực hiện văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị thuộc Cục theo quy đinh; thựchiện các nhiệm vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin; Trực tiếp quản lý cácweb, văn phòng điện tử; quản lý con dấu, văn bản; Thông báo và tổng hợp cácchương trình công tác, lịch làm việc hàng tuần, tháng, quý năm của lãnh đạo vàcác đơn vị của Cục;

Hai là: quản lý các cơ sở vật chất, kỹ thuật của cục; Thực hiện mua sắm,

sửa chữa máy móc khi cần thiết; Phối hợp với các phòng trong việc tổ chức cáccuộc họp, hội nghị, chuyến đi công tác, tiếp khách của lãnh đạo Cục; Thực hiện

Trang 19

công tác vệ sinh, lễ tân, khánh tiết, tang lễ, các hoạt động thăm hỏi của cơ quantheo quy chế của Cục.

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng và vị trí việc làm của các vị trí trong văn phòng.

Với chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho Cục trưởng thì bộ máycủa Văn phòng cần phải đảm bảo được sự đầy đủ và phân bổ khoa học nhằmgiải quyết và thực hiện công việc được hiệu quả nhất đảm bảo cho sự hoạt độngcủa Cục được xuyên suốt, hiệu quả và không bị gián đoạn Văn phòng là một bộphận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị Trong quá trình hoạt động củamình thì văn phòng là một bộ nhớ của cơ quan cũng như của lãnh đạo Vì khôngphải lúc nào người lãnh đạo cũng nhớ hết công việc của mình định làm và cần

có một người thường xuyên nhắc nhở công việc hàng ngày cho lãnh đạo và lànơi tiếp nhận thông tin từ mọi phía để cung cấp cho lãnh đạo trong quá trình giảiquyết công việc của cơ quan Do đó mà hoạt động văn phòng rất quan trọng, vàcần phải có sự hỗ trợ đắc lực của các cán bộ, công nhân viên nhằm đảm bảocông việc được đáp ứng kịp thời

Văn phòng Cục Trồng trọt có số lượng cán bộ, Công nhân viên là 9 đồngchí Trong đó, có một Chánh văn phòng, 02 chuyên viên, 03 nhân viên và 03 lái

xe Để đáp ứng với yêu cầu công việc của Văn phòng và nhiệm vụ của Cục giaocho, Lãnh đạo Văn phòng thống nhất phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng đồngchí cán bộ, công chức, nhân viên Văn phòng (Căn cứ vào quyết định số 507/QĐ-TT-VP ngày 13/12/2013 Của Cục trưởng Cục Trồng trọt về việc ban hành Quychế làm việc của Cục Trồng trọt) như sau:

Một là: Đồng chí Nguyễn Hoàng Việt – Chánh Văn phòng

- Phụ trách hoạt động chung của Văn phòng;

- Chịu trách nhiệm trước Cục trưởng và các Phó Cục trưởng về hoạt độngcủa Văn phòng;

- Trực tiếp tham mưu cho Lãnh đạo Cục về công tác tổ chức, cán bộ; Thựchiện công tác Đảng Vụ;

- Phụ trách công tác cải cách hành chính của Cục;

Trang 20

- Kiểm soát số lượng, hình thức văn bản phát hành Xử lý và ký các vănbản khi được Lãnh đạo Cục phân công;

Hai là: Đồng chí Ngô Nguyên Nhan- Chuyên viên

- Chủ trì thực hiện công tác cải cách hành chính của Cục;

- Chủ trì thực hiện công tác thi đua khen thưởng- kỷ luật;

- Chủ trì thực hiện côn tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức;

- Thực hiện công việc khác khi có sự phân công của cấp trên;

Ba là: Đồng Chí Vũ Việt Hải- Chuyên viên

- Chủ trì thực hiện công tác hành chính Hải quan 1 cửa; Đầu mối ISO củaCục;

- Thực hiện công tác Quản trị mạng; Thực hiện ứng dụng công nghệ thôngtin theo kế hoạch của Cục và Bộ;

- Phối hợp thực hiện công tác sửa chữa nhỏ; Phối hợp thực hiện công tácBảo hiểm xã hội, thi đua khen thưởng;

- Cập nhật theo dõi lich công tác của lãnh đạo;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo phân công

Bốn là: Đồng chí Lê Hải Vân- Nhân viên

- Chủ trì thực hiện công tác Quản lý văn bản đi trước khi đóng dấu, lưu trữvăn bản;

- Quản lý sử dụng con Dấu;

- Chủ trì thực hiện về chế độ chính sách tiền lương, bảo hiểm xã hội;

- Phối hợp thực hiện công tác thi đua khen thưởng – kỷ luật;

- Đầu mối tổng hợp, theo dõi, lưu hồ sơ về việc quản lý tài sản, tham giahội đồng thanh lý tài sản của Cục;

- Thực hiện các công việc khác khi được lãnh đạo Cục phân công

Năm là: Đồng chí Vũ Thị Diệu Thương- Nhân viên

- Thực hiện công tác văn thư- lưu trữ; Quản lý sử dụng con dấu;

- Theo dõi đôn đốc nhắc nhở các đơn vị, phòng giải quyết việc thực hiệnvăn bản;

- Kịp thời báo cáo với lãnh đạo các văn bản A, B ; Chủ trì việc thực hiện

Trang 21

chế độ chính sách, tiền lương, bảo hiểm xã hội;

- Phối hợp Thực hiện cách cách hành chính, một cưa, ISO;

Sáu là: Đồng chí Ngô Minh Cường- Nhân viên

- Chủ trì thực hiện các nhiệm vụ về hành chính, quản trị; Chủ trì quản lýđịnh mức xăng xe ô tô

- Trực tiếp tham gia công tác chuẩn bị, thanh toán chi phí tổ chức các Hộinghị, hội thảo của Cục…

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo phân công

Bảylà: Các Đồng chí lái xe

- Chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn các chuyến đi công tác của Lãnh đạoCục theo quy chế và các quy định của Cục;

- Trực tiếp sử dụng, bảo quản, điều khiển xe Oto được phân công;

- Thực hiện các công việc khác khi được lãnh đạo phân công

Trang 22

PHẦN 2 THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

TẠI CỤC TRỒNG TRỌT 2.1 Cơ sở lý luận chung về công tác Văn thư

Công tác Văn thư là một trong những nội dung khá quan trọng có một vaitrò lớn trong việc đảm bảo thông tin cho các hoạt động của cơ quan Công tácvăn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung, làmột trong những nội dung quan trọng trong nghiệp vụ văn phòng Chính vì vậy,để tìm hiểu rõ hơn về công tác Văn thư chúng ta cần phải tìm hiểu tổng quan vềVăn phòng và công tác Văn phòng nói chung

2.1.1 Tổng quan về Công tác văn phòng

Văn phòng có thể được hiểu như sau:

- Thứ nhất: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ

quan chức năng phục vụ cho điều hành của Lãnh đạo Các cơ quan thẩm quyềnchung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ thì có phònghành chính

- Thứ hai: Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vi, là

địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó

- Thứ ba: Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan tổ chức, trong đó

diễn ra việc thu thập, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, tức là nhữngcông việc có liên quan đến công tác văn thư

Tóm lại, Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chưc có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của Lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của

cơ quan, tổ chức

Quản trị,Theo Mary Parker Follet là nghệ thuật làm cho công việc được

thực hiện thông qua người khác Còn theo James Reist Stoner và Stephen P.Robbins thì quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soátnhững hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồnlực khác của tổ chức nhằm dạt được mục tiêu đã đề ra Một định nghĩa tương tự

Trang 23

chúng ta có thể đọc trong cuốn sách của Thomas J Robbins và Wayne D.Morrison “ Quản lý và kỹ thuật quản lý” rằng đây là hoạt động nhằm đạt đượcnhững mục tiêu đề ra bằng cách sử dụng sự nỗ lực của người khác.

Quản trị văn phòng được hiểu: Là một lĩnh vực thuộc khoa học quản trị

nói chung, cụ thể là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểmsoát các công việc văn phòng nhằm xử lý thông tin để đạt tới những mục tiêu đãđịnh trước

2.1.2 Lý luận chung về công tác văn thư

2.1.2.1 Khái niệm về công tác văn thư.

- Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điềuhành công việc của các cơ quan, các tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý củacác cơ quan tổ chức một phần phụ thuộc vào côn tác văn thư làm tốt hay khôngtốt Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong cơ quan, các tổ chức công tác vănthư gày càng được quan tâm nhiều hơn Đặc biệt trong công cuộc cải cách hànhchính nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm cần được tậptrung đổi mới

- Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, nhà nước, các tổchức kinh tế chính trị - Xã hội dung để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụcho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác Người ta phải tiến hànhnhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao,tiếp nhận văn bản, vào sổ lập hồ sơ… Những công việc này được gọi chung làcông tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với các cán bộ, viênchức các cơ quan, tổ chức

 Công tác văn thư là khái niệm dung để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiên hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho các hoạt động quản lý của các

cơ quan tổ chức.

2.1.2.2 Vai trò và ý nghĩa của công tác văn thư

* Vai trò của công tác văn thư

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản ly

Trang 24

nói chung và là nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng Trong đóvăn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn tronghoạt động của Văn phòng và là một mắt xích trong guồng máy hoạt động quảnlý của cơ quan, đơn vị Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động củacác cơ quan, được xem như một bộ phận quản lý nhà nhước có ảnh hưởng trựctiếp đến chất lượng quản lý nhà nước

*Ý nghĩa công tác văn thư

- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ chính xác những

thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vịnói chung Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết.Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đónguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Về mặtnội dung công việc có thể xếp công tác văn thư vào hoạt đọng bảo đảm thông tincho công tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt,phổ biến những thông tin mang tính pháp lý

- Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ

quan Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt dộng của các cơ quan cũng nhưhoạt đọng của các các nhân giức các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan Nêutrong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ nội dung vănbản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan khi cần thiết, cácvăn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan mộtcách chân thực

- Công tác văn thư nề nếp sẽ đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, sẽ đảmbảo cho công tác lưu trữ được dễ dàng và khoa học

2.1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư

Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý nhà nước, công tác văn thư các

cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn, giấy tờphải đảm bảo những yếu tổ hết sức cơ bản Thể hiện việc đáp ứng các đòi hỏi vềnhu cầu quản lý Nhà nước ở từng lĩnh vực, khía cạnh của cuộc sống, tư đó côngtác văn thư có những yêu cầu cơ bản sau:

Định dạng
Số trang	48
Dung lượng	278 KB