Bộ giáo trình những kiến thức cơ bản về công nghệ thông tin và truyền thông cho lãnh đạo trong cơ quan nhà nước học phần 7 maria juanita r macapagal, john j macasio

Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông. Phần này giới thiệu về những khái niệm quản lý dự án cơ bản liên quan đến dự án CNTTTT phục vụ phát triển bao gồm phương pháp, quy trình và thực hiện quản lý dự án thường được sử dụng cho những học viên phát triển và quản lý dịch vụ CNTTTT. Một số ví dụ thực tiễn, công cụ thực hành và các mẫu biểu được cung cấp, và những thách thức điển hình trong việc lập kế hoạch và quản lý các dự án CNTTTT sẽ được nhấn mạnh.

B giáo trình Nh ng ki n th c c b n v Công ngh thông tin

Maria Juanita R Macapagal and John J Macasio

TRUNG TÂM ÀO T O PHÁT TRI N CÔNG NGH THÔNG TIN VÀ TRUY N THÔNG

CHÂU Á – THÁI BÌNH D NG

TR NG ÀO T O, B I D NG CÁN B QU N LÝ THÔNG TIN

VÀ TRUY N THÔNG ICS

L I GI I THI U

Th k 21 đã đánh d u s tác đ ng l n nhau c a con ng i trên toàn c u Th

gi i đang m ra c h i cho hàng tri u ng i nh công ngh m i, nh ng thông tin và ki n th c thi t y u đ c m r ng đã c i thi n m t cách đáng k cu c

s ng c a con ng i và giúp gi m c nh nghèo nàn i u này ch tr thành hi n

th c khi có s liên k t cùng v i vi c chia s giá tr , cùng cam k t và th ng

nh t s phát tri n t ng th và phù h p

Trong nh ng n m g n đây, Châu Á Thái Bình D ng đ c bi t đ n nh khu

v c n ng đ ng nh t trong l nh v c công ngh thông tin và truy n thông (ICT) Theo báo cáo c a Liên minh Vi n thông Th gi i, khu v c này đã có trên 2 t thuê bao đi n tho i, trong đó có 1,4 t thuê bao di đ ng Tinh đ n n m 2008,

ch riêng n và Trung Qu c đã chi m ¼ s l ng thuê bao di đ ng trên toàn th gi i Khu v c Châu Á Thái Bình D ng đ c cho là chi m 40% s

l ng ng i s d ng internet trên th gi i và đ ng th i là th tr ng b ng

r ng l n nh t, chi m 39% th tr ng toàn c u

Cùng v i t c đ phát tri n nhanh c a công ngh , nhi u v n đ đ c nh c

đ n khi kho ng cách s bi n m t Nh ng đi u đáng ti c, kho ng cách s v n

hi n h u Th m chí 5 n m, sau khi H i ngh Th gi i v Xã h i thông tin (WSIS) di n ra Geneva vào n m 2003, b t ch p s phát tri n n t ng c a công ngh và nh ng cam k t c a các n c l n trong khu v c K t qu là truy nh p truy n thông c b n v n còn xa l v i nhi u ng i, đ c bi t là

nh ng ng i nghèo

H n 25 qu c gia trong khu v c g m nh ng n c đang phát tri n, đã có g n

10 ng i s d ng internet trên 100 dân, ph n l n t p trung các thành ph

l n Trong khi đó m t vài n c đã phát tri n trong khu v c thì t l r t cao

v i h n 80 ng i s d ng internet trên 100 dân S chênh l ch v m c đ ph

c p b ng r ng gi a các n c phát tri n và đang phát tri n v n còn gi m t kho ng cách l n

gi m d n kho ng cách s và nh n di n đúng ti m n ng c a ICT cho phát tri n kinh t xã h i trong khu v c, nh ng nhà l p pháp các n c phát tri n

c n xây d ng các chính sách u tiên và khung đi u ch nh, ch đ nh ngu n qu ,

và t o đi u ki n cho xúc ti n đ u t vào l nh v c công nghi p ICT và nâng cao k n ng ICT cho công dân n c h

Trong K ho ch Hành đ ng c a WSIS có ch rõ, "… m i ng i s có c h i

ti p c n nh ng k n ng và ki n th c c n thi t đ hi u, th c hành và đ t đ c

nh ng l i ích t Xã h i Thông tin và Kinh t Tri th c" Trong ph n cu i c a

k ho ch này đã kêu g i s h p tác qu c t và khu v c trong nh ng l nh v c

có ti m n ng, đ c bi t nh n m nh vào vi c t o t p m t s l ng l n các chuyên gia ICT

h tr t t cho l i kêu g i t K ho ch hành đ ng c a WSIS, APCICT đã xây d ng ch ng trình gi ng d y đ y đ v ICT – B giáo trình Nh ng ki n

th c c b n v Công ngh thông tin và Truy n thông cho lãnh đ o trong c quan nhà n c Ch ng trình này bao g m 8 ph n có liên k t ch t ch v i

nhau, v i m c tiêu truy n đ t nh ng ki n th c và kinh nghi m c n thi t giúp các nhà l p pháp xây d ng và thi hành sáng ki n ICT hi u qu h n

APCICT là m t trong 5 h c vi n c a y ban Kinh t Xã h i Liên h p qu c Châu Á Thái Bình D ng APCICT xúc ti n ch ng trình phát tri n kinh t

xã h i phù h p và toàn di n Châu Á Thái Bình D ng thông qua vi c phân tích, chu n hóa, khai thác ti m n ng, h p tác khu v c và chia s ki n th c Trong quá trình h p tác v i các c quan Liên h p qu c khác, các t ch c

qu c t , các qu c gia và nh ng t ch c liên quan, ESCAP, đ i di n là APCICT, đ c giao nhi m v h tr vi c s d ng, c i ti n và d ch thu t các bài gi ng cho các qu c gia khác nhau, phù h p v i các trình đ trung và cao

c p c a các nhân viên trong c quan nhà n c, v i m c đích đ a k n ng và

ki n th c thu th p đ c làm gia t ng nh ng l i ích t ICT và thi t l p nh ng hành đ ng c th đ đ t đ c m c tiêu phát tri n

Noeleen Heyzer

TL T ng Th ký Liên h p qu c

và Giám đ c đi u hành c a ESCAP

L I T A

Ch ng đ ng phát tri n c a B giáo trình Nh ng ki n th c c b n v Công

ngh thông tin và Truy n thông (CNTT&TT) cho lãnh đ o trong c quan nhà

n c th c s là m t kinh nghi m mang tính trí tu cao B giáo trình không

ch ph c v cho vi c xây d ng các k n ng CNTT&TT, mà còn m đ ng cho m t ph ng th c m i v xây d ng ch ng trình gi ng d y - thông qua s

vi n hàn lâm và c s giáo d c; nh ng nghiên c u và phân tích k l ng v

đi m m nh và đi m y u c a giáo trình đào t o; thông tin ph n h i t nh ng

ng i tham gia xây d ng chu i bài gi ng c a APCICT – t ch c các bu i h i

th o khu v c và qu c gia liên quan đ n n i dung bài gi ng và các ph ng pháp đào t o khoa h c; và s trao đ i góp ý th ng th n c a các chuyên gia hàng đ u trong các l nh v c ICT ph c v phát tri n Các h i th o v giáo trình

di n ra các khu v c thu đ c nh ng l i ích vô giá t các ho t đ ng trao đ i kinh nghi m và ki n th c gi a nh ng ng i tham d đ n t các qu c gia khác nhau ó là m t quy trình đ các tác gi xây d ng n i dung

Vi c xây d ng 8 h c ph n trong b giáo trình đánh d u m t s kh i đ u quan

tr ng trong vi c nâng cao s h p tác hi n t i và xây d ng các m i liên h

m i nh m phát tri n các k n ng thi t l p chính sách phát tri n CNTT&TT

kh p khu v c APCICT cam k t cung c p s h tr k thu t trong vi c gi i thi u b giáo trình qu c gia nh m t m c tiêu chính h ng t i vi c đ m b o

r ng b giáo trình s đ c ph bi n t i t t c nh ng nhà l p pháp APCICT

c ng đang xúc ti n m t cách ch t ch v i m t s vi n đào t o trong khu v c

và qu c t , nh ng t ch c có m i quan h m t thi t v i c quan nhà n c c p trung ng và đ a ph ng đ c i ti n, d ch thu t và truy n đ t các n i dung

c a Giáo trình t i nh ng qu c gia có nhu c u APCICT đang ti p t c m r ng

h n n a v đ i t ng tham gia nghiên c u giáo trình hi n t i và k ho ch phát tri n m t giáo trình m i

H n n a, APCICT đang xúc ti n nhi u kênh đ đ m b o r ng n i dung B giáo trình đ n đ c nhi u ng i h c nh t trong khu v c Ngoài ph ng th c

h c tr c ti p thông qua các t ch c l p h c các khu v c và qu c gia, APCICT c ng t ch c các l p h c o (AVA), phòng h c tr c tuy n cho phép

nh ng h c viên tham gia bài gi ng ngay t i ch làm vi c c a h AVA đ m

b o r ng t t c các ph n bài gi ng và tài li u đi kèm c ng nh b n trình chi u

và bài t p tình hu ng d dàng đ c truy nh p tr c tuy n và t i xu ng, s d ng

l i, c i ti n và b n đ a hóa, và nó bao g m nhi u tính n ng khác nhau nh bài

gi ng o, công c qu n lý h c t p, công c phát tri n n i dung và ch ng ch

Vi c xu t b n và gi i thi u 8 h c ph n c a b giáo trình thông qua các bu i

h i th o khu v c, ti u khu v c, qu c gia có s t n tâm c ng hi n, tham gia tích c c c a nhi u cá nhân và t ch c Tôi mu n nhân c h i này đ bày t lòng c m n nh ng n l c và k t qu đ t đ c c a nhóm c ng tác và các đ i tác t các B , ngành, h c vi n, và các t ch c khu v c và qu c gia đã tham gia h i th o v b giáo trình H không ch c ng cung c p nh ng thông tin

đ u vào có giá tr , ph c v n i dung c a bài gi ng, mà quan tr ng h n, h đã

tr thành nh ng ng i ng h vi c truy n đ t b giáo trình trên đ t n c mình, t o ra k t qu là nh ng th a thu n chính th c gi a APCICT và m t s

vi n đ i tác c a các qu c gia và trong khu v c đ c i ti n và phát hành bài

gi ng giáo trình chính th c cho đ t n c h

Tôi c ng mu n g i l i c m n đ c bi t cho nh ng n l c c ng hi n c a nhi u

cá nhân n i b t, nh ng ng i đã t o nên thành qu cho bài gi ng này H là Shahid Akhtar C V n D án Giáo trình; Patricia Arinto, Biên t p; Christine,

Qu n lý xu t b n; toàn b tác gi b giáo trình; và nh ng nhóm APCICT Chúng tôi hy v ng r ng b giáo trình s giúp các qu c gia thu h p đ c

nh ng h n ch c a ngu n nhân l c CNTT&TT, xóa b nh ng rào c n nh n

th c v CNTT&TT, và xúc ti n ng d ng CNTT&TT trong vi c thúc đ y phát tri n kinh t xã h i và đ t đ c m c tiêu phát tri n thiên nhiên k

Hyeun-Suk Rhee

Giám đ c UN-APCICT

V CHU I H C PH N

Trong k nguyên thông tin ngày nay, vi c truy c p thông tin m t cách d dàng đang làm thay đ i cách chúng ta s ng, làm vi c và gi i trí N n kinh t s - còn đ c g i là kinh t tri th c, kinh t m ng hay kinh t m i, đ c mô t

nh m t s chuy n ti p t s n xu t hàng hóa sang t o l p ý t ng Công ngh thông tin và truy n thông đang đóng m t vai trò quan tr ng và toàn di n trên

m i m t c a kinh t xã h i

Nh m t k t qu , chính ph trên kh p th gi i đang quan tâm nhi u h n t i CNTT&TT trong s phát tri n qu c gia i v i các n c, phát tri n CNTT&TT không ch phát tri n v công nghi p CNTT&TT là m t l nh v c

c a n n kinh t mà còn bao g m c vi c ng d ng CNTT&TT trong ho t

đ ng kinh t , xã h i và chính tr

Tuy nhiên, gi a nh ng khó kh n mà chính ph các n c ph i đ i m t trong

vi c thi hành các chính sách CNTT&TT, nh ng nhà l p pháp th ng không

n m rõ v m t công ngh đang s d ng cho s phát tri n qu c gia Cho đ n khi không th đi u ch nh đ c nh ng đi u h không hi u, nhi u nhà l p pháp

né tránh t o l p các chính sách v CNTT&TT Nh ng ch quan tâm t i công ngh mà không t o l p các chính sách thì c ng là m t sai l m vì nh ng nhà công ngh th ng ít có ki n th c v thi hành nh ng công ngh h đang phát tri n ho c s d ng

B giáo trình Nh ng ki n th c c b n v Công ngh thông tin và Truy n

thông cho lãnh đ o trong c quan nhà n c do Trung tâm ào t o Phát tri n

Công ngh thông tin và Truy n thông Liên h p qu c và Châu Á Thái Bình

D ng (UN-APCICT) xây d ng nh m ph c v cho:

B giáo trình h ng đ n nh ng v n đ liên quan t i CNTT&TT ph c v phát tri n trên c khía c nh chính sách và công ngh M c đích c t y u c a giáo trình CNTT&TT không t p trung vào k thu t mà truy n đ t s hi u bi t v

nh ng đi u công ngh s có kh n ng ho c đang h ng t i, tác đ ng t i nh

th nào trong vi c ho ch đ nh chính sách Các ch đ trong bài gi ng đ c thi t k d a trên phân tích nhu c u và kh o sát nh ng ch ng trình đào t o trên kh p th gi i

H c ph n đ c c u t o theo cách mà ng i h c có th t h c m t cách đ c

l p ho c bài gi ng cho m t khóa h c H c ph n v a mang tính ch t riêng l

nh ng c ng liên k t v i nh ng ch đ và tình hu ng th o lu n trong ph n khác c a chu i M c tiêu là t o đ c s th ng nh t t t c các ph n

M i ph n b t đ u v i vi c trình bày m t ch đ và k t qu mà ng i đ c s thu đ c N i dung các ph n đ c chia thành các m c bao g m bài t p và tình hu ng đ giúp hi u sâu h n nh ng n i dung chính Bài t p có th đ c

th c hi n b i t ng cá nhân ho c m t nhóm h c viên Bi u đ và b ng bi u

đ c cung c p đ minh h a nh ng n i dung c a bu i th o lu n Tài li u tham

kh o đ c li t kê đ cho ng i đ c có th t tìm hi u sâu h n v bài gi ng

Vi c s d ng CNTT&TT ph c v phát tri n r t đa d ng, trong m t vài tình

hu ng ho c thí d bài gi ng có th xu t hi n nh ng mâu thu n ây là đi u đáng ti c ó c ng là s kích thích và thách th c c a quá trình rèn luy n m i

và c ng là tri n v ng khi t t c các n c b t đ u khai thác ti m n ng c a CNTT&TT nh công c phát tri n

H tr chu i h c ph n còn có m t ph ng th c h c tr c tuy n – H c vi n

o APCICT (AVA – http://www.unapcict.org/academy) – v i phòng h c o

s chi u b n trình bày c a ng i d y d i d ng video và Power Point c a

th c và kinh nghi m, và h p tác trong vi c nâng cao CNTT&TT ph c v phát tri n

H C PH N 7

Ph n này gi i thi u v nh ng khái ni m qu n lý d án c b n liên quan đ n

d án CNTT&TT ph c v phát tri n bao g m ph ng pháp, quy trình và th c

hi n qu n lý d án th ng đ c s d ng cho nh ng h c viên phát tri n và

3 Miêu t ph ng pháp và công c cho qu n lý d án CNTT&TT

K t qu thu đ c

Sau khi hoàn thành h c ph n này, h c gi có th :

1 Th o lu n khái ni m, nguyên lý và quy trình qu n lý d án ICT;

2 Th o lu n v n đ và thách th c trong vi c l p k ho ch và qu n lý d án CNTT&TT khi phát tri n đ t n c, và đ xu t nh ng gi i pháp và ph ng pháp liên quan;

3 T n d ng nh ng công c khác nhau cho các ph n c a qu n lý d án;

4 ánh giá s qu n lý các d án CNTT&TT hi n t i và các d án đã đ c đ

xu t

M C L C

L i gi i thi u ………

L i t a ………

V chu i h c ph n ………

H c ph n 7 ………

3 5 7 9 M c tiêu c a h c ph n

K t qu thu đ c

Danh m c các h p ………

Danh m c các hình

Danh m c b ng ………

Danh m c các t vi t t t………

9 9 11 12 12 13 1 Nh ng khái ni m c b n v qu n lý d án CNTT&TT ……… 15

1.1 Qu n lý d án và ICT ph c v phát tri n

1.2 Qu n lý d án là gì? ……….………

1.3 Các giai đo n qu n lý d án ICTD ………

1.4 Các nhân t trong d án : con ng i, quy trình và công ngh ………

1.5 Bài h c t th c ti n ………

16 23 26 35 36 2 Qu n lý d án ICT, ngu n nhân l c và s tham gia c a các bên …… 43

2.1 Qu n lý ngu n nhân l c và s thay đ i t ch c

2.2 S phân tích và tham gia c a các bên liên quan ……….……

2.3 Ch đ u t d án ………

2.4 D án tài tr và các nhà tài tr ………

2.5 Nh ng ng i có nh h ng ………

2.6 Nh ng ng i đem đ n thành công ………

2.7 Ng i qu n lý d án………

2.8 Nhóm d án ………

43 44 48 49 49 50 50 54 3 Kh i t o d án, l p k ho ch và xác đ nh ph m vi: Nguyên t c, các v n đ và th c ti n tri n khai ……… 59

3.1 Kh i t o d án: Xây d ng tình hu ng kinh doanh c a d án

3.2 Nghiên c u kh thi ………

3.3 Ph ng pháp mô th c lu n (Logical Framework Approach – LFA) ……

3.4 Ph m vi c a k ho ch d án ………

3.5 M c th c hi n và s n ph m bàn giao c a d án ………

3.6 L p k ho ch các ho t đ ng chính c a d án ………

3.7 V n phòng qu n lý d án ………

59

65

73

89

90

92

94

4 Th c hi n và ki m soát d án: Nguyên t c, các v n đ và th c ti n 97

4.1 Th c hi n các quy trình qu n lý d án ICT

4.2 Qu n lý th i gian ………

4.3 Qu n lý chi phí ………

4.4 Qu n lý ch t l ng ………

4.5 Qu n lý thay đ i ………

4.6 K ho ch truy n thông: chi n l c cho vi c qu n lý thay đ i …….……

4.7 Qu n lý r i ro ………

4.8 Qu n lý mua s m ……….………

4.9 Qu n lý ch p nh n ……….……

98 99 102 103 104 106 108 111 114 5 Ki m soát và giám sát d án: Nguyên t c, các v n đ và th c ti n 117

5.1 Ti n trình giám sát ….………

5.2 Ti n trình báo cáo ……… 117 119 6 K t thúc d án: Nguyên t c, các v n đ và th c ti n ……… 123

6.1 Nghi m thu k t qu c a d án …

6.2 ánh giá d án ………

6.3 Rút ra bài h c kinh nghi m ………

123 124 127 7 Nh ng ho t đ ng sau khi k t thúc d án: a h th ng ICT vào ho t đ ng và các v n đ v tính b n v ng c a d án ……… 131

7.1 Môi tr ng chính sách …

7.2 Kh n ng b o trì và nâng c p ………

7.3 S ng h liên t c ………

132

132

133

Danh m c các tr ng h p nghiên c u

1

2

3

H th ng t đ ng back office c i thi n hi u qu ho t đ ng

D án m ng đô th Brazil

Ch ng trình giáo d c đi n t c a Chile

19

26

45

Danh m c các h p

H p 1

H p 2

H p 3

H p 4

nh ngh a c a d án

nh ngh a qu n lý d án Bài h c t các d án ICTD

Nh ng thói quen v sáng ki n phát tri n có kh n ng cho ICT hi u qu cao

17

24

37

40

Các th i đi m quan tr ng trong các lo i hình d án

nh ngh a các giai đo n qu n lý d án theo lo i d án

S thi t k lý t ng và th c t c a qu n lý d án ICT Tóm t t nh ng ph m ch t và k n ng c a m t ng i qu n lý d án có hi u

qu

M u phân tích các bên liên quan

B ng tính toán ngân sách cho trung tâm vi n thông

M t s kho n l i nhu n/k t qu đ u ra có th thu đ c t d án trung tâm

C quan phát tri n qu c t Canada Canadian International Development Agency

Ph ng pháp phân tích đ ng t i h n Critical Path Analysis Method

y ban Châu Âu European Commission

y ban kinh t và xã h i Châu Á Thái Bình D ng Economic and Social Commission for Asia and the Pacific

T ch c nông lâm Food and Agricultural Organization Công ngh thông tin và Truy n thông Information and Communication Technology Công ngh thông tin và truy n thông ph c v phát tri n Information and Communication for Development Trung tâm nghiên c u phát tri n qu c t

International Development Research Center

Ch ng trình h p tác ng i b n đ a Indigenous Peoples Partnership Program

N c ch m phát tri n Least Developed Country Phê chu n khung logic Logical Framework Approach

Ma tr n khung logic Logical Framework Matrix

M c tiêu phát tri n thiên nhiên k Millennium Development Goal Khung gi i pháp Microsoft Microsoft Solutions Framework

T ch c phi chính ph Non-Governmental Organization Phòng Th ng m i Chính ph , V ng Qu c Anh Office of the Government of Commerce, UK Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model

Qu n lý chu trình d án Project Cycle Management

K thu t xem xét đánh giá d án Project Evaluation Review Technique

Ng i qu n lý d án Project Manager

PMBOK

PMI PMO

PRSP

QA RUP

SDC

SLA SMART

SRS

UK UML

UN USA

USAID

USDA CADI

Sách v qu n lý d án Project Management Book of Knowledge

Vi n qu n lý d án Project Management Institute

V n phòng qu n lý d án Project Management Office

Ch ng trình chi n l c gi m nghèo Poverty Reduction Strategy Paper

B o hi m ch t l ng Quality Assurance Rational Unified Process

C quan phát tri n và h p tác Th y S Swiss Agency for Development and Cooperation Tiêu chu n m c đ d ch v

Service Level Standard Chi ti t, đo đ c, có th th c hi n đ c, có liên quan,

có kh n ng ki m tra Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Testable Trình bày yêu c u h th ng

System Requirement Statement

V ng qu c Anh United Kingdom Unified Modelling Statement Liên h p qu c

United Nations Liên bang M United States of America

C quan phát tri n qu c t Hoa K United Sates Agency for International Development Phòng th m tra c s d li u k toán trung tâm nông nghi p Hoa K United States Department of Agriculture Central Accounting Database Inquirer

m t ch ng trình l n Chúng liên quan t i các k ho ch, m c tiêu c a m t t

ch c D án hoàn thành dù ch m t l n c ng có th tr thành ho t đ ng c a t

ch c Theo h ng này, d án đóng góp vào m c tiêu, s m nh và t m nhìn

c a t ch c

V i lý do này, m t khung bao quát trong b i c nh s t n t i và thi hành c a

d án là c n thi t Chu i H c thu t ICT c n thi t cho nhà lãnh đ o c quan nhà n c là m t s phát tri n đ y ý ngh a đ c s ch p nh n, đ c bi t khi

th c hi n M c tiêu Thiên nhiên k (MDGs), khung c a k ho ch, thi hành và đánh giá d án có h tr ICT Ph n 1 – Liên k t gi a ng d ng ICT và s phát tri n ý ngh a c a chu i này k t n i v i khung s d ng ICT trong phát tri n qu c gia

Nh ng h c ph n s t p trung vào vi c qu n lý trong các d án ICT Qu n lý

d án ICT đang là m t thách th c Qu n lý d án c n t p trung vào t t c các

n i dung trong k ho ch và th c hi n d án, bao g m thi t l p m c tiêu, t

ch c, ngu n l c, và qu n lý chi phí, và x lý đ u ra c a d án và chuy n giao cho ch d án Nhi m v c a ng i qu n lý d án tr nên ph c t p h n khi các d án ICT đ c tri n khai trong các c quan nhà n c Nhà n c có m c tiêu phát tri n t ng th và c quan nhà n c có k ho ch đ thi hành m c tiêu

và nhi m v Các d án và ch ng trình ICT c n h ng theo m c tiêu và nhi m v đó Ngoài ra, c ng c n quan tâm t i nh ng ng i r t quan tâm t i

d án, đó là nh ng đ i t ng liên quan t i d án và ch ng trình ICT

th i đi m b t đ u và k t thúc, đ c đ m trách b i m t cá nhân hay m t

nhóm đ đáp ng nh ng m c tiêu c th v i các tham s v th i gian, chi

phí và th c hi n, di n ra ch y u trong các ho t đ ng kinh doanh.”

(Phòng Th ng m i Chính ph , Qu n lý d án”,

http://www.ogc.gov.uk/delivery_lifecycle_project_management.asp)

“D án là môt chu i các ho t đ ng nh m đ n m t m c tiêu rõ ràng trong

gi i h n v th i gian và ngu n qu ”

( y ban Châu Âu, Ph ng pháp chuy n phát c u tr : t p 1 – nh h ng qu n lý

http://ec.europeaid/multimedia/publications/documents/tools/

europeaid_adm_pcm_guidelines_2004_en.pdf)

Tóm l i, d án là ho t đ ng mang tính t m th i mà s d ng các ngu n l c và chi phi h n ch và s n xu t các s n ph m trong m t kho ng th i gian xác đ nh

đ đ t đ c m c tiêu đ c bi t D án t n t i d i nhi u hình th c, quy mô và

Ba th p k cu i cùng c a th k 20, d án ICT đã đ c đ c p V i m c đích

là xác đ nh d án ICT nh nh ng gi i pháp v ng d ng ICT ph c v yêu c u

v ho t đ ng và chi n l c c a chính ph Nh ng d ân này gi i thi u các quy trình và ph ng pháp mà ICT có th h tr S thay đ i công ngh trong

t ch c c ng đ c gi i thi u nh m ph c v cho nh ng l i ích và khách hàng

m c tiêu c a nó

B ng 1 M t vài đi m khác nhau gi a nh ng d án thông th ng và nh ng d án ICT

• Gi i thi u quy trình và ph ng pháp đ c h tr t công ngh thông tin

Source: John Macasio, ICT Project Management Practitioner Network (2008),

http://ictpmpractitioner.ning.com

M t vài đi u c n làm

B n có th ngh m t vài đi m khác gi a d án thông th ng và d án ICT? B sung ý t ng vào b ng 1

nh ng m c tiêu l n h n nh các M c tiêu thiên nhiên k

B t k quy mô hay chi phí c a m t d án nh th nào, đi u quan tr ng cho

ng i qu n lý d án ph i bi t và hi u đ c c s h p lý cho vi c thi hành d

án và nó liên quan th nào t i m c tiêu l n h n c a t ch c Bên d i là

nh ng ví d trong ch ng trình chính ph đi n t mà đ c rút ra t các d án ICT đ c thi hành nh nh ng k ho ch phát tri n qu c gia trung và dài h n

H th ng t đ ng Back Office: C i thi n hi u qu ho t đ ng

Quy trình chính ph t đ ng có th đang thách th c nh ng n c đang

phát tri n, nhi u qu c gia tr nên khó kh n h n khi tham nh ng tràn lan

và quan ch c kém hi u qu Trong tr ng h p nh v y, phát tri n h

th ng đi n t d a trên công ngh thông tin, bao g m đánh giá và c u trúc

l i ph ng th c qu n lý nhà n c, gi gìn b n ghi và qu n lý tri th c

Quy trình này quy t đ nh thành công hay th t b i c a d án chính ph

đi n t B t ch p nh ng khó kh n, chính ph các qu c gia và các bang

tr c thu c nh Brazil, Chile, n và Philippines đã thi hành quy trình

t đ ng toàn b quá trình đ u th u, qu n lý thu và h th ng chính ph

khác Nh ng h th ng này đã nâng cao trách nhi m và s tin t ng v

kh n ng c a chính ph đ cung c p d ch v công t i công dân

Chính ph Karnataka, n đã xây d ng h th ng đ ng ký đ t đai

Bhoomi và nh n đ c nhi u khen ng i S d ng công ngh nh n d ng

sinh tr c h c, quét v n b n và phân tán đi m thông tin, h th ng đã t

đ ng th c hi n cho 20 tri u b n ghi đ t k t khi b t đ u vào n m 1998

Ngoài ra, Bang Bihar đã thi hành M ng thông tin qu n lý thu kinh

doanh, c i thi n vi c thu th p thu kinh doanh và giúp ng n ng a s tr n

thu Nh đó thu mà bang thu đ c t ng nhanh chóng k t n m 2001

H th ng t đ ng Back Office: C i thi n hi u qu ho t đ ng (ti p)

Philippine, h th ng đ u th u đi n t đã đ c tri n khai và cho phép

đ ng ký và đ u th u tr c tuy n, xác nh n giá và danh m c cung c p và giá h p đ ng Mô hình c ng thông tin chính ph t i đ a ch th ng m i

đi n t y ban H i quan đã cung c p m ng h u c n đi n t 24 gi cho công nghi p v n chuy n M t d án b i C quan C nh sát Qu c gia khuy n khích vi c s d ng tin nh n đã t o thu n tiên h n cho tr giúp

kh n c p, c nh sát và c quan chính quy n khác có th ti p nh n yêu c u

và ki m tra tính xác th c m t cách d dàng

T i Chile, c ng Compra Chile bao g m thông tin c a các c quan công quy n t i m t đ a ch tr c tuy n duy nh t đ truy nh p thông tin v hàng hóa và d ch v a ch bao g m b ng thông báo v nhu c u c a chính

ph hi n t i, đ ng ký tr c tuy n c a các công ty t nhân khi h p tác v i chính ph và c p nh t nh ng chính sách và đi u ch nh đ u th u Ngoài

ra, di n đàn th o lu n tr c tuy n cho phép nh ng ng i cung c p và c quan chính ph h c h i nhi u h n v kinh nghi m tri n khai, nh ng thông tin v h p đ ng có kh n ng và liên quan t i đ u th u

Ngu n: Abridged from John paul, Robert Katz and Sean Gallagher, Bài h c t các

l nh v c T ng quan v s d ng công ngh thông tin hi n t i cho phát tri n (World, Resource Institute, 2004), 33, http://www.digitaldividend.org/pdf/lessons.pdf

Nh ng d án miêu t trên đã mang nh ng thay đ i quan tr ng trong h

th ng và quy trình chính ph trong các n c, c i thi n s trao đ i ho t đ ng trong và gi a các c quan chính ph , t i các doanh nghi p và công dân

Công ngh đang thay đ i m t cách l c quan, đ c bi t là trong l nh v c ICT, có

th giúp các n c phát tri n đ t đ c nh ng m c tiêu và thúc đ y c i cách hành chính Nhi u nghiên c u đ ngh r ng đ u t s n xu t ICT và đ u t trong thi t b ICT giúp đ y m nh t ng tr ng kinh t Tuy nhiên, ICT v n

ch a v n t i đ c nh ng ng i nghèo vùng nông thôn mà chi m m t

ph n l n dân s các n c đang phát tri n Thu t ng ‘kho ng cách s ’ đ c

đ t ra đ miêu t kho ng tr ng gi a nh ng l i ích thu đ c t nh ng ng i truy c p ICT m t cách d dàng và nh ng ng i không có kh n ng đ ti p

c n T i nh ng n c đang phát tri n kho ng cách s r t r ng

Các t ch c phát tri n xã h i và các c quan h p tác phát tri n qu c t đã đ a

ra sáng ki n và ch ng trình phát tri n nh m cho phép nh ng ng i dân ti p

c n và đ t đ c l i ích c a vi c s d ng ICT Trong khi đó m t vài nghiên

c u khoa h c c ng ch ng minh m i quan h tr c ti p gi a gi m nghèo và

t ng tr ng và s d ng ICT trong các n c đang phát tri n, b ng ch ng và thí

d đi n hình c a c ng đ ng có sáng ki n đ i m i trên c s ICT đã minh

ch ng cho các ni m v s d ch chuy n phát tri n nh ICTD Ph n 1 trong chu i đào t o đ c p đ n nh ng thí d v sáng ki n c a c ng đ ng mà th

hi n s thay đ i cu c s ng c a ng i ngheo nh nh ng d án có s h tr c a ICT

K t gi a n m 1990, nhi u c quan h p tác qu c t đã h tr d án ICTD

v i mong mu n c i thi n ch t l ng cu c s ng c a nh ng nhóm ng i đang

b cô l p M c tiêu c a ICTD là bình đ ng hóa nh ng nh h ng tích c c ICT đem l i cho ng i nghèo – v i ph ng pháp đ c s d ng l n đ u tiên và mang tính đ i m i nh m làm gi m kho ng cách chênh l ch gi a các t ng l p

v đi u ki n và m c đ s d ng ICT

Hình 1 bi u di n : 1) M i quan h lý t ng gi a các chính sách gi m nghèo, 2) ch ng trình và chi n l c ICTD, và 3) qu n lý d án ICT thành công 4)

(4) K t qu : Thay đ i ch t l ng cu c s ng Citizens

Chính ph các n c đang phát tri n ti p t c đ u t nhi u h n trong ICT Tuy nhiên, các d án ICT luôn mang nhi u r i ro Các nghiên c u đ ngh

r ng các công ty , chính ph và các t ch c xã h i trong nh ng n c kém phát tri n (LDCs) g p ph i nh ng khó kh n trong vi c khai thác ICT phù h p v i

ti m n ng c a h Nghiên c u c a Ngân hàng Th gi i n m 2005 đánh giá

ch ng trình ng d ng ICT trong chính ph các n c kém phát tri n không

th t b i hoàn toàn thì c ng có m t ph n nào đó Th t b i đ c quy cho s y u kém trong s thi t k d án, thi u đi u ki n đ truy c p t i h t ng, v n đ

lu t pháp và quy đ nh, chính ph không hi u qu và đi u ki n th tr ng Liên quan t i chi phí c h i c a vi c đ u t d án ICT và ICTD, d án c n

ph i đ c thi t k chi ti t, rõ ràng ngày t b c kh i đ u trên c s th c nghi m thành công

Nh đ c p ph n tr c, d án không quan tr ng v m t quy mô v n nên liên quan t i môi tr ng l n h n c a t ch c Nh ng d án c n có s cam k t đào

t o k n ng, hay đ m b o v cu c th nghi m đ u tiên Nh ng d án này

th ng có m t m c tiêu chung là gi i thi u và xúc ti n s thay đ i trong t

ch c và trong môi tr ng l n h n

M c tiêu c a t ch c h ng đ n cung c p d ch v m c đ t t h n cho các

c tri c a h Quá trình xúc ti n chính ph đi n t h ng t i cung c p các

dch v t t h n và h p lý h n c ng có th ng d ng ICT đ c i thi n Nh ng sáng ki n này t n kém chi phí b i chúng yêu c u s d ng công ngh và nh ng ngu n l c khác Th c hành qu n lý t t đ c yêu c u đ đ m b o s an toàn

v m t tài chính Ph ng pháp chi n l c là chia các k ho ch và khung thành m t vài ph n công vi c và hay d án Vi c thi hành nh ng d án này

c n yêu c u b trí k ho ch và tuân th quy trình h p lý trong qu n lý d án Danh sách 7 kinh nghi m thành công trong qu n lý d án:

5 Ki m soát d án – ki m tra liên t c và công b ng v thình hình ph m vi,

c ng nh các ho t đ ng khác trong toàn b ngành công nghi p T i th k 20, khi công ngh và công nghi p tr nên ph c t p h n m t cách nhanh chóng,

qu n lý d án b t đ u phát tri n thành nh m t ho t đ ng riêng bi t trong

qu n lý kinh doanh chung

Qu n lý d án đ c đ nh ngh a theo m t s ph ng pháp (H p 2)

H p 2 nh ngh a qu n lý d án

"Qu n lý d án là s thi t l p nguyên lý, th c hành và k thu t đ h ng

d n nhóm d án và đi u khi n quy trình, chi phí và r i ro d án nh m đ t

(Phòng Th ng m i chính ph , qu n lý d án thành công (Norwich : TSO, 2007, 3)

"Qu n lý d án là m t ph n c a ki n th c, k n ng, công c và k thu t

đ c s d ng đ hoàn thành m c tiêu c a d án v i các gi i h n v ch t

l ng, chi phí, c u trúc và th i gian hoàn thành."

(6/2002), 8,

http://download.microsoft.com/download/b/4/f/b4fd8a8a-5e67-4419-968e-ec7582723169/MSF%20Project%20Management%20Discipline%20v.%201.1

pdf)

"Qu n lý d án là m t s thi t l p ph ng pháp và k thu t t t đ qu n

lý m t nhóm ng i nh m hoàn thành m t chu i công vi c trong m t quy trình và ngu n qu "

(Ez-B-Process Inc., ‘ nh ngh a thu t ng ’,

http://www.ez-b-process.com/Definitions_of_Terms.htm)

"Qu n lý d án là nh ng ng d ng c a tri th c, k n ng, công c và k thu t vào các d án đ đáp ng ho c v t trên yêu c u hay mong đ i c a các đ i t ng liên quan."

(Biên t p d án, http://www.projectauditors.com/Dictionary/P.html)

Nh ng đ nh ngh a qu n lý d án này t p trung vào m t vài đi m sau:

• Qu n lý d án là m t ph ng pháp, m t ngành h c và m t quy trình

• Bao g m s thi t l p nh ng công c cho k ho ch, thi hành, b o d ng,

ki m tra, đánh giá quy trình ho t đ ng

Qua nhi u n m, nh ng quan đi m và ph ng pháp khác nhau v qu n lý d

án đ c đ a ra các tr ng, các chu n th c hành và tham kh o t t nh t c ng

đã đ c đ a ra M t vài s đó là:

 Sách Qu n lý d án (hay PMBOK) đ c xu t b n b i Vi n Qu n lý d án

M v i b n tóm t t 182 trang Vi n s ch ng nh n cho ng i qu n lý d án khi đáp ng tiêu chu n c a h (http://www.pmi.org)

 D án trong môi tr ng đi u khi n (Prince 2) phát tri n t n m 1989 nh

m t tiêu chu n cho qu n lý d án IT b i chính ph Anh Sau đó ph ng pháp đã đ c nâng lên thành ph ng pháp chung cho qu n lý t t c các

lo i d án, và đã đ c áp d ng cho c l nh v c IT và trong chính ph T

ch c đ c ch ng nh n thông qua bài ki m tra tiêu chu n đ c đ a ra b i

H i Qu n lý d an Prince 2 đ c đ ng ký d i Phòng Th ng m i chính

ph Anh (OGC) (http://www.ogc.gov.uk/methods_prince_2.asp)

 Khung gi i pháp Microsoft (MSF) đã cung c p nh ng kinh nghi m th c hành t t nh t trong phát tri n ph n m m Microsoft kh ng đ nh r ng nó đ c

ng d ng thành công trong các d án phát tri n h t ng khi nó đ c thi t k

‘đ cung c p nh ng giá tr trong k nguyên máy tính internet ngày nay.’ (http://www.microsoft.com/technet/solutionaccelerations/msf/default.mspx)

 Rational Unified Process (RUP) đ c phát tri n b i công ty Rational ó là

m t khung phát tri n ph n m m liên t c áp d ng cho các s n ph m t IBM

Nó có m i liên h v i Ngôn ng hình m u phát tri n (UML) mà đã đ c s

ch p thu n r ng rãi cho thi t k và phát tri n ph n m m

 Ph ng pháp Khung Logic (LFA) là m t công c phân tích, trình bày và

qu n lý phát tri n b i C quan phát tri n Qu c t M (USAID) và nh ng nhóm h tr khác Nó thi t l p m t h th ng c p b c đi u ki n mà m c tiêu

c n đ t đ c, v i các ch d n, r i ro và các gi đ nh, và xác đ nh đ u vào và

đ u ra (http://www.ausaid.gov.au/ausguide/pdf/ausguideline3.3.pdf)

M t vài ph ng pháp qu n lý d án này đ c trình bày chi ti t h n trong m c

3 c a ph n này

1.3 Các giai đo n qu n lý d án ICTD

Các d án ICTD th ng t n nhi u chi phí và r i ro cao Do dó, quy trình, s n

ph m và ngu n l c đ u t nên đ c qu n lý theo trách nhi m c bi t h n, các d án ICTD yêu c u quy trình nghiêm ng t và linh ho t, quy t đ nh nhanh, đi u ki n tham gia và h p tác

Các d án ICTD th ng có quan đi m sai l m khi thi t l p các yêu c u ph n

c ng, h th ng m ng, ph n m m và ng d ng v i m c tiêu cu i cùng là gi i thi u s thay đ i công ngh Tuy nhiên, trong th c t , v n có m t s l ng

ng i nh t đ nh trong các d án này, và m i d a án là ho c nên bám ch t vào các m c tiêu l n h n c a t ch c Trong các ch ng trình ICTD l n và ph c

t p, vi c ng d ng ICT không ch th đ c m t nhi m v hay d án ph (xem tình hu ng bên d i) D án ICTD không đ ng riêng l mà h th ng tích h p (ví d : m t ch ng trình, thành ph n, m t chi n l c và k ho ch chi n l c)

D án m ng đô th Brazil

D án s Pirai

D án m ng đô th b t đ u t nguyên lý "cung c p d ch v đáp ng nhu

c u đ a ph ng và tích h p ICT vào các ho t đ ng phát tri n kinh t xã

h i."

Pirai là m t khu đô th t tr c a bang Rio De Janeiro, Brazil V i x p x 2,5 v n dân Cu i nh ng n m 1990, D án s Pirai đ c b t đ u v i s

tr c p nh t Chính quy n bang đ hi n đ i hóa h th ng thu

M c tiêu là nâng c p thi t b vi n thông th i gian đó, ch có 2 máy

đi n tho i và 2 chi c máy tính, m t m ng IP lai ghép c đ nh – không dây đ k t n i các v n phòng v i nhau Nh ng m t th c t rõ ràng là k t

n i b ng r ng có kh n ng m r ng t i nhi u khu v c l n h n v i chi phí t ng thêm chút ít, do v y m t y ban truy n thông bao g m các ch c trách đ a ph ng và m t nhóm đ i di n c a t ch c trên c s truy n thông và các doanh nghi p t nhân đã h p bàn chính th c đ cùng đ a ra

m t k ho ch m r ng k t n i không dây t i nhi u khu v c c a Pirai nh

m t ph n c a k ho ch b ng r ng đ đa d ng hóa kinh t đ a ph ng và thu hút đ u t m i Tr c đó các l nh v c qu c doanh mà chi m l c

l ng lao đ ng đ a ph ng đông đ o đ c t nhân hóa và nhi u lao

đ ng dôi d b sa th i

D án m ng đô th Brazil

D án s Pirai (ti p)

D án t p trung vào 4 l nh v c: chính ph đi n t ; giáo d c bao g m

giáo d c không kho ng cách v i s h p tác v i nh ng nhóm trong các

tr ng đ i h c công; đi m truy nh p công c ng, bao g m ch ng trình

đào t o có s h p tác v i các t ch c phi chính ph khác nhau (NGOs);

s tán thành c a cá doanh nghi p nh và v a

Chi phí d án lên t i 33.600 đô la M hay tính kho ng 2,800 đô la M

m i làng Các tr ng đ i h c, các t ch c phi chính ph và các công ty

t nhân đóng góp cho d án thông qua thi t b , phát tri n ng d ng và

chuyên gia trong quá trình tri n khai và ho t đ ng c a m ng đô th n

th i đi m hi n t i, m ng đã có trên 50 nút b ng r ng k t n i t t c các

chính quy n đ a ph ng và h u h t các tr ng công và th vi n S

l ng các đi m truy nh p b ng r ng t ng nhanh và các công ty t nhân

đã chính th c th ng m i hóa d ch v t i h gia đình và doanh nghi p

S thành công c a d án Pirai có l đ c t o b i nh ng nhân t d i đây:

• Vì r ng thi u nh ng đi m công c ng (t n d ng kho n tr c p nh đ

hi n đ i hóa c quan thu ), lãnh đ o truy n thông đã t p trung phác

th o nh ng ngu n l c thông qua h p tác v i nh ng nhân t khác nhau

t l nh v c t nhân và c ng đ ng và ngu n qu h n h p c a thành ph

• Vi c s d ng công ngh chi phí th p các l nh v c v n t i (vi d :

m ng đô th h u tuy n) và thi t b đ u cu i (ví nh ph n m m ngu n

m ) đã gi m chi phí xu ng m t cách nhanh chóng, cho phép Pirai

Ngu n: Adapted from Hernan Galperin and Bruce Girard, ‘Microtelcos in Latin

America and the Caribean.’ In Digital Poverty: Latin American and Caribbean

Perspectives, ed Hernan Galperin and Judith Mariscal (Warwickshire: Intermediate

Technology Publications and Ottawa: International Development Research Centre,

2007), 105-107, http://www.dirsi.net/espanol/files/05-Galperin-Girard_23nov.pdf

and http://www.crdi.ca/en/ev-112564-201-1-DO_TOPIC.html

D án s Pirai cho th y n i dung quan tr ng nh t c a d án không ph i là

vi c thi t l p h th ng IT, mà là s nh n bi t nhu c u ng i tiêu dùng và kh

- Thi hành - tri n khai

- Ki m tra - Xem xét l i (gi a th i k ), đi u khi n

- ánh giá - Xem xét cu i d án ho c m r ng

- K thúc d án (liên quan t i m t hành chính cu i d án) - hoàn thành d án

Trong khi thu t ng v qu n lý d án c a các tr ng đào t o có th khác nhau, nh ng các d án v n bao g m đ y đ các giai đo n trong m i ph n (li t

kê b ng 2)

B ng 2 Các th i đi m quan tr ng trong các lo i hình d án

# đo n Giai Tate/PMI Marin Microsoft

Tri n khai Thành

l p và tri n khai

trình

Qu n lý phân ph

Giai đo n là nh ng m c quan tr ng mà công vi c đ c hoàn thành ho c ch p

nh n m i ph n c a d án Nh trình bày trên, s hoàn thành c a d án v

t m nhìn, ph m vi là nh ng tín hi u hoàn thành c a ph n đ u tiên (d i các tên khác nhau nh sáng ki n, ý t ng, phân tích ban đ u, ph n b t đ u d án);

s phê chu n c a k ho ch d án đánh d u giai đo n cu i c a k ho ch; các

ph n sau c ng v y Trong ph n 3 c a h c ph n này s trình bày chi ti t h n

v các giai đo n c a d án và th i đi m quan tr ng

B ng 3 nh ngh a các giai đo n qu n lý d án theo lo i d án

Các giai

đo n D án chung (PCM, LFA) D án ICT (MSF, khác)

K ho ch Ch ng trình là các quy

trình đ c xác đ nh b i các ho t đ ng và đ c

đ t vào trong k ho ch

t ng th trên c s chính sách (qu c gia hay đ a

ph ng), cu c h p, chi n

l c và m c tiêu và các

ch đ liên quan trong quá trình đánh giá phát tri n và quy trình k ho ch c a d

án

K ho ch/sáng ki n/kh i x ng d án thi t

l p m c tiêu, ph m vi, nh ng đ i t ng liên quan, phân tích chi phí/l i ích, ngu n l c và khung qu n lý c a d án K t qu c a nó là

Thi t k h th ng cho bi t đ c quá trình

s n xu t di n ra nh th nào đ th c hi n

là S đ nh rõ thi t k h th ng Ph n này

đ c miêu t thêm nh sau:

• Thi t k logic – ây là m t s đ c l p l n c a môi tr ng v t lý trong quá trình s n xu t

• Thi t k v t lý – s p x p Thi t k logic vào môi tr ng v t lý, bao g m ph n m m h

th ng đ c bi t, m ng và h th ng tr m

Quá trình k ho ch bao g m s c l ng các

ph n m m hi n t i, b o th o c a ph n m m b sung, chi ti t nh ng ho t đ ng th công, tích

h p t t c các y u t vào m t, và nh ng l p liên ti p c a ki m th ph n m m K t qu là

nh ng ng d ng tích h p mà th a mãn tiêu chu n ch t l ng, bao g m đa m c đ c a

ki m th , h tr b i các v n b n phù h p

l c (th i gian, chi phí và nhân l c), bao g m r i ro

c l ng l i nh ng ph n hay nhi m v

ch a hoàn thành;

• Tr giúp k ho ch các ph n và nhi m v giai đo n sau;

• Trong tr ng h p s khác bi t mang tính tiêu c c, thông tin cung c p t i nhà qu n lý

trình m c đ qu c gia hay đ a ph ng) Quá trình đánh giá và k t qu

s nh m t c s quan

tr ng cho các ho t đ ng

đ ng k ho ch và ch ng trình trong t ng lai

và ch p nh n b i các đ i

t ng liên quan

Ho t đ ng khai thác là m t s s d ng liên t c

c a h th ng Ho t đ ng bao g m s cung c p

nh ng báo cáo và công vi c liên quan mà yêu c u

x lý các l i và s thay đ i trong môi tr ng h

Ngu n: Roger Clarke, Vòng đ i h th ng chung (Canberra: Xamax Consultancy Pty Ltd.,2000), http://www.anu.edu.au/people/Roger.Clarke/SOS/SLC.

html

H u h t nh ng ng i tham gia qu n lý d án là nh ng nhóm h tr song

ph ng và đa ph ng, s d ng PCM y ban Châu Âu s d ng nh ng đi u kho n đ miêu t ho t đ ng qu n lý và các th t c t o l p quy t đ nh trong vòng đ i c a d án (bao g m các nhi m v chính, vai trò và trách nhi m,

Hình 2 Chu trình d án

(Ngu n: y ban Châu Âu, Ph ng th c phân ph i c u tr ,

đ nh h ng qu n lý chu trình d án (Brussels: y ban Châu Âu, 2004),

http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/

documents/tools/europeaid_adm_pcm_guidelines_2004_en.pdf

Trong các d án h tr ICT, ph ng pháp quay vòng c ng đ c s d ng và

k ho ch đ c th hi n nh m t quy trình r t quan tr ng Có nhi u ho t đ ng

xem xét nh ki m tra đ u ra/s n ph m, quy trình và vi c s d ng ngu n l c

phát hi n nh ng mâu thu n v i k ho ch Quy trình là m t vòng tu n hoàn mà

ki n)

K t thúc

d án

Ch ng trình

Thi hành

Ki m soát (Xem xét

l i) ánh giá

Hình 3 Vòng đ i c a các h th ng ICT

(Ngu n: Roger Clake, Chu trình vòng đ i h th ng quy c (Canberra: Xamax Consultancy Pty

Ltd., 2000) http://www.anu.edu.au/people/Roger.Clarke/SOS/SLC.html

Nh ng y u t quan tr ng c a chu trình h th ng ICT là:

• Ph n: m t danh m c các nhi m v liên quan

đ c chuy n vào ho t đ ng chung c a t ch c Nhóm qu n lý d án ph i có

k ho ch chi ti t và s chu n b ch c ch n cho quá trình tích h p d n d n và

k t qu thu đ c là m t s n ph m hay m t quy trình (ví d : m t cách th c

m i c a vi c th c hi n công vi c) có s phù h p

Phân tích yêu c฀u Thi t k h

th ng

Thi hành Khai thác

M t vài đi u c n làm

D i đây là 26 ho t đ ng c a d án mà đ c li t kê m t cách ng u nhiên, nh n d ng các ph n v i m i ho t đ ng ho c nhi m v

1 Phê chu n d án v i các hoàn c nh thay đ i

6 Thu th p nh ng tài li u liên quan v k thu t kinh t , th ng

m i, tài chính, qu n lý và t ch c liên quan t i d án

12 Hoàn thành nh ng nghiên c u và báo cáo kh thi

13 Có đ c thông tin thêm v k ho ch phát tri n qu c gia

1.4 Các nhân t trong d án: Con ng i, quy trình và công ngh

Các nhân t trong qu n lý d án là các y u t hay bi n s mà nh h ng t i

m t ng i đóng vai trò nh ng i qu n lý d án Tuy nhiên, v n có ng i đ i

M c 2 c a ph n này bao g m các ph n th o lu n chi ti t v ngu n nhân l c

và các đ i t ng liên quan c a d án

Quy trình

M t quy trình ho t đ ng t t ph thu c vào s thi t k t t các b c công vi c

đ c th c hi n b i nhà qu n lý và ng i tham gia th c hi n hay nhân viên d

án M t quy trình thi t k t t và chính xác có th cho phép khám phá ti m

n ng, n ng cao n ng su t hay kh n ng c a các thành viên d án, đó là y u t quan tr ng cho s thành công c a qu n lý d án n i b

Trong h u h t các d án ICT, m t trong nh ng thành ph n c u thành là quy trình xem xét l i các ho t đ ng và tài li u đ lo i b nh ng quy trình d th a hay không c n thi t N u không th c hi n b c này, quy trình c s đ c l p

l i v i k t qu không nh mong mu n gi ng nhau

Công ngh

Công ngh liên quan t i máy móc/ph n m m trên th tr ng đ c s d ng đ

h tr nhu c u và quy trình c a t ch c Công ngh không nên đ nh h ng hay ch d n nhu c u c a t ch c và d án Nó nên đ c s d ng nh s h tr nhu c u c a con ng i trong t ch c V i nh ng d án công c ng có kh

n ng ng d ng ICT, công ngh nên đ c s p x p c đ nh cho đ n khi nhu

c u c a con ng i và quy trình đ c đ nh rõ Nh ng d án mà th c hi n công ngh tr c yêu c u c a con ng i và quy trình th ng m c ph i sai l m, d

d n đ n m t giá tr v ngu n l c (th i gian và chi phí)

Khi công ngh đ c l a ch n t t, s d ng h p lý và xây d ng trên n n t ng

v ng ch c, công ngh có th t o cho quy trình d án hi u qu và đ y nhanh

ti n đ Và đi u t t y u là đ n c nh ng th t c t t nh t và nh ng ý t ng t t

nh t c ng không th ti n hành đ c trên nh ng công ngh không phù h p

ho c không ch c ch n Trong m t cách khác, công ngh có th là m t nguyên nhân th t b i hay m t y u t thành công c a m t d án

Ng i qu n lý d án và nhóm thi hành d án ph i đánh d u nh ng đi m quan

tr ng v con ng i, quy trình và công ngh trong vi c thi hành m t d án Xác đ nh, cân b ng và tích h p m i quan h gi a nh ng y u t này có th mang l i nh ng hi u qu t i u c a d án (hình 4)

Hình 4 Con ng i, quy trình và công ngh v i qu n lý d án

1.5 Bài h c t th c ti n

Nh ng d án ICTD c n s n l c t ng đ i Tuy nhiên, có nh ng bài h c

th c s t th c ti n mà đã đ c rút ra C quan phát tri n và h p tác Th y S

li t kê m t vài khu v c c n đ a vào danh sách khi d án ICTD đ c phê chu n (xem h p 3)

H p 3 Bài h c t các d án ICTD

có con ng i tham gia, t sáng ki n c n đ c đánh giá thông qua đ n

vi c ki m tra S tham d và th m dò v nhu c u làm t ng tác đ ng c a

các ho t đ ng ICTD

h p c a d án, chúng ph i đ c s h u b i đ a ph ng và đi cùng v i s

phát tri n n ng l c con ng i và t ch c Truy nh p v t lý ch là m t y u t

c a truy nh p và s d ng ICT hi u qu Quy n s h u và phát tri n n ng

l c đ m b o r ng nh ng cá nhân, c ng đ ng và t ch c có th s d ng và

duy trì h th ng ICT và đ t đ c l i ích đ y đ t vi c s d ng nó

s d ng M i quan h gi a ng i s d ng ho c ng i tham gia và các

lo i ph ng ti n c ng c n đ c kh o sát h n n a Tác đ ng ti m tàng

c a b t k d án ICT nào đ c xác đ nh b i vi c l a ch n công ngh

m t cách phù h p

tài nguyên S c ng tác nhi u bên là m t s h ng ng phù h p cho các

nhi m v ph c t p khi xét th y gia t ng nhu c u v ngu n l c và th c t

thì s phát tri n là trách nhi m c a t t c các l nh v c trong xã h i v i

nh ng liên k t đa m c đ

ra r ng ho t đ ng ICTD đ c liên k t v i nh ng n l c phát tri n l n

c a các đ i tác, đ c bi t trong quá trình xóa đói gi m nghèo

Môi tr ng đ m b o c nh tranh: m t môi tr ng chính sách cho phép

ICT bao g m s tôn tr ng v t do m r ng, đa d ng và ti p c n thông

tin, s c nh tranh c a các nhà cung c p d ch v h t ng ICT, bao g m

trong đ u t phát tri n d ch v và n i dung và s ch p thu n gi i pháp

ngu n m

H p 3 Bài h c t các d án ICTD (ti p)

công, t khi b t đ u đ án đã ph i k ho ch nh ng chi phí ti m n ng và các kho n thu v Nh ng v n đ liên quan đ n s ch p thu n c a xã h i

nh s công b ng và b o đ m thông qua quy n s h u và xây d ng kh

n ng C v n đ tài chính và s ch p thu n đ u c n ph i đ c xem xét

ánh giá r i ro: nh ng tác đ ng ti u c c có kh n ng x y ra và khó

nhìn th y đ c c n đ c tính toán và ki m tra c n th n, đ phòng nh ng

l i ích h tr b i ICT có th phân ph i không công b ng ho c th m chí còn đ i ng c v i mong mu n – ch ng h n kinh t thâm h t sâu h n, xã

h i và v n hóa phân chia h n là vi c gi m nghèo

Ngu n: C quan phát tri n và h p tác Th y S , Chi n l c SDC ICT4D (Berne: SDC, 2005), 7, http://www.deza.admin.ch/resources/resource_en_161888.pdf

xu t T t c nh ng v n đ này ph i đ c tính toán khi d án đ c k ho ch và thi hành

M t trong nh ng đánh giá chính khi l p k ho ch và thi hành m t d án ICT

là s đi u ch nh v a v n gi a thi t k d án và b i c nh d án Thông th ng

s có kho ng tr ng l n gi a thi t k d án lý t ng và th c t i u quan

tr ng là ch p nh n đi u này và l p k ho ch theo đó B ng 4 s trình bày s

so sánh gi a thi t k lý t ng và th c t qu n lý d án ICT t các tài li u ESCAP v ng d ng ICT cho phát tri n

• T t c các thành viên hi u quy trình qu n lý d án và vai trò và trách nhi m c a nh ng ng i liên quan

đ đ t đ c chúng th ng b đánh giá quá th p

• Nh ng d án m i b t đ u v i quá

ít các thông tin có ích, s h tr lãnh đ o y u kém, ng i s d ng không thích h p, ngu n qu ít, s đào t o và đ nh h ng thi u s

ch nh (đ ng th i) c a h , và tr thành m t ngu n l c khó kh n trong m i quan h công vi c

Ngu n: Trung tâm công ngh chính ph , m t vài kinh nghi m đ nh h ng h th ng thông tin bang-đ a ph ng (Albany: i h c Albany, 1999),

http://www.ctg.albany.edu/publications/guides/tying/tying.pdf

Câu h i suy ngh

1 Trong các kinh nghi m v thi t k và l p k ho ch d án c a b n, cái

nào trong th c t miêu t trên đã gây ra cho b n h u h t các v n đ và

t i sao?

2 B n ngh làm th nào đ nh ng th c t này đ c chú tâm h n?

Kho ng cách gi a thi t k d án và b i c nh d án không l n nh b ng 4 xác

đ nh Bridges.org đã s p x p vào cùng m t ch g i là “12 thói quen v sáng

ki n phát tri n có kh n ng cho ICT hi u qu cao”, n u ng i l p d án th c

hi n thì có th mang l i k t qu h p lý h n gi a thi t k và th c t 12 thói quen có th đ c s d ng cho l p k ho ch và c l ng

H p 4 Nh ng thói quen v sáng ki n phát tri n có kh n ng cho ICT hi u qu cao

đã làm và ch a làm, nghiên c u nh ng kinh nghi m t t trong khu v c và xây d ng nh ng đi u b n đã h c

ho ch đi u mà th c t c n

đ a ph ng

đ thu c đ a ph ng, là m t vài đ i t ng có trách nhi m và x lý m t cách phù h p khi v n đ x y ra

dài v i vi c mang l i thu nh p hi u qu , ho c đóng góp vào ho t đ ng xã

h i mà có giá tr đ thu hút nh ng kho n tài tr đ c ti p t c

đang làm và nh ng đi u b n h c t ng i khác có th giúp b n tránh sai

l m và xây d ng k t qu c a b n

Ngu n: Abrided from Bridges.org, “12 thói quen v sáng ki n phát tri n có kh n ng ICT hi u qu cao”, http://www.bridges.org/12_habits