Khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức thực hiện công tác văn thư tại văn phòng bộ lao động – thương binh và xã hội

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 3 2. Mục tiêu của đề tài. 4 3. Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu. 4 4. Nguồn tài liệu tham khảo. 5 5. Lịch sử nghiên cứu. 5 6. Phương pháp nghiên cứu. 6 7. Bố cục đề tài. 6 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI. 7 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh và xã hội. 7 1.1.1. Vị trí và chức năng. 8 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 8 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Bộ LĐTBXH. 15 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. 16 1.2.1. Vị trí, chức năng của Văn phòng. 17 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng. 17 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng. 19 1.3. Chức năng nhiện vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành Chính 20 1.3.1. Vị trí, chức năng của Phòng Hành chính. 20 1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Hành chính. 20 1.3.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính. 21 1.4. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. 21 1.4.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp. 21 1.4.2. Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan và của đơn vị. 23 1.4.3. Công tác tổ chức hội nghị của cơ quan. 24 1.4.4. Nội dung quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng cơ quan và Lãnh đạo Văn phòng. 25 1.5. Vị trí việc làm và bản mô tả công việc tại các vị trí trong Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và xã hội. 25 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ 31 2.1. Công tác văn thư tại Văn phòng Bộ. 31 2.1.1. Sự quan tâm, chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. 31 2.1.2. Tình hình nhân sự phụ trách công tác Văn thư. 33 2.2. Công tác soạn thảo văn bản tại Văn phòng Bộ. 34 2.2.1. Các quy định của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về soạn thảo và ban hành văn bản. 34 2.2.2. Thẩm quyền ban hành và hình thức các văn bản quản lý của Bộ. 34 2.3. Công tác quản lý văn bản tại Văn phòng Bộ. 36 2.3.1. Quản lý văn bản đi. 36 2.3.2. Quản lý văn bản đến. 46 2.4. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Văn phòng Bộ. 52 PHẦN III. KẾT LUẬN, ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 54 3.1. Nhận xét. 54 3.1.1. Ưu điểm. 54 3.1.2. Hạn chế. 56 3.2. Nguyên nhân . 56 3.2. Một số giải pháp góp phần nâng cao công tác Văn thư. 56 3.3. Kiến nghị. 56 KẾT LUẬN 58 PHẦN PHỤ LỤC

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 3

2 Mục tiêu của đề tài 4

3 Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu 4

4 Nguồn tài liệu tham khảo 5

5 Lịch sử nghiên cứu 5

6 Phương pháp nghiên cứu 6

7 Bố cục đề tài 6

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 7

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh và xã hội 7

1.1.1 Vị trí và chức năng 8

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 8

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ LĐTBXH 15

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 16

1.2.1 Vị trí, chức năng của Văn phòng 17

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng 17

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng 19

1.3 Chức năng nhiện vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành Chính 20

1.3.1 Vị trí, chức năng của Phòng Hành chính 20

1.3.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Hành chính 20

1.3.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính 21

1.4 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 21

1.4.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp 21

1.4.2 Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan và của đơn vị 23

1.4.3 Công tác tổ chức hội nghị của cơ quan 24

1.4.4 Nội dung quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng cơ quan và Lãnh đạo Văn phòng 25

1.5 Vị trí việc làm và bản mô tả công việc tại các vị trí trong Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và xã hội 25

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ 31

2.1 Công tác văn thư tại Văn phòng Bộ 31

2.1.1 Sự quan tâm, chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 31

2.1.2 Tình hình nhân sự phụ trách công tác Văn thư 33

2.2 Công tác soạn thảo văn bản tại Văn phòng Bộ 34

2.2.1 Các quy định của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về soạn thảo và ban hành văn bản 34

2.2.2 Thẩm quyền ban hành và hình thức các văn bản quản lý của Bộ 34

2.3 Công tác quản lý văn bản tại Văn phòng Bộ 36

2.3.1 Quản lý văn bản đi 36

2.3.2 Quản lý văn bản đến 46

2.4 Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Văn phòng Bộ 52

PHẦN III KẾT LUẬN, ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 54

3.1 Nhận xét 54

3.1.1 Ưu điểm 54

3.1.2 Hạn chế 56

3.2 Nguyên nhân 56

3.2 Một số giải pháp góp phần nâng cao công tác Văn thư 56

3.3 Kiến nghị 56

KẾT LUẬN 58 PHẦN PHỤ LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Bộ LĐTBXH: Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

LỜI NÓI ĐẦU

Trong hoạt động của con người, việc trao đổi thông tin là không thể thiếuđược, trong việc trao đổi thông tin con người có nhiều phương tiện và các cáchthể hiện các nhau Văn bản được coi là phương tiện quan trọng nhất và nó đã trởthành phương tiện không thể thiếu được đối với hoạt động quản lý của các cơquan tổ chức Văn bản là căn cứ để điều hành và quản lý xã hội, là căn cứ pháp

lý để tra cứu trách nhiệm Chính vì vậy, có thể khẳng định rằng: Công tác vănthư là một trong những hoạt động quan trọng của bộ máy quản lý nói chung vàhoạt động của từng cơ quan nói riêng

Trong công tác văn phòng, văn thư là hoạt động không thể thiếu được và lànội dung quan trọng chiếm phần lớn hoạt động của cơ quan, tổ chức Nó là hoạtđộng giúp cho hệ thống của cơ quan hoạt động một cách thống nhất và trơn chu

Với Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội là cơ quan quản lý cấp trungương và chịu trách nhiệm trước chính phủ về lĩnh vực của mình Công tác vănthư ở Bộ có vị trí và vai trò cự kỳ quan trọng đối với hoạt động của toàn cơquan, là đầu mối của ngành Lao động thương binh và Xã hội, có trách nhiệm chỉđạo, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các đơn vị thuộc Bộ, đơn vị sự nghiệp Côngtác văn thư có tốt thì công việc của toàn cơ quan sẽ tốt

Để đáp ứng được phương châm học đi đôi với hành, hằng năm trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập tại các cơquan, đơn vị, tổ chức để giúp cho các sinh viên có cơ hội được khảo sát, trảinghiệm về nghiệp vụ của mình Nhờ sự giới thiệu của nhà trường cũng như sựđồng ý tiếp nhận của Phòng Hành chính – Văn phòng Bộ Lao động – Thươngbinh và Xã hội tôi đã có cơ hội thực tập tại cơ quan kể từ ngày 04/01/2016 đếnngày11/3/2016

Trong thời gian thực tập tại Phòng hành chính , tôi đã được tiếp xúc vớicông tác Văn thư tại cơ quan, bước đầu được làm các công việc trong văn thư đểrèn luyện kỹ năng nghiệp vụ Do thơi gian thực tập ngắn, khối lượng công việccủa cơ quan lớn, việc áp dụng từ lý thuyết vào thực tế có nhiều điểm khác biệt

cần phải linh hoạt mới có thể hoàn thành được công việc được giao Với sự nỗlực của bản thân, kiến thức các thầy cô trang bị, sự giúp đỡ tận tình của cán bộtại Phòng Hành chính nên tôi đã hoàn thành tốt đợt thực tập của mình.

Trong thời gian thực tập tại đây, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình củachú Nguyễn Tiến Mai - Trưởng phòng Hành chính, chị Đào Thị Thiên Hương –Phó Trưởng phòng Hành chính cùng toàn thể các anh, chị thuộc Văn phòng

Tôi xin gửi lời cảm ơn tới các quý thầy cô Khoa Quản trị Văn phòngtrường Đại học Nội vụ Hà Nội đã trang bị những kiến thức và kinh nghiệm bổích để có thể đáp ứng được yêu cầu của công việc Xin chân thành cảm ơn cácchú, các anh, chị trong phòng Hành chính đã tạo điều kiện để tôi hoàn thành đợtthực tập

Dưới đây là bài báo cáo của tôi, do thời gian và kiến thức của bản thân cóhạn nên còn nhiều sai sót rất mong nhận được sự quan tâm, góp ý của quý thầy

cô giáo và các bạn sinh viên để bài báo cáo thực tập đạt kết quả tốt nhất

Xin chân thành cảm ơn!

SINH VIÊN Chu Thị Biển

1 Lý do chọn đề tài.

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động cónhững đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện Hòavào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước pháttriển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụcho lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan Hoạt động quản lý của

cơ quan, tổ chức cao hay thấp phục thuộc vào một phần của công tác này cóđược làm tốt hay không Vì đây là một công tác mang tính chính trị vừa có tínhnghiệp vụ, kỹ thuật và liên quan nhiều cán bộ, công chức Làm tốt công tác Vănthư sẽ hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước

để làm việc trái pháp luật góp phần lớn vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế vàbảo vệ đất nước mỗi quốc gia

Nắm bắt được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đãkhông ngừng cải cách nền Hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn thưđược tập trung đổi mới và sáng tạo hơn

Vì vậy để làm tốt công tác văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lýluận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo vănbản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành…

Ngày nay công tác văn thư có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của xãhội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế đất nước, không aitrong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó Sống trong một xã hội đangphát triển đòi hỏi mỗi cá nhân phải biết tự vươn lên, nỗ lực phấn đấu hết mình,đem năng lực kiến thức mà mình trau dồi được phục vụ cho xã hội, cho đất nước

Xuất phát từ vai trò không thể thiếu của Văn thư đối với cơ quan, tổ chứccũng như niềm yêu ngành, yêu nghề, sự giảng dạy tâm huyết của các thầy côtrong trường , sự chỉ bảo tận tình của các cô, các chú, các anh, chị trong cơ quan

nên tôi đã chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức thực hiện Công tác Văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội” để viết

báo cáo và có cái nhìn đúng đắn nhất về hoạt động văn thư.

2 Mục tiêu của đề tài.

Mục tiêu của báo cáo thực tập nhằm:

- Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng BộLao động – Thương binh và Xã hội và Văn phòng Bộ

- Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ LĐTBXH

- Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư tại Bộ Lao đông –Thương binh và xã hội, thấy rõ ưu điểm và hạn chế vẫn còn tồn tại trên cơ sở đó

đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa công tác văn thư tại Bộ Laođộng – Thương binh và Xã hội

3 Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu.

- Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ lao động –Thương binh và Xã hội

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng BộLĐTBXH

- Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ LĐTBXH

- Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Bộ LĐTBXH

- Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao công tác văn thư tại Văn

- Thực trạng hoạt động của Bộ về công tác Văn thư

- Đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn thư tại Bộ về ưu điểm, hạn chế vànguyên nhân của hạn chế

- Đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt

động của công tác Văn thư.

Vì thời gian thực tập và nghiên cứu có hạn nên trong bài báo cáo này tôixin giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài từ năm 2012 đến năm 2015

4 Nguồn tài liệu tham khảo.

Để hoàn thành bài báo cáo được tốt nhất, tôi đã tìm hiểu, tham khảo tàiliệu từ:

- Các báo cáo, khóa luận của khóa trước về công tác văn thư ở các cơquan cấp Bộ

- Thông tin trên Internet

- Các Nghị định, Quyết định, Thông tư của Nhà nước quy định về côngtác văn thư

5 Lịch sử nghiên cứu.

Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơquan, tổ chức Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn haynhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản,tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh lên cấp trên, trao đổi,liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạtđộng hằng ngày Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chứcchính trị - xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các ủy, các tổ chức chính trị - xãhội điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉđạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong côngtác văn phòng

Thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư nên đã có rất nhiều cácbài báo cáo, luận văn, luận án, các công trình nghiên cứu về đề tài nay như: Báocáo tốt nghiệp ngành Quản trị Văn phòng của Trần Thị Thúy – Lớp QT1001P

với đề tài “Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81”, đề tài “ Hoàn thiện công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng trường Đại học Bách khoa Hà Nội” của Định Thị Hoài, khóa luận tốt nghiệp “Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân dự - Bộ

Tư pháp” của Nguyễn Quốc Hỷ lớp CĐ QTVP1 – K4 trường Đại học Thành

Đô

Do bài báo cáo có hạn nên tôi chỉ xin liệt kê một số đề tài nghiên cứu đểnói lên vai trò quan trọng của công tác văn thư đối với mọi cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp

6 Phương pháp nghiên cứu.

Bài báo cáo thực tập sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG –

THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI.

Tên tổ chức: Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

Địa chỉ: Số 12 Ngô Quyền, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Căn cứ Nghị định số 106/2012/NĐ-CP ngày 20 tháng 12 năm 2012 củaChính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BộLao động – Thương binh và Xã hội;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ

Tại Quyết định số 989/QĐ-LĐTBXH của Bộ Lao động – Thương binh và

Xã hội đã quy định rõ ràng, cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của Văn phòng Bộ

1.1.1 Vị trí và chức năng.

Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan của Chính phủ, thựchiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực; Việc làm, dạy nghề, lao động,tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xãhội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp), an toàn lao động, người có công, bảo trợ

xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em, bình đẳng giới, phòng chống tệ nạn xã hội(sau đây gọi chung là lĩnh vực lao động, người có công và xã hội) trong phạm vi

cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộcphạm vi quản lý nhà nước của Bộ

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn.

Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn quyđịnh tại Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chínhphủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơquan ngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

1 Trình Chính phủ các dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự ánpháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, dự thảo nghịđịnh của Chính phủ theo chương trình xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ đãđược phê duyệt và các nghị quyết, dự án, đề án theo sự phân công của Chínhphủ, Thủ tướng Chính phủ; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn,năm năm, hàng năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia về ngành, lĩnhvực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ

2 Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo quyết định, chỉ thị, chương trìnhmục tiêu quốc gia, chương trình quốc gia, chương trình hành động quốc gia vàcác văn bản khác về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộhoặc theo phân công

3 Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị và các văn bản khác về quản lý

nhà nước đối với ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý.

4 Chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình mục tiêu quốc gia, chương trìnhquốc gia, chương trình hành động quốc gia, các dự án, công trình quan trọngquốc gia sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dụcpháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ

5 Về lĩnh vực việc làm và bảo hiểm thất nghiệp:

a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về chính sách việclàm, chính sách phát triển thị trường lao động, chỉ tiêu tạo việc làm mới và

khuyến khích tạo việc làm mới; về tuyển dụng và quản lý lao động Việt Nam và lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam; về chính sách việc làmđối với đối

tượng đặc thù, lao động dịch chuyển; về lao động bị mất việc làm trong sắp xếplại doanh nghiệp nhà nước;

b) Hướng dẫn cơ chế thực hiện các dự án của Chương trình mục tiêu quốcgia về việc làm theo thẩm quyền;

c) Quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động của tổ chứcdịch vụ việc làm;

d) Hướng dẫn và tổ chức thực hiện các hoạt động giao dịch việc làm;đ) Tổ chức hệ thống thông tin thị trường lao động; thu thập, cung cấp cơ

sở dữ liệu về thị trường lao động cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu;

e) Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật

về bảo hiểm thất nghiệp

6 Về lĩnh vực người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theohợp đồng:

a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về người lao độngViệt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng;

b) Phát triển thị trường lao động ngoài nước;

c) Xây dựng và hướng dẫn thực hiện kế hoạch đào tạo nguồn lao động đilàm việc ở nước ngoài; quy định nội dung, chương trình và chứng chỉ bồi dưỡng

kiến thức cho người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài;

d) Quy định về Giấy phép; quyết định việc cấp, đổi, thu hồi Giấy phéphoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài;

đ) Tổ chức, hướng dẫn việc đăng ký hợp đồng của doanh nghiệp và ngườilao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng cá nhân; giám sát việc thựchiện hợp đồng của doanh nghiệp;

e) Phối hợp với Bộ Ngoại giao tổ chức và chỉ đạo công tác quản lý, xử lýnhững vấn đề liên quan đến người lao động Việt Nam làm việc ở nước ngoàitheo hợp đồng;

g) Quản lý Quỹ hỗ trợ việc làm ngoài nước

c) Quy định danh mục nghề đào tạo; chương trình khung trình độ caođẳng nghề, trung cấp nghề; quy chế tuyển sinh, thi, kiểm tra, công nhận tốtnghiệp, cấp bằng, chứng chỉ nghề; mẫu bằng, chứng chỉ nghề;

d) Quy định nguyên tắc, quy trình và tổ chức việc xây dựng tiêu chuẩn kỹnăng nghề quốc gia; quản lý việc đánh giá, cấp chứng chỉ kỹ năng nghề quốcgia;

đ) Quy định tiêu chuẩn, quy trình kiểm định chất lượng dạy nghề;

e) Quyết định thành lập trường cao đẳng nghề; công nhận hiệu trưởngtrường cao đẳng nghề tư thục theo thẩm quyền

8 Về lĩnh vực lao động, tiền lương:

a) Hướng dẫn thực hiện về hợp đồng lao động, đối thoại tại nơi làm việc,thương lượng tập thể, thoả ước lao động tập thể, kỷ luật lao động, trách nhiệm

vật chất, giải quyết tranh chấp lao động và đình công;

b) Hướng dẫn thực hiện tiền lương tối thiểu, chế độ tiền lương đối vớingười lao động và người giữ chức danh lãnh đạo, quản lý trong doanh nghiệpnhà nước; chế độ tiền lương trong doanh nghiệp hoạt động theo Luật doanhnghiệp và tổ chức, cá nhân có sử dụng lao động theo quy định của Bộ luật laođộng;

c) Hướng dẫn thực hiện chế độ tiền lương đối với người lao động trongdoanh nghiệp nhà nước đi học tập, công tác ở nước ngoài; chế độ tiền lương đốivới lao động là người nước ngoài làm việc trong các doanh nghiệp nhà

nước; chế độ ưu đãi đối với lao động đặc thù;

d) Quy định nguyên tắc xây dựng định mức lao động, tiêu chuẩn kỹ thuậtcông nhân, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước

9 Về bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm xã hội tự nguyện:

a) Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện chế độ, chính sách bảo hiểm xã hội bắtbuộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện và các hình thức bảo hiểm xã hội kháctheo quyđịnh của pháp luật;

b) Quy định chế độ thông tin, báo cáo về bảo hiểm xã hội; giải quyếtkhiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội

10 Về lĩnh vực an toàn lao động:

a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về an toàn lao động, điều kiện lao động; bồi thường tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp; chế độlàm việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi đối với người lao động;

b) Phối hợp với Bộ Y tế quy định và hướng dẫn thực hiện chế độ bồidưỡng bằng hiện vật cho người lao động làm việc trong điều kiện có yếu tố nguyhiểm, độc hại theo quy định của pháp luật; ban hành danh mục bệnh nghềnghiệp;

c) Ban hành danh mục các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêmngặt về an toàn lao động; phương tiện bảo vệ cá nhân đối với người lao động;nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm và đặc biệt nặng nhọc, độc hại,

nguy hiểm;

d) Quy định và hướng dẫn thực hiện chế độ trang bị phương tiện bảo vệ

cá nhân; tiêu chuẩn phân loại lao động theo điều kiện lao động;

đ) Quy định và hướng dẫn chung về kiểm định các loại máy, thiết bị, vật

tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động;

e) Ban hành quy trình kiểm định đối với các loại máy, thiết bị, vật tư cóyêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động thuộc phạm vi quản lý;

g) Thẩm định để các Bộ quản lý ngành, lĩnh vực ban hành quy trình kiểmđịnh đối với các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn laođộng; tiêu chí, điều kiện hoạt động của các tổ chức kiểm định;

h) Quy định, hướng dẫn việc kiểm tra chất lượng các sản phẩm, hàng hoáđặc thù về an toàn lao động theo quy định của pháp luật;

i) Ban hành hệ thống Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về an toàn lao động;k) Chủ trì và phối hợp hướng dẫn, tổ chức triển khai Chương trình quốcgia về bảo hộ lao động, an toàn lao động, vệ sinh lao động; Tuần lễ quốc gia về

an toàn, vệ sinh lao động và phòng, chống cháy nổ;

l) Quản lý việc khai báo, điều tra, thống kê, báo cáo về tai nạn lao động;tổng hợp và báo cáo các cấp có thẩm quyền về tai nạn lao động trong phạm vi cảnước

11 Về lĩnh vực người có công:

a) Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện chính sách, pháp luật về ưu đãi đối vớingười có công với cách mạng;

b) Quy định chế độ, định mức, phương thức trang cấp dụng cụ chỉnh hình

và phương tiện trợ giúp cho người có công với cách mạng;

c) Phối hợp với các Bộ, ngành, địa phương, các đoàn thể chính trị - xã hội

tổ chức các phong trào đền ơn đáp nghĩa, quản lý "Quỹ đền ơn đáp nghĩa";

d) Quy hoạch và hướng dẫn quy hoạch mạng lưới cơ sở nuôi dưỡng, điềudưỡng người có công, công trình ghi công liệt sĩ;

đ) Quy định việc quản lý các công trình ghi công liệt sĩ;

e) Hướng dẫn công tác tiếp nhận, quy tập hài cốt liệt sĩ; thông tin về mộliệt sĩ.

c) Hướng dẫn xây dựng quy hoạch mạng lưới cơ sở bảo trợ xã hội;

d) Quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động của cơ sởbảo trợ xã hội;

đ) Quy định thủ tục nhận đối tượng vào các cơ sở bảo trợ xã hội và từ cơ

sở bảo trợ xã hội về gia đình

13 Về lĩnh vực bảo vệ và chăm sóc trẻ em:

a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về chính sách bảo vệ,chăm sóc trẻ em trong phạm vi quyền hạn, trách nhiệm của Bộ;

b) Quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động của cơ sở trợgiúp trẻ em;

c) Quy định thủ tục tiếp nhận trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt vào các cơ sởtrợ giúp trẻ em và từ cơ sở trợ giúp trẻ em trở về gia đình;

d) Chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành, địa phương, tổ chức chính trị - xãhội và các tổ chức khác thực hiện Chương trình hành động Quốc gia vì trẻ em;Chương trình bảo vệ trẻ em, chăm sóc, giáo dục trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt vàcác chương trình, kế hoạch khác về bảo vệ, chăm sóc, giáo dục trẻ em;

đ) Quản lý, sử dụng Quỹ Bảo trợ trẻ em Việt Nam

14 Về lĩnh vực phòng, chống tệ nạn xã hội:

a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về chính sách, giảipháp phòng ngừa tệ nạn mại dâm; cai nghiện ma tuý; quản lý sau cai nghiện; hỗtrợ nạn nhân bị mua bán;

b) Hướng dẫn xây dựng quy hoạch mạng lưới Trung tâm Chữa bệnh

-Giáo dục - Lao động xã hội, cơ sở quản lý sau cai nghiện;

c) Quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động của Trungtâm Chữa bệnh - Giáo dục - Lao động xã hội, cơ sở quản lý sau cai nghiện; cấp

và thu hồi Giấy phép đối với các cơ sở cai nghiện ma tuý tự nguyện theo quyđịnh của pháp luật;

d) Quy định chương trình giáo dục, dạy nghề và tái hoà nhập cộng đồngđối với người bán dâm và người nghiện ma tuý;

đ) Quy định thủ tục đưa đối tượng vào Trung tâm Chữa bệnh Giáo dục Lao động xã hội, cơ sở quản lý sau cai nghiện

-15 Về lĩnh vực bình đẳng giới:

a) Hướng dẫn thực hiện về bình đẳng giới theo quy định của pháp luật;b) Tham gia đánh giá việc lồng ghép vấn đề bình đẳng giới trong xâydựng văn bản quy phạm pháp luật;

c) Tổng kết, báo cáo cơ quan có thẩm quyền về thực hiện bình đẳng giớitheo quy định của pháp luật

16 Hướng dẫn và tổ chức thực hiện công tác thống kê trong lĩnh vực laođộng, người có công và xã hội theo quy định của pháp luật; xây dựng cơ sở dữliệu, hệ thống thông tin thống kê của Bộ, ngành

17 Quản lý các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vựclao động, người có công và xã hội theo quy định của pháp luật

18 Quản lý các hoạt động chuyên môn y tế trong các đơn vị thuộc lĩnhvực lao động, người có công và xã hội có hoạt động y tế theo quy định của phápluật

19 Về dịch vụ công:

a) Quản lý nhà nước các dịch vụ công trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm

vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật;

b) Xây dựng và ban hành tiêu chuẩn, quy trình, quy chuẩn, định mức kinh

tế - kỹ thuật đối với hoạt động tổ chức cung ứng dịch vụ công thuộc ngành, lĩnhvực;

c) Hướng dẫn các tổ chức thực hiện dịch vụ công theo quy định của phápluật.

20 Thực hiện hợp tác quốc tế và hội nhập quốc tế trong lĩnh vực laođộng, người có công và xã hội theo quy định của pháp luật

21 Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách hành chính của

Bộ theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đãđược Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt

22 Thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu nhà nước đối với công tytrách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu, phần vốn nhànước đầu tư vào các doanh nghiệp khác được tổ chức và hoạt động theoLuật doanh nghiệp thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ

23 Quản lý hội, tổ chức phi Chính phủ hoạt động trong lĩnh vực lao động,người có công và xã hội theo quy định của pháp luật

24 Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức;thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷluật đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Bộ theoquy định của pháp luật

25 Nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệtrong lĩnh vực lao động, người có công và xã hội

26 Thanh tra; kiểm tra; giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống thamnhũng, tiêu cực và xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật

27 Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sáchnhà nước được phân bổ theo quy định của pháp luật

28 Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướngChính phủ giao và theo quy định của pháp luật

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ LĐTBXH

(Xem phụ lục 01: Sơ đồ hóa bộ máy Bộ Lao động – Thương binh và Xã hộiLãnh đạo Bộ.)

Bộ trưởng: Phạm Thị Hải Chuyền

Thứ trưởng: Huỳnh Văn Tí.

Thứ trưởng: Nguyễn Trọng Đàm

Thứ trưởng: Phạm Minh Huân

Thứ trưởng: Doãn Mậu Diệp

Thứ trưởng: Đào Hồng Loan

 Các đơn vị quản lý nhà nước.

1 Vụ Lao động - Tiền lương.

2 Vụ Bảo hiểm xã hội

.Các đơn vị sự nghiệp phục vụ quản lý nhà nước

18 Trung tâm Thông tin

19 Viện Khoa học Lao động và Xã hội.

20 Viện Chỉnh hình - Phục hồi chức năng

21 Tạp chí Lao động và Xã hội

22 Tạp chí Gia đình và Trẻ em

23 Báo Lao động và Xã hội.

24 Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức lao động - xã hội

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;

Căn cứ Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 củaChính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ,

cơ quan ngang Bộ;

Căn cứ Nghị định số 106/2012/NĐ-CP ngày 20 tháng 12 năm 2012 củaChính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BộLao động– Thương binh và Xã hội;

Theo đề nghị của Vụ trưởng vụ Tổ chức cán bộ

Theo Quyết định số 989/QĐ-LĐTBXH ngày 01 tháng 7 năm 2013 của BộLao động – Thương binh và Xã hội quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ như sau:

1.2.1 Vị trí, chức năng của Văn phòng.

Văn phòng Bộ là đơn vị thuộc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, cótrách nhiệm giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thựchiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; tổ chức thực hiện công tác hànhchính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất – kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạtđộng, đảm bảo phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt độngcủa Bộ và công tác quản trị nội bộ

Văn phòng Bộ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng theoquy định của pháp luật

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng.

- Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tháng, hàngtuần của Bộ; là đầu mối tổng hợp và lập báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất vềcông tác chỉ đạo, điều hành và tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch công

tác của Bộ đã được phê duyệt.

- Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ và ngànhthực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ, các văn bản hành chính thôngthường của Bộ và các nhiệm vụ khác được Bộ giao

- Trình Bộ phân công nhiệm vụ và đôn đốc, giám sát việc thực hiện cácnội dung, công việc thuộc trách nhiệm của Bộ được giao tại các nghị quyết,chương trình, kết luận và các văn bản khác do cơ quan của Đảng và Nhà nướcban hành

- Tổng hợp tình hình xử lý công việc theo nhiệm vụ được giao, thông tinkịp thời đến Lãnh đạo Bộ các công việc được giải quyết, chưa được giải quyết

và những công việc cần thiết khác để lãnh đạo Bộ xem xét, xử lý

- Phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung, chương trình cábuổi họp, buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ; ghi biên bản và ra thông báo kết luậncác cuộc họp, buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ (trong trường hợp người chủ trìcuộc họp, buổi làm việc yêu cầu)

- Làm đầu mối liên hệ, tổ chức các hoạt động phối hợp với Bộ, cơ quanngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các tổ chức chính trị - xã hội và Ủy bannhân dân cấp tỉnh theo quy định của Chính phủ

- Thực hiện các nhiệm vụ quản trị hành chính; phục vụ hoạt động chỉ đạođiều hành công việc hàng tuần, hàng ngày của Lãnh đạo Bộ

- Tổ chức chỉ đạo, quản lý và thực hiện công tác hành chính,văn thư, lưutrữ hồ sơ, các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong cơ quan Bộ và các đơn

vị trực thuộc Bộ; kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và quy trìnhthủ tục trong việc trình Lãnh đạo Bộ duyệt, ký và ban hành văn bản quy phạmpháp luật, văn bản hành chính theo quy định của pháp luật; quản lý và tổ chứchoạt động của thư viện Bộ

- Bảo đảm trật tự, kỷ luật, kỷ cương theo nội dung, quy chế làm việc của

cơ quan; quản lý chế độ làm việc, sinh hoạt và hội nghị của Bộ theo quy địnhcủa pháp luật và của Bộ

- Tổ chức thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng, chống lụt,bão; bảo đảm an toàn vệ sinh, môi trường, phòng, chống dịch bệnh và công tác y

tế đối với cơ quan Bộ; tổ chức thực hiện công tác quốc phòng, an ninh của Bộ và

cơ quan Bộ

- Bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc của cơ quan Bộ; quản lý và

sử dụng cơ sở vật chất – kỹ thuật, kinh phí hoạt động của cơ quan Bộ

- Thực hiện công tác kế toán, tài chính của cơ quan Bộ; là đơn vị dự toáncấp II của Bộ

- Về Thi đua – khen thưởng

+ Xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung phát động các phong tràothi đua trong các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ, ngành;

+ Giúp Bộ trưởng quản lý thống nhất kiểm tra và giám sát việc tổ chứcthực hiện công tác thi đua, khen thưởng của Bộ, ngành;

+ Giúp việc Bộ trưởng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của Ủy viênHội đồng Thi đua – Khen thưởng Trung ương;

+ Tổ chức thực hiện và quản lý, sử dụng quỹ thi dua, khen thưởng của Bộtrưởng để phục vụ cho công tác thi đua, khen thưởng;

+ Thực hiện nhiệm vụ Thường trực Hội đồng Thi đua – Khen thưởng Bộ,ngành và các nhiệm vụ trong hoạt động của Khối thi đua các Bộ, ngành khoahọc – văn hóa – xã hội

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan báo chí, xuất bản, truyền thông và cácđơn vị liên quan tổ chức thực hiện hoạt động thông tin, truyền thông về hoạtđộng của ngành Lao động -Thương binh và Xã hội ở trong nước và ngoài nước;giúp Bộ trưởng thu thập, xử lý thông tin của báo chí về các lĩnh vực hoạt độngcủa Bộ

- Là đầu mối giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình trả lờichất vấn của Đại biểu Quốc hội và kiến nghị của cử tri về những vấn đề thuộcngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ

- Phối hợp với Trung tâm Thông tin và các đơn vị liên quan để thông tin,

tuyên truyền về tình hình hoạt động của Bộ trên trang thông tin điện tử của Bộ.

- Phối hợp với Công đoàn Bộ chăm lo đời sống vật chất, tinh thần chocông chức, viên chức và người lao động trong cơ quan Bộ theo chế độ, chínhsách của Nhà nước và của Bộ

- Quản lý công chức, viên chức và người lao động của Văn phòng Bộ theoquy định của pháp luật và phân cấp của Bộ

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ giao hoặc do pháp luật quy định

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng

(Xem phụ lục 02: Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ)

Văn phòng Bộ có Chánh Văn phòng Bộ, các phó Chánh Văn phòng Bộ,

và một số công chức, viên chức, người lao động

 Lãnh đạo Văn phòng:

Chánh Văn phòng: Nguyễn Bá Hoan

Phó Chánh Văn phòng: Lưu Hồng Sơn;

Phó Chánh Văn phòng: Vũ Xuân Hân;

- Nhà khách người có công (đơn vị sự nghiệp công lập)

1.3 Chức năng nhiện vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành Chính

1.3.1 Vị trí, chức năng của Phòng Hành chính.

Phòng Hành chính là phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Văn phòng Bộ,

có chức ăng giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện công tác hành chính, văn thư,lưu trữ theo quy định của Nhà nước và Bộ

1.3.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Hành chính.

Phòng Hành chính có các nhiệm vụ cụ thể sau:

- Tiếp nhận, đăng ký, quản lý, làm thủ tục chuyển giao, phát hành văn bản

đi, đến (công văn, tài liệu, điện tín, đơn, thư, báo chí và các loại văn bản hànhchính khác) theo quy định của Nhà nước và của Bộ;

- Kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành văn bản đi theo quy định của Phápluật; có trách nhiệm xem xét, báo cáo và đề xuất với Lãnh đạo Văn phòng Bộnhững trường hợp sai sót cần điều chỉnh, bổ sung;

- Làm đầu mối giúp việc Chánh Văn phòng Bộ thực hiện công tác bảo vệ

bí mật nhà nước của cơ quan Bộ;

- Quản lý, sử dụng con dấu, công văn, tài liệu mật theo quy định của Nhànước và của Bộ;

- Thực hiện đánh máy, in, sao chụp văn bản theo quy định của Nhà nước

và của Bộ;

- Thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện quản

lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Bộ và các đơn vị thuộc Bộ; lập vàgiao nộp hồ sơ lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Bộ và các đơn vị thuộc Bộ; lập vàgiao nộp hồ sơ lưu trữ theo quy định; hướng dẫn các quy trình nghiệp vụ lưu trữtheo quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ cho các đơn vị thuộc Bộ; phục

vụ tra cứu tài liệu của Lãnh đạo Bộ, các đơn vị thuộc Bộ và tổ chức, công dânkhi có yêu cầu;

- Quản lý và tổ chức hoạt động của Thư viện;

- Quản lý, sử dụng có hiệu quả tài sản được giao Định kỳ xây dựng kếhoạch thay thế, sửa chữa tài sản và thực hiện chế độ báo cáo theo quy định củaNhà nước và của Bộ;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.

1.3.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính.

(Xem phụ lục 03: Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính)

Phòng Hành chính làm việc theo chế độ 01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởngphòng Trưởng phòng Hành chính phụ trách công tác chung, chịu trách nhiệmtrước Chánh Văn phòng về các mặt hoạt động nghiệp vụ của phòng Phó Trưởngphòng chịu trách nhiệm về Phòng Lưu trữ Các cán bộ, chuyên viên chịu tráchnhiệm trước Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng về các khâu nghiệp vụ đượcgiao

1.4 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

1.4.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp.

Văn phòng Bộ là đơn vị giúp việc cho Lãnh đạo bộ trong công tác lãnhđạo, quản lý, điều hành các chức năng, nhiệm vụ của Bộ và của các đơn vị thuộcBộ

Văn phòng Bộ LĐTBXH cũng có hai chức năng, nhiệm vụ chính như cácvăn phòng khác là : chức năng tham mư, tổng hợp và công tác giúp việc – hậucần

 Chức năng tham mua, tổng hợp.

- Xây dựng chương trình công tác của Bộ và đôn đốc thực hiện chươngtrình đó; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của

cơ quan;

- Thu thập, xử ký, quản lý và tôt chức sử dụng thông tin từ đó tổng hợp,báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất, kiến nghị cácbiện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của Lãnh đạo Bộ;

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho Lãnh đạo Bộ và các đơn vị vàchịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của Bộ ban hành;

- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ; giải quyết các văn bản, đơn thư, tàiliệu của các đơn vị và cá nhân gửi đến Bộ và tổ chức theo dõi việc giải quyết

Trong giai đoạn hiện nay, với yêu cầu nhiệm vụ ngày càng cao đòi hỏicông tác tham mưu, tổng hợp tiếp tục có những bước tiến mới, luôn chủ động,sáng tạo để xây dựng hệ thống tham mưu, tổng hợ trở thành một cơ quan Nhànước theo hướng một nền hành chính khoa học, hiện đại, hiệu quả.

 Về công tác giúp việc – hậu cần:

Công tác hậu cần là một trong những chức năng quan trọng của Vănphòng, ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng hoạt động lãnh đạo điều hành củaBộ

Trong công tác hậu cần, giúp việc thì Văn phòng phải làm tốt các nhiệm

vụ sau:

- Bảo đảm phương tiện, điều kiện vật chất; bố trí phòng họp, hình thức,nghi lễ theo quy định của Bộ;

- Đảm bảo điều kiện, phương tiện đi lại, phục vụ làm việc của Lãnh đạo;

- Lập kế hoạch, tổ chức việc mua sắm vật tư, thiết bị văn phòng; phục vụđón, tiêsp nhận; quản lý những quà tặng do các tổ chức, cá nhân gửi tặng (nếucó); chuẩn vị quà tặng lưu niệm cho các cá nhâ, tổ chức theo yêu cầu của Lãnhđạo cơ quan

- Quản lý tài sản của Bộ, bao gồm: trụ sở làm việc, phương tiện đi lại vàcác tài sản khác từ khi hình thành và đưa vào sở dụng;

- Tham mưu đề xuất lập kế hoạch tổ chức các hoạt động chào mừng cácngày lễ tết, các dịp kỷ niệm trong năm (treo cờ, khẩu hiệu, trang trí cơ quan )

1.4.2 Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ

quan và của đơn vị.

(Xem phụ lục 04: Sơ đồ hóa quy trình công tác của cơ quan)

Chương trình công tác thường kỳ là nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức phảithực hiện trong khoảng thời gian nhất định

Qua khảo sát thực tế tại Bộ LĐTBXH tôi thấy việc xây dựng chương trìnhcông tác thường kỳ được Văn phòng Bộ thực hiện dựa trên một qua trình chặtchẽ:

Bước 1: Xây dựng dự thảo chương trình công tác

Xác định căn cứ xây dựng dự thảo chương trình công tác của Bộ Báo cáothực hiện kế hoạch quý, năm, nghị quyết của Đảng, Nhà nước, ý kiến chỉ đạocủa Lãnh đạo Bộ

Các đơn vị xây dựng chương trình công tác của đơn vị mình gửi về Vănphòng Bộ trước ngày 30 tháng 10 hằng năm với chương trình công tác của năm

Xác định các trường hợp bổ sung

Bước 2: Tổng hợp

Các kế hoạch thực hiện chương trình công tác của các đơn vị được chuyển

về văn phòng Bộ Phòng Thư ký – Tổng hợp là đầu mối tiếp nhận và tổng hợpcác kế hoạch này thành kế hoạch thực hiện chung của Bộ sau đó trình Lãnh đạoVăn phòng xem xét, trình Lãnh đạo Bộ ký công văn gửi Chính phủ

Bước 3: Phê duyệt

Chương trình công tác năm của Bộ được trình lên Thủ tướng Chính phủqua Văn phòng Chính phủ phê duyệt

Văn phòng Chính phủ xem xét và yêu cầu điều chỉnh nếu cần thiết sau đótrình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt

Bước 4: Lập chương trình công tác cụ thể

Trên cơ sở chương trình công tác đã được phê duyệt Văn phòng Bộ lậpchương trình công tác cụ thể, trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt chính thức

Bước 5: Phát hành

Văn phòng Bộ phát hành các chương trình công tác đến các đơn vị thuộc

Bộ để triển khai thực hiện.

Bước 6: Theo dõi

Đôn đốc các đơn vị nộp báo cáo theo các tiêu chí đã thông qua theochương trình định kỳ

Tập hợp số liệu làm báo cáo tuần, quý, 6 tháng và năm về tình hình thựchiện chương trình công tác

Tập hợp ý kiến, kiến nghị của các đơn vị trong quá trình thực hienjchương trình công tác

Bước 7: Tổng hợp kết quả

Các bộ theo dõi chương trình là đầu mối tập hợp kết quả thực hiện theochương trình khi đã hoàn thành của các đơn vị

1.4.3 Công tác tổ chức hội nghị của cơ quan.

Hội họp là một biện pháp quan trọng để triển khai công việc của cơ quan.Phòng Hành chính chuẩn bị giấy mời, tổng hợp tài liệu, xây dựng dự thảobáo cáo để Lãnh đạo Văn phòng báo cáo Lãnh đạo Bộ

Phòng Thư ký – Tổng hợp đảm bảo công tác lễ tân như: trà, nước, địađiểm phòng họp và nơi ăn nghỉ cho đại biểu

Phòng Tài chính – Kế toán bố trí kinh phí tổ chức hội nghị;

Phòng Quản trị đảm bảo cơ sở vật chất, an ninh;

Phòng Quản lý xe bố trí đưa đón chung phục vụ hội nghị;

Trung tâm tin học bảo đảm vận hành các thiết bị phục vụ hội nghị

1.4.4 Nội dung quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng

cơ quan và Lãnh đạo Văn phòng.

(Xem phần phụ lục 05: Sơ đồ hóa chuyến đi công tác)

Chuyến đi công tác của Lãnh đạo rất đa dạng, có thể là chuyến đi ngắnngày hay dài ngày tùy thuộc vào công việc cụ thể Đây là hoạt động cần thiết đốivới mỗi cơ quan tập thể vì vậy Văn phòng phải tổ chức chu đáo

Bước 1: Xác định mục tiêu, thời gian, địa điểm và nội dung chuyến đicông tác

Việc xác định như vậy sẽ giúp cho việc chuẩn bị được đầy đủ chính xáchơn.

Bước 2: Liên hệ với nơi đến công tác

Bước 3: Chuẩn bị nội dung chuyến đi

Chuẩn bị tư liệu, tài liệu tham khảo

Chuẩn bị giấy tờ cá nhân

Chuẩn bị về kinh phí

Chuẩn bị về phương tiện giao thông

Bước 4: Báo cáo Lãnh đạo

1.5 Vị trí việc làm và bản mô tả công việc tại các vị trí trong Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và xã hội.

- Tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, chỉ đạo của cấptrên Tham mưu giúp Lãnh đạo xây dựng nhiệm vụ trọng tâm và các chươngtrình, kế hoạch công tác năm, quý, tháng, tuần

- Tham mưu giúp Lãnh đạo Bộ xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn; dự

án, dự thảo văn bản pháp luật do Văn phòng Bộ được giao chủ trì xâydựng

- Tham dự các cuộc họp của Bộ, các buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ Khi được Lãnh đạo Bộ ủy nhiệm có thể chủ trì cuộc họp với các đơn vị để giảiquyết công việc của Bộ

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, công tác thu – chi ngân sách của Văn phòng, thực hiện chế độ chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật,đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức thuộcVăn phòng

- Ký các văn bản: công văn, báo cáo, quyết định , của Văn phòngBộ.Thừa lệnh Bộ trưởng ký một số văn bản của Bộ

- Giải quyết các công việc khác theo quy định của pháp luật hoặc do Bộ

trưởng, Thứ trưởng giao hoặc ủy quyền.

 Phó Chánh Văn phòng Bộ.

Bộ phận công tác: Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội Chức danh: Phó Chánh Văn phòng

Cán bộ quản lý trực tiếp: Chánh Văn phòng

Các Phó Chánh Văn phòng Bộ là người giúp việc Chánh Văn phòng Bộ, được Chánh Văn phòng Bộ phân công phụ trách một số lĩnh vực, nhiệm

vụ công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Bộ và trước pháp luật vềlĩnh vực, nhiệm vụ được phân công phụ trách

- Phó Chánh Văn phòng 1: Vũ Xuân Hân

+ Giúp Chánh Văn phòng Bộ phụ trách công tác tổng hợp, thư ký; quản lý

và thực hiện công tác hành chính; quản trị công sở của Bộ;

+ Chỉ đạo và thực hiện công tác xây dựng và thực hiện các chương trình,

kế hoạch của Bộ và các báo cáo định kỳ, đột xuất;

+ Công tác phối hợp với các Bộ, ngành, đoàn thể, địa phương;

+ Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản để trình Chánh Văn phòng

Bộ hoặc Lãnh đạo Bộ duyệt ký Công tác cải cách hành chính liên quan

đến hiện đại hóa công sở tại cơ quan Bộ;

+ Giúp Chánh Văn phòng Bộ về công tác tổ chức cán bộ của Văn phòngBộ; phụ trách công tác y tế; đảm bảo các yêu cầu, điều kiện phục vụ hoạt độngcủa cơ quan Bộ

+ Phụ trách và chỉ đạo hoạt động của các đơn vị: Phòng Thư ký – Tổnghợp, Phòng Hành chính, Phòng Quản trị

+ Thực hiện các công việc khác do Chánh Văn phòng giao cho

- Phó Chánh Văn phòng 2: Lưu Hồng Sơn

+ Giúp Chánh Văn phòng Bộ phụ trách công tác thông tin – tuyên truyền,thi đua khen thưởng của Bộ và Văn phòng Bộ

+ Phụ trách công tác quốc phòng – an ninh; công tác phòng, chống, chữasữa cháy nổ; công tác phòng chống lũ lụt của cơ quan

+ Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ: Người phát ngôn vàcung cấp thông tin cho báo chí theo quy định của Bộ

+ Phụ trách và chỉ đạo hoạt động của các đơn vị: Phòng Tuyên truyền –Thi đua, Phòng Quốc phòng – An ninh

+ Thực hiện các công việc khác do Chánh Văn phòng giao cho

- Phó Chánh Văn phòng 3: Võ Vĩnh Nam

+ Giúp Chánh Văn phòng Bộ phụ trách công tác quản lý công sở tại trụ sởD25; bảo đảm điều kiện và phương tiện đi lại, làm việc của Lãnh đạo Bộ va cơquan theo quy định

+ Phụ trách và chỉ đạo hoạt động của các đơn vị: Phòng Quản trị nhà làmviệc liên cơ D25, Phòng Quản lý xe, Nhà khách;

+ Thực hiện các công việc khác do Chánh Văn phòng giao cho

- Phó Chánh Văn phòng 4: Nguyễn Thị Dân

+ Tham gia quản lý, điều hành, giải quyết một số nhiệm vụ khi ChánhVăn Phòng Bộ giao hoặc ủy quyền

+ Phụ trách và chỉ đạo hoạt động của các đơn vị: Nhà khách Người cócông, trực tiếp quản lý và điều hành Đại diện Văn phòng Bộ tại Thành phố HồChí Minh

+ Thực hiện các công việc khác do Chánh Văn phòng giao cho.

- Phó Chánh Văn phòng 5: Vũ Ngọc Thủy

+ Trực tiếp làm nhiệm vụ Thư ký Bộ trưởng;

+ Tham gia quản lý, điều hành, giải quyết một số nhiệm vụ khi ChánhVăn phòng Bộ giao hoặc ủy quyền

 Trưởng phòng Hành chính: Nguyễn Tiến Mai

- Quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản được giao trong Phòng Hành chính;

- Xây dựng Quy chế làm việc của Phòng; phân công nhiệm vụ cụ thể choPhó Trưởng phòng, công chức và người lao động thực hiện các chức năng,nhiệm vụ của Phòng Hành chính;

- Trực tiếp xử lý sơ bộ văn bản đến;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Lãnh đạo giao

 Phó Trưởng phòng Hành chính: Đào Thị Thiên Hương

Bộ phận công tác: Phòng Hành chính

Chức danh: Phó trưởng phòng Hành chính

Cấp trên trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính

 Chuyên viên văn thư: Nguyễn Thị Hoài.

- Kiểm tra thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư (về thể thức, thẩm quyền,

kỹ thuật văn bản…), theo dõi giải quyết văn bản đến, phát hành văn bảnđi… ;

- Bảo quản và sử dụng con dấu theo quy định;

- Lưu văn bản đi, sắp xếp tập lưu văn bản đi đến và bàn giao bộ phận Lưutrữ văn bản sau một băm theo quy định;

- Quản lý, nhắc nhở việc thực hiện bàn giao các phong bì công văn để gửi đi;

- Tiếp nhận (ghi sổ) thông tin điện thoại, lời nhắn đến hàng ngày vàtruyền đạt các thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời đến người nhận

 Nhân viên: Bùi Đắc Hoàng.

- Đánh máy, nhân bản văn bản, tài liệu theo quy định

- Nhập văn bản đến phải trình Lãnh đạo vào phần mềm EMOLISA

- Phân chia tài liệu, văn bản, báo, tạp chí cho các Vụ, Cục, Tổng cục,

Trung tâm và các đơn vị khác;

- Phối hợp thực hiện photocoppy công văn, tài liệu khi không phải đánhmáy văn bản;

- Làm các công việc khác khi được lãnh đạo phòng giao

 Nhân viên: Vũ Thị Hòa

- Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn bản đến;

- Đăng ký văn bản vào sổ chuyển giao cho các đơn vị

- Nhập văn bản đi, đến vào phần mềm EMOLISA

 Nhân viên: Ngô Thị Hoa, Trương Thị Nga, Trần Thị Hiền

- Xây dựng danh mục và thực hiện việc thu thập hồ sơ, tài liệu của cácphòng, ban, đơn vị trong văn phòng và các đơn vị thuộc Bộ;

- Thực hiện việc chỉnh lý và bổ sung hồ sơ tài liệu lưu trữ;

- Thực hiện phục vụ tra tìm và khai thác tài liêu lưu trữ và các công việckhai thác khi lãnh đạo phòng giao;

- Nhập dữ liệu vo phần mềm lưu trữ; Chỉnh lý và bổ sung hồ sơ, tài liệulưu trữ và các công việc khác khi lãnh đạo phòng giao

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH

TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG

BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ

2.1 Công tác văn thư tại Văn phòng Bộ.

2.1.1 Sự quan tâm, chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

Do đặc thù là một Bộ lớn, cơ quan Bộ có nhiều đơn vị, khối lượng côngviệc và trách nhiệm công việc tương đối nặng nề nên lãnh đạo bộ rất quan tâmtới công tác văn thư Vì các công tác này đảm bảo cho hoạt động điều hành côngviệc thường xuyên hơn của Bộ Bộ đã cố gắng thực hiện tốt các quy định củaNhà nước về công tác hành chính, văn thư và bảo vệ bí mật của Nhà nước

Thực hiện sự chỉ đạo của Bộ, lãnh đạo đơn vị đã xây dựng và đưa ra côngtác văn thư vào nề nếp Các đơn vị có phòng hoặc bộ phận làm công tác văn thưđều nhận rõ được tầm quan trọng của công tác này và đã thực hiện đúng theocác văn bản quy định và hướng dẫn của Chính phủ về công tác Văn thư:

+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ về công tác Văn thư;

+ Nghị định 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác Lưu trữ

+ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2004 của Chính phủquy định về quản lý và sử dụng con dấu;

+ Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tưpháp về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật

+ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Tình hình ban hành văn bản quy định và hướng dẫn về công tác vănthư Bộ LĐTBXH đã ban hành:

+ Quyết định số 1486/QĐ-LĐTBXH ngày 3 tháng 10 năm 2013 của BộLĐTBXH về việc ban hành quyết định Ban hành Quy chế văn thư và lưu trữ của

Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội