Hoàn thiện tổ chức, bộ máy, biên chế các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện tiên yên

PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài: Trong những năm qua, cùng với việc lãnh đạo đổi mới xây dựng đất nước, Đảng ta đã ban hành, tổ chức thực hiện nhiều nghị quyết về đổi mới, kiện toàn tổ chức, bộ máy của hệ thống chính trị gắn với tinh giản biên chế, cải cách tiền lương và thu được những kết quả quan trọng. Các cơ quan Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị xã hội từng bước được sắp xếp, kiện toàn; chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công tác của các tổ chức trong hệ thống chính trị được phân định, điều chỉnh hợp lý hơn; góp phần bảo đảm vai trò lãnh đạo của Đảng, quản lý của Nhà nước, phát huy quyền làm chủ của nhân dân. Đối với huyện Tiên Yên, được sự quan tâm của Tỉnh ủy, Uỷ ban nhân dân tỉnh, các sở, ban ngành, trong những năm qua tổ chức bộ máy cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức của Uỷ ban nhân dân huyện Tiên Yên không ngừng được xây dựng củng cố và kiện toàn, từ đó đã phát huy được vai trò quản lý điều hành của chính quyền. Hàng năm, các chỉ tiêu phát triển kinh tế xã hội luôn được hoàn thành, trong đó một số chỉ tiêu vượt mức kế hoạch đề ra, thu ngân sách hàng năm tăng từ 1017%. Chất lượng quản lý nhà nước có nhiều chuyển biến tích cực, chính sách, an sinh xã hội được quan tâm, đời sống của nhân dân phát triển bền vững, an ninh chính trị ổn định, quốc phòng được giữ vững, năng lực lãnh đạo, điều hành của chính quyền có nhiều đổi mới. Tuy nhiên, tổ chức bộ máy, biên chế cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Tiên Yên vẫn còn cồng kềnh; chức năng, nhiệm vụ của một số tổ chức còn trùng lặp, hoạt động trên một số mặt còn kém hiệu quả. Số lượng cán bộ, công chức, nhất là cán bộ hợp đồng tăng nhanh. Một bộ phận cán bộ, công chức, viên chức chuyên môn đào tạo chưa phù hợp với vị trí công tác, một số chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ. Do vậy có thể thấy, việc hoàn thiện tổ chức, bộ máy, biên chế các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân huyện Tiên Yên là một vấn đề cấp thiết, một đòi hỏi từ thực tiễn đặt ra hiện nay, cần được thực hiện một cách nghiêm túc, khoa học, công khai và dân chủ. Đó chính là lý do em chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức, bộ máy, biên chế các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện Tiên Yên”. 2. Mục tiêu nghiên cứu: Việc nghiên cứu thực trạng tổ chức, bộ máy biên chế các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp sẽ giúp đưa ra những giải pháp, khuyến nghị phù hợp và thiết thực cho việc hoàn thiện, kiện toàn lại tổ chức, bộ máy, biên chế các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuôc UBND huyện Tiên Yên. 3. Nhiệm vụ nghiên cứu: Nhiệm vụ của việc nghiên cứu là tìm hiểu thực trạng việc thực hiện phân chia tổ chức, bộ máy các cơ quan hành chính, từ đó tìm những giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy các cơ quan, tổ chức, đơn vị. 4. Phương pháp nghiên cứu: Đọc và tìm hiểu những tài liệu có liên quan Đánh giá Phân tích Tổng hợp 5. Kết cấu đề tài báo cáo thực tập: Gồm 3 chương: Chương 1: Khái quát về phòng Nội vụ huyện Tiên Yên Chương 2: Thực trạng về tổ chức, bộ máy biên chế các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện Tiên Yên Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy biên chế các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện Tiên Yên

Viết tắt Nội dung

Ủy ban nhân dânQuyền sử dụng đấtTài chính

Thông tinMôi trườngHoàn thành xuất sắcHoàn thành tốtHoàn thànhHội đồng nhân dânLao động – thương binhNông nghiệp

Phát triển nông thôn

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Trong những năm qua, cùng với việc lãnh đạo đổi mới xây dựng đất nước,Đảng ta đã ban hành, tổ chức thực hiện nhiều nghị quyết về đổi mới, kiệntoàn tổ chức, bộ máy của hệ thống chính trị gắn với tinh giản biên chế, cảicách tiền lương và thu được những kết quả quan trọng Các cơ quan Nhànước, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội từng bước được sắpxếp, kiện toàn; chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công tác của các tổ chứctrong hệ thống chính trị được phân định, điều chỉnh hợp lý hơn; góp phần bảođảm vai trò lãnh đạo của Đảng, quản lý của Nhà nước, phát huy quyền làmchủ của nhân dân

Đối với huyện Tiên Yên, được sự quan tâm của Tỉnh ủy, Uỷ ban nhân dântỉnh, các sở, ban ngành, trong những năm qua tổ chức bộ máy cơ quan hànhchính, đơn vị sự nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức của Uỷ ban nhân dânhuyện Tiên Yên không ngừng được xây dựng củng cố và kiện toàn, từ đó đãphát huy được vai trò quản lý điều hành của chính quyền Hàng năm, các chỉtiêu phát triển kinh tế xã hội luôn được hoàn thành, trong đó một số chỉ tiêuvượt mức kế hoạch đề ra, thu ngân sách hàng năm tăng từ 10-17% Chấtlượng quản lý nhà nước có nhiều chuyển biến tích cực, chính sách, an sinh xãhội được quan tâm, đời sống của nhân dân phát triển bền vững, an ninh chínhtrị ổn định, quốc phòng được giữ vững, năng lực lãnh đạo, điều hành củachính quyền có nhiều đổi mới

Tuy nhiên, tổ chức bộ máy, biên chế cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệpthuộc Uỷ ban nhân dân huyện Tiên Yên vẫn còn cồng kềnh; chức năng,nhiệm vụ của một số tổ chức còn trùng lặp, hoạt động trên một số mặt cònkém hiệu quả Số lượng cán bộ, công chức, nhất là cán bộ hợp đồng tăng

nhanh Một bộ phận cán bộ, công chức, viên chức chuyên môn đào tạo chưaphù hợp với vị trí công tác, một số chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ

Do vậy có thể thấy, việc hoàn thiện tổ chức, bộ máy, biên chế các cơ quanhành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân huyện Tiên Yên là mộtvấn đề cấp thiết, một đòi hỏi từ thực tiễn đặt ra hiện nay, cần được thực hiệnmột cách nghiêm túc, khoa học, công khai và dân chủ Đó chính là lý do em

chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức, bộ máy, biên chế các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện Tiên Yên”.

2 Mục tiêu nghiên cứu:

Việc nghiên cứu thực trạng tổ chức, bộ máy biên chế các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp sẽ giúp đưa ra những giải pháp, khuyến nghị phù hợp

và thiết thực cho việc hoàn thiện, kiện toàn lại tổ chức, bộ máy, biên chế các

cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuôc UBND huyện Tiên Yên

3 Nhiệm vụ nghiên cứu:

Nhiệm vụ của việc nghiên cứu là tìm hiểu thực trạng việc thực hiện phân chia tổ chức, bộ máy các cơ quan hành chính, từ đó tìm những giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy các cơ quan, tổ chức, đơn vị

4 Phương pháp nghiên cứu:

- Đọc và tìm hiểu những tài liệu có liên quan

Chương 1: Khái quát về phòng Nội vụ huyện Tiên Yên

Chương 2: Thực trạng về tổ chức, bộ máy biên chế các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện Tiên Yên

Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy biên chế các

cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện Tiên Yên

CHƯƠNG 1KHÁI QUÁT VỀ PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN TIÊN YÊN

1.1 Khái quát chung về phòng Nội vụ huyện Tiên Yên

Tên cơ quan: Phòng Nội vụ huyện Tiên Yên

tổ chức hành chính nhà nước; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danhnghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị công lập; tiền lươngđối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổchức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách hành chính; chính quyềnđịa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức viên chức cấp xã vànhững người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; hội, tổ chức phi chínhphủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua – khen thưởng; công tácthanh niên

Phòng Nội vụ chấp hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việclàm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của UBND cấphuyện, đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn,nghiệp vụ của Sở Nội vụ

Biên chế cán bộ của phòng Nội vụ do Trưởng phòng quản lý, nằmtrong tổng biên chế khối quản lý nhà nước được UBND huyện giao hàngnăm

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn:

Trình UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện ban hành quyết định, chỉ tị;quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp

tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chish nhà nước thuộc lĩnh vựcquản lý nhà nước được giao.

Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khiđược phê duyệt, thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hànhpháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

1.1.3 Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Tiên Yên bao gồm: 01 Trưởngphòng, 01 Phó trưởng phòng, chuyên viên và nhân viên hợp đồng

*Phân công nhiệm vụ:

A Trưởng phòng: Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của cơ quantrước Cấp ủy, chính quyền địa phương và sở Nội vụ Trình UBND, Chủ tịchUBND huyện ban hành các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của Phòng

Là chủ tài khoản, quản lý công chức, tài sản công của cơ quan, trực tiếpđiều hành, quản lý ngân sách, các nguồn tài chính tự chủ, không tự chủ và cácnguồn kinh phí khác (nếu có) của cơ quan

Trực tiếp điều hành các nhiệm vụ công tác chuyên môn sau:

- Tham mưu giúp UBND huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp huyện Tham mưu trình

cấp có thẩm quyền việc thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quanchuyên môn thuộc UBND huyện theo quy định của UBND tỉnh.

- Xây dựng Đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp, các

tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện trình cấp có thẩm quyền quyếtđịnh

- Tham mưu cho UBND huyện quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sựnghiệp

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về công tác cải cách hànhchính; quy chế dân chủ ở cơ sở đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn

- Giúp UBND huyện thực hiện công tác QLNN về Tôn giáo trên địa bàn

- Đại diện cho Phòng tham gia hoạt động của các Ban chỉ đạo, Hội đồng,

tổ công tác kiêm nhiệm…theo quyết định của Huyện ủy, HĐND vàUBND huyện (nếu có) Tổng hợp, tham mưu việc thực hiện chươngtrình phối hợp giữa UBND với UBMTTQ và các đoàn thể huyện

B Phó trưởng phòng – Kiêm Chủ tịch công đoàn cơ quan:

- Chịu trách nhiệm cá nhân trước Trưởng phòng và trước pháp luật vềnhiệm vụ đước phân công Chịu trách nhiệm chung về toàn bộ hoạtđộng của phòng Thay mặt trưởng phòng điều hành cơ quan khi đượcTrưởng phòng ủy quyền

- Giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi các nhiệm vụ: Công tác địagiới hành chính; xây dựng chính quyền cơ sở, quản lý cán bộ, côngchức và những người hoạt động không chuyên trách xã, thị trấn và thônbản, khu phố; công tác Thi đua, khen thưởng; Văn thư, lưu trữ; Thanhniên; Hội và tổ chức phi Chính phủ; tham mưu và thực hiện các chế độchăm sóc cán bộ theo quy chế của Ban Thường vụ Huyện ủy

Chuyên viên 1 : Ông Lương Văn Dưỡng

Tham mưu công tác QLNN về Tôn giáo; thực hiện nhiệm vụ kế toánngân sách của phòng; thực hiện thu chi các loại quỹ, phí, các khoản quyêngóp, ủng hộ khác; theo dõi và quản lý tài sản cơ quan; thực hiện các nhiệm vụkhác do Trưởng phòng phân công.

Chuyên viên 2: Ông Nguyễn An Ninh

Trực tiếp tham mưu, tổng hợp: Công tác cải cách hành chính; quy chếdân chủ ở cơ sở; kiểm tra công vụ; tổng hợp báo cáo hoạt động của Phòngđịnh kỳ tháng, quý, năm; Quản lý con dấu, quản lý phát hành văn bản đi, đếncủa phòng Nội vụ

Chuyên viên 3: Ông Nguyễn Thanh Tùng

Trực tiếp tham mưu, tổng hợp, theo dõi công tác: Quản lý bộ máy Hội

và tổ chức phi Chính phủ; tham mưu cho Trưởng phòng thực hiện việc quản

lý, sử dụng bộ máy, biên chế; quản lý, sử dụng và thực hiện các chính sách,chế độ đối với CBCC,VC; thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòngphân công

Hợp đồng: Bà Lê Thúy Hằng

Trực tiếp tham mưu, tổng hợp, theo dõi công tác: Thanh niên; Văn thưlưu trữ; Thi đua, khen thưởng; Địa giới hành chính; xây dựng chính quyền cơ

sở, quản lý cán bộ, công chức và những người hoạt động không chuyên trách

xã, thị trấn và thôn bản, khu phố; công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ; Thư kýcác cuộc họp cơ quan; Quản lý quỹ tiền mặt phục vụ công tác chăm sóc cánbộ; công tác thi đua khen thưởng và các nguồn kinh phí khác của cơ quan.Thực hiện nhiệm vụ khác do lãnh đạo Trưởng phòng phân công

1.1.4 Chế độ và nguyên tắc làm việc:

Phòng Nội vụ làm theo chế độ thủ trưởng, đảm bảo nguyên tắc dưới sựlãnh đạo của Chi bộ, trên cơ sở các quy định của pháp luật hiện hành

Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, trước chủ tịch

Ủy ban nhân dân huyện và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của phòng

Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặtcông tác, chịu trách nhiệm cá nhân trước Trưởng phòng và trước pháp luật vềnhiệm vụ được phân công, thay mặt Trưởng phòng điều hành hoạt động của

cơ quan khi được ủy quyền

Công chức (kể cả người làm việc theo chế độ hợp đồng) sau đây gọichung là công chức có trách nhiệm tham mưu giúp lãnh đạo phòng thực hiệncác nhiệm vụ chuyên môn và chịu trách nhiệm cá nhân trước Trưởng phòng

và trước pháp luật vè việc thực thi nhiệm vụ thuộc pham vi thẩm quyền củaphòng theo sự phân công của Trưởng phòng Trong quá trình thực hiện nhiệm

vụ của mình nếu có nội dung liên quan dến nhiệm vụ thuộc lĩnh vực theo dõicủa công chức khác thì phải trao đổi thông tin, phối hợp cùng tham mưu, giảiquyết để đảm bảo tính thống nhất, kịp thời và đúng quy định

Căn cứ nhiệm vụ được phân công, mỗi công chức trong cơ quan chủđộng xây dựng chương trình kế hoạch công tác cá nhân hàng tuần, tháng,quý, năm báo cáo Trưởng phòng quyết định và chủ động triển khai trong thựcthi nhiệm vụ

1.2 Khái quát các hoạt động của công tác quản trị nhân lực:

a Công tác hoạch định nhân lực:

Hoạch định nhân lực là quá trình dự báo nhu cầu về nguồn nhân lực của một

tổ chức để tiến hành các bước tiếp theo nhằm đáp ứng nhu cầu đó Hoạchđịnh nguồn nhân lực là một tiến trình đảm bảo cho tổ chức có đủ số người vớinhững kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc nhằm đạt được mục tiêu của

tổ chức Như vậy lập kế hoạch nhân lực kéo theo việc dự báo các nhu cầu của

tổ chức trong tương lai về nhân lực và cung cấp nhân lực để đảm bảo rằng tổchức sẽ có đủ cán bộ cần thiết vào các thời điểm cần thiết để tạo thuận lợi chođạt mục tiêu của tổ chức

b Công tác phân tích công việc:

Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện công việc Phân tích công việc là một quá trình xác định và ghi chép lại các thông tin liên quan đến bản chất của từng công việc cụ thể Đây là quá trình xác định trách nhiệm, nhiệm vụ liên quan đến công việc và các kỹ năng kiến thức cần có để thực hiện tốt công việc Đây cũng là quá trình xác định sự khácbiệt của một công việc này với công việc khác

c Công tác tuyển dụng nhân lực:

Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút, lựa chọn và sử dụng người lao động Để tuyển được đúng người cho một vị trí công việc, người sử dụng lao động cần xác định rõ mục đích của công việc, nó có vị trí như thế nào trong doanh nghiệp, và những người như thế nào thì sẽ làm việc đó tốt nhất Sau đó người sử dụng lao động cần tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn để tuyển được người phù hợp Việc tuyển dụng được coi là thành công nếu người được tuyển yêu thích công việc và trở thành một thành viên tích cực và hiệu quả của doanh nghiệp

d Công tác sắp xếp, bố trí nhân lực cho các vị trí:

Sắp xếp và bố trí sử dụng nhân lực là quá trình sắp đặt nhân viên vào các

vị trí, khai thác và phát huy tối đa năng lực làm việc của nhân lực nhằm đạt được hiệu quả cao trong công việc Mọi doanh nghiệp sau khi tuyển dụng nhân lực đều phải bố trí và sử dụng nhân lực, có nơi tiến hành bố trí rất đơn giản Ngược lại có những nơi công tác bố trí nhân lực được chính quy hóa và được thống nhất về quan điểm

e Công tác đào tạo và phát triển nhân lực:

Đào tạo và Phát triển nhân sự là một trong những biện pháp tích cực tăng

tạo và Phát triển cung cấp cho doanh nghiệp nguồn vốn nhân sự chất lượng cao góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh Đào tạo được coi là một vũ khí chiến lược của tổ chức nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh trước các đối thủ Góp phần thực hiện tốt chiến lược chung về nhân sự của một doanh nghiệp vàcao hơn là chiến lược chung về nhân sự của quốc gia.

f Công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc:

Đánh giá thực hiện công việc thường được hiểu là sự đo lường một cách

hệ thống, chính thức và công khai kết quả thực hiện công việc so với các tiêu chuẩn đã đề ra Đối với người lao động: đánh giá thực hiện công việc cung cấp thông tin cơ bản về tình hình thực hiện công việc của người lao động, nhằm giúp họ biết được khả năng của mình, những thiếu sót trong quá trình làm việc để rút kinh nghiệm và cải thiện sự thực hiện công việc Đối với người quản lý: Đánh giá thực hiện công việc giúp họ nắm được tình hình thựchiện công việc của nhân viên, từ đó có thể đưa ra những quyết định nhân sự đúng đắn như đào tạo và phát triển, thù lao, thăng tiến…

g Quan điểm trả lương cho người lao động:

Đối với những cơ quan của Nhà nước, tiền lương được trả cho người lao động được quy định rõ trong luật lao động và mức lương được trả tùy thuộc vào khu vực, lĩnh vực mà người lao động làm việc Tiền lương được trả trực tiếp bằng tiền mặt hoặc hiện vật, trả qua tài khoản, trả theo ngày, tuần, tháng tùy thuộc vào thỏa thuận giữa người lao động và cơ quan, doanh nghiệp nơi người lao động ký kết hợp đồng lao động

h Quan điểm và các chương trình phúc lợi cơ bản:

Phúc lợi xã hội là phương tiện cần thiết để điều chỉnh các quan hệ xã hội, giảm bớt sự chênh lệch về thu nhập giữa các tầng lớp và nhóm xã hội, đồng thời xóa bỏ sự khác biệt giữa thành thị và nông thôn, giữa lao động chân tay và lao động trí óc Phúc lợi xã hội là phương tiện cần thiết để điều chỉnh các quan hệ xã hội, giảm bớt sự chênh lệch về thu nhập giữa các tầng

lớp và nhóm xã hội, đồng thời xóa bỏ sự khác biệt giữa thành thị và nông thôn, giữa lao động chân tay và lao động trí óc.

i Công tác giải quyết các quan hệ lao động:

Nguyên tắc giải quyết: thương lượng trực tiếp và tự dàn xếp giữa hai bên tranh chấp tại nơi phát sinh tranh chấp; thông qua trọng tài, hòa giải trên cơ sởtôn trọng quyền và lợi ích của hai bên, tôn trọng lợi ích chung của xã hội và tuân theo pháp luật; giải quyết công khai, khách quan, kịp thời, nhanh chóng, đúng pháp luật; có sự tham gia của đại diện công đoàn và của đại diện người

sử dụng lao động trong quá trình giải quyết tranh chấp; trình tự giải quyết phụthuộc vào đó là tranh chấp cá nhân hay tập thể

CHƯƠNG 2THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC, BỘ MÁY BIÊN CHẾ CÁC CƠ QUANHÀNH CHÍNH, ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP THUỘC UBND HUYỆN TIÊN YÊN

2.1 Cơ sở lý luận:

2.1.1 Nội dung về tổ chức, cơ cấu bộ máy

Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giaoquyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng gópmột cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp

Công tác tổ chức gồm có hai nội dung cơ bản:

- Tổ chức cơ cấu: Tổ chức cơ cấu quản lý (chủ thế quản lý) và tổ chức cơcấu sản xuất – kinh doanh (đối tượng bị quản lý);

- Tổ chức quá trình: Tổ chức quá trình quản trị và tổ chức quá trình sảnxuất – kinh doanh;

Tổ chức có nội dung rất rộng lớn liên quan đến công tác xây dựng mộtdoanh nghiệp như xây dựng và tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp (Có baonhiêu cấp quản lý, tổ chức các phòng ban chức năng, phân công trách nhiệm

và quyền hạn của các phồng ban cũng như của mỗi cá nhân…), xây dựng hệthống sản xuất và kinh doanh (có những bộ phận sản xuất và kinh doanh nào,phân công chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận…)

Tổ chức thường được hiểu như là tập hợp của hai hay nhiều người cùnghoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mụcđích chung

Các tổ chức đang tồn tại trong xã hội vô cùng phong phú và đadạng Có thể có rất nhiều loại hình tổ chức khác nhau tuỳ theo tiêu thức phânloại,nhưng chung quy lại một tổ chức thường có những đặc điểm sau :

- Mọi tổ chức đưều mang tính mục đích Tổ chức hiếm khi mang trongmình một mục đích tự thân mà là công cụ để thực hiện những mục đíchnhất định Đây là yếu tố cơ bản nhất của bất kỳ tổ chức nào Mặc dùmục đích của các tổ chức khác nhau có thể khác nhau ,nhưng không cómục đích thì tổ chức dẽ không có lý do để tồn tại

- Mọi tổ chức đều hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt đượcmục đích –các kế hoạch Thiếu kế hoạch nhằm xác định những điềucần phải làm để thực hiện mục đích ,không tổ chức nào có thể tồn tại vàphát triển hiệu quả

- Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chứckhác Một doanh nghiệp sẽ cần vốn ,nguyên vật liệu ,năng lượng ,máymóc ,thông tin từ các nhà cung cấp ,cần hoạt động trong khuôn khổquản trị vĩ mô của Nhà Nước ,cần hợp tác hoặc cạnh tranh với doanhnghiệp khác ,cần các hộ gia đình và tổ chức mua sản phẩm của họ

- Cuối cùng ,mọi tổ chức đều cần những nhà quản trị ,chịu trách nhiệmliên kết,phối hợp những con người bên trong và bên ngoài tổ chức cùngnhững nguồn lực khác để đạt mục đích với hiệu quả cao Vai trò củanhững nhà quản trị có thể rõ nét ở tổ chức này hơn tổ chức khác nhưngthiếu họ tổ chức sẽ gặp lúng túng

Tổ chức về cơ cấu bộ máy là việc phân chia hệ thống quản lý thành các

bộ phạn và xác định các mối quan hệ giữa chúng với nhau tức là chúng ta xácđịnh chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy và lựachọn, bố trí cán bộ vào các cương vị phụ trách các bộ phận đó

Tổ chức cơ cấu bộ máy gồm các nội dung sau:

- Xác định những hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu chungcủa tổ chức

- Nhóm gộp các bộ phận này thành các phòng ban hoặc các bộ phận

- Giao quyền hạn, trách nhiệm để thực hiện các hoạt động

- Quy định các mối quan hệ theo chiều dọc và ngang bên trong tổ chức

- Công tác tổ chức đòi hỏi đội ngũ cán bộ có trình độ, kinh nghiệm vànhững phẩm chất cần thiết để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

Một trong những nhiệm vụ của công tác tổ chức là xác định biên chế

Xác định biên chế bao gồm việc bổ nhiệm và duy trì các chức vụ đã bổ nhiệmtheo yêu cầu đặt ra bởi cơ cấu tổ chức, nó gắn liền với việc đặt ra những yêucầu cần làm cho một công việc hoặc nghề nghiệp, và nó bao gồm cả việctuyển chọn những người đảm nhận các chức vụ.

Bộ máy quản trị doanh nghiệp được thiết lập ra không phải do mụcđích tự than mà để thực hiện có hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp Khi xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanhnghiệp, cần tính đến những nhân tố ảnh hưởng sau:

- Môi trường hoạt động sản xuất kinh doanh

- Mục đích, chức năng hoạt động của doanh nghiệp

- Quy mô của doanh nghiệp

- Các yếu tố kỹ thuật, công nghệ sản xuất

- Trình độ của người quản lý, nhân viên và trang thiết bị quản lý

- Một số yếu tố khác: Các quy định của pháp luật, phạm vi hoạt độngcủa doanh nghiệp, thị trường của doanh nghiệp…

Phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức:

a) Phương pháp tương tự

Là một phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức mới dựa vào việc thừa

kế những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của các

cơ cấu tổ chức có sẵn

Những cơ cấu tổ chức có trước này có những yếu tố tương tự với cơcấu tổ chức quản lý sắp hình thành Cơ sở phương pháp luận để xác định sựtương tự là sự phân loại đối tượng quản trị căn cứ vào những dấu hiệu nhấtđịnh

Chẳng hạn: Tính đồng nhất về kết quả cuối cùng của hoạt động quản trị(sản phẩm, quy trình công nghệ giống nhau), tính đồng nhất về chức năngquản trị được thực hiện, tính gần nhau về lãnh thổ (điều kiện kết cấu hạ tầnggiống nhau), đặc điểm ngành kinh tế - kỹ thuật

Ưu điểm nổi bật của phương pháp này là quá trình hình thành cơ cấunhanh, chi phí để thiết kế cơ cấu ít, thừa kế có phân tích những kinh nghiệmquý báu của quá khứ.

Tuy nhiên, sự sao chép máy móc kinh nghiệm, thiếu phân tích nhữngđiều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức sắp hoạt động là những khuynh hướngcần ngăn ngừa Đây là phương pháp đã được áp dụng khá phổ biến ở nhiềunơi, nhiều nước

b) Phương pháp phân tích theo yếu tố

Gồm các bước như sau:

1 Phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho từng bộ phận,từng nhân viên của bộ máy quản trị

2 Phân tích khối lượng công tác thực tế của mỗi bộ phận, mỗi con người,phát hiện khâu yếu trong việc phân bổ khối lượng công việc quản lý

3 Phân tích việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm cho các bộ phận, cáccấp quản trị

4 Phân tích việc thực hiện những văn kiện, tài liệu, những quy định ràngbuộc của các cơ quan quản lý vĩ mô và trong phạm vi nội bộ cơ cấu tổ chứcquản trị doanh nghiệp

5 Phân tích tình hình tăng giảm số lượng và tỷ lệ cán bộ, nhân viên gián tiếp

so với trực tiếp sản xuất Tỷ trọng tiền lương cán bộ gián tiếp trong giá thànhsản phẩm

6 Phân tích sự phù hợp giữa trình độ cán bộ, nhân viên quản trị hiện có (cơcấu trình độ) với yêu cầu công việc

7 Phân tích điều kiện làm việc, hợp lý hoá lao động và cơ khí hoá lao độngcủa cán bộ và nhân viên quản trị

8 Phân tích những nhân tố khách quan có tác động tích cực và tiêu cực đếnviệc duy trì sự ổn định của quản trị doanh nghiệp

Lô-gíc của việc hình thành cơ cấu theo phương pháp phân tích theo yếu tố

Kết quả của phân tích là những nhận xét, đánh giá mặt hợp lý và chưahợp lý của cơ cấu hiện hành, trên cơ sở đó dự thảo cơ cấu tổ chức mới (đãđược cải tiến hoặc hoàn thiện)

Để đánh giá chính xác, phải chấp nhận một loạt những kết luận có tínhnguyên tắc cho việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị, đó là:

- Cơ cấu tổ chức quản trị phải bảo đảm thực hiện nghiêm ngặt chế độthủ trưởng và trách nhiệm cá nhân

- Cơ cấu tổ chức quản trị bảo đảm sự cân xứng giữa chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn của các cán bộ quản trị, thể hiện sự phân cấp và phân bố hợp lýcác chức năng quản trị Điều đó cho phép cán bộ quản lý có thể độc lập giảiquyết công việc thuộc phạm vi chức năng của mình

Trong quá trình hoạt động, cơ cấu tổ chức quản trị không được để bỏsót chức năng, cũng không để xảy ra tình trạng cùng một chức năng lại đượcgiao cho hai hay nhiều bộ phận cùng thực hiện

Trường hợp có một số chức năng có mối quan hệ mật thiết với nhau thìgiao cho một bộ phận đảm nhiệm thực hiện số chức năng đó Trong cơ cấu tổchức quản trị các mối quan hệ phụ thuộc của mỗi bộ phận và nhân viên thừahành nhất thiết phải được xác định rõ ràng Mỗi nhân viên chỉ có thể có mộtngười chỉ huy để nhận chỉ thị trực tiếp và báo cáo kết quả công việc

Rút gọn đến mức cho phép những thang bậc quản trị cũng như số lượngcán bộ và nhân viên quản trị Nhờ đó, mà phát hiện kịp thời những vấn đềphát sinh trong quá trình quản trị

Cơ cấu tổ chức quản trị phải được thiết kế và thực hiện cho một thờigian dài, chỉ nên thay đổi khi nào thật sự cần thiết, do mục tiêu quản trị đòihỏi

Cơ cấu tổ chức quản trị phải có khả năng thích nghi với những điềukiện vốn có trong phạm vi quản trị của mình Đó là sự thống nhất giữa chủ thểquản trị với đối tượng quản trị

Dù cho một cơ cấu tổ chức hợp lý đến thế nào đi nữa, nó vẫn khôngtính hết được tất cả những tình huống bất ngờ có thể xảy ra do hoàn cảnh bênngoài và bên trong tác động đến Cơ cấu tổ chức quản trị càng năng động,mềm dẻo, co dãn càng thích ứng với nền kinh tế thị trường luôn biến động

Trong quá trình dự thảo cơ cấu tổ chức quản trị cần thu hút sự tham giacủa cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp Tinh thần chủ động cho phép họgiúp giải quyết tổng hợp, đúng đắn hơn các vấn đề đặt ra

Giai đoạn cuối cùng trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị hiệnhành là bổ sung, thay đổi cán bộ, xây dựng các thủ tục, quy tắc hoạt động chotừng bộ phận và cho chủ doanh nghiệp và cho các nhân viên thừa hành chủchốt.

Trường hợp hình thành cơ cấu tổ chức quản trị mới

Bước 1: Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn bản hướng dẫn của

các cơ quan quản lý vĩ mô, những quy định có tính chất luật pháp để xâydựng sơ đồ cơ cấu tổ chức quản trị tổng quát và xác định các đặc trưng cơ bảnnhất của cơ cấu tổ chức này

Kết quả thực hiện giai đoạn một là xây dựng mục tiêu của tổ chức, xâydựng các phân hệ chức năng nhằm bảo đảm thực hiện mục tiêu, phân cấpnhiệm vụ, quyền hạn cho từng cấp quản trị

Xác lập các mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận và với các cơ quancấp trên, các đơn vị hiệp tác bên ngoài, xác định các nhu cầu bảo đảm cán bộ

và thông tin Như vậy bước một là nhằm giải quyết những vấn đề có tính chất

định tính đối với cơ cấu tổ chức quản trị.

Bước 2: Xác định các thành phần, các bộ phận của cơ cấu tổ chức và

xác lập các mối quan hệ giữa các bộ phận ấy

Nội dung cơ bản ở bước này được thể hiện ở việc xây dựng phân hệtrực tuyến, phân hệ chức năng và chương trình mục tiêu

Cơ sở để xác định thành phần các bộ phận của cơ cấu và sự cần thiếtchuyên môn hoá hoạt động quản trị sự phân cấp và phân chia hợp tác ở nhiềudoanh nghiệp trên thế giới

Phương pháp xác định hiệu quả tổ chức bộ máy:

Hiệu quả của tổ chức bộ máy được xác định bởi hai yếu tố:

- Tổ chức bộ máy khoa học

- Chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức

Như vậy muốn nâng cao hiệu quả tổ chức bộ máy cần tiến hành cácbước sau:

1 Xác định tính khoa học:

Tính khoa học của tổ chức bộ máy được thể hiện qua các đặc tính:

- Khách quan: tính pháp lý của tổ chức bộ máy

- Hợp lý: cơ cấu tổ chức bộ máy

- Đồng bộ: mối tương quan giữa yêu cầu chức năng, nhiệm vụ với việc

bố trí lao động

- Hiệu quả

Để đạt được những yêu cầu trên, một trong những yếu tố quan trọng làphải xác định được chức năng, nhiệm vụ của tổ chức bộ máy, xác định sốphòng ban, biên chế cần thiết đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giaotrên cơ sở tiêu chuẩn hoá theo chức danh đối với cán bộ công chức Mỗi cán

bộ, công chức phải có trình độ chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ tươngứng để đảm nhận công việc mà bộ máy tổ chức yêu cầu Việc xác định chứcdanh cán bộ, công chức thực chất là phân công cán bộ, công chức theo vị trílao động trong bộ máy và xác định trách nhiệm, thẩm quyền trước bộ máy vàpháp luật

Tổ chức bộ máy khoa học phải xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ củamình mà xác định đúng biên chế cần thiết cho bộ máy, sao để tính hợp lý giữacông việc và biên chế đảm bảo tối ưu, mang lại hiệu quả cao Việc làm nàyhết sức cần thiết bởi lẽ: Như chúng ta đã biết hàm số biểu diễn mối tươngquan giữa hiệu quả bộ máy với biên chế cán bộ, công chức thể hiện qua đồ thị

Nhìn đồ thị (Giá trị trục y biểu thị hiệu quả tổ chức bộ máy, giá trị trục

x biểu thị số cán bộ, công chức) chúng ta thấy nếu việc chọn không đúng biênchế cán bộ sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả tổ chức bộ máy Tại vị trí x0 cho thấygiá trị y0 đạt cực đại còn tại giá trị x1, và x1' cho giá trị y1 thấp hơn, giá trị xl

và x1' càng xa về 2 phía của x0 thì giá trị yl càng bé Điều này chỉ ra rằng: Nếuchọn đúng biên chế cán bộ thì hiệu quả công tác tổ chức bộ máy đạt giá trịcực đại, ngược lại nếu chọn số cán bộ, công chức quá ít hoặc quá nhiều thìhiệu quả càng giảm

2 Xây dựng đội ngũ cán bộ công chức đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụđược giao

Như đã nói ở trên, ngoài việc tổ chức bộ máy khoa học, hiệu quả tổchức bộ máy còn tuỳ thuộc vào yếu tố chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức.Trong thực tiễn ngành nào, đơn vị nào quan tâm xây dựng đội ngũ cán bộcông chức có phẩm chất tốt, đủ năng lực hoạt động thì ngành đó, đơn vị đóhoạt động hiệu quả Việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức phảiđược tiến hành chặt chẽ: đánh giá đúng thực trạng trình độ, năng lực cán bộ,công chức đồng thời có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng kiến thức mà cán bộđang yếu, đang thiếu

3 Ứng dụng của phương pháp xác định hiệu quả bộ máy tổ chức

Phương pháp xác định hiệu quả bộ máy tổ chức thực chất là quá trìnhxác định tính tối ưu của số lượng biên chế cán bộ cần thiết cho tổ chức bộ

máy, đồng thời là quá trình tổ chức, sắp xếp lại lao động, nó không ngừnghoàn thiện và nâng cao Nắm vững phương pháp xác định hiệu quả bộ máy tổchức mà 2 yếu tố quan trọng là xác định số lượng cán bộ, công chức một cáchkhoa học và công tác tiêu chuẩn hoá các chức danh trong bộ máy tổ chức là

cơ sở khoa học giúp cho việc kiện toàn tổ chức, tinh giảm biên chế hànhchính, sự nghiệp, là căn cứ để tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đánh giá và trảlương theo lao động Điều này có ý nghĩa hơn khi mà Chính phủ vừa banhành nghị quyết số 9/2003/NQ-CP ngày 28/7/2003 về việc sữa đổi, bổ sungNQ16 /2000/NQ-CP, tiếp tục thực hiện tinh giảm biên chế trong các cơ quanhành chính sự nghiệp

2.1.2 Cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện:

Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban Nhân dân cấp huyện (không phải là cơ quan hành chính Nhà nước) được tổ chức theo Nghị định 14/2008/NĐ-CP Bao gồm: Các cơ quan chuyên môn được tổ chức thống nhất ở các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

- Phòng Nội vụ

- Phòng Tư pháp

- Phòng Tài chính-Kế hoạch

- Phòng Tài nguyên và Môi trường

- Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội

- Phòng Văn hoá và Thông tin

- Phòng Giáo dục và Đào tạo

- Phòng Y tế

- Thanh tra huyện

- Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân

Ngoài 10 cơ quan chuyên môn được tổ chức thống nhất ở tất cả các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh như trên, còn có một số cơ quan chuyên môn để phù hợp với từng loại hình đơn vị hành chính cấp huyện:

- Trung tâm hành chính công

Các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện Tiên Yên:

- Đài Truyền thanh – truyền hình

- Ban quản lý công trình

- Trung tâm phát triển quỹ đất

- Trung tâm Dân số - Kế hoạch hóa gia đình

- Đội Kiểm tra xây dựng và trật tự đô thị

- Ban quản lý rừng phòng hộ

- Ban quản lý chợ Tiên Yên

2.2 Thực trạng về tổ chức, bộ máy biên chế các cơ quan hành chính, đơn vị

sự nghiệp thuộc UBND huyện Tiên Yên:

2.2.1 Khái quát đặc điểm tình hình địa phương:

Tiên Yên là huyện miền núi nằm ở vị trí trung tâm khu vực miền đôngcủa tỉnh Quảng Ninh, phía Bắc và Tây Bắc giáp huyện Đình Lập tỉnh LạngSơn, phía Nam giáp vịnh Bắc Bộ, phía Tây Nam giáp huyện Ba Chẽ và thànhphố Cẩm Phả, phía Đông Bắc giáp huyện Bình Liêu và Đông Nam giáp