CÔNG tác văn THƯ, lưu TRỮ tại UBND HUYỆN mỹ đức

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN MỸ ĐỨC 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Mỹ Đức. 3 1. Vị trí, chức năng của UBND huyện Mỹ Đức 3 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Mỹ Đức 3 3. Cơ cấu tổ chức 4 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện mỹ Đức. 4 1. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng. 4 1.1. Chức năng của Văn phòng: 4 1.2. Nhiệm vụ của văn phòng HĐND UBND huyện Mỹ Đức: 4 1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng 5 2. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng 5 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Mỹ Đức. 11 1. Khảo sát về công tác văn phòng 11 1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho UBND huyện Mỹ Đức. 11 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ cho cơ quan. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm. 11 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị (hội thảo, cuộc họp) của UBND huyện Mỹ Đức. 13 1.4. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của UBND huyện Mỹ Đức 14 1.5. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức văn phòng của UBND huyện. 15 2. Khỏa sát về công tác văn thư 16 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Mỹ Đức 16 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 16 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 17 3.1. Nhận xét 17 3.2. Đánh giá về công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn phòng. 18 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ: QUẢN LÍ VĂN THƯ LƯU TRỮ 19 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 19 1. Công tác văn thư: 19 1.1. Khái niệm 19 1.2. Nội dung công tác văn thư 19 1.3. Yêu cầu của công tác văn thư: 19 1.4. Ý nghĩa : 20 2. Công tác lưu trữ 20 2.1. Khái niệm 20 2.2. Những khâu nghiệp vụ lưu trữ chủ yếu 20 2.3. Ý nghĩa 21 CHƯƠNG II: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 22 1. Công tác văn thư 22 1.1. Công tác soạn thảo văn bản 22 1.2. Quản lí và giải quyết văn bản đi 22 1.3. Tổ chức và giải quyết văn bản đến: 24 1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 26 1.5. Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 26 2. Công tác lưu trữ 26 2.1. Thu thập, bổ sung, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: 26 2.2. Xác định giá trị tài liệu 27 2.3. Phân loại tài liệu 27 2.4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 28 2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 28 2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: 29 CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HYỆN MỸ ĐỨC VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP. 31 1. Thực trạng công tác văn thư: 31 1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản: 31 1.2. Quản lý văn bản đi. 32 1.3. Quản lý văn bản đến. 34 1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 35 1.5. Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 36 2. Công tác lưu trữ 38 2.1. Tổ chức lưu trữ tại UBND huyện Mỹ Đức 38 2.2. Tình hình tài liệu trong kho lưu trữ 38 2.3. Tình hình thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ 39 2.3.1. Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 39 2.3.2. Xác định giá trị tài liệu 39 2.3.3. Phân loại tài liệu 41 2.3.4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 42 2.3.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 43 2.3.6. Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 44 CHƯƠNG IV: NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC 46 1. Nhận xét về công tác văn thư lưu trữ 46 1.1. Công tác Văn thư 46 1.2. Công tác lưu trữ 47 2.Những đề xuất, giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm. 47 2.1. Về đội ngũ cán bộ, công chức: 48 2.2. Về quy trình nghiệp vụ 48 2.3. Về trang thiết bị: 49 PHẨN III: KẾT LUẬN 50

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN 1 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN MỸ ĐỨC 3

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Mỹ Đức 3

1 Vị trí, chức năng của UBND huyện Mỹ Đức 3

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Mỹ Đức 3

3 Cơ cấu tổ chức 4

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện mỹ Đức 4

1 Chức năng nhiệm vụ của văn phòng 4

1.1 Chức năng của Văn phòng: 4

1.2 Nhiệm vụ của văn phòng HĐND & UBND huyện Mỹ Đức: 4

1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng 5

2 Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng 5

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Mỹ Đức 11

1 Khảo sát về công tác văn phòng 11

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho UBND huyện Mỹ Đức 11

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ cho cơ quan Đánh giá ưu điểm, nhược điểm 11

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị (hội thảo, cuộc họp) của UBND huyện Mỹ Đức 13

1.4 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của UBND huyện Mỹ Đức 14

1.5 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức văn phòng của UBND huyện 15

2 Khỏa sát về công tác văn thư 16

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Mỹ Đức 16

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 16

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 17

3.1 Nhận xét 17

3.2 Đánh giá về công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn phòng 18

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ: QUẢN LÍ VĂN THƯ LƯU TRỮ 19

CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 19

1 Công tác văn thư: 19

1.1 Khái niệm 19

1.2 Nội dung công tác văn thư 19

1.3 Yêu cầu của công tác văn thư: 19

1.4 Ý nghĩa : 20

2 Công tác lưu trữ 20

2.1 Khái niệm 20

2.2 Những khâu nghiệp vụ lưu trữ chủ yếu 20

2.3 Ý nghĩa 21

CHƯƠNG II: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ .22 1 Công tác văn thư 22

1.1 Công tác soạn thảo văn bản 22

1.2 Quản lí và giải quyết văn bản đi 22

1.3 Tổ chức và giải quyết văn bản đến: 24

1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 26

1.5 Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 26

2 Công tác lưu trữ 26

2.1 Thu thập, bổ sung, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: 26

2.2 Xác định giá trị tài liệu 27

2.3 Phân loại tài liệu 27

2.4 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 28

2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 28

2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: 29

CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HYỆN MỸ ĐỨC VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP 31

1 Thực trạng công tác văn thư: 31

1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản: 31

1.2 Quản lý văn bản đi 32

1.3 Quản lý văn bản đến 34

1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 35

1.5 Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 36

2 Công tác lưu trữ 38

2.1 Tổ chức lưu trữ tại UBND huyện Mỹ Đức 38

2.2 Tình hình tài liệu trong kho lưu trữ 38

2.3 Tình hình thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ 39

2.3.1 Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 39

2.3.2 Xác định giá trị tài liệu 39

2.3.3 Phân loại tài liệu 41

2.3.4 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 42

2.3.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 43

2.3.6 Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 44

CHƯƠNG IV: NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC .46 1 Nhận xét về công tác văn thư lưu trữ 46

1.1 Công tác Văn thư 46

1.2 Công tác lưu trữ 47

2.Những đề xuất, giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 47

2.1 Về đội ngũ cán bộ, công chức: 48

2.2 Về quy trình nghiệp vụ 48

2.3 Về trang thiết bị: 49

PHẨN III: KẾT LUẬN 50

LỜI NÓI ĐẦU

Công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước là xu thế tất yếu của mỗi quốc giatrong xã hội ngày càng phát triển đi lên Nhiều ngành nghề đã được chú trọngđẩy mạnh phát triển như các ngành kinh tế, nghiên cứu khoa học, giáo dục, ytế… Ngành văn phòng cũng đang từng bước khẳng định vị thế quan trọng đượcnhiều người quan tâm trong sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội nói chung

Những lối suy nghĩ, cách nhìn cũng như quan niệm của xã hội về nghànhvăn phòng cũng sẽ nói khác trong cuộc cách mạng Khoa học công nghệ khôngchỉ đơn thuần là việc tổ chức và xử lý thông tin mà còn là việc quản lý, sắp xếpcông việc

Hiện tại và trong tương lai, ngành Quản trị văn phòng là một trong nhữngngành đầy triển vọng trong thành phần kinh tế nói chung và tất cả cơ quan, bannghành, đoàn thể tổ chức nói riêng

Đáp ứng nhu cầu cấp thiết của xã hội Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã

mở rộng các lớp đào tạo đội ngũ cán bộ rất đa dạng về các ngành học cũng nhưhình thức và thời gian đào tạo Đặc biệt là ngành văn thư lưu trữ đã gắn liền vớingôi trường từ khi mới được thành lập Mục đích nhằm cung cấp và bổ sung độingũ cán bộ chuyên môn cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp…

Để đạt được mục tiêu đề ra và đáp ứng được vấn đề chuyên môn một cáchtoàn diện nhất Đồng thời thực hiện phương châm giáo dục của Đảng và Nhànước đề ra “học đi đôi với hành” Sinh viên khi ra trường có thể thích ứng nhanhvới côngviệc Ngoài những kiến thức lý luận được trang bị trên nhà trường chưa

đủ để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của xã hội sau khi sinh viên ra trường Bêncạnh kiến thức lý luận, các nhà tuyển dụng đòi hỏi sinh viên ra trường phải cónhiều kinh nghiệm và kiến thức thực tế Nhận thức được điều đó, trong chươngtrình đào tạo ngoài việc giảng dạy trên lớp về lý thuyết, nhà trường còn tổ chức

và bố trí cho sinh viện đi thực tập ở các cơ sở và lấy đó làm tiêu chí quan trọngđánh giá kết quả quá trình học tập và lĩnh hội kiến thức của sinh viên

Trong thời gian thực tập có vai trò đặc biệt quan trọng Nhờ việc thựchiện phương châm đổi mới trong Giáo Dục “ Lý luận gắn liền với thực tế, nhà

trường gắn liền với xã hội” mà sinh viện được “cọ sát” và trải nghiệm tìm hiểutình hình thực tế về công tác văn thư, công tác văn phòng.

Là sinh viên năm cuối của Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, được sự giớithiệu của Lãnh đạo trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, sự hướng dẫn tận tình củacác thầy cô trong khoa Sự đồng ý nhất trí của Lãnh đạo UBND huyện Mỹ Đức,cùng với sự giúp đỡ của các “đồng chí, đồng nghiệp” trong cơ quan em đã hoànthành thời gian thực tập của mình

Trong thời gian này, bản thân em không ngừng cố gắng nỗ lực học hỏikinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ quản trị văn phòngbên cạnh đó còn xây dựng cho mình một phong cách của người cán bộ vănphòng, dựa trên cơ sở áp dụng những lý thuyết đã được học trên ghế nhà trường

và sự hướng dẫn tận tình của cán bộ văn phòng UBND huyện Mỹ Đức

Tuy nhiên đã nỗ lục cố gắng rất nhiều nhưng bài báo cáo của em khôngtránh khỏi những thiếu sót về nội dung cũng như hình thức Kính mong sự thôngcảm và đóng góp của thầy cô giáo và cán bộ Văn phòng HĐND và UBNDhuyện Mỹ Đức để bài báo cáo của em được hoàn thiên hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN 1 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

CỦA UBND HUYỆN MỸ ĐỨC

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Mỹ Đức.

1 Vị trí, chức năng của UBND huyện Mỹ Đức

UBND huyện Mỹ Đức là cơ quan hành chính Nhà Nước ở cấp huyện vớichức năng quản lý mọi mặt đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội củahuyện, thực hiện chức năng nhiệm vụ đã được quy định trong Luật tổ chứcHĐND và UBND năm 2003

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Mỹ Đức

2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà

nước về mặt kinh tế trên địa bàn, có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch phát triển kih tế-xãhội của huyện, phê chuẩn Kế hoạch kinh tế-xã hội các xã, lập dự toán chi tiêu ngânsách Nhà nước trên địa bàn

2.2 Trong lĩnh vực Nông – Lâm – Ngư nghiệp: Xây dựng quy hoạch thủy

lợi, chương trình khuyến khích phát triển Nông – Lâm – Ngư; xét duyệt quyhoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn

2.3 Trong lĩnh vực CN-TTCN: Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển

các cơ sở CN-TTCN trên địa bàn

2.4 Trong lĩnh vực giao thông vận tải: Quản lý, khai thác, sử dụng các

chương trình giao thông vận tải, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực hiệnpháp luật về xây dựng

2.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch: Xây dựng, kiểm tra

việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động du lịch và thương mại

2.6 Trong lĩnh vực giáo dục, Y tế, Văn hóa – xã hội, Thông tin thể thao:

Xây dựng, tổ chức kiểm tra các chương trình, Đề án phát triển văn hóa, giáodục, thông tin thể thao, y tế trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi đượccấp có thẩm quyền phê duyệt

2.7 Trong lĩnh vực khoa học công nghệ - Tài nguyên môi trường: Thực hiện

các biện pháp ứng dụng tiến độ hoa học công nghệ phục vụ sản xuất và đời sốngnhân dân địa phương

2.8 Trong lĩnh vực Quốc phòng – an ninh, trật tự an toàn xã hội: Thực

hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng Công

an huyện vững mạnh; phòng chống tội phạm và các tệ nạn xã hội

2.9 Thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo: Chỉ đạo việc

kiểm tra thực hiện chính sách dân tộc và tôn giáo

2.10 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý hành chính địa giới hành chính.

3 Cơ cấu tổ chức

UBND huyện Mỹ Đức bao gồm: 01 Chủ Tịch và 03 Phó Chủ Tịch, các

Ủy viên Ủy ban và Các thành viên UBND được Chủ tịch phân công công việc

Các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện là cơ quan tham mưu,giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương và thựchiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Chủ tịch UBND huyện

Các phòng ban chuyên môn gồm 13 phòng ban

có thể mô hình hóa tổ chức bộ máy của UBND huyện Mỹ Đức như sau:

(Xem phụ lục 01)

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện mỹ Đức.

1 Chức năng nhiệm vụ của văn phòng.

1.1 Chức năng của Văn phòng:

Văn phòng HĐND & UBND huyện Mỹ Đức là cơ quan ngang phòng,tham mưu tổng hợp cho thường trực HĐND & UBND huyện, phối hợp, phục vụ

sự chỉ đạo, điều hành của TT HĐND & UBND huyện về kinh tế - xã hội – anninh – quốc phòng trên địa bàn đảm bảo tính thống nhất, liên tục có hiệu lực vàhiệu quả Là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đảm bảocác điều kiện co sở vật chất cho mọi hoạt động của cơ quan

Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tạiKho bạc Nhà nước huyện Mỹ Đức để hoạt động

1.2 Nhiệm vụ của văn phòng HĐND & UBND huyện Mỹ Đức:

Giúp HĐND, UBND huyện xây dựng các chương trình công tác, phối hợpvới cơ quan chuyên môn thuộc HĐND, UBND huyện theo dõi, đôn đốc, tổ chứcthực hiện các chương trình đó

Tổ chức truyền đạt và kiến nghị với UBND các biện pháp cần thiết thúc

đẩy việc thực hiện các Quyết định, chỉ thị của UBND huyện.

Đảm bảo việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, phục

vụ công tác giám sát của HĐND, chỉ đạo điều hành của UBND huyện Ứngdụng công nghệ thông tin vào việc thu thập và xử lý thông tin; xử lý và giảiquyết những công việc phát sinh hàng ngày, công việc đột xuất không nằm trong

kế hoạch hoặc theo yêu cầu của cơ quan cấp trên Giúp thường trực HĐND vàUBND huyện thực hiện chế độ thông tin, báo cáo HĐND và UBND tỉnh theođúng quy định của pháp luật

Biên tập quản lý hồ sơ tài liệu, phân phối, lưu trữ các văn bản hành chínhtheo quy định của pháp luât và thực hiện một số nhiệm vụ thuộc lĩnh vực côngtác khác được Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND, Chủ tịch UBND huyệnphân công

Bảo đảm các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho hoạt động củaThường trực HĐND & UBND lãnh đạo huyện

Giúp HĐND & UBND huyện quản lý công tác văn thư hành chính, lưutrữ theo qui định Nhà nước Hướng dẫn các phòng, ban ngành và UBND các xã,

về công tác soạn thỏa văn bản, ban hành văn bản, công tác văn thư, lưu trữ theođúng qui định

Tổ chức thực hiện các mối quan hệ giữa UBND và các ban, ngành đoànthể…

1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng

Lãnh đạo Văn phòng gồm có 3 đồng chí: Chánh Văn phòng, 3 Phó Chánh Văn phòng giúp việc cho Cháng văn phòng.

Xem phụ lục số 02

2 Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng

Tên cơ quan: Ủy Ban nhân dân Huyện Mỹ Đức

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

CHÁNH VĂN PHÒNG UBND HUYỆN MỸ ĐỨC

Chức danh công việc: Chánh văn phòng

Phòng ban: Văn phòng

Mục đích công việc:

Nắm bắt hoạt động của cơ quan, báo cáo và đánh giá từng phòng ban

Giúp lãnh đạo truyền đạt thông tin, yêu cầu xuống các phòng ban khác.

Trách nhiệm:

Xây dựng chương trình, kế hoạch, công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạtđộng, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của UBND huyện Xâydựng chương trình và các báo cáo thường xuyên phục vụ cho hoạt động củaUBND huyện

Kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, các phòng, đơn vị sự nghiệp thực hiện cácchương trình kế hoạch công tác của huyện

Theo dõi, nắm tình hình hoạt động chung UBND huyện, tổ chức việc thuthập, tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của UBNDhuyện

Đảm bảo các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hoạt động củaHĐND và UBND, Chủ tịch và Phó chủ tịch UBND huyện

2 chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Quản trị nhân sự

3 Kinh nghiệm: Ít nhất 2 năm kinh nghiệm tỏ chức và quản lý

4 Kỹ năng: giao tiếp tốt, tổ chức tốt

5 Kỹ năng: lãnh đạo, điều hành

6 Liên kết, thuyết phục, tạo dựng mối quan hệ

Môi trường điều kiện làm việc:

Thường xuyên làm việc trong phòng

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG UBND HUYỆN MỸ ĐỨC

Chức danh công việc: phó Chánh văn phòng

Phòng ban: Văn phòng

Mục đích công việc:

Nắm bắt hoạt động của cơ quan, báo cáo và đánh giá từng phòng ban.Giúp Chánh Văn phòng truyền đạt thông tin, yêu cầu xuống các phòng ban khácTrách nhiệm:

Chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về những nhiệm vụ được ChánhVăn phòng phân công, thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên với Chánh Vănphòng về kết quả công tác của văn phòng và những vấn đề liên quan để ChánhVăn phòng tổng hợp và xử lý công việc

Giúp Chánh Văn phòng dự thảo các báo cáo, chương trình, kế hoạch,nhiệm vụ công tác định kỳ và đột xuất của HĐND – UBND huyện, chỉnh lý cácvăn bản do cán bộ tổng hợp soạn thảo

Thực hiện chức trách, nhiệm vụ của Chánh Văn phòng khi Chánh Vanphòng vắng mặt hoặc được ủy quyền

Giúp Chánh Văn phòng trong việc quản lý cơ sở vật chất và các điều kiệnphục vụ sự lãnh đạo của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện; theo dõi,quản lý tài sản nội vụ cơ quan

Trực tiếp điều hành xe ô tô theo quy chế đã ban hành

Tổ chức, phục vụ chu đáo các hội nghị, các buooit tiếp khác và quan tâmđời sống của cán bộ, nhân viên trong cơ quan Văn phòng; hàng tháng, hàng quý

Phối hợp với các phòng ban, ngành trực thuộc UBND huyện giúp Chánh

Văn phòng giữ mối quan hệ với các đơn vị.

Thực hiện các nhiệm vụ khác được Chánh Văn phòng giao

Các yêu cầu đối với người thực hiện:

1 chấp nhận đi công tác

2 Chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Quản trị nhân sự

3 Kinh nghiệm: Ít nhất 2 năm kinh nghiệm tổ chức và quản lý

4 Kỹ năng: giao tiếp tốt, tổ chức tốt

5 Kỹ năng: lãnh đạo, điều hành

6 Liên kết, thuyết phục, tạo dựng mối quan hệ

Môi trường điều kiện làm việc:

Thường xuyên làm việc trong phòng

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

KẾ TOÁN UBND HUYỆN MỸ ĐỨC

Chức danh công việc: Kế toán

Xây dựng dự toán thu, chi hàng tháng, quý và cả năm

Thực hiện đúng chế độ tài chính theo Luật ngân sách và các văn bảnhướng dẫn hiện hành

Giúp lãnh đạo Văn phòng thực hiện chế độ kế toán và thanh quyết toán tàichính theo quy định

Làm tốt công tác theo dõi, quản lý lưu trữ sổ sách, chứng từ kế toán vànhững tài sản chung của cơ quan theo quy định của pháp luật

Quyền hạn:

Thừa lệnh lãnh đạo thanh quyết toán tìa chính

Theo dõi, quản lý tài sản chung của UBND huyện

Các yêu cầu đối với người thực hiện:

1 Chuyên ngành: Kế toán.

2 Kinh nghiệm: Ít nhất 2 năm kinh nghiệm.

3 Tốt nghiệp Đại học trở lên.

4 Biết sử dụng phần mềm kế toán.

Môi trường điều kiện làm việc:

Thường xuyên làm việc trong phòng

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

VĂN THƯ LƯU TRỮ UBND HUYỆN MỸ ĐỨC

Chức danh công việc: Văn thư lưu trữ

Phòng ban: Phòng Văn thư

Theo dõi quá trình giải quyết các văn bản

Các yêu cầu đối với người thực hiện:

1 Chuyên ngành: Văn thư lưu trữ.

2 Kinh nghiệm: Ít nhất 1 năm kinh nghiệm.

3 Tốt nghiệp Đại học trở lên.

4 Tuổi 22 trở lên, nhanh nhẹn, hoạt bát.

5 Thành thạo tin học, biết sử dụng phần mềm quản lý văn bản.

Môi trường điều kiện làm việc:

Thường xuyên làm việc trong phòng

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Mỹ Đức.

1 Khảo sát về công tác văn phòng

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho UBND huyện Mỹ Đức.

Văn phòng HĐND, UBND huyện xây dựng các chương trình công tác,phối hợp với các cơ quan chuyên môn thuộc HĐND, UBND huyện theo dõi,đôn đốc, tổ chức thực hiện các chương trình đó, Văn phòng là noi có nguồnthông tin quan trọng, tin cậy nhất phục vụ nhu cầu quản lý, điều hành, vănphòng phải nghiên cứu, đề xuất ý kiến để thủ trưởng cơ quan tổ chức công việcđiều hành bộ máy thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan đồng thờivăn phòng còn là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi thủ trưởng có ýkiến phê duyệt Văn phòng mua sắm quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản,kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan Trong tham mưu, giúp việc Vănphòng luôn thể hiện sự sáng tạo, tích cực trong hoạt động tổ chức lấy ý kiến,tham gia xây dựng nội quy, quy chế của cơ quan hiệu quả, chất lương: Vănphòng giao cho tổ bảo về kiểm soát giờ giấc ra vào cơ quan đối với cán bộ, côngchức, viên chức và kiểm soát khách ra vào cơ quan nhằm tạo cho mọi người tácphong làm việc nhanh nhẹn đứng giờ, chất lượng, khoa khọc và giữ gìn an ninhtrật tự, tài sản chung của cơ quan Với chức năng hậu cần cho cơ quan, Vănphòng tổ chức thanh tra, kiểm tra cơ sở vật toàn bộ Ủy ban nhân dân huyện nếuthiết bị quá cũ không sửa chữa được thì báo cáo lên Phó chủ tịch ủy ban nhândân tiến hành thay thế; kiểm tra sức khỏe định kỳ hàng năm cho tất cả mọingười trong cơ quan Hai công tác tham mưu tổng hợp và công tác đảm bảo hậucần có mối quan hệ chặt chẽ với nhau đều nhằm đáp ứng nhu cầu của công táclãnh đạo điều hành của thủ trưởng cơ quan

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ cho cơ quan Đánh giá ưu điểm, nhược điểm.

Những chương trình, công tác thường kỳ của UBND huyện gồm: nhữngnhiệm vụ, giải pháp của UBND huyện trên các lĩnh vực công tác trong năm, các

báo cáo, đề án về cơ chế, chính sách, quy hoạch, kế hoạch…thuộc phạm viquyết định, phê duyệt của UBND huyện, Chủ tịch UBND hoặc trình HĐNDhuyện, UBND Thành phố, Chủ tịch UBND Thành phố trong năm, quy mô thờigian có thể là quý, tháng, tuần, năm…

- Chương trình công tác quý là cụ thể hóa chương trình công tác nămđược quy định thực hiện trong từng quý và những công việc được bổ sung, điềuchỉnh cần giải quyết trong quý

- Chương trình công tác tháng là cụ thể hóa chương trình công tác quýđược quy định thực hiện trong từng tháng và những công việc được bổ sung,điều chỉnh cần giải quyết trong tháng

- Chương trình công tác tuần gồm các công việc mà Chủ tịch và các Phóchủ tịch UBND huyện giải quyết hàng ngày trong tuần

Để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra liên tục, thống nhất vàhiệu quả thì văn phòng có trách nhiệm xây dựng chương trình công tác tuần,tháng, quý, năm cho Ủy ban Quy trình xây dựng các chương trình Kế hoạch nàytuân theo các bước cụ thể sau: Văn phòng yêu cầu các phòng, ban đăng ký nộidung công việc; sau đó tổng hợp và xây dựng bản thảo; trình bản thảo, để xin ýkiến phê duyệt, ban hành chương trình, Kế hoạch

Ưu điểm: Đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được

thống nhất, tránh chồng chéo, mâu thuẫn trong lãnh đạo chỉ đạo, giúp cơ quanchủ công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót việc, ưu tiên chocông tác trọng tâm và nhiệm vụ chính trong từng thời gian, nâng cao hiệu suấtcông tác quản lý, huy động được lực lượng tập trung theo một số kế hoạch thốngnhất, phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng để thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ đề ra

Nhược điểm: Mất thời gian lên chương trình công tác từng tuần, quý,

tháng, phải thay đổi liên tục, có những công việc cần giải quyết ngay thì khôngnên lập chương trình để thực hiện theo khiến cho công việc bị chồng chéo,không giải quyết đúng thời hạn Có thê chương trình công tác không bám sát nộidung chính, nhiều người hiểu sai mục tiêu đề ra, khiến công việc không thựchiện

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị (hội thảo, cuộc họp) của UBND huyện Mỹ Đức.

Hội họp là hình thức hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm phổ biến cácchủ trương chính sách của cấp trên và phối hợp công việc giữa các bộ phận đơn

vị trong cơ quan nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan, nó được sửdụng dưới nhiều hình thức: Hội nghị, hội thảo khoa học, đại hội, họp kín, họpbóa, họp giao ban,…được nhà quản lý sử dụng làm công cụ phục vụ hoạt độngđiều hành, trao đổi thông tin, kinh nghiệm, khuyến khích chủ động, sáng tạotrong công việc và xây dựng tinh thần đoàn kết Đồng thời phát huy nền dân chủ

Xã hội chủ nghĩa góp phần nâng cao năng xuất, hiệu quả trong công việc

Thủ trưởng các cơ quan, các phòng, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện

có quyền quyết định và chịu trách nhiệm về việc tổ chức họp, hội nghị để triểnkhai hoặc tổng kết công tác, thảo luận chuyên môn nghệp vụ trong lĩnh vực quản

lý của cấp mình

Qua thời gian thực tập tại UBND huyện Mỹ Đức em thấy loại hình họpđược sử dụng nhiều nhất là họp giao ban và hội nghị Trong đó bản thân emcũng được tham gia phục vụ, chuẩn bị hội nghị “Gặp mặt doanh nghiệp, cơ sởsản xuất năm 2014” của UBND huyện

Công tác tổ chức Hội nghị, hội thảo, cuộc họp được tiến hành các giaiđoạn như:

- Xây dựng kế hoạch tổ chứ hội nghị

- Lên danh sách khách mời, đại biểu tham dự và giấy mời

- Dự trù kinh phí

- Chuẩn bị: Tài liệu, cơ sở vật chất, băng zôn, khẩu hiệu

- Tiến hành: Đón tiệp đại biểu, cài hoa, phát tài liệu, lãnh đạo văn phòngthường

trực ngoài hội trường và theo dõi, chỉ đạo quá trình hội nghị, cán bộ làm côngtác thư ký ghi biến bản…

Tổng kết hội nghị: Cán bộ văn phòng thu thập thông tin để làm báo cáokết quả hội nghị và giải quyết công tác hâu cần, quyết toán kinh phí hội nghị

Trong thời gian hội nghị được diễn ra thì Văn phòng có trách nhiệmthường trực ngoài hội trường để đảm bảo trật tự và giải quyết công việc đột xuấttrong quá trình hội nghị diễn ra.

1.4 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công

sở của UBND huyện Mỹ Đức

Văn hóa công sở của UBND huyện Mỹ Đức là những quy định được thựchiện, đảm bảo tính nghiêm túc trong cơ quan Mục đích của việc đề ra quy chếcông sở nhằm xây dựng phong cách ứng sử chuẩn mực của cán bộ, công chức,viên chức trong hoạt động công vụ, hướng tới xây dựng đội ngũ cán bộ, côngchức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đượcgiao

UBND huyện đã tổ chức thực hiện nghiêm túc văn hóa công sở:

* Về trang phục, giao tiếp ứng xử: cán bộ, công chức, viên chức mặc quần

âu, áo sơ mi, đeo thẻ có tên cơ quan, ảnh, học tên, chức danh, số hiệu

- Giao tiếp: Lịch sự, tôn trọng, nói năng rõ ràng, không nói tục, khôngquát nạt

* Bài trí công sở:

- Quốc huy được treo trang trọng ở phía trên cổng chính của UBNDhuyện

- Quốc kỳ được treo trang trọng ở tòa nhà chính của UBND huyện

* Bài trí khuân viên công sở:

- Biển tên cơ quan: được đặt bên tay phải cổng chính, ghi rõ tên gị đầy đủbằng tiếng việt và địa chỉ của cơ quan

- Phòng làm việc: có biển tên ghi rõ đơn vị, họ tên, chức danh cán bộ,công chức, viên chức Phòng làm việc được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp

- Khu để phương tiện giao thông: Được bố trí khu vực để phương tiện củacán bộ công chức, viên chức riêng Người đến giao dịch, làm việc không đượcthu phí gửi phương tiện giao thông

1.5 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức văn phòng của UBND huyện.

Văn phòng UBND huyện Mỹ Đức được bố trí tại khu nhà 3 tầng nằmriêng biệt Phòng văn thư và phòng đánh máy nằm ở tầng 1 cạnh cầu thang lênxuống, 2 bên là phòng của Phó chủ tịch Phòng làm việc của Chánh văn phòng

và Phó chánh văn phòng được đặt ở tầng 3, 2 bên là phòng chuyên viên vănphòng và phòng tổng hợp, phòng điện nước, tạp vụ phục vụ các hoạt động chovăn phòng

Phòng Văn thư được bố trí ở cạnh cầu thang nằm ở tầng 1 để tiện cho việctiếp nhận và chuyển giao văn bản phục vụ cho hoạt động hàng ngày của cơquan

* Ưu điểm:

Các phòng làm việc được bố trí tập chung ở 1 tòa nhà tạo điều kiện thuậnlợi cho việc đi lại, tiếp xúc trao đổi thông tin giữa lãnh đạo với nhân viên PhòngVăn thư được tách riêng đảm bảo không ảnh hưởng, gây tiếng ông cho cácphòng khác đồng thời cũng giúp ích cho việc bảo mật thông tin

Các phương tiện trang thiết bị phục vụ cho nhu cầu giải quyết công việcđầy đủ và hiện đại, toàn bộ máy vi tính cũ được thay thế, giúp công việc đượcgiải quyết nhanh chóng không bị ùn tắc

Cơ quan đã áp dụng được phần mềm quản lý văn bản và công nghệ hiệnđại cào chuyển giao văn bản

Vị trí các thiết bị, phương tiện được sắp xếp đặt khoa học và phù hợp tạođiều kiện tốt nhất cho cán bộ Văn phòng khi thực hiện nhiệm vụ

* Nhược điểm:

Tuy đã được đầu tư các trang thiết bị hiện đại trong phòng làm việc bố trí,sắp xếp vẫn chưa được khoa học như: điện thoại đặt ở bến phải bàn làm việc….làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc Đồng thời một số đồ dùng, dụng cụ cũcần được sửa chữa và thay thế Nhìn chung về công tác văn thư thì tương đốikhoa học nhưng bến cạnh đó công tác lưu trữ không được chú trọng

Do điều kiện kinh tế của địa phương không cho phép nên việc đầu tư các trang thiết bị văn phòng hiện đại còn gặp nhiều khó khăn.

2 Khỏa sát về công tác văn thư

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Mỹ Đức

* Ưu điểm: Công tác văn thư của UBND huyện Mỹ Đức được tổ chức

theo hình thức tập trung, có hai cán bộ văn thư chuyên trách Với nhiều nămkinh nghiệm, sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng, thực hiện tốt cácnghiệp vụ chuyên môn đáp ứng được nhu cầu công việc, phòng văn thư được bốtrí ngay ở phòng đầu lên xuống trụ sở UBND để tiện cho việc liên hệ công tác.Mọi văn bản giấy tờ đi hey đến đều phải qua văn thư, các phương tiện phục vụcông tác văn thư đượcc trang bị như: tủ đựng tài liệu, bàn làm việc có ngăn khóa

để dựng con dấu và đựng tài liệu quan trọng, máy vi tính, máy in, máy fax, điệnthoại và một số đồ đùng khác phục vụ cho viêc soạn thỏa cũng như quản lý vănbản Đảm bảo duy trì hiệu quả công việc một cách nhanh chóng, bí mật và khoahọc

* Nhược điểm: Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm đó vẵn còn tồn tại

một số nhược điểm sau, đôi khi thể thức của một số văn bản vẫn còn chưa ápdụng đúng với thể thức văn bản Nhà nước qy định tại thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.

Trách nhiệm đối với công tác văn thư

Chủ tịch UBND chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong phạm viUBND và chỉ đạo nghiệp vụ công văn thư ở cơ quan cấp dưới và các đơn vị trựcthuộc Công tác văn thư ở UBND làm tốt hay không trước quản lý văn bản đi,Chủ tịch UBND phải ký những văn bản quan trọng của UBND theo đúng quyđịnh của nhà nước và có thể giao cho cấp phó của mìn ký thay những văn bảnthuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã giao cho cấp phó phụ trách hoạc giao choChánh văn phòng lý thừa lệnh những văn bản có nội dung không quan trọng

Chánh văn phòng là người trực tiếp giúp Chủ tịch UBND tổ chức thực

hiện các nhiệm vụ của UBND huyện và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác vănthư ở cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc, ký thừa lệnh Chủ tịch UBNDmột số văn bản về những công việc quan trọng, ký thừa lệnh một số văn bản doVăn phòng trực tiếp ban hành, tham gia vào việc thỏa, duyệt văn bản theo yêucầu của Chủ tịch UBND, xem xét về mặt thể thức đối với tất cả văn bản trướckhi ký gửi đi, tổ chức việc dánh máy văn bản đi Chánh văn phòng có thể giaocho cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyềnhanjc ủa mình.

Trưởng các phòng bna chịu trách nhiệm trược Chủ tịch UBND về toàn bộcông tác văn htuw của đơn vị và là người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc và kiểm tracông chức, viên chức trong phạm vi đơn vị thực hiện tốt các nhiệm vụ quản lývăn bản, tài liệu đặc biệt tổ chức quản lý văn bản đi đó là tổ chức soạn thảo vănbản trong phạm vi dơn vị của mình

Cán bộ văn thư trong UBND có trách nhiệm xem lại thể thức, ghi số,ngày tháng, đóng dấu văn bản đi , trình ký văn bản, viết bì làm thủ tục pháthành, sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng văn bản lưu, quản lý vàlàm thủ tục cấp giấy đi đường, lập và bỏa quản sổ sách của cơ quan như sổ đăng

ký văn bản đi, chuyển giao văn bản

Tất cả công chức, viên chức của UBND nói chung phải thực hiện đầy đủnhững nội dung công tác văn thư có lieen quan đến công việc của mình, trong tổchức và quản lý văn bản đi của UBND thì đó là các vnaw bnar thuộc phạm vitrách nhiệm của mình, trình ký văn bản….và đảm bỏa gữi gìn bí mật an toàn vănbản tài liệu

Nhằm thống nhất nhiệm vụ văn thư ở UBND huyện văn phòng đã thammưu cho lãnh đạo ban hành sổ tay chất lượng gồm quy trình soạn thảo và banhành văn bản, quy trình xử lý văn bản đến, quy trình kiểm soát hồ sơ, tài liệu…

để chỉ đạo về công tác này

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

3.1 Nhận xét

Ủy ban nhân dân huyện Mỹ Đức cũng như những cơ quan hành chính

khác đều sử dụng văn bản làm phương tiện trong hoạt động quản lý của mình,

nó là căn cứ để điều hành và quản lý, là căn cứ pháp lý để truy cứu trách nhiệm

Vì vậy việc tổ chức công tác lưu trữ là rất cần thiết Công tác lưu trữ là một mắtxích không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước, nó đòihỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu

Công tác lưu trữ có hai nhiệm vụ chính:

- Thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ

Thực hiện nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ,bảo quản bảo về an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Hiện tại Ủy ban nhân dân huyện Mỹ Đức chưa chú trọng nhiều vào côngtác lưu trữ, chưa có nhân viên chuyên trách Tài liệu lưu trong máy vi tính tạiphòng Văn thư còn chưa đầy đủ do chuyển máy mới nên không tiện cho việc tìmkiếm tài liệu

3.2 Đánh giá về công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn phòng.

Chánh Văn phòng đã thực hiện những công tác chỉ đạo như sau:

- Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch về công tác văn thư lưu trữ

- Căn cứ quy định của pháp luật ban hành, hướng dẫn và kiểm tra việcthực hiện các chế độ, quy định về lưu trữ đối với các xã, thị trấn

- Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định

- Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ đối với các xã, thị trấn

- Trực tiếp thu thập tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và lưu trữ lịch sử của địaphương

Ủy ban nhân dân huyện Mỹ Đức chưa có cán bộ lưu trữ chuyên trách nênchưa tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ một cách triệt để cũng như chỉ đạo việcnghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ chưa đượcthực hiện

Ủy ban nhân dân đã ban hành một số văn bản như: kế hoạch và công văn

để chỉ đạo về công tác lưu trữ

CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1 Công tác văn thư:

110/2004/NĐ-1.2 Nội dung công tác văn thư

- Xây dựng và ban hành văn bản

- Quản lý văn bản đi, văn bản đến

- Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ lưu trữ cơ quan

- Quản lý và sử dụng con dấu

1.3 Yêu cầu của công tác văn thư:

- Nhanh chóng: từ khâu xây dựng văn bản, truyền đạt thông tin, tổ chứcquản lý văn bản, vào sổ đăng ký, giải quyết văn bản, xử lý các thông tin trong

văn bản.

- Chính xác: về nội dung, thể thức, khâu kỹ thuật nghiệp vụ

- Bí mật: yêu cầu này cần được đảm bảo trong quá trình xây dựng vănbản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản theo đúng thẩm quyền

- Hiện đại: cần ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư.1.4 Ý nghĩa :

- Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp thông tin cần thiết, phục vụnhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị nói chung

- Giúp cho giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng chínhxác, hiệu quả, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những vi phạmtrong việc sử dụng các văn bản làm trái pháp luật

- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của cơ quan

- Là điều kiện để thực hiện tốt công tác lưu trữ.Công tác văn thư góp phầnlàm giảm bớt giấy tờ vô dụng tiết kiệm được công sức và tiền của cho cơ quan

2 Công tác lưu trữ

2.1 Khái niệm

Là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề

về lý luận, thực tiễn, pháp chế có liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu,bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục

vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác củacông dân

2.2 Những khâu nghiệp vụ lưu trữ chủ yếu

- Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

- Xác định giá trị tài liệu lữu trữ

- Phân loại tài liệu lữu trữ

- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

- Thống kê tài liệu lữu trữ

- Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ

- Bảo quản tài liệu lưu trữ

- Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

2.3 Ý nghĩa

- Ý nghĩa lịch sử: tài liệu lưu trữ luôn gắn liền và phản ánh một cáchtrung thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiệnlịch sử của các quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử

- Ý nghĩa thực tiễn: Nó phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủ trương,chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, phục vụ công tác nghiêncứu và giải quyết công việc hàng ngày cá nhân, tổ chức

- Về mặt khoa học: Tài liệu lưu trữ phản ánh khách quan hoạt động sángtạo của xã hội đương thời

CHƯƠNG II:

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1 Công tác văn thư

1.1 Công tác soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo văn bản được quy định như sau:

- Căn cứ vào tính chất nội dung của văn bản cần soạn thảo để lựa chọn

và giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo thích hợp

- Các đơn vị, ca nhân có trách nhiệm cần thực hiện:

+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thựchiện văn bản Từ đó chọn loại văn bản thích hợp

+ Thu thập, xử lý thông tin liên quan

+ Xác định đề cương, viết bản thảo, duyệt bản thảo

+ Đánh máy, nhân bản và ban hành văn bản: Đánh máy phải đúng nguyênvăn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Nếu có sai sót hoặckhông rõ ràng người đánh máy phải hỏi lại đơn vị, cá nhân soạn thảo hoặcngười duyệt bản thảo đó Giữ gìn bí mật văn bản và thực hiện đánh máy, nhânbản đúng thời gian quy định

+ Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày: Thủ trưởng đơn vịhoặc cá nhân chịu trách nhiệm soạn thảo phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độchính xác của nội dung văn bản

+ Trình ký văn bản

1.2 Quản lí và giải quyết văn bản đi

- Văn bản đi là tất cả các loại văn bản gồm văn bản quy phạm pháp luật,văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, lưuchuyển nội bộ, văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành

*) Kiểm tra thể thức, hình thức, kĩ thuật trình bày văn bản:

Công việc này đảm bảo tính hợp pháp chân thực, thẩm mỹ và sự thốngnhất trong soạn thảo, ban hành văn bản đồng thời tạo điều kiện cho việc thựchiện những bước tiếp theo như ghi sổ, ngày, tháng, đóng dấu

Trước khi trình lên người có thẩm quyền ký, văn bản phải được thủtrưởng đơn vị, cá nhân soạn thảo, chánh văn phòng và nhân viên văn thư kiểmtra kĩ về thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung

Có hai cách ghi số Ghi số tổng hợp chung và ghi số riêng cho từng loạivăn bản

- Đóng dấu văn bản: Con dấu là một phần thê thức văn bản đảm bảo chovăn bản có giá trị pháp lý và tính chân thực Con dấu của cơ quan được đóngdấu vào văn bản giấy tờ đã có chữ ký hợp lý của người có thẩm quyền Dấuđược đóng ngay ngắn rõ ràng đúng chiều, trùm 1/3 chữ ký về phía bên trái Vănthư cơ quan là người trực tiếp đóng dấu khi đóng dấu lên chữ ký phải kiểm tra

độ xác thực của chữ ký

- Đăng ký văn bản: là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cầnthiết về văn bản như số, ký hiệu văn bản, ngày tháng, năm ban hành, tên loạitrích yếu nội dung văn bản, ngày ký, nơi nhận văn bản… vào sổ đăng ký vănbản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìmvăn bản

Văn bản đi phải tập trung tại văn thư cơ quan để thống nhất đăng ký pháthành theo nguyên tắc tập trung một đầu mối

Tất cả các văn bản đi phải đăng ký rõ ràng chính xác nhanh chóng vàophương tiện đăng ký

Khi đăng ký không được dùng bút chì mực đỏ, không tẩy xóa, không viết