Công tác văn thư tại viện thông tin khoa học

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT A. LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục đề tài 3 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC 4 1.1.Lịch sử thành lập, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Thông tin khoa học – Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh 4 1.1.1.Lịch sử thành lập và phát triển của Viện Thông tin Khoa học 4 1.1.1.1. Giai đoạn từ khi thành lập 1962 đến 1978: Phòng Tư liệu 4 1.1.1.2. Giai đoạn từ 1978 đến 1988: Vụ Tư liệu 4 1.1.1.3. Giai đoạn từ 1988 đến 1997: Trung tâm Thông tin – tư liệu 4 1.1.1.4. Giai đoạn từ năm 1997 đến 2008: Viện Thông tin khoa học 5 1.1.1.5. Giai đoạn từ 2008 đến năm 2014: Trung tâm Thông tin khoa học 5 1.1.1.6. Giai đoạn từ 2014 đến nay: Viện Thông tin khoa học 6 1.1.2. Vị trí, chức năng 6 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn 6 1.1.4. Cơ cấu tổ chức 7 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Viện TTKH 8 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Phòng Hành chính – Tổng hợp 8 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng hợp 9 1.2.2.1. Chức năng 9 1.2.2.2. Nhiệm vụ 10 1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức 10 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 11 Phần II. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC 23 2.1. Thiết lập bộ máy làm công tác văn thư của Viện Thông tin khoa học 23 2.1.1. Nhận thức của lãnh đạo Viện TTKH về công tác văn thư 23 2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư của Viện TTKH 23 2.1.3. Công tác chỉ đạo công tác văn thư của Viện TTKH 24 2.2. Thực trạng 24 2.2.1. Cơ sở lý luận khoa học 24 2.2.2. Thực trạng tình hình công tác văn thư của Viện TTKH 25 2.2.2.1. Mô hình tổ chức công tác văn thư của Viện TTKH 25 2.2.2.2. Công tác xây dựng và ban hành văn bản của Viện TTKH 27 2.2.2.2.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Viện TTKH 28 2.2.2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 28 2.2.2.2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 29 2.2.2.3.Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 30 2.2.2.4.Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi 33 2.2.2.5.Công tác quản lý và sử dụng con dấu 36 2.2.2.6.Công tác lập hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan 38 Phần IIIKẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 41 3.1. Đánh giá chung 41 3.1.1. Ưu điểm 41 3.1.3. Nguyên nhân 43 3.2. Đề xuất, kiến nghị 43 PHỤ LỤC DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn trân thành đến chị Bùi Thị Xuân – Cán bộ hướng dẫn cùng toàn thể các cô chú, anh chị trong phòng Hành chính – Tổng hợp nói riêng và Viện TTKH nói chung Trong suốt quá trình tham gia thực tập tại Phòng Hành chính – Tổng hợp của Viện TTKH, dưới sự hướng dẫn, chỉ bảo mọi người tôi đã hoàn thành nhiệm vụ được giao Cảm ơn các cô chú, anh chị đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ tôi trong suốt thời gian qua, giúp tôi từng bước hiểu được tác phong làm việc,

kỹ năng giao tiếp và kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ Qúa trình thực tập tại Viện thực

sự là thời gian vô cùng bổ ích đối với tôi, tôi đã có cơ hội được vận dụng những kiến thức lý luận trên giảng đường vào thực tế công việc Qua đó, giúp tôi củng cố và nâng cao năng lực vận dụng vào thực tế công việc sau này

Và xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến Ban giám hiệu Nhà trường, các thầy cô giáo trong khoa Quản trị Văn phòng đã tạo mọi điều kiện cho chúng tôi trong quá trình học tập, trang bị cho chúng tôi những kiến thức lý luận trong suốt thời gian qua Đặc biệt là tạo cho chúng tôi cơ hội được tham gia kỳ thực tập cuối khóa này để chúng tôi có thêm những kiến thức bổ ích, đi sâu vào thực tế công việc chuyên môn

và từ đó rút ra những kinh nghiệm quá báu cho bản thân phục vụ cho công việc sau này

Mặc dù có nhiều cố gắng trong quá trình khảo sát, nghiên cứu làm bài nhưng do còn hạn chế về mặt thực tiễn nên không thể tránh khỏi sai xót trong quá trình làm bài Tôi rất mong nhận được sự bỏ qua của quý cơ quan, nhận được sự đóng góp ý kiến và giúp đỡ của quý thầy cô để bài báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn

Một lần nữa tôi xin trân thành cảm ơn!

Hà nội, ngày 8 tháng 3 năm 2016

Sinh viên

Đặng Thị Nhuần

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

3 HVCTQGHCM Học viện Chính trị quốc gia

Hồ Chí Minh

MỤC LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, quản trị văn phòng đã và đang trở thành lĩnh vực được toàn thể xã hội quan tâm Quản trị văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lí thông tin trong các cơ quan, doanh nghiệp Quản trị văn phòng có vị trí, vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của mỗi cơ quan, doanh nghiệp Bất kỳ một cơ quan, doanh nghiệp nào nếu thiếu đi yếu tố quản trị văn phòng thì cơ quan, doanh nghiệp đó khó có thể đứng vững và tồn tại được, đặc biệt trong giai đoạn hội nhập hiện nay

Với mục tiêu đào tạo ra những thế hệ sinh viên xuất sắc về cả đạo dức và chuyên môn nghiệp vụ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đề ra chương trình thực tập tốt nghiệp cuối khóa với mục tiêu lấy lí luận làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại lấy thực tiễn bổ sung những kiến thức lí luận còn thiếu hụt Nhằm hoàn thành tốt kỳ thực tập tốt nghiệp cuối khóa, tôi đã lựa chọn Phòng Hành chính – Tổng hợp của Viện TTKH thuộc HVCTQGHCM làm cơ quan thực tập trong khóa thực tập cuối kỳ này

Viện TTKH là đơn vị trực thuộc cốt lõi của HVCTQGHCM, Viện có lịch sử hình thành và phát triển lâu đời, là một trong những đơn vị luôn đi đầu trong công tác chuyên môn Viện TTKH thực hiện các chức năng xây dựng và phát triển hệ thống thông tin khoa học, tư liệu, thư viện phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý, đào tạo, bồi dưỡng và công tác nghiên cứu khoa học của Học viện; làm đầu mối nghiệp vụ thông tin, tư liệu, thư viện của toàn Học viện; dịch vụ thông tin khoa học

Trong công tác quản trị văn phòng bao gồm rất nhiều công việc chuyên môn khau Qua thời gian học tập và làm việc tại Phòng Hành chính –Tổng hợp của Viện TTKH, tôi đã được học hỏi và tham gia và các công việc chuyên môn khác nhau của phòng nhận thấy công tác văn thư của Viện là một trong các công tác đáng quan tâm,

có nhiều ưu điểm, nhược điểm khác nhau và trong đó vẫn tồn tại những mặt hạn chế cần phải được khắc phục Chính vì những vẫn đề đó, tôi lựa chọn “Chuyên đề tìm

hiểu về tổ chức công tác văn thư của Viện TTKH” làm đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình.

2 Mục tiêu của đề tài

Khảo sát toàn bộ công tác văn phòng trong cơ quan Đi sâu vào tìm hiểu và đánh giá về “Chuyên đề tổ chức công tác văn thư của Viện TTKH” đã lựa chọn nhằm hướng tới các mục tiêu sau:

- Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác văn thư tại Viện TTKH

- Đề xuất một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả việc tổ chức công tác văn thư tại Viện TTKH

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

• Đối tượng nghiên cứu:

- Công tác tổ chức văn thư tại Viện TTKH

- Các kiến nghị cần đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư tại Viện TTKH

• Phạm vi nghiên cứu: trong phạm vi thuộc Viện TTKH

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Để hoàn thành báo cáo này, tôi đã tham khảo nhiều nguồn tài liệu khác nhau, như:

- Những văn bản quy định về tổ chức và hoạt động của Viện TTKH

- Những quy định hiện hành về công tác văn thư

- Các bài báo cáo chuyên môn có liên quan

- Các sách, báo tư liệu về quản trị văn phòng, công tác văn thư

- Thông tin liên quan từ các website

- Các số liệu, tư liệu, văn bản thu thập được trong quá trình thực tập tại cơ quan

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Tổ chức quản lý công tác văn thư các cấp, các đơn vị đã và đang giành được sự quan tâm nghiên cứu của nhiều thế hệ Tất cả cùng có chung mục đích đó là nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý tổ chức công tác văn thư Nhiều công trình nghiên cứu ở quy mô khác nhau đã góp phần quan trọng cả về lý luận và thực tiễn Ví dụ như:

Một là những công trình nghiên cứu về quản lý NN công tác văn thư lưu trữ như: Đề tài nghiên cứu “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý NN về công tác văn thư

lưu trữ” của TS Dương Văn Khẩn

Hai là nhưng công trình nghiên cứu hoàn thiện báo cáo thực tập của các sinh viên trong trường như: Báo cáo thực tập chuyên đề về “Tìm hiểu về công tác Văn thư” của sinh viên Cao Thị Linh; Báo cáo thực tập chuyên đề về “Công tác văn thư lưu trữ” của sinh viên Nguyễn Thị Thu Hiền

Và nhiều công trình nghiên cứu chuyên môn về quản trị văn phòng và văn thư

đã được các nhà nghiên cứu thực hiện được công nhận trên các tạp chí, sách, báo…

6 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài này, tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp hệ thống, phân tích: Phương pháp này đưowjc sử dụng trong việc hệ thống các văn bản, quy chế pháp lý về công tác văn thư; phân tích vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động của Viện TTKH

- Phương pháp điều tra, khảo sát trực tiếp: Phương pháp này đưuọc sử dụng để lấy các

số liệu thực tế liên quan đến báo cáo thực tập

- Phương pháp phỏng vấn: Phương pháp này được thực hiện đối với đội ngũ cán bộ công chức, viên chức làm việc trong Viện TTKH nhằm trao đổi, nắm bắt, học hỏi cụ thể những vấn đề, thắc mắc trong quá trình tổ chức công tác văn thư

Ngoài các phương pháp nêu trên thì trong quá trình làm bài tôi còn sử dụng các phương pháp khác như: thống kê, so sánh, mô tả, quy nạp, tổng hợp,…

7 Bố cục đề tài

Bố cục đề tài ngoài lời nói đầu, gồm có:

Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của Viện TTKH

Phần II: Thực trạng tình hình tổ chức công tác văn thư của Viện TTKH

Phần III: Kết luận và Đề xuất kiến nghị

Phần Phụ lục

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC

1.1.Lịch sử thành lập, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Thông tin khoa học – Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh

1.1.1.Lịch sử thành lập và phát triển của Viện Thông tin Khoa học

1.1.1.1 Giai đoạn từ khi thành lập 1962 đến 1978: Phòng Tư liệu

Viện TTKH tiền thân là Phòng tư liệu Vào tháng giêng năm 1962, Phòng Tư liệu trường Nguyễn Ái Quốc Phân viện I được thành lập trên cơ sở tách bộ phận Tài liệu – Thư viện ra khỏi Ban Giáo vụ nhà trường Phòng Tư liệu là 1 đơn vị dộc lập, trực thuộc Ban Hiệu ủy có chức năng trực tiếp quản lý và cung cấp các loại tài liệu phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập và nghiên cứu của Nhà trường

Đây là giai đoạn có ý nghĩa đặc biệt đối với công tác tư liệu, thư viện của nhà trường nói chung và đối với hoạt động của Phòng Tư liệu nói riêng, là giai đoạn hình thành và phát triển những cơ sở ban đầu của hoạt động thông tin, tư liệu, thư viện, tạo tiền đề phát triển cho những năm về sau

1.1.1.2 Giai đoạn từ 1978 đến 1988: Vụ Tư liệu

Ngày 15 tháng 4 năm 1978, Ban Giám đốc đã ký Quyết định số 48 NQ/TĐ về việc thành lập Vụ Tư liệu trực thuộc Ban Giám đốc Nhà trường

Giai đoạn này Vụ thực hiện chức năng chính là tham mưu, tổng hợp, tổ chức thông tin kịp thời, giúp lãnh đạo cấp bộ thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước; chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc, giai đoạn này đanh dấu một bước trưởng thành mới trong hoạt động thông tin – thư viện, đáp ứng được sựu tin cậy của Ban giám đốc Nhà trường và các khoa, ban, vụ trong Học viện

1.1.1.3 Giai đoạn từ 1988 đến 1997: Trung tâm Thông tin – tư liệu

Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng tại Đại hội VI đã nhấn mạnh yêu cầu phải “cải cách toàn diện công tác của Trường Đảng, nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cá bộ lãnh đạo và quản lý các cấp” Quan triệt tinh thần đó của Đại hội, Trường Đảng cao cấp Nguyễn Ái Quốc đã tiến hành đổi mới toàn diện cả về tổ chức bộ máy và nội dung hoạt động Sau một thời gian xtôi xét, Ban giám đốc Học viện Nguyễn Ái Quốc đã ra Quyết định số 06-QĐ ngày 5 tháng 7 năm

1998, chuyển Vụ Tư liệu thành Trung tâm Thông tin – Tư liệu trực thuộc Ban giám đốc Học viện Nguyễn Ái Quốc.

Như vậy, việc chuyển Vụ Tư liệu thành Trung tâm Thông tin – Tư liệu không phải là sự đổi tên đơn thuần mà từ đây một giai đoạn lịch sử mới trong quá trình phát triển của Viện Thông tin khoa học ngày nay đã bắt đầu

1.1.1.4 Giai đoạn từ năm 1997 đến 2008: Viện Thông tin khoa học

Giai đoạn này một sự kiện quan trọng đã diễn ra, đó là việc Bộ Chính trị đã ra quyết định số 07-QĐ/TW ngày 30 tháng 10 năm 1996 về việc “Hợp nhất Viện Nghiên cứu Chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh và Học viện Chính trị quốc gia

Hồ Chí Minh lấy tên là Học Viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh

Trong điều kiện mới này, Bộ Chính trị đã có quyết định số 07-QĐ/TW và công văn số 17-CVNS/TW ngày 4 tháng 2 năm 1997 về việc sắp xếp, ổn định tổ chức bộ máy trong đó có việc hợp nhất Trung tâm Thông tin – tư liệu của Học viện và Viện Thông tin khoa học của Viện Mác–Lênin–Hồ Chí Minh thành Viện Thông tin khoa học thuộc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh Việc hợp nhất này đã làm tăng sức mạnh của đơn vị hợp nhất, hoạt động thông tin khoa học của Viện được đặc biệt chú trọng, các sản phẩm, hoại hình thông tin đa dạng, phong phú Điểm nổi bật trong giai đoạn này là hoạt động nghiên cứu khoa học của Viện, đó là vừa tham gia nghiên cứu khoa học và tổ chức nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn của hoạt động thông tin khoa học

1.1.1.5 Giai đoạn từ 2008 đến năm 2014: Trung tâm Thông tin khoa học

Theo Quyết định số 2248/QĐ ngày 29 tháng 9 năm 2008 của giám đốc Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh, Viện Thông tin khoa học chính thức đổi tên thành Trung tâm Thông tin khoa học từ 01 tháng 10 năm 2008

Trong giai đoạn này Trung tâm đã đa dạng hóa các nguồn bổ sung và hình thức thông tin, đặc biệt tập trung bổ sung những thông tin phục vụ cho việc triển khai và thực hiện Nghị quyết Đại hội XI và các Nghị quyết của Trung ương, những chủ trương và chính sách của Nhà nước, phục vụ trực tiếp công tác lãnh đạo, quản lý,

công tác học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của Học viện.

1.1.1.6 Giai đoạn từ 2014 đến nay: Viện Thông tin khoa học

Theo Quyết định 541/QĐ-HVCTQG ngày 18 tháng 02 năm 2014 của giám đốc Học viện, Trung tâm Thông tin khoa học được đổi tên thành Viện Thông tin khoa học Chức năng, nhiệm vụ của Viện Thông tin khoa học cũng được bổ sung và thay đổi theo Quyết định số 2947/QĐ-HVCTQG ngày 27 tháng 6 năm 2014 của giám đốc học viện

Trong những năm qua, Viện TTKH đã có những bước phát triển toàn diện, được Đảng, Nhà nước, Học viện ghi nhận bằng những phần thưởng cao quý Sự phát triển của Viện vừa là kết quả của sự kế thừa những thành tựu của Học viện, đồng thời

là sự cố gắng của mỗi cán bộ, công chức, viên chức của Viện qua các thời kỳ để hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị được giao

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn

- Nghiên cứu, xây dựng và phát triển, ứng dụng các sản phẩm thông tin khoa học phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý; đào tạo, bồi dưỡng và nghiên cứu khoa học của Học viện

- Tổ chức bổ sung, phân loại, xử lý, quản lý nguồn tài nguyên thông tin tiếng Việt và tiếng nước ngoài, với các loại hình khác nhau (dạng giấy, dạng số, microfilm, băng ghi âm, băng ghi hình,…) theo quy định của Nhà nước và Học viện

- Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong các quy trình nghiệp vụ; tổ chức, quản lý thư viện điện tử; xây dựng và phát triển thư viện số; xây dựng, quản lý cổng

thông tin thư viện của Học viện.

- Tổ chức bổ sung, xử lý phát hành các loại sách, báo, tạp chí, bản tin, tài liệu học tập, nghiên cứu, giảng dạy

- Lựa chọn, thẩm định, biên dịch, xuất bản các tài liệu nước ngoài phục vụ yêu cầu công tác của Học viện

- Nghiên cứu khoa học về thông tin, thư viện, công nghệ thông tin, báo chí, xuất bản; khoa học lý luận chính trị và khoa học xã hội nhân văn phục vụ cho việc tổ chức, quản lý, xây dựng và phát triển hệ thống thông tin khoa học của Học viện

- Hợp tác với các tổ chức trong nước và quốc tế trên lĩnh vực thông tin khoa học theo quy định của pháp luật và của giám đốc Học viện

- Tổ chức các dịch vụ thông tin theo quy định của Nhà nước, của Học viện, của ngành

- Phối hợp tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ làm công tác thông tin thư viện trong Học viện, các trưởng chính trị tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; hướng dẫn các đối tượng dùng tin

- Quản lý, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của Viện về mọi mặt; thực hiện chế độ, chính sách, công tác thi đua – khen thưởng và kỷ luật đối với cán

bộ, công chức, viên chức, người lao động của Viện theo Thẩm quyền; thực hiện phòng

và chống tham nhũng, tiêu cực, lãng phí trong đơn vị theo quy định của pháp luật; quản lý tài chính và tài sản theo phân cấp của Giám đốc Học viện

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Học viện giao

1.1.4 Cơ cấu tổ chức

• Ban lãnh đạo Viện gồm: 01 Viện trưởng và 02 Phó Viện trưởng

• Các phòng/ đơn vị trực thuộc Viện: gồm 06 đơn vị trực thuộc Viện, cụ thể như sau:

- Tạp chí TTKH lý luận Chính trị;

- Phòng Bản tin Thông tin những vấn đề lý luận (Phục vụ lãnh đạo);

- Phòng khai thác và Phổ biến thông tin;

- Phòng Thư viện;

- Phòng Quản trị mạng;

- Phòng Hành chính – Tổng hợp

Sơ đồ tổ chức bộ máy của Viện TTKH cụ thể xtôi (Phụ lục 2).

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Viện TTKH

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Phòng Hành chính – Tổng hợp

Theo quy định, ở những cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền riêng, trong

đó có các cơ quan sự nghiệp của nhà nước như trường học thì quản lý theo chế độ thủ trưởng Phòng Hành chính – Tổng hợp của Viện TTKH làm việc theo chế độ thủ trưởng Mọi hoạt động của phòng nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động của Viện TTKH, các lãnh đạo và các thành viên của Viện TTKH

Chế độ thủ trưởng có thể hiểu là chế độ một người chỉ huy Chế độ này biểu hiện mặt tập trung của nguyên tắc tập trung dân chủ, phản ánh mối quan hệ chỉ huy, chấp hành Ưu điểm của chế độ thủ trưởng là quyền lực được tập trung gần như tuyệt đối về tay người đứng đầu và vì thế khi tiến hành giải quyết vấn đề thì trách nhiệm của người đứng đầu là cao nhất, hành động nhanh chóng, đảm bảo tính quyết đoán, tính kịp thời, khoa học, hiệu suất cao Song bên cạnh các ưu điểm thì chế độ thủ trưởng cũng có một số những mặt hạn chế, chế độ thủ trưởng nếu không được vận dụng đúng hoặc vận dụng một cách cực đoan thì sẽ dẫn đến nguy cơ hình thành kiểu quản lý tập trung quan liêu, chuyên quyền, tập trung độc đoán hoặc cục bộ địa phương

Phòng Hành chính – Tổng hợp của Viện TTKH làm việc theo chế độ thủ trưởng Trưởng phòng là người đứng đầu phòng, là thủ trưởng của phòng, trong phạm

vi phòng Trưởng phòng có tách nhiệm và thẩm quyền quyết định tất cả các công tác của phòng Nguyên tắc làm việc của phòng luôn được các thành viên trong phòng tuân thủ nghiêm chỉnh Song song với chế độ thủ trưởng thì tại Phòng Hành chính – Tổng hợp nói riêng và Viện TTKH nói chung luôn nêu cao tinh thần đóng góp ý kiến, khuyến khích sự sáng tạo của toàn thể các cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan nhằm hoàn thành xuất sắc những nhiệm vụ được giao

Phòng Hành chính – Tổng hợp là một trong các đơn vị của Viện, ngay từ khi

mới được thành lập phòng Hành chính – Tổng hợp đã được xác định vị trí, chức năng, nhiệm vụ hoạt động rõ ràng Phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với khách đến liên hệ công tác với cơ quan Vì vậy, mà Viện TTKH đã tạo mọi điều về mặt tổ chức nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác làm việc của phòng Phòng Hành chính – Tổng hợp được đặt tại tầng 2 của Viện TTKH, trong phòng được trang bị các máy móc, trang thiết bị hiện đại nhằm phục vụ cho công tác chuyên môn trong công việc như là: máy in máy photo, máy vi tính, máy scan, điện thoại bàn và nhiều trang thiết thiết bị khác Công tác bố trí, sắp xếp các thiết bị và nơi làm việc của từng thành viên trong phòng được sắp xếp hợp lý, mỹ quan, khoa học Đội ngũ cán bộ công chức, viên chức thuộc phòng Hành chính – Tổng hợp nói riêng và các cán bộ công chức, viên chức thuộc Viện nói chung được làm việc trong môi trường lành mạnh, văn hóa, đầy đủ vật chất, trang thiết bị hiện đại góp phần nâng cao tinh thần làm việc hăng hái của mọi người.

Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Phòng Hành chính – Tổng hợp xtôi cụ thể (Phụ lục 3).

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng hợp 1.2.2.1 Chức năng

Phòng Hành chính - Tổng hợp là đơn vị trực thuộc Viện TTKH, có chức năng tham mưu giúp Ban Giám đốc Viện TTKH tổ chức, quản lý, điều hành công việc chung của Viện; là đầu mối tổng hợp thông tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo của Ban Giám đốc Viện; là đơn vị quản lý tài chính, cơ sở vật chất - kỹ thuật, thực hiện công tác hành chính và phục vụ hậu cần tại Viện TTKH

1.2.2.2 Nhiệm vụ

- Tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo về chương trình, kế hoạch hoạt động, công tác đối nội, đối ngoại của Viện; Tham mưu cho lãnh đạo Viện về lịch làm việc và tổ chức thực hiện;

- Tổng hợp và xây dựng các báo cáo (tháng, học kỳ, tổng kết năm học,…) của Viện; ghi chép, thư ký các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và các buổi làm việc của lãnh

đạo Viện với các cơ quan, bộ phận trong và ngoài Viện;

- Đảm bảo đầu mối thông tin hai chiều; đảm bảo đúng thủ tục công văn đi, đến; lưu trữ công văn trên giấy tờ và trên máy tính đúng quy định; đảm bảo sao chép, in

ấn, chế bản tài liệu đúng tiến độ;

- Triển khai thực hiện công tác tài chính, kế toán của Viện; tổ chức phục vụ các cuộc hội thảo, hội nghị và hoạt động chung của Viện;

- Tham mưu công tác tổ chức – cán bộ của Viện TTKH; theo dõi về chế độ, chính sách: lương, bảo hiểm, bồi dưỡng độc hại,… của toàn Viện;

- Quản lý tài sản, kịp thời đề xuất, báo cáo sửa chữa những hỏng hóc về trang thiết bị, tài sản; đảm bảo an ninh và an toàn về tài sản;

- Phối hợp với các phòng chức năng trong các hoạt động của Viện;

- Tham gia nghiên cứu khoa học;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Viện giao

1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức

Hiện nay Phòng Hành chính – Tổng hợp của Viện TTKH có cơ cấu tổ chức như sau:Lãnh đạo văn phòng: Trưởng phòng, phó trưởng phòng

Chuyên viên hành chính tổ chức

Chuyên viên quản trị thiết bị

Chuyên viên văn thư – lưu trữ

Chuyên viên lao động – tiền lương

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính – Tổng hợp xtôi cụ thể (Phụ lục 4).

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng

Bản chất của việc xác định vị trí việc làm là xtôi xét trong một cơ quan, đơn vị

có bao nhiêu vị trí việc làm và cần bao nhiêu người để hoàn thành chức năng, nhiệm

vụ của cơ quan, đơn vị đó Điều này sẽ giúp tuyển đúng người cho công việc Xác định vị trí việc làm và cơ cấu công chức, viên chức được pháp luật xác định là nhiệm

vụ bắt buộc đối với các bộ, ngành, địa phương để thực hiện đổi mới cơ chế quản lý cán bộ, công chức, viên chức.

Vị trí việc làm được hiểu là chỗ làm việc trong cơ quan, tổ chức, đơn vị Vị trí việc làm có thể có 1 hoặc nhiều công việc, có tính thường xuyên, lặp đi lặp lại chứ không bao gồm những công việc thời vụ, tạm thời

Dựa vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng hợp đã được nêu ở mục 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng hợp và qua thực tế mức độ công việc cần giải quyết hàng ngày được quan sát trong thời gian thực tập tại cơ quan, tôi xin xác định vị trí việc làm như sau:

Phòng Hành chính – Tổng hợp gồm có: 01 Trưởng phòng; 01 Phó Trưởng phòng; 01 chuyên viên văn thư – lưu trữ; 01 chuyên viên lao động – tiền lương; 01 chuyên viên hành chính tổ chức; 01 chuyên viên quản trị thiết bị

Tôi xin đề xuất xây dựng bản mô tả vị trí việc làm trong Phòng Hành chính như sau:

 Trưởng phòng

1 Vị trí công việc/ chức danh: Trưởng phòng

2 Đơn vị: Phòng Hành chính – Tổng hợp

3 Báo cáo tới: Viện trưởng, các Phó Viện trưởng

4 Thay thế khi vắng mặt: Phó Trưởng phòng

5 Năng lực yêu cầu:

a Trình độ:

- Có trình độ thạc sĩ chuyên ngành QLHC, quản trị nhân lực;

- Có chứng chỉ QLHC NN ngạch chuyên viên chính; cao cấp lý luận chính trị;

- Có chứng chỉ trình độ C 1 trong 5 ngoại ngữ (Anh, Pháp, Đức, Trung, Nga), giao tiếp thành thạo trở lên;

- Thành thạo tin học văn phòng

b Kinh nghiệm:

- Có ít nhất 12 tháng giữ chức vụ Phó Trưởng phòng hoặc tương đương trở lên

hoặc ít nhất 5 năm công tác thực tế trong lĩnh vực QLHC, QLNL;

- Có tầm nhìn; có khả năng bao quát chung, tổng hợp và dự báo tình hình, giao tiếp tốt, đoàn kết;

* Kỹ năng chuyên môn:

- Có năng lực tổ chức và triển khai thực hiện hiệu quả công tác của Phòng Hành chính – Tổng hợp và của Viện;

- Có khả năng tập hợp, quy tụ đội ngũ cán bộ, viên chức;

- Hiểu rõ về công việc và con người của các đơn vị trong cơ quan

- Có kỹ năng lãnh đạo, quản lý

- Kỹ năng phân tích, lập kế hoạch

- Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết trình

- Tổ chức thực hiện và tham gia xây dựng chương trình, kế hoạch, các thông báo giao ban, báo cáo, các văn bản… của Viện.

- Thư ký các cuộc họp, các buổi làm việc của Lãnh đạo Viện với các đơn vị trong, ngoài Viện khi có yêu cầu

- Theo dõi hồ sơ, các ngày nghỉ, danh sách cán bộ đi công tác nước ngoài… của cán bộ, công chức, viên chức Viện

+ Công tác nghiên cứu khoa học:

- Tham gia các đề tài khoa học

- Tổ chức triển khai Tọa đàm khoa học của Phòng (nếu được phân công)

+ Công tác khác:

- Bí thư chi bộ, Uỷ viên Ban chấp hành Đảng bộ Viện (phụ trách công tác Kiểm tra, Đảng vụ của Đảng bộ Viện)

- Theo dõi công tác thi đua, khen thưởng của Viện

- Ủy viên Hội đồng Khoa học Viện

- Phó Chủ tịch Công đoàn Viện

4 Thay thế khi vắng mặt: Trưởng phòng

5 Năng lực yêu cầu:

a Trình độ:

- Có trình độ đại học trở lên chuyên ngành QLHC, QTNL, đào tạo;

- Có chứng chỉ QLHC NN ngạch chuyên viên chính;cao cấp lý luận chính trị;

- Có chứng chỉ trình độ B 1 trong 5 ngoại ngữ (Anh, Pháp, Đức, Trung, Nga), mức độ giao tiếp được;

- Thành thạo tin học văn phòng

b Kinh nghiệm:

- Có ít nhất 5 năm công tác trong lĩnh vực QLHC, QLNL hoặc đã có ít nhất 12 tháng giữ chức vụ quản lý cấp phòng hoặc tương đương ở đơn vị khác hoặc là chuyên viên có kinh nghiệm làm việc từ 5 năm trở lên;

- Có tầm nhìn; có khả năng bao quát chung, tổng hợp và dự báo tình hình, giao tiếp tốt, đoàn kết;

* Kỹ năng chuyên môn:

- Có năng lực tổ chức và triển khai thực hiện hiệu quả công tác của Phòng Hành chính – Tổng hợp và của Viện trong phạm vị công việc được giao;

- Phụ trách mảng lao động, tiền lương, bảo vệ chính trị nội bộ, an toàn lao động

và vệ sinh lao động, quân sự và tự vệ

- Thành thạo về nghiệp vụ chuyên môn của Phòng trong một vài lĩnh vực, nắm vững nội dung các công việc còn lại;

- Hiểu rõ về công tác và con người của các đơn vị trong Viện

6 Nhiệm vụ công tác:

a.Thay mặt Trưởng phòng điều hành công việc của Phòng Hành chính – Tổng hợp và công việc khác do Ban Lãnh đạo giao khi Trưởng phòng đi vắng Cụ thể như

- Phân công công việc trong phòng và phối hợp với các đơn vị khác trong Viện

để triển khai tổ chức thực hiện công việc chung của Phòng, của Viện theo kế hoạch đã được phê duyệt;

- Tham gia giúp Trưởng phòng trong việc tổ chức và quản lý;

- Kiểm tra, đôn đốc việc chấp hành kỷ luật lao động trong các đơn vị thuộc Viện;

- Chỉ đạo việc lập báo cáo thống kê hàng quý, năm và đột xuất

- Thực hiện các công tác khác khi Ban Lãnh đạo Viện và Trưởng phòng phân công

- Tham gia công tác đoàn thể và công tác chuyên môn khác theo khả năng./

 Chuyên viên lao động – tiền lương

1 Vị trí công việc/ chức danh: Phụ trách công tác lao động – tiền lương

2 Đơn vị: Phòng Hành chính – Tổng hợp

3 Báo cáo tới: Trưởng/Phó Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp và Ban lãnh đạo Viện khi có yêu cầu

4 Thay thế khi vắng mặt: Người được phân công (chuyên viên khác)

5 Năng lực yêu cầu:

a Trình độ:

- Có trình độ đại học chuyên ngành luật, QLHC, QLNL, kinh tế hoặc ngành khác;

- Có chứng chỉ QLHC NN ngạch Chuyên viên;

- Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ B (Anh, Pháp, Đức, Trung, Nga);

- Thành thạo tin học văn phòng

b Kinh nghiệm:

- Có ít nhất 12 tháng công tác chuyên môn nghiệp vụ về QLHC, QLNL trong

cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập

c Kỹ năng:

* Kỹ năng chung:

- Có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, thẳng thắn, lối sống lành mạnh;

- Am hiểu pháp luật: nắm vững những văn bản quy phạm pháp luật chung và các văn bản liên quan đến công tác TCCB, công tác chung của Viện, đặc biệt là phải cập nhật các văn bản, chính sách mới được ban hành liên quan đến công việc đảm nhiệm;

- Có khả năng độc lập, thừa hành công việc, tổng hợp và báo cáo theo yêu cầu;

- Hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính – Tổng hợp và các đơn vị trong Viện;

- Kỹ năng giao tiếp tốt;

* Kỹ năng chuyên môn:

- Thành thạo về nghiệp vụ chuyên môn trong lĩnh vực được giao, nắm được nội dung công việc một số lĩnh vực khác;

- Có năng lực tổ chức và triển khai thực hiện có hiệu quả những công việc được phân công

Viện (khi có yêu cầu).

- Theo dõi chế độ, chính sách của cán bộ, công chức, viên chức toàn Viện (chấm công, lương, thưởng…)

- Lễ tân phục vụ hậu cần các cuộc họp, hội nghị, hội thảo

- Xây dựng báo cáo giao ban hàng tháng của Viện

- Tổ chức và thực hiện công việc hoặc mảng công việc được phân công;

- Phối hợp, hỗ trợ với các chuyên viên khác trong công việc chung của Phòng

- Tham gia công tác đoàn thể và công tác chuyên môn khác theo khả năng./

 Chuyên viên văn thư lưu trữ

1 Vị trí công việc/ chức danh: Phụ trách công tác hành chính, văn thư,

lưu trữ

2 Đơn vị: Phòng Hành chính – Tổng hợp

3 Báo cáo tới: Trưởng/Phó Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp và Ban lãnh đạo khi có yêu cầu

4 Thay thế khi vắng mặt: Người được phân công (chuyên viên khác)

5 Năng lực yêu cầu:

a Trình độ:

- Có trình độ đại học chuyên ngành văn thư lưu trữ, QLHC, quản trị văn phòng, QLNL, kinh tế hoặc ngành khác;

- Cóchứng chỉ QLHC NN ngạch Chuyên viên;

- Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ B (Anh, Pháp, Đức, Trung, Nga);

- Thành thạo tin học văn phòng

- Có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, thẳng thắn, lối sống lành mạnh;

- Am hiểu pháp luật: nắm vững những văn bản quy phạm pháp luật chung và các văn bản liên quan đến công tác QLHC, công tác chung của Viện, đặc biệt là phải cập nhật các văn bản, chính sách mới được ban hành liên quan đến công việc đảm nhiệm;

- Có khả năng độc lập, thừa hành công việc, tổng hợp và báo cáo theo yêu cầu;

- Hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính – Tổng hợp và các đơn vị trong Viện;

- Kỹ năng giao tiếp tốt;

* Kỹ năng chuyên môn:

- Thành thạo về nghiệp vụ chuyên môn trong lĩnh vực được giao, nắm được nội dung công việc một số lĩnh vực khác;

- Có năng lực tổ chức và triển khai thực hiện có hiệu quả những công việc được phân công

- Tham gia các công tác khác của phòng và Nhà trường khi được phân công

6 Nhiệm vụ công tác:

- Tiếp nhận xử lý công văn đi-đến, các quyết định, lưu trữ tài liệu;

- Soạn thảo quyết định, công văn của Phòng khi có yêu cầu;

- Tiếp người đến liên hệ công việc, trả lời điện thoại, sắp xếp lịch làm việc của Phòng;

+ Lập kế hoạch, dự trù kinh phí, đề xuất phương tiện, tài sản liên quan đến công

tác lưu trữ;

- Tổ chức và thực hiện công việc hoặc mảng công việc được phân công;

- Phối hợp, hỗ trợ với các chuyên viên khác trong công việc chung của Phòng

4 Thay thế khi vắng mặt: Người được phân công (chuyên viên khác)

5 Năng lực yêu cầu:

a Trình độ:

- Có trình độ đại học chuyên ngành QLHC, quản trị văn phòng, QLNL, kỹ thuật, kinh tế hoặc ngành khác;

- Có chứng chỉ QLHC NN ngạch Chuyên viên;

- Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ B (Anh, Pháp, Đức, Trung, Nga);

- Thành thạo tin học văn phòng

b Kinh nghiệm:

- Có ít nhất 12 tháng công tác chuyên môn nghiệp vụ về quản trị văn phòng, QLHC, kỹ thuật trong cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập;

c Kỹ năng:

* Kỹ năng chung:

- Có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, thẳng thắn, lối sống lành mạnh;

- Am hiểu pháp luật: nắm vững những văn bản quy phạm pháp luật chung và các văn bản liên quan đến công tác QLHC, công tác chung của Viện, đặc biệt là phải cập nhật các văn bản, chính sách mới được ban hành liên quan đến công việc đảm nhiệm;

- Có khả năng độc lập, thừa hành công việc, tổng hợp và báo cáo theo yêu cầu;

- Hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính – Tổng hợp và các đơn vị trong Viện;

- Kỹ năng giao tiếp tốt;

* Kỹ năng chuyên môn:

- Thành thạo về nghiệp vụ chuyên môn trong lĩnh vực được giao, nắm được nội dung công việc một số lĩnh vực khác;

- Có năng lực tổ chức và triển khai thực hiện có hiệu quả những công việc được phân công

- Tham gia các công tác khác của phòng và Nhà trường khi được phân công

6 Nhiệm vụ công tác

- Quản lý hội trường

- Lễ tân, chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, hội nghị, hội thảo

- Tham gia các đề tài khoa học

 Chuyên viên quản trị thiết bị

1 Vị trí công việc/ chức danh: Phụ trách công tác quản trị thiết bị

2 Đơn vị: Phòng Hành chính – Tổng hợp

3 Báo cáo tới: Trưởng/Phó Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp và Ban lãnh đạo khi có yêu cầu

4 Thay thế khi vắng mặt: Người được phân công (chuyên viên khác)

5 Năng lực yêu cầu:

a Trình độ:

- Có trình độ đại học chuyên ngành QLHC, quản trị văn phòng, QLNL, kỹ thuật, kinh tế hoặc ngành khác;

- Có chứng chỉ QLHC NN ngạch Chuyên viên;

- Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ B (Anh, Pháp, Đức, Trung, Nga);

- Thành thạo tin học văn phòng

- Có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, thẳng thắn, lối sống lành mạnh;

- Am hiểu pháp luật: nắm vững những văn bản quy phạm pháp luật chung và các văn bản liên quan đến công tác QLHC, công tác chung của Viện, đặc biệt là phải cập nhật các văn bản, chính sách mới được ban hành liên quan đến công việc đảm nhiệm;

- Có khả năng độc lập, thừa hành công việc, tổng hợp và báo cáo theo yêu cầu;

- Hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính – Tổng hợp và các đơn vị trong Viện;

- Kỹ năng giao tiếp tốt;

* Kỹ năng chuyên môn:

- Thành thạo về nghiệp vụ chuyên môn trong lĩnh vực được giao, nắm được nội

dung công việc một số lĩnh vực khác;

- Có năng lực tổ chức và triển khai thực hiện có hiệu quả những công việc được phân công

- Tham gia các công tác khác của phòng và Nhà trường khi được phân công

6 Nhiệm vụ công tác

- Quản lý tài sản, kịp thời đề xuất, báo cáo sửa chữa những hỏng hóc về trang thiết bị, tài sản

- Đảm bảo an ninh và an toàn về tài sản của Viện

- Bổ sung, cấp phát bá, tạp chí, bản tin đến các đơn vị và cá nhân trong Viện

- Tham gia công tác khác do Lãnh đạo Viện cũng như Lãnh đạo phòng giao

THÔNG TIN KHOA HỌC 2.1 Thiết lập bộ máy làm công tác văn thư của Viện Thông tin khoa học 2.1.1 Nhận thức của lãnh đạo Viện TTKH về công tác văn thư

Ban lãnh đạo Viện TTKH hiểu rằng đối với mỗi cơ quan, tổ chức công tác văn thư có vai trò đặc biệt quan trọng và không thể thiếu của mỗi cơ quan Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều nảy sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu cần phải được giải quyết và những văn bản, tài liệu đó đều có giá trị và phải được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Do đó, khi đơn vị được thành lập, công

tác văn thư đã được tập thể lãnh đạo và cán bộ coi trọng và đây là công tác tất yếu được hình thành vì đó là “huyết mạch” trong hoạt động của Viện TTKH

Hơn thế nữa, Viện TTKH là đơn vị chức năng trong Hệ thống Học viện, có vai trò hết sức quan trọng đối với sự phát triển của Học Viện Công tác văn thư luôn nhận được sự quan tâm chỉ đạo sát sao của ban lãnh đạo Viện về công tác chuyên môn, công tác ứng dụng công nghệ kỹ thuật mới cũng như công tác thi đua khen thưởng trong quá trình hoạt động Đặc biệt là công tác văn thư của Viện luôn nhận được sự phối hợp của các đơn vị, phòng, ban khác

2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư của Viện TTKH

Viện TTKH có 59 cán bộ, công chức, viên chức trong đó: PGS,TS: 02 đồng chí; ThS: 28 đồng chí; CN: 24 đồng chí; trình độ khác: 02 đồng chí Hiện tại, có 01 đồng chí PGS,TS kéo dài thời gian công tác tại Viện cùng 04 đồng chí sinh hoạt Đảng, đoàn thể cùng Viện nhưng thực hiện nhiệm vụ chuyên môn tại Trung tâm Nghiên cứu Ấn Độ

Viện TTKH trong những năm qua đã có những bước phát triển toàn diện, được Đảng, Nhà nước, Học viện ghi nhận bằng những phần thưởng cao quý Sự phát triển của Viện vừa là kết quả của sự kế thừa những thành tựu của Học viện, dồng thời là sự

cố gắng của mỗi cán bộ, công chức, viên chức của Viện qua các thời kỳ để hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao

Như đã nêu ở trên, công tác văn thư có tầm ảnh hưởng quan trọng đến sự phát triển của Viện TTKH nói riêng và Học viện nói chung Chính vì vậy, Viện TTKH đặc biệt coi trọng công tác văn thư Công tác văn thư của Viện được đặt trong Phòng Hành chính – Tổng hợp của Viện TTKH và được giao phó cho cán bộ chuyên môn phụ trách, là người có trình độ chuyên môn, năng lực công việc, phẩm chất, đạo đức nghề nghiệp, lòng yêu nghề và đặc biệt đã được đào tạo về các chuyên môn qua ngành Văn thư – Lưu trữ tại trường trung cấp Văn thư Lưu trữ (Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội ngày nay) và liên thông tại trường đại học Xã hội và nhân văn Cán bộ văn thư của Viện luôn luôn tiếp thu, học hỏi, trau dồi thêm những kiến thức chuyên môn

trong công việc và đời sống nhằm hoàn thành nhiệm vụ công việc được giao tốt nhất

2.1.3 Công tác chỉ đạo công tác văn thư của Viện TTKH

2.2 Thực trạng

2.2.1 Cơ sở lý luận khoa học

Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan Công tác văn thư là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc của cơ quan

Công tác văn thư của Viện TTKH được thực hiện dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước và cơ quan quy định về công tác văn thư Các văn bản

đó là:

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 hướng dẫn thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Nghị định số 58/2001/ NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu

- Nghị định số 110/2004/ NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn thư

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm

2004 của Chính phủ về công tác văn thư

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ về hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 hướng dẫn quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến

- Quyết định số 143/QĐ-HVCT-HCQG ngày 10 tháng 01 năm 2008 về việc ban hành quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh

- Tiêu chuẩn Việt Nam về mẫu trình bày văn bản.

* Nội dung công tác văn thư bao gồm các công việc sau:

- Thảo văn bản, ghi biên bản các cuộc họp, hội nghị

- Sửa và duyệt bản thảo, bổ sung, hoàn thiện bản thảo

- Trình ký văn bản

- Quản lý con dấu chặt chẽ, sử dụng con dấu đúng quy định

- Vào sổ và làm thủ tục gửi đi

- Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu

- Nhận, vào sổ công văn đến

- Chuyển giao công văn đến

- Xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ

- Lập hồ sơ

- Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

2.2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư của Viện TTKH

2.2.2.1 Mô hình tổ chức công tác văn thư của Viện TTKH

Công tác văn thư là tất cả những công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với công văn đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với công văn đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lí, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lí của cơ quan, tổ chức

Tuy công tác văn thư liên quan đến nhiều đơn vị, bộ phận, cán bộ trong cơ quan nhưng nói chung cơ quan nào cũng cần có cán bộ văn thư chuyên trách Mỗi cơ quan lại lựa chọn hình thức tổ chức văn thư khác nhau Tùy thuộc vào tính chất công tác, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan; Số lượng văn bản đi và đến nhiều hay ít,…

Tại Viện TTKH trực thuộc HVCTQGHCM, công tác văn thư được tổ chức theo

hình thức tập trung Văn thư làm việc theo hình thức tập trung là tất cả các công việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết công văn đến; đánh máy, in; trình ký, đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi công văn đi của cơ quan và các đơn vị trực thuộc đều tập trung ở Phòng Hành chính – Tổng hợp của cơ quan Bộ phận văn thư của Viện TTKH thuộc sự quản lý trực tiếp của Phòng Hành chính – Tổng hợp

Viện TTKH tổ chức công tác văn thư theo hình thức tập trung bởi căn cứ vào các yếu tố sau:

1- Tính chất công tác của cơ quan

Viện TTKH là đơn vị trực thuộc HVCTQGHCM, Viện có con dấu, bảng cân đối riêng hạch toán kế toán và quản lý tài chính theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của HVCT-HCGQHCM

Viện TTKH thực hiện các chức năng: Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin khoa học, tư liệu, thư viện phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý, đào tạo, bồi dưỡng

và công tác nghiên cứu khoa học của HVCTQGHCM; làm đầu mối nghiệp vụ thông tin, tư liệu, thư viện của toàn Học viện; dịch vụ thông tin khoa học

2- Nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan

Được nêu tại mục 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện TTKH

3- Cơ cấu tổ chức của cơ quan

Viện TTKH có cơ cấu tổ chức đơn giản, không nhiều tầng nấc Gồm có: 01 Viện, 02 Phó Viện trưởng, 06 đơn vị trực thuộc Viện ( Tạp chí Thông tin khoa học lý luận Chính trị; Phòng Ban tin Thông tin những vấn đề lý luận; Phòng khai thác và Phổ biến thông tin; Phòng Thư viện; Phòng Quản trị mạng; Phòng Hành chính – Tổng hợp.4- Số lượng văn bản đi – đến của Viện TTKH

Căn cứ vào số lượng văn bản đi năm

Căn cứ vào số lượng văn bản đến năm

Số lượng văn bản của Viện TTKH không quá nhiều

Công tác văn thư của Viện TTKH được thực hiện nghiêm chỉnh theo các văn bản và điều lệ pháp luật đề ra

2.2.2.2 Công tác xây dựng và ban hành văn bản của Viện TTKH

Có thể khẳng định rằng văn bản có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan Theo nghĩa rộng: Văn bản vừa là sản phẩm, vừa là phương tiện của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết, thường là tập hợp các câu, có tính trọn vẹn về nội dung, tính hoàn chỉnh về hình thức, có tính chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhât định Theo nghĩa hẹp: Văn bản là khái niệm chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đối với nước ta văn bản chính là công cụ chủ yếu để truyền đạt chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, NN Văn bản chứa đựng các yếu tố pháp lý làm bằng chứng để giải quyết công việc Trong quan hệ quốc tế, văn bản là căn cứ pháp lý để thực hiện quyền lợi và nghĩa vụ của nước ta với các quốc gia, tổ chức quốc tế Trong phạm vi một đơn vị trực thuộc như Viện TTKH thì văn bản có vai trò trên nhiều mặt

Văn bản quản lý hành chính nhà nước được hiểu là những văn bản chứa đựng những quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức công dân

2.2.2.2.1.Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Viện TTKH

Căn cứ vào quy định của NN về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản đối với các cơ quan Bộ, cơ quan ngang Bộ; Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của HVCTQGHCM; Căn cứ vào sự phân cấp thẩm quyền của giám đốc Học viện; Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện TTKH thì Viện TTKH được phép ban hành những loại văn bản hành chính sau:

2.2.2.2.2.Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

a. Các bước soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản lý NN Văn bản có thể là kết quả lao động của tập thể, cá nhân hoặc cán bộ chuyên môn làm ra nhưng nó đều có tác động tích cực đối với hoạt động của cơ quan

Để mỗi văn bản được ban hành ra đều đảm bảo về mặt nội dung và thể thức thì khi tiến hành soạn thảo văn bản cần phải tuân thủ theo một trình tự các bước sau:

Bước 1: Chọn tên loại văn bản

Bước 2: Soạn đề cương

Bước 3: Trình duyệt nội dung và tổ chức lấy ý kiến

Bước 4: Tổng hợp lấy ý kiến và hoàn chỉnh bản thảo

Bước 5: Kiểm tra và hoàn chỉnh văn bản

Bước 6: Trình ký văn bản

Bước 7: Đóng dấu văn bản

Bước 8: Phát hành và lưu văn bản

chặt chẽ.

- Văn bản được thảo ra đều được gửi đến lãnh đạo Phòng Hành chính – Tổng hợp để kiểm tra tính chính xác và bảo đảm của văn bản sau đó mới được trình lên Lãnh đạo Viện TTKH duyệt

• Nhược điểm

Quy trình soạn thảo còn nhiều khâu không cần thiết, quá rườm rà ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ và triển khai công việc của Viện TTKH

2.2.2.2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Mẫu văn bản hóa xtôi tại (Phụ lục 5 )

Nhận xét ưu điểm và nhược điểm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Viện TTKH:

- Ban lãnh đạo Viện thường xuyên đôn đốc, kiểm tra công tác soạn thảo văn bản và đẩy mạnh công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ công chức, viên chức trong Viện

- Các thể thức trong văn bản của Viện đều được trình bày đúng kỹ thuật quy định theo Thông tư 01/2011/TT-BNV

do tiền lệ của khoá lãnh đạo trước mà đến nay chưa được khắc phục, đây là một nét