Công tác văn thư tại văn phòng hội đồng nhân dân ủy ban nhân dân HUYỆN ĐÀ BẮC

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 1 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1 4. Nguồn tài liệu tham khảo 1 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu. 2 6. Phương pháp nghiên cứu. 3 7. Bố cục đề tài. 3 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN ĐÀ BẮC 4 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 4 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 7 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 7 1.2.1.1. Công tác tham mưu tổng hợp cho Ủy ban nhân dân huyện 7 1.2.1.2. Văn phòng trong việc thực hiện chức năng hậu cần cho Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc. 7 1.2.1.3. Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc 8 1.2.1.4. Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị (Hội thảo, cuộc họp) của Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc 8 1.2.1.5. Sơ đồ hóa công tác tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện 8 1.2.1.6. Công tác Lưu trữ của cơ quan 8 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng. 10 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng. 13 1.2.3.1. Xác định vị trí việc làm 13 1.2.3.2. Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 13 Phần II. TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 22 2. 1. Tổng quan về công tác văn thư 22 2.1.1. Khái niệm công tác văn thư 22 2.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư. 22 2.1.2.1. Vị trí: 22 2.1.2.2. Ý nghĩa: 22 2.1.3. Những yêu cầu đối với công tác Văn thư 23 2.1.3.1. Nhanh chóng 23 2.1.3.2. Chính xác 24 2.1. 3.3. Bí mật 24 2.1.3.4. Hiện đại 24 2.1.4. Hình thức tổ chức Văn thư 25 2.1.5. Nội dung của công tác văn thư 25 2.2. Thực trạng tình hình công tác văn thư của Văn phòng HĐND – UBND huyện Đà Bắc 26 2.2.1. Tổ chức quản lý về công tác văn thư 26 2.2.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 26 2.2.3. Công tác xây dựng và ban hành văn bản. 26 2.2.4. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. 29 2.2.5. Quản lý và giải quyết văn bản của văn phòng UBND huyện Đà Bắc. 32 2.2.6. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, đơn vị 36 2.2.7. Quản lý và sử dụng con dấu 38 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40 3.1. Đánh giá chung về công tác hành chính văn phòng của Văn phòng HĐND – UBND huyện Đà Bắc. 40 3.1.1. Ưu điểm 40 3.1.2. Hạn chế: 41 3.1.3. Nguyên nhân 43 3.2. Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm. 44 PHẦN PHỤ LỤC 48

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 1

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1

4 Nguồn tài liệu tham khảo 1

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2

6 Phương pháp nghiên cứu 3

7 Bố cục đề tài 3

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN ĐÀ BẮC 4

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 4

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 7

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 7

1.2.1.1 Công tác tham mưu tổng hợp cho Ủy ban nhân dân huyện 7

1.2.1.2 Văn phòng trong việc thực hiện chức năng hậu cần cho Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc 7

1.2.1.3 Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc 8

1.2.1.4 Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị (Hội thảo, cuộc họp) của Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc 8

1.2.1.5 Sơ đồ hóa công tác tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện 8

1.2.1.6 Công tác Lưu trữ của cơ quan 8

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 10

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 13

1.2.3.1 Xác định vị trí việc làm 13

1.2.3.2 Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 13

Phần II TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 22

2 1 Tổng quan về công tác văn thư 22

2.1.1 Khái niệm công tác văn thư 22

2.1.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư 22

2.1.2.1 Vị trí: 22

2.1.2.2 Ý nghĩa: 22

2.1.3 Những yêu cầu đối với công tác Văn thư 23

2.1.3.1 Nhanh chóng 23

2.1.3.2 Chính xác 24

2.1 3.3 Bí mật 24

2.1.3.4 Hiện đại 24

2.1.4 Hình thức tổ chức Văn thư 25

2.1.5 Nội dung của công tác văn thư 25

2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư của Văn phòng HĐND – UBND huyện Đà Bắc 26

2.2.1 Tổ chức quản lý về công tác văn thư 26

2.2.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 26

2.2.3 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 26

2.2.4 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan 29

2.2.5 Quản lý và giải quyết văn bản của văn phòng UBND huyện Đà Bắc 32

2.2.6 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, đơn vị 36

2.2.7 Quản lý và sử dụng con dấu 38

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40

3.1 Đánh giá chung về công tác hành chính văn phòng của Văn phòng HĐND – UBND huyện Đà Bắc 40

3.1.1 Ưu điểm 40

3.1.2 Hạn chế: 41

3.1.3 Nguyên nhân 43

3.2 Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 44

PHẦN PHỤ LỤC 48

LỜI CẢM ƠN

Cùng với việc đổi mới, nâng cao chất lượng dạy và học, đồng thời thực hiệncâu châm ngôn “học đi đôi với hành”, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chứccho sinh viên đi thực tập nhằm củng cố kiến thức, nâng cao nhận thức về chuyênmôn và làm quen với thực tế

Thực hiện theo chương trình của Khoa Quản trị Văn phòng, em đã bước vào

kỳ thực tập kéo dài hai tháng tại Văn phòng Hội đồng nhân dân – Uỷ ban nhân dânhuyện Đà Bắc Để hoàn thành được đợt thực tập cũng như đề tài này, em đã nhậnđược rất nhiều sự quan tâm giúp đỡ

Trước tiên em được chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội và các thầy, cô trong Khoa Quản trị Văn phòng đã trực tiếpgiảng dạy, truyền đạt cho em những kiến thức kinh nghiệm trong quá trình học tập

Em xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến cô giáo – Giảng viên hướng dẫn

- Thạc sỹ Lâm Thu Hằng, người đã tận tình hướng dẫn và tạo điều kiện tốt nhất để

em có thể hoàn thành bài báo cáo này

Em xin cảm ơn các cô chú, anh chị trong cơ quan đặc biệt là cô Đinh ThịKhuyến – cán bộ hướng dẫn trong suốt quá trình thực tập của em

Cuối cùng em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ nhiều phía đểbài báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Bàn Thị Mai

DANH MỤC VIẾT TẮT

có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổchức

Nhận thức được vai trò, ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư trong hoạtđộng của bộ máy quản lý Nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan tổ chức nói riêng

Em đã quyết định chọn đề tài “Công tác Văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân dân

- Ủy ban nhân dân” Đây cũng là vấn đề mà Văn phòng HĐND –UBND đang đặcbiệt quan tâm

2 Mục tiêu của đề tài

- Khảo sát về công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng HĐND –UBND

- Tìm hiểu về công tác văn thư

- Đánh giá thực trạng về tình hình công tác hành chính văn phòng của Vănphòng HĐND - UBND đặc biệt là công tác văn thư để thấy được điểm mạnh vàhạn chế từ đó đưa ra một số giải pháp để khắc phục nhược điểm và phát huy ưuđiểm

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng: Công tác Văn phòng, Công tác văn thư của Văn phòng HĐND– UBND huyện Đà Bắc

- Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng HĐND – UBND huyện Đà Bắc

4 Nguồn tài liệu tham khảo

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn

thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫnquản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

- Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2012 của Bộ Công anhướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP

- Nghị đinh 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sửdụng con dấu và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửađổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP

- Nghị định số 110/2013/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tácvăn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2004 của Chính phủ sửa đổi,

bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

- Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011

- Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB

Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2005

Ngoài ra bài báo cáo còn tham khảo từ một số báo cáo của khóa trước, trêncác website

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu.

Lĩnh vực này đã có một số công trình khoa học đã được đăng tải trên cácgiáo trình, sánh chuyên khảo, luận văn, tạp chí như:

- Lê Văn In – Phạm Hưng, Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính,

NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 1998

- Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB

Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2005

- Cục Lưu trữ Nhà nước, Cẩm nang công tác văn thư Báo cáo kết quả đề tài cấp ngành Hà Nội, 1998.

- Cục Lưu trữ Nhà nước Công tác Văn thư – Lưu trữ Nxb Chính trị quốc

gia, Hà Nội, 1999

- PGS.TS Dương Văn Khảm Công tác Văn thư – Lưu trữ Nxb Văn hóa –

Thông tin, Hà Nội, 2006

6 Phương pháp nghiên cứu.

Báo cáo chủ yếu sử dụng phương pháp: Phương pháp thống kê, phươngpháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh và khảo sát thực tếtrong quá trình giải quyết những vấn đề đặt ra của tiểu luận

7 Bố cục đề tài.

Hai tháng thực tập, em đã tổng kết lại quá trình tìm hiểu của em tại Vănphòng Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân huyện Đà Bắc thành bài báo cáo thựctập Ngoài phần mở đầu thì bản báo cáo gồm các phần sau:

Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc Phần II: Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư

Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị

Phần Phụ Lục.

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND

HUYỆN ĐÀ BẮC 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan

a) Chức năng

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hộiđồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trướcHội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cốquốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ trung ương tới cơ sở

và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

+ Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngânsách địa phương

+ Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương

- Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đấtđai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trìnhkhuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổchức thực hiện các chương trình đó;

+ Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;

- Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyệnthực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

+ Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch

+ Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ

+ Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt độngthương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn

- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thểthao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện

+ Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phongtrào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao

+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế, kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh

- Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ bannhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụsản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

+ Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống thiên tai, bão lụt

- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhândân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang vàquốc phòng toàn dân

+ Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ,giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp viphạm theo quy định của pháp luật

+ Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội

- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ bannhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Tuyên truyền, giáo dục, pháp luật về dân tộc và tôn giáo;

+ Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,

dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

- Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện nhữngnhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việcchấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nướccấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;

+ Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

+ Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước

- Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ bannhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhândân theo quy định của pháp luật;

+ Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính

c) Cơ cấu tổ chức (phụ lục 01)

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

1.2.1.1 Công tác tham mưu tổng hợp cho Ủy ban nhân dân huyện

Văn phòng luônchủ động xây dựng chương trình công tác năm của cơ quan,kiến nghị đề xuất đưa ra các ý tưởng độc đáo, sáng tạo có cơ sở khoa học, các sángkiến, các phương pháp tối ưu, những chiến lược, sách lược, và các giải pháp hữuhiệu cho lãnh đạo cơ quan trong việc đặt ra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tácngắn hạn, dài hạn, hàng năm để đạt kết quả cao nhất Đồng thời Văn phòng còntham mưu cho lãnh đạo về việc sắp xếp nhân sự trong cơ quan một cách phù hợpnhất, tổng hợp thông tin nhanh, kịp thời và chính xác nhất để cáo cho lãnh đạo vềhoạt động của cơ quan

Văn phòng đã chủ động tham mưu giúp lãnh đạo trong quản lý điều hànhhoạt động của các phòng chuyên môn, nghiệp vụ Tham mưu chuẩn bị tốt nội dungcác cuộc họp của Lãnh đạo chủ động tham mưu nhằm đổi mới phương pháp lãnhđạo và lề lối làm việc; cùng lãnh đạo và các phòng chuyên môn, nghiệp vụ tăngcường đi cơ sở để giúp cơ sở kịp thời tháo gỡ vướng mắc trong thực hiện chươngtrình công tác hàng năm của cơ sở; chủ động tham mưu cho lãnh đạo tổ chức cáccuộc kiểm tra về thực hiện chương trình, kế hoạch công tác thanh tra, kiểm trachuyên đề về giải quyết khiếu nại, tố cáo; kịp thời tổng hợp báo cáo theo quy địnhgiúp lãnh đạo nắm được tình hình hoạt động của cơ quan

1.2.1.2 Văn phòng trong việc thực hiện chức năng hậu cần cho Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc.

Văn phòng là nơi cung cấp đầy đủ, kịp thời cơ sở vật chất kỹ thuật cũng nhưcác phương tiện, trang thiết bị, tài chính, bảo quản tài liệu, công văn giấy tờ …

Văn phòng HĐND – UBND đã thực hiện chức năng hậu cần thông qua cácnhiệm vụ sau:

- Tổ chức mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cơ quan;

- Tổ chức quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, vật tư, trang thiết bị làmviệc cho cơ quan;

- Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp của cơ quan;

- Tổ chức phục vụ chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan;

- Thực hiện công tác bảo vệ cho cơ quan;

- Thực hiện công tác vệ sinh, môi trường làm việc của cơ quan;

- Thực hiện công tác y tế, chăm lo đời sống cán bộ trong cơ quan;

- Thực hiện nghiệp vụ lễ tân, khánh tiết;

- Đảm bảo giao tiếp đối nội, đối ngoại;

- Quản lý tài khoản của văn phòng

1.2.1.3 Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của

Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc (phụ lục 03)

1.2.1.4 Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị (Hội thảo, cuộc họp) của Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc (phụ lục 04)

1.2.1.5 Sơ đồ hóa công tác tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện (phụ lục 05)

1.2.1.6 Công tác Lưu trữ của cơ quan

Kho lưu trữ tài liệu huyện Đà Bắc trực thuộc Văn phòng HĐND và UBNDhuyện được thành lập theo Quyết định số 110/QĐ-UB ngày 13/5/1992 của UBNDhuyện Đà Bắc

Văn bản quản lý về công tác lưu trữ của cơ quan bao gồm: Quy chế côngtác văn thư - lưu trữ, quy chế về sử dụng tài liệu và nội quy mượn tài liệu tại khoLưu trữ

Về biên chế: Bố trí 01 cán bộ nữ kiêm cả Văn thư và Lưu trữ Vì chỉ có mộtcán bộ kiêm nên công việc không được xử lý một cách triệt để, văn bản, giấy tờcho vào kho không được xử lý gọn gàng

Các thiết bị chuyên dùng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ chưa được trang

bị đầy đủ (chỉ mới trang bị các thiết bị như : giá, tủ, cặp 3 dây, bìa hồ sơ Còn dụng

cụ bảo quản tài liệu máy hút bụi, máy điều hòa chưa trang bị)

UBND huyện Đà Bắc đã bố trí 01 phòng trong trụ sở làm việc của UBND

huyện làm Kho lưu trữ, với diện tích Kho là 30m2 vừa dùng làm kho lưu trữ vừa làphòng đọc, được trang bị đầy đủ giá, tủ, hộp để đựng tài liệu (6 giá đôi đựng tàiliệu với chiều dài 6,4m, 1 tủ trưng bày tư liệu và cặp ba dây), bình chữa cháy…đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu

Kho Lưu trữ UBND huyện Đà Bắc đã xây dựng được quy chế về sử dụng tàiliệu và nội quy mượn tài liệu tại kho Hình thức tổ chức sử dụng chủ yếu là tài liệuthường được cung cấp dưới dạng Photocopy hoặc sao y bản chính, không chomượn bản chính, trường hợp cần bản chính để làm việc hoặc đem đi công chứngthì phải làm phiếu mượn tài liệu trong đó nêu mục đích mượn tài liệu, các tài liệucần mượn và thời gian sử dụng, có ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo Văn phòng thìcán bộ lưu trữ mới cung cấp Thực tế ở Kho lưu trữ UBND huyện Đà Bắc chỉ mớixây dựng được công cụ tra cứu là mục lục hồ sơ Việc ứng dụng công nghệ thôngtin vào tra tìm tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ huyện chưa thực hiện Trong 2 năm

2010, 2011 Kho lưu trữ UBND huyện đã cung cấp tài liệu cho 411 lượt người, sốlượng tài liệu đưa ra sử dụng là 500 văn bản và một số hồ sơ

Nhìn chung công tác tổ chức sử dụng tài liệu của Kho lưu trữ UBND huyện

Đà Bắc đã dần đi vào nề nếp, tuy chưa xây dựng được các công cụ tra cứu khoahọc và chưa bố trí các trang thiết bị đầy đủ cho công tác này, nhưng với lòng nhiệttình, tận tụy phục vụ của cán bộ lưu trữ, nên công tác tổ chức tra cứu tài liệu tươngđối đảm bảo

Công tác tổ chức sử dụng tài liệu ở kho lưu trữ UBND huyện Đà Bắc cònđơn giản vì ở đây chưa có phòng đọc riêng, số lượng độc giả khai thác sử dụngkhông nhiều, chủ yếu phục vụ yêu cầu lãnh đạo của cấp ủy, các cán bộ làm côngtác nghiên cứu tổng hợp, lấy tư liệu lịch sử hoặc muốn tham khảo mới có yêu cầu

Bên cạnh đó việc phối hợp giữa Văn phòng HĐND và UBND huyện và cácphòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện trong việc thực hiện công tác lưu trữchưa nhịp nhàng, dẫn đến ở các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện vănbản không được lưu trữ và lập hồ sơ hàng năm còn tồn tại, các văn bản mới nhất vềcông tác lưu trữ không được cập nhật kịp thời ví dụ như cơ quan vẫn chưa cập nhậtLuật lưu trữ 01/2011/QH13 để áp dụng vào thực tế

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.

a) Chức năng:

Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việccủa Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân huyện và Chủ tịch, các Phó Chủ tịchHĐND, UBND huyện

Văn phòng HĐND và UBND huyện có chức năng tham mưu tổng hợp choHĐND và UBND huyện về hoạt động của HĐND, UBND; tham mưu về chỉ đạo,điều hành cho Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt độngcủa HĐND, UBND huyện và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sởvật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND, UBND huyện

Văn phòng HĐND và UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng

và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của pháp luật

b) Nhiệm vụ, quyền hạn:

- Tham mưu, giúp Thường trực HĐND huyện tổ chức hoạt động của HĐND,các ban của HĐND huyện, đại biểu HĐND huyện theo quy định của pháp luật vàthẩm quyền của HĐND huyện, cụ thể:

+ Phối hợp với các ban của HĐND huyện, giúp thường trực HĐND huyệnchuẩn bị báo cáo, chương trình, nội dung kỳ họp HĐND huyện Tổ chức soạn thảocác văn bản do Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND giao trực tiếp

+ Giúp Thường trực HĐND huyện, UBND huyện theo dõi, đôn đốc các cơquan chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn trong việc thammưu chuẩn bị các văn bản báo cáo chuyên đề do thường trực HĐND, UBNDhuyện giao và tham gia đóng góp ý kiến về thủ tục, thẩm quyền và nội dung trongquá trình sọan thảo văn bản trước khi trình HĐND, thường trực HĐND và UBNDhuyện xem xét, quyết định

+ Tổ chức phục vụ các kỳ họp HĐND huyện, phiên họp và làm việc củaThường trực HĐND huyện

+ Tham mưu tổ chức và thực hiện các hoạt động kiểm tra, giám sát của Thườngtrực HĐND và các ban HĐND huyện, tiếp xúc cử tri trước và sau kỳ họp HĐND

- Tham mưu giúp UBND huyện chỉ đạo, điều hành chung, thống nhất của bộ

máy hành chính nhà nước ở địa phương theo quy định của pháp luật và thẩm quyềncủa UBND huyện, cụ thể:

+ Kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, phòng, ban thuộc UBNDhuyện, UBND các xã, thị trấn thực hiện các Chương trình, Kế hoạch công tác củaUBND huyện

+ Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác

+ Dự kiến chương trình và thành phần phiên họp UBND thường kỳ, đột xuấttrình Chủ tịch UBND huyện quyết định

- Đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND vàUBND huyện theo quy định của pháp luật

- Xây dựng hệ thống dữ liệu, bảo mật, lưu trữ hồ sơ tài liệu, biên bản các kỳhọp HĐND, phiên họp của UBND và Chủ tịch UBND huyện theo quy định củapháp luật

- Giúp UBND huyện quản lý tổ chức, điều hành Bộ phận Tiếp nhận và trảkết quả của huyện theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông

- Tham mưu giúp UBND huyện và chịu trách nhiệm theo dõi thực hiện vàkiểm tra Quy chế làm việc của UBND huyện, của các phòng, ban chuyên mônhuyện, của UBND các xã, thị trấn và các quy chế liên tịch của UBND huyện vớiMặt trận, các đoàn thể huyện và các cơ quan chức năng khác trên địa bàn huyện

- Thực hiện chế độ trách nhiệm ủy nhiệm của Chủ tịch HĐND và Chủ tịchUBND huyện đối với Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện:

+ Tổ chức truyền đạt các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật củaNhà nước

+ Thừa lệnh Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND ký ban hành các văn bảnhành chính nhà nước thông thường theo sự ủy nhiệm của Chủ tịch HĐND, Chủtịch UBND huyện và theo quy định của pháp luật

- Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố văn bản của HĐND, UBND vàChủ tịch UBND huyện

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãingộ, khen thưởng, kỷ luật và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ,

công chức thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện quản lý tài chính, tài sản cơ quan theo quy định của pháp luật

- Phối hợp với Thanh tra huyện tham mưu cho UBND, Chủ tịch UBNDhuyện trong việc giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định pháp luật

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chủ tịch HĐND, UBND huyện vàđồng chí Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách Văn phòng giao

c) Cơ cấu tổ chức

- Lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện gồm có Chánh Văn phòng

và một Phó Chánh Văn phòng, làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ và chế

độ thủ trưởng

Chánh Văn phòng HĐND và UBND chịu trách nhiệm trước HĐND, UBND,Chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn được giao và toàn bộ họat động của Văn phòng

Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách và theo dõi một sốmặt công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật vềnhiệm vụ được phân công Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, Phó Chánh Vănphòng được Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn phòng

Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm,

từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Vănphòng do Chủ tịch UBND huyện quyết định theo quy định của pháp luật

- Giúp việc cho Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng có các bộ phậnchuyên môn, nghiệp vụ sau:

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng

1.2.3.1 Xác định vị trí việc làm

+ Chánh văn phòng + Phó chánh văn phòng + Chuyên viên tổng hợp + Nhân viên tạp vụ

+ Cán bộ văn thư – lưu trữ + Chuyên viên Kế toán

+ Nhân viên lái xe +Nhân viên bảo vệ

+ Cán bộ tiếp nhận và trả kết quả

1.2.3.2 Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng

a) Chánh văn phòng

Bản mô tả công việc của Chánh văn phòng

- Giới thiệu chung

Giúp lãnh đạo HĐND và Chủ tịch UBND huyện xây dựng chương trìnhcông tác của HĐND và UBND huyện Tổng hợp xây dựng báo cáo năm củaUBND huyện

Quản lý và chịu trách nhiệm vê phát hành tất cả các văn bản của HĐND –UBND huyện

Thừa lệnh lãnh đạo HĐND – UBND huyện ký kết luận, thông báo của Chủtịch (Phó chủ tịc thay mặt Chủ tịch) HĐND- UBND huyện đối với một số côngviệc cụ thể, ký giấy giới thiệu, các công văn hành chính, giao dịch, mời họp củaHĐND – UBND huyện, được ký vào các văn bản trình Chủ tịch, Phó Chủ tịchHĐND – UBND huyện ký

- Trực tiếp quản lý bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của UBND huyện

- Tham mưu giúp UBND huyện chỉ đạo, điều hành chung, thống nhất của bộmáy hành chính nhà nước ở địa phương theo quy định của pháp luật và thẩm quyềncủa UBND huyện

- Phối hợp với Thanh tra huyện tham mưu cho UBND, Chủ tịch UBNDhuyện trong việc giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định pháp luật

- Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn công tác văn phòng đối với cán bộ vănphòng các xã, thị trấn

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chủ tịch HĐND, UBND huyện vàđồng chí Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách Văn phòng giao

* Quyền hạn: - Thừa ủy quyền lãnh đạo ký thay khi được giao nhiệm vụ

- Hưởng các chế độ theo quy định của Nhà nước

* Yêu cầu: - Bằng đại học về ngành quản trị văn phòng

- 5 năm kinh nghiệm về quản trị văn phòng

- Có trình độ khái quát cao

- Có kiến thức sâu rộng các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội…

- Có khả năng phán đoán và xử lý tình huống nhanh

b) Phó Chánh Văn phòng

Bản mô tả công việc của Phó Chánh văn phòng

- Giới thiệu chung :

+ Vị trí: Phó Chánh văn phòng

+ Mã số công việc: 002

+ Hệ số lương: 3,0

+ Cấp trên trực tiếp: Chánh văn phòng

+ Đơn vị trực thuộc: Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc

* Nhiệm vụ cụ thể:

- Giúp Chánh văn phòng bảo đảm các điều kiện vật chất phục vụ cho hoạtđộng của Thường trực HĐND – UBND, các phòng ban chuyên môn liên tục vàhiệu quả

- Thay thế điều hành hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện thực

hiện nhiệm vụ của quyền Chánh văn phòng trong thời gian Chánh văn phòng đivắng.

- Khi có công văn mời họp của Thường trực HĐND – UBND huyện, kháchđến làm việc, chủ động chỉ đạo bộ phận phục vụ bố trí phòng họp, nơi ăn, cho đạibiểu theo đúng quy định và sự chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện

- Giúp Chánh văn phòng đề xuất tham mưu từng bước xây dựng nơi làmviệc trang bị tài sản cho các phòng ban đổi mới khang trang đảm bảo số lượng,thẩm mỹ và hiệu quả

- Chủ động theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt động và kết quả hoạt động cáclĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng tổng hợp, báo cáo tình hìnhđịnh kỳ hàng tháng, hàng quý

- Thừa ủy quyền của Chánh Văn phòng tiếp nhận, xử lý, nắm chắc nội dungchủ yếu các văn bản đến HĐND và HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBNDhuyện, đồng thời giúp Chánh Văn phòng đôn đốc, nhắc việc bảo đảm thực hiện nộidung báo cáo và triển khai kế hoạch, lịch công tác

- Tổng hợp đầy đủ, chính xác, chủ trì tổng hợp báo cáo tháng, quý, 6 tháng,năm và các báo cáo tổng kết theo chỉ đạo của cấp ủy, cấp trên, các lĩnh vực kinh tế,văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng, các chuyên đề

- Cập nhật, thông báo danh mục các văn bản mới phát hành của Chính phủ,

Bộ ngành Trung ương đến Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịchUBND, ký sao lục các văn bản

- Thừa lệnh Thường trực HĐND và Chủ tịch UBND huyện và thay ChánhVăn phòng ký ban hành các văn bản theo sự ủy nhiệm của lãnh đạo

- Thực hiện các nhiệm vụ khác phát sinh do Chánh Văn phòng phân công

* Quyền hạn:

- Được quyền thực hiện nhiệm vụ sau đó báo cáo lại cho cấp trên trực tiếp vàchịu trách nhiệm trước cấp trên về công việc tương ứng

- Được hưởng chế độ theo quy định của Nhà nước

* Yêu cầu: Tốt nghiệp đại học các chuyên ngành: Hành chính – Quản trị,

Luật, quản trị doanh nghiệp, nhân sự…

- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm tại các vị trí tương đương;

- Có khả năng bao quát công việc tốt;

- Có tinh thần trách nhiệm cao

- Có kiến thức sâu rộng về các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội…

- Đảm bảo kỹ năng cứng và kỹ năng mềm tốt

c) Bộ phận tổng hợp

Bản mô tả công việc của bộ phận tổng hợp

- Giới thiệu chung:

+ Vị trí việc làm: Chuyên viên tổng hợp

+ Mã số công việc: 003

+ Hệ số lương: 3,0

+ Cấp trên trực tiếp: Chánh văn phòng

+ Đơn vị trực thuộc: Văn phòng UBND huyện

* Nhiệm vụ:

Có nhiệm vụ nghiên cứu xây dựng chương trình công tác của UBND huyện,tổng hợp, báo cáo định kỳ và đột xuất, đề xuất, biên tập các đề án, các văn bảngiúp HĐND – UBND huyện trong việc chỉ đạo các cấp, quốc phòng theo chứcnăng, nhiệm vụ của Văn phòng

Bô phận tổng hợp được lãnh đạo văn phòng phân công trực tiếp theo dõi một

số lĩnh vực của các ngành kinh tế tổng hợp

* Quyền hạn: - Được hưởng chế độ theo quy định của nhà nước

- Được quyền thực hiện nhiệm vụ sau đó báo cáo lại cho cấptrên trực tiếp và chịu trách nhiệm trước cấp trên về công việc tương ứng

* Yêu cầu: - Tốt nghiệp Đại học trở lên ngành Quản trị văn phòng, Quản lý

kinh tế, hành chính

- Có đầu óc bao quát tốt

- Có 2 năm trở lên kinh nghiệm về ngành

d) Văn thư – lưu trữ

Bản mô tả công việc của văn thư – lưu trữ

- Giới thiệu chung:

+ Vị trí: Cán bộ văn thư

+ Mã số công việc: 004

+ Hệ số lương: 2,1

+ Cấp trên trực tiếp: Chánh văn phòng

+ Đơn vị trực thuộc: Văn phòng UBND huyện

*Nhiệm vụ:

- Đảm bảo công tác tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi một cáchchính xác, nhanh chóng, kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự chỉ đạo điều hành củaThường trực HĐND – UBND và của Văn phòng

- Kiểm tra chặt chẽ thể thức và hình thức văn bản của Thường trực HĐND –UBND huyện và của Văn phòng trước khi phát hành, quản lý và sử dụng các loạicon dấu theo quy địh hiện hành của Nhà nước và của cơ quan

- Đánh máy, in ấn tài liệu của cơ quan đảm bảo thể thức văn bản theo đúngquy định chung, văn bản in phải rõ và đẹp

- Các nội dung văn bản đến, văn bản đi, tài liệu đánh máy được quản lý chặtchẽ và thực hiện công tác bảo mật trong quản lý văn bản theo quy định

* Quyền hạn:

- Có quyền từ chối tiếp nhận công văn đến nếu không đảm bảo đúng thủ tụcquy định

- Có quyền từ chối phát hành công văn đi nếu sai với quy định của nhà nước

- Được quyền thực hiện nhiệm vụ sau đó báo cáo lại cho cấp trên trực tiếp vàchịu trách nhiệm trước cấp trên về công việc tương ứng

* Yêu cầu: - Có bằng Trung cấp trở lên thuộc lĩnh vực Hành chính văn

phòng, Lưu trữ văn thư, thư ký văn phòng

- Có kiến thức về công tác hành chánh

- Kỹ năng soạn thảo công văn, thông báo tốt

- Sử dụng thành thạo Word, Excel

- Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính, thư ký.

d) Kế toán

Bản mô tả công việc của kế toán

- Giới thiệu chung:

+ Vị trí: Chuyên viên Kế toán

+ Mã số công việc: 005+ Hệ số lương: 3,0+ Cấp trên trực tiếp: Chánh văn phòng+ Đơn vị trực thuộc: Văn phòng UBND huyện

- Nhiệm vụ:

+ Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí đượccấp, được tài trợ, được hình thành từ các nguồn khác và tình hình sử dụng cáckhoản kinh phí, các khoản thu tại đơn vị

+ Lập dự toán, chấp hành dự toán thu chi Ngân sách Nhà nước, nguồn tàitrợ, nguồn khác trong phạm vi được cấp thẩm quyền giao hàng năm

+ Tham gia công tác kiểm kê tài sản, kiểm tra kế toán, tổ chức bảo quản lưutrữ hồ sơ, tài liệu kế toán theo quy định

+ Lập và đề xuất phân bổ dự toán cho hoạt động của các đơn vị trình Lãnhđạo phê duyệt sau khi dự toán của cơ quan được cấp có thẩm quyền phê duyệt

+ Tổng hợp, phân tích số liệu tài chính, kế toán (tháng, quý, năm ) và đềxuất các giải pháp thực hiện cho Lãnh đạo cơ quan trong công việc điều hành, chỉđạo, quản lý, sử dụng các nguồn kinh phí đúng nội dung, tiến độ, quy định

+ Thực hiện quản lý về mặt giá trị các tài sản của cơ quan

+ Lập và nộp báo cáo tài chính định kỳ theo đúng quy định

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do thủ trưởng giao

* Quyền hạn: + Được quyền thực hiện nhiệm vụ sau đó báo cáo lại cho cấp

trên trực tiếp và chịu trách nhiệm trước cấp trên về công việc tương ứng

+ Được hưởng chế độ theo quy định của nhà nước

* Yêu cầu: + Tốt nghiệp Đại học ngành kế toán trở lên

+ Có sức khỏe tốt, có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực,khách quan, cẩn trọng chịu khó, lịch sự, hòa nhã với mọi người

e) Tổ lái xe:

Bản mô tả công việc của lái xe

- Giới thiệu chung:

+ Vị trí: Nhân viên lái xe

+ Mã số công việc: 006

+ Hệ số lương: 2,1

+ Cấp trên trực tiếp: Chánh văn phòng

+ Đơn vị trực thuộc: Văn phòng UBND huyện

+ Có trách nhiệm lập kế hoạch và tổ chức kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ ô tôđảm bảo sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả

+ Tổ chức phục vụ chu đáo, an toàn các đoàn khách của UBND huyện, củaVăn phòng

+ Sử dụng xe đúng mục đích, tiết kiệm nguyên nhiên liệu; nghiêm cấm việc

ý điều xe, cho mượn xe khi chưa có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng

+ Thực hiện chế độ ghi nhật trình, lý trình cụ thể vào lý lịch xe

+ Tham mưu phương án huy động, bố trí xe phục vụ các đoàn công tác củaTrung ương, của Lãnh đạo huyện khi có yêu cầu

+ Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của lãnh đạo Uỷ ban nhândân huyện và lãnh đạo Văn phòng phân công.

* Quyền hạn: + Được quyền thực hiện nhiệm vụ sau đó báo cáo lại cho cấp

trên trực tiếp và chịu trách nhiệm trước cấp trên về công việc tương ứng

+ Được hưởng chế độ theo quy định của nhà nước

* Yêu cầu: + Có bằng lái xe ô tô

+ Có sức khỏe, nhanh nhẹn

+ 2 năm trở lên về ngành lái xe

f) Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Bản mô tả công việc của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

- Giới thiệu chung:

+ Vị trí: Chuyên viên

+ Mã số công việc: 007

+ Hệ số lương: 3,0

+ Cấp trên trực tiếp: Chánh văn phòng

+ Đơn vị trực thuộc: Văn phòng UBND huyện Đà Bắc

- Niêm yết công khai các nội dung hướng dẫn về điều kiện, trình tự, thủ tụchành chính; thời gian giải quyết các hồ sơ công việc thuộc trách nhiệm của Vănphòng UBND huyện tại phòng làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

- Tổ chức việc trả kết quả giải quyết hồ sơ cho tổ chức, đơn vị theo đúngthời hạn đã ghi trong Phiếu biên nhận

- Phối hợp cùng các chuyên viên cập nhật các thông tin về hồ sơ, về quátrình luân chuyển hồ sơ theo chương trình phần mềm tin học được cung cấp

* Quyền hạn: - Được quyền thực hiện nhiệm vụ sau đó báo cáo lại cho cấp

trên trực tiếp và chịu trách nhiệm trước cấp trên về công việc tương ứng

- Được hưởng chế độ theo quy định của nhà nước

* Yêu cầu: - Tốt nghiệp Đại học trở lên ngành Quản trị Văn phòng, Dịch

vụ pháp lý, Hành chính

- Sức khỏe tốt, có phẩm chất đạo đức tốt

- Sử dụng thành thạo tin học văn phòng

Phần II TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ

2 1 Tổng quan về công tác văn thư

2.1.1 Khái niệm công tác văn thư

Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cholãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan nhànước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;quản lý, xử lý văn bản đến, văn bản đi, tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạtđộng của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơquan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

2.1.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư

2.1.2.1 Vị trí:

Công tác Văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nóichung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng Trong Văn phòng, côngtác văn phòng như không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm mộtphần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng Như vậy, công tác Văn thưgắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt độngquản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lýNhà nước, do đó công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệuquả hoạt động của cơ quan

2.1.2.2 Ý nghĩa:

a) Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác nhữngthông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vịnói riêng

Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Thông tinphục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thôngtin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản

b) Làm tốt công tác văn thư góp phần giải quyết công việc của cơ quan đượcnhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ

gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ giảm bớtgiấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc tráipháp luật.

c) Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của

cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong cơquan Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nộidung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cầnthiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quanmột cách chân thực

d) Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làmtốt công tác lưu trữ

Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ

sơ tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơquan Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việclập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bảncàng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng tăng lên bấy nhiêu; đồngthời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghĩa vụ Ngượclại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng

hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ trong việctiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm co tài liệu phông Lưu trữ Quốc gia khônghoàn chỉnh

2.1.3 Những yêu cầu đối với công tác Văn thư

Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư đối với cơ quan, tổchức, văn thư giúp cho quản lý công việc của cơ quan nhanh chóng, đảm bảo choviệc cung cấp thông tin cho hoạt động của các cơ quan được đầy đủ Từ đó giúpcho Văn phòng làm nhanh chóng công việc của mình, giúp cho quá trình thammưu cho lãnh đạo, quản lý hậu cần được tốt hơn Do đó, công tác Văn thư đòi hỏinhững yêu cầu rất chặt chẽ sau:

2.1.3.1 Nhanh chóng

Trong bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào thì yêu cầu nhanh chóng có ý nghĩa

quan trọng trong quyết định sự thành công của cơ quan, tổ chức Nhưng đối vớicông tác Văn thư thì yêu cầu nhanh chóng được coi như là một nguyên tắc tronghoạt động của cơ quan Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rấtnhiều vào hoạt động của công tác Văn thư, nếu quá trình này diễn ra nhanh chóngthì thông tin sẽ đến kịp thời với các đơn vị giải quyết văn bản và nó sẽ tạo điềukiện nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan

2.1.3.2 Chính xác

Cùng với yêu cầu nhanh chóng trong quá trình hoạt động Văn thư của cơquan, tổ chức thì yêu cầu chính xác cũng không kém phần quan trọng Nội dungcủa văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết công việc không tráivới các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, văn bản ban hành phải có đầy đủcác thành phần thể thức do Nhà nước quy định Về quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ,tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của công tác Văn thư phải đảm bảo chính xác từviêc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quyết và quản lývăn bản đều phải theo những quy định của pháp luật

2.1 3.3 Bí mật

Do xuất phát từ đặc thù của một số lĩnh vực hoạt động nhất định, nên tronghoạt động của mình công tác Văn thư đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu bí mật để chohoạt động của cơ quan được hiệu quả và giữ gìn được bí mật Nhà nước Trong quátrình xây dựng văn bản của cơ quan, tổ chức việc giải quyết văn bản, bố trí làmviệc của các cán bộ Văn thư của cơ quan phải đảm bảo yêu cầu đã quy định trong

bí mật Nhà nước Giữ gìn bí mật của cơ quan tổ chức là sự thàng công của mỗi cơquan đó

2.1.3.4 Hiện đại

Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc

sử dụng các phương tiện kỹ thuật và tổ chức văn phòng hiện đại Vì vậy, yêu cầuhiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo chocông tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suấtchất lượng cao Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành nhu cầucấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công

nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan Cần tránh tưtưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phátminh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư.

2.1.4 Hình thức tổ chức Văn thư

Hình thức tổ chức Văn thư có tầm ảnh hưởng không nhỏ đến toàn bộ quátrình xử lý văn bản, giấy tờ cơ quan đến kết quả hoạt động của cơ quan đến kết quảhoạt động của cơ quan, do đó trong từng cơ quan, tổ chức phải lựa chọn hình thứccông tác Văn thư cho phù hợp trên cơ sở phân tích cơ cấu tổ chức, số lượng vănbản đi và đến, chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan Có rất nhiều hình thức tổchức công tác Văn thư nhưng thông thường người ta áp dụng ba hình thức tổ chức

là hình thưc tổ chức tập trung, hình thức tổ chức phân tán và hình thức tổ chức hỗnhợp

Hình thức Văn thư tập trung: được áp dụng hầu hết các tác nghiệp chuyênmôn, công tác Văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị, hình thức này thôngthường được áp dụng tại một cơ quan, đơn vị có cơ cấu ít phức tạp, có quy mô nhỏ,

số lượng văn bản ít

Hình thức Văn thư phân tán: được áp dụng khi hầu hết các khâu nghiệp vụđược giải quyết ở các sở đơn vị, tổ chức trực thuộc cơ quan, đơn vị có cơ cấu phứctạp, nhiều văn bản đi và đến có nhiều cơ sở cách xa nhau

Hình thức Văn thư hỗn hợp: được áp dụng khi một số khâu nghiệp vụ chủyếu như đánh máy, sao, in, đăng ký văn bản, tổ chức thực hiện ở một số nơi, còncác khâu nghiệp vụ như theo dõi, giải quyết văn bản lưu trong quá trình thực hiện

ở các đơn vị, bộ phận khác của cơ quan, hình thức này thông thường được áp dụngtại các cơ quan, tổ chức trong hệ thống hành pháp quản lý hành chính Nhà nước

2.1.5 Nội dung của công tác văn thư

- Soạn thảo và ban hành văn bản

- Quản lý và giải quyết văn bản đến

- Quản lý và giải quyết văn bản đi

- Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Quản lý và sử dụng con dấu

2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư của Văn phòng HĐND – UBND huyện Đà Bắc

Biên chế công tác văn thư: Phòng văn thư của của cơ quan được một cán bộ

chuyên trách đảm nhiệm có trình độ chuyên môn và văn hóa ngoài ra còn có phẩmchất trung thực, tỉ mỉ, luôn giữ bí mật trong công việc

Cơ sở vật chất của phòng văn thư bao gồm: Hai tủ đựng hồ sơ tài liệu dùng

để lưu các văn , hai bàn làm việc, một máy vi tính cá nhân, một máy in, một máyfax, một máy điện thoại Ngoài ra còn có các đồ văn phòng phẩm phục vụ cho

công tác văn thư (Phụ lục 09).

2.2.1 Tổ chức quản lý về công tác văn thư

Qua tìm hiểu, Ngoài các văn bản của Nhà nước quản lý về công tác văn thưthì UBND huyện Đà Bắc có ban hành văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ

là quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện Đà Bắc (ban hành kèm theo Quyết định số 01/2014/QĐ-UBND ngày 03 tháng 4 năm 2014 của Uỷ ban nhân dân huyện Đà Bắc) (Phụ lục 12).

2.2.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

UBND huyện Đà Bắc sử dụng hình thức tổ chức văn thư hỗn hợp cụ thể làvừa có văn thư chung của toàn cơ quan đặt trực thuộc tại Văn phòng, vừa bố trí bộphận hoặc cán bộ chuyên trách, kiêm nghiệm công tác văn thư ở các đơn vị trựcthuộc Giữa văn thư cơ quan và văn thư của các đơn vị có sự phân công cụ thể về

xử lý văn bản ví dụ như: Văn thư cơ quan có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản do cácnơi gửi tới, chuyển giao văn bản ra ngoài, theo dõi việc giải quyết văn bản quantrọng, còn văn thư ở các đơn vị có nhiệm vụ tiếp nhận, vào sổ văn bản đến gửiriêng cho đơn vị, theo dõi việc giải quyết các văn bản có nội dung liên quan đếnchức năng, nhiệm vụ của đơn vị

2.2.3 Công tác xây dựng và ban hành văn bản.

a) Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan

Hội đồng nhân dân có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luậtlà: Nghị quyết

Uỷ ban nhân dân có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật