Công tác văn thư tại phòng quản lý – tổng hợp viện công nghệ thông tin việt nam

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 3 2. Mục tiêu của đề tài. 3 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo . 4 5. Phương pháp nghiên cứu. 5 6. Bố cục của đề tài. 5 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 6 1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệ thông tin 6 1.1.1 Sự ra đời 6 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Viện Công Nghệ Thông Tin. 7 1.1.3 Ban lãnh đạo 8 1.1. 4 Cơ cấu tổ chức . 8 1.1.5 Các hoạt động thường xuyên của Viện. 9 1.1.6 Những thành tựu nổi bật của Viện Công Nghệ Thông Tin. 10 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Viện Công nghệ thông tin. 10 1.2.1. Khảo sát về công tác văn thư. 12 1.2.1.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu, nhược điểm). 12 1.2.1.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiêm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 13 1.2.2. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 15 1.3 Tìm hiểu vị trí chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu và quyền hạn của phòng Quản lý tổng hợp – Viện công nghệ thông tin. 16 1.3.1 Vị trí và chức năng 16 1.3.2. Nhiệm vụ. 17 1.3.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng Quản lý tổng hợp. 19 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 33 2.1. Tìm hiểu về công tác Văn thư của Phòng Quản lý Tổng hợp Viện Công nghệ Thông tin. 33 2.1.1 Mô hình tổ chức văn thư 33 2.1.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Viện. 34 2.1.3. Công tác quản lý văn bản. 38 2.1.4 Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 49 2.1.5 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị. 50 2.1.5.1 Nội dung lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu của mỗi hồ sơ. 50 2.1.5.2. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan 51 2.1.5.3. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành 52 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 53 3.1 Đánh giá chung 53 3.1.1 Ưu điểm 53 3.1.2 Nhược điểm 54 3.2. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 54 KẾT LUẬN 56 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 3

2 Mục tiêu của đề tài 3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Nguồn tài liệu tham khảo 4

5 Phương pháp nghiên cứu 5

6 Bố cục của đề tài 5

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 6

1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệ thông tin 6

1.1.1 Sự ra đời 6

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Viện Công Nghệ Thông Tin 7

1.1.3 Ban lãnh đạo 8

1.1 4 Cơ cấu tổ chức 8

1.1.5 Các hoạt động thường xuyên của Viện 9

1.1.6 Những thành tựu nổi bật của Viện Công Nghệ Thông Tin 10

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Viện Công nghệ thông tin 10

1.2.1 Khảo sát về công tác văn thư 12

1.2.1.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu, nhược điểm) 12

1.2.1.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiêm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 13

1.2.2 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 15

1.3 Tìm hiểu vị trí chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu và quyền hạn của phòng Quản lý tổng hợp – Viện công nghệ thông tin 16

1.3.1 Vị trí và chức năng 16

1.3.2 Nhiệm vụ 17

1.3.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng Quản lý tổng hợp 19

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 33

2.1 Tìm hiểu về công tác Văn thư của Phòng Quản lý Tổng hợp Viện Công nghệ Thông tin 33

2.1.1 Mô hình tổ chức văn thư 33

2.1.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Viện 34

2.1.3 Công tác quản lý văn bản 38

2.1.4 Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 49

2.1.5 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị 50

2.1.5.1 Nội dung lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu của mỗi hồ sơ 50

2.1.5.2 Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan 51

2.1.5.3 Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành 52

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 53

3.1 Đánh giá chung 53

3.1.1 Ưu điểm 53

3.1.2 Nhược điểm 54

3.2 Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 54 KẾT LUẬN 56 PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Công tác văn phòng là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục

vụ công tác quản lý tổ chức điều hành hoạt động của cơ quan Làm tốt công tácvăn phòng sẽ đảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ quản lýcủa mỗi cơ quan, góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác,chất lượng

Trong công cuộc đổi mới, thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa đấtnước Làm tốt công tác văn phòng, cắt bỏ tốt các thủ tục hành chính rườm già,không thật sự cần thiết để góp phần thúc đẩy công việc được giải quyết nhanhchóng, hiệu quả nhất đang là vấn đề đặt ra đối với Đảng và Nhà nước

Xuất phát từ tinh thần đào tạo, học hỏi và áp dụng nhằm nâng cao hiệusuốt công việc đồng thời để góp phần đổi mới, HĐH bộ măt Văn phòng nóichung thì việc đào tạo đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng có đầy đủ phẩmchất, trình độ, chuyên môn nghiệp vụ là yêu cầu cần thiết của thực tế cần triểnkhai thực hiện có hiệu quả Đây cũng là lý do vì sao sau khi được tiếp thu kiếnthức cơ bản về lý luận, sinh viên các trường ĐH, CĐ nói chung cũng nhưTrường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng được nhà trường cho phép liên hệ thựctập tại cơ quan để bồi dưỡng tiếp thu kinh nghiệm trên cơ sở đó vận dụng linhhoạt những kiến thức đã được học trong trường vào thực tế công việc

Là một trong những trường đào tạo có uy tín về chuyên ngành thuộc lĩnhvực khoa học xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội rất chú trọng việc đào tạo

kỹ năng, trang bị những kiến thúc cần thiết không chỉ trên lý luận mà còn dựatrên cơ sở thực tế để sinh viên sau khi trường có đầy đủ hành trang và các kỹnăng cần thiết cho quá trình làm việc thực tế sau này Hàng năm trường đều giớithiệu các sinh viên đi thực tập tại các đơn vị hành chính hoặc các doanh nghiệptrên cả nước, để các sinh viên có cơ hội cọ sát thực tế, tiếp thu thêm các kiếnthức bổ ích mà trong sách vở không có được

Được sự phân công của Khoa “ Quản trị văn phòng ”và được sự đồng ýtiếp nhận của Ban Quản lý Phòng “ Quản lý tổng hợp”- Viện công nghệ thôngtin – Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam Em đã đến thực tập tại Phòng “

Quản lý tổng hợp – Viện công nghệ thông tin” có trụ sở tại số 18 đường HoàngQuốc Việt – Cầu Giấy - Hà Nội từ ngày 04/01/2016 đến ngày 11/03/2016.

Trong thời gian thực tập tại Viện công nghệ thông tin - Viện Hàn lâmKhoa học công nghệ Việt Nam Em hiểu rằng đợt thực tập này là một thời gianrất quý báu để em có thể tiếp thu thêm nhiều kiến thức cũng như kinh nghệmquý báu Để thực hiện tốt kế hoạch thực tập của trường đề ra, bản thân em phải

nỗ lực không ngừng để vừa hoàn thành nhiệm vụ thực tập tại cơ quan đồng thờiphải gắn kết, sâu chuỗi được những lý thuyết đã học tại trường vào thực tế côngviệc mốt cách thuần thục nhất

Tuy còn gặp nhiều khó khăn trong việc áp dụng những kiến thức đã họcvào thực tế, song nhờ sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô trong trường và cáccán bộ, công chức trong cơ quan Em đã hoàn thành công việc thực tập củamình một cách có hiệu quả và học hỏi được nhiều kinh nghiệm bổ ích

Qua đây em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới thầy cô giáo của KhoaQuản trị Văn phòng, các cán bộ, công chức phòng “ Quản lý tổng hợp – Việncông nghệ thông tin " - Viện Hàn lâm Khoa học công nghệ Việt Nam đã giúp đỡ

em hoàn thành đợt thực tập này Mặc dù bản thân em có nhiều cố gắng, xong dothời gian có hạn, vốn kiến thức còn hạn chế nên bản báo các thực tập của emkhông tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được những ý kiến đónggóp của thầy cô và các cán bộ, công chức phòng Quản lý tổng hợp – Viện côngnghệ thông tin - Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam để bản báo cáocủa em được hoàn chỉnh tốt hơn

Em xin trân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 12 tháng 03 năm 2016

Sinh viên

Hoàng Thị Thu

Trong bất kì cơ quan tổ chức nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quantrọng giữa các doanh nghiệp các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân Vìvậy công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các đơn vịhành chính sự nghiệp, bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối

là bộ phận văn thư lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả

Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tácvăn thư lưu trữ nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn của ngành, trong quátrình thực tập tại Viện Công nghệ thông tin em xin chọn đề tài : “ Tìm hiểu vềcông tác văn thư của Viện Công nghệ thông tin – Viện Hàn lâm khoa học vàcông nghệ Việt Nam”

2 Mục tiêu của đề tài.

Đề tài của bài thực tập tốt nghiệp nhằm đạt được những mục tiêu nghiêncứu sau:

- Tìm hiêu những vấn đề cơ bản của công tác văn thư

- Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư tại Viện công nghệthông tin, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cầnnghiên cứu và giải quyết đối với Văn thư Viện

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của bài báo cáo thực tập tốt nghiệp vềvăn thư và thực tiễn các hoạt động văn thư tại Viện Công nghệ thông tin – ViệnHàn lâm khoa học công nghệ Việt Nam bao gồm :

- Nghiên cứu lịch sử hình thành

- Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Viện Công nghệ thông tin

- Thực trạng hoạt động của Văn phòng Viện công nghệ thông tin

- Đánh giá các hoạt động của Văn thư tại Viện về ưu điểm và hạn chế

4 Nguồn tài liệu tham khảo

* Tài liệu để hoàn thành bài báo cáo được lấy ở một số nguồn tài liệu.

1 Tài liệu qua Internet:

+ Website của Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam;

2 Tài liệu bằng văn bản.

+ Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Vănphòng Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam;

+ Quyết định số 1601/QĐ-VHL ngày 24/9/2015 của Viện Hàn lâm Khoahọc và Công nghệ VN về việc Ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ;

+ Thông tư số 01/ 2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

+ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướngdẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.;

+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư và Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổimột số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư;

+ Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an hướngdẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 củaChính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước;

+ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy địnhchi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước;

+ Ngoài ra để hoàn thành bài báo cáo, tác giả còn tham khảo một số bàibáo cáo thực tập của các khóa trước chuyên ngành Quản trị Văn phòng, tạiTrung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Nội vụ hà Nội

5 Phương pháp nghiên cứu.

Bài báo cáo sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp duy vật biện chứng

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp điều tra khảo sát

- Phương pháp thông kê

6 Bố cục của đề tài.

* Báo cáo gồm có 3 phần chính.

Phần I Khảo sát công tác Văn phòng của Viện Công nghệ Thông tin Việt

Nam

Phần II Tìm hiểu về công tác Văn thư tại Phòng Quản lý – Tổng hợp

Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam

Phần III Kết luận và đề xuất, kiến nghị.

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệ thông tin

 Ban Điều khiển học thành lập năm 1973

 Năm 1993 cùng với Trung tâm nghiên cứu hệ thống và quản lý, Trungtâm toán ứng dụng và tin học (thành phố Hồ Chí Minh) hợp nhất thành Viện

Công nghệ Thông tin (CNTT).

 Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động KHCN số 207, ngày 10/12/1993của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường

 Viện là đơn vị nghiên cứu, triển khai và ứng dụng công nghệ thông tinlớn nhất ở Việt Nam

 Viện có 200 cán bộ với hơn 50 tiến sĩ khoa học và tiến sĩ, hơn 20 giáo

sư và phó giáo sư

 Viện là trung tâm mạng của Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam.Viện có Công ty NetNam cung cấp, triển khai các giải pháp, dịch vụ về mạng vàInternet

 Viện là đơn vị đào tạo tiến sĩ về công nghệ thông tin lớn nhất cả nước.Viện đã đào tạo hơn 50 tiến sĩ cho các trường Đại học, Viện nghiên cứu và Bộngành ở Việt Nam Hàng năm số nghiên cứu sinh của Viện thường xuyên trên

 Nghiên cứu các vấn đề cơ bản của tin học, cơ sở toán học, tự động hóa

và kỹ thuật của công nghệ thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin trong các hệthống kinh tế - xã hội và trong tự động hoá sản xuất

 Thiết kế, chế tạo các sản phẩm của CNTT và tự động hóa, đặc biệt làcác sản phẩm phần mềm

 Triển khai ứng dụng các kết quả nghiên cứu trong sản xuất đời sống,chuyển giao công nghệ tiên tiến thuộc các lĩnh vực nói trên

 Thẩm định, tư vấn và dịch vụ kỹ thuật các đề án, dự án trong lĩnh vực

LÃNH ĐẠO VIỆN QUA CÁC THỜI KỲ

1 GS TSKH Bạch Hưng Khang, Viện trưởng: 1993-2002

2 PGS TS Nguyễn Gia Hiểu, Phó Viện trưởng: 1993-1998

3 PGS TS Lê Hải Khôi, Phó Viện trưởng: 1997-2002, Viện trưởng:2002-2006

4 TS Vũ Văn Khiết, Phó Viện trưởng: 2001-2003

5 PGS TS Lương Chi Mai, Phó Viện trưởng: 2001 - 2013

6 PGS TS Vũ Đức Thi, Phó Viện trưởng: 2003-2006, Phụ trách Viện,

Q Viện trưởng: 2006 - 2010

7 PGS.TS Thái Quang Vinh, Phó Viện trưởng: 2007- 2010, Viện trưởng

2010 đến nay

8 Ths Nguyễn Thị Lê Thu, Phó Viện trưởng 2009 - 2014

9 TS Nguyễn Trường Thắng, Phó Viện trưởng 12/2012 đến nay

10 TS Nguyễn Đức Dũng, Phó Viện trưởng 8/2014 đến nay

1.1 4 Cơ cấu tổ chức

* Cơ cấu tổ chức Viện Công nghệ Thông tin bao gồm ban lãnh đạo Viện,Hội đồng khoa học và các phòng chuyên môn, trong đó ban lãnh đạo bao gồm:

+ Viện trưởng: TS.NCVC Nguyễn Trường Thắng

+ Phó Viện trưởng: ThS.NCVC Nguyễn Thu Anh

+ Phó Viện trưởng: TS NCVC Nguyễn Đức Dũng

Hội đồng khoa học có 20 thành viên gồm ban lãnh đạo :

+ Chủ tịch: PGS.TS Lương Chi Mai

+ Phó chủ tịch: PGS.TS Thái Văn Vinh

+ Phó chủ tịch: PGS.TS Đặng Văn Đức

+ Thư ký: TS Nguyễn Như Sơn.

Viện có 01 Trung tâm, 02 đơn vị quản lý nghiệp vụ và 18 phòng chuyênmôn thực hiện các chức năng Quản lý và nghiên cứu khoa học trong lĩnh vựcCông nghệ thông tin

*Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Viện Công Nghệ Thông Tin

(Xem phụ lục 1)

1.1.5 Các hoạt động thường xuyên của Viện.

 - Đào tạo tiến sĩ về CNTT, TĐH kết hợp đào tạo đại học và cao học vớicác trường ĐH Công nghiệp Hà Nội, ĐH Thái Nguyên và ĐH Công nghệ HàNội

 - Tham gia đấu thầu và thực hiện các hợp đồng triển khai ứng dụngCNTT, TĐH ở các Bộ, ngành và các địa phương

 - Thực hiện các đề tài khoa học các loại: đề tài KHCN cấp nhà nước, đềtài NCCB cấp nhà nước, đề tài cấp Viện KHCNVN và các đề tài cấp cơ sở

 - Thực hiện hợp tác khoa học với các trường ĐH và các viện nghiên cứunước ngoài

 - Nghiên cứu phát triển các công nghệ tính toán hiện đại: tính toán lưới

và điện toán đám mây…

 - Thực hiện dự án của EU về Thiết kế và xây dựng hệ thống tin học quản

lý các trường học (SREM)

 - Thực hiện các hợp đồng xây dựng, nâng cấp và triển khai ứng dụng cácchương trình quản lý ngân sách của Bộ Tài chính

 - Hợp đồng gia công phần mềm cho Nhật Bản

1.1.6 Những thành tựu nổi bật của Viện Công Nghệ Thông Tin.

 - Thực hiện nhiều đề tài nghiên cứu cơ bản và KHCN cấp Nhà nướctrong lĩnh vực CNTT và tự động hóa, phục vụ các lĩnh vực quản lý, KT-XH và

 - Hợp tác quốc tế: Hợp tác chặt chẽ với các trường đại học và việnnghiên cứu của Nhật Bản, Hoa Kỳ, Hàn Quốc, Châu Âu và một số quốc gia Châu

Á khác

* Một số sản phẩm phần mềm:

1.VnDOCR – phần mềm nhận dạng chữ Việt in

2.MarkRead – phần mềm nhập tự động phiếu điều tra

3.VnOnline – phần mềm nhận dạng chữ viết tay trực tuyến cho Tablet PC4.VnVoice – hệ thống tổng hợp tiếng Việt

5.- Các hệ thống đo và điều khiển từ xa ứng dụng trong công nghiệp

6.- Dịch vụ tạo các chip đặc chủng cho các sản phẩm đo lường và điều khiển7.PopMap – Hệ thông tin địa lý trợ giúp quyết định trong các hoạt độngdân số

8.- Ứng dụng dịch vụ hỗ trợ đối tượng nộp thuế trên mạng máy tính

9.- Mô hình và công cụ phát triển các hệ thống thông tin phục vụ quản lýhành chính

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Viện Công nghệ thông tin.

+ Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp.Một trong các yếu tố ảnh hưởng lớn tới hoạt động của cơ quan, đơn vị là ýchí của người lãnh đạo Sự thành bại của công việc phụ thuộc nhiều vào mức độđúng đắn trong quyết định quản lí của lãnh đạo Để góp phần giúp lãnh đạo đưa

ra các quyết định quản lí đúng đắn công tác tham mưu của văn phòng đóng vaitrò hết sức quan trọng

Văn phòngthực hiện chức năng tham mưu cho Lãnh đạo Viện về các lĩnhvực nhằm điều hành bộ máy tổ chức của cơ quan, giúp Lãnh đạo Viện thực hiệnđúng quy chế làm việc và chương trình công tác, giảm bớt công việc cho Lãnhđạo Viện Cụ thể như sau:

- Tham mưu cho lãnh đạo đẩy mạnh công tác đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng,

để nâng cao trình độnghiệp vụ của cán bộ, công chức

- Tham mưu tổ chức công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan VD: Vănphòng – Lãnh đạo Văn phòng đã tham mưu cho Lãnh đạo Viện trong việc banhành các văn bản quy định, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ chotoàn Viện Hàn lâm Khoa học công nghệ Việt Nam như: Quyết định số 2306/QĐ-KHXH ngày 30 tháng 12 năm 2014 của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hộiViệt Nam ban hành Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của Viện Hàn lâm Khoahọc xã hội Việt Nam Quyết định Ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tàiliệu của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

- Tham mưu trong việc tổ chức quản lý, quy trình thủ tục xây dụng và banhành văn bản

- Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng các quy chế mới cần thiết cho cơ quan,Văn phòng

- Văn phòng tổng hợp và xử lý thông tin chính xác, kịp thời từ nhiềunguồn khác nhau để tổng hợp và tham mưu cho Lãnh đạo sẽ đảm bảo tính kháchquan khi thực hiện công việc, giúp cho hoạt động của cơ quan và các đơn vị tiếnhành liên tục, thông suốt, giúp Lãnh đạo Viện nắm bắt được tình hình hoạt độngcủa cơ quan cụ thể và thường xuyên, từ đó đưa ra những quyết định quản lý đúngđắn, phù hợp với tình hình thực tiễn

- Tham mưu cho Lãnh đạo về việc nhận xét, đánh giá thi đua khen thưởngcủa các phòng, ban

- Tham mưu (Xây dựng kế hoạch) trong việc tổ chức các chuyến đi côngtác cho lãnh đạo Viện khoa học công nghệ thông tin

- Tham mưu trong việc tổ chức các hội nghị, hội thảo, các cuộc hội họpquan trọng.

+Trong công tác giúp việc và đảm bảo hậu cần:

- Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc theo tuần, tháng, quý ,năm cho các đơn vị phòng ban trực thuộc Viện khoa học công nghệ thông tin

- Luôn dõi theo, chú ý, đôn đốc trợ giúp các phòng ban đơn vị về côngviệc, chương trình, kế hoạch

- Tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách đến Viện trong phạm viquyền hạn cho phép, không vượt quá giới hạn mà Viện đã qui định

- Đăm bảo cơ sở vật chất như phòng làm việc, trang thiết bị, máy móc…

VD như hệ thống máy tính của các phòng ban trong Viện đã quá cũ, lỗi thờikhông đáp ứng được yêu cầu công việc Văn phòng xẽ tham mưu cho lãnh đạoViện thay mới hệ thống máy tính đó để nâng cao hiệu quả công việc

Văn phòng có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của cơ quan, là

bộ phận trực tiếp thực hiện chức năng tam mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảohậu cần Văn phòng thực hiện tốt chức năng này thì cơ quan mới có thể hoạtđộng nhịp nhang và đạt hiệu quả cao trong công việc

1.2.1 Khảo sát về công tác văn thư.

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin băng vản bản phục vụcho lãnh đạo trong việc chỉ đạo, quản lí, điều hành các hoạt đông của cơ quan, tổchức

Công tác văn thư bao gồm các hoạt động chính như: Xây dựng và banhành văn bản, quản lí văn bản đi – đến, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơquan, quản lí và sử dụng con dấu

1.2.1.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu, nhược điểm).

Trong quá trình thực tập, em nhận thấy Viện Công nghệ thông tin đã ápdụng mô hình tổ chức văn thư hỗn hợp, trong Viện vừa có bộ phận Văn thư –Hành chính thuộc Phòng Quản ly tổ chức trực thuộc Văn phòng, bộ phận nàyphụ trách chung công tác Văn thư của toàn Viện, vừa có bộ phận Văn thư trong

các đơn vị trong Viện.

Tổ chức công tác văn thư theo hình thức hỗn hợp có rất nhiều điểm ưu việtsong cũng có một số điểm hạn chế cần phải khắc phục

+ Ưu điểm:

- Tạo ra tính chuyên môn hóa trong quá trình tổ chức, giải quyết công việc

- Tạo sự thống nhất trong công tác quản lí, xây dựng và ban hành văn bản,quản lí văn bản đi – đến, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, quản lí

và sử dụng con dấu

- Giảm bớt khối lượng và áp lực công việc cho văn thư cơ quan

- Hiệu quả công việc được nâng lên do công việc được giải quyết kịp thời

- Xác định rõ trách nhiệm cho từng bộ phận tạo điều kiện cho công tácquản lí được dễ dàng

- Nâng cao tinh thần tự giác và trách nhiệm của nhân viên

+ Lãnh đạo đã ban hành, phổ biến các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về côngtác văn thư:

- Trong công tác xây dựng và ban hành văn bản

Chánh Văn phòng đã ban hành Quyết định số 634/QĐ-VP ngày 25 tháng 6năm 2008 của Văn phòng Viện Khoa học công nghệ Việt Nam về việc Ban hànhQuy trình Ban hành Văn bản( đến nay vẫn còn hiệu lực) đã giúp cho việc xâydựng và ban hành văn bản được thuận lợi

Lãnh đạo văn phòng còn chỉ đạo cán bộ văn thư thực hiện đúng quy địnhtại Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ vềhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Ngoài ra văn bảntrước khi được ban hành phải kiểm tra nghiêm túc về thể thức và kĩ thuật trìnhbày

- Trong công tác quản lí văn bản đi – đến

Văn bản đi: Chánh Văn phòng giao nhiệm vụ cho cán bộ văn thư quản líchăt chẽ tất cả các văn bản đi Mọi văn bản đi đều phải được đăng ký tại bộ phậnvăn thư để nhân viên kiểm tra thể thức, làm thủ tục phát hành

Văn bản đến: Chánh Văn phòng đã ban hành Quyết định số 1001/QĐ-VPngày 09 tháng 9 năm 2008 của Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học công nghệViệt Nam về việc ban hành Quy trình Quản lí văn bản đến Viện Hàn lâm Khoahọc công nghệ Việt Nam(đến nay vẫn còn hiệu lực) Việc ban hành quyết địnhnày giúp cho hoạt động quản lí và giải quyết văn bản đến được dễ dàng, nhanhchóng và hiệu quả

- Trong công tác quản lí và sử dụng con dấu

Chánh văn phòng đã ban hành Quyết định số 1710/QĐ-VP ngày 21 tháng

12 năm 2007 của văn phòng Viện Khoa học công nghệ Việt Nam về việc banhành Quy chế quản lí Văn bản, quản lí và sử dụng con dấu do Văn phòng ViệnKhoa học công nghệ Việt Nam quản lí (đến nay vẫn còn hiệu lực) giúp cho côngtác quản lí và sử dụng con dấu đúng quy định của pháp luật

-Trong công tác lập hồ sở hiện hành:

Lãnh đạo Văn phòng đã rất chú trọng đến việc theo dõi và có các ý kiếnchỉ đạo giúp hồ sơ tài liệu được đầy đủ, ít bị phân tán, thất lạc

+ Lãnh đạo Văn phòng luôn có ý thức cập nhật và bổ biến các văn bản mớicủa Nhà nước quy định về công tác văn thư, cho nên công tác văn thư của Viện

luôn được làm theo đúng quy định của pháp luật.

+ Lãnh đạo Văn phòng còn rất chú trọng cho các nhân viên làm công tácvăn thư thường xuyên được đi tập huấn năng cao trình độ

Tuy công tác chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo văn phòng về công tác vănthư đã đạt được nhiều thành công song vẫn còn những hạn chế cần phải khắcphục như công tác chỉ đạo nhiều khi chậm, công tác kiểm tra nhiều khi còn lỏnglẻo

1.2.2 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.

Lãnh đạo đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác Lưu trữ đối vớicác hoạt động của Việnvà là nguồn tài liệu nộp vào lưu trữ nhà nước vì vậy lãnhđạo Viện đãquan tâm chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc và ban hành nhiều văn bản quyđịnh về các nghiệp vụ Lưu trữ giúp cho hoạt động Lưu trữ đi vào nề nếp hơn

- Công tác thu thập, bổ sung tài liệu đã được tiến hành tương đối tốt, phầnlớn các phòng ban đã có ý thức tự giác giao nộp tài liệu theo quy định Tài liệukhông bị phân tán, đảm bảo thu thập tài liệu theo khối phông lưu trữ

- Đa số tài liệu thu về được chỉnh lí và lập thành hồ sơ luôn

- Việc xác định giá trị tài liệu đã được tiến hành chặt chẽ hơn Hội đồngxác định giá trị tài liệu được thành lập để xác định chính xác giá trị tài liệu lưutrữ trước khi quyết định hủy các tài liệu hết giá trị

- Tài liệu được bảo quản trong điều kiện tương đối tốt

- Việc phụ vụ khai thác, tra cứu tài liệu luôn được phục vụ nhanh chóng,kịp thời và chính xác

Nhờ có được sư quan tâm của Lãnh đạo Viện nói chung và Lãnh đạo Vănphòng nói riêng ma công tác lưu trữ của Viện công nghệ thông tin đã có nhiềutiến bộ và đạt được những kết quả nhất định Hiên nay trong kho lưu trữ của Viện

có rất nhiều tài liệu có giá trị phục vụ cho công tác nghiên cứu của cán bộ, côngchức trong Viện cũng như các nhà khoa học nghiên cứu về lĩnh vực khoa học xãhội trong cả nước

Nhưng bên cạnh đó công tác chỉ đạo vẫn còn một số các hạn chế như doLãnh đạo thường xuyên phải đi công tác cho nên công tác chỉ đạo, điều hành

công việc nhiều khi còn chưa kịp thời làm chậm tiến độ giải quyết công việc,mặc dù ban hành nhiều văn bản nhưng việc kiểm tra, đôn đốc thực hiện các vănbản đó chưa được thực hiện tốt.

Viện Hàn lâm Khoa học công nghệ Việt Nam đã ban hành một số văn bảnchỉ đạo về công tác lưu trữ và vẫn còn hiệu lực thi hành đến hiện nay như:

- Quyết định số 2306/QĐ-KHXH ngày 30 tháng 12 năm 2014 của Chủ tịchViện Hàn lâm Khoa học công nghệ Việt Nam ban hành Quy chế Công tác vănthư, lưu trữ của Viện Hàn lâm Khoa học công nghệ Việt Nam

- Quyết định số 2329/ QĐ-KHXH ngày 31 tháng 12 năm 2014 của Chủtịch Viện Hàn lâm Khoa học công nghệ Việt Nam về việc ban hành Bảng thờihạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Viện Hàn lâm Khoa học công nghệ Việt Nam

Các quy chế, nội quy về công tác lưu trữ của Viện Hàn lâm Khoa học côngnghệ Việt Nam được thực hiện theo Luật Lưu trữ

1.3 Tìm hiểu vị trí chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu và quyền hạn của phòng Quản lý tổng hợp – Viện công nghệ thông tin.

1.3.1 Vị trí và chức năng

Phòng Quản lý Tổng hợp là đơn vị trực thuộc Viện Công nghệ Thông tinViệt Nam chó chức năng giúp Chủ tịch Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam(sau đây gọi tắt là Chủ tịch Viện) trong công tác chỉ đạo, điều hành các hoạtđộng chung của Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam; giúp Chủ tịch Viện điềuhòa, phối hợp hoạt động của các đơn vị, phòng ban thuộc Viện Công nghệThông tin Việt Nam; tổ chức thực hiện công tác hành chính, lưu trữ; quản lý tàichính, tài sản của các đơn vị tài chính thuộc Phòng Quản lý Tổng hợp; bảo đảmphương tiện, điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt động của Lãnh đạoViện Công nghệ Thông tin Việt Nam, các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện vàkhối Văn phòng dân Đảng

Phòng Quản lý Tổng hợp có con dấu riêng, có tài khoản tiền Việt Nam vàtài khoản ngoại tệ tại ngân hàng theo quy định của nhà nước

Phòng Quản lý Tổng hợp có Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ ChíMinh Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh có con dấu riêng, có tài

khoản tiền Việt nam và tại khoản ngoại tệ tại ngân hàng theo quy định của nhànước.

1.3.2 Nhiệm vụ.

* Phòng Quản lý Tổng hợp có những nhiệm vụ sau đây:

1 Xây dựng, trình Chủ tịch Viện kế hoạch công tác dài hạn, 5 năm vàhàng năm của Phòng Quản lý Tổng hợp; tham gia xây dựng chiến lược, quyhoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, 5 năm và hàng năm của Viện Công nghệTjhoong tin Việt Nam

2 Chủ trì hoặc tham gia xây dựng các đề án, dự thảo văn bản trong cáclĩnh vực thuộc phạm vi, quyền hạn của Phòng Quản lý Tổng hợp; tham gia thảmđịnh, góp ý các dự án, dự thảo văn bản do Chủ tịch Viện giao

3 Tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề

án, văn bản thuộc phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Quản lý Tổnghợp

4 Đảm bảo công tác pháp chế và tổ chức thực hiện các chỉ thị, quyết địnhcủa Chủ tịch Viện liên quan đến trách nhiệm của Phòng Quản lý Tổng hợp

5 Chủ trì, phối hợp với các đơn có liên quan thực hiện công tác tổng hợp,báo cáo, sơ kết, tổng kết định kỳ và đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ củaViệm theo quy định của Nhà nước và của Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam

6 Giúp Lãnh đạo Viện điều hành và quản lý các hoạt động của ViệnCông nghệ Thông tin Việt nam:

+ Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; kiểm tra và tham gia ý kiến về hồ sơ, tài liệu

đó trước khi trình Chủ tịch Viện xem xét, giải quyết;

+ Thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Viện Công nghệThông tin đến các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan và theo dõi, đôn đốcviệc thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo đó; sắp xếp, bố trí chương trình làm việccủa Lãnh đạo Viện Công nghệ Thông tin;

+ Thực hiện nhiệm vụ Người phát ngôn của Viện theo quy định của Nhànước và của Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam;

+ Làm đầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ giữa Viện Công nghệ

Thông tin với các cơ quan cấp trên, các đơn vị trực thuộc, các ngành, địaphương và các cơ quan, tổ chức khác;

+ Tổ chức các cuộc họp, làm việc với các đơn vị; chủ trì hoặc phối hợpvới các đơn vị liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu và các điềukiện để Lãnh đọa Viện đi công tác hoặc tham gia các hội nghị, hội thảo

7 Về công tác Hành chính, lưu trữ:

+ Tổ chức thực hiện công tác hành chính, lưu trữ, thông tin liên lạc và bảomật thông tin, tài liệu của cơ quan Viện Công nghệ Thông tin theo quy định củanhà nước và của Viện Công nghệ Thông tin;

+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cong tác hành chính, lưu trữ của các

đơ vị thuộc Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam

8 Thực hiện công tác lễ tân của Viện, phối hợp đớn tiếp các đoàn kháchquốc tế; tổ chức và phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo cấp Viện;sắp xếp, bố trí địa điểm họp cho các đơn vị thuộc Viện

9 Quản ký cơ sở hạ tầng, tài sản, cơ sở vật chất của Viện giao cho PhòngQuản lý Tổng hợp Giúp Chủ tịch Viện trong việc thực hiện các tác sửa chữa,xây dựng cơ bản của cơ quan Viện Công nghệ Thông tin

10 Bảo đảm phương tiện đi lại, cung cấp điện nước, thông tin liên lạc vàcác điều kiện làm việc khác của cơ quan Viện; thực hiện công tác: y tế, an toànthực phẩm, về sinh môi trường, bảo vệ, an ninh trật tự, an toàn, phòng chốngcháy nổ, quốc phòng, dân quân tự vệ trong Viện Công nghệ Thông tin ViệtNam

11 Quản lý nguồn kinh phí nhà nước giao, nguồn kinh phí nước ngoài tàitrợ, các nguồn khinh phí khác và thực hiện công tác kế toán – tài chính theophân cấp của Viện Công nghệ Thông tin và theo quy định của Nhà nước

12 Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế làm việc và cácQuy chế khác của Viện Công nghệ Thông tin theo quy định

13 Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin và hạ tầng hệ thống mạngtrong các lĩnh vực công tác của Phòng Quản lý Tổng hợp

14 Thực hiện việc sơ kết, tổng kết chế độ báo cáo, thống kê về các lĩnh

vực công tác của Phòng Quản lý Tổng hợp theo quy định của Nhà nước.

15 Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và quản lý công chức, viênchức, người lao động của Phòng Quản lý Tổng hợp theo quy định của Nhà nước

và của Viện Công nghệ Thông tin

16 Thực hiện nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện giao

1.3.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng Quản lý tổng hợp.

Trưởng phòng : TS: Nguyễn Thu Anh.

Phó trưởng phòng : Nguyễn Thế Công.

Danh sách các cán bộ trong phòng.

1 Nguyễn Thu Anh – Trưởng phòng;

2 Trần Đức Minh – Phó Trưởng phòng;

3 Nguyễn Thế Công – Phó Trưởng phòng;

4 Chu Thị Phương Chính – Chuyên viên;

5 Phạm Thị Thảo – Chuyên Viên;

6 Nguyễn Ngọc Tân – Chuyên Viên;

7 Nguyễn Văn Hợp – Chuyên Viên;

8 Trần Thị Liễu – Chuyên Viên;

9 Vũ Thị Thanh Thảo – Chuyên Viên;

10 Nguyễn Thị Vân – Chuyên Viên;

11 Vũ Thị Minh Nguyệt – Chuyên Viên;

12 Nguyễn Thị Hồng Nhung – Chuyên Viên;

1.4 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả các vị trí trong văn phòng

a Bản mô tả công việc của Trưởng phòng Quản lý Tổng hợp – Nguyễn Thu Anh.

Vị trí chức trách

Là lãnh đạo Phòng Quản lý Tổng hợp, thủ trưởng trực tiếpcủa Phòng, giúp Lãnh đạo Viện quản lý, điều hành và tổchức thực nhiệm vụ được Lãnh đạo cấp trên giao choPhòng

Trách nhiệm

Chịu trách nhiệm trước Viện trưởng, Phó Viện trưởng,lãnh đạo cấp trên, và trước pháp luật về toàn bộ hoạt độngcủa Phòng và việc thực hiện nhiệm vụ được giao

Nhiệm vụ

Trực tiếp lãnh đạo Phòng giúp Lãnh đạo cấp trên thực hiện

các công tác: tổng hợp, thi đua, tổ chức, cán bộ, quản trịhành chính, ứng dụng công nghệ thông tin và các nhiệm vụkhác do lãnh đạo Viện giao

Nhiệm vụ cụ thể

1 Chủ động tổ chức thực hiện những công việc thuộc chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng và những công việckhác do Viện trưởng, Phó Viện trưởng giao;

2 Phụ trách chung về hoạt động của Phòng và trực tiếp chỉđạo công tác cán bộ, tài chính, kế hoạch;

3 Phân công các Phó phòng và chuyên viên, nhân viênthực hiện nhiệm vụ; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắcnhở việc thực hiện nhiệm vụ được giao;

4 Tiếp nhận, xử lý các công văn đến hàng ngày do chuyênviên văn thư chuyển đến;

5.Chuẩn bị các chương trình hội nghị, các cuộc họp doViện tổ chức;

6 Tham dự các cuộc họp của lãnh đạo, ký các biên bản hội

nghị trước khi lưu trữ; các cuộc họp triển khai và công bốkết luận;

7 Cung cấp thông tin cho các đơn vị, phòng ban theo chỉđạo của lãnh đạo cấp trên;

8 Chủ động phối hợp với các Trưởng phòng các đơn vịchuyên môn để xử lý những vấn đề có liên quan đến nhữngcông việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của các phòng;

9 Giúp Lãnh đạo cấp trên kiểm tra, đôn đốc các phòngnghiệp vụ thực hiện các quy định về công tác nghiên cứu;

10 Vận động Cán bộ trong toàn thể Viện xây dựng, giữgìn đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc, thực hiện đạođức và văn hóa công vụ trong Viện Thay mặt tập thể côngchức, nhân viên Phòng đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo cơquan về nhân sự, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ côngtác; các giải pháp nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quảcông tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng của côngchức, nhân viên Phòng;

11 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Viện trưởng – phóViện trưởng giao phó

Quyền hạn

1 Được lãnh đạo Viện ủy quyền làm chủ tài khoản Ký cácchứng từ thu (nếu có) và chứng từ chi theo ủy quyền củalãnh đạo; xác nhận chi phụ cấp làm việc ngoài giờ, ngày lễ,ngày nghỉ đối với các công việc mang tính đột xuất, cấpbách và có thời gian nhất định; duyệt chi tạm ứng; duyệtcấp phát văn phòng phẩm; kinh phí hoạt động;…cho các đơn

vị chuyên môn nghiệp vụ;

2 Được Lãnh đạo ủy quyền ký thừa lệnh một số văn bảnthuộc thẩm quyền;

3 Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển, điều động …đối với công chức các đơn vị thuộc Viện;

4 Giải quyết chế độ nghỉ việc trong vòng một buổi làmviệc cho công chức, nhân viên Phòng.

Quan hệ công

tác

1 Báo cáo trực tiếp cho: Viện trưởng, Phó Viện trưởng;

2 Chịu sự giám sát trực tiếp của: Viện trưởng, Phó Việntrưởng, lãnh đạo cấp trên;

3 Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, đơn vị trongViện;

4 Với các Phòng, đơn vị giải quyết khiếu nại, tố cáo Chủđộng phối hợp để giải quyết vụ việc cụ thể thuộc phạm vinhiệm vụ được lãnh đạo Viện giao phó;

5 Với Lãnh đạo cấp trên khi được Lãnh đạo Viện phâncông phối hợp để giải quyết vụ việc cụ thể thuộc phạm vinhiệm vụ của Phòng

b Bảng mô tả công việc của Phó Trưởng phòng Quản lý Tổng hợp – Nguyễn Thế Công, Trần Đức Minh.

Vị trí chức trách

Phó Trưởng phòng là lãnh đạo phòng Quản lý Tổng hợp,giúp Trưởng Phòng điều hành một số mặt công tác theophân công của Trưởng phòng

Nhiệm vụ

Hàn lâm theo quy định;

- Phối hợp với bộ phận tổ chức cán bộ thực hiện đúng, kịpthời và chính xác các chế độ, chính sách, nâng lương,chuyển ngạch, bảo hiểm, … đối với cán bộ Viện;

- Hàng tháng, quý, sáu tháng, năm phải báo cáo Trưởngphòng tình hình hoạt động tài chính của Viện Thực hiện chế

độ kiểm quỹ tiền mặt theo đúng quy định

2 Công tác Văn thư – Lưu trữ:

- Đảm bảo công tác nhận và cập nhật vào chương trình theodõi trên máy vi tính các loại công văn đi - đến Công vănđến chuyển cho Trưởng phòng xử lý trong ngày, công văn đisau khi ký tên và đóng dấu phát hành phải nhanh chóng gửibưu điện chuyển đi (hoặc trực tiếp chuyển cho người nhận,

cơ quan nhận);

- Đảm bảo cập nhật tên hồ sơ lưu trữ vào chương trình theodõi trên máy vi tính Thực hiện công tác tiếp nhận, quản lý,lưu trữ bảo mật đúng quy định của Nhà nước, không để xảy

ra mất mát hoặc thất lạc hồ sơ; cung cấp hồ sơ, tài liệu kịpthời cho lãnh đạo và các phòng ban, phòng chuyên mônnghiệp vụ khi có yêu cầu phục vụ công tác

3 Công tác lái xe, bảo vệ, phục vụ:

- Điều phối xe phục vụ công tác của lãnh đạo và các phòngchuyên môn nghiệp vụ Đảm bảo an toàn tuyệt đối khi thamgia giao thông Thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng xe, đảmbảo phục vụ kịp thời trong công tác;

- Trang bị phương tiện làm việc cho các đồng chí lãnh đạo,các phòng nghiệp vụ Quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa trụ sởlàm việc, tài sản, thiết bị của cơ quan Chuẩn bị chu đáo cơ

sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị tiếp khách;

- Phối hợp với các phòng thanh tra, phòng chuyên môn

nghiệp vụ tổ chức tốt công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháytrong cơ quan;

- Tham dự các cuộc họp lãnh đạo, các cuộc họp triển khai vàcông bố kết luận thanh tra theo sự phân công của Trưởngphòng;

4 Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho chuyên viên, nhânviên thuộc Phòng về lĩnh vực chuyên môn được giao

5 Vận động công chức, nhân viên xây dựng, giữ gìn đoànkết giúp đỡ nhau trong công việc, thực hiện đạo đức và vănhóa công vụ trong cơ quan

6 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phâncông

7 Giúp Trưởng phòng quản lý điều hành nhân viên, chuyênviên, do mình phụ trách theo phân công của Trưởng phòng

8 Trực tiếp phân công Nhân viên, chuyên viên thực hiệnnhiệm vụ theo lĩnh vực công tác được Trưởng phòng giaophụ trách; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việcthực hiện nhiệm vụ được giao, cùng với Trưởng phòng chịutrách nhiệm quản lý, đào tạo, bồi dưỡng nhân viên để nângcao kiến thức, năng lực kinh nghiệm thông qua công tácthực tiễn

9 Xây dựng kế hoạch hàng năm, hướng dẫn nhân viên thựchiện

10 Đôn đốc các phòng nghiệp vụ thực hiện báo cáo định kỳ

về công tác hoạt động tham mưu theo dõi, tổng hợp, đánhgiá tình hình hoạt động toàn Viện

11 Thực hiện báo cáo tuần, báo cáo định kỳ, báo cáo độtxuất kịp thời, chính xác, đúng nội dung yêu cầu

12 Soạn thảo các chương trình, kế hoạch, thông báo, côngvăn, giấy triệu tập hội nghị,… Chuẩn bị nội dung phục vụ

các cuộc họp, hội nghị theo sự phân công.

13 Phối hợp với bộ phận tổ chức cán bộ và thi đua – khenthưởng trong công tác thi đua – khen thưởng để thực hiệnnhiệm vụ do Trưởng phòng giao

14 Theo dõi công tác thu hồi tiền, tài sản nộp vào Ngânsách Viện

15 Tham dự các cuộc họp lãnh đạo, các cuộc họp triển khai

và công bố kết luận theo sự phân công của Trưởng phòng

16 Phối hợp với các Phòng khác để xử lý những vấn đề cóliên quan đến những công việc thuộc phạm vi nhiệm vụđược Trưởng phòng giao

17 Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho thanh tra viên,chuyên viên, nhân viên thuộc Văn phòng về lĩnh vực chuyênmôn được giao

18 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phâncông

3 Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với Trưởng phòng vềnhân sự, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; cácgiải pháp nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả công tácchuyên môn và về quyền lợi chính đáng của công chức,nhân viên Văn phòng

Quan hệ công

1 Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng; khi có yêu cầu củaTrưởng phòng thì báo cáo trực tiếp cho lãnh đạo cấp trên;

2 Chịu sự giám sát trực tiếp của: Trưởng phòng ;

3 Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc nội

tác bộ các đơn vị khác trong Viện.

c Bảng mô tả công việc của chuyên viên phòng Quản lý Tổng hợp.

* Bộ phận TCCB, đào tạo và hợp tác quốc tế.

Chức danh Chuyên viên

5 Công tác khác do Lãnh đạo phòng giao

Quyền hạn Được quyền thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh vực lãnh đạo phân

2 Chịu sự giám sát trực tiếp của: Phó Trưởng phòng phụ trách;

3 Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc nội

bộ các đơn vị khác trong Viện

* Bộ phận Kế hoạch, Tổng hợp.

Chức danh Chuyên viên

Là cán bộ, chuyên viên phòng Quản lý Tổng hợp, giúp Lãnh

Vị trí chức trách đạo Phòng thực hiện các mặt công tác liên quan đến lập Kế

hoạch, Tổng hợp theo sự phân công của Lãnh đạo phòng

4 Tham gia công tác lễ tân, chuẩn bị tại liệu cho các Hộithảo, Hội nghị và các công tác chung khác của Viện theo sựphân công;

5 Thực hiện công tác khác do Lãnh đạo phòng giao

Quyền hạn Được quyền thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh vực Lãnh đạo

phân công, giao phó

Quan hệ công

tác

1 Báo cáo trực tiếp cho: Phó Trưởng phòng phụ trách; khi cóyêu cầu của Phó Trưởng phòng phụ trách thì báo cáo trực tiếpcho Trưởng phòng, lãnh đạo cấp trên;

2 Chịu sự giám sát trực tiếp của: Phó Trưởng phòng phụ trách;

3 Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc nội

bộ các đơn vị khác trong Viện

4 Tổ chức thực hiện nghiệp vụ hách toán kế toán.

5 Phối hợp đảm bảo việc giám sát tài chính với các đơn vịchuyên môn liên quan đạt hiệu quả;

6 Công tác khác do Lãnh đạo phòng giao

Quyền hạn Được quyền thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh vực Lãnh đạo

phân công, giao phó

Quan hệ công

tác

1 Báo cáo trực tiếp cho: Phó Trưởng phòng phụ trách; khi cóyêu cầu của Phó Trưởng phòng phụ trách thì báo cáo trực tiếpcho Trưởng phòng, lãnh đạo cấp trên;

2 Chịu sự giám sát trực tiếp của: Phó Trưởng phòng phụ trách;

3 Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc nội

bộ các đơn vị khác trong Viện

* Bộ phận quản lý vật tư, thiết bị và sửa chữa.

Chức danh Chuyên viên

Vị trí, chức trách

Là cán bộ, chuyên viên phòng Quản lý Tổng hợp, giúp Lãnhđạo Phòng thực hiện các mặt công tác liên quan đến cơ sởvật chất theo sự phân công của Lãnh đạo Phòng

Nhiệm vụ

1 Quản lý, theo dõi tài sản tại Viện, lập biên bản bàn giaotài sản;

2 Công tác thanh quyết toán mua sắm, sửa chữa tài sản;

3 Tiếp nhận giấy xin lĩnh vật tư, thiết bị, cung cấp vaatjh tư,thiết bị đúng số lượng chủng loại, danh mục được duyệttrong Viện;

4 Ghi sổ xuất – nhập – tồn kho, theo dõi số lượng vật tưxuất – nhập – tồn hàng;

5 Sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế các thiết bị, vật tư khi cóyêu cầu của các đơn vị, phòng ban chuyên môn dưới sự chỉđạo của Lãnh đạo phòng;

6 Soạn thảo văn bản trong lĩnh vực phụ trách do Lãnh đạophòng phân công;

7 Tham gia vào các công tác khác của Phòng theo sự phâncông

Quyền hạn Được quyền thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh vực lãnh đạo phân

2 Chịu sự giám sát trực tiếp của: Phó Trưởng phòng phụ trách;

3 Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc nội

bộ các đơn vị khác trong Viện

* Bộ phận Văn thư, Lưu trữ.

Chức danh Chuyên viên

Vị trí, chức trách

Là cán bộ, chuyên viên phòng Quản lý Tổng hợp, giúpLãnh đạo Phòng thực hiện các mặt công tác liên quan đếncông tác Văn thư Lưu trữ theo sự phân công của Lãnh đạoPhòng

5 Soạn thảo văn bản trong lĩnh vực phụ trách do Lãnh đạophân công;

6 Công tác khác do Lãnh đạo giao

Quyền hạn Được quyền thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh vực lãnh đạo

phân công, giao phó

Quan hệ công

tác

1 Báo cáo trực tiếp cho: Phó Trưởng phòng phụ trách; khi

có yêu cầu của Phó Trưởng phòng phụ trách thì báo cáo trựctiếp cho Trưởng phòng, lãnh đạo cấp trên;

2 Chịu sự giám sát trực tiếp của: Phó Trưởng phòng phụtrách;

3 Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc nội

bộ các đơn vị khác trong Viện

* Bộ phận bảo vệ, lái xe và tạp vụ.