Công tác văn thư tại phòng quản lý – tổng hợp viện công nghệ thông tin việt nam

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 4 1. Lý do chọn đề tài. 6 2. Mục tiêu của đề tài. 6 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu. 6 4. Nguồn tài liệu tham khảo. 7 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu. 8 6. Phương pháp nghiên cứu. 8 7. Bố cục của đề tài. 8 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN. 9 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệ Thông tin. 9 1.1.1. Giới thiệu về Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam. 9 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Viện Công nghệ Thông tin. 9 1.1.3. Cơ cấu tổ chức Viện Công nghệ Thông tin. 10 1.1.4. Một số thành tựu nổi bật của Viện Công nghệ Thông tin. 11 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của công tác hành chính văn phòng Viện Công nghệ Thông tin. 12 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Phòng Quản lý – Tổng hợp. 12 1.2.2. Tìm hiểu vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Quản lý – Tổng hợp. 12 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí Phòng Quản lý – Tổng hợp. 17 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 32 2.1. Tìm hiểu về công tác Văn thư của Phòng Quản lý Tổng hợp Viện Công nghệ Thông tin. 32 2.1.1. Các văn bản, giải thích từ ngữ, trách nhiệm. 32 2.1.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 34 2.1.3. Công tác quản lý văn bản. 38 2.1.4. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. 51 2.1.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu. 54 PHẦN III. KẾT LUẬN, ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ 56 3.1. Đánh giá chung. 56 3.3.1. Ưu điểm. 56 3.3.2.Những Hạn chế. 58 3.2. Những giải pháp đề xuất, kiến nghị. 59 3.2.1. Đối với hoạt động của Phòng Quản lý Tổng hợp. 59 3.2.2. Đối với công tác Văn thư. 59 3.3. KẾT LUẬN 60 PHẦN PHỤ LỤC 62 Phụ lục 1. Bảng lực lượng cán bộ Viện Công nghệ Thông tin. 62 Phụ lục 2. Cơ cấu tổ chức Viện Công nghệ Thông tin. 63 Phụ lục 3. Sơ đồ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. 64 Phụ lục 4. Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đến. 65 Phụ lục 5. Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đi. 66 Phụ lục 6. Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ. 67 Phụ lục 7. Các văn bản, tài liệu liên quan. 68  

MỤC LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU 4

1 Lý do chọn đề tài 6

2 Mục tiêu của đề tài 6

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 6

4 Nguồn tài liệu tham khảo 7

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 8

6 Phương pháp nghiên cứu 8

7 Bố cục của đề tài 8

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 9

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệ Thông tin 9

1.1.1 Giới thiệu về Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam 9

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Viện Công nghệ - Thông tin 9

1.1.3 Cơ cấu tổ chức Viện Công nghệ Thông tin 10

1.1.4 Một số thành tựu nổi bật của Viện Công nghệ Thông tin 11

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của công tác hành chính văn phòng Viện Công nghệ Thông tin 12

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Phòng Quản lý – Tổng hợp 12

1.2.2 Tìm hiểu vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Quản lý – Tổng hợp 12

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí Phòng

Quản lý – Tổng hợp 17

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 32

2.1 Tìm hiểu về công tác Văn thư của Phòng Quản lý Tổng hợp Viện Công nghệ Thông tin 32

2.1.1 Các văn bản, giải thích từ ngữ, trách nhiệm 32

2.1.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 34

2.1.3 Công tác quản lý văn bản 38

2.1.4 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 51

2.1.5 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 54

PHẦN III KẾT LUẬN, ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ 56

3.1 Đánh giá chung 56

3.3.1 Ưu điểm 56

3.3.2.Những Hạn chế 58

3.2 Những giải pháp đề xuất, kiến nghị 59

3.2.1 Đối với hoạt động của Phòng Quản lý Tổng hợp 59

3.2.2 Đối với công tác Văn thư 59

3.3 KẾT LUẬN 60

PHẦN PHỤ LỤC 62

Phụ lục 1 Bảng lực lượng cán bộ Viện Công nghệ Thông tin 62

Phụ lục 2 Cơ cấu tổ chức Viện Công nghệ Thông tin 63

Phụ lục 3 Sơ đồ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 64

Phụ lục 4 Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đến 65

Phụ lục 5 Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đi 66 Phụ lục 6 Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ 67 Phụ lục 7 Các văn bản, tài liệu liên quan 68

A LỜI NÓI ĐẦU

Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý vàtổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của Lãnh đạo Đồng thời đảm bảo cácđiều kiện vật chất, kỹ thuật cho toàn cơ quan, tổ chức đó.Trong thời kỳ công nghiệphóa – hiện đại hóa đất nước như hiện nay, đòi hỏi nền hành chính đủ mạnh, giải quyếtnhanh gọn, chính xác, đảm bảo hiệu quả công việc trong điều kiện kinh tế xã hội Đặcbiệt là công cuộc cải cách hành chính nhà nước hiện nay, trong đó công tác hànhchính Văn phòng cũng góp phần quan trọng trong quá trình cải tiến, phát huy hiệu quả

và chất lượng trong quản lý,điều hành công việc của mỗi cơ quan, đơn vị

Nhìn nhận được yêu cầu thực tế, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã và đang đàotạo chuyên ngành Quản trị Văn phòng Với nhiệm vụ đào tạo các cán bộ chuyên vềcông tác Văn phòng có đầy đủ các trình độ chuyên môn cũng như kỹ năng làm việchiệu quả Đáp ứng những gì xã hội và đất nước cần

Nhằm kết hợp giữa lý luận và thực hành cho Sinh viên, khoa Quản trị Vănphòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức đợt thực tập để Sinh viên vận dụngnhững kiến thức đã học Sau đợt kiến tập trước thì bước tiếp là đợt thực tập để tìmhiểu thực tiễn công tác văn phòng, quản trị văn phòng Nhận được sự giúp đỡ của nhàtrường, của Khoa, đồng thời được sự tiếp nhận của Phòng Quản lý Tổng hợp ViệnCông nghệ Thông tin thuộc Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, em đãđược thực tập tại cơ quan từ ngày 04/01/2016 đến hết ngày 11/3/2016

Sau hơn hai tháng tiến hành khảo sát, thực tập tại Phòng Quản lý Tổng hợpViện Công nghệ Thông tin, em đã học hỏi được nhiều điều bổ ích và đã thấy bản thântrưởng thành hơn rất nhiều.Bài báo cáo này được viết trên cơ sở nhận thức của bảnthân trong công tác văn phòng, từ lý thuyết chung đến những bài học về thực tiễn Từ

đó để hiểu rằng việc đào tạo, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cho công tác văn

phòng là một trong những nhiệm vụ tất yếu trong công cuộc cải cách hành chính nhànước, giúp người làm công việc văn phòng nâng cao trình độ, giúp cho bộ máy vănphòng mỗi cơ quan hoạt động một cách đơn giản và hiệu quả.

1 Lý do chọn đề tài.

Là một cán bộ văn phòng trong tương lai, xác định được yêu cầu, sự cần thiếtcủa việc học đi đôi với hành Bổ sung kiến thức cho bản thân làm hành trang khi ratrường

Hiểu được tầm quan trọng của công tác Văn phòng trong mỗi cơ quan, đơn vịnói chung và công tác Văn thư trong mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng là lý do để tác giảlựa chọn đề tài này

2 Mục tiêu của đề tài.

Bài báo cáo nêu được một cách chi tiết về cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệThông tin thuộc Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam nói chung và cơcấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, vị trí việc làm trong Phòng Quản lý Tổng hợp trongViện nói riêng;

Bài báo cáo trình bày cụ thể về công tác Văn thư: Quy trình soạn thảo văn bản;quy trình thực hiện văn bản đến; quy trình thực hiện văn bản đi; lập hồ sơ vào lưu trữ;quản lý con dấu của Phòng Quản lý Tổng hợp Viện Công nghệ Thông tin;

Áp dụng với kiến thức đã học được từ đó đánh giá ưu điểm, nhược điểm và đề

ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc thực hiện công tác Văn thư của PhòngQuản lý Tổng hợp Viện Công nghệ Thông tin;

Bài báo cáo muốn bày tỏ tầm quan trọng của công tác Văn thư trong mỗi cơquan, đơn vị;

Qua bải báo cáo hy vọng sẽ là tài liệu nghiêm cứu, tham khảo cho các khóa họcsau

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.

Bài báo cáo tập trung nghiên cứu về công tác kiểm Văn thư: Quy trình soạnthảo văn bản; quy trình thực hiện văn bản đến, quy trình thực hiện văn bản đi; lập hồ

sơ vào lư trữ; quản lý con dấu của Phòng Quản lý Tổng hợp Viện Công nghệ Thôngtin Việt Nam.

4 Nguồn tài liệu tham khảo.

* Tài liệu để hoàn thành bài báo cáo được lấy ở một số nguồn tài liệu.

1 Tài liệu qua Internet:

+ Website của Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam;

2 Tài liệu bằng văn bản

+ Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòngViện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam;

+ Quyết định số 1601/QĐ-VHL ngày 24/9/2015 của Viện Hàn lâm Khoa học

và Công nghệ VN về việc Ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ;

+ Thông tư số 01/ 2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫnthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

+ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫnquản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.;

+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tácvăn thư và Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi một sốđiều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư;

+ Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an hướng dẫnthực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chínhphủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước;

+ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chitiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước;

+ Ngoài ra để hoàn thành bài báo cáo, tác giả còn tham khảo một số bài báo cáothực tập của các khóa trước chuyên ngành Quản trị Văn phòng, tại Trung tâm Thôngtin Thư viện Trường Đại học Nội vụ hà Nội

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu.

Công tác Văn thư trong cơ quan đơn vị đã được sinh viên các khóa học trước

và hiện tại trong khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội tìm hiểu vànghiên cứu theo các cách thức khác nhau;

Lần này tác giả tìm hiểu công tác Văn thư theo một hướng mới đi từ lý thuyếtđến thực tiễn, từ quan sát đến thực hành;

Bài báo cáo nghiên cứu cụ thể, chi tiết công tác Văn thư tại một cơ quan làViện Công nghệ thông tin thuộc Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

6 Phương pháp nghiên cứu.

Tác giả tiểu luận sử dụng nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận: phân tích;tổng hợp; phân loại; và hệ thống hóa văn bản tài liệu

Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn: phương pháp quan sát; trò chuyện;phỏng vấn; nghiên cứu sản phẩm hoạt động

PHẦN I.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệ Thông tin.

1.1.1 Giới thiệu về Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam.

Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam là một viện nghiên cứu chuyên ngànhtrực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam Viện có một Phân Việntại Thành phố Hồ Chí Minh

Viện được thành lập thành lập theo Quyết định số 246/CP ngà 27/12/1976 vớitên Viện Khoa học Tính toán và Điều khiển Năm 1989 đổi tên là Viện tin học Baogồm các đơn vị tiền thân:

+ Phòng Máy tính thành lập năm 1968

+ Ban Điều khiển học thành lập năm 1973

Năm 1993 cùng với Trung tâm nghiên cứu hệ thống và quản lí, Trung tâm toánứng dụng và tin học (thành phố Hồ Chí Minh) hợp nhất thành Viện Công nghệ Thôngtin (CNTT)

Giấy chứng nhận đăng kí hoạt động KHCN số 207, ngày 10/12/1993 của BộKhoa học , Công nghệ và Môi trường

Địa chỉ liên hệ: Nhà A3 – Số 18 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội

Số điện thoại: (+84)(4) 3756.4405

Fax: (+84)(4) 3756.4217

Email: vanthu@ioit.ac.vn

Website: www.ioit.ac.vn

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Viện Công nghệ - Thông tin.

Nghiên cứu các vấn đề cơ bản của tin học, cơ sở toán học và kĩ thuật của côngnghệ thông tin (CNTT), ứng dụng CNTT trong các hệ thống kinh tế - xã hội và trong

tự động hóa sản xuất

Triển khai ứng dụng CNTT trong sản xuất đời sống, chuyển giao công nghệtrong lĩnh vực CNTT, tư vấn kĩ thuật cho việc thực hiện một số dự án nhà nước vềứng dụng CNTT trong quản lý, phát triển kinh tế và sản xuất.

Thẩm định, tư vấn và dịch vụ kỹ thuật các đề án, dự án trong lĩnh vực CNTT.Chế tạo thử nghiệm các sản phẩm CNTT và tự động hóa dựa trên các kết quảnghiên cứu KHCN của Viện

Biên soạn giáo trình, đào tạo cán bộ nghiên cứu khoa học - công nghệ vềCNTT

+ Viện trưởng: TS.NCVC Nguyễn Trường Thắng

+ Phó Viện trưởng: ThS.NCVC Nguyễn Thu Anh

+ Phó Viện trưởng: TS.NCVC Nguyễn Đức Dũng

Hội đồng khoa học có 20 thành viên gồm ban lãnh đạo :

+ Chủ tịch: PGS.TS Lương Chi Mai

+ Phó chủ tịch: PGS.TS Thái Văn Vinh

+ Phó chủ tịch: PGS.TS Đặng Văn Đức

+ Thư ký: TS Nguyễn Như Sơn

Viện có 01 Trung tâm, 02 đơn vị quản lý nghiệp vụ và 18 phòng chuyên mônthực hiện các chức năng Quản lý và nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực Công nghệthông tin

b Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức Viện Công nghệ Thông tin.

+ Phụ lục 2.

1.1.4 Một số thành tựu nổi bật của Viện Công nghệ Thông tin.

1 Thực hiện nhiều đề tài nghiên cứu cơ bản và KHCN cấp Nhà nước trong lĩnhvực CNTT và tự động hóa, phục vụ các lĩnh vực quản lý, KT-XH và an ninh quốcphòng

2 Thiết kế, xây dựng, triển khai nhiều hệ thống quản lý, điều hành và an toànthông tin tại các cơ quan của Đảng, Chính phủ, các Bộ/Ngành ở Trung ương và địaphương

3 Đào tạo: Viện là đơn vị đào tạo tiến sĩ tin học và tự động hoá hàng đầu ởViệt Nam Viện cũng kết hợp đào tạo Thạc sĩ với nhiều trường Đại học trên cả nước

4 Hợp tác quốc tế: Hợp tác chặt chẽ với các trường đại học và viện nghiên cứucủa Nhật Bản, Hoa Kỳ, Hàn Quốc, Châu Âu và một số quốc gia Châu Á khác

* Một số sản phẩm phần mềm:

1 VnDOCR – phần mềm nhận dạng chữ Việt in

2 MarkRead – phần mềm nhập tự động phiếu điều tra

3 VnOnline – phần mềm nhận dạng chữ viết tay trực tuyến cho Tablet PC

3 VnVoice – hệ thống tổng hợp tiếng Việt

4 Các hệ thống đo và điều khiển từ xa ứng dụng trong công nghiệp

5 Dịch vụ tạo các chip đặc chủng cho các sản phẩm đo lường và điều khiển

6 PopMap – Hệ thông tin địa lý trợ giúp quyết định trong các hoạt động dân số

7 Ứng dụng dịch vụ hỗ trợ đối tượng nộp thuế trên mạng máy tính

8 Mô hình và công cụ phát triển các hệ thống thông tin phục vụ quản lý hànhchính

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của công tác hành chính văn phòng Viện Công nghệ Thông tin.

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Phòng Quản lý – Tổng hợp.

Thực hiện chủ trương của nhà nước về cải cách hành chính, để giảm thiểu độcồng kềnh của bộ máy quản lý, năm 1987, Viện trưởng viện Khoa học Việt Nam chỉthị cho các Viện chuyên ngành thành lập phòng Quản lý Tổng hợp trên cơ sở sápnhập 2 phòng Quản lý Kế hoạch và Hành chính Quản trị Đồng nghĩa với việc phòngQuản lý Tổng hợp Viện Công nghệ Thông tin được thành lập

* Mối quan hệ công tác:

+ Phòng Quản lý Tổng hợp chịu sự lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp của Chủ tịchViện đối với mọi hoạt dộng của Phòng Quản lý Tổng hợp

+ Phòng Quản lý Tổng hợp có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với các đơn vị,phòng ban chuyên môn khác thuộc Viện Công nghệ Thông tin và cá cơ quan khác đểthực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao

1.2.2 Tìm hiểu vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Quản lý – Tổng hợp.

a Vị trí và chức năng.

Phòng Quản lý Tổng hợp là đơn vị trực thuộc Viện Công nghệ Thông tin ViệtNam chó chức năng giúp Chủ tịch Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam (sau đây gọitắt là Chủ tịch Viện) trong công tác chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của Viện

Công nghệ Thông tin Việt Nam; giúp Chủ tịch Viện điều hòa, phối hợp hoạt động củacác đơn vị, phòng ban thuộc Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam; tổ chức thực hiệncông tác hành chính, lưu trữ; quản lý tài chính, tài sản của các đơn vị tài chính thuộcPhòng Quản lý Tổng hợp; bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ chungcho hoạt động của Lãnh đạo Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam, các đơn vị giúpviệc Chủ tịch Viện và khối Văn phòng dân Đảng.

Phòng Quản lý Tổng hợp có con dấu riêng, có tài khoản tiền Việt Nam và tàikhoản ngoại tệ tại ngân hàng theo quy định của nhà nước

b Nhiệm vụ.

* Phòng Quản lý Tổng hợp có những nhiệm vụ sau đây:

1 Xây dựng, trình Chủ tịch Viện kế hoạch công tác dài hạn, 5 năm và hàngnăm của Phòng Quản lý Tổng hợp; tham gia xây dựng chiến lược, quy hoạch, kếhoạch phát triển dài hạn, 5 năm và hàng năm của Viện Công nghệ Tjhoong tin ViệtNam

2 Chủ trì hoặc tham gia xây dựng các đề án, dự thảo văn bản trong các lĩnh vựcthuộc phạm vi, quyền hạn của Phòng Quản lý Tổng hợp; tham gia thảm định, góp ýcác dự án, dự thảo văn bản do Chủ tịch Viện giao

3 Tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, vănbản thuộc phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Quản lý Tổng hợp

4 Đảm bảo công tác pháp chế và tổ chức thực hiện các chỉ thị, quyết định củaChủ tịch Viện liên quan đến trách nhiệm của Phòng Quản lý Tổng hợp

5 Chủ trì, phối hợp với các đơn có liên quan thực hiện công tác tổng hợp, báocáo, sơ kết, tổng kết định kỳ và đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ của Việm theoquy định của Nhà nước và của Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam

6 Giúp Lãnh đạo Viện điều hành và quản lý các hoạt động của Viện Công nghệThông tin Việt nam:

+ Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; kiểm tra và tham gia ý kiến về hồ sơ, tài liệu đótrước khi trình Chủ tịch Viện xem xét, giải quyết;

+ Thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Viện Công nghệ Thông tinđến các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện ýkiến kết luận, chỉ đạo đó; sắp xếp, bố trí chương trình làm việc của Lãnh đạo ViệnCông nghệ Thông tin;

+ Thực hiện nhiệm vụ Người phát ngôn của Viện theo quy định của Nhà nước

và của Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam;

+ Làm đầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ giữa Viện Công nghệThông tin với các cơ quan cấp trên, các đơn vị trực thuộc, các ngành, địa phương vàcác cơ quan, tổ chức khác;

+ Tổ chức các cuộc họp, làm việc với các đơn vị; chủ trì hoặc phối hợp với cácđơn vị liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu và các điều kiện để Lãnhđọa Viện đi công tác hoặc tham gia các hội nghị, hội thảo

7 Về công tác Hành chính, lưu trữ:

+ Tổ chức thực hiện công tác hành chính, lưu trữ, thông tin liên lạc và bảo mậtthông tin, tài liệu của cơ quan Viện Công nghệ Thông tin theo quy định của nhà nước

và của Viện Công nghệ Thông tin;

+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cong tác hành chính, lưu trữ của các đơ

vị thuộc Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam

8 Thực hiện công tác lễ tân của Viện, phối hợp đớn tiếp các đoàn khách quốctế; tổ chức và phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo cấp Viện; sắp xếp, bốtrí địa điểm họp cho các đơn vị thuộc Viện

9 Quản ký cơ sở hạ tầng, tài sản, cơ sở vật chất của Viện giao cho Phòng Quản

lý Tổng hợp Giúp Chủ tịch Viện trong việc thực hiện các tác sửa chữa, xây dựng cơbản của cơ quan Viện Công nghệ Thông tin

10 Bảo đảm phương tiện đi lại, cung cấp điện nước, thông tin liên lạc và cácđiều kiện làm việc khác của cơ quan Viện; thực hiện công tác: y tế, an toàn thựcphẩm, về sinh môi trường, bảo vệ, an ninh trật tự, an toàn, phòng chống cháy nổ, quốcphòng, dân quân tự vệ trong Viện Công nghệ Thông tin Việt Nam.

11 Quản lý nguồn kinh phí nhà nước giao, nguồn kinh phí nước ngoài tài trợ,các nguồn khinh phí khác và thực hiện công tác kế toán – tài chính theo phân cấp củaViện Công nghệ Thông tin và theo quy định của Nhà nước

12 Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế làm việc và các Quychế khác của Viện Công nghệ Thông tin theo quy định

13 Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin và hạ tầng hệ thống mạng trongcác lĩnh vực công tác của Phòng Quản lý Tổng hợp

14 Thực hiện việc sơ kết, tổng kết chế độ báo cáo, thống kê về các lĩnh vựccông tác của Phòng Quản lý Tổng hợp theo quy định của Nhà nước

15 Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và quản lý công chức, viên chức,người lao động của Phòng Quản lý Tổng hợp theo quy định của Nhà nước và củaViện Công nghệ Thông tin

16 Thực hiện nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện giao

c Cơ cấu tổ chức.

Hiện tại Phòng Quản lý Tổng hợp Viện Công nghệ Thông tin có tất cả 12 cán

bộ làm việc theo các bộ phận khác nhau trong phòng dưới sự lãnh đạo của Trưởngphòng, Phó Trưởng phòng và Lãnh đạo Viện

1 Nguyễn Thu Anh – Trưởng phòng;

2 Trần Đức Minh – Phó Trưởng phòng;

3 Nguyễn Thế Công – Phó Trưởng phòng;

4 Chu Thị Phương Chính – Chuyên viên;

5 Phạm Thị Thảo – Chuyên Viên;

6 Nguyễn Ngọc Tân – Chuyên Viên;

7 Nguyễn Văn Hợp – Chuyên Viên;

8 Trần Thị Liễu – Chuyên Viên;

9 Vũ Thị Thanh Thảo – Chuyên Viên;

10 Nguyễn Thị Vân – Chuyên Viên;

11 Vũ Thị Minh Nguyệt – Chuyên Viên;

12 Nguyễn Thị Hồng Nhung – Chuyên Viên;

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí Phòng Quản lý – Tổng hợp.

a Bản mô tả công việc của Trưởng phòng Quản lý Tổng hợp – Nguyễn Thu Anh.

Vị trí chức trách

Là lãnh đạo Phòng Quản lý Tổng hợp, thủ trưởng trực tiếpcủa Phòng, giúp Lãnh đạo Viện quản lý, điều hành và tổ chức thựcnhiệm vụ được Lãnh đạo cấp trên giao cho Phòng

Trách nhiệm

Chịu trách nhiệm trước Viện trưởng, Phó Viện trưởng, lãnhđạo cấp trên, và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Phòng vàviệc thực hiện nhiệm vụ được giao

Nhiệm vụ

Trực tiếplãnh đạo Phòng giúp Lãnh đạo cấp trên thực hiệncác công tác: tổng hợp, thi đua, tổ chức, cán bộ, quản trị hànhchính, ứng dụng công nghệ thông tin và các nhiệm vụ khác do lãnhđạo Viện giao

Nhiệm vụ cụ thể

1 Chủ động tổ chức thực hiện những công việc thuộc chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng và những công việc khác doViện trưởng, Phó Viện trưởng giao;

2 Phụ trách chung về hoạt động của Phòng và trực tiếp chỉđạo công tác cán bộ, tài chính, kế hoạch;

3 Phân công các Phó phòng và chuyên viên, nhân viên thựchiện nhiệm vụ; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việcthực hiện nhiệm vụ được giao;

4 Tiếp nhận, xử lý các công văn đến hàng ngày do chuyên

viên văn thư chuyển đến;

5.Chuẩn bị các chương trình hội nghị, các cuộc họp do Viện

9 Giúp Lãnh đạo cấp trên kiểm tra, đôn đốc các phòngnghiệp vụ thực hiện các quy định về công tác nghiên cứu;

10 Vận động Cán bộ trong toàn thể Viện xây dựng, giữ gìnđoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc, thực hiện đạo đức và vănhóa công vụ trong Viện Thay mặt tập thể công chức, nhân viênPhòng đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo cơ quan về nhân sự, phươngtiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng cao năngsuất, chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợichính đáng của công chức, nhân viên Phòng;

11 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Viện trưởng – phó Việntrưởng giao phó

1 Được lãnh đạo Viện ủy quyền làm chủ tài khoản Ký cácchứng từ thu (nếu có) và chứng từ chi theo ủy quyền của lãnh đạo;xác nhận chi phụ cấp làm việc ngoài giờ, ngày lễ, ngày nghỉ đốivới các công việc mang tính đột xuất, cấp bách và có thời gian nhất

Quyền hạn định; duyệt chi tạm ứng; duyệt cấp phát văn phòng phẩm; kinh phí

hoạt động;…cho các đơn vị chuyên môn nghiệp vụ;

2 Được Lãnh đạo ủy quyền ký thừa lệnh một số văn bảnthuộc thẩm quyền;

3 Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển, điều động …đối với công chức các đơn vị thuộc Viện;

4 Giải quyết chế độ nghỉ việc trong vòng một buổi làm việccho công chức, nhân viên Phòng

Quan hệ công

tác

1 Báo cáo trực tiếp cho: Viện trưởng, Phó Viện trưởng;

2 Chịu sự giám sát trực tiếp của:Viện trưởng, Phó Việntrưởng, lãnh đạo cấp trên;

3 Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, đơn vị trongViện;

4 Với các Phòng, đơn vị giải quyết khiếu nại, tố cáo Chủđộng phối hợp để giải quyết vụ việc cụ thể thuộc phạm vi nhiệm vụđược lãnh đạo Viện giao phó;

5 Với Lãnh đạo cấp trênkhi được Lãnh đạo Viện phân côngphối hợp để giải quyết vụ việc cụ thể thuộc phạm vi nhiệm vụ củaPhòng

b Bảng mô tả công việc của Phó Trưởng phòng Quản lý Tổng hợp – Nguyễn Thế Công; Trần Đức Minh.

Vị trí chức trách

Phó Trưởng phòng là lãnh đạo phòng Quản lý Tổng hợp, giúpTrưởng Phòng điều hành một số mặt công tác theo phân công củaTrưởng phòng

Trách nhiệm

Trong phạm vi nhiệm vụ được Trưởng phòng giao,PhóTrưởng phòngchịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, trước lãnhđạo cấp trên về về toàn bộ kết quả hoạt động được giao

- Phối hợp với bộ phận tổ chức cán bộ thực hiện đúng, kịpthời và chính xác các chế độ, chính sách, nâng lương, chuyểnngạch, bảo hiểm, … đối với cán bộ Viện;

- Hàng tháng, quý, sáu tháng, năm phải báo cáo Trưởng phòngtình hình hoạt động tài chính của Viện Thực hiện chế độ kiểm quỹtiền mặt theo đúng quy định

2 Công tác Văn thư – Lưu trữ:

- Đảm bảo công tác nhận và cập nhật vào chương trình theo

Nhiệm vụ

dõi trên máy vi tính các loại công văn đi - đến Công văn đếnchuyển cho Trưởng phòng xử lý trong ngày, công văn đi sau khi kýtên và đóng dấu phát hành phải nhanh chóng gửi bưu điện chuyển

đi (hoặc trực tiếp chuyển cho người nhận, cơ quan nhận);

- Đảm bảo cập nhật tên hồ sơ lưu trữ vào chương trình theodõi trên máy vi tính Thực hiện công tác tiếp nhận, quản lý, lưu trữbảo mật đúng quy định của Nhà nước, không để xảy ra mất máthoặc thất lạc hồ sơ; cung cấp hồ sơ, tài liệu kịp thời cho lãnh đạo

và các phòng ban, phòng chuyên môn nghiệp vụ khi có yêu cầuphục vụ công tác

3 Công tác lái xe, bảo vệ, phục vụ:

- Điều phối xe phục vụ công tác của lãnh đạo và các phòngchuyên môn nghiệp vụ Đảm bảo an toàn tuyệt đối khi tham giagiao thông Thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng xe, đảm bảo phục vụkịp thời trong công tác;

- Trang bị phương tiện làm việc cho các đồng chí lãnh đạo,các phòng nghiệp vụ Quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa trụ sở làmviệc, tài sản, thiết bị của cơ quan Chuẩn bị chu đáo cơ sở vật chấtphục vụ các cuộc họp, hội nghị tiếp khách;

- Phối hợp với các phòng thanh tra, phòng chuyên môn nghiệp

vụ tổ chức tốt công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy trong cơquan;

- Tham dự các cuộc họp lãnh đạo, các cuộc họp triển khai vàcông bố kết luận thanh tra theo sự phân công của Trưởng phòng;

4 Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho chuyên viên, nhân

viên thuộc Phòng về lĩnh vực chuyên môn được giao.

5 Vận động công chức, nhân viên xây dựng, giữ gìn đoàn kếtgiúp đỡ nhau trong công việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công

vụ trong cơ quan

6 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công

7 Giúp Trưởng phòng quản lý điều hành nhân viên, chuyênviên, do mình phụ trách theo phân công của Trưởng phòng

8 Trực tiếp phân công Nhân viên, chuyên viên thực hiệnnhiệm vụ theo lĩnh vực công tác được Trưởng phòng giao phụtrách; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiệnnhiệm vụ được giao, cùng với Trưởng phòng chịu trách nhiệmquản lý, đào tạo, bồi dưỡng nhân viên để nâng cao kiến thức, nănglực kinh nghiệm thông qua công tác thực tiễn

9 Xây dựng kế hoạch hàng năm, hướng dẫn nhân viên thựchiện

10 Đôn đốc các phòng nghiệp vụ thực hiện báo cáo định kỳ

về công tác hoạt động tham mưu theo dõi, tổng hợp, đánh giá tìnhhình hoạt động toàn Viện

11 Thực hiện báo cáo tuần, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuấtkịp thời, chính xác, đúng nội dung yêu cầu

12 Soạn thảo các chương trình, kế hoạch, thông báo, côngvăn, giấy triệu tập hội nghị… Chuẩn bị nội dung phục vụ các cuộchọp, hội nghị theo sự phân công

13 Phối hợp với bộ phận tổ chức cán bộ và thi đua – khenthưởng trong công tác thi đua – khen thưởng để thực hiện nhiệm vụ

do Trưởng phòng giao.

14 Theo dõi công tác thu hồi tiền, tài sản nộp vào Ngân sáchViện

15 Tham dự các cuộc họp lãnh đạo, các cuộc họp triển khai

và công bố kết luận theo sự phân công của Trưởng phòng

16 Phối hợp với các Phòng khác để xử lý những vấn đề cóliên quan đến những công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ đượcTrưởng phòng giao

17 Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho thanh tra viên,chuyên viên, nhân viên thuộc Văn phòng về lĩnh vực chuyên mônđược giao

18 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phâncông

3 Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với Trưởng phòng về nhân

sự, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải phápnâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn và

về quyền lợi chính đáng của công chức, nhân viên Văn phòng

1 Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng; khi có yêu cầu củaTrưởng phòng thì báo cáo trực tiếp cho lãnh đạo cấp trên;

Quan hệ công

tác

2 Chịu sự giám sát trực tiếp của: Trưởng phòng ;

3 Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc nội

bộ các đơn vị khác trong Viện

c Bảng mô tả công việc của chuyên viên phòng Quản lý Tổng hợp.

* Bộ phận TCCB, đào tạo và hợp tác quốc tế.

Vị trí chức trách

Là cán bộ, chuyên viên phòng Quản lý Tổng hợp, giúp Lãnhđạo Phòng thực hiện công tác liên quan đến TCCB, đào tạo và hợptác Quốc tế theo phân công của Lãnh đạo Phòng

6 Công tác khác do Lãnh đạo phòng giao

Quyền hạn Được quyền thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh vực lãnh đạo phân

công, giao phó

Quan hệ công

1 Báo cáo trực tiếp cho: Phó Trưởng phòng phụ trách; khi có

tác Trưởng phòng, lãnh đạo cấp trên;

2 Chịu sự giám sát trực tiếp của: Phó Trưởng phòng phụ trách;

3 Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc nội

bộ các đơn vị khác trong Viện

4 Tham gia công tác lễ tân, chuẩn bị tại liệu cho các Hộithảo, Hội nghị và các công tác chung khác của Viện theo sự phâncông;

5 Thực hiện công tác khác do Lãnh đạo phòng giao

Quyền hạn Được quyền thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh vực Lãnh đạo

phân công, giao phó

Quan hệ công

1 Báo cáo trực tiếp cho: Phó Trưởng phòng phụ trách; khi có

tác yêu cầu của Phó Trưởng phòng phụ trách thì báo cáo trực tiếp cho

Trưởng phòng, lãnh đạo cấp trên;

2 Chịu sự giám sát trực tiếp của: Phó Trưởng phòng phụ trách;

3 Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc nội

bộ các đơn vị khác trong Viện

Nhiệm vụ

1 Tham mưu Lãnh đạo phòng xây dựng, kiện toàn hệ thốngquản lý tài chính – Kế toán phù hợp với quy định pháp luật và củaViện;

2 Chủ trì việc lập và tổ chức thực thi kế hoạch Tài chính củaViện;

3 Tổ chức triển khai, chỉ đạo kiểm tra việc sử dụng, quản lýchi phí, tài sản, nguồn vốn của Viện;

4 Tổ chức thực hiện nghiệp vụ hách toán kế toán

5 Phối hợp đảm bảo việc giám sát tài chính với các đơn vịchuyên môn liên quan đạt hiệu quả;

6 Công tác khác do Lãnh đạo phòng giao

Quyền hạn Được quyền thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh vực Lãnh đạo

phân công, giao phó

1 Báo cáo trực tiếp cho: Phó Trưởng phòng phụ trách; khi có

Quan hệ công

tác

yêu cầu của Phó Trưởng phòng phụ trách thì báo cáo trực tiếp choTrưởng phòng, lãnh đạo cấp trên;

2 Chịu sự giám sát trực tiếp của: Phó Trưởng phòng phụ trách;

3 Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc nội

bộ các đơn vị khác trong Viện

* Bộ phận quản lý vật tư, thiết bị và sửa chữa.

Vị trí, chức

trách

Là cán bộ, chuyên viên phòng Quản lý Tổng hợp, giúp Lãnhđạo Phòng thực hiện các mặt công tác liên quan đến cơ sở vật chấttheo sự phân công của Lãnh đạo Phòng

Nhiệm vụ

1 Quản lý, theo dõi tài sản tại Viện, lập biên bản bàn giaotài sản;

2 Công tác thanh quyết toán mua sắm, sửa chữa tài sản;

3 Tiếp nhận giấy xin lĩnh vật tư, thiết bị, cung cấp vaatjh tư,thiết bị đúng số lượng chủng loại, danh mục được duyệt trongViện;

4 Ghi sổ xuất – nhập – tồn kho, theo dõi số lượng vật tưxuất – nhập – tồn hàng;

5 Sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế các thiết bị, vật tư khi cóyêu cầu của các đơn vị, phòng ban chuyên môn dưới sự chỉ đạo củaLãnh đạo phòng;

6 Soạn thảo văn bản trong lĩnh vực phụ trách do Lãnh đạophòng phân công;

7 Tham gia vào các công tác khác của Phòng theo sự phâncông.

Quyền hạn Được quyền thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh vực lãnh đạo phân

2 Chịu sự giám sát trực tiếp của: Phó Trưởng phòng phụ trách;

3 Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc nội

bộ các đơn vị khác trong Viện

* Bộ phận Văn thư, Lưu trữ.

Vị trí, chức

trách

Là cán bộ, chuyên viên phòng Quản lý Tổng hợp, giúp Lãnhđạo Phòng thực hiện các mặt công tác liên quan đến công tác Vănthư Lưu trữ theo sự phân công của Lãnh đạo Phòng

phân công;

6 Công tác khác do Lãnh đạo giao

Quyền hạn Được quyền thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh vực lãnh đạo phân

2 Chịu sự giám sát trực tiếp của: Phó Trưởng phòng phụ trách;

3 Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc nội

bộ các đơn vị khác trong Viện

1 Đối với bộ phận bảo vệ:

+ Tuần tra, đảm bảo công tác an ninh trật tự khu vực tring vàngoài Viện;

+ Kiểm soát khách ra, vào Viện CNTT;

+ Trông giữ xe của Cán bộ Viện và khách;

+ Công tác phòng chống cháy nổ;

+ Công tác khác do Lãnh đạo phòng giao

2 Đối với bộ phận lái xe:

+ Đưa, đón Lãnh đạo Viện đi công tác theo lệnh điều động

+ Theo dõi lịch đang kiểm và đăng kiểm xe;

+ Công tác khác do Lãnh đạo phòng giao

3 Đối với bộ phân tạp vụ:

+ Dọn dẹp vệ sinh khu vực trong, ngoài khuôn viên Viện.+ Công tác khác do Lãnh đạo phòng giao

Quyền hạn Được quyền thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh vực Lãnh đạo

phân công, giao phó

Quan hệ công

tác

1 Báo cáo trực tiếp cho: Phó Trưởng phòng phụ trách; khi cóyêu cầu của Phó Trưởng phòng phụ trách thì báo cáo trực tiếp choTrưởng phòng, lãnh đạo cấp trên;

2 Chịu sự giám sát trực tiếp của: Phó Trưởng phòng phụ trách;

3 Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc nội

bộ các đơn vị khác trong Viện

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 2.1 Tìm hiểu về công tác Văn thưcủa Phòng Quản lý Tổng hợp Viện Công nghệ Thông tin.

2.1.1 Các văn bản, giải thích từ ngữ, trách nhiệm.

a Văn bản liên quan.

* Tại phòng Quản lý Tổng hợp của Viện Công nghệ Thông tin bản thânđã được tiếp cận với một số văn bản liên quan đến công tác văn thư:

1 Quyết định số 1601/QĐ-VHL ngày 24/9/2015 của Viện Hàn lâm Khoa học

và Công nghệ VN về việc Ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ;

2 Thông tư số 01/ 2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫnthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

3 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫnquản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.;

4 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tácvăn thư và Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi một sốđiều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư

b Giải thích từ ngữ.

1 “Văn bản đến” bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính,

văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật

và đơn thư gửi đến cơ quan, đơn vị

2 “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành

(kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, đơn vị phát hành

3 “Bản thảo văn bản” là bản đã được viết tay hoặc đánh máy, hình thành trong

quá trình soạn thảo văn bản

4 “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ

quan, đơn vị ban hành và có chữ ký của người có thẩm quyền

5 “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được

cơ quan đơn vị ban hành

6 “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của của văn

bản và được trình bày theo thể thức quy định Bản sao y bản chính phải được thựchiện từ bản chính

7 “Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày

theo thể thức quy định Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính

8 “Bản sao lục”là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản được thực

hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định

9 “Hồ sơ” là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,

một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi,giải quyết công việc thuộc pham vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị cánhân

10 “Lập hồ sơ” là việc tập hợp sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá

trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị, cá nhân thành hồ sơ theonhững nguyên tắc và phương pháp nhất định

c Trách nhiệm.

* Đối với Trưởng phòng Quản lý Tổng hợp.

Quản lý, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tạicác phòng ban

Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các tổ chức, cá nhân thuộcđơn vị mình

* Đối với cá nhân.

Trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ,mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định của Nhànước và Viện về văn thư, lưu trữ.

* Đối với cán bộ làm văn thư lưu trữ.

Cán bộ làm văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuần nghiệp vụ văn thư, lưu trữtheo quy định của pháp luật

Cán bộ kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ phải có giấy chứng nhận đãqua lớp bồi dưỡng kiến thức ngắn hạn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ do cơ quan, tổchức có thẩm quyền cấp

2.1.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.

a Hình thức văn bản và thể thức văn bản.

* Hình thức văn bản.

1 Văn bản hành chính do Viện ban hành bao gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyếtđịnh (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chươngtrình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, côngvăn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứn nhận, giấy ủyquyền, giấy mời, giấy xác nhận, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấybiên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công