Công tác văn thư tại phòng nội vụ huyện sơn động

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu đề tài 1 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Bố cục của đề tài 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN SƠN ĐỘNG TỈNH BẮC GIANG 4 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Nôi vụ huyện Sơn Động tỉnh Bắc Giang 4 1.1.1. Vài nét về huyện Sơn Động 4 1.1.2. Vị trí, chức năng của UBND huyện Sơn Động 4 1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Sơn Động 5 1.1.4. Cơ cấu tổ chức 7 1.2. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 8 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 8 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Sơn Động tỉnh Bắc Giang 9 1.2.3. Vị trí việc làm và bản mô tả công việc các vị trí trong Phòng Nội vụ huyện Sơn Động 12 PHẦN II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN SƠN ĐỘNG TỈNH BẮC GIANG 24 2.1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động 24 2.1.1. Công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động 24 2.1.2. Công tác chỉ đạo công tác văn thư tại Phòng Nội Vụ huyện Sơn Động 25 2.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động 26 2.3. Công tác soạn thảo văn bản 27 2.3.1. Tổ chức soạn thảo văn bản 27 2.3.2. Quy trình soạn thảo văn bản 28 2.4. Quản lý văn bản 30 2.4.1. Quản lý văn bản đi 30 2.4.2. Quản lý văn bản đến 36 2.5. Quản lý con dấu 39 2.5.1. Quản lý và sử dụng con dấu 39 2.5.2. Bảo quản các loại con dấu 39 2.6. Lập hồ sơ hiện hành 39 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 41 3.1. Đánh giá chung 41 3.1.1. Ưu điểm 41 3.1.2. Hạn chế 42 3.1.3. Nguyên nhân 43 3.2. Đề xuất, kiến nghi 44 3.2.1. Đề xuất 44 3.2.2. Kiến nghị 45 KẾT LUẬN 47 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 48 PHẦN PHỤ LỤC 49

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

A LỜI NÓI ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài 1

2.Mục tiêu đề tài 1

3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1

4 Nguồn tài liệu tham khảo 2

5.Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

6.Phương pháp nghiên cứu 2

7.Bố cục của đề tài 3

PHẦN I 4

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN SƠN ĐỘNG TỈNH BẮC GIANG 4

1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Nôi vụ huyện Sơn Động tỉnh Bắc Giang 4

1.1.1.Vài nét về huyện Sơn Động 4

1.1.2 Vị trí, chức năng của UBND huyện Sơn Động 4

1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Sơn Động 5

1.1.4 Cơ cấu tổ chức 7

1.2.Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan.8 1.1.1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng 8

1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Sơn Động tỉnh Bắc Giang 9

1.1.3.Vị trí việc làm và bản mô tả công việc các vị trí trong Phòng Nội vụ huyện Sơn Động 12

PHẦN II 23

TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN SƠN ĐỘNG TỈNH BẮC GIANG 23

2.1 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động 23

2.1.1 Công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động 23

2.1.2 Công tác chỉ đạo công tác văn thư tại Phòng Nội Vụ huyện Sơn Động 24

2.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động 25

2.3 Công tác soạn thảo văn bản 26

2.3.1 Tổ chức soạn thảo văn bản 26

2.3.2 Quy trình soạn thảo văn bản 27

2.4 Quản lý văn bản 29

2.4.1 Quản lý văn bản đi 29

2.4.2 Quản lý văn bản đến 35

2.5 Quản lý con dấu 37

2.5.1 Quản lý và sử dụng con dấu 38

2.5.2 Bảo quản các loại con dấu 38

2.6 Lập hồ sơ hiện hành 38

PHẦN III 39

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 39

3.1 Đánh giá chung 39

3.1.1 Ưu điểm 40

3.1.2 Hạn chế 41

3.1.3 Nguyên nhân 42

3.2 Đề xuất, kiến nghi 42

3.2.1 Đề xuất 43

3.2.2 Kiến nghị 44

KẾT LUẬN 46

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 47

PHẦN PHỤ LỤC 48

A LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh của nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với quy mô lớn, nhỏ Mỗi cơ quan, tổ chức đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình đi lên của tổ chức Trong bất cứ cơ quan, tổ chức nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan trọng giữa các cơ quan, giữa nhà nước với nhân dân Vì vậy, công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các đơn vị hành chính, cơ quan nhà nước Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư để quan lý và sử dụng có hiệu quả Có thể nói công tác văn thư là cánh tay đắc lực giúp lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạt động của cơ quan Làm tốt công tác văn thư sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý

Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn của ngành, trong quá trình thực tập tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động em đã nghiên cứu đề tài:”Công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động”

2 Mục tiêu đề tài

Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư- lưu trữ Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần nghiên cứu và giải quyết đối với cư quan

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Lý thuyết về văn thư- lưu trữ và thực tiễn các hoạt động văn thư lưu trữ tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động, bao gồm:

- Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đặc biệt là công tác văn thư- lưu trữ

- Thực trạng các hoạt động của cơ quan về công tác văn thư- lưu trữ

- Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn thư- lưu trữ tại cơ quan về ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến

nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư- lưu trữ.

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Bài làm có tham khảo những báo cáo tốt nghiệp của các cựu sinh viên Ngoài ra còn một số tài liệu khác như:

- Giáo trình Nghiệp vụ công tác Văn thư, trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Giao thông vận tải;

- Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

- Thông tư 21/2012/TT-BCA quy định về con dấu của các cơ quan chức danh nhà nước

- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn thư

- Thông tư số 55/2005/TTLT- BNV- VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về vấn đề này, tuy nhiên chưa có công trình nào đi sâu nghiên cứu chi tiết và cụ thể

Một số công trình nghiên cứu trong nước như:

Văn bản hiện hành về công tác văn thư lưu trữ, Nghiêm Kỳ Hồng( chủ biên), Nxb Lao động, Hà Nội, 1996; Cục Lưu trữ Nhà nước, Công tác văn thư lưu trữ, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội 1999; Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp công tác Văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005.

6 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thiện bài làm, ngoài các phương pháp chung thường được áp dụng như: phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, phương pháp toàn diện va tổng hợp, phương pháp duy vật biện chứng, bài làm còn sử dụng các phương pháp cụ thể như:

- Phương pháp điều tra, khảo sát: được áp dụng trong khảo sát thực

trạng công tác Văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động làm căn cứ để đề xuất các biện pháp nâng cao chất lượng trong công tác văn thư

- Phương pháp so sánh: thông qua một số dẫn chứng về triển khai công

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN

SƠN ĐỘNG TỈNH BẮC GIANG 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Nôi vụ huyện Sơn Động tỉnh Bắc Giang

1.1.1 Vài nét về huyện Sơn Động

Sơn Động là huyện vùng cao của tỉnh Bắc Giang, cách trung tâm tỉnh lỵ

80 km về phía Đông Bắc; diện tích tự nhiên 844,32 km2( chiếm 22% diện tích toàn tỉnh) Phía Bắc giáp tỉnh Lạng Sơn, phía Đông và phía Nam giáp tỉnh Quảng Ninh, phía Tây giáp các huyện Lục Nam, Lục Ngạn tỉnh Bắc Giang

Toàn huyện có 21 xã và 2 thị trấn với 178 thôn, bản, khu phố( trong đó có

14 xã đặc biệt khó khăn) Dân số khoảng 7,3 vạn người và 12 dân tộc cùng chung sống( dân tộc thiểu số chiếm 47,2%)

Trong những năm qua, được sự quan tâm của Đảng, Nhà nước các cấp, cán bộ và nhân dân các dân tộc huyện Sơn Động đã phát huy truyền thống của Đơn vị Anh hùng Lực lượng vũ trang nhân dân, chủ động vượt qua khó khăn thách thức của điều kiện tự nhiên và xã hội, khai thác có hiệu quả tiềm năng lợi thế vốn có, nhất là lợi thế về diện tích đất lâm nghiệp rộng lớn, vươn lên đạt được nhiều thành tựu quan trọng về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội

- Trên địa bàn huyện có một số khoáng sản như: quặng đồng, quặng thiếc,

mỏ than Đồng Rì với trữ lượng tương đối lớn là nguồn nhiên liệu phục vụ cho nhà máy nhiệt điện Sơn Động

1.1.2 Vị trí, chức năng của UBND huyện Sơn Động

Uỷ ban nhân dân huyện Sơn Động là cơ quan hành chính nhà nước cấp huyện, trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Thông qua hoạt động chấp hành, điều

hành UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước thuộc các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội…trên địa bàn huyện Đồng thời chiu trách nhiệm tổ chức quản

lý hành chính nhà nước ở địa phương và đảm bảo cho bộ máy hành chính hoạt động thông suốt

1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Sơn Động

a Trong lĩnh vực kinh tế

UBND huyện xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, quyết toán ngân sách địa phương, lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương, phê chuẩn kế hoạch kinh tế- xã hội của xã, thị trấn

b Trong lĩnh vực Nông- Lâm- Ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai

Xây dựng, khuyến khích phát triển nông- lâm- ngư nghiệp; Chỉ đạo thực hiện các bện pháp chuyển dịch cơ cấu kinh tế; thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, giải quyết tranh chấp đất đai theo quy định pháp luật; xây dựng quy hoạch thủy lợi

c Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp

Xây dựng, quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn; xây dựng các sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ

ở các xã, thị trấn; phát triển các làng nghề truyền thống; sản xuất sản phẩm có giá trị tieu dùng và xuất khẩu

d Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải

Tổ chức lập, trình duyệt, quản lý theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng trên địa bàn huyện; quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông và kết cấu

hạ tầng cơ sở; quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng; quản lý đất và quỹ nhà trên địa bàn; quản lý khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng

e Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, du lịch

Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước; kiểm tra việc thực hiện quy tắc an toàn

vệ sinh và chấp hành quy định trong các hoạt động thương mại, du lịch trên địa

bàn;

f Trong lĩnh vực giáo dục, Y tế, Văn hóa- xã hội, Thông tin thể thao

Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, phất thanh trên địa bàn huyện; kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở; tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm

g Trong lĩnh vực khoa học công nghệ, tài nguyên môi trường

Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học; bảo vệ môi trường;

tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật

h Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh và trật tự an toàn xã hội

Tổ chức phong trào quần chúng, xây dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng toàn dân; tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quan sự; tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự an toàn xã hội; tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh

i Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo.

Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo; thực hiện nhiệm vụ được giao; kiểm tra việc thực hiện chính sách; quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn giáo

k Trong việc thi hành pháp luật

Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, văn bản quy phạm pháp luật; thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước, tiếp dân, giải quyết khiếu nại

Bên cạnh đó, UBND huyện Sơn Động có một số chức năng, quyền hạn sau:

-Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hôi, HĐND theo quy định;

- Xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính;

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của cấp trên;

- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

Các Phó chủ tịch phụ trách các mảng Lao động thương binh xã hội , văn hóa- thông tin, thể thao, du lịch, trung tâm y tế, kinh tế…

Các thành viên UBND được Chủ tịch phân công công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Các phòng ban chuyên môn là cơ quan tham mưu, giúp việc cho UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương và thực hiện một số quyền hạn theo sự ủy quyền của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện

Các phòng,ban chuyên môn thuộc UBND huyện là cơ quan tham mưu, giúp việc cho UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương và thực hiện một số quyền hạn theo sự ủy quyền của Chủ tịch UBND huyện

Các phòng ban chuyên môn, gồm:

1.Văn phòng HĐND- UBND huyện;

Các phòng đều được tổ chức thống nhất, có chức năng, nhiệm vụ riêng.

Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sơn Động:

1.Trung tâm phát triển Qũy đất và CNN;

2.Đội quản lý TT GT- XD&MT;

3.Trung tâm văn hóa- thể thao

4.Đài truyền thanh truyền hình;

5.Trạm khuyến nông;

6 Ban quản lý Dự án xây dựng;

7.Trung tâm Dân số- KHHGĐ

Mô hình hóa tổ chức bộ máy của UBND huyện Sơn Động :

( Xem phụ lục I )

1.2 Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan

1.1.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

Phòng Nội vụ huyện Sơn Động là cơ quan chuyên môn trực thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Thực hiện chức năng tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện quản lý Nhà nước về công tác tổ chức; biên chế các cơ quan hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; công tác thi đua khen thưởng, văn thư lưu trữ, công tác tôn giáo

Tiền thân là phòng Tổ chức – Lao động thương binh xã hội sau đó là phòng Nội vụ - Thương binh xã hội, cùng với sự phát triển của cả huyện, đặc biệt là trong UBND huyện, quá trình phân chia về chức năng nhiệm vụ của các

bộ phận, phòng ban, năm 2008 phòng Nội vụ huyện Sơn Động chính thức được thành lập theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ về Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Phòng Nội vụ huyện Sơn Động với đội ngũ CBCC gạo cội, giàu kinh nghiệm đã và đang tạo nên một môi trường là việc ổn định, ngày càng hiện đại hóa, chuyên nghiệp hơn, tuyểndụng những nhân lực thực sự đáp ứng yêu cầu công việc cho huyện

Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản riêng, trực thuộc Uỷ ban nhân dân huyện; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế

và công tác của Uỷ ban nhân dân huyện, đồng thời chị sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Nội vụ

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Sơn Động tỉnh Bắc Giang

a Nhiệm vụ, quyền hạn

- Trình UBND cấp huyện các văn bản hướng dẫn về công tác Nội vụ, tôn giáo, dân tộc, thi đua, khen thưởng, văn thư, lưu trữ trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định

- Trình UBND cấp huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

- Về tổ chức, bộ máy:

+ Tham mưu giúp UBND cấp huyện ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện

+ Trình UBND cấp huyện quyết định hoặc để UBND cấp huyện trình cấp

có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện;

+ Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp, các

tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định của pháp luật

-Về quẩn lý và sử dụng biên chế hành chính sự nghiệp:

+ Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện phân bố chỉ tiêu biên chế hành chính, sự nghiệp hàng năm cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc;

+ Giúp UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp; tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế độ tự

chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp cấp huyện và UBND cấp xã;

-Về công tác xây dựng chính quyền:

+ Giúp UBND huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện bầu

cử Đại biểu Quốc hội, Đại biểu HĐND theo phân công của UBND cấp huyện và hướng dẫn của UBND cấp tỉnh, Sở Nội vụ;

+ Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND huyện phê chuẩn các chức danh lãnh đạo của UBND cấp xã;

+ Tham mưu giúp UBND huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn; Chịu trách nhiệm quản lý hồ

sơ, mốc, Chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

+ Giúp UBND huyện việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp bá cáo về hoạt động của thôn, bản, tổ dân phố trên địa bàn huyện theo quy định

-Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, xã, thị trấn trên địa bàn huyện;

- Về cán bộ, công chức, viên chức:

+ Tham mưu giúp UBND huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiêm lại, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, thực hiện chính sách đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý nhà nước đối với cán bộ công chức, viên chức

+ Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý và chính sách đối với công chức cấp

xã, cán bộ không chuyên trách xã; cán bộ y tế cơ sở, khuyến nông cơ sở theo phân cấp;

-Về cải cách hành chính:

+ Giúp UBND huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn và ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cải cách hành chính ở địa phương;

+ Tham mưu giúp UBND huyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải

cách hành chính trên địa bàn huyện;

+ Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo ủy ban nhân dân huyện và cấp tỉnh

-Giúp ủy ban nhân dân huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức hoạt động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn;

- Về công tác văn thư, lưu trữ:

+ Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

+ Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện và Lưu trữ huyện;

-Về công tác thi đua, khen thưởng:

+ Tham mưu, đề xuất với ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức các phong trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua- Khen thưởng cấp huyện;

+ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua, khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Qũy thi đua, khen thưởng theo quy định của pháp luật

b Mối quan hệ của Phòng Nội vụ với các cơ quan khác

- Mối quan hệ với Sở Nội vụ: là mối quan hệ cấp dưới với cấp trên; chịu

sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ; thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định

- Mối quan hệ với Huyện ủy, HĐND, UBND huyện: là mối quan hệ cấp

dưới với cấp trên; chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo toàn diện các mặt công tác; nghiêm chỉnh chấp hành chỉ thị, nghị quyết, kết luận và công việc được giao; tham mưu,

đề xuất những công việc chuyên môn; có trách nhiệm báo cáo đầy đủ, kịp thời, chính xác các mặt hoạt động của cơ quan

- Mối quan hệ với các cơ quan, đơn vị và UBND xã, thị trấn: Là mối quan

hệ ngang cấp; phối hợp với các cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn triển khai, hướng

dẫn và tổ chưc thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực chuyên môn có liên quan; đồng thời tổng hợp báo cáo theo quy định.

c Cơ cấu tổ chức

Cơ câu tổ chức là một hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập, vừa phụ thuộc trong tổ chức, thực hiện những nhiệm vụ rõ rang do ai làm, làm cái gì và lien kết với các nhiệm vụ khác trong tỏ chức như thé nào nhằm tạo

sự hợp tác nhịp nhàng để đáp ứng mục tiêu của cơ quan, tổ chức

Phòng Nội vụ huyện Sơn Động làm việc theo chế độ thủ trưởng, đề cao trách nhiệm cá nhân và đảm bảo sự đoàn kết thống nhất trong lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ, giải quyết công việc, chịu sự quản lý lãnh đạo của cấp trên

và thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình theo quy định, quy chế làm việc

Phòng Nội vụ gồm : 04 lãnh đạo, 05 cán bộ phụ trách chuyên môn

Lãnh đạo phòng gồm:

- Trưởng phòng: bà Nguyễn Thị Sơn;

- Phó Trưởng phòng xây dựng chính quyền: Ông Nguyễn Tiến Dũng;-Phó Trưởng phòng cán bộ, công chức, viên chức: Ông Hoàng Văn Hoài;-Phó Trưởng phòng văn thư- lưu trữ, hội: ông Nguyễn Hồng Thái;

Chuyên viên phòng : - Ông Chu Văn Oánh

- Ông Chu Quang Khanh

Cán sự: bà Ngô Thị Phòng;

Viên chức quản lý kho lưu trữ kiêm thủ quỹ cơ quan: bà Nông Thị Mùi;

Kế toán: Bà Nguyễn Thị Thanh;

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ:

công tác cụ thể đối với cán bộ, công chức, viên chức trong môi trường thường xuyên làm việc trong phòng Có thể mô tả các vị trí công việc như sau:

- Trưởng phòng: Là người phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân huyện về toàn bộ hoạt động của cơ quan Trực tiếp phụ trách lĩnh vực công tác: Tổ chức, biên chế hành chính, sự nghiệp nhà nước ; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; địa giới hành chính, tài chính, tài sản cơ quan

- Các Phó trưởng phòng:

+ Phó trưởng phòng: Chịu trách nhiệm điều hành, phụ trách các hoạt động của cơ quan khi Trưởng phòng đi công tác vắng Trực tiếp phụ trách thực hiện các lĩnh vực công tác: Xây dựng chính quyền, cải cách hành chính, thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở; cán bộ, công chức xã, thị trấn

+ Phó Trưởng phòng: Trực tiếp theo dõi công tác tổ chức biên chế; cán

bộ, công chức, viên chức hành chính, sự nghiệp nhà nước, công tác thanh niên

+ Phó Trưởng phòng: Phụ trách các lĩnh vực công tác: Thi đua, khen thưởng, tôn giáo, tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ, văn thư, lưu trữ

- Các chuyên viên:

+ Chuyên viên: Trực tiếp theo dõi, thực hiện nhiệm vụ công tác: Cải cách hành chính; Xây dựng chính quyền, cán bộ, công chức xã, thị trấn; Tổng hợp chung báo cáo định kỳ hàng tháng, quý năm của cơ quan và trực tiếp thực hiện nhiệm vụ cho Phó trưởng phòng

+ Chuyên viên: Trực tiếp theo dõi công tác về tuyển dụng, quản lý, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật và thực hiện chế độ, chính sách đối với đội ngũ viên chức các đơn vị sự nghiệp nhà nước thuộc Uỷ ban nhân dân huyện quản lý; Triển khai việc thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác thanh niên theo hướng dẫn của cấp trên; trực tiếp thực hiện nhiệm vụ giúp việc cho Trưởng phòng và

sự phân công nhiệm vụ của Phó trưởng phòng

- Cán sự: Trực tiếp theo dõi công tác về văn thư, lưu trữ; Tổ chức hội và

tổ chức phi chính phủ; giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo liên quan đến lĩnh vực được phân công, trực tiếp giúp việc cho Phó trưởng phòng

- Lưu trữ viên trung cấp: Trực tiếp thực hiện nhiệm vụ công tác: Quản lý kho lưu trữ, phục vụ nghiên cứu, khai thác hồ sơ, tài liệu của độc giả và các cơ quan, tổ chức, kiêm nhiệm công tác hành chính, tài vụ của cơ quan.

- Một viên chức làm kế toán

b Bản mô tả việc các vị trí trong Phòng Nội vụ huyện Sơn Động

Trưởng phòng

STT Tiêu thức Nội dung

1 Chức danh Trưởng phòng: bà Nguyễn Thị Sơn

2 Nhiệm vụ + Chỉ đạo, quản lý, điều hành các mặt hoạt động chung của

cơ quan

+ Chịu trách nhiệm trước UBND huyện, chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật về các mặt công tác được giao và toàn bộ hoạt động của cơ quan

+ Xây dựng quy chế làm việc, chế độ thông tin báo cáo và các quy định khác của cơ quan

+ Quy định việc phân công công việc cho các phó trưởng phòng trực tiếp phụ trách, chỉ đạo các lĩnh vực công tác, phân công nhiệm vụ cụ thể cho cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan

+ Tham gia các cuộc họp của UBND huyện, và một số cuộc họp khác theo yêu cầu

+ Uỷ quyền cho cấp dưới và các phụ trách các công việc khi vắng mặt

Tham mưu với cấp trên trong việc ra các quyết định

Kí xác nhận một số văn bản trong thẩm quyền theo quy định như: Quyết định, tờ trình, báo cáo…

Thực hiện chế độ bồi dưỡng cho các cán bộ, công chức trong phòng

Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức bộ máy và biên chế;

công tác, cán bộ công chức, viên chức nhà nước; công tác cán bộ công chức cấp xã; công tác thi đua khen thưởng; quản lý tài chính và tài sản của cơ quan.

Tổ chức thực hiện các quy chế làm việc của cơ quan; đẩu mạnh thực hiện quy chế dân chủ; tích cực áp dụng các biện pháp cải tiến lề lối làm việc, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, điều hành xử lý công việc của cơ quan

Chỉ đạo thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra các hoạt động của cơ quan; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và chịu trách nhiệm khi để xảy ra tình trạng tham nhũng, lãng phí gây thiệt hại cho cơ quan

Báo cáo với cấp trên theo quy định và yêu cầu

cáo

Báo cáo với cấp trên theo quy định của pháp luật

Báo cáo bằng văn bản, báo cáo trực tiếp qua lời nói, hoặc qua một số phương tiện khác

thành công

Hoàn thành tốt các công việc được giao

Phó trưởng phòng Tổ chức cán bộ

1 Chức danh Phó trưởng phòng cán bộ, công chức, viên chức:

ông Hoàng Văn Hoài

2 Nhiệm vụ + Tham mưu, triển khai nội dung văn bản có liên quan đến

các lĩnh vực tổ chức bộ máy biên chế; tuyển dụng, quản lý,

sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luôn chuyển, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật

và thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện quản lý

+ Phối hợp, thẩm định quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức cơ quan chuyên môn, các đơn vị sự nghiệp; thẩm định quy chế tổ chức và hoạt động của các đơn vị sự nghiệp; đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện quản lý.

+ Phối hợp hướng dẫn thực hiện phân loại cán bộ, công chức, viên chức; xếp hạng cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp của huyện theo quy định

+ Tham mưu, tổng hợp chung việc thực hiện các quy định, chế độ tự chủ và tự chịu trách nhiệm về biên chế đối với các cơ quan đơn vị hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định

+ Tham mưu, chỉ đạo thực hiện chế độ báo cáo theo định kì của các cơ quan và báo cáo với UBND huyện đối với lĩnh vực chuyên môn được phân công theo yêu cầu

+ Ký thay Trưởng phòng khi trưởng phòng vắng mặt

+ Giúp trưởng phòng quản lý các công việc của cơ quan.+ Xem xét, giải quyết các đơn khiếu nại, tố cáo của công dân liên quan đến chế độ, chính sách của cán bộ công chức, viên chức

thành công

Phó trưởng phòng Xây dựng chính quyền

1 Chức danh Phó Trưởng phòng Xây dựng chính quyền:

ông Nguyễn Tiến Dũng

2 Nhiệm vụ + Tham mưu, triển khai các nội dung công việc, các chủ

trương , biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của các cơ quan hành chính trong huyện

+ Tham mưu, triển khai các văn bản, hướng dẫn tổ chức và hoạt động của bộ máy chính quyền địa phương cấp xã trong huyện; thực hiện nhiệm vụ tổ chức công tác bầu cử Đại biểu Quốc hội, Đại biểu HĐND trên địa bàn

+ Hướng dẫn kiểm tra, tổng hợp báo cáo việc thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở và công tác dân vận của chính quyền trên địa bàn huyện

+ Tham mưu xây dựng dự thảo báo cáo tình hình, kết quả công tác theo định kỳ và báo cáo sơ kết, tổng kết, báo cáo theo yêu cầu của cấp trên về lĩnh vực: cải cách hành chính, xây dựng chính quyền, thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở, địa giới hành chính theo quy định

+ Theo dõi việc thực hiện Quy chế công sở

+ Ký thay Trưởng phòng khi trưởng phòng vắng mặt

+ Giúp trưởng phòng quản lý các công việc của cơ quan.+ Xem xét, giải quyết các đơn khiếu nại, tố cáo của công dân liên quan đến lĩnh vực chuyên môn

Chế độ báo cáo: Báo cáo bằng văn bản, bằng miệng hoặc thông qua một số phương tiện thông tin khác.

thành công

Hoàn thành tốt công việc được giao

Phó Trưởng phòng công tác văn thư- lưu trữ, hội

1 Chức danh Phó Trưởng phòng công tác văn thư- lưu trữ, hội:

ông Nguyễn Hồng Thái

2 Nhiệm vụ +Triển khai, hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan hành chính,

đơn vị sự nghiệp trong huyện chấp hành các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ; kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ

về thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn

+Giúp UBND huyện chỉ đạo, kiểm tra và tổ chức thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước vè tôn giáo và công tác tôn giáo tín ngưỡng

+Tham mưu, theo dõi, nắm bắt và chỉ đạo, tổng hợp tình hình tổ chức và hoạt động của các Hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn huyện

+Tham mưu thực hiện quản lý Nhà nước về công tác thanh niên

+ Tham mưu xây dựng báo cáo dự thảo, báo cáo tình hình, két quả công tác được phân công theo định kỳ và báo cáo

sơ kết, tổng kết, báo cáo theo yêu cầu của cấp trên về lĩnh vực chuyên môn

+ Ký thay Trưởng phòng khi trưởng phòng vắng mặt

+ Giúp trưởng phòng quản lý các công việc của cơ quan.+ Xem xét, giải quyết các đơn khiếu nại, tố cáo của công dân liên quan đến lĩnh vực chuyên môn

quyết định

Quyết định một số công việc khi trưởng phòng vắng mặt.Quyết định thực hiện các công việc được giao

Thực hiện các quy chế, nội dung công việc được giao

2 Nhiệm vụ Trực tiếp theo dõi, thực hiện nhiệm vụ công tác về

tuyển dụng, quản lý, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật và thực hiện chế độ, chính sách đối với đội ngũ cán bộ, công chức hành chính, viên chức sự nghiệp thuộc UBND huyện quản lý; tổng hợp kết quả phân loại cán bộ, công chức, viên chức theo quy định Tham mưu xây dựng báo cáo tình hình, kết quả công tác theo định kỳ và báo cáo sơ kết, tổng kết, báo cáo teo yêu cầu của cấp trên về lĩnh vực được phân công

Giúp Trưởng phòng thực hiện công tác thi đua, khen thưởng

Trực tiếp làm nhiệm vu cho Trưởng phòng và thực hiện một số công việc do lãnh đạo phòng phân công

Chuyên viên 2

2 Nhiệm vụ Trực tiếp tham mưu triển khai, theo dõi, thực hiện

nhiệm vụ công tác cải cách hành chính, các nội dung, công việc cải cách hành chính theo quy định của UBND tỉnh; theo dõi, kiểm soát thủ tục hành chính cơ quan

Theo dõi việc thực hiện Quy chế văn hóa công sở tại

cơ quan chuyên môn cấp huyện và cấp xã.

Theo dõi hoạt động của bộ máy chính quyền tai địa phương cấp xã; tham mưu, đề xuất thực hiện nhiệm vu công tác bầu cử Đại biểu Quốc hội, Đại biểu HĐND tren địa bàn huyện

Trực tiếp theo dõi, thực hiện nhiệm vụ công tác tuyển dụng, quản lý, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, điều động, chuyển đổi vị trí, luân chuyển công tác, phân loại, khen thưởng, kỷ luật và thực hiện chế độ, chính sách đối với đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã

Tham mưu, theo dõi việc triển khai các quy định chế

độ trách nhiệm đối với người đứng đầu

Chuẩn bị các thủ tục liên quan tới việc phân loai đơn

vị hành chính và thôn, tổ dân phố để trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định

Tổng hợp chun báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, năm của cơ quan; trực tiếp tham mưu giúp việc Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng phụ trách

Cán sự Phòng Nội vụ

1 Chức danh Cán sự Phòng Nội vụ: Bà Ngô Thị Phòng

2 Nhiệm vụ Quản lý Nhà nước về công tác văn tư, lưu trữ; triển

khai hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quy định về văn thư, lưu trữ như: thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định Chuẩn bị nội dung để

tổ chức tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho các địa phương, đơn vị

Cùng với chuyên viên trực tiếp giúp Trưởng phòng thực hiện cong tác thi đua khen thưởng

Làm nhiệm vụ thư ký Hội đồng và cơ quan Thường trực Hội đồng Thi đua khen thưởng huyện

Tham mưu xây dựng dự thảo báo cáo tình hình, kết quả công tác được phân công theo định kỳ và báo cáo sơ kết, tổng kết, báo cáo theo yêu cầu của cấp trên về lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng phân công

Viên chức Phòng Nội vụ

1 Chức danh Viên chức quản lý Kho Lưu trữ: Bà Nông Thị Mùi

quản lý Nhà nước về công tác tôn giáo và tín ngưỡng theo hướng dẫn của cấp trên

Trực tiếp thực hiện nhiệm vụ công tác: quản lý Kho lưu trữ lịch sử và làm công tác văn thư, lưu trữ hiện hành của cơ quan theo quy định

Chịu trách nhiệm làm công tác hành chính của cơ quan trong các ngày làm việc; mua sắm thiết bị đồ dùng, văn phòng phẩm phục vụ công tác của cả phòng; in ấn, photo văn bản; kiêm làm nhiệm vu thr kho, thủ quỹ cơ quan

Mở sổ theo dõi cong tác tiếp dân và giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị liên quan đến lĩnh vực giải quyết của

cơ quan

Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản mạng nội bộ; gửi, nhận văn bản bằng giấy và qua hộp thư điện tử của cơ quan hàng ngày

Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi lãnh đạo phòng phân công

Kế toán Phòng Nội vụ

1 Chức danh Kế toán Phòng Nội vụ: Bà Nguyễn Thị Thanh

2 Nhiệm vụ Xây dựng kế hoạch ngân sách hàng năm của cơ

quan; Lập dự toán Qũy thi đua khen thưởng; Quản lý nguồn tài chính ngân sách cấp; đôn đốc thực hiện chế độ thanh quyết toán; thực hiện chế dộ báo cáo tài chính theo định kỳ

Theo dõi quản lý, đề xuất sửa chữa, mua sắm trang thiết bị, tài sản phục vụ làm việc

Kiêm nhiệm theo dõi, triển khai thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước về công tác thanh niên và công tác pháp chế theo hướng dẫn của cấp trên

Thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể khác khi lãnh đạo phòng phân công

c Nhiệm vụ chung

Cán bộ lãnh đạo, quản lý, công chức, viên chức trong cơ quan Phòng Nội

vụ đề phải có trách nhiệm tiếp dân và giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cáo liên quan đến lĩnh vực hoạt động của cơ quan

Hàng tháng, quý, năm, mỗi cán bộ, công chức có trách nhiệm tổng hợp tiến độ, kết quả nội dung do mình đảm nhận thực hiện theo sự phân công nhiệm

vụ để phục vụ cho việc xây dựng báo cáo của cơ quan

Chấp hành mọi sự phân công điều động, thực hiện các nhiệm vụ phát sinh theo yeu cầu của lãnh đạo cơ quan

Duy trì chấp hành nghiêm quy chế, quy định về giờ làm việc, chế độ họp giao ban, chế độ báo cáo lãnh đạo, chế độ phát ngôn, bảo mật của cơ quan

PHẦN II

TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN SƠN

ĐỘNG TỈNH BẮC GIANG 2.1 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động

2.1.1 Công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động

Công tác văn thư được coi là một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, tổ chức Có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước vì nó cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục

vụ cho hoạt động quản lý, điều hành cơ quan Góp phần giải quyết công việc của

cơ quan nhanh chóng, chính xác, giữ gìn bí mật nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu, giấy tờ

Do tầm quan trọng của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý và điều hành ở các cơ quan nên lãnh đạo phòng Nội vụ huyện Sơn Động rất quan tâm, kiểm tra, đôn đốc công tác văn thư tại phòng Nội vụ dựa vào các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của nhà nước và quy chế làm việc của phòng Nội vụ huyện như:

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ

về công tác văn thư;

Luật số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Công văn số 425/2005/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến;

Công văn số 260/2005/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ cơ quan;

Công tác văn thư tại phòng Nội vụ huyện Sơn Động được tổ chức theo

mô hình tập trung nên văn bản được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư cơ quan

Lãnh đạo phòng Nội vụ huyện Sơn Động đã rất quan tâm đến công tác

văn thư ở cơ quan mình, bộ phận văn thư đã được đầu tư cơ sở vật chất như máy

in, máy tính, máy can để đảm bảo cho công tác văn thư được nhanh chóng, kịp thời

Để đảm bảo hiệu quả của hoạt động công tác Văn thư- lưu trữ, Phòng Nôi

vụ huyện Sơn Động triển khai thực hiện Quy chế công tác Văn thư lưu trữ của

UBND huyện Sơn Động Nôi dung Quy chế( xem phụ lục VI).

2.1.2 Công tác chỉ đạo công tác văn thư tại Phòng Nội Vụ huyện Sơn Động

Để quản lý và chỉ đạo công tác văn thư ở cơ quan mình, Trưởng phòng Nội vụ đã phân công công việc và trách nhiệm cụ thể cho từng cán bộ, công chức, nhân viên trong phòng Nội vụ thực hiện công tác văn thư như sau:

a Đối với Trưởng phòng

Được phân công các công việc cụ thể sau:

Trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc việc thực hiện công tác văn thư ở đơn vị mình Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Uỷ ban nhân dân về công tác văn thư ở đơn vị mình

- Tổ chức soạn thảo văn bản thuộc lĩnh vực đơn vị mình phụ trách

- Có nhiệm vụ đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến ở đơn vị mình

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ của đơn vị mình vào lưu trữ cơ quan

b Đối với các cán bộ nhân viên trong Phòng Nội vụ

- Giải quyết kịp thời các văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo phòng

- Tham gia vào việc soạn thảo văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm được phân công

- Lập hồ sơ các công việc mà mình làm để nộp vào lưu trữ

- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản tài liệu của phòng Nội vụ

c Đối với cán bộ văn thư

Trực tiếp thực hiện tất cả các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư, cụ thể:

- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến theo đúng các quy định

của pháp luật.

- Quản lý các loại giấy tờ như: Giấy đi đường, giấy giới thiệu, các loại giấy mời

- Lập sổ và bảo quản các loại sổ sách: Sổ quản lý văn bản đi, đến

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ

- Quản lý, bảo quản và đóng các loại con dấu vào văn bản

Như vậy, việc chỉ đạo công tác văn thư ở Phòng Nội Vụ huyện Sơn Động rất chặt chẽ, từ việc phân công công việc cụ thể như vậy mà cán bộ nhân viên trong Phòng làm tốt tất cả các công việc được giao để đảm bảo cho hoạt động quản lý, điều hành ở Phòng Nội vụ đươc tốt tránh những sai sót không cần thiết

2.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động

Cán bộ văn thư ở phòng Nội vụ huyện Sơn Động chịu sự quản lý của phòng phòng Nội vụ huyện Sơn Động

Hiện nay, cán bộ văn thư kiêm nhiệm vẫn chưa có phòng làm việc riêng, vẫn chỉ ở trong kho lưu trữ của huyện, đã được đào tạo nghiệp vụ văn thư, có nhiều năm kinh nghiệm và làm việc theo đúng quy định của pháp luật

Việc biên chế cán bộ làm công tác văn thư ở phòng Nội vụ huyện Sơn Động tuân thủ theo quy định của nhà nước

Hàng năm mở các lớp tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ cho các cán

bộ nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, ban, ngành các xã, thị trấn, trường học, cử cán bộ nhân viên tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ do tỉnh và trung ương tổ chức, nhất là cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ giúp phòng Nội

vụ huyện thực hiện tốt công tác văn thư Chính vì vậy mà công tác văn thư ở Phòng Nội vụ huyện đã đạt được những kết quả cao góp phần giúp lãnh đạo điều hành, quản lý tốt mọi hoạt động của Phòng Nội vụ huyện

Tuy nhiên, với khối lượng công việc nhiều thì Phòng Nội vụ huyện Sơn Động cần biên chế riêng một cán bộ làm công tác văn thư để công việc được thực hiện tốt hơn

2.3 Công tác soạn thảo văn bản

2.3.1 Tổ chức soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo văn bản của cơ quan là công tác tổ chức thu thập thông tin, xây dựng dự thảo vaưn bản chính thức Công tác soạn thảo văn bản à qus trình xác lập vấn đề cần văn bản hóa; xác định thể lại văn bản, phạm vi đối tượng, thời gian và hiệu lực của văn bản Thu thập xử lý thông tin, xây dựng dự thảo đến sửa chữa hoàn chỉnh bản dự thảo, trình duyệt nội dung và nhân văn bản ban hành

Thực tế tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động, người soạn thảo có thể hợp lý hóa, nâng cao hiệu quả trong việc soạn thảo văn bản của cơ quan mình theo phương án:

- Sử dụng các tập văn bản mẫu ” Các mẫu soạn thảo văn bản” như mẫu Quyết định, Nghị quyết, Công văn

- Sử dụng các tập mẫu in sẵn như: giấy mời

- Các cơ sơ thực tế cho việc soạn thảo

- Các tập văn bả mẫu được hình thành từ nguồn

- Tập công văn hành chính ” Công văn trao đổi, Công văn thường” có nội dung, hình thức, cách hành văn được lặp lại trong từng tháng

- Tập văn bản điển hình cho toán cơ quan

- Tập văn bản được lập theo từng mục đích

Để cho việc soạn thảo văn bản được chính xác, đúng pháp luật cần xác định giá trị pháp lý cuả văn bản, để chia văn bản quản lý Nhà nước thành 2 loại:

Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản hành chính thông thường

Hàng ngày, Phòng Nội vụ huyện Sơn Động cần giải quyết các văn bản có khối lượng tương đối lớn Do vậy, số lượng văn bản được ban hành để chỉ đạo là nhiều Để đạt được hiệu quả công việc, hoàn thành tốt nhiệm vụ của việc soạn thảo văn bản góp phần đáng kể trong việc đạt hiệu quả chung Chính vì vậy khi soạn thảo văn bản cán bộ luôn chú ý đến:

- Xây dựng mục đích yêu cầu viết văn bản ” Viết cái gì?”

- Xác định nội dung văn bản ” Viết về cái gì?”

- Xác định đối tượng tiếp nhận văn bản ” Viết cho ai, ai xem?”

- Thu thập, chọn lọc tài liệu tham khảo và quan trọng nhất đó chính là

tính khả thi của văn bản, một vă bản ban hành có tính khả thi sẽ góp phần rất lớn trong việc quản lý của người lãnh đạo.

2.3.2 Quy trình soạn thảo văn bản

- Quy trình soạn thảo văn bản

Căn cứ tính chất, nội dung công việc cần soạn thảo mà lãnh đạo huyện giao Việc soạn thảo văn bản đã được thực hiện tương đối tốt tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động Các chuyên viên tham gia soạn thảo đã tuân thủ theo đúng quy định của nhà nước như Nghị định 110/2004/NĐ-CP; Thông tư 01/2011/TT- BNV… Có thể mô tả quy trình soạn thảo văn bản của Phòng Nội vụ theo các bước sau:

Bước 1: Xác định hình thức, nội dung, độ mật, khẩn, nơi nhận văn bản

Sau khi nhận được yêu cầu của lãnh đạo về việc ban hành văn bản, các cán bộ chuyên viên phải xác định rõ tên loại văn bản, nội dung văn bản có tầm quan trọng như thế nào, xác định mức độ văn bản khẩn, mật; nơi trực tiếp nhận văn bản là cơ quan, đơn vị nào?

Bước 2 Thu thập, xử lý văn bản có liên quan

Nguồn thông tin là một trong những yếu tố rất cần thiết trong quá trình soạn thảo văn bản, nhờ nó mà các chuyên viên nắm bắt được những thong tin cần thiết phục vụ cho quá trình soạn thảo Bao gồm: nguồn thông tin pháp lý( ý kiến chỉ đạo của cơ quan cấp trên, các văn bản hành chính của cơ quan), thông tin thực tế công việc, những nguồn tin thông qua internet… Từ đó tiếp thu, xử lý nguồn thông tin và đưa vào văn bản

Bước 3 Viết bản thảo

Đối với những văn bản phức tạp hay đơn giản thì đều phải lập đề cương, khái quát được những nội dung cơ bản mà văn bản đề cập đến Đối với những văn bản có tính chất quan trọng thì đề xuất với lãnh đạo tham khảo ý kiến của các cơ quan, tỏ chức hoặc đơn vị có liên quan đến nội dungn văn bản Ngiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo

Bước 4 Duyệt bản thảo

Sau khi văn bản được soạn thảo xong thì cán bộ chuyên trách thực hiện ký

nháy, chịu trách nhiệm về nội dung sau đó trình tiếp cho Trưởng phòng để duyệt, ký nháy về thể thức và tính pháp lý của văn bản Sau khi phê duyệt về nội dung và thể thức thì lãnh đạo cơ quan ký ban hành.

Bước 5 Hoàn thiện các thủ tục ban hành văn bản

Sau khi mọi công đoạn của văn bản được hoàn tất đầy đủ về mặt nội dung

và thể thức, có đầy đủ các thành phần chữ ký thro quy định của nhà nước văn bản được chuyển đến phòng văn thư để đăng ký vào sổ, văn thư ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản đăng ký vào sổ Thực hiện các bước chuyển giao văn bản đi và lưu văn bản đi theo quy định, thông thường lưu hai bản, mọt bản lưu lại tập lưu văn thư cơ quan, một bản lưu trong hồ sơ công việc ở đơn vị soạn thảo

Sơ đồ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản( Xem phụ lục III)

*So với quy định hiện hành

Theo Thông tư 04/2013/TT- BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan,

tổ chức Quy trình soạn thảo văn bản bao gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định hình thức, nội dung và mức độ khẩn, mật; nơi nhận văn bản;

Bước 2: Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

Bước 3: Soạn thảo văn bản;

Bước 4: Xin ý kiến của lãnh đạo cơ quan, đơn vị có liên quan;

Bước 5: Trình duyệt dự thảo văn bản

Bước 6: Ký ban hành văn bản

Có thể thấy quy trình soạn thảo văn bản của Phòng Nội vụ tương đối đáp ứng đầy đủ thao tác được ban hành trong quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của

Bộ Nội vụ Tuy nhiên, quy trình soạn thảo văn bản của Phòng Nội vụ chưa đảm bảo tính khoa học Theo Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm

2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức thì quy trình soạn thảo văn bản chỉ trải qua 05 bước Như vậy quy trình soạn thảo văn bản của Phòng Nội vụ huyện Sơn Động chưa khoa học và thu

gọn, gây khó khăn cho việc soạn thảo văn bản, vì vậy cần đổi mới các bước soạn thảo văn bản, nâng cao hơn nữa hiệu quả, chất lượng văn bản.

2.4 Quản lý văn bản

2.4.1 Quản lý văn bản đi

* Sơ đồ quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi( xem phụ lục IV)

Như chúng ta đều biết, văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan ban hành để quản lý điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được gửi đến các đối tượng có liên quan để thực hiện các công việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi có hiệu quả, chính xác, nhanh chóng, năng xuất

và hiện đại Cán bộ văn thư Phòng Nội vụ đã trực tiếp làm dưới sự hướng dẫn của cơ quan như: Trình ký văn bản, đóng các loại dấu lên văn bản, vào sổ, quản

lý văn bản, các loại sổ sách dùng để đăng ký và quản lý văn bản đi

a Trình ký văn bản

Các văn bản đi của phòng Nội vụ huyện được giao cho các chuyên viên

am hiểu về từng lĩnh vực chuyên môn chuẩn bị và soạn thảo Sau khi văn bản được in ấn xong phải trình cho lãnh đạo ký và ban hành

Tất cả các văn bản trước khi trình cho lãnh đạo ký chính thức phải kiểm tra lại toàn bộ nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và lỗi chính tả (nếu có)

Đơn vị soạn thảo hoặc cá nhân soạn thảo có trách nhiệm kiểm tra lại toàn

bộ nội dung văn bản, lỗi chính tả và ký nháy vào cuối nội dung văn bản Bộ phận phụ trách pháp chế kiểm tra quy trình thủ tục và ký nháy vào cuối dòng lưu trong văn bản

* Nguyên tắc trình ký văn bản

Phải đảm bảo theo đúng quy định và thẩm quyền

Đối với văn bản thường, nội dung không phức tạp thì chỉ cần trình văn bản in đã được kiểm tra kỹ về thể thức, nội dung rồi trình cho chủ tịch hoặc tránh văn phòng ký chính thức

Đối với những văn bản có nội dung quan trọng, phức tạp như các văn bản dưới luật, các đề án, kế hoạch khi trình cho lãnh đạo ký phải kèm theo hồ sơ

trình ký ( gồm các văn bản, tài liệu có liên quan đến nội dung văn bản ban hành)

để lãnh đạo thẩm tra lại nội dung văn bản trước khi ký

* Tổ chức trình ký

Việc trình ký văn bản đi ở UBND huyện có thể do công chức chuyên môn hoặc công chức văn thư, văn phòng thống kê thực hiện nhưng đều phải thông qua bộ phận văn phòng của UBND để theo dõi kiểm tra thống nhất và trình vào một khoảng thời gian nhất định trong ngày

* Thẩm quyền ký văn bản

- Chủ tịch thay mặt UBND ký các văn bản mà UBND ban hành ;

- Phó Chủ tịch được ký thay Chủ tịch các văn bản theo sự uỷ quyền của Chủ tịch và các văn bản được phân công phụ trách;

- Một số trường hợp đặc biệt, Chủ tịch có thể uỷ quyền cho các cán bộ trong uỷ ban dưới mình một cấp Ký thừa uỷ quyền một số văn bản mà mình phải ký;

- Chủ tịch giao cho tránh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc một

số đơn vị ký thừa lệnh một số văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình

b Đăng ký văn bản đi

Đây là công việc thường xuyên nằm trong công tác văn thư Phòng Nội vụ huyện Sơn Động có 01 quyển sổ theo dõi văn bản đi: Sổ đăng ký văn bản đi

Sổ đăng ký văn bản đi: là tất cả các văn bản, giấy tờ của cơ quan gửi đi phải được đăng ký chính xác, rõ ràng vào sổ, lấy số, ngày tháng văn bản lưu Bất

cứ văn bản đi nào đều được đăng ký đầy đủ các mục trong sổ” Đăng ký văn bản đi” để thuận lợi cho việc nghiên cứu, tra tìm sau này Nhìn chung, việc đăng ký văn bản đi đã được cán bộ văn thư thực hiện tương đối tốt, tuy nhiên vẫn còn hạn chế như sự thiếu cẩn thận, chưa rõ ràng, viết tắt quá nhiều, nên việc tra tìm gặp nhiều khó khăn

Đăng ký văn bản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan Công việc này do cán bộ văn thư thực hiện Đăng ký văn đi nhằm mục đích quản lý văn bản đi một cách chặt chẽ

và phục vụ tra tìm nhanh chóng, chính xác theo yêu cầu của lãnh đạo và các cán

bộ nhân viên trong cơ quan Các văn bản đi được đăng ký vào sổ phải đảm bảo

các yêu cầu: Văn bản phải được đăng ký đầy đủ các thông tin, khi đăng ký phải

rõ ràng, chính xác, không được viết tắt những từ ít thông dụng, không dùng bút

chì, không được tẩy xoá.Việc đăng ký văn bản đi ở Phòng Nội vụ huyện Sơn

Động chủ yếu là hình thức đăng ký truyền thống

Cán bộ văn thư căn cứ vào số lượng văn bản đi của Phòng Nội Vụ mà đăng ký vào sổ Và ở Phòng Nội vụ do là một phòng ban trực thuộc UBND nên

các văn bản được ghi chung trong một quyển sổ văn bản đi

Do hàng năm, Phòng Nội vụ ban hành các loại văn bản mật, khẩn không nhiều nên cán bộ văn thư đã đăng ký chung vào sổ công văn đi của cơ quan

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi ở Phòng Nội vụ huyện Sơn Động được sử dụng theo mẫu thống nhất quy định tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày

18/7/2005 của Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản

đi và đến, nhưng do tính chất công việc nên đã có sự thay đổi, cụ thể như sau:

Mẫu sổ được trình bày như sau:

Ngườ

i ký

Nơi nhận

Đơn

vị,

Số lượng

Ghi chú

Q Đ

C V

B C

K H

T B

việc xét nâng lương tháng 01/2015

vụ t 4 năm 2015

Nt Sở Nội

Vụ, VPHU, UBND huyện

rút tạm ứng kinh phí 30a

Nt Kho

bạc nhà nước, CT.UB

ND, TC-KH

thi đua khen thưởng năm 2015

Ô

Thái

SNV tỉnh

BG, các Phó trưởng phòng

Việc cán bộ văn thư đăng ký các loại văn bản mật chung với các loại văn bản khác không đảm bảo an toàn cho nội dung tài liệu.Vì vậy cán bộ văn thư cần phải lập sổ riêng

c Chuyển giao văn bản đi

Trước khi chuyển phát văn bản đi, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày một lần nữa, nếu phát hiện sai sót phải báo

cáo cho Lãnh đạo phòng xem xét giải quyết, chỉ chuyển giao văn bản sau khi hoàn thành tất cả các thủ tục.Gửi văn bản đi đúng nơi nhận đã ghi trên văn bản.Văn bản có dấu chỉ mức độ mật, khẩn, hoả tốc được chuyển đi trước; Văn bản sau khi hoàn thiện phải chuyển ngay trong ngày làm việc Chậm nhất là ngày làm việc hôm sau.

- Chuyển giao: Văn bản của Phòng Nội vụ được chuyển qua các hình thức trực tiếp, bưu điện, fax, internet.Căn cứ vào địa chỉ nơi nhận của văn bản có thể chuyển trong hoặc ngoài cơ quan Trường hợp đối với văn bản chuyển nội bộ trong cơ quan thì cán bộ văn thư chuyển trực tiếp nơi nhận Với văn bản chuyển ngoài cơ quan thì cán bộ văn thư tiến hành bao gói chuyển văn bản qua bưu điện hoặc qua máy fax

Những văn bản được chuyển qua bưu điện thì phòng Nội vụ đã sử dụng phong bì được in sẵn cho văn bản vào bì tránh hư hại, thất lạc, mất mát Sau đó ghi đầy đủ các thông tin cần thiết lên bì: Địa chỉ nơi nhận văn bản, số văn bản, mức độ mật, khẩn của văn bản (nếu có) Như vậy, đã tạo điều kiện thuận lợi cho công việc, thể hiện tính lịch sự trong giao tiếp, khoa học và thẩm mĩ

* Mẫu bì chuyển giao văn bản đi

Phòng Nội Vụ huyện Sơn Động

-Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Sau khi tiến hành gửi các văn bản đi Để quản lý chặt chẽ toàn bộ văn bản

của Phòng Nội vụ đã ban hành, tiến hành tổ chức kiểm tra, theo dõi việc gửi văn bản đi lại là khâu quan trọng nhất vì đây là kết quả cuối cùng của mọi hoạt động trong hoạt động quản lý của Phòng Nội vụ Do số lượng văn bản, tài liệu không nhiều lắm nên việc tiến hành kiểm tra được thực hiện rất tốt Việc kiểm tra được tiến hành như sau:

+ Trưởng phòng Phòng Nội Vụ kiểm tra khâu xử lý văn bản đi để nắm bắt tình hình hoạt động của Phòng Nội Vụ, việc ban hành văn bản đi có đúng với quy định của nhà nước hay không?

+ Các Phó phòng Nội Vụ có trách nhiệm kiểm tra về nội dung và thể thức văn bản, theo dõi việc hình thành và xử lý các văn bản thuộc phạm vi chuyên môn mình phụ trách

+ Cán bộ văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết các văn bản đi của Phòng Nội vụ bằng cách dùng phiếu gửi hoặc gọi điện kiểm tra hay dùng bảng thống kê các văn bản quan trọng đã gửi đến các cơ quan giúp Trưởng phòng theo dõi tình hình nhận văn bản nhất là những văn bản quan trọng

d Quản lý văn bản

Tất cả các văn bản của cơ quan sau khi được làm các thủ tục gửi đi như: đóng dấu và đăng ký ở cơ quan đều phải giữ ít nhất 02 bản có đầy đủ các thành phần thể thức rõ ràng để lưu

Để phục vụ cho việc tra tìm được thuận lợi và bảo quản tốt tài liệu lưu trữ, cuối mỗi tháng hoặc mỗi quý trực tiếp Chánh văn phòng, tổ văn thư kiểm tra, xem xét những văn bản chưa đúng sẽ kịp thời sửa lại và rút kinh nghiệm cho lần sau

Hằng năm, số lượng văn bản đi của Phòng Nội vụ huyện Sơn Động tăng lên rất nhiều, cụ thể:

Tuy nhiên, việc tổ chức giải quyết văn bản đi vẫn còn một số hạn chế nhất định như: thể thức đề ký hay lấy số và ngày tháng trễ nên cán bộ văn thư rất vất

vả trong việc đăng ký sao cho phù hợp

2.4.2 Quản lý văn bản đến

Sơ đồ quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến ( Xem phụ lục V)

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, giấy tờ, tài liệu, điện báo, thư từ, đơn thư, từ cơ quan ngoài gửi đến

Nhận biết tầm quan trọng của văn bản đến, bởi hiệu quả của công việc quản lý, điều hành của từng cơ quan lệ thuộc vào việc có xử lý, phân tích, đánh giá các thông tin ở văn bản đến có kịp thời, triệt để hay không Chính vì vậy, công tác văn thư Phòng Nội vụ huyện Sơn Động đã làm tốt quá trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến Cán bộ văn thư cơ quan đã nhận biết rõ chức năng, nhiệm vụ, tầm quan trọng này nên việc giải quyết và quản lý văn bản đến đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vu

hoạt động của cơ quan.

Việc tiếp nhận và quản lý văn bản đến của Phòng Nội vụ huyện Sơn Động tỉnh Bắc Giang đã cơ bản hoàn thành các bước

a Tiếp nhận văn bản đến

Về nguyên tắc tất cả văn bản đến đều tập trung tại bộ phận văn thư Sau khi tiếp nhận văn thư xem nhanh qua một lượt ngoài xem có đúng gửi cho cơ quan mình không? Nếu không thì gửi trả luôn cho người mang văn bản đến hoặc liên lạc ngay cho cơ quan gửi, kiểm tra kỹ phong bì xem có dấu hiệu bị bóc, rách hay không? Nếu có phải báo ngay cho phụ trách cơ quan, những văn bản gửi đích danh văn thư không được bóc

b Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến vào sổ văn bản đến

Đây là công việc quan trọng không thể thiếu đối với việc giải quyết văn bản đến của cơ quan Văn bản đến được đóng dấu, ghi đầy đủ số đến, ngày đến vào sổ Sau khi hoàn tất các khâu tiếp nhận văn bản đến, văn thư sẽ chuyển cho Chánh văn phòng để xin ý kiến chỉ đạo chuyển đến từng đơn vị, cá nhân có liên quan đến từng văn bản Đối với văn bản ghi đích danh người nhận, văn thư cơ quan sẽ chuyển thẳng đến cá nhân đó, đảm bảo tính mật của văn bản

c Đăng ký văn bản đến

Đây là khâu quan trọng nằm trong quy trình tổ chức và quản lý văn bản đến giúp chúng ta nắm được tình hình số lượng văn bản đến trong ngày, nội dung văn bản và giải quyết văn bản đó

Tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động lập 01 sổ văn bản đến, tất cả các loai văn bản từ cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên và các cơ quan đơn vi trực thuộc gửi đến, hoặc văn bản mật, khẩn đều được đăng ký vào một sổ

d Giải quyết văn bản đến

Sau khi đăng ký xong, văn bản được chuyển giao đến tay người có thẩm quyền nghiên cứu giải quyết Việc chuyển giao văn bản được nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật( đối với văn bản mật)

Văn thư cơ quan tiến hành phân phối ngay văn bản có dấu khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc và các văn bản khác cũng được chuyển giao đồng thời trong ngày