Công tác văn phòng ủy ban nhân dân huyện bình liêu

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN A. LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 1 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Bố cục của đề tài 3 B. PHẦN NỘI DUNG 4 Phần 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LIÊU 4 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Bình Liêu 4 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 4 1.1.2. Cơ cấu tổ chức 4 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Uỷ ban nhân dân huyện Bình Liêu 5 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 5 1.2.1.1. Tổ chức của văn phòng 5 1.2.1.2. Hoạt động của văn phòng 6 1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 6 1.2.2.1. Vị trí và chức năng của văn phòng 6 1.2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 7 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức 8 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng. 8 Phần II. CHUYÊN ĐỀ : TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA 24 ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LIÊU 24 Chương 1 : KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 25 1.1. Khái niệm Công tác văn thư 25 1.2. Vị trí Công tác văn thư 25 1.3. Nội dung công tác văn thư 25 1.4. Yêu cầu của công tác văn thư 25 1.5. Ý nghĩa Công tác văn thư 27 Chương 2: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 28 2.1. Công tác soạn thảo văn bản 28 2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đi 28 2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến 30 2.4. Quản lý và sử dụng con dấu 32 2.5. Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 32 CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠIUBND HUYỆN BÌNH LIÊU 33 3.1. Tìm hiểu công tác văn thư của UBND huyện Bình Liêu 33 3.1.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của UBND huyện Bình Liêu về công tác văn thư: 33 3.1.2. Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Bình Liêu 34 3.2. Thực trạng công tác Văn thư tại UBND huyện Bình Liêu 35 3.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 35 3.2.1.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 35 3.2.1.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức; 35 3.2.1.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá. 38 3.2.2. Quản lý văn bản đi 40 3.2.3. Quản lý văn bản đến 43 3.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu 46 3.2.5. Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 47 CHƯƠNG IV: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ VỀCÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN BÌNH LIÊU 52 4.1. Nhận xét, đánh giá chung về công tác văn thư của UBND huyện Bình Liêu 52 4.1.1. Về ưu điểm: 52 4.1.2. Về nhược điểm: 53 4.1.3. Nguyên nhân 53 4.2. Những đề xuất, giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 53 4.2.1. Về đội ngũ cán bộ, công chức: 53 4.2.2. Về quy trình nghiệp vụ : 54 4.2.3. Về trang thiết bị : 55 PHẦN C. KẾT LUẬN 56 PHẦN D. PHỤ LỤC

Trang 1

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

LỜI CẢM ƠN

A LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 1

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

4 Nguồn tài liệu tham khảo 2

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2

6 Phương pháp nghiên cứu 2

7 Bố cục của đề tài 3

B PHẦN NỘI DUNG 4

Phần 1 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LIÊU 4

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Bình Liêu 4

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 4

1.1.2 Cơ cấu tổ chức 4

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Uỷ ban nhân dân huyện Bình Liêu 5

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 5

1.2.1.1 Tổ chức của văn phòng 5

1.2.1.2 Hoạt động của văn phòng 6

1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 6

1.2.2.1 Vị trí và chức năng của văn phòng 6

1.2.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 7

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức 8

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 8

Phần II CHUYÊN ĐỀ : TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA 24

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LIÊU 24

Chương 1 : KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 25

1.1 Khái niệm Công tác văn thư 25

1.2 Vị trí Công tác văn thư 25

1.3 Nội dung công tác văn thư 25

1.4 Yêu cầu của công tác văn thư 25

Trang 2

1.5 Ý nghĩa Công tác văn thư 27

Chương 2: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 28

2.1 Công tác soạn thảo văn bản 28

2.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi 28

2.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến 30

2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 32

2.5 Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 32

CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN BÌNH LIÊU 33

3.1 Tìm hiểu công tác văn thư của UBND huyện Bình Liêu 33

3.1.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của UBND huyện Bình Liêu về công tác văn thư: 33

3.1.2 Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Bình Liêu 34

3.2 Thực trạng công tác Văn thư tại UBND huyện Bình Liêu 35

3.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 35

3.2.1.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 35

3.2.1.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức; .35

3.2.1.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá 38

3.2.2 Quản lý văn bản đi 40

3.2.3 Quản lý văn bản đến 43

3.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 46

3.2.5 Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 47

CHƯƠNG IV: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN BÌNH LIÊU 52

4.1 Nhận xét, đánh giá chung về công tác văn thư của UBND huyện Bình Liêu .52

4.1.1 Về ưu điểm: 52

4.1.2 Về nhược điểm: 53

4.1.3 Nguyên nhân 53

4.2 Những đề xuất, giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 53

4.2.1 Về đội ngũ cán bộ, công chức: 53

4.2.2 Về quy trình nghiệp vụ : 54

4.2.3 Về trang thiết bị : 55

Trang 3

PHẦN C KẾT LUẬN 56 PHẦN D PHỤ LỤC

Trang 4

STT Từ viết tắt Nội dung

3 UBMTTQVN Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam

4 TN&MT Tài nguyên và môi trường

6 NN&PTNT Nông nghiệp và Phát triển nông

thôn

Trang 5

LỜI CẢM ƠN

Sau một thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND và UBND huyện BìnhLiêu, em đã có cơ hội để khảo sát thực tế, vận dụng những kiến thức đã học vàotrong các công việc văn phòng từ đó giúp em có cơ hội để củng cố kiến thức,nâng cao năng lực, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp cũng như kỹ năng giao tiếp

để chuẩn bị hành trang bước vào công việc sau này

Qua đó, em xin gửi lời cảm ơn và sự tri ân sâu sắc nhất đến các quý thầy

cô của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là các quý thầy cô trong KhoaQuản trị văn phòng đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạtvốn kiến thức quý báu của mình cho em trong suốt thời gian qua để em có cơhội vận dụng những kiến thức lý luận đó vào thực tế tại cơ quan Văn phòngHĐND và UBND huyện Bình Liêu

Và hơn hết em xin gửi lời cảm ơn đến cô ThS Lâm Thu Hằng – Giảngviên hướng dẫn trực tiếp kỳ thực tập, cô đã tận tâm hướng dẫn và định hướngcho chúng em trong kỳ thực tập vừa qua

Tiếp đó em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý cơ quan Văn phòngHĐND và UBND huyện Bình Liêu đã tiếp nhận em vào thực tập, em xin cảm ơncác cô chú, các bác cùng các anh chị trong văn phòng đã luôn nhiệt tình giúp đỡ,tạo môi trường làm việc thân thiện, năng động trong thời gian em thực tập tạivăn phòng, đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến chị Lài Thị Sạch –Chuyên viên văn phòng đã tận tình hướng dẫn và truyền đạt cho em những kinhnghiệm thực tế quý báu trong suốt quá trình thực tập cũng như viết báo cáo này

Trong suốt quá trình thực tập, tìm hiểu thực tế về hoạt động văn phòngcủa một cơ quan nên kiến thức, trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễncủa em còn hạn chế và nhiều bỡ ngỡ Do vậy, trong quá trình thực tập cũng nhưtrong quá trình làm bài báo cáo khó tránh khỏi những thiếu xót, rất mong cácThầy, Cô bỏ qua và đóng góp những ý kiến quý báu để kiến thức của em tronglĩnh vực này được hoàn thiện hơn, học hỏi thêm được nhều kinh nghiệm và vậndụng tốt vào công việc trong tương lai

Em xin chân thành cảm ơn./.

Hà Nội, ngày 12 tháng 3 năm 2016

SINH VIÊN Hoàng Thị Xuân

Trang 6

A LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Văn phòng có một vai trò vô cùng to lớn đối với các cơ quan tổ chức Với

những vai trò to lớn đó, các tổ chức cơ quan hiện đã quan tâm xây dựng, củng cố vănphòng trong đơn vị mình ngày càng hiện đại hóa Đồng thời nhận thức hoạt độngvăn phòng là hoạt động nghề nghiệp, thực tế trong xã hội tồn tại tất yếu tổ chứcngành văn phòng

Bình Liêu là huyện miền núi vùng Đông Bắc tỉnh Quảng Ninh Trong quátrình công nghiệp hóa huyện Bình Liêu còn gặp nhiều khó khăn trong nhiều lĩnhvực, chủ yếu là trong vấn đề phát triển kinh tế của vùng Trong thời gian đi thựctập em thấy hoạt động văn phòng của huyện bên cạnh những thành quả tích cực

đã đạt được cũng còn một số hạn chế cần khắc phục nhất là trong công tác vănthư của cơ quan Vì vậy, các cán bộ, lãnh đạo cơ quan cần quan tâm tới hoạtđộng của Văn phòng đặc biệt là công tác văn thư nhằm nâng cao hiệu quả, chấtlượng công việc, đây là một vấn đề cần phải đưa ra các giải pháp đúng đắn vàđạt hiệu quả Vậy vấn đề đặt ra là làm thế nào để đưa công tác văn phòng thựchiện có hiệu quả, tuân thủ đúng theo các quy định hiện hành của nhà nước vàkhắc phục được những hạn chế, thiếu xót trong công tác văn phòng của cơ quan

Thực tế đã chứng minh nơi nào có nền hành chính văn phòng hoạt độnghiệu quả thì quá trình xử lý, giải quyết văn bản và thực hiện các thủ tục hànhchính đều được diễn ra nhanh chóng, trôi chảy bắt kịp với tiến độ công việckhông bị trì trệ, thiếu xót, các hoạt động văn phòng luôn được thông suốt Vì

vậy, tìm hiểu tổ chức và hoạt động văn phòng của UBND huyện Bình Liêu là một đề

tài mang ý nghĩa thực tiễn, có vai trò rất lớn đối với các cơ quan, tổ chức nóichung và UBND huyện Bình Liêu nói riêng

2 Mục tiêu của đề tài

Khảo sát toàn bộ công tác văn phòng của UBND huyện Bình Liêu như:công tác tổ chức, hoạt động, điều hành văn phòng, đặc biệt là Công tác văn thưlưu trữ của cơ quan

Trang 7

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng: tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của văn phòng, văn hóacông sở, văn thư lưu trữ của UBND huyện Bình Liêu

- Phạm vi: công tác tổ chức, điều hành văn phòng, công tác văn thư lưutrữ, soạn thảo và ban hành văn bản

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Tài liệu tham khảo là nguồn tài liệu hữu ích và không thể thiếu trong quátrình nghiên cứu, trên cơ sở các tài liệu đã có sẵn thì báo cáo là sự kế thừa vàphát huy những kiến thức đã có sẵn để tạo ra một sản phẩm tri thức mới

- Các báo cáo thực tập của khóa trước;

- Đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về tổ chức và hoạt động của vănphòng, nhưng cho đến thời điểm này chưa có nghiên cứu nào đi sâu vào nghiêncứu công tác văn phòng của UBND huyện Bình Liêu

+ Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư, (2009) Trường cao đẳng Nội vụ

Hà Nội, Nxb Giao thông vận tải, Hà Nội

- Các trang Web: google.com.vn, TaiLieu.vn

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Trên cơ sở những bài nghiên cứu của khóa trước và các văn bản có liênquan là những gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, nền tảng để em kế thừa vàphát huy những kiến thức về văn phòng để hoàn thiện bài báo cáo hơn

6 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp phỏng vấn

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp thống kê

- Phương pháp so sánh

Trang 8

- Phương pháp đối chiếu

Phần I Khảo sát công tác văn phòng của UBND huyện Bình Liêu

Phần II Tìm hiểu về tổ chức văn thư của UBND huyện Bình Liêu

Phần III Kết luận và đề xuất kiến nghị

Trang 9

B PHẦN NỘI DUNG

Phần 1 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN

HUYỆN BÌNH LIÊU 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Bình Liêu

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

Căn cứ vào Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003 UBNDhuyện Bình Liêu thực hiện chức năng, nhiệm vụ trên các lĩnh vực chủ yếu sau:

- Trong lĩnh vực kinh tế

- Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai

- Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp

- Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải

- Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch

- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao

- Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường

- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội

- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo

- Trong việc thi hành pháp luật

- Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính

1.1.2 Cơ cấu tổ chức

Bộ máy của Uỷ ban nhân dân huyện Bình Liêu được tổ chức theo Quyếtđịnh 668/QĐ-UBND ngày 06/3/2008 quy định về tổ chức cơ quan chuyên mônthuộc UBND huyện Bình Liêu ( trình bày theo sơ đồ bộ máy)

Ngoài 12 phòng chuyên môn trực thuộc, UBND các xã, thị trấn, UBNDcòn có các đơn vị hành chính sự nghiệp như: Ban Quản lý Dự án Công trình,Ban Quản lý chợ, Trung tâm Phát triển quỹ đất, Đài Truyền thanh – Truyền hình

và Ban quản lý Cửa khẩu…

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của HĐND và UBND huyện Bình Liêu ( Phụ lục 01)

Trang 10

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Uỷ ban nhân dân huyện Bình Liêu

UBND huyện là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, bao gồmnhiều phòng ban chuyên môn khác nhau, mỗi bộ phận đảm nhận một nhiệm vụ,chức năng riêng của một lĩnh vực cụ thể Trong đó, bộ phận Văn phòng có chứcnăng tham mưu, tổng hợp tình hình chung của các phòng ban giúp cho UBNDhuyện thực hiện sự quản lý Nhà nước có hiệu quả tại địa phương

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

Phó Chánh Văn phòng là người giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về nhiệm vụ được phân công Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, một Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng

ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện

Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, cho

từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định theo quy định của pháp luật.

Công chức chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác Văn phòng là những người có phẩm chất chính trị và đạo đức tốt, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, am hiểu về ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách, theo dõi; được áp dụng chế độ, chính sách đãi ngộ theo quy định của pháp luật; được bố trí tương xứng với nhiệm vụ được giao

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ nêu trên, đặc điểm tình hình cụ thể đơn vị, trình độ, năng lực công chức, Văn phòng HĐND & UBND huyện Bình Liêu tổ chức thành các bộ phận gồm:

- Bộ phận Tiếp công dân;

- Bộ phận Tổng hợp;

- Bộ phận Kế toán - Tài vụ - Quản trị;

Trang 11

- Bộ phận Hành chính - Văn thư - Lưu trữ;

- Bộ phận Lái xe và Tạp vụ.

Tùy theo quy mô hoạt động, tính chất công việc và nhân sự cụ thể của cơ quan, Văn phòng bố trí các cán bộ được phân công đảm nhận các chức danh công việc trên các mặt công tác của Văn phòng, phụ trách riêng từng lĩnh vực hoặc kiêm nhiệm các lĩnh vực trên cơ sở tinh gọn, hiệu quả và tiết kiệm

1.2.1.2 Hoạt động của văn phòng

Chánh Văn phòng phụ trách, điều hành các hoạt động của Văn phòng và phụ trách những công tác trọng tâm Các Phó Chánh Văn phòng phụ trách những lĩnh vực công tác được Chánh Văn phòng phân công, trực tiếp giải quyết các công việc phát sinh.

Khi giải quyết công việc thuộc lĩnh vực mình phụ trách có liên quan đến nội dung chuyên môn của Phó Chánh Văn phòng khác, các Phó Chánh Văn phòng chủ động bàn bạc thống nhất hướng giải quyết, chỉ trình Chánh Văn phòng quyết định các vấn đề chưa nhất trí giữa các Phó Chánh Văn phòng hoặc những vấn đề mới phát sinh

mà chưa có chủ trương, kế hoạch và biện pháp giải quyết.

Trong trường hợp Chánh Văn phòng trực tiếp yêu cầu chuyên viên giải quyết công việc thuộc phạm vi thẩm quyền của Phó Chánh Văn phòng, yêu cầu đó được thực hiện nhưng chuyên viên đó phải báo cáo cho Phó Chánh Văn phòng trực tiếp phụ trách biết.

1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 1.2.2.1 Vị trí và chức năng của văn phòng

Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Liêu có vị trí quan trọng trong

bộ máy UBND huyện Bình Liêu; là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyệnBình Liêu, giúp việc cho Thường trực HĐND và UBND huyện Bình Liêu

Văn phòng HĐND và UBND huyện: tham mưu tổng hợp giúp HĐND vàUBND huyện về hoạt động của HĐND và UBND huyện; tham mưu cho Chủtịch UBND huyện về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND huyện; cung cấpthông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND huyện và các cơquan quản lý nhà nước của huyện; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạtđộng của HĐND và UBND huyện; tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chứcnăng quản lý nhà nước về công tác ngoại vụ, biên giới

Văn phòng HĐND và UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài

Trang 12

khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác củaThường trực HĐND và UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra,hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Uỷ ban nhân dân, Vănphòng Hội đồng nhân dân, Văn phòng đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh.

1.2.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

- Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các đạibiểu HĐND huyện và tham mưu một số công việc do Chủ tịch HĐND huyệngiao

- Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND huyện trong việcchỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhà nước; giúpChủ tịch UBND huyện tổ chức việc điều hoà, phối hợp hoạt động của cơ quanchuyên môn thuộc UBND huyện, HĐND và UBND cấp xã để thực hiện nhiệm

vụ, chương trình công tác của Chủ tịch UBND huyện; tham mưu giúp UBNDhuyện về công tác ngoại vụ, biên giới; đồng thời tham mưu giúp UBND huyệnthực hiện việc tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông

- Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quý, năm củaThường trực HĐND, UBND huyện Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiệnchương trình, kế hoạch và công tác phối hợp giữa các cơ quan chuyên mônthuộc UBND và HĐND huyện, UBND cấp xã

- Quản lý thống nhất các văn bản của Thường trực HĐND, UBND huyệntheo đúng quy định trong việc tiếp nhận, soạn thảo, sao in, đóng dấu, chuyểngiao kịp thời và bảo mật

- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động củaThường trực HĐND, UBND huyện; đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện văn bảnquy phạm pháp luật của HĐND, UBND huyện và của cấp trên; giữ mối quan hệphối hợp giữa Thường trực HĐND, UBNDhuyện với Thường trực cấp uỷ cùngcấp, UBMTTQVN và các tổ chức đoàn thể huyện

- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉđạo điều hành của HĐND, UBND , Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND huyệntheo quy định của pháp luật Thực hiện công tác báo cáo định kỳ, đột xuất về

Trang 13

tình hình hoạt động của HĐND và UBND huyện.

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự phân công của Thường trựcHĐND và UBND huyện

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Bộ máy tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Liêu căn

cứ theo Quyết định 668/QĐ-UBND ngày 06/3/2008 về quy định tổ chức cơquan chuyên môn thuộc UBND huyện Bình Liêu

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Liêu ( Phụ lục 02)

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng.

* Xác định vị trí việc làm tại Văn phòng HĐND & UBND huyện Bình LiêuBao gồm các vị trí việc làm như sau:

- Chánh Văn phòng: Duy trì tham mưu, tổng hợp phục vụ các hoạt độngkinh tế- xã hội tăng trưởng theo kế hoạch, đảm bảo quốc phòng- an ninh, tăngcường các hoạt động đối ngoại, công tác xây dựng chính quyền và thanh tra trênđịa bàn Duy trì đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của Hội đồng nhândân, Ủy ban nhân dân huyện

- Phó Chánh Văn phòng: Giúp Chánh Văn phòng duy trì tham mưu, tổnghợp phục vụ các hoạt động kinh tế- xã hội tăng trưởng theo kế hoạch, đảm bảoquốc phòng- an ninh, tăng cường các hoạt động đối ngoại, công tác xây dựngchính quyền và thanh tra trên địa bàn Giúp Chánh Văn phòng duy trì đảm bảo

cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dânhuyện

- Chuyên viên tổng hợp: Giúp lãnh đạo Văn phòng duy trì tham mưu, tổnghợp phục vụ các hoạt động kinh tế- xã hội tăng trưởng theo kế hoạch, đảm bảoquốc phòng- an ninh, công tác xây dựng chính quyền và thanh tra trên địa bàn.Giúp lãnh đạo Văn phòng duy trì đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ hoạt động củaHội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện

- Chuyên viên CNTT: Giúp lãnh đạo Văn phòng duy trì tốt hoạt động

Trang 14

CNTT trong cơ quan Văn phòng và HĐND – UBND huyện.

- Chuyên viên Kế toán: Đảm bảo chế độ lương, các chế độ ưu đại, thêm giờ, …

- Chuyên viên ngoại vụ, biên giới: Giúp lãnh đạo Văn phòng duy trì thammưu, tổng hợp phục vụ các hoạt động đối ngoại, biên giới

- Văn thư: Đảm bảo công tác quản lý con dấu, sao in và gửi văn bản, côngtác thủ quỹ …

- Tạp vụ: Đảm bảo công tác tạp vụ trong trụ sở cơ quan HĐND và UBND huyện

- Lái xe: Đảm bảo công tác đưa – đón các đồng chí lãnh đạo Hội đồngnhân dân, Ủy ban nhân dân huyện đi công tác theo lệnh điều xe của lãnh đạoVăn phòng HĐND và UBND

- Trưởng ban tiếp công dân: Tham mưu giúp Huyện ủy, HĐND và UBNDhuyện tổ chức tiếp công dân thường xuyên để giải thích, hướng dẫn, tiếp nhậncác khiếu nại, tố cáo, phản ánh, kiến nghị của công dân,

* Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong Văn phỏng:

- Bản mô tả công việc Chánh văn phòng:

Tên VTVL: Chánh Văn phòng

Mã VTVL:

Ngày bắt đầu thực hiện:

Đơn vị công tác Văn phòng HĐND và UBND huyện Bình Liêu,

tỉnh Quảng Ninh

Quản lý trực tiếp Chủ tịch UBND huyện

Quản lý chức năng UBND huyện

Quan hệ công việc Thường trực Huyện ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy

ban nhân dân, các ban Đảng và Văn phòng Huyện ủy, Đoàn thể, các phòng, ban chuyên môn, các xã- thị trấn

Quy trình công việc liên

quan

Luật Tổ chức HĐND và UBND; Nghị định 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ; Quyết định số 668/QĐ-UBND ngày 06/3/2008

Trang 15

của UBND Quảng Ninh; Quyết định số 1427/QĐ-UBND ngày 18/5/2010 của UBND tỉnh Quảng Ninh; Quyết định số 548/QĐ-UBND, ngày 04/4/2013 của UBND huyện Bình Liêu

Mục tiêu vị trí công việc (tóm tắt tổng quan về VTCV): Duy trì tham mưu,

tổng hợp phục vụ các hoạt động kinh tế- xã hội tăng trưởng theo kế hoạch,đảm bảo quốc phòng- an ninh, tăng cường các hoạt động đối ngoại, công tácxây dựng chính quyền và thanh tra trên địa bàn Duy trì đảm bảo cơ sở vậtchất phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện

Các nhiệm vụ chính Tỷ trọng

thời gian (%)

Tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc

Theo dõi các lĩnh vực công

tác: nội chính, đối ngoại, tổ

chức bộ máy, biên chế và

cán bộ; xây dựng chính

quyền và cải cách hành

chính; công tác quy hoạch

Nắm bắt, thu thập đầy đủ thôngtin, số liệu, tham mưu cấp trêncác lĩnh vực công tác kịp thời,hiệu quả

Giữ mối quan hệ làm việc

với Thường trực Huyện ủy,

Đoàn Đại biểu Quốc hội và

Hội đồng nhân dân tỉnh ứng

cử tại huyện, Thường trực

Hội đồng nhân dân, Viện

Kiểm sát nhân dân, Toà án

nhân dân, Ủy ban Mặt trận

Tổ quốc huyện

Thường xuyên giữ thông tin,liên lạc với các cơ quan, tổchức để nắm nắt thông tin,công việc, tham mưu, đề xuấtvới Thường trực HĐND vàUBND huyện kịp thời, hiệuquả

Theo dõi hoạt động của các

tổ chức phối hợp liên ngành

Tham mưu cho Chủ tịchUBND huyện hoạt động các

Trang 16

(Ban chỉ đạo, Hội đồng…)

của huyện theo lĩnh vực

công tác do Chủ tịch Ủy ban

nhân dân huyện trực tiếp phụ

trách, chỉ đạo

Ban chỉ đạo do Chủ tịchUBND huyện làm Trưởng ban

Trực tiếp chỉ đạo công tác tổ

chức cán bộ, công tác nội

chính, tài chính, thi đua khen

thưởng, kỷ luật của Văn

phòng; nghiên cứu, tham

mưu, đề xuất các giải pháp

giúp Thường trực HĐND,

UBND huyện, Lãnh đạo

UBND huyện trong việc

Phân công nhiệm vụ, xây dựng

kế hoạch, chương trình côngtác của Văn phòng; tham mưu,

đề xuất với cấp trên để thựchiện tốt các nhiệm vụ của Vănphòng

Theo dõi tiếp công dân định

kỳ hàng tháng; tham mưu

kiểm tra các đơn vị, cơ sở

trong việc thực hiện nhiệm

vụ giải quyết đơn thư khiếu

nại, tố cáo của tổ chức, công

Tổ chức triển khai thực hiện

các chủ trương, đường lối,

Nghị quyết của Đảng, chính

sách pháp luật của Nhà

nước, Nghị quyết của

Cập nhật đầy đủ các văn bảnchỉ đạo của cấp trên; tham mưucho Chủ tịch UBND huyệnthực hiện các chính sách phápluật của Nhà nước và các văn

Trang 17

huyện phân công; Giữ mối

liên hệ với Văn phòng Đoàn

Số cán bộ thuộc quyền quản lý: 13

Thẩm quyền tài chính: Chủ tài khoản cơ quan

Trình độ chuyên môn: Đại học Nội vụ; Đại học hành chính – chuyên ngànhquản trị văn phòng; quản lý hành chính công

Kinh nghiệm công tác: Trên 3 năm

Yêu cầu năng

lực

Năng lưc cốt lõi: Có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, kiên

trì, có tinh thần cầu thị, học hỏi

Năng lực quản lý: Quản lý tốt Năng lực chuyên môn: Chuyên môn vững

Những đòi hỏi đặc thù của vị trí công việc (nếu có): Năng động, có khả năng

nắm bắt và xử lý tốt các thông tin

Các điều kiện cần có (ngoài năng lực cá nhân) để hoàn thành tốt công việc (ví dụ yêu

cầu về hỗ trợ, phối hợp…) Có cán bộ quản lý, công chức được đào tạo đúng chuyên môn,

nghiệp vụ, hoàn thành tốt công việc được giao và có sự liên hệ, phối hợp với các cơ quan chuyên môn của huyện trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao.

Điều kiện làm việc

Chỗ làm việc: Có phòng làm việc riêng

Trang thiết bị: Thiết bị văn phòng, phương tiện soạn thảo văn bản, phương tiện liên lạc

Trang 18

Các điều kiện khác (nếu có):

- Bản mô tả công việc Phó Chánh văn phòng:

Tên VTVL: Phó Chánh Văn phòng

Mã VTVL:

Quản lý trực tiếp Chánh Văn phòng

Quản lý chức năng Văn phòng HĐND và UBND huyện

Quan hệ công việc Thường trực Huyện ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy

ban nhân dân, các ban Đảng và Văn phòng Huyện ủy, Đoàn thể, các phòng, ban chuyên môn, các xã- thị trấn

quan

Luật Tổ chức HĐND và UBND; Nghị định 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ; Nghị định số 12/2010/NĐ-CP ngày 26/02/2010 của Chính phủ; Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04//02/2008 của Chính phủ;Quyết định số 668/QĐ-UBND ngày 06/3/2008 của UBND Quảng Ninh; Quyết định số 1427/QĐ-UBND ngày 18/5/2010 của UBND tỉnh Quảng Ninh; Quyết định số 548/QĐ-UBND, ngày 04/4/2013 của UBND huyện Bình Liêu

Mục tiêu vị trí công việc (tóm tắt tổng quan về VTCV): Giúp Chánh Văn

phòng duy trì tham mưu, tổng hợp phục vụ các hoạt động kinh tế- xã hội tăngtrưởng theo kế hoạch, đảm bảo quốc phòng- an ninh, tăng cường các hoạtđộng đối ngoại, công tác xây dựng chính quyền và thanh tra trên địa bàn

Giúp Chánh Văn phòng duy trì đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của

Trang 19

Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện

thời gian (%)

Công tác hành chính

Thay mặt Chánh Văn phòng

điều hành, giải quyết công

việc được phân công, khi

Chánh Văn phòng đi vắng

Điều hành giải quyết công việcchung của văn phòng cũng nhưcác công việc phát sinh hàngngày của Văn phòng khi Chánhvăn phòng đi vắng

Giúp Chánh Văn phòng quản

lý công tác hành chính, bộ

phận văn thư lưu trữ; bộ

phận bảo vệ, lái xe, tạp vụ;

quản lý cơ sở vật chất, tài

sản của Văn phòng, đề nghị

mua sắm mới nếu thấy cần

thiết

Hoàn thành tốt chức trách,nhiệm vụ do Chánh Văn phònggiao: thể hiện ở chất lượng,tiến độ, hiệu quả của từng côngviệc, từng thời gian; tinh thầntrách nhiệm trong công tác

Giúp Chánh Văn phòng phụ

trách lĩnh vực nghiên

cứu-tổng hợp của UBND huyện

Tham mưu, tổng hợp kịp thờicác văn bản chỉ đạo của UBNDhuyện

- Trực tiếp Giúp việc cho

Phó chủ tịch UBND huyện

Tham mưu cho lãnh đạoUBND huyện triển khai cáccông việc hàng ngày, tuần,

Trang 20

tháng, quỹ, năm của huyệnChỉ đạo các chuyên viên

theo dõi ngành, lĩnh vực hoạt

động của các phòng, ban,

ngành và UBND các xã, thị

trấn; chuẩn bị hồ sơ, tài liệu,

các văn kiện liên quan đến

nội dung các hội nghị, hội

thảo của UBND huyện

Chỉ đạo cán bộ, công chức, laođộng trong cơ quan tham mưusoạn thảo các công văn, giấymời, văn bản chỉ dạo, tổnghợp, chuẩn bị tài liệu phục vụhội nghị, cuộc họp của lĩnh vựctheo dõi

Theo dõi, quản lý hồ sơ, biên

bản, soạn thảo văn bản cuộc

họp, ban hành các văn bản

thông báo ý kiến chỉ đạo của

Lãnh đạo UBND huyện;

Các văn bản, biên bản cuộchọp, các ý kiến kết luận củalãnh đạo UBND huyện

Phối hợp với Thủ trưởng cơ

quan chuyên môn, cơ quan

thuộc UBND huyện, các

Ban, ngành huyện, các cơ

quan, đơn vị tỉnh đóng trên

địa bàn huyện, Chủ tịch

UBND các xã, thị trấn, các

tổ chức có liên quan để

thường xuyên thu thập, xử lý

thông tin; nghiên cứu, đề

xuất các giải pháp giúp Lãnh

đạo UBND huyện trong chỉ

đạo, điều hành, quản lý Nhà

nước về phát triển kinh tế

-xã hội trên địa bàn

Trao đổi thông tin 2 chiều,nghiên cứu, đề xuất các giảipháp giải quyết công việc củaUBND huyện

Giúp Chánh Văn phòng Các văn bản, Kế hoạch,

Trang 21

thẩm tra, kiểm tra trình tự,

- Giúp việc Thường trực

HĐND

Tham mưu cho lãnh đạo triểnkhai các công việc hàng ngày,tuần, tháng, quỹ, năm

Tham dự các cuộc họp của

lãnh đạo HĐND, ký các biên

bản hội nghị trước khi lưu

trữ; các cuộc họp triển khai

các nhiệm vụ hàng tháng,

quý, năm của HĐND huyện

Ghi đầy đủ Biên bản cuộc họp,tổng hợp các ý kiến kết luậncủa lãnh đạo HĐND huyện và

ra thông báo bằng văn bản gửicác cơ quan, ban ngành liênquan

Chuẩn bị các điều kiện vật

chất, hậu cần phục vụ cho

các kỳ họp của HĐND

huyện, Hội nghị, Hội thảo

của UBND huyện

Chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất

và tổng hợp đầy đủ tài liệu đểphục vụ cuộc họp

Thu nhập, xử lý thông tin,

tổng hợp tình hình thực hiện

Nghị quyết HĐND về kinh

tế - xã hội, an ninh - quốc

phòng, định kỳ hàng tuần

phục vụ họp báo giữ Thường

trực Huyện ủy, Thường trực

- Tham mưu soạn thảo các

văn bản chỉ đạo, giấy mời,

báo cáo, Nghị quyết, Quyết

Tham mưu, chỉ đạo cán bộ,công chức, lao động cơ quansoạn thảo các Báo cáo, Nghị

Trang 22

quyết, Chỉ thị, Tờ trình, Đề án,giấy mời, công văn, văn bảnchỉ đạo, điều hành

Phụ trách Công tác đối

ngoại của huyện

Dự làm việc các vấn đề biêngiới

Chỉ đạo chuyên viên Văn

phòng chuẩn bị các điều kiện

về cơ sở vật chất, tài liệu

phục vụ các cuộc Hội nghị,

Hội đàm quốc tế

Khảo sát thực địa các vấn đềliên quan đến biên giới, chuẩn

bị các tài liệu liên quan phục

vụ hội nghịChỉ đạo chuyên viên Văn

phòng xây dựng văn bản,

báo cáo liên quan đến công

tác ngoại vụ

Xây dựng kịp thời, chính xáccác Báo cáo, VB đề nghị, Kếhoạch…

Phụ trách giúp việc công tác

phối hợp tuyên truyền, quản

dụng công nghệ thông tin

Tham mưu cho cơ quan cậpnhật, sử dụng các ứng dụngcông nghệ thông tin mới,

Liên hệ công việc, đôn đốc Gọi điện, ban hành văn bản

đôn đốc

- Đảm nhiệm vai trò là

Trưởng Ban tiếp công dân

Tham mưu cho lãnh đạoUBND huyện xử lý và giảiquyết đơn thư

Thẩm quyền ra quyết định: Quyết định các hoạt động của Văn phòng

HĐND và UBND huyện theo sự phân công của Chánh Văn phòng

Thẩm quyền tài chính: Được uỷ quyền khi chủ tài khoản đi vắng

Trình độ chuyên môn: Đại học Nội vụ; Đại học hành chính – chuyên ngànhquản trị văn phòng; quản lý hành chính công

Kinh nghiệm công tác: Trên 2 năm

Trang 23

lực

Năng lực quản lý: Quản lý tốt Năng lực chuyên môn: Chuyên môn vững

Những đòi hỏi đặc thù của vị trí công việc (nếu có): Xử lý công việc hiệu

quả, chính xác

cầu về hỗ trợ, phối hợp…) Có công chức được đào tạo đúng chuyên môn, nghiệp vụ, hoàn

thành tốt công việc được giao Phối hợp với các cơ quan, ban ngành liên quan giải quyết các công việc, nhiệm vụ được lãnh đạo giao phó.

Chỗ làm việc: Có phòng làm việc đủ diện tích theo yêu cầu

- Bản mô tả công việc của Chuyên viên tổng hợp:

Tên VTVL: Chuyên viên tổng hợp Mã VTVL:

Quản lý chức năng Văn phòng HĐND và UBND huyện

Quan hệ công việc Chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp lãnh đạo Văn

phòng HĐND và UBND huyện

quan

Luật Tổ chức HĐND và UBND; Nghị định 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ; Quyết định phân công nhiệm vụ các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện…

Mục tiêu vị trí công việc (tóm tắt tổng quan về VTCV): Giúp lãnh đạo Văn

Trang 24

phòng duy trì tham mưu, tổng hợp phục vụ các hoạt động kinh tế- xã hội tăngtrưởng theo kế hoạch, đảm bảo quốc phòng- an ninh, công tác xây dựng chínhquyền và thanh tra trên địa bàn

Giúp lãnh đạo Văn phòng duy trì đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ hoạt độngcủa Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện

thời gian (%)

Giúp việc khối kinh tế, văn

quý, năm và các Báo cáo,

Văn bản chỉ đạo của HĐND

và UBND huyện

Tham mưu cho lãnh đạo triểnkhai các công việc hàng ngày,tuần, tháng, quỹ, năm

Chuẩn bị các điều kiện phục

vụ hội nghị như: dọn dẹp hội

trường, kê dọn bàn ghế, loa

đài…

Chuẩn bị hội trường, loa máy

và tài liệu để phục vụ hội nghị

Tham dự các cuộc họp của

UBND, HĐND hàng tháng,

quý, năm và các cuộc họp

đột xuất, ghi biên bản cuộc

họp, các ý kiến kết luận của

lãnh đạo HĐND và UBND

huyện

Văn bản thông báo ý kiến kếtluận của lãnh đạo HĐND vàUBND huyện

Soạn thảo văn bản

Báo cáo, Tờ trình, Đề án, giấymời, công văn, văn bản chỉđạo, điều hành

Trang 25

Đôn đốc Gọi điện, ra văn bản đôn đốc

Các công việc khác của cơ

quan

Hoàn thành công việc theo sựphân công của lãnh đạo Vănphòng

Thẩm quyền ra quyết định:

Thẩm quyền tài chính: không

Trình độ chuyên môn: Đại học Nội vụ; Đại học hành chính – chuyên ngành quản trị văn phòng.

Kinh nghiệm công tác: Không yêu cầu

lực

Năng lực quản lý:

Năng lực chuyên môn: Chuyên môn vững

quả, chính xác

cầu về hỗ trợ, phối hợp…) Có sự phối hợp với các cơ quan liên quan để giải quyết công

việc

Chỗ làm việc: Có phòng làm việc đủ diện tích theo quy định

- Bản mô tả công việc của Văn thư:

Quản lý chức năng Văn phòng HĐND và UBND

Quan hệ công việc Chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo

Trang 26

Văn phòng HĐND và UBND huyện

quan

Luật tổ chức HĐND và UBND; Luật Lưu Trữ số 01/2011/QH13; Nghị định 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ;Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ; Nghị định số 09/2009/NĐ-CP, ngày 08/2/2010 của Chính phủ; Nghị định số 14/2008/NĐ-CP, ngày 04/2/2008 của Chính phủ; Thông tư số 09/2011/TT-BNV, ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ; Thông tư số 04/2013/ TT-BNV, ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ; Quyết định phân công nhiệm vụ các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện…

Mục tiêu vị trí công việc (tóm tắt tổng quan về VTCV): Đảm bảo công tác

quản lý con dấu, sao in và gửi văn bản, công tác thủ quỹ …

thời gian (%)

CÔNG VIỆC CHUYÊN

MÔN NGHIỆP VỤ

CHÍNH

gửi đúng qui định, kịp thời

Nhận, vào sổ công văn đến

Chuyển phát văn bản đi, đến

Đánh máy

Làm các việc đột xuất lãnh

đạo Văn phòng giao

Hoàn thành công việc theophân công của lãnh đạo Vănphòng

Thẩm quyền ra quyết định: không

Trang 27

Thẩm quyền tài chính: không

Trình độ chuyên môn: Đại học Nội vụ, Học viện hành chính chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ

Kinh nghiệm công tác: 1 năm

lực

Năng lưc cốt lõi: có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, có ý

thức tổ chức kỷ luật…

Năng lực quản lý:

Năng lực chuyên môn: có bằng cấp, chuyên môn thực tiễn

về công tác văn thư

quả, chính xác

cầu về hỗ trợ, phối hợp…) Có sự phối hợp tốt trong giải quyết công việc

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LIÊU

Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản

lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ Theo đó,việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụngcon dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ýkiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộcthẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ

là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy

để thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, tổ

Trang 28

chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu tráchnhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tác văn thư khôngphải của riêng những người làm văn thư.

Văn thư là một trong những công tác quan trọng và thường xuyên củaVăn phòng mỗi cơ quan nói chung và UBND huyện Bình Liêu nói riêng Côngtác này đảm bảo thông tin các chủ trương, đường lối của Đảng, quản lý và điềuhành của Nhà nước Bên cạnh đó giúp quá trình thực hiện công việc được nhanhchóng, chính xác, đúng thẩm quyền và bí mật

Trong thời gian thực tập tại UBND huyện Bình Liêu em càng thấy rõ tầmquan trọng của công tác văn thư trong hoạt động quản lý Nhà nước Qua đó thấyđược sự chỉ đạo sát sao của ban lãnh đạo và thái độ thực hiện công việc nghiêmtúc của các cán bộ văn thư nói riêng và cán bộ Văn phòng HĐND & UBND nóichung

Chương 1 : KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái niệm Công tác văn thư

- Theo Nghị đinh số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của

Chính phủ về công tác văn thư:

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơquan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu

Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hếtcác cơ quan, tổ chức Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơquan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo vàhiệu quả hoạt động của cấp ủy, của các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức

Trang 29

chính trị-xã hội từ trung ương tới địa phương.

1.2 Vị trí Công tác văn thư

- Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơquan, tổ chức Các cơ quan Nhà nước, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội

dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sửdụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tìnhhình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiệntượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy,văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy,

tổ chức chính trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổnghợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vịtrí trọng yếu trong công tác văn phòng

1.3 Nội dung công tác văn thư

- Xây dựng và ban hành văn bản

- Quản lý văn bản đi, văn bản đến

- Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Quản lý và sử dụng con dấu

1.4 Yêu cầu của công tác văn thư

Trong quá trình thực hiện nội dung của công tác văn thư ở các cơ quan, tổchức phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây:

- Nhanh chóng là yêu cầu đối với công tác văn thư Quá trình giải quyếtcông việc của các cơ quan, tổ chức phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản

và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xétmức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bảnnhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu tráchnhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giảiquyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản

- Chính xác:

+ Về nội dung: nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết côngviệc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy

Trang 30

định của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõràng Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền banhành, đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà nước quy định + Về nghiệp vụ văn thư: thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và cáckhâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lývăn bản.

- Bí mật là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tậptrung mang tính chính trị của công tác văn thư Trong nội dung văn bản đến, vănbản đi của các cơ quan, tổ chức có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng

và Nhà nước Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạocủa Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máytính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn,

- Hiện đại: Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng cácphương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Hiện đại hóa công tác văn thư làmột trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngàycàng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức Tuy nhiên, quátrình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với

tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức Nói đến hiện đạihóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong côngtác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại

1.5 Ý nghĩa Công tác văn thư

- Công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, góp phầnnâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức và phòngchống tệ quan liêu giấy tờ

- Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức chỉ đạo công việc chính xác, hiệuquả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hànhchính

- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan Mọi chủtrương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều đượcphản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là

Trang 31

rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi vănbản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mậtcủa Đảng, Nhà nước và cơ quan.

- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổchức Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức cũng nhưcủa các đồng chí lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chínhxác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức thì khi cần thiết, tàiliệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ

Trang 32

Chương 2: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

2.1 Công tác soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo văn bản được quy định như sau:

- Căn cứ vào tính chất nội dung của văn bản cần soạn thảo để lựa chọn vàgiao cho đơn vị cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo thích hợp

- Các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm cần thực hiện:

+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thựchiện văn bản Từ đó chọn loại văn bản thích hợp

+ Thu thập, xử lý thông tin liên quan

+ Xác định đề cương, viết bản thảo, duyệt bản thảo

+ Đánh máy, nhân bản và ban hành văn bản: đánh máy phải đúng nguyênvăn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Nếu có sai xót, hoặckhông rõ ràng người đánh máy phải hỏi lại đơn vị, cá nhân soạn thảo hoặc ngườiduyệt bản thảo đó Giữ gìn bí mật văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bảnđúng thời gian quy định

+ Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày: Thủ trưởng đơn vịhoặc cá nhân chịu trách nhiệm soạn thảo phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độchính xác của nội dung văn bản

+ Trình ký văn bản

2.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi

- Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, vănbản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành. (Theo thông tư số

07/2012/TT-BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn

quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan).

* Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Công việc này đảm bảo tính hợp pháp chân thực, thẩm mỹ và sự thốngnhất trong soạn thảo, ban hành văn bản đồng thời tạo điều kiện cho việc thựchiện những bước tiếp theo như ghi sổ, ngày, tháng và đóng dấu văn bản

Trước khi trình lên thủ trưởng cơ quan, văn bản phải được thủ trưởng đơn

Trang 33

vị, cá nhân soạn thảo, chánh văn phòng và nhân viên văn thư kiểm tra về thểthức, kỹ thuật trình bày và nội dung.

Có hai cách ghi số: ghi số tổng hợp chung và ghi số riêng cho từng loạivăn bản

- Đóng dấu văn bản: Con dâú là một phần thể thức của văn bản đảm bảocho văn bản có giá trị pháp lý và tính chân thực Con dấu của cơ quan đượcđóng vào văn bản, giấy tờ đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền Dấuđược đóng ngay ngắn rõ ràng, đúng chiều, trùm 1/3 chữ ký về phía bên trái Vănthư cơ quan là người trực tiếp đóng dấu khi đóng dấu lên chữ ký phải kiểm tra

độ xác thực của chữ ký

- Đăng ký văn bản: là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cầnthiết về văn bản như số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành, tên loại vàtrích yếu nội dung văn bản, người ký, nơi nhận văn bản… vào sổ đăng ký vănbản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm khicần thiết

Văn bản đi phải tập trung tại văn thư cơ quan để thống nhất dăng ký pháthành theo nguyên tắc tập trung một đầu mối

Tất cả các văn bẩn đi phải đăng ký rõ ràng chính xác nhanh chóng vàophương tiện đăng ký

Khi đăng ký không được dùng bút chỉ mực đỏ, không tẩy xóa, không viêtắt những từ không thông dụng để gây nên sự nhầm lẫn khó khăn khi tra tìm

Trang 34

Có hai hình thức đăng ký văn bản đi: đăng ký bằng sổ và đăng ký bằngmáy vi tính.

* Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Các văn bản sau khi hoàn tất thủ tục phải chuyển giao ngay trong ngày,chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo

Căn cứ vào đối tượng nhận văn bản để lựa chọn hình thức chuyển giao đibưu điện hoặc chuyển giao trong nội bộ cơ quan hoặc chuyển giao qua mạnghay fax Nếu chuyên giao qua đường bưu điện cần tiến hành bao gói văn bản

Văn thư cơ quan có trách nhiệm giúp Chánh văn phòng, trưởng phònghành chính kiểm tra theo dõi việc giao nhận văn bản và kiểm tra việc chuyểnchuyển giao nhanh chóng, tiết kiệm và đúng đối tượng

* Sắp xếp bảo quản, phục vụ sử dụng văn bản lưu

Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan tổ chức được đóng dấu và sắp xếp theothứ tự đăng ký Có thể sắp xếp bản lưu theo số, thời gian ban hành hoặc theo tênloại văn bản

Tập văn bản lưu được đặt trong bìa hồ sơ và có biên mục Các tập lưuđược sắp xếp theo một trật tự nhất định, sau đó được đưa vào cặp hộp và xếp lêngiá tủ tài liệu theo nguyên tắc từ trái sang phải từ trên xuống dưới, phần gáyquay ra ngoài để tiện cho việc tra cứu và sử dụng tài liệu

Các cán bộ công chức, viên chức làm việc liên quan đến bản lưu mới đượckhai thác và sử dụng bản lưu.Người ngoài cơ quan phải được phép của người cóthẩm quyền mới được tra cứu, sử dụng bản lưu và phải tra tại bộ phận văn thư

2.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến

- Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản đượcchuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức (Theothông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về

Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan).

Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến:

Trang 35

* Tiếp nhận, kiểm tra văn bản đến

Việc tiếp nhận văn bản đến phải được tập trung tại văn thư cơ quan giúpcho việc quản lý và tra tìm văn bản được tập trung thống nhất và thuận tiện

Khi tiếp nhận văn bản đến văn thư cơ quan phải kiểm tra bì văn bản cócòn nguyên không Đối với văn bản đến có dấu hiệu khẩn khi tiếp nhận phải ghigiờ nhận đối chiếu giờ nhận trên bì văn bản với giờ nhận văn bản đến

* Phân loại và bóc bì văn bản

Phân loại văn bản thành hai loại: bóc bì và không được bóc bì Loại đượcbóc bì là loại gửi chung cơ quan Loại không được bóc bì gồm các văn bản gửiđích danh, gửi cho các đơn vị tổ chức, cá nhân đoàn thể, văn bản mật

Khi bóc bì văn bản tránh làm rách hoặc mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưuđiện và không làm mất phần số ký hiệu ghi ở ngoài bì Sau khi lấy văn bản rakhỏi bao bì phải đối chiếu số ký hiệu trên văn bản và bao bì

* Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến

Tât cả các văn bản đến đều phải đóng dấu đến để quản lý được số lượngvăn bản đến của cơ quan Nếu văn bản nhận qua fax thì chụp lại để đóng dấuđến, nếu văn bản nhận qua mạng thì in ra để đóng dấu đến

* Đăng ký văn bản

Là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản nhưngày đến, số đến, tác giả, số ký hiệu, ngày tháng năm ban hành, tên loại và tríchyếu nội dung, đơn vị, người nhận văn bản… vào sổ dăng ký văn bản hoặc các cơ

sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính để phục vụ cho việc quản lý và tra tìmvăn bản

* Trình và sao văn bản đến

Văn bản đến phải được trình kịp thời cho người có trách nhiệm và chuyểngiao cho các đơn vị, cá nhân nhận văn bản Sau khi đăng ký, cán bộ văn thưtrình văn bản lên cho người có thẩm quyền xem xét và cho y kiến phân phối, chỉđạo, giải quyết văn bản

* Chuyển giao văn bản

Khi chuyển giao văn bản cần nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ; khi

Định dạng
Số trang	71
Dung lượng	3,83 MB