Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại công ty cổ phần thiên sơn

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Lí do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 1 3. Nhiệm vụ nghiên cứu 1 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Kết cấu báo cáo 2 PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIÊN SƠN 3 1.1.Khái quát chung về Công ty Cổ phần Thiên Sơn 3 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Thiên Sơn 3 1.1.2. Đặc điểm sản phẩm, dịch vụ của Công ty 3 1.1.3. Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Thiên Sơn 4 1.1.4. Đặc điểm lao động và cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Thiên Sơn 5 1.1.4.1.Đặc điêm lao động Công ty Cổ phần Thiên Sơn 5 1.1.4.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Thiên sơn 6 1.2. Khái quát các hoạt động của công tác Quản trị nhân lực 7 1.2.1. Khái quát về công tác hoạch định nhân lực 7 1.2.2. Khái quát về công tác phân tích công việc 7 1.2.3. Khái quát về công tác tuyển dụng nhân lực 7 1.2.4. Khái quát về công tác sắp xếp, bố trí nhân lực cho các vị trí 8 1.2.5. Khái quát về công tác đào tạo và phát triển nhân lực 8 1.2.6. Khái quát về công tác đánh giá thực hiện công việc 8 1.2.7. Quan điểm trả lương cho người lao động 9 1.2.8. Quan điểm và các chương trình phúc lợi cơ bản 9 1.2.9. Công tác giải quyết các quan hệ lao động 9 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIÊN SƠN 11 2.1. Cơ sở lí luận chung về phân tích công việc 11 2.1.1. Khái niệm và nội dung của phân tích công việc 11 2.1.1.1. Các khái niệm cơ bản của phân tích công việc 11 2.1.1.2. Nội dung của phân tích công việc 12 2.1.2. Các điều kiện đảm bảo hiệu quả và lợi ích của PTCV 13 2.1.2.1. Các điều kiện đảm bảo hiệu quả của PTCV 13 2.1.2.2. Lợi ích của phân tích công việc 14 2.1.3. Trình tự tiến hành và đưa vào kiểm tra, sử dụng định kỳ trong công việc. 16 2.1.3.1. Trình tự tiến hành PTCV 16 2.1.3.2.Đưa vào sử dụng và kiểm tra định kỳ 21 2.2.Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Thiên Sơn 21 2.2.1. Cách thức tiến hành PTCV tại Công ty Cổ phần Thiên Sơn 21 2.2.2. Hệ thống văn bản PTCV của Công ty Cổ phần Thiên Sơn chưa đầy đủ, chưa thực sự phát huy tác dụng 23 2.2.3. Công ty chưa có cán bộ chuyên trách về phân tích công việc 29 2.2.4. Ảnh hưởng của PTCV chưa đầy đủ tới thực hiện công việc của NLĐ và các hoạt động quản lí nhân sự khác tại CTCP Thiên Sơn 29 2.2.5. Quan điểm của Ban lãnh đạo và vai trò, năng lực của phòng Nhân sự trong công tác PTCV 32 2.2.6. Đánh giá chung 32 Chương 3. GIẢI PHÁP, KHUYẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIÊN SƠN 33 3.1. Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác PTCV tại CTCP Thiên Sơn 33 3.1.1. Nâng cao sự hợp tác giữa các phòng, ban trong Công ty 33 3.1.2. Hoàn thiện quy trình phân tích công việc 33 3.1.3. Gắn kết các kết quả PTCV với các hoạt động quản trị nhân sự tại CTCP Thiên Sơn 36 3.1.3.1. Gắn kết với công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực 36 3.1.3.2. Ứng dụng vào tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực 37 3.1.3.3. Ứng dụng vào bố trí nhân lực 37 3.1.3.4. Ứng dụng vào đánh giá thực hiện công việc 38 3.1.3.5. Ứng dụng vào thù lao lao động 38 3.1.3.6. Ứng dụng vào đào tạo và phát triển nhân lực 38 3.1.3.7. Ứng dụng vào kỷ luật và an toàn lao động 39 3.2. Khuyến nghị về vai trò của Ban lãnh đạo Công ty và phòng Nhân sự trong công tác PTCV 39 3.2.1. Khuyến nghị về vai trò của Ban lãnh đạo Công ty 39 3.2.2. Khuyến nghị về vai trò của phòng Hành chính Nhân sự 40 PHẦN KẾT LUẬN 42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 PHỤ LỤC

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC 1

PHỤ LỤC 3

LỜI CẢM ƠN 4

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT 5

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1.Lí do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

3 Nhiệm vụ nghiên cứu 1

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Kết cấu báo cáo 2

PHẦN NỘI DUNG 3

Chương1 3

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIÊN SƠN 3

1.1.Khái quát chung về Công ty Cổ phần Thiên Sơn 3

1.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Thiên Sơn 3

1.1.2 Đặc điểm sản phẩm, dịch vụ của Công ty 3

1.1.3 Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Thiên Sơn 4

1.1.4 Đặc điểm lao động và cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Thiên Sơn 5

1.1.4.1.Đặc điêm lao động Công ty Cổ phần Thiên Sơn 5

1.1.4.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Thiên sơn 6

1.2 Khái quát các hoạt động của công tác Quản trị nhân lực 7

1.2.1 Khái quát về công tác hoạch định nhân lực 7

1.2.2 Khái quát về công tác phân tích công việc 7

1.2.3 Khái quát về công tác tuyển dụng nhân lực 7

1.2.4 Khái quát về công tác sắp xếp, bố trí nhân lực cho các vị trí 8

1.2.5 Khái quát về công tác đào tạo và phát triển nhân lực 8

1.2.6 Khái quát về công tác đánh giá thực hiện công việc 8

1.2.7 Quan điểm trả lương cho người lao động 9

1.2.8 Quan điểm và các chương trình phúc lợi cơ bản 9

1.2.9 Công tác giải quyết các quan hệ lao động 9

Chương 2 11

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 11

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIÊN SƠN 11

2.1 Cơ sở lí luận chung về phân tích công việc 11

2.1.1 Khái niệm và nội dung của phân tích công việc 11

2.1.1.1 Các khái niệm cơ bản của phân tích công việc 11

2.1.1.2 Nội dung của phân tích công việc 12

2.1.2 Các điều kiện đảm bảo hiệu quả và lợi ích của PTCV 13

2.1.2.1 Các điều kiện đảm bảo hiệu quả của PTCV 13

2.1.2.2 Lợi ích của phân tích công việc 14

2.1.3 Trình tự tiến hành và đưa vào kiểm tra, sử dụng định kỳ trong công việc 16

2.1.3.1 Trình tự tiến hành PTCV 16

2.1.3.2.Đưa vào sử dụng và kiểm tra định kỳ 21

2.2.Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Thiên Sơn 21

2.2.1 Cách thức tiến hành PTCV tại Công ty Cổ phần Thiên Sơn 21

2.2.2 Hệ thống văn bản PTCV của Công ty Cổ phần Thiên Sơn chưa đầy đủ, chưa thực sự phát huy tác dụng 23

2.2.3 Công ty chưa có cán bộ chuyên trách về phân tích công việc 28

2.2.4 Ảnh hưởng của PTCV chưa đầy đủ tới thực hiện công việc của NLĐ và các hoạt động quản lí nhân sự khác tại CTCP Thiên Sơn 29

2.2.5 Quan điểm của Ban lãnh đạo và vai trò, năng lực của phòng Nhân sự trong công tác PTCV 32

2.2.6 Đánh giá chung 32

Chương 3 33

GIẢI PHÁP, KHUYẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIÊN SƠN 33

3.1 Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác PTCV tại CTCP Thiên Sơn 33

3.1.1 Nâng cao sự hợp tác giữa các phòng, ban trong Công ty 33

3.1.2 Hoàn thiện quy trình phân tích công việc 33

3.1.3 Gắn kết các kết quả PTCV với các hoạt động quản trị nhân sự tại CTCP Thiên Sơn 36

3.1.3.1 Gắn kết với công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực 36

3.1.3.2 Ứng dụng vào tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực 37

3.1.3.3 Ứng dụng vào bố trí nhân lực 37

3.1.3.4 Ứng dụng vào đánh giá thực hiện công việc 38

3.1.3.5 Ứng dụng vào thù lao lao động 38

3.1.3.6 Ứng dụng vào đào tạo và phát triển nhân lực 38

3.1.3.7 Ứng dụng vào kỷ luật và an toàn lao động 39

3.2 Khuyến nghị về vai trò của Ban lãnh đạo Công ty và phòng Nhân sự trong công tác PTCV 39

3.2.1 Khuyến nghị về vai trò của Ban lãnh đạo Công ty 39

3.2.2 Khuyến nghị về vai trò của phòng Hành chính Nhân sự 40

PHẦN KẾT LUẬN 42

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 43

PHỤ LỤC 1 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ, giúp đỡ, dù nhiều hay ít, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập tại giảng đường đại học đến nay, em đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè

Với lòng biết ơn sâu sắc nhất em xin gửi đến quý Thầy Cô Khoa Tổ chức và Quản lý nhân lực – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt quá trình học tập tại trường

Em xin chân thành cảm ơn toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty Cổ phần Thiên Sơn đã tận tâm hướng dẫn em trong thời gian thực tập tại Công ty, đặc biệt là các anh/chị phòng Hành chính Nhân sự Nếu không có sự hướng dẫn của anh/chị thì

em nghĩ bài báo cáo của em rất khó để hoàn thiện được Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn toàn thể cán bộ nhân viên trong toàn Công ty

Do kiến thức của em còn hạn chế cũng như còn thiếu nhiều kinh nghiệm thực tế nên không tránh khỏi những sai sót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý Thày Cô để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn Sau cùng em xin kính chúc quý Thầy Cô giáo thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau

Trân trọng

Hà Nội, ngày 18 tháng 03 năm 2016

Sinh viên thực hiện

Phạm Thị Huệ

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

ĐT&PTNL Đào tạo và phát triển nhân lực

PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lí do chọn đề tài

Trước kia khi nước ta chưa đổi mới, các cơ quan hoạt động theo chế độ bao cấp của Nhà nước Hiện nay, đất nước đã mở cửa và gia nhập WTO, nền kinh tế có nhiều biến động và cạnh tranh gay gắt đòi hỏi mỗi tổ chức muốn tồn tại phải đứng vững trên đôi chân của mình Muốn làm được điều đó các cơ quan, doanh nghiệp phải có một đội ngũ nhân viên tài giỏi, có chất lượng cao để hoàn thành các mục tiêu đề ra Điều quan trọng là phải biết sử dụng phân tích đúng công việc, tuyển chọn đúng người vào đúng việc thì mới đạt hiệu quả và năng suất lao động sẽ được nâng cao Chính điều này là tác nhân tích cực, góp phần khai thác các nguồn lưc tự nhiên, thúc đẩy sự lớn mạnh và đi lên của các tổ chức Đồng thời các tổ chức cần quản lý nguồn lao động của mình để tiết kiệm chi phí nhân lực, nâng cao được chất lượng lao động mà vẫn đạt năng suất cao nhất Hiện nay các cơ quan, doanh nghiệp cũng nghiên cứu và tìm cách

sử dụng hiệu quả nguồn lực này thông qua việc sử dụng các công cụ quản trị nhân lực PTCV là công cụ quan trọng và cơ bản nhất trong quản trị nhân lực Đồng thời nó là tiền đề giúp ích cho mọi hoạt động quản lý nhân lực để có được nguồn nhân lực chất lượng cao

Song hiện nay, một số cơ quan, tổ chức vẫn chưa thực sự chú trọng tới công tác này Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Thiên Sơn em nhận thấy Công ty vẫn chưa quan tâm đến hoạt động PTCV nên chưa có hệ thống PTCV rõ ràng, chưa phát huy đúng hiệu quả của hoạt động PTCV, ảnh hưởng tới hiệu quả các hoạt động quản lý nhân lực khác Vì vậy với mong muốn nâng cao hiệu quả công tác PTCV tại Công ty em đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác Phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Thiên Sơn” làm đề tài nghiên cứu cho bài Báo cáo thực tập tốt nghiệp

2 Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu những lý luận cơ bản và thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty, phát hiện ra những ưu điểm và những mặt còn tồn tại, đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc, giúp doanh nghiệp phát triển hơn nữa

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Cơ sở lý luận chung về phân tích công việc

Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, quá trình phát triển, phương hướng hoạt

động của Công ty Cổ phần Thiên Sơn

Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Thiên Sơn

Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Thiên Sơn

4 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành bài Báo cáo kiến tập em đã sử dụng kết hợp các phương pháp sau:

Phương pháp thu thập thông tin: trực tiếp trong quá trình thực tập tại Công ty, tham khảo tài liệu, số liệu lao động của các năm trước còn lưu giữ lại, các văn bản của Công ty Sự hướng dẫn trực tiếp và giúp dỡ của Ban lãnh đạo Công ty Đồng thời vận dụng những kiến thức đã học để hoàn thành báo cáo

Phương pháp điều tra, bảng hỏi kết hợp với phỏng vấn: Sử dụng phiếu điều tra đối với NLĐ và Ban lãnh đạo Công ty Tổng số phiếu phát ra là 65 phiếu Số phiếu thu vào là 60 phiếu

Phương pháp quan sát: Tiến hành quan sát quá trình làm việc của CBNV trong Công ty, quan sát quy trình thực hiện PTCV của các phòng ban để viết các sản phẩm của quá trình PTCV được sát thực và phù hợp nhất

5 Kết cấu báo cáo

Ngoài phần mở đầu và kết luận, bài báo có gồm 03 chương:

Chương 1: Khái quát về Công ty Cổ phần Thiên Sơn

Chương 2: Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Thiên Sơn

Chương 3: Giải pháp, khuyếnn nghị nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Thiên Sơn

PHẦN NỘI DUNG Chương1.

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIÊN SƠN 1.1.Khái quát chung về Công ty Cổ phần Thiên Sơn

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Thiên Sơn

Tên Công ty: Công ty Cổ phần Thiên Sơn

Tên nước ngoài: Thien Son Join Stock Company

Địa chỉ: Số 277 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội

Số điện thoại: (04) 3858 6632

Công ty được thành lập theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 055928 do

Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 09/02/1999 với tổng vốn điều lệ

là 43 tỷ đồng Trong thời gian đầu khi mới thành lập, Công ty chỉ có 43 CBNV và mọi điều kiện khác còn hạn chế cũng như còn gặp rất nhiều khó khăn nhưng toàn bộ CBNV trong công ty đã nỗ lực, cố gắng để Công ty hoạt động hiệu quả Các sản phẩm mang thương hiệu Thiên Sơn đã có mặt rộng khắp ở các tỉnh thành thông qua hệ thống phân phối đa dạng trên toàn quốc cũng như mở rộng ra thị trường nước ngoài

1.1.2 Đặc điểm sản phẩm, dịch vụ của Công ty

Đúng với tên gọi của mình, CTCP Thiên Sơn chuyên sản xuất và kinh doanh các loại giày vải, giày thể thao, dép các loại; Các loại nguyên vật liệu, phụ tùng, máy móc thiết bị, vật tư kĩ thuật chuyên ngành giày…phục vụ cho nhu cầu sản xuất, kinh doanh cuất nhập khẩu của Công ty nói riêng và các đơn vị kinh tế có nhu cầu Trong tương lai, Công ty còn có dự định sản xuất mặt hàng giày da để đa dạng hơn các sản phẩm của Công ty Tiêu chí về sản phẩm của Công ty:

Chất lượng cao, kiểu dáng đẹp, thời trang, phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng.Sản phẩm nhẹ, mềm và thông thoáng khi mang, tạo cảm giác thoải mái

Đảm bảo vừa vặn chân khi mang theo thông số chân của từng vùng, từng quốc gia khác nhau

Mẫu mã sản phẩm phong phú, đa dạng, đáp ứng các nhu cầu sử dụng khác nhau của người tiêu dùng như chơi thể thao, dã ngoại, đến trường học…

Các sản phẩm:

Giày vải

Sử dụng chất liệu đê kép, đế PU, bền, tránh trơn trượt khi mang

Có thể giặt được nước sau nhiều lần sử dụng

Giày có độ bền, chất lượng cao, phù hợp khí hậu nóng ẩm

Không ngừng cải tiến mẫu mã, đa dạng hóa sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng như giày chun, giày buộc dây…

Có đặc điểm nhẹ, êm chân, thông thoáng, mũ quai có thể co giãn được, có các

lỗ khí đảm bảo không bị ẩm ướt, tạo cảm giác mát mẻ và thỏa mái khi mang giày

Phần đế ngoài được thiết kế các hoa văn đặc biệt, đảm bảo tính mỹ quan Lớp

đế trong sử dụng vật tư chọn lọc, có độ bền cao

Phù hợp với các hoạt động thể thao và picnic

1.1.3 Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Thiên Sơn

Bảng 1: Tình hình sản xuất của Công ty trong những năm gần đây

Sản lượng

Tỷ trọng (%)

Sản lượng

Tỷ trọng (%)

Sản lượng

Tỷ trọng (%)Giày

Như vậy, theo số liệu trong bảng thì trong các năm qua nhìn chung sản lượng của công ty luôn ở mức tăng trung bình, đặc biệt là hai sản phẩm giày thể thao và giày nội địa Sở dĩ sản lượng giày thể thao tăng về sản lượng là do năm vừa qua Công ty đã

kí kết được nhiều đơn đặt hàng với các đối tác nước ngoài, đặc biệt là các công ty của Đài Loan và Hàn Quốc Bên cạnh đó sản phẩm giày nội địa của Công ty cũng tăng lên đáng kể, đây là dấu hiệu tích cực cho thấy người tiêu dùng nội địa vẫn đánh giá cao chất lượng giày Thiên Sơn Mặt khác cũng do Công ty định hướng sản phẩm giày nội địa chủ yếu phục vụ cho tầng lớp trung cấp, có giá thành rẻ như giày vải có mức 40.000 – 50.000đồng/đôi, giày thể thao có giá từ 150.000 – 200.000đồng/đôi Chính vì vậy mà hoạt động tiêu thụ trong nước của Công ty không ngừng tăng lên

Khả năng tài chính của Công ty:

Bảng 2: Một số kết quả sản xuất kinh doanh của CTCP Thiên Sơn (Phụ lục số 01)

Biểu 1: Biểu đồ tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận của Thiên Sơn (Phụ lục số 02)

Vốn của chủ sở hữu không ngừng tăng lên

1.1.4 Đặc điểm lao động và cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Thiên Sơn 1.1.4.1.Đặc điêm lao động Công ty Cổ phần Thiên Sơn

Bảng 3: Tình hình lao động của Công ty những năm gần đây

Nhân viên

Phục vụ

Công nhân chính

Công nhân phụ

Lao động thời vụNăm

Qua bảng phân loại nhân lực trên ta thấy nguồn nhân lực của Công ty không ngừng tăng lên qua các năm Tỷ lệ lao động nữ nhiều hơn lao động nam, phù hợp với đặc điểm sản xuất ngành giày Công nhân chính chiếm tỷ trọng cao, điều này cho thấy người lao động trong Công ty là những người có trình độ, nắm vững kỹ thuật Số nhân viên phục vụ cũng được bổ sung nhằm dảm bảo đời sống và môi trường làm việc cho CBNV trong toàn Công ty Công ty cũng đã tận dụng được nguồn nhân lực giá rẻ (sinh viên các trường Đại học, Cao đẳng gần đó) để làm công nhân thời vụ, phụ giúp việc cho công nhân chính.Công tác này giúp cho Công ty tiết kiệm được rất nhiều chi phí (bảo hiểm…).

Bảng 4: Bảng phân loại theo độ tuổi lao động năm 2015

(Nguồn: Báo cáo tổng hợp lao động tháng 12/2015)

Đội ngũ lao động của Công ty đa số còn trẻ, họ là những nhân viên có năng lực chuyên môn được đào tạo, nhiệt tình và sáng tạo trong công việc, còn đội ngũ cán bộ trên 50 tuổi là những người có kinh nghiệm lâu năm trong ngành với bề dày kinh nghiệm về công tác và chuyên nghiệp về chuyên môn Tất cả kết hợp thành một thể thống nhất cho Công ty, tạo thành sức mạnh đặc biệt và tên tuổi của mình trong bất kì hoàn cảnh nào trên thương trường Tuy nhiên để duy trì và phát triển hơn nữa thì công

ty cần không ngừng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực đáp ứng xu thế thời kỳ mới

1.1.4.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Thiên sơn

Hiện nay CTCP Thiên Sơn được tổ chức và hoạt động theo mô hình trực tuyến chức năng, bao gồm 07 phòng ban chức năng trực thuộc với sơ đồ cơ cấu tổ chức như sau:

Công ty đang trong quá trình xây dựng và tiến tới hoàn thiện cơ cấu tổ chức để đảm bảo sự hợp lý và hiệu quả nhất trong hoạt động.

Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban ( Xem Phụ lục số 03)

1.2 Khái quát các hoạt động của công tác Quản trị nhân lực

1.2.1 Khái quát về công tác hoạch định nhân lực

Mục đích của công tác này là nhằm tránh những thiếu hụt hoặc có sự biến động

về nhân lực của Công ty trong thời điểm thị trường nhân lực đang có sự cạnh tranh khốc liệt Nhận thức được điều đó mà vào mỗi quý các bộ phận đều tiến hành và tổng hợp nhân sự và báo cáo cho phòng HCNS Nhờ vậy mà những năm qua Công ty luôn đảm bảo nguồn nhân lực để đảm bảo sản xuất

1.2.2 Khái quát về công tác phân tích công việc

PTCV có ỹ nghĩa quan trọng bởi vì thông qua hoạt động này mà người quản lý xác định được các kỳ vọng của mình đối với NLĐ và làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó và nhờ đó, NLĐ cũng hiểu được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong công việc Đồng thời PTCV cũng là điều kiện để có thể thực hiện các hoạt

động quản lý nhân sự đúng đắn và hiệu quả

1.2.3 Khái quát về công tác tuyển dụng nhân lực

Trong những năm qua, việc tuyển dụng nhân lực ở Công ty xuất phát từ thực tế

kinh doanh, cần bổ sung vị trí nào thì tuyển dụng vị trí đó Việc tuyển dụng của Công

ty chủ yếu từ các nguồn nội bộ (tuyển dụng từ con em công nhân, chủ yếu dựa vào bằng cấp, nặng nề về tình cảm cá nhân, nhiều khi việc tuyển dụng còn phụ thuộc vào sức ép của cấp trên Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Công ty tiến hành xem xét, nghiên cứu những hồ sơ có đủ tiêu chuẩn cơ bản, tiến hành phỏng vấn và ra quyết định tuyển dụng với những ứng viên đạt yêu cầu

1.2.4 Khái quát về công tác sắp xếp, bố trí nhân lực cho các vị trí

Công tác bố trí và sắp xếp nhân lực theo chức năng, phân bố cân đối giữa tỷ lệ lao động lành nghề có trình độ cao với tỷ lệ lao động đang học việc, lao động trình động trình độ thấp Đồng thời tiến hành hợp tác lao động cả về không gian và thời gian giữa những NLĐ trong cùng một bộ phận hoặc giữa các bộ phận với nhau

Nhận xét: Công tác bố trí và sắp xếp nhân lực ở CTCP Thiên Sơn đã được quan tâm nhưng cần hoàn thiện hơn để phối hợp hài hòa và tích cực giữa các nguồn lực, giữa cá nhân với tập thể trong điều kiện kinh tế - kỹ thuật – xã hội cụ thể, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nảy sinh sự thi đua, xuất hiện những động cơ, kích thích mối quan hệ giữa những NLĐ trong công việc

1.2.5 Khái quát về công tác đào tạo và phát triển nhân lực

ĐT&PTNL là một khâu quan trọng trong QTNL, giúp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong tổ chức Tại Công ty, công tác này cũng được quan tâm, chú trọng hơn bao giờ hết Căn cứ vào nguồn kinh phí, nhu cầu đào tạo của Công ty và của NLĐ, căn cứ vào tình hình thực tiễn và đặc trưng của nguồn lao động trong Công ty, phòng HCNS lên kế hoạch đào tạo hàng năm cho Công ty

Quy trình ĐT&PTNL của Công ty được tiến hành cụ thể, chi tiết từng khâu Hình thức đào tạo chủ yếu của Công ty là đào tạo trong công việc, đào tạo ngắn hạn cho NLĐ Ngoài ra sau quá trình đào tạo, Công ty tiến hành đánh giá lại công tác ĐT&PTNL tại Công ty, tìm ra những hạn chế và đưa ra giải pháp khắc phục cho việc đào tạo lần sau

1.2.6 Khái quát về công tác đánh giá thực hiện công việc

Việc ĐGTHCV của CBNV có vai trò, ý nghĩa rất lớn trong quản lý nhân viên Tuy nhiên việc đánh giá tại CTCP Thiên Sơn chưa thường xuyên và còn nhiều hạn chế, chỉ mang tính hình thức, chưa xây dựng được hệ thống và các chỉ tiêu đánh giá

Để khắc phục được điều này thì ban lãnh đạo Công ty cần xây dựng được hệ thống

đánh giá thực hiện công việc, chỉ tiêu đánh giá, phương pháp đánh giá, bản mô tả công việc chi tiết.

1.2.7 Quan điểm trả lương cho người lao động

Cơ chế trả lương luôn là mối quan tâm hàng đầu của NLĐ trong tổ chức bên cạnh các yếu tố khác như ngành nghề, uy tín của tổ chức, môi trường làm việc, cơ hội thăng tiến…Một cơ chế trả lương phù hợp có tác dụng nâng cao năng suất chất lượng lao động, giúp tổ chức thu hút và duy trì được nhân viên giỏi

Chính vai trò quan trọng trên mà việc trả lương cho NLĐ được Ban lãnh đạo Công ty quan tâm hàng đầu Với quan điểm “Trả lương đúng cho lao động là thực hiện đầu tư cho phát triển” Công ty đang đi đúng hướng góp phần vào việc tạo động lực cho mục tiêu phát triển của tổ chức, góp phần làm trong sạch và nâng cao hiệu quả hoạt động cơ cấu của tổ chức, đồng thời quan điểm cũng đảm bảo cho nhân viên Công

ty đáp ứng đủ nhu cầu về vấn đề tài chính đồng thời tạo động lực cho họ gắn bó hơn với tổ chức

1.2.8 Quan điểm và các chương trình phúc lợi cơ bản

Cũng như vấn đề tiền lương, các chương trình phúc lợi cũng là một trong số những vấn đề quan trọng mà Công ty quan tâm Hiện nay, Công ty rất chăm lo cho đời sống của NLĐ thông qua các chính sách đãi ngộ, từ đãi ngộ tài chính đến đãi ngộ phi tài chính Không những với mức lương cơ bản cao, Công ty đã tạo mọi điều kiện cho nhân viên nâng cao thu nhập thông qua các mức thưởng như: thưởng quản lý, thưởng

ý tưởng, thưởng thông qua sản phẩm mà nhân viên đó đạt được Lấy phương châm

“đảm bảo đời sống cho NLĐ” lãnh đạo Công ty luôn quan tâm đến đời sống của NLĐ, luôn coi đây là một trong những chính sách tạo động lực cho NLĐ làm việc trong Công ty

1.2.9 Công tác giải quyết các quan hệ lao động

Xây dựng mối quan hệ lao động hài hòa, ổn định và tiến bộ trong Công ty, giảm thiểu những tranh chấp lao động, đình công có ý nghĩa để Công ty ổn định và phát triển, người lao động được đảm bảo quyền và lợi ích

Xây dựng quan hệ lao động lành mạnh là giải pháp ổn định nhân lực để phát triển Công ty Bởi lẽ mối quan hệ ổn định hài hòa trong Công ty không chỉ giúp cho việc thực hiện công việc hiệu quả mà còn tạo bầu không khí lành mạnh giữa những người lao động với nhau Hiểu rõ được điều đó Công ty luôn xác định phải xây dựng

các mối quan hệ hài hòa, ổn định và tiến bộ trong doanh nghiệp, giảm thiểu tranh chấp lao động, có như vậy mới giúp cho Công ty ổn định và phát triển , NLĐ được đảm bảo quyền và lợi ích Để đảm bảo điều này Công ty thường xuyên tuyên truyền giáo dục cho NLĐ về chế độ, chính sách pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật về an toàn lao động nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của tổ chức Công đoàn cơ sở, khuyến khích các hoạt động xã hội, văn hóa văn nghệ, tạo điều kiện giao lưu, hiểu biết lẫn nhau…Nhằm nâng cao mối quan hệ giữa NLĐ và Công ty, hạn chế những thiệt hại có thể xảy ra.

Chương 2.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIÊN SƠN 2.1 Cơ sở lí luận chung về phân tích công việc

Trong mọi thời đại, thông tin được ví như mạch máu quan trọng trong sự hình thành của bất kỳ một tổ chức nào, nhất là trong thời kỳ mà nền kinh tế toàn cầu đang suy thoái như hiện nay thì vai tró của thông tin trong công việc lại càng có ý nghĩa quan trọng đối với các cơ quan Để tòn tại và phát triển, tổ chức cần phải hội tụ đủ nguồn nhân lực đặc biệt là nguồn nhân lực chất lượng cao Công tác PTCV ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của quản trị nhân lực nên các tổ chức cần hiểu rõ bản chất, vai trò của PTCV Để mọi người nhận thức được tầm quan trọng của PTCV ta cần phải đi sâu vào các vấn đề sau:

2.1.1 Khái niệm và nội dung của phân tích công việc

2.1.1.1 Các khái niệm cơ bản của phân tích công việc

Trước khi tìm hiểu khái niệm PTCV, chúng ta cần hiểu rõ công việc là gì? Quá trình phân công lao động, chuyên môn hóa lao động dẫn đến nghề được chia ra thành các công việc, công việc lại gồm các đơn vị nhỏ hơn cấu thành nên

Nhiệm vụ biểu thị từng hoạt động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà mỗi

lao động phải thực hiện

Vị trí (Vị trí việc làm) là tập hợp tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một

người lao động, kèm theo đó là trách nhiệm tương ứng

Công việc là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao

động hoặc là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động

Nghề là tập hợp những công việc tương tự về nội dung và có liên quan gắn kết

với nhau ở một mức độ nhất định với những đặc tính riêng vốn có, đòi hỏi NLĐ phải

có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết nhất định để thực hiện

“PTCV là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các

thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc” [2,46]

PTCV xác định rõ tên công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan

hệ trong công việc; các máy móc, phương tiện sử dụng, công việc Tất cả các thông tin này được trình bày trong các văn bản PTCV.

2.1.1.2 Nội dung của phân tích công việc

Những người quản lí nhân sự sẽ kết hợp với những cán bộ quản lí bộ phận, các nhân viên khác để thu thập các thông tin về các công việc có liên quan đến công tác PTCV

Kết quả của quá trình PTCV là thiết lập được ba văn bản là bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Bản mô tả công việc

BMTCV là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể

Thực tế BMTCV không có mẫu thống nhất cho mọi tổ chức, nhưng thường bao gồm những nội dung chính sau:

Phần xác định công việc: tên công việc (chức danh công việc), mã số của công

việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người lãnh đạo dưới quyền, mức lương…Phần này cũng còn thường bao gồm một hoặc vài câu tóm tắt về mục đích, chức năng của công việc

Phần tóm tắt về nhiệm vụ và công việc: là phần tường thuật viết một cách tóm

tắt và chính xác các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ NLĐ phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào, tại sao phải thực hiện các nhiệm vụ đó

Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất (các máy

móc, công cụ, trang thiết bị cần sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác có liên quan

Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện (Bản yêu cầu nhân sự)

Là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh thần và thể lực; và các yêu cầu cụ thể khác

Các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện nên được sắp xếp theo thứ

tự ưu tiên giảm dần về mức độ quan trọng hay bắt đầu bằng những yêu cầu cơ bản

nhất, cần thiết nhất Không nên đặt ra những yêu cầu quá cao, đặc biệt không được có những yêu cầu thể hiện sự phân biệt đối xử với NLĐ như các yêu cầu về dân tộc, tôn giáo…

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Bản TCTHCV là một hệ thống các chỉ tiêu/ tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc

Ở các doanh nghiệp khác nhau, TCTHCV có thể được thể hiện dưới dạng khác nhau Tuy nhiên, các tiêu chuẩn thực hiện công việc nên xây dụng cụ thể, nên sử dụng các tiêu chuẩn định lượng Nếu không thể định lượng các tiêu chuẩn thì nên dùng các mẫu câu diễn đạt định tính để miêu tả Không nên đưa ra các tiêu chuẩn thực hiện công việc quá cao

Ba văn bản PTCV trên thường có xu hướng viết gộp vào, trình bày chung trong một văn bản Văn bản PTCV được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, ngắn gọn, súc tích, cô đọng nhưng phải chính xác, đầy đủ

2.1.2 Các điều kiện đảm bảo hiệu quả và lợi ích của PTCV

2.1.2.1 Các điều kiện đảm bảo hiệu quả của PTCV

Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức phải rõ ràng, phản ánh được quyền hạn và mối quan hệ trong tổ chức, thể hiện sự nhất quán trong hệ thống báo cáo Cơ cấu tổ chức cho biết mối quan

hệ giữa các phòng ban, các công việc khác nhau có liên quan với nhau như thế nào; nó

là cơ sở để phân công lao động trong tổ chức, phân công chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tới từng phòng ban, từng công việc…Công việc là kết quả của quá trình phân công lao động, PTCV hiệu quả dựa trên phân công lao động hợp lý Nếu cơ cấu tổ chức không rành rọt sẽ dẫn đến sự chồng chéo trong chức năng, quyền hạn, gây khó khăn, ảnh hưởng tới hiệu quả của PTCV

Quan điểm, sự quan tâm của các nhà lãnh đạo, nhân viên với PTCV

Có rất nhiều nhà lãnh đạo của tổ chức coi PTCV là công tác rườm rà, phức tạp, tốn kém thời gian và tiền bạc, không có tác dụng nhiều trong thực tế nên quyết định không đầu tư nhiều cho công tác này Nhân viên thường nghi ngờ mục đích của PTCV, họ cho rằng PTCV thường đặt ra những nhiệm vụ, trách nhiệm mới, đặt ra yêu cầu đối với NLĐ và tiêu chuẩn thực hiện công việc cao hơn nên họ có thái độ bất hợp

tác trong quá trong quá trình PTCV Vì vậy hiệu quả của PTCV không được mọi người thấy một cách trực tiếp và lâu dài Đó là lí do khiến PTCV chưa hoàn thiện tại Việt Nam.

Nếu các nhà lãnh đạo và từng nhân viên hiểu biết, nhận thức được vai trò, mục đích của PTCV thì họ có thái độ ủng hộ, quan tâm đến PTCV, tổ chức có sự đầu tư đúng mức cho PTCV, nhân viên sẽ hợp tác để cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ…

Đó là đều kiện đảm bảo hiệu quả của PTCV

Các yếu tố thuộc về cán bộ PTCV

Cán bộ PTCV phải là người am hiểu về công việc trong tổ chức, có hiểu biết, kiến thức, kỹ năng về PTCV Họ phải biết cách lựa chọn phương pháp TTTT, có khả năng thu hút NLĐ cùng tham gia quá trình PTCV, có kỹ năng tiến hành TTTT: kỹ năng phỏng vấn, quan sát…; có kỹ năng sắp xếp, phân loại, xử lý thông tin; có kỹ năng viết các văn bản PTCV

2.1.2.2 Lợi ích của phân tích công việc

Phân tích công việc ảnh hưởng tới quá trình thực hiện công việc của nhân viên

Khi cơ quan xây dựng và đưa vào thực hiện chương trình PTCV thì sự thực hiện công việc của nhân viên sẽ tốt lên rất nhiều Đơn giản bởi vì khi PTCV thì tất cả các yếu tố có liên quan đến công việc đã được thể hiện ra nên mỗi người đều biết các công việc của mình và của những người khác, họ ý thức được nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của mình trong công việc, mọi sự phân công và công việc đều trở nên rõ ràng, tránh xảy ra tình trạng đan xen, chồng chéo trong thực hiện công việc, mỗi người đều có công việc của riêng mình, đồng thời cũng có trách nhiệm với chính công việc thuộc phạm vi, quyền hạn của mình

Phân tích công việc ảnh hưởng tới các công tác quản lý nhân sự khác

Với công tác kế hoạch hóa nhân lực: Kế hoạch hóa nhân lực là quá trình đánh

giá, xác định nhu cầu nhân lực Hoạt động này giữ vai trò làm cơ sở cho các hoạt động quản trị nhân sự khác Khi biết kết quả của PTCV cơ quan sẽ biết chỗ nào đang thừa hoặc thiếu bộ phận nào, mỗi công việc sẽ cần nhân viên như thế nào, phân bố cán bộ như vậy đã hợp lý chưa…từ đó cán bộ nhân sự đưa ra kế hoạch nhân sự hợp lý như đào tạo, bố trí lại người bằng cách thuyên chuyển…Qua PTCV kế hoạch hóa nhân lực trở nên chính xác hơn Vì vậy muốn thực hiện kế hoạch hóa nhân lực tốt thì tất yếu cần

một chương trình PTCV hoàn thiện.

Với công tác tuyển dụng và bố trí nhân lực: Kết quả của PTCV phục vụ rất

nhiều cho công tác tuyển dụng nhân lực Hiện nay hầu hết các cơ quan khi đăng thông báo tuyển người đều soạn ra bản quảng cáo mà nội dung chính lấy từ BMTCV và bản yêu cầu công việc với vị trí dự tuyển Xuyên suốt quá trình tuyển chọn, các cán bộ tuyển dụng lấy hai văn bản này như là căn cứ để soạn ra các tiêu chí, tiêu chuẩn tuyển chọn, lựa chọn các bài kiểm tra, trắc nghiệm, phỏng vấn tuyển chọn loại bớt dần các ứng viên qua các vòng loại sao cho cuối cùng sẽ chọn được người phù hợp với vị trí công việc đang tìm kiếm Hai bản kết quả của PTCV trên sẽ giúp cho quá trình tuyển dụng được thực hiện dễ hơn tìm người với từng vị trí công việc

Với công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: Cơ quan sẽ dựa vào bản mô

tả công việc và bản yêu cầu nhân sự để nhận định xem liệu các nhân viên làm các công việc đó đã đáp ứng đủ các yêu cầu để thực hiện công việc hay chưa, còn thiếu những yếu tố gì, từ đó cán bộ nhân sự sẽ sử dụng BMTCV để xây dựng chương trình đào tạo như thế nào phù hợp từng người với yêu cầu của các phòng, ban, từng vị trí làm việc Như vậy, PTCV là cơ sở giúp cho công tác đào tạo và phát triển được thực hiện thành công

Với công tác thù lao lao động: Với một tổ chức việc cần thiết là phải trả lương

cho NLĐ phù hợp với năng lực, trình độ và tổ chức đó vẫn có lợi nhuận để tồn tại và phát triển Sau khi xây dựng và sử dụng chương trình PTCV với mục đích là cơ sở để xác định cấu trúc tiền lương

Với quan hệ lao động: Hiện nay trong các tổ chức, doanh nghiệp thì vấn đề

quan hệ giữa nhân viên và lãnh đạo, giữa người quản lý với NLĐ đang rất được quan tâm Các quy định trong bản mô tả là rất rõ ràng, bản PTCV sẽ giúp NLĐ cải tiến mối quan hệ, cải thiện các vấn đề có liên quan đến quan hệ lao động, điều kiện làm việc, sẵn sàng xử lý các vướng mắc khi cần

Với kỷ luật lao động, an toàn lao động:

Với kỷ luật lao động thì những thông tin trong BMTCV, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc giúp tổ chức xây dựng nên các tiêu chuẩn quy định về hành vi của NLĐ trong quá trình thực hiện công việc như quy trình thực hiện công việc, số lượng và chất lượng công việc cần đạt được, thời giờ làm việc

Với an toàn lao động thì thông tin trong bản mô tả công việc là cơ sở giúp tổ

chức xác định quy trình làm việc an toàn hoặc có biện pháp đảm bảo an toàn lao động,

vệ sinh lao động Về mặt pháp luật các văn bản phân tích công việc còn là bằng chứng

để xử lý các vụ tranh chấp, kiện tụng, khiếu nại trước tòa

2.1.3 Trình tự tiến hành và đưa vào kiểm tra, sử dụng định kỳ trong công việc.

2.1.3.1 Trình tự tiến hành PTCV

Công tác PTCV gồm nhiều hoạt động, vì vậy việc phân chia quá trình PTCV ra thành bao nhiêu bước ở các tổ chức khác nhau có thể khác nhau PTCV thường được thực hiện theo sơ đồ sau:

Kiểm tra các thông tin cần thiết để tiến hành thu thập thông tin

Lựa chọn phần việc đặc trưng hay quan trọng để phân tích công việc

Lựa chọn phương pháp thu thập phù hợp để tiến hành xử lý thôngtin Thu thâp thông tin

Xây dựng văn bản phân tích công việc Xác định mục đích của phân tích công việc

Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc

Xác định mục đích sử dụng những thông tin trong các văn bản PTCV nhằm phục vụ cho công tác quản lý nhân sự như: tuyển dụng lao động, bố trí lao động, thù lao lao động, đào tạo nhân lực…Nắm rõ được mục đích của PTCV giúp ta xác định cần thu thập những loại thông tin gì? Về công việc gì? Mức độ sâu sắc của công việc.

PTCV không phải là công tác được thực hiện thường xuyên và với tất cả các công việc trong tổ chức, tùy vào mục đích và nhu cầu PTCV mà xác định công việc cần phân tích như: Phân tích tất cả công việc khi tổ chức mới thành lập, bắt đầu đi vào hoạt động, PTCV được thực hiện lần đầu tiên; PTCV mới phát sinh khi tổ chức có những công việc mới xuất hiện; Phân tích mang tính chất nâng cấp công việc khi công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung, bản chất do tổ chức có quy trình công nghệ, quy trình sản xuất mới, có phương pháp

và thủ tục làm việc mới…; Phân tích theo chu kỳ khi tổ chức tiến hành kiểm tra,

rà soát lại tất cả các công việc theo chu kỳ để kịp thời cập nhật những thông tin cho các văn bản PTCV, đảm bảo chúng chính xác, phù hơp với công việc hiện tại.

Bước 2: Thu thập thông tin

Xác định các thông tin cần thu thập

Các thông tin cần thu thập có rất nhiều nhưng cần thiết phải khai thác các thông tin có gắn với công việc cần thu thập gồm: thông tin về nhiệm vụ, chức năng, trách nhiệm, các mối quan hệ thuộc công việc, lấy từ bản tiêu chuẩn, bản

mô tả công việc, thông qua phỏng vấn.

Lựa chọn và thiết kế các phương pháp thu thập thông tin

Hiện tại có rất nhiều cách để thu thập thông tin cho việc PTCV nhưng cần tùy vào các yếu tố như đặc điểm công việc…để người PTCV quyết định sử dụng phương pháp nào sao cho có lợi nhất.

Bước 3: Lựa chọn phần việc đặc trưng quan trọng để phân tích

Lựa chọn phần việc đặc trưng là nhiệm vụ rất quan trọng Để lựa chọn được công việc phù hợp, hiệu quả cán bộ PTCV dựa trên các căn cứ sau: mục

đích của PTCV; tính chất công việc được phân tích; đặc điểm đối tượng cung cấp thông tin; ngân quỹ và thời gian.

Sau khi xác định phương pháp TTTT thì cán bộ PTCV phải thiết kế biểu mẫu TTTT như bản câu hỏi, mẫu câu hỏi phỏng vấn, mẫu phiếu quan sát, mẫu phiếu ghi chép…Biểu mẫu TTTT là công cụ TTTT có tổ chức và hiệu quả.

Bước 4: Lựa chọn phương pháp thu thập phù hợp để xử lý thông tin Phương pháp quan sát

Trong phương pháp quan sát cán bộ PTCV thiết kế biểu mẫu quan sát, sau

đó tiến hành quan sát, theo dõi trực tiếp quá trình thực hiện công việc của NLĐ

và ghi chép vào mẫu phiếu quan sát công việc mà xác định các loại thông tin cần thu thập, mức độ cần tìm hiểu sâu của từng loại Để xây dựng BMTCV và bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện cần phải TTTT các công việc đó được thực hiện như thế nào, các mối quan hệ trong khi làm việc, máy móc, phương tiện được sử dụng, kết quả thực hiện công việc…

Ưu điểm: Phương pháp này dễ thực hiện, thông tin thu thập được đầy đủ, chi tiết, phong phú, sát với thực tế công việc.

Nhược điểm: Quan sát tốn thời gian, thông tin thu được dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người quan sát và cả người được quan sát Đặc biệt người được quan sát khi biết mình đang được quan sát có thể dẫn tới sự thiếu chính xác trong công việc Phương pháp này không dễ thực hiện với những việc liên quan đến trí não, tư duy, những công việc không biểu lộ hành vi ra ngoài để quan sát như lập kế hoạch, thiết kế…

Tự ghi chép

Là phương pháp thực hiện công việc tự ghi chép lại những thông tin có liên quan đến công việc của mình vào một cuốn sổ với những mục đích đã được thiết kế sẵn.

Với phương pháp tự ghi chép, có thể thu được nhiều thông tin sát với thực

tế mà tiết kiệm chi phí và thời gian Nhưng độ chính xác của thông tin thì hạn chế do dễ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố chủ quan của người ghi chép, quá trình ghi chép có thể không đảm bảo liên tục, nhất quán.

Ghi chép các sự kiện quan trọng

Là phương pháp nghiên cứu, ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc của những NLĐ làm việc hiệu quả và những NLĐ làm việc chưa hiệu quả, thông qua đó có thể khái quát lại và phân loại các đặc trưng chung của công việc cần

mô tả và đòi hỏi của công việc.

Ưu điểm: Ghi chép sự kiện quan trọng phù hợp với xây dựng BMTCV và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Phương pháp này cho thấy được sự biến thiên, tính linh động trong thực hiện công việc của những người lao động khác nhau.

Nhược điểm: tốn thời gian để quan sát, ghi chép, khái quát và phân loại các hành vi Khi ghi chép bỏ qua các hành vi trung bình trong thực hiện công việc cũng rất khó khăn.

Phương pháp sử dụng bản hỏi

Được thực hiện khi nhân viên nhận được một danh mục các câu hỏi đã được thiết kế sẵn và họ sẽ điền thông tin vào trong đó Trong đó thường bao gồm các câu hỏi đóng và các câu hỏi mở

Phương pháp này hiện đang được áp dụng phổ biến và được thực hiện dễ dàng Tuy nhiên cần lưu ý rằng các câu hỏi cần dễ hiểu và dễ trả lời để tránh gây khó khăn cho người trả lời

Phương pháp phỏng vấn:

Đối với những công việc mà người nghiên cứu khó quan sát hoặc không

có điều kiện quan sát thì nên sử dụng phương pháp này Các thông tin sẽ được ghi chép lại theo các bản mẫu đã được quy định sẵn Phỏng vấn theo mẫu giúp

ta so sánh được các câu trả lời của các nhân viên khác nhau khi làm cùng công việc Tuy nhiên để thực hiện phương pháp này đòi hỏi khá nhiều thời gian.

Hội thảo chuyên gia:

Là phương pháp tổ chức một cuộc hội thảo, thảo luận về công việc cần phân tích giữa các chuyên gia là những người có trình độ, am hiểu về công việc,

có kinh nghiệm làm việc, những người giám sát, quản lý trực tiếp các bộ phận, phòng ban Đồng thời phương pháp này giúp làm bổ sung thêm thông tin cho

các phương pháp khác để phục vụ vào mục đích PTCV Tuy nhiên đây là phương pháp tốn kém về thời gian và tiền bạc nên thông thường chỉ những công việc có chức vụ cao và khó phân tích thì mới được sử dụng đến.

Bước 5: Kiểm tra các thông tin cần thiết để tiến hành thu thập thông tin

Áp dụng các phương pháp TTTT đã lựa chọn để dễ TTTT Cán bộ PTCV tiến hành TTTT như tiến hành phỏng vấn nhân viên, phân phát và thu các bản câu hỏi, tổ chức các hội thảo chuyên gia hay tiến hành quan sát quá trình thực hiện công việc của NLĐ Cán bộ PTCV cần giải thích cho nhân viên hiểu rõ mục đích, tầm quan trọng của việc TTTT và công tác PTCV.

Xử lý thông tin: Thông tin thu được sẽ được xử lý, loại những thông tin không đúng, phân định và thẩm định các thông tin còn lại.

Thẩm định thông tin thu thập được: là thẩm định lại độ chính xác của thông tin, bổ sung những thông tin còn thiếu, điều chỉnh thông tin sai lệch, nhận được sự nhất trí của người thực hiện công việc về những thông tin và kết luận phân tích.

Bước 6: Xây dựng văn bản phân tích công việc

Từ những thông tin thu thập được, cán bộ PTCV cùng với phòng chuyên trách nhân lực và các phòng, ban khác viết các văn bản PTCV Thông thường cán bộ PTCV là người trực tiếp viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu nhân sự

và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc dưới sự giúp đỡ của nhân viên và người trực tiếp quản lý các phòng, ban Nhưng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc lại thường do các bộ phận viết dưới sự hướng dẫn và giám sát của cán bộ PTCV

Các văn bản PTCV được gửi đến NLĐ và những người quản lý trực tiếp

để lấy ý kiến đóng góp Cán bộ PTCV tập hợp những ý kiến đóng góp lại, dựa trên đó chỉnh sửa lại các văn bản sao cho hợp lí Sau đó lại tổ chức hội thảo lấy

ý kiến đánh giá của những người quản lý, sửa lại để đi đến thống nhất Gửi văn bản PTCV lên người lãnh đạo cao nhất để phê duyệt Ban hành thực hiện: Gửi văn bản PTCV tới các nhân viên và các phòng ban có liên quan, lưu lại ở phòng nhân sự

2.1.3.2.Đưa vào sử dụng và kiểm tra định kỳ

Áp dụng văn bản PTCV vào các công tác khác nhau của quản lý nhân sự tùy theo mục đích PTCV đã xác định ban đầu

Định kỳ tổ chức phải kiểm tra, rà soát lại các công việc để xác định các thông tin trong văn bản PTCV có còn chính xác và phù hợp với công việc hiện tại hay không, hay đã lạc hậu, lỗi thời cần phải điều chỉnh và bổ sung thông tin nào cho đúng với thực tế công việc

PTCV chính là cơ sở có ý nghĩa quan trọng đối với các hoạt động nhân sự Qua PTCV sẽ đưa ra được những quyết định nhân sự đúng đắn cho vị trí công việc mà không dựa vào suy nghĩ chủ quan của mình

2.2.Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Thiên Sơn

Công tác PTCV tại CTCP Thiên Sơn đã được triển khai thực hiện nhưng chưa được hoàn thiện Từ việc tổ chức thực hiện PTCV, các văn bản liên quan đến công việc cho đến ứng dụng kết quả của PTCV vào các hoạt động quản lí nhân sự khác Thực tế này đang gây ra cho Công ty những khó khăn nhất định trong công tác nhân sự

2.2.1 Cách thức tiến hành PTCV tại Công ty Cổ phần Thiên Sơn

Công tác PTCV tại CTCP Thiên Sơn được thực hiện theo cách thức sau:

Giám đốc CTCP Thiên Sơn đã chỉ đạo cho Trưởng phòng HCNS phối hợp với các phòng ban khác trong Công ty thực hiện công tác PTCV để đảm bảo sự phân công

rõ ràng trong nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn giữa những NLĐ làm các công việc khác nhau, để giúp NLĐ hiểu rõ mình cần phải thực hiện những nhiệm vụ và trách nhiệm gì

Thực hiện chỉ đạo của Giám đốc, Trưởng phòng HCNS đã có công văn đề nghị cácTrưởng phòng, ban khác trong công ty thực hiện công tác PTCV cho tất cả các công việc trong phòng, ban mình Trong đó tại mỗi công việc cần nêu rõ NLĐ cần phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm và có những quyền hạn nào

Các Trưởng phòng, ban khác bằng kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, bằng sự hiểu biết về các công việc, bằng kinh nghiệm của bản thân trong lĩnh vực của phòng, ban mình; một phần kết hợp thông qua hàng ngày làm việc cùng NLĐ nên có thể quan sát quá trình thực hiện công việc của họ và có thể trao đổi, thảo luận ngắn, không mang tính chính thức với họ để bổ sung thông tin về những nhiệm vụ, trách nhiệm cần

thực hiện, cách thức thực hiện chúng như thế nào, phạm vi, quyền hạn ra sao…Từ đó các Trưởng phòng, ban trực tiếp viết các văn bản PTCV.

Sau khi các Trưởng phòng, ban đã xây dựng được các văn bản PTCV thì chuyển cho NLĐ đọc và đề xuất ý kiến đóng góp Nhưng trên thực tế hầu hết các Trưởng phòng, ban không thực hiện việc này

Các Trưởng phòng, ban bàn giao các văn bản PTCV cho phòng HCNS; sau đó phòng HCNS xem xét và trình Giám đốc duyệt Sau khi được Giám đốc thông qua các văn bản PTCV được gửi tới các phòng, ban và lưu lại tại phòng HCNS

Nhận xét chung:

Ưu điểm: Người chịu trách nhiệm thực hiện PTCV là các Trưởng phòng, ban

chứ không phải nhân viên phòng HCNS hay các chuyên gia thuê bên ngoài Đây là điều quan trọng làm nên sự thành công trong công tác PTCV tại Công ty Vì các Trưởng phòng, ban là nghững người có kiến thức sâu sắc về chuyên môn nghiệp vụ,

có kinh nghiệm làm việc lâu năm trong lĩnh vực của phòng, ban mình Họ là người giám sát, quản lí trực tiếp, phân công công việc, nhiệm vụ cho từng NLĐ trong phòng, ban mình, yêu càu NLĐ thực hiện công việc đó như thế nào và đạt kết quả ra sao Hàng ngày, Trưởng phòng, ban có thể làm việc với NLĐ nên họ có thể quan sát được quá trình làm việc của NLĐ Vì vậy mà các thông tin trong các văn bản PTCV được đảm bảo chính xác, đầy đủ và sát thực hơn Hơn thế trong cùng một khoảng thời gian, tất cả các phòng, ban của Công ty có thể cùng tiến hành viết các văn bản PTCV của phòng, ban mình

Các văn bản PTCV được viết cho các Trưởng, Phó phòng, ban và các tổ mà không phân tích cho từng NLĐ là hợp lí Việc này giúp Công ty tiết kiệm thời gian và chi phí vì mỗi tổ gồm những NLĐ có cùng chức danh công việc nên có thể coi PTCV tại công ty được tiến hành cho từng chức danh công việc

Nhược điểm: Các Trưởng phòng, ban là những người không có chuyên môn về

nhân sự, họ không có hoặc rất hạn chế về kiến thức, kỹ năng PTCV như lựa chọn phương pháp TTTT, thiết kế biểu mẫu TTTT hay kỹ năng viết các sản phẩm PTCV…

Vì vậy các Trưởng phòng, ban không tiến hành lựa chọn phương pháp TTTT và cũng không có phương pháp TTTT rõ ràng Quá trình xử lí thông tin hầu như không có Các văn bản PTCV được viết dựa vào sự hiểu biết của các Trưởng, phòng ban chứ không

có sự thu thập thông tin từ NLĐ, nếu có cũng chỉ là cuộc nói chuyện ngắn mang tính

2.2.2 Hệ thống văn bản PTCV của Công ty Cổ phần Thiên Sơn chưa đầy

đủ, chưa thực sự phát huy tác dụng

Hiện nay Công ty đã xây dựng được hệ thống bản phân công công việc, nhiệm

vụ cho Trưởng, Phó phòng, ban chuyên môn Bản phân công công việc/ nhiệm vụ đã được các phòng HCNS, phòng KCS, phòng kế toán, phòng kinh doanh xây dựng Phòng kế hoạch vật tư, kỹ thuật – công nghệ chưa có nhân sự đảm nhiệm; sản xuất và gia công đang tiếp tục bổ sung lao động , còn nhiều biến động trong công việc cũng như nhân sự nên chưa xây dựng được bảng phân công công việc/nhiệm vụ cụ thể cho mình

Nói chung bảng phân công công việc/ nhiệm vụ của Công ty là nêu ra những nhiệm vụ, trách nhiệm mà NLĐ phải thực hiện Sau đây em xin trình bày phần phân công công việc cho phòng kinh doanh và phần phân công công việc cho Trưởng phòng HCNS của Công ty

Phần phân công công việc cho phòng kinh doanh

CÔNG TY CỔ PHẦN THIÊN SƠN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG KINH DOANH Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 26 tháng 12 năm 2014

PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC Kính gửi: Ông Giám đốc

Căn cứ công văn số 151/CV-HCNS ngày 26 tháng 11 năm 2014 về việc kiện toàn bộ máy các phòng chức năng;

Căn cứ chức năng nhiệm vụ của phòng Hành chính nhân sự

Trên cơ sở đó phòng Hành chính nhân sự kiện toàn, ổn định bộ máy và đề ra các nhiệm vụ cho các phòng như sau:

4 Phòng kinh doanh:

Trưởng phòng: Nguyễn Thế Mạnh

Phó phòng: Hoàng Anh Minh

Chuyên viên: Lưu Thị Hải, Võ Thị Tú, Bùi Duy Khánh

Chức năng:

Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:

• Công tác xây dựng kế hoạch, chiến lược

• Công tác điều độ sản xuất kinh doanh

• Công tác thống kê tổng hợp sản xuất

• Công tác lập dự toán

• Công tác quản lý hợp đồng kinh tế

• Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế

Quyền hạn:

• Được quyền yêu cầu các đơn vị trong Công ty phối hợp và quan hệ với các cơ quan

có liên để thực hiện các chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định

• Được quyền tham gia góp ý kiến và đề xuất giải pháp thực hiện các lĩnh vực hoạt động của Công ty

• Ký các văn bản hành chính và nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và của Công

ty để thực hiện các công việc được phân công và theo sự ủy quyền của Giám đốc

• Được tham gia việc bố trí, đề bạt, khen thưởng kỷ luật cán bộ nhân viên thuộc phòng và đề xuất với Giám đốc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn với những nhân viên trực thuộc phòng không hoàn thành nhiệm vụ được giao

• Được phép cử cán bộ của phòng tham gia các tổ chức do Giám đốc quyết định thành lập.

• Được quyền sử dụng các trang thiết bị của công ty vào mục đích phục vụ công tác

• Đề nghị các phòng ban trong Công ty phối hợp để thực hiện chức năng nhiệm vụ khi cần thiết

• Bảo đảm tuân thủ theo quy định của Công ty và pháp luật của Nhà nước trong quá trình thực hiện công việc

• Thường xuyên báo cáo Giám đốc việc thực hiện các nhiệm vụ được giao

• Bảo quản, lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu …thuộc công việc của phòng theo đúng quy định, quản lý các trang thiết bị, tài sản của đơn vị được công ty giao

• Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về việc thực hiện các nhiệm

Phần phân công nhiệm vụ cho Trưởng phòng Hành chính nhân sự:

CÔNG TY CỔ PHẦN THIÊN SƠN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 22 tháng 12 năm 2014

PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ Kính gửi: Giám đốc công ty

Căn cứ vào công văn số 151/CV – HCNS ngày 26/11/2014 của Phòng Hành chính Nhân sự về việc kiện toàn bộ máy các phòng, ban chức năng

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính nhân sự;

Phòng Hành chính Nhân sự phân công ra như sau:

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an ninh trật tư,

an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ

- Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Hành chánh

- Tham mưu cho BGĐ những vấn đề liên quan đến lĩnh vực của phòng

- Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chánh

Quyền hạn:

- Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng HC

- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên trong phòng

- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc

- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trong phòng

- Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ phận khác dựa trên nội qui, qui định Công ty và pháp luật hiện hành

- Được quyền kiểm tra chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phát sinh

ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của công ty

- Yêu cầu mọi bộ phận trong Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ liệu chính thức để Phòng hoàn thành nhiệm vụ do BGĐ giao

- Áp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chận ngay các vụ việc

có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Công ty hoặc của người lao động

- Ký, sao y một số giấy tờ hành chánh được BGĐ uỷ quyền

- Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng HC

- Thừa ủy phối hợp khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ đạo, chỉ thị BGĐ nhiệm của BGĐ truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ phận, tổ điều chức

- Được Giám đốc ủy quyền quan hệ với các cơ quan chức năng hữu quan trong phạm vi công việc

Các phòng ban cũng chưa xây dựng đủ ba văn bản PTCV Bản mô tả công việc xác định chức danh công việc, tên phòng, ban, chủ yếu nêu ra tại mỗi chức danh công việc, phòng, ban có những nhiệm vụ, trách nhiệm, miêu tả thực hiện như thế nào và có

đề cập đến quyền hạn của NLĐ Nhưng còn thiếu các thông tin khác như các phương tiện, máy móc sử dụng khi làm việc, điều kiện làm việc…

Các nhiệm vụ, trách nhiệm của NLĐ được nêu ra đã có sự sắp xếp theo thứ tự

ưu tiên về mức độ quan trọng Tuy nhiên, sự phân loại thông tin trong BMTCV còn hạn chế, sự sắp xếp thông tin vẫn không tránh khỏi những chỗ lộn xộn, thiếu hợp lý vì không phân biệt rõ giữa nhiệm vụ, trách nhiệm với quyền hạn của NLĐ

Ví dụ, phần quyền hạn đầu tiên và trách nhiệm thứ hai trong phân công công

việc cho Phòng Kinh doanh có phần:

Quyền hạn: “Được quyền yêu cầu các đơn vị trong Công ty phối hợp và quan

hệ với các cơ quan có liên để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định”

Trách nhiệm: “Đề nghị các phòng ban trong Công ty phối hợp để thực hiện chức năng nhiệm vụ khi cần thiết”

Hoặc ví dụ, phần trách nhiệm trong phân công nhiệm vụ cho Trưởng phòng

Hành chính Nhân sự có phần: “Tham mưu cho BGĐ những vấn đề liên quan đến lĩnh vực của phòng” trong khi phần quyền hạn lại nêu “Được Giám đốc ủy quyền quan hệ với các cơ quan chức năng hữu quan trong phạm vi công việc”

Bên cạnh đó ta cũng thấy phần phân công nhiệm vụ dã để cập tới tiêu chuẩn công việc nhưng chưa được, viết tách bạch, nhiều thông tin trong phần mô tả về nhiệm

vụ, trách nhiệm của NLĐ thuộc về tiêu chuẩn thực hiện công việc Có những phần thông tin nêu ra quá sơ sài, chung chung, không nêu cụ thể NLĐ phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể gì Ngược lại có những phần công việc lại được viết quá

tỉ mỉ

Về mặt hình thức: Công ty chưa có hệ thống văn bản PTCV thống nhất cho các phòng, ban dẫn đến cách thức trình bày văn bản PTCV của các phòng, ban có phần khác nhau Ví dụ như Phòng Kinh doanh đặt tên cho văn bản của mình là “Phân công công việc” trong khi Phòng Hành chính Nhân sự đặt tên cho văn bản của mình là

“Phân công nhiệm vụ”

Phần phân công công việc/ nhiệm vụ của các chức danh công việc trong một phòng, ban được trình bày chung trong một văn bản, khi gửi cho CBNV, chỉ cần gửi một bản là CBNV có thể nắm được mình và những người khác trong phòng, ban cần thực hiện những gì Nhưng phần phân công công việc/ nhiệm vụ chỉ nêu ra nhiệm vụ, trách nhiệm, nếu có đầy đủ các thông tin liên quan đến công việc thì việc trình bày chung như trên làm chi văn bản trở nên quá dài, phức tạp, khiến người đọc trở nên khó theo dõi

Nói chung, văn bản PTCV của Công ty chưa đầy đủ, hợp lý về mặt nội dung cũng như hình thức

2.2.3 Công ty chưa có cán bộ chuyên trách về phân tích công việc

Dựa trên cách thức tiến hành PTCV của Công ty ta thấy CTCP Thiên Sơn chưa

có cán bộ chuyên trách đảm nhận công tác PTCV, mà PTCV chủ yếu được thực hiện thông qua các Trưởng phòng, ban chuyên môn Đây cũng là điều bất cập trong quá trình hoạt động của Công ty, khi phòng HCNS, là phòng ban có trách nhiệm đảm nhận công tác PTCV lại có quy mô quá nhỏ: 01 Trưởng phòng phụ trách công việc chung của phòng, 01 Phó phòng phụ trách tiền lương, 01 nhân viên chịu trách nhiệm vè tuyển dụng, đào tạo phát triển, 01 nhân viên làm về mảng BHXH và chế độ chính sách Chưa

có cán bộ đảm nhận công tác PTCV chung cho toàn Công ty

Các CBNV phòng HCNS là những người có kiến thức nhất định về các hoạt động quản trị nhân sự, trong đó có PTCV Chỉ cần được đào tạo một lớp chuyên sâu về PTCV thì có thể nắm vững và làm tốt công tác PTCV Đây cũng là vấn đề mà Ban lãnh đạo Công ty cần lưu tâm trong quá trình đề ra định hướng phát triển của Công ty

2.2.4 Ảnh hưởng của PTCV chưa đầy đủ tới thực hiện công việc của NLĐ

và các hoạt động quản lí nhân sự khác tại CTCP Thiên Sơn

Công tác PTCV tiến hành chưa đầy đủ đã có những ảnh hưởng lớn tới hiệu quả thực hiện công việc của NLĐ và các hoạt động khác của Công ty Việc ứng dụng thông tin trong các văn bản PTCV vào hoạt động quản trị nhân sự hầu như chưa có

Với sự thực hiện công việc của NLĐ

Bản phân công công việc/ nhiệm vụ được gửi tới các phòng, ban; các phòng/ ban phổ biến văn bản này tới NLĐ của mình nên NLĐ có thể nắm được,hiểu rõ mình

và những người khác phải làm những nhiệm vụ gì, làm như thế nào, quyền hạn ra sao Như vậy sẽ giảm thiểu những chồng chéo, đùn đẩy nhiệm vụ, trách nhiệm hoặc là thực hiện những việc vượt quá quyền hạn cho phép của mình

Hiện tại, tiền lương của Công ty được trả theo thời gian, không tính đến kết quả thực hiện công việc, Công ty có áp dụng chương trình khuyến khích tài chính “tiền thưởng” Tiền thưởng được chi trả không định kì, áp dụng khi NLĐ hoàn thành công việc một các xuất sắc, vượt mức được giao, có đề xuất sáng kiến trong quá trình thực hiện PTCV…Nhưng do bản phân công công việc/ nhiệm vụ không nêu ra các tiêu chuẩn thực hiện công việc, NLĐ không biết kết quả thực hiện công việc của mình như thế nào Chưa hoàn thành, hoàn thành hay hoàn thành xuất sắc công việc nên phần nào không động viên, khuyến khích được NLĐ cố gắng, nỗ lực hết mình để thực hiện công việc tốt hơn

Thực trạng công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực

Hiện tại sau nhiều năm hoạt động, kế hoạch nhân lực của Công ty được xác định theo từng quý, sau mỗi quý hoạt đông các phòng, ban dựa vào kế hoạch đó để đưa ra phương hướng phát triển trong quý tới Vì chưa có chương trình PTCV cụ thể nên kế hoạch nhân lực của Công ty phụ thuộc vào các quý Vì vậy kế hoạch nhân lực chỉ mang tính chất chung chung, chưa xác định cụ thể và chi tiết cho từng vị trí còn trống.

Thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự

Công tác tuyển dụng nhân sự đang được thực hiện nhiều tại Công ty trong thời gian này, vì nhân sự của Công ty đang có nhiều biến động, một số vị trí còn thiếu lao động cần bổ sung để hoàn thành công việc của Công ty Năm 2016, Công ty có kế hoạch tuyển 50 lao động chủ yếu ở các vị trí công nhân tổ sản xuất, tổ bao gói, nhân viên bán hàng…Với những vị trí này đối tượng Công ty hướng tới là NLĐ phổ thông tại các khu vực lân cận nên thông báo tuyển mộ chỉ nêu ra vị trí, số lượng cần tuyển

mà không mô tả cụ thể các nhiệm vụ, trách nhiệm công việc.Sau đây là một quảng cáo của Công ty đăng trên báo giấy:

Bảng 05: Thông báo tuyển mộ (Xem phụ lục số 04)

Ta thấy, phần mô tả công việc trong thông báo tuyển mộ của Công ty chưa nêu

ra những nhiệm vụ chính mà NLĐ phải làm sau khi được tuyển vào Công ty cũng như chưa đề cập đến cách thức ứng tuyển cũng như thông tin để những người lao động có nhu cầu mong muốn làm việc (chưa nêu ra địa điểm nộp hồ sơ, số điện thoại bộ phận phụ trách tuyển dụng để liên hệ) Phần này thuộc nhiệm vụ của cán bộ tuyển dụng

Do BMTCV của Công ty chưa có phần yêu cầu của công việc đối với người thực hiện nên khi Công ty cần tuyển dụng NLĐ ở vị trí nào thì sẽ xây dựng yêu cầu tuyển mộ và tiêu thức tuyển chọn ở vị trí đó Phần này cũng chủ yếu do các phòng, ban cần tuyển người lao động dựa vào kinh ngiệm và hiểu biết của mình về công việc cần tuyển, trong sự kết hợp với phòng HCNS và theo xu hướng chung của thị trường tuyển dụng để xác định nên

Thực trạng công tác đào tạo và phát triển nhân lực

Hàng năm, CBNV trong Công ty cũng được đào tạo nhưng số lần đào tạo là khá

ít, một năm một lần, chưa đáp ứng được sự thay đổi nhanh chóng trong thực hiện công việc Đồng thời Công ty khuyến khích CBNV đi đào tạo, nâng cao trình độ và tay nghề Tuy nhiên do chưa có PTCV nên đào tạo của Công ty còn mang tính tự phát và