Quy chế hoạt động chức năng nhiệm vụ định biên nhân sự phòng tổ chức hành chính

Quy chế hoạt động phòng tổ chức hành chính quy định chức năng nhiệm vụ, định biên nhân sự của Phòng tổ chức hành chính, mô tả công việc của giám đốc nhân sự, trưởng phòng tổ chức hành chính, mô tả công việc của nhân viên tiền lương, nhân viên tổ chức hành chính

CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG

………

-*** -QUY CHẾ

TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG

PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH

Hà Nội, Tháng 10 năm 2016

CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG

…

-CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

-Số: /2016/QĐ-TCHC/…… Hà Nội, ngày 30 tháng 10 năm 2016

QUYẾT ĐỊNH

V/v: Ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động Phòng Tổ chức hành chính

oOo TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG …

- Căn cứ điều lệ tổ chức và hoạt động Công ty cổ phần xây dựng ….;

- Căn cứ Quy chế tổ chức và hoạt động Ban Tổng giám đốc Công ty cổ phần xây dựng

………;

- Xét đề nghị của Phòng tổ chức hành chính.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1 Ban hành theo Quyết định này “Quy chế tổ chức và hoạt động Phòng Tổ chức hành

chính, Công ty cổ phần xây dựng … ”.

Điều 2 Các ông/bà: Giám đốc nhân sự, các thành viên thuộc Phòng Tổ chức hành chính, Các

phòng ban liên quan và Ban chỉ huy các dự án trực thuộc Công ty chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này

Điều 3 Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

TỔNG GIÁM ĐỐC

……

Nơi nhận:

- Như Điều 2;

- Lưu VT.

THÀNH PHẦN QUY CHẾ

Chương I QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1 Chức năng của Phòng Tổ chức hành chính

Điều 2 Sơ đồ tổ chức Phòng Tổ chức hành chính

Điều 3 Nhiệm vụ của Phòng Tổ chức hành chính

Điều 4 Tổ chức và định biên nhân sự Phòng Tổ chức hành chính

Chương II PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC CHỨC DANH THUỘC PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH

Điều 5 Phân công nhiệm vụ và Quyền hạn của các chức danh thuộc Phòng Tổ chức hành

chính

Chương III TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 6 Phương thức hoạt động

Điều 7 Chế độ và nội dung các cuộc họp

Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 8 Phạm vi áp dụng

Điều 9 Sửa đổi bổ sung

CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG …

Trụ sở : …….

Điện thoại : … - Fax : … …

Email: …… Website: ………

Hà Nội, ngày 30 tháng 10 năm 2016

QUY CHẾ

TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH

CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG ……

(Kèm theo Quyết định số: /2016/QĐ-TCHC/…… ngày / /2015 của Tổng giám đốc Công ty

CPXD … về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động Phòng Tổ chức hành chính)

Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Chức năng của Phòng Tổ chức hành chính

Phòng Tổ chức Hành chính (P TCHC) có chức năng tham mưu cho Ban Lãnh đạo Công ty trong việc tạo lập, sử dụng và phát triển nguồn nhân lực của Công ty gồm tổ chức, nhân

sự, tiền lương, bảo hiểm, an toàn lao động, quản trị hành chính, đối nội, đối ngoại

sao cho phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty

Điều 2 Sơ đồ tổ chức Phòng Tổ chức hành chính

Điều 3 Nhiệm vụ của Phòng Tổ chức hành chính

Phòng Tổ chức hành chính có nhiệm vụ tham mưu, giúp Tổng Giám đốc giải quyết các nhiệm vụ trọng tâm sau:

1 Công tác tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm và điều phối nhân sự

- Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty trong việc tuyển dụng và tuyển chọn nhân sự phù hợp và

có chất lượng, đáp ứng được yêu cầu công việc và sự phát triển của Công ty

- Tuyển dụng và tuyển chọn nhân sự đáp ứng đề nghị từ các phòng ban, các dự án đảm bảo yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty kịp thời và có hiệu quả

GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ

TRƯỞNG PHÒNG TCHC

CHUYÊN VIÊN TRUYỀN THÔNG & QUẢN TRỊ HÀNH

CHÍNH

PHỤ TRÁCH ĐẢNG,

CÔNG ĐOÀN

Nhân viên quản

lý nhân sự và hành chính

Nhân viên lái xe văn phòng

Nhân viên quản lý nhân sự và tiền lương

- Quy hoạch cán bộ, bổ nhiệm, miễn nhiệm, tổ chức sắp xếp, sắp xếp lại, điều động nhân sự, thanh lý Hợp đồng lao động…phù hợp với yêu cầu công việc và định hướng phát triển của Công ty

- Tổ chức các khoá đào tạo, bồi dưỡng nhân sự trong và ngoài Công ty nhằm nâng cao năng lực, trình độ và chất lượng của nguồn nhân lực, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh và sự phát triển của Công ty Tổ chức thi nâng bậc, nâng cao nghiệp vụ tay nghề cho người lao động

2 Công tác tiền lương, Bảo hiểm xã hội, Chế độ chính sách, quan hệ lao động và quản lý hồ sơ lao động

- Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty trong việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện hệ thống quy chế lao động tiền lương, tiền thưởng và chế độ đãi ngộ cho người lao động;

- Thực hiện quản lý công tác tính toán và chi trả tiền lương cho người lao động;

- Thực hiện quản lý công tác xếp lương, điều chỉnh tiền lương cho người lao động;

- Giải đáp thỏa đáng các vướng mắc của người lao động và quản lý hồ sơ lao động;

- Thực hiện các thủ tục để giải quyết các chế độ Bảo hiểm xã hội cho người lao động

3 Công tác kỷ luật lao động

- Chủ trì và giám sát công tác đánh giá cán bộ và đề nghị khen thưởng kỷ luật đối với người lao động của các phòng ban và dự án;

- Thực hiện hướng dẫn công tác khen thưởng và xử lý kỷ luật lao động tới các Phòng ban và

dự án

4 Công tác chứng khoán, Quan hệ cổ đông, Thư ký công ty, pháp chế doanh nghiệp

- Công tác báo cáo theo quy định pháp luật chứng khoán cho HNX, UBCKNN Quản

lý danh sách cổ đông, phát hành tăng vốn cổ phần;

- Chủ trì thủ tục, trình tự và tài liệu các cuộc họp Ban Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông;

- Phụ trách công tác pháp chế doanh nghiệp, Điều lệ công ty, các quy chế quản trị công ty, Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp và công tác tố tụng pháp lý

5 Công tác Đối nội, đối ngoại

- Thay mặt Công ty để giao dịch, làm việc với các Cơ quan chính quyền địa phương trên địa bàn, ……

- Làm trung gian điều phối các mối quan hệ giữa các Phòng ban, giữa những người lao động

trong nội bộ Công ty

- Giám sát việc thực hiện nội quy, quy chế của Công ty đối với các Phòng ban, Trung tâm

6 Công tác Chính trị xã hội, Đảng, Công Đoàn

- Công tác Đảng, Công Đoàn, Đoàn thanh niên;

- Công tác quản lý an toàn lao động, Bảo hộ lao động;

- Công tác quản lý và đánh giá hệ thống quản lý chất lượng (ISO) văn phòng;

- Thăm hỏi khuyến khích động viên, tuyên truyền;

- Công tác thi đua, khen thưởng

7 Công tác truyền thông và quản trị hành chính

- Thay mặt công ty làm việc với các cơ quan truyền thông, báo chí

- Công tác truyền thông, Marketing, quảng cáo;

- Công tác quản lý và phát triển thương hiệu;

- Công tác quản lý tin học, máy tính, hệ thống điện nhẹ, thông tin liên lạc, quản trị mạng, internet;

- Tổ chức hội nghị, sự kiện và các cuộc họp công ty;

- Quản trị website công ty;

- Quản lý tài sản, thiết bị hành chính, phòng họp của Công ty;

- Quản lý và sử dụng xe ô tô văn phòng

8 Công tác hành chính và văn thư lưu trữ

- Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty;

- Quản lý công văn đi, công văn đến của Công ty;

- Quản lý chi phí văn phòng, văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm sinh hoạt của Công ty;

- Quản lý và lưu trữ hồ sơ tài liệu của Công ty;

- Đón tiếp khách đến giao dịch với Công ty;

- Công tác vệ sinh văn phòng công ty;

- In ấn, công chứng, phô tô tài liệu, chuyển phát nhanh….của Công ty

Điều 4 Tổ chức và định biên nhân sự (Giai đoạn hiện tại)

STT Chức vụ

Định biên (người)

Hiện có (ngư-ời)

Thừa, thiếu (ngư-ời)

Họ và tên

I KHỐI VĂN PHÒNG 08 08 00

1 Giám đốc nhân sự 01

2 Trưởng phòng TCHC 01

3 Nhân viên QL nhân sự và

tiền lương 01

4 Nhân viên QL nhân sự và hành chính 01

5 Chuyên viên truyền thông

và quản trị hành chính 01

6 Phụ trách Văn phòng Đảng

7 Lái xe văn phòng 02

II KHỐI DỰ ÁN

1 Trưởng bộ phận TCHC 03

Chương II PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC CHỨC DANH

THUỘC PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH Điều 5 Phân công nhiệm vụ và Quyền hạn của các chức danh thuộc Phòng Tổ chức hành

chính

1 Giám đốc Nhân sự

- Công tác chứng khoán, Quan hệ cổ đông, Thư ký công ty, pháp chế doanh nghiệp;

- Công tác kỷ luật lao động;

- Công tác đối nội, đối ngoại;

- Xây dựng quy chế tiền lương, cơ chế lương toàn công ty; Xây dựng quy hoạch cán bộ; Xây dựng, hoàn thiện mô hình tổ chức và quy chế hoạt động, quy trình làm việc của Phòng Tổ chức hành chính và của Công ty trong mỗi giai đoạn phát triển;

- Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty trong việc tuyển dụng và tuyển chọn nhân sự phù hợp và

có chất lượng, đáp ứng được yêu cầu công việc và sự phát triển của Công ty

- Chịu trách nhiệm chất lượng và tiến độ công việc chung của Phòng Tổ chức hành chính trước Tổng giám đốc công ty;

- Quản lý và giám sát việc thực hiện công việc của các thành viên trong phòng Tổ chức hành chính trong các công tác nêu tại Điều 3 của Quy chế này

- Được quyền chủ động nghiên cứu và đề xuất với Lãnh đạo Công ty tất cả các vấn đề liên quan đến tổ chức, nhân sự, tiền lương, bảo hiểm, an toàn lao động, đối nội, đối ngoại

- Được quyền đề nghị Lãnh đạo Công ty bổ nhiệm, điều động, cử cán bộ đi đào tạo, chấm dứt hợp đồng, xếp lương, nâng lương, hạ lương, khen thưởng, kỷ luật đối với nhân viên dưới quyền

- Được quyền giao việc, kiểm tra, đánh giá nhân viên dưới quyền

2 Trưởng phòng TCHC

- Quản lý và tổng hợp báo cáo tiền lương, các số liệu liên quan tiền lương và công nợ tiền lương toàn công ty hàng tuần, tháng cho Giám đốc nhân sự: Các bảo cáo quản trị về tiền lương, Nợ lương, khấu trừ lương, phạt kỷ luật lao động khấu trừ lương và tình hình theo dõi thanh toán lương;

- Quản lý và tổng hợp báo cáo nhân sự toàn công ty, các số liệu liên quan đến lao

động và tình hình sử dụng lao động toàn công ty hàng tuần, tháng cho Giám đốc nhân sự: Số lượng lao động, quản lý hồ sơ lao động, trích ngang nhân sự toàn công

ty vv……;

- Xây dựng quy trình và văn bản liên quan đến nhiệm vụ;

- Chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục để giải quyết các chế độ Bảo hiểm xã hội cho người lao động;

- Phụ trách chuyên quản dự án ……… trong công tác Tổ chức hành chính bao gồm không giới hạn:

 Báo cáo nhân sự tuần, tháng, Định biên, tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển, đánh giá nhận xét, xét nâng hạ lương, kỷ luật lao động, thanh lý Hợp đồng lao động; theo dõi trích ngang nhân sự dự án phụ trách vv…

 Làm bảng lương dự án và đơn vị mình phụ trách, theo dõi tình hình thanh toán lương, ứng lương, khấu trừ lương và thu nhập còn lại cộng dồn của người lao động dự án và đơn vị phụ trách;

 Trực tiếp tiếp nhận và chủ động phối hợp các thành viên khác liên quan để giải quyết các đề nghị của dự án và đơn vị phụ trách

- Các nhiệm vụ cụ thể khác theo sự phân công của Giám đốc nhân sự

- Chịu trách nhiệm chất lượng và tiến độ công việc chung của Phòng Tổ chức hành chính trước Giám đốc nhân sự;

- Quản lý và giám sát việc thực hiện công việc của các thành viên trong phòng Tổ chức hành chính trong các công tác nêu tại Điều 3 của Quy chế này

- Được quyền chủ động nghiên cứu và đề xuất với Giám đốc nhân sự tất cả các vấn đề liên quan đến tổ chức, nhân sự, tiền lương, bảo hiểm, an toàn lao động, đối nội, đối ngoại

- Được quyền đề nghị Giám đốc nhân sự bổ nhiệm, điều động, cử cán bộ đi đào tạo, chấm dứt hợp đồng, xếp lương, nâng lương, hạ lương, khen thưởng, kỷ luật đối với các nhân viên khác thuộc Phòng

- Được quyền giao việc, kiểm tra, đánh giá nhân viên dưới quyền theo sự phân quyền của Giám đốc nhân sự

3 Nhân viên quản lý nhân sự và tiền lương

- Công tác thủ quỹ, thu chi tiền mặt văn phòng công ty, thanh toán lương toàn công ty;

- Báo cáo số liệu tổng hợp về tiền lương và tình hình sử dụng lao động của Dự án và

đơn vị mình phụ trách cho Trưởng phòng TCHC và Giám đốc nhân sự hàng tuần, tháng;

- Phụ trách chuyên quản dự án …… và Văn phòng công ty trong công tác Tổ chức

hành chính bao gồm không giới hạn:

+ Báo cáo nhân sự tuần, tháng, định biên, tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển, đánh giá nhận xét, xét nâng hạ lương, kỷ luật lao động, thanh lý Hợp đồng lao động; theo dõi trích ngang nhân sự dự án phụ trách vv…

+ Làm bảng lương dự án và đơn vị mình phụ trách, theo dõi tình hình thanh toán lương, ứng lương, khấu trừ lương và thu nhập còn lại cộng dồn của người lao động dự án và đơn

vị phụ trách;

+ Trực tiếp tiếp nhận và chủ động phối hợp các thành viên khác liên quan để giải quyết các

đề nghị của dự án và đơn vị phụ trách

- Các nhiệm vụ cụ thể khác theo sự phân công của Giám đốc nhân sự

- Chịu trách nhiệm chất lượng và tiến độ công việc chung của Phòng Tổ chức hành chính trước Trưởng phòng TCHC và Giám đốc nhân sự;

- Được quyền chủ động nghiên cứu và đề xuất với Giám đốc nhân sự tất cả các vấn đề liên quan đến tổ chức, nhân sự, tiền lương, bảo hiểm, an toàn lao động, đối nội, đối ngoại

- Được quyền đề nghị Giám đốc nhân sự bổ nhiệm, điều động, cử cán bộ đi đào tạo, chấm dứt hợp đồng, xếp lương, nâng lương, hạ lương, khen thưởng, kỷ luật đối với các nhân viên khác thuộc Phòng

4 Nhân viên quản lý nhân sự và hành chính

- Công tác văn thư lưu trữ và hành chính văn phòng;

- Báo cáo số liệu tổng hợp về tiền lương và tình hình sử dụng lao động của Dự án và đơn vị mình phụ trách cho Trưởng phòng TCHC và Giám đốc nhân sự hàng tuần, tháng;

- Phụ trách dự án chuyên quản … trong công tác Tổ chức hành chính bao gồm không

giới hạn:

+ Báo cáo nhân sự tuần, tháng, Định biên, tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển, đánh giá nhận xét, xét nâng hạ lương, kỷ luật lao động, thanh lý Hợp đồng lao động; theo dõi trích ngang nhân sự dự án phụ trách vv…

+ Làm bảng lương dự án và đơn vị mình phụ trách, theo dõi tình hình thanh toán lương, ứng lương, khấu trừ lương và thu nhập còn lại cộng dồn của người lao động dự án và đơn

vị phụ trách;

+ Trực tiếp tiếp nhận và chủ động phối hợp các thành viên khác liên quan để giải quyết các

đề nghị của dự án và đơn vị phụ trách

- Các nhiệm vụ cụ thể khác theo sự phân công của Giám đốc nhân sự

- Chịu trách nhiệm chất lượng và tiến độ công việc chung của Phòng Tổ chức hành chính trước Trưởng phòng TCHC và Giám đốc nhân sự

- Được quyền chủ động nghiên cứu và đề xuất với Giám đốc nhân sự tất cả các vấn đề liên quan đến tổ chức, nhân sự, tiền lương, bảo hiểm, an toàn lao động, đối nội, đối ngoại

- Được quyền đề nghị Giám đốc nhân sự bổ nhiệm, điều động, cử cán bộ đi đào tạo, chấm dứt hợp đồng, xếp lương, nâng lương, hạ lương, khen thưởng, kỷ luật đối với các nhân viên khác thuộc Phòng

5 Chuyên viên truyền thông và quản trị hành chính

- Thay mặt công ty làm việc với các cơ quan truyền thông, báo chí

- Công tác truyền thông, Marketing, quảng cáo;

- Công tác quản lý và phát triển thương hiệu;

- Công tác quản lý tin học, máy tính, hệ thống điện nhẹ, thông tin liên lạc, quản trị mạng, internet;

- Tổ chức hội nghị, sự kiện và các cuộc họp công ty;

- Quản trị website công ty;

- Quản lý tài sản, thiết bị hành chính, phòng họp của Công ty;

- Quản lý và sử dụng xe ô tô văn phòng

- Các nhiệm vụ cụ thể khác theo sự phân công của Giám đốc nhân sự

- Chịu trách nhiệm chất lượng và tiến độ công việc chung của Phòng Tổ chức hành chính trước Giám đốc nhân sự

- Được quyền chủ động nghiên cứu và đề xuất với Giám đốc nhân sự tất cả các vấn đề liên quan đến tổ chức, nhân sự, tiền lương, bảo hiểm, an toàn lao động, đối nội, đối ngoại

- Được quyền đề nghị Giám đốc nhân sự bổ nhiệm, điều động, cử cán bộ đi đào tạo, chấm dứt hợp đồng, xếp lương, nâng lương, hạ lương, khen thưởng, kỷ luật đối với

các nhân viên khác thuộc Phòng

6 Phụ trách công tác chính trị xã hội, Đảng, Công Đoàn

- Công tác Đảng, Công Đoàn, Đoàn thanh niên;

- Công tác quản lý an toàn lao động, Bảo hộ lao động;

- Công tác quản lý và đánh giá hệ thống quản lý chất lượng (ISO) văn phòng;

- Thăm hỏi, khuyến khích động viên, tuyên truyền;

- Công tác thi đua, khen thưởng

- Triển khai các chế độ nghỉ lễ, Tết hàng năm

- Các nhiệm vụ cụ thể khác theo sự phân công của Giám đốc nhân sự

- Chịu trách nhiệm chất lượng và tiến độ công việc chung của Phòng Tổ chức hành chính trước Giám đốc nhân sự và Tổng giám đốc

- Được quyền chủ động nghiên cứu và đề xuất với Giám đốc nhân sự tất cả các vấn đề liên quan đến tổ chức, nhân sự, tiền lương, bảo hiểm, an toàn lao động, đối nội, đối ngoại

- Được quyền đề nghị Giám đốc nhân sự bổ nhiệm, điều động, cử cán bộ đi đào tạo, chấm dứt hợp đồng, xếp lương, nâng lương, hạ lương, khen thưởng, kỷ luật đối với các nhân viên khác thuộc Phòng

7 Lái xe văn phòng

- Điều phối hoạt động của xe văn phòng;

- Lái xe phục vụ công việc hàng ngày hoặc công tác của Công ty;

- Bảo dưỡng, sửa chữa xe định kỳ theo quy định quản lý máy móc thiết bị;

- Báo cáo nhật trình xe hàng tuần và đánh giá tiêu hao định mức nhiên liệu;

- Hỗ trợ công tác hành chính văn phòng theo đề nghị của cán bộ chuyên quản hành chính;

- Các nhiệm vụ cụ thể khác theo sự phân công của Giám đốc nhân sự

- Chịu trách nhiệm chất lượng và tiến độ công việc chung của Phòng Tổ chức hành chính trước Trưởng phòng TCHC và Giám đốc nhân sự

- Được quyền chủ động nghiên cứu và đề xuất với Giám đốc nhân sự tất cả các vấn đề liên quan phương án sử dụng xe văn phòng