Quy trình thực hiện hợp đồng gia công hàng may mặc xuất khẩu tại công ty Dah Sheng

Gia công quốc tế có thể được quan niệm theo nhiều cáchkhác nhau nhưng theo cách hiểu chung nhất thì gia công quốc tế là hoạt động kinhdoanh thương mại trong đó một bên gọi là bên nhận gi

LỜI MỞ ĐẦU



Những năm gần đây, xu thế toàn cầu hoá, hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng diễn

ra mạnh mẽ; mối quan hệ kinh tế giữa các nước trên thế giới càng trở nên chặt chẽ vàrất phức tạp, chúng tác động rất nhiều đến sự phát triển kinh tế của mỗi quốc gia Vớithực tế cấp thiết trên đòi hỏi Việt Nam phải tích cực, chủ động tham gia hội nhập kinh

tế với kinh tế khu vực và trên thế giới nhằm khai thác có hiệu quả những thế mạnh củanền kinh tế trong nước

Bên cạnh những hoạt động kinh tế đối ngoại đem lại hiệu quả cao như xuất nhậpkhẩu hàng hoá thì các hoạt động gia công quốc tế cũng là một phương pháp hữu hiệu,

nó vừa phù hợp với thực tế nền kinh tế nước ta hiện nay đồng thời phù hợp với đườnglối chính sách của Đảng về phát triển công nghiệp hoá

Trong gia công quốc tế thì lĩnh vực gia công may mặc đóng một vai trò khá quantrọng trong tổng sản phẩm quốc nội của nước ta Những năm gần đây tuy có trải quanhững thăng trầm do sự biến động của tình hình kinh tế, chính trị thế giới, nhưngngành may mặc xuất khẩu ở Việt Nam đã nhanh chóng tìm được bạn hàng và ngàycàng khẳng định được chính mình trên thị trường thế giới

Đặt vấn đề

Việt Nam là một đất nước có nguồn tài nguyên rất phong phú và đa dạng, trongcác nguồn tài nguyên đó thì với nguồn lao động dồi dào và trình độ cao vẫn chưa đượckhai thác triệt để Trong điều kiện hiện nay, nền kinh tế vẫn còn khó khăn, thiếu vốn,thiếu công nghệ, một số mặt hàng của Việt Nam có uy tín trên thương trường quốc tếvẫn còn hạn chế thì việc đẩy mạnh hoạt động gia công xuất khẩu để khai thác hết lợithế so sánh của đất nước là rất cần thiết

Chính vì thế, để tìm hiểu kỹ hơn về vấn đề gia công quốc tế nói chung và gia

công hàng may mặc nói riêng em đã chọn đề tài: “Quy trình thực hiện hợp đồng gia công hàng may mặc xuất khẩu tại công ty Dah Sheng và giải pháp hoàn thiện”, để

hiểu thêm về thực trạng hoạt động gia công xuất khẩu của Công ty may mặc DahSheng cũng như phát hiện ra điểm mạnh và điểm yếu, cơ hội và thách thức từ đó tìm ranhững giải pháp hoàn thiện hơn nữa nhằm thúc đẩy hoạt động gia công xuất khẩu hàngmay mặc của Công ty

Vì trình độ có hạn và thời gian thực tế tại Công ty không nhiều nên những giảipháp đưa ra không thể bao quát hết được những vấn đề đang còn tồn tại trong hoạtđộng gia công xuất khẩu hàng may mặc của Công ty Nên em rất mong nhận được sựđóng góp, hỗ trợ từ phía thầy cô, cũng như các anh chị trong Công ty để bài chuyên đềtốt nghiệp này được hoàn thiện hơn

Mục đích nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu của bài chuyên đề tốt nghiệp này là phân tích tình hình hoạtđộng gia công hàng may mặc tại Công ty, quy trình thực hiện hợp đồng gia công cũngnhư nghiên cứu, đánh giá các điểm mạnh và điểm yếu, cơ hội và thách thức đối vớiCông ty nhẳm đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện hơn nữa hoạt động thực hiện hợpđồng gia công hàng may mặc của Công ty, nâng cao uy tín, hình ảnh của Công ty vớicác đối tác quốc tế

Đối tượng nghiên cứu

Trong chuyên đề này, đối tượng nghiên cứu là một số vấn đề cơ bản về gia cônghàng may mặc xuất khẩu, quy trình thực hiện hợp đồng gia công và xuất khẩu hàng giacông tại Công ty Dah Sheng và một số giải pháp hoàn thiện

Phạm vi nghiên cứu

 Về không gian

Tình hình xuất khẩu sản phẩm gia công hàng may mặc của Công ty, Công tác kíkết và thực hiện hợp đồng gia công xuất khẩu của Công ty nhằm nắm bắt được tìnhhình hoạt động của Công ty trong những năm gần đây có chiều hướng phát triển như

thế nào (tăng hay giảm), có những thuận lợi và khó khăn ra sao để từ đó đề xuất ra cácgiải pháp khắc phục.

 Về thời gian

Dựa vào số liệu do Công ty cung cấp trong thời gian mới nhất từ 2006 – 2008 để

có thể so sánh, tổng hợp đưa ra các nhận định, nhận xét và đề ra các giải pháp

Phương pháp nghiên cứu

Bài Chuyên đề tốt nghiệp sử dụng các phương pháp nghiên cứu như: Phươngpháp thống kê, phương pháp phân tích, so sánh, tổng hợp từ cơ sở lý luận và việc thuthập thông tin từ dữ liệu thứ cấp là sách, báo, tạp chí, internet, tài liệu của Công ty

Và có sự hướng dẫn của Giáo viên hướng dẫn và Cơ quan thực tập

Kết cấu của đề tài

Bao gồm:

Chương 1: Cơ sở lý luận về gia công quốc tế và hợp đồng gia công.

Đưa ra những vấn đề chung nhất về cơ sở lý thuyết của hoạt động gia công quốc

tế và hợp đồng gia công cũng như những đặc điểm, vai trò của nó

Chương 2: Thực trạng thực hiện hợp đồng gia công xuất khẩu hàng may mặc tại Công ty Dah Sheng.

Tóm tắt quá trình hình thành, những kết quả đạt được của Công ty và phân tíchthực trạng thực hiện hợp đồng gia công xuất khẩu của công ty trong những năm gầnđây

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng gia công xuất khẩu hàng may mặc tại Công ty Dah Sheng.

Đưa ra những ý kiến đóng góp nhằm thúc đẩy hơn nữa hoạt động thực hiện hợp đồnggia công xuất khẩu tại Công ty may mặc Dah Sheng

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIA CÔNG QUỐC TẾ VÀ HỢP ĐỒNG

GIA CÔNG 1.1 Tổng quan về gia công quốc tế

1.1.1 Khái niệm

Gia công quốc tế là một phương thức khá phổ biến trong buôn bán ngoại thươngcủa nhiều nước trên thế giới Gia công quốc tế có thể được quan niệm theo nhiều cáchkhác nhau nhưng theo cách hiểu chung nhất thì gia công quốc tế là hoạt động kinhdoanh thương mại trong đó một bên (gọi là bên nhận gia công) nhập khẩu nguyên liệuhoặc bán thành phẩm của một bên khác (gọi là bên đặt gia công) để chế biến ra thànhphẩm, giao lại cho bên đặt gia công và nhận thù lao (gọi là phí gia công) Như vậy,trong hoạt động gia công quốc tế, hoạt động xuất nhập khẩu gắn liền với hoạt động sảnxuất

1.1.2 Đặc điểm

 Trong gia công quốc tế hoạt động xuất nhập khẩu gắn liền với hoạt động sản

xuất

 Mối quan hệ giữa bên đặt gia công với bên nhận gia công được xác định trong

hợp đồng gia công Trong quan hệ hợp đồng gia công, bên nhận gia công chịumọi chi phí và rủi ro của quá trình sản xuất gia công

 Trong quan hệ gia công bên nhận gia công sẽ thu được một khoản tiền gọi là phí

gia công còn bên đặt gia công sẽ mua lại toàn bộ thành phẩm được sản xuất ratrong quá trình gia công

 Trong hợp đồng gia công người ta qui cụ thể các điều kiện thương mại như về

thành phẩm, về nguyên liệu, về giá cả gia công, về nghiệm thu, về thanh toán,

về việc giao hàng

 Về thực chất, gia công quốc tế là một hình thức xuất khẩu lao động nhưng là lao

động được sử dụng, được thể hiện trong hàng hoá chứ không phải là xuất khẩulao động trực tiếp

1.1.3 Vai trò

 Đối với nước đặt gia công

o Phương thức này giúp họ lợi dụng được giá rẻ về nguyên liệu phụ và nhâncông của nước nhận gia công

o Khai thác được nguồn tài nguyên và lao động từ các nước nhận gia công

o Có cơ hội chuyển giao công nghệ để kiếm lời

 Đối với nước nhận gia công

o Góp phần từng bước tham gia vào quá trình phân công lao động quốc tế,khai thác có hiệu quả lợi thế so sánh Thông qua phương thức gia côngquốc tế mà các nước kém phát triển với khả năng sản xuất hạn chế có cơhội tham gia vào phân công lao động quốc tế, khai thác được nguồn tàinguyên đặc biệt là giải quyết được vấn đề việc làm cho xã hội

o Nâng cao tay nghề người lao động và tạo dựng đội ngũ quản lý có kiếnthức và kinh nghiệm trong việc tham gia kinh doanh trên thị trường quốc

tế và quản lý nền công nghiệp hiện đại

o Đặc biệt, gia công quốc tế không những cho phép chuyên môn hoá vớitừng sản phẩm nhất định mà chuyên môn hoá trong từng công đoạn, từngchi tiết sản phẩm

o Góp phần tạo nguồn tích luỹ với khối lượng lớn

o Tiếp thu trình độ kỹ thuật tiên tiến từ phía đặt gia công Vì muốn sản phẩmđáp ứng được nhu cầu, tiêu chuẩn kỹ thuật thì họ phải cung cấp các tàiliệu kỹ thuật, các phương pháp tiên tiến, hiện đại, các thiết bị máy móc tântiến, công nghệ hiện đại

o Góp phần làm tăng kim ngạch xuất khẩu cho bên nhận gia công, một khikim ngạch xuất khẩu đã tăng thì nó sẽ thu hút được sự đầu tư của nhiềunước

1.1.4 Phân loại gia công

Có nhiều tiêu thức để phân loại gia công quốc tế như phân loại theo quyền sởhữu nguyên vật liệu trong quá trình gia công, phân loại theo giá cả gia công hoặc phânloại theo công đoạn sản xuất.

1.1.4.1 Xét về quyền sở hữu nguyên liệu

 Phương thức nhận nguyên vật liệu, giao thành phẩm

Đây là phương thức sơ khai của hoạt động gia công quốc tế Trong phương thứcnày, bên đặt gia công giao cho bên nhận gia công nguyên vật liệu, có khi cả các thiết bịmáy móc kỹ thuật phục vụ cho quá trình gia công Bên nhận gia công tiến hành sảnxuất gia công theo yêu cầu và giao thành phẩm, nhận phí gia công Trong quá trình sảnxuất gia công, không có sự chuyển đổi quyền sở hữu về nguyên vật liệu Tức là bên đặtgia công vẫn có quyền sở hữu về nguyên vật liệu của mình

Ở nước ta, hầu hết là đang áp dụng phương thức này Do trình độ kỹ thuật máymóc trang thiết bị của ta còn lạc hậu, chưa đủ điều kiện để cung cấp nguyên vật liệu,thiết kế mẫu mã nên việc phụ thuộc vào nước ngoài là điều không thể tránh khỏi trongnhững bước đi đầu tiên của gia công xuất khẩu Phương thức này có kiểu dạng một vàiđiểm trong thực tế Đó là bên đặt gia công có thể chỉ giao một phần nguyên liệu còn lại

họ giao cho phía nhận gia công tự đặt mua tại các nhà cung cấp mà họ đã chỉ định sẵntrong hợp đồng

 Phương thức mua đứt, bán đoạn – FOB

Đây là hình thức phát triển của phương thức gia công xuất khẩu nhận nguyênliệu và giao thành phẩm

Ở phương thức này, bên đặt gia công dựa trên hợp đồng mua bán, bán đứtnguyên vật liệu cho bên nhận gia công với điều kiện sau khi sản xuất bên nhận giacông phải bán lại toàn bộ sản phẩm cho bên đặt gia công Như vậy, ở phương thức này

có sự chuyển giao quyền sở hữu về nguyên vật liệu từ phía đặt gia công sang phía nhậngia công Sự chuyển đổi này làm tăng quyền chủ động cho phía nhận gia công trongquá trình sản xuất và định giá sản phẩm gia công Ngoài ra, việc tự cung cấp một phần

nguyên liệu phụ của bên nhận gia công đã làm tăng giá trị xuất khẩu trong hàng hoáxuất khẩu, nâng cao hiệu quả kinh tế của hoạt động gia công.

 Phương thức kết hợp

Đây là phương thức phát triển cao nhất của hoạt động gia công xuất khẩu được

áp dụng khi trình độ kỹ thuật, thiết kế mẫu mã của ta đã phát triển cao Khi đó bên đặtgia công chỉ giao mẫu mã và các thông số kỹ thuật của sản phẩm Còn bên nhận giacông tự lo nguyên vật liệu, tự tổ chức quá trình sản xuất gia công theo yêu cầu của bênđặt gia công Trong phương thức này, bên nhận gia công hầu như chủ động hoàn toàntrong quá trình gia công sản phẩm, phát huy được lợi thế về nhân công cũng như côngnghệ sản xuất nguyên phụ liệu trong nước Phương thức này là tiền đề cho công nghiệpsản xuất hàng xuất khẩu phát triển

1.1.4.2 Xét theo hình thức giá cả gia công

 Hợp đồng thực chi thanh

Có nghĩa là bên nhận gia công thanh toán với bên đặt gia công toàn bộ nhữngchi phí thực tế (như chi phí vận chuyển, chi phí nguyên vật liệu, phụ liệu, chi phí bốcdỡ…) của mình cộng với tiền thù lao gia công Thanh toán theo giá này thì bên nhậngia công luôn có lãi vì cho dù chi phí thực tế kể trên có thay đổi, biến động như thế nào

đi chăng nữa thì bên đặt gia công cũng phải thanh toán cho bên nhận gia công đầy đủnhững chi phí mà bên nhận gia công đã bỏ ra nên bên nhận gia công sẽ không bao giờ

bị thua lỗ

 Hợp đồng khoán

Giá này được xác định theo giá định mức của mỗi sản phẩm, bao gồm giá địnhmức và thù lao định mức Trong quá trình sản xuất nếu chi phí thực tế của bên nhận giacông có thay đổi bao nhiêu thì hai bên vẫn sẽ thanh toán với nhau theo giá định mức

Vì thế, khi thanh toán theo giá này thì nếu bên nhận gia công có chi phí thực tế thấphơn chi phí định mức thì sẽ có lãi, còn nếu chi phí cao hơn chi phí định mức thì sẽ bịlỗ

1.1.4.3 Xét về số bên tham gia quan hệ gia công

 Gia công hai bên

Trong phương thức này, hoạt động gia công chỉ bao gồm bên đặt gia công vàbên nhận gia công Mọi công việc liên quan đến hoạt động sản xuất đều do bên nhậngia công làm còn bên đặt gia công có nghĩa vụ thanh toán toàn bộ phí gia công cho bênnhận gia công

 Gia công nhiều bên

Phương thức này còn gọi là gia công chuyển tiếp, trong đó bên nhận gia công làmột số doanh nghiệp mà sản phẩm gia công của đơn vị trước là đối tượng gia công củađơn vị sau, còn bên đặt gia công vẫn chỉ là một

Phương thức này chỉ thích hợp với trường hợp gia công mà sản phẩm gia côngphải sản xuất qua nhiều công đoạn Đây là phương thức gia công tương đối phức tạp

mà các bên nhận gia công cần phải có sự phối hợp chặt chẽ với nhau thì mới bảo đảmđược tiến độ mà các bên đã thoả thuận trong hợp đồng gia công

1.2 Tổng quan về hợp đồng gia công xuất khẩu hàng may mặc

1.2.1 Khái niệm hợp đồng gia công

Hợp đồng gia công hàng xuất khẩu là sự thỏa thuận giữa bên đặt gia công vàbên nhận gia công, hai bên nhận và bên giao gia công phải là hai nước khác nhau.Trong hợp đồng quy định rõ quyền lợi và nghĩa vụ của các bên trong quá trình gia cônghàng hóa Thông thường trong hợp đồng có những qui định sau:

Loại hàng gia công

Nguyên phụ liệu, định mức của mặt hàng gia công

Thời gian, phương thức cung cấp, giao nhận nguyên phụ liệu, máy móc thiết bị.Đào tạo công nhân

Thời gian, hình thức giao nhận sản phẩm

Tiền gia công và phương thức thanh toán

Các quyền lợi và nghĩa vụ khác của các bên…

1.2.2 Nội dung của một hợp đồng gia công

Sau khi thỏa thuận những điều khoản cần thiết trong hợp đồng, một bên sẽ tiếnhành soạn thảo hợp đồng Hợp đồng gia công phải được lập thành các văn bản

Căn cứ vào Nghị Định 57/1998/CP ngày 31/7/1998, nội dung của một hợp đồnggia công được quy định như sau:

Số lượng: Ghi chính xác, cụ thể con số mà hai bên đã ký kết trong hợp đồng

và đơn vị tính của từng sản phẩm trong lô hàng đó

Quy cách phẩm chất: Chất lượng của sản phẩm phải được bên đặt gia côngghi rõ, cụ thể đưa ra yêu cầu của mình, rồi bên nhận gia công sẽ tiến hành sảnxuất sản phẩm gia công theo yêu cầu đó

Hàng mẫu: Hàng mẫu dùng để kiểm tra chất lượng sản phẩm của bên nhậngia công sau khi đã hoàn thành có đúng, phù hợp với tiêu chuẩn, yêu cầu củabên đặt gia công đưa ra hay không Nếu có sai sót thì bên đặt gia công cóquyền từ chối nhận hàng

Tiền gia công: Số tiền thù lao gia công của bên nhận gia công sau khi đã hoànthành sản phẩm gia công cho bên đặt gia công Tiền gia công thường được

căn cứ tính trên đơn giá của một sản phẩm gia công rồi sau đó sẽ tính cho cảtoàn bộ lô hàng.

Đồng tiền thanh toán: Trên hợp đồng ghi rõ tiền thù lao gia công được thanhtoán theo đơn vị tiền tệ nào

Tổng giá trị hợp đồng: Tổng số tiền của hợp đồng gia công sau khi tính toán

cả chi phí tiền hàng, tiền thù lao gia công, chi phí lưu thông, chi phí vậnchuyển, bảo hiểm, bốc dỡ…

Phương thức thanh toán: Hai bên tham gia sẽ thanh toán với nhau bằngphương thức thanh toán nào (TTR, L/C…) hay bằng sản phẩm gia công khihợp đồng thực hiện

Dung sai của nguyên phụ liệu, máy móc thiết bị: Tỉ lệ hao hụt của nguyên vậtliệu, thiết bị máy móc trong quá trình gia công Tại Công ty dung sai thường

là 3% và đây cũng là quy định của hải quan

Số lượng, thời gian, địa điểm giao nhận nguyên phụ liệu: Nguyên phụ liệu sẽđược nhập qua cho bên nhận gia công là bao nhiêu, vào lúc nào, tại đâu sẽđược ghi rõ trong hợp đồng

Giá cả, điều kiện cơ sở giao hàng: Số tiền nguyên phụ liệu nhập qua cho bênnhận gia công là bao nhiêu, theo đơn vị tiền tệ nào, giao hàng theo điều kiệnIncoterms nào (FOB, CIF, CFR…)

 Phương thức xuất trả sản phẩm

Số lượng: Bên nhận gia công phải xuất trả sản phẩm gia công cho bên đặt giacông theo đúng số lượng mà 2 bên đã ký kết.

Chất lượng: Sản phẩm hoàn chỉnh sau khi gia công phải đúng với hàng mẫuhay quy cách phẩm chất mà bên đặt gia công đã yêu cầu Chất lượng sảnphẩm thường được bên đặt gia công kiểm tra trước khi xuất hàng, kết quảkiểm tra của bên đặt gia công thường là kết quả xác định cuối cùng

Thời gian giao hàng: Thời điểm bên nhận gia công giao sản phẩm hoàn chỉnhcho bên đặt gia công theo thời gian mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng.Bên nhận gia công phải giao đúng hạn, nếu giao trễ hạn thì bên đặt gia công

có quyền không nhận hay có cách giải quyết khác, những điều này phải đượcghi cụ thể trong hợp đồng

Bao bì, ký mã hiệu: Sản phẩm gia công phải đươc đóng gói bao bì, ghi ký mãhiệu đúng cách, hợp cách theo yêu cầu của bên đặt gia công

Điều kiện cơ sở giao hàng: Hai bên giao hàng theo điều kiện gì (điều kiệnthương mại nào trong Incoterms)

Địa điểm giao nhận sản phẩm: Bên nhận gia công giao sản phẩm gia côngcho bên đặt gia công tại thời điểm nào, tại đâu phải được ghi rõ trong hợpđồng

Phương tiện vận tải: Sản phẩm gia công được vận chuyển trên phương tiệnvận tải nào

 Khiếu nại

Hai bên nhận và giao gia công có quyền khiếu nại lẫn nhau nếu như kết quảthực hiện hợp đồng không giống như hai bên muốn và việc khiếu nại được kéo dàitrong thời gian bao lâu đều phải ghi cụ thể trong hợp đồng

Hai bên sẽ áp dụng loại luật nào để giải quyết các khiếu nại của nhau đều phảighi rõ trong hợp đồng

 Nhãn hiệu hàng hóa và tên gọi xuất xứ hàng hóa

Sản phẩm gia công sẽ mang nhãn hiệu gì và do bên giao gia công cung cấp nhưthế nào, chi phí liên quan đến vấn đề này do bên nào chịu, bên còn lại có trách nhiệm

gì với vấn đề khiếu nại của bên thứ ba liên quan đến vấn đề nhãn hiệu của sản phẩmgia công

 Thời hạn hiệu lực của hợp đồng

Hợp đồng có hiệu lực đến khi nào thì kết thúc

Các điều kiện thỏa thuận khác giữa hai bên như ghi rõ điều kiện sử dụngIncoterms năm nào hay ghi rõ là “nếu có bất kỳ bổ sung nào hoặc thay đổi nào cũngphải được hai bên đồng ý”

1.2.3 Những quy định chung của một hợp đồng gia công

Tất cả hàng hóa xuất, nhập khẩu của hợp đồng gia công đều phải làm thủ tục Hảiquan, chịu sự kiểm tra giám sát của Hải quan và nộp lệ phí Hải quan theo đúng quyđịnh của pháp luật Việt Nam Việc tiếp nhận hợp đồng gia công, làm thủ tục Hải quanđối với hàng hóa xuất, nhập khẩu, thanh khoản, thanh lý hợp đồng gia công được thựchiện ở một đơn vị Hải quan thuộc tỉnh, thành phố nơi có xí nghiệp hoặc trụ sở củadoanh nghiệp

Toàn bộ sản phẩm gia công phải được xuất trả cho bên nước ngoài thuê gia cônghoặc khách hàng bên thuê gia công chỉ định, trừ số sản phẩm do bên thuê gia côngthanh toán tiền gia công Sản phẩm gia công sau khi đã xuất trả, nếu bên thuê gia công

có văn bản trả lại hàng để tái chế, sửa chữa thì bên nhận gia công được nhận lại để táichế và sau đó phải tái xuất khẩu.

Doanh nghiệp được phép xuất khẩu, nhập khẩu hàng mẫu để làm mẫu gia công.Hàng mẫu không có giá trị thương mại thì không phải nộp thuế xuất khẩu Nếu mẫuhàng xuất khẩu được sản xuất từ nguyên phụ liệu, vật tư nhập khẩu của hợp đồng giacông thì được đưa vào thanh khoản như sản phẩm xuất khẩu

Hợp đồng gia công phải ghi rõ phương thức thanh toán bằng tiền hay bằng sảnphẩm gia công Nếu thanh toán tiền công bằng sản phẩm gia công thì phải ghi rõ loạisản phẩm, trị giá sản phẩm

Sau khi kết thúc một hợp đồng gia công, máy móc, thiết bị thuê mượn theo hợpđồng, nguyên liệu, phụ liệu, vật tư dư thừa, phế phẩm sẽ được cơ quan Hải quan thànhphố, tỉnh giải quyết việc tái xuất, chuyển sang thực hiện hợp đồng gia công khác, tiêuhủy phế liệu, phế phẩm tại Việt Nam, bán hoặc tặng cho Việt Nam những nguyên phụliệu, vật tư, máy móc thiết bị không thuộc danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu, tạmngừng nhập khẩu và nhập khẩu có điều kiện Bộ Thương Mại giải quyết các trườnghợp mua bán, tặng đối với vật tư, hàng hóa thuộc danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu,tạm ngừng nhập khẩu và hàng hóa nhập khẩu có điều kiện

1.2.4 Trách nhiệm và quyền lợi của các bên khi thực hiện hợp đồng gia công 1.2.4.1 Quyền lợi của các bên khi thực hiện hợp đồng gia công

 Đối với bên nhận gia công

Tạo công ăn việc làm cho nguồn nhân công dư thừa ở nước mình, giảm tỉ lệthất nghiệp một cách đáng kể, tăng thu nhập ngoại tệ cho đất nước

Xuất khẩu được nhiều nguyên phụ liệu trong nước

Có thể xây dựng được một ngành sản xuất độc lập

Tiếp thu được trình độ kỹ thuật tiên tiến, hiện đại của bên đặt gia công

Góp phần vào việc đẩy mạnh tốc độ phát triển kinh tế

Được miễn thuế nhập khẩu đối với các máy móc thiết bị, nguyên phụ liệu tạmnhập khẩu theo định mức để thực hiện hợp đồng gia công

 Đối với bên đặt gia công

Tận dụng được nguồn nhân công sẵn có với giá nhân công rẻ tại nước nhậngia công như Việt Nam

Tận dụng được nguồn nguyên phụ liệu sẵn có và rẻ tại nước nhận gia công.Tăng lợi nhuận, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn

Tìm kiếm được thị trường đầu tư sau này

Xây dựng được thị trường cung cấp nguyên phụ liệu ổn định

1.2.4.2. Trách nhiệm của các bên khi thực hiện hợp đồng gia công

 Đối với bên đặt gia công

Giao toàn bộ hay một phần nguyên vật liệu gia công theo thỏa thuận trong hợpđồng gia công cho bên nhận gia công

Phải thanh toán tiền công gia công cho bên nhận gia công sau khi bên nhận giacông giao sản phẩm gia công hoàn chỉnh

Nhận và đưa ra khỏi nuớc nhận gia công toàn bộ sản phẩm gia công, máymóc, thiết bị cho thuê hoặc mướn, nguyên phụ liệu, vật tư, phế liệu sau khithanh lý hợp đồng gia công Ngoại trừ trường hợp các nguyên phụ liệu, phếliệu đó được phép tiêu hủy

 Đối với bên nhận gia công

Phải giao sản phẩm gia công cho bên đặt gia công theo đúng thời gian thỏathuận trong hợp đồng gia công mà 2 bên đã ký kết

Giao sản phẩm gia công theo đúng chất lượng, mẫu mã mà hai bên đã thỏathuận trong hợp đồng gia công

1.2.5 Thủ tục tiếp nhận một hợp đồng gia công

Trước khi làm thủ tục nhập khẩu lô hàng đầu tiên cho một hợp đồng gia công nào

đó chậm nhất trong vòng 3 ngày làm việc Doanh nghiệp phải xuất trình hồ sơ để cơquan Hải quan làm thủ tục tiếp nhận hợp đồng

Bộ hồ sơ xuất trình của Doanh nghiệp phải bao gồm:

 Hợp đồng gia công và các phụ kiện kèm theo (nếu có): 2 bảndịch bằng tiếng Anh, 2 bản dịch bằng tiếng Việt.

đầu): 1 bản sao y

 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (nếu làm thủ tục tiếp nhậnlần đầu): 2 bản sao y

 Bảng định mức tạm tính sử dụng nguyên phụ liệu gia công

 Phụ kiện thể hiện tên, địa chỉ người xuất khẩu nguyên phụ liệunước ngoài vào Việt Nam

Khi tiếp nhận một hợp đồng gia công, Hải quan đóng dấu “đã tiếp nhận hợpđồng” và “quản lý máy” lên hợp đồng và các tài liệu khác kèm theo Trong thời giankhông quá 2 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan Hải quan phải làmxong thủ tục tiếp nhận hợp đồng Sau khi tiếp nhận hợp đồng, phụ kiện kèm theo (nếucó) và bản sao các chứng từ khác

Sau khi tiếp nhận hợp đồng thì Hải quan tiến hành mở “sổ theo dõi quản lý” Mụcđích của việc mở sổ này là để theo dõi quản lý diễn biến của quá trình nhập nguyênphụ liệu rồi xuất thành phẩm của doanh nghiệp Tất cả các điều khoản trong hợp đồnggia công như số lượng, định mức nguyên phụ liệu gia công, định mức chi phí gia công,mẫu mã, thời gian giao hàng… đều được lưu giữ trong sổ theo dõi này Nếu trong thờigian thực hiện hợp đồng gia công đó mà có những thay đổi gì thì nhân viên phụ tráchbên khâu này của doanh nghiệp phải có nhiệm vụ báo cáo cho bên Hải quan biết bằngvăn bản “Sổ theo dõi quản lý” là một bộ chứng từ thủ tục theo quyết định của Hảiquan Việt Nam, chứng từ này có liên quan đến việc xuất nhập hàng thông qua các cửakhẩu để mở sổ theo dõi này, doanh nghiệp cần phải có bộ hồ sơ như sau:

 Hợp đồng chính (tiếng Anh và tiếng Việt) đã đăng ký Hải quan

 Bảng định mức nguyên phụ liệu tạm tính

 Phiếu thống kê tờ khai xuất, tờ khai nhập.

1.2.6 Thủ tục thanh lý hợp đồng gia công

Thủ tục thanh lý, thanh khoản hợp đồng gia công căn cứ theo quyết định tại khoản

2, điều 18 của Nghị Định 57/1998/NĐ-CP ngày 31/7/1998

Khi một hợp đồng được hoàn tất thì nhân viên của Công ty sẽ tiến hành thanh lýhợp đồng đó chậm nhất là 3 tháng kể từ khi hợp đồng gia công đó đã chấm dứt Ởphòng xuất nhập khẩu nhân viên có trách nhiệm ghi chép, theo dõi tiến độ thực hiện, tổchức quá trình xuất khẩu, lo làm tất cả các thủ tục cần thiết Công việc này do mộtnhân viên trong phòng xuất nhập khẩu đảm trách

Bộ hồ sơ thanh khoản hợp đồng bao gồm:

 Hợp đồng gia công và các phụ kiện của hợp đồng

 Bảng thống kê tờ khai nhập khẩu

 Bảng tổng hợp nguyên liệu, phụ liệu, vật tư nhập khẩu

 Bảng thống kê tờ khai xuất khẩu

 Bảng tổng hợp sản phẩm xuất khẩu

 Bảng thống kê tờ khai máy móc thiết bị nhập khẩu

 Bảng tổng hợp máy móc, thiết bị tạm nhập

 Bảng thống kê nguyên phụ liệu do bên nhận gia công cung ứng

 Bảng tổng hợp nguyên liệu, phụ liệu, vật tư đã sản xuất thành phẩm sảnphẩm xuất khẩu

Bảng thanh khoản hợp đồng gia công, trong trường hợp nếu số nguyên phụ liệucòn dư thì doanh nghiệp phải nêu ra hướng xử lý đối với các nguyên phụ liệu dư thừa

đó khi đã hỏi ý kiến của bên khách hàng Thông thường, xử lý của doanh nghiệp đốivới các nguyên phụ liệu để sau khi thanh khoản một hợp đồng bao gồm có 3 cách: táixuất, chuyển hợp đồng, xin hủy nguyên phụ liệu Thông thường, bên nhận gia côngthường được bên đặt gia công cho phép hủy các nguyên phụ liệu, phế liệu dư thừakhông còn sử dụng được, còn các nguyên phụ liệu mà còn sử dụng được thì đượcchuyển sang hợp đồng kế tiếp Bên nhận gia công rất ít khi phải tái xuất nguyên vật

liệu, dư thừa qua nước đặt gia công trở lại vì có thể sẽ phải tốn kém thêm chi phí vậnchuyển.

Nếu doanh nghiệp thanh khoản hợp đồng chậm hơn thời gian cho phép là 3 thángthì doanh nghiệp sẽ bị Hải quan phạt vi phạm hành chánh, với mức phạt theo quy địnhhiện hành của Hải Quan

1.3 Tình hình gia công hàng may mặc xuất khẩu tại Việt Nam hiện nay

Tại Việt Nam hiện nay, hầu hết các Công ty trong lĩnh vực kinh doanh gia cônghàng may mặc đều nhận gia công cho khách hàng nước ngoài là chủ yếu Do các yếu tốsau:

 Các thiết bị máy móc phục vụ cho công việc gia công còn lạc hậu, chưa theo kịptrình độ kỹ thuật tiên tiến của thế giới và các ngành công nghiệp sản xuất nguyênphụ liệu, dệt trong nước chưa đủ sức đáp ứng được nhu cầu của ngành may giacông xuất khẩu, nó không phù hợp với những đòi hỏi của khách hàng nước ngoàiđưa ra (tỉ lệ sử dụng nguyên phụ liệu trong nước chỉ khoảng 20% -25%) TheoThứ trưởng Bộ Công Nghiệp Bùi Xuân Khu cho biết: “Mặc dù ngành may đạtkim ngạch xuất khẩu đứng thứ hai sau dầu thô, nhưng ngành dệt may Việt Namđang phải nhập khẩu 100% xơ, 100% hóa chất dệt may, 100% thiết bị phụ tùng,khoảng 80% bông Điều này làm ảnh hưởng đến giá trị gia tăng của ngành dệtmay Việt Nam” (Trích lời phát biểu của Thứ trưởng ngày 7/04/2009 họp hiệphội dệt may bàn về tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp trong thời khủng hoảngkinh tế)

 Nguyên vật liệu phục vụ sản xuất trong nước không cạnh tranh nổi với hàngnhập khẩu về giá cả Giá hàng ở trong nước cao hơn hàng nhập từ Trung Quốc,Đài Loan, Indonesia, Pakistan Giá thành cao là vì hầu hết nguyên liệu và hóachất dùng cho ngành dệt phải nhập từ nước ngoài Trong khi ngành dệt củaTrung Quốc, Indonesia có nguồn cung ứng nguyên liệu tại chổ với giá rẻ hơn

 Ngoài ra, quản lý kém và thiếu công nhân lành nghề dẫn đến năng suất lao độngthấp, tỉ lệ phế phẩm cao cũng là lý do làm cho giá thành vải trong nước cao

Theo Hiệp Hội Dệt – May “Năng suất lao động ngành dệt Việt Nam chỉ bằngmột nửa của Đài Loan và 70% của Trung Quốc”

Theo những lời dẫn chứng trên, ta thấy hầu hết các nguyên phụ liệu, vải chính đểgia công thành phẩm đều nhập từ nước ngoài nên nhà sản xuất và nhập khẩu rất bịđộng trong việc đặt hàng, thời gian thực hiện đơn hàng kéo dài Tất cả các yếu tố trìnhbày trên cho thấy ngành Công nghiệp Dệt – May Việt Nam hiện tại vẫn còn yếu kém,chưa đủ sức cạnh tranh với các nước láng giềng trong lĩnh vực hoạt động cùng ngành.Bên cạnh đó, đối thủ cạnh tranh gay gắt nhất hiện nay của Việt Nam là TrungQuốc, thị trường này gia công những mặt hàng với chất lượng gia công cũng như nước

ta, có khi còn tốt hơn, giá gia công lại rẻ nên các nước đặt gia công thường chọn đối tác

là Trung Quốc Vì thế, để cạnh tranh với nước này, các Doanh nghiệp Việt Nam đãphải giảm giá, dù Việt Nam có xu hướng lượng hàng gia công hàng năm tăng nhưngkhông mang lại lợi nhuận nhiều cho Doanh nghiệp, nhất là trong giai đoạn khủnghoảng kinh tế thế giới

Theo kết quả nghiên cứu của một nhóm chuyên gia, khả năng tiếp cận thị trườngnước ngoài hiện nay của ngành Dệt may Việt Nam bị nhiều cản trở Số lượng hạnngạch được hưởng chỉ bằng 5% của Trung Quốc và bằng 10-20% của các nước Asean,

số mặt hàng bị hạn chế nhiều Các chuyên gia kinh tế của Nhật Bản khuyến cáo cácDoanh nghiệp Việt Nam nên nhanh chóng đầu tư đổi mới công nghệ và áp dụng các hệthống quản lý chất lượng tiên tiến (ISO 9000, ISO 140000 VÀ SA8000), hướng tới ổnđịnh các đối tác nước ngoài đặt gia công tăng cường tự sản xuất xuất khẩu (Theo thôngtin chuyên ngành Dệt – May số 6, ngày 20/3/2009)

Song song với sự phát triển của ngành dệt may thì lại xuất hiện tình trạng thiếuhụt lao động trong ngành nghiêm trọng Nguyên nhân là do thu nhập của công nhânngành này ngày càng trở nên thấp hơn các ngành khác Tổng thư ký Hội Dệt May ThêuĐan TP Hồ Chí Minh, ông Diệp Thành Kiệt, cho biết “Mức lương các Doanh nghiệpDệt may trả cho công nhân phổ biến trên dưới một triệu năm trăm ngàn đồng NhữngDoanh nghiệp giỏi mới trả được mức 1.5 đến 2 triệu đồng, nhưng số Doanh nghiệp như

vậy cũng rất hiếm” Hầu hết các doanh nhiệp trao đổi với Thời báo Kinh tế Sài Gònđều cho biết số nhân công biến động thường xuyên vào khoảng 10-20% hàng năm.Nghĩa là, Doanh nghiệp có 100 công nhân thì hàng năm có 10-20 người bỏ việc và tấtnhiên họ lại phải tuyển dụng ít nhất chừng đó người để ổn định sản xuất của mình,chưa kể số phải tuyển thêm theo yêu cầu mở rộng sản xuất Năng suất của ngành maythấp dẫn đến thu nhập thấp Nguời lao động đi vào ngành may nhìn chung có trình độvăn hóa thấp, chưa có tay nghề, lại thiếu ý thức về kỷ luật trong sản xuất công nhiệpcàng khó có thể nâng cao tay nghề, nâng năng suất…từ đó dẫn đến tình trạng là thunhập không cao, công nhân càng không có điều kiện học tập văn hóa, nâng cao taynghề…Theo đây, có thể thấy ngoài việc thiếu lao động ra thì ngành này còn đang lâmvào hoàn cảnh “thừa thợ”, thiếu thầy” Việc này dẫn đến nhiều Doanh nghiệp có sốcông nhân lao động phổ thông dư thừa, còn lao động có trình độ cho các chức danh cán

bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật lại hụt hẫn do không được chú ý nhiều Đây cũng là nguyênnhân chính khiến đa số các Doanh nghiệp may địa phương sau một thời gian hoạt độngngắn ngủi đã không biết có nên tiếp tục họat động nữa hay không Nói chung, tình hìnhhoạt động gia công xuất khẩu của các Doanh nghiệp trong nước còn phải cải tiến rấtnhiều, còn nhiều vấn đề cần giải quyết

1.4 Sự cần thiết phải thúc đẩy hoạt động gia công xuất khẩu hàng may mặc tại

Việt Nam

Ngày nay, để phát triển nền kinh tế đất nước các nước đều đề chiến lược pháttriển kinh tế phù hợp Đối với các nước có nền kinh tế đang phát triển như Việt Namhiện nay thì chiến lược phát triển kinh tế đất nước dựa vào các nguồn lực sẵn có củađất nước là rất cần thiết Việt Nam là một đất nước có dân số hơn 80 triệu người, đây lànguồn lao động rất rồi dào cho nên nếu được khai thác tốt thì đó sẽ là một nguồn lực đểthúc đẩy nhanh quá trình Công nghiệp hoá, Hiện đại hoá đất nước Với một nền côngnghệ, kỹ thuật tương đối lạc hậu thì bên cạnh việc đầu tư phát triển các ngành Côngnghiệp mũi nhọn hiện đại thì việc quan tâm đúng mức đầu tư phát triển các ngànhCông nghiệp sử dụng nhiều lao động là rất cần thiết Nó cho phép khai thác triệt để các

lợi thế so sánh của đất nước và thu hút được nguồn công nghệ kỹ thuật tiên tiến cho đấtnước Nền Công nghiệp Dệt may sử dụng số vốn không lớn nhưng lại sử dụng nhiềulao động và lực lượng lao động này lại không cần đòi hỏi có trình độ học vấn cao đây

là điều rất phù hợp với điều kiện của Việt Nam hiện nay Mặt khác ngành Công nghiệpDệt may sử dụng nhiều lao động sẽ giúp cho việc chuyển đổi cơ cấu kinh tế, tăng thungoại tệ cho đất nước Trong tình hình đa số hàng hoá của Việt Nam nói chung và mặthàng may mặc nói riêng có các nhãn hiệu thương mại được người dân trên thế giới biếtđến và ưa chuộng không phải là nhiều cho nên cùng với việc mở rộng các quan hệquốc tế và tạo điều kiện cho hàng hoá thâm nhập vào thị trường nước ngoài thì việc giacông xuất khẩu hàng may mặc là điều cần thiết Gia công xuất khẩu hàng may mặc sẽtận dụng được mọi lợi thế so sánh của đất nước, giúp cho việc nâng cao được trình độquản lý và tiếp cận với các phương thức kinh doanh hiện đại tạo điều kiện cho cácDoanh nghiệp thâm nhập dễ hơn vào thị trường thế giới Vì lý do đó và với điều kiệncủa nền kinh tế hiện nay với vấn đề thiếu vốn, thiếu công nghệ thì việc gia công xuấtkhẩu hàng may mặc là điều cần thiết

Mặt khác, tuy số lượng lao động cao nhưng tỷ lệ lao động kỹ thuật có tay nghề lạirất thấp, cho tới nay chỉ có khoảng 11% lực lượng lao động được đào tạo chuyên môn

kỹ thuật Do đó vấn đề đặt ra là phải đầu tư vào các ngành sử dụng nhiều lao động vàkhông đòi hỏi chất lượng lao động quá cao Gia công may mặc xuất khẩu có thể đápứng được yêu cầu này

Trình độ tiếp thị và kinh nghiệm kinh doanh quốc tế của chúng ta còn thấp Pháttriển gia công xuất khẩu và sử dụng các trung gian là một bước để các Doanh nghiệpViệt Nam tích luỹ kinh nghiệm kinh doanh trên thị trường quốc tế

Đấy là lý do cơ bản cho thấy rằng việc phát triển gia công xuất khẩu hàng maymặc ở Việt Nam trong giai đoạn hiện nay là rất cần thiết và tất yếu

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG GIA CÔNG XUẤT KHẨU HÀNG MAY MẶC TẠI CÔNG TY MAY MẶC XUẤT KHẨU DAH

SHENG 2.1 Giới thiệu tổng quan về Công ty May Mặc Xuất Khẩu Dah Sheng

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty May Mặc Xuất Khẩu Dah Sheng Việt Nam Quốc Tế được thành lập ngày24/03/2000 theo giấy phép số 597A/GP-BKH-HCM do sở Kế hoạch Đầu tư cấp với:

 Vốn đầu tư là 2.000.000 USD

như (Anh, Mỹ, Hàn Quốc, Đài Loan, Chile, Peru…) Các mặt hàng chủ lực là mặt hàngquần áo thời trang các loại (áo khoác nam nữ, áo Jacket, áo ghilê, áo quần đồng bộ nam

nữ, áo liền quần nam nữ, áo liền quần trẻ em các loại, tất…)

Một số thông tin khái quát về công ty:

QUỐC TẾ

 Tên giao dịch quốc tế: DAH SHENG (VN) INTERNATIONAL Company Ltd

 Địa chỉ giao dịch: 2240 Quốc lộ 1A, Phường Tân Chánh Hiệp, Quận 12, Tp.HCM

 Địa chỉ cơ sở sản xuất: 2240 Quốc lộ 1A, Phường Tân Chánh Hiệp, Quận 12,Tp.HCM

 Điện thoại: (84-8) 37156917 – (84-8) 37156918

 Fax: (84-8) 37156936

 Email: dahsheng@hcm.com.vn

2.1.2 Phương thức sản xuất kinh doanh của Công ty

Hiện nay, Công ty chủ yếu xuất khẩu sản phẩm theo hình thức gia công xuất khẩu(đây là phương thức kinh doanh chủ yếu của Công ty)

Nhận thấy gia công xuất khẩu là một hoạt động kinh doanh mà Công ty có khảnăng đảm nhiệm và có thể đem lại nhiều lợi ích Công ty quyết định tiến hành nhậnmay gia công Với hình thức này Công ty là người trực tiếp ký kết các hợp đồng giacông với phía nước ngoài

Thực hiện may gia công xuất khẩu, Công ty không phải lo nhiều về vốn, kỹ thuật,nguyên vật liệu, thị trường Do đó phương thức gia công xuất khẩu là một biện phápquan trọng để giải quyết vấn đề công ăn việc làm cho nhiều cán bộ công nhân viên củaCông ty Nó cũng tạo điều kiện phát triển ngành hàng may mặc của Công ty, tạo choCông ty cơ hội xâm nhập vào thị trường các nước phát triển, góp phần mở rộng hoạtđộng kinh doanh của Công ty

Tuy nhiên, ở hình thức này, Công ty phải chịu nhiều rủi ro như: chịu mọi tráchnhiệm về chất lượng, sản lượng và thời gian giao hàng Như mọi doanh nghiệp làm

hàng gia công khác, Công ty luôn ở trong thế bị động, có được phía nước ngoài thuêhay không và thường phải chấp nhận sản xuất theo các yêu cầu về kỹ thuật và mẫu mã

mà phía đối tác đưa ra; hơn nữa công việc sản xuất lại phụ thuộc vào thời gian của hợpđồng gia công

Mặc dù gia công xuất khẩu được coi là hoạt động sản xuất chính của Công tynhưng số tiền thu được từ hoạt động này lại rất nhỏ, do đó lợi nhuận của doanh nghiệpkhông cao Công nhân làm hàng gia công bị mất đi năng lực sáng tạo, chỉ làm việc mộtcách thụ động, máy móc theo sự chỉ đạo của bên trên

Tuy có những hạn chế nhưng gia công xuất khẩu là một hoạt động tương đối ổnđịnh và là một hình thức kinh doanh cần được tiếp tục duy trì so với khả năng hiện tạicủa Công ty Vấn đề đặt ra là qua gia công xuất khẩu Công ty cần hết sức tận dụng vốnnước ngoài, tranh thủ học hỏi kinh nghiệm của bạn hàng trong lĩnh vực ngành nghề

2.1.3 Mặt hàng gia công và quy mô năng lực sản xuất của Công ty

Bảng 1.1 – Quy mô sản xuất trung bình mỗi năm của Công ty May Mặc Xuất Khẩu

Dah Sheng

công (USD/Sp)

Doanh thu (USD)

(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu )

2.2 Quy trình thực hiện hợp đồng gia công hàng may mặc xuất khẩu tại Công

ty Dah Sheng

2.2.1 Quá trình tìm kiếm bạn hàng và kí kết hợp đồng

2.2.1.1 Phương pháp tìm kiếm: Thông qua

 Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam

Công ty may Dah Sheng thông qua Phòng Thương mại và Công nghệp Việt Namđược giới thiệu cho các bạn hàng nước ngoài, và giúp tạo các mối giao dịch với họ đểxem xét và ký kết các hợp đồng

hệ mới

 Mặt khác, hoạt động gia công ký kết của Công ty qua các công ty trung gian cònnhiều dẫn đến lợi nhuận bị chia sẻ

2.2.1.2 Nghiên cứu và lựa chọn đối tác

Nghiên cứu đối tác là nhằm tìm kiếm bạn hàng ổn định đáng tin cậy và hợp pháp.nghiên cứu đối tác cũng là nghiên cứu bạn hàng trên các mặt: thái độ kinh doanh, lịch

sử phát triển, khả năng tài chính, lĩnh vực hoạt động và uy tín của họ trong hoạt độngsản xuất kinh doanh

Nghiên cứu và lựa chọn đối tác cũng sẽ giúp cho Công ty có những phương thứckinh doanh thích hợp nhằm tránh rủi ro Ví dụ như đối với các khách hàng mới chưa có

uy tín thì Công ty phải áp dụng phương thức thanh toán an toàn bằng thư tín dụngLetter of Credit

 Các phương thức giao dịch với đối tác

Công ty sử dụng cả hai phương thức giao dịch là:

 Phương thức giao dịch gián tiếp (thông qua các phương tiện thông tin liênlạc như Telephone, Fax, Email…)

 Phương thức giao dịch trực tiếp qua gặp gỡ trao đổi (tổ chức các cuộc đàmphán và ký kết hợp đồng)

2.2.1.3 Đơn đặt hàng

Đây là đề nghị của phía nước ngoài với Công ty về thuê gia công với các điềukiện ghi trong đó Đối với hàng gia công may mặc đơn đặt hàng thường gồm hai phần:

 Các điều khoản chủ yếu: bao gồm các điều khoản về tên hàng, khối lượng,

phí gia công, thời hạn giao hàng, bao bì, đóng gói…

 Bản tác nghiệp và các chỉ số: đây là bản phác thảo về mẫu hàng kèm với

các số đo chi tiết để sản xuất ra sản phẩm

Ví dụ về các số đo của một mã hàng như:

Bảng 1.2 – Bảng thông số kỹ thuật của một sản phẩm tại Công ty Dah Sheng

10 SÂU CỔ TRƯỚC 5

(Nguồn: Phòng kỹ thuật)

2.2.1.4 Xem xét, đàm phán và ký kết hợp đồng gia công

Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ phía đối tác nước ngoài, Công ty sẽ nghiêncứu xem có thể chấp nhận được không, những điều kiện nào chấp nhận được và nhữngđiều kiện nào cần thương lượng để điều chỉnh lại

 Xem xét, tính toán khả năng đáp ứng của công ty

Phòng xuất nhập khẩu tiến hành xem xét các nội dung của hợp đồng hoặc phụ lụccủa hợp đồng theo các vấn đề khi xem xét như sau:

 Xác định tên hàng, số lượng và chủng loại sản phẩm

 Đơn giá và trị giá sản phẩm gia công

 Thị trường cung ứng, tiêu thụ

 Thời hạn giao nguyên phụ liệu, điều kiện giao nhận, bản quyền nhãn máchàng hoá (của bên đặt gia công) và thời hạn giao hàng

 Sản xuất mẫu đối

 Điều kiện và thời hạn thanh toán

Sau khi phòng xuất nhập khẩu xem xét xong các mục cần xem xét của hợp đồnghoặc phụ lục của hợp đồng phải hoàn thành biểu mẫu “Xem xét hợp đồng” hoặc biểumẫu “Xem xét phụ lục của hợp đồng”, trưởng phòng xuất nhập khẩu ký vào các loạiphiếu này và trình lãnh đạo Công ty phê duyệt

 Soạn thảo hợp đồng

Việc soạn thảo hợp đồng hay phụ lục của hợp đồng được phòng xuất nhập khẩusoạn thảo trên cơ sở các chi tiết đã được hai bên thống nhất Nếu khách hàng soạn thảohợp đồng thì phòng xuất nhập khẩu phải kiểm tra lại nội dung những điều khoản mà

hai bên đã thống nhất, nếu không chấp nhận thì phải thoả thuận lại với khách hàng vàxem xét lại

Hợp đồng, phụ lục của hợp đồng sau khi đã được soạn thảo phải được trưởngphòng xuất nhập khẩu kiểm tra lại ký tên và trình lên Tổng giám đốc

Trường hợp Tổng giám đốc không nhất trí với nội dung hợp đồng thì phải xemxét lại khả năng đáp ứng của Công ty và soạn thảo nội dung cho phù hợp cho đến khiTổng giám đốc ra quyết định cuối cùng (ký kết hoặc huỷ bỏ hợp đồng)

 Đàm phán và kí kết hợp đồng

Sau khi bản soạn thảo hợp đồng đã được Tổng Giám Đốc phê duyệt, hai bên sẽtiến hành gặp gỡ trực tiếp để tiến hành đàm phán, thương lượng về các điều khoảntrong đơn đặt hàng và trong bản hợp đồng đã được soạn thảo Sau đây là các điềukhoản chủ yếu của hợp đồng gia công hàng may mặc của Công ty May Mặc Xuất KhẩuDah Sheng:

 Số lượng và ngày giao hàng

 Tên và giá gia công từng sản phẩm

 Trách nhiệm cung cấp nguyên liệu, phụ liệu

 Điều khoản về giao hàng

 Điều khoản thanh toán: Bên đặt gia công sẽ thanh toán bằng TTR sau khigiao hàng, và trong vòng 07 ngày sau khi nhận được đầy đủ chứng từ cầnthiết của lô hàng Tại ngân hàng INDOVINA chi nhánh Hồ Chí Minh vào

tài khoản ngoại tệ: 1002589-001 (USD)

 Trách nhiệm của các bên

 Thời hạn và hiệu lực của hợp đồng

Phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm chính từ khâu tiếp xúc, đàm phán, thươnglượng với khách hàng đến khi kết thúc hợp đồng

 Theo dõi

Sau khi hợp đồng hoặc phụ lục của hợp đồng được ký kết, phòng xuất nhập khẩuphải mở sổ theo dõi hợp đồng Phòng xuất nhập khẩu lưu một bản gốc, một bản gốc

khác gửi cho cán bộ làm thủ tục hải quan đồng thời sao y gửi cho lãnh đạo Công ty vàcác phòng có liên quan gồm: phòng kế toán, phòng kỹ thuật

 Sửa đổi, bổ sung

Sau thời điểm hai bên ký kết hợp đồng hoặc phụ lục của hợp đồng nếu bất kỳ từphía nào có những yêu cầu phát sinh không phù hợp hoặc trái ngược với các nội dung

đã ký thì xuất hiện nhu cầu sửa đổi, bổ sung hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng, có haitrường hợp xảy ra:

 Trường hợp chấp nhận: Công ty có những yêu cầu sửa đổi bổ sung mà được

bên đối tác chấp nhận thì phòng xuất nhập khẩu phải thu thập ghi chép cácyêu cầu đó vào phiếu yêu cầu sửa đổi bổ sung hợp đồng hay phụ lục hợpđồng có chữ ký của trưởng phòng xuất nhập khẩu trình lãnh đạo Công tyduyệt, sau khi hai bên thoả thuận các yêu cầu đó thì phòng xuất nhập khẩusoạn thảo nội dung văn bản sửa đổi bổ sung trình hai bên ký kết Sau đó vào

sổ theo dõi sửa đổi bổ sung hợp đồng và sao y gửi cho lãnh đạo Công ty vàcác phòng có liên quan gồm: phòng kế toán, phòng kỹ thuật

 Trường hợp chấp nhận có điều kiện hoặc không chấp nhận: Phòng xuất

nhập khẩu phải chuẩn bị lại nội dung phiếu yêu cầu sửa đổi, bổ sung hợpđồng hay phụ lục hợp đồng trình lãnh đạo Công ty ký và soạn thảo văn bảncho đến khi có quyết định cuối cùng (ký kết hay huỷ bỏ) Nếu văn bản được

ký kết thì phòng xuất nhập khẩu phải vào sổ theo dõi sửa đổi bổ sung hợpđồng và sao y gửi các bộ phận có liên quan như lãnh đạo Công ty và cácphòng có liên quan gồm: phòng kế toán, phòng kỹ thuật Trường hợp phòngxuất nhập khẩu sẽ không phải lập phiếu yêu cầu sửa đổi bổ sung hợp đồnghay phụ lục hợp đồng nếu như yêu cầu của khách hàng ở dạng văn bản vànội dung văn bản không liên quan đến tên hàng, đơn hàng, chủng loại hàng,phòng xuất nhập khẩu có thể sử dụng văn bản này thay thế cho phiếu yêucầu sửa đổi bổ sung hợp đồng hay phụ lục hợp đồng

Nhận xét

 Trong công tác xem xét, đàm phán và kí kết hợp đồng gia công này, ta thấy tuythủ tục hơi rườm rà, phải thực hiện qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn từ việc tiếpnhận, xem xét, soạn thảo và kí kết hợp đồng đến việc theo dõi, sửa đổi, bổ sunghợp đồng sau khi kí kết, phải trình cho tổng giám đốc phê duyệt nhiều lần,nhưng ta có thể thấy các trình tự này giúp hai bên kí kết thống nhất với nhaumột cách cặn kẽ nhất, chi tiết nhất để khi có phát sinh mâu thuẫn cũng có thể dễgiải quyết được

 Ngoài ra, trong công tác nghiên cứu đối tác và nghiên cứu các lợi ích nào màCông ty nhận được trước khi quyết định ký kết hợp đồng còn sơ sài, chưa cóbiện pháp chủ động vì Công ty đã quen với sự hợp tác của các khách hàng quenthuộc

 Mặt khác, ta có thể thấy công ty cũng chưa quan tâm nhiều đến điều khoảntrọng tài, do từ trước tới nay công ty chưa từng gặp những tranh chấp lớn vớiđối tác nước ngoài Tuy nhiên, hoạt động kinh doanh sẽ gặp những trường hợpbất khả kháng mà công ty không thể lường trước được, vì vậy biện pháp an toànbao giờ cũng nên được ưu tiên hơn hết

2.2.2 Quá trình nhập khẩu nguyên phụ liệu

Bên đặt gia công có nhiệm vụ cung cấp nguyên phụ liệu cho Công ty Dah Sheng,nguyên phụ liệu sẽ được chuyển từ bên đặt gia công sang Công ty Dah Sheng quaphương thức vận tải bằng đường biển hoặc bằng đường hàng không Kèm theo đó, bênđặt gia công sẽ gửi cho phòng xuất nhập khẩu bộ chứng từ nhập khẩu nguyên phụ liệu.Các chứng từ này được chuyển đến bằng Fax thông qua văn phòng đại diện của kháchhàng ở Việt Nam Bộ chứng từ này bao gồm:

 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

 Phiếu đóng gói (Packing list)

 Vận đơn (Bill of Lading)Khi nhận được bộ chứng từ này, phòng xuất nhập khẩu sẽ tiến hành kiểm tra chitiết các điều khoản ghi trên chứng từ có đúng và phù hợp với hoạt động không Nếu có

khác biệt doanh nghiệp lập tức thông báo cho bên đối tác biết để tiến hành sửa chửa,điều chỉnh.

Sau khi nhận bộ chứng từ nhập khẩu hoàn chỉnh, nhân viên ở bộ phận xuất nhậpkhẩu của Công ty sẽ tiến hành lên tờ khai Nếu hàng đã đến cửa khẩu thì sẽ được đại lýhãng tàu thông báo cho biết hàng đã đến cửa khẩu nào để có thể tiến hành làm thủ tụcnhận hàng Cụ thể là khi tàu đến cảng, người giao nhận của hãng tàu sẽ giao bảng lượckhai hàng hoá và toàn bộ chứng từ cho đại lý tàu biển của họ Hãng đại lý này sẽ gửicho phòng xuất nhập khẩu “Giấy báo tàu đến” – Arrival Note để Công ty điều nhânviên đến đại lý hãng tàu nhận “Lệnh giao hàng” – Delivery order (D/O)

Sau đó, nhân viên Công ty sẽ làm thủ tục đăng ký tờ khai báo cho Hải Quan, bộ

 Phụ lục tờ khai hàng hóa nhập khẩu (nếu có)

 Bảng kê hàng hóa (Packing list): 1 bản chính, 1 bản sao

 Giấy giới thiệu của Doanh nghiệp

Sau đó, phòng xuất nhập khẩu sẽ lưu các chứng từ cần thiết có liên quan đến hàngnhập như: Packing List, INVOICE (nếu có), bảng phối màu (nếu có) vào “Sổ theo dõihàng nhập” và thông báo thời gian hàng về để kịp thời bố trí phương tiện và tiếp nhận.

 Quản lý lưu kho

Khi hàng nhập về, thủ kho của Công ty tiến hành nhận hàng đối chiếu vớiPacking List, bảng phối màu với số lượng, chất lượng thực nhập Thủ kho làm các thủtục nhập cần thiết như lập biên bản nhận hàng và có thể yêu cầu giám định (củaVINACONTROL) nếu có ghi hàng nhập thiếu nhiều, đồng thời thủ kho báo cáo vớiphòng xuất nhập khẩu theo dõi lô hàng để thông báo kịp thời với khách hàng hoặc đạidiện của khách hàng bằng điện thoại, fax (văn bản nếu cần), để có hướng điều chỉnhkịp thời

Khi nguyên phụ liệu đã nhập về, đủ hay thiếu, phòng kế hoạch vẫn phải cân đốinguyên phụ liệu đưa vào sản xuất Cụ thể, phòng kế hoạch sẽ lấy số liệu nguyên phụliệu thực nhập kho để tiến hành cân đối giữa lượng nguyên phụ liệu thực nhập và nhucầu sản xuất theo từng mã hàng Từ đó ban hành lệnh sản xuất cho hợp lý

Sau khi đối chiếu số lượng lô hàng về, nhân viên kho tiến hành trải vải và chờmột ngày để thử độ rút của vải đồng thời nhân viên KCS cũng xem xét lỗi sợi của vải,nếu vượt quá 1 đến 2 lỗi sợi thì tiến hành chọn lọc ra những cây vải không phù hợp vàthông báo cho bên khách hàng Sau khi kiểm tra lỗi sợi xong, nhân viên kho sẽ tiếnhành sổ vải ra và trải thành từng lơp vải, mỗi lớp là hai yards Sau đó nếu có lệnh sảnxuất ban hành sẽ phát cho tổ cắt

Còn những phụ liệu sau khi nhập về như: dây kéo, bo, dây viền, nhãn… sẽ đượcđếm số lượng và phân loại theo từng mã hàng để chờ phát cho các tổ chuyền may và tổđóng gói

Bảng 1.3 – Số lượng nhập nguyên phụ liệu gia công năm 2008 của Công ty Dah Sheng (phần

lớn nhập từ Trung Quốc và Đài Loan)

(Nguồn: Phòng Xuất Nhập Khẩu)

Chú thích: Yard là thước Anh, 1 yard = 0,914 m

Nhận xét

 Đa số những đơn hàng gia công của Công ty đều nhập những nguyên phụ liệu từnước ngoài (Trung Quốc, Đài Loan) do khách hàng chỉ định sẵn, vì nhữngnguyên phụ liệu có chất lượng, đạt những tiêu chuẩn về độ an toàn thì hầu nhưViệt Nam vẫn chưa đáp ứng, làm tốn nhiều chi phí nhập nguyên phụ liệu về và

có thể mang rủi ro thất thoát hoặc hư hỏng do vận chuyển đường dài, chỉ có một

số phụ liệu đơn giản như chỉ, nút hay thùng carton là do bộ phận thu mua mua ởViệt Nam

 Mặt khác, trong quá trình quan sát công tác quản lý lưu kho, nhận thấy khâu trảivải còn chưa hợp lý, vì khi tiến hành trải vải, một chồng vải bao gồm khoảng

150 lớp vải các loại: 50 lớp đầu là vải polyster 100%, 50 lớp tiếp theo là vảicotton, 50 lớp tiếp theo là vải nỉ, mỗi lớp là hai yards Vì diện tích kho hơi nhỏnên khi trải vải ra, nhân viên kho thường chồng các loại vải lên nhau, như vậykhi tiến hành xả vải ra để cắt hay gọt sẽ rất khó khăn nếu loại vải đó nằm ở lớp

dưới cùng, nhân viên kho phải xả từng lớp một để lấy được lớp vải ở dưới, đồngthời sẽ dễ dẫn đến dán mã vải – “Style No.” sai do quá trình dịch chuyển nhiềulần, mà nếu chuyền may không phát hiện ra sẽ dẫn đến sản xuất sai hàng loạt vàđương nhiên khách hàng sẽ không chấp nhận đơn hàng đó.

 Ngoài ra, nhân viên kho không có ý thức giữ vệ sinh cho vải, hay dẫm chân lênvải gây tốn kém chi phí wash, tẩy

2.2.3 Quá trình triển khai thực hiện hợp đồng gia công tại Công ty Dah Sheng 2.2.3.1 Lập kế hoạch sản xuất

Kế hoạch sản xuất gồm 3 loại: kế hoạch năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng, cácloại kế hoạch sản xuất này do phòng kế hoạch lập và có ý nghĩa như sau:

 Kế hoạch sản xuất năm là kế hoạch sản xuất có tính định hướng chung theo mụctiêu phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty trong vòng một năm

 Kế hoạch sản xuất quý, tháng là kế hoạch sản xuất có tính tác nghiệp trực tiếp,ngay lập tức trong thời gian ngắn và cụ thể

2.2.3.2 Chuẩn bị sản xuất

Chuẩn bị sản xuất là khâu quan trọng có tính quyết định của quá trình sản xuất,

nó bảo đảm cho quá trình sản xuất được tiến hành đồng bộ, nhịp nhàng và liên tục, đảmbảo hiệu quả của quá trình sản xuất

Chuẩn bị sản xuất liên quan đến nhiều khâu, nhiều bộ phận Đối tượng liên quanbao gồm:

Tài liệu kỹ thuật

 Là bao gồm một hệ thống những yêu cầu mà khách hàng gửi trong đó nêu rõ tênhàng, mã hàng, số lượng sản phẩm, tỉ lệ cỡ, tỉ lệ màu, các thông số kích thước

và tiêu chuẩn kỹ thuật, định mức nguyên phụ liệu, bảng phối màu, sơ đồ giá,hướng dẫn gắn mác, mẫu hiện vật, mẫu giấy – mẫu rập (mẫu rập này gồmnhững chi tiết giấy của sản phẩm như: cổ, tay, thân trước, thân sau, trụ, bánnguyệt…)

 Hệ thống tài liệu kỹ thuật đòi hỏi Công ty phải tuân thủ nghiêm túc những yêucầu, chỉ dẫn của khách hàng, có như vậy mới bảo đảm thoả mãn những thoảthuận của hai bên trong hợp đồng (hoặc phụ lục hợp đồng)

 Tài liệu kỹ thuật sẽ được khách hàng giao cho phòng xuất nhập khẩu và đượcphòng xuất nhập khẩu chuyển từng phần có liên quan đến các bộ phận có liênquan chủ yếu và trước tiên là phòng kỹ thuật – phòng chức năng và kỹ thuật sảnxuất

Lệnh sản xuất

 Là văn bản cụ thể hoá của kế hoạch sản xuất tháng trong đó yêu cầu bộ phận sảnxuất thực hiện nội dung sản xuất như sản xuất hàng gì (tên hàng), số lượng sảnphẩm, định mức nguyên phụ liệu, ngày vào chuyền, thời gian giao hàng… Lệnhsản xuất được trưởng phòng xuất nhập khẩu ký trước khi gửi cho phòng kếhoạch Trong quá trình triển khai lệnh sản xuất, nếu không có gì thay đổi thì đó

là biểu mẫu chính thức Thứ tự của lệnh sản xuất được đánh theo số tự nhiên:1,2,3… Trong trường hợp có sự thay đổi một trong các yếu tố (đã nêu trên)trong lệnh thì phải phát lệnh mới Trong trường hợp lệnh sản xuất chỉ thay đổirất ít thì phòng xuất nhập khẩu có thể không cần phát lệnh mới mà chỉ ra mộtthông báo kèm theo cho các đơn vị nhận lệnh

 Sau khi có lệnh sản xuất được ban hành, mẫu gốc sản phẩm và tài liệu kỹ thuậtđược chuyển cho phòng kỹ thuật xác định mức phụ liệu, khi vải về kho phòng

kỹ thuật lập bảng màu và báo lại định mức nguyên phụ liệu để phòng kế hoạchtiến hành cân đối xác định số nguyên phụ liệu đưa vào sản xuất

2.2.3.3 Triển khai lệnh sản xuất – Quá trình sản xuất

Phân xưởng sản xuất của Công ty được tổ chức theo dây chuyền khép kín, phânxưởng có chín chuyền may và quy trình sản xuất sản phẩm may được bố trí như sau:

Sơ đồ 1.1 – Sơ đồ quy trình sản xuất sản phẩm trước khi sản xuất đại trà

sẽ in ra giấy khổ A1 rồi cắt những chi tiết rập này ra, kế tiếp ướm lên vải và cắt,cuối cùng là may thành một sản phẩm hoản chỉnh Những hàng mẫu này thườngchỉ may từ hai đến ba sản phẩm để gửi cho khách hàng duyệt.

Sau khi được khách hàng duyệt mẫu và thông số kỹ thuật, sản phẩm được đưaxuống phân xưởng và sản xuất hàng loạt

Trước khi sản xuất hàng loạt, phòng kế hoạch lên tiến độ sản xuất (là dự đoánxem như trong vòng một tuần lễ, xưởng có thể hoàn thành được bao nhiêu sản phẩmgia công hoàn chỉnh để có thể lên kế hoạch sản xuất) nhằm mục đích giao hàng hóađúng theo thời hạn đã thoả thuận trong hợp đồng với khách hàng, và cân đối nguyênphụ liệu (là dự tính xem trung bình trong một sản phẩm gia công hoàn chỉnh thì phải

cần sử dụng bao nhiêu mét vải, bao nhiêu nút, chỉ,…) theo đúng quy trình sản xuất củaxưởng.

Sơ đồ 1.2 – Sơ đồ quy trình sản xuất sản phẩm đại trà

(3b): Kho phụ liệu cung cấp cho chuyền may tất cả phụ liệu để may hoàn chỉnhmột sản phẩm như: chỉ, nhãn, tem, dây viền, nút, keo, lá cổ…

(4): Chuyền may sẽ tiến hành việc lắp ráp thành chiếc áo hoàn chỉnh, kế tiếp đóngnút áo lại rồi đưa cho tổ kiểm – KCS kiểm tra chất lượng sản phẩm gia công căn cứtrên yêu cầu, mẫu mã của mẫu đối mà khách hàng đề ra

(5) Nếu sản phẩm không mắc lỗi gì thì chuyển sang cho tổ ủi, còn nếu sản phẩmchưa đạt yêu cầu thì chuyển lên Chuyền may sửa tiếp.

(6): Sản phẩm sau khi ủi thẳng xong đem qua đóng gói: xếp, gắn thẻ bài, bỏ sảnphẩm vào bao nylon rồi xếp vào thùng carton Kế tiếp kẻ chữ, ghi ký mã hiệu hàng hóavào thùng carton theo đúng hướng dẫn của khách hàng

(7): Sau đó sẽ tiến hành nhập kho chờ ngày xuất

2.2.3.4 Quản lý hàng chờ xuất

Sau khi thành phẩm đã được đóng vào thùng carton sẽ được các công nhân khuônvác chuyển vào kho của xưởng để chờ đến ngày xuất sẽ được vận chuyển đến cảng.Trong trường hợp nếu hàng xuất quá nhiều thì sẽ cho container kéo đến chứa hàng khinào hàng sản xuất đầy container thì xuất luôn

Trong thời gian hàng hóa để trong kho, kho chứa hàng hoá luôn được giữ khô ráo,không bị ẩm thấp, có thiết bị phòng cháy chữa cháy gần kho để phòng khi cần thiết cóthể sử dụng kịp thời

Ngoài ra, để công việc kiểm soát số lượng hàng lưu trữ trong kho được dễ dàng,Ban quản lý xưởng có phân công một nhân viên kiểm kê phụ trách công việc là hàngngày đều ghi chép số lượng hàng hóa đang chứa trong kho là bao nhiêu, xuất đi baonhiêu, xuất đi vào ngày nào, hàng ngày nhập kho bao nhiêu sản phẩm Tất cả những sốliệu này đều phải ghi rõ ràng ra để làm báo cáo nộp cho Ban Giám Đốc xem

2.2.3.5 Hoàn thành hợp đồng và giao hàng xuất khẩu

Căn cứ vào tiến độ sản xuất và thời gian phải giao hàng cho khách hàng, phòngxuất nhập khẩu lập danh sách các đơn hàng giao trong tuần (hoặc trong tháng) và yêucầu khách hàng gửi “Hướng dẫn giao hàng - Shipping in struction”

Phòng xuất nhập khẩu lập bản kê chi tiết (Packing list) - lệnh đóng gói sơ bộ chocác đơn hàng và chuyển lệnh này cho tổ đóng gói Sau khi đóng gói xong phòng xuấtnhập khẩu làm Packing list thực tế và chuyển cho khách hàng để kiểm hàng

Trên cơ sở Shipping in struction, phòng xuất nhập khẩu trao đổi (trực tiếp hoặcbằng tel hoặc fax) cho hãng tàu (hay đại lý vận tải) chi tiết các đơn hàng xuất: tên

hàng, số lượng, số kiện, số khối – CBM (thể tích), thời gian xuất và địa điểm dự kiếnxuất hàng và yêu cầu hãng tàu (hoặc đại lý vận tải) xác nhận bằng văn bản (Booking

Note – xác nhận đóng hàng)

Trên cơ sở Booking Note, phòng xuất nhập khẩu phải fax hoặc chuyển Packinglist cộng với Shipping in struction cho cán bộ làm thủ tục Hải quan hoàn thành bộ hồ

sơ xuất hàng để mở tờ khai xuất hàng

Bộ hồ sơ xuất hàng bao gồm:

- Đánh máy một bộ tờ khai hải quan (3 tờ)

- Kèm bộ tờ khai hải quan gồm: phụ lục hợp đồng (có đơn hàng cần xuất), 3

Packing list, chỉ định giao hàng ( Shipping intruction), một bản định mức của đơn hàngcần xuất

Bộ hồ sơ trên được trình Hải quan, được hải quan cho mở tờ khai xuất, cán bộlàm thủ tục Hải quan (căn cứ vào yêu cầu của phòng xuất nhập khẩu) đăng ký ngày giờkiểm và thông báo lại cho phòng xuất nhập khẩu

Phòng xuất nhập khẩu:

 Lập Invoice lô hàng xuất

 Căn cứ vào khối lượng lô hàng xuất, mà phòng xuất nhập khẩu có thể yêucầu lấy container 20 tấn hoặc 40 tấn về xưởng đóng

 Viết vào “Sổ theo dõi hàng xuất” chi tiết lô hàng xuất: tên hàng, số lượng,đơn giá, số kiện…, để theo dõi

Sau khi hàng đã lên tàu, phòng xuất nhập khẩu lập bộ chứng từ hàng xuất theoyêu cầu của khách hàng, thông thường bộ hồ sơ gồm có:

 Giấy phép xuất khẩu ( E/L - export licence )

 Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O - certificate of origin )

 Vận đơn (B/L - bill of lading )

 Hoá đơn thương mại ( INV - commercial invoice )

 Bản kê chi tiết đóng gói (P/L - packing list )

Lưu chứng từ hàng xuất - phòng xuất nhập khẩu phải: