MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1. Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của TTLTQGIII 3 1.1.1. Lịch sử hình thành 3 1.1.2. Vị trí và chức năng 3 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn 4 1.1.4. Cơ cấu tổ chức 4 1.1.5. Lãnh đạo Trung tâm 5 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ 5 Chương 2. Thực trạng công tác lưu trữ (hoặc công tác văn thưlưu trữ) của cơ quan, tổ chức 7 2.1. Hoạt động quản lý: 7 2.2. Hoạt động nghiệp vụ: 7 2.2.1. Về công tác lưu trữ hiện hành: 7 2.2.1.1. Thành phần, nội dụng, khối lượng tài liệu bảo quản ở lưu trữ cơ quan 7 2.2.1.2. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hiện hành của TLTQG III 8 2.2.1.3. Giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cố định 8 2.2.1.4.Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu 8 2.2.1.5. Tình hình bảo quản tài liệu 8 2.2.1.6. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 9 2.2.2. Về công tác lưu trữ lịch sử 9 2.2.2.1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ lịch sử của TTLTQG III 9 2.2.2.2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu lưu trữ lịch sử được bảo quản ở TTLTQG III 10 2.2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ lịch sử tại TTLTQG III 12 2.2.2.4. Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử 13 2.2.2.5. Tình hình công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ lịch sử tại TTLTQG III 13 2.2.2.6. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại TTLTQG III 14 2.2.2.7. Tình hình bảo quản và tu bổ tài liệu lưu trữ lịch sử tại TTLTQG III 16 2.2.2.8. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ lịch sử tại TTLTQG III 18 Chương 3. Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất, khuyến nghị ý kiến 19 3.1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập: 19 3.1.1. Kiểm đếm tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào TTLTQG III của Bộ kế hoạch và Đầu tư; Bộ Nội vụ; Văn phòng Chính phủ: 19 3.1.2. Sắp xếp tài liệu lên giá. 20 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức: 20 3.2.1. Công tác lưu trữ hiện hành 20 3.2.2. Công tác lưu trữ lịch sử 21 3.3. Đề xuất khuyến nghị: 23 3.3.1. Đối với cơ quan: 23 3.3.3.1. Công tác lưu trữ hiện hành 23 3.3.3.2. Công tác lưu trữ lịch sử 23 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường: 24 C. KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC 26
Trang 1MỤC LỤC
A PHẦN MỞ ĐẦU 1
B PHẦN NỘI DUNG 3
Chương 1 Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 3
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của TTLTQGIII 3
1.1.1 Lịch sử hình thành 3
1.1.2 Vị trí và chức năng 3
1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 4
1.1.4 Cơ cấu tổ chức 4
1.1.5 Lãnh đạo Trung tâm 5
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ 5
Chương 2 Thực trạng công tác lưu trữ (hoặc công tác văn thư-lưu trữ) của cơ quan, tổ chức 7
2.1 Hoạt động quản lý: 7
2.2 Hoạt động nghiệp vụ: 7
2.2.1 Về công tác lưu trữ hiện hành: 7
2.2.1.1 Thành phần, nội dụng, khối lượng tài liệu bảo quản ở lưu trữ cơ quan 7
2.2.1.2 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hiện hành của TLTQG III 8
2.2.1.3 Giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cố định 8
2.2.1.4.Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu 8
2.2.1.5 Tình hình bảo quản tài liệu 8
2.2.1.6 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 9
2.2.2 Về công tác lưu trữ lịch sử 9
2.2.2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ lịch sử của TTLTQG III 9
2.2.2.2 Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu lưu trữ lịch sử được bảo quản ở TTLTQG III 10
Trang 22.2.2.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ lịch sử tại TTLTQG III 12
2.2.2.4 Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử 13
2.2.2.5 Tình hình công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ lịch sử tại TTLTQG III .13 2.2.2.6 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại TTLTQG III14 2.2.2.7 Tình hình bảo quản và tu bổ tài liệu lưu trữ lịch sử tại TTLTQG III .16 2.2.2.8 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ lịch sử tại TTLTQG III 18
Chương 3 Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất, khuyến nghị ý kiến 19
3.1 Những công việc đã làm trong thời gian thực tập: 19
3.1.1 Kiểm đếm tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào TTLTQG III của Bộ kế hoạch và Đầu tư; Bộ Nội vụ; Văn phòng Chính phủ: 19
3.1.2 Sắp xếp tài liệu lên giá 20
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức: 20
3.2.1 Công tác lưu trữ hiện hành 20
3.2.2 Công tác lưu trữ lịch sử 21
3.3 Đề xuất khuyến nghị: 23
3.3.1 Đối với cơ quan: 23
3.3.3.1 Công tác lưu trữ hiện hành 23
3.3.3.2 Công tác lưu trữ lịch sử 23
3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường: 24
C KẾT LUẬN 25
PHỤ LỤC 26
Trang 3A PHẦN MỞ ĐẦU
Nước Việt Nam đã có nền văn hiến từ lâu và trong đó lưu trữ có quá trìnhlịch sử gần 200 năm (nếu chỉ kể từ khi vua Minh Mạng xây dựng Tàng thư lâutại Huế năm 1825) Ngay từ khi nhà nước DCCH vừa mới ra đời, ngày 8/9/1945,Chính phủ Lâm thời đã ra Sắc lệnh thành lập và bổ nhiệm người làm Giám đốcNha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc Chủ tịch Hồ Chí Minh và Nhànước ta đã sớm nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và quan tâm
tổ chức quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ Như Bác đã từng nói “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt trong phương diện kiến thiết quốc gia”.
Hiện nay trong xu thế phát triển của xã hội, công tác văn thư - lưu trữngày càng chiếm một vị trí quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp Nhận thức được tầm quan trọng đó, Khoa Văn thư – Lưu trữ củaTrường Đại học Nội vụ Hà Nội đã và đang có nhiều cố gắng trong quá trình đàotạo, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ nhằm đáp ứng nhu cầucủa xã hội
Xuất phát từ quan điểm “Học phải đi đôi với hành”, Khoa Văn thư – Lưu
trữ đã tổ chức thực tập có thời gian 02 tháng tại các cơ quan, tổ chức và doanhnghiệp cho sinh viên năm cuối Đây là đợt thực tập được thực hiện cho toànkhóa học sau khi hoàn thành chương trình lý thuyết về chuyên ngànhvà có vị trírất quan trọng trong chương trình đào tạo bậc đại học chính quy của khoa Vănthư – Lưu trữ.Mục đích của thực tập giúp cho sinh viên củng cố được kiến thức,nâng cao năng lực, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghềnghiệp và xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ khoa học về văn thư vàlưu trữ Bên cạnh đó, còn giúp cho sinh viên nắm hiểu được hoạt động của các
cơ quan, doanh nghiệp, tích lũy những kiến thức thực tế, thu thập những thôngtin, tư liệu, tài liệu cần thiết giúp cho việc hoàn thiện cho việc học tập và Thựctập tốt nghiệp vào năm thứ tư
Được sự giới thiệu của Nhà trường, của Khoa và sự đồng ý của ban lãnhđạo Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (TTLTQG III) em đã có điều kiện thực tập,tìm hiểu tình hình thực tế cũng như thực hành các khâu nghiệp vụ về công tác
Trang 4văn thư và công tác lưu trữ tại Trung tâm từ ngày 11/01 đến ngày 18/03 năm2016.
Là sinh viên của lớp Đại học Lưu trữ học K1B Khoa Văn thư Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, qua quá trình học tập ở trường và đợt thực tậpnày, em có dịp được liên hệ thực tế giữa lý thuyết đã học với thực tiễn, dùng lýluận để nhận biết thực tiễn, thông qua đó có thể vận dụng những kiến thức đãhọc để giải quyết những vấn đề thực tế đặt ra và rèn luyện thêm tay nghề
-Toàn bộ kết quả của đợt thực tập này được thể hiện trong "Báo cáo thựctập tốt nghiệp" bao gồm những phần chính sau:
A Phần mở đầu:
B Phần nội dung:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ (hoặc công tác văn thư-lưu trữ) của cơ quan, tổ chức
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất, khuyến nghị
cô giáo để bản báo cáo của em được hoàn thiện hơn
Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các thầy, cô giáotrong Khoa Văn thư – Lưu trữ và tập thể ban lãnh đạo, các cán bộ đang công táctại TTLTQG III đã giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập này
Hà Nội, ngày 20 tháng 3 năm 2016
Sinh viên
Trần Thị Mỹ Ngọc
Trang 5B PHẦN NỘI DUNG
Chương 1 Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước
Địa chỉ: số 34 Phan Kế Bính – Quận Ba Đình – Hà Nội
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của TTLTQGIII
1.1.1 Lịch sử hình thành
Cách mạng Tháng 8 năm 1945 thành công, nước Việt Nam DCCH ra đời.Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan, tổ chức của nước Việt NamDCCH nay là nước CHXHCN Việt Nam đã sản sinh ra một khối lượng tài liệucó ý nghĩa, giá trị to lớn về mhiều mặt, phục vụ cho công cuộc xây dựng và bảo
vệ tổ quốc
Nhằm bảo vệ và phát huy những giá trị của những tài liệu đó, ngày 10tháng 6 năm 1995 Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức-Cán bộ Chính phủ ra Quyếtđịnh số 118/TCCP-TC về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.TTLTQGIII ra đời đã đánh dấu sự lớn mạnh của ngành Lưu trữ cả về tổ chức, trình độ cán
bộ và cơ sở vật chất Tới nay, tuy mới hơn 15 năm tuổi nhưng có thể nói rằngTrung tâm đã có nhiều cố gắng để hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao, đạtđược nhiều thành tích trong bước đường xây dựng và trưởng thành
1.1.2 Vị trí và chức năng
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước, có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơquan, tổ chức TW và cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt NamDân chủ Cộng hòa và nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từQuàng Bình trở ra theo quy định của Pháp luật và quy định của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước
Trang 6Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có tư cách pháp nhân, có con dấu, có tàikhoản riêng và trụ sở làm việc đặt tại Thành phố Hà Nội.
c Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;
d Các tài liệu khác được giao quản lý
2 Thực hiện hoạt động lưu trữ:
a Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tậpthuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;
b Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
c Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: sắpxếp, vệ sinh tài liệu trong kho: khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tàiliệu và các biện pháp khác;
d Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứutài liệu lưu trữ;
e Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm;
3 Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác củaTrung tâm
4 Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinhphí của Trung tâm theo quy định pháp luật và phân cấp của Cục trưởng
5 Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật
và quy định của Cục trưởng
6 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao
1.1.4 Cơ cấu tổ chức
Theo Quyết định số: 166/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 của
Trang 7Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn và cơ cấu tổ chức của TTLTQGIII, gồm có 10 phòng chức năng:
1 Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu
2 Phòng Chỉnh lý tài liệu
3 Phòng Bảo quản và Tu bổ tài liệu
4 Phòng Công bố và giới thiệu tài liệu
5 Phòng Tin học và Công cụ tra cứu
6 Phòng Đọc
7 Phòng Tài liệu nghe nhìn
8 Phòng Hành chính – Tổ chức
9 Phòng Kế toán
10 Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy
1.1.5 Lãnh đạo Trung tâm
1 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có Giám đốc và không quá 03 PhóGiám đốc
2 Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu tráchnhiệm trước Cục trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm.Giám đốc Trung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổchức thuộc Trung tâm
3 Các Phó Giám đốc do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghịcủa Giám đốc và chịu trách trước Giám đốc và trước pháp luật về lĩnh vực côngtác được phân công phụ trách
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ
Tại TTLTQG III, Văn thư trực thuộc Phòng Hành chính - Tổ chức vàđược bố trí 02 cán bộ: 01 cán bộ văn thư chuyên trách và 01 cán bộ phụ tráchđánh máy, photo tài liệu (cả hai cán bộ này đều có trình độ Trung cấp văn thư -lưu trữ) Bộ phận Văn thư được bố trí chung một phòng ở tầng trệt, nhà kho A1trụ sở Trung tâm Ngoài 02 cán bộ phụ trách văn thư chung của cơ quan ra thìcác phòng ban, đơn vị thuộc Trung tâm không có văn thư riêng
Trang 8Văn thư được tổ chức theo mô hình tập trung, mọi văn bản đi, đến đều tậptrung về một bộ phận văn thư Sau khi văn thư đăng ký nhập vào phần mềm, vào
sổ văn bản đi, đến sẽ được trình lên lãnh đạo Trung tâm và gửi đến các đơn vịgiải quyết Trường hợp nếu văn bản của cơ quan, cá nhân khác gửi đến trực tiếpcho phòng, ban chức năng thì bộ phận văn thư không được bóc bì mà gửi luôncho phòng, ban đó, không phải trình lên lãnh đạo Trung tâm (nhưng phải đăng
ký vào sổ)
Cả 02 cán bộ làm công tác văn thư được đào tạo đúng về chuyên mônnghiệp vụ, có phẩm chất chính trị, có kinh nghiệm trong nghề và hiểu rõ tầmquan trọng của công việc nên luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, chưa đểxảy ra sai sót nào
Trang 9Chương 2 Thực trạng công tác lưu trữ (hoặc công tác văn thư-lưu trữ)
của cơ quan, tổ chức
TTLTQG III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhànước, có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tàiliệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức TW
và cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam DCCH và nướcCHXHCN Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra Bắc Chính vì vậy màcông tác lưu trữ của Trung tâm cần phải tìm hiểu trên cả hai phương diện là lưutrữ hiện hành và lưu trữ lịch sử
2.1 Hoạt động quản lý:
TTLTQG III là đơn vị sự nghiệp mới thành lập (tháng 10/1995) nên khốilượng tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của Trung tâm không nhiều.Hiện nay Trung tâm chưa có phòng kho lưu trữ riêng để bảo quản tài liệu lưu trữ
cơ quan, chưa có cán bộ lưu trữ chuyên trách mà do văn thư kiêm nhiệm; khốitài liệu này hiện đang bảo quản tại phòng Văn thư và do cán bộ văn thư quản lý
Trung tâm cũng đã ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ (banhành kèm theo Quyết định số 428 ngày 01 tháng 09 năm 2015) Lãnh đạo Trungtâm luôn quan tâm, chỉ đạo công tác lưu trữ hiện hành và tạo điều kiện cho cán
bộ văn thư, lưu trữ tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ về công tác lưu trữ đểnâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ
2.2 Hoạt động nghiệp vụ:
2.2.1 Về công tác lưu trữ hiện hành:
2.2.1.1 Thành phần, nội dụng, khối lượng tài liệu bảo quản ở lưu trữ
cơ quan
Kho Lưu trữ hiện hành (nằm trong phòng văn thư) của TTLTQG III đangbảo quản tài liệu của các đơn vị thuộc Trung tâm, tài liệu Đảng, Công đoàn
Nội dung chủ yếu của tài liệu:
- Tài liệu về chuyên môn nghiệp vụ, thi đua, hành chính, quản trị, xâydựng cơ bản;
Trang 10- Tài liệu về dự toán, quyết toán thu chi của Trung tâm;
- Tài liệu về tổ chức bộ máy, về nhân sự, lao động tiền lương và thực hiệnchế độ chính sách;
- Tài liệu về hoạt động đoàn thể (Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên)
2.2.1.2 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hiện hành của TLTQG III
Tài liệu trong kho lưu trữ Trung tâm III được tiến hành phân loại, lập hồ
sơ, xác định giá trị tài liệu, bổ sung và thống kê theo đúng nghiệp vụ và diễn rathường xuyên, định kỳ
Tài liệu nộp vào lưu trữ hiện hành phải được lập thành hồ sơ hoàn chỉnhkhông giao nộp từng bó, từng cặp lộn xộn, đồng thời phải lập thành biên bảngiao nhận tài liệu và đăng ký vào sổ nhập tài liệu
Trung tâm đã chỉnh lý khoa học hoàn chỉnh khối tài liệu phông TTLTQGIII giai đoạn 1995-2005 và đã có mục lục hồ sơ để tra tìm tài liệu
2.2.1.3 Giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cố định
TTLTQG III là đơn vị mới thành lập, khối lượng tài liệu sản sinh ra trongquá trình hoạt động không nhiều, hơn nữa một số tài liệu về xây dựng cơ bản(nhà kho A1) chưa quyết toán xong, nên đến nay vẫn chưa tiến hành giao nộpvào lưu trữ cố định theo đúng quy định của nhà nước
2.2.1.4.Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu
Do Trung tâm chưa tổ chức được phòng kho lưu trữ riêng và phòng đọcriêng, cán bộ văn thư lại kiêm nhiệm công tác lưu trữ nên rất bận rộn, hơn nữanhu cầu khai thác không nhiều nên mỗi năm chỉ phục vụ khoảng hơn 50 lượtđộc giả đến khai thác tài liệu
2.2.1.5 Tình hình bảo quản tài liệu
Kho lưu trữ hiện hành của Trung tâm được bố trí trong phòng văn thư,một bên là nơi làm việc của cán bộ văn thư và một bên là các giá để tài liệu lưutrữ Tuy được trang bị các phương tiện để bảo quản tài liệu như giá sắt, hộpđựng tài liệu, điều hòa không khí, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, hệthống báo cháy và chữa cháy…nhưng chưa thể đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tàiliệu lưu trữ cũng như là sức khỏe của cán bộ trong phòng
Trang 112.2.1.6 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ của Trung tâm III cũng đã được tin học hóa, cán bộ vănthư-lưu trữ được tham gia các lớp tập huấn về ứng dụng công nghệ thông tintrong công tác lưu trữ Toàn bộ hồ sơ, tài liệu của phông TTLTQG III giai đoạn1995-2005 cũng đã được xây dựng cơ sở dữ liệu, giúp cho việc tra tìm đượcnhanh chóng, thuận tiện
2.2.2 Về công tác lưu trữ lịch sử
2.2.2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ lịch sử của TTLTQG III
TTLTQG III là tổ chức sự nghiệp và thuộc sự quản lý, chỉ đạo về nghiệp
vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Trong thời gian qua, ngoài việc tổchức thực hiện nghiêm chỉnh các văn bản quy định, hướng dẫn về nghiệp vụcông tác lưu trữ của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước,Trung tâm còn ban hành được một số văn bản quy định, hướng dẫn về công táclưu trữ lịch sử hiện đang bảo quản tại Trung tâm như sau:
- Quyết định số 177/QĐ-TTIII ngày 15/12/1999 về việc ban hành quyđịnh về xuất, nhập tài liệu bảo quản tại TTLTG III;
- Công văn số 215/TTIII ngày 02/10/2001 về việc hướng dẫn cụ thể xácđịnh hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc diện hạn chế sử dụng tại TTLTQG III;
- Quyết định số 145/QĐ-TTIII ngày 21/9/2005 về việc ban hành Mẫu
Trang 12phiếu tin và Bản hướng dẫn biên mục phiếu tin để lập cơ sở dữ liệu quản lý khối
hồ sơ và kỷ vật cán bộ đi B thuộc phông Ủy ban Thống nhất Chính phủ hiệnđang bảo quản tại TTLTQG III;
- Quyết định số 166/QĐ-TTIII ngày 07/10/2005 về việc ban hành Bảnquy định đánh số phông cho các phông tài liệu hành chính đang bảo quản tạiTTLTQG III;
- Quyết định số 83/QĐ-TTIII ngày 19/4/2006 về Nội quy ra vào kho lưutrữ, nội quy sử dụng tài liệu tại phòng Đọc
Việc Trung tâm ban hành được những văn bản trên đã tạo nên sự thốngnhất, khoa học trong thực hiện các khâu nghiệp vụ và góp phần giúp các đơn vị
chuyên môn hoàn thành tốt mọi kế hoạch công tác đề ra…
2.2.2.2 Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu lưu trữ lịch sử được bảo quản ở TTLTQG III
Sau khi được thành lập, TTLTQG III đã được TTLTQG I chuyển giaocho toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quanTrung ương của nước Việt Nam DCCH và CHXHCN Việt Nam có trụ sở đóngtrên lãnh thổ từ Quảng Bình trở ra phía Bắc và các tổ chức cấp Kỳ, cấp Liênkhu, Khu của nước Việt Nam DCCH từ năm 1945 đến nay
TTLTQG III hiện đang quản lý trên 11 km giá tài liệu của các cơ quan
Trang 13Nhà nước và đoàn thể Trung ương, các nhân vật tiêu biểu, bao gồm 4 khối tàiliệu chính như sau:
* Khối tài liệu hành chính: bao gồm những tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của hơn 200 cơ quan Nhà nước Trung ương như: Quốc hội,Chính phủ, các Bộ và Ủy ban Hành chính các Khu, Liên khu đã giải thể, v.v…có thời gian từ năm 1945 đến nay
Hiện nay Trung tâm đang bảo quản hơn 7000 mét giá tài liệu hành chínhcủa 305 phông Đây là khối tài liệu lớn nhất và có giá trị đặc biệt quan trọngtrong kho lưu trữ của Trung tâm, bởi vì chúng chủ yếu là những tài liệu gốc,bảnchính, trong đó có nhiều bản viết tay hay có bút tích của Chủ tịch Hồ ChíMinh và nhiều nhà lãnh đạo cao cấp khác
* Khối tài liệu khoa học kỹ thuật: là loại tài liệu mới được sản sinh sau
Cách mạng Tháng 8/1945, có khối lượng ngày càng lớn và quan trọng HiệnTrung tâm đang bảo quản khoảng 2523,7 mét giá tài liệu khoa học kỹ thuật của
47 công trình lớn có ý nghĩa quốc gia, trong đó có các công trình trọng điểmnhư: Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh và Quảng trường Ba Đình; Đường dây 500KVBắc – Nam; các Cầu: Thăng Long, Chương Dương, Bến Thủy, Sông Gianh; Nhàmáy Thủy điện Hòa Bình, Sông Đà; Mỏ Apatit Lào Cai, Mỏ Prit Giáp Lai; hồ sơbản đồ, địa giới hành chính các cấp, v.v…
* Khối tài liệu nghe nhìn: mặc dù đây là loại hình tài liệu mới xuất hiện
vào cuối thế kỷ XIX-đầu thế kỷ XX nhưng nó lại có tốc độ phát triển nhanh sovới các loại hình tài liệu khác, chính vì vậy đây cũng là một khối tài liệu lớn vàkhá quan trọng trong khối tài liệu được bảo quản tại TTLTQG III
- Tài liệu ảnh: bao gồm 111630 tấm dương bản và 53891 phim âm bản, cónội dung phản ánh các hoạt động của Đảng, Chính phủ và nhân dân ta trongcông cuộc đấu tranh bảo vệ và xây dựng đất nước
- Tài liệu phim điện ảnh: bao gồm 130 bộ phim với gần 500 cuộn phimthời sự, phản ánh những sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất của nhân dân ta và tố cáotội ác chiến tranh của đế quốc Mỹ…
- Tài liệu ghi âm: bao gồm hơn 4.000 cuộn băng ghi âm và 1075 đĩa quy
Trang 14ra giờ nghe là 7350 giờ, với hai loại chủ yếu là ghi âm sự kiện quan trọng củadân tộc như các Đại hội Đảng, các kỳ họp Quốc hội và ghi âm nghệ thuật cácbuổi biểu diễn văn nghệ qua các thời kỳ….
* Khối tài liệu cá nhân: là những tài liệu hình thành trong quá trình sống
và hoạt động, sáng tác của các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu Cho đến naycó hơn 100 phông và sưu tập tài liệu lưu trữ cá nhân đang được lưu giữ tạiTTLTQG III với số lượng khoảng hơn 10 ngàn đơn vị bảo quản, bao gồm tàiliệu về tiểu sử, thư từ, bản thảo các tác phẩm, công trình sáng tác và nghiên cứukhoa học của các nhà khoa học, văn nghệ sỹ, các nhà hoạt động chính trị, xã hộinổi tiếng Bên cạnh đó, hiện nay Trung tâm còn đang lưu giữ hơn 7 vạn hồ sơ và
kỷ vật của các cán bộ đi B trong thời kỳ chiến tranh chống đế quốc Mỹ.Những
hồ đó là những minh chứng quan trọng, không những giúp cho các cán bộ đi B
và thân nhân của họ giải quyết chế độ chính sách mà còn là những dấu ấn ghi lạimột thời chiến đấu hào hùng của các thế hệ cha ông ta và có tác dụng giáo dụctruyền thống cho các thế hệ trẻ Ví dụ như hồ sơ của Anh hùng liệt sỹ - Bác sỹĐặng Thùy Trâm…
Như vậy, khối lượng tài liệu đang được bảo quản tại TTLTQG III tươngđối lớn, đa dạng về thành phần và phong phú về nội dung Đây chính là nguồn
sử liệu quan trọng phản ánh toàn diện, đầy đủ và chân thực nhất về quá trình xâydựng và bảo vệ tổ quốc ta trong suốt 60 năm qua
2.2.2.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ lịch sử tại TTLTQG III
Toàn bộ tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vàoTTLTQG III đều được sắp xếp và bảo quản tại nhà kho A1 của Trung tâm.Tàiliệu trong kho được tổ chức như sau:
- Tầng 1: Nhóm phông các cơ quan quản lý tổng hợp và Tài liệu nghenhìn;
- Tầng 2: Tài liệu hành chính gồm nhóm các nhóm phông về kinh tế;
- Tầng 3 và tầng 4: Tài liệu khoa học kỹ thuật;
- Tầng 5: Tài liệu hành chính gồm nhóm phông văn hóa, giáo dục, y tế, xã
Trang 15hội, các khu, liên khu đã giải thể, tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ.
Các phông có khối lượng tài liệu lớn và có nhiều người đọc như: PhôngQuốc hội, Phông Phủ Thủ tướng, Phông Ủy ban Kế hoạch Nhà nước và PhôngCục Chuyên gia thì được xếp ở tầng 1 nhà kho A1 Việc sắp xếp tài liệu như thếtạo điều kiện cho các cán bộ, nhân viên Phòng Bảo quản có thể tìm tài liệu đượcnhanh chóng, đỡ tốn thời gian nhằm nâng cao chất lượng phục vụ độc giả
Tài liệu của các phông ở trong kho được phân loại, lập hồ sơ, xác định giátrị, bổ sung và thống kê theo đúng nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhànước quy định, hướng dẫn
- Về công tác phân loại tài liệu: cán bộ Trung tâm đã căn cứ vào 6 đặctrưng phổ biến của văn bản như: vấn đề, tên gọi, tác giả, cơ quan giao dịch, thờigian và địa dư, trong đó lấy một đặc trưng làm căn cứ chủ yếu để phân loại tàiliệu
- Về công tác lập hồ sơ: các hồ sơ được lập đảm bảo những yêu cầu sau: + Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, tổ chức hìnhthành hồ sơ;
+ Đảm bảo mối liên hệ khách quan của các văn bản;
+ Các văn bản trong cùng hồ sơ có cùng giá trị;
+ Hồ sơ được biên mục đầy đủ và chính xác
- Về công tác xác định giá trị: cán bộ Trung tâm đã dựa vào các nguyêntắc: nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp
- Về công tác thống kê tài liệu: thực hiện thống kê tài liệu dựa trên nhữngnguyên tắc: Quản lý tập trung thống nhất của ngành lưu trữ và trên cơ sở thốngnhất với công tác bảo quản tài liệu
2.2.2.4 Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử
Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản văn hóa của dân tộc, có giá trị đặc biệtđối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam XHCN Trong Lưu trữ,công tác thu thập, bổ sung tài liệu luôn đóng vai trò rất quan trọng, đó là tiền đề,
là cơ sở cho các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tiếp theo Nếu không kịp thời thuthập, bổ sung tài liệu thì những tài liệu đó có nguy cơ bị hủy hoại, mất mát và
Trang 16như vậy một phần di sản văn hóa sẽ bị mất đi vĩnh viễn, không có cách nào khôiphục lại được.Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tài liệu là trách nhiệm to lớn, nặng
nề và khó khăn không chỉ của riêng ngành Lưu trữ mà của toàn xã hội
Ngay từ những ngày đầu, công tác thu thập, bổ sung tài liệu từ các cơquan thuộc nguồn nộp lưu của TTLTQG III luôn được quan tâm, đẩy mạnh.Trong thời gian qua, một khối lượng lớn tài liệu có giá trị của các cơ quan và cánhân đã được thu thập, bổ sung vào kho lưu trữ Trung tâm
Tình hình tài liệu trước khi giao nộp nhình chung đã được chỉnh lý tươngđối tốt, thủ tục giao nộp theo đúng quy định và được thực thực hiện như sau:
Các cơ quan, tổ chức (thuộc nguồn nộp lưu) đến hạn phải giao nộp tài liệuvào TTLTQG III, phải thông qua Phòng Thu thập tài liệu Phòng Thu thập saukhi tiếp nhận tài liệu của các cơ quan, tổ chức, có trách nhiệm giao lại toàn bộ
hồ sơ tài liệu kèm theo một bộ biên bản bàn giao và mục lục thống kê, tra cứu(nếu có) cho Phòng Bảo quản tài liệu (riêng tài liệu nghe nhìn thì chuyển choPhòng Lưu trữ tài liệu nghe nhìn) Cả hai phòng này sẽ kết hợp kiểm tra, đốichiếu lại toàn bộ hồ sơ giao nộp, trong trường hợp tài liệu đã chỉnh lý hoànchỉnh thì phải đối chiếu đến từng tờ văn bản bên trong hồ sơ
2.2.2.5 Tình hình công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ lịch sử tại TTLTQG III
Phần lớn các tài liệu nộp lưu và đang bảo quản tại TTLTQG III đều đượcchỉnh lý khoa học và có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, tuy nhiên khối lượng tàiliệu trùng thừa hoặc tính đến thời điểm hiện nay đã hết giá trị sử dụng cũngkhông ít, nhất là các phông của các cơ quan đã giải thể hoặc có thời gian nộpvào Trung tâm lâu năm, các phông mà thu làm nhiều lần dẫn đến tài liệu trùnglặp, khó quản lý, khai thác tra tìm …Chính vì vậy, việc chỉnh lý nâng cấp lại tàiliệu của một số phông là điều cần thiết, góp phần quản lý, tổ chức, khai thác sửdụng tài liệu một cách khoa học, nhanh chóng, hiệu quả
2.2.2.6 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại TTLTQG III
Nhiệm vụ của công tác lưu trữ là phải tổ chức sử dụng được tốt các tài