MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III: 3 1.1.1 Lịch sử hình thành Trung tâm lưu trữ quốc gia III: 3 1.1.2 Chức năng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III: 4 1.1.3.Nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III: 4 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III: 4 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III: 6 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 8 2.1 Lưu trữ hiện hành: 8 2.1.1 Hoạt động quản lý: 8 2.1.2 Hoạt động nghiệp vụ: 9 2.1.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ: 9 2.2.1.2 Xác định giá trị tài liệu: 10 2.2.1.2 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hiện hành: 11 2.2.1.3 Tình hình bảo quản tài liệu: 12 2.2.1.5 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu: 12 2.2 Lưu trữ lịch sử: 12 2.2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ lịch sử tại Trung tâm: 12 2.2.2.1 Thành phần khối tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Trung tâm: 14 2.2.2.2 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm: 15 2.2.2.3 Tình hình thu thập, sưu tầm tài liệu vào lưu trữ lịch sử: 16 2.2.2.4 Tình hình chỉnh lý tài liệu lưu trữ lịch sử: 16 2.2.2.5 Công cụ thống kê tài liệu lưu trữ: 18 2.2.2.6 Tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ : 19 2.2.2.7 Tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: 19 2.2.2.8 Ứng dụng tin học vào quản lý tài liệu lưu trữ: 19 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 21 3.1 Những việc đã làm trong thời gian thực tập: 21 3.1.1 Thu thập và chỉnh lý tài liệu: 21 3.1.2.Kết quả đạt được sau 2 tháng thực tập và được thực hiện một số công đoạn của thu thập và chỉnh lý tài liệu: 29 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III: 29 3.3 Một số khuyến nghị: 30 C. PHẦN KẾT LUẬN 32 D. PHỤ LỤC 34
Trang 1MỤC LỤC
A PHẦN MỞ ĐẦU 1
B PHẦN NỘI DUNG 3
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 3
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III: 3
1.1.1 Lịch sử hình thành Trung tâm lưu trữ quốc gia III: 3
1.1.2 Chức năng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III: 4
1.1.3.Nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III: 4
1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III: 4
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III: 6
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 8
2.1 Lưu trữ hiện hành: 8
2.1.1 Hoạt động quản lý: 8
2.1.2 Hoạt động nghiệp vụ: 9
2.1.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ: 9
2.2.1.2 Xác định giá trị tài liệu: 10
2.2.1.2 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hiện hành: 11
2.2.1.3 Tình hình bảo quản tài liệu: 12
2.2.1.5 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu: 12
2.2 Lưu trữ lịch sử: 12
2.2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ lịch sử tại Trung tâm: 12
2.2.2.1 Thành phần khối tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Trung tâm: 14
2.2.2.2 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm: 15
2.2.2.3 Tình hình thu thập, sưu tầm tài liệu vào lưu trữ lịch sử: 16
2.2.2.4 Tình hình chỉnh lý tài liệu lưu trữ lịch sử: 16
2.2.2.5 Công cụ thống kê tài liệu lưu trữ: 18
Trang 22.2.2.6 Tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ : 19
2.2.2.7 Tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: 19
2.2.2.8 Ứng dụng tin học vào quản lý tài liệu lưu trữ: 19
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 21
3.1 Những việc đã làm trong thời gian thực tập: 21
3.1.1 Thu thập và chỉnh lý tài liệu: 21
3.1.2.Kết quả đạt được sau 2 tháng thực tập và được thực hiện một số công đoạn của thu thập và chỉnh lý tài liệu: 29
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III: 29
3.3 Một số khuyến nghị: 30
C PHẦN KẾT LUẬN 32
D PHỤ LỤC 34
Trang 3A PHẦN MỞ ĐẦU
Ngày nay, trong xu thế phát triển của xã hội, công tác Lưu trữ chiếm một
vị trí đặc biệt quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Mỗi cơquan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung
là trong quá trình hoạt động đã sản sinh những văn bản, giấy tờ và số lượng hìnhthành trong từng cơ quan nhiều ít khác nhau.Những văn bản, tài liệu có giá trịcần được lưu giữ lại để phục vụ cho tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây lànhững bản gốc, bản chính, là căn cứ pháp lý xác nhận sự việc đã xảy ra vàchứng minh tính hợp pháp về nội dung thông tin trong từng văn bản, tài liệu.Việc soạn thảo, ban hành văn bản có ý nghĩa quan trọng trong công tác văn thưthì việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quantrọng hơn nhiều Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác lưutrữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơquan, tổ chức Nhận thức được tầm quan trọng đó, khoa Văn thư- Lưu trữtrường Đại học Nội vụ Hà Nội đã và đang có rất nhiều cố gắng trong quá trìnhđào tạo , nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ nhằm đáp ứng nhucầu của xã hội
Xuất phát từ quan điểm “Học phải đi đôi với hành” Khoa Văn thư- lưu
trữ đã tổ chức cho sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học đi thực tập tại các cơquan, tổ chức Mục đích của đợt kiến tập giúp sinh viên củng cố được kiến thức,nâng cao năng lực, vận dụng lý thuyết để hiểu rõ hơn thực tiễn công tác Lưu trữ
ở các cơ quan, tổ chức Tạo cơ hội cho sinh viên chủ động, độc lập trong quátrình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác Lưu trữ của cơ quan, đơn vị
và thu thập thêm những kiến thức mới
Trong hai tháng từ ngày 04/01/2016 đến ngày 19/3/2016 tuy thời giankhông dài cũng như vấn đề vận dụng lí luận trên thực tế có nhiều điểm khác biệtkhiến em bỡ ngỡ nhưng cũng đã giúp em có cơ hội vận dụng kiến thức lí luận đãhọc cọ xát với thực tiễn Bên cạnh đó nhờ sự giúp đỡ tạo điều kiện của lãnh đạo
cơ quan cũng như sự chỉ bảo tận tình của các cán bộ, em đã học hỏi và rút đượcnhiều bài học kinh nghiệm để ngày càng hoàn thiện hơn trong quá trình học tập
Trang 4đồng thời nâng cao ý thức trách nhiệm, ý thức về phong cách làm việc của mộtcán bộ lưu trữ trong tương lai Do chưa có nhiều kinh nghiệm khi viết nên báocáo này còn có nhiều thiếu sót Vì vậy em rất mong nhận được nhiều ý kiếnđóng góp của các thầy cô giáo và các bạn để giúp em có cơ hội học tập thêmnhiều kinh nghiệm và có thể vận dụng tốt hơn những kiến thức đã học vào thực
tế sau này
Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, cán
bộ và lãnh đạo phòng Thu thập và sưu tầm tài liệu đã tạo điều kiện giúp đỡ emhoàn thành tốt đợt thực tập và xin cảm ơn các thầy cô giáo tổ bộ môn lưu trữkhoa Văn thư lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp em hoàn thành bảnbáo cáo này
Trang 5B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III:
1.1.1 Lịch sử hình thành Trung tâm lưu trữ quốc gia III:
Cách mạng Tháng 8 năm 1945 thành công, nước Việt Nam Dân chủ CộngHòa ra đời.Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan, tổ chức của nướcViệt Nam Dân Chủ Cộng Hòa nay là nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa ViệtNam đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu có ý nghĩa, giá trị to lớn về nhiềumặt, phục vụ cho công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc.Nhằm bảo vệ và pháthuy những giá trị của những tài liệu đó, ngày 10 tháng 6 năm 1995 Bộ trưởng ,Trưởng ban Tổ chức- Cán bộ Chính phủ ra Quyết định số 118/TCCP-TC về việcthành lập Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ra đời
đã đánh dấu sự lớn mạnh của ngành Lưu trữ cả về tổ chức, trình độ cán bộ và cơ
sở vật chất Thực hiện Quyết định trên, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhànước đã cho phép chuyển giao các phông tài liệu lưu trữ thuộc thời kỳ Dân chủNhân dân và Xã hội Chủ nghĩa (từ sau năm 1945) từ Trung tâm Lưu trữ quốcgia I sang Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Kể từ ngày thành lập đến nay,Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã được hơn
20 năm tuổi, cùng với sự phát triển của đất nước, Trung tâm đã gặt hái đượcnhiều thành quả đáng khích lệ về mọi mặt đặc biệt ngày 27/5/2005 Chủ tịchnước Trần Đức Lương đã ký lệnh tặng Huân chương lao động hạng ba choTrung tâm theo Quyết định số 525/2005/QĐ/CTN và nhân dịp kỷ niệm 15 nămthành lập ngày 25/6/2010 Chủ tịch Nguyễn Minh Triết đã ký lệnh tặng thưởngHuân chương Lao động hạng nhất theo Quyết định số: 892/QĐ-CTN
Từ khi mới thành lập, cơ cấu tổ chức của Trung tâm gồm có Ban Giámđốc và 06 phòng ban và 32 cán bộ,đến năm 2005 đã tăng lên 70 người và đếnnăm 2015 Trung tâm được giao 125 biên chếvới 12 phòng ban đơn vị để đápứng được yêu cầu quản lý cũng như chuyên môn nghiệp vụ trong tình hình mới
Trang 61.1.2 Chức năng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III:
Theo Quyết định số 166/QĐ-VTLTNN ngày 28/10/2050 của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước, có chức năng trực tiếp quản lý và thực hiện hoạt động lưutrữ đối với tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Trung ương và các
cơ quan tổ chức cấp liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủcộng hòa, Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ QuảngBình ra phía Bắc
Trung tâm Lưu trữ quốc gia có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoảnriêng và có trụ sở làm việc tại thành phố Hà Nội
1.1.3.Nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III:
- Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tầmthuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
- Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: sắpxếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tàiliệu và các biện pháp khác;
- Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứutài liệu lưu trữ;
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm;
- Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác củaTrung tâm;
- Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinhphí của Trung tâm theo quy định pháp luật và phân cấp của Cục trưởng;
- Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật
và quy định của Cục trưởng;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao
1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III:
Từ khi thành lập đến nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã có nhữngthay đổi về cơ cấu tổ chức, nhưng đến nay đã được quy định tại Quyết định số166/QĐ-VTLTNN ngày 28/10/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về
Trang 7việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâmgồm*, Ban lãnh đạo Trung tâm:
Giám đốc Trung tâm: Bà Trần Việt Hoa
Phó Giám đốc: Ông Nguyễn Minh Sơn
Phó Giám đốc: Bà Mai Thị Xuân
Phó Giám đốc: Bà Vũ Thị Kim Hoa
*,10 đơn vị thuộc Trung tâm:
- Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu: Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệulưu trữ đối với các phông, sưu tập thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm
- Phòng Chỉnh lý tài liệu: Tổ chức thực hiện việc phân loại, chỉnh lý, xácđịnh giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm
- Phòng Bảo quản tài liệu: Tổ chức thực hiện các biện pháp chuyên mônnghiệp vụ, kỹ thuật bảo quản tài liệu,tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý củaTrung tâm
- Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu: Tổ chức thực hiện các nhiệm vụtuyên truyền, giới thiệu, công bố tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lýcủa Trung tâm
- Phòng Tin học và Công cụ tra cứu: Tổ chức thực hiện việc xây dựng,quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu, công cụ tra cứu, thống kê về tài liệu, tư liệu lưutrữ;triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, công tác vănthư, lưu trữ của Trung tâm
- Phòng Đọc: Tổ chức, hướng dẫn và thực hiện các hình thức phục vụkhai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ cho độc giả
- Phòng Tài liệu nghe nhìn: Tổ chức thực hiện việc quản lý, bảo quản,xử
lý kỹ thuật,nghiệp vụ khối tài liệu nghe nhìn theo quy định
- Phòng Hành chính- Tổ chức: Tham mưu và tổ chức thực hiện các nhiệm
vụ thuộc công tác hành chính, tổ chức, quản lý nhân sự, thông tin tổng hợp, quản
lý công sản, công tác quản trị và đảm bảo cơ sở vật chất, điều kiện làm việcphục vụ cho hoạt động của toàn Trung tâm
- Phòng Kế toán: Tham mưu và tổ chức thực hiện về quản lý công tác tài
Trang 8chính, kế toán của Trung tâm.
- Phòng Bảo vệ- Phòng cháy chữa cháy: Tham mưu tổ chức thực hiện cácbiện pháp bảo vệ, phòng chống cháy nổ, phòng chống lụt bão của Trung tâmtrong và ngoài giờ hành chính
Phụ lục số 01
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III:
Bộ phận lưu trữ thuộc phòng Hành chính - Tổ chức được biên chế 02 cán
bộ, có nhiệm vụ giúp Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức quản lý , tổ chứcthực hiện các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm, cụ thể như sau:
-Xây dựng tổ chức thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ(dài hạn
và ngắn hạn) của Trung tâm;
-Xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện về công tác văn thư,lưu trữ đối với toàn thể cán bộ, viên chức của Trung tâm;
-Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo định lỳ và đột xuất về công tác vănthư, lưu trữ theo quy định;
-Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư;
-Thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư Trung tâm:
+ Tiếp nhận, bóc bì, đăng ký văn bản đến, trình lãnh đạo Trung tâm cho ýkiến phân phối, giải quyết, chuyển văn bản đến các đơn vị, cá nhân thực hiện
+ Giúp Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức theo dõi, đôn đốc việc giảiquyết văn bản đến;
+ Đánh máy nhân bản theo đúng quy định;
+ Kiểm tra về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; đăng ký,ghi số, ngày – tháng – năm; đóng dấu cơ quan; dấu mức độ mật, khẩn(nếu có);
+ Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát vănbản đi;
+ Bảo quản, sử dụng con dấu của Trung tâm và các loại dấu khác;
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản đi;+ Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản của Trung tâm; làm
Trang 9thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, viên chức, nhân viên hợpđồng của Trung tâm.
-Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ hện hành của Trung tâm:
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ hiện hành của các phòng, cán bộ,nhân viên trong Trung tâm;
+ Tổ chức thực hiện việc thu thập, phân loại, xác định giá trị tài liệu củaTrung tâm;
+ Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật
Trang 10CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM
LƯU TRỮ QUỐC GIA III
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức
sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổchức trung ương và cá nhân, gia đình,dòng họ tiêu biểu của nước Việt NamDCCH và nước CHXHCN Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra Chính
vì vậy mà công tác lưu trữ của Trung tâm cần phải tìm hiểu trên cả hai phươngdiện là lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử
2.1 Lưu trữ hiện hành:
2.1.1 Hoạt động quản lý:
- Xây dựng văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ :
Như đã nêu ở trên thì lưu trữ hiện hành sẽ do cán bộ văn thư kiêm nhiệmphụ trách Trung tâm cũng đã ban hành Quyết định số 428/QĐ-TTLTIII ngày01/9/2015 ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm lưu trữQuốc gia III trong đó có từ Điều 30 đến Điều 41 quy định, hướng dẫn về lưu trữ
cơ quan Lãnh đạo Trung tâm luôn quan tâm, chỉ đạo công tác lưu trữ hiện hành
và tạo điều kiện cho cán bộ văn thư tham gia các lớp tập huấn để nâng cao trình
độ chuyên môn
Phụ lục số 02.
- Quản lý phông lưu trữ:
Kho Lưu trữ hiện hành được bố trí tại Tầng 3 nhà A1 của Trung tâm,đang được bảo quản khoảng 800 đơn vị bảo quản của các đơn vị thuộc Trungtâm, tài liệu Đảng, Công Đoàn…Nội dung chủ yếu của tài liệu:
+Tài liệu về chuyên môn nghiệp vụ, thi đua, hành chính, quản trị, xâydựng cơ bản
+Tài liệu về dự toán, quyết toán thu chi của Trung tâm
+Tài liệu về tổ chức bộ máy, nhân sự, lao động tiền lương và thực hiệnchế độ, chính sách
+Tài liệu về hoạt động Đoàn thể (Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên)
Trang 11- Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm lưu trữ; quản lý công tác thi đua khen thưởngtrong công tác lưu trữ.
Nhận thức được ý nghĩa và vai trò quan trọng trong công tác lưu trữ vàbảo quản tài liệu Hàng năm thực hiện kế hoạch và các văn bản chỉ đạo từ cấptrên đã triển khai mở các lớp bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ làm công tác này.Việc tập huấn giúp nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làmcông tác công văn giấy tờ và quản lý sổ sách hồ sơ nhằm đưa công tác lưu trữvào nề nếp, mang tính thống nhất trong toàn cơ quan.Các lớp bồi dưỡng chủ yếu
là do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức Trong khi đó thời gian bồidưỡng thì hạn chế nên nội dung của công tác nghiệp vụ lưu trữ chưa được đềcập sâu rộng
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ:
Hàng năm Trung tâm đều kiểm tra về công tác đã thực hiện trong nămtrong đó có công tác văn thư – lưu trữ Do trình độ chuyên môn và các yếu tốcông việc mà hiện nay tại Trung tâm chưa phải xử lý vi phạm nào
- Hợp tác quốc tế về lưu trữ:
Do điều kiện hợp tác với quốc tế nên một số công chức, viên chức đãđược cử đi học các lớp nghiệp vụ ở nước ngoài như: Nhật, Pháp, Trung Quốc,Thụy Điển, Thái Lan một số cán bộ, viên chức tham gia khảo sát xây dựng kholưu trữ chuyên dụng ở Nga, Hàn Quốc, Hoa Kỳ, Đức, Hà Lan, Thụy Điển,Vương Quốc Anh Nhờ có sự học hỏi kinh nghiệm đó mà cán bộ trong cơ quancũng như cán bộ lưu trữ cơ quan cũng phần nào được nâng cao nghiệp vụchuyên môn
2.1.2 Hoạt động nghiệp vụ:
2.1.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ:
Hàn năm, cán bộ lưu trữ có trách nhiệm phối hợp với đơn vị các phòngban của Trung tâm thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp vào lưu trữ cơ quan., cụthể:
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu
Trang 12- Phối hợp với các đơn vị, công chức, viên chức xác định những loại hồ
sơ, tài liệu cần nộp vào lưu trữ cơ quan
- Các viên chức lập và nộp Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
- Giao nộp hồ sơ được thực hiện theo đúng quy định: sau thời hạn 01 năm
kể từ ngày công việc kết thúc và 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toánđối với tài liệu xây dựng cơ bản,những hồ sơ được giao nộp đều có thời hạn bảoquản từ 05 năm trở lên, tài liệu sẽ được nộp vào phòng lưu trữ của Trung tâm.Khi giao nhận hồ sơ, cán bộ phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và
02 Biên bản giao nhận tài liệu
2.2.1.2 Xác định giá trị tài liệu:
Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm giúp Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợpxây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Tài liệu hết giá trị sẽ do Hội đồng xácđịnh giá trị tài liệu Trung tâm thẩm định, được tiến hành theo qui trình hàng năm
Việc xác định giá trị tài liệu của Trung tâm chủ yếu thực hiện kết hợptrong chỉnh lý Khi công việc đã kết thúc tài liệu của mỗi sự việc được xếp vàotừng bìa, cuối mỗi năm khi công việc đã kết thúc, các công việc được giải quyếttrong đó xắp xếp việc nào ra việc ấy thì cán bộ tiến hành phân loại các hồ sơtheo các nhóm khác nhau sẽ dễ dàng và tiết kiệm thời gian, công sức hơn rấtnhiều Tại lưu trữ cơ quan trên cơ sở toàn bộ tài liệu thuộc phạm vi quản lý sẽđược đánh giá một cách tổng hợp Những tài liệu trùng lặp thông tin, tài liệu hếtgiá trị không được xác định ở giai đoạn trước sẽ được loại ra để tiêu huỷ
Hội đồng xác định giá trị tài liệu là một tổ chức tư vấn ở cơ quan đượcthành lập bằng văn bản của thủ trưởng cơ quan mỗi khi xác định giá trị tài liệu.Nhiệm vụ của Hội đồng xác giá trị tài liệu là nghiên cứu, tư vấn cho thủ trưởng cơquan xem xét đề nghị huỷ tài liệu hết giá trị làm cho việc xác định giá trị tài liệuđược thục hiện một cách thống nhất, chính xác và đúng quy định Hội đồng xácđịnh giá trị tài liệu là những người hiểu biết về giá trị thực tiễn và lâu dài của tàiliệu, hiểu rõ những tài liệu cần phải giữ lại tra cứu cho hiện tại và tương lai
Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Trung tâm gồm:
- Phó Giám đốc phụ trách phòng Hành chính, Chủ tịch Hội đồng
Trang 13- Trưởng phòng Hành chính, Phó Chủ tịch Hội đồng.
- Đại diện của lãnh đạo có tài liệu, Ủy viên
- Cán bộ văn thư kiêm nhiệm, Ủy viên kiêm Thư ký
Thời hạn bảo quản của các hồ sơ tài liệu chủ yếu căn cứ vào thời hạn bảoquản mẫu, cơ quan chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu Những tàiliệu có giá trị được giữ lại là những tài liệu phản ánh chức năng nhiệm vụ củaTrung tâm.Căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu ban hànhtheo Công văn số 25/NV ngày 10 tháng 9 năm 1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủtướng và hiện nay theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của BộNội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến tronghoạt động của các cơ quan, tổ chức
Sau khi đã tiến hành xác định giá trị tài liệu, lựa chọn những tài liệu cógiá trị thực tiễn và giá trị lịch sử thì những tài liệu hết giá trị được loại ra cầnphải được tiêu huỷ Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị có ý nghĩa đối với việc tiếtkiệm ngân sách cho Trung tâm, giải phóng kho tàng, trang thiết bị bảo quảncung cấp vật liệu làm giấy cho nhà máy hoặc cơ sở sản xuất…
Vì vậy việc tiêu huỷ tài là một công việc vô cùng quan trọng và cần thiết.Thủ tục tiêu huỷ tài liệu tại Trung tâm gồm có việc lập danh mục tài liệu với cáccột thông tin: số thứ tự, tên tài liệu, số lượng văn bản, lý do tiêu hủy, ghi chú.Biên bản tiêu huỷ tài liệu được các thành viên cuả Hội đồng xác định giá trị tàiliệu cơ quan xem xét, kiểm tra Những tài liệu còn nghi ngờ về giá trị thì cầnphải giữ lại để xác minh lại
2.2.1.2 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hiện hành:
Khối tài liệu sau khi được thu về sẽ phân loại theo phương án: Thời gian –
Cơ cấu tổ chức Thực hiên các công việc như lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu,
bổ sung và thống kê theo đúng nghiệp vụ và diễn ra thường xuyên, định kỳ
Tài liệu của Trung tâm được tổ chức theo phương án: Thời gian – Cơ cấu
tổ chức
Tài liệu nộp vào lưu trữ hiện hành phải được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh,không giao nộp theo bó, gói, từng cặp lôn xộn, đồng thời phải thành lập biên bản
Trang 14giao nhận tài liệu và đăng ký vào Sổ nhập tài liệu.
Trung tâm đã chỉnh lý khoa học hoàn chỉnh khối tài liệu Phông Trung tâmLưu trữ quốc gia III giai đoạn 1995-2005 và đã có Mục lục hồ sơ để tra tìm tài liệu
Mẫu Mục lục hồ sơ theo Phụ lục số 03.
2.2.1.3 Tình hình bảo quản tài liệu:
Trong thời hạn 10 năm kể từ năm công việc kết thúc, phòng Hành Tổng hợp có trách nhiệm nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào kho Lưutrữ lịch sử tại Trung tâm.Những tài liệu không nộp vào lưu trữ lịch sử sẽ đượcbảo quản tại kho lưu trữ cơ quan đến khi hết thời hạn bảo quản thì làm thủ tụchủy tài liệu theo quy định
chính-Kho lưu trữ được bố trí theo đúng quy định với các thiết bị cơ bản như:giá, tủ, các thiết bị phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, máy điều hòakhông khí đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ được bảo quản trong kho
Cán bộ bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ trong kho; hồ sơ tài liệu
để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để quản lý vàphục vụ khai thác sử dụng tài liệu thuận lợi
2.2.1.5 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu:
Do Trung tâm đã có phòng đọc riêng, nên đã áp dụng một số hình thức tổchức sử dụng tài liệu:
- Sử dụng tài liệu tại phòng Đọc của Lưu trữ cơ quan
- Mượn tài liệu của Lưu trữ cơ quan
- Cấp bản sao tài liệu lưu trữ,chứng thực lưu trữ
Để thực hiện tốt việc tổ chức sử dụng tài liệu thì Trung tâm đã ban hànhNội quy phòng đọc với các nội dung: thời gian phục vụ, các giấy tờ cần khi đếnkhai thác sử dụng tài liệu,những vật dụng không được mang vào phòng đọc, …Ngoài ra cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy định khác như: Quy định về sửdụng tài liệu, Quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan
2.2 Lưu trữ lịch sử:
2.2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ lịch sử tại Trung tâm:
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp và thuộc sự quản lý,
Trang 15chỉ đạo về nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Trong thời gianqua, ngoài việc tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh các văn bản quy định, hướngdẫn về nghiệp vụ công tác lưu trữ của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư vàLưu trữ nhà nước, Trung tâm còn ban hành một số văn bản quy định hướng dẫn
về công tác lưu trữ lịch sử hiện đang được bảo quản tại Trung tâm như sau:
- Quyết định số 177/QĐ-TTIII ngày 15/12/1999 về việc ban hành quyđịnh về xuất, nhập tài liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
- Công văn số 215/TTIII ngày 02/10/2001 về việc hướng dẫn cụ thể xácđịnh hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc diện hạn chế sử dụng tại Trung tâm Lưu trữquốc gia III
- Quyết định số 166/QĐ-TTIII ngày 07/10/2005 về việc ban hành Bảnquy định đánh số phông cho các phông tài liệu hành chính đang được bảo quảntại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
- Quyết định số 83/QĐ-TTIII ngày 19/4/2006 về Nội quy ra vào kho lưutrữ, nội quy sử dụng tài liệu tại phòng Đọc
Việc Trung tâm ban hành các văn bản trên để tạo nên sự thống nhất, khoahọc trong thực hiện các khâu nghiệp vụ và đóng góp giúp các đơn vị chuyênmôn hoàn thành tốt mọi kế hoạch, nhiệm vụ đề ra
Do thời gian kiến tập không nhiều nên về công tác lưu trữ lịch sử củaTrung tâm em chỉ được quan sát và thực hiện một số phòng nghiệp vụ trong thờigian ngắn.Sau đây là kết quả của quá trình em quan sát được:
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp và thuộc sự quản lý,chỉ đạo về nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Trong thời gianqua, ngoài việc tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh các văn bản quy định, hướngdẫn về nghiệp vụ công tác lưu trữ của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư vàLưu trữ nhà nước, Trung tâm còn ban hành một số văn bản quy định hướng dẫn
về công tác lưu trữ lịch sử hiện đang được bảo quản tại Trung tâm như sau:
- Quyết định số 177/QĐ-TTIII ngày 15/12/1999 về việc ban hành quyđịnh về xuất, nhập tài liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
- Công văn số 215/TTIII ngày 02/10/2001 về việc hướng dẫn cụ thể xác
Trang 16định hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc diện hạn chế sử dụng tại Trung tâm Lưu trữquốc gia III.
- Quyết định số 166/QĐ-TTIII ngày 07/10/2005 về việc ban hành Bảnquy định đánh số phông cho các phông tài liệu hành chính đang được bảo quảntại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
- Quyết định số 83/QĐ-TTIII ngày 19/4/2006 về Nội quy ra vào kho lưutrữ, nội quy sử dụng tài liệu tại phòng Đọc
Việc Trung tâm ban hành các văn bản trên để tạo nên sự thống nhất, khoahọc trong thực hiện các khâu nghiệp vụ và đóng góp giúp các đơn vị chuyênmôn hoàn thành tốt mọi kế hoạch, nhiệm vụ đề ra
Do thời gian thực tập không nhiều nên về công tác lưu trữ lịch sử củaTrung tâm em chỉ được khảo sát trong thời gian ngắn.Sau đây là kết quả của quátrình em quan sát được:
2.2.2.1 Thành phần khối tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Trung tâm:
Sau khi được thành lập, Trung tâm đã được Trung tâm Lưu trữ quốc gia Ichuyển giao cho toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động củacác cơ quan Trung ương của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và Cộng hòa Xãhội Chủ nghĩa Việt Nam có trụ sở đóng trên lãnh thổ từ Quảng Bình trở ra phíaBắc và các tổ chức cấp Kỳ, cấp Liên khu, Khu của nước Việt Nam Dân chủCộng hòa từ 1945 đến nay
Trung tâm hiện đang quản lý gần 13km giá tài liệu của các cơ quan Nhànước và Đoàn thể Trung ương,các nhân vật tiêu biểu, bao gồm 4 khối tài liệuchính như sau:
- Khối tài liệu hành chính: với số lượng hơn 5000m/giá của hơn 200phông bao gồm những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơquan Nhà nước Trung ương như: Quốc hội, Chính phủ, các Bộ và Ủy ban Hànhchính các Khu, Liên khu đã giải thể,…có thời gian từ 1945 đến nay Đây lànhững tài liệu có ý nghĩa lịch sử, chính trị xã hội to lớn, thể hiện những chặngđường của cách mạng Việt Nam
Trang 17- Khối tài liệu khoa học kỹ thuật: là loại tài liệu mới sản sinh sau CáchMạng tháng 8/1945, có khối lượng ngày càng lớn và quan trọng.Trung tâm bảoquản gần 3000 mét giá tài liệu khoa học kỹ thuật của trên 50 công trình lớn có ýnghĩa quốc gia, trong đó có các công trình quan trọng như: Lăng Chủ tịch HồChí Minh, Quảng trường Ba Đình, Cầu Thăng Long, Hồ sơ bản đồ, địa giớihành chính,… và nhiều công trình xây dựng cơ bản khác.
- Khối tài liệu nghe nhìn:đây là loại hình tài liệu mới xuất hiện nhưng lại
có tốc độ phát triển nhanh so với các loại hình khác Trung tâm đang bảo quảntrên 300 bộ phim tài liệu và phim điện ảnh Những bộ phim này phản ánh các sựkiện lịch sử, hoạt động của lãnh đạo Đảng và Nhà nước, cuộc sống sinh hoạt,chiến đấu sản xuất của nhân dân Việt Nam Trong đó có 20 bộ phim của cáchãng phim nước ngoài quay trong thời điểm chiến tranh ở Việt Nam Trung tâmcòn quản lý 100000 tấm ảnh và hơn 1000 giờ băng
-Khối tài liệu cá nhân: là những tài liệu hình thành trong quá trình sống vàhoạt động, sang tác của các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu Cho đến nay cóhơn 100 phông và sưu tập tài liệu lưu trữ cá nhân với số lượng khoảng 10 ngànđơn vị bảo quản, bao gồm tài liệu về tiểu sử,thư từ, bản thảo các tác phẩm, côngtrình sáng tác của các nhà hoạt động chính trị, xã hội nổi tiếng,các nhà văn,thơtiêu biểu trong cách mạng…
Như vậy, khối lượng tài liệu đang được bảo quản tại Trung tâm tương đốilớn, đa dạng về thành phần và nội dung phong phú Đây chính là nguồn sử liệuquan trọng phản ánh toàn diện, đầy đủ và chân thực nhất về quá trình xây dựng
và bảo vệ tổ quốc ta trong suốt thời gian qua
2.2.2.2 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm:
Toàn bộ tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trungtâm đều được sắp xếp bảo quản tại nhà kho A1 Tài liệu trong kho được tổ chức:
-Tầng 1: Nhóm phông các cơ quan quản lý tổng hợp và Tài liệu nghe nhìn.-Tầng 2:Tài liệu hành chính gồm nhóm các phông về kinh tế
-Tầng 3 và tầng 4:Tài liệu khoa học kỹ thuật
Trang 18-Tầng 5: Tài liệu hành chính gồm nhóm các phông văn hóa, giáo dục, y
tế, xã hội, các Khu, Liên khu đã giải thể,tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ
Việc sắp xếp tài liệu như vậy để thuận tiện cho cán bộ phòng Bảo quản cóthể tìm tài liệu được nhanh chóng, đỡ tốn thời gian nhằm nâng cao chất lượngphục vụ độc giả.Tài liệu của các phông trong kho được phân loại, lập hồ sơ, xácđịnh giá trị tài liệu, bổ sung, thống kê theo đúng các nghiệp vụ của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước đã quy định và hướng dẫn Hồ sơ tài liệu trong kho đềuphản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, tổ chức hình thànhphông
2.2.2.3 Tình hình thu thập, sưu tầm tài liệu vào lưu trữ lịch sử:
Ngay từ những ngày đầu, công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào các cơquan thuộc nguồn nộp lưu của Trung tâm đã được quan tâm và đẩy mạnh Tìnhhình tài liệu trước khi giao nộp nhìn chung đã được chỉnh lý khá tốt, thủ tục giaonộp đã được thực hiện theo đúng quy định:
Các cơ quan, tổ chức đến thời hạn giao nộp tài liệu vào Trung tâm phảithông qua phòng Thu thập tài liệu Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ tài liệu sẽ có tráchnhiệm giao lại toàn bộ tài liệu cho phòng Bảo quản tài liệu kèm theo một sốBiên bản bàn giao và Mục lục thống kê, tra cứu (riêng tài liệu nghe nhìn thìchuyển cho phòng Lưu trữ tài liệu nghe nhìn) Cả 2 phòng sẽ kết hợp kiểm tra,đối chiếu lại toàn bộ hồ sơ giao nộp, trong trường hợp tài liệu đã chỉnh lý hoàntoàn thì phải đối chiếu đến từng tờ văn bản trong hồ sơ
2.2.2.4 Tình hình chỉnh lý tài liệu lưu trữ lịch sử:
Phần lớn các tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của Trung tâm đều đượcchỉnh lý khoa học và có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.Tuy nhiên các phông saunhiều lần thu tài liệu về sẽ có nhiều tài liệu bị trùng thừa, khó quản lý, khó khaithác sử dụng…Chính vì vậy, việc chỉnh lý nâng cấp lại tài liệu của một số phông
là rất cần thiết, góp phần giúp cho việc nâng cao chất lượng của phông và giúpcho việc quản lý, tổ chức khai thác sử dụng một cách nhanh chóng, khoa học vàhiệu quả
Trong quá trình thực hiện chỉnh lý thì cán bộ đã tuân thủ các bước chỉnh
Trang 19lý trong những văn bản quy định mang tính nguyên tắc về vấn đề này như:
-Nội dung công việc nghiệp vụ chuẩn bị chỉnh lý tài liệu, Trung tâm tiếnhành các bước như sau:
- Khảo sát tài liệu;
- Thu thập, bổ sung tài liệu;
- Viết lịch sử đơn vị hình thành Phông và lịch sử Phông của các cơ quannộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh còn bó gói, lộn xộn chưa được chỉnh lý;
- Chọn và xây dựng phương án tài liệu;
- Viết bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý
Nội dung các công việc tiến hành chỉnh lý tài liệu:
- Phân Phông tài liệu lưu trữ;
- Lập hồ sơ;
- Biên mục;
- Hệ thống hóa các hồ sơ của Phông;
- Làm các công cụ tra tìm và thống kê tài liệu;
- Sắp sếp các hồ sơ trong kho lưu trữ
Nội dung chỉnh lý nâng cấp tài liệu để tối ưu hóa thành phần thông tin tàiliệu trong từng Phông lưu trữ.Chỉnh lý nâng cấp để tối ưu hóa thành phần Phônglưu trữ với yêu cầu nghiên cứu kỹ nghiệp vụ chỉnh lý kết hợp xác định giá trị tàiliệu để giải quyết vấn đề thực tiễn như sau:
- Hồ sơ trùng trong một Phông lưu trữ;
- Hồ sơ trùng giữa các Phông lưu trữ;