MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 4 1.1. Lịch sử hình thành , chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức 4 1.1.1Chức năng, nhiệm vụ 4 1.1.2 Trách nhiệm và quyền hạn của Trung tâm 5 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 5 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của cơ quan tổ chức. 8 1.2.1 Tình hình tổ chức 8 1.2.2. Về nhiệm vụ quyền hạn. 8 1.2.3. Về cơ cấu tổ chức. 8 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 10 2.1. Hoạt động quản lý. 10 2.1.1. Xây dựng và ban hành văn bản về văn thư lưu trữ. 10 2.1.2. Tổ chức quản lý kho tàng và phông lưu trữ. 10 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 11 2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ 11 2.1.5. Hợp tác quốc tế về lưu trữ 12 2.1.6. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ. 12 2.2. Hoạt động nghiệp vụ. 12 2.2.1.Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ. 12 2.2.2.Công tác xác định giá trị tài liệu 13 2.2.3Công tác chỉnh lý 14 2.2.4.Công tác thống kê trong lưu trữ 21 2.2.5.Tình hình bảo quản tài liệu 21 2.2.6Tổ chức khai thác sử dụng 22 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 23 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đã đạt được. 23 3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng 23 3.2.1 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của cơ quan tổ chức. 23 3.2.2 Đối với bộ môn văn thư ,lưu trữ, khoa và nhà trường. 25 C. PHẦN KẾT LUẬN 26 D. PHẦN PHỤ LỤC
Trang 1MỤC LỤC
A PHẦN MỞ ĐẦU 1
B PHẦN NỘI DUNG 4
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 4
1.1 Lịch sử hình thành , chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức 4
1.1.1Chức năng, nhiệm vụ 4
1.1.2 Trách nhiệm và quyền hạn của Trung tâm 5
1.1.3 Cơ cấu tổ chức 5
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của cơ quan tổ chức 8
1.2.1 Tình hình tổ chức 8
1.2.2 Về nhiệm vụ quyền hạn 8
1.2.3 Về cơ cấu tổ chức 8
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 10
2.1 Hoạt động quản lý 10
2.1.1 Xây dựng và ban hành văn bản về văn thư lưu trữ 10
2.1.2 Tổ chức quản lý kho tàng và phông lưu trữ 10
2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức 11
2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ 11
2.1.5 Hợp tác quốc tế về lưu trữ 12
2.1.6 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ 12
2.2 Hoạt động nghiệp vụ 12
2.2.1.Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 12
2.2.2.Công tác xác định giá trị tài liệu 13
2.2.3Công tác chỉnh lý 14
Trang 22.2.4.Công tác thống kê trong lưu trữ 212.2.5.Tình hình bảo quản tài liệu 212.2.6Tổ chức khai thác sử dụng 22
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN TỔ CHỨC
VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 23
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả
đã đạt được 233.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng 233.2.1 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của cơ quan tổ chức 233.2.2 Đối với bộ môn văn thư ,lưu trữ, khoa và nhà trường 25
C PHẦN KẾT LUẬN 26
D PHẦN PHỤ LỤC
Trang 3A PHẦN MỞ ĐẦU
Khi xã hội phát triển, đặc biệt là từ khi nhà nước ra đời, yêu cầu của việccung cấp thông tin để phục vụ cho lao động, sản xuất và công tác quản lý đất nướcđòi hỏi con người phải lưu giữ những thông tin cần thiết để truyền đạt lại cho nhiềungười khác hoặc cho thế hệ sau hoặc để ghi chép lại những kinh nghiệm và cáchoạt động sáng tạo của con người Đáp ứng nhu cầu đó, con người đã chế tạo racác vật liệu, phương tiện có khả năng ghi tin và truyền đạt thông tin có độ bền cao,lưu giữ được thông tin trong thời gian dài Trong việc ghi tin và trao đổi thông tin,con người có nhiều phương tiện và nhiều cách thể hiện khác nhau, trong đó vănbản được coi là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin quan trọng nhất Ngay
từ khi ra đời, văn bản đã trở thành phương tiện không thể thiếu trong hoạt độngquản lý Nhà nước Văn bản được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng,truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ cơ sở để điều hành và quản lý xã hội
Vì vậy, càng ngày con người càng nhận thức được vai trò của tài liệu nói chung vàvăn bản nói riêng Con người luôn có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sửdụng và coi nó như một loại tài sản quý giá
Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyếtcông việc nhanh chóng,chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ,mỗi lĩnh vực đềuđược hiện đại hóa,nền hành chính Nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp.Vớivai trò quan trọng của công tác Lưu trữ ,trong lĩnh vực quản lý hành chính,Đảng vàNhà nước ta luôn quan tâm,đã và đang có những chủ trương chính sách ngày cànghiện đại công tác này,nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trongmỗi cơ quan
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thựctế”.Sau khi hoàn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho sinh viênchuyên ngành Văn thư- Lưu trữ.Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ,đã tổ chức đợtthực tập kéo dài 12 tuần Từ ngày 11/01/2016 đến ngày 19/3/2016 Được sự đồng ýcủa Nhà trường và sự tiếp nhận của Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Tổ chức Khoahọc và quản lý và được sự quan tâm ,giúp đỡ ,hướng dẫn của các anh, chị cán bộ
Trang 4phòng dịch vụ văn thư lưu trữ nơi em thực tập.Đặc biệt là chị Đỗ Thị Hằng- cán bộvăn thư lưu trữ đã tạo điều kiện để em có thêm kinh nghiệm thực tế côngviệc ,củng cố thêm phần kiến thức vẫn còn thiếu và nâng cao trình độ Vận dụng lýluận và kiến thức đã học tại trường mà thầy cô đã trang bị vào thực tiễn và rènluyện kỹ năng chuyên môn ,nghiệp vụ để có thêm kiến thức kinh nghiệm để phục
vụ cho công việc hiện tại của bản thân
Với thời gian thực tập không dài ở Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Tổ chứcKhoa học và Quản lý và được Trung tâm cho đi thực tế nghiệp vụ tại Bộ Tài Chính
đã đem lại cho em những kết quả ý nghĩa quý giá,nhất là những kinh nghiệm thực
tế mà em đã đúc rút được để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn của mìnhdưới sự hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tình của các Cán bộ phòng dịch vụ văn thư lưutrữ của Trung tâm và các chị phòng lưu trữ thư viện Bộ Tài Chính trong đợt thựctập , em đã học được phong cách làm việc của một cán bộ Lưu trữ.Một công việcđòi hỏi sự nhẹ nhàng khéo léo ,tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo trong việc giảiquyết các công việc hàng ngày
Là một cán bộ Lưu trữ trong tương lai ,đợt thực tập này đã trang bị cho emmột số kiến thức cơ bản.Trước hết là nhận thức rõ ràng về công tác lưu trữ cũngnhư nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với sự phát triển củaĐất nước
Đợt thực tập này đã giúp em nhận ra được những điểm yếu của mình trongcác khâu nghiệp vụ chuyên môn,sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện cácthao tác,nghiệp vụ lưu trữ,từ đây em có thể khắc phục được những lỗ hổng về kiếnthức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ
Có thể nói đợt thực đã giúp cho em cụ thể hóa và nắm chắc hơn kiến thứccủa mình trưởng thành hơn sau khi đã thực tập ở cơ quan
Qua bài báo cáo của mình cá nhân em cũng xin bày tỏ lòng cảm ơn tới tất cảmọi người đã giúp đỡ em thành tốt đợt thực tập của mình,qua quá trình học tậpcũng như những kinh nghiệm thực tế của bản thân trong suốt khóa học
Em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới các thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đã truyền đạt cho chúng em những kiến thức là những bài giảng trên lớp những ví
Trang 5dụ sát thực tế để chúng em tích lũy được kiến thức làm hành trang khi bước vàocuộc sống
Em xin gửi lòng cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ của các cô chú,anh chị cánbộ,lãnh đạo của Trung tâm đã tạo điều kiện giúp đỡ em được tiếp xúc với thực tếcông việc để tìm hiểu kĩ hơn và phát hiện ra những thiếu xót mà mình còn thiếu
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn tất cả mọi người đã giúp đỡ em hoànthành tốt đợt thực tập và củng cố kiến thức,kinh nghiệm để phục vụ cho công việccũng như học tập của bản thân sau này.Tuy nhiên kiến thức còn hạn chế,nên trongquá trình làm báo cáo chắc chắn còn thiếu sót hoặc chưa đầy đủ nội dung theo yêucầu của Nhà trường.Kính mong quý thầy cô quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ
Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợpvới lý luận chuyên môn mà em đã đúc rút được tại cơ quan thực tập
Báo cáo gồm 3 chương:
Chương 1:Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức.
Chương 2:Thực tiễn công tác lưu trữ của cơ quan tổ, tổ chức
Chương 3:Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất, kiến nghị.
Hà Nội, ngày 18 tháng 3 năm 2016
Sinh viên
Trần Thị Thanh Xuân
Trang 6B PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1 Lịch sử hình thành , chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức
Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý( dưới đây gọitắt là Trung tâm) là một tổ chức khoa học, công nghệ trực thuộc Liên hiệp các hộikhoa học và kỹ thuật Việt Nam(dưới đây gọi tắt là Liên hiệp hội Việt Nam), hoạtđộng theo Luật Khoa học và Công nghệ, Nghị định 81/2002/NĐ-CP ngày 17 tháng
10 năm 2002 và Quy chế của Liên hiệp hội Việt Nam
Trung tâm có đầy đủ tư cách pháp nhân, con dấu riêng và tài khoản tại ngânhàng, hoạt động trên nguyên tắc tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về mọihoạt động của Trung tâm theo đúng với Điều lệ Tổ chức và Hoạt động của Trungtâm, đúng với các quyết định quản lý của Liên hiệp hội Việt Nam và Giấy chứngnhận đăng kí hoạt động khoa học và công nghệ do Bộ Khoa học và Công nghệ cấp,đúng với các quy định của pháp luật
Trung tâm có trụ sở chính tại Hà Nội và có thể mở các chi nhánh, văn phòngđại dện tại các địa phương khác theo yêu cầu phát triển của Trung tâm trên cơ sởđược các cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước và Liên hiệp hội Việt Nam chophép
Trung tâm có các nhiệm vụ chủ yếu sau:
1 Nghiên cứu và ứng dụng các lý thuyết và mô hình tổ chức, các học thuyếtquản lý hiện đại, các vấn đề phát triển vào các lĩnh vực khác nhau phục vụ pháttriển kinh tế - xã hội
2.Chuyển giao tri thức, phổ biến pháp luật và đào tạo chuyên môn, nghiệp
Trang 7vụ trên các lĩnh vực tổ chức, quản lý, hành chính, hội nhập, đầu tư, đấu thầu,chứng khoán, tài chính, kế toán, tin học và ngoại ngữ.
3.Dịch vụ tư vấn về tổ chức, quản lý và cung cấp thông tin trên các lĩnhvực, đại diện phát hành sách cho các nhà xuất bản
1.1.2 Trách nhiệm và quyền hạn của Trung tâm
* Trách nhiệm:
- Hoạt động theo đúng lĩnh vực được cấp, tuân thủ đúng quy định của phápluật, quy định quản lý của Liên hiệp hội Việt Nam và Điều lệ về Tổ chức và Hoạtđộng của Trung tâm
- Mở sổ sách kế toán theo đúng quy định của pháp luật, thực hiện nghiêmchỉnh nghĩa vụ tài chính với nhà nước, với Liên hiệp hội Việt Nam và người laođộng trong Trung tâm
* Quyền hạn:
- Chủ động trong tổ chức và hoạt động của Trung tâm, tự chủ về tài chính
- Chủ động giao dịch và ký kết hợp đồng với các cá nhân, tổ chức trong vàngoài nước để thực hiện nhiệm của Trung tâm
- Quyết định giá cả các sản phẩm nghiên cứu, dịch vụ khoa học, công nghệ,đào tạo theo thỏa thuận qua hợp đồng và thích ứng theo thị trường
-Lựa chọn hình thức và phương thức huy động vốn đúng pháp luật, sử dụnglợi nhuận thu được theo quy định về tài chính của Điều lệ Trung tâm
- Chủ động trong quan hệ đối nội, đối ngoại, kí kết các hợp đồng, các thỏathuận hợp tác với các cá nhân và tổ chức nước ngoài trên cơ sở tuân thủ các quyđịnh của pháp luật
1.1.3 Cơ cấu tổ chức
Trung tâm được tổ chức theo cơ cấu sau:
1 Hội đồng Trung tâm
Hội đồng Trung tâm bao gồm những thành viên tham gia thành lập Trungtâm , có quyền hạn và nhiệm vụ sau:
- Lựa chọn và tiến cử Giám đốc trình Liên hiệp hội Việt Nam quyết định bổnhiệm và miễn nhiệm, phê chuẩn đề nghị của Giám đốc về việc cử hoặc miễn
Trang 8nhiệm các Phó Giám đốc, Kế toán trưởng trình Liên hiệp hội Việt Nam quyết định
bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm
- Quyết định chiến lược phát triển; phê chuẩn các kế hoạch hoạt động trunghạn và hằng năm của Trung tâm
- Phê chuẩn báo cáo hằng năm của Trung tâm
- Quyết định các thay đổi về cơ cấu tổ chức các phòng ban chuyên môn củaTrung tâm trên cơ sở đề nghị của Giám đốc
- Thông qua phương án thành lập hoặc giải thể các chi nhánh, văn phòngđại diện và trình Liên hiệp hội Việt Nam xem xét ra quyết định
- Kiểm tra giám sát các hoạt động của Trung tâm
- Quyết định đề nghị sửa đổi , bổ sung Điều lệ Trung tâm
Hội đồng Trung tâm có 1 Chủ tịch do các thành viên Hội đồng bầu ra trong
số các thành viên hội đồng Hội đồng Trung tâm họp thường kì 6 tháng 1 lần, khicần có thể họp bất thường theo triệu tập của Chủ tịch hội đồng.Các Quyết định củaHội đồng Trung tâm chỉ có hiệu lực khi có ít nhất ¾ tổng số thành viên có mặt vàkhi có sự nhất trí của ¾ thành viên có mặt
2 Hội đồng khoa học
Hội đồng khoa học bao gồm các nhà nghiên cứu, các nhà quản lý có trình
độ, chuyên môn sâu và kinh nghiệm về tổ chức, quản lý, hoạt động thường xuyên
và không thường xuyên do Ban Giám đốc mời.Hội đồng khoa học có chức năng:
- Tham vấn cho Ban Giám đốc về chiến lược , phương hướng hoạt động vànghiên cứu của Trung tâm
- Đánh giá, phản biện các công trình nghiên cứu các tài liệu chuyên môn củaTrung tâm
3 Ban giám đốc( gồm Giám đốc và các Phó Giám đốc)
Giám đốc Trung tâm do Liên hiệp hội Việt Nam bổ nhiệm hoặc miễn nhiệmtrên cơ sở đề nghị Của Hội đồng Trung tâm, các Phó giám đốc, Kế toán trưởng doGiám đốc đề nghị Hội đồng Trung tâm phê chuẩn và Liên hiệp hội quyết định bổnhiệm hoặc miễn nhiệm
Giám đốc đại diện cho Trung tâm trước pháp luật và các quan hệ đối nội, đối
Trang 9ngoại.Giám đốc có nhiệm vụ tổ chức triển khai các chương trình, kế hoạch côngtác của Trung tâm , quản lý điều hành và chịu trách nhiệm về tổ chức và hoạt độngcủa Trung tâm.
Các Phó Giám đốc giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm về phần việc
do Giám đốc Trung tâm phân công.Khi vắng mặt hoặc đi công tác dài ngày Giámđốc ủy quyền cho một Phó giám đốc điều hành các hoạt động của Trung tâm Phógiám đốc được ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước Liên hiệp hội Việt Nam vàtrước pháp luật trong thời gian được ủy quyền
Phòng Dịch vụ
Trang 106 Cơ sở vật chất:
Được Liên hiệp các Hội khoa học và Kỹ thuật Việt Nam quan tâm, ngoàitrụ ở làm việc, Trung tâm còn được trang bị đầy đủ các trang thiết bị làm việc vớitổng số vốn đầu tư trên 2 tỷ đồng, bao gồm hệ thống máy chủ kết nối mạng nội bộ
và hệ thống máy tính cá nhân, hệ thống trang thiết bị phục vụ cho giảng dạy, gồm
04 máy Projector, 04 máy chiếu hắt, 03 bộ đầu đĩa và màn hình, 01 xe ô tô phục vụcho việc đi lại, đăng ký sử dụng dịch vụ viễn thông với 08 máy điện thoại, 04 máyfax, sử dụng 02 đường Internet kết nối tốc độ cao (ADSL) với nhà cung cấp dịch
vụ FPT và VNPT
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của cơ quan tổ chức.
1.2.1 Tình hình tổ chức
Hiện tại bộ phận văn thư – lưu trữ của Trung tâm được đặt trong Văn phòng
và lý chịu sự quản lý của Trưởng phòng Số lượng cán bộ làm việc tại Văn phòngcủa Trung tâm gồm 03 cán bộ, trong đó có một cán bộ phụ trách công tác văn thưlưu trữ kiêm nhiệm
-Quản lý tài liệu lưu trữ của Trung tâm;
-Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ;-Tổ chức các đợt tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữcho các bộ, nhân viên của Trung tâm;
-Thực hiện công tác báo cáo thống kê về công tác văn thư lưu trữ;
-Thực hiện công tác thi đua khen thưởng về công tác văn thư, lưu trữ
1.2.3 Về cơ cấu tổ chức.
Theo sơ đồ và cơ cấu tổ chức thì Trung tâm không chuyên viên lưu trữchuyên trách, mà cán bộ văn thư là người kiêm nhiệm luôn công tác lưu trữ của
Trang 11Trung tâm Tuy không có cán bộ lưu trữ chuyên trách nhưng Trung tâm lại có mộtđội ngũ nhân viên chỉnh lý tài liệu khá đông đảo, những nhân viên chỉnh lý đềuhọc đúng chuyên ngành, đã có ít nhất một năm kinh nghiệm và chịu sự điều độngcủa Trung tâm tới các địa điểm chỉnh lý trên cả nước.
Dịch vụ chỉnh lý tài liệu: 90 cán bộ, trong đó:
- 20 cán bộ chuyên môn, tốt nghiệp đại học chuyên ngành văn thư - lưu trữ,
có ít nhất 05 năm kinh nghiệm trở lên Có nhiệm vụ chỉ đạo về mặt nghiệp vụ tạitất cả các đơn vị mà Trung tâm thực hiện dịch vụ chỉnh lý
- 70 nhân viên chỉnh lý, tốt nghiệp từ trung cấp trở lên, chuyên ngành vănthư - lưu trữ, có ít nhất 01 năm kinh nghiệm, thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý và chịu
sự điều động của Trung tâm tới các địa điểm chỉnh lý
Trang 12CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN,
TỔ CHỨC
2.1 Hoạt động quản lý.
2.1.1 Xây dựng và ban hành văn bản về văn thư lưu trữ.
Hiện tại Trung tâm vẫn chưa ban hành quy chế văn thư lưu trữ Việc thựchiện các nghiệp vụ lưu trữ của Trung tâm mới chỉ dựa trên các văn bản quy địnhcủa Nhà nước.Cụ thể như:
+ Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 29/5/2004 của Cục Văn thư lưutrữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính;
+ Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và lưutrữ Nhà nước về việc ban hành tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
+ Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục Văn thư vàlưu trữ Nhà nước về việc ban hành quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN9001:2000
…
Thực tế trên cho thấy tuy vẫn chưa ban hành được quy chế về công tác vănthư lưu trữ, công tác lưu trữ của Trung tâm đã phần nào đi vào nề nếp Tuy vậy,cũng không thể phủ nhận rằng việc chưa ban hành được quy chế cũng đã khiến chocông tác văn thư lưu trữ gặp không ít khó khăn
2.1.2 Tổ chức quản lý kho tàng và phông lưu trữ.
Kho lưu trữ của Trung tâm được bố trí với diện tích khoảng 25m2, đặt tạitầng 5 của toà nhà làm việc Và hiện tại trong kho có một phông ,tuy nhiên trênthực tế tài liệu của phông này vẫn chưa được thu thập hoàn chỉnh Bởi vậy trong
Trang 13kho vẫn còn một số tài liệu bó gói chưa được lập hồ sơ, chỉnh lý khoa học.
Như vậy có thể thấy việc thiết kế xây dựng kho bảo quản tài liệu của Trungtâm vẫn còn những tồn tại như diện tích kho còn hạn chế, việc chưa thu thập đượcđầy đủ tài liệu để thành lập phông Do vậy sẽ gặp không ít những khó khăn trongviệc bảo quản tài liệu
2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Trong vài thập niên trở lại đây ,sự phát triển của công nghệ thông tin đã tạo
ra một bước đột phá trong lĩnh vực khoa học công nghệ Với ưu thế đặc biệt ,côngnghệ thông tin đã nhanh chóng được ứng dụng trong hầu hết các lĩnh vực khácnhau của đời sống xã hội Là một ngành liên quan đến hoạt động quản lý và thôngtin, công tác lưu trữ là một trong những lĩnh vực có khả năng và cần thiết phải ứngdụng công nghệ thông tin
Đáp ứng xu thế toàn cầu hóa cũng như yêu cầu đặt ra thì Trung tâm cũng đãứng dụng các thành tựu của khoa học công nghệ trong nghiệp vụ công tác lưu trữmột cách có hiệu quả, tiết kiệm thời gian
Hằng năm, lãnh đạo Trung tâm luôn tổ chức các hoạt động nghiên cứu khoahọc cho cán bộ nhân viên Mở lớp tập huấn về việc sử dụng các thiết bị công nghệcho nhân viên trong Trung tâm…
Hiện tại Trung tâm đang sử dụng phần mền tin học trong việc tra tìm tài liệulưu trữ, việc tra tìm tài liệu trên máy sẽ giúp cho công việc tra tìm được nhanhchóng và kịp thời, đáp ứng công việc được giao
2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ
Với phương châm luôn được chất lượng làm việc lên hàng đầu Bởi vậyTrung tâm luôn coi trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên lưu trữ nóiriêng và cán bộ, nhân viên trong Trung tâm nói chung Hằng năm Trung tâm luôn
mở lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư – lưu trữ và cử các cán bộ nhânviên đi học,nâng cao trình độ chuyên môn ở các cơ sở đạo tạo có chất lượng trongnước
Trang 14Ngoài ra Trung tâm luôn có các chế độ đãi ngộ hợp lý trong công tác thi đuakhen thưởng về hoạt động lưu trữ Điều này đã phần nào thúc đẩy trong làm việccủa các cán bộ, nhân viên trong Trung tâm.
2.1.5 Hợp tác quốc tế về lưu trữ
Là một Trung tâm thực hiện các dịch vụ chỉnh lý tài liệu vì vậy Trung tâmluôn chú trọng, tham gia các buổi hội thảo nghiên cứu khoa học của Liên hiệp hộiViệt Nam tổ chức có sự tham gia nước ngoài hàng đầu về công tác lưu trữ.Ngoài rathì Trung tâm cũng tham gia các hội thảo có liên quan đến lưu trữ…
2.1.6 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ.
Song song với việc quản lý công tác thi đua khen thưởng, lãnh đạo Trungtâm luôn coi trọng việc thanh tra, kiểm tra trong công tác lưu trữ, để từ đó có cơsở,căn cứ trong việc xử lý các vi phạm về quy chế trong hoạt động nghiệp vụ
Hằng năm Trung tâm luôn có các đợt thanh tra,kiểm tra thường kì và bất
kì ,Tuy theo tính chất và mức độ vi phạm mà đưa ra các biện pháp và hình thức xử
lý, công tác thanh tra, kiểm tra luôn được Trung tâm áp dụng dựa trên cơ sở cácquy định của pháp luật chính vì vậy đã giúp cho hoạt động của Trung tâm luônphát triển và đi vào đúng nguyên tắc, nề nếp
2.2 Hoạt động nghiệp vụ.
2.2.1.Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quantới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan vàphông lưu trữ Quốc gia,lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theoquyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định
Các nguồn nộp lưu và thành phần nộp lưu và thành phần tài liệu cần thu thập
bổ sung vào lưu trữ Trung tâm gồm:
- Các nguồn nộp lưu vào lưu trữ của Trung tâm gồm:
+ Lãnh đạo hội đồng Trung tâm và Hội đồng khoa học: Chủ tịch Hội đồng
và các phó chủ tịch;
+ Ban giám đốc ( gồm Giám đốc và các phó Giám đốc);
Trang 15+ Các đơn vị, phòng, ban trực thuộc Trung tâm.
- Thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ của Trung tâm gồm:+ Khối tài liệu của Hội đồng Trung tâm:
• Hồ sơ, tài liệu về lựa chọn và tiến cử, bổ nhiệm, miễn nhiệm Hội đồngTrung tâm;
• Hồ sơ, tài liệu các chiến lược phát triển hàng năm của Trung tâm;
• Hồ sơ, tài liệu về hoạt động giám sát các hoạt động của Trung tâm;
Các nguồn nộp lưu và thành phần nộp lưu và thành phần tài liệu cần thu thập
bổ sung vào lưu trữ Trung tâm gồm:
- Các nguồn nộp lưu vào lưu trữ của Trung tâm gồm:
+ Lãnh đạo hội đồng Trung tâm và Hội đồng khoa học: Chủ tịch Hội đồng
và các phó chủ tịch;
+ Ban giám đốc ( gồm Giám đốc và các phó Giám đốc);
+ Các đơn vị, phòng, ban trực thuộc Trung tâm
- Thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ của Trung tâm gồm:+ Khối tài liệu của Hội đồng Trung tâm:
• Hồ sơ, tài liệu về lựa chọn và tiến cử, bổ nhiệm, miễn nhiệm Hội đồngTrung tâm;
• Hồ sơ, tài liệu các chiến lược phát triển hàng năm của Trung tâm;
• Hồ sơ, tài liệu về hoạt động giám sát các hoạt động của Trung tâm;
Do Trung tâm là một đơn vị nhỏ tài liệu sản sinh ít chủ yếu là tài liệu hànhchính.Việc thu thập tài liệu chủ yếu là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt độngcủa trung tâm
2.2.2.Công tác xác định giá trị tài liệu
Tài liệu là các loại công văn ,giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt độngcủa các cơ quan ,tổ chức Nhưng trên thực tế không phải tài liệu nào cũng có giátrị,có những tài liệu sản sinh ra nhằm giải quyết công việc trước mắt,nhưng cũng
có những tài liệu có nội dung phục vụ cho việc xác minh ,tra cứu ,tổng kết các vấn
đề thì cần giữ lại.Chính vì vậy phải quan tâm đến công tác xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc,tiêu chuẩn và phương
Trang 16pháp của lưu trữ học quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu.
Dựa trên Thông tư 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ ngày 03 tháng 6 năm
2011 của Bộ Nội Vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ ,tài liệu hình thành phổbiến trong hoạt động của các cơ quan,tổ chức
Nhìn chung công tác xác định giá trị tài liệu của Trung tâm đã thực hiệnđúng quy định của pháp luật.Tuy nhiên Trung tâm vẫn chưa thành lập hội đồng xácđịnh giá trị tài liệu để tiến hành kiểm tra những tài liệu hết giá trị để đem đi tiêuhủy dẫn đến tình trạng tích đống tài liệu hết giá trị trong kho.(xem phụ lục 01,03,04)
2.2.3Công tác chỉnh lý
Công tác chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loạikhoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi chức năng hoặc lậpmới hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu và làm các công cụtra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý
Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vu quan trọng, có liên quanmật thiết tới các khâu nghiệp vụ tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Là đơn vị nhỏnên tài liêu sản sinh không nhiều nên việc chỉnh tài liệu của Trung tâm không đượctiến hành mà mới chỉ dừng lại ở việc các phòng tự sắp xếp theo trật tự Tuy nhiên
về dịch vụ chỉnh lý tài liệu cho các cơ quan tổ chức thì nhân viên chỉnh lý tài liệucủa Trung tâm lại thực hiện theo đúng các bước trong chỉnh lý
Do Trung tâm là đơn vị nhỏ, để đảm bảo cho đợt thực tập của em được thựchiện theo đúng đề cương của Nhà trường về công tác Lưu trữ, Trung tâm đã liên hệvới Bộ Tài Chính để em được trực tiếp cận với thực tế công tác chỉnh lý tài liệu lưutrữ
Đợt thực tế tại kho lưu trữ Bộ Tài Chính em đã được làm rất nhiều khâunghiệp vụ liên quan đến công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ, biết được cơ cấu tổ chứccủa một cơ quan nhà nước, nắm được khối tài liệu mà cơ quan thường ban hành
Và trên hết là em được trực tiếp chỉnh lý tài liệu, những khâu nghiệp vụ học trên
vở tưởng chừng rất đơn giản nhưng lại đòi hỏi sự nhiệt cần thẩn, tỉ mỉ, trách nhiệmcông việc, và quan trọng là kiến thực cơ bản được trang bị trên ghế nhà trường