B. PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét về Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý. 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý. 1.1.1 Lịch sử hình thành Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý ( tên giao dịch quốc tế: Organization and Management Science Reserch – Training Center – viết tắt là OMT ) được thành lập theo Quyết định số 136QĐLHH ngày 24012007 của Liên hiệp hội Việt Nam về việc thành lập Trung tâm đào tạo – nghiên cứu khoa học tổ chức và quản lý. 1.1.2 Chức năng Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý ( sau đây gọi là Trung tâm ) có chức năng: Huy động các nhà khoa học, các nhà tổ chức, các nhà quản lý tham gia vào hoạt động dịch vụ, nghiên cứu khoa học tổ chức, quản lý và các vấn đề phát triển; đào tạo, phổ biến pháp luật, chuyển giao tri thức, kỹ năng, nghiệp vụ tổ chức, quản lý nhằm nâng cao năng lực tổ chức và quản lý cho các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. 1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn Trung tâm có các nhiệm vụ chủ yếu sau: Nghiên cứu và ứng dụng các lý thuyết và mô hình tổ chức, các học thuyết quản lý hiện đại, các vấn đề phát triển vào các lĩnh vực khác nhau phục vụ phát triển kinh tế xã hội.
Trang 1A PHẦN MỞ ĐẦU
Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với tất cả các lĩnhvực của đời sống xã hội Nó không những lưu giữ lại những tài liệu có giá trị,phản ánh đầy đủ mọi hoạt động của một cơ quan, tổ chức, cá nhân mà còn gópphần quan trọng trong việc cung cấp thông tin có giá trị pháp lý cao và chínhxác nhất cho các hoạt động xã hội
Từ các cơ quan cấp quốc gia, đến mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp nhỏtrong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những vănbản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết.Công tác lưu trữ được làm tốt sẽ góp phần quan trọng bảo đảm thông tin chohoạt động của một tổ chức, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy,phục vụ mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Đồng thời, làm tốt công táclưu trữ còn góp phần bảo vệ những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức
và bí mật quốc gia
Chính vì ý nghĩa, tầm quan trọng to lớn đó, ngay từ những ngày đầu giànhđược độc lập, Đảng và Nhà nước ta đã đặc biệt quan tâm đến công tác lưu trữ vàtài liệu lưu trữ, coi đây là công cụ để quản lý, điều hành đất nước Đã có rấtnhiều văn bản của Đảng, Nhà nước quy định về công tác công văn, giấy tờ.Công tác lưu trữ được ban hành, tạo điều kiện cho sự phát triển của ngành lưutrữ từ Trung ương đến địa phương từng bước được hoàn thiện
Từ những lý do trên tôi đã chọn công tác Lưu trữ tại Trung tâm Đào tạo –
Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản ly làm nội dung thực hiện báo cáo thực
tập của mình
Trong quá trình thực tập tại Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học
Tổ chức và Quản lý tôi đã gặp một số khó khăn: từ việc làm quen với môitrường làm việc công sở, những bỡ ngỡ ban đầu khi bắt tay vào công việc thực
tế cho tới việc thực hiện một số khâu nghiệp vụ còn non kém do chưa thành
Trang 2Khoảng thời gian thực tập tại Trung tâm chính là khoảng thời gian vôcùng quý báu giúp tôi học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm và những kiến thức
bổ ích, những kỹ năng khi còn trong trường tôi chưa được trải nghiệm Tôi xingửi lời cảm ơn tới chị Đỗ Thị Hằng và các anh chị trong Văn Phòng Ban lãnhđạo Trung tâm đã giúp tôi thực hiện tốt quá trình thực tập tại đây cũng như giúp
đỡ để tôi có thể hoàn thiện bài báo cáo thực tập của mình
Do thời gian tiếp xúc với công việc ở cơ quan có hạn nên trong quá trìnhthực tập tôi không tránh khỏi những thiếu sót Chính vì vậy, tôi rất mong nhậnđược những ý kiến đóng góp của chị Đỗ Thị Hằng, các anh chị trong VănPhòng, thầy cô trong nhà trường và các bạn để bài báo cáo của tôi được hoànthiện hơn; bên cạnh đó giúp tôi bổ sung kiến thức quý báu, làm hành trang để tôibước tới tương lai một cách tự tin hơn cũng như giúp cho tôi rất nhiều trongcông việc của sau này
Tôi xin trân thành cảm ơn!
Trang 3B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét về Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa
học Tổ chức và Quản lý.
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý.
1.1.1 Lịch sử hình thành
Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý ( tên giao
dịch quốc tế: Organization and Management Science Reserch – Training Center – viết tắt là OMT ) được thành lập theo Quyết định số 136/QĐ-LHH
ngày 24/01/2007 của Liên hiệp hội Việt Nam về việc thành lập Trung tâm đàotạo – nghiên cứu khoa học tổ chức và quản lý
1.1.2 Chức năng
Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý ( sau đâygọi là Trung tâm ) có chức năng: Huy động các nhà khoa học, các nhà tổ chức,các nhà quản lý tham gia vào hoạt động dịch vụ, nghiên cứu khoa học tổ chức,quản lý và các vấn đề phát triển; đào tạo, phổ biến pháp luật, chuyển giao trithức, kỹ năng, nghiệp vụ tổ chức, quản lý nhằm nâng cao năng lực tổ chức vàquản lý cho các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp
1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn
Trung tâm có các nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Nghiên cứu và ứng dụng các lý thuyết và mô hình tổ chức, các họcthuyết quản lý hiện đại, các vấn đề phát triển vào các lĩnh vực khác nhau phục
vụ phát triển kinh tế - xã hội
Trang 4- Chuyển giao tri thức, phổ biến pháp luật và đào tạo chuyên môn, nghiệp
vụ trên các lĩnh vực tổ chức, quản lý, hành chính, hội nhập, đầu tư, đấu thầu,chứng khoán, tài chính, kế toán, tin học và ngoại ngữ, văn thư - lưu trữ
- Dịch vụ tư vấn về tổ chức, quản lý và cung cấp thông tin trên các lĩnhvực, đại diện phát hành sách cho các nhà xuất bản
Phạm vi hoạt động của Trung tâm:
Trung tâm chủ động triển khai và phối kết hợp với các cơ quan quản lýnhà nước, các cơ quan sự nghiệp, các cơ sở đào tạo, các tổ chức khoa học vàcông nghệ, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội,các tổ chức kinh tế, các tổ chức chính phủ và phi chính phủ quốc tế trong vàngoài nước để thực hiện nhiệm vụ của Trung tâm
Trách nhiệm và quyền hạn của Trung tâm:
+ Trách nhiệm:
- Hoạt động theo đúng lĩnh vực được cấp, tuân thủ đúng quy định của phápluật, quy định quản lý của Liên hiệp hội Việt Nam và Điều lệ về Tổ chức
và Hoạt động của Trung tâm
- Mở sổ sách kế toán theo đúng quy định của pháp luật, thực hiện nghiêmchỉnh nghĩa vụ tài chính với nhà nước, với Liên hiệp hội Việt Nam vàngười lao động trong Trung tâm
+ Quyền hạn:
- Chủ động trong tổ chức và hoạt động của Trung tâm, tự chủ về tài chính
- Chủ động giao dịch và ký kết hợp đồng với các cá nhân, tổ chức trong vàngoài nước để thực hiện nhiệm vụ của Trung tâm
- Quyết định giá cả sản phẩm nghiên cứu, dịch vụ khoa học, công nghệ, đàotạo theo thoả thuận trong hợp đồng và thích ứng theo thị trường
Trang 5- Lựa chọn hình thức và phương thức huy động vốn đúng pháp luật, sửdụng lợi nhuận thu được theo quy định về tài chính của điều lệ Trung tâm.
- Chủ động trong quan hệ đối nội, đối ngoại, ký kết các hợp đồng, các thỏathuận hợp tác với các cá nhân và tổ chức nước ngoài trên cơ sở tuân thủcác quy định của pháp luật
1.1.4 Cơ cấu tổ chức
Trung tâm được tổ chức theo cơ cấu sau:
1 Hội đồng Trung tâm
Trong đó:
Hội đồng Trung tâm
Hội đồng Trung tâm bao gồm những thành viên tham gia thành lập Trungtâm, có quyền hạn và nhiệm vụ như sau:
Trang 6- Lựa chọn và tiến cử Giám đốc trình Liên hiệp hội Việt Nam quyết định
bổ nhiệm và miễn nhiệm, phê chuẩn đề nghị của Giám đốc về việc cửhoặc miễn nhiệm các phó Giám đốc, Kế toán trưởng trình Liên hiệp hộiViệt Nam quyết định bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm
- Quyết định chiến lược phát triển; phê chuẩn các kế hoạch hoạt độngtrung hạn và hàng tháng của Trung tâm
- Quyết định các nguyên tắc cơ bản về tài chính và phân phối thu thập củaTrung tâm
- Phê chuẩn các báo cáo hàng tháng của Trung tâm
- Quyết định các thay đổi về cơ cấu tổ chức, các phòng ban chuyên môncủa Trung tâm trên cơ sở đề nghị của Giám đốc
- Thông qua phương án thành lập hoặc giải thể các chi nhánh, văn phòngđại diện và trình Liên hiệp hội Việt Nam xem xét ra quyết định
- Kiểm tra, giám sát các hoạt động của Trung tâm
- Quyết định đề nghị sửa đổi, bổ sung Điều lệ của Trung tâm
Hội đồng Trung tâm có 01 Chủ tịch do các thành viên Hội đồng bầu ra trong
số các thành viên Hội đồng Hội đồng Trung tâm họp thường kỳ 06 tháng mộtlần, khi cần có thể họp bất thường theo triệu tập của Chủ tịch Hội đồng Cácquyết định của Hội đồng Trung tâm chỉ có hiệu lực khi có ít nhất 3/4 tổng sốthành viên có mặt và khi đạt được sự nhất trí của 3/4 thành viên có mặt
Hội đồng khoa học
Hội đồng khoa học Trung tâm bao gồm các nhà nghiên cứu, các nhà quản
lý có trình độ, chuyên môn sâu và kinh nghiệm về tổ chức, quản lý, hoạt độngthường xuyên và không thường xuyên do Ban Giám đốc mời Hội đồng khoahọc có chức năng:
Trang 7- Tham vấn cho Ban Giám đốc về chiến lược, phương hướng hoạt động vànghiên cứu của Trung tâm.
- Đánh giá, phản biện các công trình nghiên cứu, các tài liệu chuyên môncủa Trung tâm
Ban Giám đốc
Giám đốc Trung tâm do Liên hiệp hội Việt Nam bổ nhiệm hoặc miễnnhiệm trên cơ sở đề nghị của Hội đồng Trung tâm Các Phó giám đốc, Kế toántrưởng do Giám đốc đề nghị Hội đồng Trung tâm phê chuẩn và Liên hiệp hộiquyết định bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm
Giám đốc đại diện cho Trung tâm trước pháp luật và các quan hệ đối nội,đối ngoại Giám đốc có nhiệm vụ tổ chức triển khai các chương trình, kế hoạchcông tác của Trung tâm, quản lý diều hành và chịu trách nhiệm về tổ chức vàhoạt động của Trung tâm
Các Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm về cácphần việc do Giám đốc phân công Khi vắng mặt hoặc đi công tác dài ngày,Giám đốc ủy quyền cho một Phó giám đốc điều hành các hoạt động của Trungtâm Phó giám đốc được ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước Liên hiệp hộiViệt Nam và trước pháp luật trong thời gian được ủy quyền
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng của Trung tâm
Trang 8đảm bảo điều kiện làm việc và phối hợp đồng bộ với các cơ quan giúp việcGiám đốc Trung tâm.
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
- Giúp việc Giám đốc Trung tâm trong chỉ đạo thực hiện chương trình, kếhoạch công tác của Trung tâm và hướng dẫn việc kiểm tra thực hiện ở các phòngtheo lĩnh vực được phân công
- Tổ chức tiếp nhận, xử lý, tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ công táclãnh đạo, quản lý và điều hành các hoạt động của Ban Giám đốc Trung tâm vàcác phòng ban trong Trung tâm
- Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm theo các quyđịnh hiện hành của Nhà nước
- Thực hiện đầu tư xây dựng cơ bản, xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn và muasắm tài sản theo các quy định của Nhà nước
- Thực hiện nhiệm vụ quản lý tài sản nhà, đất là trụ sở làm việc, các trangthiết bị phục vụ nghiên cứu dưới dạng hiện vật theo các quy định hiện hành củaNhà nước
- Bảo đảm các phương tiện làm việc phục vụ nhu cầu của Ban Giám đốc
và các cơ quan giúp việc Giám đốc Trung tâm theo các quy định hiện hành
- Thực hiện công tác bảo vệ trật tự an toàn trụ sở cơ quan, phòng cháy,chữa cháy, dân quan tự vệ và một số công việc đột xuất khác
- Phối hợp đồng bộ với các cơ quan giúp việc Giám đốc Trung tâm với tưcách chủ trì hoặc thành viên phối hợp theo chức năng, nhiệm vụ của từng cơquan giúp việc; bảo đảm sự quản lý, chỉ đạo của Giám đốc Trung tâm kịp thời
và có hiệu quả
- Thực hiện những nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm phân công
Trang 91.2.3 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng bao gồm:
+ Lãnh đạo Văn phòng
+ Các bộ phân chuyên môn, nghiệp vụ:
- Bộ phận Hành chính – Tổng hợp – Văn thư – Lưu trữ
- Bộ phận Cơ sở vật chất và Kỹ thuật
- Bộ phận Lễ tân và Vệ sinh môi trường
- Bộ phận Bảo vệ
Trang 10CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO –
NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ
2.1 Hoạt động quản lý.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề về lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoahọc tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ côngtác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy, công tác lưu trữ là mộtmắt xích quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổchức nói chung và doanh nghiệp nói riêng
Để quản lý thống nhất khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt độngcủa Trung tâm, Ban lãnh đạo Trung tâm đã giao nhiệm vụ cho Văn Phòng cótrách nhiệm tổ chức quản lý và thực hiện các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưutrữ trong trung tâm: làm đầu mối trình ký và lưu chuyển các quyết định, văn bảncho các đơn vị trong trung tâm theo đúng quy định; quản lý và sử dụng con dấu,
tổ chức triển khai, thực hiện công tác văn thư; quản lý các văn bản, tài liệu; cấpgiấy giới thiệu cho cán bộ, viên chức đi công tác; xác nhận người đến công tác
tại trung tâm; tiếp nhận, kiểm tra, phân loại vào sổ các loại công văn, tài liệu,
thư tín theo đúng quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ;
Để đưa công tác lưu trữ đi vào nề nếp ban giám đốc Trung tâm đã có sựquan tâm, lãnh đạo, chỉ đạo về công tác lưu trữ: tổ chức cho cán bộ tham gia cáclớp tập huấn ngắn hạn về công tác lưu trữ và chỉ đạo thực hiện các văn bản chỉđạo của nhà nước về công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức như:
+ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, được Quốc hội nước Cộng hòa xã hộichủ nghĩa Việt Nam khóa 13 kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm
2011 (ngày 1 tháng 7 năm 2012 có hiệu lực)
Trang 11+Thông Tư 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụhướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.
+ Thông Tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụQuy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức
+ Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục vănthư và lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn Chỉnh lý tài liệu hànhchính
+ Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục vănthư và lưu trữ nhà nước hướng dẫn việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Dựa trên cơ sở các văn bản quy định của nhà nước hướng dẫn, chỉ đạo việcthực hiện công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức, Ban lãnh đạo Trung tâmbước đầu đã có sự quan tâm tới việc bảo quản, lưu trữ hồ sơ tài liệu hình thànhtrong quá trình hoạt động phục vụ cho việc khai thác sử dụng tài liệu để giảiquyết những công việc hàng ngày của Trung tâm
Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý mới thànhlập năm 2007 vì vậy công tác lưu trữ của trung tâm chưa được quan tâm nhiều,không có bộ phận quản lý riêng về công tác văn thư lưu trữ Trong trung tâmchỉ có cán bộ kiêm nhiệm công tác văn thư lưu trữ thuộc văn phòng Cán bộkiêm nhiệm có trình độ Cao đẳng về chuyên ngành Lưu trữ và có trách nhiệmtiếp nhận và luân chuyển văn bản đi, đến tới các bộ phận trong trung tâm; sắpxếp, lưu trữ hồ sơ, công văn giấy tờ; cung cấp hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu
Tuy đã có cán bộ kiêm nhiệm phụ trách công tác lưu trữ của trung tâmnhưng công tác lưu trữ trong trung tâm chưa đạt được nhiều kết quả, cụ thể: khốitài liệu của trung tâm từ khi thành lập đến nay sản sinh ra tương đối nhiều chưađược phân loại, sắp xếp khoa học nên các khâu tổ chức của công tác lưu trữtrong trung tâm còn hạn chế, chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu khai thác sửdụng tài liệu lưu trữ để giải quyết công việc hàng ngày của cán bộ, nhân viêntrong trung tâm
Trang 122.2 Hoạt động nghiệp vụ.
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tàiliệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức được bảo quảntrong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích của cơ quan, tổchức và của toàn xã hội Qua đó góp phần xây dựng và phát triển các hoạt độngcủa cơ quan, tổ chức ngày càng hoàn chỉnh, năng động và hiệu quả hơn
Để thực hiện tốt công tác lưu trữ của cơ quan, bảo quản an toàn và phát huytối đa giá trị của tài liệu lưu trữ đúng với quy định chung của nhà nước và quyđịnh chung của cơ quan thì cán bộ làm công tác lưu trữ trong cơ quan cần thựchiện tốt những khâu nghiệp vụ sau:
2.2.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao
nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
Thu thập bổ sung tài liệu nhằm đảm bảo đưa vào kho lưu trữ những tài liệu
có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản và phục vụ yêu cầu nghiên cứu,khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả
Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ của cơ quan có quan hệ đếnhầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ Thực hiện tốt nhiệm vụ thu thập bổsung tài liệu vào kho lưu trữ của cơ quan sẽ góp phần làm hoàn chỉnh, phong phúthành phần tài liệu trong phông lưu trữ của cơ quan và đáp ứng tốt khả năng phục
vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả trong cơ quan được tốthơn Vì vậy, việc thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ của cơ quan là một côngviệc thường xuyên và tất yếu
Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý là kho lưutrữ hiện hành, có nhiệm vụ thu thập, bảo quản tài liệu của các đơn vị, tổ chứctrong trưng tâm và phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của các cán
bộ, nhân viên trong trung tâm Là kho lưu trữ hiện hành nên nguồn tài liệu thuthập bổ sung hàng năm vào kho chủ yếu là tài liệu sản sinh ra trong quá trìnhhoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm
Trang 13Nguồn thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ của Trung tâm bao gồmcác nguồn:
- Từ Lãnh đạo Trung tâm ( gồm Giám đốc và các Phó giám đốc );
* Thành phần tài liệu có trong kho lưu trữ của Trung tâm:
- Văn bản quy phạm pháp luật:
- Văn bản hành chính: Công văn, Tờ trình, Kế hoạch, Báo cáo, Thông báo,
- Văn bản chuyên ngành: Hợp đồng, Biên bản, chứng từ, giấy giới thiệu
* Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ trong công tác thu thập
Do đặc thù của Trung tâm, tài liệu thu về chủ yếu là hồ sơ về hoạt độngđào tạo và nghiên cứu nên trong công tác thu thập của Trung tâm thì cán bộ lưutrữ có nhiệm vụ sau:
+ Hàng năm lưu trữ cơ quan, cán bộ phụ trách công tác lưu trữ xây dựng
kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu của các cá nhân, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu;
Trang 14+ Căn cứ vào kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đã được phê duyệt, lưu trữ
cơ quan, các cá nhân, đơn vị có hồ sơ thuộc nguồn nộp lưu tiến hành nhữngcông việc sau:
- Lập Mục lục thống kê hồ sơ nộp lưu;
- Vệ sinh hồ sơ;
+ Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộplưu tại kho lưu trữ;
+ Tổ chức tiếp nhận tài liệu và làm các thủ tục giao nhận hồ sơ
Thủ tục giao nhận tài liệu vào kho lưu trữ Trung tâm Đào tạo – Nghiêncứu Khoa học Tổ chức và Quản lý được thực hiện nghiêm ngặt theo quy địnhcủa Nhà nước
Khi các phòng ban, cá nhân giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ thì cán bộ
lưu trữ kiêm nhiệm phải lập 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ” mỗi bên giữ 01
bản Hai bên giao, nhận hồ sơ phải ký vào biên bản và biên bản phải thể hiệnđúng, đầy đủ nội dung và thông tin đối với khối hồ sơ giao nhận.( Phụ Lục III )
* Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
Theo quy định của Nhà nước, Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vàolưu trữ cơ quan:
- Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợpquy định tại điểm b khoản này;
- Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với
hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản
Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạnnộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại
Trang 15gửi cho Lưu trữ cơ quan Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhânkhông quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu”.
( Theo Điều 11 Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm2011)
Thực tế tại Trung tâm, do kho lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức,phải sử dụng phòng làm việc cũ xây dựng kho nên điều kiện lưu trữ hồ sơ, tàiliệu chưa được tốt, vì vậy trong một năm hồ sơ tài liệu nộp vào kho lưu trữ củaTrung tâm được chia thành nhiều đợt: 03 hoặc 06 tháng nộp lưu vào lưu trữ cơquan một lần
Với những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ của cơ quannhưng cán bộ, công chức trong Trung tâm cần giữ lại để kiểm tra hoặc dùng chohọc viên đến tham khảo thì vẫn phải làm thủ tục giao nộp vào bộ phận lưu trữcủa cơ quan sau đó làm thủ tục cho mượn lại hồ sơ, tài liệu Thời gian giữ lại hồ
sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 05 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu
* Tình hình giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ của Trung tâm:
Thu thập bổ sung tài liệu là quá trình tìm kiếm, tiếp nhận những tài liệuhình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan để đưa vào lưu trữ; nhằm tối
ưu thành phần tài liệu của phông lưu trữ và đây là một trong những khâu nghiệp
vụ quan trọng, tất yếu mà bất cứ lưu trữ nào cũng phải thực hiện trong công táclưu trữ và thu thập bổ sung tài liệu là khâu nghiệp vụ cơ bản đầu tiên tạo tiền đềcho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ tiếp theo của công tác lưu trữ: phân loạitài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý, Đồng thời đây còn là một trongnhững nghiệp vụ mang tính chất quyết định, tạo nên sự hoàn thiện, đầy đủ chobất kỳ một phông lưu trữ nào
Trong những năm qua công tác thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữcủa Trung tâm chưa được quan tâm đúng mức do đó nhiều tài liệu có giá trị còntồn đọng ở các đơn vị chưa được giao nộp vào kho lưu trữ để quản lý tập trungthống nhất tạo thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu khi cần Hiện nay các
Trang 16đơn vị, bộ phận thuộc Trung tâm đều tự lưu trữ tài liệu của mình Việc giao nộptài liệu vào lưu trữ chưa được triển khai Lưu trữ tài liệu tại các đơn vị có ưuđiểm là lưu trữ được đầy đủ tài liệu do đơn vị sản sinh ra tuy nhiên có hạn chế làđiều kiện bảo quản không tốt, không có trang thiết bị bảo quản chuyên dụng dẫntới tình trạng tài liệu dễ bị hư hỏng.
Một số đơn vị đã giao nộp tài liệu vào lưu trữ nhưng tài liệu không đầy đủ,tài liệu còn trong tình trạng bó gói, lộn xộn, rời lẻ gây khó khăn cho cán bộ lưutrữ tiến hành các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ.(Phụ Lục IV)
Nguyên nhân là do Ban lãnh đạo Trung tâm chưa nhận thức đúng đắn vềvai trò của công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ nên chưa có sự quantâm đúng mức; do thiếu văn bản chỉ đạo; việc thu thập tài liệu còn mang tính bịđộng; thành phần tài liệu thu được chủ yếu là tài liệu hành chính chưa thu thậpđược toàn bộ những hồ sơ, tài liệu phản ánh hoạt động cơ quan
Tổng số tài liệu thu được trong 3 năm qua:
STT Đơn vị Số hồ sơ Số hợp Mét giá Thời gian
2.2.2 Xác định giá trị tài liệu.
Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên
tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xácđịnh những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị
Trang 17Đây là công việc quan trọng và là khâu nghiệp vụ phức tạp có tính chấtquyết định trực tiếp đến số phận tài liệu Thực hiện tốt công tác xác định giá trịtài liệu nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu, tối ưu hóa thành phầnphông lưu trữ của trung tâm, tiết kiệm diện tích kho tàng, trang thiết bị bảoquản.
Để thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu trong Trung tâm được chínhxác, cán bộ văn thư lưu trữ vận dụng linh hoạt các nguyên tắc, phương pháp,tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu đối với tài liệu hành chính, còn đối với tài liệuchuyên môn kĩ thuật bên cạnh vận dụng các tiêu chuẩn chung còn phải chú ý tớicác tiêu chuẩn đặc thù:
- Tiêu chuẩn tính mới của khoa học kĩ thuật công nghệ
- Trình độ giải pháp khoa học kĩ thuật công nghệ
- Hiệu quả kinh tế, kĩ thuật và hiệu quả xã hội
- Mức độ tiêu chuẩn hóa sản phẩm hay công trình
- Mức độ cải tạo công trình hay hiện đại hóa sản phẩm
- Giai đoạn (bước) nghiên cứu, thiết kế
Thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu được thống nhất, chính xác cán bộvăn thư trung tâm phải xây dựng được thời hạn bảo quản tài liệu Hiện nay cán bộvăn thư lưu trữ trong Trung tâm chưa xây dựng được bảng thời hạn bảo quản tàiliệu, việc đánh giá giá trị tài liệu chủ yếu dựa vào Danh mục hồ sơ
Thực tế việc xác định giá trị tài liệu ở Trung tâm chủ yếu được thực hiệntrong khi lựa chọn tài liệu để lập hồ sơ công việc và ngay từ quá trình lập danhmục hồ sơ cho Trung tâm Lưu trữ Trung tâm có trách nhiệm kiểm tra lại giá trị
hồ sơ, tài liệu do văn thư nộp lại Tại đây hồ sơ, tài liệu sẽ được đánh giá mộtcách toàn diện; những tài liệu trùng thừa, hết giá trị, tài liệu được xác địnhkhông chính xác ở giai đoạn trước sẽ được loại ra để tiến hành tiêu huỷ Khi tiếnhành việc tiêu huỷ tài liệu phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu đểxem xét và quyết định danh mục các hồ sơ cần giữ lại để bảo quản, định thờihạn bảo quản và danh mục tài liệu hết giá trị
Trang 18Sau khi tiến hành việc thẩm tra, xác định giá trị tài liệu những hồ sơ, tàiliệu có giá trị được đưa vào bảo quản trong kho, còn những tài liệu hết giá trị,tài liệu trùng thừa được loại ra để tiêu hủy Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trịcủa Trung tâm phải được thực hiện theo quy định của pháp luật Theo Điều
28 của Luật Lưu trữ - hủy tài liệu hết giá trị và công văn NVĐP ngày 19/12/2006 về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị
879/VTLTNN-để thực hiện việc tiêu hủy đối với tài liệu hành chính Còn đối với tài liệuchuyên môn – kỹ thuật thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theoquy định của ngành
Tài liệu hết giá trị đem ra tiêu hủy phải được lập hồ sơ hủy tài liệu hết giátrị Hồ sơ về việc hủy tài liệu hết giá trị được bảo quản tại trung tâm ít nhất 20năm kể từ ngày hủy tài liệu Việc tiêu huỷ tài liệu có ý nghĩa đối với việc tiếtkiệm ngân sách nhà nước, giải phóng được kho tàng trang thiết bị bảo quản tàiliệu trong Trung tâm, tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu và sử dụng thông tin khicần thiết
Do bộ phận văn thư trong Trung tâm đã lập hồ sơ công việc và danhmục hồ sơ, nên việc xác định giá trị tài liệu bước đầu được thực hiện đầy đủ, tạothuận lợi cho công tác lưu trữ tài liệu của Trung tâm ngày càng phát triển, pháthuy được giá trị của tài liệu lưu trữ
2.2.3 Chỉnh lý tài liệu.
Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập
công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cánhân
Thực hiện tốt việc chỉnh lý tài liệu tạo thuận lợi cho việc bảo quản tài liệu,quản lý, tra tìm nhanh chóng, chính xác; có cơ sở loại ra những tài liệu hết giá trị
về mọi phương diện để tiêu hủy, tiết kiệm diện tích kho tàng, phương tiện bảoquản, tối ưu hóa thành phần phông lưu trữ của Trung tâm
Trang 19Thực tế hiện nay, Trung tâm chưa tiến hành chỉnh lý được toàn bộ khốitài liệu hình thành trong quá trình hoạt động, Ban lãnh đạo Trung tâm chưathực sự quan tâm tới công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm Do đó, trongquá trình hoạt động Trung tâm đã sản sinh ra một khối tài liệu tương đốinhiều nhưng khối tài liệu được thu thập được vào kho rất ít, chủ yếu là tài liệu
về hành chính, văn bản đi và đến, Khối tài liệu thu được mặc dù đã đượcphân loại, lập hồ sơ sơ bộ nhưng chất lượng hồ sơ không đồng đều, tài liệutrùng thừa, hết giá trị chưa được loại hủy.(Phụ Lục V)
Trong thời gian tới, Trung tâm chủ động tiến hành thu thập và chỉnh lý toàn
bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động để có thể đem ra khai thác,
sử dụng có hiệu quả phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ
Hồ sơ, tài liệu của Trung tâm gồm có nhiều loại và có giá trị khác nhau, đểlập và quản lý đầy đủ những hồ sơ tài liệu cần phải dựa trên một số tiêu chí nhấtđịnh Việc phân loại khoa học, hợp lý giúp cho việc quản lý, khai thác, sử dụng
hồ sơ được hiệu quả đem lại lợi ích thiết thực
Việc phân loại và lập hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt độngcủa trung tâm một cách khoa học và thống nhất tạo điều kiện thuận lợi cho côngtác bảo quản, tra tìm hồ sơ tài liệu được nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời
2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ.
Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụchuyên môn để xác định số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hìnhtài liệu và các đối tượng khác có liên quan đến công tác lưu trữ
Việc thống kê giúp lãnh đạo Trung tâm, cán bộ văn thư lưu trữ nắm được
số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu có trong kho từ đó đưa raquyết định chỉ đạo phù hợp với thực tế và cán bộ văn thư lưu trữ xây dựng được
kế hoạch thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, tổ chức sử dụngkhối tài liệu của Trung tâm
Trang 20Hiện nay, trong Trung tâm công tác thống kê tài liệu được tiến hành vàocuối mỗi năm gồm thống kê tài liệu lưu trữ, trang thiết bị bảo quản, số lượng cánbộ, Bên cạnh việc thống kê tài liệu Trung tâm cũng bước đầu xây dựng công
cụ tra cứu đối với khối tài liệu thu thập được và lập hồ sơ sơ bộ trong kho.Trong Trung tâm sử dụng mục lục hồ sơ là công cụ tra tìm chủ yếu cùng với đóTrung tâm cũng sử dụng cơ sở dữ liệu để quản lý và tra cứu hồ sơ
Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu được thực hiện tốt giúp choviệc quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu trong công ty được nhanh chóng, chínhxác, phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ
2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp cần thiết để kéo dàituổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ công tác nghiên cứutrước mắt và lâu dài
Nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì tài liệu có thể bị mất mát hưhỏng Trong Trung tâm hiện nay có kho bảo quản tài liệu với diện tích 40m2 đặttrong trụ sở của Trung tâm, trong kho có trang bị giá, tủ đựng tài liệu, bình chữacháy và quạt thông gió (Phụ Lục VI ) Do tài liệu thu được để trong kho còn ít vìvậy trong thời gian tới cán bộ văn thư lưu trữ trong Trung tâm cần có kế hoạchthu thập khối tài liệu đã tới thời hạn giao nộp nhưng còn tồn đọng ở các đơn vịtrong Trung tâm đặc biệt là khối tài liệu chuyên môn kĩ thuật phản ánh hoạt độngđặc thù của Trung tâm để đưa vào bảo quản trong kho được an toàn và làm hoànchỉnh phông lưu trữ của Trung tâm
2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu là khai thác thông tin tài liệu lưu trữphục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của
cơ quan, tổ chức
Trang 21Công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu tại Trung tâm Đào tạo –Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý được thực hiện thường xuyên và đạtkết quả cao Do yêu cầu về học tập và nghiên cứu, hằng năm số lượng người đếnkhai thác, sử dụng tài liệu rất lớn và ngày càng tăng, có những hồ sơ, tài liệuđược đưa ra phục vụ thường xuyên, nhiều lần Đối với các hồ sơ liên quan đếnnghiên cứu, quản lý…số lượng hồ sơ trong kho nhiều thường xuyên phục vụ các
cơ quan và cá nhân khai thác, sử dụng nhất là phục vụ cho công tác đào tạo.Nhìn chung, công tác lưu trữ của Trung tâm bước đầu đã đi vào nề nếp bởi
vì đã có sự phân công trách nhiệm cụ thể, từng bộ phận chức năng đã thực hiệntốt nhiệm vụ mình được giao .( Phụ Lục VII )
Trong thời gian tới lãnh đạo Văn phòng cùng cán bộ lưu trữ lập kế hoạchthu thập tài liệu còn tồn đọng tại các đơn vị vào kho lưu trữ Trung tâm Sau khithu thập đầy đủ tài liệu, cán bộ làm công tác lưu trữ phải tổ chức chỉnh lý, xácđịnh giá trị tài liệu, lập hồ sơ, xây dựng các công cụ tra cứu và hoàn thiện hệthống sổ sách, thống kê tài liệu lưu trữ để tra tìm nhanh chóng, chính xác phục
vụ cho việc nghiên cứu, sử dụng tài liệu có hiệu quả của lãnh đạo, cán bộ nhânviên trong Trung tâm Lãnh đạo Văn phòng dựa vào quy định về công tác vănthư, lưu trữ để phân công trách nhiệm giữa các bộ phận trong Trung tâm, sau đóthống nhất với nhau về việc nộp hồ sơ vào lưu trữ Trung tâm theo kế hoạch
2.2.8 Thực trạng về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ.
Cùng với sự phát triển của xã hội, trên con đường công nghiệp hóa hiệnđại hóa đất nước, với bước tiến vượt trội của nền công nghệ thông tin Trungtâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý đã có sự tiếp thu vàphát triển khoa học công nghệ trong công tác Văn thư lưu trữ: Tài liệu lưu trữđược quản lý bằng máy tính, tạo nhiều thuận lợi cho công tác thống kê, tra tìm,đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu công việc; ứng dụng tin học trong công tác đánhmáy mục lục hồ sơ và mục lục văn bản,…