MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO – NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ 3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý. 3 1.1.1 Lịch sử hình thành 3 1.1.2 Chức năng 3 1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 3 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 4 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng của Trung tâm 6 1.2.1 Tình hình tổ chức, chức năng 6 1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 7 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 7 CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM ĐÀO TẠO – NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ 9 2.1. Hoạt động quản lý 9 2.1.1.Văn bản quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ. 9 2. 1.2 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư Lưu trữ 10 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 10 2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 10 2.2.1.1. Nguồn thu 10 2.2.1.2. Thành phần tài liệu có trong kho lưu trữ. 11 2.2.1.3. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu 11 2.2.1.4. Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ trong công tác thu thập 12 2.2.1.5. Thủ tục giao nhận tài liệu 12 2.2.2. Công tác phân loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ 12 2.2.3. Xác định giá trị tài liệu.( Biên bản Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu lưu trữ PHỤ LỤC SỐ 02 ). 13 2.2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 15 2.2.5. Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 15 2.2.5.1. Công tác thống kê 15 2.2.5.2. Hệ thống công cụ tra cứu 16 2.2.6. Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu 17 2.2.6.1.Về nhà kho bảo quản 17 2.2.6.2. Trang thiết bị bảo quản tài liệu 18 2.2.6.3. Biện pháp xử lý kỹ thuật bảo quản tài liệu 18 2.2.7. Công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu. 18 2.2.7.1.Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. 18 2.2.7.2. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý. 19 2.2.7.3. Thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ 19 2.2.7.4. Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ 19 2.2.7.5. Trách nhiệm của người đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu 20 2.2.8. Thực trạng về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ. 20 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN. 21 TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 21 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm và kết quả đạt được 21 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ 22 3.2.1.Đánh giá chung về công tác lưu trữ tại Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý 22 3.2.1.1.Ưu điểm 22 3.2.1.2.Hạn chế và tồn tại 22 3.2.2.Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý. 24 3.3. Khuyến nghị 25 3.3.1.Đối với Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý. 25 3.3.2. Đối với nhà trường 25 C. PHẦN KẾT LUẬN 27 D. PHỤ LỤC
Trang 1MỤC LỤC
A PHẦN MỞ ĐẦU 1
B PHẦN NỘI DUNG 3
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO – NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ 3
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý 3
1.1.1 Lịch sử hình thành 3
1.1.2 Chức năng 3
1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 3
1.1.4 Cơ cấu tổ chức 4
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng của Trung tâm 6
1.2.1 Tình hình tổ chức, chức năng 6
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 7
1.2.3 Cơ cấu tổ chức 7
CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM ĐÀO TẠO – NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ 9
2.1 Hoạt động quản lý 9
2.1.1.Văn bản quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ 9
2 1.2 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư - Lưu trữ 10
2.2 Hoạt động nghiệp vụ 10
2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 10
2.2.1.1 Nguồn thu 10
2.2.1.2 Thành phần tài liệu có trong kho lưu trữ 11
2.2.1.3 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu 11
2.2.1.4 Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ trong công tác thu thập 12
2.2.1.5 Thủ tục giao nhận tài liệu 12
2.2.2 Công tác phân loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ 12
Trang 22.2.3 Xác định giá trị tài liệu.( Biên bản Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu
lưu trữ - PHỤ LỤC SỐ 02 ) 13
2.2.4 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 15
2.2.5 Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 15
2.2.5.1 Công tác thống kê 15
2.2.5.2 Hệ thống công cụ tra cứu 16
2.2.6 Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu 17
2.2.6.1.Về nhà kho bảo quản 17
2.2.6.2 Trang thiết bị bảo quản tài liệu 18
2.2.6.3 Biện pháp xử lý kỹ thuật bảo quản tài liệu 18
2.2.7 Công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu 18
2.2.7.1.Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 18
2.2.7.2 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý 19
2.2.7.3 Thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ 19
2.2.7.4 Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ 19
2.2.7.5 Trách nhiệm của người đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu 20
2.2.8 Thực trạng về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ 20
CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN 21
TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 21
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm và kết quả đạt được 21
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ 22
3.2.1.Đánh giá chung về công tác lưu trữ tại Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý 22
3.2.1.1.Ưu điểm 22
3.2.1.2.Hạn chế và tồn tại 22
3.2.2.Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý 24
3.3 Khuyến nghị 25
Trang 33.3.1.Đối với Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý 253.3.2 Đối với nhà trường 25
C PHẦN KẾT LUẬN 27
D PHỤ LỤC
Trang 4A PHẦN MỞ ĐẦU
“Học hành - sự nghiệp” dưới bất cứ hình thức nào cũng luôn là bốn chữgắn liền với mỗi đời người Trong đó có thể nói học và hành được coi là nhữngbước đệm quan trọng và cần thiết để có sự nghiệp tốt nếu giữa hai mặt này đượckết hợp với nhau một cách hài hòa Ngay từ khi các giáo dục hình thức mớiđược hình thành thì vấn đề học đi đôi với hành, lý luận liên hệ với thực tiễn đãđược các nhà giáo dục quan tâm Các nhà tư tưởng và các học giả cho rằng, học
đi đôi với hành thì lý thuyết mới được khẳng định và bổ sung đầy đủ, đồng thờicông tác thực tiễn được thực hiện một cách khoa học, bài bản và kết quả “học”cũng như “hành” mang lại mới thật sự cao và sâu sắc
Sau khi kết thúc chương trình học tập năm thứ 4, Nhà trường đã tổ chứccho sinh viên khóa 2012-2016 đi thực tập ở ngoài thực tế hơn hai tháng Được
sự giới thiệu của thầy cô giáo trong khoa Văn thư – Lưu trữ cùng với sự tìm hiểucủa bản thân em đã liên hệ với Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổchức và Quản lý và đã được sự tiếp nhận thực tập của Trung tâm với chuyênngành Văn thư – Lưu trữ.Trong lần thực tập này em đã có cơ hội đi sâu vào tìm
hiểu: “Thực trạng công tác lưu trữ ở Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa
học Tổ chức và Quản lý” Lựa chọn nội dung này nhằm mục đích giúp em hiểu
sâu hơn về tầm quan trọng của công tác lưu trữ, hiểu rõ hơn về từng khâu nghiệp
vụ của công tác lưu trữ cũng như các khâu nghiệp vụ này được thực hiện ở các
cơ quan, tổ chức như thế nào
Đây là khóa học nhà trường tổ chức cho sinh viên ra ngoài thực tập trướckhi tốt nghiệp, nhưng nó lại có ý nghĩa rất quan trọng trong quá trình học tập củasinh viên ở trường Qúa trình thực tập giúp sinh viên tiếp cận với thực tế nhiềuhơn, rút ngắn khoảng cách giữa lí luận và thực tiễn và những kiến thức đã họcchúng ta áp dụng vào thực tế và bước đầu giúp chúng ta hoàn thành tốt hơnnghiệp vụ của mình
Trong quá trình thực tập tại Văn phòng Trung tâm em nhận thấy công tácLưu trữ được thực hiện rất bài bản, chuyên nghiệp đúng theo quy định hiện hànhcủa nhà nước, do nhận được sự hướng dẫn rất nhiệt tình, đúng chuyên nghành
Trang 5của mọi người trong phòng nên trình độ chuyên môn và kiến thức thực tế của
em đã có sự tiến bộ rõ rệt cho đợt thực tập và công tác sau này
Tuy nhiên trong quá trình thực tập tại Văn phòng Trung tâm Đào tạo –Nghiên cứu Khoa học và Quản lý em gặp một số khó khăn, trong thời gian đầukhông tránh khỏi những bỡ ngỡ, sai sót, nhầm lẫn Công việc lưu trữ của Phòngtrong một Trung tâm lớn với khối lượng thông tin cập nhật từng giờ, từng ngàyđòi hỏi sinh viên thực tập phải rất vững về kiến thức của ngành, tác phong phảinhanh nhẹn nhưng cẩn thận
Để có được kết quả này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thểcác lãnh đạo, cán bộ đang công tác tại Văn phòng nói riêng và Trung tâm nóichung đã quan tâm, hướng dẫn, chỉ đạo tận tình, tạo điều kiện giúp đỡ em trongthời gian thực tập để em hoàn thành tốt đợt thực tập theo Quyết định của Nhàtrường Do thời gian thực tập còn hạn chế, bản thân em chưa có kinh nghiệmthực tế nên không tránh khỏi những thiếu sót, em kính mong các thầy, cô góp ýkiến chỉ dẫn cho em được hoàn thiện hơn trong nghiệp vụ của mình
Qua đợt thực tập này em cũng xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô trongkhoa Văn thư-Lưu trữ cùng các thầy cô trong trường Đại học Nội vụ Hà nội, đãtruyền đạt cho em những kiến thức quý báu về công tác Văn thư- Lưu trữ, emchúc các thầy cô luôn mạnh khoẻ, công tác tốt đạt được những kết quả vẻ vangtrong sự nghiệp trồng người
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 16 tháng 03 năm 2016
SINH VIÊN
Nguyễn Văn Bình
Trang 6B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO – NGHIÊN CỨU
KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý.
1.1.1 Lịch sử hình thành
Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý ( tên giao
dịch quốc tế: Organization and Management Science Reserch – Training Center – viết tắt là OMT ) được thành lập theo Quyết định số 136/QĐ-LHH
ngày 24/01/2007 của Liên hiệp hội Việt Nam về việc thành lập Trung tâm đàotạo – nghiên cứu khoa học tổ chức và quản lý
1.1.2 Chức năng
Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý ( sau đâygọi là Trung tâm ) có chức năng: Huy động các nhà khoa học, các nhà tổ chức,các nhà quản lý tham gia vào hoạt động dịch vụ, nghiên cứu khoa học tổ chức,quản lý và các vấn đền phát triển; đào tạo, phổ biến pháp luật, chuyển giao chithức, kỹ năng, nghiệp vụ tổ chức, quản lý nhằm nâng cao năng lực tổ chức vàquản lý cho các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp
1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn
Trung tâm có các nhiệm vụ chủ yếu sau:
Nghiên cứu và ứng dụng các lý thuyết và mô hình tổ chức, các học thuyết quản
lý hiện đại, các vấn đề phát triển vào các lĩnh vực khác nhau phục vụ phát triểnkinh tế - xã hội
Chuyển giao tri thức, phổ biến pháp luật và đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ trêncác lĩnh vực tổ chức, quản lý, hành chính, hội nhập, đầu tư, đấu thầu, chứngkhoán, tài chính, kế toán, tin học và ngoại ngữ, văn thư - lưu trữ
Dịch vụ tư vấn về tổ chức, quản lý và cung cấp thông tin trên các lĩnh vực, đạidiện phát hành sách cho các nhà xuất bản
Phạm vi hoạt động của Trung tâm:
Trang 7Trung tâm chủ động triển khai và phối kết hợp với các cơ quan quản lý nhànước, các cơ quan sự nghiệp, các cơ sở đào tạo, các tổ chức khoa học và côngnghệ, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội, các tổchức kinh tế, các tổ chức chính phủ và phi chính phủ quốc tế trong và ngoàinước để thực hiện nhiệm vụ của Trung tâm.
Trách nhiệm và quyền hạn của Trung tâm:
1 Trách nhiệm:
- Hoạt động theo đúng lĩnh vực được cấp, tuân thủ đúng quy định của phápluật, quy định quản lý của liên hiệp hội Việt Nam và Điều lệ về Tổ chức
và Hoạt động của Trung tâm
- Mở sổ sách kế toán theo đúng quy định của pháp luật, thực hiện nghiêmchỉnh nghĩa vụ tài chính với nhà nước, với Liên hiệp hội Việt Nam vàngười lao động trong Trung tâm
2 Quyền hạn:
- Chủ động trong tổ chức và hoạt động của Trung tâm, tự chủ về tài chính
- Chủ động giao dịch và ký kết hợp đồng với các cá nhân, tổ chức trong vàngoài nước để thực hiện nhiệm vụ của Trung tâm
- Quyết định giá cả sản phẩm nghiên cứu, dịch vụ khoa học, công nghệ, đàotạo theo thảo thuận theo hợp đồng và thích ứng theo thị trường
- Lựa chọn hình thức và phương thức huy động vốn đúng pháp luật, sửdụng lợi nhuận thu được theo quy định về tài chính của điều lệ Trung tâm
- Chủ động trong quan hệ đối nội, đối ngoại, ký kết các hợp đồng, các thỏathuận hợp tác với các cá nhân và tổ chức nước ngoài trên cơ sở tuân thủcác quy định của pháp luật
1.1.4 Cơ cấu tổ chức
Theo sơ đồ: xem ( PHỤ LỤC SỐ 01 )
Trung tâm được tổ chức theo cơ cấu sau:
1 Hội đồng Trung tâm
2 Hội đồng khoa học
3 Ban Giám đốc (gồm Giám đốc và các phó Giám đốc)
Trang 8Hội đồng Trung tâm
Hội đồng Trung tâm bao gồm những thành viên tham gia thành lập Trung tâm,
có quyền hạn và nhiệm vụ như sau:
- Lựa chọn và tiến cử Giám đốc trình Liên hiệp hội Việt Nam quyết địnhđịnh bổ nhiệm và miễn nhiệm, phê chuẩn đề nghị của Giám đốc về việc
cử hoặc miễn nhiệm các phó Giám đốc, Kế toán trưởng trình Liên hiệphội Việt Nam quyết định bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm
- Quyết định chiến lược phát triển; phê chuẩn các kế hoạch hoạt độngtrung hạn và hằng tháng của Trung tâm
- Quyết định các nguyên tắc cơ bản về tài chính và phân phối thu thập củaTrung tâm
- Phê chuẩn các báo cáo hằng tháng của Trung tâm
- Quyết định các thay đổi về cơ cấu tổ chức, các phòng ban chuyên môncủa Trung tâm trên cơ sở đề nghị của Giám đốc
- Thông qua phương án thành lập hoặc giải thể các chi nhánh, văn phòngđại diện và trình Liên hiệp hội Việt Nam xem xét ra quyết định
- Kiểm tra, giám sát các hoạt động của Trung tâm
- Quyết định đề nghị sửa đổi, bổ sung Điều lệ của Trung tâm
Hội đòng Trung tâm có 01 chủ tịch do các thành viên hội đồng bầu ra trong sốcác thành viên hội đồng Hội đồng Trung tâm họp thường kỳ 06 tháng một lần,khi cần có thể hợp bất thường theo triệu tập của Chủ tịch hội đồng Các quyếtđịnh của Hội đồng Trung tâm chỉ có hiệu lực khi có ít nhất 3/4 tổng số thành
Trang 9viên có mặt và khi đạt được sự nhất trí của 3/4 thành viên có mặt.
Hội đồng khoa học
Hội đồng khoa học Trung tâm bao gồm các nhà nghiên cứu, các nhà quản
lý có trình độ, chuyên môn sâu và kinh nghiệm về tổ chức, quản lý, hoạt độngthường xuyên và không thường xuyên do Ban Giám đốc mời Hội đồng khoahọc có chức năng:
- Tham vấn cho Ban Giám đốc về chiến lược, phương hướng hoạt động vànghiên cứu của Trung tâm
- Đánh giá, phản biện các công trình nghiên cứu, các tài liệu chuyên môncủa Trung tâm
Ban Giám đốc
Giám đốc Trung tâm do Liên hiệp hội Việt Nam bổ nhiệm hoặc miễnnhiệm trên cơ sở đề nghị của Hội đồng Trung tâm Các Phó giám đốc Kế toántrưởng do Giám đốc đề nghị Hội đồng Trung tâm phê chuẩn và Liên hiệp hộiquyết định bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm
Giám đốc đại diện cho Trung tâm trước pháp luật và các quan hệ đối nội,đối ngoại Giám đốc có nhiệm vụ tổ chức triển khai các chương trình, kế hoạchcông tác của Trung tâm, quản lý diều hành và chịu trách nhiệm về tổ chức vàhoạt động của Trung tâm
Các Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm về cácphần việc do Giám đốc phân công Khi vắng mặt hoặc đi công tác dài ngày,Giám đốc ủy quyền cho một Phó giám đốc điều hành các hoạt động của Trungtâm Phó giám đốc được ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước Liên hiệp hộiViệt Nam và trước pháp luật trong thời gian được ủy quyền
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng của Trung tâm
Trang 10tâm thực hiện quản lý thống nhất trong toàn Trung tâm về các mặt công tác: hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, cơ sở vật chất, trật tự an toàn cơ quan; đảm bảo điều kiện làm việc và phối hợp đồng bộ với các cơ quan giúp việc Giám đốc Trung tâm.
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
Giúp việc Giám đốc Trung tâm trong chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Trung tâm và hướng dẫn việc kiểm tra thực hiện ở các phòngtheo lĩnh vực được phân công
Tổ chức tiếp nhận, xử lý, tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý và điều hành các hoạt động của Ban Giám đốc Trung tâm và các phòng ban trong Trung tâm
Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm theo các quy định hiện hành của Nhà nước
Thực hiện đầu tư xây dựng cơ bản, xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn và mua sắm tài sản theo các quy định của Nhà nước
Thực hiện nhiệm vụ quản lý tài sản nhà, đất là trụ sở làm việc, các trang thiết bị phục vụ nghiên cứu dưới dạng hiện vật theo các quy định hiện hành của Nhà nước
Bảo đảm các phương tiện làm việc phục vụ nhu cầu của Ban Giám đốc vàcác cơ quan giúp việc Giám đốc Trung tâm theo các quy định hiện hành
Thực hiện công tác bảo vệ trật tự an toàn trụ sở cơ quan, phòng cháy, chữa cháy, dân quan tự vệ và một số công việc đột xuất khác
Phối hợp đồng bộ với các cơ quan giúp việc Giám đốc Trung tâm với tư cách chủ trì hoặc thành viên phối hợp theo chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan giúp việc; bảo đảm sự quản lý, chỉ đạo của Giám đốc Trung tâm kịp thời
Trang 11- Bộ phận Hành chính – Tổng hợp – Văn thư – Lưu trữ.
Trang 12CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM ĐÀO TẠO – NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ 2.1 Hoạt động quản lý
2.1.1.Văn bản quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ.
Hiện nay Nhà nước ta đã ban hành nhiều các văn bản chỉ đạo và văn bảnhướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ tạo hành lang pháp lý cho việc tổ chức
và thực hiện công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, đoàn thể
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn đã banhành của Nhà nước để đảm bảo công việc được diễn ra nhanh chóng, chính xác
và đúng quy định, Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản
lý đã áp dụng và thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan cấp trênmột cách nghiêm túc và tương đối tốt Cụ thể như:
- Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 thông qua ngày 11 tháng 11 năm
2011 có hiệu lực ngày 01 tháng 7 năm 2012;
Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chínhphủ ban hành quy định chi tiết thi hành một số điều Luật Lưu trữ số:01/2011/QH13 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Thông tư số: 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội
vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức;
Thông tư số: 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của BộNội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ và tài liệulưu trữ;
Công văn số: 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 củaCục Văn thư-Lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệuhành chính;
Công văn số: 879/ VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 12 năm 2006 củaCục Văn thư-Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hếtgiá trị;
Khi Nhà nước, cơ quan cấp trên có văn bản mới quy định về lĩnh vực
Trang 13này thì Chánh văn phòng là người trực tiếp chỉ đạo, triển khai , hướng dẫn, phổbiến cho cán bộ trong toàn cơ quan hoặc giao cho cấp dưới chỉ đạo dưới nhiềuhình thức:
- Xây dựng thành văn bản quá trình thực hiện công tác văn thư để cán
bộ cơ quan đọc;
- Cán bộ văn thư trực tiếp đến các đơn vị, phòng ban để hướng dẫnnghiệp vụ cho cán bộ;
2 1.2 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư - Lưu trữ
Hiện nay tại trung tâm có 01 cán bộ thực hiện về công tác Văn thư kiêm
nhiệm Lưu trữ là chị Đỗ Thị Hằng và, có chuyên môn nghiệp vụ, có kinhnghiệm làm việc lâu năm và tính kỉ luật cao
Hàng năm, cán bộ làm công tác lưu trữ được tham gia các lớp tập huấnnghiệp vụ, các lớp đào tạo ngắn hạn nhằm nâng cao trình độ chuyên môn
Các chính sách, chế độ đối với cán bộ làm công tác lưu trữ đã đượcngành quan tâm đầy đủ, 100% cán bộ làm công tác lưu trữ được hưởng chế độphụ cấp độc hại
Trang 14lựa chọn và đưa vào lưu trữ của cơ quan.
2.2.1.2 Thành phần tài liệu có trong kho lưu trữ.
Căn cứ vào báo cáo tổng kết hàng năm Trung tâm là cơ sở Đào tạo –Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý tài liêu trong kho lưu trữ gồm các tàiliêu như:
- Văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định, Thông tư, Luật,
- Văn bản Hành chính: Báo cáo, công văn, tờ trình,
- Văn bản chuyên ngành: Hợp đồng, Biên bản, Giấy mời, chứng từ, giấygiới thiệu,
2.2.1.3 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
Theo quy định tại Điều 11 Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11tháng 11 năm 2011: “Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đượcquy định như sau:
a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợpquy định tại điểm b khoản này;
b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đốivới hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản
Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạnnộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lạigửi cho Lưu trữ cơ quan Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhânkhông quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu”
Nhưng trên thực tế do điều kiện của Trung tâm cơ sở hạ tầng còn khókhăn phải tận dụng một phòng làm việc cũ làm kho lưu trữ nên không có chỗ đểchứa hồ sơ, vì vậy trong một năm hồ sơ tài liệu nộp vào kho lưu trữ của cơ quanđược chia thành nhiều đợt: 03 hoặc 06 tháng nộp lưu vào lưu trữ cơ quan mộtlần
Với những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ của cơ quannhưng cán bộ, công chức trong Trung tâm cần giữ lại để kiểm tra hoặc dùng chohọc viên đến tham khảo thì vẫn phải làm thủ tục giao nộp vào bộ phận lưu trữ
Trang 15của cơ quan sau đó làm thủ tục cho mượn lại hồ sơ, tài liệu Thời gian giữ lại hồ
sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 05 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu
2.2.1.4 Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ trong công tác thu thập
Do đặc thù của cơ quan, tài liệu thu về chủ yếu là hồ sơ về hoạt động đàotạo và nghiên cứu nên trong công tác thu thập của Trung tâm thì cán bộ lưu trữ
có nhiệm vụ sau:
+ Hàng năm lưu trữ cơ quan, cán bộ phụ trách công tác lưu trữ xây dựng
kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu của các cá nhân, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu;
+ Căn cứ vào kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đã được phê duyệt, lưu trữ
cơ quan, các cá nhân, đơn vị có hồ sơ thuộc nguồn nộp lưu tiến hành nhữngcông việc sau:
- Lập Mục lục thống kê hồ sơ nộp lưu;
- Vệ sinh hồ sơ;
+ Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộplưu tại kho lưu trữ;
+ Tổ chức tiếp nhận tài liệu và làm các thủ tục giao nhận hồ sơ
Khi giao, nhận hồ sơ, cán bộ làm lưu trữ phải nhận trực tiếp từng hồ sơ
và kiểm đếm từng hô sơ, tài liệu mà các đơn vị trong cơ quan nôp lưu.
2.2.1.5 Thủ tục giao nhận tài liệu
Thủ tục giao nhận tài liệu vào kho lưu trữ Trung tâm Đào tạo – Nghiêncứu Khoa học Tổ chức và Quản lý được thực hiện nghiêm ngặt theo quy địnhcủa Nhà nước
Khi các phòng ban, cá nhân giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ thì cán bộ
lưu trữ kiêm nhiệm phải lập 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ” mỗi bên giữ 01
bản Hai bên giao, nhận hồ sơ phải ký vào biên bản và biên bản phải thể hiệnđúng, đầy đủ nội dung và thông tin đối với khối hồ sơ giao nhận
2.2.2 Công tác phân loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu là căn cứ vào các đặc trưng phổ biến của việc hìnhthành tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khácnhau với mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó Theo lý
Trang 16thuyết khi tiến hành phân loại tài liệu cần tiến hành những công việc sau:
Biên soạn bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông;
Chọn và xây dựng phương án phân loại: (có 4 phương án phân loại):Phương án Thời gian-Cơ cấu tổ chức;
Phương án Cơ cấu tổ chức-Thời gian;
Phương án Thời gian-Mặt hoạt động;
Phương án Mặt hoạt động-Thời gian
Hiện nay, Trung tâm đào tạo áp dụng phương án phân loại “thời gian –mặt hoạt động” do cơ cấu tổ chức hay thay đổi nhưng chức năng nhiệm vụ củacác đơn vị, bộ phận trong Trung tâm tương đối ổn định và cơ quan hiện nay vẫncòn hoạt động trong thực tế Theo phương án này thì việc phân loại được tiếnhành: chia tài liệu theo thời gian (chia theo năm ), sau đó chia theo từng mặthoạt động
2.2.3 Xác định giá trị tài liệu.( Biên bản Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu lưu trữ - PHỤ LỤC SỐ 02 ).
Xác định giá trị tài liệu được hiểu là căn cứ vào các nguyên tắc và tiêuchuẩn do khoa học lưu trữ đề ra, căn cứ vào các quy định và hướng dẫn của Nhànước nhằm xác định thành phần hồ sơ, tài liệu có giá trị để nộp lưu vào lưu trữ;xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; thực hiện các yêu cầu về xử lý tàiliệu không có giá trị
Đứng từ góc độ chuyên ngành, vấn đề xác định thời hạn lưu trữ và tiêuhủy các hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động đào tạo, nghiên cứu có ý nghĩaquan trọng đối với Trung tâm Vì vậy việc xác định thời hạn bảo quản cho từngloại hồ sơ, tài liệu nếu không được chính xác, tiêu hủy tài liệu sai làm ảnh hưởngđến quá trình đào tạo, nghiên cứu và các hoạt đông khác của trung tâm Bởi vậymột yêu cầu đặt ra cho khâu nghiệp vụ này phải chính xác, thận trọng, khônglàm tổn thất tài liệu
Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu đối với một phông lưu trữ cụ thểngoài căn cứ vào 3 nguyên tắc, 8 tiêu chuẩn trong xác định giá trị cần căn cứ vàoBảng thời hạn bảo quản mẫu hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong quá trình
Trang 17Nhận thức được tầm quan trọng của việc xác định giá trị tài liệu trong công tác lưu trữ nói chung, Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức
và Quản lý đã ban hành quy chế riêng, kết hợp thực hiện theo quy định chung của nhà nước thông qua Luật lưu trữ 2011, đưa ra chính sách cụ thể và quan tâm hơn nữa nhằm khuyến khích, nâng cao hiệu quả công việc Đồng thời luôn đảm bảo tốt các yêu cầu khi tiến hành xác định giá trị tài liệu:
+ Xác định những tài liệu có giá trị cần được bảo quản vĩnh viễn và tàiliệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng năm cụ thể
+ Xác định những tài liệu hết giá trị cần loại ra để tổ chức tiêu hủy
Về mặt nội dung, công tác xác định giá trị tài liệu gồm những công việc
- Xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu
- Lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào các lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch
Hiện nay, công tác xác định giá trị tài liệu ở Trung tâm đã được tiến hànhtốt bổ sung tài liệu còn thiếu vào lưu trữ, đồng thời lựa chọn và loại ra những tàiliệu hết giá trị Tuy nhiên khối tài liệu loại ra vẫn chưa được tiêu hủy Phần lớntài liệu chỉ được xác định giá trị khi đưa vào lưu trữ chứ không được tiến hànhthường xuyên ở cả giai đoạn văn thư Điều này tạo nên khó khăn cho cán bộ làmcông tác lưu trữ Phần lớn tài liệu trong kho lưu trữ của Trung tâm là tài liệu có
Trang 18giá trị bảo quản lâu dài và tạm thời
2.2.4 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoahọc, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi, lập mới hồ sơ, xác địnhgiá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối vớiphòng hoặc kho lưu trữ đưa ra chỉnh lý
Trong những khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ thì khâu chỉnh lýchiếm một vị trí đặc biệt quan trọng Đó được coi là bước chuyển mình của tàiliệu lưu trữ, là mắt xích gắn kết và tạo nên sự hoàn thiện thành công của côngtác lưu trữ
Tuy nhiên tại Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức vàQuản lý do chỉ có 01 cán bộ làm lưu trữ kiêm nhiệm nên hồ sơ thu về chỉ phânloại, đánh số, bó, xếp lên giá mà không được chỉnh lý vì vậy có những tài liệutrùng thừa, hết giá trị vẫn còn lưu giữ
Mặt khác hiện nay tại Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổchức và Quản lý nói riêng chưa xây dựng được bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tàiliệu Vì lẽ đó, công tác chỉnh lý tại tại trung tâm chưa được quan tâm, tiến hành,chú trọng
2.2.5 Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
2.2.5.1 Công tác thống kê
Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp, các công cụchuyên môn để xác định chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dungtài liệu và các trang thiết bị bảo quản trong kho lưu trữ
Trên cơ sở thống kê giúp cho cơ quan quản lý công tác lưu trữ, tài liệulưu trữ, nắm chắc số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu, tình hìnhcác phương tiện bảo quản của chúng Dựa vào kết quả thống kê giúp các phòngkho lưu trữ có thể xác định phương hướng để bổ sung những tài liệu còn thiếuhoặc bị hư hỏng, có kế hoạch để bảo quản tốt những tài liệu có giá trị
Nhận thức ý nghĩa của công tác thống kê và để kiểm soát chặt chẽ hồ sơ,tài liệu, kết thúc năm cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm của Trung tâm phải lập báo cáo
Trang 19thống kê cơ sở công tác lưu trữ gửi lên Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoahọc Tổ chức và Quản lý.
a) Đối tượng thống kê
Tài liệu lưu trữ bảo quản trong kho lưu trữ của Trung tâm;
Phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ: Tủ, giá, kệ và hộp…
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
Cán bộ làm công tác lưu trữ
b) Công cụ thống kê tài liệu lưu trữ Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý.
Cuối năm Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản
lý lập “Báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ” để thống kê tài liệu lưu trữ màđơn vị đang quản lý
Mẫu Báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ của Trung tâm thực hiện
theo hướng dẫn tại Thông tư số: 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013
của Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ vàtài liệu lưu trữ
Nội dung báo cáo thống kê bao gồm 3 phần:
Phần I: Nói về tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ tại cơ quan, trong
đó nêu rõ số lượng làm cán bộ, trình độ chuyên môn, trách nhiệm cụ thể, độtuổi…
Phần II: Thống kê tài liệu của kho trên các phương diện khối lượng,thành phần cụ thể, nội dung và tình trạng vật lý của tài liệu Bên cạnh đó báo cáonêu rõ tình hình sử dụng tài liệu trong năm bảo quản, các công cụ tra cứu hiệncó…
Phần III: Trình bày tóm tắt các đặc điểm về kho lưu trữ cơ quan, diệctích được sử dụng để bảo quản tài liệu và các trang thiết bị dùng cho lưu trữ
Mẫu Báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ Trung tâm (Phụ lục số 04) 2.2.5.2 Hệ thống công cụ tra cứu
Công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu lưu trữ là những phương tiện tra tìm thôngtin của các phòng, kho lưu trữ nhằm cung cấp những thông tin cần thiết trong tài
Trang 20liệu lưu trữ cho các cơ quan và cá nhân.
Hiện nay Trung tâm chưa xây dựng được công cụ tra cứu cho hồ sơ, tàiliệu của kho lưu trữ Khi cơ quan, cá nhân có nhu cầu khai thác thông tin trongkho lưu trữ phải tìm thủ công Điều này gây rất nhiều khó khăn cho công tác bảoquản, phục vụ tra tìm khai thác tài liệu
2.2.6 Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu
Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹthuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu nhằm phục vụ cácyêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Trong đó cần sử dụng các điều kiện tốt nhất
để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ cho hồ sơ, tài liệu: việc xây dựng, sửachữa kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, lắp đặt hệthống phòng chống cháy nổ và áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật để đảm bảonhững tiêu chuẩn quy định về khoa học lưu trữ
Hồ sơ của Trung tâm là nguồn tài liệu hết sức quan trọng cần được bảoquản an toàn trong kho lưu trữ Tại Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học
Tổ chức và Quản lý toàn bộ hồ sơ, tài khi nhận lưu đều được bảo quản tại kholưu trữ cơ quan với diện tích 25 mét vuông đặt trên tầng trên cùng với đầy đủtrang thiết bị như: Giá, Tủ, kệ, quạt thông gió, quạt trần, bình chữa cháy…Tuynhiên qua kiểm tra thực tế công tác bảo quản khối tài liệu này tại Trung tâm cònnhiều hạn chế : nhiều tài liệu còn trong tình trạng bó gói, rời lẻ, chưa được lập
hồ sơ; Phòng, kho lưu trữ không đủ diện tích và điều kiện trang hiết bị tốt nhất
để lưu trữ tài liệu; Nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng không phù hợp dẫn tới 1 số tài liệu
bị hư hỏng, nhiều tài liệu ố vàng… Điều này gây ảnh hưởng rất lớn tới an toàncủa tài liệu Cụ thể như sau:
2.2.6.1.Về nhà kho bảo quản
Do điều kiện về cơ sở vật chất nên chưa xây dựng được kho lưu trữ riêng
mà tận dụng 01 phòng làm việc cũ làm kho lưu trữ Phòng bố trí tầng trên cùng,cửa hướng về phía Tây không đảm bảo điều kiện nhiệt độ, ánh sáng
Về hệ thống điện: Đường điện đi trong kho lưu trữ Trung tâm Đào tạo –
Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý được thiết kế dưới dạng mạng lưới
Trang 21nổi không sử dụng dây bọc bên ngoài, dây điện sử dụng từ lâu đã cũ nên khôngđảm bảo an toàn dễ xảy ra chập cháy Khi đó các tia lửa điện phát ra dễ bị bắtvào tài liệu.
2.2.6.2 Trang thiết bị bảo quản tài liệu
Giá tủ đựng hồ sơ còn thiếu mà lượng hồ sơ thu về trong một năm rấtnhiều, hơn nữa kho đang bảo quản tài liệu từ những năm Trung tâm mới thànhlập nên có tình trạng hồ sơ không được để trên giá mà đặt ngay dưới nền nhàlàm cho tài liệu bị ẩm, ố vàng
Hồ sơ, tài liệu sau khi thu về phân loại không có cặp, hộp đựng mà chỉđược buộc lại bằng dây và xếp lên giá
Hệ thống phòng chống cháy nổ chưa được quan tâm
2.2.6.3 Biện pháp xử lý kỹ thuật bảo quản tài liệu
Hồ sơ khi thu về không được khử trùng
Không có biện pháp phòng chống ẩm, phòng chống nấm mốc, mối, côntrùng…
2.2.7 Công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu.
Đây là khâu nghiệp vụ cuối cùng của công tác lưu trữ và nó chiếm vaitrò quan trọng nhất, là khâu nghiệp vụ đánh giá tất cả các khâu nghiệp vụ trước
Công tác tổ chức, khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Trung tâmphải thực hiện kịp thời theo quy định của pháp luật, của cơ quan, phải đảm bảonhững quy định về bảo vệ bí mật nhà nước
Công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu tại Trung tâm Đào tạo –Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý được thực hiện thường xuyên và đạtkết quả cao Do yêu cầu về học tập và nghiên cứu, hằng năm số lượng người đếnkhai thác, sử dụng tài liệu rất lớn và ngày càng tăng, có những hồ sơ, tài liệuđược đưa ra phục vụ thường xuyên, nhiều lần Đối với các hồ sơ liên quan đếnnghiên cứu, quản lý…số lượng hồ sơ trong kho nhiều thường xuyên phục vụ các
cơ quan và cá nhân khai thác, sử dụng nhất là phục vụ cho công tác đào tạo
2.2.7.1.Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Giám đốc Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản