Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại SỞ NÔNG NGHIỆP và PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TỈNH THANH hóa

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TỈNH THANH HÓA 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa. 4 1.1.1. Lịch sử hình thành Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa. 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa. 4 1.1.2.1. Vị trí và chức năng của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa. 4 1.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Sở nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa. 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Sở nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa. 10 1.1.3.1. Cơ quan Sở: 83 người 10 1.1.3.2. Các đơn vị trực thuộc: 10 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của Sở nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa. 11 1.2.1 Về tổ chức. 11 1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn. 11 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ. 12 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TỈNH THANH HÓA 14 2.1. Hoạt động quản lý. 14 2.1.1. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ. 14 2.1.2. Xây dựng ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác Lưu trữ. 14 2.1.3 Tổ chức thanh tra, kiểm tra công tác lưu trữ 15 2.1.4. Ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ. 16 2.2. Hoạt động nghiệp vụ. 16 2.2.1. Phân loại tài liệu lưu trữ. 16 2.2.2. Thu thập tài liệu lưu trữ. 17 2.2.3. Xác định giá trị tài liệu 18 2.2.4. Chỉnh lý tài liệu 18 2.2.4.1. Quy trình chỉnh lý tài liệu của Sở Nông nghiệp phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa. 19 2.2.4.2. Phương án phân loại tài liệu Phông lưu trữ Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa. 19 2.2.4.3. Sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ. 21 2.2.5. Thống kê tài liệu lưu trữ. 21 2.2.6. Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 21 2.2.7. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 22 2.2.8. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 22 CHƯƠNG 3 : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TỈNH THANH HÓA ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 23 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 23 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 28 3.2.1. Xây dựng ban hành các văn bản hướng dẫn công tác lưu trữ. 28 3.2.2. Nâng cao trình độ của cán bộ lưu trữ. 28 3.2.3. Trang bị cơ sở vật chất thiết bị máy móc hiện đại. 29 3.3. Một số khuyến nghị 29 3.3.1 . Đối với cơ quan, tổ chức. 29 3.3.2. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường. 30 C. KẾT LUẬN 31 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 4

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TỈNH THANH HÓA 4

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa 4

1.1.1 Lịch sử hình thành Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa 4

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa 4

1.1.2.1 Vị trí và chức năng của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa 4

1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Sở nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa 5

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Sở nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa 10

1.1.3.1 Cơ quan Sở: 83 người 10

1.1.3.2 Các đơn vị trực thuộc: 10

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của Sở nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa 11

1.2.1 Về tổ chức 11

1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 11

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ 12

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TỈNH THANH HÓA 14

2.1 Hoạt động quản lý 14

2.1.1 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ 14

2.1.2 Xây dựng ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác Lưu trữ 14

2.1.3 Tổ chức thanh tra, kiểm tra công tác lưu trữ 15

2.1.4 Ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ 16

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 16

2.2.1 Phân loại tài liệu lưu trữ 16

2.2.2 Thu thập tài liệu lưu trữ 17

2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 18

2.2.4 Chỉnh lý tài liệu 18

2.2.4.1 Quy trình chỉnh lý tài liệu của Sở Nông nghiệp& phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa 19

2.2.4.2 Phương án phân loại tài liệu Phông lưu trữ Sở Nông nghiệp & Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa 19

2.2.4.3 Sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ 21

2.2.5 Thống kê tài liệu lưu trữ 21

2.2.6 Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 21

2.2.7 Bảo quản tài liệu lưu trữ 22

2.2.8 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 22

CHƯƠNG 3 : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TỈNH THANH HÓA ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 23

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 23

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 28

3.2.1 Xây dựng ban hành các văn bản hướng dẫn công tác lưu trữ 28

3.2.2 Nâng cao trình độ của cán bộ lưu trữ 28

3.2.3 Trang bị cơ sở vật chất thiết bị máy móc hiện đại 29

3.3 Một số khuyến nghị 29

3.3.1 Đối với cơ quan, tổ chức 29

3.3.2 Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường 30

C KẾT LUẬN 31 PHỤ LỤC

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

A PHẦN MỞ ĐẦU

- Hoạt động thực tập tốt nghiệp có mục đích là:

+ Giúp sinh viên biết cách áp dụng phần lý thuyết đã được trang bị trongnhà trường vào các công việc thực tế

+ Thông qua quá trình thực tập, sinh viên tiếp cận hoạt động thực tế tại các

tổ chức, đi sâu tìm hiểu các hoạt động chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp trongtừng đơn vị, vận dụng những kiến thức đã được trang bị ở nhà trường để phân tích

và đánh giá thực tế hoạt động trong các đơn vị, từ đó đề xuất các kiến nghị vàbiện pháp giải quyết các tồn tại của cơ sở đồng thời củng cố kiến thức đã học

+ Giúp sinh viên củng cố kiến thức đã được trang bị đồng thời từng bướcgắn học với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn

+ Giúp sinh viên làm quen và tăng cường kỹ năng ngành, nghề, năng lựcchuyên môn đã được đào tạo

+ Giúp sinh viên hệ thống hóa và củng cố những kiến thức cơ bản thuộcchuyên ngành

Đối với sinh viên hoạt động thực tập tốt nghiệp có ý nghĩa vô cùng quantrọng không chỉ với quá trình học tập mà còn cả với sự nghiệp của sinh viên saunày, giúp cho quá trình học tập của sinh viên đi rõ từ lý thuyết đến thực hànhđược vận dụng một cách có hiệu quả trong công việc, trong giao tiếp và học hỏiđược nhiều kinh nghiệm quý trong công việc sau này

Các hoạt động thực tiễn một lần nữa giúp sinh viên hiểu được mình sẽlàm công việc như thế nào sau khi ra trường và có những thay đổi, điều chỉnhkịp thời Qúa trình áp dụng các kiến thức học được trong nhà trường vào thực tếcông việc giúp sinh viên nhận biết được điểm mạnh, điểm yếu của mình và cầntrang bị những kiến thức, kỹ năng gì để đáp ứng được nhu cầu công việc sau khi

ra trường

Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu trao đổi thông tin của con ngườingày càng cần thiết hơn bao giờ hết Lưu giữ đựơc những tài liệu quý giá là mộtđiều rất cần thiết Đó là nhu cầu đòi hỏi con người phải quan tâm đến tài liệu lưu

trữ Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổchức sử dụng Ngày nay những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước,quản lý xã hội và phát triển nền kinh tế, công tác lưu trữ cần được xem xét từnhững yêu cầu đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý bởi thông tin trong tàiliệu lưu trữ là loại thông tin có tính dự báo cao, có độ tin cậy cao do nguồn gốchình thành, do đặc trưng pháp lý, tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệulưu trữ quy định.Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thểchế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của

hệ thống thể chế hành chính

Trong thực tế tài liệu của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnhThanh Hóa hình thành qua nhiều năm với số lượng rất lớn, khối lượng tài liệunộp vào lưu trữ hàng năm ngày càng tăng, đặc biệt là những tài liệu rời lẻ chưalập hồ sơ được giao nộp vào lưu trữ hiện hành dưới dạng tài liệu bó gói, thànhphần đa dạng, nội dung phong phú Cơ sở vật chất để phục vụ cho việc quản lý,bảo quản hồ sơ, tài liệu còn hạn chế, nhiều tài liệu của Sở đang trong tình trạngtích đống, thất lạc Xuất phát từ những lý do trên cho nên em đã chọn đề tài “

Thực trạng công tác lưu trữ tại Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa”

Trong quá trình đi thực tập em cũng gặp không ít những khó khăn : vì tài

liệu đa dạng, phong phú và trong quá trình học cũng ít được tiếp xúc nhiều với

tài liệu nên cũng gây khó khăn khi em thực hành tại Sở.Chưa có kinh nghiệmthực tế nên khi thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ còn bỡ ngỡ.Thực tế việc thựchiện các nghiệp vụ lưu trữ cơ quan có một số điểm khác với lý luận được họcnên tạo ra khó khăn trong quá trình thực tập

Thuận lợi trong thời gian thực tập: Ban lãnh đạo cơ quan luôn quan tâmtạo mọi điều kiện tốt giúp em hoàn thành tốt nhiệm vụ của đợt thực tập Đượccác cô anh (chị ) trong Sở giúp đỡ nhiệt tình Những vấn đề gì em không hiểu

và thắc mắc đều được giải đáp rõ ràng cụ thể.Sự hướng dẫn trực tiếp nhiệt tìnhcủa cán bộ lưu trữ

Để hoàn thành được đợt thực tập và bản báo cáo của mình, ngoài kiến

thức kỹ năng nghiệp vụ đã được trang bị trong 4 năm học trên giảng đường , em

đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ tạo mọi điều kiện thuận lợi của cán bộ trong

cơ quan, đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ Lưu trữ Em xin chânthành cảm ơn các lãnh đạo Sở Nông nghiệpvà Phát triển nông thôn tỉnh ThanhHóa, cán bộ nhân viên Văn phòng Sở, cô Lê Thị Phương là người trực tiếphướng dẫn em trong thời gian em thực tập Đồng thời em cũng gửi lời cảm ơnđến các thầy cô trong khoa Văn thư- Lưu trữ Trường Đại học nội vụ Hà Nội đãgiúp em hoàn thành bản báo cáo này Do khả năng chuyên môn còn hạn chế vàthiếu kinh nghiệm thực tế nên bài báo cáo này còn nhiều thiếu sót.Em rất mongnhận được những ý kiến đóng góp quý báu của quý Thầy (cô) và các bạn họccùng lớp để kiến thức của em ngày càng được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Thanh Hóa, ngày 18 tháng 3 năm 2016

Sinh viên thực tập

Lê Thị Ngọc Mai

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN

NÔNG THÔN TỈNH THANH HÓA 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa.

1.1.1 Lịch sử hình thành Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa.

Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (PTNT), được thành lập từ năm

1996 theo Quyết định số 1362 TC/UBTH ngày 13/7/1996 của Chủ tịch UBNDtỉnh Thanh Hoá trên cơ sở hợp nhất và tổ chức lại Sở Nông nghiệp, Sở Lâmnghiệp và Sở Thuỷ lợi Thanh Hoá

Tháng 8/2007, tiếp nhận Chi cục Kiểm lâm về trực thuộc Sở Nông nghiệp

và PTNT theo Quyết định số 2563/QĐ-UBND ngày 24/8/2007 của Chủ tịchUBND tỉnh Thanh Hoá

Đến năm 2008, thực hiện Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008của Chính phủ, hợp nhất Sở Thuỷ sản với Sở Nông nghiệp và PTNT thành SởNông nghiệp và PTNT (tại Quyết định số 891/QĐ-UBND ngày 14/4/2008 củaUBND tỉnh Thanh Hoá)

Tháng 01/2009, tiếp nhận Chi cục di dân và phát triển kinh tế mới và tổchức lại để thành lập Chi cục Phát triển nông thôn, trực thuộc Sở Nông nghiệp

và PTNT theo Quyết định số 20/QĐ-UBND ngày 05/01/2009 của Chủ tịchUBND tỉnh Thanh Hoá.( Phụ lục 1)

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa.

1.1.2.1 Vị trí và chức năng của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôntỉnh Thanh Hóa

Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan chuyên môn thuộcUBND tỉnh; có chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năngquản lý nhà nước ở địa phương về: nông nghiệp; lâm nghiệp; diêm nghiệp; thuỷsản; thuỷ lợi và phát triển nông thôn; phòng, chống lụt, bão; an toàn nông sản,

lâm sản, thuỷ sản và muối trong quá trình sản xuất đến khi đưa ra thị trường; vềcác dịch vụ công thuộc ngành nông nghiệp và phát triển nông thôn và thực hiệnmột số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ quyền của UBND tỉnh và theo quy địnhcủa pháp luật.

Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn có tư cách pháp nhân, có condấu, tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công táccủa UBND tỉnh; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên mônnghiệp vụ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Sở nông nghiệp và phát triển nôngthôn tỉnh Thanh Hóa

Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thônthực hiện nhiệm vụ, quyền hạntheo quy định tại mục II, phần I Thông tư Liên tịch số 61/2008/TTLT-BNN-BNV ngày 15/5/2008 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn - Bộ Nội vụhướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quanchuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện và nhiệm vụ quản lý nhà nướccủa UBND cấp xã về nông nghiệp và phát triển nông thôn

Nội dung : Quyết định số 4107/QĐ-UBND, ngày 18 tháng 12 năm 2008của UBND tỉnh Thanh Hóa về “Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện và nhiệm vụquản lý nhà nước của UBND cấp xã về nông nghiệp và phát triển nông thôn”

*Nhiệm vụ cho Lãnh đạo Sở.

- Giám đốc Lê Như Tuấn:

+ Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh về toàn bộ hoạtđộng của Sở trong thực hiện nhiệm vụ được giao Trực tiếp phụ trách công tác:

Tổ chức, quy hoạch, kế hoạch, đầu tư, tài chính, đối ngoại, thanh tra, thi đuakhen thưởng, cải cách hành chính của Sở

+ Theo dõi các phòng, đơn vị: Tổ chức cán bộ, Kế hoạch - Tài chính,Thanh tra, Quỹ Bảo vệ và Phát triển rừng tỉnh Thanh Hoá, Vườn Quốc gia Bến

En, Ban Quản lý Khu BTTN Xuân Liên, Ban Quản lý Khu BTTN Pù Hu và BanQuản lý Khu BTTN Pù Luông.”

- Phó Giám đốc Lê Anh Dũng.

+ Phụ trách lĩnh vực nuôi trồng, khai thác, bảo vệ nguồn lợi thuỷ sản; chấtlượng về giống, sản phẩm thuỷ sản, thức ăn nuôi trồng thuỷ sản; khuyến ngư ;công tác phòng chống lụt bão và tìm kiếm cứu nạn lĩnh vực thuỷ sản

+ Theo dõi các phòng, đơn vị: phòng Nuôi trồng thuỷ sản, Chi cục Khaithác & BVNL thuỷ sản, Trung tâm Nghiên cứu & Sản xuất giống thuỷ sản, BanQuản lý cảng cá Lạch Hới, Ban Quản lý cảng cá Lạch Bạng, Ban Quản lý dự ánnông, lâm nghiệp và thuỷ sản

- Phó Giám đốc Mai Bá Luyến.

+ Phụ trách lĩnh vực: Trồng trọt, Bảo vệ thực vật đối với cây trồng nôngnghiệp; chất lượng về giống, sản phẩm trồng trọt, phân bón; khuyến nông lĩnhvực trồng trọt; Khoa học & Công nghệ; cơ chế, chính sách về các lĩnh vực trên

+ Theo dõi các phòng, đơn vị: phòng Trồng trọt, Chi cục Bảo vệ thực vật,Chi cục Quản lý chất lượng nông, lâm sản & thuỷ sản, Trung tâm Nghiên cứuứng dụng KHKT giống cây trồng nông nghiệp, Đoàn Quy hoạch, Khảo sát &Thiết kế nông, lâm nghiệp; Trung tâm Khuyến nông

- Phó Giám đốc Lê Văn Đốc.

+ Phụ trách lĩnh vực: Lâm nghiệp, Bảo vệ thực vật đối với cây lâmnghiệp; chất lượng giống lâm nghiệp; khuyến lâm; cơ chế, chính sách về cáclĩnh vực trên

+ Theo dõi các đơn vị: Chi cục Lâm nghiệp, Trung tâm nghiên cứuƯDKHCN Lâm nghiệp và 12 Ban quản lý rừng phòng hộ

- Phó Giám đốc Lê Văn Hiển.

+ Phụ trách lĩnh vực: Chăn nuôi, thú y; chất lượng về giống, sản phẩmchăn nuôi, thức ăn chăn nuôi; khuyến nông lĩnh vực chăn nuôi; đào tạo; cơ chế,chính sách về các lĩnh vực trên

+ Theo dõi các phòng, đơn vị

- Phó Giám đốc Lê Duy Trinh.

+ Phụ trách lĩnh vực: Nước sinh hoạt và Vệ sinh môi trường nông thôn;

cơ chế, chính sách về lĩnh vực trên; công nghệ thông tin của Sở; Trưởng ban

Phòng chống lụt bão Sở; Chỉ huy trưởng Dân quân tự vệ cơ quan Sở; công tácvăn phòng, tài chính cơ quan Sở.

+ Theo dõi các đơn vị: Văn phòng Sở, Đoàn Quy hoạch, Khảo sát & Thiết

kế thuỷ lợi, Trung tâm Nước sinh hoạt & Vệ sinh môi trường nông thôn

- Phó Giám đốc Trần Quang Trung.

+ Phụ trách lĩnh vực: thủy lợi, đê điều, phòng chống lụt bão và giảm nhẹthiên tai; XDCB, cơ chế, chính sách về các lĩnh vực trên

+ Theo dõi các phòng, đơn vị: phòng Quản lý xây dựng công trình, Chicục Đê điều & PCLB, Chi cục Thuỷ lợi, Ban Quản lý dự án Thuỷ lợi, Ban quản

lý Dự án An toàn hồ đập

- Phó Giám đốc Đỗ Thế Hạnh.

+ Phụ trách lĩnh vực Hợp tác xã và Phát triển nông thôn; chế biến; thươngmại; diêm nghiệp; cơ điện; doanh nghiệp; môi trường; diễn biến đất nôngnghiệp, diêm nghiệp, nuôi trồng thuỷ sản; xoá đói giảm nghèo, chính sách miềnnúi

- Phó Giám đốc Lê Thế Long.

Phụ trách lĩnh vực Kiểm lâm; diễn biến rừng và đất lâm nghiệp - trực tiếplàm Chi cục trưởng Chi cục Kiểm lâm

- Phó Giám đốc Lê Thanh Hải.

Trực tiếp làm Trưởng Đoàn chỉ đạo phát triển kinh tế - xã hội huyệnMường Lát (Thực hiện theo Quyết định số 2386/QĐ-UBND ngày 22/7/2011 củaChủ tịch UBND tỉnh)

*Nhiệm vụ của các phòng chức năng thuộc Sở.

- Văn phòng:

+ Xây dựng chương trình công tác của Sở (tuần, tháng, quý, năm) giúplãnh đạo Sở theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị, phòng Sở thực hiện chươngtrình trên

+ Theo dõi, cập nhật, tổng hợp thông tin tình hình về nông nghiệp &PTNT phục vụ chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Sở, làm báo cáo tuần

+ Chủ trì xây dựng qui chế làm việc của Sở; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra

các phòng, các đơn vị thực hiện quy chế và đề xuất các giải pháp bảo đảm trật

tự, kỷ luật, kỷ cương trong chỉ đạo điều hành theo quy chế làm việc

+ Quản lý thống nhất quy trình văn bản ( đi, đến), công tác văn thư, công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ; đánh máy, phô tô tài liệu; hướng dẫn các đơn vịtrực thuộc thực hiện nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ

+ Xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT trong ngành, quản lý cơ sở hạ tầng

hệ thống mạng nội bộ, mạng diện rộng, Trang tin điện tử và các hệ thống CNTTtrong ngành phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của Sở; phối hợp thực hiệnđào tạo, bồi dưỡng ứng dụng CNTT cho CB, CC Sở

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở giao

- Thanh tra Sở:

+ Thanh tra thực hiện chính sách pháp luật, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vịthuộc quyền quản lý trực tiếp của Sở Thực hiện thanh tra chuyên ngành thuỷsản; chỉ đạo hoạt động của thanh tra chuyên ngành Thú y, Bảo vệ thực vật vàthanh tra pháp chế Kiểm lâm

+ Xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực nông nghiệp & PTNT theoquy định của pháp luật

+ Thực hiện nhiệm vụ quyền hạn khác theo quy định pháp luật và cácnhiệm vụ khác do Giám đốc Sở giao

- Phòng Kế hoạch – Tài chính:

+ Xây dựng qui hoạch, kế hoạch tổng thể, dài hạn, trung hạn, hàng nămtrong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi vàPTNT trong tỉnh (sản xuất, đầu tư, tài chính) Quản lý, hướng dẫn, kiểm tra việcthực hiện qui hoạch, kế hoạch, các chương trình, dự án khi được cấp có thẩmquyền phê duyệt

+ Thu thập, tổng hợp, phân tích số liệu thống kê ngành Nông nghiệp vàPTNT trong tỉnh

+ Trình Giám đốc Sở phê duyệt, quyết định điều chuyển, thanh lý, muasắm tài sản, sửa chữa cho các đơn vị trực thuộc và giám sát việc thực hiện củacác đơn vị

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở giao.

- Phòng Tổ chức cán bộ:

+ Xây dựng phương án thành lập, sáp nhập, hợp nhất, chia tách, giải thểhoặc chuyển đổi các loại hình đơn vị Xây dựng chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn, tổ chức - biên chế của các đơn vị trực thuộc

+ Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ lãnhđạo, cán bộ khoa học kỹ thuật, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ, kế hoạch pháttriển nguồn nhân lực của Sở

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở giao

+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quy trình kỹ thuật trong chăn nuôi

đã được ban hành, phù hợp với điều kiện tự nhiên và vùng sinh thái trong tỉnh

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở giao

- Phòng Nuôi trồng thủy sản:

+ Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, chương trình, chính sách, đề án, dự án

về nuôi trồng và sản xuất giống thuỷ sản của tỉnh trình Giám đốc Sở

+ Thành viên Hội đồng thẩm định các quy hoạch, kế hoạch chương trình,

đề án, dự án có liên quan đến nuôi trồng thủy sản

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở giao

- Phòng Quản lý xây dựng công trình:

+ Quản lý nhà nước về chất lượng xây dựng các công trình chuyên ngànhtrên địa bàn tỉnh, bao gồm:

 Kiểm tra sự phù hợp của dự án với quy hoạch; việc tuân thủ các quytrình, quy phạm và tiêu chuẩn xây dựng trong khảo sát, thiết kế, thi công xâydựng công trình.

Kiểm tra việc áp dụng đơn giá, định mức kinh tế kỹ thuật xây dựngtrong công tác lập tổng mức đầu tư và dự toán công trình

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở giao

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Sở nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa.

Sở Nông nghiệp và PTNT bao gồm Cơ quan Sở và 42 đơn vị trực thuộc,với tổng số cán bộ công chức, viên chức trong biên chế là 1.298 biên chế, cụ thểnhư sau:

1.1.3.1 Cơ quan Sở: 83 người

+ Lãnh đạo Sở: 7 người

+ Văn phòng: 19 người

+ Phòng Tổ chức cán bộ: 6 người

+ Phòng Kế hoạch- Tài chính: 10 người

+ Phòng Quản lý Xây dựng công trình: 9 người

+ Phòng Trồng trọt: 7 người

+ Phòng Chăn nuôi: 4 người

+ Phòng Nuôi trồng Thuỷ sản: 6 người

+ Thanh tra: 15 người

1.1.3.2 Các đơn vị trực thuộc:

+ Các Chi cục có chức năng quản lý nhà nước: 9 Chi cục

+ Các trung tâm: 6 trung tâm

+ Các ban quản lý rừng phòng hộ: 12 ban

+ Các Ban quản lý rừng đặc dụng: 4 đơn vị

+ Các đơn vị sự nghiệp khác và Ban quản lý dự án: 8 đơn vị

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của Sở nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa.

1.2.1 Về tổ chức.

Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức trong mộtquốc gia, một cơ quan, tổ chức, để thực hiện hiệu quả một nhiệm vụ nào đó cótính dài hạn cần phải có bộ phân chuyên trách làm công tác đó Bộ phận chuyêntrách có nhiệm vụ tham mưu tư vấn cho lãnh đạo thực hiện các công việc như:xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn về lĩnh vực chuyên môn; thựchiện các nghiệp chuyên môn; đề xuất các giải pháp phát triển trong thời gian tới

Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quan trọngcủa Sở Vì vậy, để thực hiện tốt công tác lưu trữ, vì vậy Sở đã bố trí bộ phậnchuyên trách làm công tác lưu trữ Bộ phận lưu trữ trong cơ quan có trách nhiệm

tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc:

- Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn công tác lưu trữ

- Soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan

- Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể như: thu thập tài liệu, phân loạitài liệu, xác định giá trị tài liệu, tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệucủa cơ quan, tư vấn cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việcbảo quản tài liệu lưu trữ

Cán bộ phòng lưu trữ Sở được giao nhiệm vụ kết hợp với các phòng, cán

bộ công chức trong việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các phòngchuyên môn trong cơ quan đến hạn nộp lưu Sắp xếp hồ sơ, xây dựng các công

cụ tra cứu, phục vụ khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả

1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn.

Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan;quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan;

đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan và hàngnăm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạchthực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới

Bộ phận lưu trữ căn cứ vào những văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữtham mưu xây dựng các văn bản hướng dẫn thực hiện chế độ, quy định về côngtác lưu trữ để Chánh văn phòng trình Gíam đốc Sở để ban hành.

Giúp Chánh văn phòng trình Giám đốc phê duyệt tổ chức thực hiện vàkiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định về công tác lưu trữ đối với các cơ quan,

tổ chức thuộc Sở; các cơ quan, tổ chức có tài liệu là nguồn nộp

Giúp Chánh văn phòng xây dựng kế hoạch ứng dụng khoa học công nghệvào lưu trữ; phối hợp với các cơ quan, tổ chức khác thuộc Sở thực hiện việc đàotạo bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ lưu trữ

Thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về lưu trữ theo quy định của phápluật

Phối kết hợp với các Phòng, cán bộ công chức trong việc lập hồ sơ, tiếpnhận hồ sơ, tài liệu của các phòng chuyên môn đến hạn nộp lưu

Sắp xếp hồ sơ, xây dựng các công cụ tra cứu, phục vụ khai thác sử dụng

tài liệu có hiệu quả

- Bộ phận lưu trữ có nhiệm vụ cụ thể như sau:

+ Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức lập hồ

sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan

+ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan

+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu.+ Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu

+ Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ

+ Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào Lưu trữ lịch

sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ.

Công tác lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực củađời sống xã hội Đối với các cơ quan, tổ chức công tác lưu trữ cũng có vai tròđặc biệt quan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khácnhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sảnsinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu

giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, làcăn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Việc soạn thảo,ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giátrị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều Do đó, vai trò của công tác lưutrữ đối với hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức là một trong những lĩnh vựccông tác có vai trò và tầm quan trọng đặc biệt và là lĩnh vực hoạt động khôngthể thiếu đối với mỗi cơ quan, tổ chức.

Hiện nay tại Phòng lưu trữ của Sở đã bố trí 01 nhân viên, trình độ caođẳng; có kho lưu trữ riêng , kệ sắt đúng theo tiêu chuẩn và bố trí xây dựng 3kho để phục vụ cho việc bảo quản hồ sơ lưu của các phòng ban đơn vị giao nộp,phòng có trang bị bàn làm việc, đèn , rèm chống ánh nắng, quạt đảm bảo để bảoquản tốt hồ sơ, tài liệu

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TỈNH THANH HÓA 2.1 Hoạt động quản lý.

Để quản lý thống nhất về mặt nghiệp vụ lưu trữ, Đảng và Nhà nước đãnghiên cứu và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để hướng dẫn, chỉ đạocông tác lưu trữ của các cơ quan Chính vì vậy, các nghiệp vụ lưu trữ như: Thuthập, bổ sung tài liệu; Phân loại tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Chỉnh lý tàiliệu; Bảo quản tài liệu; Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu, Ứng dụngcông nghệ thông tin trong lưu trữ… của Sở đã được cán bộ lưu trữ thực hiện nhưquy định của Đảng và Nhà nước

2.1.1 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ

Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn có tư cách pháp nhân, có condấu, tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công táccủa UBND Tỉnh; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên mônnghiệp vụ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Đây là điều kiện thuậnlợi cho việc tổ chức tài liệu một cách khoa học và đây cũng sẽ là tiền đề chocông tác lưu trữ để công tác lưu trữ được thực hiện một cách tốt nhất để có thểnâng cao hiệu quả công việc của Sở

Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa thành lập vàongày 13/7/1996 đến năm 2002 bắt đầu mới tuyển nhân viên lưu trữ đầutiên Trong những năm qua Sở không ngừng bổ sung nguồn nhân lực làm côngtác văn thư lưu trữ để đáp ứng nhu cầu giải quyết công việc Đến năm 2015 Sở

đã có 01 cán bộ được biên chế làm công tác lưu trữ chuyên trách có trình độ caođẳng và có kinh nhiệm trong công tác nghiệp vụ

2.1.2 Xây dựng ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp

vụ công tác Lưu trữ.

Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện nguyêntắc quản lý tập trung thống nhất về công tác lưu trữ trong toàn quốc là hệ thốngvăn bản quy pham pháp luật của ngành lưu trữ Hiện nay, nhà nước ta đã xâydựng và ban hành một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật tương đối đầy đủ

về công tác lưu trữ, cụ thể như sau:

+ Luật lưu trữ 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011

+ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 hướng dẫn chức năngnhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức, Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang bộ,

cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp

+ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội

Vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức

+ Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội

vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức

+ Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ Quy địnhchi tiết thi hành một số điều của Lưu trữ Quốc gia

+ Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thưLưu và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính

+ Quyết định số 411/QĐ-SNN&PTNT ngày 16 tháng 6 năm 2014 về việcban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạtđộng của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Thanh Hóa

+ Công tác lập hồ sơ hiện hành, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan hàng nămđược thực hiện nghiêm túc (thực hiện xây dựng Danh mục hồ sơ hiện hànhtheo Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ)

Cán bộ lưu trữ tại cơ quan có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo trongviệc ban hành những văn bản về công tác lưu trữ cơ quan đồng thời cũng làngười trực tiếp thực hiện những quy định đề ra trong văn bản và hướng dẫn mọingười trong cơ quan cùng thực hiện Có như vậy công tác lưu trữ cơ quan mới đivào nề nếp và hoạt động có hiệu quả

2.1.3 Tổ chức thanh tra, kiểm tra công tác lưu trữ

Qua thực tế kiểm tra tại Phòng lưu trữ Sở về cơ bản cán bộ lưu trữ cơquan đã thực hiện tương đối tốt việc quản lý, chỉ đạo và đã triển khai tương đốiđầy đủ các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước về công tác lưu trữ; đạt

được một số kết quả tốt, góp phần làm cho công tác lưu trữ tại các cơ quan từngbước đi vào nề nếp Trong những năm qua cán bộ lưu trữ Sở chưa lần nào viphạm quy định cơ quan cũng như quy định của nhà nước về công tác văn lưutrữ.

Tuy nhiên, vẫn còn một số thiếu sót, hạn chế cần khắc phục như: Việc banhành các văn bản hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở công tác lưu trữ của đơn vị cònhạn chế, dẫn đến tình trạng chất lượng trong việc triển khai các hoạt động lưutrữ chưa cao

2.1.4 Ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ.

Việc đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúngtiêu chuẩn phục vụ công tác lưu trữ nhằm cải thiện môi trường làm việc cho cán

bộ làm công tác lưu trữ của Sở đồng thời tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệuquả cho công tác lưu trữ đáp ứng được yêu cầu của quá trình hội nhập

Sở đã triển khai nghiên cứu khoa học công nghệ trong công tác bảo quản;thống kê; xây dựng công cụ tra cứu; số hóa tài liệu; tổ chức sử dụng tài liệu giúpcho việc quản lý tất cả hồ sơ tài liệu được hiệu quả phục vụ cho tất cá các cán

bộ, nhân viên trong cơ quan

Ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ của Sở nôngnghiệp& phát triển nông thôn Thanh Hóa đã tạo được một cơ sở dữ liệu và hệthống quản lý chặt chẽ tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin nhanh và hiệu quảnhất nhằm nâng cao năng suất lao động và trình độ kỹ thuật của con người Pháthuy hơn nữa vai trò của tài liệu lưu trữ trước nhu cầu thông tin ngày càng tăngcủa xã hội, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại

2.2 Hoạt động nghiệp vụ.

2.2.1 Phân loại tài liệu lưu trữ.

Phân loại tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và khaithác, sử dụng tài liệu Nhờ phân loại khoa học tài liệu, các cơ quan lưu trữ có thểxây dựng hệ thống các công cụ tra tìm theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặctheo vấn đề Mặt khác, cũng nhờ phân loại khoa học tài liệu, người khai thác sẽthuận lợi trong việc tra tìm thông tin trong tài liệu theo phông, theo khối, nhóm

tài liệu.

Khi tiến hành phân loại tài liệu của bất cứ phông lưu trữ nào đều phải xâydựng phương án phân loại để xác định việc phân nhóm và trật tự sắp xếp tài liệutrong phông lưu trữ đó Phương án phân loại tài liệu lưu trữ là bản kê các nhómtài liệu trong phông được phân loại và sắp xếp theo trật tự nhất định dùng là căn

cứ sắp xếp tài liệu của phông đó

Ở Sở nông nghiệp& phát triển nông thôn Thanh Hóa phương án phân loạiđược áp dụng là phương án Cơ cấu tổ chức- thời gian, áp dụng phương án nàythì tài liệu trong phông trước hết được phân nhóm theo cơ cấu tổ chức, sau đó tàiliệu được phân theo thời gian Phân loại tài liệu theo phương án này khôngnhững thể hiện hoạt động của cơ quan mà còn thể hiện được hoạt động của từngphòng ban, đơn vị trong thời gian cụ thể.( Phụ lục số 2)

Sở nông nghiệp& phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa từ khi thành lậpđến nay thì cơ cấu tổ chức tương đối ổn định, về chức năng nhiệm vụ quyền hạnkhông có thay đổi lớn và là một phông mở tài liệu vẫn được bổ sung hàng năm

Vì vậy phân loai tài liệu theo phương án Cơ cấu tổ chức – Thời gian mà Sở đang

áp dụng là phù hợp

2.2.2 Thu thập tài liệu lưu trữ

Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việcxác đị nh nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơquan và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vàocác kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định

Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ của Sở được thực hiện theo định kỳhằng năm Bộ phận lưu trữ của Sở có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụviệc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ văn thư cơ quan và cácđơn vị thuộc cơ quan, tổ chức

Lập kế hoạch thu thập tài liệu vào lưu trữ.Các đơn vị nộp danh mục tàiliệu về bộ phận Lưu trữ.Các đơn vị đóng gói tài liệu nộp lưu theo sự hướng dẫncủa bộ phận văn thư lưu trữ.

Thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu hiện hành sau khi công việc đã

giải quyết xong của các cán bộ công chức trong cơ quan Lưu trữ cơ quan căn cứvào danh mục hồ sơ và tình hình thực tế của tài liệu để lựa chọn và tiếp nhận cáctài liệu nộp lưu Lưu trữ cơ quan chỉ thu thập, bổ sung những tài liệu đã được lập

hồ sơ theo đúng quy định của nhà nước

2.2.3 Xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là quá trình áp dụng các nguyên tắc, phương pháp

và các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để phân tích tài liệu, nhằm lựa chọnnhững tài liệu có giá trị để bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêuhủy Vì vậy, lựa chọn và loại hủy tài liệu cũng là thực hiện một phần việc củayêu cầu xác định giá trị tài liệu

Qua tìm hiểu thực tế ở Sở cho thấy, công tác xác định giá trị tài liệu ở Sởđược tiến hành định kỳ hàng năm.Việc xác định giá trị tài liệu do cán bộ lưu trữ

tự xác định dựa trên kinh nghiệm và thực tế tài liệu của Sở, vẫn chưa thành lậpđược Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Cán bộ lưu trữ tại Sở đã xây dựng được bảng thời hạn bảo quản dùng làmcăn cứ để xác định giá trị tài liệu tiến hành giữ lại những tài liệu có giá trị đưavào bảo quản cũng như loại những tài liệu không có giá trị tiến hành tiêu hủy.( Quyết định số 411/QĐ-SNN&PTNT ngày 16 tháng 06 năm 2014 về việc banhành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động

của Sở nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa) (Phụ lục số 3)

Việc xác định giá trị tài liệu ở đây vẫn còn nhiều bất cập Nhiều hồ sơ tàiliệu còn để lẫn các tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời.Điều đó vừa không khoa học, vừa tốn thời gian cho việc lập lại mục lục hồ sơ,tốn diện tích giá, tủ, kho tàng Trong thời gian tới Sở cần phải chú trọng hơncông tác xác định giá trị tài liệu, xem xét xây dựng lại bảng thời hạn bảo quản để

có các mức thời hạn bảo quản phù hợp

2.2.4 Chỉnh lý tài liệu

Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học,trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác địnhgiá trị; hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông

hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

Hiện nay quy trình chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ Sở nông nghiệp& nôngthôn tỉnh Thanh Hóa được thực hiện theo Công văn số 283/VTLTNN-NĐVPban hành ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

2.2.4.1 Quy trình chỉnh lý tài liệu của Sở Nông nghiệp& phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa.

Công tác chỉnh lý tài liệu của Sở Nông nghiệp& phát triển nông thôn tỉnhThanh Hóa được thực hiện theo quy trình sau:

Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý: Bộ phận lưu trữ trình kế hoạch chỉnh lý tài

liệu trình Chánh Văn Phòng và Gíam đốc phê duyệt.Căn cứ vào kế hoạch chỉnh

lý bộ phận lưu trữ chuẩn bị trang thiết bị, phương tiện và diện tích đế bảo quảntài liệu

Giai đoạn thực hiện chỉnh lý:

- Phân loại tài liệu theo phương án phân loại

- Đối chiếu tiêu đề hồ sơ ở danh mục hồ sơ nộp lưu với thực tế tài liệuhiện có và chỉnh sữa tiêu đề hồ sơ cho chính xác

- Xác định giá trị tài liệu

- Đánh số cho hồ sơ, đơn vị bảo quản

- Đưa tài liệu lên giá

- Viết và dán số cho hồ sơ, đơn vị bảo quản

- Hoàn thiện mục lục để tra cứu hồ sơ

Giai đoạn kết thúc chỉnh lý:

Kiểm tra kết quả chỉnh lý tài liệu, đối chiếu mục lục hồ sơ với thực tế tàiliệu đã đưa lên giá.Hoàn thiện hồ sơ đợc chỉnh lý, lưu trữ tại bộ phận Lưu trữ

2.2.4.2 Phương án phân loại tài liệu Phông lưu trữ Sở Nông nghiệp

& Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa.

Phương án phân loại tài liệu :

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của SởNông nghiệp& phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa.Căn cứ vào đặc điểm, tìnhhình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý Phương án phân loại tài liệu được lựa chọn là