Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH và xã hội TỈNH THÁI NGUYÊN

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỈNH THÁI NGUYÊN 3 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Lao động Thương binh và xã hội tỉnh Thái Nguyên 3 1.1.1. Lịch sử hình thành 3 1.1.2.Chức năng của Sở Lao động – Thương binh và xã hội tỉnh Thái Nguyên 4 1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn cuả Sở Lao động Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên 4 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 5 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ của Sở Lao động thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên 5 1.2.1. Tình hình tổ chức công tác Văn thư – Lưu trữ 5 1.2.2. Chức năng của bộ phận Văn thư – Lưu trữ 6 1.2.3.Nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận Văn thư – Lưu trữ 6 1.2.4. Cơ cấu tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ 7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỈNH THÁI NGUYÊN 8 2.1. Hoạt động quản lý 8 2.1.1. Xây dựng, ban hành các văn bản quy định về công tác văn thư 9 2.1.2. Xây dựng, ban hành các văn bản quy định về công tác lưu trữ 10 2.2. Hoạt động nghiêp vụ công tác Văn thư Lưu trữ 11 2.2.1.Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư 11 2.2.2. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 21 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 25 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 25 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của Sở Lao động Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên 26 3.2.1. Đối với công tác văn thư. 26 3.2.2. Về công tác quản lý văn bản đi. 27 3.2.3. Về công tác quản lý và giải quyết văn bản đến. 27 3.2.4. Về công tác quản lý và sử dụng con dấu. 27 3.2.5. Về công tác lập hồ sơ. 28 3.2.6. Về công tác lưu trữ 28 3.2.7. Đối với Chính phủ 28 3.2.8. Đối với Sở Lao động Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên 29 3.2.9. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 29 C. KẾT LUẬN 31 D. PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỈNH THÁI NGUYÊN 3

1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Lao động - Thương binh và xã hội tỉnh Thái Nguyên 3

1.1.1 Lịch sử hình thành 3

1.1.2.Chức năng của Sở Lao động – Thương binh và xã hội tỉnh Thái Nguyên 4 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn cuả Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên 4

1.1.4 Cơ cấu tổ chức 5

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ của Sở Lao động thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên 5

1.2.1 Tình hình tổ chức công tác Văn thư – Lưu trữ 5

1.2.2 Chức năng của bộ phận Văn thư – Lưu trữ 6

1.2.3.Nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận Văn thư – Lưu trữ 6

1.2.4 Cơ cấu tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ 7

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỈNH THÁI NGUYÊN 8

2.1 Hoạt động quản lý 8

2.1.1 Xây dựng, ban hành các văn bản quy định về công tác văn thư 9

2.1.2 Xây dựng, ban hành các văn bản quy định về công tác lưu trữ 10

2.2 Hoạt động nghiêp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ 11

2.2.1.Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư 11

2.2.2 Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 21

CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI SỞ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 25

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết

quả đạt được 25

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của Sở Lao động Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên 26

3.2.1 Đối với công tác văn thư 26

3.2.2 Về công tác quản lý văn bản đi 27

3.2.3 Về công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 27

3.2.4 Về công tác quản lý và sử dụng con dấu 27

3.2.5 Về công tác lập hồ sơ 28

3.2.6 Về công tác lưu trữ 28

3.2.7 Đối với Chính phủ 28

3.2.8 Đối với Sở Lao động Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên 29

3.2.9 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 29

C KẾT LUẬN 31

D PHỤ LỤC

TÀI LIỆU THAM KHẢO

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảmbảo bí mật cho mỗi cơ quan.

Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đềuđược hiện đại hoá, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp Vớivai trò quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ, trong lĩnh vực quản lý hànhchính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ chươngchính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt độngquản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan

Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế”,sau khi hoàn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho sinh viênchuyên nghành Văn thư – Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức đợtthực tập kéo dài 08 tuần cho sinh viên từ ngày 04/01/2016 đến ngày 19/03/2016.Đợt thực tập này nhằm giúp cho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổsung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn đã học trên lớp

Được sự đồng ý của Nhà trường và sự tiếp nhận của Sở Lao động – Thươngbinh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên, tôi đã có đợt thực tập đúng quy định về thời giancũng như việc thực hành các nội dung mà bản đề cương thực tập đã nêu ra

Thời gian thực tập tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh TháiNguyên tôi đã được nghiên cứu, khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt độngcông tác Văn thư – Lưu trữ và được trực tiếp làm một số công việc về nghiệp vụVăn thư – Lưu trữ của cơ quan Toàn bộ những công việc đó đã được tôi khái quáttrong bản Báo cáo này

Là một cán bộ Văn thư – Lưu trữ trong tương lai, đợt thực tập này đã trang

bị cho tôi một số kiến thức cơ bản Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tácVăn thư – Lưu trữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư– Lưu trư đối với sự phát triển của đất nước; thấy được những bất cập trong côngtác này ở Sở Lao đông – Thương binh và Xã hội nói riêng và các cơ quan nhà nướcnói chung Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ cán bộ trẻ như chúngtôi là rất lớn

Đợt thực tập cũng đã giúp tôi nhận ra được những điểm yếu của mình trongcác khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiệncác quy trình, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, từ đây tôi có thể khắc phục đượcnhững lỗ hổng về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không thể đápứng đủ Có thể nói đợt thực tập đã giúp cho tôi cụ thể hoá và nắm chắc hơn kiếnthức của mình trưởng thành hơn

Qua đây tôi muốn gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội, các cán bộ nhân viên tại văn phòng Sở Lao động – Thươngbinh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên đã giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập và thựchiện việc tìm hiểu chuyên đề “ Tìm hiểu thực trạng các quy trình nghiêp vụ Côngtác Văn thư – Lưu trữ Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên”.Mọi người đã rất nhiệt tình và thân thiện, tận tình chỉ bảo để tôi hoàn thành tốt đợtthực tập này

Dưới đây là bản báo cáo thực tập tốt nghiệp của tôi, bản báo cáo này khôngtránh khỏi những hạn chế, sai sót nhất định Rất mong được sự đóng góp của thầy

cô, cán bộ văn phòng Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và các bạn đọc để bàibáo cáo của tôi được hoàn thiện hơn./

Tôi xin chân thành cảm ơn

Thái Nguyên, ngày 21 tháng 03 năm 2016

Sinh viên

Nguyễn Thị Sim

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH

VÀ XÃ HỘI TỈNH THÁI NGUYÊN

(Trụ sở làm việc Sở Lao động- Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên)

1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của

Sở Lao động - Thương binh và xã hội tỉnh Thái Nguyên

1.1.1 Lịch sử hình thành

Năm 1967 – 1968: Ban Thương binh xã hội được thành lập, tách từ BTC Dân

chính Đảng tỉnh

Trước 1970 : Thành lập Ty lao động.

Năm 1973 – 1974: Ban Thương binh xã hội được đổi tên thành Ty Thương

binh xã hội, đóng tại địa điểm sơ tán Gò Móc, xã Thịnh Đán, Thái Nguyên

Năm 1982 – 1983: Ty Thương binh xã hội đổi tên thành Sở Thương binh xãhội

Tháng 12/1987: Sở Thương binh xã hội và Sở Lao động sáp nhập thành SởLao động - Thương binh và Xã hội

1.1.2.Chức năng của Sở Lao động – Thương binh và xã hội tỉnh Thái Nguyên

Sở Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ bannhân dân tỉnh Thái Nguyên tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chứcnăng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: việc làm; dạy nghề; lao động; tiền lương,tiền công; bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện,bảo hiểm thất nghiệp); an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ vàchăm sóc trẻ em; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội (gọi chung là lĩnh vựclao động, người có công và xã hội); về các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của

Sở và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn khác theo phân cấp, uỷ quyền của Uỷban nhân dân cấp tỉnh và theo quy định của pháp luật

Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên có tư cách phápnhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế

và hoạt động của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn,thanh tra, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Lao động - Thương binh và

Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối vớicác đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Lao động Thương binh và xã hội quản lý theoquy định của pháp luật

Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lao động, người có công và xã hộitheo sự phân công hoặc phân cấp, uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân tỉnh và theo quyđịnh của pháp luật

Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ và lĩnh vực lao động, người có công và xãhội đối với Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội cấp huyện

Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng cơ sở

dữ liệu, hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyênmôn, nghiệp vụ về lĩnh vực được giao

Tổ chức thực hiện các dịch vụ công trong lĩnh vực lao động, ngời có công

và xã hội thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở theo quy định của pháp luật

Thực hiện công tác tổng hợp, thống kê, thông tin, báo cáo định kỳ và độtxuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của Uỷ ban nhândân cấp tỉnh và Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách đượcphân bổ theo quy định của pháp luật và phân công, phân cấp của Uỷ ban nhân dâncấp tỉnh

Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh giao và theoquy định của pháp luật

1.1.4 Cơ cấu tổ chức

Ban Giám đốc gồm: 1 Giám đốc và 3 phó giám đốc

Giúp việc cho Ban Giám đốc gồm các phòng:

- Phòng Lao động - Tiền lương - Bảo hiểm xã hội

- Phòng Việc làm - An toàn lao động

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ của Sở Lao động thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên

1.2.1 Tình hình tổ chức công tác Văn thư – Lưu trữ

* Tình hình công tác Văn thư: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đã áp

dụng hình thức tổ chức công tác văn thư tổng hợp Toàn bộ các quy trình vànghiệp vụ về xử lý văn bản được thực hiện tại bộ phận văn thư.

Trong những năm qua Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đã luôn quantâm, chú trọng trong việc thực hiện tốt và đầy đủ những nội dung của công tác vănthư Đầu tư các trang thiết bị, nguồn nhân lực đề phục vụ cho việc thực hiện nộidung công tác này được hiệu quả hơn góp phần giải quyết công việc nhanh chóng,chính xác

Các phương tiện phục vụ cho công tác văn thư như: máy photo, máy tính,máy fax, tủ đựng tài liệu, bàn làm việc, có ngăn khóa để đựng con dấu và tài liệuquan trọng và một số đồ dùng khác phục vụ cho việc soạn thảo cũng như quản lývăn bản, đảm bảo duy trì hiệu quả công việc một cách nhanh chóng, bí mật và

khoa học

* Công tác lưu trữ: Hiện nay Sở Lao động - Thương binh và Xã hội chưa

có cán bộ lưu trữ (cán bộ văn thư kiêm lưu trữ)

1.2.2 Chức năng của bộ phận Văn thư – Lưu trữ

Giúp Chánh văn phòng thực hiện quản lý công tác văn thư, lưu trữ theo đúngquy định nhà nước

Bộ phận Văn thư , Lưu trữ Sở Lao động – Thương binh và Xã hội có chức năng giúp Chánh văn phòng Sở theo dõi, báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưutrữ của cơ quan, thực hiện quản lý văn bản đi, đến theo đúng qui định của pháp luật

Tham mưu lãnh đạo về công tác văn thư, lưu trữ quản lý tốt công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan

1.2.3.Nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận Văn thư – Lưu trữ

* Nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư:

- Tiếp nhận và đăng ký văn bản, tài liệu đến

- Chuyển đến Lãnh đạo Sở, Chánh văn phòng để xử lý theo quy định

- Chuyển giao văn bản theo ý kiến chỉ đạo cuả Chánh văn phòng đã xử lý đến các phòng ban, chuyên môn,

- Chuyển giao văn bản, tài liệu, báo chí hàng ngày đến các phòng ban làm

việc cho các đồng chí lãnh đạo Sở.

- Giúp Chánh văn phòng, theo dõi giải quyết chu trình văn bản đến

- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số và ngày, tháng, năm ban hành văn bản, nhân bản trước khi phát hành

- Đăng ký làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi chuyển phát văn bản đi

- Lưu văn bản đi và bảo quản việc phục vụ tra cứu, sử dụng văn bản lưu đối với tài liệu chưa nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan

- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liêu đăng ký, quản lý văn bản làm thủ tục cấp giấy giới thiêu… cho cán bộ công chức, người lao động

* Nhiệm vụ của bộ phận Lưu trữ

- Công tác Lưu trữ của Sở do cán bộ (văn thư kiêm nhiệm) có nhiệm vụ:

quản lý bảo quản, phục vụ nghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu tài liệu lưu trữ hiện hành

- Hướng dẫn cán bộ trong cơ quan lập hồ sơ hiện hành và nộp Lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu của lãnh đạo Sở, các phòng ban, đơn

vị trực thuộc, công chức viên chức trong cơ quan

- Nộp tài liệu lưu trữ vào Trung tâm lưu trữ tỉnh theo quy định của pháp luật

1.2.4 Cơ cấu tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ

Công tác Văn thư của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên đã bố trí 01 cán bộ làm công tác văn thư kiêm lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ văn thư lưu trữ, đã tốt nghiệp trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ (nay là trường Đại học Nội vụ Hà Nội), phù hợp với công tác và trách nhiệm được giao nên công việc được tiến hành nhanh hơn và đạt hiệu quả

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ LAO ĐỘNG

-THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỈNH THÁI NGUYÊN

( Cán bộ văn thư Hà Thế Kiền đang kiểm tra thể thức văn bản)

2.1 Hoạt động quản lý

* Công tác văn thư:

Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ Việt Nam của PGS-TS.Dương Văn Khảm, công tác văn thư là “toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước vàquản lý nghiệp vụ công tác văn bản giấy tờ”

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụcông tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản

lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổchức chính trị - xã hội, các doanh nghiệp, các đơn vị vũ trang

Nội dung công tác văn thư gồm:

- Xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật, các tiêu chuẩn và các văn bảnhướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư;

- Tổ chức triển khai, kiêm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của Nhànước về công tác văn thư;

- Tổ chức nghiên cứu ứng dụng khoa học, ứng dụng công nghệ thông tin vàovăn thư;

- Thực hiện các quy trình nghiệp vụ văn thư, như xây dựng văn bản, quản lý

và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu

* Công tác lưu trữ:

Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ Việt Nam của PGS-TS.Dương Văn Khảm, công tác lưu trữ là “toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước vàquản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổchức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ”

Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm:

- Xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật, các tiêu chuẩn, văn bản hướngdẫn nghiệp vụ về lưu trữ;

- Tổ chức, hướng dẫn kiêm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước,của ngành về công tác lưu trữ;

- Tổ chức nghiên cứu ứng dụng công nghệ tiên tiến vào công tác lưu trữ;

- Tổ chức đào tạo cán bộ công chức, lưu trữ;

- Quản lý hợp tác quốc tế trong lưu trữ;

- Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, bổ sung tài liệu lưutrữ; bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ choyêu cầu nghiên cứu cho xã hội

2.1.1 Xây dựng, ban hành các văn bản quy định về công tác văn thư

- Công tác văn thư của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh TháiNguyên theo đúng quy định chung của nhà nước:

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 của

Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 28 tháng 4 năm 2004 của Chính phủquy định về công tác văn thư

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 28 tháng 2 năm 2010 của Chính Phủ

về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủquy định về công tác văn thư.

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 của Chính phủ về quản lý

và sử dụng con dấu

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm

2005 của Bộ Nội Vụ - Văn phòng chính phủ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản

- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi đến

2.1.2 Xây dựng, ban hành các văn bản quy định về công tác lưu trữ

Đối với công tác lưu trữ, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tổ chứcquản lý và thực hiện theo các văn bản:

- Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001;

- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệuhành chính;

- Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01 tháng 6 năm 2004 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về việc Hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữvào lưu trữ lịch sử các cấp;

- Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22 tháng 8 năm 2005 của Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu;

- Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụhướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch

sử các cấp;

- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP, ngày 19 tháng 12 năm 2006 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

2.2 Hoạt động nghiêp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ

2.2.1.Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư trong việc quản lý, chỉđạo, lãnh đạo, điều hành và giải quyết công việc hàng ngày của Sở Lao động –Thương binh và Xã hội hiện nay đã và đang thực hiện triển khai các nội dung củacông tác văn thư trong toàn cơ quan Công tác văn thư của Sở Lao động – Thươngbinh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên được thực hiện gồm các nội dung sau:

a Công tác xây dựng và ban hành văn bản

Việc ban hành văn bản của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thực hiệntheoThông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 của BộNội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Thẩm quyền ban hành văn bản Sở Lao động – Thương binh và xã hội tỉnhThái Nguyên bao gồm các loại văn bản sau: Công văn , Tờ trình, Báo cáo, Quyếtđịnh…

Trong quá trình ban hành văn bản, Sở Lao động – Thương binh và Xã hộitỉnh Thái Nguyên luôn tuân thủ theo đúng quy định của Đảng, Nhà nước về thẩmquyền ban hành và thể loại văn bản, từ đó làm tốt công tác lãnh đạo, quản lý củamình

Tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội công tác xây dựng văn bản đượcgiao cho cán bộ chuyên môn Các văn bản do cán bộ chuyên môn soạn thảo đềuthực hiện theo đúng những quy định của Nhà nước

b Quản lý văn bản đi

Sở Lao động – Thương binh xã hội tỉnh Thái Nguyên đã áp dụng và thực hiệncác bước tổ chức quản lý văn bản đi theo đúng Công văn số 425/VTLTNN ngày 18tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc quản lý, giải quyếtvăn bản đi, đến

Năm 2015 số lượng văn bản đi do Sở Lao động – Thương binh và Xã hộiban hành là 3420

* Nội dung của công tác tổ chức quản lý văn bản đi của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên bao gồm:

- Kiểm tra thể thức văn bản

Qua khảo sát thực tế tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Thái nguyên emthấy thể thức của văn bản được trình bày đúng heo quy định của nhà nước Thể thức vănbản là yếu tố thông tin quan trọng thể hiện ở một văn bản theo qui định của cơ quan nhànước có thẩm quyền

+ Quốc hiệu, tiêu ngữ

Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.

Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiềungang, ở phía trên, bên phải

Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được

trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in

thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòngthứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối,

có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài củadòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:

Ví dụ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc + Tên cơ quan ban hành văn bản

Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả vănbản, được trình bày góc trái, dòng đầu của trang văn bản Tên cơ quan ban hànhvăn bản trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, chữ đứng, đậm, font chữ Times NewRoman, đường kẻ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài tên cơ quan Tên cơ quan ban hànhvăn bản được ghi như sau:

Ví dụ: Văn bản của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên

SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH & XÃ HỘI

- Văn bản của các ban tham mưu giúp việc, các ban chỉ đạo, tiểu ban, ghi tên

cơ quan ban hành văn bản và tên cấp trên mà tổ chức đó trực thuộc:

Ví dụ:

UBND THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN

SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI + Số và ký hiệu văn bản

- Số văn bản: là số thứ tự được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản của

Sở Lao động – Thương binh và xã hội như: Công văn, Quyết định, Chỉ thị, Thông

báo kết thúc vào 31 tháng 12 hàng năm Số văn bản được đánh bằng chữ số Ả

Ví dụ 2: Công văn của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội

SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

Số: 22/SLĐTB&XH-VPMột số tên loại văn bản được ghi thống nhất ký hiệu để tránh trùng lặp khiviết tắt như sau:

+ Quyết định và quy định: QĐ+Chỉ thị: CT

+Chương trình: CTr+ Tờ trình: TTr

+ Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Địa điểm ban hành văn bản là tên riêng của địa phương nơi cơ quan trụ sở

- Ngày tháng năm ban hành văn bản: Là ngày ký chính thức văn bản đó.Ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải ghi thêm số không (0) đứng trước và viết đầy

đủ các từ ngày tháng năm Không dùng các dấu chấm (.) hoặc dấu gạch nối

(-), hoặc dấu gạch chéo (/) để thay thế các từ ngày, tháng, năm trong thành phầnthể thức này

Vị trí trình bày: trình bày ở trang đầu, phía phải, dưới tiêu đề văn bản, ngangvới số, kí hiệu văn bản Địa điểm và thời gian ban hành văn bản được ngăn cáchbằng dấu phẩy, trên cùng hàng chữ; sử dụng font chữ Times New Roman, cỡ chữ

14, kiểu chữ in thường, nghiêng

Ví dụ: Thái Nguyên, ngày 29 tháng 5 năm 2015

+ Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản

- Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản được xác định khi soạnthảo văn bản như: Báo cáo, Quyết định, Nghị quyết nằm ở giữa, dưới số kí hiệu

và địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản

- Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề của

nội dung văn bản Cùng một thể loại văn bản mà UBND phường ban hành theo

thẩm quyền thì trong trích yếu nội dung có thể ghi tên tác giả của văn bản đó.Riêng đối với công văn thì trích yếu nội dung trình bày dưới số và kí hiệu văn bản

Tên loại văn bản được trình bày chính giữa, font chữ Times New Roman, cỡchữ 14, chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm; đường kẻ ngang độ dài 1/2 đến 1/3 dòng

kẻ ngang, trích yếu nội dung văn bản được trình bày dưới tên loại

Đối với trích yếu nội dung văn bản, sử dụng font chữ Times New Roman, cỡchữ 14 , kiểu chữ in thường, đậm Đối với trích yếu nội dung công văn, sử dungfont chữ Times New Roman, cỡ chữ 12, kiểu chữ in thường, nghiêng

Ví dụ 1:

BÁO CÁO Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2015

Ví dụ 2:

KẾT LUẬN

CỦA SỞ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

về ………

Ví dụ 3:

Số :25/SLĐTB&XH-VPV/v Tham dự ngày hội việc làm năm 2016

+ Nội dung văn bản

+ Nội dung văn bản là toàn bộ thông tin mà văn bản đề cập đến, nội dungvăn bản là phần trả lời cho mục đích ban hành văn bản để làm gì

Vị trí trình bày: Được trình bày ở chính giữa văn bản, dưới phần tên loại vàtrích yếu nội dung của văn bản Đối với công văn thì được trình bày ở nơi nhận,sau phần “Kính gửi” và trên phần thể thức đề ký, chữ ký dấu cơ quan ban hành vănbản Toàn bộ phần nội dung được trình bày bằng chữ thường, cỡ chữ 13-14, fontchữ Times New Roman

Nhận xét: Đây là thành phần thể thức quan trọng nên được Sở Lao động –

Thương binh và Xã hội quan tâm làm tốt.

- Văn bản ký thay tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “ TM” (thay mặt) vàotrước tên tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan tổ chức

- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan tổ chức phải ghi chữ “ KT”

Ví dụ:

K T.GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC

(chữ ký)

Dương Duy Hưng

+ Dấu cơ quan ban hành

Dấu đóng lên văn bản để xác định pháp nhân và thẩm quyền của cơ quan banhành văn bản Các văn bản phát hành của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội,dấu được đóng đúng chiều, đúng màu mực (mực dấu có mầu đỏ tươi) theo quy địnhcủa Bộ Công an, dấu đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.Không xảy ra trường hợp đóng dấu khống chỉ, đóng dấu lên giấy giới thiệu chưa cónội dung

Dấu cơ quan ban hành được trình bày bên phải, dưới phần nội dung văn bản

+ Nơi nhận:

Là nơi ghi tên các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản với mục đích

để báo cáo, để biết, để theo dõi, để thi hành … và nơi lưu Nơi nhận được trình bàytại góc trái dưới phần nội dung văn bản

+ Đối với tờ trình phải ghi rõ gửi cấp có thẩm quyền xử lý phía dưới “tênloại và trích yếu nội dung văn bản”

+ Đối với công văn phần nơi nhận được ghi trực tiếp sau cụm từ “Kínhgửi…” và “Đồng kính gửi…” (nếu có) trên phần nội dung văn bản và còn được ghinhư các loại văn bản có tên gọi khác

Kính gửi: Ủy ban nhân dân thành phố Thái Nguyên

- Ngoài ra văn bản đi của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội còn có một

số thể thức khác như: Dấu chỉ mức độ “Mật”, “Khẩn”, “Lưu hành nội bộ”, “Thuhồi” Những thành phần thể thức bổ sung do người có thẩm quyền ban hành vănbản quy định

Nhận xét: Văn bản của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội ban hành

nhìn chung đã đảm bảo các thành phần thể thức bắt buộc, từ đó nâng cao vai trò thông tin và hiệu lực pháp lý của văn bản tạo thuận lợi cho hoạt động quản lý.

- Ghi số ngày tháng năm văn bản

Ghi số ngày văn bản là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các văn bản đi Mỗi văn khiban hành đươc đánh theo một hệ thống số và ngày tháng nhất định

Ngày tháng năm của văn bản là ngày văn bản được ký chính thức, là ngày vănbản có hiệu lực Những ngày dưới 10, tháng dưới 2 ghi thếm số “0” phía trước

Ghi số ngày tháng văn bản là yếu tố quan trọng giúp cán bộ văn thư Sở Lao động– Thương binh và Xã hội dễ tìm, nghiện cứu khi sử dụng văn bản

- Đăng kí văn bản

Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết vềvăn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung;nơi nhận… vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vitính để quản lý và tra tìm văn bản.Hiện nay ở Sở Lao động –Thương binh và Xãhội áp dụng hình thức đăng ký bằng phần mềm máy tính

(Quản lý văn bản đi bằng phần mềm máy tính)

- Đóng dấu văn bản

Khi văn bản được đăng ký cán bộ chuyên môn cầm văn bản đi sao in đúng sốlượng văn bản ( trong phần nơi nhận của văn bản ) Rồi được cán bộ văn thư đóng dấu

Tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên văn bản được đóngkhi có chữ ký hợp lệ, không đóng dấu khống Hầu hết các văn bản gửi cho các đơn vị, cánhân đều là bản chính.

- Chuyển giao văn bản đi

Tất cả những văn bản do Sở Lao động- Thương binh xã hội làm ra được gửi

tới các đối tượng có liên quan đều được thực hiện theo nguyên tắc là chính xác, đúng đối tượng và kịp thời.

Sở Lao động – Thương binh và Xã hội áp dụng 2 phương pháp chuyển giaovăn bản là chuyển giao qua đường bưu điện (đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân

ở ngoài cơ quan) và chuyển giao trực tiếp (đối với các đơn vị trong cơ quan) Khichuyển giao qua đường bưu điện, văn bản được cho vào phong bì có in sẵn tên cơquan Sở Lao động – Thương binh và Xã hội , số điện thoại và được dán kín cẩn thậntrước khi chuyển ra bưu điện

- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu

Tất cả các văn bản đi lưu tại văn thư là bản gốc Nhằm phục vụ cho việc sử dụng

bản lưu có hiệu quả, cán bộ văn thư sử dụng các sắp xếp văn bản theo tên loại văn bản.Văn bản có số nhỏ, ban hành trước xếp trước, văn bản số lớn ban hành sau xếp sau Tất

cả các văn bản lưu được quản lý chặt chẽ đảm bảo nguyên tắc dễ thấy- dễ lấy- dễ tìm

c Quản lý văn bản đến

* Khái niệm văn bản đến

Văn bản đến là toàn bộ văn bản, tài liệu do cơ quan nhận được từ các đơn

vị, cơ quan, cá nhân gửi đến Trong thời gian thực tập tại Sở Lao động – Thương

binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên em thấy việc quản lý văn bản đến được thực hiệntheo trình tự sau:

- Tiếp nhận, kiểm tra , phân loại, bóc bì văn bản đến

Văn bản đến của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Thái Nguyên

đa dạng về loại hình, các văn bản đến đều được xử lý nhanh chóng, chính xác

Các văn bản đến đều do cán bộ văn thư cơ quan tiếp nhận ( văn bản nhậntrực tiếp, mạng máy tính,Fax) , ngoài văn bản trên cán bộ văn thư còn tiếp nhậnmột số loại văn bản như: đơn thư, khiếu nại ,tố cáo …của các cá nhân