MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI): 3 1.1.1. Lịch sử hình thành của VCCI 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của VCCI: 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức VCCI 5 1.1.3.1. Cơ cấu về nhân sự: 5 1.1.3.2. Cơ cấu bộ máy: 6 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của VCCI: 7 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng: 7 1.2.1.1. Chức năng: 7 1.2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 7 1.2.1.3 Cơ cấu tổ chức: 8 1.2.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư – lưu trữ của VCCI: 8 1.2.2.1. Giúp Chánh văn phòng VCCI thực hiện nhiệm vụ của Văn thư cơ quan: 8 1.2.2.2. Giúp Chánh văn phòng VCCI thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan: 9 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ của VCCI: 9 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM (VCCI) 11 2.1. Hoạt động quản lý: 11 2.1.1. Thực tiễn công tác Văn thư: 11 2.1.2. Thực tiễn công tác lưu trữ: 12 2.2. Hoạt động nghiệp vụ: 12 2.2.1. Thực tiễn công tác văn thư: 12 2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản: 12 2.2.1.2. Quản lý văn bản đi – đến: 13 2.2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu: 15 2.2.1.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: 15 2.2.2. Thực tiễn công tác lưu trữ: 17 2.2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ: 17 2.2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu: 17 2.2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu: 19 2.2.2.4. Công tác thống kê trong lưu trữ: 19 2.2.2.5. Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: 20 2.2.2.6. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 20 2.2.2.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: 21 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM (VCCI) VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ: 22 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được: 22 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của VCCI: 23 3.3. Một số khuyến nghị: 24 3.3.1. Đối với Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI): 24 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư – lưu trữ của khoa, trường: 24 C. PHẦN KẾT LUẬN 25 D. PHỤ L
Trang 1MỤC LỤC
MỤC LỤC 1
D PHỤ LỤC 2
A LỜI NÓI ĐẦU 1
B PHẦN NỘI DUNG 2
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 2
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI): 3
1.1.1.Lịch sử hình thành của VCCI 3
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của VCCI: 4
1.1.3.Cơ cấu tổ chức VCCI 5
1.1.1.1.Cơ cấu về nhân sự: 5
1.1.1.2.Cơ cấu bộ máy: 6
1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của VCCI: 7
2.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng: 7
1.1.1.3.Chức năng: 7
1.1.1.4.Nhiệm vụ, quyền hạn: 7
1.2.1.3 Cơ cấu tổ chức: 8
1.2.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư – lưu trữ của VCCI: 8
1.2.2.1 Giúp Chánh văn phòng VCCI thực hiện nhiệm vụ của Văn thư cơ quan: 8
1.2.2.2 Giúp Chánh văn phòng VCCI thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan: 9
1.2.3.1.Cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ của VCCI: 9
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM (VCCI) 11
2.1 Hoạt động quản lý: 11
2.1.1 Thực tiễn công tác Văn thư: 11
2.1.2 Thực tiễn công tác lưu trữ: 11
2.2 Hoạt động nghiệp vụ: 12
Trang 22.2.1 Thực tiễn công tác văn thư: 12
2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản: 12
2.2.1.2 Quản lý văn bản đi – đến: 13
2.2.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu: 14
2.2.1.4 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: 15
2.2.2 Thực tiễn công tác lưu trữ: 17
2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ: 17
2.2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu: 17
2.2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu: 18
2.2.2.4 Công tác thống kê trong lưu trữ: 19
2.2.2.5 Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: 20
2.2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 20
2.2.2.7 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: 20
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP 22
TẠI PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM (VCCI) VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ: 22
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được: 22
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của VCCI: 23
3.3 Một số khuyến nghị: 23
3.3.1 Đối với Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI): 23
3.3.2 Đối với bộ môn văn thư – lưu trữ của khoa, trường: 24
C PHẦN KẾT LUẬN 25
D PHỤ LỤC 27
D PHỤ LỤC
Trang 3A LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò vô cùng quan trọng đối với tất cả cáclĩnh vực của đời sống xã hội Đối với các cơ quan, tổ chức công tác văn thư, lưutrữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng,nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạtđộng đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trịđều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc,bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao.Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn
và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều Do đó, vai tròcủa công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức là mộttrong những lĩnh vực công tác có vai trò và tầm quan trọng đặc biệt và là lĩnhvực hoạt động không thể thiếu đối với mỗi cơ quan, tổ chức
Cùng với sự phát triển bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, trên thực tế,công tác văn thư lưu trữ trong bộ máy các cấp cũng ngày càng được củng cố,nhất là trong giai đoạn hội nhập quốc tế hiện nay Các nghiệp vụ của công tácnày ngày càng được quy định một cách cụ thể, đặc biệt là nghiệp vụ xây dựng vàquản lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành trong các cơ quan cũng như hệ thống
tổ chức phục vụ công tác văn thư đã được củng cố một bước
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, lưu trữ văn thư đã đượctriển khai ở nhiều nơi, giúp quản lý văn bản một cách khoa học, chính xác,nhanh chóng, đảm bảo tốt việc bảo quản văn bản, lưu trữ tài liệu
Thực hiện phương châm “học đi đôi với hành”, khoa Văn thư – Lưu trữcủa trường đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các
cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp theo sự liên hệ của sinh viên hoặc sự phâncông của nhà trường Việc thực tập tại các cơ quan, tổ chức giúp sinh viện hiểu
rõ hơn thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ Tạo cơ hội cho sinh viên chủ động,độc lập trong quá trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác văn thư –lưu trữ của cơ quan đơn vị Giúp sinh viên nâng cao ý thức, trách nhiệm trongviệc học tập các học phần kế tiếp
Căn cứ vào Quyết định số 33/QĐ-ĐHNV ngày 12 tháng 01 năm 2016 củatrường Đại học Nội vụ Hà Nội về việc cử sinh viên đi thực tập tốt nghiệp, thờigian thực tập từ ngày 04/1/2016 đến hết ngày 19/3/2016 Cùng sự giúp đỡ hết
Trang 4sức nhiệt tình của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) đã tạođiều kiện tiếp nhận em về thực tập.Trong thời gian thực tập nhờ sự giúp đỡ củacác cô chú, anh chị trong VCCI và đặc biệt là các cán bộ làm công tác văn thư –lưu trữ mà em đã được trải nghiệm thực tế với công việc văn phòng, được ápdụng những lý luận đã được học vào thực tiễn Đồng thời cũng tạo cho em cơhội để rèn luyện kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc của người cán bộ, côngchức văn phòng.
Trong quá trình thực tập tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam(VCCI)em nhận thấy môi trường làm việc ở đây rất tốt; các cô chú, anh chị rấtthân thiện, luôn nhiệt tình sẵn sàng giúp đỡ; văn phòng cũng được trang bị kháđầy đủ các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công việc chuyên môn
Bên cạnh đó, em cũng gặp phải không ít khó khăn: từ việc làm quen vớimôi trường làm việc mới, đến những bỡ ngỡ khi mới bắt tay vào công việc vìnhững lý luận đã được học trong trường so với thực tế có rất nhiều điểm khácnhau Bên cạnh đó, khi bắt đầu thực hiện các khâu nghiệp vụ vì là lần đầu nên
em còn nhiều vụng về, non kém
Hơn hai tháng được thực tập tại Phòng Thương mại và Công nghiệp ViệtNam (VCCI) là khoảng thời gian vô cùng quý báu giúp em học hỏi thêm đượcnhiều kinh nghiệm, kiến thức bổ ích, giúp em được cọ sát với thực tế Điều nàykhông chỉ giúp em hoàn thành tốt được nhiệm vụ do trường đề ra, mà quan trọnghơn cả nó giúp ích rất lớn cho em trong công việc trong tương lai
Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể cán bộ của VCCInói chung và đặc biệt các cán bộ văn thư – lưu trữ trong VCCI nói riêng đã tạođiều kiện thuận lợi cho em trong quá trình thực tập, giúp em hoàn thành nhiệm
vụ được đề ra và quan trọng giúp em có được những kiến thức thực tế bổ ích,quý giá
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 22 tháng 5 năm 2015
Sinh viênNguyễn Hương Giang
B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức
Trang 5Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (tại số 9 Đào Duy Anh, Đống Đa, Hà Nội)
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI):
1.1.1 Lịch sử hình thành của VCCI
Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) là tổ chức quốc giatập hợp và đại diện cho cộng đồng doanh nghiệp, người sử dụng lao động và cáchiệp hội doanh nghiệp ở Việt Nam nhằm mục đích phát triển, bảo vệ và hỗ trợcác doanh nghiệp, góp phần phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, thúc đẩycác quan hệ hợp tác kinh tế, thương mại và khoa học – công nghệ giữa ViệtNam với các nước trên cơ sở bình đẳng và cùng có lợi Phòng thương mại vàCông nghiệp Việt Nam là tổ chức độc lập, phi chính phủ, phi lợi nhuận, có tưcách pháp nhân và tự chủ về tài chính
Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), trước kia có tên làPhòng Thương mại của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa, được thành lập năm
1963, nhằm xúc tiến quan hệ thương mại giữa Việt Nam với các nước trên thếgiới Đến năm 1982, đổi tên thành Phòng Thương mại và Công nghiệp ViệtNam (VCCI)
Trang 61.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của VCCI:
- Đại diện để thúc đẩy và bảo vệ quyền lợi hợp pháp, chính đáng của cộngđồng doanh nghiệp và người sử dụng lao động ở Việt Nam trong các quan hệtrong nước và quốc tế;
- Thúc đẩy sự pháp triển doanh nghiệp, doanh nhân, sự liên kết giữa cácdoanh nghiệp, hiệp hội doanh nghiệp, xúc tiến và hỗ trợ các hoạt động thươngmại, đầu tư, hợp tác khoa học – công nghệ và các hoạt động kinh doanh kháccủa các doanh nghiệp ở Việt Nam và nước ngoài;
- Tập hợp, nghiên cứu ý kiến của các doanh nghiệp để phản ánh, kiến nghị
và tham gia cho Nhà nước các vấn đề về pháp luật, chính sách kinh tế - xã hộinhằm cải thiện môi trường kinh doanh;
- Tham gia xây dựng và thực hiện các chiến lược phát triển kinh tế - xãhội và hội nhập kinh tế quốc tế, tham dự các hội nghị,các đoàn đàm phán vềkinh tế và thương mại phù hợp với qui định của Nhà nước;
- Tổ chức các diễn đàn, đối thoại, các cuộc tiếp xúc giữa doanh nghiệp,người sử dụng lao động với các cơ quan nhà nước, với đại diện người lao động
và với các tổ chức hữu quan khác ở trong và ngoài nước để trao đổi thông tin và
ý kiến về các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp và môi trường kinh doanh;
- Tiến hành những hoạt động cần thiết để bảo vệ quyền lợi hợp pháp,chính đáng của doanh nghiệp và người sử dụng lao động trong các quan hệ kinhdoanh trong nước và quốc tế;
- Tổ chức các hoạt động tuyên truyền, vận động các doanh nghiệp thựchiện nghiêm chỉnh pháp luật, nâng cao trách nhiệm xã hội, đạo đức và văn hoákinh doanh, xây dựng quan hệ lao động thuận hòa, bảo vệ môi trường và thamgia các hoạt động xã hội phù hợp với mục tiêu của Phòng
- Tập hợp và liên kết với các hiệp hội doanh nghiệp ở Việt Nam, hợp tácvới các Phòng Thương mại và Công nghiệp, các tổ chức hữu quan ở nước ngoài,tham gia các tổ chức khu vực và quốc tế phù hợp với mục đích của Phòng vàgiúp đỡ các doanh nghiệp tham gia hoạt động trong các tổ chức đó;
- Tiến hành các hoạt động xây dựng, quảng bá và nâng cao uy tín doanhnghiệp, doanh nhân, hàng hoá, dịch vụ của Việt Nam; thúc đẩy các dịch vụ hỗtrợ phát triển kinh doanh; hỗ trợ các doanh nghiệp phát triển quan hệ kinh doanhđầu tư ở trong và ngoài nước thông qua các biện pháp như: chắp nối và giới
Trang 7thiệu bạn hàng, cung cấp thông tin, hướng dẫn và tư vấn cho doanh nghiệp, tổchức nghiên cứu, khảo sát thị trường, hội thảo, hội nghị, hội chợ, triễn lãm,quảng cáo và các hoạt động xúc tiến khác;
- Tổ chức đào tạo bằng những hình thức thích hợp để phát triển nguồnnhân lực cho các doanh nghiệp, giúp các doanh nhân nâng cao kiến thức, nănglực quản lý và kinh doanh;
- Giúp đăng ký và bảo hộ quyền sỡ hữu trí tuệ và chuyển giao công nghệ
ở Việt Nam và ở nước ngoài;
- Cấp giấy chứng nhận xuất xứ cho hàng hoá xuất khẩu của Việt Nam vàchứng thực các chứng từ cần thiết khác trong kinh doanh; xác nhận các trườnghợp bất khả kháng;
- Giúp các doanh nghiệp trong và ngoài nước giải quyết bất đồng, tranhchấp thông qua thương lượng, hoà giải hoặc trọng tài; phân bổ tổn thất chungkhi có yêu cầu;
- Thực hiện nhưng công việc khác mà Nhà nước Việt Nam hoặc các tổchức khác ủy thác
1.1.3 Cơ cấu tổ chức VCCI
1.1.1.1 Cơ cấu về nhân sự:
Chủ tịch là người đại diện cho VCCI và Hội đồng quản trị, chịu tráchnhiệm về toàn bộ hoạt động của VCCI.Chủ tịch đồng thời là người đứng đầuBan thường trực Các Phó chủ tịch là người giúp Chủ tịch điều hành chung vàđược Chủ tịch phân công trách nhiệm trong một số lĩnh vực công tác cụ thể Phóchủ tịch thường trực thay mặt Chủ tịch lãnh đạo VCCI khi Chủ tịch đi vắng Tổngthư ký là người giúp Chủ tịch điều phối hoạt động của các cơ quan chuyên trách,các tổ chức trực thuộc VCCI và được Chủ tịch phân công phụ trách một số lĩnhvực công tác cụ thể, ngoài ra có trưởng các Ban chuyên môn khác Cụ thể:
- Chủ tịch: ông Vũ Tiến Lộc
- Phó chủ tịch thường trực: Hoàng Văn Dũng
- Phó chủ tịch: Đoàn Duy Khương
- Phó chủ tịch: Phạm Gia Túc
- Tổng Thư ký: Phạm Thị Thu Hằng
- Trưởng các ban chuyên môn:
+ Ban Hội viên và Đào tạo: ông Vũ Anh Dũng
+ Ban Quan hệ Quốc tế: ông Trần Thiện Cường
+ Ban Tổ chức cán bộ: ông Nguyễn Bắc Hà
Trang 8+ Ban Tài chính: bà Trần Hồ Lan
+ Trung tâm hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa: GĐ bà Phạm Thị Thu Hằng+ Văn phòng giới sử dụng lao động: GĐ ông Phùng Quang Huy
+ Văn phòng: Chánh văn phòng ông Phan Hồng Giang
1.1.1.2 Cơ cấu bộ máy:
Trang 91.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của VCCI:
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng:
- Làm đầu mối tiếp nhận, xử lý, truyền đạt thông tin nội bộ và từ bênngoài phục vụ hoạt động của Ban Thường trực và cơ quan VCCI Phối hợp xâydựng các nội quy, quy chế nội bộ của VCCI
- Tiếp nhận và Tổng hợp tình hình hoạt động của các Ban, Trung tâm, đơn
vị trực thuộc Phòng Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác và các báo cáocủa cơ quan, Ban Thường trực và HĐQT theo định kỳ và chuyên đề Chủ trìchuẩn bị nội dung và hậu cần cho các cuộc họp của HĐQT, Ban Thường trực và
cơ quan
- Tổ chức nghiên cứu các vấn đề chung về kinh tế, doanh nghiệp, môitrường kinh doanh trong nước và quốc tế…, phục vụ hoạt động của HĐQT, BanThường trực và cơ quan
- Tổ chức tiếp nhận và chuyển công văn đi, đến; lưu trữ tài liệu; quản lýcon dấu của VCCI
- Bảo đảm sách, báo, tài liệu tham khảo của thư viện thương mại phục vụBan Thường trực, các Ban, Trung tâm, đơn vị trực thuộc và doanh nghiệp Sưutầm, bảo quản, khai thác tài liệu và hiện vật về lịch sử và truyền thống củaVCCI
- Tham mưu của Ban Thường trực trong công tác quản lý đầu tư xây dựng
cơ bản, quản lý khai thác và sử dụng đất đai, cơ sở hạ tầng trong hệ thống VCCI
- Mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm phục vụ hoạt động của các Ban,
Trang 10Trung tâm và quản lý tài sản của cơ quan Duy tu, bảo dưỡng, đề xuất phương
án khai thác có hiệu quả Trung tâm Thương mại quốc tế tại Hà Nội
- Tổ chức các công việc lễ tân, thường trực, bảo vệ, vệ sinh, điện nước…của cơ quan Bảo đảm xe ô tô phục vụ Ban Thường trực và hoạt động của cácBan, Trung tâm trực thuộc VCCI
- Tham mưu cho Ban Thường trực và tổ chức các hoạt động phục vụ côngtác đối ngoại của VCCI
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Ban Thường trực giao
- Phòng Văn thư – Lưu trữ
- Phòng Thư viện – Truyền thống
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
- Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;
- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến;
- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét,duyệt, ký ban hành;
Trang 11- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số vàngày, tháng ban hành; nhân bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật(nếu có);
- Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyểnphát văn bản đi;
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;
- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tụccấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức;
- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tụccấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức
1.2.2.2 Giúp Chánh văn phòng VCCI thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ
cơ quan:
- Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong VCCI, tổ chức lập hồ sơ
và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan;
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
- Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;
- Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào Lưu trữ lịch
sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
- Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ
1.2.3.1 Cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ của VCCI:
Văn thư – Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tácthường xuyên của mỗi cơ quan, tổ chức trong lĩnh vực quản lý Hànhchính Nhà nước Nhận thức được tầm quan trọng đó, lãnh đạo của VCCI rấtquan tâm đến bộ phận làm công tác này Nhìn chung công tác văn thư – lưu trữcủa VCCI đã được đi vào nề nếp và đang từng bước được nâng cao giúp choviệc quản lý, bảo quản, tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả cao
Hiện nay tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) đã có
04 cán bộ kiêm nhiệm công tác Văn thư – Lưu trữ trình độ trung cấp chuyênnghiệp Các cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ giúp Chánh văn phòng thực
Trang 12hiện việc quản lý, thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư – lưu trữhình thành trong quá trình hoạt động của VCCI.
Trang 13CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM (VCCI)
2.1 Hoạt động quản lý:
2.1.1 Thực tiễn công tác Văn thư:
Công tác văn thư là một khái niệm dùng để chỉ các hoạt động có liên quanđến các khâu soạn thảo và ban hành văn bản; tổ chức quản lý văn bản đi,đến; lập hồ sơ hiện hành; quản lý và sử dụng con dấu, nhằm phục vụ cho hoạtđộng quản lý của các cơ quan, tổ chức
Để quản lý công tác văn thư, VCCI đã dựa trên các văn bản quy định củaNhà nước về việc thực hiện công tác văn thư để áp dụng vào chính công tác vănthư tại VCCI:
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư
- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
- Công văn 425/VTLLNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
về quản lý và sử dụng con dấu
- Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004 ngày 08/4/2004 của Chínhphủ về công tác văn thư
- Thông tư 07/2012/TT/BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụhướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan
- Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của BộNội vụ và Văn Phòng Chính Phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản
2.1.2 Thực tiễn công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực của hoạt động Nhà nước bao gồm tất cảnhững vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học,
Trang 14bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ côngtác quản lý, nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơquan, tổ chức, cá nhân.
Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ Tại VCCIcông tác lưu trữ đã được triển khai và thực hiện theo hướng dẫn của các văn bản
về nghiệp vụ lưu trữ như:
- Luật Lưu trữ năm 2011
- Công văn 283/VTLLNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của CụcVăn thư – Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệuhành chính
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về việc Ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệugiấy” theo TCVN ISO 9001:2000
- Công văn số 2959/BNV-VTLTNN ngày 17 tháng 8 năm 2012 của BộNội vụ về việc hướng dẫn triển khai thi hành Luật Lưu trữ
- Công văn số 203/VTLLNN-TCCB ngày 23 tháng 3 năm 2010 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về việc tăng cương công tác phòng cháy chữacháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu
- Công văn 879/VTLLNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị
2.2 Hoạt động nghiệp vụ:
2.2.1 Thực tiễn công tác văn thư:
2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản:
Soạn thảo và ban hành văn bản là bước đầu tiên của công tác văn thư.Trình tự ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lý Nhà nước có thẩmquyền ban hành nhất thiết phải tiến hành trong công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và hoạt động của cơ quanmình Các bước này đã được quy định rõ ràng trong các văn bản về công tác vănthư: Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn vềthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Qua khảo sát thực tiễn, việc soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của
Trang 15VCCI được thực hiện như sau: văn bản thuộc lĩnh vực chuyên môn của phòng –ban nào thì sẽ do phòng – ban đó tiến hành soạn thảo; sau đó sẽ trình lãnh đạophòng – ban ký nháy duyệt nội dung văn bản; chuyển cho Chánh văn phòngkiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; chuyển cho lãnh đạo cơ quan kýban hành văn bản Khi văn bản đã được ký chính thức, cán bộ văn thư chịu tráchnhiệm đăng ký số, vào sổ văn bản đi, nhân bản, đóng dấu rồi chuyển theo nơinhận được ghi trong văn bản.
Theo thẩm quyền ban hành, VCCI được phép ban hành những văn bản:Quyết định, thông báo, báo cáo, tờ trình, quy chế, hợp đồng lao động, hợp đồngkinh tế, điều lệ…
2.2.1.2 Quản lý văn bản đi – đến:
Văn bản đi đến đều được tập trung một đầu mối ở văn thư của VCCI.Việc quản lý văn bản tại VCCI thực hiện theo công văn số 425/VTLLNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước vềhướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến
•Đối với văn bản đi:
Văn bản đi là tất cả văn bản (kể cả văn bản mật), bao gồm văn bản quyphạm pháp luật; văn bản hành chính; văn bản chuyên ngành; văn bản khác do cơquan, tổ chức phát hành
Việc quản lý văn bản đi được văn thư VCCI thực hiện theo đúng trình tự: Văn thư tiếp nhận văn bản, tài liệu từ các phòng ban sau đó tiến hành cáccông việc
- Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày –tháng – năm đăng ký văn bản đi;
- Văn bản đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật;
- Đăng ký văn bản đi: đăng ký văn bản đi bằng sổ và đăng ký văn bản đibằng máy tính sử dụng chương trình quản lý văn bản;
- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:chuyển giao trực tiếp cho các phòng - ban trong nội bộ VCCI; chuyển giao trựctiếp cho các cơ quan, tổ chức khác; chuyển phát văn bản đi qua bưu điện;chuyển phát văn bản bằng máy fax;
- Lưu văn bản đi
•Đối với văn bản đến:
Văn bản đến là tất cả văn bản (kể cả văn bản mật), bao gồm văn bản quy
Trang 16phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản khác vàđơn thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức.
Văn bản, tài liệu đến VCCI qua nhiều hình thức: gửi trực tiếp, gửi tay, gửiqua bưu điện, fax… từ các đơn vị trong VCCI; từ các cơ quan, tổ chức bênngoài Nhiệm vụ của văn thư là: tiếp nhận văn bản, phân loại, đóng dấu văn bảnđến (trên dấu văn bản đến có ghi số đến, ngày – tháng đến) đối với tất cả cácloại tài liệu, văn bản đến trừ văn bản gửi đích danh có ghi trên phong bì, sau đóvào Sổ văn bản đến Tiếp đến chuyển cho Tổng Thư ký để Tổng Thư ký trựctiếp xử lý văn bản đến, bút phê văn bản để phân phối văn bản đến các phòng,đơn vị cá nhân có trách nhiệm chính xử lý văn bản;
Chuyển văn bản: cán bộ văn thư nhận văn bản đến từ Tổng Thư ký đểphoto nhân bản, khi photo xong cán bộ văn thư chuyển cho phòng và đơn vị, cánhân theo chỉ đạo của Tổng Thư ký Các phòng và đơn vị, cá nhân ký nhận vănbản tại Sổ chuyển giao của văn thư
Văn bản gửi đến cơ quan ngày nào thì chuyển không quá 01 ngày, không
để chậm.Tránh việc văn bản, tài liệu bị gửi đến chồng đống, giải quyết chậm ảnhhưởng tới việc cập nhật thông tin và chất lượng công việc
Nhìn chung công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến của VCCI đượcthực hiện theo một quy trình tương đối chặt chẽ; đạt kết quả tốt; giúp cho lãnhđạo VCCI cập nhật thông tin kịp thời, đầy đủ; hoàn thành nhiệm vụ quản lý vănbản giấy tờ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ về sau
2.2.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu:
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với cácvăn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và chức danh Nhà nước Vì vậy việc quản
lý và sử dụng con dấu giữ một vai trò vô cùng quan trọng Về vấn đề này Chínhphủ đã ban hành Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 vềquản lý và sử dụng con dấu, Nghị định này được sửa đổi, bổ sungbởi Nghị định